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Règles de gestion administrative et financière de l’EPFL pour les projets européens du 7ème contrat cadre (FP7)

Collaborative project (CP) European Research Council (ERC) Marie-Curie (MC) Coordination Support Action (CSA) Joint Technology Initiative (JTI)

LEX 3.1.5

Version 2.3 du 12 mars 2018

Règles de gestion administrative et financière de l’EPFL LEX 3.1.5 pour les projets européens du 7ème contrat cadre (FP7)

27 juin 2012, état au 12 mars 2018

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TABLE DES MATIERES

PREAMBULE 4

CHAPITRE 1 GESTION FINANCIERE (BUDGETAIRE ET COMPTABLE) .................................................................. 6

Article 1 Ouverture des fonds ....................................................................................................................... 6 Article 2 Comptabilité des fonds ................................................................................................................... 6 Article 3 Approvisionnement des fonds ........................................................................................................ 6 Article 4 Répartition du budget .................................................................................................................... 7 Article 5 Fonds projet .................................................................................................................................... 7 Article 6 Fonds trésorerie .............................................................................................................................. 7 Article 7 Répartition de l’overhead ............................................................................................................... 8 Article 8 Taux de change EUR/CHF ............................................................................................................... 8 Article 9 TVA ................................................................................................................................................. 8

CHAPITRE 2 REGLES DE GESTION DES PROJETS EUROPEENS A L’EPFL .............................................................. 8

SECTION 1 COMPTABILISATION ET AMORTISSEMENT D’EQUIPEMENTS SCIENTIFIQUES ........................................................... 8 Article 10 Règles de comptabilisation d’équipement dans le cadre d’un projet ............................................. 8 Article 11 Règles d'amortissement d’équipements ......................................................................................... 9

SECTION 2 COUTS DIRECTS ....................................................................................................................................... 9 Article 12 Sous-traitance (Subcontracting) ..................................................................................................... 9 Article 13 Voyages .......................................................................................................................................... 9 Article 14 Temps machine ............................................................................................................................. 10

SECTION 3 COUTS INDIRECTS ET COUTS INELIGIBLES ..................................................................................................... 10 Article 15 Frais de représentation externes .................................................................................................. 10 Article 16 Autres coûts indirects et coûts inéligibles ..................................................................................... 10

CHAPITRE 3 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES .......................................................................................11

SECTION 1 TEMPS DE TRAVAIL ................................................................................................................................. 11 Article 17 Gestion .......................................................................................................................................... 11

SECTION 2 CONTRATS DE TRAVAIL ET CAHIERS DES CHARGES .......................................................................................... 12 Article 18 Principes et conditions salariales au forfait .................................................................................. 13 Article 19 Contrats de travail FP7 hors Marie-Curie ..................................................................................... 13 Article 20 Contrats de travail FP7 Marie-Curie ............................................................................................. 13 Article 21 Emploi de personnel stagiaire ou boursier ................................................................................... 14 Article 22 Frais d’engagement de personnel ................................................................................................ 14 Article 23 Description de fonction ................................................................................................................. 14

CHAPITRE 4 REPORTING .................................................................................................................................15

Article 24 Echéances ..................................................................................................................................... 15 Article 25 Pièces à fournir ............................................................................................................................. 15 Article 26 3 Ce rapport permet ensuite de générer le « Form C » via l’application en ligne de la CE « Research Participant Portal » par le PI. Processus de validation rapport financier et « Form C » .................. 15

CHAPITRE 5 AUDITS EXTERNES .......................................................................................................................16

Article 27 Pratiques ....................................................................................................................................... 16

CHAPITRE 6 DISPOSITION FINALE ...................................................................................................................17

Article 28 Entrée en vigueur .......................................................................................................................... 17

ANNEXE 1 – DOCUMENTS NECESSAIRES POUR REPORTING PERIODIQUE (2 PAGES) ............................................18



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ANNEXE 2 – MATRICE DES RESPONSABILITES .......................................................................................................20

ANNEXE 3 – EXEMPLE DE SCHEMA COMPTABLE (3 PAGES) ..................................................................................21

ANNEXE 4 – CHECK LIST RH POUR LES CONTRATS DE RECHERCHE EUROPEENS ....................................................24

ANNEXE 5 – EXEMPLE DE CONTRAT DE TRAVAIL ..................................................................................................25

ANNEXE 6 – EXEMPLE DE DESCRIPTION DE FONCTION – CAHIER DES CHARGES ...................................................26

ANNEXE 7 – EXEMPLE D’UN « FORM C » ..............................................................................................................27

ANNEXE 8 – RESEARCHER AGREEMENT « MARIE CURIE IOF » (8 PAGES) .............................................................28

ANNEXE 9 – PARTNERSHIP AGREEMENT « MARIE CURIE IOF » (10 PAGES) ..........................................................36



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La Direction de l'Ecole polytechnique fédérale de Lausanne arrête :

Préambule

La rédaction des présentes règles de gestion a pour objectif l’actualisation et la clarification d’un certain nombre de pratiques et processus de l’EPFL dans la phase qui suit l’octroi d’un subside,

phase dite de « Post Award1 » de la Commission Européenne (ci-après CE) dans l’un des

programmes suivants du 7ème contrat cadre européen (FP7) :

Collaborative Projects (CP)

European Research Council (ERC)

Marie-Curie (MC)

Coordination Support Action (CSA)

Joint Technology Initiative (JTI)

Outre la modification de la Directive de l’EPFL sur les contrats de recherche et le transfert de technologies (ci-après DSCRTT) entrée en vigueur en 2009, mais avec effet au 1.7.2010 pour les projets européens, et l’introduction du Grants Office au 16.09.2009 et le Research Office au 01.09.2013, l’actualisation des règles de gestion a été rendue nécessaire par un certain nombre de décisions importantes prises par la Direction de l’EPFL, à savoir :

d’octroyer la signature institutionnelle sur les projets au Vice-président pour la

recherche et au Délégué à la recherche2 et non plus au professeur ou responsable

de projet ;

d’instaurer une pratique uniforme de reporting du temps de travail ;

de continuer la pratique du taux garanti jusqu’au 31.12.2017 pour les catégories de

projets européens en cours suivants 3:

o Les projets en cours, mais démarrés avant le 6.9.2011 dont certains avec des taux proches de 1.50

o Les projets démarrés après le 6.9.2011 et qui ont profités d’un taux garanti de 1.20

o Les projets démarrés après le 15.1.2015 et qui ont profité d’un taux garanti inférieur à 1.20

de couvrir la TVA (coût direct non éligible) par l’apport global de la CE avant répartition de l’overhead selon DSCRTT.

Les domaines couverts par le présent document concernent en particulier la signature institutionnelle, la gestion du temps de travail, l’ouverture des fonds, le reporting financier, les taux de change, la TVA, l’éligibilité des coûts, ainsi que la gestion documentaire.

La phase de « Pre Award », soit allant de la soumission et la préparation contractuelle jusqu’à la confirmation de l’octroi n’est pas traitée dans ce document. Cette phase est sous l’entière responsabilité du Research Office ([email protected]) comme organe de support, de conseil et de contrôle.

Le Vice-Président pour la recherche a la responsabilité de tout le processus allant du « Pre Award » au

1 Par opposition à la phase de « pre-award » qui comprend la soumission de la demande, ainsi que sa contractualisation.

2 Ou une personne avec la délégation d’effectuer cette tâche.

3 Décision de direction du 8 février 2016

mailto:[email protected]



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« Post Award » et, pour ce dernier, s’appuie sur les responsabilités et les compétences des différents intervenants, les unités et les services centraux concernés par cette gestion.

Dans le présent document, le masculin générique désigne aussi bien les femmes que les hommes.



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Chapitre 1 Gestion financière (budgétaire et comptable)

Article 1 Ouverture des fonds

Depuis le 15.3.2010, l’ouverture par le Service financier (ci-après SF) d’un fonds lié à un projet est assujettie au dépôt préalable dans la base de données Grants DB (http://grants-db.epfl.ch) de tous les éléments constitutifs de la requête et des contrats y relatifs. Autrement dit, le SF ne procède à l’ouverture d’un fonds qu’une fois que tous les documents sont déposés sous forme électronique et que les données relatives au projet ont été fournies (somme octroyée, budget, dates de début et fin, etc.). Les demandes d’ouverture reçues par courrier interne ne peuvent désormais plus être traitées.

Article 2 Comptabilité des fonds4

1 Afin de répondre aux exigences règlementaires fixées par la CE dans la gestion financière des projets et de faciliter la gestion par les unités, la comptabilité de chaque projet est tenue à l’aide de deux fonds distincts, créés par le SF via l’intermédiaire des données saisies dans Grants DB :

un fonds projet : celui-ci enregistre toutes les dépenses liées au projet (salaires, voyages, consommables, etc.) ;

un fonds trésorerie : avec l’application du taux de change garanti, l’ouverture d’un fonds enregistrant pour le projet les avances de trésorerie et les autres écritures comptables est devenue indispensable.

2 Si l’EPFL est coordinateur d’un projet multi-bénéficiaire, un fonds « Management » est créé. Il s’agit d’un fonds technique sur lequel est versée la contribution de la CE pour tous les partenaires du projet. Le montant est redistribué aux partenaires dans les 30 jours suivant le versement au prorata de la répartition du budget ou selon les indications notées dans le CA. 3 Les coûts indirects sont répartis entre l’école, la faculté, et le laboratoire au moment où l’EPFL reçoit le paiement de la part de la commission Européenne ou du coordinateur. La part d’overhead qui revient au laboratoire est versée sur le fonds « réservé » de l’unité aussitôt

après la répartition5.

4 La numérotation des fonds créés est la suivante :

Fonds projet : 587300 à 587599

Fonds trésorerie : 577000 à 577999

Article 3 Approvisionnement des fonds

1 L’approvisionnement des fonds s’effectue par tranche avec un préfinancement initial qui intervient en principe 3 mois après le début du projet. Le préfinancement se monte en général à env. 45% du montant total pour un projet FP7, 65% pour un Marie Curie et 35% pour un projet ERC. Les paiements intermédiaires « Interim Payment » sont conditionnés au reporting financier (cf chapitre 4). 2 Compte tenu d’une contribution de garantie de 5% et d’un « Retention Fund » de 10%, la somme perçue avant la fin du projet ne peut s’élever qu’à 85% max. de la contribution octroyée,

4 Adapté au 1er janvier 2017 afin d’être en ligne avec les règles comptables IPSAS

5 Exemple d’un schéma comptable – Voir annexe 3



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le paiement du solde « Final Payment » n’intervenant qu’après acceptation des rapports finaux par la CE.

Article 4 Répartition du budget

1 L’overhead effectif encaissé étant de 20%6, le budget alloué au fonds « projet », et

effectivement à disposition de l’unité, correspond à la fraction des coûts directs, soit 5/6 du montant total du projet. 2 Exemple pour un projet FP7 : si le budget coûts directs théorique du projet est de 400 K€, la CE rembourse le 75% de ceux-ci (soit 0.75 * 400 K€ = 300 K€) auxquels elle ajoute 60% d’overheads (0.6 x 300 K€ = 180 K€), soit donc un total de 480 K€. Les overheads réellement disponibles et répartis entre l’unité, la faculté et l’Ecole sont donc de 80 K€, soit le 20% des coûts directs, en d’autres termes la somme restante après déduction des coûts directs qui eux sont alloués à l’unité.

Article 5 Fonds projet

1 La gestion du subside se fait uniquement sur le fonds projet. 2 Le budget des coûts directs est converti en francs suisses au taux de change EUR/CHF valable lors de la signature du « Grant Preparation Forms » (ci-après GPF) final et représente un plafond de dépenses garanti en francs suisses. Ce montant sera visible dans Infocentre finances et permettra de savoir, en tout temps, quel est le solde disponible (budget moins réel) sur le projet. 3 Lorsque deux ou plusieurs unités de l’EPFL participent ensemble à un projet mais avec un seul « Principal Investigator » (ci-après PI) désigné vis-à-vis de la CE, chaque unité disposera de son propre fonds de projet. Chaque unité pourra sortir des états financiers individuels. Toutefois, le rapport financier consolidé concernant tous les fonds projets impliqués et demandé par la CE ne pourra être établi que manuellement avec l’aide du SF.

Article 6 Fonds trésorerie

1 Le fonds de trésorerie est un fonds technique qui enregistre :

les recettes de la CE enregistrées au taux de change garanti ;

les remboursements des coûts directs mais non éligibles tels la TVA ;

les écritures de répartition de l’overhead7.

2 Le fonds trésorerie permet au gestionnaire de fonds de suivre les encaissements mais n’enregistre aucune écriture (salaires ou autres dépenses) générée par le gestionnaire de fonds. 3 A la fin du projet, l’écart positif ou négatif, constaté dans le fonds trésorerie et résultant des recettes au taux garanti et des dépenses effectives (transferts sur le fonds projet), est compensé par le SF depuis un fonds central.

6 Pour les « Collaborative Projects », l’overhead effectif encaissé est d’environ 20% compte tenu que le remboursement des frais

directs est de 75% pour la rubrique RTD, 50% pour la rubrique DEMO et 100% pour les rubriques Management et Other (les frais de sous-traitance ne donnent pas lieu à un overhead). Par ailleurs, les overheads effectifs pour les autres types de projets sont les suivants : ERC 20%, Marie-Curie 10%, CSA 7%, JTI en fonction des initiatives. 7 Selon l’annexe du Règlement financier (LEX 5.1.1), la répartition des overheads est de 10% en faveur de l’unité, de 20% en faveur

de la faculté à laquelle l’unité est rattachée, 70% en recettes générales de l’EPFL.



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Article 7 Répartition de l’overhead

A chaque échéance de reporting (selon périodicité indiquée dans le contrat), le SF détermine le montant d’overhead à répartir (en fonction des coûts inéligibles constatés) et verse la part du laboratoire sur son fonds overhead.

Article 8 Taux de change EUR/CHF

Le taux de change EUR/CHF de référence pour l’établissement des budgets et des documents contractuels est déterminé par le SF qui le communique au Research Office. Ce taux de change est susceptible d’être adapté, en principe trimestriellement, par le SF en fonction de l’évolution des marchés et des possibilités de couverture à disposition.

Article 9 TVA

La TVA est un coût direct mais non éligible. Elle est donc couverte par l’apport global de la CE et le SF en tient compte avant le prélèvement et la répartition de l’overhead.

Chapitre 2 Règles de gestion des projets européens à l’EPFL

Ce chapitre a pour objectif de rappeler quelques règles de gestion des projets européens. Les règles de l’EPFL pour l’amortissement d’équipements scientifiques y sont rappelées également. De plus, des informations sur l’éligibilité de certains coûts ont été ajoutées, tels que les voyages, les frais de représentation et les temps machine, entre autres.

Section 1 Comptabilisation et amortissement d’équipements scientifiques

Article 10 Règles de comptabilisation d’équipement dans le cadre d’un projet

1 Un équipement peut être remboursé par la CE dans le cadre d’un projet de recherche pour autant qu’il soit déclaré par le PI dans le « Description of Work » (ci après DoW) comme étant à 100% dédié et à charge dudit projet. Dans ce cas, un équipement est amorti à 100% de sa valeur et de manière linéaire sur la durée du projet, mais au minimum sur une période de 3 ans. En conséquence, tout équipement majeur devrait donc être acquis dès le début du projet, puisque le démarrage de l’amortissement est fixé par la date de la mise en service de l’équipement. Si la durée d’amortissement excède la date d’échéance du projet, la valeur non amortie restera à charge de l’unité concernée. 2 Toutes les dépenses relatives à un équipement sont à débiter du fonds ouvert pour le projet en question. Dans tous les cas, le bénéficiaire du fonds doit se conformer à la procédure d’acquisition de l’EPFL et passer ses commandes via le Research Office (REO). 3 Toute autre disposition, en particulier le financement partiel d’un équipement via le fonds FP7 ou ERC, doit être prévue dès l’établissement du budget initial, soit au plus tard lors de la finalisation du GPF et avec l’appui du Research Office.



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Article 11 Règles d'amortissement d’équipements

L’EPFL a adopté au 1er janvier 2015 les principes comptables IPSAS. Les règles d’éligibilité et

d’amortissement sont les suivantes8 :

o < CHF 10'000.00 : toute acquisition inférieure à CHF 10'000.- (TTC) est considérée

comme une charge de l’exercice i.e. peut-être chargée en une seule fois sur le projet;

o > 10'000.00 : dès cette limite, pour les équipements destinés à la recherche, la période d’amortissement est fixée de la manière suivante :

3 ans pour les équipements informatiques (soit 1/3 de sa valeur par an), 5 ans pour les équipements scientifiques (linéairement) ;

o La durée d’amortissement des équipements d’une valeur supérieure à 1 Million (TVA incluse) dépend de la durée du contrat de maintenance. Dans ce cas, merci de contacter [email protected].

o Le démarrage de l’amortissement est fixé par la date de la mise en service de l’équipement selon la fiche d’inventaire.

o Pour tous les cas particuliers, le Research Office et le SF se concertent pour établir des règles spécifiques, au cas par cas, en fonction de la nature de l’investissement.

Section 2 Coûts directs

Il s’agit de coûts pour lesquels le lien avec le projet doit pouvoir être démontré. Ils doivent avoir eu lieu pendant la durée du projet, à l’exception des coûts relatifs à la préparation du rapport financier final (jusqu’à 60 jours après la fin du projet).

Article 12 Sous-traitance (Subcontracting)

1 Les frais de sous-traitance doivent avoir été prévus dans le budget inclus dans le DoW. 2 Une facture d’honoraire est généralement à considérer comme de la sous-traitance. 3 Toute activité de sous-traitance non mentionnée dans le DoW ne sera pas remboursée par la CE. Toute demande de prise en charge à posteriori doit faire l’objet d’une approbation du coordinateur et du « Project Officer ». La modification du budget qui en découle doit être transmise au Research Office. Dans le cas où le remboursement de la CE ne serait pas suffisant pour couvrir les coûts directs la différence serait à charge de l’unité.

Article 13 Voyages

1 En règle générale, les voyages des personnes dont le salaire est imputé sur le projet, les voyages du PI et des personnes-clés mentionnées dans le DoW peuvent être chargés sur le projet. 2 Une personne payée à 100% sur un fonds européen ne peut pas voyager pour un autre projet européen. 3 Pour tous les autres membres de l’unité qui sont susceptibles de voyager sur un projet européen, le lien avec le projet doit pouvoir être clairement établi.

8 Règles d’amortissement modifiées lors de la révision « réorganisation 2017 » de Polylex au 1er janvier 2017.



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4 Dans tous les cas, des justificatifs doivent pouvoir être présentés au moment du reporting ou en cas d’audit (PV de la réunion ou attestation de participation à une conférence en lien avec le projet).

Article 14 Temps machine

En règle générale, seules les personnes, dont le salaire est imputé sur un projet européen, peuvent facturer des temps machine sur le projet.

Section 3 Coûts indirects et coûts inéligibles

Les dépenses suivantes ne peuvent généralement pas être considérées comme des coûts directs et, de ce fait, ne peuvent pas être imputées sur le fonds projet.

Article 15 Frais de représentation externes

1 Les repas et pause-café sont admissibles seulement pendant les sessions de travail. Les repas du soir en ville ne sont pas admis. 2 Les repas du soir en ville ne sont généralement pas admis comme coûts directs. Ce sont des coûts indirects qui peuvent être pris en charge par la faculté, selon les règles établies par celle-ci. 3 Dans certains cas, en particulier pour les coordinateurs, ces repas du soir peuvent être considérés comme des coûts de subsistance et imputés dans les coûts directs. Toutes les conditions suivantes doivent alors être remplies :

la liste des participants au repas est jointe à la facture du restaurant. Sur cette liste, chaque participant atteste qu’il ne reçoit aucun remboursement de la part de son institution ;

la liste des convives correspond à la liste des participants au meeting ;

les coûts de repas doivent être raisonnables pour pouvoir être considérés comme des coûts de subsistance ;

ces coûts sont généralement prévus dans le DoW.

Article 16 Autres coûts indirects et coûts inéligibles

Les autres coûts sont les suivants :

frais de recrutement d’un candidat (cf 3.2.5) ;

frais suite à l’annulation d’un voyage ;

activités extramuros de l’unité (« Farewell Dinner », sorties d’unité, etc.) ;

tous frais ayant eu lieu avant le début du projet ;

les ordinateurs de bureau, laptops, iPhone, tablettes (iPad) sauf s’ils sont mentionnés ou liés à un équipement prévu dans le DoW ;

les frais encourus par un autre partenaire au projet doivent généralement être pris en charge sur le budget qui lui est octroyé ;

la TVA est un coût inéligible et sera déduit du fonds projet par le SF.



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Chapitre 3 Gestion des ressources humaines

De manière à respecter les conditions cadre fixées par la CE, l’EPFL a adapté un certain nombre de documents devant faire partie du contrat de travail, respectivement de la documentation permettant de suivre les prestations de chaque collaborateur par l’intermédiaire notamment de la gestion du temps de travail.

Section 1 Temps de travail

Article 17 Gestion

1 Le responsable d’un projet ou mandat de recherche du 7ème contrat cadre européen doit joindre la déclaration de l’EPFL du 1er mars 2012 en matière de gestion du temps de travail dans le cadre des projets et mandats de recherche (« Time Keeping within the Framework of

Research Projects and Mandates »)9 aux contrats de travail des personnes impliquées dans le

projet et en appliquer les principes. Cette déclaration se base notamment sur la recommandation du 11 mars 2005 de la CE concernant la charte européenne du chercheur et un code de conduite pour le recrutement des chercheurs. 2 Au sens de cette déclaration, l’EPFL ne fait pas de distinction – pour les doctorants, les assistants et les collaborateurs scientifiques – entre les périodes consacrées à la recherche et celles réservées au développement des aptitudes et compétences à l’enseignement et à la recherche. L’EPFL et ses bailleurs de fonds s’assurent cependant que la contribution à l’enseignement reste dans les limites justifiées par les objectifs de développement personnel des chercheurs concernés et n’empêche en aucun cas ceux-ci de mener à bien leurs activités de recherche selon le programme convenu et dans le cadre du budget correspondant. 3 Cela signifie que lorsqu’il s’agit de justifier l’effort effectivement consacré à un projet de recherche et les salaires à charge des crédits ou subsides correspondants, l’EPFL requiert de la personne concernée de tenir le décompte des journées pleines, éventuellement des demi-journées, effectuées à charge de ce projet. La responsabilité du contrôle reste dévolue au chef d’unité. Un suivi des absences centralisé est suffisant pour le personnel imputé à 100% sur un projet européen. Si aucun suivi d’absence centralisé n’existe au sein de l’unité, des « Working Days Report » (ci-après WDR) devront être établis. 4 Par contre, tout collaborateur (quelle que soit sa fonction), dont le salaire est imputé partiellement sur plusieurs fonds dont au moins un fonds européen, doit justifier de son emploi du temps en complétant des WDR pour le nombre de fonds concernés (max. 3). Ils doivent être établis sur une base mensuelle, sur la durée totale du projet, et cosignés par la personne

concernée et par la personne responsable du projet et des fonds correspondants10

. Il est toutefois recommandé de se limiter dans un temps donné à un projet par employé, mais il est possible d’aller au maximum jusqu’à trois. Cette pratique d’imputation multiple doit toutefois être limitée à des cas exceptionnels. 5 Un rapport du temps de travail n’est pas nécessaire si le salaire du collaborateur concerné est intégralement assuré par un seul projet et cela quel que soit son taux d’activité contractuel. Toutefois et sur demande, l’unité doit être capable d’attester de la gestion des absences de ses collaborateurs.

9 Déclaration de l’EPFL sur la gestion du temps - Voir Annexe 4.

10 Il incombe au supérieur hiérarchique de s’assurer que les documents contractuels, ainsi que les WDR sont établis au fur et à

mesure et ne sont pas antidatés.



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6 Lors de l’établissement des rapports de jours de travail, il sera tenu compte du fait qu’un mois de travail « Person-Month » correspond en moyenne et de manière indicative à 18 journées pleines effectuées pour un projet, après déduction du droit aux vacances, des jours fériés et compte tenu du taux moyen d’absence pour raisons médicales. 7 En outre et en raison des impondérables et de la nature imprédictible de la recherche scientifique, le budget initial, tel que soumis lors de la requête ou tel que défini initialement dans le contrat, ne peut être que basé sur une estimation du nombre de « Person-Month » nécessaire à l’exécution du projet et de ses « Work Packages » (ci après WP). Toute répartition entre catégories d’un projet (RTD, mngt, demo, etc.) et la répartition entre les WP pourra être équilibrée à posteriori par la personne en charge du projet et des fonds correspondants, toutefois dans les limites du budget. Les rapports scientifiques et techniques concernant le projet constituent la seule justification. 8 Le décompte du temps de travail tel que décrit précédemment est nécessaire à l’établissement du reporting pour l’appel de fonds périodique (« Project Periodic Report » ou « Periodic Financial Management Report ») et cela qu’il y ait ou non une intervention des

auditeurs externes11

. 9 La saisie des temps liée aux projets de recherche se fait dans l’outil Chronos de l’EPFL

12. Ceci

doit être fait en parallèle des enregistrements que tous les collaborateurs de l’EPFL doivent obligatoirement effectuer dans l’application de gestion des absences

(https://absences.epfl.ch)13

. 10 Voici quelques exemples d’utilisation des WDR :

Situations WDR

Collaborateur payé à 100% sur 1 projet européen Non1)

Collaborateur payé à 80% sur 1 projet européen + 20% sur 1 projet FNS

Oui : WDR-2 projets

Collaborateur ayant un CDD de 60%, payé entièrement sur 1 seul projet européen = ETP (équivalent temps plein)

Non1)

Collaborateur payé à 50% sur dotation, 30% sur 1 projet européen et 20% sur un autre fonds de tiers

Oui : WDR-3 projets

1) Si l’unité n’a pas de suivi d’absence centralisé, WDR-1 projet doivent être remplis chaque mois

Section 2 Contrats de travail et cahiers des charges

Une check list RH14

a été établie afin de formaliser le processus d’engagement et de contrôle pour une personne engagée dans le cadre des projets européens. Elle mentionne l’ensemble des pièces devant faire partie des documents contractuels qui doivent être signés, voire visés à

11

Les auditeurs externes interviennent en fonction du montant du projet et chaque fois que le montant des coûts cumulé est supérieur à 375 k€ ou un multiple de cette somme (excepté pour les projets JTI). 12

Entre le 1er janvier 2016 et l’implémentation de Chronos, la saisie des temps liés aux projets de recherche est faite dans la feuille Excel du REO. 13

Selon les règles de la LEX 4.1.4 14

Check list RH - Voir Annexe 5.

https://www.google.ch/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwj81qyr-p_ZAhVLyqQKHV1nBCgQFggnMAA&url=https%3A%2F%2Fabsences.epfl.ch%2F&usg=AOvVaw1Bim0Tt5g9HwRcniiLa0Ky



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différents niveaux pour en assurer la conformité. Lesdits documents font partie du dossier personnel du collaborateur engagé.

Article 18 Principes et conditions salariales au forfait

Les salaires d’engagement pour les assistants-doctorants et post-doctorants sont les forfaits EPFL correspondant à chaque volée annuelle. D’année en année, en effet, le forfait de base peut être adapté. L’incrément annuel intègre à la fois la valorisation de l’expérience et la compensation du renchérissement. Il représente approximativement 4% du salaire de base des assistants-doctorants. Si l’engagement des assistants-doctorants s’effectue toujours selon le forfait de base, celui des post-doctorants peut être augmenté exceptionnellement de 1 à 3 incréments en fonction des années d’expérience, et ce, afin de garantir une égalité de traitement par rapport aux autres post-doctorants de l’Ecole.

Article 19 Contrats de travail FP7 hors Marie-Curie

Le contrat en deux langues standardisé de l’EPFL15

avec les conditions décrites dans l’art. 18 ci-dessus s’applique à l’ensemble du personnel engagé pour les projets européens de type Collaborative Projects, ERC, CSA et JTI. Afin de faciliter la gestion en évitant les contrats multiples, ces personnes sont engagées à 100% du temps d’activité sur lesdits projets, à l’exception du personnel technique ou administratif, qui peut être engagé à temps partiel. Pour la catégorie des post-doctorants, elle est rémunérée comme rappelé (cf art. 18) sur la base des forfaits EPFL, avec incrément, le salaire étant payé en 13 fois.

Article 20 Contrats de travail FP7 Marie-Curie

1 Le contrat en deux langues standardisé de l’EPFL avec les conditions décrites dans l’art. 18 ci-dessus s’applique à l’ensemble du personnel (post-doctorants et des assistants-doctorants) engagé pour les projets européens de type Marie-Curie. Afin de faciliter la gestion en évitant les contrats multiples, ces personnes sont engagées à 100% du temps d’activité sur lesdits projets et rémunérées sur la base des forfaits EPFL, avec incrément, le salaire étant payé en 13 fois. 2 Cette manière de faire concilie l’égalité de traitement à l’intérieur de l’Institution et le respect des règles de financement. Ces dernières exigent en effet un ajustement en fin de période en fonction de l’évolution du cours de l’Euro. Le système forfaitaire permet en tous les cas de résoudre la problématique de la variation permanente du cours de la devise européenne. 3 Ce qui suit s’applique pour les projets qui prévoient le versement d’indemnités particulières :

l’indemnité « Travel Allowance » est payée au chercheur annuellement et doit passer par les Ressources humaines. Cette allocation doit être imputée sur le fonds Marie Curie concerné ;

l’indemnité « Career Exploratory Allowance » est considérée comme du salaire. Si en fin de projet on vérifie que le salaire versé au boursier est inférieur à la somme de « Living, Mobility et Carrer Exploratory Allowance », une compensation sera versée au boursier en fin de période en fonction du décompte final. L’unité demandera aux Ressources humaines de verser cette compensation. Les ajustements finaux s’effectuent sur la base du taux de l’Euro en fin de période. En cas de dépassement du budget initial alloué au projet, l’unité de recherche concernée intervient en première ligne et la faculté en deuxième ligne.

15

Contrat de travail - Voir Annexe 6



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4 Une clause intégrée dans le contrat de travail garantit que le bénéficiaire touche le montant prévu contractuellement en fin de période tout en fixant le salaire forfaitaire EPFL comme rémunération minimale. 5 Pour un boursier Marie Curie IOF, cette clause contractuelle ne s’applique que durant la « Return Phase ». En ce qui concerne la phase d’expatriation « Outgoing Phase », s’applique le forfait Marie Curie prévu dans le budget (Living + Mobility Allowances), converti en CHF selon le taux de change qui aura été garanti sur le projet par la VPFI. Dans certaines bourses Marie Curie IIF, une « Return Phase » est également possible. La question devra être examinée au cas par cas par le Research Office. 6 Dans le cas d’une bourse Marie Curie IOF, le contrat de travail devra être accompagné d’un

« Researcher Agreement »16

. 7 De plus, un « Partnership Agreement » devra être conclu entre l’EPFL (signataire du contrat

européen) et l’institution d’accueil du boursier pendant la phase d’expatriation17

. Cet accord règle des questions liées, entre autre, à la propriété intellectuelle, au paiement des factures, etc.

Article 21 Emploi de personnel stagiaire ou boursier

Le remboursement de la rémunération d’un stagiaire local ou d’un boursier en provenance d’une autre institution ne pourra être revendiqué comme coût éligible dans le cadre d’un projet européen que si les conditions suivantes sont remplies :

la présence active à l’EPFL est formellement répertoriée via les processus RH ad hoc et par un contrôle du temps de travail au sein de l’unité concernée selon les règles définies dans l’art. 18 (conditions équivalentes aux PhD et post-doctorants de la même unité) ;

la contribution du stagiaire fait l’objet d’un rapport de stage et/ou de mentions explicites dans le(s) rapport(s) scientifique(s) du projet et les publications qui en découlent.

Article 22 Frais d’engagement de personnel

Les frais d’engagement de personnel ne sont pas considérés comme des coûts directs et ne peuvent donc pas être imputés sur le fonds projet, à l’exception des projets ERC si le processus d’engagement se déroule pendant la durée du projet.

Article 23 Description de fonction

1 Chaque collaborateur dispose d’une description de fonction18

définissant le projet de recherche. Conformément à la déclaration de l’EPFL du 1.03.2012, il n’est point fait de distinction entre les périodes consacrées à la recherche et celles réservées au développement des aptitudes et compétences à l’enseignement et à la recherche (cf. art. 17 – Gestion du temps de travail). 2 Un visa supplémentaire du chef de personnel concerné est nécessaire à des fins de contrôle d’exactitude.

16

Researcher Agreement – Voir Annexe 9. 17

Partnership Agreement – Voir Annexe 10. 18

Description de fonction/cahier des charges - Voir Annexe 7.



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Chapitre 4 Reporting

Article 24 Echéances

Tout comme pour les projets FP6, un reporting financier périodique « Periodic Project Report » est exigé à intervalle régulier dépendant des conditions établies dans le « Grant Agreement » (typiquement 12 mois pour des projets Coopération et 18 mois pour des projets ERC). Dans les deux cas, le « Project Officer » (ou le « Project Coordinator » dans le cas d’un projet à plusieurs partenaires) envoie une notification par lettre 15 jours avant la fin de la période sous revue. Le délai pour livrer le reporting est fixé, quant à lui, à 60 jours après la fin de la période sous revue.

Article 25 Pièces à fournir

1 Au plus tard lors de cette notification, le Research Office envoie une check list de préparation au PI qui contient l’ensemble des documents à collecter, à savoir pour chaque collaborateur travaillant sur le projet :

propositions d’engagement pour les collaborateurs recrutés directement sur le projet ;

contrats de travail datés et signés par les représentants de l’employeur et l’employé ;

cahiers des charges datés et signés19

par les représentants de l’employeur et l’employé ;

mutations/extournes salaires/modifications de contrats datés et signés/échéances de contrat ;

WDR datés et signés par le responsable de l’unité concernée et le collaborateur dans le cas où son salaire est imputé sur plusieurs projets ;

registre des absences centralisé (http://kis.epfl.ch/absences ou autre) sur une base mensuelle, signé par le responsable de l’unité ;

s’il n’existe pas de registre centralisé à l’unité, les WDR doivent être établis pour chaque employé payé par le projet européen et feront office de contrôle des absences.

2 En outre, le PI s’assure également que toutes les pièces comptables éligibles pour le projet apparaissent correctement sous le fonds correspondant, ceci afin de permettre au SF d’établir le rapport financier intermédiaire « Financial Statement ».

Article 26 3 Ce rapport permet ensuite de générer le « Form C » via l’application en ligne de la CE « Research Participant Portal » par le PI.

19

The employment contracts and the job description must tally with each other, be up-to-date and comply with EPFL’s rules on hiring personnel.

http://kis.epfl.ch/absences

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/appmanager/participants/portal



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Processus de validation rapport financier et « Form C »20

1 Le « Form C » doit refléter fidèlement les états financiers du projet. Dans ce but, il est essentiel de comptabiliser toutes les écritures du fonds sur la bonne période, sachant que, outre les audits obligatoires à partir d’un certain montant de projet, l’Ecole est soumise à des audits ponctuels mandatés par la CE. Ces audits peuvent se dérouler jusqu’à 5 ans après la fin du projet. Dans le cas où toutes les écritures ne seraient pas comptabilisées sur la bonne période, le SF doit en être informé. 2 La conformité du « Form C » est vérifiée par le SF. 3 Le SF valide le « Form C », sur la base des états financiers du projet et de la synthèse des dépenses (rapport financier interne). Cette validation permet la comptabilisation des opérations liées au projet.

Chapitre 5 Audits externes

Article 27 Pratiques

Si le montant d’appel de fond cumulé depuis le démarrage du projet excède 375 K€ ou un multiple de ce montant, la CE exige qu’un audit externe soit effectué pour les projets FP7 (excepté pour certains projets JTI). Dans ce cas, les documents complémentaires suivants doivent également être fournis avec l’entête et la signature du Vice-Président pour la recherche, ainsi que cosignature de l’unité (PI) concernée pour envoi aux auditeurs externes mandatés choisis par la Direction de l’Ecole :

lettre d’engagement « Terms of Reference » : lettre confirmant l’engagement d’une société d’audit par l’EPFL ;

déclaration d’intégralité « Representation Letter » : lettre confirmant à la société d’audit l’exactitude des déclarations de l’EPFL ;

un « Draft » du « Form C » doit être établi et présenté lors de l’audit, sa signature n’intervenant qu’après feu-vert du « Project Officer » ou, pour les projets ERC, feu-vert des auditeurs.

20

Adapté au 1er janvier 2017 afin d’être en ligne avec le nouveau processus (IPSAS et signatures électroniques)



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Chapitre 6 Disposition finale

Article 28 Entrée en vigueur

1 Les présentes règles de gestion entrent en vigueur le 27 juin 2012, version 2.3 état au 12 mars 2018. 2 Elles annulent et remplacent la version du 24 novembre 2011.

Au nom de la Direction de l'EPFL: Martin Vetterli Susan Killias Le Président General Counsel



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Annexe 1 – Documents nécessaires pour reporting périodique (2 pages)

t = -45 jours Préannonce d’échéance de reporting au PI de l’unité

t = -15 Annonce officielle d’échéance de reporting au PI de l’unité

t = 0 Démarrage de la phase de préparation du reporting (60 jours au total)

t = +5 Livraison des documents de reporting selon tableau ci-dessous

t = -15 à 0 Mise à jour et contrôle des écritures financières

t = -15 à +14 Contrôle des documents RH, Time Keeping, finance

t = +15 Bouclement du mois précédent

t = +21 Rapport financier disponible pour « Form C »

t = +24 Fin des contrôles exhaustifs des documents à fournir aux auditeurs externes (PWC)

t = +25 à +30 Présence de l’auditeur externe à l’EPFL, rendez-vous avec PI, transmission du « Draft Form C » et de la lettre d’engagement (Terms of Reference) signée

t = +35 Validation du « Draft Form C » par l’auditeur externe qui en informe le SF par mail

t = +45 Envoi aux auditeurs externes du « Form C » et de la déclaration d’intégralité (Representation Letter) signées par EPFL (SF et PI)

t = +50 Retour au SF des rapports finaux signés par les auditeurs externes y.c. version électronique en format PDF

t = +60 Soumission à la CE des documents finaux par EPFL (SF)



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Type de document Rédaction/ préparation

Signature 1 Signature 2 Délai

Contrats de travail (RH) Unité/RH Responsable RH Collaborateur t=+1 au plus tard

Cahiers des charges (RH) Unité/RH Responsable RH Collaborateur t=+1 au plus tard

Mutations/extournes salaires/modifications de contrats

Unité/RH Responsable hiérarchique

t=+1 au plus tard

Working Days Report Unité PI Chercheur t=+5 au plus tard

Financial Statement Report SF SF PI t=+21 au plus tard

« Form C » SFUnité SF PI t=+24 au plus tard

Lettre d’engagement/Terms of Reference SF/Unité / PI t=+24 au plus tard

Déclaration d’intégralité/Representation Letter SF/Unité / PI t=+24 au plus tard



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Annexe 2 – Matrice des responsabilités REO – Research Office PO – Project Officer SF – Service financier PCA – Person in charge admin PI – Principal Investigator (Scientist) PCS – Person in charge scientific LEAR – Legal Entity authorized rep D – Doyen de faculté responsible du PI DAR – Domaine de la recherche DR – Doyen de la recherche PC – Project Coordinator VPAA – Vice-présidence pour les affaires académiques CE – Commission Européenne VPPL – Vice-présidence pour la planification et la logistique FAR – First authorized rep VPR – Vice-présidence pour la recherche

Proposal setup, part. A (budget)

Proposal setup, part. B (scientific)

GPF DoW GA / Form A

Rédigé PI, PCA PI, PCS PI, PCA PI, PCS CE (via Coordinator or Project Officer)

Approuvé (paraphé) PI PI PI, FAR PI, FAR PI, FAR

Consulté REO REO REO REO

Informé SF D D

Certificate on the financial statement (si audit externe)

Consortium Agreement (si applicable)

ERC Supplementary Agreement (si applicable)

Rédigé PwC PI REO

Approuvé (paraphé) PwC REO, PI REO, PI

Consulté SF REO REO

Informé VPR REO, VPR VPR



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Annexe 3 – Exemple de schéma comptable (3 pages)

Données du projet

Budget en EUR 480’000

Budget en CHF 720’000 au taux de change de 1.50

Budget en CHF du projet (coûts directs) 600’000

Overhead théorique 120’000

1 Saisie du budget alloué pour les coûts directs 2 Préfinancement 3a Dépenses de la période 1 : salaires, consommables, voyages, etc. 3b TVA inéligible transférée transaction par transaction sur un fonds central (période 1) 3c Compensation de la TVA inéligible (période 1) 4 Répartition de l’OH période 1. Base de répartition : (dépenses x taux d’OH) – TVA inéligible.

(200'000 x 20%) – 1'185 = 38’815 4a Répartition de l’OH part unité : 3’882 4b Répartition de l’OH part faculté : 15’526 4c Répartition de l’OH part centrale : 19’407 5 Paiement intermédiaire 6a Dépenses de la période 2 6b TVA inéligible transférée transaction par transaction sur un fonds central (période 2) 6c Compensation de la TVA inéligible (période 2) 7 Répartition de l’OH. Base de répartition : (dépenses x taux d’OH) – TVA inéligible.

(250'000 x 20%) – 1'400 = 48’600 7a Répartition de l’OH part unité : 4’860 7b Répartition de l’OH part faculté : 19’440 7c Répartition de l’OH part centrale : 24’300 8a Dépenses de la période 3 8b TVA inéligible transférée transaction par transaction sur un fonds central (période 3) 8c Compensation de la TVA inéligible (période 3) 9 Répartition de l’OH. Base de répartition : (dépenses x taux d’OH) – TVA inéligible.

(150'000 x 20%) – 600 = 29’400 9a Répartition de l’OH part unité : 2’940 9b Répartition de l’OH part faculté : 11’760 9c Répartition de l’OH part centrale : 14’700 10 Paiement final 11 Mise à 0 du fonds projet 12 Compensation du fonds de trésorerie



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Fonds projet

600’000 Budget coûts directs 1 3a Dépenses période 1 200’000 1’185 TVA inéligible période 1 3b 6a Dépenses période 2 250’000 1’400 TVA inéligible période 2 6b 8a Dépenses période 3 150’000 600 TVA inéligible période 3 8b 596’815 Mise à 0 du fonds projet 11

600’000 600’000

Fonds trésorerie

3c Compensation TVA inéligible 1’185 324’000 € 216’000 Préfinancement 2 4a Répartition OH part unité 3’882 285’000 € 190’000 Paiement interm. 5 4b Répartition OH part faculté 15’526 105’000 € 70’000 Paiement final 10 4c Répartition OH part centrale 19’407 2’815 Mise à 0 du fonds

trésorerie 12

6c Compensation TVA inéligible 1’400 7a Répartition OH part unité 4’860 7b Répartition OH part faculté 19’440 7c Répartition OH part centrale 24’300 8c Compensation TVA inéligible 600 9a Répartition OH part unité 2’940 9b Répartition OH part faculté 11’760 9c Répartition OH part centrale 14’700 11 Mise à 0 du fonds projet 596’815

716’815 716’815

Fonds TVA (central)

3b TVA inéligible période 1 1’185 1’185 Compensation TVA inéligible 3c 6b TVA inéligible période 2 1’400 1’400 Compensation TVA inéligible 6c 8b TVA inéligible période 3 600 600 Compensation TVA inéligible 8c

3’185 3’185

Fonds OH labo

3’882 Répartition OH part unité 4a 4’860 Répartition OH part unité 7a Solde 11’682 2’940 Répartition OH part unité 9a

11’682 11’682



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Fonds OH faculté

15’526 Répartition OH part faculté 4b 19’440 Répartition OH part faculté 7b Solde 46’726 11’760 Répartition OH part faculté 9b

46’726 46’726

Fonds OH central

12 Mise à 0 du fonds trésorerie 2’815 19’407 Répartition OH part centrale 4c 24’300 Répartition OH part centrale 7c Solde 55592 14’700 Répartition OH part centrale 9c

58’407 58’407



Version 2.3 24/45

Annexe 4 – Check list RH pour les contrats de recherche européens



Version 2.3 25/45

Annexe 5 – Exemple de contrat de travail

Contrat modifié pour les cas de Marie Curie IOF



Version 2.3 26/45

Annexe 6 – Exemple de description de fonction – cahier des charges



Version 2.3 27/45

Annexe 7 – Exemple d’un « Form C »

Il s’agit d’un exemple qui peut légèrement différer selon le type de projet.



Version 2.3 28/45

Annexe 8 – Researcher Agreement « Marie Curie IOF » (8 pages)



Version 2.3 29/45



Version 2.3 30/45



Version 2.3 31/45



Version 2.3 32/45



Version 2.3 33/45



Version 2.3 34/45



Version 2.3 35/45



Version 2.3 36/45

Annexe 9 – Partnership Agreement « Marie Curie IOF » (10 pages)



Version 2.3 37/45



Version 2.3 38/45



Version 2.3 39/45



Version 2.3 40/45



Version 2.3 41/45



Version 2.3 42/45



Version 2.3 43/45



Version 2.3 44/45



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