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Aperçu du passage à lotus Notes 8.5 Standard

Lotus Notes 8.5 combine en un seul progiciel des outils essentiels au travail quotidien : courrier

éìectronique, planification, listes de tâches et gestion des c0ntacls. La prochaine fois que vous

démanerez Lotus Notes, allez djrectement à ìa page d'accueil. Celle-ci permet de passer facilement à

ì'appìication de votre choix (p. ex. Courrier éìectronique) ou de voir d'un simpìe coup d'æil les mises

S Bouton 0uvrir. VojrUtilisation du bouton 0uvrir

en paqe 2.

Barre d'outrls Notes

Panneau de navigation

Cììquez pour modifier le contenude ì'affi chage minjature.

Affrchage minrature

Connexion

Au lancement de Notes, la boîte de dialogue Lotus Notes affiche le nom d'utjlisateur et l'empìacement ìes

plus récemment utiìisés.

Pourvous connecter: tapez votre m0t de passe dans la zone Mot de passe et clìquez sur Connexion.

Pour utiliser un autre nom d'utilisateur ou emplacement: cìiquez surS en regard de la zone Nom

d'utilisateur ou Sur le site, puis sélectionnez ìe nom d'utiljsateur ou l'empìacement (p. ex. Vogage).

Tapez ìe mot de passe et cliquez sur Connexion.

( La page d'accueil

Par défaut, ìa page d'accueil affrche les fonctions que v0us utilisez le plus souvent.

Pourouvriruneapplication:cìiquezsurì'icônesjtuéeàgauchedel'appìicationvoulue(p.ex. ã,Courrier).

Pourcréerunnouveaudocument:cliquezsurìeboutonr creer ìàdroìtedeì'applicationvoulue.

à jour apportées à votre espace de travail ou à vos documents. Vous

pouvez également personnaìiser la page d'accueii pour rendre ìes

informatjons jmp0rtantes immédiatement accessibles.

0nglets de fenêtre

ìÁ Barre de recherche. Voir

UtÌ[isation de Ia barre de

recherche en page 2.

T Panneau latéral droit ouvert.U oir P e rso nnalis ati o n dupanneaulatéral droit en page 2

Panneau de prévisuaìisation

Personnalisati0n de la page d'accueil

Cìiquez sur ! en regard de Cliquez ici pour connaître les.

Pour choisir une autre présentation de la page d'accueil : cliquez

surl¡¿] à l'jntérieur de la boîte Page d'accueil, et sélectìonnez une

opti o n.

Pour créer un agencement de page d'accueil personnalisé : cìiquez

sur!@. Lorsque I'assistant Nouvelle page

démarre, donnez un nom à votre pàge et cliquez sur Suivant. P0ur

choisir parmi ìes agencements de cadres prédéfinis, sélectionnez {ã

Cadres. Pour une plus grande souplesse d'agencement, séìectionnez

fi Page personnelle. Cìiquez sur Suivant et suivez chaque

instruction. Cìiquez surTerminer pour affrcher votre nouveììe page

d'a ccu eil.

tutuktuìr¿ Marshâ'l Mcluhån . Cùrx

Qcffracte Smefimé b åtS-.;-----4r!Såm€ilm€ PdDåil C...Í ålE

bltFlsd'hformåtôn3 g)3lS

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llllllsalion de la bane de retherhe

Gestion des vues Agenda

Création d'un agenda de groupe

Plartifi¡rtion des rendðr-l,or¡s

Création d'une tâche en inshnre

penonnelle

Affichage et modification des tâches

en instance

Ctéation d'un message

Ajout d'une pièceJointr à un message

[onfiguration d'un message d'absence

tlon¡lfurouMer indð¡þ¿it'e

Ajout d'une signaturc aü tnessageg

Ajout et modification des contacß

[réation d'un group de courrier

Reûenhe

lomllsation d'élémenls classés

Recherche de penonnes

,..plus un tableau des raccourciset sn résumé des nouveautesl

$ Nouveauté Lotus Notes 8.5 Les véritables 6uides de référence rapíde

Navigation dans lotus I'lotesPour naviguer entre vos différents espaces de travail, signets et applications, utilisez

le bouton Ouvrir, le panneau latéral droit etla barre de recherche.

F Utilisation du bouton 0uvir

Le boulon 0uvrir affiche la liste du même nom, quì permet d'accéder à t0us vos

espaces de travail, signets, liens et applications.

Pour afficher la liste Ouvrir : cljquez sur þ.Jifiä en haut à gauche de l'écran.

Pour rendre la liste 0uvrir visible en permanence : séìeclionnez Vue ÞAncrer la liste

ouverte. Un panneau c0ntenanl les icônes de ìa liste 0uvrir s'affiche. Pour fermer ce

panneau, clìquez sur un espace vide de la liste avec le bouton droit de la souris et

séìectionnez Ancrer la liste 0uverte.

F Ajout de signets à la liste Ouvrir

Les signets figurant dans ìa ìiste 0uvrir permettent d'accéder dÍrectement aux

empìacements souvent utilisés.

Pour ajouter un élément à la liste 0uvrir ou à un dossier : 0uvrez une fenêtre (p.

ex. Courrier). Cliquez sur un élément (p. ex. un message) et fajtes-le gììsser vers

un espace vide de la liste 0uvrir 0u vers un dossier de celle-ci; vous pouvez aussi

clÌquer sur 1'élémenl et séìectionnez Création > Signets. Dans la boîle de diaìogue

Ajout de signet entrez le nom du signet et cììquez sur 0K.

Pour localiser une application ou un document que v0us avez marqué d'un signet :

cliquez surÍr:v@, puis tapez ìe nom de ì'appìication ou du document dans la zone

Saisissez votre texte pour commencer Ia recherche. La lisïe des correspondances

possibìes s'affiche dgnamiquement au fur et à mesure vous saisissez ìe nom. Cliquez

sur un des éléments affichés pour le séìectionner el l'ouvrjr.

Pour créer un dossier de signets dans la liste 0uvrir : cliq uez su r ts-tmu$ç, c1 i q uez ave c ì e

bouton droit de ìa souris surlftiSignets favoris, ft Applications, ou þAutres signets,

puis séìectionnez Nouveau dossier. Dans la boîte de diaiogue Création d'un dossier,

tapez le nom du nouveau dossier dans la zone Nom du dossier puis cliquez sur 0K.

Pour définir un signet comme page d'accueil : cliquez sur [.Wjffi, cìiq uez sur un

signet avec ìe bouton droit de la souris, puis sélectionnez Définir le signet comme

page d'accueil. Cìiquez sur 0ui.

Pour restaurer la page d'accueil par défaut: sélectionnez ãgqî¡{ü >ffi Signets

favoris puis cliquez sur'f$ Page d'accueil. avec le bouton droit de la souris.

5éìectionnez Choisir ce signet comme page d'accueil. Cliquez sur 0ui.

il Personnalisation du panneau latéral droit

Le panneau latéral droil de ì'écran affiche vos applications Notes.

Pour ouvrir, réduire et fermer le panneau latéral droit : sélectionnez Vue Þ Barre

d'options de droite, puis (}uvrir pour l'ouvriç Fin pour le réduire ou Fermé pour ìe fermer.

Pour sélectionner les applications à afficher sur le panneau latéral droit : sélectionnez

Vue ÞPanneaux de barre d'options de droite puis cliques suri'appìication à ajouter(un r/ s'affiche en regard de celìe-ci). Cliquez de n0uveau sur l'applìcation pour la

relirer du panneau latéral droit.

Pour ouvrir une application se trouvant dans le panneau latéral droit: cliquez sur

l'icône de ì'appìication (p. ex. l'ìcône ffi Agenda journalier).

É Utilisation de la barre de recherche

La bane de recherche, située en haut à droite de toute fenêtre de Lotus Notes, vous

permet de ìancer une recherche plein texte dans votre courrier, votre agenda et vos

contacts¡ aìnsì que sur lnternet.

Pour'lancer une recherche dans une vue ou un dossier ouverts: tapez le terme à

rechercher dans le champ de recherche et cliquez sur Q.

Pour lancer une recherche dans un emplaeement particulier : cliquez sur la flèche

située à gauche de la barre de recherche et sélectionnez un emplacement, Tapez ìe

terme à rechercher dans le champ de recherche et cliquez surC\.

CopUriqhtO 2010 Nevada Learnjnqserie5 lnc.

Utilisation de I'Agenda

Cliquez surgffi puis sé lectionnezffiAgenda pour ouvrirìa fenêtre Agenda.

Barre d'actions de ì'Agenda Vue semaine de lravail

5électeur de

date

Vues AgendaBar wef ñan s as¡remrnt Pa&

Affichagedes

mi nialuretâches en

instance

¡ffiúì;úõ-d;ft .íffiùøñt, iÈ!ái@ùó;"!ñii4ñil

Gestion des vues Agenda

Pour sélectionner une vue Agenda : clìquez sur une option d'affichage dans ìa partie

vues Agenda du panneau de navigation (p. e".,Ë Une semaine de travaile).

Pour récapituler I'ensemble des réunions, rendez-vous et tâches de la vue courante :

clìquez surþa'g".'iet séìectionnez Récapitulatif. Cìiquez surþo9"1 el sélectionnez

de nouveau Récapitulatif pour revenìr en vue Agenda 1ntégrale.

Pour nettoger l'agenda en supprimant les éléments périmés : cliquez su r gt:et sélectionnez Nettouage de I'agenda. Dans la boîte de dialogue Nettogage de

l'agenda, sélectionnez ì'âge et ìe tgpe des éléments à supprìmer, puis cìiquez sur 0K.

Pour filtrer la vue Agenda : cliquez sur i9111',"',1, sél ection nez Filtrer par, puis

sélectionnez üne 0pti0n (p. ex. TUpe). 5j une boîte de dìalogue s'affrche, affinez ìes

crjtères de filtrage et cliquez sur 0K. Pour supprimer un trltre, cliquez sur e{:i::j,séìectionnez Filtrer par, puis sélectìonnez Aucun.

Navigation dans I'agenda

Pour passer à un autre mois : cìiquez sur les flèches Janvier 21 ' Janvìer 27

au-dessus de ì'agenda p0ur passer au mois suivant ou précédent.

Pour passer à une autre date : cìiquez sur ìe jour vouìu dans le sélecteur de date ou

dans la vue Agenda. Appugez sur les touches fléchées du clavier p0ur passer aux

jours suìvants ou précédents.

Pour revenir à la date courante: cììquez 5v¡1 eri"*o r,ll au-dessus du séìecteur de date.

Création d'un agenda de groupe

Un agenda de groupe permet de visualiser les empìois du temps d'autres ulilisateurs

de Notes.

1. Cìiquez surþ'g::, puis séìectionnez Créer des agendas de groupe. Dans la fenêrre

Agendas de groupe, cliQUez 5ur Nouu"l"g"n¿a¿"sroup"l.

2. Dans la boîte de dialogue Nouvel agenda de groupe, lapez ìe nom du groupe et

cìiquez sur 3 en bas à droite de la zone Membres.

3. Dans la boîte de dialogue 5élection des noms, sélectjonnez les noms des

utjlisateurs que v0us souhajtez ajouter au groupe, puis cìiquez sur

pour ies transférer dans la liste Noms de droite.

4. Cìiquezsur0KpourfermerìesboîtesdediaìogueSélectiondesnomsetNouvelagendade

groupe. Lagenda de groupe s'ouvre el son nom est ajouté à ìa lìste Agendas de groupe.

lmpression d'un agenda

1. Cliquez sur $ dans la barre d'outils Notes, ou appuUez sur CTRL*P.

2. Dans la boîte de dìaìogue lmpression de I'agenda, à ì'0ngìet &rmo,imanre,

sélectjonnez une 0ptj0n d'lmpression dans la liste Stgle d'agenda stule (p. ex.

Liste d'agenda).

3. Dans ìa zone Pages à imprimer, cììquez sur ffiîãõõõ'@ dans ìes cases

From et t0 pour sélectionner I'intervalle de dates vouìu. Cìiquez sur l'ongìet

i@ sty¡e Agerda et sél ectj on nez I es opti ons de présentation souhajtées(p. ex. Masquer les entrées privées). Cìjquez sur 0K-' S Nouveauté Lotus Notes 8.5

Ajouter Þ

2515; 27ü*

EI

23x:..* 24;$*

Planification des réunions et activités

Planifi cation d'une réunion

l. 5électionnez FW>ffi Agenda, puis

2. Danslazone0bjet,tapezladescriptiondelaréunjon(p.ex.e*u*"" des ventes)

3. Dans la zone Début, cìiquez su Cìiquez sur ìa date de la

réunion dans ìe sélecteur de date.

4. Dans ìes cases Début et Fin, cìiquez pour définir ìes heures de

début et de fin de la réunion. Faites glisserìes curseursjusqu'aux heures de début

(p. ex. *,So-.') et de fin (p. ex. *R*), de la réunion, puis cìiquez sur -d pour

fermer le séìecteur d'heure.

Pour planifier une réunion récurrente : cìiquez sur Répétition, Dans la boîte de

dialogue 0ptions de répétition, sélectionnez les 0pÌi0ns voulues et cliquez sur 0K.

5. Cìiquez sur Requis. Dans la boîte de dialogue 5élection d'adresses, cliquez sur

le nom de la personne à inviter. Cliquez sur une 0pli0n de participatj0n (p. ex.

[R"q'iJ-] pour ajouter chaque participant à la réunjon. Cìiquez sur 0K pour frnir.

Pour réserver une salle ou une ressource pour la réunion : cliquez sur Salles ou

Ressources. Dans ìa boîte de dialogue Salles ou Ressources, sélectionnez la ou les

saÌles ou ressources à réserveç cìiquez sur Aiouter Þ puis cììquez sur 0K.

6. Pour confirmer la disponibilité des invìtés, des salìes 0u des ressources, cliquez sur

Trouver des horaires disponibles, puis séìectionnez t3 Détails. 5i votre réunion ne

pose aucun conflil horaire, elle s'affiche sous la forme d'une barre verticale verte

dans le créneau horaire choisi. 5i la barre est rouge, cliquez dessus et faites-la

glisser vers un créneau horaire dans lequel tous vos jnvités et ressources sont

disponibìes - , indlque les plages horaires libres et ffi'les pìages horaires

prises). Cela peut aussi s'effectuer en sélectionnanl l3 Récapitulatif, en choisissant

ì'un des créneaux suggérés, puis en cliquant sur Utiliser heure sélectionnée.

7. Cliquez sur Description, et sur [ntrez la descriplion de cet événement, puis tapez

une brève description de la réunion. Cliquezsur @ pour.loindre un fichier.

Cliquez sur Entregistrer et envoger invitations.

Modification des demandes de réunion

Pour replanifier une réunion que vous avez demandée : trouvez la réunion (p. qI.rPExamen des ventes) dans voTre agenda et cliquez dessus. Cliquez sur&:Y" '"*1,sélectionnez Replanifier, puis effectuez vos modificalions dans la boîte de dialogue

0ptions de replanification. [ìiquez sur 0K.

Pour replanifier une réunion demandée par un autr_e utillslteur : tro uvez I a ré u ni on da ns

votre agenda et clìquez dessus. Cliquez sur î.i,Rêrona19- r, sélectionnez Proposer autre

horaire, puis donnez les détails dans la boîte de diaìogue. Cìiquez sur 0K.

Pour annuler une réunion que vous avez demandée : trouvez la réunion dans votre

agenda et cliquez dessus. Cliquez sur;'i1-'*1| séleclionnez Annnuler, puis

cìiquez sur une option d'annulation dans la boîle de diaìogue 0ptions d'annulation.

Cliquez sur 0K.

Réponse à une demande de réunion

5électi0nnez &W >lli Courrier puis cìiquez sur fu Courrier en arrivée dans

le panneau de naviation. Doubie-cliq uez surla nouvelle demande de réunion pour

l'ouvrir. Cìiquez surffi Refuser, ou bien cliquez sur et sélectionnez une

opti0n (p. ex. Accepter provisoirement).

Planification des rendez-vous et activités

l. 0uvrez votre agenda, cliquez suri-Ët.,""j,¡, puis sélectionnez une option.

?. Dans la zone 0bjet, tapez la description de l'activité (p. ex. eot de bienvenue ! )

3. Entrez la date et Ì'heure de l'activité. Pour les aclivités récurrentes, cììquez sur

Répétition, indiquez les détaiìs dans la boîte de dialogue 0ptions de répétition,

puis cliquez sur 0K. Pour prévenir l'ouverture de l'élément par d'autres

utilisateurs lorsque votre agenda est partagé dans le cadre d'un agenda de

groupe, cochez la case 17 Marquer comme privé. tìiquez surffi.

Création et attribution de tâches en instanceLes tâches en instance sont des tâches que vous pouvez attribuer à d'autres utilisateurs

ou à vous-même. Elles s'affichent dans la liste des tâches. Vous pouvez également les

visualiser dans I'agenda et dans la partie DaU-At-A-Glance du panneau latéral droit.

Création d'une tâche en instance personnelle

1. 5éìectionnez Mt>[l Tâctre en instance puis cìiquez sur ¡lru**.2. Dans la zone 0bjet, tapez ìa description de la tâche.

3. Cìiquez sur dans les zones Attendu le et Début ìe, puis utiììsez

le séìecteur de date pour s lectionner les dates de début et de fin

Pour créer une tâche récurrente : clìquez sur Répéter. Dans la boîte de dialogue

0ptions de répétition, sélectionnez ìes options voulues et cìiquez sur 0K.

4. 5électionnez un niveau de prìorìté dans la liste Priorité (p. ex, Normale).

5. Cliquez sur Enreqister et fermer pour ajouter ìa nouvelle tâche à la liste. La tâche

s'affiche égaìement dans ì'Agenda à sa date de début.

Attribution d'une tâche en instance à d'autres utilisateurs

l. Suivez ìes étapes I à 4 de la partie Création d'une tâche en instance personnelle

ci - d essus.

2. Dans la zone Affecter à, sélectionnez fi Autres utilisateurs.

3. Cììquez sur Requis. Dans la boîte de diaìogue Sélection d'adresses, cliquez sur ìe nom

de I'utiìisateur à affecter à cette tâche. Cliquez sur une option (p. ex. I nE:" fl) pour

ajouter l'élément à sa liste des tâches en ìnstance. Cìiquez sur 0K.

4. Cìiquez sur Enregistrer et envoger affectations.

Affichage et modification des tâches en instance

Pour afficher vos tâches en instance : sélectionnez t;smtE Tâche en instance

pour ouvrir la liste des tâches en jnstance.

lcônes et indicateurs d'état:

Tâche personneììe de priorité éìevée

.......Tâche personneììe de priorité m0Uenne

..................Tâche personneììe de faible prìorité

Tâche de groupe

. Nouvelle tâche

.Tâche terminée

............Iâche déléguée ou refusée

Pour modifier une tâche en instance :

1. Dans la liste des lâches, double-cìiquez sur ìa tâche en inslance à modifier.

2. Effectuez les modìfications vouìues, puis cìiquez sur Enregister et fermer pour

modifier l'élément.

Pour terminer ou supprimer une tâche en instance :

l. Cìiquez sur la tâche en instance dans la liste des tâches.

Z. Cliquez sur Marquer comme terminée, ou bien sur iffi pour supprimer l'éìément.

Les tâches terminées sont indiquées par une case cochée [f. Les éléments

supprimés sont retjrés de ìa ljste des tâches.

Réponse à une tâche en instance qui vous est attrihuée

1. Cliquez sur &Wim>i.i¡ Counier. Doubìe-cliquez sur le nouveau message de

tâche en instance fr pour ì'ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

2. 5électionnez l'une des opti0ns suivantes :

. Pour accepter une tâche en instance : cliquez sur Accepter.

. Pourrefuserunetâcheeninstance:cìiquezsurRefuser.Danslaboîtededialogue

Decline Confirmation, cochez la case d'information si nécessaire et cliquez 0K.

. Pour déléguer une tâche en instance : cìiquez sur îReponarä'i, et sélectionnez

Déléguer. Dans ìa boîte de diaìogue, cliquez sur iÊl, sélectionnez un n0m

dans la boîte de dialogue, puis cìiquez sur 0K. Cììquez de nouveau sur 0K pour

transmettre ìa tâche déléguée. $' Nouveauté Lotus Notes 9.5

> Réunion

tI:{.&.

';¡:LLt*ffrE:.X¡b:ll

i*

1:15 PM

C0puright @ 2010 Nevada learring Seri€s lnc.

Récetion et

Réception du courrierl'l Votre Courrier en arrivée contient les messages reçus, les tâches attribuées etL'-] les demandes de réunions.

Affichage du Courrier en arrivée

5électì onnez ruu@t >r.l' Courrier, puis cli quez su r fu Courrier en arrivée dans

le panneau de navigation. Les messages non lus s'affichenl en caractères gras.

Pour afficher seulement les messages non ìus, cììquez sur:Ë1r!!:-l et sélectjonnez

Documents non lus seulment.

Pour afficher les nouveaux messages : cliquez sur '{t dans la barre d'outils Notes ou

dans ceìle des messages, ou appugez sur F9.

Pour afficher un message : double-cìiquez sur le message pour l'ouvrir. Pour

prévìsualiser le message, cliquez dessus, cliquez sur.e{l.l*:r, puis séìectionnez

Prévisualiser dans la partie inférieure ou Prévisualiser latéralement.

Psurtrierles messages: cliquez sur un en-tête de colonne, Vous pouvez trier ìes

messages par ordre d'importance ou en fonctjon de ì'expéditeur, de l'objet, de la date,

de ìa tailìe ou de ì'état du suivi.

I Pourvisualiserles conversalions: cliquez sur iitklêl:ì et sélectionnez Conversations.

i Pourafficherunfildemessage:cliquezsurlemessage,puissurl'ìcône[jsjtuéeenregard de I'objet du message.

Pour distinguer les messages dont vous êtes l'unique destinataire : sélectionnez

tq¡'¡'r'rqq>1. I rCgurrier, cliquez sur _"1.""- puis séìectìonnez Préférences. Cìiquez sur

lcônes Destinataire, puis cochez la case, puls cochez la case t F Courrier envogé à

moi-même uniquement dans la rubrique lcônes de destinataire. Cliquez sur 0K. Les

messages dont vous êtes l'unique destinataìre seront alors indìqués par l'icône t.Pour ajouter un expéditeur à votre liste de contacts : cììquez sur 1e message,

cliquez sur -"1.,111.¡, puìs sélectlonnez Ajouter l'expéditeur aux c0ntacts. Ajoutez les

informations nécessaires, puis cìiquez sur 0K.

Drapeaux de suivi

Pour marquer unmessage à suivre : cllquez sur ìe message, cliquez sur ; Q, puìs

sélectionnez lndicateur pour suivi. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur une option

de priorité, entrez une action et une date de suivi, puis cìiquez sur 0K. Un drapeau

(p. ex. lFl Urgent,lp Normal ou il:* Faible) s'affiche en regard du message.

Pour marquer un message d'un drapeau rapide : cliquez sur le message, cìiquez sur

n0, prir sélectionnez lndicateur rap'ide.

Pour modifier les paramÈtres par défaut des drapeaux rapides : cìiquez sur -S1¡!,- et

sélectionnez Préférences. Dans la boîte de dìaìogue Préférences, cliquez sur ì'onglel

Suivi et séleclionnez ìes options qui conviennent. Cìiquez sur 0K pour enregìstrer ces

n0uveaux paramètres par défaut des drapeaux rapides.

Réponse aux messages

Pour répondre à un message: doubìe-cliquez sur ìe message, cì1quez sur-i on'J'* s¡

i;1,{"y1"11¡_'j, puis séìectionnez une 0pti0n de réponse (p. ex. Répondre avec historique

uniquement). Tapez votre réponse dans la zone de message et clìquez sur Envoger.

Pour transférer un message : doubìe -clìq uez su r le message, cìiq uez su r -*'* ** , puts

sélectionnez une option de transferl. Cìiquez sur A et sélectionnez ìes destinataires du

message transféré. Ajoutez votre texte dans la zone de message, puis cìiquez sur Envoger.

0uverture des pièces jointes

licõne @ s'affrche en regard des messages comportant une pièce jointe dans le Counier

enarrivée. Doubìe-cìiquezsurle message, puissurì'icône deìa piècejointe (p.ex.-{j).

Pour ouvrirla piècejointe: cliquez sur 0uvir. Le fichjer s'ouvre dans I'appìication

utiìisée pour ìe créer (p. ex. Exceì ou Word). 5i vous ne disposez pas de ì'appìication,

cliquez sur Afficher.

Pourenregistrerla piècejointe surl'ordinateur: cliquez sur Enregistrer. Dans la boîte

de dialogue Enregistrer une pièce jointe, naviguez jusqu'à ì'emplacement v0ulu et

cliquez sur Enregistrement d'une pièce jointe.

Copqrìght O Z0l0 Nevad¿ Learning Series lnc.

Envoi du coürrierLorsque vous créez des messages, v0us p0uvez g joindre des fichiers, leur attribuer

différentes options de remise et appliquer une mise en forme au texte.

Création d'un message

1. 5éì ecti on nez c.rou't4l t- -], Courrier. Cìì q uez sur I ¡m**,'.2. Cliquez surA. dans ìa fenêtre de message. Dans ìa boîte de dìalogue 5élection

d'adresses, cìiquez sur un c0ntact pour le séìectionner. Cìiquez sur AÞpour transférer ìe nom dans Ìa liste des destjnataires. Répétez cette opération de

manière à ajouter tous les destinataires vouìus. Cìiquez sur 0K.

Pour envoger un message

cliquezsurl ' * .lJo

Remarque : Les destinataires en copie conforme jnvisible

frgureront pas dans l'en-tête du message envogé.

3. Dans la zone 0bjet, tapez une brève description du message. Tapez le corps du

message dans la zone réservée à cet effet. Pour mettre en forme ìe message,

sélectionnez le texte, cìiquez dessus avec le bouton drojt de la souris, puis

sélectionnez Propriétés du texte. À l'ongtet {I I mettez ìe texte en f0rme

en séìectionnant les 0pti0ns voulues dans les rubrìques Police, Taille, Stgle

et Couleur. Cìiquez surX pour refermer ìa boîte de diaìogue Texte. Cela peut

aussi s'effectuer en utiììsant la barre d'outils de mise en forme du texte située

au-dessus de la fenêtre de courrier.

4. tììquez sur Envoger.

Ajout d'une piècejointe à un message

l. l.ré.et un message en sujvant les éÌapes I à 3 de la parlie Créution d'un message

ci-dessus.

2. Cìiquez dans ìe corps du message et sélectionnez Fichier> Rattache r ou cliquezsur @3. Dans la boîte de diaìogue Création de piècesjointes, séìectionnez le fichier

à joindre (pourjoindre pìusìeurs frchiers, cliquez sur chacun d'eux t0ut en

majnTenant la touche CTRL enfoncée). Cìiquez sur Créer.

Réglage des options de remise du courrier

l. Créez un message en suivant ìes étapes I à 3 de la partie Création d'un message

ci-dessus, pìus cìiquez sur 0ptions de distribution.

Pour spécifier I'importance du message : cliquez sur 1rl en regard de ìa boîte

lmportance, puis sélectionnez une 0pti0n dans la liste (p. ex. Haute).

Pour être averti de la réception du message par le destinataire : chochez les cases lF-

Accusé de réception.

Pour empêcher les destinataires de transférer le message, de répondre avec s0n

historique, de le copier dans le presse-papiers ou del'imprimer: chocez la case FProtection contre la copie.

Pour ajouter une signature numérique et chiffrer le message : cochez les cases FSigner and F Chiffrer.

2. Lorsque vous avez frni de régìer ìes options de remìse, cìiquez sur 0K, puis sur Envoger

Ionfi guration d'un message d'absence

l. 5électionnezl.m'i,rry>- - ¡Messagerie. Cliquez suy o,'"* et sélectionnez Absence.

2. Cliquez su

en conformes: sélectionnez les destinataires et

u

ne

en regard des cases A paftir du et De retour le, puis

rt et de retour en utilisant le sélecleur de date.

3. Iapez un objet et un message.

Pour envoger une notification d'absence différente à certaines personnes: cìiquez sur

l'ongìet Autre notification, entrez un nom de destinataire dans la zone A puìs tapez

l'0bjet et le texte du message d'absence.

4. Cìiquez sur Enregistrer et fermer.

Pour annuler un message d'absence : cìiquez sur:,:11 et sélectionnez Absence du

bureau. Cliquez sur Désactiver et fermer.

$ Nouveauté Lotus Notes 8.5

sélectionnez vos dates de

ccc Þ

Questions fréquentesVoici les réponses à quelques questi0ns fréquentes concernant I'utilisation de Lotus Notes. Souhaitez-vous...

...activer la vérification orthographique ?

5électionnez Fichier> Préférences. Dans la boîte de dìalogue Préférences, cìiquez sur Vérification

orthographique, puis cochez la case lF Activer la vérification oÉhographique immédiate, Cìiquez sur 0K.

...prévenir la réception de messages indésirables dans votre Courrier en arrivée ?

Pourb'loquerles messages d'un expéditeur particulier: cllquez sur un message avec le bouton droit de la souris

et séìectionnez Bloquer le courrier de l'expéditeur. Dans ìa boîte de diaìogue Liste des expéditeurs bloqués,

cliquez sur 0l(. Les prochains messages de l'expéditeur bloqué seront dirigés vers ìe dossieri:þ Courrier

indésirable. Cette foncli0n ne peut pas servir à bìoquer d'autres utilisateurs de Noles sur votre sgstème.

Pour retirer un expéditeur de la liste des expóditeurs indésirables: ouvrez le dossieriþ Courrier indésirable

dans ìe panneau de navigation et çliquez sur Gérer liste. Dans la boîÌe de diaìogue Liste des expéditeurs

bloqués, cliquez sur l'expéditeuç cliquez sur Retirer, puis cliquez sur 0K. Une aurre solution consisîe à

cìiquer avec le bouton droit de la souris sur un message de 1'expédileur et à séìectionner Débloquer.

Pour bloquer les messages en fonction de leur objet, de lelr expéditeur ou du domaine de celui-ci :

sélectionnez ìe tgpe de message à bloquer, cìiquez sur onu.""' puìs sélectionnez Créer règle rapide. Dans

la boîte de diaìogue Créer règle rapide, sélectionnez les conditions et les opti0ns de l'action, puis cliquez

sur 0K.

...modifier votre mot de passe ?

1. 5électionnez Fichier>Sécurité >Ë Sécurité utilisateur. Tapez votre m0t de passe et cììquez sur

Connexion

2. Dans la boîte de dialog ue Sécurité utilisateur, cl iquez su r o- s":ltl: s:"*"" puì s su r Changer de mot de passe.

3. Tapez votre mot de passe actuel dans la boîte de dialogue Lotus Notes, puis clìquez sur 0K.

4. DanslaboîtedediaìogueModificationdumotdepasse¡tapezvotren0uveaumotdepassedanslazone Entrer nouveau mot de passe, puis tapez-le de nouveau dans la zone Confirmer nouveau m0t de

passe. Cìiquez sur 0l( à deux reprises.

...enregistrer automatiquement les messages et les documents pendant leur création ou leur

modification ?

5éìectionnez Fichier> Préférences. Cìiquez sur Configuration de client Notes de base. Dans ìa rubrique

Démarrage et arrêt, cochez la case 17 Sauv. auto. toutes les l5 minutes. Modifiez l'jnlervalle

d'enregìstrement automatique si nécessaire. Cliquez sur 0K.

Pour récupérer un message ou document enregistré automatiquement: choose Fichier>Sauvegarde

automatique > Restaurer documents. 5électionnez le document à récupérer et cliquez sur Restaurer.

...ajouter automatiquement une signature au bas des messages sortants ?

1,5électionnezr.-mr,r4t>,.' Counier,cìiquezsurg'1".;=--puisséìectionnezPréférences.

2. Dans ìa boîte de dialogue Préférences, ciiquez sur I'onglel s¡gnature I. Pour ajouter automatjquement

ìa sìgnature à tous ìes messages, cochez la case 17 Signer automatiquement... Tapez la sìgnalure

(généraìement votre nom et vos coordonnées) dans la zone de saisie. Cliquez sur i T l.'J pour ìes

options de mise en forme. Cliquez sur 0K.

...affiche¡ les vignettes de toutes les fenêtres ouvertes ?

Cliquez sur le bouton @ situé près du bouton F¡$@ 0u appuUez sur CTRL+IVAJ+l Cìiquez sur x pour

masquer ìes vlgnettes, 0u doubìe-cìiquez sur une vignette pour ouvrir l'ongìet conespondant.

...rappeler un message ?

CìickF4q&>t -1'Courrier, puis cliquez sur Ëi tnvogés dans le panneau de navigatìon. Cìiquez sur un

message avec ìe bouton droit de la souris, puis sélectionnez Rappeler message. 5électionnez les destinataires

pour ìesqueìs vous s0uhaitez rappeler le message, séiectíonnez les optìons de rappel, puìs cìiquez sur 0K.

...naviguer sur lnternet depuis lotus Notes ?

Pour ouvrir le navigateur Web: séìectionnez [SM&S >S Navigateur Web.

Pour ouvrir une page Web : entrez I'adresse de ìa page dans la barre d'adresse stuée en haut de la fenêlre,

puis appugez sur ìa touche Retour.

Ajout et utilisation des contactsVous pouvez archiver les adresses électroniques et autres

coordonnées de vos contacts dans la zone Contacts.

Ajout et modification des contacts

L Sélectionnez [:S@tiJ Contacts. Cìiquez sur ftr m*.2. Tanez le nom de votre contact dans ìa zone Nom du contact

Tapez son adresse électronique sans ìa zone Message

électronique. Tapez les autres informations dans les zones

prévues à cet effet.

$ Conseil:5i vous souhaitez assocjer des fichìers à un contact

ex. une photo ou un document), cliquez sur le b0ut0n : 9il,

sélectionnez un fichier, puis cliquez sur

3. Cìiquez sur Enregister et fermer.

lmporler

Pour modifier les données d'un contact : cliquez su r ì e contact à

supprimer, puis sur !l5ow. ¡¡11 the entrg and click Enregistrer

et fermer.

Pour supprimer un contact : cìiquez sur le contact à supprimeç

puis sur ffi dans la barre d'actjons pour ìe mettre dans la vue

t Corbeille. Passez en vue fi Corbeille (uou Affichage des

con¡ac¡s ci-dessous), séìectionnez le contact, puis cliquez suriÏì.

Affichage des contacts

5électionnez une vue dans ìe panneau de navigation Contacts.

. pr Mes c0ntacts: ìa ìiste de t0us v0s c0ntacts.

. %, C0ntacts récents : la liste des pers0nnes avec qui vous

avez été en contacl récemment.

. ,þ Groupes: la liste de t0us v0s gr0upes.

. |ft, Par catégorie : vos c0ntacts groupés par catégorie.

. gS Parsociété:voscontactsgroupésparentreprìse.

. rp Naissances et anniversaires: une ljste d'anniversaires

par ordre chronoìogique.

. ffi Corbeille : les c0ntacts qui ont été supprimés.

$ Pour afficherlesjontacts sous forme de cartes de visite :

cìiquez sur -oø""$ et séìectìonnez Cartes de visite.

€réation d'un groupe de messagerie

l. 5électi0nnez Ë!W>i I Contacts. Clìquez sur

et sélectionnez Groupe.

gl":Y0

Z. Tapez ìe nom du nouveau groupe et clìquez sur Membres.

3. Dans la boîte de dialogue Sélection de noms, cììquez sur

le nom de ìa personne à ajouter au groupe. Cliquez sur

Aiouter Þ pour transférer chaque contact à la liste du

groupe située à drojte. Cìiquez sur 0K pour finir.

4. Clìquez sur Enregister et fermer.

Copie à partir du carnet d'adresses de I'entreprise

1. 5électjonnez [Wffi>i- ] Contacts, puìs cliquez sur

dl Pûøud.lesconlacb .

2. Cìiquez surI en regard de ]a case Annuaire, puìs séìectionnez

le carnet d'adresses de votre entreprjse dans ìa lisle. Cìiquez

sur ìa personne ou le groupe que vous souhaìtez ajouter à votre

carnet d'adresses personneì.

3. Cìiquez sur ñg$cl¡gåoo¡Ñ en dessous de la liste des

c0ntacts. Un message ìndique que le contact sélectionné a

été ajouté à votre carnet d'adresses. Cìiquez sur 0K.

(p

CopUriqht Gì 2010 Nevada Learninq senes lnc. $ Nouveauté Lotus Notes 8.5

Créer des répliques d'applicationslorsque vous êÎes en déplacement, v0us pouvez utiliser la réplication pour sgnchroniser vos applications

Notes avec les données enregistrées sur le réseau de l'entreprise. Vous pouvez sélectionner les informations

à répliquer (p. ex. de seulement envouer et recevoir vos messages électroniques) et programmer le moment

de la réplication.

Démarrage du réplicateur

Remarque : Cette partie suppose que Lotus Notes a été c0rrectement configuré pour votre poste de travail et

que v0tre 0rdinateur est connecté au réseau de I'entreprise par accès haut débit ou commuté.

l. Cliquez sur f,M et sélectionnez fd Réplication.

Utilisation de la rechercheVous pouvez rechercher des éìéments et des personnes dans

les vues Courrier, Agenda, Contacts et En instance.

Recherche d'éléments

1. Cìiquez surd{ffilet sélectjonnez une 0pti0n (p.tt.LåCourrier) pour ouvrir ìa vue dans ìaqueììe vous souhaitez

effectuer la recherche.

2. Sélectionnez Vue > Rechercher dans cette vue. Le panneau

Rechercher dans Ia vue s'ouvre en haut de la fenêtre

d'affichage.

q Bæhsrche dans lavug'Envsyéo' ôMnhdsê ? x

ru"*¿l øn$&&,eho'c& Plus

3. Tapez les mots recherchés et cìiquez sur in"*'",1"1. Les résultats

s'affichent en haut du panneau de recherche (p. ex. 19

documents dans la vue Çourrier en anivée conespondent aux

critères de votre recherche.). Doubìe-clìquez sur les éléments

pour ìes ouvrir.

Remarque: Pour obtenjr une liste récapitulative des résultats

d'une recherche effectuée dans la vue Aqenda, cìiquez sur

Þ*g_"_l en haut à droite de celìe-ci, puis séìectionnez

Récapitulatif.

4. Cìiquez sur Effacer résultats et répétez l'étape 3 pour

Iancer une aulre recherche. Cli quez sur X pour fermer ì e

panneau de recherche.

Pour effectuer une recherche dans les résultats d'une

recherche: suivez les étapes I à 3 ci-dessus. Une fois les

Boutj on de

démanage

Applì cationspouvant être

Chochez une

caset/l pour

établir 1a

prìorité de

I'application.

ñsö., J

Ráplication et synchron¡sâtion N

t¡t

lndicateurs de progerssion el de

planification de la róplìcation

Boulon de sélection de

ì'empìacement

Z. Cliquez sur le bouton de sélection de l'emplacement de la barre d'éTat en bas à droite de laEn ligng^

fenêtre, purs séìectionnez votre emplacement dans ìe menu (p. ex. Domicille).

Réplication des fichienPourmettre à jourvosfichien de messagerie seulement: cliquez surlîlãJË@lañÏ, puis séìectìonnez

Démarrer messagerie seulement maintenant. La bane de progression de ìa répìication s'affiche au bas de la fenêtre

Pour mettre à les sélectionnées: cochez les cases en regard des appìications à répliquer

Cliquez sur en haut de la fenêÎre. La barre de progression de ìa réplication

s'affiche au bas de la fenêtre.

Conseil : Pour ne répìiquer qu'une seuìe application, cliquez avec ìe bouton droit de la souris sur l'icône Scope

(fugg) en regard de l'application et séìectionnez Répliquer l'application sélectionnée.

Pour planifier la réplication automatique à votre emplacement;

l. Cliquez 5¡¡ [prãã*-] et sélectionnez Définir sgnchronisation/réplication planifiée.

Remarque: La planification ainsi définje s'appìique à I'emplacement affiché dans la barre d'état. Vous

pouvez planifier plusieurs réplications d'applìcation pour chaque empìacement.

2. Dans la boîte de dialogue Plaification de la réplieation/sgnchronisation..., cochez 1a caseP Répliquer/

sgnchroniser à cet intervalle pour priorité normale. Planifiez la réplication en remplissant ìes champs

Quotidiennement de, Répeter t0utes les et Jours de la semaine.

3. Cochez la case [] Répliquer/sgnchroniser à cet intervalle supplémentaire pour priorité élevée pour définìr

un autre intervaìle de réplicati0n pour ìes applications marquées comme hautement prioritaires.

4. Cliquezsur0K.Laprochaineheurederéplicationprogrammées'affichedansl'indicateurdepìanificationdes.

Travail à distance par connexi0n commutée

5i vous partez en déplacement avec votre ordinateur, votre administrateur de réseau peut configurer Notes

de façon à ce que vous puissiez vous connecter au serveur de ì'entreprise par ìigne téìéphonique commutée.

LCì sur[M et séle*ionnez fS Réplication. Cìiquez sur le bouton de sélection de I'empìacement

et sélectionnez Travel. La boîte de dialogue lnformations de site de Travel s'affiche.

2. Dans la zone Préfixe d'appel sur ce site, saisissez les préfixes de numérotation si nécessaire (p. ex. ìe

préfixe d'appel externe, comme le 9, et les indjcatifs de pags ou de région).

3. Cìiquez dans les cases Date et Heure, puis réglez l'heure et la date ìocales. Cìiquez sur 0K.

4. Chiquez su et sélectionnez Démarrer maintenant p0ur lancer 1a réplication.

Conseil: La répìication par connexion commutée étant souvent lente, v0us pouvez ì'accéìérer en

déséìectionnant ìes appÌications n0n nécessaires.

résultats affichés, cliquez su dans ìe panneaut Plus

Rechercher dans la vue et cochez la case F Rechercher dans

les résultats. Tapez ìes mots-clés dans la zone Rechercher

et cliquez sur lt4'"ù1. Lotus Notes affiche aìors un s0us-

ensemble des résultats de la recherche initiale correspondant

aux nouveaux mots-clés.

Remurque: Les fonctions de recherche avancée accessjbles à

partirdu bouton| -,|¡tJnefonclìonnent

qu'aveclesbases

de données indexées.

Iocalisation d'éléments classés

Pour localiser des documents particuììers :

1. Cìiquez surtWffi et séìectionneziSi, Courrier. Cìiquez

sur iå Tous documents.

2. Sélectionnez le document dans la liste des messages,-- /\cìiquez sur ry{J puis sélectionnez Découvrir dossiers. La

liste des dossiers c0ntenant le document s'affiche alors

dans la boîte Dossiers contenant:.

T Recherche de personnes

1. Dans la barre Rechercher, cììquez sur@ puis

sélectionnez Avancée > Rechercher des personnes.

2. Dans la boîte de dialogue Rechercher des personnes,

cìiquez surivj en regard de la boîte Annuaire, puis

sélectìonnez ì'annuaire dans lequeì effectuer la recherche.

3. Commencez à taper ìe nom recherché dans la zone

Rechercher les n0ms c0mmençant parjusqu'à ce qu'ìì

s'affiche dans la liste déroulante. Pour obtenir des détaiìs

sur ìa personne recherchée, sélectionnez-la et cìiquez sur

Détails. Cìiquez sur Fermer pour terminer la recherche.

f Nouveauté Lotus Notes 8.5

¿{d-r- â ' '

DÉrråner rÈai rrtÉnåt1l

Dérn¿rrer mainlen¡nl

CopUright O 2010 Nevad¡ learning Series lnc,

Raccourcis

:l{avigation entre les applications de l'lotes

Afficher le menu 0uvrir

Raf raîchir la fenêtre............

Menu de séìection des onglets..

Écran de sélection des vignettes

Augmenter/réduire la taille du texte sélectionné.....

Ajouter/su pprimer ì'indentation

*++

ALT+B

F9

......... CIRL*FB

CTR L+ M AJ +T

0uvrir une boîte de recherche

Fermer l'onglet séìectionné

Verrouiller la session Notes

Chercher et remplacer du texte

. CTRL+F

.. Écunp

CTRL+F5

Quiner Notes ..........CTR1+Q ou ALI+F4

Passer au document non lu suivant... ..........t4

Supprimer l'élément séìectionné. .........SUPPR

5upprimer définitivement les éléments sélectionnés MAJ+5UPPR

Marquer l'éìément comme ìu ou non INSE RT

CTRL+K

CTRL+F

CTRL+A

Mettre en forme la poiice, la taille et la couleur du texte

5électionner toutF7/l'lN+FZ

tB/MAl+FB

Afficher/masquerla règìe......... ..........CTRI+R

lúessage non lu

m¡'!'5

++

lr/essage transféré

, Message répondu

Messaqe transféré et réPondu

Message dont vous êtes I'unique destinataire

Messaqe envoqé à un petit/grand nobre de detinataires

Message envogé

Brouill on

Priorité éievée

Nouveììe tâche ou invention à une réunion

.... Réunion repìanifi ée

,. lnvitation envogée acceptée/refusée

5uivi (priorité élevée/normale/fai ble)

@\,Ë:Håf-'.,IE.¡{J.'",:

I¡

lFl¡tr¡iP

Réu ni on

Re ndez-vous

Rappeì

Tâche incompìète

Tâche terminée

................ Événement d'une j0urnée entière

.. Anniversaire

Priorité élevée

Pour en savoir plus sur nos services de pers0nnalisati0n, visitez notre site à la page

www.nlearnseries.com/custom

Pourcommanderd'autresguides de notre série, veuillez n0us contacterpartélécopie au 416-487-3121 0u par

couniel à info@nìearnseries.com

L0lu5@ Notes@ 8.5 slandard: Gurde de référence rapide. C0pgrjght 0 Nevada learning series lnc., 2010. N0us

déclinons toule responsabilité en cas d'erreür 0u omìssi0n dans le contenu de ce guìde. lotus@ N0tes@ esl une

marque déposée d'lBM@.

l58N:9?8-1-553?a-977-6 lmprìmé aux Etats-Unis

Messagerie et documents

]cônes de messagerie

lcônes de l'agenda

I Nouveautés dans Lotus Notes 8.5

' Menus contextuels étendus

Lotus Notes 8.5 introduit des menus c0ntextuels pour ìes vues Courrier,

Aqenda, Contacts et En instance. Vous pouvez cliquer sur tout élément ou

document avec ìe bouton droit de la souris pour afficher une liste de fonctions

souvent utllisées, permettant par exemple de marquer le courrier comme lu

ou non lu, de confirmer ou replanifier des réunions, de marquer des tâches en

instance comme terminéeç ou de modifier les données d'un contact.

Jêl QrÞbsa

DaVé EV

Sarah Fl

King.Þiâ

Porgy M

Wreck¡n

Linda St

Polly Tal

cliquer sur Cliq uezsurigl¡@lpourpuis cliquez sur [ggl

modifier ìes données

des contacts si nécessaire, quand vous avez fini

Rapp€þ rce!....S,¡*nr*æ",,.

þ tnocateurnploe

g¡ Ctaær..

f,l uaqwcornm

:'$ farextreCodea daß mreil

ôuvlr dâns uÞ lwône þnètß'å trp¡*... Cttt+P

fif sçprimer DóI

Cøß,ddð Lotß

Lorsque vous commencez à taper le nom d'un destinataire dans la zone A d'un

nouveau message, Lotus Notes 8.5 la remplÍt automatiquement à partir de toutes

vos listes de c0ntacts. Les personnes que v0us c0ntactez s0uvent s'affichent en

haut de la liste. Utilisez les touches de défilement vertical pour parcourir la liste,

puis appugez sur la touche Retour pour insérer le contact sélectionné.

Vous p0uvez maintenant imp0rter et exp0rter v0s c0ntacts Notes dans

différents formats.

Pour expofter des contacts llotes : sélectionnez m t tJ Contarts t -:'y-:>fxp0ûercontacts. Dans la boîte de diaÌogue Exportation de contacts,

sélectionnez les options d'expoûati0n des c0ntacts. Intrez le dossier de

destination et ìe nom du fichier dans les zones fnregistrer dans et Nom de

fichier. Cliquez suri- Ê*p"4 pour créer le fichier de contacts Notes.

Conseil: Pour créer le fichier de c0ntacts Notes, sélectionnez P lnclure des

nons de champs de la rubrique 0ptions avancées. Cette opti0n simplifie

l'ìmportat'ion du fichier de contäcts sur iln autre ordinateur.

PourimpoÊer des contacts dans l,lotes: sélectionnez Eüßffi>J Contacts.

Sélect'ionnez Fichier> lmporter contacts. Dans la boîte de dialogue lmporter

les localisez et sélectionnez le fichier de c0ntacts à importer, puis

Vous pouve¡ envoger des contacts en format vCard à d'autres utilisateurs de

loÌus Notes.

Pour $ansférer un rontact en fomat vCard : sél e cti o n n e z fiMl > ;Jtonhûs.Sélectionnez le contact à envoger, puis cliquez sur@. A;outez un ou

plusieurs destinataires à la zone A remplissez l'objet et le corps du message si

nécessaire, puis cliquez sur Envoger.

r:] ! Destinata¡re Objet

.',1 Rempilissage automatique plus

' lmportation et exp0rtation de contacts

" Transfert de contacs en format v[ards