Rue de Trèves 9 B-1000 Bruxelles · Nouvelle procédure Handicare entre le SPF et les familles...

Concerne: Evaluation annuelle des besoins d’information sur supports électroniques et

papier : Actualisation des instructions concernant le contrôle par formulaires Madame, Monsieur, TABLE DES MATIÈRES 1. Collecte d’informations au moyen de formulaires et de supports électroniques 2. Principes généraux de la collecte d’informations 2.1. Collecte unique d'informations : ne demander les données indispensables qu’une seule

fois 2.1.1. Principes généraux 2.1.2. Indus 2.1.3. Collecte unique et réutilisation de l'information 2.1.4. Conservation des informations qui ne sont plus actuelles 2.2. Conséquences de la collecte unique des informations 2.2.1. Examiner le droit d’office ou attendre une demande ? 2.2.2. Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires 2.2.3. Collecte unique des informations sur la base du numéro unique (par ex. le numéro

d’entreprise ou le NISS) 2.3. Force probante des données d’information électroniques

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2.4. Suppression de la légalisation des copies 2.5. L’autre communication (électronique) avec le citoyen 2.6. Opposabilité des renseignements obtenus par téléphone 2.7. Le cachet numérique 2.8. Echange d'information en cas de paiement à une personne autre que l'allocataire légal 3. Collecte des données au moyen de formulaires par thème Thème 1 – Virement sur un compte à vue en Belgique et à l’étranger 3.1.1. Protection légale des avoirs se trouvant sur le compte 3.1.2. Le virement SEPA 3.1.3. Le service bancaire de base 3.1.4. Contrôle direct du titulaire du compte en banque communiqué par l’allocataire Thème 2 – Preuve de la naissance et de la vie et de l'adoption 3.2.1. Procédure avant la naissance (demande de paiement anticipé) 3.2.2. Procédure après la naissance 3.2.3. Mesures destinées à éviter que l’allocation de naissance soit demandée et payée plus d’une

fois 3.2.3.1. Consultation de TRIVIA 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre 3.2.3.3. « Attestation de naissance spéciale » 3.2.4. Conditions d’obtention d’une prime d’adoption 3.2.4.1. Preuves à fournir pour obtenir une prime d’adoption auprès d’une caisse d'allocations

familiales 3.2.4.2. Mesures destinées à éviter le cumul de paiements entre la prime d'adoption et l’allocation

de naissance 3.2.5. Application de la CM 599 pour l'allocation de naissance et la prime d'adoption dans les

dossiers de travailleurs indépendants Thème 3 – Octroi d’un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés – Majoration des allocations familiales pour les familles monoparentales 3.3.1. Octroi provisionnel des suppléments sociaux et du supplément monoparental 3.3.2. Etablissement définitif du droit 3.3.2.1. Décision d'office définitive sur base des données fiscales 3.3.2.2. Validation du supplément payé sur la base du formulaire sériel P19fisc A (familles à l’étranger ou si le partenaire travaille pour une organisation internationale)

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Thème 4 - Octroi des allocations familiales ou d’un supplément 3.4.1. Preuve de la situation monoparentale 3.4.2. Preuve du mariage à l’étranger 3.4.3. Déclaration sur l'honneur pour prouver les revenus Thème 5 – Octroi du droit aux allocations d'orphelins 3.5.1. Contrôle au moyen du formulaire P16 3.5.2. Demande au moyen du formulaire Mod. B (demande d’allocations d’orphelins) Thème 6 – Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires 3.6.1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l’enseignement 3.6.1.1. Etudiant qui met fin à ses études au cours de l'année scolaire ou académique – Preuves de la

cessation des études – Présomption de cessation des études – Cessation durant les examens 3.6.1.2. Etudiant à l’étranger 3.6.1.3. Procédure pour l’étudiant qui prépare une thèse/ un mémoire 3.6.1.4. Paiement provisionnel avec le code 002 3.6.1.5. Stage obligatoire dans le cadre d'une formation de chef d'entreprise 3.6.2. Autres adaptations du formulaire P7 (étudiants) 3.6.2.1. Occupation de l’étudiant (à temps partiel) 3.6.2.2. Réorientation au cours de l’année académique et enseignement supérieur professionnel 3.6.2.3. Adaptations suite à la réforme de l'enseignement en alternance 3.6.3. Prévention des indus 3.6.4. Suppression du contrôle au moyen des formulaires P2 et P5 pour les enfants atteint d'un

handicap ou d'une affection en Belgique 3.6.5. Révision de l’incapacité – Fait nouveau ? 3.6.6. L’enfant atteint d'une affection atteint l’âge de 21 ans 3.6.7. L’enfant atteint d'une affection travaille ou bénéficie d’une prestation 3.6.8. Le régime particulier pour le volontariat (loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions

diverses) 3.6.9. Effet des révisions d'office concernant les enfants atteints d'une affection (art. 47 et 63,

LGAF) - Procédure pour les juridictions du travail - Application de l'article 48, alinéa 4, LGAF - Nature de la décision judiciaire

3.6.10. Nouvelle procédure Handicare entre le SPF et les familles Thème 7 – Le jeune demandeur d’emploi au cours du stage d'insertion professionnelle

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Thème 8 – Les enfants placés 3.8.1 Les enfants placés dans la Communauté flamande 3.8.1.1. Quelle instance envoie le message ? 3.8.1.2. Types de placement au sein du champ d'application de l'article 70, LGAF 3.8.1.3. Formes d'encadrement hors du champ d'application de l'article 70, LGAF 3.8.1.4. Suppression de la notification D228P et du formulaire P3 3.8.1.5. Routage des messages de placement D227 de Jongerenwelzijn 3.8.1.6. Régularisation avec le service Jongerenwelzijn de la Communauté flamande 3.8.1.7. Aperçu schématique : Placements dans la Communauté flamande 3.8.2. Les enfants placés dans la Communauté française et germanophone 3.8.3. Directives générales supplémentaires Thème 9 – Formulaires incomplets ou manquants - Décision d’office 3.9.1. Principes généraux 3.9.2. Envoi/suivi du formulaire de contrôle ? 3.9.3. Rappel de formulaires non renvoyés 3.9.4. Cas d’application particuliers 3.9.4.1. Le formulaire pour les étudiants (P7a) n’est pas renvoyé 3.9.4.2. Le formulaire pour les jeunes demandeurs d’emploi (P20) n’est pas renvoyé 3.9.4.3. Les données relatives à la coparenté et à l’hébergement égalitaire 3.9.4.4. Le formulaire pour les suppléments sociaux (P19Fisc A ) n’est pas renvoyé Thème 10 – Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d’allocations familiales payées indûment 3.10.1. Principes généraux 3.10.2. Instructions pratiques pour l’établissement des indus 3.10.3. Présentation schématique de la procédure en cas de formulaires manquants - Procédure à

suivre avant d’établir un indu –Valider/Payer/Récupérer Thème 11 – Le Registre national 3.11.1. Actualisation périodique des données d’identification par le biais du Registre national 3.11.2. Le Registre national et la localisation des différents acteurs du droit Thème 12 - L'échange électronique d'informations avec l'étranger 3.12.1. L’échange des données dans le cadre des règlements européens 3.12.2. L’échange des données dans un contexte bilatéral 3.12.3. Paiements provisionnels pour les enfants à l'étranger

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4. Divers 4.1. Point de vue des tribunaux du travail en rapport avec le devoir d’information 4.2. Déclaration aux organismes assureurs pour les orphelins de père et mère 4.3. Délai d’envoi de l’accusé de réception du brevet (nouvelle procédure) 4.4. Le délai de traitement de l’information en cas d’échange d’information à l’aide du modèle Y ter 4.5. Mention de la date de début de l’assimilation sur le brevet d’attributaire (Mod. Y) 4.6. Imputation aux entités fédérées des prestations familiales payées 4.7. Application de la non-indexation des prestations familiales en Flandre 4.8. Accueil d’enfants de Tchernobyl dans des familles belges 4.9. Le brevet des prestations familiales garanties – Rappel des règles 4.10. Date de fin de l’incapacité de travail dans le flux D046 (A020) 4.11. Suivi du droit du chef du chômeur non indemnisé 4.12. Remboursement des avances du CPAS 4.13. La répartition en divisions des cours et tribunaux

Annexes

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1. Collecte d’informations au moyen de formulaires et de supports électroniques Depuis quelques années, FAMIFED tient en permanence un inventaire de toutes les données indispensables pour payer les allocations familiales. Conformément aux dispositions du contrat d’administration, les directives concernant les méthodes et les modalités de collecte de ces données sont évaluées et actualisées chaque année.

Les caisses d’allocations familiales et les autres organismes de paiement des allocations familiales trouveront dès lors ci-après les nouvelles règles applicables à partir du 1er mars 2018. 2. Principes généraux de la collecte d’informations

Les contacts avec l’assuré social se situent sous le signe de la collecte des données et de la communication d’informations correctes et complètes. L’objectif général de la collecte de données consiste à payer les allocations familiales rapidement et correctement, en conformité avec la Charte :

en élaborant des flux de données électroniques et en interrogeant ainsi le moins possible l’assuré social, grâce à une adaptation et un remplacement des formulaires par des données électroniques ; en consultant les banques de données1.

Les caisses d’allocations familiales doivent veiller à mettre, « en temps réel », les paiements en concordance avec les flux de données électroniques reçus concernant les données personnelles légales et professionnelles. 2.1. Collecte unique d'informations : ne demander les données indispensables qu’une seule fois 2.1.1. Principes généraux 1. Il ne faut demander que les données personnelles qui sont indispensables en vue du traitement

correct et ponctuel du dossier. La collecte des données par la voie électronique ou par consultation de banques de données doit être justifiée et correspondre aux attentes du citoyen. Seules les données personnelles nécessaires à l’établissement du droit et au paiement des allocations familiales (par ex. la composition du ménage) peuvent être consultées. L’usage impropre des données à d’autres fins peut faire l’objet de poursuites.

2. La collecte de données ne peut être excessive : il n'est pas permis de demander trop de données ni trop souvent.

1 Une version imprimée de chaque consultation est conservée comme preuve dans le dossier (électronique).

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3. Les données (collecte unique) sont demandées, de préférence par les canaux électroniques, le plus possible à la « source authentique » ; elles ne peuvent être demandées à l’assuré social au moyen d’un formulaire que si elles ne peuvent être obtenues par des canaux électroniques. Une source authentique est une banque de données qui est tenue par une loi ou une réglementation de rassembler des données fiables, de les gérer et de les mettre à disposition des tiers qui doivent obligatoirement utiliser ces données.

Exemple :

Type de données Source authentique Données d’identification des entreprises Banque-carrefour des entreprises

(cf. Répertoire des employeurs) Données d’identification des citoyens Registre national des personnes

physiques Registres de la Banque-carrefour de la sécurité sociale

Données sociales à caractère personnel Bases de données gérées par les institutions de la sécurité sociale (dont l’ONSS)

Exceptions : Certaines informations sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé et pour lesquelles il n’existe pas encore de source électronique « authentique » doivent encore être confirmées au moyen d’un formulaire, d’une attestation ou d’une déclaration. Aperçu des données :

Nature de l’information Mode de preuve 1 Mise à la retraite de l’attributaire/pension de

survie/allocation de transition2 Attestation du service des pensions

(notamment brevet de pension) 2 Détention Attestation du SPF Justice (adresse dans les

tableaux en annexe) 3 Placement dans une institution/famille Attestation/formulaire/P3a3/P3b4/disposition

du juge (voir thème n° 8)

Vérifier si l'enfant reste dans la famille après la majorité. Si aucun message

électronique (mail-box) de radiation n'est reçu à l'adresse de la famille d'accueil, on

peut le supposer.

2 L'allocation de transition est assimilée à une pension de survie pour l'application de l'article 56quater, LGAF, cf. lettre circulaire 996/122 du 7 avril 2016. 3 Pas de valeur probante relative au début et à la fin du placement suite au décret « Integrale Jeugdhulp » (uniquement Communauté flamande). 4 Abrogé suite au décret « Integrale Pleegzorg » à partir du 1er janvier 2014 (uniquement Communauté flamande).

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4 Formation d’un « ménage de fait »

Conséquences positives (voir thème n° 11) e.a. détermination du rang5 Conséquences négatives (voir thème n° 11) Former/ne pas former un « ménage de fait » (réfutation de la présomption6)

Registre national ou document officiel7

+ déclaration sur le formulaire J des partenaires

Registre national ou document

officiel/autres éléments de preuve8 + déclaration sur le formulaire J des

partenaires/enquête sociale (contrôle à domicile)

5 Abandon de l’orphelin par le parent survivant Formulaire P16com (voir tableaux en annexe)

6 Disparition ou enlèvement de l’enfant ;

l’attributaire a « abandonné » son ménage Déclaration des services judiciaires,

administratifs ou de police 7 Règles concernant l’autorité parentale (garde

alternée et coparenté) Jugement/arrêt/décision (voir thème

n° 9)9 8 Hébergement égalitaire d’enfants majeurs

(conséquence du régime de coparenté) Déclaration des deux parents

(formulaire Mod. L) 9 Aide du CPAS (revenu d’intégration + autre aide) Attestation/déclaration si pas de flux 10 Demande de versement sur un compte Formulaire mod. WFeb10

En cas de délégation de sommes ou d’institution bancaire ne pas souscrit à la convention : l’ancien modèle W reste utilisé.

11 Dans la Communauté flamande ou germanophone : L’enseignement pour adultes, les cours du soir, l’enseignement de promotion sociale, l’enseignement privé, le contrat d’apprentissage,

Attestation D062/formulaire

P7/déclaration sur module de thèse_1/_2

5 Conformément à l'article 42, §1, al. 2, lorsqu'il y a plusieurs allocataires, on tient compte, pour la détermination du

rang, du nombre total d'enfants bénéficiaires, à condition que les allocataires déclarent former un ménage de fait. Cette déclaration vaut jusqu’à la preuve du contraire. Pour les dossiers repris des caisses d'assurances sociales pour travailleurs indépendants, on applique la règle de la continuité. Sur la base des données figurant sur le brevet, les enfants continuent à être regroupés sans déclaration de ménage de fait jusqu'à ce qu'un changement ayant une conséquence sur la formation d'un ménage de fait survienne. Dans ce cas, il faut envoyer un modèle J. 6 Soit le bail enregistré, soit le contrat de travail (personnel domestique résidant). Cf. point 3.4.1. 7 Cf. circulaire ministérielle CM 588 du 17 mars 2005. Le modèle J (déclaration de l’intéressé) ne peut servir comme

preuve de la séparation. 8 Lettre circulaire 996/109 du 17 avril 2004 et addendum à la lettre circulaire 996/109 du 23 décembre 2015. Voir aussi thème 11. Le Registre national. 9 Cf. CO 1404 du 7 septembre 2015. 10 Lettre circulaire 996/114 du 9 avril 2015

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les stages (formation de chef d’entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d’études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier de justice…) Dans la Communauté française : L’enseignement suivi, le contrat d’apprentissage, les stages (formation de chef d’entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d’études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier de justice…)

Formulaire P7

12 Preuve d’un handicap ou d’une affection Attestation/Handichild11 13 Faits juridiques à l’étranger (naissance, décès,

adoption...) Attestations/déclarations/actes étrangers

+ jugements 14 Revenu de l'allocataire qui travaille à l'étranger

ou du/de la partenaire qui travaille pour une organisation internationale

Formulaires P19fisc - A 12

15 Revenu de l’étudiant stagiaire, de la formation en alternance, de l’apprentissage sur le lieu de travail, de l’apprenti, de la formation en entreprise

Déclaration sur le formulaire (notamment comme travailleur indépendant - voir thème n° 4)

16 L’allocation de naissance Attestation de naissance/inscription dans les registres de la population

17 La prime d'adoption Le Modèle Eter, la requête/l'acte d'adoption

18 Allocataire illégal Déclaration13 19 Contrats FPI14 (mise au travail des chômeurs) Services régionaux de l’emploi 20 Prolongation du stage d'insertion professionnelle Formulaires SIP1, SIP2, SIP3, décision

(négative) des SRE15/l'ONEM, lettre de convocation

21 Indemnité en compensation du licenciement Preuve ONEM - flux non nécessaire sauf cas exceptionnel16

22 Administration et tutelle copie de la disposition judiciaire ou extrait de la publication au Moniteur

belge

11 A partir du 1er octobre 2008 12 Lettre circulaire 999/177 du 17novembre 2015 et addendum du 4 mai 2016. 13 Circulaire de FAMIFED, CO 1376 du 8 septembre 2008. 14 Non disponible par le biais de la DMFA mais bien par le biais du RIP (cf. lettre circulaire 996/64 du 7 août 2006). 15 Services régionaux de l'emploi 16 Voir lettre circulaire 996/110 du 4 juin 2014

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2.1.2. Indus On a demandé aux caisses d'allocations familiales qui ont établi l'indu de ne jamais interrompre l’intégration dans le Cadastre des débiteurs (attributaire et allocataire) d’allocations familiales payées indûment tant que la dette n’est pas entièrement payée (cf. CO 1363 du 9 novembre 2006). Il faut que l'allocataire reste intégré, ainsi que l'attributaire (996/52bis du 13 mai 2011) en fonction de la réouverture du droit, des retenues sectorielles et de l'interruption de la prescription (code de rôle 103 pour l’allocataire17). 2.1.3. Collecte unique et réutilisation de l'information Les données (sociales à caractère personnel) ne sont demandées qu'une seule fois. Dès qu'elles sont en possession d'un organisme d'allocations familiales, elles sont stockées, gérées et actualisées, et au sein du secteur, elles sont mises à la disposition des autres utilisateurs du réseau par l'intermédiaire du Cadastre ou au moyen du brevet d'attributaire. Elles ne doivent pas rester activement disponibles plus longtemps que nécessaire pour l'application de la législation des allocations familiales, compte tenu des délais de prescription légaux. La loi Only Once

Le principe important dans la loi Only Once du 5 mai 2014 est que tous les services publics sont obligés, dans leurs contacts avec le citoyen ou d'autres services publics, d'utiliser le numéro de registre national ou le numéro d'entreprise pour l'identification des personnes physiques et morales (entreprises) (article 4 de la loi Only Once). En principe, l'utilisation d'un numéro de dossier distinct n'est donc plus possible, excepté pour des applications internes (de back-office). L'Agence pour la simplification administrative (ASA) a reçu pour mission de passer en revue tous les nouveaux formulaires (également ceux modifiés) afin de vérifier si le principe de collecte unique d'informations est respecté. Les citoyens et les entreprises pourront vérifier électroniquement si un formulaire a été testé et, le cas échéant, formuler une demande ou une plainte au sujet d'un formulaire particulier (papier ou électronique) par le biais du point de contact Kafka.be. L'ASA accepte que le numéro de dossier figure sur toute la communication (formulaires, lettres, ...). pour autant que chaque fois le numéro de registre national de l'assuré social auquel la communication est adressée soit également renseigné18. Dans la correspondance adressée à une personne morale ou physique (tuteur, administrateur provisoire, médiateur de dettes) qui agit au nom d'un acteur, on indique le numéro de registre national de l'assuré social qui est représenté par cette personne19. Il doit être bien clair que le numéro de registre national de l'assuré social est suffisant pour qu'il puisse s'identifier dans tout contact écrit ou oral auprès de sa caisse d'allocations familiales. Le numéro de dossier ne peut servir qu'à l'usage interne au sein de la caisse d'allocations

17 Conversion obligatoire du code de rôle 102 en 103 dès la fin des retenues ou l’absence de remboursement. 18 Quand la correspondance est adressée à des tiers, le numéro de registre national de l’attributaire est mentionné comme référence. 19 Courriel de FAMIFED du 25 avril 2016 adressé aux caisses d'allocations familiales.

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familiales. La date limite pour l’utilisation généralisée du numéro de registre national sur toutes les lettres et tous les formulaires a été fixée au 31 décembre 2016. Comme prévu dans le plan d'action 'Only Once' de FAMIFED les formulaires de demande d'allocations familiales d'orphelin/d'allocation de naissance/d'adoption/de supplément ont été examinés au cours de l'année 2016 afin de voir s'ils répondaient aux principes de collecte unique d'informations. Les versions modifiées ont été communiquées par la lettre circulaire 999/180 du 23 janvier 2017. 2.1.4. Conservation des informations qui ne sont plus actuelles Les données qui ne sont plus utilisées pour l’octroi des allocations familiales doivent être archivées. La CO 1380 du 23 décembre 2009 actualise les règles en matière d’archivage et de destruction des données anciennes et fixe les délais de conservation des données dans les dossiers de prestations familiales, quelle que soit la nature du support. La lettre circulaire 997/75 du 14 avril 2011 fixe les délais de conservation et d’archivage des données du Cadastre des allocations familiales. 2.2. Conséquences de la collecte unique des informations 2.2.1. Examiner le droit d’office ou attendre une demande ?

FAMIFED pose comme principe général que les droits aux allocations familiales soient examinés au maximum de la propre initiative de la caisse d’allocations familiales et établis dans le cadre de l’examen automatique du droit. Lors de l’établissement de droits pour lesquels on fait encore appel à l’assuré social, il est important que l’information électronique disponible soit néanmoins utilisée au maximum (par ex. les données DMFA concernant le volume de travail peuvent être un indice pour le revenu de certaines catégories d'enfants bénéficiaires, dans le cadre de l’application de la règle des cinq jours20 pour les jeunes demandeurs d’emploi, par exemple). La caisse d'allocations familiales doit faire le nécessaire pour obtenir automatiquement l’information sur les droits potentiels qui ne peuvent pas encore être exercés automatiquement. Pour y parvenir, les acteurs exacts doivent être intégrés dans le Cadastre des allocations familiales avec le code de rôle adéquat et les flux d’informations qui en découlent doivent être traités de manière effective et efficiente. Pour ce qui est de l’intégration des conjoints ou partenaires en vue de l’octroi des suppléments sociaux, on se reportera à la circulaire de FAMIFED, CO 1400 du 14 décembre 2014 .

20 La règle des cinq jours équivaut à une semaine de 38 heures.

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Statut de « quatrième acteur » : aperçu des intégrations dans le Cadastre

Toujours intégrer avec le code 106 (allocataire = code 103)

Tous les attributaires prioritaires potentiels (cf. schémas en annexe pour les « quatrièmes » acteurs)

Situation Acteurs avec code 103/106 Cession du droit à un attributaire qui appartient au groupe principal des attributaires

L’attributaire prioritaire au sens de l’article 64, LGAF, qui a cédé le droit

Application de la dérogation générale sur la base de la CM 599

L’attributaire prioritaire au sens de l’article 64, LGAF

Cession du droit à un attributaire qui n’appartient pas au groupe principal des attributaires

L’attributaire prioritaire au sens de l’article 64, LGAF, qui n’a pas cédé le droit et les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage de l’enfant

Objectif Acteurs avec code 105 Historique des acteurs donnant droit au supplément

Intégration du partenaire influençant le droit au supplément qui n'est pas encore intégré pour d'autres raisons pour obtenir les données fiscales ultérieurement.

Examen automatique du droit à l’allocation d’orphelins

L’autre parent (adoptant) de l’enfant qui n’est pas encore intégré avec un autre code. Ceci s’applique également à l’orphelin qui n’est pas élevé par le parent survivant, même s’il a été abandonné21 (important pour l’envoi du formulaire P16com22).

Suivi du paiement sur la base d'une dérogation individuelle

Parent prioritaire ayant perdu la priorité suite à une dérogation individuelle accordée par le SPF.

Demande de visite de contrôle après la fin de la période de paiement

La demande de contrôle sur place requiert une intégration dans le Cadastre. L'acteur peut être intégré comme quatrième acteur au moment de la demande, avec le code 105. Ceci n'est pas qualifié d'intégration superflue. L’intégration doit être clôturée à la réception du rapport de contrôle, pour autant que les données ne soient plus pertinentes pour la gestion du dossier23.

Etant donné qu’à partir de la mise en production du flux D027, la modification de la composition du ménage sera communiquée pour chaque membre du ménage, l’intégration du chef de ménage dans le ménage de l’allocataire dont la situation n’a pas d’incidence sur le droit aux allocations familiales ne sera plus nécessaire. Lorsqu’on constatera lors la gestion du dossier que des quatrièmes acteurs ont été intégrés inutilement en raison du flux d’information actuel avec le flux D027, ils devront être supprimés. Conformément aux dispositions de la Charte, lorsque l’assuré social n’a pas donné suite dans le mois à la demande de renseignements (par ex. en ne renvoyant pas le formulaire), les caisses 21 Voir circulaire ministérielle, CM 393 du 9 novembre 1981 et addendum du 20 mai 2011. 22 Le formulaire P16com ne doit être envoyé que lorsque le parent survivant forme un ménage de fait ou est remarié. 23 Cf. CO 1393 du 19 septembre 2013 et lettre circulaire 996/113 du 27 février 2015.

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d'allocations familiales peuvent recueillir d’office des renseignements et prendre des décisions sur cette base, lesquelles sont valables en droit jusqu'à preuve du contraire (voir thème n° 9 : Formulaires manquants ou incomplets - Décision d'office). 2.2.2. Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires Les données sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé sont attestées en priorité24 par des moyens électroniques (flux de données ou consultation de banques de données par l'intermédiaire de TRIVIA). Toutes les conséquences juridiques connues découlent d'une preuve qui a été obtenue de cette manière : le paiement des allocations familiales de base ou la validation du paiement (voir thème n° 9 : Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office), le paiement provisionnel, le refus du droit ou la récupération éventuelle. Ceci vaut tant dans le cadre de la demande que dans le cadre de la poursuite des paiements. 2.2.3. Collecte unique des informations sur la base du numéro unique (par ex. le numéro

d’entreprise ou le NISS)

S’il apparaît que toutes les données peuvent être obtenues à la source authentique, les mêmes données ne peuvent être demandées une seconde fois au moyen de formulaires. Tout organisme doit utiliser au maximum les données qui sont déjà disponibles auprès d’autres services (art. 12 de la charte pour une administration à l’écoute des usagers)25. Les formulaires seront revus à partir de 2016 en fonction du principe Only once. Le numéro du Registre national sera chaque fois mentionné pour identifier l'assuré social. 2.3. Force probante des données d’information électroniques Les données d’information électroniques (par ex. celles du Registre national) font foi jusqu'à preuve du contraire et peuvent être utilisées valablement en remplacement des données des registres de la population et des étrangers.

24 Ce n’est que lorsque les données ne sont pas disponibles par voie électronique qu’elles peuvent être demandées à l’assuré social, qui peut ensuite fournir la preuve à l’aide d’une attestation papier (cf. point 2.2.3). Les attestations papier issues d’une source authentique ont la même force probante que les flux électroniques et constituent donc une preuve valable en vue de déterminer le droit aux allocations familiales ou à un supplément. Toutefois, la non-réception d’une attestation normalement fournie par voie électronique via la source authentique constitue une anomalie qu’il convient de signaler au service Monitoring de FAMIFED. 25 Approuvée par le conseil des ministres du 23 juin 2006. Cette charte complète la Charte de l’utilisateur des services publics du 4 décembre 1992. Le but est d'ajouter à cette Charte un certain nombre de nouveaux principes de bon service public.

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Différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels

Un arrêté royal26 stipule que quiconque constate des différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels est tenu de les signaler immédiatement au Registre national. Les caisses d'allocations familiales sont dès lors priées de signaler ces différences au service Monitoring, qui prendra contact, le cas échéant, avec le Helpdesk du Registre national. La disposition demandant de signaler directement ces différences au Registre national qui était prévue dans les circulaires CO 1272 du 12 octobre 1993 et CO 1381 du 8 février 2010, est supprimée.

2.4. Suppression de la légalisation des copies27 Une copie bien lisible du document ou du formulaire suffit Rappelons que depuis le 31 mars 2004 (art. 508 de la loi-programme du 22 décembre 2003), les services publics fédéraux ne peuvent plus réclamer de documents certifiés conformes. Toutes les obligations légales ou réglementaires sont remplies par la remise d’une copie du document original. Que faire en cas de doute concernant l’authenticité ? S’il existe un doute au sujet de l’authenticité28 d’un document, il y a lieu de prendre contact avec l’autorité qui peut fournir l’information. Si cela ne suffit pas, le service peut s'adresser à la source authentique. Une lettre recommandée avec accusé de réception doit être adressée à la personne qui a fourni la copie lisible. Dans la lettre, on lui demandera de fournir le document original, en mentionnant également le motif de cette demande. La suppression de la légalisation concerne uniquement les copies que les citoyens ou les entreprises doivent fournir. Cette mesure ne s’applique pas aux documents que les organismes échangent en cas de nécessité (voir les lettres circulaires concernant le brevet d’attributaire et Yter). Quand un document original est-il encore nécessaire ?

De manière générale, à la lumière de l'évolution concernant la digitalisation des dossiers, une copie, télécopie, copie PDF ou une photo digitale de bonne qualité peuvent désormais être admises comme élément de preuve. Ceci n’empêche pas que les déclarations sur lesquelles des années, des noms, des chiffres, des cachets… ont clairement été « modifiés » doivent certainement donner lieu à une enquête quant à

26 AR du 19 mars 2008 ; MB du 15 avril 2008. 27 Cette question a déjà fait l’objet d’une directive : Voir point 3 de la circulaire de FAMIFED, CO 1352 du 20 décembre 2004 - Une «copie bien lisible » suffit au lieu d'un document authentique. 28 Cf. par exemple, l'attestation spéciale de naissance : voir rubrique 3.2.2 de cette circulaire (après la naissance).

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leur authenticité. L’exactitude des informations reçues est soumise à la source authentique pour vérification.

Cette instruction modifiée s'applique tant au document de base qu'aux annexes (par ex. des annexes envoyées sous forme de document PDF).

Pour les preuves authentiques de la naissance et de la vie, on se reportera au thème n° 2 ci-dessous (situation des familles en Belgique). Pour les familles à l'étranger, voir l'Annexe II.

Force probante des documents scannés La force probante de l’information enregistrée de cette manière est réglée par l’article 8 de l’arrêté royal du 22 mars 1993. La caisse d'allocations familiales qui a appliqué toutes les procédures juridiques pour l’agrément de l’archivage électronique des pièces reçues satisfait à toutes les conditions légales en la matière. Les informations enregistrées, conservées ou reproduites sur la base de ces procédures agréées ainsi que les copies ont force probante en matière de sécurité sociale, jusqu'à preuve du contraire. Sur cette base, il faut conclure, par exemple, qu’une copie de l’attestation de naissance qui est archivée par la caisse d’allocations familiales a une force probante légale et peut donc servir de base pour la régularisation de paiements. 2.5. L’autre communication (électronique) avec le citoyen

Conformément à la charte pour une administration à l’écoute des usagers, approuvée par le Conseil des ministres du 23 juin 2006, tout service public autorise que la communication avec les citoyens ou les entreprises se fasse par le biais de différents canaux, tels que le courrier électronique, le courrier, le téléphone et le fax (art. 6). Les données obtenues par d’autres canaux que le courrier ou les formulaires (courrier électronique, téléphone ou fax) doivent être acceptées pour établir le droit si l’expéditeur est suffisamment identifié ou si les mesures techniques nécessaires ont été prises concernant l’authenticité de la signature (signature électronique sur l’eID). Lorsque l’assuré social reçoit la possibilité de consulter les données de son dossier d’allocations familiales par voie électronique, la connexion au site web de la caisse d’allocations familiales doit se faire via eID (ou token) qui non seulement protège l’accès aux informations confidentielles, mais garantit aussi l’authentification de l’allocataire et de sa signature. L’accès au moyen d'un mot de passe uniquement ne protège pas suffisamment les informations confidentielles29. Tout service public répond aux lettres et aux courriers électroniques par les mêmes voies, à moins que les données soient de nature à déconseiller toute communication électronique (par ex. la

29 Point de vue sur la base de l’article 9,§ 1er de la loi « Only Once » du 5 mai 2014.

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motivation d’une décision dans le cadre de la Charte ou la notification d’un indu). Les envois recommandés ne sont utilisés que s’ils sont réellement nécessaires ou lorsque la loi le prévoit (article 9 de la Charte). Pour le secteur des allocations familiales, ceci signifie concrètement que les envois recommandés sont utilisés exclusivement : pour interrompre le délai de prescription30 3 ou 5 ans pour les paiements indus ; la prescription

n'est interrompue que si l'envoi recommandé est effectué à l'adresse officielle d'après le Registre national.

pour la demande de retenues intersectorielles. Lettres de motivation par courriel Les lettres de motivation (notamment en rapport avec la cessation du paiement, le changement de l'organisme d'allocations familiales compétent...) peuvent être envoyées par courriel si l'allocataire (le destinataire) s'est fait enregistrer dans cette qualité auprès de la caisse d'allocations familiales. Il n'y a donc pas le moindre doute concernant l'identification (l'e-mail est au nom de l'allocataire). Remarque : La lettre par laquelle un indu est notifié à l'allocataire est tellement cruciale dans la gestion de dossiers en ce qui concerne l'interruption de la prescription, que cette lettre doit en tout cas être envoyée par la poste. En vue du contrôle, il faut toujours conserver une copie de la lettre de motivation dans le dossier (électronique). 2.6. Opposabilité des renseignements obtenus par téléphone Les renseignements reçus par téléphone de l'enfant bénéficiaire, de l'attributaire ou de l'allocataire, de la mère d'accueil ou du responsable de l'institut où est placé l'enfant ne peuvent être utilisés qu'en fonction de la CESSATION du paiement des allocations familiales ou d'un supplément, rang… sous certaines conditions. Procédure à suivre :

Etablir un compte-rendu de l'entretien téléphonique mentionnant - la date, l'heure, le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'interlocuteur. - résumé des faits communiqués ; - la décision qui est prise suite aux faits communiqués (cessation paiement, suppression

supplément...).

30 Circulaire de FAMIFED, CO 1360 du 1er août 2006 et la CO 1393 du 19 septembre 2013.

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Pour pouvoir servir de preuve opposable, il faut que : L'entretien téléphonique soit confirmé par écrit, par lettre ou courriel -

- jour, heure, interlocuteur - la décision prise, - demande de renseignements complémentaires

Si la demande de renseignements complémentaires en vue de l'établissement d'un droit reste sans réponse, un seul rappel est envoyé (cf. procédure de la décision d'office). Pour l'octroi d'un droit, on ne peut utiliser qu'un document authentique ou une déclaration écrite. Les copies peuvent toutefois être acceptées (cf. 2.4. Une copie bien lisible suffit) 2.7. Le cachet numérique

Certaines communes et d’autres services publics utilisent un cachet numérique authentique pour transmettre numériquement des documents électroniques de façon sûre aux assurés sociaux dans le cadre du traitement de leur dossier d’allocations familiales31.

Exemple de la ville de Malines : Les données du document sont stockées dans le code-barres sur le cachet numérique, de même que la signature numérique de la ville de Malines. Le code-barres peut être scanné de différentes manières et vérifié sur le site www.Mechelen.be/digitale stempel. La ville utilise le certificat qualifié de la ville pour signer. Ce certificat équivaut au cachet et à la signature d’un fonctionnaire. Etant donné que les documents électroniques contiennent un cachet numérique authentique et peuvent être vérifiés, ils répondent au cadre légal et sont juridiquement valables. 2.8. Echange d'information en cas de paiement à une personne autre que l'allocataire légal Toutes les données relatives à l'établissement du droit (statut de l'enfant, situation familiale et revenus du ménage) doivent être demandées à l'allocataire légal au sens des articles 69 et 70, LGAF32. Par ailleurs, il va de soi que le courrier contenant des informations concernant les paiements, la constitution des montants ou des lettres d'indu concernent la personne qui perçoit réellement les allocations familiales. Il est nécessaire d'évaluer au cas par cas à qui les informations sont destinées en distinguant, d'une part, l'acteur juridique qui doit fournir les informations déterminantes pour l'établissement du droit et le paiement et, d'autre part, la personne qui a un intérêt légitime à obtenir les informations. Un “tuteur ad hoc” est un représentant de l’enfant sans mandat général. Par conséquent, le tuteur ad hoc a uniquement droit à des informations en rapport avec les allocations familiales de l’enfant bénéficiaire, à savoir uniquement limitées au montant des allocations familiales payées (cf. 996/84 du 26 mars 2008).

31 En cas de doute, l'authenticité peut toujours être vérifiée sur le site web de l'administration. 32 Cf. AR du 12 juin 1989 (commenté dans la CO 1216 du 26 juin 1989)

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3. Collecte des données au moyen de formulaires par thème Thème 1 – Virement sur un compte à vue en Belgique et à l’étranger 3.1.1. Protection légale des avoirs se trouvant sur le compte Conformément à l'article 1410, § 2, 1°, du Code judiciaire, les prestations familiales sont protégées contre la cession et la saisie. Les prestations perdent toutefois cette protection après avoir été portées sur un compte à vue, parce qu’elles ne sont plus identifiables comme telles. La loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses a complété le Code judiciaire sur ce point, et prévoit l’attribution d’un code spécial à certaines prestations lors du versement sur un compte. L’arrêté royal du 4 juillet 2006 rend ces dispositions applicables à partir du 1er janvier 2007 (cf. circulaire de FAMIFED CO 1361 du 6 novembre 2006). L'information figurant sur le Mod. W a été adaptée en fonction du changement de la réglementation, afin d'informer ainsi suffisamment l'assuré social. 3.1.2. Le virement SEPA Le formulaire W a également été adapté à la directive européenne relative à l’exécution des virements européens. Le numéro de compte actuel du bénéficiaire a été remplacé par le code IBAN composé de 16 caractères alphanumériques. En outre, le code BIC destiné à identifier la banque du bénéficiaire est demandé sur le formulaire. Pour les virements vers l’étranger, un formulaire W-int a été créé. 3.1.3. Le service bancaire de base Conformément à l’article 3 de la loi instaurant un service bancaire de base (MB, 24 mars 2003), toute institution de crédit doit pouvoir ouvrir pour tout consommateur qui a sa résidence principale en Belgique un compte à vue pour 12,62 EUR (non indexés)33 au maximum par an et pouvoir réaliser certaines opérations (service bancaire de base). La feuille d’information du formulaire W contient une brève référence à cette loi. Le nouveau formulaire, qui a été adapté en fonction de ces trois modifications, vous a été transmis avec la lettre circulaire de FAMIFED 999/c.150 du 18 décembre 2008.

33 En 2018, le service bancaire de base coûte au maximum 15,76 EUR. Le prix maximum du service bancaire de base est adapté chaque année en tenant compte de l'évolution de l’indice des prix à la consommation du mois de novembre. L’information concernant l’adaptation du montant figure sur le site web du SPF Economie, PME, Classes moyennes et Energie.

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3.1.4. Contrôle direct du titulaire du compte en banque communiqué par l’allocataire La demande de paiement sur un compte a été rendue plus résistante à la fraude et en même temps plus conviviale pour l’allocataire grâce à l’introduction d’une nouvelle procédure, dans laquelle les organismes d'allocations familiales exercent par la voie électronique un contrôle de l’identité du titulaire d’un compte auprès d’un établissement bancaire qui a conclu une convention à cet effet avec FAMIFED. L’allocataire ne doit donc désormais plus se rendre au guichet de la banque pour faire attester les données de son compte financier. Toutefois, d'après les conventions conclues avec les banques, les allocataires doivent quoi qu'il en soit donner leur accord pour que les données soient contrôlées directement auprès de la banque. Compte tenu de ces circonstances, un formulaire reste donc nécessaire. Cependant, un courriel de l’intéressé qui mentionne le numéro de compte (modifié) peut également être pris en compte à condition que l’expéditeur des informations électroniques soit identifiable et que le courriel indique expressément que la caisse d'allocations familiales a l’autorisation de contrôler les données bancaires. Les instructions concernant cette procédure de contrôle direct de l’identité du titulaire du compte et le modèle Wfeb adapté en ce sens ont été communiquées par la lettre circulaire 996/114 du 9 avril 2015. S’il apparaît lors du contrôle du numéro de compte que FAMIFED n’a pas conclu de convention avec l’établissement bancaire, la caisse d'allocations familiales envoie une lettre à l'allocataire pour lui demander de faire attester les données relatives à son compte financier, au guichet de sa banque, au moyen du modèle W (procédure décrite dans la lettre circulaire D999/C.130 du 16 août 2004). La caisse d'allocations familiales peut spécifier sur son site web pour quelles banques l’ancien formulaire doit encore être utilisé, afin que l’allocataire soit immédiatement informé correctement sur le formulaire (modèle W ou modèle Wfeb) qui doit être complété. Le contrôle du numéro de compte ne peut pas être effectué non plus de façon électronique en cas de paiement à un titulaire qui ne peut pas être intégré comme allocataire dans le Cadastre. C’est le cas lorsqu’il est question d’une délégation de sommes, et l’ancienne procédure avec le modèle W reste applicable. Le paiement sur le compte d’un tuteur, d’un administrateur provisoire ou d’un médiateur de dettes s’effectue conformément à la décision du tribunal, ou les données concernant le numéro du compte sont demandées par lettre. Thème 2 – Preuve de la naissance /de la vie et de l’adoption 3.2.1. Procédure avant la naissance (demande de paiement anticipé) Les dispositions de la CO 1386 concernant le paiement anticipé de l'allocation de naissance remplacent les instructions correspondantes (annexe 2, Chapitre 1er - point 2 et annexe 3, cas 4) de la CO 1348 du 11 février 2004.

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Dépôt d’une demande et des documents justificatifs en vue d’obtenir le paiement anticipé de l’allocation de naissance Le modèle E Conformément à l’article 73 bis, § 2, LGAF, l'allocataire peut demander l'allocation de naissance à partir du sixième mois de la grossesse et en obtenir le paiement deux mois avant la date probable de la naissance mentionnée sur le certificat médical à joindre à la demande. Pour le paiement anticipé de l’allocation de naissance un certificat médical qui a été complété au plus tôt quatre mois avant la date présumée de la naissance est toujours nécessaire, ce qui donne à la caisse d'allocations familiales l’assurance d’un paiement correct. Afin de pouvoir introduire correctement la demande de paiement anticipé de l'allocation de naissance, il est précisé sur le modèle E (demande d'allocation de naissance) à partir de quel moment le médecin (l'obstétricien) peut faire une déclaration valable pour l'allocation de naissance en tenant compte de la date présumée de la naissance (communiqué par la lettre circulaire 999/c.168). Lorsqu'on reçoit uniquement un certificat médical de la grossesse sans modèle E, en l'absence d'indications contraires (déclarations ou consultation du Cadastre), il faut procéder au paiement anticipé de l'allocation de naissance de premier rang. Quand il n’y a aucun doute sur l’identité des parents, il n’est pas nécessaire d’interroger davantage le ménage en envoyant un formulaire. L’adaptation du modèle E à la législation relative à la comaternité34 a été communiquée par la lettre circulaire 999/c.175 du 12 mai 2015. En cas de comaternité, l’allocation de naissance doit toujours être payée à la mère (sans possibilité de choix). Par contre, les allocations familiales sont payées à la plus âgée (mère ou coparente). Pour le paiement des allocations familiales sur un compte, on envoie encore un modèle W distinct, à moins que la mère soit la plus âgée. En 2016, une révision du modèle E a eu lieu à l'occasion de l'examen du respect de la loi Only Once. Qu’est-ce qu’une demande d’allocations familiales (notamment d’allocation de naissance)35 ?

- tout document, fait, information, formulaire… d’où ressort le droit aux allocations familiales, à l'allocation de naissance ;

- si la caisse d'allocations familiales dispose de suffisamment d’éléments pour établir votre droit, vous ne devez compléter aucun formulaire de demande ;

- prenez contact avec votre caisse d’allocations familiales et communiquez-lui immédiatement tout changement de profession, d'identité, de domicile, d'études... Vous pouvez le faire par téléphone, lettre, fax ou courriel ou en vous présentant personnellement pendant les heures de bureau.

34 Loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparenté - CO 1403du 27 février 2015. 35 L’Agence pour la simplification administrative (ASA) a confirmé les principes existants et a demandé à FAMIFED de les rappeler dans les textes introductifs sur les formulaires A et E (demandes d’allocations familiales et d’allocation de naissance).

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FAMIFED a adapté les formulaires AA (demande d'allocations familiales) B et Eter (demande d'allocation de naissance / prime d'adoption) dans ce sens et les a fait parvenir aux caisses d'alocations familiales36. Lors du paiement anticipé de l’allocation de naissance, on demande encore l’« attestation spéciale de naissance » à l’allocataire. Attention ! Le paiement anticipé fait toujours office de paiement provisionnel :

il est inutile de demander une déclaration de ménage de fait (mod. J) avant la naissance lorsque la personne avec qui vit la mère en dehors des liens du mariage introduit une « demande de paiement anticipé » de l'allocation de naissance ;

de même, il n'est JAMAIS nécessaire de demander la preuve de la déclaration de l'intention de reconnaître l'enfant pour pouvoir payer anticipativement l'allocation de naissance.

Le droit à l’allocation de naissance et aux allocations familiales doit être établi définitivement après la naissance de l’enfant en tenant compte des règles de priorité, des dispositions en matière de compétence37 et, le cas échéant, de la procédure d’examen automatique du droit (cf. CO 1326 du 19 janvier 2001). Toutefois, une déclaration de ménage de fait (mod. J) est nécessaire afin de pouvoir établir le droit, après la naissance de l'enfant, du chef de la personne non mariée qui habite avec la mère (le conjoint de la mère ne reconnaît pas l'enfant) et de valider le paiement de l'allocation de naissance. Cumul avec les prestations familiales garanties Directives pour compléter la demande de paiement anticipé de l'allocation de naissance lorsque la femme enceinte habite seule sans son partenaire (« père présumé »).

Situation Directive 1) La femme enceinte n'a pas d'emploi/de

prestation sociale, reçoit ou non une aide du CPAS et le « père présumé » n'est PAS marié avec une autre femme que la future mère.

L'allocation de naissance est payée de manière provisionnelle sur la base de la demande du père.

2) La femme enceinte n'a pas d'emploi/de prestation sociale, reçoit ou non une aide du CPAS et le père présumé est marié avec une autre femme que la future mère.

Faire compléter le modèle E au nom de la mère et le transmettre aux Prestations familiales garanties

Après la naissance, la compétence (prestations familiales garanties - régime des travailleurs salariés) sera réglée définitivement sur la base de la filiation établie juridiquement. 36 Voir lettre circulaire 999/c. 168 du 2 mai 2013 37 Cf. CO 1415 du 8 septembre 2017 relative au gel de la compétence à partir du 1er janvier 2018 : voir point 3.2.3.4.

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Pour l’examen : voir point 3.2.3.1. Hypothèse II (demande du chef d'une personne qui ne fait PAS partie du ménage de la mère). 3.2.2. Procédure après la naissance La naissance de l’enfant est prouvée par l’« attestation de naissance spéciale »38 ou par un message électronique provenant du Registre national. Dès que la naissance et la vie de l’enfant ont été établies d’une des deux façons, on dispose d'une base suffisante pour :

- payer l’allocation de naissance ou justifier le paiement anticipé de l’allocation de naissance ; - payer les allocations familiales.

Il faut toujours être attentif au message électronique pour éviter les fraudes ! L'attestation de naissance spéciale ne sert plus à entamer les paiements des allocations familiales que lorsque le message électronique relatif à la naissance n'a pas encore été reçu (modification du Registre national). Pour déceler les fraudes au moyen de l’« attestation de naissance spéciale » falsifiée ou d’attestations de grossesse en fonction du paiement anticipé de l’allocation de naissance, les caisses sont priées de TOUJOURS être attentives au message électronique (mailbox) du Registre national en cas de paiement de l’allocation de naissance. Si le message électronique n'est pas disponible à la fin du mois suivant le mois de la naissance : demander le numéro BCSS (numéro bis) afin de pouvoir intégrer le paiement des allocations familiales au Cadastre. Les messages D doivent être traités immédiatement (annexe 1, 997/52bis). Si aucun message n’a été reçu trois mois après la date de naissance (présumée) et au plus tard avant la fin du cinquième mois après le paiement anticipé de l’allocation de naissance, l’information reçue est confrontée à la source authentique :

- consulter le Registre national et conserver une copie (imprimée) de l’écran de cette consultation dans le dossier (électronique) ;

- et/ou demander (à la commune qui a émis l’attestation de naissance spéciale) de confirmer la naissance (ou, le cas échéant, le décès ou la mortinaissance) de l’enfant.

Note : L’acte de présentation d’un enfant sans vie est établi par l’officier de l’état civil lorsque la mortinaissance a eu lieu plus de six mois après la conception. Dans ce cas, la mortinaissance donne également droit à l’allocation de naissance ou l’allocation de naissance anticipée ne doit pas être contestée. L’officier de l’état civil établit un acte de naissance portant la mention « enfant présenté sans vie » lorsqu’un acte de déclaration d’un enfant mort-né a été établi. La caisse d'allocations familiales est invitée à recueillir des informations concernant l’acte de déclaration d’un enfant mort-

38 Les allocations familiales et l'allocation de naissance sont payées à titre provisionnel. La réception du message électronique concernant la naissance doit faire l'objet d'un suivi.

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né auprès de l’administration communale concernée chaque fois qu’elle ne reçoit aucun message électronique.

La remise d’un certificat médical de fausse couche après au moins cent quatre-vingts jours de grossesse à la caisse d’allocations familiales compétente ne suffit pas pour établir le droit à l’allocation de naissance. Si, par contre, l’enfant est mort-né à l’étranger, la preuve de la mortinaissance (après 180 jours de grossesse) est fournie à l’aide d’un document émanant de l’autorité publique étrangère compétente, et à défaut, à l’aide d’un certificat médical. Exemple : Une demande d’allocation de naissance est introduite au cours du huitième mois de grossesse. L’allocation de naissance est payée de façon anticipée et il s’agit du premier enfant des parents. Dans la notification du paiement anticipé de l’allocation de naissance, on demande l’« attestation de naissance spéciale ». Aucun message mailbox du Registre national n’est reçu après la naissance. Le fait de la naissance n’est pas suffisamment prouvé pour justifier le paiement anticipé de l’allocation de naissance et payer les allocations familiales. A partir du troisième mois après la date de naissance présumée et au plus tard avant la fin du cinquième mois après le paiement anticipé de l’allocation de naissance, contact est pris avec les services de la population du domicile de la mère (cf. note ci-dessus). Remarque : Les caisses d'allocations familiales ne doivent plus prendre de mesures particulières pour annuler l’attestation de naissance spéciale lorsqu’elles la reçoivent. Si l’attestation de naissance spéciale est le premier document que vous recevez dans la procédure de demande de l’allocation de naissance, FAMIFED la considère comme une « demande » de prestations familiales. 3.2.3. Mesures destinées à éviter que l’allocation de naissance soit demandée et payée plus d’une fois La procédure suivante est en principe valable pour le paiement de l’allocation de naissance tant avant la naissance (paiement anticipé ou provisionnel) qu’après celle-ci. 3.2.3.1. Consultation de TRIVIA Principe: Compte tenu des possibilités accrues de collecte des données via TRIVIA, la caisse d'allocations familiales effectue d’office une enquête au sujet d’un éventuel cumul de paiements en consultant les répertoires de données.

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Hypothèse I La demande de paiement (anticipé) de l'allocation de naissance émane d'un demandeur appartenant au groupe principal39 : (beau-)parent ou partenaire Pour la (future) mère : consultation du Cadastre + conservation d’une impression (d’écran) des

consultations dans le dossier (électronique) ou de tout autre élément prouvant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées) ;

Pour l'attributaire (le demandeur de l'allocation de naissance) : consultation de TRIVIA et examen en fonction de l’établissement du droit + conservation d’une impression (d’écran) des consultations dans le dossier (électronique). Consultation du Registre national (+ conservation d’une impression (d’écran) ou toute autre preuve attestant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées), lorsqu’on ne trouve aucun dossier lors de la consultation du Cadastre (troisième hypothèse ci-après).

Remarque : Préalablement à tout paiement de l’allocation de naissance, que ce soit avant ou après la naissance, la caisse d'allocations familiales doit toujours consulter le Cadastre au moins au nom de la future mère, même lorsqu’il s’agit d’une deuxième naissance ou d’une naissance suivante. La consultation a posteriori n’est plus nécessaire. Constatations et conséquences de cette consultation de TRIVIA :

1e possibilité : Il n’existe un dossier qu’auprès de la caisse qui a reçu la demande d’allocation

de naissance. Cette caisse paie déjà pour des enfants de l’attributaire – demandeur de l’allocation de naissance. Il s’agit d’une deuxième ou troisième naissance ou d’une naissance suivante pour l’attributaire. Action : payer l’allocation de naissance et intégrer (cf. 3.2.3.2 Intégration dans le Cadastre)

2e possibilité : Il existe dans le Cadastre un dossier d'allocations familiales auprès d’une autre caisse d'allocations familiales = possibilité de cumul de l’allocation de naissance. La caisse qui a reçu la demande prend contact par téléphone avec l’organisme d’allocations familiales concerné et l’avertit de son intervention. Action : la caisse d'allocations familiales qui a reçu la demande confirme son paiement par courriel ou par fax. L’allocation de naissance est ensuite payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).

3e possibilité : Il n’existe aucun dossier d’allocations familiales auprès d’un autre organisme

d’allocations familiales dans le Cadastre. Action : Dans ce cas, l’allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).

39 Dans le sens de la CM 599 du 16 juillet 2007.

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Hypothèse II

La demande de paiement (anticipé) de l’allocation de naissance émane d'un demandeur n’appartenant PAS au groupe principal qui fait partie du ménage, par exemple un des grands-parents ou un oncle de l’enfant.

La demande de paiement (anticipé) de l’allocation de naissance émane d'un demandeur ne faisant PAS PARTIE du ménage.

Pour la (future) mère : consultation du Cadastre + conservation d’une impression (d’écran) des consultations dans le dossier (électronique) ou de tout autre élément prouvant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées) ;

Pour l'attributaire (le demandeur de l'allocation de naissance) : consultation de TRIVIA et examen en fonction de l’établissement du droit + conservation d’une impression (d’écran) des consultations dans le dossier (électronique) ou de tout autre élément prouvant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées) ;

Pour les attributaires potentiels (selon la composition du ménage) : consultation de TRIVIA, afin d'éviter les cumuls de paiements + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique) des membres du ménage ou de tout autre élément prouvant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées).

Constatations et conséquences de la consultation de TRIVIA :

S'il ressort de l'examen que l'allocation de naissance ne doit pas être payée dans la LGAF (travailleurs salariés40./indépendants), la demande est transmise aux prestations familiales garanties. L’assuré social en est informé.

S’il ressort de l’enquête que l’allocation de naissance doit être établie dans la LGAF

(travailleurs salariés/indépendants), on procède comme suit :

o 1re possibilité : Il n’existe un dossier qu’auprès de la caisse qui a reçu la demande d’allocation de naissance. Action : L’allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).

o 2e possibilité : Il existe dans le Cadastre un dossier d'allocations familiales auprès

d’une autre caisse d'allocations familiales = possibilité de cumul de l’allocation de naissance. La caisse qui a reçu la demande prend contact par téléphone avec l’organisme d’allocations familiales et l’avertit de son intervention. Action : La caisse d'allocations familiales qui a reçu la demande confirme son paiement par courriel ou par fax. L’allocation de naissance est ensuite payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration

40 Y compris le régime s'appliquant au secteur public.

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dans le Cadastre).

o 3e possibilité. Il n’existe aucun dossier d’allocations familiales auprès d’un autre organisme d’allocations familiales dans le Cadastre. Action : Dans ce cas, l’allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).

Rappelons une fois encore que le paiement anticipé fait toujours office de paiement provisionnel. Le droit à l’allocation de naissance et aux allocations familiales doit être établi définitivement après la naissance de l’enfant en tenant compte des règles de priorité, des dispositions en matière de compétence41 et, le cas échéant, de la procédure d’examen automatique du droit (cf. CO 1326 du 19 janvier 2001). 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre Pour prévenir le cumul de paiements de l’allocation de naissance, les caisses d'allocations familiales sont priées d’intégrer, au plus tard le jour où est programmé le paiement de l'allocation de naissance42, le paiement et les données sur l’allocataire, l’attributaire et tous les attributaires potentiels (« quatrièmes » acteurs, cf. les schémas en annexe) dans le Cadastre. 3.2.3.3. « Attestation de naissance spéciale » La caisse d'allocations familiales qui reçoit l’attestation de naissance spéciale la conserve ou la transmet à la caisse qui est compétente ou qui a payé l’allocation de naissance selon le Cadastre. Si la naissance est prouvée par un message électronique du Registre national, il n’est plus nécessaire de demander l’attestation spéciale de naissance. Le rang de la naissance est déterminé sur la base des indications figurant dans le dossier ou, à défaut, sur la base d’une demande individuelle adressée à l’allocataire. S’il existe un doute au sujet du rang de la naissance, par exemple lorsque la déclaration concernant le rang de la naissance sur le modèle E ou sur l'attestation spéciale de naissance ne correspond pas aux données dans TRIVIA, on interroge les parents dans une lettre distincte. Quand le rang de naissance sur l’attestation spéciale de naissance ne correspond pas à la déclaration sur le modèle E, une interrogation supplémentaire n’apporte rien de plus. La déclaration sur l’attestation spéciale de naissance concerne les informations provenant de la source authentique et ne doit pas être remise en doute pour autant qu’elle concorde avec les données disponibles dans le Cadastre. Il suffit qu’il s’agisse du premier enfant d’un des deux parents pour accorder le premier rang. La CO 1318 du 15 janvier 1999 a été abrogée depuis 2009. Sur le modèle E, la formulation de la question 4 a été adaptée afin d’exclure toute incertitude au sujet du rang de la naissance.

41 Cf. CO 1415 du 8 septembre 2017 relative au gel de la compétence à partir du 1er janvier 2018 : voir point 3.2.3.4. 42 Voir le tableau en annexe à la lettre circulaire 997/52bis du 13 mai 2011.

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3.2.3.4. Gel de la compétence à partir du 1er janvier 2018 Conformément à la CO 1415 du 8 septembre 2017, le gel de la compétence est également appliqué dans les cas où la caisse d'allocations familiales a payé anticipativement l’allocation de naissance en 2017, en vertu des règles actuelles, pour un enfant qui naîtra après le 31 décembre 2017. Dans ces circonstances, la caisse d'allocations familiales qui était compétente selon les règles actuelles pour le paiement anticipé de l’allocation de naissance en 2017 est également compétente pour le paiement des allocations familiales à partir de la naissance de l’enfant en 2018. Le paiement anticipé de l’allocation de naissance pour un premier enfant (nouveau dossier) n’entre pas dans le cadre du gel de la compétence. Il convient d’organiser ce paiement anticipé en vertu de l’article 73bis de la LGAF qui prévoit que le paiement anticipé de l’allocation de naissance doit être effectué par la caisse d'allocations familiales qui disposerait de la compétence du paiement des allocations familiales à la date à laquelle la demande de paiement anticipé est introduite. Vu les diverses formes de ménages et afin d’éviter de perdre l’avantage du paiement anticipé, il convient de prendre en considération la demande de chaque attributaire, au sens de l'article 51 de la LGAF, potentiel (voir CO 1326 du 19 janvier 2001). Cet attributaire potentiel doit introduire sa demande auprès de la caisse d'allocations familiales compétente dans son chef conformément à article 2 de l’arrêté de compétence du 25 octobre 1997. Le double paiement est évité grâce à la consultation et l’intégration immédiate du paiement de l’allocation de naissance au Cadastre des allocations familiales (voir plus haut). Le paiement anticipé de l’allocation de naissance est un paiement provisionnel. Si l’enfant naît le 1er janvier 2018 ou après et qu’il ressort, à la naissance, que la demande n’a pas été introduite par l’attributaire prioritaire au sens de l’article 64 de la LGAF, ou que celui-ci a changé d’employeur entre le paiement anticipé et la naissance de l’enfant, le gel de la compétence s’applique pour le paiement des allocations familiales. Le dossier est ensuite géré par la même caisse d'allocations familiales, mais il faut quoi qu’il en soit ouvrir le dossier au nom de l’attributaire prioritaire. Le gel ne peut avoir d’impact sur le montant à octroyer. Si l’allocation de naissance est payée anticipativement par une caisse d'allocations familiales qui, en vertu de l’article 2 de arrêté de compétence du 25 avril 1997, n’est pas compétente du chef de l’attributaire, au sens de l'article 51 de la LGAF, potentiel (c.-à-d. qui n'est ni la caisse d’allocations familiales de la mère, ni celle du père), l’article 73bis de la LGAF n’est alors pas respecté. Par conséquent, il convient de transférer le dossier avec un brevet à la caisse d'allocations familiales qui est compétente en vertu de l’article 73bis de la LGAF et de l’article 2 de l’arrêté de compétence du 25 octobre 1997. En cas de litiges entre les caisses d'allocations familiales, FAMIFED décidera, conformément à ce point de vue, quel organisme d'allocations familiales est compétent.

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3.2.4. Conditions d’obtention d’une prime d’adoption Le régime des allocations familiales a été adaptée systématiquement aux réformes (notamment du droit civil) sur le plan du droit de l’adoption et de la filiation (article 51, §3, 2°, LGAF). La LGAF a été adaptée à l’adoption par des partenaires du même sexe (cf. CO 1382 du 10 février 2010). A dater du 1er janvier 2015, il n'est plus nécessaire que l'épouse de la mère adopte l'enfant. La partenaire de la mère (la coparente43) est automatiquement parent de l'enfant. La loi s'applique uniquement à deux parents de sexe féminin. Les instructions à ce sujet ont été communiquées par la circulaire CO 1403 du 27 février 2015. L’article 73 quater, LGAF, fixe les différentes conditions pour l’obtention d’une prime lors de l’adoption d’un enfant par l’adoptant (et/ou son conjoint ou partenaire de sexe différent ou par deux hommes).

Une requête doit être déposée au tribunal compétent ou, à défaut, un acte d’adoption signé doit avoir été établi.

L’enfant doit faire partie du ménage de l’adoptant en Belgique. Lorsque l’enfant a plus de 18 ans, il doit encore suivre des études, travailler sous contrat

d’apprentissage ou être inscrit comme demandeur d'emploi. Une prime d’adoption peut également être payée pour les enfants atteints d'un handicap jusqu’à 21 ans, puis jusqu’à 25 ans lorsqu’ils étudient, suivent une formation ou cherchent du travail.

Une seule prime d’adoption peut être payée pour un enfant pour un ménage. L’allocation de naissance ou la prime d’adoption ne peut pas encore avoir été payée en

Belgique à l’adoptant ni à son conjoint ou partenaire pour cet enfant.

L'adoptant a droit aux allocations familiales à partir de la date à laquelle l'enfant a été réellement repris dans le ménage avant l'adoption (article 51, §3, 2°, LGAF). Pour le droit aux allocations familiales en faveur d’un enfant pour lequel une procédure d’adoption est en cours et qui fait partie du ménage du futur adoptant, on peut se baser sur la CM 446 du 13 octobre 1986 et la CM 451 bis du 5 août 1991.

3.2.4.1. Preuves à fournir pour obtenir une prime d’adoption auprès d’une caisse d'allocations familiales

Procédure

Pour une adoption interne (en Belgique), on joint à la demande de prime d'adoption (formulaire Eter) une copie de la requête déposée au tribunal compétent. Pour une adoption à l’étranger, on demande une copie de la requête ou, à défaut, une copie de l’acte d’adoption signé à l’étranger.

43 Loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparente.

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Le formulaire Eter a été adapté en ce sens. Le formulaire modifié a été fourni avec la lettre circulaire 999/180 du 23 janvier 2017.

3.2.4.2. Mesures destinées à éviter le cumul de paiements entre la prime d'adoption et l’allocation de naissance La prime d'adoption ne peut être payée qu’une seule fois à l’adoptant ou à son conjoint ou partenaire pour un enfant. En outre, aucun des deux (adoptants s’ils adoptent tous deux l’enfant) ne peut avoir déjà reçu l’allocation de naissance ou une prime d'adoption pour cet enfant. Même enquête de cumul que pour l’allocation de naissance Les recherches au nom du (des) parent(s) (adoptant(s)) dans le Cadastre suffisent dans la procédure destinée à éviter le cumul de l’allocation de naissance et de la prime d'adoption.

Si l’enquête sur le cumul révèle qu’aucun cumul n’est possible avec une prime d’adoption, la prime d'adoption ou l’allocation de naissance est payée (anticipativement). Si un cumul semble possible, il suffit de prendre contact par téléphone (avec la caisse d’allocations familiales) et de confirmer le résultat de la conversation par courrier, par fax ou par courriel. Si, après enquête, on ne dispose pas de suffisamment de données, on achève le cas échéant l’examen du cumul au moyen d’une visite de contrôle chez la personne qui a perçu l’allocation de naissance/la prime d’adoption. Cette interdiction de cumul de l'allocation de naissance et d'une prime d’adoption pour un même enfant n'exclut pas un paiement différentiel entre les deux le cas échéant (plus pour coparente, cf. ci-dessus). Au besoin, une visite de contrôle est effectuée chez la personne qui a reçu l'allocation de naissance quand le rang de naissance correct ne peut pas être déterminé. Pour le rang de l’allocation de naissance d’un enfant puîné, on ne tient pas compte d’un enfant adopté. 3.2.5. Application de la CM 599 pour l'allocation de naissance et la prime d'adoption dans les

dossiers de travailleurs indépendants La Communication 618 du 2 juillet 2014 précise que les dérogations générales instaurées sous le régime de l'ancienne loi relative aux allocations familiales s'appliquent aussi aux travailleurs indépendants. La dérogation générale de la CM 599 de l'article 73bis, LGAF et de l'article 51, §1er, 2° ou 4°, LGAF, peut être appliquée aux travailleurs indépendants, pour autant que la naissance ou l'adoption ait eu lieu le 1er juillet 2014 ou après cette date. Pour les travailleurs indépendants, il faut dans ce cas vérifier s'il y avait un assujettissement au statut social des travailleurs indépendants pour la période requise.

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Thème 3 – Octroi d’un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés – Majoration des allocations familiales pour les familles monoparentales 3.3.1. Octroi provisionnel des suppléments sociaux et du supplément monoparental Grâce au développement du flux fiscal, on prend en considération depuis 2015 la moyenne44 des revenus professionnels et/ou des prestations sociales imposables pour établir le droit aux suppléments sociaux et au supplément monoparental. A cette occasion, une nouvelle procédure a été élaborée pour l’établissement du paiement provisionnel des suppléments ; les directives et les formulaires correspondants pour l’année de transition 2015 ont été communiqués par la CO 1400 du 11 décembre 2014. A partir du 1er février 2016, les instructions de la procédure adaptée de la CO 1407 du 18 janvier 2016 et les précisions communiquées par le biais de la lettre circulaire 999/121 du 14 mars 2016 sont applicables pour l’octroi provisionnel des suppléments. Pour le reste, les instructions de la CO 1400 du 11 décembre 2014 restent entièrement en vigueur. Avec la procédure adaptée de la CO 1407, la décision du paiement provisionnel est prise sur la base des revenus moyens estimés. Le ménage doit déclarer sur le modèle S les revenus bruts de tous les mois écoulés de l’année civile (cf. 3.4.3. Déclaration sur l’honneur pour établir le revenu). Familles en Belgique : Procédure standard Si l'octroi provisionnel d'office n'est pas possible, un formulaire « Demande de supplément social » (Mod. S) est envoyé dans les 30 jours pour les possibles nouveaux droits à un supplément. Lorsque le formulaire Mod. S n’est pas renvoyé dans le cadre du premier examen du droit au supplément, il ne doit pas être rappelé.

L’impossibilité d’octroyer le droit à un supplément en raison de l’absence du formulaire de contrôle Mod. S ne doit PAS être motivée par écrit. Les contrôles à domicile (contrôles d'assistance pour familles monoparentales spécifiques) ont été supprimés depuis le 1er janvier 2015. Points d’attention : l’allocataire malade et l’allocataire sans données socioprofessionnelles On part du principe que l'allocataire ne reçoit qu'une indemnité de maladie pour l'octroi provisionnel d'office. Si le dossier contient toutefois des indications que l'allocataire reçoit aussi une indemnité (complémentaire), le supplément n'est pas octroyé d’office mais on procède à un contrôle au moyen du modèle S (voir lettre circulaire 996/121 du 14 mars 2016).

44 Sur l’avertissement-extrait de rôle : pour les travailleurs salariés les «revenus professionnels imposables globalement» sont augmentés des frais professionnels divisés par 12. Pour les indépendants, les revenus professionnels imposables sont brutés en les multipliant par 100 puis en les divisant par 80, pour obtenir le revenu annuel imposable. Division par 12 pour obtenir les revenus professionnels mensuels imposables moyens.

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Travailleur malade - DMFA, code 50 Les travailleurs salariés malades ou en incapacité de travail peuvent, dans le cadre d’une assurance-groupe proposée par l’employeur, percevoir un supplément à l’intervention de la mutualité afin de compenser la perte de revenus. Attendu que ces suppléments entrent en ligne de compte pour le contrôle des revenus à l’aide du flux fiscal, il convient, pour l’allocataire isolé malade qui dispose encore d’un contrat de travail et qui est encore renseigné dans les messages DMFA au code 50, d’examiner par l’intermédiaire d’un modèle S la possibilité d’un paiement provisionnel du supplément (pas de paiement provisionnel d’office).

D047 Code U travailleur indépendant assimilé comme malade

La catégorie de cotisation U comprend plusieurs types d’assimilations (malade, service militaire, détention provisoire, allocations pour soins de proximité). Aucune autre donnée du flux D047 ne permet de déterminer le type précis d’assimilation. Le code U sert de base à l’établissement du droit aux allocations de base. Ce n’est que si, pour la même période, un message de flux D046 est également reçu, que cette donnée génère la constitution du statut de malade de longue durée et l’examen du doit au supplément 50 ter. Puisque les indépendants bénéficient généralement d’une assurance revenu garanti afin de compenser la perte de revenus en cas d’incapacité de travail et que ce revenu de remplacement imposable45 st pris en considération pour le contrôle des revenus avec le flux fiscal46, il est recommandé d’examiner systématiquement le droit au supplément social 50ter ou au supplément monoparental pour travailleur indépendant isolé assimilé comme malade (D046 + D047 code U) à l’aide d’un modèle S (voir plus bas, pas d’octroi provisionnel d’office)47.

Allocataire sans données socioprofessionnelles Après évaluation des constatations lors de la première application globale du flux fiscal, la directive de la lettre circulaire 996/121 du 14 mars 2016 prévoyant l’octroi du supplément provisionnel d’office à l’allocataire isolé sans données socioprofessionnelles connues dans les banques de données, sera abandonnée. Pour éviter tout paiement indu du supplément si la personne concernée travaille à l’étranger ou comme fonctionnaire international, l’examen relatif au supplément est réalisé à l’aide du modèle S. Sur le formulaire de ce dernier, on a ajouté l’option à cocher « fonctionnaire international »46 pour détecter ces cas et, le cas échéant, passer à la procédure du formulaire P19-Fisc A (voir plus bas).

45 L’allocation est imposable lorsque la prime est encodée comme frais professionnels ou lorsque l’allocation couvre une perte effective de revenus. 46 Cf. CO 1416 du 10 janvier 2017 : adaptations du modèle S et de la feuille d'info 47 Explication de la procédure de la lettre circulaire 996/121 du 14 mars 2016.

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Familles à l'étranger ou dont un acteur influençant le droit au supplément est un fonctionnaire international : procédure différente Pour les cas relatifs à l’étranger ou dans le cas de l’occupation d’un partenaire influençant le droit au supplément dans une organisation internationale, on continuera de travailler avec la déclaration sur l’honneur sur le formulaire P19fisc A48. Ce formulaire est à la fois un formulaire de demande et un formulaire contrôle/d’information périodique (cf. ci-dessous). Les acteurs influençant le supplément qui résident en Belgique mais travaillent à l'étranger, relèvent de la procédure habituelle où le paiement provisionnel est effectué sur la base du modèle S et le droit est établi définitivement sur la base des données obtenues via le flux fiscal. La procédure a été expliquée dans la lettre circulaire 999/177 du 17 novembre 2015 et dans l’addendum du 4 mai 2016. 3.3.2. Etablissement définitif du droit 3.3.2.1. Décision d'office définitive sur la base des données fiscales En 2017, le traitement des données fiscales de l'exercice 2015 des familles résidant en Belgique a eu lieu pour la première fois. En concertation avec les caisses d'allocations familiales, une procédure de traitement des données fiscales a été développée. Les directives pratiques ont été communiquées par la CO 1412 du 20 février 2017 et la lettre circulaire 996/127 du 4 mai 2017 et l’avenant du 27 juillet 2017.49 3.3.2.2. Validation du supplément payé sur la base du formulaire sériel P19fisc A50 (familles à l’étranger ou si le partenaire travaille pour une organisation internationale) Les formulaires P19fisc A envoyés chaque année servent à la fois de formulaire d'information et de formulaire de contrôle. Pour ces familles, les procédures de la CO 1386/2014 et de l’octroi sur la base de la déclaration sur l’honneur concernant les revenus sont maintenues. Pour les familles qui reçoivent un supplément, la procédure du rappel unique et de la décision d’office (généralement la récupération du supplément) reste en application51. Si aucun supplément n'est payé, le formulaire est envoyé chaque année le 15 janvier52, mais sans suivi (donner infos). Si un partenaire influençant le droit au supplément travaille pour une organisation internationale, le droit est établi définitivement sur la base de la déclaration relative aux revenus des deux partenaires sur le 48 Cf. lettre circulaire 999/186 du 19 janvier 2018 : pour les familles dont un acteur influençant le droit au supplément est un fonctionnaire international, le formulaire P19Fisc B a été supprimé et c'est également le formulaire P19Fisc A qui est utilisé. 49 Ainsi que les emails aux caisses d'allocations familiales des 15 septembre 2017, 29 septembre 2017, 4 octobre 2017, 12 octobre 2017, 19 octobre 2017 et 27 octobre 2017. Attention : seuls les cas dont le calcul sur la base des données de l'avertissement-extrait de rôle déroge au résultat suivant le message T10 peuvent être soumis au service Monitoring de FAMIFED.50 Cf. lettre circulaire 999/186 du 19 janvier 2018 : un même formulaire et une même procédure pour les familles à l'étranger et les familles dont un acteur influençant le droit au supplément est un fonctionnaire international. 50 Cf. lettre circulaire 999/186 du 19 janvier 2018 : un même formulaire et une même procédure pour les familles à l'étranger et les familles dont un acteur influençant le droit au supplément est un fonctionnaire international. 51 Voir Thème 9 pour les instructions concernant le traitement des formulaires P19fisc incomplets. 52 En 2018, l'envoi groupé a été déplacé du 15 au 31 janvier.

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formulaire, envoyée chaque année le 15 janvier. Aucun autre contrôle du revenu belge n’est effectué à l’aide du flux fiscal53. Dès que les données fiscales électroniques sont manquantes pour un acteur, l’établissement du droit au supplément pour toutes les situations dans le dossier se fait à l’aide d’un formulaire. Si, à la demande des données fiscales, il ressort que, pour certaines familles en Belgique, aucune déclaration d’impôt électronique n’est disponible ou si, au moment de la dernière demande groupée, les données fiscales n’ont toujours pas pu être communiquées par flux fiscal, un formulaire P19fiscA sera envoyé aux familles pour demander les données relatives aux revenus54. Le formulaire est adapté en ce sens. L’établissement définitif du droit au supplément se fait alors sur base de cette déclaration sur l’honneur. Aperçu des formulaires en rapport avec les suppléments

Nom A qui ? Date d'envoi Modèle S (procédure standard au moyen du flux fiscal)

Formulaire de demande de supplément (provisoire) - Famille en Belgique

Ad hoc suite à un événement (aussi pour l’examen de la prolongation du paiement provisionnel à l’occasion d’un nouvel événement qui entraîne une suspension du paiement provisionnel : assimilation, modification de la composition du ménage)

P19Fisc-A55 (déclaration sur l'honneur)

Familles résidant en dehors de la Belgique ainsi que les familles dont le partenaire/conjoint travaille pour une organisation internationale qui reçoivent un supplément ou qui peuvent éventuellement y prétendre Les familles en Belgique pour lesquelles aucun flux fiscal n'est reçu.

Chaque année le 15 janvier Ad hoc suite à un événement À la réception du message de flux indiquant que les données fiscale électroniques ne sont pas disponibles ou que celles-ci n’ont pas encore été communiquées lors de la dernière demande groupée.

53 La consigne de la CO 1412 consistant à demander le montant concret du revenu belge au service Monitoring en cas de revenus mixtes est supprimée. La somme des revenus est effectuée sur la base de la déclaration sur le formulaire. 54 CO 1412 du 20 février 2017. 55 Cf. lettre circulaire 999/177 du 17novembre 2015.

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Thème 4 - Octroi des allocations familiales ou d’un supplément 3.4.1. Preuve de la situation monoparentale Lorsqu’il apparaît, en consultant la composition du ménage dans le Registre national, que l'allocataire cohabite avec un conjoint ou un partenaire, on applique la présomption de ménage de fait. Dans ce cas, un formulaire J est envoyé afin d’examiner la formation d’un ménage de fait. À la suite de l’arrêt de la Cour de cassation du 9 octobre 2017, l’argumentation en vue de réfuter la présomption d’un ménage de fait a été étendue. La Cour de cassation a en effet estimé que l’avantage socio-économique découlant du partage d’une habitation est insuffisant pour considérer les habitants comme cohabitants, mais qu’il faut pour cela en outre que les intéressés effectuent conjointement les tâches ménagères (par exemple, l’entretien de l’habitation, préparation et prise des repas) et y contribuent éventuellement financièrement. Lorsque deux personnes sont domiciliées à la même adresse, il existe une présomption réfutable de formation de ménage de fait. La charge de la preuve contraire incombe aux personnes concernées. Elles peuvent réfuter cette présomption au moyen de la déclaration sur le modèle J où elle fournissent des arguments quant aux raisons pour lesquelles elles ne forment pas un ménage de fait et joignent à cet effet les pièces justificatives nécessaires. Les formulaires existants J-a et J-info continuent à être utilisés pour effectuer cet examen. Une copie (électronique ou papier) du contrat de (sous-)location est acceptée comme preuve de réfutation de la formation d’un ménage de fait à condition que le contrat de location ait été enregistré56. Si le contrat de location est enregistré dans les trois mois après son entrée en vigueur, la présomption de formation d’un ménage de fait est alors suffisamment réfutée à partir de la date de prise de cours du contrat de location. Lorsque l'enregistrement a lieu après trois mois, la réfutation de ménage de fait vaut à partir de la date de l'enregistrement. L’enregistrement fiscal du contrat de location n’est toutefois plus une condition. L’exigence selon laquelle il convient d’adapter, au plus tard dans les trois mois, la domiciliation dans le Registre national en composition de ménage distincte disparaît également puisque les villes et les communes appliquent d’autres critères pour permettre l’inscription en tant que cellule familiale distincte dans le Registre national. En d'autres termes, il n'y a plus lieu de suivre la modification du Registre national. Réfutation de la formation de ménage de fait à l’aide de la procédure du modèle J

Situation de départ : paiement du supplément ou des allocations d'orphelins majorées

Donnée Action 1 Inscription « tierce personne » à

l’adresse de l’allocataire Suspension du paiement du supplément (en tenant compte de la trimestrialisation) ou des allocations d'orphelins majorées Poursuite du paiement des allocations familiales ordinaires + Envoi modèle J-a

56 La personne qui enregistre son contrat de location en ligne peut imprimer un accusé de réception avec l'en-tête du SFP Finances. Cette preuve est acceptée.

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2 Réception de la déclaration sur l’honneur de non-formation d’un ménage de fait (J-a) + argumentation avec pièces justificatives57

Si un contrat de location ou de travail enregistré a été joint : régularisation avec effet rétroactif des allocations d’orphelins majorées ou du supplément à partir de la date du contrat. Un contrôle à domicile est demandé seulement et uniquement en cas de présomption de fraude.

3.4.2. Preuve du mariage à l’étranger Conformément à l’arrêté royal du 26 octobre 2004 portant exécution des articles 42 bis et 56, § 2, des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés, l’attributaire qui est divorcé, séparé de corps et biens ou séparé de fait a droit à un supplément, dans les conditions suivantes :

1. l’allocataire est son conjoint ou son ex-conjoint (type de famille III) ou l’autre parent (type de famille IV), et

2. ce conjoint ou ex-conjoint ou l’autre parent ne forme pas un ménage de fait au sens de l’article 56 bis, § 2, des mêmes lois et n'est pas remarié, sauf si le nouveau mariage a été suivi d'une séparation de fait.

On rencontre de plus en plus de mariages contractés à l’étranger dont l’acte est enregistré dans le Registre national par les autorités belges après enquête. Il arrive régulièrement que des paiements indus d’un supplément en soient la conséquence. Sur les formulaires et feuilles d'information rédigés dans le cadre du flux fiscal, on demande aux familles de signaler immédiatement à la caisse d’allocations familiales lorsqu'un mariage est contracté à l'étranger (cf. annexes à la CO 1400). Par la lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015, il a été précisé, suite à l’arrêt n° 6/2015 du 22 janvier 2015 de la Cour constitutionnelle, dans quelles circonstances l’allocataire peut encore prétendre au supplément monoparental temporairement après un mariage à l’étranger, lorsqu’aucun visa n’a encore été accordé à l’époux(se) et que la cohabitation n’est par conséquent pas encore possible. 3.4.3 Déclaration sur l’honneur pour établir le revenu La décision de paiement provisionnel d’un supplément social ou du supplément monoparental est prise sur la base d’une déclaration sur l’honneur du ménage. La famille doit désormais faire une déclaration sur l’honneur au sujet de ses revenus professionnels et de remplacement pour tous les mois écoulés de l’année civile concernée, afin que les revenus annuels puissent être estimés sur cette base. La caisse d'allocations familiales décide en conséquence d’accorder ou non le supplément à titre provisionnel (cf.CO 1407 du 18 janvier 2016 relative à la nouvelle procédure de 57 La seule déclaration sur l’honneur ne constitue pas une preuve concluante.

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paiement provisionnel. Les preuves ne doivent plus être jointes à cette déclaration. La décision définitive sera en effet prise sur la base des données fiscales. La déclaration sur l’honneur concernant les revenus sans plus ne sert plus qu’à établir le droit à un supplément pour les familles qui habitent en dehors de la Belgique ou lorsqu’un des acteurs donnant droit au supplément travaille en dehors de la Belgique ou pour une organisation internationale et qu’on ne reçoit pas de données fiscales électroniques (cf. ci-dessous). La CO 1407 du 18 janvier 2016 et la lettre circulaire 996/121 du 14 mars 2016 ont précisé les revenus à prendre en considération pour le calcul des revenus imposables moyens. Il a été décidé que le flux fiscal serait introduit à partir du 1er janvier 2015 exclusivement pour établir le droit aux suppléments (cf. CO 1400), et donc pas pour les enfants bénéficiaires. Pour les étudiants visés à l'article 3 de l'arrêté royal du 10 août 2005 qui sont soumis à la norme des revenus (études à temps partiel - travail à temps partiel/apprentissage sur le lieu de travail/étudiants suivant une formation duale ou en alternance) et les jeunes ayant quitté l'école et inscrits comme demandeurs d'emploi durant le stage d'insertion professionnelle, les déclarations sur l’honneur quant aux revenus (notamment sur les formulaires P7 et le module « travailler-apprendre_RIP ») doivent être acceptées jusqu'à preuve du contraire58. Lors de la déclaration sur l’honneur concernant les revenus sur le formulaire, il convient de tenir compte des avantages découlant de l’exercice de l’activité lucrative ou du contrat de stage/d’alternance (primes et bonus) pour déterminer si la norme des revenus a été dépassée. Il n’est en revanche pas tenu compte des chèques-repas et droits d’auteur (et droits voisins)59, indemnités pour frais de matériel, frais de déplacement ou indemnité vestimentaire. Lors de la prochaine adaptation des formulaires concernés, ces informations seront ajoutées à la feuille info. Pour les enfants bénéficiaires, on continue d'appliquer les procédures existantes60. Lors de l'établissement du droit aux allocations familiales pour les jeunes liés par un contrat d'apprentissage ou contrat d’alternance, les étudiants auxquels s'applique la norme des revenus et les jeunes demandeurs d'emploi, on continue d'appliquer à partir du 1er janvier 2015 les normes de revenus actuelles et les procédures administratives de la lettre circulaire 999/153 du 1er juillet 2009 et de la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016 (cf. Thème 6 - Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires).

58 Cf. la lettre circulaire 999/169 du 5 juillet 2013. 59 Les droits voisins sont une série de droits, voisins des droits d'auteur et qui donnent le droit à un artiste-interprète ou exécutant ou à un producteur de décider de l'enregistrement, de la reproduction et de la diffusion d'une réalisation et de recevoir en contrepartie une indemnité juste. 60 Les arrêtés royaux du 22 mai 2014 prévus à cet effet sont retirés.

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Thème 5 – Octroi du droit aux allocations d’orphelins 3.5.1. Contrôle au moyen du formulaire P16 Pour les conséquences de la coparenté pour les allocations d'orphelins, nous vous renvoyons à la CO 1403 du 27 février 2015.

Les caisses d'allocations familiales ont été informées par les circulaires de FAMIFED CO 1340 du 24 juillet 2002 et 1355 du 16 janvier 2006 de la nouvelle procédure d’établissement du droit aux allocations d’orphelins. L’envoi du formulaire P16 a été supprimé et remplacé par un suivi, par le biais du Registre national, de la cohabitation (ménage de fait) ou du remariage du conjoint survivant pour les ménages en Belgique.

Pour les allocataires à l'étranger, le formulaire P16 n’apporte rien de plus au dossier, par conséquent il est également supprimé pour les familles comprenant des orphelins à l’étranger. Si un ménage de fait est signalé sur le formulaire P12, on envoie un Modèle J (déclaration de non-formation d’un ménage de fait) comme pour les ménages en Belgique. Il ne doit plus être rappelé.

Le formulaire P16 peut encore être utilisé pour la déclaration d’une cohabitation de fait, lorsque la date de début diffère de la date officielle dans le Registre national.

En exécution de la loi-programme du 27 décembre 2004, le droit aux allocations d’orphelins majorées est rétabli (art. 50 bis) au moment de la séparation après un mariage ou lorsque la formation d’un ménage de fait prend fin. Le rétablissement des allocations d'orphelins majorées ne s’applique que pour la veuve ou le veuf qui se sépare d’un conjoint ou partenaire après avoir cohabité avec lui (ménage de fait)61. Cette règle ne s’applique donc provisoirement pas lorsque le parent survivant est remarié et ne cohabite pas avec le nouveau beau-parent, qui réside par exemple à l’étranger. Ces faits sont prouvés au moyen d'un document officiel62 (cf. tableau de formulaires actualisé en annexe). Le modèle J (déclaration de non-formation d’un ménage de fait) ou la déclaration de témoins ne peuvent servir dans cette situation. Pour établir l'abandon de l'orphelin (formulaire P16com) qui donne lieu à l'octroi des allocations majorées d'orphelins, les instructions ci-après sont d’application (cf. annexes).

61 Un règlement similaire s'applique aux types de ménages visés à l'art. 1, 3° et 4° (les attributaires sont l'ex-partenaire [type de ménage III] et [type de ménage IV] l'autre parent en dehors du ménage) de l'AR du 26 octobre 2004 portant exécution des articles 42bis et 56, § 2 des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés. Voir aussi le régime de la lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015. 62 Voir circulaire du Ministre des Affaires sociales CM 588 du 17 mars 2005 : déclaration d'une instance officielle, par ex. des services de la population.

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Présomption d'abandon de l'orphelin Pour les orphelins placés dans une institution ou en famille d'accueil, on applique toujours la présomption d’abandon. Pour les orphelins dans une institution, la procédure d’abandon doit être lancée (envoi du formulaire P16com cf. annexe II, p. 8) quelle que soit la destination du tiers des allocations familiales et la déclaration sur le formulaire P3, qui est insuffisante pour réfuter la présomption. Pour les orphelins placés en famille d'accueil également, l’examen sur l’abandon doit être lancé même si le supplément forfaitaire 70ter est déjà payé. Il en va de même pour l’établissement du droit aux allocations d’orphelins pour les enfants à l’étranger (demande avec mod. B et contrôle périodique avec le formulaire P12). Rappelons que tous les parents (adoptants) des enfants bénéficiaires doivent être intégrés dans le Cadastre au moins avec le code 105 en fonction de l’examen automatique du droit aux allocations d’orphelins en Belgique. Le parent (connu) résidant à l’étranger sans NISS ne doit pas être intégré avec un numéro bis. Pour établir la filiation entre le défunt et l’orphelin, on demandait toujours dans le passé l’acte de naissance à la commune où l’enfant était né. Rappelons que cette procédure est superflue et que les données de filiation qui figurent sur la « composition du ménage » que l’on obtient par l’intermédiaire du Registre national ou la preuve que l’enfant est né pendant le mariage de son (ses) parent(s) (décédés)si la filiation ne fait pas l’objet d’un désaveu de paternité par le parent décédé, peuvent être utilisées comme preuve de la filiation du parent décédé. La circulaire du ministre CM 602 du 12 mars 2008 a communiqué les instructions pratiques pour l'application des nouvelles dispositions en matière d'établissement du droit aux allocations d'orphelins (majorées) lorsque le(s) parent(s) décédé(s) ne peut (peuvent) ouvrir un droit en raison de l'absence de toute qualité d'attributaire durant la dernière année avant le décès. Ces dispositions sont entrées en vigueur le 1er octobre 2007. 3.5.2. Demande au moyen du formulaire Mod. B (demande d’allocations d’orphelins) FAMIFED a adapté le formulaire Mod. B au fait que la caisse d'allocations familiales ne connaît pas tous les acteurs qui peuvent entrer en ligne de compte en tant qu'attributaires pour le droit aux allocations d'orphelins dans le cadre de la nouvelle réglementation. Lorsque tous les acteurs sont connus et que le droit peut être établi sur la base des données dont la caisse dispose par l’intermédiaire des banques de données (Trivia, CIMIRe63

, banque de données des caisses d’allocations familiales, etc.), le formulaire de demande est superflu. Le formulaire a été adapté pour répondre à la réglementation de la loi Only once64.

63 L'asbl CIMIRe est dissoute. Pour les données de carrière, il faut désormais contacter le service Gestion des carrières de l'Office national des Pensions ([email protected]). 64 Cf. la lettre circulaire 999/180 du 23 janvier 2017.

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Thème 6 – Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires Etant donné que le flux fiscal ne s'applique pas aux enfants bénéficiaires, cela signifie qu'à partir du 1er janvier 2015, lors de l'établissement du droit aux allocations familiales pour les jeunes liés par un contrat d'apprentissage ou contrat d’alternance, les étudiants auxquels s'applique la norme des revenus et les jeunes demandeurs d'emploi, vous devez continuer de prendre en considération le montant brut des revenus professionnels et/ou des prestations sociales et que la collecte de données continue de s'effectuer au moyen des formulaires. 3.6.1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l’enseignement

A la suite de la déclaration de Bologne, une nouvelle structure de l’enseignement, appelée réforme BaMa, est entrée en vigueur dans les universités et les écoles supérieures. Désormais, le titre de bachelier est attribué après 3 ans et celui de master après au moins 1 an, et ce, au lieu des grades de candidat et de licencié. Des crédits remplacent les heures de cours. Dans le cadre de la flexibilisation, il est possible d’étudier dans les universités et écoles supérieures avec un programme d’études individuel pour toutes les années dans un système de semestres. Pour l'enseignement supérieur, il suffit d'être inscrit pour un nombre d'heures suffisant (13 heures par semaine pour les formations qui ne sont pas exprimées en crédits, par ex. l'enseignement supérieur de promotion sociale, l'enseignement à l'étranger...) ou pour 27 crédits - au plus tard le 30 novembre - pour avoir droit aux allocations familiales pour une année académique entière. Pour l'enseignement supérieur, l'obligation de suivre régulièrement les cours a été supprimée (AR du 10 août 2005), y compris pour les formations qui ne sont pas (encore) exprimées en crédits (hors BaMa). L’arrêté royal du 10 août 2005 a adapté la réglementation relative aux allocations familiales aux nouveaux développements sur le plan de l’enseignement. En collaboration avec les caisses, FAMIFED a entièrement adapté le formulaire P7 (droit aux allocations familiales en faveur des étudiants) pour les écoles supérieures et universités à la collecte électronique des données au moyen du flux D062. Les caisses d'allocations familiales sont informées au plus tard au cours du mois de juin de chaque année des modifications de la procédure de collecte des données pour les étudiants (cf. lettre circulaire II/999/c.172 du 4 juillet 2014). En cas de rappel du formulaire P7, il n’est plus nécessaire d’envoyer à nouveau la partie info (P7-info). D’un commun accord avec les caisses d'allocations familiales, FAMIFED a apporté une modification profonde à la procédure du formulaire P7 à partir de l’année scolaire et académique

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2013-2014 pour les étudiants dans la Communauté flamande pour lesquels les données sont obtenues au moyen du flux D062. Pour l’année académique 2017-2018, les instructions de la lettre circulaire 999/c.182 du 29 juin 2017 et les formulaires y afférents s’appliquent. Pour l’année académique 2018-2019, les instructions seront communiquées après concertation avec les entités fédérées, vu le transfert de la compétence des allocations familiales aux entités cette année-là. Les adaptations des formulaires par FAMIFED ne concernent jamais la période ni l'année scolaire/académique. Les caisses d'allocations familiales doivent veiller à communiquer chaque année la période de contrôle correcte. 3.6.1.1. Etudiant qui met fin à ses études au cours de l'année scolaire ou académique – Preuves de la cessation des études – Présomption de cessation des études – Cessation durant les examens Cessation des études pour un étudiant BaMa Conformément à l’article 10 de l’arrêté royal du 10 août 2005, les allocations familiales ne sont plus dues pour l’étudiant lorsqu’au cours de l’année académique, ses études sont interrompues ou ramenées à moins de 27 crédits. Il en va de même pour les désinscriptions au cours du mois des examens, en juin. Dans la Communauté flamande/germanophone, une désinscription est systématiquement signalée par le biais du flux D062. Dans la Communauté française, cela se fait au moyen d’une déclaration sur l’honneur ou d'une déclaration de l’établissement d'enseignement que la famille doit envoyer spontanément à la caisse d’allocations familiales concernée. Pour fournir la preuve de la cessation des études, tous les moyens de droit sont également acceptés (attestations, formulaires, déclarations, flux…). Concrètement, quand la famille communique - quelle que soit la façon - que le jeune a arrêté ses études, les paiements doivent être suspendus et il est rappelé à l'intéressé qu'il doit s'inscrire comme demandeur d'emploi. Il existe une présomption de cessation65 des études lorsque l'étudiant s'inscrit comme demandeur d'emploi et qu'un flux D043 (ou une attestation A200 sur papier ou une déclaration valable) l'attestant est reçu. Ce principe vaut aussi bien pour les inscriptions au cours des mois de vacances que pour les inscriptions durant l'année académique. Ce n’est que pour les désinscriptions qui sont communiquées au moyen d’un message D062 qu’il n’est plus nécessaire d’envoyer un P7-A de confirmation.

Situation particulière

Pour les inscriptions en tant que demandeur d'emploi au cours du mois de juin avant les vacances d’été, FAMIFED présume que les études n’ont pas été interrompues à la date de l’inscription au cours du mois des examens (juin), à moins que l’interruption ne soit prouvée par une déclaration ou un flux de l’établissement d'enseignement ou par une déclaration sur l’honneur de l’intéressé (par exemple une déclaration de cessation prématurée des études le 13 juin).

65 Le principe est appliqué immédiatement sans attendre davantage d'explications dans une lettre circulaire.

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Une désinscription durant le mois de juillet (flux D062) équivaut par contre à une désinscription à la fin de l'année académique et donne donc droit pendant les mois de vacances. Si le jeune ne s'est pas réinscrit avant le début de l'année scolaire/académique suivante, les règles pour les dernières vacances d'été s'appliquent. 3.6.1.2. Etudiant à l’étranger Pour tous les étudiants, même ceux qui étudient à l'étranger, on envoie la lettre d'information 18+ ou le formulaire P7-A. Paiement provisionnel pour les étudiants à l'étranger Les familles se trouvant à l'étranger avec des étudiants reçoivent chaque année des informations via le formulaire P7-A + le formulaire E ou le formulaire bilatéral ou le formulaire P7-int pour les études à l'étranger. Les paiements ne sont entamés qu'à la réception du formulaire E ou du P7-int dûment complété et signé. Le formulaire P7-A qui manquerait encore et qui n’est plus applicable à la situation ne doit alors plus être suivi. Conformément aux directives de la lettre circulaire 999/c.176 du 3 juillet 2015, à partir de septembre 2015, on applique pour les familles à l’étranger le régime suivant pour l’octroi des allocations familiales provisionnelles en faveur des étudiants à l’étranger. Paiement provisionnel Application

Enfants dans l’EEE Oui - un mois après l’envoi du formulaire

Cf. article 9, AR du 12 juin 1989

Accords bilatéraux Néant Cf. accord bilatéral

CM 599 (Etudes hors EEE) Néant Cf. dérogation

Dérogation individuelle Néant Cf. dérogation

En cas d’études en dehors de l’Union européenne, la CM 599 du 16 juillet 2007 et la lettre circulaire 999/154 du 15 juillet 2009 sont applicables. Directives pour les contrôles à domicile en cas d'études à l'étranger Dans le cadre de la lutte contre la fraude, la lettre circulaire 996/120 du 24 février 2016 a fourni des directives afin de déterminer dans quels cas un contrôle à domicile doit être demandé. Conformément aux instructions de cette lettre circulaire, les contrôles à domicile ne doivent plus être demandés pour les étudiants qui poursuivent leurs études en dehors de l'EEE et pour lesquels les caisses d'allocations familiales disposent d'une preuve, sous la forme d'une attestation scolaire ou du flux D062, que ces jeunes étudiaient en Belgique, dans l'EEE ou en Suisse au cours de l'année scolaire précédente.

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Si cette preuve concernant l'année scolaire précédente, à savoir une attestation scolaire ou un flux D062, n'apparaît pas dans le dossier, la caisse d'allocations familiales doit demander cette information à l'aide du module Attestation d'études qui est joint au formulaire bilatéral ou au formulaire P7-int. (cf. procédure de la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016). Formulaires de clôture pour les enfants à l’étranger Concernant les formulaires de clôture à l’étranger, on applique autant que possible la même procédure qu’en Belgique (mutatis mutandis). Cela signifie concrètement : - Pour la formation de chef d’entreprise : Formulaire P9bis ou E (comme en Belgique) au début du droit, ensuite chaque année puis en clôture ; - Pour les étudiants dans l'enseignement à temps plein : pas de formulaire de clôture P7-A ; formulaire P7 (int) ou E au début du droit, ensuite chaque année ; - Pour les étudiants dans l’enseignement à temps partiel : comme pour l'enseignement à temps plein. Il est prévu dans la CO 1386/2012 de demander le contrat de travail pour connaître le revenu (vérifier les conditions de revenus) ; - Pour les contrats d'apprentissage : formulaire P9 ou E (comme en Belgique) au début du droit, ensuite chaque année puis en clôture. Décision d'office pour absence de données sur la nouvelle année scolaire à l'étranger66

Les formulaires E402 / E403 font défaut : le paiement est limité au paiement provisionnel67. Si aucune réaction après rappel (envoyé après 45 jours. -60 jours), le paiement provisionnel est récupéré.

Formulaire bilatéral ou P7-int fait défaut : Les paiements sont déjà bloqués (pas de paiement

provisionnel). Pas d’autre action si pas de réaction au rappel. Décision d'office pour absence de données sur la nouvelle année scolaire à l'étranger En l'absence de données concernant un empêchement, on ne revient plus sur les paiements effectués jusqu'à la date de fin des vacances d'été mentionnée sur le dernier formulaire scolaire. Période de vacances en cas d’études à l'étranger (Dérogation générale - article 52, LGAF) Etant donné que l’étudiant temporairement absent pour des études en dehors de l’EEE68 conserve son domicile en Belgique, l’enfant remplit les conditions de la CM 599 et on présume que les périodes de vacances sont passées en Belgique. Cette présomption est valable jusqu’à preuve du

66 Voir aussi point 3.12.2.4. 67 Voir tableau paiement provisionnel de la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016. 68 Cf. lettre circulaire 996/21 du 19 novembre 2001.

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contraire. Tant qu’il n’est pas radié des registres de la population ou qu’il n’apparaît pas d’une autre manière que l’enfant n’était pas dans le ménage pendant la période des vacances, aucune interrogation supplémentaire de la famille n’est nécessaire. Si la preuve du contraire (pas dans le ménage) était toutefois fournie (par ex. à l'aide d'une déclaration des parents, d'un contrat de travail à l'étranger, d'une facture de téléphone à l'étranger…), une dérogation individuelle devrait être demandée pour la période de vacances, conformément à l’article 52, LGAF. Les dérogations individuelles sont valables pendant la durée de la décision. Poursuite des études à l’étranger - Année académique au sens de l’article 11 de l’AR du 10 août 2005 Si l’étudiant continue d’étudier l’année académique suivante, le droit se poursuit, en vertu de l’article 11 de l’AR du 10 août 2005, durant 120 jours civils après la fin de l’année académique précédente. À supposer que l’enfant reste inscrit en Belgique (CM 599 ) et ait droit ensuite aux allocations familiales belges en raison d’études sur un autre continent, alors la période entre le début de l’année académique actuelle et le début de l’année académique suivante peut être considérée comme année académique au sens de l’article 11 de l’AR du 10 août. Par conséquent, le droit se poursuit en vertu de l’article 11 de l’AR durant 120 jours civils après la fin de l’année académique. Vu que l’année académique ne se termine qu’en septembre et qu’il y a encore un droit à une période de vacances, le droit peut être octroyé en vertu de l’article 11 de l’AR jusqu’en janvier de l’année suivante si l’enfant commence ensuite des études sur un autre continent. Durée de la Dérogation générale de la CM 599 à l'article 52, LGAF Conformément à la CM 599, il existe deux types de dérogation générale, à savoir la « dérogation pour une année »69 (A) et la « dérogation pour la durée des études » pour les études supérieures à l’étranger lorsque l’étudiant n’a pas obtenu de diplôme de l’enseignement supérieur ni en Belgique, ni à l’étranger (B).70La dérogation générale pour une année (A) et la dérogation pour la durée des études (B) peuvent être combinées une seule fois durant les années successives selon les possibilités de combinaison AB et BA71. Il ne faut donc dans ces cas pas demander de dérogations individuelles au SPF, puisque le texte de la CM 599 ne prévoit pas la limitation selon laquelle on ne peut pas avoir bénéficié précédemment d’une autre dérogation générale. La dérogation générale pour les études visées à la CM 599, point 2.1. (secondaire en Belgique vers secondaire à l'étranger) est limitée à la durée d'une année académique ou année scolaire selon ce qui est d'application localement. Le cas échéant, une dérogation individuelle doit toutefois être

69 Si enseignement non supérieur (CM 599 point 2.1 ) ou poursuite d’études complémentaires dans l’enseignement supérieur (CM 599 point 2.3). 70 Il existe en outre aussi une dérogation pour l’année académique ou scolaire sur la base de la CM 190 à la suite du bénéfice d’une bourse d’études en Belgique ou à l’étranger. 71 Les combinaisons AA et BB ne sont pas possibles.

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demandée pour une période déterminée si une nouvelle année scolaire a été entamée selon le règlement local. Enseignement à distance dans un établissement d’enseignement étranger Le point de vue relatif à l'enseignement à distance dans un établissement d'enseignement étranger communiqué par la CO 1386 du 19 février 2016 est annulé. Le lieu de résidence du jeune (Belgique ou étranger) n'est pas déterminant pour le droit aux allocations familiales. Est déterminant pour le droit aux allocations familiales le fait que l'enseignement à distance soit suivi dans un établissement d'enseignement belge ou étranger et qu'il s'agisse d'un enseignement supérieur ou non. Les dispositions suivantes sont applicables pour le droit aux allocations familiales en faveur des jeunes qui suivent un enseignement à distance : Dans l'enseignement NON supérieur :

•Etablissement scolaire belge : aucun droit aux allocations familiales ••Etablissement scolaire étranger : critère de reconnaissance par l'autorité étrangère

Dans l'enseignement supérieur :

•Etablissement scolaire belge : critère des 27 crédits (ou 13 heures de cours par semaine si le cursus n'est pas exprimé en crédits) •Etablissement scolaire étranger : critère de reconnaissance par l'autorité étrangère ; à défaut, c'est le critère des 27 crédits qui est applicable (ou 13 heures de cours par semaine si le cursus n'est pas exprimé en crédits)

Cette directive relative à l'enseignement à distance, communiquée par la lettre circulaire 999/178 peut être appliquée avec effet rétroactif dans les limites de la prescription. 3.6.1.3. Procédure pour l’étudiant qui prépare une thèse/un mémoire On attire l'attention sur le fait que la lettre circulaire 999/c.169 du 5 juillet 2013 a changé profondément la procédure pour les étudiants des Communautés flamande et germanophone qui préparent une thèse. Le régime de l’année de diplôme sur la base du flux D062 ne peut être appliqué qu’une seule fois par formation et par grade (bachelier/master) et ce, uniquement à partir de l’année académique 2011-2012. Aucune révision d'office n'est obligatoire pour les années académiques précédentes. Lorsqu'aucune information à ce sujet n'a été communiquée, on présume que l'étudiant remet la thèse/le mémoire durant la première session. Les allocations familiales peuvent être accordées jusqu’à un an en faveur de l’étudiant thésard/mémorant qui a une deuxième session. Le second dépôt de la thèse/mémoire est considéré comme le dépôt définitif. La déclaration des parents qui affirment que le jeune a une deuxième session est suffisante. Sur le formulaire de réponse, on a ajouté la possibilité de cocher « pas réussi et deuxième dépôt en deuxième session » au module de lettre étudiant thésard 2. Le module adapté a été transmis en annexe à la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016. À partir de l’année académique 2017-2018, la procédure de suivi des étudiants en thèse au moyen des modules de thèse est étendue aux étudiants en thèse des établissements d'enseignement

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francophones. Les directives et le formulaire P7, actualisé en ce sens, ont été communiqués au moyen de la lettre circulaire 999/182 du 29 juin 2017. Exemple : Pour une certaine année académique, l'étudiant était inscrit pour 17 crédits au cours d'une année de diplôme. Le module année de thèse-1 est envoyé, mais pas renvoyé (présomption que l'étudiant prépare une thèse/mémoire reste). Les allocations familiales sont payées jusqu’en juin de l'année suivante. La caisse d'allocations familiales envoie le module année de thèse-2, afin de connaître la date de dépôt de la thèse/mémoire. Sur le module année de thèse-2 ou le formulaire P7-A, il est indiqué que la thèse/mémoire a été déposé(e) en juin. L’étudiant s’inscrit comme demandeur d’emploi en juillet. En raison du dépôt de sa thèse/mémoire, l’enfant perd la qualité d’étudiant pour le troisième trimestre. Si le formulaire n'est pas renvoyé, on suppose que la thèse/mémoire a été remis(e) pendant la première session, et il n’existe pas non plus de double statut pour le troisième trimestre (décision d’office). Variantes Un étudiant travaille plus de 240 heures durant le deuxième trimestre. Les allocations familiales sont suspendues pour le second trimestre comme pour les autres étudiants. Sauf indication contraire (inscription comme demandeur d'emploi, D062, P7…), on présume que l'enfant est resté étudiant jusqu'au 30 juin (décision d'office). La période d'octroi court à partir du 1er juillet. Paiement fractionné du minerval

Des problèmes peuvent surgir en rapport avec le paiement régulier des allocations familiales lorsque les établissements d'enseignement refusent de compléter le formulaire ou de délivrer une attestation d’études tant que la totalité du minerval n’a pas été payée. Ce problème a déjà été évoqué dans la circulaire de FAMIFED CO 1340 du 24 juillet 2002 (p. 13). FAMIFED a pris en 2009 l’initiative de demander à nouveau aux établissements d'enseignement de remettre l’attestation d’études destinée aux allocations familiales immédiatement après l’inscription. Les caisses d'allocations familiales sont invitées à signaler les problèmes au service « Monitoring » du département Contrôle de FAMIFED. FAMIFED prendra contact avec l'école supérieure ou l'université. Dans le « Décret Paysage », il est stipulé à l'article 102 qu'en cas de paiement de 10 % du minerval au plus tard le 31 octobre de l'année académique, les documents administratifs (y compris la preuve d'inscription allocations familiales) sont mis à disposition dans les 14 jours72. Ainsi, le problème des allocations familiales et du non-paiement du minerval a été réglé par décret.

72 L'article 102 du "Décret définissant le paysage de l'enseignement supérieur et l'organisation académique des études" du 7 novembre 2013 (M.B. du 18 décembre 2013).

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Attestations d’études électroniques des établissements d’enseignement de la Communauté française L'UCL a fait savoir qu'à partir de l'année académique 2014-2015, les attestations d'études ne seraient plus transmises par la poste mais par voie électronique, après quoi celles-ci doivent être imprimées par l'étudiant et jointes au formulaire P7. Plusieurs autres établissements d'enseignement ont suivi cette méthode, entre autres les universités de Namur et Liège. La procédure complète a été décrite dans la lettre circulaire 999/c.172 du 4 juillet 2014. Ce mode d'échange de données concernant les attestations d'études entre les institutions d'enseignement de la Communauté française et les caisses d'allocations familiales a été approuvé par FAMIFED et peut donc être généralisé. 3.6.1.4. Paiement provisionnel avec le code 002 Si un code provisoire 002 est communiqué avec le flux D062, le nombre définitif de crédits suit au plus tard avec l'envoi de décembre que reçoivent les organismes d'allocations familiales en janvier (cf. annexe 8 à la lettre circulaire 999/169). En attendant de recevoir le nombre exact de crédits, le code 002 suffit pour payer à titre provisionnel jusqu’en décembre (paiement le 8 janvier). La réception du flux du mois de décembre a donc trois conséquences :

attestation de modification avec nombre de crédits définitif ≥ 27 : valider et continuer de payer ;

attestation de modification avec nombre définitif de crédits < 27 : débiter pas de flux = anomalie informer Monitoring et suspendre les paiements.

Les références contradictoires dans la circulaire CO 1370 et dans la lettre circulaire 999/163 au délai de 4 mois pour le paiement provisoire sont abrogées. 3.6.1.5. Stage obligatoire dans le cadre d'une formation de chef d'entreprise Afin de pouvoir assimiler les stages à des heures de cours, il est nécessaire que ce stage constitue une condition pour obtenir un diplôme reconnu légalement (article 3,2° de l'AR du 10 août 2005). Les stages effectués après l'obtention d'un diplôme pour acquérir de l'expérience professionnelle, même si ils correspondent aux exigences de l'accès réglementé à une profession indépendante73 ou ne sont pas obligatoires mais fortement recommandés dans le cadre d'une formation, n'entrent pas en considération pour l'assimilation aux heures de cours.

73 Voir lettre circulaire 996/2 du 28 octobre 1997

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3.6.1.6. Procédure pour l’étudiant malade La lettre circulaire 999/c.176 du 3 juillet 2015 donne un aperçu des possibilités existantes d’obtenir les allocations familiales en faveur d’un enfant mineur qui tombe malade. Sur la base d’un certificat médical, les allocations familiales sont payées jusqu’à la fin de l’année scolaire en cours et toujours au moins pendant 6 mois. Pour l’enfant dans l’enseignement secondaire, le SPF Sécurité sociale peut établir l’impossibilité de suivre les cours. Pour les étudiants tant dans l’enseignement secondaire que dans l’enseignement supérieur, on peut demander au SPF Sécurité sociale d’établir la qualité d’enfant atteint d’une affection sur la base de laquelle les allocations familiales peuvent être accordées jusqu’à 21 ans. Lorsque toutes les options précédentes ont été épuisées, il reste une dernière possibilité qui consiste à ce que le jeune signe une déclaration comme quoi il s’inscrira comme jeune demandeur d’emploi après sa guérison (cf. annexe à la lettre circulaire 999/c.176). Cette déclaration et un certificat médical permettent d’accorder les allocations familiales en tant que jeune qui n’a pas pu s’inscrire comme demandeur d'emploi en raison de sa maladie. A condition que l’inscription comme demandeur d'emploi suive dans les cinq jours après la guérison, il existe un droit aux allocations familiales durant toute la période de maladie pendant laquelle le jeune qui quitte l’école n’a pas pu s’inscrire comme demandeur d'emploi. S’il ne s’inscrit pas à temps comme demandeur d’emploi après sa guérison, cela entraîne la récupération des allocations familiales payées74. Quand cette inscription dans les 5 jours ouvrables est impossible pour cause de force majeure (décès) ou de modification de la situation (reprise d'études avec droit aux allocations familiales75 : 17 heures de cours dans l'enseignement non supérieur ou au moins 27 crédits dans l'enseignement supérieur, début d’une occupation), on ne revient cependant pas sur les paiements effectués. Le dossier est clôturé quand l’enfant atteint l’âge de 25 ans. Dans l'intérêt des familles, on peut appliquer le régime susmentionné dans les limites de la prescription en ce qui concerne les années scolaires antérieures76. Les dispositions figurant dans l’exemple 17 de la lettre circulaire 996/82 du 7 mars 2008 ont été abrogées par le point de vue ci-dessus. 3.6.1.7. Absence injustifiée dans l’enseignement non supérieur L'étudiant dans l'enseignement non supérieur a l'obligation de suivre régulièrement les cours. Le montant des allocations familiales pour le jeune qui fait l’école buissonnière dans l’enseignement non supérieur diminue proportionnellement, sans octroi des allocations familiales complètes pour le dernier mois dû, en fonction du nombre de jours d’absence communiqué par l’école.77 Le montant des prestations familiales à octroyer est déterminé en appliquant la formule suivante :

74 Art. 4, § 1er, de l’arrêté royal du 12 août 1985. 75 Reprise des études dans les 5 jours ouvrables après la guérison ou au début de la nouvelle année scolaire en cas de guérison pendant les vacances d'été. 76 Cf. lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016 77 Voir CM 593 du 3 novembre 2005.

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(nombre de jours du mois civil - nombre de jours de suspension) X (montant mensuel des allocations familiales)

nombre de jours du mois civil

La période d’absence injustifiée est qualifiée par l’école. Si l’absence injustifiée est renseignée comme période par l’école, le droit est suspendu pour l’intégralité de la période renseignée. La période de suspension78 s’étend du jour de la première absence illégitime au jour de la dernière absence illégitime inclus (éventuellement le jour précédant la période de vacances scolaires ou le week-end). Si en revanche, l’école renseigne des jours séparés d’absence, le nombre de jours d’absence est déduit du montant total d’allocations familiales. Les allocations familiales pour les vacances de Noël et de Pâques79 ne sont pas dues lorsque le jeune a été totalement ou partiellement absent de manière injustifiée dans le mois qui précède. 3.6.2. Autres adaptations du formulaire P7 (étudiants) 3.6.2.1. Occupation de l’étudiant (à temps partiel) Lors de la rédaction du formulaire P7a, des questions spécifiques ont été modifiées et remplacées par le module de lettre « travail à temps partiel / études à temps partiel » (cf. lettre circulaire 999/c.169), qui a été remplacé à son tour par le module « travailler apprendre_RIP » (cf. procédure lettre circulaire 999/c.178 et annexe à l'addendum du 21 novembre 2016 de la lettre circulaire 999/117bis). Ce module est prévu pour certaines catégories d'étudiants qui exercent une activité professionnelle, et pour lesquelles ce n'est pas la norme des heures qui doit être appliquée, mais la norme des revenus (stagiaires et étudiants à temps partiel80 visés aux articles 3, 14 et 15 de l'arrêté royal du 10 août 2005). Pour eux, aucun suivi ne peut être opéré au moyen de la DMFA. Ceci s'applique également à l'occupation à l'étranger (voir également 3.6.3. Prévention des indus). Etant donné que le flux fiscal ne s'applique pas à ces étudiants, les déclarations sur l'honneur sont toujours acceptées comme éléments de preuve. 3.6.2.2. Réorientation au cours de l’année académique et enseignement supérieur professionnel En 2009, le formulaire P7 a été adapté en fonction des innovations dans l’enseignement en ce qui concerne le flux D062 et l’enseignement supérieur professionnel (voir : lettres circulaires de FAMIFED II/C/997/69ter du 24 septembre 2009).

78 Si le jeune est absent de manière injustifiée pendant le mois entier, il n'y a pas de droit en vertu de la condition de l'article 1er de l'AR du 10 août 2005. Dans ce cas, aucun paiement n'a lieu pour ce mois. 79 Le week-end précédant la reprise des cours n'est pas inclus dans la période de vacances. 80 Dans l’apprentissage sur le lieu de travail, les étudiants suivent un enseignement à mi-temps et accomplissent un stage à mi-temps. La norme des revenus est applicable.

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Pour rappel Quand, suite au retrait de l'enfant du Cadastre (occupation, séjour à l'étranger...), les données du flux D062 ne sont pas reçues à une date ultérieure, la caisse d’allocations familiales doit prendre contact avec le service Monitoring sur la base des informations sur la reprise des études obtenues de la famille (cf. module de lettre « 15 novembre » de la procédure décrite dans la lettre circulaire 999/c.176). 3.6.2.3. Adaptations à la suite de la réforme de l’enseignement en alternance En fonction de la réforme de l’apprentissage en alternance en Région wallonne, Communauté française et Commission communautaire française, le formulaire P7 a été adapté pour l'envoi annuel en septembre 2016. Depuis le 1er septembre 2015, le « contrat d’alternance », qui tombe sous l’application de l’article 3 de l’arrêté royal du 10 août 2005, remplace tant le contrat d'apprentissage de l’IFAPME/du SFPME81 que le contrat d’insertion socioprofessionnelle des CEFA82 dans les entités concernées. Pour l’année scolaire 2017-2018, les opérateurs de formation utilisent de nouveau la version abrégée du formulaire P7 (cf. procédure lettre circulaire 996/117 du 18 septembre 2015). Suite au décret sur « l'apprentissage dual » (Decreet Duaal Leren)83 et au décret sur les formations en alternance (Decreet Alternerende Opleidingen)84 dans la Communauté flamande85, le formulaire P7 et la lettre d’information18 + ont également été adapté. Le CFA, qui est un contrat commun et qui relève de l'application de l'article 3 de l'AR du 10 août 2005, remplace, à partir du 1er septembre 2016, le contrat d'apprentissage de SYNTRA ainsi que la convention pour l’enseignement secondaire professionnel à temps partiel (DBSO) en Flandre et en Région de Bruxelles-Capitale (Commission communautaire flamande). La Flandre a mis également en place à partir de l'année scolaire 2016-2017 un projet pilote de formation sur le lieu de travail intitulé « Schoolbank op de werkplek », qui vise à organiser des orientations d'études en alternance tant dans l'enseignement à temps plein, que dans l'enseignement à temps partiel ou dans l'apprentissage. L'enseignement en alternance relève de l'application de l'article 3 de l'AR du 10 août 2005. La procédure de suivi de la norme de revenus pour l'enseignement à temps partiel/en alternance est d'application (aussi pour les formations en alternance dans l'enseignement à temps plein). Vu la date à laquelle FAMIFED a été informée des deux décrets, tous les formulaires scolaires n’ont pas pu être adaptés avant l’envoi massif déjà programmé pour le 15 septembre 2016 et, en attendant les formulaires P7, P9 (contrat d'apprentissage) et lettre d'information 18+ remaniés, la procédure décrite dans la lettre circulaire 996/117bis et l'addendum est en vigueur. La fiche d'information figurant sur le formulaire P20 (jeune demandeur d'emploi) a toutefois déjà été

81 IFAPME = Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes Entreprises SFPME = Service Formation PME. 82 CEFA = Centre d'éducation et de formation en alternance. 83 Décret flamand du 10 juin 2016 ratifiant l'arrêté du Gouvernement flamand du 22 avril 2016 (MB du 26 juillet 2016) relatif au projet temporaire « schoolbank op de werkplek » (banc d'école sur le lieu de travail) relatif à l'apprentissage en alternance dans l'enseignement secondaire 84 Décret flamand du 10 juin 2016 (MB du 17 août 2016) réglant certains aspects des formations en alternance. 85 Voir lettre circulaire 999/182 du 29 juin 2017.

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adaptée. Les instructions administratives pour le traitement des données relatives aux formations duales sont reprises dans la lettre circulaire 996/117bis du 19 septembre 2016 et l’avenant du 21 novembre 2016. 3.6.3. Prévention des indus

3.6.3.1. Traitement des messages RIP(APL) pour le suivi de la norme des revenus

Afin de traiter tous les jeunes qui sont soumis à la norme des revenus de la même manière sur le plan du suivi lors d’une occupation, à partir de l’année scolaire 2015-2016, les déclarations DIMONA/RIP(APL) sont intégrées dans l'examen du droit aux allocations familiales pour les jeunes qui ont suivi l’enseignement à temps partiel (apprentissage sur le lieu de travail), une formation duale ou en alternance ou pour les jeunes sous contrat d'apprentissage, conformément aux procédures communiquées dans la lettre circulaire 999/c.176 du 3 juillet 2015 et dans la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016 et la lettre circulaire 999/182 du 29 juin 2017.

3.6.3.2. L’étudiant à temps plein qui exerce une activité : suivi de la norme des 240 heures

La procédure selon laquelle le droit ne peut être établi définitivement qu'après réception du message DMFA comporte un risque de paiements indus. Pour éviter que les familles ne soient pas assez informées sur les conditions du droit aux allocations familiales en tant qu'étudiant, la lettre d'information 18+ sera dorénavant envoyée chaque année le 15 septembre à toutes les familles flamandes comprenant des étudiants de 18 ans et plus, plutôt qu'une fois à la fin du droit inconditionnel de l'enfant. Pour les étudiants de la Communauté française et germanophone, sur la feuille d'info du formulaire P7, on met davantage l'accent sur la responsabilité de la famille concernant la communication d'une occupation de plus de 240 heures par trimestre86. La décision d'office - Application de la règle des 5 jours (= 38 heures) A défaut de déclaration écrite concernant le revenu, la caisse d'allocations familiales dispose de la possibilité d'appliquer la règle des 5 jours. Cette modalité rend le contrôle sur place superflu. L'application de cette règle suppose l'inversion de la charge de la preuve. Un paiement indu peut être établi automatiquement à partir d'une occupation de 5 jours ou de 38 heures ou de journées assimilées au travail (par ex. le congé annuel, les jours fériés légaux, le salaire garanti en cas de maladie ou d'accident…). S'il y a moins de 5 jours de travail ou de 38 heures, la validité du paiement effectué à titre provisionnel peut être acceptée.

86 Procédure et formulaires de la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016.

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Preuves de la norme des 240 heures en cas de travail à temps partiel/études à temps partiel (code 312/313) Pour les occupations en Belgique, la norme des 240 heures est établie à l’aide des messages DMFA.87 A partir de l'année scolaire ou académique 2012-2013, la charge de la preuve est inversée. L’étudiant dont l’occupation a dépassé la norme des heures (> 240 heures) au cours d’un trimestre (premier, deuxième ou quatrième trimestres) et pour lequel les allocations familiales ont dû être portées en débit, n’aura plus droit aux paiements provisionnels pour les autres trimestres de l’année académique concernée (y compris la période de vacances suivante). Cela signifie que dans de tels cas, on attendra les messages DMFA avant de payer les trimestres suivants, sauf s’il est suffisamment démontré que l’occupation en cause qui était responsable du dépassement de la norme au cours du trimestre précédent a pris fin ou que le volume de travail a été réduit (< 240 heures). Les déclarations sur l’honneur peuvent être prises en considération. En toute hypothèse, une évaluation finale trimestre par trimestre reste néanmoins nécessaire. Le guide de l’utilisateur RIP et DMFA pour les étudiants sera adapté en ce sens d’un commun accord avec les caisses d'allocations familiales. Si réception d’une preuve d’études valable (P7 D062 ou déclaration), il est également possible pour l’étudiant qui travaille plus de 240 heures par trimestre (par exemple, les militaires de l’École royale militaire, les doctorants,...) de ne pas clôturer l’intégration en fonction de l’examen d’un possible droit (trimestre avec moins de 240 heures). Exemple : L'étudiant est inscrit pour 30 crédits. Le 20 janvier, la caisse reçoit le message DMFA du quatrième trimestre de l'année précédente d’où il ressort que la norme des heures a été dépassée. Les allocations familiales pour le quatrième trimestre sont récupérées, mais le paiement des allocations familiales est également suspendu jusqu’à la réception du message DMFA suivant. Le 20 mai, les allocations familiales suspendues du premier trimestre sont régularisées, à l’occasion de la réception du message DMFA du premier trimestre 2014, à moins que l’étudiant ait déclaré que le volume d’occupation pour le premier trimestre est passé sous la norme. Droit aux allocations familiales pendant les dernières vacances d’été Un jeune qui s’inscrit pour l’année académique suivante après les vacances d’été, même pour moins de 27 crédits, se trouve dans le champ d’application de l’article 11 de l’arrêté royal du 10 août 2005. On n’exige pas ici qu’il s’agisse d’une inscription pour au moins 27 crédits ou 17 heures de cours. En d’autres termes, il n’est pas nécessaire non plus que l'intéressé dispose d'une inscription qui donne droit aux allocations familiales, même dans le cas d'un étudiant préparant un doctorat pour qui les crédits ne sont pas pris en considération conformément à l'art. 9 de l'AR du 10 août 200588. 87 Les messages de flux DMFA ont été adaptés à partir du premier trimestre 2017 à la nouvelle législation sur le travail étudiant, selon laquelle les étudiants peuvent à partir de 2017 travailler comme étudiant au total 475 heures par an au lieu de 50 jours auparavant. L’ancienne conversion du nombre de jours en heures selon la fraction d’occupation 38/5 (lettre circulaire 997/74 du 30 avril 2009) n’est encore d’application que si l’ancien code StudentNbrdays est quand même encore utilisé dans le message DMFA. Voir adaptation du schéma de décision dont les instructions ont été communiquées dans le mail du 20 février 2017 envoyé à toutes les caisses d'allocations familiales. 88 Cf. notre courriel à toutes les caisses d'allocations familiales du 10 avril 2013. Néanmoins, la formation de doctorat donne droit aux allocations familiales au taux ordinaire (27 crédits).

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Dans ces circonstances, le troisième trimestre doit être qualifié de « mois de vacances ordinaire », et cet étudiant peut par conséquent travailler sans limite sans perdre son droit aux allocations familiales. Ceci s’applique même lorsque l’étudiant s’inscrit pendant l’année académique suivante après le 30 novembre (par exemple pour le deuxième semestre). L’étudiant peut travailler sans limite pendant les dernières vacances d’été (> 240 heures) en cas d’inscription avec le code 00 après les vacances d’été. On n’applique pas non plus l’article 48, LGAF, lors d’une désinscription suivie d’une inscription avec 00 et de confirmation ultérieure du nombre de crédits. Pour l'enseignement spécial89, on applique la norme des 240 heures Dans le flux D062, les cas d'enseignement à temps partiel sont indiqués par le code 312. Les cas qui sont communiqués avec le code 321 (enseignement spécial) ne sont par contre pas soumis à la norme des revenus mais à la norme des heures (cf. CO 1374 du 25 septembre 2008, page 5). Les caisses d'allocations familiales sont priées de tenir compte de ces catégories spéciales lors de la codification des cas. L'étudiant exerçant une activité indépendante: nouveaux codes de cotisations dans le RGTI à partir du 1er janvier 2017 Depuis le 1er janvier 2017, les étudiants qui exercent une activité indépendante et qui introduisent une demande en sens peuvent obtenir le nouveau statut d’étudiant-indépendant. A partir de cette même date, le régime de cotisations actuel dans lequel l’activité indépendante des étudiants est assimilée à une activité complémentaire (valeur H dans la catégorie de cotisation) est supprimé. Dorénavant, ces assurés sociaux ont un statut social spécifique. Suite à l’introduction de ce nouveau statut d’étudiant-indépendant, la catégorie de cotisation dans les flux A301 et L302 (D047 et P047 dans la terminologie du Cadastre) a été élargie avec 3 nouvelles valeurs à partir du 1er janvier 2017 :

- Catégorie 1, si l’étudiant-indépendant n’est pas redevable de cotisations sociales ou s’il ne verse qu’une cotisation provisoire sur un revenu forfaitaire au début de l’activité ;

- Catégorie 2, si l’étudiant-indépendant est redevable de cotisations réduites sur un revenu à

partir de la moitié du revenu minimum pour les indépendants à titre principal ;

- Catégorie 3, si l’étudiant-indépendant est redevable de cotisations en tant qu’indépendant à titre principal.

Pour ce qui est du droit aux allocations familiales, on applique le nouveau statut d’étudiant-indépendant à partir du 1er janvier 2017 (paiement le 8 février 2017) :

89 Il s'agit des études visées à l'article 1er de l'arrêté royal du 10 août 2005.

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a) En application de la norme des 240 heures

- Catégorie 1 : présomption que la norme des 240 heures n’est pas dépassée. Les paiements sont poursuivis.

- Catégories 2 et 3 : Les paiements sont suspendus et on demande d’envoyer une déclaration sur l’honneur quant au nombre d’heures prestées par trimestre. Si l’étudiant déclare ne pas travailler plus de 240 heures par trimestre, le droit aux allocations familiales est maintenu et les paiements sont régularisés. Cette déclaration doit ensuite être renouvelée chaque année.

b) En application de la norme des revenus Pour toutes les catégories (1, 2 et 3), on demande une déclaration sur l’honneur concernant les revenus bruts mensuels. Convention d'immersion professionnelle La loi-programme du 2 août 2002 a créé la possibilité pour les étudiants de conclure une convention d’immersion professionnelle. Il s’agit d’une convention par laquelle une personne acquiert certaines connaissances ou aptitudes chez un employeur dans le cadre de sa formation en effectuant des prestations de travail. L’étudiant qui accomplit une convention d’immersion professionnelle reçoit une indemnité d’apprentissage fixée par arrêté royal. Depuis le 1er juillet 2015, la convention d’immersion professionnelle n’est assujettie à l’ONSS que lorsque 6 critères sont remplis (cf. AR du 29 juin 2014 - MB du 8 août 2014). Par analogie avec le traitement du contrat FPI, lorsqu’on ne reçoit aucun message DMFA portant le code de prestations 1 ou 301, la convention d’immersion professionnelle n’est pas prise en compte pour l’évaluation de la norme de 240 heures pour les étudiants à temps plein et les thésards. Pour les formes d’enseignement où l’on applique la norme des revenus, les revenus de cette convention doivent être additionnés à tous les autres revenus pour vérifier si le plafond des revenus est dépassé. L’ancien point de vue concernant la norme des revenus est donc maintenu.

3.6.4. Suppression du contrôle au moyen des formulaires P2 et P5 pour les enfants atteints d'un handicap en Belgique Dans le passé, le droit à l’allocation spéciale des enfants atteints d’un handicap jusqu’à 21 ans, ou des personnes âgées avec un handicap (+ 25 ans), était contrôlé au moyen de formulaires. Etant donné que l’activité lucrative peut être contrôlée au moyen des flux (RIP/DMFA/flux d’indemnités/Cimire90) par l'intermédiaire de la Banque-carrefour, le formulaire P2 a été supprimé à partir de l’année 2008 pour les enfants atteints d'une affection par la circulaire de FAMIFED CO 1371 du 15 janvier 2008. Pour les personnes âgées avec un handicap, le formulaire P5 avait déjà été supprimé à partir de l’année 2007 (voir CO 1366 du 16 février 2007). La suppression du formulaire P2 implique l’utilisation de codes électroniques, pour lesquels des informations ont été données dans le cadre de l’actualisation du guide de l’utilisateur de la DMFA (voir circulaire de FAMIFED CO 1373 du 5 août 2008 et lettre circulaire 996/98 du 24 mai 2011).

90 Demander des données sur la carrière à l'ONP.

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3.6.5. Révision de l’incapacité – Fait nouveau ? La lettre circulaire II/C/996/c.92/wam du 6 mai 2009 a modifié les conditions de demande d’une révision médicale énumérées dans la circulaire de FAMIFED CO 1373 du 5 août 2008. L’inscription comme demandeur d'emploi et la perception d'allocations de chômage n’est plus définie comme un nouveau fait et n’entraîne désormais plus une demande de révision de l’incapacité médicale pas plus qu’une suspension des allocations familiales (allocations ordinaires et spéciales de l’article 47, LGAF). Le SPF doit être informé de l'occupation ; il décidera si une révision est nécessaire. En cas d'occupations successives, un message T1 n'est envoyé que la première fois. Le stage d'insertion91 ne concerne pas l'occupation dans le circuit normal du travail et celui-ci ne doit donc pas être considéré comme un « nouveau fait » au sens des lettres circulaires 996/92 du 6 mai 2009 et 996/98 du 24 mai 2011. Pour l'enfant atteint d'une affection qui commence un stage d'insertion, il ne faut donc pas le signaler au SPF. La suspension de l’allocation supplémentaire est seulement nécessaire lorsque l’occupation représente en soi un obstacle pour l’octroi de l’allocation supplémentaire comme défini à l’article 12 de l’arrêté royal du 3 mai 1991 portant exécution des articles 47, 56septies et 63, LGAF. Les allocations familiales ordinaires restent dues (cf. lettre circulaire 996/98 du 24 mai 2011). Il est par ailleurs rappelé qu’il ne faut envoyer aucun message T1 en cas d’occupation en tant qu’étudiant jobiste ou d’inscription comme demandeur d'emploi du jeune atteint d’une affection. L’application de l’article 48 des lois coordonnées a été précisée dans un courriel du 17 novembre 2011. Cette règle est valable pour les 475 heures d'occupation comme étudiant avec des cotisations sociales réduites. Ils ne font pas obstacle au paiement de l'allocation supplémentaire. 3.6.6. L’enfant atteint d'un handicap ou d'une affection atteint l’âge de 21 ans Les caisses d’allocations familiales sont priées d’examiner le statut de l’enfant atteint d'un handicap trois mois avant son vingt-et-unième anniversaire, en consultant Trivia (étudiant, contrat d'apprentissage, formation de chef d’entreprise, inscrit comme demandeur d'emploi, occupation…). Le formulaire qui est envoyé avec la lettre d’information doit y être adapté. Il convient seulement d’envoyer encore le formulaire P7 lorsque le statut de l’enfant atteint d'un handicap n’est pas connu. Conformément à la CM 610, le formulaire P2 ne doit être envoyé pour les enfants hors de Belgique qu’à partir de l’envoi en septembre de l’année au cours de laquelle l’enfant atteint l’âge de 18 ans et non plus à partir de l’âge de 16 ans. Les tableaux en annexe doivent également être adaptés en ce sens (annexe 1, rubrique 2.1 et annexe 2, p. 26).

91Le stage d’insertion a la valeur « TRI » dans la zone KindofWorker du message Dimona cf. Thème 7 - Le jeune en stage d'insertion professionnelle.

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3.6.7. L’enfant atteint d'une affection travaille ou bénéficie d’une prestation La circulaire ministérielle CM 610 du 23 mars 2010 modifie les conditions auxquelles doivent répondre les activités d’un jeune atteint d'un handicap ou la prestation sociale qui en découle, pour que ce jeune puisse conserver le supplément d’allocations. À partir du 1er janvier 2010, les enfants atteints d'une affection continuent d’avoir droit au supplément lorsque leur activité ou prestation sociale ne fait pas obstacle (deuxième filet de sécurité) à l’octroi des allocations familiales sur la base de l’article 62 des lois coordonnées, c.-à-d. en tant qu’étudiant (thésard), jeune ayant quitté l’école, apprenti lié par un engagement d'apprentissage ou un contrat d'apprentissage ou comme étudiant (à temps partiel) avec un contrat de stage de travail (formation en alternance). La lettre circulaire II/c.996/98 du 24 mai 2011 a fourni des précisions au sujet de la procédure à suivre. Etant donné que la prime octroyée par l'employeur dans le cadre d'un stage d'insertion n'est pas soumise aux cotisations de sécurité sociale, l'octroi ne constitue pas un obstacle au supplément visé à l'article 47, LGAF. Formulaire P5 – allocations familiales pour personnes âgées avec un handicap Les personnes âgées avec un handicap (art. 47 bis de la loi générale) peuvent seulement être occupés dans un atelier protégé ou bénéficier d’une prestation limitée (cf. article 63 de la loi générale). Attention ! Le bénéfice d’une pension de survie ne fait pas obstacle à l’octroi des allocations familiales pour les personnes âgées avec un handicap. Les caisses d'allocations familiales sont priées de ne plus utiliser les formulaires P5 à partir de 2007 et de recueillir les informations nécessaires du traitement des flux socioprofessionnels relatifs à l’occupation, à la maladie, au chômage, aux maladies professionnelles et aux accidents du travail. Les données concernant le revenu d'une pension (de survie) ne peuvent pas encore être communiquées électroniquement et sont demandées par lettre au Service fédéral des Pensions (SFP) ou à l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI), à partir de l'âge de 60 ans, sauf lorsqu'il s'agit de pensionnés à la suite d'une occupation dans un atelier protégé ou après avoir été malades ou chômeurs après une période d'occupation dans un atelier protégé (la dernière occupation). La pension ne peut pas être plus élevée que le revenu garanti aux personnes âgées, sauf lorsqu’elle découle d’une occupation pour personnes handicapées dans un atelier protégé. La preuve ne doit être fournie qu’une seule fois. Pour les personnes âgées handicapées domiciliées hors de Belgique, l’obligation du suivi à l’aide des formulaires P2 (après le droit inconditionnel) et P5 est maintenue.

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3.6.8. Le régime particulier pour le volontariat (loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses)

Les formulaires mentionnent une formule générale : « Pour les volontaires, on applique un régime

spécial. Vous pouvez obtenir de plus amples informations à ce sujet auprès de votre caisse

d'allocations familiales. »

La loi du 3 juillet 2005 prévoit la présomption d'une activité en tant que volontaire si les indemnités forfaitaires ne dépassent pas un montant mensuel ou annuel déterminé (conditions cumulatives). Ces montants sont indexés annuellement92. Rappelons que la circulaire de FAMIFED CO 1357 du 7 juin 2006 (p. 7) a communiqué les règles spécifiques pour le suivi des revenus issus du volontariat. Point de vue actuel Le SPF Sécurité sociale a attiré l’attention de FAMIFED sur le point suivant (lettre du 23 avril 2008). Lorsque l’intéressé est assujetti à la sécurité sociale, le message DMFA indique en principe si cette personne est considérée ou non comme volontaire. S’il existe un doute à ce sujet, parce que le volontaire déclare que son revenu est le remboursement de ses frais, la caisse d’allocations familiales s’adresse à l’Office national de la sécurité sociale ou aux services de l’Inspection sociale qui décideront si le volontaire en question remplit ou non les conditions. 3.6.9. Effet des révisions d'office concernant les enfants atteints d'un handicap (art. 47 et 63, LGAF) - Procédure pour les juridictions du travail - Application de l'article 48, alinéa 4 de la loi générale - nature de la décision judiciaire93

Au cas où la famille conteste la décision d'office devant les tribunaux et que le jugement/arrêt confirme la décision d'office, l'article 48 n'est pas d'application (cf. art. 23 de l'AR du 28 mars 2003). Si par contre le jugement/l'arrêt ne respecte pas la date de prise d'effet de la décision d'office, il y aura l'effet retard. Lors d'une révision sur demande ou d'une nouvelle demande, on applique l'article 48 dans tous les cas.

92 Pour 2013, le maximum journalier s'élève à 32,71 EUR et le maximum annuel à 1.308,38 EUR. 93 Cf. mail du département Contrôle à toutes les caisses d'allocations familiales du 10 avril 2013.

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Lorsque la famille demande la révision d'une décision existante, ceci peut avoir pour résultat l'octroi d'un montant supérieur ou inférieur (article 22 de l'AR du 28 mars 2003 portant exécution des articles 47, 56septies et 63, LGAF). Quand la nouvelle décision entraîne l'octroi avec effet rétroactif d'un montant supérieur, la différence entre le montant dû et le montant versé est payée en plus. Cependant, quand la nouvelle décision entraîne l'octroi d'un montant inférieur, d'après la CM 607, il n'est pas question de remboursement. Tous les paiements restant à effectuer le sont d'après la nouvelle décision sans tenir compte de l'article 48, quatrième alinéa, LGAF. Exemple : la famille demande une révision. Suite à cela, l'organisme d'allocations familiales reçoit une nouvelle décision le 9 janvier selon laquelle l'enfant n'est reconnu que pour 14 points à partir du 1er juillet de l'année précédente, ce qui entraîne un montant mensuel inférieur. Le paiement pour le mois de janvier est effectué le 8 février selon le nouveau taux. Octroi d’intérêts d’office comme suite d’une décision judiciaire après un refus administratif Lorsqu’une caisse d'allocations familiales est condamnée par le tribunal du travail à payer des arriérés de suppléments d’allocations familiales aux termes de l’article 47, LGAF, ces intérêts doivent toujours être payés d’office, même lorsque le juge ne se prononce pas à ce sujet. Afin de garantir le traitement identique de toutes les familles, les caisses d'allocations familiales sont priées d'appliquer ce point de vue dans tous les cas. Sur la base de l'article 20 de la Charte de l'assuré social, des intérêts sont dus dans cette situation à partir de la date d'exigibilité (date à laquelle le paiement doit être effectué) de la prestation qui est due selon le juge. La CO 1349 du 9 juillet 2004 donne de plus amples explications au sujet du calcul des intérêts. 3.6.10. Nouvelle procédure Handicare entre le SPF et les familles A partir du 1er juillet 2016, la collecte de données du SPF auprès des familles est adaptée. Ceci n'a pas de conséquences pour les procédures des caisses d'allocations familiales. Suite à un message T001, le SPF Sécurité sociale met à la disposition des familles un questionnaire en ligne qui est renvoyé via l'application « Myhandicap ». La famille ne doit plus envoyer de formulaire imprimé94. L'enfant sera convoqué à un examen médical et le médecin communiquera sa décision à la famille et à la caisse d'allocations familiales comme avant. Les caisses d'allocations familiales reçoivent donc toujours au moyen des messages T002, l’état d’avancement du dossier et la décision médicale prise par le SPF. La lettre d’information Module 20, qui est envoyée quand l’enfant atteint d'une affection atteint l’âge de 20 ans, pour informer le ménage de la fin du droit aux allocations familiales à l’âge de 21 ans en sa qualité d’enfant atteint d’une affection et pour expliquer en outre la procédure de demande d’intervention dans le régime des personnes handicapées du SPF Sécurité sociale, a été adaptée à la version modernisée de la procédure de demande via l’application MyHandicap.95

94 Courriel de FAMIFED du 16 septembre 2016 adressé aux caisses d'allocations familiales. 95 Cf. lettre circulaire 999/146 quater du 24 mai 2017.

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Thème 7 – Le jeune demandeur d’emploi au cours du stage d'insertion professionnelle Les données concernant le revenu du jeune demandeur d’emploi au cours du stage d'insertion professionnelle sont encore recueillies au moyen du formulaire P20. Pour les jeunes bénéficiant d’un droit inconditionnel, le P20 est envoyé consécutivement à la réception du message d’inscription comme demandeur d'emploi (D043), et non à la fin du droit inconditionnel. De cette manière, le ménage reçoit immédiatement l’information au sujet du droit en tant que demandeur d'emploi au moment où l’inscription est actuelle. Chaque inscription après des études valables96 donne droit à une période d’octroi de 360 jours où le droit aux allocations familiales existe dans les mois où le revenu brut d’une activité lucrative ou le montant d’une allocation sociale ne dépasse pas le plafond.97

Nouvelle procédure

Le 10 avril 2013, FAMIFED a informé les organismes d'allocations familiales de la nouvelle procédure pour l'inscription de jeunes demandeurs d'emploi au cours du stage d'insertion professionnelle. Désormais, tous les documents délivrés par les services régionaux de l'emploi mentionnant l'inscription et la date d'inscription sont acceptés afin d'examiner le droit comme demandeur d'emploi dans le sens de l'article 62, § 5, LGAF. En outre, les déclarations DIMONA/RIP sont intégrées dans l’examen du droit aux allocations familiales pour les jeunes demandeurs d’emploi en stage d'insertion professionnelle (prolongé). Ceci signifie que si la caisse d’allocations familiales reçoit des données RIP, un nouvel examen du droit aux allocations familiales est effectué. Pour le montant du revenu, le formulaire reste à l’heure actuelle la seule source d’information. Il n’est pas possible de valider systématiquement les données indiquées sur le formulaire P20 au moyen d’une consultation de TRIVIA. De nouveaux exemples d’application ont été fournis au moyen de la lettre circulaire 996/82bis du 5 août 2011. Lorsque le formulaire P20 n’est pas renvoyé, la règle des cinq jours98 est appliquée en cas de décision d’office pour les jeunes demandeurs d’emploi (cf. thème 9). FAMIFED a élaboré une lettre circulaire contenant des instructions actualisées, des exemples et une adaptation du formulaire P20 et des modules (lettre circulaire II/C/c.153/SN du 1er juillet 2009). Prévention des indus L’accent est mis tout particulièrement sur le fait que pour éviter les indus, tous les messages RIP en rapport avec une occupation sont traités sans délai (dans les 7 jours civils) et en priorité et déclenchent les réactions décrites dans la lettre circulaire précitée (suspension des paiements, envoi

96 Cf. art. 1er, §2, 5° de l'AR du 12 août 1985 : si la période entre la fin de la formation précédente et de la nouvelle s'élève à plus de 15 mois, la nouvelle formation doit durer au minimum 6 mois. 97 Par conséquent, plusieurs périodes d’octroi de 360 jours sont possibles pour un même enfant. 98 Equivaut à une occupation de 38 heures.

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du formulaire et du module 18 bis), même ceux qui portent la mention STU pour le troisième trimestre. Début de la période de consultation. Règle générale : Conformément à l'article 1er, §2, 1° de l'arrêté royal du 12 août 1985, la période de 360 jours civils (stage d'insertion professionnelle) débute le 1er août après la dernière année scolaire ou académique (CO 1389 du 16 mai 2012). Exceptions :

Début de la période d’octroi Priorité des moyens de preuve – Ordre de la force probante99

Le jour après la fin de toutes les activités imposées par le programme d'études, lorsque cette fin se situe après le 1er août ou le jour après la fin de l'apprentissage100 ou de la formation.

Source authentique (message de radiation D062) ou à défaut, la déclaration sur l’honneur sur le formulaire P7a (question 3) ou P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9.

Le jour après la remise d'un mémoire de fin d'études supérieures ou le jour après l'interruption de la préparation de celui-ci.

Source authentique (message de radiation D062) ; à défaut, la déclaration sur l’honneur sur le formulaire P7a (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9.

Le jour après la fin de la période de stage exigée pour être nommé à une charge publique, ou le jour après l'interruption de ce stage.

Source authentique (déclaration du maître de stage).

Le jour après la date à laquelle il a été mis fin prématurément à de nouvelles études, un apprentissage ou une formation, à condition : a) qu'il ne se soit pas écoulé un délai de plus de quinze mois entre la fin d'études, d'un apprentissage ou d'une formation et la reprise d'études, d'un apprentissage ou d'une formation ; b) que les nouvelles études, le nouvel apprentissage ou la nouvelle formation aient duré au moins six mois si le délai mentionné sous a) est dépassé.

Source authentique (message de radiation D062) ou à défaut, la déclaration sur l’honneur sur le formulaire P7A (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9.

Exemples :

- Un étudiant s'inscrit à l'université pour 60 crédits. Jusqu'à preuve du contraire, le D062 fait s’ouvrir un droit aux allocations familiales pour toute l’année académique. Le 10 mars, la

99 Bien que chaque donnée soit acceptée en soi comme preuve, la hiérarchie suivante est proposée pour la force probante lorsque plusieurs sources de données se contredisent. 100 Contrats conclus avant le 1er septembre 2015 (Communauté française) et avant le 1er septembre 2016 (Communauté flamande).

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caisse d'allocations familiales reçoit un flux D043 indiquant une inscription comme demandeur d'emploi le 7 mars 2012 (présomption de cessation des études). Elle ne reçoit aucun D062 mentionnant la désinscription. L’étudiant déclare sur le formulaire P20 qu’il a cessé ses études le 2 mars. Compte tenu de la déclaration, la période d'octroi débute le 3 mars, selon le schéma ci-dessus, en raison du manque d’informations en provenance de la source authentique.

- Dans un cas comparable, la caisse reçoit un flux D043 et une désinscription D062 avec date de prise de cours le 20 mars. La période d'octroi débute le 21 mars 2012, étant donné que c'est l'information de la source authentique D062 concernant la cessation des études qui prime.

- Dans un cas analogue, la caisse d'allocations familiales ne reçoit qu'une inscription comme

demandeur d'emploi (flux D043) sans désinscription comme étudiant (flux D062), mais l'étudiant majeur déclare sur le formulaire P7 du 18 septembre qu'il a poursuivi ses études jusqu'au 30 juin. La période d'octroi débute le 1er août, selon le schéma ci-dessus en raison du manque d’informations en provenance de la source authentique.

Droit pendant les vacances d'été après l’apprentissage / contrat d’alternance Pour les contrats conclus avant le 1er septembre 2015 (Communauté française) et avant le 1er septembre 2016 (Communauté flamande), la période d'octroi commence à courir le jour suivant la fin du contrat ou le jour après l’interruption, que les conditions relatives à la continuité du droit en vertu de l’art. 62, § 2, LGAF soient remplies ou non 3 mois après l’interruption. Le cas échéant, il existe la double qualité de l’enfant bénéficiaire. Pour les nouveaux contrats (contrat de formation en alternance/'overeenkomst alternerende opleiding') qui relèvent de l’article 3 de l’AR du 10 août 2005, les vacances d'été sont d’application comme prévu dans cet arrêté (double statut pour août). Exemption de l’inscription comme demandeur d’emploi Lorsque le jeune ne s’inscrit pas comme demandeur d’emploi parce qu’il dispose d’une attestation de l’ONEM « Dispense d’inscription comme demandeur d'emploi sur la base de l’art. 38, al. 1er, CM, et de l’art. 98 bis, 1er, de l’AR », les jours qui comptent comme stage d'insertion professionnelle pour l’ONEM peuvent également être pris en considération pour établir le droit aux allocations familiales afin de conserver au maximum la cohésion entre le régime du chômage et la législation des allocations familiales. Malgré l’absence d’inscription comme demandeur d'emploi, les allocations familiales peuvent être accordées pour la période mentionnée sur l’attestation, pour autant que toutes les autres conditions d’octroi soient remplies. Prolongation du stage d'insertion professionnelle Après la période d'octroi de 360 jours calendrier, le jeune continue à bénéficier des allocations familiales aux conditions ordinaires en termes de revenu tant que ses efforts pour trouver du travail n'ont pas été évalués deux fois de manière positive par l'ONEM. Suite à la sixième réforme de

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l’État, l’activation des demandeurs d’emploi est organisée, depuis le 1er janvier 2016, par les Services régionaux de l'emploi. Seule la Région bruxelloise est encore concernée par l’ONEM. Cela implique que quatre procédures différentes sont en vigueur concernant le suivi du comportement de recherche d’emploi. La CO 1410 du 10 juin 2016 comporte une nouvelle procédure générique et les modules de lettre et formulaires adaptés y afférents pour pouvoir, malgré la diversité des systèmes de suivi existants dans les Services régionaux de l'emploi, établir le droit aux allocations familiales durant la prolongation du SIP suivant une seule procédure générale. Vu que les caisses d'allocations familiales n'ont pas encore accès aux données qualifiées de la source authentique (Services régionaux de l'emploi) et de l'ONEM concernant les résultats des évaluations, il reste nécessaire de demander les renseignements au ménage à l’aide des formulaires. Pour les enfants dont le SIP est prolongé, il faut indiquer sur le Brevet d'attributaire (mod. Y) " SIP prolongé jusqu'au XX/XX/XXXX ", c'est-à-dire la date de fin de la période de 6 mois suivant l'évaluation négative, durant laquelle les allocations familiales peuvent être payées à titre provisionnel en attendant de recevoir le résultat de l’évaluation suivante. La formation professionnelle individuelle et le stage d'insertion

L’allocation d’insertion/de formation/de stage doit être prise en compte dans le calcul du plafond des revenus (cf. lettre circulaire 997/28nonies). Pour la formation professionnelle individuelle (FPI) et le stage de transition, la prime de productivité est également considérée comme revenu. Le formulaire P20 a été adapté (cf. lettre circulaire 999/c.169 du 5 juillet 2013). Nouvelle valeur TRI - Stage d'insertion Dans le cadre du plan de relance, le gouvernement fédéral a pris un certain nombre de mesures visant à promouvoir l'emploi dans le secteur Horeca. Ces mesures ont une influence sur le message Dimona (D051), dont le contenu a été modifié. Comme mentionné dans la CO 1386 qui vous a été transmise par e-mail ayant pour objet « CO 1386 - 2014 Evaluation annuelle des besoins d'information sur supports électroniques et papier » le 24/02/2014, il existe une nouvelle valeur TRI dans la zone KindofWorker du message Dimona. Cette valeur doit être ajoutée dans les messages qui sont transférés à partir du 01/04/2014. A partir de cette date, ce code doit donc pouvoir être traité par les organismes d'allocations familiales.

a) Globalement Dans le cadre du plan de relance, un contingent de 10.000 places pour l'apprentissage sur le lieu de travail a été créé le 1er janvier 2013 pour jeunes demandeurs d'emploi peu qualifiés. Moyennant un stage de transition d'au maximum six mois, le jeune demandeur d'emploi peu qualifié peut faire connaissance avec le marché de l'emploi pendant son stage d'insertion professionnelle (l'ancien stage d'attente). Pendant ce stage de transition, les jeunes demandeurs d'emploi reçoivent une

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indemnité qui peut être considérée comme une composante du salaire. Les stagiaires bénéficieront d'une allocation de stage de 26,82 EUR par jour de la part de l'ONEM et d'une indemnité mensuelle de 200 EUR au maximum de la part de l'employeur. Les employeurs communiquent l'entrée en service de ces stagiaires par des attestations Dimona (attestations D051 dans la terminologie du Cadastre). On fait référence à ces stagiaires par la nouvelle valeur TRI dans la zone KindofWorker. Cette valeur est disponible par un flux de consultation et de distribution. A partir 01/04/2014, les messages de mutation D051 mentionnent tous les stages de transition, et tous les stages de transition entamés depuis le 1er janvier 2013 peuvent être consultés moyennant le flux de consultation P051. Pour ces stagiaires, une attestation D042 est également envoyée à propos des allocations de stage que l'ONEM leur paie. La zone NrOfControlledDays dans ces attestations mentionne combien de jours ces stagiaires ont été rémunérés. Ces données sont également disponibles par le flux de consultation P042.

b) Application pratique Etablissement du droit à partir de la date de réception des messages Dimona avec mention TRI A partir du 1er avril 2014, la réception d'un message Dimona avec mention de la valeur TRI dans la zone KindofWorker déclenche la procédure habituelle décrite dans la lettre circulaire 999/c. 153 du 1er juillet 2009. Dans ce cas, les paiements sont suspendus immédiatement et un formulaire P20 accompagné d'un module de motivation 18bis est envoyé à l'assuré social concerné. La suspension des paiements est levée si l'assuré social concerné peut prouver moyennant des attestations de l'employeur qu'il n'a pas dépassé le montant maximum autorisé. La documentation technique des messages D051 et P051 sera complétée par cette valeur et vous sera transmise plus tard. FAMIFED demande aux organismes d'allocations familiales de faire le nécessaire à ce sujet. Pour de plus amples informations ou des questions concernant cette modification, vous pouvez toujours prendre contact avec le service Monitoring via [email protected]. Engagement volontaire militaire La loi du 10 janvier 2010 instituant l’engagement volontaire militaire a modifié l’article 62 des lois coordonnées. En conséquence, les informations figurant sur le formulaire P20 ont été adaptées, en ce sens que la solde du militaire volontaire pendant les six premiers mois ne constitue pas un obstacle pour l’octroi des allocations familiales durant le stage d'insertion professionnelle (voir circulaire de FAMIFED CO 1385 du 18 novembre 2010).

mailto:[email protected]

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Arrêt de la procédure de suivi en cas d’empêchement qui dépasse la période d’attente La lettre circulaire 999/153 du 1er juillet 2009 prévoit la possibilité, après réception du formulaire P20, de cesser prématurément le suivi ultérieur du droit en tant que jeune demandeur d’emploi quand les 4 conditions suivantes sont remplies.

1) Sur le formulaire, il est indiqué que l’empêchement va dépasser la période d’attente (emploi définitif trouvé).

2) Les revenus déclarés dépassent le plafond pour les allocations familiales. 3) La raison de la cessation du paiement et la fermeture du dossier sont motivés correctement. 4) Des informations sont fournies au sujet de la manière dont le droit peut être obtenu à

nouveau, lorsque l’obstacle cessera d’exister. FAMIFED a reçu des plaintes concernant l’envoi inutile de formulaires de clôture P20 et de rappels à la fin de la période d'octroi après que les intéressés ont déjà signalé un empêchement qui allait dépasser la période d’attente. Pour éviter un envoi superflu de formulaires, il est recommandé, chaque fois qu'on répond « Oui, définitif » à la question 4 du formulaire P20, de supprimer le suivi du jeune demandeur d’emploi suivant la procédure susmentionnée, après quoi la période d’intégration du jeune dans le Cadastre peut être clôturée. Thème 8 – Les enfants placés

3.8.1. Les enfants placés dans la Communauté flamande Les instructions ont été modifiées depuis 2014 conformément aux décrets Integrale Jeugdhulp et Integrale Pleegzorg. Les modifications apportées à la procédure ont été communiquées à tous les organismes d'allocations familiales par courriel pour les enfants qui sont placés dans une institution et/ou dans une famille d’accueil (cf. courriel du 24 décembre 2013 adressé à tous les organismes d'allocations familiales). Dans les courriels adressés aux caisses d'allocations familiales les 28 février 2014, 10 novembre 2015 et novembre 2016, les principes ont été à nouveau expliqués et les points de contact pour les différents types de placement communiqués. La lettre circulaire 999/184 du 16 juin 2017 fournissait des instructions complémentaires concernant la mise en production d’une nouvelle application pour l’envoi des messages de placement par l’Agentschap Jongerenwelzijn (JWZ). 3.8.1.1. Quelle instance envoie le message ? A) Messages concernant le début et la fin des placements et autres modifications (message sur

les 2/3)

Les placements qui sont à la charge de Jongerenwelzijn sont communiqués par JWZ (service allocations familiales) aux caisses d'allocations familiales au moyen du message de placement D227. Jongerenwelzijn envoie, pour les nouveaux dossiers, le formulaire D227

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au service Monitoring qui recherche ensuite la caisse compétente dans le Cadastre et lui transfère le formulaire. Le message de placement D227 contient dorénavant une date de fin dans le futur. Si le message de placement ne devait pas mentionner de date de fin, l’article 70 de la LGAF s’applique tant qu’une date de fin de placement n’a pas été communiquée.

Les placements en famille d'accueil sont signalés aux caisses d'allocations familiales par

les services de placement provinciaux et non par le Jongerenwelzijn. Après la mesure de transition (cf. courriel du 28 février 2014 adressé à toutes les caisses d'allocations familiales), ceci s'applique aux placements à partir du 1er avril 2014. Le service de placement familial communique toujours l’information à la caisse d’allocations familiales, afin de payer les 3/3 des allocations familiales à la famille d'accueil et l’allocation spéciale (70ter LGAF) au dernier allocataire avant le placement. Un message D227 avec la date de fin du placement est envoyé suite à une modification de la forme d'aide, de l'instance effectuant le placement ou parce que le jeune a définitivement quitté l'institution ou que la mesure de placement dans la famille d'accueil a pris fin. Un jeune qui continue à séjourner dans cette famille d’accueil n'est donc plus placé, mais sur base volontaire dans cette famille.

Concernant la communication des prolongations des placements, en vue d’éviter les interruptions de paiement, FAMIFED a pris les dispositions suivantes avec Pleegzorg Vlaanderen, qui les communiquera aux services de placement : - la mention de la date de fin du placement, lors de la communication du début du

placement, comprend la communication des prolongations ultérieures ; - si aucune date de fin du placement n'est mentionnée lors de la communication du début

du placement, cela signifie que le paiement des allocations familiales est poursuivi jusqu'à la communication de la date de fin du placement ; les prolongations intermédiaires ne sont pas communiquées.

Selon le décret du 29 juin 2012 portant organisation du placement familial, la mesure de placement peut être prolongée jusqu’à l’âge de 21 ans au maximum (auparavant, 20 ans seulement). Si le placement se prolonge jusqu’à l’âge de 21 ans, le paiement de l’allocation forfaitaire 70 ter peut également être prolongé aux conditions posées jusqu’à la fin du placement.

Les placements par la Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) ou par Kind & Gezin sont communiqués à la caisse d’allocations familiales au moyen d’un avis de placement par l’institution. Les courriers ou courriels sans mention du D227, qui communiquent le début ou la fin d’un placement ou toute autre modification, sont acceptés parce qu’ils proviennent de la source authentique.

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B) Messages concernant la partie réservée des allocations familiales (1/3) Ils sont envoyés par l’instance qui est en charge du jeune. Exception L’autorité de placement prend une décision qui exige l’ouverture d’un compte d’épargne au nom de l’enfant. Dans ce cas, le Fonds Jongerenwelzijn ouvre le compte d'épargne et signale à la caisse d’allocations familiales la destination du tiers. Si un compte d’épargne doit être ouvert pour le jeune placé dans d’autres secteurs (VAPH, Kind & Gezin), JWZ prendra une décision sur la destination du tiers mais il n’y aura pas de message de début ou de fin de placement. Les institutions dans lesquelles sont placés les enfants par l’intermédiaire de la VAPH ou de Kind & Gezin (CKG = Centra voor Kinderzorg en Gezinsondersteuning) envoient elles-mêmes le message de placement aux caisses d'allocations familiales. Jongerenwelzijn ne mentionne que la décision concernant la destination du tiers, s'il est décidé de le verser sur un compte d'épargne au nom de l'enfant mineur (et éventuellement l'enfant majeur). Les caisses d'allocations familiales ne peuvent donc pas s'adresser à Jongerenwelzijn pour obtenir l’avis de placement mais doivent se tourner vers les institutions de la VAPH et les CKG. Décision sur le tiers en cas de placement à la charge des services de protection de la jeunesse

Pour les cas visés à l'article 70, alinéa 3, LGAF (le placement à charge des services chargés de la protection de la jeunesse), il faut attendre la décision du tribunal de la jeunesse, sauf si une décision a déjà été prise précédemment suite à un placement antérieur. L'Agence Jongerenwelzijn (JWZ) confirme à FAMIFED que le point II,1.2. de la CM 509 reste en vigueur, ce qui signifie que si une décision judiciaire a déjà été prise au préalable par le tribunal de la jeunesse au sujet de l'utilisation du solde des allocations, le paiement à l'allocataire désigné doit être poursuivi. Un contrôle est en outre effectué formellement à l'aide du formulaire P3-a afin d'examiner la conformité de la décision de justice en demandant à l'institution quelle personne continue à s'occuper de l'enfant. Si la conformité n'est pas attestée, on prend contact avec JWZ. Cette correction est aussi d'application pour les paiements éventuellement bloqués actuellement. FAMIFED demande aux caisses d'allocations familiales d'effectuer les rectifications nécessaires en tenant compte de cette correction. En cas de placement à charge d’une autorité publique (VAPH, CKG) par le tribunal de la jeunesse, le tiers peut être payé à l’allocataire d’avant le placement si celui-ci s’occupe encore de l’enfant selon le P3, et dans ce cas, il ne faut pas attendre de savoir si une décision du tribunal de la jeunesse suivra encore au sujet du tiers. Le tribunal de la jeunesse ne doit pas être interrogé à ce sujet. Lorsqu’il ressort du formulaire P3 que l’allocataire d’avant le placement ne s’occupe plus de l’enfant, on prend tout d’abord contact avec l’institution pour connaître la destination du tiers. Si ce contact se révèle infructueux, la possibilité suivante est de s’adresser au tribunal de la jeunesse.

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C) Avis de placement en cas de combinaison de placements (intersectoriels)

Sans famille d’accueil

Dans les situations présentant une combinaison de modules de séjour de Jongerenwelzijn, de la VAPH et/ou de Kind & Gezin, les 2/3 des allocations familiales sont versés à l’instance où la majeure partie du séjour se situe. Ce n'est que si la majeure partie du séjour se trouve chez Jongerenwelzijn que celui-ci communique le placement à la caisse d’allocations familiales. Dans les autres cas, la communication est faite par la structure/l’institution de la VAPH ou d’un CKG.

Avec famille d’accueil Sur la base de la dérogation générale de l'article 51, §4, LGAF, le droit prioritaire est maintenu dans la famille d’accueil en cas de double placement (CM 521 du 12 mars 1993). Dans une combinaison avec une famille d’accueil, les parents d’accueil sont considérés comme étant la famille naturelle et les règles identiques concernant les allocations familiales sont de rigueur, tout comme pour un placement ordinaire. La porte d'accès intersectorielle ou le Juge de la jeunesse peuvent décider que le tiers ira à la famille d’accueil. La communication sur le tiers est assurée par le service de placement familial, qui transmet le nom de la famille d'accueil à la caisse d’allocations familiales. Si le service de placement familial ne le mentionne pas, la caisse d’allocations familiales paie le tiers à l’allocataire d'avant le placement initial, généralement la mère d'accueil101. Lorsque le service de placement familial communique au sujet du tiers, les allocations familiales forfaitaires sont payées à l'allocataire d'avant le placement (sauf indications contraires). 3.8.1.2. Types de placement au sein du champ d’application de l’article 70, LGAF Centre fermé De Grubbe à Everberg Ce centre doit être considéré comme une institution où un mineur peut être placé de manière résidentielle (application de l'article 70, LGAF). Ceci signifie donc la répartition des allocations familiales : 2/3 à l'institution, 1/3 comme décidé par l'organisme placeur. Jongerenwelzijn signalera en temps opportun les placements qui ne sont plus à charge du gouvernement fédéral et deux tiers des allocations familiales devront être payés à Jongerenwelzijn. Internats ouverts en permanence Jongerenwelzijn a fait savoir que depuis le 1er septembre 2016, tous les internats ouverts en permanence relèvent de l’aide à la jeunesse non directement accessible. Jongerenwelzijn a confirmé que les caisses d'allocations familiales recevront la notification par le biais du D227 depuis sa

101 Cf. la CM 521 du 12 mars 1993.

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cellule centrale allocations familiales102. Par conséquent, les procédures existantes s’appliquent pour la répartition des allocations familiales (1/3 - 2/3). FAMIFED a reçu de nombreuses plaintes concernant des paiements par chèques circulaires des deux tiers aux internats. FAMIFED rappelle que, conformément à l’article 70, alinéa 2, LGAF, les allocations familiales dues en faveur d'un enfant placé par l'intermédiaire ou à charge d'une autorité publique dans une institution, en application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse, sont payées à concurrence de deux tiers à l'institution. Il est demandé faire le nécessaire pour appliquer correctement cette méthode de paiement. 3.8.1.3. Formes d’accompagnement hors du champ d’application de l’article 70, LGAF103 L’action sociale préventive

Dans le cadre du service volontaire, les communautés ont prévu des mesures d’aide spécifiques à la famille afin d’éviter le placement d’un jeune. L'Action spécifique104 a remplacé l'action sociale préventive (anciennement ASP). L'Action spécifique est devenue une forme de VIST (Versnelde IndicatieStelling) qui peut être abordée dans les situations urgentes. Il ne s'agit pas de placements réguliers au sens de l'article 70 de la loi générale. Par conséquent, la clé de répartition particulière (2/3 pour l’institution ou l’autorité, 1/3 pour une personne physique ou sur un livret d’épargne) n’est pas applicable. FAMIFED adaptera le formulaire P3-a (adaptation à la lettre circulaire 999/c.158/sn du 20 décembre 2010). Centra voor Integrale Gezinszorg (CIG) Les CIG offrent un soutien aux familles rencontrant des problèmes d’éducation graves afin d’éviter la désintégration des familles105. L’accompagnement s’adresse à la famille dans son ensemble. Il est important de signaler à ce sujet qu’un séjour dans un CIG est un placement dans une famille et non PAS un éloignement du domicile d’un mineur. Le ménage prend une grande partie des frais à charge, ce qui justifie qu’il reçoive les allocations familiales. Par conséquent, l’un des parents continue de percevoir l’intégralité des allocations familiales. Accueil de crise Le séjour temporaire de l’enfant en famille d’accueil n’a pas d’influence sur le paiement des allocations familiales. Seule une notification du service de placement familial indique qu’il s’agit d’un placement familial et que les allocations familiales sont dues à la famille d'accueil. L'application de l'article 70ter doit toujours être signalée à l'organisme placeur (la porte d'accès intersectorielle), pas au Jongerenwelzijn. 102 Courriel de FAMIFED aux caisses d'allocations familiales du 20 octobre 2016. 103 Toutefois, lorsqu’on reçoit un message D227, il faut prendre en compte qu’il s’agit d’un placement en application de l’art. 70, LGAF. Le message D227 ne doit pas susciter de doute. 104 Cf. article 28, 4° du décret du 12 juillet 2013 relatif à l'aide intégrale à la jeunesse et article 43, §3 de l'arrêté du gouvernement flamand du 21 février 2013 relatif à l'aide intégrale à la jeunesse. 105 Arrêtés du gouvernement flamand du 11 janvier 2013 et du 14 février 2014.

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3.8.1.4. Suppression de la notification D228P et du formulaire P3 Pour les placements en famille d'accueil en Communauté flamande, le formulaire D228P (aperçu trimestriel des montants payés) ne doit plus être envoyé à la famille d'accueil depuis le 1er janvier 2014, ni au service de placement familial (cf. courriel du 24 décembre 2013 à tous les organismes d'allocations familiales). La lettre circulaire II/C/999/c.152/SN du 29 juin 2009 est abrogée à partir de cette date. Il suffit de fournir le motif à la famille d’accueil, conformément à la Charte de l’assuré social, au début et à la fin du placement et lors de toute décision administrative qui implique une modification du montant. Suite au décret du 29 juin 2012 portant organisation du placement familial, le formulaire Mod. P3-b a été supprimé. Selon l’Agence Jongerenwelzijn, il apparaît que les caisses d'allocations familiales fournissent encore les formulaires D228P. A la demande de Jongerenwelzijn, FAMIFED insiste auprès des caisses d'allocations familiales pour qu'elles ne transmettent plus les décomptes des montants payés. 3.8.1.5 Routage des messages de placement D227 de Jongerenwelzijn Jongerenwelzijn envoie les avis D227 à la dernière institution qu’il connaît et ne vérifie pas si elle est encore compétente, ce qui a déjà entraîné des discussions et des paiements de bonne foi. Afin d’éviter cela, la caisse d'allocations familiales qui reprend le dossier contacte Jongerenwelzijn lorsqu’elle reçoit le brevet afin de signaler la reprise de la compétence106. En cas de nouveau placement ou lorsque Jongerenwelzijn ne connaît pas la caisse compétente, le message de placement est transmis au service Monitoring de FAMIFED. À partir de ce moment, le paiement de bonne foi ne peut plus être invoqué vu que JWZ a informé le secteur des allocations familiales. Dans de tels cas, c'est la date à laquelle JWZ a envoyé le message à FAMIFED qui s'applique et non la date à laquelle la caisse accuse réception du message. La date sur le D227 ne peut être contestée par la caisse afin d'invoquer le paiement de bonne foi. D227 du service provincial de familles d’accueil et les notifications article 70ter FAMIFED attire l’attention des caisses d'allocations familiales sur la consigne de communiquer le paiement de l’allocation forfaitaire à l’organisme placeur107 à savoir l’instance de renvoi sur le D227 ou la porte d’accès intersectorielle de la province concernée (et non au Jongerenwelzijn). Actuellement, on examine la possibilité que les caisses d’allocations familiales envoient aussi une notification à l’organisme placeur lorsque l’allocation forfaitaire 70ter ne peut être octroyée, pour

106 CO 1415 du 8 septembre 2017 : Gel de la compétence à partir du 1er janvier. 107 Cf. procédure CO 1344 du 10 juillet 2003.

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que l’organisme placeur sache clairement si l’allocation forfaitaire est payée ou non. Le module de lettre relatif au paiement ou non de l’allocation forfaitaire 70ter sera adapté en ce sens. 3.8.1.6. Régularisation avec le service Jongerenwelzijn de la Communauté flamande Concernant les allocations familiales payées indûment en faveur des enfants placés qui ont été payées « en lieu et place » d’un autre organisme d'allocations familiales, il a été décidé que celles-ci soient prioritairement réglées directement entre les organismes d'allocations familiales, sans faire appel à une récupération auprès de la Communauté flamande. Cela concerne des régularisations entre organismes (anciens débiteurs C) qui, actuellement, ne sont généralement plus effectuées. Cette méthode de travail ne peut pas être étendue aux débiteurs B. Les débiteurs B (paiements indus des 2/3) sont demandés, comme toujours, à la Communauté flamande. 3.8.1.7. Aperçu schématique : Placements en Communauté flamande Placement Article Paiement 1/3 Suspension des

paiements en attendant la décision du tribunal de la jeunesse (TJ)

Suspension des paiements en attendant la décision de la porte d’accès intersectorielle

Les allocations familiales dues en faveur d’un enfant placé dans une institution par l’intermédiaire ou à charge d’une autorité publique

Art. 70, al. 1er

Le solde à la personne physique visée à l’article 69 Cf. D227 (bis) / notification placement / P3

Non, paiement à la personne qui continue de s’occuper de l’enfant jusqu’à ce que le TJ ait pris une décision et qu’elle soit communiquée par JWZ. D227P et D227Pbis

Non D227P avec indication

« allocataire avant le

placement est

bénéficiaire du 1/3 »

est suffisant pour le paiement

Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? Demander décision via JWZ.


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Enfant placé en application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse, dans une institution à charge de Jongerenwelzijn (JWZ)

Article 70, al. 3.

L’affectation du solde en faveur de l’enfant fait l’objet d’une décision d’office, selon le cas : 1° du tribunal de la jeunesse qui a ordonné le placement dans une institution 2° de l’autorité désignée par une Communauté Cf. D227 /P3

Oui, sauf lorsqu’une décision a déjà été prise par le TJ avant le placement

Non



Enfant placé en application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse, dans une institution à charge de la VAPH, de Kind en Gezin, des CGK

Le solde à la personne physique visée à l’article 69 Cf. D227 / notification placement / P3

Non. Lorsque le TJ a pris une décision, JWZ communique la décision concernant le compte d’épargne du mineur.

Non. Lorsque la porte d’accès intersectiorielle a pris une décision (ouverture avec compte d’épargne), JWZ la communique.

Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? Demander décision via l’institution.

Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? Demander décision via l’institution.

3.8.2. Les enfants placés dans les Communautés française et germanophone

Signalons que pour le placement chez un particulier et le paiement à un particulier, une attestation/déclaration/disposition du juge ou le formulaire P3 font office de début de preuve et suffisent pour entamer le paiement provisionnel. La réception du formulaire D227 doit faire l’objet d’un suivi.

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Pour ce qui est de la preuve du paiement de l'allocation forfaitaire visée à l’article 70 ter, on se référera à la circulaire de FAMIFED CO 1344 du 10 juillet 2003 et à la lettre circulaire II/A/996/45 du 24 décembre 2003, qui restent inchangées. Pour les enfants placés dans une institution, le formulaire D227 a comme finalité particulière de signaler les enfants pour lesquels on applique une modalité de paiement particulière108 (collective) à l’égard de l’autorité responsable du placement. Le formulaire reste dès lors indispensable. Cette modalité de paiement a été communiquée au moyen de la lettre circulaire II/C/996/c.94/Wam du 18 novembre 2011. L’arrêté du gouvernement de la Communauté française du 9 décembre 2015 relatif aux subventions et interventions pour frais individuels liés à la prise en charge de jeunes n’a pas de retombées sur les caisses d'allocations familiales. Si certaines institutions d’accueil familial ont besoin d’un décompte des paiements pour leur gestion, du fait que les montants calculés en répartition proportionnelle sont exigés, FAMIFED demande alors de fournir une copie du décompte (D228P) qui a été envoyé au service de l'aide à la jeunesse (courriel du 16 mars 2016 aux caisses d'allocations familiales). 3.8.3. Directives générales supplémentaires Maintien de l'allocataire précédent si le placement est interrompu En cas de nouveau placement après une interruption du placement précédent, l'allocataire du solde doit à nouveau être désigné conformément à l'article 69, LGAF. L'allocataire d'avant l'interruption du placement ne peut être maintenu que lorsqu'il continue d'être indiqué sur le formulaire P3-b comme la personne qui s'occupe de l'enfant. Ceci s'applique aussi bien à la désignation de la personne physique conformément à l'article 69, LGAF, qu'à la désignation de l'allocataire par une autorité judiciaire (situations visées dans la CM 509 II,1,1.1). Si le placement avec application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse à charge de l'autorité publique est interrompu et est poursuivi après cela dans la même ou dans une autre institution à charge de l'autorité publique avec application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse, la décision du tribunal de la jeunesse suite au premier placement peut être maintenue (situations visées au point II, 1.2 de la CM 509). Notification d’un paiement au dernier allocataire avant un placement dans une famille d’accueil (article 70ter de la loi générale) La procédure de notification est réglée par la circulaire CO 1344 du 10 juillet 2003. En annexe à la circulaire figure un modèle de lettre destinée à informer les communautés compétentes pour le placement en famille d’accueil du début du paiement du montant prévu par l’article 70ter, LGAF. Paiement d'intérêts en cas d'une décision judiciaire d'octroi après un refus administratif (avis du Service juridique (II/13/60226/contr./Art.70KBW/SVB du 14 mai 2013) 108 Voir lettre circulaire de FAMIFED, II/C/996/c.94/wam du 18 novembre 2009.

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Lorsque le juge attribue les allocations familiales au titre de l'article 70, LGAF, la question se pose si les intérêts dus en vertu de l'article 20 de la Charte doivent être payés aussi bien à l'institution (bénéficiaire des deux tiers) qu'à l'allocataire du tiers. En outre, il faut fixer le montant sur lequel les intérêts doivent être calculés. Etant donné que la Charte (article 2, alinéa 1er, 7°) ne concerne que les assurés sociaux qui sont des personnes physiques, ainsi que leurs représentants légaux et leurs mandataires, les organismes d'allocations familiales ne doivent pas payer d'intérêts à l'institution où l'enfant est placé, ce bénéficiaire n'étant pas une personne physique. Les institutions où sont placés les enfants ne sont pas des bénéficiaires dans le sens de la Charte. Les intérêts dus sont calculés sur le solde au titre de l'article 70, LGAF (1/3) et non sur le montant total. Octroi des allocations familiales forfaitaires 70ter, LGAF au dernier allocataire d’avant le placement (CO 1344) Dans la note de la DG Indépendants du SPF Sécurité sociale du 20 juin 2005 (P.8/05/14), il a été précisé que l’allocation forfaitaire est payée à l’allocataire qui recevait les allocations familiales immédiatement avant la mesure de placement de l’enfant en famille d’accueil. A ce sujet, il n’a pas été spécifié que le placement dans une institution puisse précéder le placement en famille d’accueil. Cette interprétation a été supprimée en raison de la suppression de l’article 33ter de l’AR du 8 avril 1976. Conformément à l’article 175/6, LGAF, le champ d'application des dispositions réglementaires relatives à l’exécution des lois coordonnées est applicable aux travailleurs indépendants. Par conséquent, depuis le 1er juillet 2014, l’allocation forfaitaire peut donc être payée à l’allocataire dans le régime des travailleurs indépendants qui percevait les allocations familiales immédiatement avant le placement en institution (qui précédait le placement en famille d’accueil). Allocations familiales payées indûment - 2/3 versés par l’organisme aux parents Les allocations payées indûment sont toujours récupérées à la personne ou à l’organisme qui les a perçues indûment (CO 993 du 26 février 1975). Un éventuel accord ou une convention (unilatérale) sur le versement des allocations familiales n’est en principe pas opposable à l’organisme d'allocations familiales compétent. L’organisme d'allocations familiales n’est donc pas lié par le fait que l'institution verse les 2/3 des allocations familiales aux parents. Désignation de l’allocataire pour un enfant majeur placé dont le livret d’épargne a été supprimé. À la majorité de l’enfant placé, le livret d’épargne est souvent supprimé, si bien que les allocations familiales ne peuvent plus être versées par ce biais. Cela ne signifie pas pour autant qu’il ne faut plus respecter la décision de paiement sur un livret d’épargne au nom de l’enfant. Il convient de continuer à payer le tiers des allocations familiales par l’intermédiaire des voies habituelles (compte en banque au nom de l’enfant ou chèque circulaire) et ce jusqu’à la fin du placement.

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Lorsque le paiement n’est plus effectué sur un livret d’épargne en raison de sa suppression, il n’est plus nécessaire de procéder au groupement dans le ménage de l’attributaire conformément au principe de la répartition proportionnelle (groupement autour de l'enfant). Ce point de vue annule et remplace désormais les points de vue précédents en la matière. Les réfugiés mineurs non accompagnés (MNA) qui sont placés en institution après un placement en famille d'accueil. Lorsqu’un réfugié mineur non accompagné est placé dans une famille d'accueil, la possibilité existe d’établir le droit conformément à l’article 51,§3,7° LGAF (placement familial par une instance publique dans une famille d’accueil). Les 3/3 des allocations familiales sont payées au parent d’accueil. Lorsque le MNA quitte ensuite une famille d’accueil pour être placé dans une institution au sens de l’article 70 de la LGAF, il y a, en l’absence d’attributaire, peu de possibilités d’établir un droit. Dans le cas où le placement en famille d'accueil a eu lieu avant que l'enfant n'atteigne l'âge de 12 ans, un droit aux allocations familiales peut, conformément à la CM 599, être établi du chef du parent d'accueil. Si le MNA a été reconnu comme enfant atteint d'une affection, FAMIFED peut examiner un droit aux allocations familiales comme attributaire autonome conformément à l’article 56 septies de la LGAF. Dans tous les autres cas, il existe, en dernier recours, la possibilité de demander une dérogation individuelle au ministre des Affaires sociales au sens de l’article 51,§ 4 de la LGAF. Les caisses d'allocations familiales doivent introduire automatiquement une telle demande de dérogation individuelle au SPF Sécurité sociale du chef du parent d’accueil (précédent), lorsque le MNA est placé en institution après un placement en famille d’accueil. Thème 9 – Formulaires incomplets ou manquants - Décision d’office 3.9.1. Principes généraux Le formulaire constitue un outil en vue d’obtenir des données indispensables. On fait surtout appel à l’assuré social pour recueillir les données concernant la situation en matière de revenus. La Charte de l’Assuré social précise que lorsque l’assuré social ne répond pas à un premier rappel d’informations, l’organisme exécute lui-même une enquête après un mois et prend d'office une décision sur la base des données connues. Les cas à l’étranger font l'objet d'un rappel après un délai de 45 jours. En fonction de cela, les données concernant la situation familiale et socioprofessionnelle, auxquelles le secteur des allocations familiales a accès, sont utilisées au maximum. En dépit du manque de collaboration de la famille, la caisse d’allocations familiales prend d’office une décision sur la base d'indications suffisantes : par le biais d'une consultation de toutes les bases de données (internes) ou flux (TRIVIA),

on peut obtenir des éléments suffisants pour décider dans des cas individuels ;

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si la demande de données doit être considérée comme non pertinente, au vu de la situation socioprofessionnelle ou familiale, tel qu’il ressort des flux de données reçus ou non ou de la consultation des bases de données.

La décision d’office est motivée à l’allocataire. Le droit ne peut dès lors pas être refusé parce que le formulaire n’a pas été renvoyé, si toutes les données indispensables peuvent être obtenues par des preuves électroniques (cf. force probante générale des données électroniques, 2.2.). Si l’information ne peut être obtenue par un canal électronique, un formulaire reste nécessaire. Cette règle est surtout applicable dans les situations où le revenu est déterminant et où les flux de données n’apportent pas encore de réponse. 3.9.2. Envoi/suivi du formulaire de contrôle

Principe : (cf. CO 1330 du 21 mai 2001)

Dans tous les cas, le formulaire est envoyé, suivi et traité par l’organisme d’allocations familiales qui est compétent pour payer les allocations familiales pour le mois de l’envoi obligatoire, même lorsque cette caisse paie les allocations familiales à titre provisionnel pour ce mois.

Si cet organisme d’allocations familiales constate que le formulaire de contrôle traité contient des informations qui sont importantes pour la caisse d’allocations familiales à laquelle il a transféré la compétence ou dont il a repris la compétence, il prend contact avec cette caisse (cf. les instructions relatives au brevet d’attributaire).

Si l’assuré social ne donne pas suite à un rappel, l’autre caisse d’allocations familiales en est informée. Chaque organisme d’allocations familiales prend alors une décision d’office (le cas échéant, après un contrôle sur place) pour la période pour laquelle il a payé à titre provisionnel. Formulaire P7

Exemple 1 : La caisse A paie jusqu’au 31 août et la caisse B à partir du 1er septembre. Il y a un enfant bénéficiaire : un étudiant de 20 ans. La caisse B envoie le formulaire P7 en septembre et envoie le rappel en novembre si nécessaire. Si le formulaire rentre et qu'il contient des informations qui sont également importantes pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. Celle-ci prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 31 août, et la caisse B pour la période à partir du 1er septembre. Exemple 2 : La caisse A paie jusqu’au 30 septembre et la caisse B à partir du 1er octobre. Il y a un enfant bénéficiaire : un étudiant de 20 ans. La caisse A envoie le formulaire P7 en septembre et

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envoie si nécessaire le rappel en novembre. Si le formulaire rentre, la caisse A envoie un brevet complémentaire à la caisse B. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse A le signale à la caisse B. La caisse A prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 30 septembre, et la caisse B pour la période à partir du 1er octobre.

La procédure décrite dans la lettre circulaire de FAMIFED 999/c.178 du 5 juillet 2016 prévoit qu’aucun formulaire P7 ne doit pas être envoyé pour les dossiers dont le code linguistique est N. L’information est donnée à l’étudiant au cours du mois de septembre. On attend les flux. Si le flux D062 ne vient pas, on envoie un rappel le 15 novembre après le traitement de tous les flux.

Exemple : La caisse A paie jusqu'au 30 octobre et la caisse B à partir de novembre. Il y a un enfant bénéficiaire de 20 ans. La caisse A indique le code N sur le brevet (« Procédure D062 »109). La caisse A indique le nombre de crédits : D062 OK/D06201/D062/02110. La caisse B attend le flux. La caisse B envoie le rappel (module 15 novembre) après avoir traité tous les flux. Si elle ne reçoit aucun flux ni aucun formulaire, la caisse B communique le résultat de son enquête. La caisse A prend alors une décision (d’office) au sujet de la période jusqu’au 30 octobre et la caisse B pour la période à partir du 1er novembre.

Remarque : seules les données pertinentes pour l'année académique en cours sont transmises à l'aide du brevet111. Formulaire P20 Exemple : La CAF A paie jusqu'au 30 juin et la CAF B à partir du 1er juillet. L’enfant bénéficiaire est un jeune ayant quitté l’école et inscrit comme demandeur d’emploi. La période d'octroi court jusque fin juillet (fin de la période d'octroi).La caisse B envoie le formulaire de clôture P20C + SIP1 et, si nécessaire, le rappel. Si le formulaire rentre et qu'il contient des informations qui sont également importantes pour la CAF A, la CAF B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. Celle-ci prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 30 juin, et la caisse B à partir de juillet. 3.9.3. Rappel de formulaires non renvoyés Procédure pour l'année 2018: situations dans lesquelles la collaboration de l'assuré social est encore demandée Les instructions ci-dessous sont valables pour l’année 2018.

109 Sur le brevet de l'attributaire, il est mentionné « Procédure D062 », ce qui implique que la procédure de la circulaire 999/c.169 est suivie. A mentionner aussi si la caisse B délivre un brevet à la caisse C. 110 Aucune mention signifie que le D062 n'a pas encore été reçu pour l'année académique en cours. 111 Par exemple, thèse/mémoire d'étudiant dans la rubrique « Divers » si pertinent pour l'année académique en cours.

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En attendant la collecte générale des données par flux de données électroniques, chaque document

manquant est rappelé une fois après un mois. Les cas à l’étranger font l’objet d’un rappel après un délai de 45 à 60 jours civils. La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération est maintenue. Il faut éviter un deuxième rappel et d’éventuels rappels suivants en consultant TRIVIA de façon interactive et en exploitant les messages RIP et DMFA et les autres flux reçus. Si les données manquantes peuvent être obtenues en procédant à ces consultations/intégrations, il ne faut plus envoyer aucun rappel automatique conformément à la Charte112 de l’assuré social. Cette procédure remplace le formulaire manquant et valide les paiements pour la période couverte par le formulaire (y compris les paiements provisionnels113). Un contrôle sur place doit être demandé uniquement lorsqu’il est impossible d’obtenir des informations suffisantes. Lorsque la caisse dispose des données nécessaires pour le traitement administratif du dossier ou pour la validation des paiements ou lorsqu’il est possible d’obtenir les renseignements utiles d'une autre manière, elle ne peut demander de contrôle au service de Contrôle social de FAMIFED. Rien n’empêche toutefois les caisses d'allocations familiales d’organiser à leurs frais une visite d’assistance (lettre circulaire 996/124 du 24 juin 2016). 3.9.4. Cas d’application particuliers 3.9.4.1. Le formulaire pour les étudiants (P7a) n’est pas renvoyé Adaptations apportées par les lettres circulaires 999/c.169 du 5 juillet 2013 et 999/c.176 du 3 juillet 2015, 999/178 du 5 juillet 2016 et 999/178bis du 19 octobre 2016 et 999/182 du 29 juin 2017. Pour les étudiants en Communauté flamande (code N), aucun formulaire P7 n'est envoyé, mais on attend le flux D062. À défaut d’informations sur les études et en l’absence de réaction du ménage au module de lettre du 15 novembre, la procédure de recouvrement des provisions d’allocations familiales est alors lancée le 15 décembre. Dans les Communautés française et germanophone où le formulaire P7 est bien envoyé et rappelé, en l’absence de réaction du ménage, il y a encore un dernier courrier d’avertissement qui est envoyé le 15 décembre, à la suite de quoi l’indu est notifié au plus tard le 31 janvier. Dans la circulaire de FAMIFED CO 1374 du 25 septembre 2008, point 5.3, vous avez appris quelles sont les conséquences du non-renvoi du formulaire P7-A. Dans les lettres circulaires de

112 La Charte prévoit un délai de 4 mois pour prendre une décision. 113 L’article 9 de l’arrêté royal du 12 juin 1989 portant exécution de l’article 71, § 2, des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés stipule au sens général que l'organisme continue à payer les allocations familiales de manière provisionnelle pour le mois calendrier suivant celui au cours duquel il a demandé des formulaires périodiques devant confirmer la qualité d'enfant bénéficiaire, d'allocataire ou d'attributaire.

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FAMIFED II/C/999/C.154/SN du 15 juillet 2009 et 999/c.178 du 5 juillet 2016, ces instructions ont été confirmées. Pour les jeunes à l’étranger, le formulaire P7-A ne doit plus être suivi dès que le formulaire E ou le formulaire P7-int a été reçu, ce qui permet de poursuivre les paiements. 3.9.4.2. Le formulaire pour les jeunes demandeurs d’emploi (P20) n’est pas renvoyé Dans la lettre circulaire de FAMIFED II/C/999/C.153/SN du 1er juillet 2009, des instructions vous ont été données pour le cas où le formulaire P20 fait défaut. La CO 1410 du 10 juin 2016 contient les nouvelles instructions pour l’envoi et le suivi des formulaires pendant le stage d'insertion professionnelle prolongé. Décision d’office – Application de la règle des cinq jours (= 38 heures) Lorsque le formulaire P20 n’est pas renvoyé après un premier rappel, la caisse d’allocations familiales dispose de la possibilité d’appliquer la règle des cinq jours. Cette modalité rend le contrôle sur place superflu. L’application de cette règle suppose le renversement de la charge de la preuve. On peut automatiquement établir un paiement indu à partir d’une occupation de cinq jours ouvrables ou de 38 heures ou de journées assimilées au travail (par ex. congés annuels, jours fériés légaux, salaire garanti en cas de maladie ou d'accident...). S'il y a moins de 5 jours de travail ou de 38 heures, la validité du paiement provisionnel peut être admise. Pendant la durée et à la fin de la période d'octroi (stage d’insertion professionnelle), aucun paiement ne peut être effectué en vertu de cette règle. Les instructions de la lettre circulaire 999/c. 153 doivent être strictement respectées. Cette règle n'a aucun rapport avec l'octroi d'office des allocations familiales suspendues sur la base du message DMFA du troisième trimestre (240 heures au maximum) ou de la reprise des études après les vacances d'été (enfant ayant la double qualité d'étudiant et de demandeur d'emploi pendant les vacances d'été). Sur la base d'un message RIP reçu après le 15 août, on peut toutefois renoncer à une suspension préventive pour le mois d'août (vacances d'été de l'étudiant dans l'enseignement non supérieur) ou pour les mois d'août et de septembre (vacances d'été de l'enfant dans l'enseignement supérieur). Cette règle est également appliquée pendant le stage d'insertion professionnelle prolongé (CO 1395 du 14 novembre 2014 et CO 1410 du 10 juin 2016).

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3.9.4.3. Les données relatives à la coparenté114 et à l’hébergement alterné de durée égale La preuve du régime de parenté en cas de séparation légale (divorce) : procédure ajustée Ancienne procédure: Conformément à la CM 555 du 26 février 1998, la caisse d’allocations familiales doit écrire à l’allocataire, lorsqu'elle reçoit une notification reçue concernant un divorce dans un ménage comptant des enfants mineurs, pour demander le régime de parenté décidé dans le jugement de divorce. Le cas échéant, la question est rappelée après un mois. En l’absence de réponse, une décision d’office est prise sur la base des données précédemment communiquées en rapport avec le régime de parenté dans le dossier ou la coparenté supposée.

Vu la charge administrative engendrée par cet examen du régime de parenté dans le jugement de divorce et vu qu’en pratique, on n'obtient quasiment pas de nouvelles données sur le régime de parenté , on peut conclure que l’examen du jugement de divorce a peu de valeur ajoutée. De plus, il n’est pas rare que les familles ressentent cette procédure comme une atteinte à la vie privée. Pour cette raison, la procédure a été adaptée comme suit. Nouvelle procédure : En cas de séparation de fait uniquement, les parents sont informés de la présomption de coparenté pour le paiement des allocations familiales. Outre les informations données à ce propos sur la possibilité de paiement sur un compte enfant et la possibilité que le père puisse demander à être désigné comme l’allocataire pour l’enfant domicilié chez lui, on demande, en cas d’autorité parentale exclusive, de transmettre une copie de la décision judiciaire à la caisse d'allocations familiales le plus rapidement possible. C’est à l’assuré social que revient l’initiative d’informer la caisse d'allocations familiales lorsque la coparenté n’est pas/plus applicable. Pour les messages de séparation légale, on ne procède plus à un nouvel examen. Formulaire L Pour ce qui est du régime de l’hébergement égalitaire (bilocation) et du formulaire L créé à ce sujet, on se reportera à la circulaire de FAMIFED CO 1356 du 9 juin 2006. Si la caisse d'allocations familiales reçoit une déclaration modèle L en retard par rapport à la date de séparation ou de la majorité de l’enfant, cette déclaration modèle L s’applique avec effet rétroactif dans les limites de la prescription prévue à l’article 120 de la LGAF. D'une part, le principe de paiement de bonne foi est invoqué à partir de la date de l’événement (séparation ou majorité). D'autre part, les paiements sont recalculés en fonction de la garde alternée et le supplément est payé à l’allocataire de la coparenté avec effet rétroactif jusqu’à la date de l’événement115. Ce point de vue est valable pour l'ensemble des situations dans lesquelles, en vertu de la CO 1404 du 7 septembre 2015, la fiction juridique doit continuer à être appliquée après la majorité.

114 Aussi pour les enfants mineurs prolongés. 115 La CO 712 du 14 décembre 1963 et la note d'information 1986/50.

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Par la circulaire de FAMIFED CO 1404 du 7 septembre 2015, les instructions à suivre ont été revues en cas de désaccord entre les parents au sujet de l’hébergement égalitaire à la majorité de l’enfant ou lorsqu’on ne reçoit pas de réaction de l’un des deux. 3.9.4.4. Le formulaire pour les suppléments sociaux (P19Fisc A) n’est pas renvoyé

Pour les cas où le flux fiscal n’est pas applicable, les anciennes de la CO 1386/2014 restent en vigueur lorsque le formulaire de contrôle sériel n’est pas renvoyé.

- Rappel du formulaire de contrôle Pfisc A pour les familles à l’étranger après 45-60 jours civils. Pour les familles en Belgique, le rappel est envoyé après 30 jours.

La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération est maintenue.

- Cessation des paiements provisionnels du supplément à partir de mars jusqu’à la réception du formulaire de contrôle.

- Un mois après le rappel : décision d’office de récupération des suppléments payés pour l’année écoulée (compte tenu de la trimestrialisation sur la base du mois de novembre), ainsi que pour les mois de janvier et février de l’année en cours.

La procédure pour le traitement des formulaires P19-fisc incomplets a été communiquée dans la lettre circulaire 996/121 du 14 mars 2016. Thème 10 – Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d’allocations familiales payées indûment 3.10.1. Principes généraux

La CO 1360 vous a expliqué dans quels cas un indu naît par suite d’une erreur commise par la caisse d’allocations familiales (indu A) ou par la faute de l’allocataire (indu B). Dans le prolongement, les caisses d'allocations familiales établissent des paiements indus même si l’assuré social n’a commis aucune faute. Une jurisprudence constante veut que ces actions soient rejetées. Il est donc désormais superflu d’entamer des procédures inutiles devant les juridictions du travail, sauf lorsqu’un défaut, une faute, un manquement peuvent être reprochés à l’assuré social. Des instructions détaillées ont été communiquées avec la CO 1402 du 26 février 2015 au sujet de l’application de la notion de « bonne foi ». Prévention des indus Afin de réduire le nombre de paiements indus, le texte suivant est mentionné sur chaque formulaire : « Vous devez nous communiquer le plus rapidement possible toute modification de

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votre situation familiale ou de la situation des enfants (travail, fin des études, étranger...). Vous

pouvez le faire par lettre, par téléphone, par fax, par courriel... ». Avant la signature, on indiquera le texte : « Je déclare avoir pris connaissance des informations contenues dans ce formulaire ». FAMIFED adapte les formulaires et communiquera la version modifiée aux caisses d'allocations familiales (cf. lettre circulaire 999/c. 168 du 2 mai 2013). Le simple fait de ne pas renvoyer un formulaire de contrôle ne constitue en aucun cas une base juridique suffisante pour entamer une procédure de recouvrement des allocations familiales payées. De telles actions risquent presque toujours d’être déclarées non fondées par le tribunal. Les caisses d’allocations familiales doivent donc utiliser tous les moyens qui sont mis à leur disposition pour éviter que des procédures de récupération des allocations familiales basées sur des formulaires manquants soient intentées devant les juridictions du travail (par les assurés sociaux ou par les caisses elles-mêmes). 3.10.2. Instructions pratiques pour l’établissement des indus Il est exclu de notifier un indu sans avoir consulté les banques de données disponibles (TRIVIA) ou sans consulter les flux reçus pour examiner le montant indu. Les caisses d'allocations familiales peuvent prendre comme indication suffisante ou comme paramètre le volume de travail pour évaluer la norme des revenus. On donne connaissance au débiteur du paiement indu par une simple lettre ou par un contrôle à domicile. Conformément à la Charte de l’assuré social, l’indu est envoyé par recommandé ou rappelé chaque fois que la prescription menace (CO 1360 du 1er août 2006). La lettre circulaire II/C/996/83/BH du 19 mars 2008 a fourni des instructions supplémentaires pour l’établissement des indus. Une occupation à temps plein ou suffisante indique jusqu'à preuve du contraire que la norme des revenus est dépassée (uniquement pour les enfants soumis au plafond de revenus). Pour le demandeur d'emploi, on applique la règle des cinq jours (= 38 heures), conformément au point 3.9.3.2. Exemple 1: L’inscription comme demandeur d'emploi a été reçue le 5 septembre. Le formulaire P20 n’est pas renvoyé, pas même après un rappel. Il apparaît dans TRIVIA que l’enfant a exercé une activité lucrative. Les données de TRIVIA prouvent suffisamment que le plafond des revenus est dépassé, par conséquent, la caisse prend une décision à ce sujet concernant les paiements d'allocations familiales qui ont été effectués. On tient compte du fait que la DMFA doit être traitée pour le troisième trimestre (au maximum 240 heures). Les données relatives à la remise au travail des chômeurs (par ex. les contrats de formation professionnelle individuelle/stage d'insertion) peuvent être demandées aux services régionaux de l’emploi.

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Lorsque les données qui sont mises à la disposition via les différentes banques de données116 ne permettent pourtant pas de prendre une décision et qu'il manque en outre des informations (par ex. concernant les revenus à l'occasion d'une occupation au cours d'un mois civil) ou qu'il existe un doute à ce sujet, les caisses sont priées, lorsque le formulaire n'est pas renvoyé malgré la menace d'une récupération, de demander les données manquantes par le biais d'un contrôle au domicile. La procédure décrite est également valable pour engager une procédure de récupération devant le tribunal du travail. 3.10.3. Présentation schématique de la procédure en cas de formulaires manquants - Procédure à suivre avant d’établir un indu –Valider/Payer/Récupérer

Etape Action Moment/délai Teneur de la décision 1 Envoi du formulaire, P20… Voir tableaux en

annexe

2 Formulaire non reçu Rappel après 30 jours (étranger117 45-60 jours) ; Cessation des paiements provisionnels le mois qui suit l’envoi du formulaire.

3 Si possible, décision (finale) sur la base d’une consultation des banques de données. Pour le demandeur d’emploi, application d’office de la règle des 5 jours (= 38 heures), sans P20 (validation ou récupération118).

Dans le mois suivant le rappel

régularisation récupération pas d’action autre action motivation

4 Contrôle sur place + décision finale Dans les 4 mois suivant le premier envoi

régularisation récupération pas d’action motivation

Interruption de la prescription après la disparition du débiteur Dans la CO 1363 du 9 novembre 2006, on explique que les dossiers de débiteurs « disparus sans

laisser de trace » doivent être traités en partie de la même manière que les dossiers dans lesquels les débiteurs sont établis à l’étranger :

116 Attention : pour certaines prestations, une intégration préalable dans le Cadastre est nécessaire. 117 Voir aussi point 3.12.4. 118 La récupération est possible également sur la base d'une note signée concernant un entretien téléphonique avec l'intéressé (999/c.153).

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vérifier si le débiteur possède encore des biens saisissables en Belgique et les saisir s’ils sont

suffisants,

maintenir la personne disparue dans le Cadastre durant une période d'une longueur équivalente à la durée du délai de prescription et imputer l’indu au fonds de réserve sur la base du recouvrement techniquement impossible.

Les actions doivent être effectuées durant la période où l’indu n’est pas prescrit (au sens de l’article 120 bis, LGAF). Ce délai est calculé à partir de la dernière mise en demeure du dossier (variable selon la cause de l’indu et donc du type d’indu). Passé ce délai, l’indu est prescrit et il est imputé au fonds de réserve119. Thème 11 – Le Registre national 3.11.1. Actualisation périodique des données d’identification par le biais du Registre national 1. Actualisation périodique des données d’identification par le biais du Registre national En vue d’une concordance maximale des données personnelles dans la base de données des caisses d'allocations familiales avec les données d’identification du Registre national, les caisses d'allocations familiales sont priées de consulter le Registre national en cas de changement de compétence (+ conserver une impression (d’écran) dans le dossier électronique ou tout autre élément prouvant la consultation comme une check-list des actions effectuées).

Recommandation : FAMIFED conseille vivement à toutes les caisses d'allocations familiales d'effectuer ensuite tous les trois ans « par lots » une actualisation des fichiers en provenance du Registre national. 3.11.2. Le Registre national et la localisation des différents acteurs du droit Le thème a fait l'objet d'une lettre circulaire spécifique 996/109. Un addendum à cette lettre circulaire a été publié le 23 décembre 2015. Les instructions complémentaires suivantes sont applicables. Les instructions complémentaires suivantes sont applicables.

a. Valeur de preuve de la feuille d’audience Dans l’addendum du 23 décembre 2015 à la lettre circulaire 996/109, il est précisé qu’un jugement/arrêt est un document officiel au sens de la LGAF, s’il constate que les époux habitent à des adresses différentes. Dans ce cas, il faut encore constater si le jugement est aussi effectivement exécuté.

119 Voir CO 1409 du 18 avril 2016 relative à l'imputation des indus constatés à partir du 1er janvier 2015.

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Le code judiciaire stipule que la feuille d’audience (procès-verbal de la séance) est un document officiel qui est signé par le juge (le juge de la famille) et le greffier et dont les mentions possèdent d’office force probante jusqu'à preuve du contraire. Par analogie avec le point de vue sur le jugement dans la lettre circulaire susnommée, la feuille d’audience est donc également acceptée comme document officiel au sens de la LGAF lorsqu’elle constate des domiciles séparés ou lorsqu’il en ressort que les parties ont l’intention de vivre séparément (le conjoint étant détenu)120. La date en vigueur est celle figurant sur la feuille d’audience.

b. Attestation du directeur de prison ou attestation de détention du SPF Justice Dans le cas d’un couple domicilié à la même adresse dont l’un des partenaires est détenu, une attestation du directeur de la prison peut être prise en compte comme preuve que le mariage est suivi par une séparation de fait, sans que l’inscription à la prison soit enregistrée dans le Registre national. Cette attestation comme preuve de réfutation de la formation d’un ménage de fait est valable pour la durée de la détention. Conformément aux directives sur le suivi du statut de l’attributaire comme détenu (cf. annexe 2), pour réfuter la présomption de ménage de fait, il faut présenter chaque année une attestation de détention. Vu les difficultés à obtenir ces attestations des directions de prisons, il est aussi possible de prendre en considération les attestations de détention du SPF Justice comme preuve officielle de la séparation de fait, pour autant que le détenu soit totalement privé de liberté. Ces attestations donnent un aperçu du régime et des modalités d’exécution de la peine dans lesquelles le détenu purge sa peine jusqu’au moment de la signature de l’attestation. Cette attestation ne donne cependant aucune information sur le lieu où le détenu passe les périodes à l’extérieur de la prison. Dans ce sens, elle ne fournit donc pas suffisamment d’éléments pour prouver la séparation de fait quand il s’agit d’une autre situation que de la privation complète de liberté. Tant pour les attestations de détention que pour les déclarations de la direction de la prison, il s’agit en outre de constats à un moment donné et il n’y est rien indiqué sur d’éventuels futurs changements de régime. Pour les raisons évoquées ci-dessus, les caisses d'allocations familiales sont priées de demander dorénavant chaque année une attestation de détention au SPF Justice afin de vérifier si des modifications ont été apportées au régime habituel :

- Lorsque ce régime habituel est maintenu, cette attestation vaut comme preuve officielle d’une séparation de fait.

- Quand le régime a été adapté (détention limitée, contrôle électronique, permission de sortie ou congé pénitentiaire), la séparation de fait n’est plus suffisamment prouvée et l’intéressé doit remettre des pièces justificatives supplémentaires pour prouver la séparation de fait à l’aide d’une preuve officielle ; par exemple à l’aide d’attestations de maisons de justice ou de la direction de la prison ou de jugements du tribunal de l’application des peines.

120 La feuille d'audience qui confirme la séparation de fait est acceptée comme preuve que l'inscription du détenu à l'adresse du ménage n'est plus souhaitée.

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Dès que le détenu est inscrit à une autre adresse dans le Registre national, ceci prime comme preuve de séparation de fait et l’on peut mettre fin au suivi annuel.

c. Accueil d’un demandeur d’asile dans le ménage d’un particulier

Lorsqu’une famille accueille un demandeur d’asile, l’inscription du demandeur d’asile à l’adresse de la famille fait apparaître une présomption de formation d’un ménage de fait. Pour réfuter la présomption de ménage de fait due à l’inscription d’une personne non apparentée dans le ménage, la famille doit soumettre un document du SPF Intérieur qui démontre qu’une demande d’asile a été introduite. De plus, une attestation d’immatriculation doit être présente. Si la procédure d’asile est clôturée et que le réfugié est reconnu comme demandeur d’asile, la poursuite de la cohabitation entraîne la présomption de formation d’un ménage de fait. Pendant la procédure en appel, il n’est pas question de formation d’un ménage de fait. Si le délai de l’immatriculation est arrivé à terme, il faut lancer un nouvel examen pour réfuter la présomption de ménage de fait121.

d. Mères mineures : la présomption et la preuve de l'éducation

En cas de domicile partagé de la mère et de l'enfant, on présume que l'enfant est élevé par sa mère jusqu'à preuve du contraire (cf. lettre circulaire 996/109 du 17 avril 2014). Quand il s'agit toutefois d'une mère mineure très jeune, qui vit avec son enfant chez les grands-parents de celui-ci, il est légitime de douter que la mère mineure élève elle-même son enfant, car dans ce cas, les personnes qui élèvent la mère mineure sont probablement aussi celles qui élèvent son enfant.

Pour éviter un désaccord sur le plan de l’éducation, on déroge toutefois à la procédure122 qui prescrivait, dans pareils cas, un contrôle systématique sur les mères mineures pour vérifier si elles élevaient réellement elles-mêmes leur enfant. A ce jour, une directive plus souple est en vigueur, permettant de payer les allocations familiales à la mère mineure en l'absence de contre-indications. Si cela mène à une réaction de la grand-mère, l’allocataire est déterminé sur la base d’une déclaration sur l’honneur signée par les deux parties. En cas de désaccord, on procède à un contrôle à domicile est organisé en vue d’un règlement à l’amiable entre les parties concernées. Dans de tels cas, il n’est pas recommandé de suspendre immédiatement les paiements à l’allocataire légal en attendant le résultat du contrôle sur place.. L'allocation de naissance doit être payée aux mères mineures (art. 69, § 1er, alinéa 1er et art. 73bis, LGAF). Ce qui est déterminant dans ce cas n'est pas la personne qui élève l'enfant mais exclusivement celle qui a donné naissance à l'enfant.

121Cf. lettre circulaire 996/125 du 10 juin 2016 - Accueil des demandeurs d’asile - Incidence sur la présomption de formation d’un ménage de fait. 122 Procédure communiquée par le biais de la CO 1386/2016 du 19 février 2016.

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e. Logement autonome supervisé - application de l’art 69 § 2 de la LGAF L'article 69, §2, b) de la LGAF stipule que les allocations familiales peuvent être payées à l'enfant bénéficiaire lui-même s'il est émancipé ou a atteint l'âge de 16 ans et ne réside pas avec l'allocataire, conformément à l'article 69, §1er. Cela ne peut être prouvé que par une résidence principale séparée dans le Registre national ou par d'autres documents officiels produits à cet effet, attestant que l'information portée par le Registre ne correspond plus à la réalité. L’avenant de la lettre circulaire 996/109 commente le point de vue sur le logement autonome supervisé et l’application de l’article 69 de la LGAF : seuls les documents officiels (modèle 2, attestation du CPAS) peuvent prouver que le jeune n’est plus domicilié auprès de l’allocataire légal et que les allocations familiales peuvent être payées au jeune même. Les décisions du Comité de sollicitude pour la jeunesse et les documents émanant de la porte d’accès intersectorielle ou des centres de soutien d’aide sociale à la jeunesse ne sont pas considérés comme des documents officiels123. Lorsqu'elles reçoivent les attestations des centres de soutien d'aide sociale à la jeunesse et de la porte d'entrée intersectorielle, les caisses doivent informer les jeunes que ces attestations ne suffisent pas pour que les allocations familiales leur soient versées et qu'un document officiel de la commune attestant d'une (demande de) modification est nécessaire. Thème 12 - L'échange d'informations avec l'étranger 3.12.1. L’échange des données dans le cadre des règlements européens124 L'échange électronique d'informations avec l'étranger Il a été communiqué par la lettre circulaire II/A/997/78 TL que le système d'échange électronique d'informations entre les Etats membres, l'EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information) au moyen de SED (Structured Electronic Document) en remplacement de la transmission d'informations sur papier avait été reporté à une date indéterminée. Les versions papier d'un SED peuvent toutefois être utilisées et ont la même valeur qu'un E-formulaire. Elles doivent être utilisées comme document à valeur réglementaire entre les organismes des différents Etats membres si l'un des organismes le demande à un autre. Preuve d’authenticité sur les formulaires E Il arrive que des administrations communales étrangères refusent des formulaires E si l’identité et l’authenticité du signataire n’est pas garantie par un cachet. Pour éviter leur renvoi, il est conseillé de prévoir un cachet sur tous les formulaires E.

123 Des points de vue antérieurs contradictoires sont désormais remplacés par ce point de vue. 124 CO 1383 du 11 mai 2010 (nouvelle version - mai 2014) - Règlements 883/2004 et 987/2009 : nouveaux règlements européens de sécurité sociale applicables à partir du 1er mai 2010

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Envoi des formulaires E411 lors de la reprise de la compétence Conformément à l’annexe 43 à la CO 949 du 3 juillet 1991, le calcul différentiel doit être effectué deux fois par an, ce qui implique qu’un formulaire E411 doit chaque fois être envoyé après six mois. Lors de la reprise du dossier, la nouvelle caisse compétente doit envoyer le formulaire E411 au plus tard après six mois calculés à partir de la reprise des paiements. Echange de données pour les familles en Pologne Pour l’échange des données avec la Pologne, on se référera à la lettre circulaire 996/115 du 28 octobre 2015. Les instructions supplémentaires relatives au paiement différentiel sont communiquées à l’annexe 2 de la lettre circulaire du 16 septembre 2016. L’attention est attirée sur le fait que lorsqu’elle envoie le formulaire, la caisse d'allocations familiales demande déjà les informations nécessaires pour pouvoir trouver le ROPS compétent125 (cf. point 2. Echange de données entre les organismes de paiement belges et les ROPS). Pour le formulaire E402 également, le ROPS125 doit chaque fois valider le contenu. Le ROPS souhaite en effet garder une vue d’ensemble. Le ROPS125 assure également la surveillance et les contrôles des écoles. Par conséquent, un E402 n’est valable que lorsqu’il a été validé par le ROPS compétent125. Les caisses d'allocations familiales sont priées de transférer la demande reçue en Belgique (modèles AA) à la Pologne, même si l’intéressé déclare ne pas avoir introduit de demande en Pologne parce que le demandeur sait que ses revenus sont trop élevés pour prétendre aux allocations familiales là-bas. La Pologne ne requiert aucun formulaire spécifique pour l’interruption de la prescription ou pour l’examen du droit. Tout document valable pour l’organisme de paiement belge peut être envoyé comme demande, pour autant qu’il mentionne les données d’identification et la période. Si aucun document de ce type n’existe dans le dossier ou en cas de doute, il est plausible de compléter le dossier par un modèle AA, mais ce n’est en aucun cas une obligation pour chaque dossier. En ce qui concerne la langue du document également, aucune obligation n’est imposée. Dans le cas du formulaire annuel E411, il convient de joindre systématiquement le modèle AA en indiquant que ce document est toujours valable. Quand un brevet d’une famille en Pologne est délivré, la caisse d'allocations familiales doit envoyer le modèle AA à la caisse repreneuse. L’échange de données avec les Pays-Bas Les directives pratiques concernant le paiement différentiel avec les Pays-Bas ont été communiquées par le biais de la CO 1383, annexe 7/1 du 16 septembre 2016 et 7/2 du 28 juin 2017. L’annexe 7/3 du 29 juin 2017 esquisse les critères pour déterminer la Banque d’assurance sociale (Sociale Verzekeringsbank) compétente aux Pays-Bas

125 Au niveau politique, le Ministry of Labour and Social Policy, l'équivalent du SPF Affaires sociales, est compétent. La fonction des institutions polonaises compétentes en termes de coordination des allocations familiales, exécutée par les 16 bureaux régionaux de politique sociale (ROPS = Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej), est reprise, à partir du 1er janvier 2018, par les départements de politique sociale dans les Bureaux de Voïvodie. Une lettre circulaire sur ce sujet est en préparation. Les communes en Pologne gèrent le paiement des prestations familiales.

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Au Pays-Bas les Sociale Verzekeringsbanken (SVB) représentent la source authentique pour les allocations familiales. Cependant, le formulaire E401 doit désormais être envoyé à l’intéressé et non plus à la SVB. Les données de la SVB doivent être acceptées pour ce qui concerne la composition du ménage. Toutefois, en cas de contradiction avec la déclaration sur le P12, la caisse d’allocations familiales doit en informer la SVB et demander de délivrer une déclaration modifiée. Tant que la Sociale Verzekeringsbank confirme la composition de ménage et utilise également celle-ci comme base des allocations familiales néerlandaises, peu importe si c’est fait par le biais du formulaire E401 ou par tout autre attestation.En ce qui concerne le formulaire E401, les données complétées tant par la commune que par la SVB sont valablement acceptées. Exportation de l’allocation de naissance aux Pays-Bas Le point 5 de l'annexe 67 de la CO 949 prévoit qu’en cas de cumul, l’allocation de naissance belge ne peut être octroyée que par différence. Avant de pouvoir payer l’allocation de naissance en application du règlement européen V492/2011, il est aussi recommandé de vérifier si le pays prioritaire quant à l’octroi des prestations peut payer ou non une allocation analogue126. Pour rappel, la législation néerlandaise ne prévoit pas d’allocation analogue. Il est par conséquent inutile de demander systématiquement aux SVB de constater l’existence d’un droit prioritaire aux Pays-Bas pour l’allocation de naissance (ou une allocation analogue). L’échange de données avec la France Dans le cadre d’une meilleure communication entre la Belgique et la France, un contrat de service a été conclu, permettant de consulter les informations des allocataires de la Caisse d'allocations familiales (Caf) du Nord par l’intermédiaire d’un service internet sécurisé, Cafpro. La CO 1383 annexe 11 du 14 septembre 2017 reprend les données consultables du profil d’accès, la procédure de demande d’autorisation et les conditions d’utilisation. En cas de doute sur les directives en vigueur pour les différents pays, vous pouvez contacter le service Médiation internationale de FAMIFED : [email protected]. 3.12.2. L’échange des données dans un contexte bilatéral Allocations familiales pour les travailleurs indépendants Les pays suivants ont conclu une convention bilatérale avec la Belgique qui inclut les allocations familiales pour travailleurs indépendants dans son champ d'application :

126 Voir CO 1327 du 20 avril 2001 p. 4 "...En outre, parmi les pays limitrophes, seuls la France et le Luxembourg octroient des prestations analogues lors d'une naissance...").


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- la Bosnie-Herzégovine (en vigueur depuis le 1er juin 2009) : le montant des travailleurs indépendants comme des travailleurs salariés est celui des taux de base de la LGAF, à l’exception de tous les autres compléments ou majorations (pas de prime de naissance).

- la Macédoine (en vigueur depuis le 1er juin 2009) : le montant des travailleurs indépendants

comme des travailleurs salariés est celui des taux de base de la LGAF, à l’exception de tous les autres compléments ou majorations (pas de prime de naissance).

- le Monténégro (en vigueur depuis le 1er juin 2014) : le montant des travailleurs indépendants

comme des travailleurs salariés est celui des taux de base de la LGAF, à l’exception de tous les autres compléments ou majorations (pas de prime de naissance).

- la Serbie (en vigueur depuis le 1er septembre 2014) : le montant des travailleurs

indépendants comme des travailleurs salariés est celui des taux de base de la LGAF, à l’exception de tous les autres compléments ou majorations.

- la Turquie (en vigueur depuis le 1er mai 1968) : les allocations familiales dues sont des

montants sui generis, où l’on fait une distinction entre les allocations familiales pour les travailleurs salariés et celles pour les travailleurs indépendants. La nouvelle convention bilatérale conclue avec la Turquie ’est pas encore entrée en vigueur. Elle prévoit aussi des montants sui generis, mais ne fait aucune distinction entre les travailleurs salariés et les indépendants.

- la Tunisie (en vigueur à partir du 1er mai 2017): l' accord prévoit des montants sui generis

tant pour les travailleurs indépendants que pour les travailleurs salariés..

- Israël (en vigueur à partir du 1er mai 2017)127: l' accord prévoit les montants de base de la LGAF tant pour les travailleurs indépendants que pour les travailleurs salariés.

Convention bilatérale et détachement Tant que le travailleur reste assujetti à la sécurité sociale belge sur la base de l'accord conclu entre la Belgique et l’Etat contractant (c'est ce qu'il ressort dans la pratique des données DMFA de l'ONSS), la dérogation générale à la condition de l'article 52, LGAF, selon lequel les enfants doivent être élevés en Belgique, est applicable, de sorte que, sur la base de la législation belge interne, des allocations familiales peuvent être payées pour les enfants qui vivent avec le travailleur à l’étranger pendant le détachement de celui-ci. Lorsque la convention bilatérale se limite à quelques branches de la sécurité sociale, la totalité de la sécurité sociale belge est toutefois toujours applicable en cas de détachement. La CM 312 est applicable. Il n’est pas nécessaire de demander une dérogation individuelle. 127 La publication avec les directives pratiques pour l’application de l’accord bilatéral avec Israël est en préparation.

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Convention bilatérale avec la Turquie - Champ d'application Le SPF Sécurité sociale confirme que les situations visées à l’art. 56octies de la LGAF relèvent du champ d'application de l’art. 56 de l’arrangement administratif de la Convention bilatérale avec la Turquie. L’accord bilatéral est, en d’autres termes, d’application pour les enfants qui résident en Turquie si l’attributaire bénéficie, en tant que travailleur salarié en Belgique, d’allocations d’interruption dans le cadre d’une période de crédit-temps ou d’interruption de carrière. Et ce, car l’intéressé dispose toujours d’un contrat de travail, dont seule l’exécution est suspendue. 3.12.3 Paiements provisionnels pour les enfants à l’étranger

Concernant le paiement provisionnel, les allocations familiales doivent être payées jusqu’au mois suivant le mois de l’envoi du formulaire périodique, conformément à l’article 9 de l’AR du 12 juin 1989128. Suivant l’art. 2, § 2 de l’AR susmentionné, ce paiement provisionnel n’est valable que pour les enfants bénéficiaires résidant en Belgique. C’est toutefois contraire au principe d’égalité de traitement inscrit dans la réglementation européenne : il faut appliquer le même timing et le même calendrier de paiement que pour les paiements sur le territoire belge. La règle concernant cette problématique, qui a été fixée dans la lettre circulaire 999/176 du 3 juillet 2016, relative aux formulaires pour l’enseignement peut aussi être appliquée à d’autres formulaires de contrôle.

De manière générale : Formulaire pour un pays de l’EEE : paiement provisionnel jusqu’au mois après l’envoi. Formulaire pour un autre pays : pas de paiement provisionnel.

3.12.4 Décision d’office en cas de formulaires manquants pour l’étranger Le schéma au point 3.10.3 esquisse la procédure en cas de formulaires incomplets ou manquants. La règle actuelle est de demander les formulaires de clôture dans les 30 jours suivant la réception des informations dont il ressort que le droit prend fin. Pour l’étranger, un rappel du formulaire est envoyé dans les 45-60 jours. Si le formulaire (de clôture) fait défaut, une décision finale est d’office prise sur la base des données disponibles. Pour l’étranger, il faudra souvent décider d’office « aucune action » en raison du défaut de sources pertinentes, autres que des déclarations sur l’honneur.

128 Arrêté royal portant exécution de l’article 71, § 2, des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés - M.B. 30.6.1989 - continuation du paiement en l'absence des attestations ou formulaires périodiques.

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Aperçu des décisions d'office (après un rappel) Formulaire manquant

Paiement par différence

Pas de paiement par différence

Formulaire reçu/ pas reçu après rappel

E401 Bloquer le paiement +Envoyer à CAF129 si connue, si non, organe de liaison

Bloquer les paiements +Envoyer à CAF si connue ou organe de liaison/ commune si inconnue

Compléter/Débiter à partir du mois suivant le dernier E401 reçu

si impossible de récupérer- CO 1409 + CO 1346

P12 Bloquer le paiement contrôler la situation professionnelle sur E411 (question 6.1.)

Bloquer les paiements envoyer E411 à CAF, ou organe de liaison si inconnue

Compléter/Débiter à partir du mois suivant le dernier P12 reçu


E401 + P12 Bloquer les paiements +E401 envoyer à CAF si connue ou organe de liaison si inconnue -contrôler la situation professionnelle sur E411 (question 6.1.)

Bloquer les paiements +envoyer E401111 et E411 à CAF/organe de liaison/commune

Compléter/Débiter à partir du mois suivant le dernier E401 +P12 (dernière date)


E402/E403 Paiement provisionnel jusqu’à un mois après envoi du formulaire

Récupérer paiement/ paiement provisionnel

P7 Int + formulaires bilatéraux

Pas de paiement provisionnel Paiement/ Pas d’autre action

P19 Fisc A (envoi 15 janvier130)

Cessation des paiements provisionnels du supplément à partir de mars jusqu’à la réception du formulaire de contrôle sériel.

récupération des suppléments payés pour l’année écoulée (compte tenu de la trimestrialisation sur la base du mois de novembre), ainsi que pour

129 Sauf Pays-Bas : Envoyer E401 à l’allocataire (cf. infra) 130 En cas de fin de droit au supplément ou aux allocations familiales dans l’année X, le formulaire de clôture P19Fisc A est envoyé le 15 janvier de l’année X+1.

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les mois de janvier et février de l’année en cours.

4. Divers 4.1. Point de vue des tribunaux du travail en rapport avec le devoir d’information Compte tenu de l’article 3 (devoir d’information) et de l’article 6 (dans un langage compréhensible) de la Charte de l’assuré social131, de plus en plus de jugements et d’arrêts ont été prononcés ces derniers temps, dans lesquels l’information était considérée insuffisante pour le maintien des droits. Suite à ces points de vue, FAMIFED adaptera les informations sur les formulaires. 4.2. Déclaration aux organismes assureurs pour les orphelins de père et mère Il est rappelé aux caisses d'allocations familiales que la déclaration destinée aux mutualités doit être envoyée à temps (cf. circulaire du ministre CM 605 du 9 octobre 2008). Les caisses sont priées de conserver dans le dossier un duplicata de l’envoi du document ou de l’enregistrer sous forme électronique. 4.3. Délai d’envoi de l’accusé de réception du brevet (nouvelle procédure) En accord avec les caisses d'allocations familiales, le délai d’envoi de l’accusé de réception du brevet a été modifié. Le courriel (accusé de réception du brevet) est envoyé au plus tard le 20 du mois suivant celui au cours duquel la caisse d’origine (caisse A) a envoyé le brevet d’attributaire (Mod. Y) à la caisse B. Le délai dont dispose la caisse A pour envoyer un rappel à la caisse B en l'absence de réponse à un courriel est adapté dans le même sens. Le rappel n'est plus nécessaire quand la caisse d’allocations familiales A établit que la caisse B a intégré l'attributaire, l'allocataire et le(s) bénéficiaire(s). Cette modification du délai et de la procédure ne nécessite pas d'adaptation des programmes informatiques étant donné que ceux-ci prévoient des délais plus courts (20 jours après la réception du brevet). Exemple: La caisse A envoie le brevet d’attributaire à la caisse B le 31 mai, avec transfert de compétence à partir du 1er juin. La caisse B confirme la réception du brevet au plus tard le 20 juin. Si ce n'est pas le cas et que la caisse B a intégré l'attributaire, l'allocataire et le(s) enfant(s)

131 Les institutions de sécurité sociale sont tenues de fournir à l'assuré social qui en fait la demande écrite, toute information utile concernant ses droits et obligations et de communiquer d'initiative à l'assuré social tout complément d'information nécessaire à l'examen de sa demande ou au maintien de ses droits. Conformément à l’article 6, les institutions de sécurité sociale doivent utiliser, dans leurs rapports avec l'assuré social, quelle qu'en soit la forme, un langage compréhensible pour le public.

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bénéficiaire(s) et les délais de paiement dans le Cadastre, la caisse A ne doit en principe plus envoyer de rappel. La caisse d'allocations familiales qui avait déjà envoyé l’accusé de réception s’engage alors à assurer la continuité des paiements : Quand la caisse d'allocations familiales constate, après l’envoi d’un accusé de réception, qu’elle n’est pas compétente, elle assure le prochain mois de paiement (y compris l’envoi des formulaires) et transmet le dossier à la caisse compétente. Tout risque d’interruption du paiement doit être évité. Transfert de la compétence132 au moyen d'un brevet d'attributaire pour un droit potentiel (nouvelle procédure)

Dans le cadre d'un examen automatique du droit, un changement de compétence est constaté à un moment auquel il n'existe qu'un droit potentiel aux allocations familiales. Exemple: Un enfant va vivre chez ses grands-parents. Pendant son stage d’insertion professionnelle, il entame une activité. Puisque la caisse du grand-père (caisse B) ne peut payer pour aucun enfant (consulter le Cadastre), le dossier reste à la caisse A jusqu'à ce qu'il y ait de nouveau des paiements. Ce n'est qu'à ce moment que la caisse A envoie le dossier, accompagné d'un brevet, à la caisse compétente, selon la procédure de l'examen automatique du droit. Situation neutralisée: détermination de l'organisme compétent Exemples :

1) L'attributaire, occupé chez un employeur affilié à la caisse A, se retrouve sans emploi. L'employeur passe à la caisse B le 1er juillet. L'attributaire commence à travailler à temps partiel auprès de l'employeur A et reçoit une allocation de garantie de revenus. Au mois de juin, le plafond de revenus est dépassé et le travailleur à temps partiel ne perçoit aucun supplément du chômage. Un supplément est de nouveau perçu au mois de juillet : la compétence n'est pas transférée à la CAF B car le 1er juillet, le bénéficiaire se trouve dans une situation neutralisée chez son employeur.

2) L'attributaire, occupé chez un employeur affilié à la caisse A, se retrouve sans emploi. L'employeur passe à la caisse B le 1er juillet. L'attributaire commence à travailler à temps partiel et reçoit une allocation de garantie de revenu auprès de l'employeur A. Pour le mois de novembre, aucun flux D042 n'est reçu parce qu'aucun supplément de chômage n'est perçu : la compétence est transférée le 1er janvier car activité non neutralisée pendant un mois de référence.

3) Le travailleur occupé chez un employeur affilié à la caisse A est malade de longue durée. Le contrat de travail est maintenu. L'employeur change de caisse (passe à la caisse B) le 1er juillet. Etant donné que le contrat de travail se poursuit, le dossier passe en même temps à la nouvelle CAF B.

132 Cf. . CO 1415 du 8 septembre 2017: gel de la compétence à partir du 1er janvier 2018.

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4) Le travailleur occupé chez un employeur affilié à la caisse A est malade de longue durée. Le contrat de travail prend fin. L'employeur change de caisse (passe à la caisse B). Le travailleur malade reprend le travail à temps partiel auprès d'un employeur (CAF C) avec l'autorisation du médecin conseil de la mutualité. Le dossier ne passe pas de la caisse A à la caisse C car l'occupation a été neutralisée.

4.4. Délai de traitement de l’information en cas d’échange de données à l’aide du modèle Y ter Le délai de 30 jours pour le traitement de l’information dans le cadre de l’échange avec le modèle Yter concerne l’ensemble des caisses d'allocations familiales et non chaque caisse distincte qui est concernée par le traitement d’une information. Afin d’éviter qu’une inégalité apparaisse entre les assurés sociaux en raison d’une prolongation importante du délai de traitement, il est essentiel qu’un délai de traitement identique soit appliqué pour les assurés sociaux, quel que soit le nombre de caisses qui doivent intervenir pour établir le droit. Les caisses d'allocations familiales forment une communauté (cf. CO. 1402 du 26 février 2015). Il est rappelé aux caisses qu’elles doivent transmettre immédiatement l’information. 4.5. Mention de la date de début de l’assimilation sur le brevet d’attributaire (Mod. Y) Il est apparu lors du contrôle administratif que les caisses d'allocations familiales indiquent la date du début de « l'assimilation » de différentes manières sur le brevet d'attributaire Mod. Y, ce qui crée un risque de paiements erronés. Par conséquent, la règle générale est désormais la suivante : c'est la date du début de la première activité de la période d'interruption qui doit figurer sur le brevet dans la case « début de l'assimilation ». Ce principe reste intégralement applicable dans la nouvelle procédure liée au flux fiscal. Lorsqu’à la date de la reprise du travail (qui entraîne l’assimilation) un supplément est effectivement payé à titre provisionnel sur la base de la procédure de paiement provisionnel du supplément, le brevet doit être complété comme indiqué ci-dessus. Lorsqu’il apparaît toutefois, lors de l’établissement définitif du droit au supplément sur la base des données fiscales, que le supplément n’est pas dû effectivement au moment de la reprise du travail, l’assimilation prend fin également, et la caisse d'allocations familiales doit revoir les paiements et envoyer un brevet corrigé à l’organisme d'allocations familiales suivant.

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4.6. Imputation aux entités fédérées des prestations familiales payées Au cours de l'année 2014, les organismes d'allocations familiales de FAMIFED ont reçu les directives133nécessaires pour octroyer un code de région à chaque bénéficiaire à partir du 1er janvier 2015. A dater du 1er janvier 2015, ce code de région134 doit toujours figurer sur le brevet de l'attributaire 4.7. Application de la non-indexation des prestations familiales en Flandre À partir de juin 2017, des montants différents s’appliquent pour l’octroi de prestations familiales à charge de la Communauté flamande, vu que les montants à octroyer pour les enfants bénéficiaires dont le code de région est la Flandre n’ont pas été indexés. Lorsque les caisses d'allocations familiales reçoivent tardivement les données relatives aux facteurs de rattachement, elles doivent, si nécessaire, régulariser les paiements (compléter ou récupérer). Toutes les régularisations doivent être effectivement réalisées, quel que soit leur montant. Les instructions pratiques relatives à l’exécution des régularisations à la suite de la non-indexation en Flandre ont été communiquées dans la CO 1413 du 24 juillet 2017. 4.8. Accueil d’enfants de Tchernobyl dans des familles belges Dans certains cas, il est possible d’accorder pour une durée limitée des allocations familiales à des familles qui accueillent des enfants, quelle que soit la caisse d'allocations familiales du régime des travailleurs salariés ou du secteur public qui est compétente pour cette famille. L’association concernée « Accueil Santé ASBL Enfants de Tchernobyl » et les organismes d'allocations familiales ont été informés des conditions et de la procédure. L’enfant doit avoir moins de 12 ans (CM 599 du 16 juillet 2007). - La famille doit introduire une demande auprès de la caisse qui paie déjà les allocations

familiales si cette famille compte d’autres enfants. Si elle n’a pas d’autres enfants bénéficiaires, elle doit introduire une demande auprès de la caisse à laquelle est affilié l’employeur du membre le plus âgé de la famille. Dans les deux cas, elle doit utiliser le formulaire AA, disponible sur le site web de la caisse concernée.

133 Cf. 996/111 du 24 février 2015 - Imputation des prestations familiales dues et indues aux entités fédérées compétentes. 134 1 = Communauté flamande

2 = Région de Bruxelles-Capitale 3 = Communauté française 4 = Communauté germanophone.

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- Au formulaire de demande, elle doit joindre la copie du « visa pour court séjour » sur lequel est mentionnée l’adresse du domicile provisoire de l’enfant bénéficiaire, ainsi que les dates de séjour précises.

- Pour pouvoir bénéficier des allocations avec effet rétroactif (cinq ans au maximum), il faut demander un historique du « visa pour court séjour » à la commune ou à l’Office des étrangers (World Trade Center II, chaussée d’Anvers 59 B, 1000 Bruxelles, à l’attention du Service Publicité, Madame Deval), en mentionnant le nom et le prénom de l’enfant bénéficiaire.

Attention : L’article 48 des lois coordonnées prévoit que les allocations familiales ne sont dues qu’à partir du mois qui suit l’ouverture du droit. Cela signifie que si le séjour de l’enfant ne couvre pas deux mois, aucun droit aux allocations familiales ne peut être accordé. Exemple : Un enfant est inscrit à l'Office des étrangers dans la famille d'accueil le 30 juin ; les allocations familiales sont dues à partir du mois de juillet, et sont payables à partir du 10 août. Si toutefois l’enfant arrive le 3 juillet et repart avant le 1er août, il n’existe aucun droit aux allocations familiales.

4.9. Le brevet des prestations familiales garanties – Rappel des règles

En fonction de l’examen automatique du droit, les caisses d'allocations familiales doivent délivrer d’office un brevet au service Garanties lorsqu’elles ne peuvent plus établir aucun droit suite à une sanction en matière de chômage qui constitue un obstacle pour le paiement des allocations familiales, de la cessation d’une activité, d’une allocation du CPAS, etc. Uniquement informer le ménage de la possibilité de droit à des prestations familiales garanties sans lui délivrer de brevet ne suffit pas. Il est toutefois rappelé aux organismes d'allocations familiales de ne transmettre le dossier au service Prestations familiales garanties – Gewaarborgde Gezinsbijslag que lorsqu’ils ont vérifié et constaté qu’il n’existe aucun autre droit aux allocations familiales dans la LGAF135. 4.10. Date de fin de l’incapacité de travail dans le flux D046 (A020) La date qui est introduite comme date finale de l’incapacité de travail dans le flux D046 (A020) en cas de guérison est le dernier jour de la reconnaissance de l’incapacité de travail et non le premier jour de la guérison (lettre circulaire 997/35sexies du 6 novembre 2012). 4.11. Suivi du droit du chef du chômeur non indemnisé La lettre circulaire technique 997/79 quinquies du 6 juillet 2017 fournissait des instructions complémentaires pour la consultation des données relatives au chômage non indemnisé au moyen du flux de consultation L035, en particulier en cas de code d’erreur indiquant que des données ne sont pas ou plus consultables. Elle expliquait également la procédure à suivre lorsque le message de

135 Cf. directives de l’annexe 2 à la CO 1348 du 11 février 2004 et de la lettre circulaire 997/67 du 16 mars 2007.

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flux donne un article d’admissibilité ou d’indemnisation ne figurant pas sur les listes en annexe de la description technique du message P063 (à consulter sur le site web de FAMIFED). En ce qui concerne le droit du chef du chômeur non indemnisé, on attire en outre l’attention sur les situations suivantes136:

Droit prioritaire en cas de séparation des parents et d’exécution conjointe de l’autorité parentale.

Pour rappel, dans certaines situations, le chômeur complet non indemnisé obtient le droit aux allocations familiales à condition que ce droit ne puisse être obtenu par un autre membre du ménage. C’est ici la situation de fait qui s’applique. L’établissement du statut d’attributaire se fait donc sur la base de la situation de fait. Si les parents sont séparés et exercent conjointement l’autorité parentale, la fiction juridique est en revanche bien d’application en vue de régler la priorité des droits entre les parents. Conclusion : si le père est attributaire en tant que chômeur non indemnisé et la mère ouvre aussi un droit aux allocations familiales, le père est l’attributaire prioritaire si les parents exercent conjointement l’autorité parentale sur les enfants. Exemples d’application : a. Le père chômeur exclu avec droits résiduaires vit seul. L’enfant bénéficiaire habite chez la

mère salariée et il y a coparenté le père est attributaire b. Le père chômeur exclu avec droits résiduaires vit avec un partenaire. L’enfant bénéficiaire

habite chez la mère salariée et il y a coparenté le père reste attributaire c. Le père chômeur exclu droit « résiduaire » vis avec sa conjointe. L’enfant bénéficiaire

habite chez la mère salariée et il y a coparenté le père perd le statut d’attributaire au profit de la mère137 en application de l’art. 64 de la LGAF

d. Le père chômeur exclu avec droits résiduaires vit seul avec l’enfant bénéficiaire. Il y a coparenté avec la mère salariéele père est attributaire

e. Le père chômeur exclu avec droits résiduaires vit avec un partenaire et l’enfant bénéficiaire. Il y a coparenté avec la mère salariéele père perd le statut d’attributaire au profit de la mère137 en application de l’art. 64 de la LGAF.

f. Le père chômeur exclu avec droits résiduaires vit avec son conjoint et l’enfant bénéficiaire. Il y a coparenté avec la mère salariée le père perd le statut d’attributaire. La mère137 devient attributaire en application de l’art. 64 de la LGAF.

136 Voir courriel de FAMIFED aux caisses d’allocations familiales du 17 mars 2017. 137 En conséquence du gel de la compétence à partir du 1er janvier 2018, le dossier n’est pas transféré à la caisse d'allocations familiales de la mère, mais la caisse qui était compétente du chef du père ouvre le dossier du chef de la mère.

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Droit du chômeur non indemnisé en cas de radiation d’office du Registre national des personnes physiques

Les instructions relatives au traitement des messages P063 ont été communiquées au moyen des lettres circulaires 997/79quater du 30 novembre 2015 et 997/79quinquies du 6 juillet 2017. Il est apparu que les messages de radiation d'office des chômeurs non indemnisés n'étaient pas traités systématiquement par l'ONEM et que les flux de consultation L035 indiquaient uniquement le dernier statut reconnu du chômeur non indemnisé. Lors de la radiation d’office, il n’est plus possible de voir si le chômeur non indemnisé est toujours disponible sur le marché de l’emploi, une condition pourtant fixée dans l’arrêté royal du 25 février 1994. Dans ces circonstances et en vue du traitement uniforme des dossiers de chômeur non indemnisé, les caisses d'allocations familiales doivent présumer, pendant la période de radiation, que le chômeur exclu n’est pas disponible sur le marché de l'emploi et qu’il perd donc sa qualité d’attributaire. Si l’attributaire chômeur non indemnisé est effectivement radié pendant le mois de référence, il convient d’examiner un autre droit potentiel aux allocations familiales. En conséquence du gel de la compétence à partir du 1er janvier 2018, lorsqu’un autre droit aux allocations familiales existe, le dossier n’est plus transféré à la caisse d’allocations familiales du nouvel attributaire, mais la caisse d’allocations familiales poursuit les paiements du chef du nouvel attributaire. Dès réception du message indiquant que l’intéressé est à nouveau inscrit au Registre national des personnes physiques et si le flux de consultation L035 existe toujours, la caisse doit à nouveau examiner le droit prioritaire et rouvrir le dossier du chef du chômeur non indemnisé. Lorsqu’il n’y a pas d’autre droit aux allocations familiales dans la LGAF, il convient de transférer le dossier au service prestations familiales garanties de FAMIFED. Si ce service reçoit un message indiquant que l’intéressé est à nouveau inscrit au Registre national des personnes physiques et si le flux de consultation L035 existe toujours, FAMIFED poursuivra les paiements dans la LGAF conformément aux dispositions de la CO 1415. 4.12. Remboursement des avances du CPAS Il convient de considérer comme des arriérés pouvant être remboursés par la caisse au CPAS, toutes les sommes que le CPAS a déjà payées comme avances sur les allocations familiales avant la notification par la caisse d’allocations familiales de l’établissement du droit aux allocations familiales138.

138 Cf. arrêt de la Cour de cassation du 6 février 2006 précisé dans la lettre circulaire 996/128 du 26 avril 2017.

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4.13. La répartition en divisions des cours et tribunaux L'AR du 14 mars 2014 définit la répartition de la compétence des cours et tribunaux en divisions. L'adresse du tribunal du travail compétent est l'une des mentions obligatoires dans le cadre des articles 14 et 15 de la Charte concernant la motivation à l'assuré social des décisions d'octroi ou de refus et des décisions de récupération de prestations familiales payées indûment. L'AR a été transmis par courriel à tous les organismes d'allocations familiales le 3 avril 2014. Les conséquences pour les allocations familiales de la création des tribunaux de la famille ont été expliquées dans la circulaire CO 1399 du 18 novembre 2014. Les lettres circulaires 996/126 du 19 décembre 2016 et 996/126bis du 14 décembre 2017 fournissaient des instructions plus précises à cet égard. Directives complémentaires Communication des décisions judiciaires auxquelles la caisse d’allocations familiales est partie (demandeur ou défendeur) Les directives contenues dans la CM 561 ont été actualisées dans la CO 1406 du 13 janvier 2016 relative à la communication des procédures devant la Cour de cassation ou la Cour d'arbitrage à FAMIFED. Vu le transfert de compétence vers les communautés, le SPF Sécurité sociale a demandé de ne plus être informé, au sens général, des décisions judiciaires auxquelles la caisse d’allocations familiales est partie. L’instruction contenue dans la CM 378 du 20 octobre 1980 demandant de communiquer les jugements et arrêts relatifs aux allocations familiales au service Allocations familiales du SPF est supprimée. Les communications ne sont encore envoyées qu’à FAMIFED, suivant la procédure décrite dans la CO 1390 du 27 mai 2013. Règlement collectif de dettes - Notification de l’ordonnance d’admissibilité La pratique consistant à ne pas communiquer l’ordonnance d’admissibilité à la caisse d’allocations familiales va à l’encontre de l’article 1675/9, § 1er, 4° du Code judiciaire. Les articles du Code judiciaire relatifs à la notification de l’ordonnance d’admissibilité à la caisse d’allocations familiales et le versement des allocations familiales sur un compte bloqué restent néanmoins d’application. L’art. 1675/9 du Code judiciaire stipule qu’après le prononcé de la décision d’admissibilité, le greffier doit la notifier aux débiteurs concernés. D’après l’article 1675/16, § 1er du Code judiciaire, la décision d’admissibilité, visée à l’article 1675/6, est notifiée par le greffier sous pli judiciaire139. Les directives précisées à ce sujet dans la lettre circulaire 996/104 du 17 avril 2012 restent aussi entièrement d’application.

139 Voir note d’information 1999/3 du 5 octobre 1999. En cas de jugements de désignation d’un tuteur ou d’un administrateur provisoire, la démonstration ordinaire au moyen d’une copie lisible suffit.

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Qui peut envoyer la copie du jugement à la caisse d'allocations familiales ? En vue de la simplification administrative et dans l’intérêt de l’enfant, la lettre circulaire 999/126 du 19 décembre 2016 n’impose plus de conditions d’opposabilité des jugements dans les situations où la caisse d’allocations familiales n’est pas partie prenante à la cause : il est suffisant de demander à la personne concernée une copie du jugement, de l’arrêt ou de la décision judiciaire. Les caisses d'allocations familiales ont demandé par qui la copie du jugement doit être fournie pour que la caisse doive y donner suite. La caisse peut appliquer le jugement après l’avoir reçu des personnes suivantes : - l’attributaire, l’allocataire et l’enfant bénéficiaire, - les parents de l’enfant, - les personnes qui peuvent prétendre aux allocations familiales, en conséquence du jugement, - leurs délégués et représentants légaux (tutelle, administrateur, administrateur provisoire,

conseil judiciaire), - leurs avocats, médiateurs de dettes, - les personnes disposant d’un mandat exprès (mandataires), - les associations et institutions dont on suppose un mandat implicite (syndicats, mutuelles,

organisations d’indépendants, associations de personnes ayant un handicap ou retraités), - les CPAS : désignés comme tutelle pour des enfants mineurs, dans le cadre de l’aide sociale,

la subrogation. Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive, mais des cas les plus manifestes. Exécution des jugements prononcés à l’étranger Pour les dispositions judiciaires datant d’avant le 10 janvier 2015, la partie qui souhaite exécuter doit obtenir la déclaration de force exécutoire du tribunal compétent dans un autre État membre pour pouvoir la mettre à exécution (exequatur). La procédure a été modifiée par la suite, et pour faire exécuter une ordonnance judiciaire, l’intéressé doit demander un certificat d’exécution dans le pays où le jugement a été prononcé. (article 53 du règlement bruxellois I bis).

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1

A N N E X E I à l a C O 1 3 8 6 / 2 0 1 8

1. Formulaires de demande d’allocations familiales

FORMULAIRE INDICATIONS

1.1 Demande d'allocations familiales

Toutes catégories professionnelles (travailleurs salariés, fonctionnaires, travailleurs indépendants)

Mod. AA

Description d’un formulaire de demande

Formulaire destiné à demander le droit aux allocations de base à l’occasion de l’ouverture d’un droit entièrement nouveau aux allocations familiales (LGAF) ou dans les prestations familiales garanties. Qu’est-ce qu’une demande d’allocations familiales ? En exécution de la Charte de l'assuré social, l'examen doit être effectué d'office à chaque fois que cela est matériellement possible. L’attributaire ne doit par conséquent pas introduire de demande auprès d’une caisse d’allocations familiales :

lorsque la caisse d'allocations familiales a été informée d’une première naissance dans le ménage du travailleur salarié, de la provenance d’un autre régime d’allocations familiales belge ou étranger, d’une première activité comme travailleur salarié. Une attestation électronique (de composition de ménage ou de naissance) portant un cachet numérique vaut également demande ;

à l’occasion d’une modification de la situation familiale ou socioprofessionnelle dans un dossier intégré dans le Cadastre1 ;

en cas de changement de caisse d’allocations familiales (changement de compétence en raison d’une occupation chez un autre employeur ou d'une affiliation comme travailleur indépendant)2 ;

en cas de changement de caisse d’allocations familiales (changement de compétence en raison d’une modification du droit prioritaire). Le transfert de la compétence est gelé à partir du 1

er

janvier 2018 (circulaire FAMIFED, CO 1415).

1 L'attributaire, l'allocataire et les enfants, ainsi que les bénéficiaires potentiels (quatrièmes acteurs). 2 Cette information est transmise entre les organismes d’allocations familiales au moyen du « brevet d’attributaire », comme entre les sections d’un même organisme.

2

Pour les familles qui résident à l’étranger, la caisse envoie automatiquement le formulaire au parent ou à une autre personne qui élève l’enfant, si elle a été informée d’une occupation en Belgique (un formulaire de demande d’allocations familiales en anglais3 est disponible). Le dépôt d’un formulaire auprès d’une caisse d’allocations familiales est également une demande de paiements provisionnels en guise d’avances. Pour la demande de prestations familiales (allocation de naissance) garanties, il faut cependant chaque fois introduire un formulaire.

Adaptations du formulaire

Le formulaire a été adapté à la LGAF (1er juillet 2014). Le formulaire a été modifié en 2016 dans le respect de la loi Only Once..

1.2 Demande d’allocations familiales d’orphelins (Mod. B)

Toutes catégories professionnelles (travailleurs salariés, fonctionnaires, travailleurs indépendants)

Description du formulaire

Formulaire destiné à demander le droit aux allocations familiales d’orphelins (ordinaires4/majorées5) lors du décès en Belgique ou à l’étranger d’un (co)parent/adoptant (adoption ordinaire ou plénière). Le formulaire convient à la demande du chef d’un autre attributaire que le parent décédé ou le parent survivant (cf. CM 602 du 12 mars 2008 – régime en vigueur depuis le 1er octobre 2007). Qu’est-ce qu’une demande d’allocations familiales d’orphelins ?

Compte tenu de la définition de la demande que donne l’article 1er, point 11, du contrat d’administration 2016-2018, le formulaire n’est pas une obligation pour les familles qui sont domiciliées en Belgique. Les informations concernant le décès et la filiation qui sont enregistrées en Belgique sont demandées en ligne au Registre national ou à la commune où l’acte de naissance

3 Selon le règlement de l’EEE, tout habitant d’un Etat membre peut utiliser sa propre langue. 4 Il existe un droit aux allocations familiales d’orphelins ordinaires lorsque le parent ou l’adoptant survivant est remarié ou forme un ménage de fait, sauf si l’orphelin a été abandonné. 5 Il existe un droit aux allocations familiales d’orphelins majorées lorsque les deux parents (ou adoptants) sont décédés, lorsque le parent survivant n’est pas remarié ou ne forme pas un ménage de fait, lorsque l’enfant est abandonné par le parent survivant au sens de la circulaire ministérielle n° 393, ou lorsque le parent remarié ou établi en ménage vit seul (prouvé par une attestation officielle du Registre national ou des services de population ou de police).

3

(avec les inscriptions en marge6) a été dressé7. Les modifications de la filiation (reconnaissance, désaveu ou adoption) sont notées en marge de l’acte. Une attestation électronique portant un cachet numérique vaut également demande (par ex. l’acte de décès d’un des parents). Adaptations du formulaire

Le formulaire a été adapté à la LGAF (1er juillet 2014). Le formulaire a été modifié en 2016 dans le respect de la loi Only Once.

1.3 Demande d’allocation de naissance (Mod. E) ou de prime d’adoption (Eter) Toutes catégories professionnelles (travailleurs salariés, fonctionnaires,


Formulaire destiné à obtenir le paiement d’une allocation de naissance/d’une prime d’adoption à l’occasion d’une naissance ou d’une adoption en Belgique ou à l’étranger, ou à demander le paiement anticipé de l’allocation de naissance à partir du sixième mois (à payer après 180 jours) de la grossesse (peut être demandé à partir du septième mois). Qu’est-ce qu’une demande d’allocation de naissance ou de prime d’adoption ?

Compte tenu de la définition de la demande que donne l’article 1er, point 11, du contrat d’administration 2016-2018, le formulaire (voir note 1, p. 1) n’est pas une obligation pour les familles qui sont domiciliées en Belgique. Puisque l’on dispose souvent de données insuffisantes au sujet de la situation familiale, le formulaire sera indispensable. La caisse d'allocations familiales envoie le formulaire à la demande des intéressés8.

travailleurs indépendants)

Sont également considérés comme formalités suffisantes pour obtenir le paiement de l’allocation de naissance, le fait que l’assuré social transmette à sa caisse d’allocations familiales le document authentique et unique « attestation de naissance pour l’obtention de l’allocation de naissance », qui indique qu’une naissance a eu lieu et qu’un acte de naissance a été établi, ou le fait que la caisse ait reçu du Registre national un message électronique en rapport avec une naissance9.

6 Une copie bien lisible du document est suffisante. 7 Les données relatives à la filiation que l’on obtient dans la « composition du ménage » par l’intermédiaire du Registre national ou la preuve que l’enfant est né pendant le mariage de ses (son) parent(s) (décédés) suffisent pour prouver la filiation du parent décédé. 8 Voir circulaire de FAMIFED CO 1326 du 19 janvier 2001. 9 La caisse d'allocations familiales effectue une enquête complémentaire lorsqu’elle ne reçoit pas de message électronique pour un dossier dans lequel une allocation de naissance ou une prime d’adoption a été payée (voir circulaire 1386/2018, thème n° 2).

4


Le formulaire a été revu et adapté à la LGAF (1er juillet 2014) et à la loi sur la comaternité10. Le formulaire a été modifié en 2016 à la suite d'un contrôle de la lisibilité et dans le respect de la loi Only once.

1.4. Demande de supplément pour les chômeurs de longue durée, les malades et les invalides, les handicapés, les pensionnés, les familles monoparentales, les travailleurs indépendants bénéficiant

d'un droit

passerelle11, les

anciens chômeurs, les anciens invalides et les anciens bénéficiaires des prestations familiales garanties (Mod. S famille en Belgique et


Formulaire destiné à demander le paiement provisoire d'un supplément social ou d'un supplément pour famille monoparentale en attendant le contrôle à l'aide des données fiscales (flux fiscal).

Le formulaire est envoyé sur demande ou automatiquement à l'occasion de certains événements qui peuvent faire naître le droit à un supplément (voir CO 1400 et 1407). Le demandeur doit déclarer que le total des revenus professionnels/de remplacement bruts ne dépasse pas le plafond pour l'obtention du supplément. Pour les familles à l'étranger (P19fisc-A) ou lorsque le partenaire travaille dans une organisation internationale (P19fisc-B), on accepte une déclaration sur l'honneur.

Un supplément peut être demandé pour la durée de la procédure de regroupement familial avec le partenaire à l'étranger12.

10 Cf. circulaire de FAMIFED CO 1403 du 23 février 2015. 11

Cf. circulaire de FAMIFED CO 1414 du 11 mai 2017. 12 Cf. lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015.

5

P 19 fisc (A) à l'étranger ou

partenaire qui

travaille pour

une

organisation

internationale

P19 fisc) 2. Formulaires destinés à établir et/ou à suivre un droit prioritaire ou le droit à un supplément


2.1 Droit aux allocations familiales pour les enfants handicapés (Mod. P2)


Formulaire destiné à vérifier si les conditions pour ouvrir un droit à un supplément en tant qu’enfant handicapé ou enfant atteint d’une affection13 sont remplies à partir de l’âge de 18 ans (article 47 de la loi générale). Dans le cadre de la simplification administrative, le formulaire a été supprimé pour les familles en Belgique et remplacé par l’exploitation des flux de données socioprofessionnelles. Pour les enfants avec un handicap à l’étranger

Le formulaire est envoyé automatiquement à l’allocataire par une caisse d’allocations familiales lorsque celle-ci reçoit la décision de reconnaissance ou, conformément à la CM 610, à partir de l'année au cours de laquelle l'enfant atteint l'âge de 18 ans (plus à partir de l’âge de 16 ans), ensuite chaque année le 5 septembre et aussi lors d’un événement qui peut signifier la fin du droit (comme formulaire de clôture). Le formulaire est nécessaire pour l’évaluation annuelle du droit aux allocations familiales majorées (article 47) et n’est pas une condition pour l’octroi des allocations ordinaires.

13

Le terme "handicapé" était utilisé à tort à la place du terme "personne handicapée" (Communication du SPF Sécurité sociale n°622 du 12 janvier 2017)

6


Le texte du formulaire a été adapté dans le sens de la lettre circulaire II/c.996/98 du 24 mai 2011, qui a précisé la nouvelle procédure.

2.2 Placement d’un enfant dans une famille d’accueil ou dans une institution

(Mod. P3-a et P3-b)


Formulaire destiné à vérifier si les conditions en matière de placement (articles 70 et 51, § 3, 7° et 8°, de la loi générale) par une autorité publique14 dans une institution (P3-a) ou chez un particulier (P3-b) sont remplies pour établir et suivre le droit aux allocations familiales. Placements en Belgique et à l’étranger

Le formulaire est envoyé automatiquement par les caisses d’allocations familiales à l’institution ou au particulier où/chez qui l’enfant a été placé lorsqu’elles reçoivent de l’autorité responsable du placement un avis concernant la décision de placement, et ensuite chaque année le 5 septembre, ainsi que lors de la levée ou de la modification de la mesure de placement par l’autorité administrative ou judiciaire. Le formulaire P3-b (formulaire de placement dans une famille) suffit pour entamer le paiement des allocations familiales à titre provisionnel, en attendant la notification officielle (voir thème n° 8 - enfants placés de l’autorité de placement - Message 227). Adaptations du formulaire Le formulaire a été adapté à la LGAF (1er juillet 2014). Pour la Communauté flamande

Le formulaire Mod. P3-a a été examiné et ne doit subir aucune modification suite au décret du 3 juillet 2013 relatif à l'aide intégrale à la jeunesse de la Communauté flamande. Suite au décret du 29 juin 2012 portant organisation du placement familial, le formulaire Mod. P3-b a été supprimé (cf. courriel aux caisses d’allocations familiales du 24 décembre 2013).

2.3 Droit du chef d’un frère ou d’une sœur (Mod. P4)


Formulaire destiné à demander des renseignements concernant la situation familiale et professionnelle des membres du ménage et des personnes apparentées qui n’en font pas partie, afin de

14 Dernière adaptation des formulaires P3-a et P3-b par la lettre circulaire II/C/999/c.151/SN du 18 mars 2009.

7

suivre le droit établi du chef d’un (demi-)frère ou d’une (demi-)sœur, compte tenu des règles spéciales applicables à ce sujet15. Le formulaire a été supprimé pour les familles qui résident en Belgique et remplacé par les flux de données socioprofessionnelles distribués pour les attributaires potentiels par le biais de l’intégration dans le Cadastre. Familles à l’étranger

Pour les familles à l'étranger, ce formulaire est remplacé par le formulaire P12. Le formulaire est envoyé à l’allocataire à l’étranger chaque année le 15 janvier, ainsi que lors de l’extinction du droit afin de pouvoir déceler l’existence d’un droit prioritaire interne16 ou externe17, notamment d’un membre du ménage qui est devenu travailleur salarié/fonctionnaire/travailleur indépendant.

2.4 Droit aux allocations familiales pour les enfants handicapés de plus de 25 ans

(Mod. P5)


Formulaire destiné à vérifier si les conditions pour suivre le droit en tant que personne handicapée de plus de 25 ans sont remplies en Belgique et à l’étranger (ancien art. 63 des lois coordonnées). Il s’agit encore d’un nombre réduit de personnes handicapées totalement incapables de travailler ou de occupées dans un atelier protégé qui avaient déjà atteint l’âge de 21 ans le 1er juillet 1987. Dans le cadre de la simplification administrative, le formulaire a été supprimé pour les familles en Belgique et remplacé par l’exploitation des flux de données socioprofessionnelles distribués par l’intégration dans le Cadastre et/ou une interrogation des services des pensions (il n'y a pas encore de flux avec les données des pensions). Personnes âgées avec un handicap à l’étranger

Le formulaire est envoyé automatiquement par une caisse d’allocations familiales à l’allocataire chaque année le 5 septembre et aussi lors d’un événement qui peut signifier la fin du droit.

15 Article 51, § 3, 4° et 5°, LGAF. 16

A partir du 1er

janvier 2018, le transfert de la compétence est gelé (circulaire FAMIFED, CO 1415) 17 Voir note 34.

8

2.5 Droit de l’étudiant après l’obligation scolaire (Mod. P7/P7int)

Description des formulaires18

Formulaire destiné à vérifier les conditions du droit aux allocations familiales19 pour un enfant qui suit des cours ou une formation en Belgique (P7) et en dehors de l’EEE20 (P7int) après la période de droit inconditionnel (après le 31 août de l’année au cours de laquelle l’enfant atteint l’âge de 18 ans). Le formulaire est envoyé à l’allocataire (parent/personne qui élève l’enfant/institution). Quand faut-il encore remplir un formulaire P7a/b ? Schéma21 :

Oui Non Pas de flux D062 (enseignement du soir, de promotion sociale, …)

L’étudiant atteint 25 ans

Premier droit en Belgique Interruption/arrêt des études aussi à l’étranger

Nouveau droit après interruption, autres études après interruption

Le jeune est inscrit comme demandeur d’emploi (D043)

L’enfant avec un handicap atteint l’âge de 21 ans (deuxième droit…) et pas de D062

Fin du régime en faveur de l'étudiant qui prépare un mémoire

Outre une partie informative, le formulaire comprend deux volets : i) La partie P7-A

Cette partie demande chaque année le 15 septembre aux parents des informations sur le parcours de l’étudiant : il étudie encore, il a entamé un travail, il est inscrit comme demandeur d’emploi, etc. Pour tous les étudiants en Communauté flamande, cette partie est souvent remplacée par la lettre d'information 18+. Cette information est importante pour la gestion du dossier, mais le volet P7-A n’est pas indispensable22 s’il apparaît que ces informations ont été obtenues par l’intermédiaire d’un flux. Pour les étudiants à temps partiel (travail à temps partiel/études à temps partiel/apprentissage en

18 La mise en pages du formulaire a été revue en collaboration avec Bpost : www.famifed.be. 19 Cf. arrêté royal du 10 août 2005. 20 Des formulaires spécifiques ont été créés dans le cadre des accords bilatéraux et du traité de l’EEE. 21 Voir lettre circulaire 999/169 du 5 juillet 2013. 22 Cette procédure a été précisée par la circulaire CO 1374 du 25 septembre 2008.

9

alternance) et les stagiaires, les revenus sont demandés à l'occasion de la réception des données Rip (cf. conditions de revenus de l'article 3 de l'AR du 12 août 2005). ii) La partie P7-B

La partie qui est destinée à être complétée par l’établissement d’enseignement au sujet des conditions d’enseignement et du fait de savoir si l’enfant est inscrit comme étudiant régulier pour la prochaine

année scolaire ou académique. Les attestations abrégées que les établissements d’enseignement remettent lors de l’inscription comme étudiant ont la même force probante qu’un formulaire complété si elles répondent à toutes les questions pertinentes. Pour les « contrats de formation en alternance » (Communauté française et Commission communautaire française à Bruxelles - COCOF), on a créé un formulaire abrégé en collaboration avec les Centres d'éducation et de formation en alternance (CEFA's)23. Etudiants en Belgique

Etudiants dans un établissement d'enseignement subventionné ou reconnu par la Communauté flamande/germanophone

24

Pour l’enseignement secondaire général, technique, professionnel ou artistique (ASO, TSO, BSO, KSO), l'enseignement spécial et pour l’enseignement supérieur (Bachelor/master), la caisse d’allocations familiales reçoit un flux de la banque de données de la Communauté flamande (DHO) par l'intermédiaire de la Banque-carrefour (flux D062)25. Les familles en Communauté flamande ayant un enfant qui atteint l'âge de 18 ans reçoivent une feuille d'information « Student 18+ » mais ne reçoivent plus le formulaire P7. Le formulaire P7-B n’est pas nécessaire lorsque les données sont reçues par un flux. Si le formulaire ou une attestation est quand même reçu, il s'agit d'une preuve suffisante26 pour le paiement.

23 Cf. lettre circulaire 999/117 du 18 septembre 2015. 24 Cf. lettre circulaire 999/169 du 5 juillet 2013. 25 Il s’agit d’attestations mises en tampon ayant des possibilités de consultation limitées. Il n’y a pas encore d’archivage pour les années d’études précédentes (max. 1 an). 26

POUR RAPPEL : En cas de contradiction entre différentes attestations et différents messages, il convient de signaler le cas au service Monitoring et de suspendre les paiements jusqu'à la réception d'une réponse (cf. lettre circulaire 999/169 du 5 juillet 2013).

10

Autres enseignements dans la Communauté flamande/germanophone Les données concernant les autres types d’enseignement ne sont pas obtenues par un flux, et doivent par conséquent encore être recueillies au moyen d’une attestation sur papier : l’enseignement privé, l’enseignement de promotion sociale, les formations préparatoires à l’Ecole royale militaire… Les familles doivent la remettre spontanément à la caisse d'allocations familiales.

Etudiants dans un établissement d'enseignement subventionné ou reconnu par la Communauté

française

Le volet P7-B ou une attestation (imprimée)27 est indispensable pour payer les allocations familiales pour la prochaine année scolaire ou académique. Vu que les étudiants habitant dans les cantons de l'Est suivent l'enseignement supérieur en Communauté française, un formulaire mixte (allemand-français) a été rédigé28. Etudiants à l’étranger29

Pour les études à l’étranger, on utilise les formulaires suivants, à recevoir chaque année : P7-A ; P7-int pour les études dans des établissements d'enseignement en dehors de l’Espace

économique européen (EEE) ; E402 (formulaire européen) pour les études dans des établissements d'enseignement à

l’intérieur de l’Espace économique européen (EEE).

Remarque : le formulaire P7-A n’est plus nécessaire lorsque le formulaire P7-int ou le formulaire E402 ont été reçus dûment complétés et signés (uniquement au début des études et ensuite chaque année). Une copie, télécopie, copie PDF ou photo de l'attestation scolaire est admise. Pour la Pologne, un règlement particulier est en vigueur. Les attestations des établissements d'enseignement doivent être validées par les ROP30.

27 De plus en plus d'établissements d'enseignement en Communauté française fournissent des attestations d'études électroniques, dont la version imprimée est jointe au formulaire P7 complété. Les conditions de validité de ces attestations ont été précisées dans la lettre circulaire 999/172 du 4 juillet 2014. 28 Cf. lettre circulaire 999/c. 176 du 3 juillet 2015. 29 Cf. annexe 2 à cette circulaire. 30 Cf. lettre circulaire 996/115 du 28 octobre 2015 relative à l'échange de données entre les organismes de paiement belges et les bureaux régionaux polonais (ROPS).

11

2.6 Droit de l’enfant qui travaille sous contrat d’apprentissage (Mod. P9)


Formulaire destiné à contrôler les conditions du droit aux allocations familiales en tant qu’apprenti lié par un contrat/un engagement d’apprentissage après le droit inconditionnel en Belgique et en dehors de l’EEE. Le formulaire est envoyé à l’allocataire (parent/personne qui élève l’enfant/institution) lors d’une première demande du droit aux allocations familiales en Belgique et chaque année le 15 septembre à partir de l’année où le jeune atteint l’âge de 18 ans (à la fin du contrat ou lors de sa rupture au cours de l’année) afin d’obtenir des informations auprès du maître d’apprentissage et du secrétaire d’apprentissage. Le formulaire doit également être signé par l’allocataire, le maître d’apprentissage et le secrétaire d’apprentissage (accompagnateur du parcours d'insertion). Pour la Région wallonne et la COCOF, le formulaire est remplacé depuis le 1er septembre 2015 par une déclaration de l'IFAPME en Région wallonne (Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises) et de l'EFPME en Région Bruxelles-Capitale (Espace Formation des Petites et Moyennes Entreprises) ou une copie du contrat de "Formation en alternance". Le P9 n'est valable que pour les contrats conclus antérieurement. Dans la Communauté flamande, le P9 n’est plus valable que pour des contrats d’apprentissage avec date d’entrée en service jusqu’au 31 août 2016. Ces contrats relèvent encore de l'AR du 6 mars 197931 et restent en vigueur jusqu'à la fin ou la rupture du contrat. Depuis le 1er septembre 2016, tous les nouveaux contrats sont conclus sous la forme de conventions de formation en alternance (CFA) et la récolte des données a lieu au moyen d’un flux ou de la question 21 du formulaire P7-B ou une copie du contrat (lettre circulaire de FAMIFED c.996/117 et 996/117bis).

2.7. Droit de l’enfant qui suit une formation de chef d’entreprise (Mod. P9bis)


Formulaire destiné à contrôler les conditions du droit aux allocations familiales en tant qu’apprenti qui suit une formation dans le cadre de la formation de chef d’entreprise après le droit inconditionnel en Belgique et en dehors de l’EEE. Le formulaire est envoyé à l’allocataire (parent/personne qui élève l’enfant/institution) lors d’une première demande du droit aux allocations familiales en Belgique et chaque année le 15 septembre à partir de l’année où le jeune atteint l’âge de 18 ans (à la fin du contrat ou lors de sa rupture au cours de l’année) afin d’obtenir des informations auprès de l'établissement d'enseignement (Syntra/IFAPME/EFPME) et du secrétaire d'apprentissage. Le formulaire doit également être signé par l’allocataire, le maître d’apprentissage et l'accompagnateur du parcours d'insertion.

31 Aucun droit aux allocations familiales n’est prévu pendant les vacances, contrairement au droit en vertu de l’AR du 10 août 2005.

12

Le jeune doit s'inscrire immédiatement comme demandeur d'emploi (stage d'insertion professionnelle) à la fin du contrat d'apprentissage. S'il bénéficie d'un salaire variable, le formulaire doit être complété par la déclaration figurant sur le modèle de lettre études à temps partiel/travail à temps partiel.

2.8 Situation professionnelle et familiale (Mod. P12)


Formulaire destiné à contrôler la situation familiale et la situation professionnelle des membres du ménage, afin de suivre le droit établi du chef d’un parent ou d’un autre attributaire non parent qui n’a pas le statut d’attributaire prioritaire dans l’ordre des attributaires potentiels32 selon le régime de priorité externe33, lorsque la situation familiale ou professionnelle ne peut être signalée de façon systématique par l’intermédiaire du réseau des institutions de sécurité sociale.

Le formulaire a été supprimé pour les familles qui résident en Belgique et remplacé par les flux de données socioprofessionnelles distribués pour les attributaires potentiels par le biais de l’intégration dans le Cadastre. Familles à l’étranger Ce formulaire n’est plus envoyé que dans des cas particuliers aux familles en dehors de la Belgique, chaque année le 15 janvier et lors de l’extinction du droit, afin de pouvoir déceler l’existence d’un membre du ménage qui devient travailleur salarié/ fonctionnaire/travailleur indépendant en vue de la détermination du droit prioritaire externe (priorité sur le régime d'allocations familiales étranger).

32 Gel de la compétence des caisses d’allocations familiales au 1er

janvier 2018 (circulaire FAMIFED, CO 1415). 33 Les règles de priorité externe régissent la priorité sur les régimes étrangers article 60, LGAF).

13

2.9 L’allocation d’orphelin

(Mod. P16)

Description du formulaire Orphelin en Belgique ?

L’envoi du formulaire P1634 a été supprimé et remplacé par un suivi, par le biais du Registre national, de la cohabitation (ménage de fait) ou du remariage du conjoint survivant pour les ménages en Belgique. En exécution de la loi-programme du 27 décembre 2004, le droit aux allocations d’orphelins majorées est rétabli (50 bis) au moment de la séparation après un mariage ou de la formation d’un ménage de fait. Ces faits sont prouvés au moyen d’un document officiel35. Un supplément peut être demandé, sous certaines conditions, pour la durée de la procédure de regroupement familial avec le partenaire à l'étranger36. Le modèle J (déclaration de non–formation d’un ménage de fait) ou la déclaration de témoins ne peuvent servir dans cette situation. Orphelin à l’étranger ?

Pour les ménages comprenant des orphelins à l’étranger, le formulaire était utilisé pour vérifier la situation (familiale) du parent survivant, afin de suivre le droit aux allocations d’orphelins majorées. Il a été supprimé à partir du 1er mars 2013 et remplacé par le formulaire P12 (voir point 2.8).

2.10 Orphelin « abandonné » par le parent survivant (Mod.P16 com)


Formulaire destiné à vérifier si les conditions fixées par le ministre dans la circulaire CM 393 + addendum en ce qui concerne les contacts avec les orphelins et les obligations du parent survivant en matière d’éducation sont remplies, afin d’établir et suivre le droit aux allocations d’orphelins majorées en raison de l’abandon de l’orphelin. Ce formulaire est envoyé à l’allocataire (tuteur/institution) lorsqu’il y a présomption d’abandon, c.-à-d. à chaque fois que le parent survivant

34 La nouvelle procédure d’établissement du droit aux allocations familiales d’orphelins a été communiquée aux caisses par les circulaires de FAMIFED CO 1340 du 24 juillet 2002 et CO 1355 du 16 janvier 2006. (CO 1386/2018) 35 Voir circulaire du Ministre des Affaires sociales CM 588 du 17 mars 2005 : déclaration d'une instance officielle, par ex. des services de la population et lettre circulaire 996/109+ addendum. 36 Cf. lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015.

14

n’élève pas l’enfant dans son ménage (p. ex. l'orphelin est placé dans une institution ou chez un particulier). Il est envoyé à l'allocataire chaque année le 15 janvier et en cas d'extinction du droit, en vue de l'évaluation annuelle du droit aux allocations familiales majorées d’orphelin et n'est pas une condition pour l’octroi des allocations familiales ordinaires d’orphelin qui sont égales au montant de base. Ce document ne doit pas être envoyé si l'enfant bénéficiaire est orphelin de père et mère. L’abandon de l’orphelin par le parent survivant est une situation qui doit être réglée, en cas de discussion et de doute, de préférence par un contrôle au cours d’une visite au domicile de l’allocataire.

2.11 Droit au supplément pour les chômeurs de longue durée, les malades et les invalides, les personnes handicapées, les pensionnés, les familles monoparentales, les travailleurs indépendants bénéficiant de l'assurance faillite, les anciens chômeurs, les anciens invalides et les anciens bénéficiaires des prestations familiales garanties (Mod. P19fisc)


Familles en Belgique

Le formulaire P19 a été supprimé pour les nouveaux cas à partir du 1er janvier 2015 par la CO 1400 du 11 décembre 2014. Pour la transition vers le nouveau système, deux formulaires ont été développés, à savoir Pfisc-ter et Pfisc-trans (envoyés une seule fois le 15 janvier 2015).

Le formulaire P19 est encore uniquement utilisé pour les droits clôturés au plus tard le 31 décembre 201437 qui doivent encore être examinés ou qui doivent encore être clôturés par une déclaration des revenus (déclaration sur l'honneur), par ex. les périodes assimilées qui s'étendent jusqu'au 31 décembre 2014. Familles à l’étranger ou un (ancien) partenaire qui travaille pour une organisation internationale Ce formulaire (P19_fisc) est envoyé chaque année le 15 janvier et en cas d'extinction du droit aux familles en dehors de la Belgique/(ancien) partenaire qui travaille pour une organisation

internationale afin de pouvoir examiner si le montant total des revenus professionnels ou de remplacement (cumulés) ne dépasse pas le plafond pour l'obtention du supplément. A partir du 1er janvier 2015, il s'agit du revenu imposable augmenté des frais professionnels.

37 Les droits aux allocations familiales se prescrivent après 5 ans (article 120, LGAF).

15

2.12 Droit du jeune qui quitte l'école et est inscrit comme demandeur d’emploi durant le stage d'insertion professionnelle (Mod. P20)

Description du formulaire Formulaire destiné à vérifier le droit aux allocations familiales en tant que jeune demandeur d’emploi en Belgique et dans l’EEE après le droit inconditionnel. Le formulaire est envoyé à l’allocataire au début et à la fin du stage d'insertion professionnelle (période d’octroi ou PO) pour savoir si le jeune a rempli les conditions posées en matière d’occupation et de revenus38. Adaptations du formulaire Le formulaire a été modifié en 2016 suite à la procédure adaptée relative à l’établissement du droit aux allocations familiales en faveur des jeunes demandeurs d’emploi, en conséquence de la régionalisation de la politique d’activation de la recherche d’emploi et du suivi de la disponibilité active39..

2.13 Droit du jeune qui quitte l'école et est inscrit comme demandeur d’emploi durant la prolongation du stage d'insertion professionnelle

(SIP_1)

Description du formulaire Formulaire permettant d'établir le droit aux allocations familiales du jeune demandeur d'emploi en Belgique durant la prolongation du stage d'insertion professionnelle parce que le jeune n'a pas obtenu deux évaluations positives de son comportement de recherche d'emploi. Le formulaire est envoyé à l'allocataire à la fin du stage d'insertion professionnelle afin de vérifier si le stage d'insertion professionnelle est prolongé en l'absence de deux évaluations positives et, le cas échéant, pour demander une copie de l'évaluation la plus récente40.

2.14 Mode de paiement des prestations familiales (Mod. WFeb + Mod.W-int)

Mod. W

Formulaire destiné à demander le paiement sur un compte pour les allocataires qui ouvrent un compte en Belgique. Il est envoyé automatiquement à l’allocataire par les caisses d’allocations familiales lors de toute création d’un nouveau dossier41. Une copie, télécopie, copie PDF ou photo de l'attestation est admise.

On a développé une procédure, en collaboration avec FEBELFIN, pour contrôler le titulaire du compte42.

38 Des instructions plus précises concernant le formulaire P20 ont été fournies dans la circulaire de FAMIFED CO 1303 et la lettre circulaire 999/C153 du 1er juillet 2009. CO

relative aux formulaires BIT, cf. CO 1410 du 10 juin 2016. 39 CO 1410 du 10 juin 2016. 40 Voir CO 1410 du 10 juin 2016. 41 A rappeler périodiquement étant donné que le paiement par chèque n’est pas gratuit ni dépourvu de risques (vol, perte). 42 Voir lettre circulaire 996/114 du 9 avril 2015 + addendum.

16

Mod. W-int

Formulaire destiné à demander le paiement sur un compte pour les allocataires qui ouvrent un compte à l’étranger. Il est envoyé automatiquement à l’allocataire par les caisses d’allocations familiales lors de toute création d’un nouveau dossier43. Une copie, télécopie ou copie PDF de l'attestation est admise.

2.15 Formulaire Mod. J+ J info (Présomption de formation d’un ménage de fait)

Description du formulaire Conséquences négatives du ménage de fait (formulaire J-a)

Formulaire destiné à communiquer les conséquences négatives d’un ménage de fait (perte du taux

majoré) aux intéressés et à réfuter le cas échéant la présomption de formation d’un ménage de fait.

Les intéressés doivent apporter la preuve du contraire au moyen d’arguments et de preuves les

soutenant (par ex. contrat de location ou contrat de travail).44

Conséquences positives du ménage de fait (formulaire J-b)

Formulaire destiné à obtenir les allocations familiales pour les enfants d’une personne avec laquelle l’intéressé forme un ménage de fait, et sur lequel le ménage de fait est déclaré. Sert également à obtenir le paiement selon le rang pour tous les enfants du ménage reconstitué. Le formulaire est envoyé lorsqu'une suspicion de formation d'un ménage de fait apparaît, par ex. en raison de la réception d'un mail-box indiquant une modification de la composition du ménage dans le Registre national. La déclaration de formation ou de non-formation d'un ménage de fait sur le formulaire J doit être signée par toutes les parties concernées. Si toutefois le supplément est suspendu sur la base d'une présomption appuyée par une composition de ménage dans le Registre national, il n'est alors pas nécessaire d'obtenir une déclaration sur le formulaire J pour procéder au groupement et à la détermination du rang du ménage de fait (article 42, LGAF).

43 Voir lettre circulaire 999/c.150 du 18 décembre 2008. 44 Voir lettre circulaire 996/109 du 17 avril 2014.

17

2.16 Formulaire Mod. L (Déclaration d’hébergement alterné de durée égale d’un enfant majeur45)


Formulaire destiné à examiner l’hébergement alterné de durée égale (bilocation) d’un enfant qui est élevé en coparenté à mi-temps par le père et à mi-temps par la mère (ou qui habite dans une chambre d’étudiant). Est adressé aux deux parents trois mois avant que l'enfant atteigne l’âge de 18 ans, soit l’âge auquel il atteint l’âge de la majorité, ce qui signifie en principe la fin de la coparenté (pas pour

les mineurs prolongés). Ne doit pas être envoyé pour les enfants mineurs prolongés : pour ces enfants, le régime de la coparenté reste applicable.

2.17 Formulaire « L'allocataire illégal »46


Formulaire sur lequel l’attributaire déclare vouloir recevoir les allocations familiales pour un allocataire qui réside illégalement dans le Royaume.

2.18 Remise d’une dette en matière d’allocations familiales (Mod. Z)47


Formulaire destiné à demander la remise d'une dette en matière d’allocations familiales, conformément à l’article 22 de la loi du 11 avril 1995 visant à instituer « la charte » de l’assuré

social.

2.19 Formulaire "Regroupement familial"48

Formulaire destiné à demander le supplément pour un parent isolé lorsque le partenaire réside à l'étranger et qu'un regroupement familiale est demandé.

3. Formulaires de demande des prestations de travail


3.1 Déclaration de l’employeur (Mod. AB)

Le formulaire est remplacé depuis 2003 par le RIP et la déclaration DIMONA.

45 Voir annexe à la circulaire de FAMIFED CO 1356 du 9 juin 2006. 46 Voir circulaire CO 1376 du 8 septembre 2008. 47 Voir circulaire CO 1346 du 15 décembre 2003. 48 Voir lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015.

18

3.2 Déclaration de l’employeur (Mod. G)

Le formulaire a été supprimé depuis l’introduction de la déclaration multifonctionnelle DMFA en 2003.

4. Formulaires européens et internationaux A) Formulaires de demande d’allocations familiales belges au sein de l’EEE* Vous trouverez sur le site web de FAMIFED un aperçu des formulaires en usage dans le contexte européen et des langues dans lesquelles ils sont disponibles (voir www.famifed.be). Il s’agit de :

Code du formulaire


E401 Composition du ménage à l’étranger E402 Etudiants dans l’UE E403 Contrat d'apprentissage ou formation professionnelle dans

l’UE E404 Déclaration médicale en rapport avec l’octroi des

prestations familiales E405 Allocations familiales dans d’autres pays de l’UE49 E407 Déclaration médicale en vue de l’octroi de prestations

familiales spéciales ou de prestations familiales majorées pour des enfants avec handicap

E411 Prestations familiales dans le pays où les enfants résident (destiné à l’organisme d’allocations familiales ou à

l’organe de liaison) Pour l'état des lieux des messages SED dans le cadre de l'EESSI, on se reportera à la lettre circulaire 997/78 du 24 avril 2014. Les messages SED sur papier en provenance d'organismes étrangers font office de preuve et ils doivent être utilisés lorsqu'un organisme étranger le demande (Thème 12 – Echange électronique de données avec l'étranger).

* En attendant l’implémentation d’un EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information) – Voir CO 1383 du 11 mai 2010. 49 Les formulaires E405 et E411 doivent être envoyés à l’organisme de paiement ou, s’il n’est pas connu (ou n’est pas le même), à l’Organe de liaison.

http://www.famifed.be/

19

La Belgique a signé une convention de service pour la consultation d'informations de la base allocataire de la Caisse d'allocations familiales

(Caf) du Nord par l'intermédiaire du service Internet sécurisé Cafpro (cf. CO 1383). B) Formulaires d’allocations familiales pour des pays avec lesquels la Belgique a conclu un accord bilatéral Vous trouverez sur le site web de FAMIFED un aperçu des formulaires utilisés dans un contexte bilatéral (voir www.famifed.be). Il s’agit de :

Pays avec lequel un accord bilatéral a été conclu Code du formulaire


Algérie B.Alger.21 Famille résidant en Algérie Macédoine B RM AA Demande pour des enfants en Macédoine B RM 401 Famille résidant en Macédoine B RM 402 Etudiant en Macédoine Maroc BM24 Famille résidant au Maroc BM25 Etudiant au Maroc Bosnie-Herzégovine50 BY29 Famille résidant en Bosnie-Herzégovine Tunisie BE-TN

TN-BE Famille résidant en Tunisie51

Turquie BT25 Etudiant en Turquie Serbie BE_SRB (N/F)

SRB-BE (N/F) Famille résidant en Serbie52

Monténégro MNE-BE (N/F) BE-MNE(N/F)

Famille résidant au Monténégro53

50 Voir lettre circulaire II/C/999/c.165 du 10 octobre 2012. 51 Voir circulaire de FAMIFED CO 1264-annexe 5/14 52 Voir circulaire de FAMIFED CO 1264-annexe 5/13. 53 Voir circulaire de FAMIFED CO 1264-annexe 5/12.

http://www.famifed.be/

http://web.rkw-onafts.be/_formsInternational/BALG21.pdf

http://web.rkw-onafts.be/_formsInternational/BRMAA%20Macedonia.pdf

http://web.rkw-onafts.be/_formsInternational/BRM401%20Macedonia.pdf

http://web.rkw-onafts.be/_formsInternational/BRM402%20Macedonia.pdf

http://web.rkw-onafts.be/_formsInternational/BM24-Marokko.pdf

http://web.rkw-onafts.be/_formsInternational/BM25%20Marokko.pdf

http://web.rkw-onafts.be/_formsInternational/BY29.pdf

http://web.rkw-onafts.be/_formsInternational/BTUN21.pdf

http://web.rkw-onafts.be/_formsInternational/BT25_Turkije%20NL.pdf

20

C) Autres formulaires Vous trouverez sur le site web de FAMIFED un aperçu des formulaires utilisés dans des situations particulières et des situations pour lesquelles aucun formulaire spécifique n’a été créé dans le cadre d’un accord déterminé, ainsi que les langues dans lesquelles le formulaire est disponible (voir www.famifed.be). Il s’agit de :

Code du formulaire Description du formulaire P7int Etudiant dans un Etat en dehors de l’UE (pas d’accord) P12 Famille résidant en dehors de la Belgique (examen de la priorité) P16 Allocations d'orphelins en dehors de la Belgique (remplacé par le P12 depuis le 1er mars

2013) P19-fisc Supplément aux allocations familiales en dehors de la Belgique/partenaire qui travaille

pour une organisation internationale W-int Paiement sur un compte à vue en dehors de la Belgique

Procédure d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires 2018 1

A N N E X E I I à l a C O 1 3 8 6 / 2 0 1 8

Aperçu des procédures d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires

Les modifications par rapport à l'année précédente sont indiquées en caractères gras, italiques et soulignés.

A) LES ATTRIBUTAIRES

A1) Le travailleur salarié/indépendant PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Formulaires Mode d'envoi Remarques

Travail / situation assimilée au travail : statut

travailleur indépendant

Assujetti à la sécurité sociale

(toutes catégories professionnelles)

Une fois MOD. AA Envoyer en l'absence de

données dans les banques de

données Pour les familles à l'étranger (cf.

formulaire anglais)

RIP/DMFA/message A3011 comme nouvelle demande

(examen automatique dans les dossiers connus)

_ Dans l'intérêt de l'enfant, la demande

peut aussi être introduite par un

intéressé autre que l'attributaire

Composition de ménage avec cachet numérique

= demande

1) Le travailleur salarié/indépendant CONTINUATION DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Formulaires Mode d'envoi Remarques

Travail / situation assimilée au

Assujetti à la sécurité sociale

Tous les 3 mois/ au

_

Messages DMFA / code flux

_

_

1 Voir lettre circulaire 997/80 du 2 décembre 2014 CO 1414 du 11 mai 2017 et annexe du mail aux caisses d'allocations familiales du 28 septembre 2017 relative au flux D047

Le code U dans le D047 (assimilation maladie, service militaire, détention provisoire, allocations pour soins de proximité) doit servir de base à l'établissement du droit à

l'allocation de base. Ce n’est que si, pour la même période, un message de flux D046 est également reçu, que cette donnée génère la constitution du statut de malade de

longue durée et l’examen du doit au supplément 50 ter.


travail : statut trav. indép.

(toutes catégories professionnelles)

début de l'activité indép.

D047

A2) Le conjoint abandonné / article 55, LGAF PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Preuves Formulaires Mode d'envoi Remarques

Abandon Le parent a-t-il été abandonné ?

Une fois Lors de l'examen du droit

Attestation d'abandon

Examen back-office

_ Attestation électronique avec cachet numérique =

demande

Situation des 12 derniers mois

(Virtuellement) 6 allocations

mensuelles1 ?


Prestations (dans le dossier

électronique)

Aucun _ _

A2) Le conjoint abandonné / article 55, LGAF CONTINUATION DU DROIT

Situation Questions Actions Fréquence Quand ? Remarques

Abandon Le partenaire est-il encore abandonné ?

Le droit est-il subsidiaire ?

Le parent abandonné (103) Le parent « abandonnant »

(106)

_ _ _

1 Condition de 6 forfaits à l’article 55, alinéa 4, LGAF : dérogation générale : voir CM 599 du 16 juillet 2007.


A3) L'attributaire malade, invalide, handicapé ou bénéficiant de l'assurance maternité (toutes catégories professionnelles) article 56, §§ 1er et 2, LGAF

PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Preuve Formulaires Remarques

Congé de maternité1

L'attributaire bénéficie-t-elle d'une

assurance maternité ?


Flux D046

Traitement des flux comme une nouvelle

demande (examen automatique)

-

Maladie1 L'attributaire est-il atteint

d'une incapacité de travail de 66 % ?


Flux D0462



-

Accident du travail1

L'attributaire est-il atteint



Flux A044



-

Handicap L'attributaire a-t-il un degré de handicap

assez élevé (65 % ou

équivalent) ?


Attestations (électroniques)3

du SPF Sécurité sociale, de l'INAMI,

de l'expert de l'ONAFTS, du juge

de paix

Examen back-office

Suivi individuel Application de l'article

56, § 2, 3° et 4°; CM 478 et 549 et

article 56quinquies4

Maladie professionnelle1

L'attributaire est-il atteint



Flux A045



-

1 Condition de 6 forfaits à l’article 56, § 1er, alinéa 1er, 3°, LGAF : dérogation générale : voir CM 599 du 16 juillet 2007. 2 Il n'y a pas de D046 pour les fonctionnaires statutaires, FAMIFED doit demander aux services RH de signaler les cas eux-mêmes. 3 Handichild: messages T002, voir lettre circulaire II/B/997/72/VIM-JOB-WAM du 10 septembre 2008. 4 Si le code travailleur 012 est indiqué dans le message de flux de la DMFA de l'attributaire, la caisse d'allocations familiales doit demander un examen du droit sur la base de l'article 56, §2, 3°, de l'article 56, §2, 4° et de article 56quinquies de la LGAF et du droit au supplément social 50ter y assorti (demander la preuve du handicap ou de l'incapacité de travail + envoyer éventuellement le Mod. S).


A3) L'attributaire malade, invalide, handicapé ou bénéficiant de l'assurance maternité (toutes catégories professionnelles)/ article 56, §§ 1er et 2, LGAF

CONTINUATION DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Preuve Formulaires Remarques Congé de maternité L'attributaire

bénéficie-t-elle encore de

l'assurance maternité ?

Périodique Par mois Flux D046

Traitement des flux _

Maladie La personne est-elle encore atteinte d'une incapacité de

travail de 66 % ?

Périodique Par mois Flux D046

Traitement des flux Fonctionnaires

invalides1

Accident du travail La personne est-elle encore

atteinte d'une incapacité de

travail de 66 % ?

Périodique Par trimestre Flux D046

Traitement des flux

_

Handicap

Degré de handicap assez élevé (équivalent à

65 %) ?

Périodique Lorsque la décision prend fin

Attestations (électroniques)2 du SPF Sécurité

sociale, de l'INAMI, de l'expert de

l'ONAFTS, du juge de paix

Suivi back-office

_

Maladie professionnelle

La personne est-elle encore

atteinte d'une incapacité de

travail de 66 % ?

Périodique Par trimestre Flux A045

Traitement des flux

_

1 Aucun message n’est envoyé dans le flux A020 pour les travailleurs invalides des administrations publiques. 2 Handichild: messages T002, voir lettre circulaire II/B/997/72/VIM-JOB-WAM du 10 septembre 2008.


A3) L'attributaire malade, invalide, handicapé ou bénéficiant de l'assurance maternité / article 56, §§ 1er et 2, LGAF SUPPLEMENTS (provisionnels)1

Situation Questions Formulaires Quand ? Mode d'envoi Remarques Examen

du supplément Revenu de l'attributaire

et revenu de son partenaire (mariage et

ménage de fait) ?

D'office ou Mod. S2

Lors d'un événement

CO flux fiscal

Envoi individuel S/groupé des formulaires de transition

A l'attributaire ou à l'allocataire

Pour les isolés, éventuellement décision d'office

Régime des 8 trimestres Examen

de l'assimilation

Revenu de l'attributaire et revenu de son/sa partenaire

(mariage et ménage de fait) ?

Mod. S



Individuel A l'attributaire ou à

l'allocataire

Mod. S suite RIP dans les 30 jours

Pas de trimestrialisation sur (paiements provisionnels)

suite à un changement professionnel/des revenus

Malade à partir du 7e mois et invalide

-

Le supplément 50ter ou 42bis

Revenu de l'attributaire et revenu de son partenaire (mariage et ménage de

fait3) ?

Flux fiscal

Individuel

Malade à partir du 7e mois et invalide

Taux 40

Modification des revenus ?

Mod. S sur demande

Individuel A l'attributaire

L'attributaire est le (beau-) père séparé ne faisant pas partie du ménage.


Aussi durant la période d'assimilation

(régime des 8 trimestres)

Revenu de l’allocataire ?

Forme-t-il un ménage de fait ou est-il remarié2 ?

Octroi d'office ou Mod.S

Individuel A l’allocataire

Modification de la situation

familiale : attestation officielle (aussi électronique avec

cachet numérique) (allocataire)4

1 En attendant validation avec flux fiscal (CO 1400 du 11 décembre 2014).

2 Toujours en cas de code 050 dans la DMFA 3 Tant en cas de ménage de fait que de cohabitation légale 4 Cf. CM 588 du 17 mars 2005.


A3) Le travailleur malade, invalide, handicapé ou bénéficiant de l'assurance maternité / article 56, §§ 1er et 2, LGAF SUPPLEMENTS (provisionnels1)

Situation Questions Formulaires Quand ? Mode d'envoi Remarques Cession du droit prioritaire à

l'(ex-)conjoint divorcé ayant les enfants chez lui

Revenu du nouvel attributaire et revenu

de son/sa partenaire (mariage et ménage de

fait) ?

Octroi d'office ou Mod.S

après demande


Suivi individuel Mod.S à l'allocataire

Attention !

CM 599 Dérogation générale

concernant la cession2 Lettre circulaire

II/C/996/93bis/BH/Wam du 25 août 2010

Coparenté -

Enfant domicilié chez le père


Supplément dans le ménage où l'enfant est domicilié

Lettre circulaire II/C/999/c.132/SN du 24

décembre 2004, p. 8 La procédure d’exception n’est plus applicable à partir du 1er

janvier 2008 (note III/07/56560/Contr/FN) du

11 avril 2007 Prolongation

de l'assimilation (régime des 8 trimestres)

Le supplément 50ter ou

42bis

Revenu de l'attributaire et revenu de son/sa partenaire

(mariage et ménage de fait) ?

Attendre flux fiscal

-

Le ménage doit signaler lui-même le changement du

montant des revenus (responsabilisation)

1 Cf. CO 1400. Sur la base d'une moyenne des salaires bruts de l'année fiscale en cours. Gel de la compétence des caisses d'allocations familiales au 1

er janvier 2018

(circulaire FAMIFED, CO 1415) 2 Aucun formulaire mod. V (dérogation individuelle) nécessaire entre les parents et leurs partenaires ayant les enfants chez eux pour obtenir le supplément (cession

automatique).


A4) L'orphelin (article 56bis, LGAF) PROCEDURE D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Preuve Formulaires Mode d'envoi Remarques

Premier examen du droit

Le (co)parent/ l'adoptant est-il

décédé ?


Consulter le Registre national ou attestation de décès (aussi électronique

avec cachet numérique)

Traitement du message

électronique D027

comme une nouvelle demande (examen

automatique)

Individuel Premier examen : ne pas envoyer de

P16 **

Décès à l'étranger :

mod. B

Situation au cours de la

dernière année d'existence ?

Condition de continuité

([virtuellement] 6 paiements mensuels)1


Prestations (dans le dossier

électronique)

Lors de l'examen du droit

_ _

La filiation La personne décédée est-elle le

parent légal de l'enfant ?


De préférence au Registre national, sinon extrait de l'acte de naissance (aussi électronique avec cachet numérique) + mention en marge

_ _ _

Les priorités L'attributaire2 autre que le parent

décédé ou survivant


Registre national, déclarations

_ _ Envoyer Mod. B à défaut de données dans les banques

de données (Trivia,

CIMIRe3,…)

1 Condition de l'art. 56bis, §1er, LGAF : cf. dérogation générale de la CM 599. 2 A partir du 1er octobre 2007 : cf. CM 602 du 12 mars 2008. Gel de la compétence des caisses d'allocations familiales au 1

er janvier 2018 (circulaire FAMIFED, CO 1415)

3 L'asbl CIMIRe est dissoute. Pour les données de carrière, il faut désormais contacter le service Gestion des carrières de l'Office national des Pensions ([email protected])



A4) L'orphelin (article 56bis, LGAF) CONTINUATION DU DROIT1

Situation Questions Formulaires Quand ? Remarques

Orphelin non abandonné

**

Supplément 50bis

Le parent survivant est-il remarié2 ou forme-t-il

un ménage de fait ? Changement de statut

(p. ex. adoption) ?

Changement dans le ménage :

Traitement messages électroniques

Evénement

P12 seulement si le parent survivant habite à

l’étranger

Orphelin

** Taux 40

Le parent survivant est-il séparé ou vit-il seul ? Changement de statut

(p. ex. adoption) ?



Evénement

P12 seulement si le parent survivant habite à l’étranger

Modification de la situation familiale :

attestation officielle3 (aussi électronique avec cachet numérique)

Orphelin abandonné

**

supplément 50bis

Combien de contacts a-t-il avec le survivant ?

P16com4 uniquement lorsqu’il

existe une présomption d’abandon (p. ex. si

l’enfant habite seul/chez une personne qui n’est

pas son parent/est placé5)

Annuel le 15 janvier

à l'allocataire qui n'est pas le parent

Pour l'abandon : cf. conditions de la

CM 393 du 9 novembre 1981 et addendum du 26 mai 2011.

Orphelin de père et mère

**

Supplément 50bis

Changement de statut (p. ex. adoption) ?



Evénement _

1 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2018). 2 Supplément monoparental durant la procédure de regroupement familial avec conjoint hors de l'EEE (cf. lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015). 3 CM 588 du 17 mars 2005. 4 Complété par un contrôle sur place en cas de doute, chez la personne qui élève l’enfant + toujours intégrer le parent survivant avec le code 105 (CO 1386/2018). 5 Suite à la jurisprudence, effectuer un examen si 1/3 à personne physique/ paiement du supplément spécial 70ter à la mère


A5) Le bénéficiaire d'une pension de survie et l'allocation de transition1 (article 56quater, LGAF) PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT


Premier examen

L'attributaire bénéficie-t-il

d'une pension de survie ?

Une fois Lors de l'examen du

droit

Preuve authentique du

paiement de l'allocation

Examen back-office

Individuel _

Situation au cours des 12 derniers mois




droit

Prestations dans le dossier

électronique

_

_

_

A5) Le bénéficiaire d'une pension de survie et l'allocation de transition (article 56quater, LGAF)

CONTINUATION DU DROIT3

Situation Questions Formulaire Quand ? Remarques

Situation familiale Le parent survivant est-il remarié ou

forme-t-il un ménage de

fait/cohabite-t-il légalement ?

Le bénéficiaire de la pension de

survie exerce-t-il une activité

professionnelle autorisée ?

Traitement

flux4

Changement dans le ménage : suivi boîte aux lettres électronique

+ Flux A301

_

1 Cf. lettre circulaire 996/122 du 7 avril 2016 2 Condition de l'art. 56quater, alinéa 1er, LGAF : cf. dérogation générale de la CM 599. 3 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2015). 4 Intégrer l’allocataire dans le Cadastre avec code de rôle 103.


A6) Le crédit-temps (article 56octies, LGAF) 1PROCEDURE D'EXAMEN DU DROIT


Interruption de carrière Interruption de carrière à temps

plein ?


droit

Envoi A0142 Traitement des flux

comme une nouvelle demande (examen

automatique)

Electronique _

A6) Le crédit-temps (article 56octies, LGAF)

CONTINUATION DU DROIT

Situation Questions Quand ? Fréquence Formulaire Mode d'envoi Remarques

Interruption de carrière à temps

plein

L'attributaire est-il encore en interruption de carrière

?

Lors de chaque événement pertinent

- Traitement Flux A014

Electronique _

Fin du crédit-temps Le bénéficiaire de l'interruption de carrière

est-il travailleur indépendant ?


- Traitement Flux A014 + A301/D047

Electronique _

1 A compter du 2 septembre 2016, l'interruption de carrière pour les fonctionnaires flamands se transforme en allocations d'interruption dans le crédit-soins flamand octroyé par le Département Travail et Economie sociale (Departement Werk en Sociale Economie) (cf. CO 1411 du 8 septembre 2016). 2 Le flux A014 (D044) est adapté (cf. mail du 5 décembre 2016 envoyé à toutes les caisses d'allocations familiales).


A7) Le chômeur (article 56novies, LGAF) PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Preuve Mode d'envoi Remarques

Premier examen Interruptions du chômage au cours des 6 derniers

mois ?


Traitement des flux D042 comme une nouvelle


Individuel Consultation de

la banque de données

P042

_

Chômage partiel, chômage complet

Nombre de jours de chômage ?

Par mois Après le 15 du mois

Flux A011/D042 Electronique _

Chômeur sanctionné ou exclu

L’article sur lequel la sanction1 est basée est-il

un obstacle pour les allocations familiales (par

ex. article 30)2 ?

Une fois Lors de l'examen du droit pour les

nouveaux dossiers Dans le mois de

référence pour les dossiers en cours

de traitement

voir : Flux L0353 (P0634)

Preuve de la consultation dans le dossier

Individuel Par consultation Après le 15 du

mois

Pour les cas existants :

continuer de payer

A7) Le chômeur (article 56novies, LGAF) CONTINUATION DU DROIT

Situation Questions Formulaires Fréquence Quand ? Mode d'envoi Remarques Chômage partiel, chômage

complet Nombre de jours de chômage

? Traitement des flux Mensuel _ Electronique _

Chômeur résidant dans un autre Etat membre de

l'E.E.E.

Nombre de jours de chômage ?

C3.4 - CEE ou E303

Par période de chômage

A l'issue de la période

Individuel Chômeur belge à l'étranger : Durée max. de 3 mois

A7) Le chômeur (article 56novies, LGAF)/travailleur indépendant avec un droit passerelle5 (article 56terdecies, 3°, LGAF) SUPPLEMENTS (Provisionnel)

Voir p. 5 et 6 : Le trav. malade, invalide, handicapé/Application du régime des 8 trimestres (piège à l'emploi) Voir : circulaire distincte CO 1400

1 Cf. article 4 de l'AR du 25 février 1994 - Arrêté royal déterminant les conditions d’octroi des prestations familiales du chef des chômeurs. 2 Ménage = ménage réel et non ménage fictif au sens du régime de la coparenté. 3 Cf. lettres circulaires 997/79, 997/79bis, 997/79ter et 997/79quater et quinquies. Les droits sont exclusivement établis sur la base du flux L035 par trimestre (droit continué) 4 Le P060 n'est pas une preuve authentique 5 Le champ d'application personnel du droit passerelle a été étendu aux aidants et conjoints aidants des indépendants, mais dans la LGAF, seul un indépendant à titre

principal peut ouvrir un droit aux allocations familiales. Des étapes supplémentaires sont nécessaires dans la procédure administrative pour identifier les conjoints

aidants et aidants d'indépendants dans les flux A301, P061 et D047( Cf. CO 1414 du 11 mai 2017).


A8 ) Le détenu (article 56decies, LGAF) PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT1

Situation Question Fréquence Quand ? Preuve Formulaires Mode d'envoi Remarques

Détention L'attributaire est-il détenu ?


droit

Attestation d'incarcération

Examen

back-office

Individuel Séparation de fait ? Registre national ou

déclaration de la direction de la prison2





droit


électronique

_ _ _

1 Cf. courriel du 1er décembre 2010 adressé à toutes les caisses d’allocations familiales. 2 La personne de référence du ménage demande d’annuler l’inscription du détenu à cette adresse. 3 Conditions de l’art. 56 decies, § 1er, LGAF, cf. dérogation générale CM 599 du 16 juillet 2007.


A8 ) Le détenu (article 56decies, LGAF)

CONTINUATION DU DROIT1

Situation Questions Formulaires Fréquence Quand ? Mode d'envoi

Remarques

Famille de l’allocataire L'allocataire est-il (re)marié ou

divorcé ?


suivi boîte aux lettres

électronique

_ _ _ Une fois par an2, demander les attestations de

détention à : Institutions pénitentiaires francophones Service Public Fédéral Justice Service Sidis – Greffe Quai Willebroek 33-1000 Bruxelles Institutions pénitentiaires néerlandaises3

Service Public Fédéral Justice Direction Générale Exécution des Peines et Mesures Service Cas Individuels Quai Willebroek,33-1000 Bruxelles

1 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2017). 2 Demander un certificat de maintien de la détention pour confirmer la déclaration antérieure de séparation de fait, 3 Détenus à Tilburg. Prend fin au 31 décembre 2016. La CM 612 du 22 décembre est sans objet.


A9) Le pensionné (article 57, LGAF) PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT


Premier examen L'attributaire bénéficie-t-il d'une

pension, d'une rente ?


droit

Preuve authentique du paiement de la

pension

Examen

back-office

Individuel Interroger le Service fédéral des Pensions

(SFP)/INASTI





droit


électronique

_ _ _

Sans préjudice de l'article 56

Déjà malade depuis 6 mois au

moment de la mise à la retraite au plus

tard ?


droit

voir art. 56, LGAF

_ _ (CO 1085 du 22 octobre1980)

Travailleurs indépendants après âge de la pension

dossiers des caisses d'assurances sociales2

A9) Le pensionné (article 57, LGAF) SUPPLEMENTS (Provisionnel)

voir pages 5 et 6 : le travailleur malade, invalide, handicapé.

PAS d'application du régime des huit trimestres (piège à l'emploi)

Voir aussi : circulaire distincte CO flux fiscal3

1 Condition de l’art. 57, alinéa 2, LGAF, cf. dérogation générale CM 599 du 16 juillet 2007. 2 Voir : CO 1394 et lettre circulaire 996/101

3 Les pensionnés doivent toujours introduire une demande au moyen du formulaire Mod.S (pas de décision automatique sur la base du brevet de pension).


A10) Le supplément pour familles monoparentales (article 41, LGAF) PROCEDURE D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Formulaires Quand ? Mode d'envoi Remarques

Premier examen

Revenu de l’allocataire ?

Forme-t-il un ménage de fait/cohabite-t-il légalement ou

est-il remarié1 ?

(décision d'office (octroi ou

refus)2

Evénement

Individuel en cas de refus Mod. S à

l'allocataire

Suivre boîte aux lettres

électroniques Modification de la situation familiale : attestation officielle (aussi électronique

avec cachet numérique) (allocataire)

A10) Le supplément pour familles monoparentales (article 41, LGAF) SUPPLEMENTS3

Situation Questions Formulaires Quand ? Mode d'envoi Remarques

Révision Revenu de l’allocataire ?

Forme-t-il un ménage de fait/cohabite-t-il

légalement ou est-il remarié ?

Sur demande

+ Flux fiscal

+ boîtes aux lettres

électroniques

-

Suivre boîte aux lettres électroniques Modification de la situation familiale :

attestation officielle (aussi électronique avec cachet

numérique)(allocataire)

Famille

monoparentale

Taux 40

Modification des revenus ?

Révision sur demande (Mod. S)

-

1 Mariage à l'étranger: lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015. 2 Voir : CO 1400 du 11 décembre 2014, CO 1407 du 18 janvier 2016 et CO 1412 du 20 février 2017. 3 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2015).


A11) Le travailleur indépendant (article 56terdecies, 1°, 2°, 3°, LGAF) PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT


Ancien travailleur indépendant

Qualité d'attributaire

pendant 6 mois au cours des 12

mois précédant la cessation


droit

Preuve début/cessation

D04712

Examen

back-office

-

Assurance continuée

Admis à l'assurance continuée ?


droit

Code R/S dans le flux D047

Examen

back-office _

_ _

Allocation de transition3

Droit à une allocation en cas de faillite ?


droit

Code K dans le flux D047

Examen

back-office _

_ _

A12) L'attributaire qui suit une formation professionnelle reconnue en entreprise (article 56duodecies LGAF)4 PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT

Situation Questions Fréquence Quand ? Preuve Formulaires Mode d'envoi Remarques Attributaire qui suit

une formation professionnelle

Formation professionnelle

reconnue par les communautés

- Pas d'autre droit à

des allocations familiales


droit

RIP/DMFA Examen back-office

- Contrat d'apprentissage

industriel, convention FPI, stage de

transition, formation en alternance

1 Voir : lettre circulaire 997/80 du 02/12/2014. 2 S'il n'y a pas de flux D047 généré suite à la suppression du travailleur indépendant, la caisse d'assurances sociales est priée de prévenir la caisse d'allocations familiales. Le code U dans le D047 doit servir de base à l'établissement du droit à l'allocation de base. Lorsque, pour la même période, un message de flux D046 est également reçu,

cette donnée génère la constitution du statut de malade de longue durée et l’examen du doit au supplément 50 ter. 3 L'attributaire peut bénéficier du taux 42bis, voir A7. 4 Relève de la compétence de FAMIFED (cf. 996/64 du 7 août 2006)


B) LES ALLOCATAIRES

Lors de chaque création d’un dossier auprès d'une caisse (y compris lors de la réception d’un brevet) : toujours consulter le Registre national et conserver une

copie imprimée dans le dossier (électronique) + tenue d'une situation familiale actualisée1 suivant les informations de la mailbox dans le dossier (électronique)

B1) COMPOSITION DU MENAGE

Situation Questions Formulaires Fréquence Quand ? Mode d'envoi Remarques

Ménage en Belgique Situation familiale ?

Consulter le Registre national

Une fois Lors de l'ouverture d'un droit dans une

caisse

_ -

Ménage dans un autre Etat membre

de l'E.E.E.2

Situation familiale ?

E 4013 + P12

Première fois lors de l'examen du droit, ensuite annuellement

15 janvier _ W-int Espace de

paiement SEPA

Ménage en Algérie, au Maroc, en

Tunisie, en Croatie, en Bosnie-

Herzégovine en Macédoine, en

Serbie et au Monténégro


Mod. B Alg. 21, Mod. B M 24, BE TN

401, Mod. BY 29, Mod. B.HR.401,

RM/BE 401 + P12


15 janvier _ Convention avec la Bosnie-

Herzégovine, CM 616 du 4

septembre 2012 Cf. CO 1264-5/12

& 5/13&5/14

1 Tous les 3 ans, actualisation « par lots » des fichiers provenant du Registre national (voir recommandation : point 11.1 de la circulaire). 2 Les 28 Etats membres de l’Union européenne (Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Slovénie, Slovaquie, Suède, Tchéquie) + l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège et la Suisse, Croatie. 3Selon la réglementation interne polonaise/néerlandaise, les formulaires peuvent être complétés directement par les caisses d'allocations familiales polonaises (cf. lettre circulaire 996/115 du 28

octobre 2015) ou par les caisses d'assurances sociales néerlandaises.


Ménage dans un autre pays


Extrait du registre de la population ou

attestation de vie des membres du ménage


avec P12

15 janvier _ _

Intégration de tous les attributaires prioritaires potentiels en tant que « tiers » dans le Cadastre avec le rôle approprié (Db/II/B/997/52/B1). Pour obtenir les messages D027 des boîtes aux lettres électroniques, l'acteur doit être introduit dans le Cadastre avec le rôle approprié selon le cas (toutes les attestations ou seulement les attestations du Registre national et du registre de la BCSS) : voir CO 1345 du 10 juillet 2003. Partenaire avec code 103 (allocataire) ou 106 : toujours lorsque moins qu'à mi-temps, en cas de cession de la priorité, si l'attributaire n'est pas un des parents, en application de la dérogation générale (cf. Tableau CO 1386/2017). Supprimer lors de la gestion du dossier l'intégration des personnes de référence qui ne sont pas acteurs.


B2) L'ATTRIBUTAIRE1 FAIT PARTIE DU MENAGE2

I) L'attributaire est le (BEAU-)PERE/LA COPARENTE3 (ou l'adoptant ou le parent adoptif)4

Type de famille Questions Actions Quand ? Remarques

1 Le père/la coparente travaille (toutes catégories

professionnelles)

Evolution de la situation familiale ? Allocations d’orphelin ?

Intégrer éventuellement la mère dans le Cadastre

_ Suivre message boîte aux lettres électronique D027

Dérogation générale (CM 599)

2 Le (beau-)père (séparé) vit

seul avec les enfants Evolution de la situation familiale ?

Allocations d’orphelin ? Intégrer la mère et/ou le père

dans le Cadastre _ Suivre messages boîte aux

lettres électronique

3 Le beau-père travaille (toutes catégories professionnelles)

(cohabitation avec la mère)

Evolution de la situation familiale ? La mère a-t-elle une profession ?

Allocations d’orphelin ?

Intégrer la mère et/ou le père dans le Cadastre

_ Suivre messages boîte aux


Dérogation générale (CM 599)

4 Le beau-père après une cession


Intégrer le père dans le cadastre _

1 Pour les cohabitants légaux cf. 997/82 du 27 juin 2016. Gel de la compétence des caisses d'allocations familiales au 1

er janvier 2018 (circulaire FAMIFED, CO 1415)

2 Une confrontation périodique des données propres avec le Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2018). 3 La coparente est la personne la plus âgée: cf. CO 1403 du 27 février 2015. 4 En cas de coparenté, voir fiche B4.


II) L'attributaire est la (BELLE-)MERE1 (ou l'adoptante ou la mère d'accueil)2


1 La (belle-)mère (séparée) vit seule avec les enfants

Evolution de la situation familiale ?


Intégrer le père, la mère dans le Cadastre

_

Suivre messages électroniques Dérogation

générale (CM 599)

2 La (belle-)mère est attributaire parce que le père qui fait partie du

ménage3 est sans profession ou travaille à l'étranger


Le père travaille-t-il en Belgique ?



_

3 La belle-mère est attributaire après une cession




_

1 Gel de la compétence des caisses d'allocations familiales au 1

er janvier 2018 (circulaire FAMIFED, CO 1415). Une confrontation périodique des données propres avec le

Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2018). Également en cas de comaternité. 2 En cas de coparenté, voir fiche B4. 3 Attention ! Jusqu'au 30 juin 2014, application de l'article 60, LC, à partir du 1er juillet 2014, application de l'article 64, LGAF : père, mère, beau-père, belle-mère, plus âgé.


III) L'ATTRIBUTAIRE1 n'est ni le (beau-)père ni la (belle-)mère2


1 Un non-parent (partenaire) est attributaire, un parent dans le ménage est sans profession

Evolution de la situation familiale ? Le parent travaille-t-il en Belgique ? Un membre plus âgé du ménage travaille Allocations d'orphelin ?

Intégrer le parent dans le ménage et en dehors, l'attributaire potentiel plus âgé dans le Cadastre

_ Suivre message boîte aux


_ 2 Un des grands-parents,

un oncle, une tante est attributaire

Evolution de la situation familiale ? Le père/la mère/un membre du ménage ouvre-t-il un droit ? Allocations d’orphelin ?

Intégrer tous les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage comme attributaires ainsi que le parent en dehors du ménage dans le Cadastre


lettres électronique +

Dérogation individuelle possible pour un taux plus

élevé

3 Le frère/la sœur est attributaire

Evolution de la situation familiale ? Un membre du ménage plus âgé ou un parent ouvre-t-il un droit ? Allocations d’orphelin ?

Intégrer tous les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage comme attributaires ainsi que le parent en dehors du ménage dans le Cadastre

_

4 Enfants placés dans le ménage d'un particulier3


Intégrer les attributaires potentiels plus âgés / les parents dans le Cadastre

_



Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2018). 2 En cas de coparenté, voir fiche B4. 3 Envoyer message 70ter à l'organisme placeur (par ex. service de familles d'accueil).


B3) L'ATTRIBUTAIRE1 NE FAIT PAS PARTIE DU MENAGE2


1 Le (demi-)frère ou la (demi-)sœur est

attributaire

Evolution de la situation familiale de l'enfant ?

Un membre du ménage ou un

(beau-)parent en dehors du ménage a-t-il un droit

prioritaire ? Allocations d’orphelin ?

Intégrer tous les attributaires prioritaires potentiels dans le

Cadastre

_ Suivre message boîte aux lettres électronique

2 Un (beau-)parent est attributaire


Un droit prioritaire s'ouvre-t-il du chef d'un membre du

ménage ? Allocations d’orphelin ?

Intégrer tous les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage

de l'enfant ainsi que le parent en dehors du ménage dans le Cadastre


3 L'enfant bénéficiaire est l'allocataire



Intégrer le(s) parent(s) non attributaire(s) dans le Cadastre




Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2018). 2 En cas de coparenté, voir fiche B4.


B4) GARDE ALTERNEE OU COPARENTE1


1 Le père est attributaire (toutes

catégories professionnelles)



Intégrer éventuellement la mère non reprise dans le Cadastre


lettres électronique Dérogation générale

CM 599 3 Le (beau-)parent est

attributaire parce que le père/la mère/le

beau-père ne travaille pas, n'est pas un

travailleur indépendant


Allocations d’orphelin ? Priorité ?

Intégrer le(s) parent(s) et le beau-parent dans le ménage dans le

Cadastre


4 La mère est attributaire parce que

le père a cédé son droit prioritaire



Intégrer le père dans le cadastre


Dérogation générale CM 599

5 Un (non-)parent est attributaire



Intégrer le(s) parent(s) dans le ménage, l'attributaire potentiel plus

âgé dans le ménage dans le Cadastre




Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2018).


C) LES BENEFICIAIRES

FORMULAIRES

GENERALITES1

Enfant en Belgique

Preuves Comment ? Remarques

Etre en vie

Enfant fait partie du ménage de l'allocataire

Groupement dans le

ménage élargi (ménage

comprenant plusieurs

allocataires)

Registre national

Consulter le Registre national lors de l'ouverture du droit

+ adaptations boîte aux lettres électronique + lettre en fonction de la modification

communiquée

Enfant à l'étranger : voir procédures concernant l'allocataire



Registre national est recommandée (cf. CO 1386/2018).


L'ETUDIANT / LA FORMATION AU TITRE DE CHEF D'ENTREPRISE (ENFANT DE 18 A 25 ANS)1

Situation Questions Formulaire Fréquence Quand ? Mode d'envoi Remarques

Enseignement en Belgique

Conditions : 27 crédits ;

être inscrit pour un mémoire

17 périodes par semaine2

Flux D062/ P7B

+P9bis3

Annuel 15 septembre

Groupé A l’allocataire légal

(sans préjudice de la délégation de sommes)

L’attestation de l’établissement

d’enseignement avec les éléments correspondants

du P7 suffit (attestation abrégée) + lettre d'information

(c.176) Enseignement à temps

partiel, apprentissage sur le lieu de travail, stage ou

formation reconnue, contrat de formation en

alternance, apprentissage en alternance

L'étudiant/le stagiaire perçoit-il un salaire pour son travail/une

rémunération ou une prestation sociale ?

P7

+P9bis1

Annuel 15 septembre

Groupé A l’allocataire (sans

préjudice de la délégation de sommes)

Demander la preuve du revenu par le biais du

module "travailler apprendre RIP" quand

Rip-in Envoyer module (c.178)

Etudiant / mémorant

L'étudiant travaille-t-il 240 heures4 ?

DMFA Trimestriel

A-t-il perçu une prestation sociale ?

Flux (A015, A020…)

_ _ _ _

Etudiant / interruption de la

formation

Quand l'étudiant a-t-il interrompu sa formation, ses études...?

Toutes les preuves :

Flux D062/ P7A/P20/P9bis,

déclaration, téléphone, courriel…

Evénement

Formation de chef d’entreprise

Stage: norme de salaire

Cf. étudiant / stagiaire ci-

Trimestriel

_

_

Cf. info P9bis Cf. lettre circulaire

1 Pour la formation de chef d'entreprise avec ou sans stage : maintenant toujours P9bis (lettre circulaire II/C/999/c.142. En cas de montant variable, demander une preuve de salaire ou module formation/travail en alternance). 2 Période cours = 50' (CO 1374). 3 La formation de chef d'entreprise à Syntra ou à l'IFAPME/SFPME ne tombe pas sous le coup de la réforme de l'apprentissage en alternance et reste inchangée respectivement au-delà du 1/9/2016 (Communauté flamande) et du 1/9/2015 (Communauté française et COCOF). 4 Etudiant-travailleur indépendant à titre principal (code A) : une déclaration sur l'honneur concernant la norme des 240 heures suffit.


Occupation : idem étudiant

dessus1 II/A/997/63/AGY, p. 2

Etudiant qui prépare un mémoire (au sens large)

Inscription Dépôt du mémoire

Toutes les preuves :

Flux D062/ P7A/P20/P9bis,

déclaration, téléphone, courriel…

Envoyer module

Annuel Envoyer module

début juillet (999/c.169)

Groupé A l’allocataire (sans

préjudice de la délégation de sommes)

Sans preuve contraire, supposer que le mémoire a été déposé en première

session +

L'ETUDIANT EN DEHORS DE LA BELGIQUE (ENFANT DE 18 A 25 ANS)

Situation Questions Formulaire Fréquence

Quand

Mode d'envoi Remarques

Enseignement dans un autre Etat de l'E.E.E.2

Enseignement reconnu par une autorité, etc. ?

E 402 + P7A ou module 18+ (l'enfant part étudier à l'étranger)

Annuel 15 septembre

Groupé A l’allocataire


Rappel 60 jours

Enseignement dans un autre Etat de l'E.E.E.

Enseignement reconnu par une autorité, etc. ?

P7int + P7A ou module 18+ (l'enfant part

étudier à l'étranger)

Annuel 15/9 Groupé A l’allocataire


1 La formation de chef d'entreprise relève de l'article 1er de l'AR du 10.08.2005. Pour les stages dans le cadre de la formation, la norme de revenus de l'article 14 de l'AR du 10.08.2005 s'applique. En cas de chômage (en dehors de la formation), c'est l'article 13 de l'AR qui est d'application, de sorte que l'allocation de chômage n'empêche pas l'octroi des allocations familiales 2 Les 28 Etats membres de l’Union européenne (Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Slovénie, Slovaquie, Suède, Tchéquie) + l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège et la Suisse.


L'ETUDIANT dans un pays ayant conclu un accord bilatéral (ENFANT DE 14 A 25 ANS)

Pays Questions Formulaire Fréquence Quand ? Mode d'envoi Remarques

Turquie L'enseignement suivi répond-il aux conditions ?

BT 25 Annuel 15/9 Groupé A l’allocataire

Rappel 60 jours

Algérie L'enseignement suivi répond-il

aux conditions ? B ALG 24 Annuel 15/9 Groupé

A l’allocataire Maroc L'enseignement suivi répond-il

aux conditions ? B M 25 Annuel 15/9 Groupé

A l’allocataire

L'ETUDIANT dans un pays ayant conclu un accord bilatéral (ENFANT DE 16 à 25 ans)

Tunisie L'enseignement suivi répond-il aux conditions ?

BE TN 402 Annuel 15/9 Groupé A l’allocataire

L'ETUDIANT dans un pays ayant conclu un accord bilatéral (ENFANT DE 18à 25 ans)

Serbie et Monténégro

L'enseignement suivi répond-il aux conditions ?

SRB402+MNE 4021


Bosnie-Herzégovine

L'enseignement suivi répond-il aux conditions ?

B Y 30


Macédoine L'enseignement suivi répond-il aux conditions ?

RM/BE 402


1 Cf. lettre circulaire CO 1264-annexes 5/12 en 5/13


Pour la Turquie, l'Algérie et le Maroc uniquement, c'est déjà à partir de 14 ans.

La Croatie relève désormais des dispositions UE, donc également à partir de 18 ans ?

LE CONTRAT D'APPRENTISSAGE/L'ENGAGEMENT D'APPRENTISSAGE1 (ENFANT 18 A 25 ANS)


Le contrat Le contrat d'apprentissage est-il reconnu ?

P9


Pour les Etats autres que les 31 membres de l'E.E.E. :

E 403 Rappel 60 jours

Le contrat Le contrat d'apprentissage a-t-il été rompu ou

suspendu ?

P9


_

Les cours Les cours sont-ils encore suivis régulièrement ?

P9


Attestation du secrétariat d'apprentissage ou attestation de l'autorité compétente à l'étranger

Le revenu Revenu total du mois ? P9


Déclaration sur l'honneur de l’allocataire. En cas de montant variable, demander la preuve du salaire ou module formation en

alternance

1 Pour la Communauté française et la COCOF, uniquement les contrats antérieurs au 1/09/2015 (cf. lettre circulaire 996/117 du 18 septembre 2015), pour la Communauté flamande, uniquement les contrats antérieurs au 1/9/2016.


Le contrat de formation en alternance/Alternerende opleiding12 (ENFANT 18 A 25 ANS)


Le contrat Preuve de la convention D062 / (Attestation abrégée) P7

Annuel 15/9

Groupé A l'allocataire

Le revenu Revenu total du mois ? Le module "Travailler

apprendre_RIP"

Annuel À la réception du RIP stage Groupé A l'allocataire

1 À partir du 1/9/2016 en Flandre (cf. lettre circulaire 996/117bis du 19 septembre 2016 et son addendum. 2 Uniquement pour la Communauté française et la COCOF (cf. lettre circulaire 996/117 du 18 septembre 2015).


L'ENFANT AVEC UN HANDICAP PROCEDURES D'EXAMEN DU DROIT

Première couche du droit


Enfant en Belgique

Reconnaissance d'un handicap de 66 %

Demande d'examen médical

message A6511

Une fois Lors du premier examen du droit

ou lors d'une révision

Individuel Module de notification X1 -

ATTENTION !!!

T001 informatif lorsque l'enfant commence à

travailler pour la première fois, (sauf comme étudiant)

Pas d'interruption des paiements sauf obstacle2

Constatation selon le nouveau système

(AR 28 mars 2003)

Demande d'examen médical



Individuel

Enfant dans un autre Etat

membre de l'E.E.E.


T001 + courriel3 au SPF pour

communiquer l'adresse de l'enfant à l'étranger4



Individuel Notification X1

1 T001 : Voir lettre circulaire II/B/997/72/VIM-JOB-Wam du 10 septembre 2008. 2 Ne constituent pas un obstacle : l'occupation en atelier protégé, les activités non assujetties à l'ONSS, le contrat d'apprentissage des handicapés (code 035), les allocations d'attente (prestations de travail durant le stage d’insertion professionnelle ou sa prolongation). 3 Envoyer mail à [email protected] 4 Le SPF envoie lui-même le formulaire d'info et le modèle E 407 à la famille (lettre circulaire 996/92 + courriel aux caisses du 6 mai 2009).



L'ENFANT AVEC UN HANDICAP (ENFANT DE 18 à 21 ANS)

CONTINUATION DU DROIT ( + 2e couche du droit)



*****

Points sur l’échelle médicosociale

L'enfant travaille-t-il ? Flux (e.a. RIP/DMFA/D047…)1

Vérifier à la réception si l'enfant conserve le taux 47

comme étudiant, demandeur d'emploi inscrit en stage

d'insertion professionnelle (prolongé),

apprenti ou en formation de chef d'entreprise2

ATTENTION !

Consultation TRIVIA 3 mois avant que l'enfant atteigne l'âge de 21

ans3

T1 informatif lorsque l'enfant commence à

travailler, sauf comme étudiant

Pas d'interruption des paiements

sauf obstacle4

Prestation sociale ? Flux (e.a. RIP/DMFA…)1 Vérifier à la réception si l'enfant conserve le taux 47

comme étudiant, demandeur d'emploi,

apprenti ou en formation de chef d'entreprise

Vérifier individuellement l'origine de la prestation sociale

Occupation dans un atelier protégé ?

Flux (e.a. RIP/DMFA…)1

A la réception _

Formation pour le reclassement social des

handicapés ?

Flux (e.a. RIP/DMFA…)1

A la réception _

1 Voir le guide d'utilisateur DIMONA/RIP annexé à la CO 1373 du 5 août 2008 et la lettre circulaire 997/80 du 2 décembre 2014. 2 Voir circulaire ministérielle, CM 610 du 23 mars 2010 + lettre circulaire II/c.996/98 du 24 mai 2011 3 Consultation TRIVIA au sujet du formulaire qui doit être envoyé (module 20) 4 Ne constituent pas un obstacle : l'occupation en atelier protégé, les activités non assujetties à l'ONSS, le contrat d'apprentissage des handicapés (code 035).


LA PERSONNE AVEC UN HANDICAP (+ 25 ANS)

PROCEDURES D'EXAMEN ET CONTINUATION DU DROIT



+ occupation dans un atelier protégé ou incapacité totale

de travailler

Occupation ? Flux A la réception Attestation unique

Interroger SFP/1l'INASTI Pension

-

Prestation sociale ? Flux A la réception Déclaration de l'allocataire (vérifier individuellement l'origine de la prestation

sociale) -

Occupation dans un atelier protégé ?

Flux

A la réception Attestation de l'atelier protégé / Codes employeur sur la DMFA

Chômage ou maladie après atelier protégé

Chômage indemnisé ou reconnu en incapacité de

travail + 66 %

Flux

A la réception

1 Le 1

er avril 2016, le Service des pensions du secteur public (SdPSP) et l'Office national des pensions (ONP) ont fusionné pour devenir le Service fédéral des pensions.


L'ENFANT PLACE (JUSQU'A 18 ANS)

PROCEDURES D'EXAMEN ET CONTINUATION DU DROIT1


Placé par une autorité dans une

institution

La décision de placement reste-t-elle en vigueur ?

Suivre D227(bis)

P3

Annuel 5/9 Groupé A l'allocataire des 2/3

La décision de placement est-elle suspendue ?

Et ensuite poursuivie dans la même institution ou une

autre à la charge de l'autorité publique en

application de la réglementation de

protection de la jeunesse ? La décision du tribunal de

la jeunesse suite au premier placement peut

être maintenue Enfant placé par une autorité chez

un particulier2


Suivre D227(bis)

P3b


Paiement de l'allocation

forfaitaire 70ter, LC3.

Pour la Communauté

flamande, le formulaire

P3b, D228P est supprimé4 Placement par une

autorité, proche d'un

placement dans une institution ou chez un particulier


Suivre D227(bis)

P3


_

1 A la réception du brevet : toujours informer l'autorité responsable du placement de la reprise de la compétence.

2 Notifier le paiement 70ter (rappel à l'instance qui place (CO1386/2018) PAS à JWZ, service provincial de placement familial!!!!)!! 3 Cf. CO 1344 du 10 juillet 2003, CO 1355 du 16 janvier 2006 et lettre circulaire II/A/996/45/ du 24 décembre 2003. 4 Suite au décret portant organisation du placement familial (voir courriels du 24 décembre 2013 et du 10 novembre 2015 adressé aux caisses d'allocations familiales).


Maintien de la mesure de

placement après la majorité (CM 482)


Suivre D227(bis)

P3

A la majorité, ensuite annuel

5/9 Groupé A l'allocataire des 2/3

_

LE JEUNE INSCRIT COMME DEMANDEUR D'EMPLOI PENDANT LE STAGE D’INSERTION PROFESSIONNELLE1

PROCEDURES D'EXAMEN ET CONTINUATION DU DROIT2


Début du stage d'attente

Le demandeur d'emploi est-il inscrit valablement ?

Flux A200/D043 Une fois Lors de l'inscription

Electronique A défaut de flux,

chaque attestation datée de

l'autorité compétente Début du stage

d'attente Le demandeur d'emploi reçoit-il un revenu de remplacement ou a-t-il commencé à travailler ?

P203 avec P20A

Une fois Lors de la réception de l'attestation d'inscription

Individuel _

A partir de l'inscription4

Le demandeur d'emploi a-t-il commencé à travailler5 ?

Flux/ Messages RIP

Une fois Lors de l'occupation

Electronique Suspension immédiate des paiements + lettre

avec modules appropriés 18bis

+ P20

Radiation comme demandeur

d'emploi

L'inscription a-t-elle été radiée pour cause de maladie ?

Flux A200/P20 + certificat médical

Une fois Fin du stage d’attente

Individuel

Fin du stage d'insertion

professionnelle

Le demandeur d'emploi reçoit-il un revenu de remplacement ou a-t-il commencé à travailler ?

P20 avec P20c/Trivia

Une fois Fin du stage d'insertion

professionnelle

Groupé A l’allocataire

Voir : Lettre circulaire II/C/999/c.153/SN

1 Voir CO 1389 du 16 mai 2012, CO 1395 du 14 novembre 2014 et CO 1410 du 10 juin 2016.

Inscription comme demandeur d'emploi : présomption de cessation des études (cf. CO 1386/2012) 2 Lettre circulaire 996/82bis datée du 5 août 2011. 3 Voir les instructions fournies par la CO 1374. 4 Le jeune est en stage d’insertion professionnelle : troisième trimestre, examiner la double qualité en tant qu'étudiant et demandeur d'emploi. 5 Pour le stage de transition : cf. lettre circulaire c.169 + feuille d'info P20.


LE JEUNE INSCRIT COMME DEMANDEUR D'EMPLOI


Inscription

impossible pour cause de maladie - Maladie pendant le stage d'insertion professionnelle

Le demandeur d'emploi reste-t-il

malade sans interruption ?

L'ONEM a-t-il suspendu le stage d'insertion professionnelle pour cause

de maladie1?

Certificat médical

Une fois

Lors de l'événement

Individuel

A la fin de la maladie, la (ré-)

inscription est exigée dans les 5 jours ouvrables2

Pas de récupération s'il n'y a pas

de (ré)inscription

pour cas de force majeure

3

Prolongation de la période d'octroi (360

jours) après 2 évaluations pour cause d'évaluation négative des efforts

pour trouver du travail

La période d'octroi peut-elle être prolongée de 6 mois tant que 2 évaluations positives n'ont pas été obtenues4 ?

SIP_1 Une fois Fin période d'octroi

Groupé demander lettre de convocation

+ dernière décision

1 La grossesse n'est pas une raison pour suspendre le stage. En cas de doute, demander à l'ONEM (cf. 996/82). A partir du 1er janvier 2016, compétence au FOREM, Actiris, VDAB et ADG. 2 En cas de non-réinscription : période d'octroi limitée à la durée du stage d'attente, sauf si l'ONEM ne radie pas mais prolonge (annexe 2, lettre circulaire 996/82 du 7 mars 2008). 3 Voir : 999/176+178 4 Suivi de la disponibilité active cf. CO 1410 du 10 juin 2016


Suspension de la prolongation du SIP

pour cause de maladie, détention, séjour à l'étranger

Durée de la suspension ? Quand la prolongation du SIP reprend-elle ?

Contact avec ONEM

Une fois Lors de l'événement

Individuel Le congé de maternité ne

suspend pas le SIP

Fin de la prolongation du SIP en vertu de l'article

36 de l'arrêté du chômage (condition

d'études)

Le demandeur d'emploi remplit-il les conditions de l'article 36 de l'arrêté du chômage pour obtenir une allocation d'insertion1?

Cf. attendre communication

de l'ONEM

Une fois Lors de l'événement

Individuel Procéder au rembourse-

ment pour toute la période de

prolongation du SIP

Réinscription après chaque nouvelle formation (aussi

après une formation

professionnelle),….

Études d'au moins 6 mois après interruption de 15 mois (AR 12 août 1985)

P20+ P20 A Une fois Lors de l'événement

Individuel Chaque réinscription

L'étudiant malade dans

l'enseignement supérieur (sans

préjudice de T001)

Force majeure pour la poursuite des études

Attestation médicale/déclaration allocataire

Durée maladie

Au début de la maladie et à la

fin

À l'allocataire

Pas de récupération (cf. 996/176 et

178)

1 Deux évaluations positives et aucun droit au allocations cf. lettre circulaire 996/118 du 7 septembre 2015.

1

ANNEXE IIIa à la CO 1386/2018

FICHE

L'ETUDIANT ET LE JEUNE DEMANDEUR D'EMPLOI PENDANT LE STAGE D'INSERTION PROFESSIONNELLE

+ Schéma en annexe

2

Introduction

L'étudiant qui suit les cours jusqu'à la fin de l'année scolaire ou académique, c'est-à-dire qui n'interrompt pas ses études, a droit aux allocations familiales pendant la période des vacances. Si l'étudiant ne s'inscrit pas à un établissement d'enseignement avant la fin de l'année, la période des vacances est censée prendre fin au plus tard le 31 août dans l'enseignement non supérieur et au plus tard le 30 septembre dans l'enseignement supérieur. Si l'étudiant reprend les études après la période des vacances, une occupation éventuelle de plus de 240 heures pendant le troisième trimestre ne constitue pas un obstacle pour le droit aux allocations familiales. Même les études qui ne donnent pas droit aux allocations familiales conviennent également. Si les études ne sont pas reprises après les vacances d'été, l'étudiant ne peut avoir travaillé plus de 240 heures au cours du troisième trimestre. La caisse d'allocations familiales vérifie cette information à l'aide de la DMFA du troisième trimestre (les vacances d'été). Ce message est reçu dans le courant du quatrième trimestre.

Pour les étudiants dans l’enseignement à temps partiel, la norme des revenus (max. 541,09 EUR) s'applique également durant la période des vacances. SITUATION I : L'étudiant reprend les études après les vacances

Phases du traitement du dossier = procédure standard :

La caisse d'allocations familiales paie les allocations familiales pour les mois de juillet, août et septembre.

Les déclarations Dimona (données RIP) ne sont pas traitées. La caisse d'allocations familiales envoie en septembre le formulaire/l'information P7

pour la nouvelle année scolaire/académique. En attendant de recevoir les informations concernant les études de la nouvelle année

scolaire/académique, les allocations familiales sont payées à titre provisionnel jusqu'au mois de novembre inclus.

Si la caisse d'allocations familiales reçoit, au plus tard début décembre, la preuve que les études se poursuivent, les paiements continuent.

S'il s'agit d'études à temps partiel et de travail à temps partiel ou d'un étudiant qui prépare un mémoire, on envoie une information complémentaire (lettres spéciales).

Chaque étudiant reçoit des informations au cours de l'année d'études (P7B/lettre d'info Etudiant 18+).

L'occupation éventuelle de plus de 240 heures durant les mois de vacances ne constitue pas un obstacle.

Si la caisse ne reçoit aucune information (même provisoire) concernant les études ou une activité professionnelle le 15 novembre au plus tard, elle envoie une lettre de rappel à la famille. Si la famille ne réagit PAS, les allocations familiales payées à titre provisionnel sont récupérées le 15 décembre.

Uniquement pour les étudiants dans des établissements d'enseignement de la Communauté française

Etant donné que la Communauté française, contrairement aux Communautés flamande

et germanophone, n'envoie pas de données électroniques concernant les études au secteur des allocations familiales, le formulaire (P7) est rappelé aux familles vers la

3

mi-novembre si aucune preuve des études sur papier n'a encore été reçue à ce moment-là.

Un deuxième rappel est envoyé à la mi-décembre. Si la famille ne réagit pas, les allocations familiales payées à titre provisionnel sont

récupérées le 31 janvier de l'année suivante au plus tard. Pour les étudiants de la Communauté germanophone

Etant donné que de nombreux étudiants de la Communauté germanophone étudient dans des institutions d'enseignement de la Communauté française, un formulaire bilingue (français/allemand) est envoyé en septembre. Dans ce cas, la procédure se

déroule comme dans la Communauté française (point précédent). SITUATION II : Inscription comme demandeur d'emploi avec ou sans prolongation des études après les vacances Hypothèse I : L'étudiant s'inscrit comme demandeur d'emploi après ses études (pas de reprise des études après les vacances) Double qualité pendant la période des vacances (demandeur d'emploi/étudiant).

Conformément à l'article 62, § 5, LGAF, le jeune a droit aux allocations familiales en tant que demandeur d'emploi pendant le stage d'insertion professionnelle (360 jours civils ou 12 mois + éventuelle prolongation). Le droit est toutefois subordonné à la condition des revenus de 541,09 EUR par mois au maximum. En outre, le droit en tant qu'étudiant n'est pas perdu pendant la période des vacances. En cette qualité, le jeune peut travailler pendant 240 heures au maximum. Phases du traitement du dossier :

La caisse d'allocations familiales reçoit un avis d'inscription comme jeune demandeur d'emploi dans un service régional de l'emploi (D043 ou toute autre attestation d'un

service régional à l'emploi).

Changement de procédure :

La caisse d’allocations familiales envoie les informations + un formulaire (formulaire P20a) pour le jeune demandeur d'emploi.

Les données RIP sont suivies : la caisse suspend le paiement à partir du mois de réception d'une occupation (Rip-in).

La caisse d'allocations familiales envoie une lettre + le formulaire pour signaler la suspension et demander le revenu (P20b) :

Le revenu est inférieur au plafond maximum de 541,09 EUR : reprise du paiement ;

Le revenu est supérieur au plafond maximum : les allocations familiales restent suspendues ;

4

L'occupation est définitive et dépasse la durée du stage d'insertion professionnelle : la caisse d’allocations familiales clôture le dossier.

La famille ne réagit pas au formulaire P20 : les allocations familiales restent suspendues.

La caisse d'allocations familiales contrôle au cours du quatrième trimestre, à l'aide de la DMFA du troisième trimestre (vacances d'été), l'occupation éventuelle de plus de 240 heures pendant les mois de vacances :

L'occupation s'élève à plus de 240 heures : droit pour les mois de vacances (à partir d'août) pendant lesquels le revenu est inférieur au plafond de 541,09 EUR ;

L'occupation ne s'élève PAS à plus de 240 heures : droit pour les mois de vacances même lorsque le revenu est supérieur au plafond de 541,09 EUR => les allocations suspendues pour les mois d'été sont payées immédiatement.

Pas de données ni d'occupation définitive : la caisse d’allocations familiales envoie encore un formulaire global après la période d'octroi (stage d'insertion professionnelle) (P20c + P20Com) :

Le formulaire P20c est renvoyé => droit pour les mois pendant lesquels le revenu est inférieur au plafond de 541,09 EUR ;

Le formulaire n'est pas renvoyé (après rappel) : => décision d'office sur la base de la règle des cinq jours pour les mois au cours desquels on a payé à titre provisionnel :

1. Mois comptant moins de 5 jours de travail ou de 38 heures : droit d'office aux allocations familiales ;

2. A partir de 5 jours de travail ou de 38 heures par mois : pas de droit ou récupération sur la base d'un salaire trop élevé1

. La charge de la preuve du contraire appartient à la famille.

Le formulaire SIP_1 (demande de prolongation du SIP) est envoyé : le jeune a obtenu une ou deux évaluations négatives/une positive + une négative de ses efforts pour trouver du travail de l'ONEM/du service régional de l'emploi la PO est prolongée (notification à l'aide du module de lettre SIP_2).

Les données RIP sont suivies : la caisse suspend le paiement à partir du mois de réception d'une occupation (Rip-in). Le processus de décision se poursuit comme dans l'hypothèse I (supra).

Scénarios possibles

1. L'intéressé envoie une copie de la nouvelle évaluation négative/positive2 le processus de décision se poursuit comme dans l'hypothèse I (supra) + nouvelle prolongation (envoi SIP_2).

1 Motivation de la décision de récupération : « Les revenus de l'occupation de votre fils ou de votre fille pendant le mois de … dépassent le

maximum légal de 541,09 EUR (AR du 12 août 1985). » La famille a la possibilité de fournir la preuve du contraire. 2 Tant qu'il n'y a pas deux évaluations positives.

5

2. Pas de nouvelle évaluation négative/positive reçue après 6 mois rappel avec SIP_3, le processus de décision se déroule comme dans l'hypothèse I (supra) :

3. Reçu une évaluation négative/positive (après le rappel avec SIP_3) fin de la prolongation. La caisse envoie le module SIP_4 = communication d'un indu.

4. Si on a deux évaluations positives à la fin de la prolongation P20C, le processus de décision s'achève comme dans l'hypothèse I (supra): (+ éventuellement décision d'office).

Hypothèse II : L'étudiant s'inscrit comme demandeur d’emploi après ses études (+ reprise des études après les vacances ou durant la prolongation du stage d'insertion professionnelle)

Phases du traitement du dossier :

Cf. hypothèse I. MAIS :

Les études après les vacances ou durant la prolongation du stage d'insertion professionnelle donnent droit aux allocations familiales (au moins 27 crédits ou 17 périodes de cours par semaine) :

Double qualité uniquement pendant le stage d'insertion

professionnelle (360 jours civils ou 12 mois). Le droit comme étudiant est maintenu. En cette qualité, le jeune peut travailler pendant 240 heures par trimestre au maximum. La caisse d'allocations familiales contrôle la DMFA de l'employeur par trimestre. Dans le cas où la norme horaire par trimestre est dépassée, les paiements sont suspendus et l'on examine ensuite le droit en qualité de jeune demandeur d’emploi : envoi d'un formulaire P20 pour l'examen du droit subordonné à la condition des revenus de 541,09 EUR par mois au maximum. Les paiements provisionnels restent suspendus tant que l'occupation se poursuit, sauf si l'intéressé démontre suffisamment que le volume de travail a diminué (déclaration sur l'honneur). Si le droit comme étudiant n'a pas été suspendu, aucun formulaire P20c ne doit être envoyé à la fin de la période d'octroi (PO).

Reprise des études durant la prolongation du stage d'insertion professionnelle fin de la prolongation + plus de double qualité

Les études après les vacances ou pendant la prolongation du SIP ne donnent pas droit aux allocations familiales (moins de 27 crédits ou 17 périodes de cours par semaine). L'occupation éventuelle de plus de 240 heures pendant les mois de vacances ne constitue pas un obstacle : droit pour les mois d'été même quand les revenus sont supérieurs au montant maximum de 541,09 EUR.

6

Interruption ou diminution des études (< 27 crédits / < 17 périodes de cours) durant la prolongation du stage d'insertion professionnelle

Le formulaire SIP_1 (demande de prolongation du SIP) est renvoyé : le jeune a obtenu une ou deux évaluations négatives/une évaluation positive + une négative de ses efforts pour trouver du travail de l'ONEM/du service régional de l'emploi le SIP est prolongé jusqu'au 6e mois si l'ONEM/le service régional de l'emploi prolonge et que la procédure est suivie (notification avec module de lettre SIP_2).

SITUATION III : L'étudiant ne reprend pas les études après les vacances (+ information à la caisse) Si les études ne sont pas reprises après les vacances d'été, l'étudiant ne peut avoir travaillé plus de 240 heures au cours du troisième trimestre. La caisse d'allocations familiales vérifie cette information à l'aide de la DMFA du troisième trimestre (les vacances d'été) au quatrième trimestre. Phases du traitement du dossier :

La famille signale la cessation des études et l'occupation éventuelle. La caisse d'allocations familiales évalue le droit pendant la période des

vacances en tenant compte des informations communiquées : Pas de dépassement possible de la norme de 240 heures : paiement provisionnel de la période de vacances ; Dépassement possible de la norme de 240 heures : blocage des paiements pour la partie restante de la période de vacances ;

La caisse d'allocations familiales contrôle au cours du quatrième trimestre, à l'aide de la DMFA du troisième trimestre (vacances d'été), l'occupation éventuelle de plus de 240 heures pendant les mois de vacances :

L'occupation s'élève à plus de 240 heures : pas de droit pour les mois de vacances => les allocations familiales éventuellement payées sont récupérées ;

L'occupation ne dépasse PAS 240 heures : droit pour les mois de vacances => régularisation éventuelle des allocations familiales qui n'ont pas été payées.

SITUATION IV : L'étudiant ne reprend pas les études après les vacances (PAS d'information à la caisse)

Phases du traitement du dossier : Comme la SITUATION I => la caisse d'allocations familiales suppose en effet

que les études se poursuivent = procédure standard !

7

MAIS :

La caisse ne reçoit pas de preuve de poursuite des études au plus tard début décembre. Interruption des paiements.

Si elle ne dispose d'aucune information (même non provisoire) concernant les études le 15 novembre, elle envoie un rappel/le module 15 novembre à la famille.

Si la famille ne réagit PAS, les allocations familiales payées à titre provisionnel sont récupérées le 15 décembre (procédure de la Communauté flamande) ou un dernier rappel est envoyé le 15 décembre, après quoi l'indu est notifié au plus tard le 31 janvier (procédure pour la Communauté française/germanophone )3.

L'occupation éventuelle de plus de 240 heures durant les mois de vacances constitue un obstacle. La caisse d'allocations familiales récupère aussi, le cas échéant, ces allocations familiales payées (cf. message DMFA du troisième trimestre, reçu normalement par la caisse d'allocations familiales au quatrième trimestre).

--------------------------

3Catégorie d'indu B : erreur, négligence ou omission de l'assuré social. Les allocations familiales restant dues peuvent être retenues à 100 %,

dans les conditions exposées dans la circulaire ministérielle CM 432 du 22 août 1984.

8

ANNEXE IIIb à la CO 1386/2018

SCHEMA de l'(ex-)ETUDIANT

PERIODE DES VACANCES + STAGE D'INSERTION PROFESSIONNELLE + prolongation du SIP

SITUATION Continua- tion du

paiement pendant

les vacances

d'été

Traitement RIP/Dimona

(Rip-in)

Suspension en cas de

travail

Suspen-sion en cas

de chômage

Envoi information +

formulaire

Double statut Etudiant + demandeur

d'emploi

Contrôle 3e trimestre (via

DMFA)

Vérifier condition

des revenus

Rappel le 15 novembre + cessation des

paiements le 30 novembre

L'étudiant reprend

les études après les

vacances

Oui Non1 Oui En

septembre

(formulaire

P7)2

Non Oui, travail > 240 h

pas d'obstacle /

enseignement à

temps partiel

<541,09 EUR

Non, sauf si

à temps

partiel

Non

L'étudiant s'inscrit

comme demandeur

d'emploi après ses

études (pas de

reprise des études

après les vacances)

Oui

Cf. ci-

contre

Oui,

suspension

provisoire +

envoi du P20

Oui,

suspensio

n

provisoire

+ envoi

du P20

Oui, au

début et à la

fin du stage

d'insertion

professionne

lle (P20)

Oui, pendant la

période des

vacances

d'août à la fin

des vacances

d'été

Oui, travail > 240

heures = obstacle

pour le 3e

trimestre

Oui, droit si

le revenu

< 541,09

EUR

à partir

d'août

Non

1 Lettre d'information annuelle Etudiant 18+ en Communauté flamande.

2 Une information supplémentaire est envoyée à l'étudiant qui prépare un mémoire + en cas d'études à temps partiel / travail à temps partiel

9

SITUATION Continua-tion du

paiement pendant

les vacances

d'été

Traitement (Rip-in)

Suspension en cas de

travail

Suspension en cas

d'allocations de chômage

Envoi information

+ formulaire

Double statut Etudiant + demandeur

d'emploi

Contrôle 3e trimes-

tre (via DMFA)

Vérifier condition des

revenus

Rappel le 15 novembre + cessation des paiements le 30 novembre

Le jeune durant la

prolongation du SIP

- Oui,

suspension

provisoire +

envoi du P20

Réception des

allocations =

Fin de la

prolongation

(application de

l'article 48)

Oui, au

début et à

la fin de la

prolonga-

tion du SIP

(CO 1410)

Etudes = fin de la

prolongation

Pas de double

statut

Cessation des

études :

Prolongation du

SIP si l'ONEM/le

SRE prolonge cf.

CO 14103

- Oui, droit si

le revenu

< 541,09 EUR

Durant la

prolongation

-

3 Sinon, nouvelle période d'octroi suivant les conditions fixées dans l'AR du 12/08/1985, art. 1, § 2, 5°.

10

SITUATION Continua-

tion du

paiement

pendant

les

vacances

d'été

Traitement

RIP/Dimona

(Rip-in)

Suspension

en cas de

travail

Suspension en

cas

d'allocations

de chômage

Envoi

informatio

n +

formulaire

Double statut

Etudiant +

demandeur

d'emploi

Contrôle

3e trimes

tre (via

DMFA)

Vérifier

condition

des revenus

Rappel le 15

novembre +

cessation

des

paiements le

30

novembre


comme demandeur

d'emploi après ses

études (reprise des

études après les

vacances >27

crédits)

Oui Non Oui,

suspension

provisoire +

envoi du P20

Oui, P20 au

début du

SIP). Si

droit

comme

étudiant

suspendu :

P20c à la

fin du SIP

Oui, pendant le

stage d'insertion

professionnelle

Oui,

travail >

240

heures

n'est pas

un

obstacle

pendant

le stage

d'inser-

tion

professi-

onnelle

Contrôle

norme de

240 heures

DMFA Si >

240 heures,

droit si

revenu <

541,09 EUR

Non


comme demandeur

d'emploi après ses

études (reprise des

études après les

vacances - moins de

Oui Oui,

suspension

provisoire +

envoi du P20

Oui,

suspension

provisoire +

envoi du P20

Oui, au

début et à

la fin du

stage

d'insertion

professionn

Pendant la

période des

vacances, d'août

à la fin des

vacances d'été

Oui > 240

heures

n'est pas

un

obstacle

Oui, droit si

le revenu

< 541,09 EUR

Non

11

27 crédits) elle (P20)

L'étudiant ne

reprend pas les

études après les

vacances

(information à la

caisse)

Oui Non Oui Pas de

formulaire

en

septembre

(formulaire

P7)

Non, pas

d'inscription

comme

demandeur

d'emploi

Oui,

travail >

240 h =

Récupéra

tion

Non Non

L'étudiant ne

reprend pas les

études après les

vacances (PAS

d'information à la

caisse)

Oui Non Oui En

septembre

(P7)

Non Oui,

travail

>240 h =

Récupéra

tion

Non Oui

Rue de Trèves 9 B-1000 Bruxelles · Nouvelle procédure Handicare entre le SPF et les familles...

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