Role-du-Gestionnaire de stock_2.pdf

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Les éléments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothèses de travail. Toute décision pouvant entraîner une évolution de l’organisation se réalisera dans le respect des procédures légales et sociales en vigueur. Kit Organisation Rôle du Gestionnaire de Stock Date de dernière mise à jour : 10 Mai 2010 Destinataires cibles : Directeur Magasin Managers Magasin Gestionnaire de Stock Coaches

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  • Les lments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothses de travail.Toute dcision pouvant entraner une volution de lorganisation se ralisera dans le respect des procdures lgales et sociales en vigueur.

    Kit OrganisationRle du Gestionnaire de Stock

    Date de dernire mise jour : 10 Mai 2010

    Destinataires cibles : Directeur Magasin Managers Magasin Gestionnaire de Stock Coaches

  • 1 Les lments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothses de travail.Toute dcision pouvant entraner une volution de lorganisation se ralisera dans le respect des procdures lgales et sociales en vigueur.

    SOURCE : Equipe projet "Tous commerants" magasin

    Le rle du Gestionnaire de stock

    Augmenter la satisfaction client en luttant contre les ruptures Garantir la fiabilit du stock du magasin, en dehors de la zone marchOptimiser les commandes du magasin en fonction des besoins relsMaintenir un niveau de stock en magasin en adquation avec les objectifs fixs

    Objectif / principes cls

    Une personne ddie la gestion du stock (hors zone march) Un processus de fiabilisation de stock visant rduire les rupturesUn lien unique entre le magasin et le DDV

    Leviers cls

    Le suivi des ruptures sur CAROline est-il fait ? Les tats dalerte sont-ils traits quotidiennement ? Le rangement de la rserve a-t-il t vrifi avant 12h ?

    Points de contrle

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    SOURCE : Equipe projet "Tous commerants" magasin

    Evolution du nombre de ruptures dans le magasin de Neuville-ls-Dieppe

    Rduire les ruptures

    Matriser les niveaux de stocks

    Fiabiliser le suivi des stocks dans caroline

    Prise de poste du Gestionnaire de Stock

    S9S8S7S6S5S4S3S2S1 S20S19S18S17S16S15S14S13S12S11S10

    -66 %

    149

    416

    Les objectifs du projet Tous commerants

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    SOURCE : Equipe projet "Tous commerants" magasin

    Le gestionnaire de stock joue un rle cl dans lamlioration de la satisfaction client et la rduction des ruptures

    Stocks thoriques CAROline fiables

    Commande CAROline fiabilise

    Mouvements de marchandises dans CAROline fiabiliss

    Rduction des ruptures

    Rangement rserve et inventaires facilits et

    fiabiliss

    Satisfaction client et augmentation des ventes

    Rduction des surstocks1

    2

    3

    45

    7

    6

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    SOURCE : Equipe projet "Tous commerants" magasin

    Photo

    Je couvre tout le PGC et Non al

    Je reporte au Manager Magasin

    Jassure un relais entre le Manager Magasin et les EC

    Jai un rle cl dans le magasin

    Le gestionnaire de stock : un nouveau positionnement dans lorganigramme du magasin

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    Nouveau rle du gestionnaire de stock

    Dans le respect des politiques de lenseigne et des directives de sa hirarchie Le gestionnaire de stock est charg(e) doptimiser lexploitation des rayons hors zone march notamment par le pilotage du stock.

    Activits Principales :

    Pilote le stock hors zone marchSassure du respect des procdures de rception marchandiseGre les commandes (vrifie et modifie si ncessaire les propositions de commande)Analyse les factures du jour (Manquant, suppression)Traite les tats dalerte de Caroline et recherche les causes danomalies, en cas de problmes fait appel au Manager MagasinContrle la fiabilit des stocks sur lensemble du magasin hors zone marchAssure le lien avec le coordinateur DDV (PCB, chanages)Gre le suivi de la repasse en concertation avec lapprovisionneur principal : Contrle et identifie lorigine du retour des produits en stockEdite les changements de prix, confie la pose des labels lappro.Sassure du bon rangement de la rserve : veille ce que les produits ne soient pas mlangs et que ceux-ci soient rangs par piles comptablesRecense les cots journaliers et les dons aux associations ainsi que tous les mouvements marchandises en PGC et Non AlTravaille de manire troite avec lapprovisionneur principal, contrle notamment le bon respect du pacte fracheur.Participe lorganisation et la ralisation de linventaireDiffuse les procdures dutilisation des outils et des documents de travail

    Qualits et comptences requises :

    RigueurAisance dans lutilisation de loutil de rapprovisionnementSait conseiller et accompagner les autres membres de lquipeSait organiser son travailGre ses prioritsEst capable de faire respecter les rgles, les processus

    Rattachement hirarchique : rattach(e) au Manager Magasin

    Descriptif du poste de Gestionnaire de stock :

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    Un rangement organis de la rserve PGC

    Des outils informatiques placs plus prs du terrain

    Les rserves sont balises, chaque produit a une place dtermine

    De nouveaux postes CAROline sont installs en magasin et en rserve pour viter les dplacements trop frquents Les postes sont au plus proche des Gestionnaires de stock

    Un TR est destin la seule utilisation du GS

    Un nouvel tat de traitement des ruptures

    Un nouvel tat synthtique permettant un traitement des ruptures et un arbre danalyse afin de lutter contre les ruptures futures

    Les outils mis en place

    Y-a-t-il du stock en rserve ou en TG ou joue?

    Oui Non

    Fausse rupture :Rintgrer produits en rayon et modifier stocks Caroline si ncessaire En rfre lApprovisionneur Principal et lui demande de faire repasser ces produits en rayon

    Vrifier la bonne ralisation de la repasse et le rangement de la rserve

    Vraie rupture :Remettre stocks Caroline zroVrifier si commande en cours

    Analyser le SMP, ventes exceptionnelles Fait une proposition de modification du SMPau MM

    Scan des ruptures visuelles via le TR (nouveau menu cr)

    Actions immdiates

    Rsolution des causes de rupture

    Y-a-t-il du stock en rserve ou en TG ou joue?

    Oui Non

    Fausse rupture :Rintgrer produits en rayon et modifier stocks Caroline si ncessaire En rfre lApprovisionneur Principal et lui demande de faire repasser ces produits en rayon

    Vrifier la bonne ralisation de la repasse et le rangement de la rserve

    Vraie rupture :Remettre stocks Caroline zroVrifier si commande en cours

    Analyser le SMP, ventes exceptionnelles Fait une proposition de modification du SMPau MM

    Scan des ruptures visuelles via le TR (nouveau menu cr)

    Actions immdiates

    Rsolution des causes de rupture

    Se rfrer au kit rangement des

    rserves

    Etat en cours de dveloppement

  • 7 Les lments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothses de travail.Toute dcision pouvant entraner une volution de lorganisation se ralisera dans le respect des procdures lgales et sociales en vigueur.

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    Les 8 caractristiques du rle du gestionnaire de stock

    1. Je gre les mouvements de marchandises en PGC et Non Al

    5. Je minimise les surstocks

    6. Je participe lorganisation des inventaires

    2. Je pilote la gestion des commandes des rayons PGC et Non Al

    3. Je gre les changements de prix (labels)

    4. Je traite les ruptures

    7. Je veille la fiabilit des stocks en rserve

    8. Je suis un des interlocuteurs privilgidu magasin pour la DDV

    Y-a-t-il du stock en rserve ou en TG ou joue?

    Oui Non

    Fausse rupture :Rintgrer produits en rayon et modifier stocks Caroline si ncessaire En rfre lApprovisionneur Principal et lui demande de faire repasser ces produits en rayon

    Vrifier la bonne ralisation de la repasse et le rangement de la rserve

    Vraie rupture :Remettre stocks Caroline zroVrifier si commande en cours

    Analyser le SMP, ventes exceptionnelles Fait une proposition de modification du SMP au MM

    Scan des ruptures visuelles via le TR (nouveau menu cr)

    Actions immdiates

    Rsolution des causes de rupture

    Y-a-t-il du stock en rserve ou en TG ou joue?

    Oui Non

    Fausse rupture :Rintgrer produits en rayon et modifier stocks Caroline si ncessaire En rfre lApprovisionneur Principal et lui demande de faire repasser ces produits en rayon

    Vrifier la bonne ralisation de la repasse et le rangement de la rserve

    Vraie rupture :Remettre stocks Caroline zroVrifier si commande en cours

    Analyser le SMP, ventes exceptionnelles Fait une proposition de modification du SMP au MM

    Scan des ruptures visuelles via le TR (nouveau menu cr)

    Actions immdiates

    Rsolution des causes de rupture

    DDVENTREPOT

  • 8 Les lments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothses de travail.Toute dcision pouvant entraner une volution de lorganisation se ralisera dans le respect des procdures lgales et sociales en vigueur.

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    Caractristiques du rle du gestionnaire de stock (1/8)1. Je gre les mouvements de marchandises en PGC et Non Al

    Rception : Je massure du bon traitement de la procdure de rception en coordination avec lapprovisionneur principal

    Mouvements divers : Jidentifie tous les mouvements marchandises et les analyse si ncessaire (ex.: cots journaliers trop levs)

    Sorties caisses : Je veille ce que toutes les sorties marchandises soient scannes afin dassurer une mise jour des stocks Je contrle les retours caisse galement

  • 9 Les lments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothses de travail.Toute dcision pouvant entraner une volution de lorganisation se ralisera dans le respect des procdures lgales et sociales en vigueur.

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    Mouvements divers Sorties caisse

    1. Je gre les mouvements de marchandises en PGC et Non Al

    Je comptabilise et saisis avec le TR tous les matins la casse de tous les rayons (hors Zone March) Jenregistre sans exception tous les mouvements marchandises du magasin Cots journaliers Vols connus Transferts magasins Cessions internes

    Rception

    Mon Manager minforme des anomalies articles inconnus en caisse suite au point avec le Responsable Relation ClientJ informe la DDV des anomalies rencontresJe contrle les retours caisse et notamment leur rintgration dans les stocks

    Je massure de la bonne intgration des BLIS chaque livraisonJe vrifie que la rception a t effectue au TRJidentifie les excdents, manquants et inversionsJassure une bonne rception des livraisons de fournisseurs directsJe contrle les facturesJimprime ltat Caroline sur les palettes non rceptionnes

    Fiabiliser le stock chaque jour Ne pas attendre le lendemain

    Caractristiques du rle du gestionnaire de stock (1/8)

    Vrifier si le cahier de rception est jour

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    SOURCE : Equipe projet "Tous commerants" magasin

    2. Je pilote la gestion des commandes des rayons PGC et Non Al

    Je traite les tats dalerte de commandeJe modifie si besoin la proposition de commande notamment en cas de : Changements mto/saisonnalits Commande client Chainage promoJe gre les commandes auto de fournisseurs direct (cadencement, franco)Je vrifie particulirement la proposition de commande sur les produits en promo (chainage avec le permanent)Je vrifie le nombre total de colis commands pour vrifier ladquation avec les commandes prcdentesJe collabore avec les managers magasin en vue des prcos (produits stocks qui seront en promo prochainement)Je massure du bon traitement quotidien des ventes exceptionnelles que je valide ou non

    Objectif taux de modification de la proposition de commande : 2% total magasin, 4% APLS et 1% en DNPImprimer le fichier envoy par la DDV avec le cadencement livraison et les heures de tlcollecte par famille

    Caractristiques du rle du gestionnaire de stock (2/8)

  • 11 Les lments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothses de travail.Toute dcision pouvant entraner une volution de lorganisation se ralisera dans le respect des procdures lgales et sociales en vigueur.

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    3. Je gre les changements de prix (labels)Je matrise loutil Envoi prix caisse sur CAROline En concertation avec le Manager Magasin, jorganise les changements de prixJdite quotidiennement les changements de prix pour tout le magasin :

    Pour la zone march je les dispatche dans les bannettes prvues cet effet Pour le PGC et Non AL, je les dispatche auprs des membres de lquipe

    Lors des changements de prix mensuels, en concertation avec le Manager Magasin, jorganise la charge de travail sur la dure

    Caractristiques du rle du gestionnaire de stock (3/8)

  • 12 Les lments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothses de travail.Toute dcision pouvant entraner une volution de lorganisation se ralisera dans le respect des procdures lgales et sociales en vigueur.

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    4. Je traite les ruptures

    Je parcours le magasin quotidiennement entre 10H et 10H30 et scanne les ruptures visuelles Jdite ltat CAROline aprs avoir utilis les filtres (je priorise ainsi le traitement des ruptures)Je me rends en rserve et traite les ruptures en fonction de larbre danalyse Je noublie pas de traiter galement les tats de stock CAROline:

    Stock=0 ( diter chaque jour)Extraction valeur de stock (stock ngatif) traiter chaque semaine

    Le Manager Magasin ou le 2me Gestionnaire de stock effectuera 2 fois/semaine une veille de livraison, un relev de ruptures visuelles le soir via le nouveau menu Caroline

    Caractristiques du rle du gestionnaire de stock (4/8)

    En lattente du nouvel tat de traitement des ruptures, utiliser ltat CAROline des stocks 0

  • 13 Les lments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothses de travail.Toute dcision pouvant entraner une volution de lorganisation se ralisera dans le respect des procdures lgales et sociales en vigueur.

    SOURCE : Equipe projet "Tous commerants" magasin

    Arbre danalyse des causes de ruptures par le gestionnaire de stock

    Y-a-t-il du stock en rserve ou en TG ou joue ?

    Oui Non

    Scan des ruptures visuelles via le TR (nouveau menu cr)

    Actions immdiates

    Rsolution des causes de rupture

    4. Je traite les ruptures

    Vrifier la bonne ralisation de la repasse et le rangement de la rserve

    Fausse rupture : Modifier stocks CAROline si ncessaire Prparer sur une table de mis en rayon

    les produits repasser en rayon Demander lApprovisionneur Principal

    de faire repasser ces produits en rayon

    Vraie rupture :Remettre stocks CAROline zroVrifier si commande en cours pour

    connatre la date du rassort

    Analyser le SMP et ventes exceptionnelles Faire une proposition de modification du SMP au Manager Magasin si besoin

    Caractristiques du rle du gestionnaire de stock (4/8)

  • 14 Les lments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothses de travail.Toute dcision pouvant entraner une volution de lorganisation se ralisera dans le respect des procdures lgales et sociales en vigueur.

    SOURCE : Equipe projet "Tous commerants" magasin

    5. Je minimise les surstocks

    Jdite 2 3 fois par semaine ltat Articles sur stocks sur caroline pour identifier les produits sur lesquels je suis trop stock, jen rfre au Manager Magasin avant dagirJinforme mon Manager Magasin des quantits importantes stockes en rserve (pour commander plus efficacement sur la prochaine prco)Conformment au standard PGC, je vrifie

    tout retour important de marchandise en rserve aprs la mise en rayon et janalyse les causes de ce surstock potentiel (SMP, erreurs de commande)Jcoule les reliquats de promos et les

    surstocks le plus rapidement possible en particulier pour les produits frais

    Caractristiques du rle du gestionnaire de stock (5/8)

  • 15 Les lments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothses de travail.Toute dcision pouvant entraner une volution de lorganisation se ralisera dans le respect des procdures lgales et sociales en vigueur.

    SOURCE : Equipe projet "Tous commerants" magasin

    En aucun cas, on ne modifiera limplantation pour intgrer dventuelles fins de promos

    5. Je minimise les surstocksMise en avant

    fournisseur(BRI)

    Transferts magasins

    Stopper les commandes en

    permanents

    X

    X

    X X

    X

    XXX

    XX

    XX X X

    X X

    X

    X

    Stopper les commandes en permanents

    Mise en avant fournisseur (BRI)

    Transferts magasin

    TG saisir Bac de dstockage

    Dmarque active

    Dons Associations

    Soldes prix barrs

    1 achet = 1 gratuit

    Surstock en sec

    Surstock en frais

    Surstock en non al

    Aucun cot pour le magasin

    Cot levpour le magasin

    Bien mesurer le cot magasin avant dentreprendre le dstockage

    Caractristiques du rle du gestionnaire de stock (5/8)

    A partir de 60% du prix de cession HT dun produit il est plus intressant de faire un don aux associations

  • 16 Les lments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothses de travail.Toute dcision pouvant entraner une volution de lorganisation se ralisera dans le respect des procdures lgales et sociales en vigueur.

    SOURCE : Equipe projet "Tous commerants" magasin

    Jaide les managers magasin et le DM scinder le magasin en zone de comptageDe par la tenue de la rserve, je facilite son comptage et linventaireSelon la taille de magasin, je ralise galement linventaire et /ou prends part la mission de contrleJaide le MM effectuer les inventaires tournants planifis sur CAROline chaque semaine (cf: kit inventaire tournant)Je me dois davertir le Manager Magasin afin de dclencher un inventaire tournant sur une famille ds que je constate une drive de stock importante en PGC et Non AlJe suis capable de me substituer au Manager Magasin en son absence afin dorganiser un inventaire notamment en APFLS

    6. Je participe lorganisation des inventaires

    Je matrise le menu inventaire sur CAROline et les diffrents tatsJe connais les procdures inventaires

    Caractristiques du rle du gestionnaire de stock (6/8)

  • 17 Les lments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothses de travail.Toute dcision pouvant entraner une volution de lorganisation se ralisera dans le respect des procdures lgales et sociales en vigueur.

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    7. Je veille la fiabilit des stocks en rserve

    Je massure du bon rangement de chaque rserve

    Je contrle que chaque produit est sa place :

    Rang par pile comptable Non mlang avec un autre produit

    Le rangement de la rserve PGC doit tre vrifi tous les jours

    Caractristiques du rle du gestionnaire de stock (7/8)

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    8. Je suis un des interlocuteurs privilgi du magasin pour le DDV

    Le Gestionnaire de stock et le DDV ont des changes rguliers pour une bonne gestion des commandes

    Jassure le lien avec le coordinateur DDV (problmes PCB, chanages ,PAV)

    Je demande au DDV de relayer une info en vue dun dstockage ou dune commande exceptionnelle (colis de fin danne)

    Je partage les informations avec le DDV afin davoir les bonnes commandes au bon moment

    DDVENTREPOT

    Gestionn

    aire

    de stocks

    Caractristiques du rle du gestionnaire de stock (8/8)

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    SOURCE : Equipe projet "Tous commerants" magasin

    Un bloc mmo de poche aide le Gestionnaire de Stock se former rapidement son nouveau poste

    Horaires prciser en fonction des contraintes

    magasin

    Activits incontournables Horaire

    Contrle les bonnes procdures de rception06h00 06h30

    Vrification des dates en Frais LS sur les rayons non livrs

    06h30 07h00

    Traitement des tats d'alerte Contrle des produits en reliquat de la mise en rayon rentrant en rserve

    07h00 Ouverture

    Point sur le stock avec RRC et Managers Magasin Gestion des retours

    Ouverture 9h30

    Gestion des tats d'alerteTraitement des ruptures et surstocks

    09h30 11h15

    11h15 12h00

    Gestion des fournisseurs directs et factures

  • 20 Les lments et propositions contenus dans ce document constituent des hypothses de travail.Toute dcision pouvant entraner une volution de lorganisation se ralisera dans le respect des procdures lgales et sociales en vigueur.

    SOURCE : Equipe projet "Tous commerants" magasin

    Cas des magasins o cohabitent 2 gestionnaires de stock

    Les missions des GS restent inchanges

    Le Manager Magasin devra cadrer le travail de chacun au pralable : il va spcialiser chaque GS sur un secteurun GS sur le PGCun GS sur le Non Al et Textile

    Possibilit 2 jours /semaine quun GS travaille lAprs midi jusqu la fermeture pour raliser le relev rupture et faire lanalyse