1

RENAULT 2.0

www.social-sharepoint.com

Comment accompagner le déploiement et les usages de Sharepoint pour plus d'efficacité collective ?

19 janvier 2011

Programme d’efficacité collective de Nextmodernity et Renault Consulting

Bienvenue

2

Karim ManarSharepoint Product Manager, Microsoft France

3

01 Présentations & Enjeux

02

Exemples et Résultats03

La démarche 2.0 de Renault 04 Questions - Réponses

AGENDA

0511:30Echanges autour d’un cocktail

4

Présentations & Enjeux

Renault Consulting

Next Modernity

L’entreprise 2.0

01

5

Renault Consulting

• Une société de Conseil interne au Groupe Renault

– intervenant également toute entreprise industrielle ou de service dans tous secteurs d’activité

• Un conseil opérationnel, sur toute la chaîne de valeur, ciblé sur :

– l’amélioration de la performance, le management et l’organisation

• S’appuyant sur l’expérience internationale Renault/Nissan

– la vraie valeur du conseil réside dans sa mise en œuvre effective dans une organisation

4 pays (F/Uk/Esp/Roumanie) - 150 Consultants - 300 clients

Nextmodernity

Collaboration

Intranet 2.0

Usages

Réseaux sociaux

Stratégies de transformation

Accompagnement du changement

Échanges de pratiques

Communautés

Management de la connaissance

Mobilité

Management 2.0

…

Nextmodernity accompagne de manière stratégique et

opérationnelle les organisations à évoluer vers des

formes plus agiles, plus innovantes, plus collaboratives,

plus efficaces, plus motivantes.

Concepts, méthodes et outils : Entreprise 2.0

Votre accélérateur d’efficacité collective

L’entreprise 2.0 ?

La majorité des organisations pense que l’entreprise 2.0 est critique pour leur business, mais elles n’ont pas encore les idées claires sur ce qu’est l’entreprise 2.0 AIIM

L’entreprise sera 2.0 ou ne

sera plus … pour longtemps.

L’entreprise du 21éme siècle

sera une entreprise 2.0

Yves Caseau DGA Bouygues Telecom

Les enjeux de l’entreprise 2.0

Les défis à relever pour avancer vers l’entreprise 2.

Resistance au changement 52.3%

Difficulté à mesurer le ROI 42.1%

Intégration avec les technologies en place 40.6%

Sécurité et confidentialité 31.5%

Budget 25.4%

Connaissance des solutions 22.8%

Les outils et solutions ne sont pas encore prêts pour l’entreprise 22.3%

Incertitude des couts à propos de la maintenance et de la formation 18.3%

Absence de support et d’engagement du senior management 7.3%

Conformité 16.2%

Autres 5.6%

Source: Enterprise 2.0 Adoption Survey

9

La démarche 2.0 de Renault

02

10

La démarche Renault 2.0

• Une 1ère expérience significative dans le travail collaboratif avec le programme B2E/B2B engagé depuis 2003

• La prise de conscience : l’accélération du 2.0 est-elle une opportunité pour accélérer la performance de l’entreprise ?

• Favoriser et rendre cohérentes les initiatives en logique de pilotes

• Be.com : un programme global favorisant les usages-clé qui font la performance collective

11

2011 : Un programme « Be.com » porteur de l’évolution 2.0 pour l’Alliance

>> >

> > >CONNECTERCOMMUNIQUER CAPITALISER INNOVER

les bonnes personnes,

ressources, et

contenus au

bon moment

plus facilement,

plus efficacement,

plus rapidement

les savoirs, les

expériences, les

bonnes pratiques

de tous

EVOLUTION

Le programme 2.0 de

l’Alliance

12

Une culture préalable de l’eCollaborationUn programme B2E/B2B développé depuis 2003

eCollaboration

10.000 espaces projet

52 000 utilisateurs

20 000 Web Conferences par mois

Sites Intranets harmonisés

750 sites intranet

Plus de 500 contributeurs

B2E - Employee Portal

55 000 visiteurs uniques par mois

21 pays – 18 langues

Accès aux services corporate et locaux

3 653 partenaires connectés

27 725 utilisateurs

90 Applications & services

B2B - Supplier Portal

13

Le programme 2.0Historique & background

• 2008 : 1eres initiatives Web 2.0 (B2E / B2C)

• Jan 2009 : Forum de Davos

• Avril 2009 : Forum interne Renault

• Juin 2009 : Diagnostic et Enjeux

• Juill. 2009 : Recensement des initiatives, 1ers Benchmarks

• Oct 2009 : Présentation démarche Executive Committee

• Nov 2009 : Gouvernance conjointe : RC, DSI-R, DCOM, …

• Jan 2010 : Sélection, accompagnement des pilotes

• Avr 2010 : Encadrement des usages, volets RH et Juridiques

• Juin 2010 : 1ers bilans des pilotes

• Jan 2011 : Go généralisation & conduite du changement

2008 : Un intranet / Extranet 1.0 organisé et harmonisé

Un background eCollaboration

2011 : Un programme 2.0 organisé et lancé

14

Le 2.0 pour quoi faire ?Les champs d’application

Informer & Dialoguer

Fédérer &

Connecter

Collaborer & Capitaliser

Apprendre &Innover

B2CClients, prospects, analystes, Citoyens

Blogs & TwittsÉvénements

Partage Videos

CommunautésB2C

Crowdsourcing

B2EEmployés

IntranetsBlogs & Chats

Blog COOBlogs Corporate

Blogs thématiques

Communautés

Experts, Métiers, Vente, …

Diversité, RSE

Collaboration projet ou équipe

Wikis, eRooms

Web Conf, Chat

Innovation

Forums, Appels à idées

B2BFournisseurs

Partenaires

Portail Fournisseur

Communauté de Recherche

Portail Fournisseur

Innovation avec les PMEs

15

Quelques exemples de communautés B2E

CadragePréparation Lancement Autonomie

Métier

Métier

Sociale

Innovation

Sociale

Métier

Organisationnelle

Organisationnelle

Métier

Typologie

Women@Renault

Réseau handicap

DCV

Marketing

Euromed

Clubs Métier

Experts

Sociale Renault Losange

Avr ‘10 Juin ‘10 Déc ‘10

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Pourquoi une approche coordonnée et pluri-disciplinaire ?

• Organiser, rationnaliser, catalyser sans freiner la créativité …

• Culture de Renault : y aller de manière organisée et étayée

Risques ou Faiblesses Conditions de réussite

• Nombreuses initiatives non coordonnées Effectuer un diagnostic

Organiser la capitalisation

• Coûts et délais de mise en œuvre accrus

• Incohérence de l’ergonomie

• Multiplication des fournisseurs

Plateforme technique commune

• Surcoût d’une harmonisation a posteriori

• Communautés cloisonnées, effet silo

Gouvernance commune(cf. expérience web 1.0)

• Accentuation de la fracture numérique

• Rejet & démobilisation des utilisateurs

• Communication & collaboration incontrôlées sur des sites extérieurs

Conduite du changement commune

• Freiner les initiatives locales et la créativité Ressources pour accompagner,

capitaliser, capitaliser (et non pas bloquer les projets)

17

Renault Social Network~60.000 people involved

•Find a specific skill• Enlarge your ownprofessional network• Be informed of local initiatives • Share more•Learn from each other

Business CommunitiesApprox nbr 6

100 people each

• Share Best Practices•Innovate•Capitalization Opportunity•Solve a problem •Improve a process…

Phase 1

Phase 2

Launch & Follow Pilots

Oct 2009 – Dec 2010

Globalization

2011 - 2012

Les communautés comme base du réseau social Renault

Phase 2 bis

Développement

du réseau social

2011 - 2012

Par où et pourquoi commencer ?

Aller sur le

terrain à la

rencontre des

métiers

Analyser les

problèmes,

les besoins

Évaluer le

niveau

d’appropriation

des usages et

outils 2.0

Besoins non couverts par les offres existantes

Gains potentiels pour l’entreprise et les collaborateurs

Cycle pour chacun des pilotes

Identifier des pilotes

1Imaginer et

tester les scénarios d’usage

2Réaliser la

qualification fonctionnelle

3Maquetter la

solution technique

4Former le CM et les « early adopters »

5

Alimenter les 1ers contenus

6

Lancement

7Accompagner le

changement

8Mesurer les

résultats

9Vérifier

l’adéquation de l’offre aux

scénarios d’usages

10

Storytelling

Capitaliser les bonnes pratiques

Question réponse : bouteille à la mer

Accueillir les nouveaux arrivants

Implication au plus tôt des parties prenantes

20

Sécurité informatique

RH

Communication

Chartes

Guides des médias sociaux

Guide Profil réseau social

21

Déploiement : un accompagnement structuré

Gouvernance Accompagnement

structuré Entrée de charge TBD de suivi Modèles / scénarios usage Rôles

Qui est le(s) community manager ?

22

Les questions clés pour chaque communauté créée

Quelle est la motivation des acteurs à participer

?

Quelle valeur ajoutée par rapport à l’existant ?

Répond-on vraiment aux attentes ?

Quels gains ?

23

Pourquoi Sharepoint

Damien Martayan, Renault DSIR

24

Quelle conduite du changement ?

Vers une transformation des modes de travail collaboratifs chez Renault

=

Saturation des boites

emails

Capitalisation éparpillée dans

une multitude de documents

Travail en silos

Travail en mode synchrone,

trop de réunions inutiles

Nos modes de travail collaboratifs et

outils arrivent à leur limite d’efficacité…

De nouveaux modes de travail

…

Des communautés pour :

• Collaborer et co-créer plus

facilement des contenus

• Limiter les réunions physiques

•Partager des informations de

manière transverse

•Capitaliser le savoir et les

connaissances

•Echanger nos bonnes pratiques

•Faciliter l’innovation par chacun

Réseau Social Renault : trouver

plus rapidement une information,

une personne, une compétence

Démultiplication des réunions

physiques, fatigue liée

aux déplacements

Conduite du changement

:

De quoi parle-ton ?

Sur quoi porte-t-elle ?

Objectifs de la conduite du changement

26

GAINS

Comment supprimer les

freins (organisationnels,

individuels…) pour

atteindre ces gains ?

On ne change pas pour le plaisir de changer

Les freins chez Renault ?

27

Difficulté à mesurer le ROI 42.1%

Intégration avec les technologies en place 40.6%

Sécurité et confidentialité 31.5%

Budget 25.4%

Absence de support et d’engagement du senior management 7.3%

Source: Enterprise 2.0 Adoption Survey

Les difficultés rencontrées qu’il faut dépasser

28

Ne pas suffisamment répondre aux besoins des utilisateurs et

aux promesses :

ex : partage d'images, de vidéo, fluidité des échanges,

suggestion et traitement des idées, langues,...

Sharepoint : une boite à outil pour réinventer les modes de

collaboration, mais … temps d'appropriation et formation

nécessaire

Passer d'une logique de travail synchrone à asynchrone

Visibilité sur l’articulation avec les autres offres

Eléments de stratégie

29

Conduite du changement 1.0

Ex : mise en place ERP

Conduite du changement 2.0

Il faut convaincre et séduire (car

d’autres alternatives existent)

Un accompagnement adapté auxdifférentes cibles

Parcours Vert Parcours RougeParcours Bleu Parcours Noir

• Présentation institutionnelle

du programme

• Vidéos « Success Stories »

• Interviews

• Communauté des

collaborateurs : forum, wiki.

• Communauté de partage

des bonnes pratiques 2.0

• Newsletters

• Vidéo

• Guide de bons usages des

médias sociaux internes

CO

MM

UN

IQU

ER

FO

RM

ER

CIB

LE CEG-1 et CEG-2 CEG-3 et CEG-4 Tous les collaborateurs

Ambassadeurs et

Réseaux B2E/B2B

Les informer du programme

et des actions/gains

Les faire adhérer au

programme

Les informer et les former en

fonction des outilsLes informer et les former

pour qu’ils jouent leur rôle

de support

Découvrir les offres par les scénarii d’usage

31

32

Communauté d’aide

33

Exemples & RésultatsEtudes de cas

Les bénéfices métier

03

34

Exemple de la Direction du Coût des Ventes

– 6 pays

– 80 à 130 personnes

– 9 mois d’activité

Objectifs IndicateursRésultat

juin

Résultat

décembreCible

Co-construire et optimiser la

formation aux processus de

travail DCV

Capitaliser et enrichir l'ensemble

des connaissances et savoir-faire

de chacun des membres

Discussion et échange de

pratiques

Suggestions d'idées

35

Exemple de la Direction du Coût des Ventes

Témoignage Community Manager

L. J.

Community Manager DCV

O. T.

Analyste de Coût

Habillage Intérieur"C'est un outil beaucoup plus pratique et convivial, qui permet

d'avoir des échanges d'idées à plusieurs et avec l'avantage de

l'écrit, qui permet de capitaliser chaque question"D. A.

Resp UAC Espagne

DCV RESA

"Il est très utile de pouvoir échanger des informations et des

idées avec les collègues d'autres pays car ils ont peut-être déjà

eu les mêmes problèmes que moi. Dans ce contexte je trouve

l'idée du forum très bonne"

36

1er bilan & retour d’expérienceCommunauté Protopédia

– Cible : 600 personnes

– 8 mois d’activité

– Accessible à tout collaborateur Renault

Objectifs IndicateursRésultat

juin

Résultat

décembreCible

Faciliter l'accès à la terminologie

DIPV

Impliquer chacun des

collaborateurs dans la

formalisation du métier DIPV

37

1er bilan & retour d’expérienceBlog Marketing

– DMM / Avant-vente

– 7 mois d’activité

– Cible : 200 personnes

– Accessible à tout Renault

Objectif IndicateurRésultat

juin

Résultat

décembreCible

Soumettre des repérages de

veille marketing (marché auto ou

non)

Susciter des idées chez les

collaborateurs

Collecter les idées

38

Bilan & gains ?

39

Communauté d’un des métiers de l’ingénierie

Après 3 mois :

• 200 utilisateurs

• TCR, RTK, RTR, RTA

• 58 articles wiki

• 75 questions

• 97 réponses

S.P. Community Manager

Gains:

Délais : obtenir sa réponse plus rapidement

Qualité : en partageant les dernières versions des

standards partout dans le monde

Productivité en répondant une seule fois aux questions

posées (chaque réponse est capitalisée)

Eviter des coûts de développement de solutions

spécifiques périphériques

Objectifs:

Garantir l’accès aux dernières versions des outils et standards

Echanger de manière plus efficace entre collaborateurs et supporter les RTX

Les outils:

Forum

Wiki

40

Communauté Prototypes

Après 5 mois :

• 28 utilisateurs

• Chefs de projet maillage, TCR, RTI, RTK

• 60 fiches problèmes postées

• 30 articles wiki

L.M. Community Manager

Gains :

Délais : gain de 1 à 3 jours, répercuté sur délais global

de développement du prototype

Efficacité : avant 9% des questions étaient posées en

double, depuis juillet 0%

Productivité : objectif 2010 atteint grâce à cet outil (3%)

Objectifs :

Optimiser le dispositif de questions/réponse pour tenir

les délais projet

Les outils :

Liste de

problèmes

Wiki

41

Communauté Club métier

J.G. Community Manager

Gains potentiels:

Augmenter le nombre de Best Practices (BP) partagées par

club métier et par an.

Faciliter leur mise en application (photos, videos)

Améliorer la qualité grâce à une plus grande maîtrise des

processus due aux échanges de BP

Réduire les coûts d’infrastructure

Décloisonner le travail des usines et permettre aux

collaborateurs d’entrer en contact

Les outils:

Forum

Wiki

Vidéos

Photos

Objectifs:

Accélérer et étendre le partage de best practices entre

les usines pour améliorer la productivité des équipes

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Le partenariat Renault Consulting – NextmodernityPourquoi travailler avec nous ?

• Un partenariat durable s’appuyant sur la complémentarité de Renault Consulting / Nextmodernity sur l’accompagnement de projet RSE/Communautés sur Sharepoint.

• Une expérience de collaboration Nextmodernity – Renault Consulting dans le cadre de la mission de Nextmodernity chez Renault

• Un centre unique de ressources et d’excellence expérimentés sur les réseaux sociaux d’entreprise et les pratiques de déploiement de solutions collaboratives et de social media

Nos atouts de confiance – Nos expertises et savoir-faire – Notre leadership

Expérience de mise en œuvre de Sharepoint orientée usages, gouvernance et accompagnement du changement

Expertise web 2.0, entreprise 2.0 , usages et conduite du changement Références projets 2.0 (Roquette, SNCF, Société Générale, Pernod, Auchan …) Contribution au domaine de l’Entreprise 2.0 (méthodologie, formation, conférences, liens

académiques…) Renault, terrain de développement d’expertise Pilotage Renault 2.0 Business Model spécifique (IHC) Clients industriels et tertiaires

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L’exemple de la Mairie de ParisUne équipe mixte RC – Next Mo à géométrie variable …

Responsable de l’intervention, garant de la qualité de la prestation et de la relation avec la Mairie de Paris

Management opérationnel de la missionPilotage mensuel avec la Mairie de Paris

Cadrage, définition des plans d’actionCompétences en gestion de projet collaborativeAnimation des formations

Analyse, réalisation des supportsAnimation des formations

Yves DURON

Michel EZRAN

Olivier BÉRARD

Frédéric BOUCHEZ

Des compétences à activer en fonction des besoins

Pierre-Yves SAGECompétences en micro-learning

Adel BADRICompétences en gestion documentaire

Juliette GIRARDCompétences en animation de réseaux ; aspects RH et juridiques

Manuel DIAZ, Groupe ReflectDéveloppement SharePointPartenaire Gold Microsoft / SharePoint

Anne Sophie BENNETOTCompétences en conduite du changement

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Notre projet :

Notre objectif est de mettre en place une plate-forme d'espaces collaboratifs. Il ne s'agit pas

de remplacer notre intranet actuel ni de créer un réseau social global à l'échelle de

l'entreprise pour le moment.

Notre choix de SharePoint :

Après un benchmark très large des solutions et une short list de 3 outils. Nous avons

sélectionné SP pour son intégration à notre SI (notamment via notre active directory) et sa

richesse fonctionnelle (perspective de développement des projets sans être limité par des

blocages techniques).

Notre collaboration avec Next Modernity et Renault Consulting

Depuis le début, nous savons que nous ne menons pas un projet informatique. Insérer le

collaboratif dans une grande organisation hiérarchisée comme la Mairie de Paris est surtout

un projet de modernisation et d'évolution culturelle.

C'est pour cela que nous menons le projet sur un mode expérimental pour valider les

concepts et monter une offre complète. Au delà des formations "techniques", nous avions

besoin d'accompagnement du changement. L'expérience de Renault Consulting dans ce

domaine et l'expérience de Next Modernity dans le management de communités virtuelles ont

été très précisieuses pour accélérer notre projet sur les aspects de gouvernance, les modèles

d'espaces collaboratifs, le processus de qualification, d'ouverture et d'accopagnement d'un

projet.

Jean-Philippe CLEMENT, DG

Mourad REZGUI, DSI

L’exemple de la Mairie de Paris

Comment accompagner le déploiement et

les usages de Sharepoint pour plus d'efficacité collective ?

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Nous contacter:

Tel : 01 83 62 74 88

michel.ezran@renault.com

yduron@nextmodernity.com