Relais & Châteaux · Avril 2013 Abitare La Storia Arteh Hotels Atmosphere Hotels AVYTAGE –...

Relais & Châteaux

Dossier de candidature

Sommaire I - Documents à retourner datés et signés :

-Par courrier : Relais & Châteaux – 58/60 rue de Prony – 75017 Paris

-Ou par e-mail : [email protected]

Lettre officielle de candidature à dactylographier sur votre

papier à en-tête

Le modèle de lettre officielle de candidature avec accusé réception des

statuts et règlements et attestation de non double appartenance à une

autre chaîne hôtelière et/ou organisation marketing incompatible

Une copie parafée et signée de la liste des organisations

marketing incompatibles avec Relais & Châteaux Attestation du respect des règles d’hygiène et de sécurité

Une déclaration sur l’honneur précisant que votre établissement respecte les règles d’hygiène et de sécurité imposées par la législation en vigueur en matière d’hôtellerie et de restauration dans votre pays. Fiche d’identité à compléter

Attestation du chiffre d’affaires (concerne uniquement les

restaurants sans chambre attestant d’un chiffre d’affaires de moins de 2 millions d’euros par an)

Une copie parafée et signée de nos statuts et règlements

II - Joindre les éléments suivants :

Le bilan et compte de résultat du dernier exercice de la société

Le compte d’exploitation Un extrait K-Bis du registre de commerce (ou document national

équivalent mentionnant les dirigeants sociaux) de moins de 1 mois

La répartition du capital social, la position locative ou propriétaire, et les références bancaires avec relevé d’identité bancaire

III – Règlement à effectuer :

Un virement de 1819,75€ H.T. (soit 2183,70€ T.T.C.uniquement pour les candidats français)

Virement à effectuer sous 30 jours à réception du dossier.

ATTESTATION à dactylographier sur votre papier à en‐tête

Monsieur le Président, J'ai l'honneur de vous confirmer ma demande d'admission au sein de l'Association des Relais & Châteaux.

Je reconnais avoir pris connaissance des Statuts et Règlements de l’Association, et je m'engage, si la décision du Conseil d’Administration est favorable à l’entrée de mon établissement, à en respecter les termes. À ce titre, je joins à ce dossier une copie de ces documents parafés et signés.

En cas d’admission, je m’engage également à respecter la règle impérative d’interdiction de double appartenance telle que précisée dans les Statuts et Règlements de l’Association et à cet effet, je joins la liste paraphée et signée qui m’a été remise dans le dossier et je certifie (cochez la mention correspondante):

n’appartenir, à ce jour, à aucune chaîne hôtelière ou groupement marketing incompatible avec le statut de membre des Relais & Châteaux.

appartenir à une chaîne hôtelière ou à un groupement marketing qui pourrait être déclaré incompatible avec le statut de membre des Relais & Châteaux et dont la dénomination est la suivante : ........................................................................................................................................... Dans l’éventualité où mon admission sous conditions suspensives serait prononcée par le Conseil d’Administration, je démissionnerai par lettre recommandée avec accusé de réception, de cette autre chaîne hôtelière et/ou organisation marketing incompatible avec le statut de membre des Relais & Châteaux. Une copie de ladite lettre sera adressée à l’association Relais & Châteaux ainsi qu’une copie de la confirmation écrite de cette chaîne ou organisation marketing que je ne figurerai pas, à compter de 2014, sur leur site Internet, guide ou catalogue en quelque qualité que ce soit.

Je vous prie de croire, Monsieur le Président, en l'expression de mes sentiments distingués.

Faite le ......./....../....... À .....................................................

Signature

ATTESTATION

Avril 2013

Abitare La Storia Arteh Hotels Atmosphere Hotels AVYTAGE – Châteaux & Manoirs de Luxe Best Loved Hotels Bilderberg Hotels & Restaurants Charme & relaX Châteaux & Demeures de Tradition et Grandes Etapes des Vignobles Châteaux & Hôtels Collection Châteaux Golf Country Clubs Classic Retreats Countryside Hotels De Historiske Design Hotels International Domus Selecta Exclusive Hotels Exclusive Island Hotels & Resorts Gast im Schloss Grandes Étapes Internationales ‐ Grandes Étapes Françaises Grand Heritage Hotels Great Hotels of the World Heritage Historic Hotels of America Hoteis Heritage Lisboa Hôtels & Préférence Ila Chateaux & Hôtels de Charme Les Amis de l’Art de Vivre (http://www.gourmetresidenzen.net/de/index.php?alle‐im‐ueberblick) Les Belles Etapes Françaises Les Palaces de la Côte d’Azur Lieux Idylliques / Idyllic Places Luxe Worldwide Hotels Orient Express Hotels Portfolio Pousadas de Portugal Preferred Hotels & Resorts Worldwide Prima Relais du Silence ‐ Silencehotel Romantik Hotels Rusticae Secret Retreats Small Luxury Hotels Schlosshotels Herrenhäuser / Castles Hotels & Mansions SRS World Hotels Swiss Historic Hotels Swiss International Hotels Symboles de France Tables & Auberges de France The Charming Hotels The Healing Hotels of the World The Leading Hotels of the World The Leading Independent Hotels of South Africa The Best Loved Hotels Welsh Rarebits Yades Hotels

LISTE

DES

CHAÎNES

ET ORGANISATIONS INCOMPATIBLES AVEC

RELAIS

& CHÂTEAUX

ATTESTATION

sur votre papier à en‐tête

ENGAGEMENT SUR L HONNEUR Je soussigné(e) ............................................... atteste en tant que représentant légal de l’établissement ................................................... qu’un haut niveau d’exigence en matière de règles d’hygiène et de sécurité est observé dans mon établissement. A cet égard, je déclare que les locaux dans lesquels travaille le personnel de mon établissement sont aménagés de façon à garantir leur sécurité et à protéger leur santé. Les locaux de travail de mon établissement sont tenus dans un état constant de propreté et présentent les conditions d’hygiène et de salubrité nécessaires à la protection de la santé du personnel. Des normes particulières sont prescrites pour l’éclairage, l’aération, la ventilation et l’atténuation du bruit dans les locaux de travail. Je déclare :

- avoir au jour de mon adhésion évalué les risques inhérents aux locaux de mon établissement et avoir mis en place toute mesure de prévention des risques nécessaire ;

- m’engager à procéder chaque année à un rapport écrit d’évaluation des risques présentés par mon établissement et ses dépendances et mettre en place toute mesure visant à les anéantir ou si cela est impossible à les réduire autant que possible ;

- avoir pleine connaissance du fait que ce rapport d’évaluation des risques en matière d’hygiène et de sécurité peut être demandé par l’Association Relais & Châteaux au cours d’un contrôle ;

- qu’un matériel de premier secours, adapté à la nature des risques, est prévu sur les lieux de travail du personnel ;

- que l’établissement est équipé de portes de secours pour éviter tout encombrement en cas de danger ;

- Que les cuisines ainsi que les parties communes de l’établissement sont régulièrement inspectées et maintenues dans un état de salubrité garantissant la sécurité du personnel et de la clientèle ;

- Avoir fait part de consignes appropriées d’hygiène et de sécurité à mon personnel en fonction des dangers que peut présenter mon établissement ;

- Privilégier les consignes assurant la sécurité collective par priorité sur les mesures de protection individuelle.

Je déclare de la même façon que la clientèle est accueillie au sein de mon établissement dans des conditions assurant un haut niveau de sécurité, de salubrité et de confort tant dans les chambres que dans les parties communes de l’établissement.

Le ………………………. A ………………

Signature :

ENGAGEM

ENT SU

R L’HYGIENE ET

LA

SEC

URITE

FICHE D’IDENTITE

Nom et adresse de l’établissement : Tél : E‐mail : Site internet : Fermeture annuelle : Fermeture hebdomadaire : Le numéro d’identification auprès de l’Administration fiscale pour les opérations intracommunautaires (TVA) :

Date de création de l’établissement : étoiles :

Nom du Propriétaire (précisez depuis quelle date) : (si plusieurs actionnaires, précisez le pourcentage des actions)

Nom du Directeur (précisez depuis quelle date) :

Nom du Chef (précisez depuis quelle date) :

Distinctions éventuelles dans les guides de l’année en cours:

Nom du restaurant principal : Capacité : Prix moyen d’un repas : Prix des menus :

Nom du deuxième restaurant : Capacité : Prix moyen d’un repas : Prix des menus :

Nombre TOTAL de chambres et appartements / suites : Nombre de chambres : Tarif(s) Nombre d’appartements : Tarif(s)

L’établissement possède‐t‐il : Piscine Garage Spa Autres (Thermalisme/Thalassothérapie/Espace Beauté)

OUI/NON OUI/NON OUI/NON

Golf Tennis

OUI/NON OUI/NON

L’établissement accepte‐t‐il les cartes de crédit OUI/NON Visa, Eurocard, Mastercard OUI/NON American Express OUI/NON

Diners Club International OUI/NON Autres, lesquelles

L’établissement exerce‐t‐il une activité séminaire OUI/NON L’établissement exerce‐t‐il une activité banquet OUI/NON Si oui, quel en est le pourcentage d’activité ………%

Faites‐vous partie d’une organisation marketing ou chaîne concurrente (précisez laquelle) OUI/NON (voir liste ci‐jointe)

Adhérez‐vous à une centrale de réservations (précisez laquelle) OUI/NON

Aéroport le plus proche (précisez National ou International) : kms Gare la plus proche : kms Altitude : m

Date et signature :

Concerne uniquement les restaurants sans chambre attestant d’un chiffre d’affaires annuel de moins de 2 millions d’euros

ATTESTATION CHIFFRE D’AFFAIRES Je soussigné ………………………….………, expert comptable de l’établissement :……………………………….................................................... certifie que le montant du chiffre d’affaires annuel hors TVA, est inférieur à 2 millions d’euros : Nom du signataire : Numéro de téléphone : Date: Cachet de l’expert comptable :

ATTESTA

TION

CHIFFR

E D’AFFAIRES

Intitulé du compte : RELAIS & CHATEAUX ASSOCIATION 58/60 rue de Prony 75017 Paris Banque : BNP PARIBAS ELYSEE HAUSS 37/39 rue d’Anjou 75008 Paris N° de compte : 30004 00819 00011818586 61 IBAN : FR76 3000 4008 1900 0118 1858 661 Code SWIFT : BNPAFRPPPLZ

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I. LE CANDIDAT

Une demande de participation financière pour les frais de

dossier, incluant l’audit qualité, s’éleva t à 25 points.

II. LE MEMBRE

1-Un droit d’e tr e

Payable la première année

140 points pour un établissement Hôtelier-Restaurateur

Relais & Châteaux. (soit : 10 190,60 euros HT)

35 points pour un Restaurant Relais & Châteaux (sans

chambre) ayant un chiffre d’affaires supérieur à 2M €.

(soit : 2 547,65 euros HT)

10 points pour un Restaurant Relais & Châteaux (sans

chambre) ayant un chiffre d’affaires inférieur à 2M €. (soit :

727,90 euros HT)

Le droit d’e tr e peut être payable en deux fois dans les

12 mois suivant l’ad issio .

2-Un fond de garantie

Payable la première année

25,14 points payable lors de l’ad issio

3-Une cotisation annuelle Globale

a. Un Membre Hôtelier-Restaurateur Relais & Châteaux

Chaque établissement hôtelier se voit attribuer 108

points de base de calcul. (soit : 7 861,32 euros HT)

Chaque établissement possédant des chambres recevra 4

points supplémentaires par chambre et 6 points

supplémentaires par suite ou appartement, et ce, sur la

base des déclarations transmises sur le questionnaire

d’i for atio s annuel de l’a ée suivante retourné par les

membres en vue de l’éditio du guide de l’Asso iatio .

Exemple, pour un établissement de 20 chambres et 9 suites

(108 + 4x20 + 6x9) X 72.79 = 17 615,18 euros HT

b. Un Membre Restaurateur Relais & Châteaux (sans

chambre) : Une Table R&C

Une Table Relais & Châteaux (sans chambre) dont le

hiffre d’affaires est sup rieur à 2 M€ se voit attribuer 90

points de base de calcul (soit 6 551,10 euros HT)

Une Table Relais & Châteaux (sans chambre), sur

prése tatio d’u e dé laratio de Chiffres d’Affaires annuel inférieur à 2 M€, se voit attribuer 60 points de

base de calcul : ( Soit : 4 367,40 euros HT)

4-Une cotisation annuelle de Délégation

La cotisation annuelle de Délégation représente 10% de

la valeur de la cotisation annuelle globale (voir le point

n° 3)

5- Participation à l’Asse l e G. du Congrès

Tous les membres ont l’o ligatio de participer au

congrès annuel, au cours duquel se tiennent les

assemblées générales. A ce titre, chaque membre verse,

en même temps que sa cotisation, une participation au

congrès.

Cette participation est fixée tous les ans par le Conseil

d’Ad i istratio et basée sur une valeur de référence de

14 points. (soit : 1 019,06 euros HT)

6- Participation au financement du plan média

Il est demandé à chaque membre hôtelier de

l’Asso iatio de participer annuellement au financement

du plan média pour un montant forfaitaire mentionné ci-

après.

La participation s’ l ve à 50 euros par chambre.

L’e se le des l e ts e tio s i-dessus et

fa tur s so t al ul s sur la ase d’u o re de poi ts.

La valeur du point, fixée tous les ans par le Conseil

d’Ad i istratio est as e sur la valeur de r f re e de 72,79€.

Le total des points obtenus est multiplié par cette valeur

de référence.

Les frais

et commissions d

e la

Centrale

de

Réservations R

elais

& Châteaux

APPLICATION DES FRAIS TECHNIQUES DE RESERVATION ET DES COMMISSIONS

VOICE

‐ Centres d’appels‐ Maisons R&C

‐ Agents généraux de vente (GSA)

GDS / IDS GUEST CONNECT

FLEX CORPORATE

Site Internet Relais & Châteaux

GUEST CONNECT (FLEX)

SHARED

Site Internet adhérent

Frais de réservations 7 % 5 % 4 % Gratuit

Commissions d’agences de voyages et d’Apporteurs d’Affaires */**

8%

(5% si forfait)

8%

(5% siforfait)

8%

(5% si forfait)

8% si agence de voyages (5% si forfait)

* Les frais de réservations et les Commissions Apporteurs d’Affaires s’entendent en hors taxes (sur le prix payé par le client). Selon la législation applicable en vigueur, la TVA sera facturée en sus.

** 8% sur le 'tarif affiché' du membre ou 5% sur les forfaits est le minimum attendu, le membre étant libre de définir un pourcentage supérieur.

Il n'y a jamais de double commission Agence de Voyages + commission Apporteurs d’Affaires Relais & Châteaux, c'est soit l'un, soit l'autre.

Frais de réservationsFacturés par WPS pour Relais & Châteaux Réservations et reversés à Sabre

Hospitality Solutions pour couvrir les frais techniques

Commissions Facturés par WPS pour couvrir les efforts commerciaux

CHANNEL CONNECT

Contrats OTA avec l’hôtel

MOBILE BOOKING ENGINE CORPORATE

Appli Relais & Châteaux

MOBILE BOOKING ENGINE SHARED

Site Internet Mobile/Appli Adhérent

Frais de réservations 3,50 € par transaction 4 % Gratuit

Commissions d’agences de voyages et d’Apporteurs d’Affaires */**

Commission établie dans votre contrat dédié avec le OTA

8%

(5% si forfait)8% si agence de

voyages (5% si forfait)

FLUX FINANCIERS & REGLEMENTS

FRAIS DE PROGRAMMATION ET DE GESTION DE LA CENTRALE DE RESERVATIONS

Frais de programmation 700 €

Frais de gestion annuels 600 €

Merci de bien vouloir nous retourner une copie parafée et signée des documents suivants :

‐ les Statuts ‐ le Règlement Intérieur ‐ le Règlement Financier‐ le Règlement des droits de Propriété Intellectuelle

Statuts & Règlements de l’Association

STATUTS

ET

REGLEMENTS

DE

L’ASSOCIATION

Règlement Intérieur voté au Conseil d’Administration des 17 & 18 juin 2013

REGLEMENT INTERIEUR DE RELAIS & CHATEAUX

PRÉAMBULE 1. REPRESENTATION DES MEMBRES CONDITIONS ET PROCEDURE DE CANDIDATURE 2. CONDITIONS DE CANDIDATURES 3. PROCÉDURE DE CANDIDATURE 4. STATUT DES MEMBRES « GRAND CHEF RELAIS & CHATEAUX » DEVOIRS DES MEMBRES 5. ÉTAT D'ESPRIT – SOLIDARITÉ 6. SIGNES D’APPARTENANCE OBLIGATOIRES 7. RELATIONS ENTRE MEMBRES 8. RESPECT DES REGLES DE L’ASSOCIATION

Règle de position dominante Règle d’interdiction de double appartenance Règle d’appartenance pour établissements qui sont rattachés à un Groupe Hôtelier

9. LES DÉLÉGATIONS NATIONALES ET/OU REGIONALES Mission des délégations régionales et/ou nationales Le rattachement automatique de tout établissement Membre à une délégation Création et forme juridique des délégations Cas de vacance d’un délégué Forme juridique de la délégation Réunions régionales et/ou nationales

10. ACCORDS ET PARTENARIATS DEVELOPPES PAR L’ASSOCIATION 11. QUOTA DE GRATUITES CHANGEMENT DE CONTROLE, DEMISSION ET MESURES DISCIPLINAIRES 12. CHANGEMENT DE CONTROLE 13. DEMISSION 14. MESURES DISCIPLINAIRES

Procédure en cas d’avertissement et d’exclusion Manquements envisagés Conséquences de la mise en œuvre de procédures disciplinaires

GOUVERNANCE DE L’ASSOCIATION 15. PRINCIPES 16. ELECTIONS

Elections des délégués Elections des administrateurs Election du Président

17. CONGRES ANNUEL INTERNATIONAL 18. COMITE D’AUDIT ET COMITE DES ELECTIONS, NOMINATIONS ET REMUNERATIONS 19. COMITE DE DIRECTION 20. MODIFICATION DES REGLEMENTS

STRUCTURES JURIDIQUES 21. STRUCTURES JURIDIQUES DROIT APPLICABLE 22. INTERPRETATION ET VALIDITE 23. ATTRIBUTION DE COMPÉTENCE

ANNEXES

Annexe 1 - Rôle du délégué

Annexe 2 - Comité d’audit et Comité des Elections, Nominations et Rémunérations de l’Association Relais & Châteaux

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PRÉAMBULE Le présent règlement intérieur (ci-après dénommé le « Règlement Intérieur ») vient compléter, avec le règlement financier, la charte de communication, la charte de qualité et la charte de l’administrateur, les statuts de l’association Relais & Châteaux (ci-après dénommée l’« Association »). L’ensemble forme un tout indivisible applicable et opposable à l’ensemble des membres de l’Association (ci-après dénommés collectivement les « Membres » et individuellement un « Membre »). 1. REPRESENTATION DES MEMBRES

Conformément à l’article 6 des statuts de l’Association, le Membre est la société commerciale propriétaire

qui exploite le fonds de commerce de l’établissement Relais & Châteaux (hôtel ou hôtel-restaurant) (ci-

après « l’Etablissement »).

L’Association tient à jour, sous le contrôle du président de l’Association (ci-après dénommé «le

Président»), un registre des Membres (ci-après le « Registre »).

A cet effet, le Membre, par le biais de son représentant légal, est tenu de remplir et de tenir à jour la fiche

Membre du Registre que lui adresse l’Association lors de son admission.

Celle-ci doit au minimum contenir les informations suivantes :

La dénomination sociale, forme juridique et adresse du siège social de la personne morale

propriétaire de l’Etablissement ; Le nom, prénom, date de naissance et qualité du représentant légal du Membre ainsi que sa fonction

au sein de l’Etablissement.

Dans ses rapports avec l’Association, le représentant légal du Membre a la faculté de désigner une personne physique (actionnaire, porteur de parts, membre du conseil d’administration) de la société propriétaire de

l’Etablissement pour le représenter.

En tout état de cause, si le représentant légal du Membre ou la personne physique qu’il aura désignée n’assurent pas elles-mêmes l’exploitation opérationnelle de l’Etablissement, le représentant légal du

Membre doit désigner une personne physique impliquée personnellement et régulièrement dans

l’exploitation de l’Etablissement. Dans ce cas, il lui appartient de le mentionner dans sa fiche Membre et de donner le nom, prénom, date de naissance et fonction au sein de l’Etablissement de cette personne.

Pour être valable, ces désignations délégation doivent être notifiées par écrit à l’Association via la fiche Membre et agréées par le Président afin d’être portée sur le Registre.

Chaque Membre doit informer immédiatement le Président de tout changement intervenu dans sa

représentation de sorte que le Registre puisse être constamment tenu à jour.

En tout état de cause, le représentant légal du Membre est tenu d’adresser, à première demande de l’Association, une fiche Membre actualisée ainsi qu’un extrait Kbis (ou tout document officiel similaire pour les sociétés immatriculées hors de France) et, si nécessaire, tout autre document statutaire ou légal de

nature à permettre à l’Association de contrôler les informations juridiques relatives au Membre.

L’ensemble de ces documents doit faire l’objet d’une traduction en langue française ou anglaise, aux frais exclusifs du Membre.

CONDITIONS ET PROCEDURES DE CANDIDATURE 2. CONDITIONS DE CANDIDATURES

Tout établissement qui demande à adhérer à l’Association (ci-après dénommé le « Candidat ») doit avoir au moins un (1) an d'activité avec le même propriétaire-exploitant et/ou le même directeur d’établissement.

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Toutefois, dans le cas d'un Candidat remplissant tous les critères d'entrée dans l’Association, le conseil d’administration de l’Association (ci-après dénommé « le Conseil d’Administration ») pourra décider son admission dès lors que le Candidat dispose d'une période d'ouverture pendant laquelle les visites qualité requises pourront être organisées. L’admission d’un Candidat est effective à compter du premier jour de l’exercice, soit le 1er juillet de chaque année, étant expressément précisé que cette admission ne sera définitive qu’après une période probatoire de deux (2) ans, commençant à courir à compter de la date de son admission au sein de l’Association. Exceptionnellement, un Candidat peut être admis au cours d’un exercice. Dans un tel cas, le montant de sa cotisation sera alors calculé proportionnellement à sa date d’entrée dans l’Association pour l’exercice en cours (cette date étant arrêtée par le Conseil d’Administration). Si pour des contraintes techniques, le Candidat ne pouvait figurer dans le guide international Relais & Châteaux (ci-après dénommé le « Guide ») en cours de réalisation à la date de son entrée au sein de l’Association, il ne saurait se prévaloir d’une diminution de cotisation en rapport avec ce différé de présence dans le Guide.

Le nouveau Membre disposera, dès la date de son admission, de tous les services que l’Association pourra mettre à sa disposition, le cas échéant, en considération de son entrée en cours d’exercice, tels que la centrale de réservations et d’informations, les chèques invitations et forfaits, le site Internet, ainsi que les services marketing, sous réserve qu’il ait communiqué à l’Association toutes les informations requises et en tenant compte du délai incompressible de formation, de paramétrage et d’initialisation dans les différents systèmes de l’Association et de ses filiales. (par exemple : la centrale de réservations), 3. PROCÉDURE DE CANDIDATURE

Toute demande écrite d’adhésion fera l’objet d’un examen préalable par le Président de l’Association qui décidera de l’envoi éventuel d’un dossier de candidature au Candidat, comportant les critères d’admission, ainsi que les documents à fournir. Tout dossier de candidature devra comporter le formulaire officiel de candidature dûment rempli et être adressé au Président avec cinq (5) exemplaires des brochures, documentations, tarifs et photographies présentant le Candidat. Le dossier de candidature sera transmis, pour avis, par le Président au délégué régional ou national compétent, lequel devra donner son avis dans un délai de trois (3) mois. L’absence de réponse du délégué ne pourra pas influer sur la décision finale d’admission du Candidat. A la demande du Conseil d’Administration, un avis à simple valeur consultative pourra être sollicité auprès d’un Membre qui serait situé dans un rayon de 20 kms à vol d’oiseau du Candidat. Au vu des éléments décrits ci-dessus, le Conseil d’Administration décidera de l’admissibilité du Candidat. Après avoir adressé au Candidat les statuts, règlements (en ce compris le Règlement Intérieur) et chartes de l’Association, il lui sera demandé les pièces suivantes, traduites en français ou en anglais, pour continuer l’instruction de son dossier :

une lettre de candidature officielle rédigée par le représentant légal du Candidat comme suit : Monsieur le Président,

Je vous confirme ma demande d'admission dans l’Association des Relais & Châteaux. Je reconnais avoir pris connaissance des statuts, règlements et chartes et je m'engage à en

respecter les termes.

En cas d’admission, je m'engage aussi à payer le droit d’entrée, les cotisations, le fonds

de garantie dès que ceux-ci me seront notifiés et je m’engage à ne pas effectuer de communication sur mon admission sans concertation et accord préalable, exprès et écrit

de l’Association et ce, jusqu’au lendemain du congrès annuel de l’Association qui se tiendra dans l’année suivant mon admission. J'ai pris connaissance qu'il existe une période probatoire de deux ans à l'issue de laquelle

mon admission définitive sera soumise à l'approbation du Conseil d’Administration.

De même je sais que l'exclusion éventuelle des membres de l’Association des Relais &

Châteaux est arrêtée sur décision de son Conseil d’Administration.

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les bilans, les comptes de résultat du Candidat et renseignements annexes du dernier exercice, le compte d'exploitation du Candidat à la date de sa candidature, ainsi que le compte

d'exploitation ou budget prévisionnel, les statuts et un extrait K-Bis du Candidat (ou document national équivalent mentionnant ses

dirigeants sociaux) de moins de trois (3) mois, la répartition du capital social, la position locative ou propriétaire, et les références bancaires

du Candidat, les informations, documents et photos du Candidat nécessaires en vue notamment de la

préparation du Guide. La visite du Candidat prendra la forme d’une inspection, qui pourra être anonyme, au cours de laquelle il sera vérifié la conformité de l’établissement aux critères objectifs définis notamment dans la charte de qualité. A la fin de ces visites, l’inspecteur pourra demander au Candidat de visiter tout ou partie de l’établissement (sanitaires, cuisine et dépendances, chambres, caves, etc.) sans que le Candidat ne puisse s’y opposer, sauf raison de sécurité ou de respect de la clientèle. Cette visite devra se faire avec discrétion en présence du Candidat ou de son représentant. Le Candidat devra régler les frais de dossier et d’inspections préalablement à toute visite, dans les conditions décrites dans le règlement financier. Le rapport d’inspection sera versé au dossier de candidature. Le propriétaire ou le directeur du Candidat sera entendu par le Président ou par un administrateur mandaté, au cours d’un entretien permettant de vérifier que le Candidat entend respecter les valeurs véhiculées par l’Association, telles que notamment :

la volonté d’appartenance, la présence et l’engagement personnel dans la maison du propriétaire et/ou du directeur du

Candidat, le respect de l’identité de la région et du terroir dans lequel se situe l’établissement, l’harmonie dans l’établissement, l’art de vivre.

Au vu de l’ensemble de ces éléments, le Conseil d’Administration statue souverainement sur l'admission ou la non-admission du Candidat, en précisant, le cas échéant, la date de son admission. Si le Candidat est admis, il devra signer les documents suivants :

l’autorisation de reproduction des photos du Candidat, la déclaration d’acceptation des chèques Relais & Châteaux, les statuts, règlements (en ce compris le Règlement Intérieur) et chartes, et le document relatif aux engagements du Candidat vis-à-vis du Club « 5C ».

A la suite de son admission, le nouveau Membre doit prendre régulièrement connaissance de la liste des partenariats mise à jour sur le site www.relaischateaux.org.

A titre d’exception ne remettant en cause, ni le principe d’interdiction de double appartenance, ni aucun des articles ci-dessous mentionnés, il est stipulé ce qui suit : Un Candidat qui est affilié à une Organisation Hôtelière Concurrente remplissant les critères de la charte de qualité de l’Association peut être admis dans l’Association sur décision du Conseil d’Administration sous réserve de se conformer aux conditions suivantes :

le Candidat doit s’engager à démissionner de l’Organisation Hôtelière Concurrente dont il fait partie dans les trente (30) jours suivants la date de son admission dans l’Association et, dans la mesure du possible, à ne plus figurer sur les publications de cette Organisation Hôtelière Concurrente postérieurement à sa démission, et

http://www.relaischateaux.org/

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le Candidat doit justifier de cet engagement en adressant à l’Association, la copie des lettres officielles de démission de l’Organisation Hôtelière Concurrente, ainsi que des accusés réception de cette Organisation Hôtelière Concurrente et préciser à quelle date il ne figurera plus dans les publications de cette Organisation Hôtelière Concurrente.

Une fois les conditions ci-dessus mentionnées remplies par le Candidat, ce dernier bénéficiera du choix suivant :

soit devenir Membre dès le début de son préavis ou à n’importe quel moment du préavis, payer

en conséquence les cotisations correspondantes jusqu’à la fin de son préavis et respecter la règlementation applicable à tout Membre,

soit il pourra devenir Membre à la fin de son préavis, En outre, que le Candidat soit soumis à un préavis ou non, il devra signer un engagement écrit dans lequel il sera spécifié que le non-respect des règles énumérées au présent article l’obligera à payer des dommages-intérêts à l’Association à concurrence d’une somme correspondant à deux (2) années de cotisations, sans préjudice de tous dommages-intérêts que l’Association pourrait demander en justice désigné par l’Association. De plus, cela pourra entraîner une exclusion après débat contradictoire et convocation à une réunion de la Commission mandatée à cet effet par l’Association.

4. QUALITE DE MEMBRE CHEF-RESTAURATEUR « GRAND CHEF RELAIS & CHATEAUX »

Cette qualité de Membre Chef-restaurateur « Grand Chef Relais & Châteaux » est accordée par le Conseil d’Administration au Chef, intuitu personae, et en fonction de l’établissement dans lequel il officie, suite à une inspection qui pourra être anonyme. Cette qualité de Membre est cumulable avec celle de Membre hôtelier des Relais & Châteaux. Les Grands Chefs Relais & Châteaux pourront se trouver dans l’une des situations suivantes :

- soit exploitant indépendant d’un restaurant, - soit dans les établissements hôteliers Membres.

Pour les chefs exerçant dans d’autres établissements hôteliers non Membres de l’Association, le Conseil d’Administration décidera, au cas pas cas, de l’attribution de la qualité de Membre Grand Chef Relais &

Châteaux. Les critères d’attribution de la qualité de Membre Grand Chef Relais & Châteaux cumulent d’une part le respect des dispositions spécifiques de la charte qualité et l’adhésion aux valeurs et à l’esprit de l’Association.

DEVOIRS DES MEMBRES 5. ÉTAT D'ESPRIT – SOLIDARITÉ

Le seul fait d'adhérer à l’Association implique la ferme décision d'être solidaire des autres Membres et de faire preuve d'esprit d'équipe pour appliquer les décisions prises par le Conseil d’Administration dans l'intérêt général des Membres. Chaque Membre fera, dès que possible et en toutes occasions, la promotion auprès de la clientèle des autres Membres. Chaque Membre étant une étape, il devra inciter la clientèle à découvrir une autre étape de la « route du bonheur » chez un autre Membre. Les représentants des Membres auront notamment conscience de partager et de véhiculer des valeurs communes qui font la spécificité et le prestige de l’Association. Chaque propriétaire ou directeur d’établissement sera le garant et le digne représentant du respect accordé à ces valeurs.

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6. SIGNES D’APPARTENANCE OBLIGATOIRES

L'appartenance à l’Association oblige chaque Membre à faire connaître aux clients son affiliation aux Relais & Châteaux par :

accueil téléphonique, plaques en bronze fournis par et appartenant à l’Association, papier à lettre et de fax, menus, brochures, site et adresse Internet, drapeau, fléchage, port de l’épinglette Relais & Châteaux par l’ensemble des collaborateurs.

7. RELATIONS ENTRE MEMBRES Il est souhaitable que les Membres connaissent les autres Membres et leurs maisons. Il est donc recommandé qu'au cours de déplacements, le Membre s'efforce de visiter un ou plusieurs autres Membres. En fonction de la saison et de l'occupation de l'établissement, lors du passage de Membres, il est recommandé qu'un accueil particulier leur soit réservé. Chaque Membre demeure libre des conditions tarifaires appliquées. Les Membres devront ainsi s’abstenir de dénigrer les autres Membres et au contraire veiller à entretenir des relations courtoises empruntes de bienveillance et de respect mutuel.

8. RESPECT DES REGLES DE L’ASSOCIATION

8.1 Respect des décisions des organes de l’Association

Les décisions du Conseil d’Administration, des assemblées générales et des délégations sont opposables à l’ensemble des Membres, de même que les termes des statuts, règlements et chartes de l’Association, que chaque Membre doit respecter.

8.2 Règle de position dominante Un Membre ne pourra détenir plus de dix (10) établissements Membres de l’Association et/ou ne doit pas représenter plus de quarante-neuf pour cent (49%) des Membres d’une même délégation, sauf dérogation, expresse et préalable du Conseil d’Administration. Cette restriction permet d’éviter soit une position dominante, soit une prise de contrôle d’un grand nombre d’établissement Membres par un groupe hôtelier, financier, un fonds de pension ou autres.

8.3 Règle d’interdiction de double appartenance

8.3.1 L'adhésion à l’Association est exclusive de toute appartenance à une autre chaîne déclarée par le Conseil d’Administration incompatible avec la qualité de Membre, qu’il s’agisse d’une « chaîne intégrée » (groupe hôtelier propriétaire) ou d’une « chaîne volontaire » (organisation marketing hôtelière).

8.3.2 Ainsi, toute adhésion à une « chaîne intégrée » (groupe hôtelier propriétaire) ou une « chaîne volontaire » (organisation marketing hôtelière) (ci-après dénommées « Organisation Hôtelière Concurrente ») peut être déclarée incompatible avec le statut de Membre si une telle adhésion rassemble au moins cinq (5) des dix (10) critères suivants :

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1. mise à disposition par l’Organisation Hôtelière Concurrente d’une plaque ou d’un logo susceptible d’être présent au sein d’établissements,

2. mise à disposition par l’Organisation Hôtelière Concurrente d’un logo ou d’une marque sur le site Internet ou sur tout document imprimé,

3. existence d’une centrale de réservations, 4. proposition d’offres commerciales, vente de forfaits ou de chèques invitation, 5. existence d’un guide papier, 6. existence d’un site Internet, 7. organisation d’événements de promotion / activité de relations publiques, 8. existence d’un magazine, 9. existence d’une base de données clients, E-Newsletter, 10. adhésion ou participation payante.

Le Conseil d’Administration pourra déclarer l’Organisation Hôtelière Concurrente incompatible avec l’Association sur la base du nombre et de l’importance des critères listés ci-dessus, après une étude approfondie et en tenant compte de sa zone d’influence. La décision du Conseil d’Administration pourra également tenir compte de la taille et de l’importance stratégique pour l’Association de la zone géographique d’implantation de l’Organisation Hôtelière Concurrente (internationale, nationale, régionale), ainsi que du nombre de ses membres. La liste des Organisations Hôtelières Concurrentes déclarées incompatibles avec l’Association est mise à

jour sur le site www.relaischateaux.org, chaque Membre devant en prendre connaissance régulièrement.

8.3. Dans l’hypothèse où un Membre (i) serait membre d’une Organisation Hôtelière Concurrente que le Conseil

d’Administration viendrait à déclarer incompatible ou (ii) adhérerait à une Organisation Hôtelière Concurrente d’ores et déjà déclarée incompatible par le Conseil d’Administration, il devra démissionner (dans les conditions visées ci-dessus) de cette Organisation Hôtelière Concurrente dans les trente (30) jours suivants (i) la date à laquelle cette Organisation Hôtelière Concurrente a été déclarée incompatible par le

Conseil d’Administration ou (ii) la date de son adhésion à cette Organisation Hôtelière Concurrente déjà déclarée incompatible par le Conseil d’Administration.

Le Membre devra justifier auprès de l’Association de sa démission de cette Organisation Hôtelière

Concurrente, dans ce même délai.

Tout Membre qui est ou devient membre d’une Organisation Hôtelière Concurrente et ce, en violation des termes du présent paragraphe « Règle d’Interdiction de Double Appartenance » pourra faire l’objet d’une mesure disciplinaire pouvant aller jusqu’à l’exclusion, conformément aux termes de l’article intitulé

« Mesures Disciplinaires » ci-dessous.

8.4 Règle d’appartenance pour les Membres qui sont rattachés à un groupe hôtelier

Après approbation le 22 Mai 2002 par la Commission Européenne - Direction Générale Concurrence - de l'assouplissement de la règle d'interdiction de double appartenance, il y a lieu de considérer comme des « cas d’importance mineure » ne tombant pas sous le coup de l'interdiction de la double appartenance, les Membres dépendant d’un ou plusieurs groupe(s) hôtelier(s) (ci-après dénommé le « Groupe Hôtelier ») sous réserve que ceux-ci respectent scrupuleusement les conditions décrites ci-après.

Le but des règles établies est de protéger la qualité de Membre et d'assurer aux tiers une prestation "Relais & Châteaux" nettement identifiée sans confusion avec des Groupes Hôteliers, d'autres chaînes, ou organisations marketing hôtelières.


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Règles à respecter sur le lieu même de l’établissement du Membre : Aucun signe d’appartenance ou mention du Groupe Hôtelier ne devra se trouver dans les locaux mêmes de l’établissement du Membre. La distribution de magazines, guides, brochures ou produits d’accueil du Groupe Hôtelier ne sera pas autorisée.

Règles à respecter pour la promotion de l’établissement du Membre : En plus de celles de l’hôtel, les coordonnées indiquées pour la réservation seront celles de la centrale d’informations et/ou de réservations Relais & Châteaux, ainsi que de ses représentants. Le Membre devra avoir un site Internet qui lui soit propre. Ce site Internet individuel devra faire mention de l’appartenance à l’Association et présenter sur sa « Home Page » un lien renvoyant vers le site international Relais & Châteaux www.relaischateaux.com. Toute référence au Groupe Hôtelier dans les brochures et les sites spécifiques du Membre est interdite. Par ailleurs, le Membre ne pourra communiquer que sur son adresse email @relaischateaux.com et aucune mention du Groupe Hôtelier ne sera autorisée dans cette adresse. Dans le cadre d’opérations de promotion extérieures :

si une opération de promotion est organisée par Relais & Châteaux (Showcase, Sales Blitz, Tradeshows…), le Membre ne pourra en aucun cas y être représenté par un représentant du Groupe Hôtelier et aucune mention du Groupe Hôtelier ne pourra y être faite (brochures, guides, magazines, cartes de visite….) par le Membre,

si cette opération de promotion est organisée par d’autres entités (ITB, WTM…) à laquelle l’Association participe, le Membre ne pourra en aucun cas y être représenté par un représentant du Groupe Hôtelier, ni être présent sur le stand du Groupe Hôtelier. Dans le cas contraire, si l’Association n’y participe pas, il sera admis que le Membre puisse être présent sur le stand du Groupe Hôtelier.

Règles à respecter par le Groupe Hôtelier Le Membre pourra figurer dans la brochure du Groupe Hôtelier en indiquant obligatoirement son appartenance à l’Association (avec le logo Relais & Châteaux). Le site Internet du Groupe Hôtelier pourra faire mention du Membre en précisant obligatoirement son appartenance à l’Association et en créant un lien vers le site Internet individuel du Membre. Le Membre pourra être présent dans le guide ou répertoire ou magazine ou brochure du Groupe Hôtelier en précisant obligatoirement son appartenance à l’Association.

Tout Membre qui est ou devient membre d'un Groupe Hôtelier et qui violerait les termes du présent paragraphe « Règle à respecter par le Groupe Hôtelier » pourra faire l’objet d’une mesure disciplinaire

pouvant aller jusqu’à l’exclusion, conformément aux termes de l’article intitulé « Mesures Disciplinaires »

ci-dessous. 9. LES DÉLÉGATIONS NATIONALES ET REGIONALES

Création et forme juridique de la délégation Le Conseil d’Administration décide de la création d’une délégation et de sa forme juridique. La délégation pourra être constituée pour une région, un pays ou un groupe de pays. Cette délégation pourra être composée au minimum de 10 et au maximum de 45 Membres. Le Conseil d’Administration devra donner son accord quant à la création de toute nouvelle délégation formée à la suite de scission ou de fusion. La délégation peut prendre la forme d’une association ou d’une société, et devra être agréée expressément et préalablement à sa mise en place par le Conseil d’Administration. Dans ce cas, une convention d’usage de la dénomination sociale et des marques de l’Association devra être signée entre la délégation et l’Association.

http://www.relaischateaux.com/

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Le Conseil d’Administration disposera d'un pouvoir discrétionnaire pour mettre fin à une convention d’utilisation des signes distinctifs de l’Association passée avec une délégation. Cette possibilité de résiliation sur simple décision du Conseil d’Administration sera expressément mentionnée dans une clause de ladite convention.

Le rattachement automatique de tout Membre à une délégation Chaque Membre est rattaché dès son adhésion à une délégation, déterminée en fonction de sa localisation géographique, afin que chaque Membre puisse bénéficier des actions collectives menées par les délégations de l’Association. En conséquence, chaque Membre devra régler les cotisations et frais correspondant aux actions et manifestations menées par sa délégation. Cas de vacance du délégué En cas de vacance du délégué, pour quelque cause que ce soit, telle que démission, révocation ou indisponibilité, les fonctions de délégué seront exercées, à titre intérimaire, par le délégué suppléant et, en son absence ou en cas d’indisponibilité par le Président. De nouvelles élections du délégué seront organisées dans les meilleurs délais selon les modalités de l’article intitulé « Elections des Administrateurs constituant le Comité de Délégués » ci-dessous. Le mandat du nouveau délégué élu en remplacement sera valable pendant la durée restant à courir du mandat de son prédécesseur.

Mission des délégations régionales et/ou nationales Les missions des délégations régionales et/ou nationales consistent à :

favoriser la communication entre Membres et entre ces derniers et l’Association par des échanges d’avis et d’informations régulières,

organiser des réunions, des actions et manifestations auxquelles les Membres doivent se rendre pour assurer une coordination des actions, une bonne communication au sein de l’Association et pour discuter des moyens d’améliorer le développement et la promotion des Membres.

Chaque délégation aura un délégué élu par les Membres de sa délégation, conformément aux termes de l’article intitulé « Elections » ci-dessous. Les délégués doivent transmettre au Président toutes les informations utiles concernant les Membres de leur région ou pays ainsi que leurs questions. La transmission de ces informations facilitera leur coordination et leur mise en œuvre au plan local, dans les meilleures conditions possibles. Les délégués assurent également les missions visées dans le document intitulé « Rôle du Délégué » joint en Annexe n°1 aux présentes, qui concernent notamment : - le développement et le maintien de bonnes relations entre les Membres de leur délégation, - leur rôle lors de la prospection de nouveaux Membres et/ou lors de la procédure d’intégration d’un

nouvel établissement au sein de l’Association, - la conception et la définition des plans d’actions qui seront décidés par leur délégation et la vérification

de la mise en œuvre de ces plans d’actions par le bureau de l’Association auquel leur délégation est rattachée,

- les rapports de leur délégation avec les partenaires de l’Association, - la représentation de leur délégation et de l’Association auprès des médias.

Les délégués ne peuvent ni engager ni représenter l’Association, sauf s'ils reçoivent préalablement un mandat préalable, exprès et écrit du Président.

Les délégués sont soumis aux devoirs de réserve et à la plus stricte confidentialité.

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Avant diffusion (et ce quelque soit le moyen de communication utilisé), les comptes-rendus de ces réunions, devront être préalablement soumis à l'approbation du Président. Réunions régionales et/ou nationales Chaque délégation régionale et/ou nationale doit organiser au moins une réunion annuelle. Les réunions des délégations sont convoquées par le délégué après approbation par le Président de la date retenue, de l’ordre du jour et des personnes conviées à y participer. Les délégués peuvent, en effet, convier aux réunions de délégation des collaborateurs des Membres occupant des fonctions en rapport avec les sujets figurant à l’ordre du jour de la réunion. En aucun cas, ces collaborateurs ne peuvent toutefois représenter le Membre qui seul peut prendre part à ces réunions. L'absence répétée et injustifiée à ces réunions régionales et/ou nationales, sans motif valable, sera considérée comme un manquement au présent Règlement Intérieur pouvant entraîner une mesure disciplinaire, telle que visée à l’article intitulé « Mesures Disciplinaires » ci-dessous.

10. ACCORDS ET PARTENARIATS DEVELOPPES PAR L’ASSOCIATION

10.1 L’Association peut, seule, développer directement et/ou au travers de ses filiales des accords particuliers avec des prestataires extérieurs, dans le cadre des :

accords de fournisseurs et prestataires de services, accords ponctuels à l’occasion d’événements nationaux ou internationaux, accords de partenariats économiques, marketing et financiers, nationaux ou internationaux.

Tout Membre prend l’engagement, dès son adhésion, de respecter les partenariats mis en place par l’Association dans l’intérêt de l’ensemble de ses Membres. A cette fin, une liste des partenariats conclus par l’Association et des obligations incombant à ce titre aux Membres est visée sur une page spéciale de l’intranet de l’Association, que chaque Membre s’engage à consulter régulièrement. Dans ce cadre, tout Membre doit observer les obligations suivantes qui sont notamment : ne pas refuser de moyens de paiement partenaires sans motif légitime et de façon discriminatoire, privilégier les produits et services des partenaires de l’Association par rapport à ceux des tiers et notamment les proposer en priorité à la clientèle, assurer un accueil particulier aux représentants de ces partenaires lors de leurs visites au sein des Membres. Un délégué peut négocier au nom de l’Association pour la signature des accords visés ci-dessus, à la condition expresse d’avoir obtenu un mandat préalable, exprès et écrit du Président. En l’absence d’un tel mandat préalable, il est interdit à toute délégation d’approcher directement ou indirectement et de signer des contrats ou accords avec des partenaires de l’Association notamment, sans limiter la généralité de ce qui précède, dans les secteurs des cartes de crédits, des constructeurs ou loueurs d’automobiles, ou des champagnes et spiritueux, sans que cette liste soit limitative. De plus, il est interdit à toute délégation de chercher à obtenir des partenaires de l’Association des avantages particuliers individuels s’ajoutant à ceux déjà négociés et obtenus par l’Association ou de faire part à ces partenaires de toute demande ou exigence qui seraient susceptibles de mettre en péril les partenariats mis en place par l’Association. En cas de violation de ces règles par la délégation, celle-ci pourra voir sa responsabilité engagée et/ou se voir notifier la résiliation immédiate de la convention d’usage de la dénomination sociale et des marques de l’Association. Le non respect de ces règles constitue, en outre, un juste motif de révocation immédiate du délégué.

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10.2 En dehors de tels accords, et dans le cadre du développement d'actions marketing, commerciales et

financières au plan national, européen ou international, l’Association peut être appelée à mener des activités communes sous forme de partenariat avec des Groupes Hôteliers.

Ces accords avec des Groupes Hôteliers sur des activités spécifiques telles que promotion, marketing, NTIC (nouvelles techniques d'informations et de communications), réservations, chèques cadeaux… ne peuvent exister qu'entre l’Association et les directions générales de chacun de ces Groupes Hôteliers.

Ces accords ne portent pas atteinte aux règles d'interdictions de double appartenance qui s'imposent aux Membres visées à l’article intitulé « Respect des règles de l’Association » ci-dessus.

Les Membres ne peuvent se prévaloir à titre individuel de la mise en œuvre desdits accords de partenariat, et en particulier ne peuvent utiliser en leur faveur les marques ou des éléments des marques liées à ces accords.

11. PARTICIPATION FINANCIERE A LA CAMPAGNE ANNUELLE DE PUBLICITE DE

L’ASSOCIATION Une participation financière est demandée à chaque Membre afin de contribuer à la campagne annuelle de publicité de l’Association. Les modalités financières afférentes à cette participation sont visées au règlement financier de l’Association.

CHANGEMENT DE CONTROLE, DEMISSION ET MESURES DISCIPLINAIRES 12. CHANGEMENT DE CONTROLE ET DEVOIR D’INFORMATION 12.1 Tout document portant sur un changement de propriétaire, toute cession, directe ou indirecte, du contrôle

d’un Membre (sociétés d’exploitation et/ou patrimoniales), tout changement de contrôle économique d’un Membre à quelque moment que ce soit, doit :

préciser l’appartenance à l’Association et l’obligation d’en respecter les statuts et règlements pendant tout l’exercice en cours,

être porté à la connaissance du Président dès sa signature. Dans de tels cas, l’établissement concerné par ce changement de propriétaire fera l’objet d’une visite de contrôle qualité. Un entretien entre le Président et le représentant légal du nouveau propriétaire sera également organisé de manière à contrôler le respect par ce dernier des valeurs de l’Association. Les modalités de cette visite et de cet entretien sont décrites plus précisément à l’article 3 du présent Règlement. Le nouveau propriétaire et/ou la personne qu’il aura désigné pour le représenter devront respecter les engagements pris par leur prédécesseur à l’égard de l’Association, observer les obligations résultant de ses statuts et règlements, honorer les réservations de la centrale et accepter les chèques et forfaits souscrits et ce, dès l’exercice en cours. Aux termes de cette procédure, un compte-rendu et un avis seront portés à la connaissance du Conseil d’administration en vue de statuer sur l’appartenance du Membre à l’Association. Dans le cas d’un avis défavorable, la procédure d’exclusion prévue à l’article 14 s’appliquera.

12.2 En outre, toute modification substantielle ou projet de modification concernant un Membre doit être porté à la connaissance du Président et notamment :

la mise en vente de l’établissement, la cessation ou la modification d’activité, la modification de la capacité d’accueil de l’établissement, la candidature et/ou la décision d’adhésion d’un membre à un Groupe Hôtelier.

Dans de tels cas, tout ou partie de la procédure décrite ci-dessous pourra être mise en œuvre par le Président.

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12.3 Tout changement de Maître de Maison doit aussitôt être porté à la connaissance du Président. 12.4 Tout manquement à tout ou partie des obligations visées dans les paragraphes ci-dessus pourra donner lieu à

la mise en œuvre des mesures disciplinaires décrites dans le Règlement Intérieur. Compte-tenu de l’importance du préjudice pouvant résulter d’une violation délibérée des statuts et règlements par le successeur, le Conseil d’Administration se réserve le droit d’appliquer des sanctions financières dont le quantum ne pourra cependant excéder deux (2) années de cotisations, sans préjudice de tout dommage-intérêt que l’Association pourrait demander en justice, et viendra se compenser, de plein droit, avec toutes sommes pouvant être dues au successeur par l’Association, ainsi qu’avec le montant du dépôt de garantie.

13. DEMISSION La démission d’un Membre prendra effet (ci-après dénommée la « Date d’Effet de la Démission ») :

au 31 décembre de l’année en cours, si la démission est notifiée par le Membre à l’Association au plus tard le 30 juin de l’année en cours, ou

au 31 décembre de l’année suivante, si la démission est notifiée par le Membre à l’Association après le 30 juin de l’année en cours.

Par dérogation à ce qui précède, le Conseil d’Administration ou, sur sa délégation, le Président pourra(ont) décider, s’il en va de l’intérêt de l’Association et en accord avec le Membre démissionnaire - cet accord pouvant être écrit ou verbal - que la démission dudit Membre prendra effet à une autre date que celles visées à l’alinéa précédent. La démission d’un Membre entraîne de plein droit, dès réception de sa lettre de démission, la révocation de tous les mandats que ses Représentants pourraient détenir au sein du Conseil d’Administration et des différentes entités, filiales ou délégations de l’Association. Toutefois, le Membre démissionnaire peut continuer d’assister aux réunions nationales et/ou régionales et aux assemblées générales de l’Association jusqu’à la Date d’Effet de la Démission. Par ailleurs, le Membre démissionnaire bénéficiera, jusqu’à la Date d’Effet de la Démission, de l’ensemble des prestations offertes par l’Association à ses Membres (centrale de réservation, chèques, forfaits, …). Afin de garantir le montant des commissions dues à l’Association et/ou à ses filiales, le maintien du Membre sortant dans la centrale de réservation de l’Association sera conditionné au versement par le Membre sortant d’une caution dont le montant sera fixé au vu de l’historique des réservations de ce Membre. Cette caution devra être payée dans les quinze (15) jours suivant la date de la notification par le Membre sortant de sa démission. Le Membre démissionnaire continuera à être référencé dans le Guide jusqu’à la Date d’Effet de la Démission. En contrepartie des droits dont bénéficie le Membre jusqu’à la Date d’Effet de la Démission, ce dernier devra continuer à s’acquitter de ses obligations, notamment financières, envers l’Association, sa délégation et respecter l’ensemble des règlements et statuts de l’Association. Dans le délai de quinze (15) jours suivant la Date d’Effet de la Démission, le Membre démissionnaire devra

impérativement :

détruire tous supports, qu'ils soient papier, informatique, audio, vidéo, Internet et tous produits dérivés portant les marques, dessins ou modèle appartenant à l’Association,

restituer les plaques et drapeaux au siège de l’Association, faire disparaître du fléchage, des enseignes et de tout support publicitaire, toutes

mentions faisant référence à l’Association, supprimer tous les produits sur lesquels figure le sigle de l’Association.

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Tous les frais de ces modifications seront supportés intégralement par le Membre démissionnaire. En cas de non respect de ces règles, une astreinte de cinq cents (500) euros par jour de retard sera due de plein droit par le Membre démissionnaire à l’Association.

14. MESURES DISCIPLINAIRES Les mesures disciplinaires qui peuvent être mises en œuvre à l’encontre d’un Membre sont l’avertissement, l’avertissement avec suivi et/ou l’exclusion de l’Association. Procédure Le Membre sera avisé, par lettre recommandée avec accusé de réception, de la mise en œuvre d’une procédure disciplinaire à son encontre. Cette lettre comportera convocation à une audition soit devant le Conseil d’Administration, soit devant une Commission désignée à cet effet par le Conseil d’Administration et présidée par le Président. A compter de la réception de cette lettre, le Membre pourra consulter son dossier complet au siège de l’Association et disposera d’un délai de quinze (15) jours pour présenter ses observations. L’audition du Membre par le Conseil d’Administration ou par la Commission prendra la forme d’un débat contradictoire au cours duquel le représentant du Membre, éventuellement assisté par son conseil, aura la possibilité de présenter et de développer l’ensemble de ses arguments. L’absence du Membre à cette convocation ne saurait suspendre la mise en œuvre d’une procédure disciplinaire. A l’issue de cette audition, soit directement, soit sur le rapport de la Commission, le Conseil d’Administration pourra décider de notifier au Membre, par lettre recommandée, une ou plusieurs des sanctions disciplinaires suivantes :

avertissement, avertissement avec suivi, exclusion de l’Association.

Manquements envisagés Une ou plusieurs des sanctions disciplinaires visées ci-dessus pourront notamment être envisagées au cas de survenance d’un des éléments suivants sans que cette liste ne soit exhaustive :

- Manquement au respect des statuts, règlements, chartes et procédures, et en particulier, sans

limiter la généralité de ce qui précède : le non règlement dans les délais impartis de l'intégralité des factures, de la cotisation annuelle et de

ses accessoires et, plus généralement, de tout paiement dû à l’Association, à ses filiales ou à la délégation à laquelle le Membre appartient,

l’absence de mise à disposition des gratuités, telles que visées et conformément à ce qui est stipulé à l’article 11 ci-dessus, ou l’absence de règlement de tout ou partie de la contrepartie financière due à ce titre,

la non-réponse dans les délais impartis aux questionnaires divers et notamment à celui relatif à l'édition du Guide, au baromètre annuel d’activité de l’Association,

la non communication des documents exigés des autorités publiques concernant les conditions d’acceptation des chèques invitation Relais & Châteaux,

l’utilisation détournée, totale ou partielle des marques, dessins et modèles déposés par l’Association sur tous documents papier (brochures, fascicules ou autres guides…), audio, vidéo et Internet, et tout produit dérivé, et ce sans autorisation préalable, express et écrite du Conseil d’Administration,

la non diffusion gratuite du Guide à la clientèle, le non respect des règles relatives à l’interdiction de double appartenance telles que définies dans le

Règlement Intérieur.

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- Manquements au respect des normes qualité : caractérisé notamment par le non respect des critères

de qualité et des 5C, (définis par la Courtoisie, le Charme, le Caractère, le Calme et la Cuisine) et constatés par notamment des :

inspections anonymes, et/ou courriers de la clientèle, et/ou bulletins d’appréciation.

- Manquements au respect de l’âme et l’esprit de l’Association : caractérisés par le non respect des

idéaux qui sont à la base des critères de qualité de l’Association et expliqués dans la charte de qualité. Ces idéaux sont notamment :

la volonté d’appartenance manifestée par l’engagement personnel du propriétaire ou directeur du Membre dans la vie et les actions de l’Association, de ses filiales et des délégations ;

la présence personnelle du propriétaire ou directeur du Membre avec ses clients ; le respect de l’identité de la région et du terroir dans lequel se situe le Membre ; le souci du détail dans une approche d’harmonie d’ensemble et notamment la mise en

œuvre des règles de l’Art de Vivre Relais & Châteaux qui garantissent d’offrir aux clients une expérience d’épanouissement personnel.

Le respect de ces idéaux sont notamment vérifiés aux moyens de :

une participation active des Membres aux réunions, assemblées et congrès de l’Association,

des entretiens avec le Président et le délégué concerné, des inspections, des courriers de la clientèle.

- Absence d’une vocation d’excellence et de motivation ou de volonté constante d’évolution. - Manquements au respect des règles de fonctionnement de la centrale d'informations et de

réservations, et notamment : non règlement des commissions aux agences de voyages, non retour des questionnaires d’informations, non respect des informations et disponibilités données.

- Cessation d’activité du Membre consécutive à une fermeture définitive ou provisoire du Membre

sans qu’une date de réouverture ne puisse être annoncée par le propriétaire. Il est précisé que la fermeture d’un Membre pendant plus d’un (1) an entraînera son exclusion de plein droit de l’Association.

- Cession du Membre ou changement de direction : Changement de propriétaire ou cession, directe ou indirecte, du contrôle du Membre (sociétés d’exploitation et/ou patrimoniales), changement de directeur comportant les éventuelles conséquences suivantes :

le changement porte atteinte à l'image de marque de l’Association et/ou au niveau de qualité des prestations du Membre,

le nouveau propriétaire et/ou directeur ne présente pas les garanties professionnelles suffisantes.

- Violation des obligations d’information visées au paragraphe intitulé « Changement de contrôle et

devoir d’information ».

- Fausse déclaration d’informations permettant le calcul de la cotisation. - Le dénigrement d’autres Membres.

- Violation grave des règles d’hygiène et/ou de sécurité.

- Commission d’une infraction pénale par le Membre, son propriétaire ou son directeur,

susceptible de porter atteinte à la réputation de l’Association.

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- Départ du Chef d’un Membre avec qualité de Membre « Chef Restaurateur Relais & Châteaux » dit Grand Chef Relais & Châteaux :

Le départ du chef qui détient la qualité de Membre « Chef Restaurateur Relais & Châteaux » entraîne la suppression de plein droit de sa qualité de « Chef Restaurateur Relais & Châteaux » et son exclusion de plein droit de l’Association. - Départ du Chef d’un Membre ayant la double qualité de Membre « Chef Restaurateur Relais &

Châteaux » dit Grand Chef Relais & Châteaux et de Membre « Hôtelier Restaurateur Relais & Châteaux » :

Le départ du chef d’un Membre ayant la double qualité de Membre « Chef Restaurateur Relais & Châteaux » dit Grand Chef Relais & Châteaux et de Membre « Hôtelier Restaurateur Relais & Châteaux » entraîne la suppression de sa qualité de « Chef Restaurateur Relais & Châteaux » mais permet le maintien du Membre dans l’Association avec la qualité de Membre « Hôtelier Restaurateur Relais & Châteaux ». Le Membre dispose de la faculté de présenter le nouveau Chef au Conseil d’Administration afin de permettre à ce dernier d’effectuer une inspection et de décider ou non de l’attribution au Membre de la qualité de « Chef Restaurateur Relais & Châteaux ».

Conséquences de la mise en œuvre de procédures disciplinaires

- Conséquences de l’avertissement : La procédure d’avertissement entraînera l’obligation pour le Membre de veiller à ce que les causes ayant justifié son avertissement cessent. En cas de persistance des manquements constatés, le Conseil d’Administration pourra initier une nouvelle procédure disciplinaire. - Conséquences de l’avertissement avec suivi : La procédure d’avertissement avec suivi entraînera un suivi du dossier par le Conseil d’Administration qui

veillera notamment aux mesures mises en œuvre suite aux manquements constatés.

En cas de persistance des manquements constatés, le Conseil d’Administration pourra initier une nouvelle procédure disciplinaire. Il est précisé que la période de suivi durera au maximum deux (2) ans, commençant à courir à compter de la date du Conseil d’Administration ayant prononcé l’avertissement. Le Membre qui fait l’objet d’une procédure d’avertissement avec suivi devra prendre à sa charge les différents frais engendrés pour l’Association par ce suivi et, notamment, le coût des nouvelles inspections.

- Conséquences de l’exclusion : La date de prise d’effet de l’exclusion sera celle de la parution du prochain Guide. Toutefois, le Conseil d’administration pourra décider, s’il le juge opportun, de la prise d’effet immédiate de l’exclusion d’un Membre. A la date de prise d’effet de l’exclusion, le Membre exclu devra impérativement :

détruire tous supports, qu'ils soient papier, informatique, audio, vidéo, Internet et tous produits dérivés portant les marques, dessins ou modèle appartenant à l’Association,

restituer les plaques et drapeaux au siège de l’Association, faire disparaître du fléchage, des enseignes et de tout support publicitaire toutes

mentions faisant référence à l’Association. supprimer tous les produits sur lesquels figure le sigle de l’Association.

Tous les frais de ces modifications seront supportés par le Membre exclu. En cas de non respect de ces règles, une astreinte de cinq cent (500) euros par jour de retard sera due de plein droit par le Membre exclu à l’Association. Par ailleurs, l’exclusion d’un Membre entraîne de plein-droit, à la date de réception par le Membre de la notification de son exclusion, la révocation de tous les mandats que ses Représentants pourraient détenir au

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sein du Conseil d’administration de l’Association, de ses filiales et de tous Comités y compris sans que cela ne soit limitatif le comité de délégation. Le Membre bénéficiera, jusqu’à la date d’effet de l’exclusion, de l’ensemble des prestations offertes par l’Association à ses Membres (centrale de réservation, chèques, forfaits, …). Afin de garantir le montant des commissions dues à l’Association et/ou à ses filiales, le maintien du Membre sortant dans la centrale de réservation de l’Association sera conditionné au versement par le Membre sortant d’une caution dont le montant sera fixé au vu de l’historique des réservations de ce Membre. Cette caution devra être payée dans les quinze (15) jours suivant la date de réception par le Membre de la notification de son exclusion.

Non-parution d’un Membre dans le Guide, sur le site de l’Association et sur toute publication, sur quelque support que ce soit Conformément aux stipulations de l’article 12. 3 des statuts de l’Association, en cas de non respect de leurs obligations par les Membres, le Président peut, si l’urgence le justifie, décider à titre conservatoire, de suspendre leur parution dans le Guide, sur le site internet de l’Association et/ou sur toute publication, sur quelque support que ce soit.

GOUVERNANCE DE L’ASSOCIATION

15. PRINCIPES

L’Association comprend un Conseil d’Administration composé d’un Comité Exécutif et d’un Comité des Délégués. Les pouvoirs et missions du Conseil d’Administration, de chaque Comité et des membres du Conseil d’Administration (Président, vice-présidents, secrétaire général, trésorier, adjoints et délégués) sont déterminés dans les statuts de l’Association. Le Président est de droit Président du Comité Exécutif, du Comité des Délégués et des Commissions visées à l’article 3.2 des statuts de l’Association.

16. ELECTIONS

Ne peuvent être éligibles au Conseil d’Administration que les Membres respectant leurs devoirs visés aux

articles intitulés « Etat d’Esprit –Solidarité » et « Respect des Règles de l’Association » ci-dessus et, à jour

de leurs obligations financières.

L’élection a lieu tous les quatre (4) ans lors de l’Assemblée Générale Ordinaire.

L’élection du Président et des administrateurs constituant le Comité Exécutif (bureau de l’Association) et l’élection des administrateurs constituant le Comité de Délégués auront lieu simultanément à bulletin secret.

Les votes sont mis en œuvre par tous procédés manuels ou électroniques adéquats.

Tout bulletin de liste pour le vote qui serait rayé, raturé ou rajouté, supprimé de noms sera déclaré bulletin

nul.

Deux (2) semaines avant l’Assemblée Générale Ordinaire, les candidats administrateurs ne seront plus

autorisés à faire campagne, par quelque moyen que ce soit, en particulier par communication orale, écrite,

ou réunion.

Les élections du Président et des administrateurs constituant le Comité Exécutif (bureau de l’Association) :

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Le vote aura lieu à bulletin secret et se déroulera suivant un scrutin par listes.

Les listes candidates devront être composées d’un minimum de trois (3) et d’un maximum de neuf (9)

candidats administrateurs.

Chaque liste comportera l’énoncé des fonctions qui seront dévolues, en cas d’élection, à chacun des

administrateurs candidats : Président, vice-président, trésorier, trésorier adjoint, secrétaire général, secrétaire

général adjoint.

Chaque liste devra pourvoir à l’attribution aux administrateurs candidats au minimum des fonctions

suivantes : Président, trésorier, secrétaire général.

Les listes devront être constituées quatre (4) mois à l’avance et envoyées au Président en exercice,

accompagnées de la profession de foi de chaque tête de liste candidat aux fonctions de Président. Cette liste

ainsi que ces informations seront adressées aux Membres avec la convocation à l’Assemblée Générale Ordinaire.

Chaque tête de liste candidat aux fonctions de Président doit par ailleurs présenter pour sa liste, au plus tard

six (6) semaines avant l’Assemblée Générale Ordinaire, un programme d’action de dix (10) feuillets

maximum en français, l’Association se chargeant d’effectuer les traductions de ce programme, en anglais et en allemand, et de le diffuser auprès des Membres.

Les candidats au poste d’administrateur doivent communiquer au siège de l’Association, les informations suivantes : noms, prénoms usuels, leurs fonctions dans le Membre, ainsi que leurs références

professionnelles en relation avec l’activité hôtellerie/restauration. A ces informations, pourront être

rajoutées toutes autres déclarations ou professions de foi sur leur candidature, si les candidats le souhaitent.

Les candidats composant une liste ne sont recevables que s’ils ne se trouvent pas en situation de manquement vis-à-vis des statuts, règlements et chartes de l’Association.

L’élection n’est valable que si la moitié au moins des Membres sont présents ou représentés, sachant que

chaque Membre ne peut cumuler plus de quatre (4) pouvoirs et qu’il peut, par ailleurs, exprimer son vote par

correspondance (i) dans une enveloppe cachetée ou (ii) par télécopie (accompagnée d’une copie de la carte d’identité du Membre ou de son représentant, tel que visé à l’article « Représentation des Membres » ci-

dessus) adressée à un Huissier de Justice désigné par l’Association. Dans ce dernier cas :

- L’Huissier de Justice devra vérifier que la personne représentant le Membre ayant voté par

correspondance est bien celle mentionnée dans le Registre des Membres de l’Association. A défaut, l’Huissier de Justice devra en avertir immédiatement le Président : et

- L’Huissier de Justice rendra la télécopie anonyme et la mettra dans une enveloppe cachetée par ses

soins.

Dans l’hypothèse d’un vote par correspondance ou par télécopie, l’enveloppe cachetée ou la télécopie devra

être reçue quatre (4) jours au moins avant la date de l’Assemblée Générale Ordinaire, par un Huissier de

Justice désigné par l’Association. Ce dernier n’ouvrira les enveloppes cachetées que concomitamment au

dépouillement du vote.

Les listes sont soumises aux suffrages des Membres qui doivent exprimer leur vote pour une seule de ces

listes.

A l’issue du scrutin, il est procédé au décompte des votes exprimés en faveur de chacune des listes, sous la

supervision de l’huissier désigné par l’Association. La liste ayant remporté le plus grand nombre de

suffrages sera déclarée élue. En cas d’égalité de nombre de votes entre plusieurs listes, un nouveau vote sera organisé pour départager les deux listes ayant remporté le plus grand nombre de suffrages. En cas de

nouvelle égalité, un nouveau vote aura lieu entre les listes sortantes et ce, ainsi de suite, jusqu’à ce qu’une liste obtienne la majorité des suffrages.

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Les élections des Administrateurs constituant le Comité de Délégués :

Le vote aura lieu à bulletin secret et se déroulera suivant un scrutin par listes lors de la réunion de délégation

organisée pendant le Congrès annuel de l’Association.

Chaque liste devra pourvoir au minimum à l’attribution aux candidats des fonctions suivantes : délégué,

vice-délégué et trésorier.

Les délégués sont élus, à bulletin secret, par les Membres de leur délégation.

Chaque candidat au poste de délégué doit faire acte de candidature au plus tard deux (2) mois avant les

élections auprès du Président en exercice et joindre sa profession de foi.

Les candidats au poste de délégué et suppléant doivent communiquer au siège de l’Association, les informations suivantes : noms, prénoms usuels, leurs fonctions dans le Membre, ainsi que leurs références

professionnelles en relation avec l’activité hôtellerie/restauration. A ces informations, pourront être rajoutées toutes autres déclarations sur leur candidature, si les candidats le souhaitent.

La candidature n’est recevable par le Conseil d’Administration que si les candidats délégué et suppléant ne

se trouvent pas en situation de manquement vis-à-vis des statuts, règlements et chartes de l’Association.

L’élection n’est valable que si la moitié au moins des Membres rattachés à la délégation sont présents ou

représentés, sachant que chaque Membre ne peut cumuler plus de quatre (4) pouvoirs et qu’il peut, par ailleurs, exprimer son vote par correspondance (i) dans une enveloppe cachetée ou (ii) par télécopie

(accompagnée d’une copie de la carte d’identité du Membre ou de son représentant, tel que visé à l’article « Représentation des Membres » ci-dessus) adressée à un Huissier de Justice désigné par l’Association. Dans ce dernier cas :

- L’Huissier de Justice devra vérifier que la personne représentant le Membre ayant voté par

correspondance est bien celle mentionnée dans le Registre des Membres de l’Association. A défaut, l’Huissier de Justice devra en avertir immédiatement le Président ; et

- L’Huissier de Justice rendra la télécopie anonyme et la mettra dans une enveloppe cachetée par ses

soins.

Dans le cas d’un vote par correspondance ou par télécopie, l’enveloppe cachetée ou la télécopie doit être

reçue quatre (4) jours au moins avant la date de l’Assemblée Générale Ordinaire, par un Huissier de Justice

désigné par l’Association. Ce dernier n’ouvrira les enveloppes cachetées que concomitamment au

dépouillement du vote.

Les listes sont soumises aux suffrages des Membres de la délégation qui doivent exprimer leur vote pour

une seule de ces listes.

A l’issue du scrutin, il est procédé au décompte des votes exprimés en faveur de chacune des listes, sous la

supervision de l’huissier désigné par l’Association. La liste ayant remporté le plus grand nombre de

suffrages sera déclarée élue et seul le délégué tête de liste siègera au Comité des Délégués avec le statut

d’administrateur. En cas d’égalité de nombre de votes entre plusieurs listes, un nouveau vote sera organisé pour départager les deux listes ayant remporté le plus grand nombre de suffrages. En cas de nouvelle égalité,

un nouveau vote aura lieu et ce, ainsi de suite, jusqu’à ce qu’une liste obtienne la majorité des suffrages.

L’ensemble des délégués élus composent de plein droit le Comité des Délégués sans qu’il soit besoin d’un vote de l’Assemblée Générale.

Dans l’hypothèse où aucune liste ne ferait acte de candidature ou en cas de liste unique si celle-ci n’obtenait pas la majorité des suffrages exprimés, le Président fera office de délégué et devra organiser dès que

possible de nouvelles élections pour cette délégation.

Cas de vacance d’un administrateur :

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Cooptation d’un administrateur au Comité Exécutif :

En cas de décès, de démission ou de révocation, le Conseil d’Administration peut coopter un administrateur

à titre provisoire dont la nomination devra ensuite être approuvée par la prochaine Assemblée Générale

Ordinaire. Cette cooptation se fait par vote à la majorité simple.

Les cooptations d’administrateurs doivent être soumises à la ratification de la plus prochaine Assemblée Générale Ordinaire.

Nouvel administrateur délégué :

En cas de décès, démission ou de révocation d’un délégué, le délégué suppléant sera déclaré administrateur jusqu’à l’élection d’un nouveau délégué, en remplacement du délégué décédé, démissionnaire ou révoqué.

Une nouvelle élection de délégué devra alors être organisée dans les meilleurs délais au sein de la délégation

et, en toute état de cause, dans les douze (12) mois suivant le décès du délégué ou suivant la date de départ

effectif du délégué démissionnaire ou révoqué.

Expiration des fonctions des administrateurs :

Les fonctions des administrateurs prennent fin :

par l’arrivée au terme prévue lors de la nomination, par la démission ou la révocation du poste d’administrateur, par la démission du Membre ou son exclusion de l’Association, par la survenance d’un événement personnel empêchant l’administrateur d’exercer ses

fonctions (décès, longue maladie…), par la transformation ou la dissolution de l’Association.

Révocation :

Les administrateurs composant le Comité Exécutif peuvent être révoqués à tout moment par l’Assemblée Générale Ordinaire sur proposition du Président ou du Conseil d’Administration pour motifs graves et/ou

légitimes. Cette révocation est prononcée « ad nutum ». La décision de révocation est prise par vote à la

majorité simple selon les conditions de quorum et de majorité prévues dans les statuts de l’Association. En cas d’égalité, la voix du Président l’emportera.

Les Administrateurs composant le Comité des Délégués peuvent être révoqués à tout moment par

l’Assemblée Générale Ordinaire ou par les Membres de sa délégation sur proposition du Président ou du

Conseil d’Administration pour motifs graves et/ou légitimes. La révocation pour justes motifs des délégués

par les Membres de sa délégation n’est valable que si la moitié au moins des Membres rattachés à la

délégation sont présents ou représentés, sachant que chaque Membre ne peut cumuler plus de quatre (4)

pouvoirs et qu’il peut, par ailleurs, exprimer son vote par correspondance ou par télécopie. La décision de

révocation est prise par vote à la majorité simple. En cas d’égalité, la voix du Président l’emportera.

Formation des Commissions :

Ces Commissions sont créées par le Président sur délégation du Conseil d’Administration. Ses membres sont

librement choisis par le Président au sein et/ou en dehors de l’Association.

17. CONGRES ANNUEL INTERNATIONAL

Le seul fait d'adhérer à l’Association implique l'obligation d'assister à tous les congrès au cours desquels se tiennent les Assemblées Générales.

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L'absence répétée et injustifiée aux congrès internationaux, sans motif valable, sera considérée comme un manquement à l’esprit de l’Association et au Règlement Intérieur pouvant entraîner la mise en œuvre d’une procédure disciplinaire.

18. COMITE D’AUDIT ET COMITE DES ELECTIONS, NOMINATIONS ET REMUNERATIONS L’Association est dotée de deux Comités consultatifs : un Comité d’Audit et un Comité des Elections, Nominations et Rémunérations. La composition, le rôle et les modalités de fonctionnement de ces Comités sont décrits aux termes d’un document intitulé « Comité d’audit et Comité des Elections, Nominations et Rémunérations de l’Association Relais & Châteaux », qui est notamment disponible au siège de l’Association et également joint en Annexe n°2 aux présentes.

19. COMITE DE DIRECTION

L’Association est dotée d’un Comité de Direction (ci-après dénommé le « CODIR ») qui est composé du Directeur Général, du Directeur Général Adjoint et du Directeur Réseau. Le Président ne fait pas partie du CODIR mais son intervention est possible à chaque fois que cela s’avère nécessaire. Chacun des membres du CODIR est personnellement investi de responsabilités opérationnelles de par sa fonction au sein de l’Association. Le CODIR n’a pas vocation à se substituer à ces responsabilités individuelles. Le CODIR est un organe collégial d'échange et de réflexion sur les aspects opérationnels de l’activité de l'Association et de ses filiales, qui dispose d'une vision globale de l'Association et de ses filiales. Ses attributions sont de :

veiller au respect des objectifs et de la stratégie définis par le Président et le Conseil

d’Administration, étudier et suivre de manière transversale les dossiers et projets significatifs de

l'Association et de ses filiales et, le cas échéant, donner son avis ou ses préconisations au Président ou au Conseil d’Administration,

prendre toutes décisions relevant de sa compétence et telles que visées dans le manuel de procédures (validation des achats non budgétés, validation de l'absence d'appel d'offres pour certains achats, analyse des anomalies remontées et plan d'action correspondant, etc.), examiner les anomalies dont il a connaissance et proposer ou décider les plans d’action à initier.

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20. MODIFICATION DES REGLEMENTS

L’ensemble des règles opposables aux Membres est constitué par les statuts, règlements et chartes. Conformément aux statuts, le Conseil d’Administration est souverain pour modifier ou ajouter les articles nécessaires aux règlements et chartes dans le cadre d’une bonne gestion de l’Association. Chaque fois que les règlements et chartes seront modifiés, leur nouvelle version deviendra opposable à l’ensemble des Membres à compter de leur diffusion sur le site www.relaischateaux.org.


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STRUCTURES JURIDIQUES

21. STRUCTURES JURIDIQUES

Des structures juridiques de l’Association peuvent être créées sous forme de sociétés, associations, joint

ventures, opérations de mécénat ou autres dans lesquels l’Association détient ou détiendra une participation. Le Président peut être également président ou représentant légal de ces structures, sous réserve du respect des droits nationaux.

Ces structures peuvent être dirigées sur le plan opérationnel soit par le Directeur Général de l’Association soit par toute autre personne choisie par le Conseil d’Administration. Ces structures juridiques assurent, sur un territoire prédéterminé dans leurs statuts, la mise en œuvre des actions nationales ou internationales décidées par le Conseil d’Administration avec les missions ou objectifs suivantes, sans que cette liste soit limitative :

la responsabilité de la promotion de tous les Membres dans le monde, la promotion des signes distinctifs, marques, dessins et modèles, sigles et logos, dénominations

sociales et noms de domaine dont est propriétaire l’Association, les relations avec la presse et les médias, les relations avec les principaux agents de voyages, la mise en œuvre éventuelle du plan d’actions de la délégation nationale ou régionale pour le

compte de cette dernière, la mise en place de partenariats et le suivi des relations avec les partenaires nationaux et

internationaux, éventuellement, la gestion des réservations, la commercialisation des chèques et forfaits, et tous

autres produits propres à développer la promotion des Membres ainsi que des opérations accessoires et ponctuelles.

DROIT APPLICABLE 22. INTERPRETATION ET VALIDITE

Si l'une des clauses des règlements et des chartes de l’Association venait à être annulée par les juridictions, cette circonstance n’affecterait pas l’ensemble des autres dispositions de ces textes qui demeuraient applicables. Les règlements et chartes de l’Association sont soumis au seul droit français et communautaire.

23. ATTRIBUTION DE COMPETENCE

Pour la validité, l'interprétation ou l'exécution des règlements et chartes et pour toute contestation concernant l’Association, la version française est seule applicable. En cas de litiges concernant l’application du Règlement Intérieur, le droit français est seul applicable. Les Tribunaux de Paris sont seuls compétents.

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ANNEXE 1 - Le Rôle du Délégué

LE RÔLE DU DÉLÉGUÉ Introduction

La mission du Délégué renvoie à la mission de la Délégation régionale et/ou nationale

Mission des Délégations régionales et/ou nationales (Chapitre 9 – Règlement intérieur) : « Les missions des Délégations régionales et/ou nationales consistent à :

- favoriser la communication entre Membres et entre ces derniers et l’Association par des échanges d’avis et d’informations régulières,

- organiser des réunions, des actions et manifestations auxquelles les Membres doivent se

rendre pour assurer une coordination des actions, une bonne communication au sein de l’Association et pour discuter des moyens d’améliorer le développement et la promotion des Membres.

Chaque Délégation aura un Délégué élu par les Membres de sa Délégation, conformément aux termes de l’article intitulé « Elections » ci-dessous. Les Délégués doivent transmettre au Président toutes les informations utiles concernant les Membres de leur région ou pays ainsi que leurs questions. La transmission de ces informations facilitera leur coordination et leur mise en œuvre au plan local, dans les meilleures conditions possibles. Les Délégués ont également pour mission de concevoir et définir les plans d’actions décidés par leur Délégation, et d’en vérifier la mise en place par le bureau de l’Association auquel leur Délégation est rattachée.

Les Délégués ne peuvent ni engager ni représenter l’Association, sauf s'ils reçoivent préalablement un mandat préalable, exprès et écrit du Président.

Les Délégués sont soumis aux devoirs de réserve et à la plus stricte confidentialité. Avant diffusion (et ce quelque soit le moyen de communication utilisé), les comptes-rendus des réunions, devront être préalablement soumis à l'approbation du Président. »

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PREMIÈRE PARTIE LA MISSION DU DÉLÉGUÉ

A. Relation avec les Membres

Le rôle principal du Délégué porte sur l’animation de sa Délégation, ce qui implique les tâches suivantes : Développer, encourager, soutenir l’esprit de famille et établir des liens avec les

membres. Le Délégué est en contact régulier avec sa délégation et s’assure de la bonne intégration de chacun des membres avec équité.

)l est le garant de la participation et de l’implication des membres à la vie de l’Association.

o La participation régulière aux réunions de la Délégation/au Congrès est le meilleur indicateur pour cette mission.

B. Prospection et candidatures - Réseau voir document joint

- Développement & Prospection : Le Délégué facilite la recherche d’établissements « membres » potentiels et partage les informations correspondantes. Il visite et se met en contact avec les candidats à fort potentiels identifiés afin de les convaincre de rejoindre l’Association.

- Candidatures :

Le Délégué donne son avis au sujet des candidats qui pourraient être admis, avant le vote officiel de la réunion du Conseil d'administration. )l est souhaitable de visiter l’établissement et d’avoir un entretien avec le propriétaire/Directeur pour s’assurer de « l’âme de l’aubergiste », mission parfois difficile à vérifier lors des inspections.

- Réseau : Le Délégué ne sera pas impliqué dans le processus de décision en cas de problème de qualité sur un établissement de sa Délégation, néanmoins, Il est important de partager des informations concernant la qualité des membres.

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C. Activités Marketing et Commerciale

Le Délégué se réfère à un document intitulé « Guide des Service des Délégations », disponible sur www.relaischateaux.org . Il est essentiel que chaque membre du Comité de la Délégation ait lu et compris ce document qui servira de référence pour élaborer et mettre en œuvre le plan d’action. Par ailleurs, Le plan d’action doit être lu et revu avec le Directeur du Bureau qui est en liaison régulière avec le Siège.

D. Rapports avec les Partenaires

- Partenaires officiels : le Délégué veille à ce que les partenaires officiels soient présentés et mis en évidence dans les établissements des membres de la Délégation.

- Si la Délégation veut inclure des partenaires dans ses activités marketing

manifestations, annonces dans la brochure de la Délégation, … , les partenaires officiels ont un droit de préférence. Si les partenaires ne souhaitent pas participer, la Délégation peut en contacter d’autres. )l est important de rappeler qu’en vertu de l’Article du Règlement )ntérieur, un Délégué peut négocier au nom de l’Association pour la signature des accords visés ci-dessus, à la condition expresse d’avoir obtenu un mandat préalable, exprès et écrit du Président de l’Association.

- Partenaires locaux : Le Délégué sera responsable pour le choix des partenaires locaux et de leur cohérence par rapport à la stratégie internationale.

E. Communication et Presse Le Délégué représente la Marque, sa Délégation ainsi que l’Association auprès des médias. Cette représentation se fait en accord avec le « Manuel de la Marque Relais & Châteaux » et la stratégie élaborée par le Siège et approuvée par le Conseil d’Administration )nternational. L’objectif étant d’accroître notre notoriété par une présence supplémentaire auprès des médias. Cela peut être mis en œuvre par des entretiens avec des journalistes et des interviews.


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DEUXIÈME PARTIE

ORGANISATION et GOUVERNANCE DE LA DÉLÉGATION A. Gouvernance

- Le Délégué et son Comité

Le Comité de la Délégation doit faire preuve d’un fort engagement pour assurer le succès de la Délégation. Chaque Délégation doit disposer d’un Comité composé au minimum de personnes : 1 Délégué + 1 Vice-Délégué + 1 Trésorier. Le Comité est responsable de la définition des priorités et des stratégies ainsi que de la présentation d’un plan d’action, en coopération avec le Directeur du Bureau. Ces actions reflèteront bien entendu les principaux objectifs de ses membres. Le Délégué et le Trésorier de la Délégation sont responsables du budget de la Délégation et l’optimisation de l’utilisation des fonds. )l est important que le budget de la Délégation soit utilisé au cours de l’exercice. Le Délégué informe ses membres de l’affectation de son budget. - Le Directeur du Bureau International Chaque Délégation est à présent rattachée à un bureau international (filiale ou représentation de Relais & Châteaux) qui est supervisé par une personne dédiée à cette tâche (le Directeur du bureau international dans le pays concerné). Le bureau international a 2 objectifs et par conséquent 2 clients : L’Association Relais & Châteaux – pour la promotion de la marque sur son marché La Délégation – pour la promotion de ses établissements au niveau national et international sur les marchés clés. Les Directeurs des bureaux internationaux dépendent hiérarchiquement du Directeur Général de l’Association Relais & Châteaux. Le Directeur de la filiale doit contribuer activement à la définition - en faisant des propositions - et à la mise en œuvre du plan d’actions annuel de la Délégation en coordination avec le Comité de la délégation. Pour cette raison, il doit être en contact régulièrement avec son délégué. Cette coordination permettra d’assurer pleinement un échange d’informations et d’optimiser l’ensemble des ressources allouées. Lorsque les objectifs, actions clés et affectations budgétaires sont clairement définis et approuvés, le Directeur du Bureau international doit être capable de travailler de manière autonome et indépendante.

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Le rôle du Délégué ne consiste pas à gérer le bureau local dans son travail quotidien. Le Directeur de la filiale aura comme rôle d’assister les membres de la Délégation dans toutes leurs tâches et représente le « lien entre les adhérents et l’Association ». Les Directeurs des bureaux internationaux communiquent régulièrement leurs rapports mensuels au Directeur Général de l’Association, avec copie au Président et au Délégué. Une fois par an, au cours de la réunion du Conseil d’Administration de juin, tous les délégués et les directeurs des bureaux participeront à une réunion dédiée afin d’échanger et d’examiner les activités de l’année et les différents projets à venir. Le Délégué n’a pas de rôle « exécutif ». Il se concentre sur ses rapports avec ses membres et sur le développement de la qualité des membres de la Délégation.

Pour certaines Délégations il s’agit également de coordonner et d’encadrer les Délégués régionaux.

B. Organisation

Le Délégué et son Comité développeront, ensemble, avec le Directeur du bureau local, un plan d’actions correspondant au budget de la Délégation. Ce plan d’actions devra se conformer à la stratégie globale adoptée par le Conseil d’administration priorités d’action annuelles : tous les Délégués sont à présent membres du Conseil d’Administration et sont les garants de l’application de la stratégie. Pour des raisons de suivi de ces activités et du budget, le Comité devrait organiser plusieurs réunions au cours de l’exercice réunions par an est une bonne moyenne . C. Administration / budget

Chaque membre a l’obligation de contribuer financièrement aux actions d’une Délégation. Le montant de cette participation et les conditions de paiement sont indiquées dans le Règlement intérieur et le Règlement financier; Cette obligation est mentionnée dans le dossier de candidature. Nouveau en 2010/2011 : la participation aux actions de la Délégation sera facturée par le Siège avec la cotisation annuelle internationale. Les fonds seront transférés sur un compte ouvert et gérés par le Directeur de la filiale, conformément au budget défini de la Délégation. Le Directeur de la filiale ainsi que le Délégué/Trésorier auront accès à ce compte.

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Le Directeur de la filiale ne sera pas autorisé à prendre des décisions de manière autonome sur ce compte. La participation aux actions de la délégation est obligatoire et sera réglée conformément aux termes du Règlement intérieur financier ; elle sera également mentionnée dans le dossier de candidature. Les adhérents qui ne paient pas cette cotisation pourront être sanctionnés avec l’exclusion de l’Association. Un Délégué a la possibilité de proposer une contribution supplémentaire à ses membres, pour un projet concret. Tout projet additionnel doit être approuvé par l’unanimité des membres de la délégation. La cotisation supplémentaire sera facturée par la filiale à laquelle la délégation est rattachée, dans une facture indépendante à celle de la cotisation.

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Recherche de prospects

Proposition du

Délégué

E ha ge d’i for atio s et avis consultatif du Délégué

Candidat potentiel Pas intéressant

Inspection

Confirmation du

potentiel

Informations sur RC

envoyés à

l’éta lisse e t par le Siège

Présentation au Comité de la

Délégation

Candidature Spontanée

Candidat potentiel Pas intéressant

Inspection

Confirmation du

potentiel Pas de

potentiel

Pas de

potentiel

Avis consultatif du Délégué

Rôle du Délégué concernant

les candidatures et la

prospection

Etablissement contacté

et visité par le Délégué

Avis du Délégué

Etablissement contacté

et visité par le Délégué

Avis du Délégué

Recommandation pour la décision du

Co seil d’ad i istratio

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ANNEXE 2 - Comité d’Audit et Comité des Elections, Nominations et Rémunérations de l’Association Relais et Châteaux

Conformément aux termes de l’article 13 des statuts de l’Association Relais & Châteaux (ci-après dénommée l’« Association »), l’Association est dotée d’un Comité d’Audit et d’un Comité des Elections, Nominations et Rémunérations (ci-après dénommés collectivement les

« Comités » ou individuellement le « Comité »). Ces Comités ont été créés pour assister dans

leur rôle de décision le Conseil d’administration et le Comité Exécutif ainsi que pour renforcer les contrôles de l’Association dans une perspective de bonne gouvernance. Il s’agit de Comités indépendants placés sous l’autorité du Conseil d’administration. A ce titre, ils ont

un rôle purement consultatif, la responsabilité de toute décision relevant toujours du Conseil

d’administration ou du Comité Exécutif.

Le présent document détermine la composition, le rôle et les modalités de fonctionnement de

chacun de ces deux Comités.

Pour les besoins du présent document, les termes ci-dessous dont la première lettre est en

majuscule ont le sens qui leur est attribué dans le règlement intérieur de l’Association notamment, le terme « Président » désigne le président de l’Association alors que le terme « président » désigne, selon le cas, le président du Comité d’Audit ou du Comité des Elections, Nominations et Rémunérations.

1. Composition des Comités

Chacun des Comités comprend (3) membres minimum et doit inclure au moins :

- Un membre du Comités des Délégués, membre du Conseil d’administration de l’Association ;

- Une personne externe non membre de l’Association.

Tout membre de l’Association, à l’exception des membres du Comité Exécutif, peut être membre de ces Comités.

Cette composition permet d’apporter aux Comités, et donc au Conseil d’administration et au Comité Exécutif :

- Des compétences techniques ou une expérience qui ne sont pas toujours disponibles

parmi les membres de l’Association ; - Le bénéfice de points de vue indépendants, de perspectives différentes, d’angles de

vue originaux ;

- La garantie d’un rapport régulier aux membres du Conseil d’administration.

La composition des Comités est proposée par le Président au Conseil d’administration qui procède à la nomination des membres et du président de chacun de ces Comités.

Les membres des Comités sont nommés pour 4 ans à compter de leur nomination par le

Conseil d’administration.

2. Rôle des Comités

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2.1. Rôle du Comité d'Audit

Le Comité d'Audit a pour mission de :

• étudier les conclusions et recommandations des auditeurs externes et leur poser toutes

questions qu’il jugera nécessaire ; • vérifier l’efficacité du processus d’élaboration de l’information financière de

l’Association et de ses filiales et de sa communication aux Administrateurs et aux

Membres ;

• veiller à la qualité de l'information financière délivrée aux Membres ;

• assurer le suivi de l’efficacité des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques de l’Association et de ses filiales ;

• proposer la mise en place de procédures d’appel d’offres et s’assurer qu’elles sont en permanence respectées ; et

• évaluer les situations de conflits d'intérêts pouvant affecter un Administrateur et

proposer les mesures propres à les prévenir ou à y remédier.

Le Comité d’Audit rend compte de ses travaux au Conseil d'administration. Il lui fait part de ses conclusions, recommandations et propositions.

Le Comité d'Audit peut également être consulté par le Président ou par les Administrateurs

pour leur donner un avis sur la nomination ou le renouvellement des Commissaires aux

comptes.

Le Comité d'Audit fournit un avis sur les honoraires des Commissaires aux comptes.

Le Comité d’Audit n’a pas de pouvoir de décision.

2.2. Rôle du Comité des Elections, Nominations et Rémunérations

Le Comité des Elections, Nominations et Rémunérations a pour mission de :

• recueillir les candidatures et professions de foi des Membres aux postes

d’Administrateurs de l’Association y compris en cas de vacance imprévisible ;

• veiller à la régularité des élections ;

• organiser, le cas échéant, la procédure destinée à sélectionner les Membres ou

personnalités extérieures pour le Comité d’Audit et les Commissions (« Task Force ») sur la base de leur intégrité, leur réputation, leur compétence, leur diversité et leur

expérience ;

• établir des recommandations pour le recrutement des dirigeants de l’Association; et • éclairer le Conseil d’administration quant aux modalités de détermination des

rémunérations et des avantages à accorder aux dirigeants et Administrateurs de

l’Association.

Le Comité des Elections, Nominations et Rémunérations rend compte de ses travaux au

Conseil d'administration. Il lui fait part de ses conclusions, recommandations et propositions.

Le Comité des Elections, Nominations et Rémunérations n’a pas de pouvoir de décision.

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3. Fonctionnement des Comités

Chacun des Comités est convoqué par son président ou par la moitié au moins des membres

du Comité concerné, quatre (4) jours au moins avant la date prévue pour sa réunion, ou sans

délai si tous les membres du Comité concerné sont présents. Chacun des Comités se réunit au

siège social de l’Association ou dans tout autre lieu désigné dans la convocation ou par tout système de visioconférence ou de télécommunication.

Chaque Comité se réunit au minimum deux (2) fois par an.

Le Comité d’Audit doit notamment se réunir préalablement à la tenue des réunions du Conseil d'administration dont l'ordre du jour porte sur l'examen des comptes sociaux de l’Association, annuels ou semestriels.

Chacun des Comités ne délibère valablement que si la moitié au moins de ses membres est

présente et/ou représentée. Les délibérations de ces Comités sont adoptées à la majorité

simple de ses membres présents et/ou représentés.

Chaque réunion de Comité fait l'objet d'un compte-rendu.

Tout document communiqué aux membres de l’un ou l’autre Comité dans le cadre de leurs attributions doit être considéré comme confidentiel tant qu'il n'a pas été rendu public par

l’Association, y compris à l’égard des Membres.

Les conclusions, recommandations et propositions des Comités ont un caractère confidentiel

et ne doivent faire l'objet d'aucune communication à l'extérieur du Conseil d'administration.

L'acceptation par un Administrateur ou par un non-Administrateur de la charge de membre de

l’un ou l’autre des Comités implique qu'il y consacre le temps et l'attention nécessaires et qu’il respecte en permanence la charte de l’Administrateur.

4. Prérogatives des Comités

Les Comités peuvent demander communication de tout document qu'ils jugent utile à

l'accomplissement de leur mission (notamment comptable, juridique ou financier).

A leur demande et hors la présence du Président, les Comités peuvent entendre les membres

de la Direction de l’Association, notamment, pour le Comité d’Audit, ceux responsables de l'établissement des comptes et du contrôle interne.

5. Rémunération des membres des Comités

Les membres de l’Association participant à ces Comités ne sont pas rémunérés mais peuvent

prétendre au remboursement de leurs frais de déplacement, sur présentation de justificatifs.

Les personnes externes participant aux Comités sont rémunérés pour :

- 33/33 -


- leur implication dans la préparation des questions soumises au Conseil

d’administration ; - leur participation aux parties des réunions du Conseil d’administration qui les

concernent ;

- au suivi des décisions prises dans leur domaine.

La rémunération des personnes externes est déterminée annuellement par le Conseil

d’administration au début de chaque exercice fiscal. Le montant et les modalités de cette

rémunération sont précisés pour chaque personnalité externe dans une lettre de mission.

En outre, leurs frais professionnels sont remboursés sur présentation de justificatif.

Par ailleurs, dans certains cas, le Conseil d’administration peut confier une mission spécifique à une personne externe membre d’un des Comités. Cette mission fera l’objet d’une rémunération complémentaire.

Toute mission de ce type sera votée par le Conseil d’administration. Une lettre de mission précisera l’objectif et la durée de la mission spécifique ainsi que la rémunération complémentaire correspondante.

6. Révocation et démission des membres des Comités

Le Conseil d’administration peut révoquer, sans délai et sans qu’il soit nécessaire de justifier d’un juste motif, tout membre d’un Comité, notamment en cas de non-respect des dispositions

de la charte de l’Administrateur.

En cas de démission ou de révocation d’un membre d’un Comité qui a pour conséquence de

faire passer le nombre de membres de ce Comité en dessous du minimum de trois (3), le

Conseil d’administration devra alors pourvoir à son remplacement sous peine d’invalidité des réunions de ce Comité.

***

Statuts approuvés à l’Assemblée Générale Mixte du 14 novembre 2011

ARTICLE 1 - FORME - DENOMINATION

RELAIS & CHATEAUX est une association régie par la loi française du 1er juillet 1901 modifiée et ses textes d’application pouvant réunir des membres de toutes nationalités (ci-après dénommée « l’Association »).

L’Association a pour dénomination « RELAIS & CHATEAUX ».

ARTICLE 2 - OBJET

L'Association, constituée d’hôteliers, restaurateurs et chefs restaurateurs engagés dans une quête commune d’excellence, a pour mission de réunir la plus belle collection au monde d’hôtels et restaurants de charme indépendants.

Ainsi l’Association a vocation à regrouper des hôtels-restaurants et/ou des restaurants, tous indépendants (ci-après dénommés les « Etablissements »).

La personne morale propriétaire de l’Etablissement acquiert la qualité de membre par décision du Conseil d’administration de l’Association (ci-après dénommée individuellement un « Membre » et collectivement les « Membres »).

Créée en France en 1954, l’Association s’est fixée, au travers de ses Membres, l’ambition d’incarner et de promouvoir les valeurs de l’art de vivre et d’offrir à ses clients la plus belle façon de découvrir le monde.

Ainsi, l’Association a pour objet :

a) Affirmer au plan international le rayonnement de la marque RELAIS & CHATEAUX ;

b) Assurer la promotion collective et le développement culturel et économique de ses Membres, en cultivant les valeurs et les idéaux qui les unissent, tout en magnifiant leur identité régionale ou nationale ;

c) Proposer à ses Membres, un ensemble de prestations, directement et/ou via ses filiales (ci-après dénommées collectivement les « Filiales » et individuellement une « Filiale »), visant à l’élévation des compétences professionnelles et au succès de leurs Etablissements. Ces services sont notamment dédiés à la formation, au contrôle qualité, à l’innovation, à la recherche et développement, au marketing ainsi qu’aux technologies de réservations ;

d) Fournir à toutes personnes physiques ou morales et notamment aux clients des Membres, directement et/ou via les Filiales, tous services liés, directement ou indirectement, à l’hôtellerie et/ou à la restauration.


e) Acquérir et/ou louer, directement et/ou au travers des Filiales, et sous quelque forme que ce soit, tout bien commercial, mobilier ou immobilier pouvant, contribuer au développement et à la pérennité de l'Association, des Filiales et de la marque RELAIS & CHATEAUX.

f) Procéder à toute prise d’intérêts, directe ou indirecte, minoritaire ou majoritaire, dans toutes sociétés, groupements ou entités existants ou à constituer ayant une activité se rattachant directement ou indirectement à l’objet de l’Association ou destinée à le favoriser.

ARTICLE 3 – SIÈGE

Le siège social est fixé au 58-60, rue de Prony – 75017 Paris.

Ce siège pourra, à toute époque, être transféré dans la même ville, par décision du Conseil d'Administration de l’Association (ci-après dénommé le « Conseil d’Administration ») et dans une autre ville, dans les conditions de l'article 17 - 2 des présents statuts.

ARTICLE 4 - DUREE

La durée de l'Association est illimitée.

ARTICLE 5 - RÈGLEMENTS

1) Les statuts de l'Association sont complétés par :

a) Un Règlement Intérieur dont l'objet est notamment de fixer les conditions et procédure de candidature des Membres, les devoirs des Membres ainsi que la gouvernance de l’Association ;

b) Une Charte Qualité décrivant les normes de qualité applicables aux Membres (selon la qualité de Membre) ;

c) Un Règlement Financier dont l'objet est de fixer le détail des obligations financières des Membres ;

d) Un Règlement des Droits de Propriété Intellectuelle incluant la Charte Graphique ;

e) Une Charte de l’Administrateur ;

Ci-après dénommés collectivement les « Règlements et Chartes ».

L'ensemble des présents statuts et Règlements et Chartes sont disponibles sur le site extranet de l'Association.

2) Les Règlements et Chartes pourront être modifiés et/ou complétés par le Conseil d'Administration dans les conditions de quorum et de majorité spécifiquement prévues à l’article 11.3) des présents statuts.

3) Les Règlements et Chartes sont opposables à l'ensemble des Membres à compter de leur diffusion sur le site extranet de l’Association.


ARTICLE 6 - MEMBRES : QUALITES, DROITS ET DEVOIRS

1) L'Association se compose de Membres tels que définis à l'article 2 des présents statuts.

Il existe au sein de l'Association deux qualités de Membre :

Membre Hôtel-Restaurant Relais & Châteaux,

Membre Restaurant Relais & Châteaux.

Un Membre peut détenir l'une ou l'autre ou les deux qualités de Membre. Les deux qualités sont donc cumulables mais dans l’hypothèse où il cumulerait les deux qualités, le Membre concerné n’aurait qu'un seul droit de vote.

L'attribution de ces qualités est décidée par le Conseil d'Administration au regard du respect de critères spécifiques à chacune, tels que définis dans les présents statuts et dans les Règlements et Chartes.

Le Membre doit être une personne morale propriétaire de l’Etablissement. Le Membre est représenté par le représentant légal de cette personne morale propriétaire.

Dans ses rapports avec l’Association, le représentant légal du Membre, s’il n’assure pas lui-même l’exploitation opérationnelle de l’Etablissement, doit désigner une personne physique impliquée personnellement et régulièrement dans l’exploitation de l’Etablissement. Celle-ci aura le titre de Maître de Maison pour un Hôtel-Restaurant (ci-après dénommé « Maître de Maison ») et/ou de Chef-Restaurateur pour un Restaurant (ci-après dénommé « Chef-Restaurateur »).

L’Association tient à jour, sous le contrôle du président de l’Association (ci-après dénommé le « Président »), un registre des Membres (ci-après dénommé le « Registre »). Les informations détaillées devant figurer dans le Registre sont mentionnées dans le Règlement Intérieur. Il appartient au représentant légal du Membre de remplir la fiche Membre du Registre qui lui est adressée par l’Association. Chaque fiche Membre du Registre doit obligatoirement contenir les informations suivantes :

nom de l’Etablissement ; dénomination sociale et représentant légal du propriétaire de l’Etablissement ; nom de la personne physique impliquée personnellement et régulièrement dans l’exploitation

de l’Etablissement (Représentant légal ou Maître de Maison/Chef-Restaurateur).

La fiche Membre du Registre mentionne également que le représentant légal de la personne morale de l’Etablissement peut donner un pouvoir de représentation à la personne qu’il aura désignée comme Maître de maison ou Chef-Restaurateur.

Il appartient au représentant légal de la personne morale propriétaire de l’Etablissement de fournir l’ensemble des informations mentionnées ci-dessus et dans le Règlement Intérieur lors de son admission dans l’Association et, d’informer sans délai le Président de toute modification concernant l’une quelconque de ces informations.

Les appellations qui peuvent être utilisées dans le cadre de la communication externe des Membres pour faire référence à ces qualités figurent dans le Règlement des Droits de Propriété Intellectuelle.

2) Pour devenir Membre, il convient de respecter les conditions décrites dans la procédure d'admission prévue au chapitre « Conditions et Procédures de Candidature » du Règlement Intérieur.


Le Conseil d’Administration doit s’assurer que le candidat se conforme aux conditions suivantes, qui sont plus amplement détaillées dans le Règlement Intérieur :

a) répondre à la définition de Membre telle qu’indiquée à l’article 2 des présents statuts ;

b) se conformer aux Règlements et Chartes en vigueur.

La décision qui sera prise par le Conseil d'Administration fondée sur la procédure décrite dans le Règlement Intérieur, est sans recours possible.

Le refus d’admission n’a pas à être motivé.

3) La qualité de Membre se perd :

par la démission du Membre conformément aux dispositions de l’article « Démission » du Règlement Intérieur ;

par l'exclusion prononcée par le Conseil d'Administration conformément aux dispositions de l’article « Mesures Disciplinaires » du Règlement Intérieur ;

par la dissolution, pour quelque cause que ce soit, du Membre.

4) La qualité de Membre pourra être remise en cause par le Conseil d’Administration dans les cas suivants :

changement de contrôle du Membre ;

changement de représentant légal du Membre ;

départ, pour quelque raison que ce soit, du Maître de Maison ou du Chef Restaurateur.

La procédure de remise en cause de la qualité de Membre est décrite dans le Règlement Intérieur.

4) Le Conseil d'Administration ou son Président pourront, à titre de sanction d’un manquement par un Membre ne justifiant pas une exclusion, prononcer une mesure disciplinaire conformément aux dispositions de l’article « Mesures Disciplinaires » du Règlement Intérieur.

5) Chaque Membre doit nécessairement appartenir à une délégation nationale et/ou régionale dont la création, les missions, le fonctionnement et l’élection des délégués sont fixés par le Règlement Intérieur.

6) Chaque délégation nationale et/ou régionale élit parmi ses membres au moins un délégué et un vice-délégué dans les conditions de l’article « Elections des Administrateurs constituant le Comité des Délégués » du Règlement Intérieur. Le rôle principal du délégué est de représenter les Membres de sa délégation nationale et/ou régionale au sein des différents organes de l'Association, en particulier au sein du Comité des Délégués du Conseil d'Administration.

Les missions du délégué doivent s’accomplir dans le respect de l'intérêt général de l'Association et de l'ensemble de ses Membres.

Les missions et pouvoirs du délégué sont définis dans le Règlement Intérieur.


ARTICLE 7 - RESPONSABILITE

1) Aucun Membre ne peut engager ou représenter l’Association sans être mandaté par le Président.

Dans le cas contraire, le Membre engage sa seule responsabilité, tant vis-à-vis de l’Association et de ses Membres que des tiers, et une mesure disciplinaire peut être mise en œuvre à son encontre par le Conseil d’Administration conformément aux dispositions de l’article « Mesures Disciplinaires » du Règlement Intérieur, ainsi qu’une action en responsabilité sur décision du Conseil d’Administration.

2) Chacun des Membres assume seul, et sous sa seule responsabilité, la gestion de son ou de ses Etablissement(s), en s’engageant à respecter toutes les lois et règlements qui lui sont applicables, sans pouvoir se retourner d’une quelconque manière ou pour quelque motif que ce soit contre l’Association à ce titre.

ARTICLE 8 – RESSOURCES, FONDS DE RESERVE ET FONDS DE GARANTIE

1) Les ressources financières de l’Association se composent :

des différentes ressources provenant des Membres et décrites dans le Règlement Financier telles que, sans que cela ne soit limitatif, la cotisation annuelle, le droit d’entrée, les frais de participation au Congrès Annuel de l’Association…

des subventions qui peuvent être accordées à l’Association, notamment par l’Union Européenne, les Etats, les régions, les départements ou les communes ;

des dons, legs, libéralités, parrainage, mécénats ;

des intérêts et revenus des biens et valeurs appartenant à l’Association ; de la distribution des dividendes par les Filiales ;

et plus généralement, de l’ensemble des produits perçus par l’Association directement ou indirectement.

2) L’excédent financier de gestion peut être affecté à un fonds de réserve, en tout ou en partie, suivant décision de l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle de l’Association se prononçant sur les comptes de l’exercice.

3) Chaque Membre effectue le versement d'un fonds de garantie régi dans les conditions du Règlement Financier.

ARTICLE 9 - UTILISATION DES DISPONIBILITÉS

1) Les ressources de l'Association ainsi que le fonds de réserve sont utilisés pour la réalisation de l’objet de l’Association et celle de ses missions y compris, sans que cela ne soit limitatif, la participation au capital des Filiales, les avances nécessaires à leurs fonctionnements, l'acquisition ou la location de biens commerciaux, mobiliers ou immobiliers.

2) Les dépenses courantes et investissements de l'Association sont ordonnés et mis en œuvre par le Président dans le cadre du budget.

3) Toute garantie ou caution ne peut être engagée ou donnée par le Président qu'avec l'accord préalable du Conseil d'Administration.

Règlement financier voté par le Conseil d’Administration du 6-7 février 2012

REGLEMENT FINANCIER DES RELAIS & CHÂTEAUX

PREAMBULE

Chaque établissement membre de l’association Relais & Châteaux (ci-après dénommés collectivement les « Membres » et individuellement un « Membre ») doit contribuer financièrement au fonctionnement de l’association Relais & Chateaux (ci-après dénommée l’« Association ») et de la délégation à laquelle il est automatiquement rattaché, conformément aux termes de l’article 6 des statuts et de l’article 9 du règlement intérieur de l’Association. Le présent règlement financier (ci-après dénommé le « Règlement Financier ») a pour objet de déterminer les obligations financières des Membres de l’Association. Le Règlement Financier vient compléter, avec le règlement intérieur, la charte de communication, la charte de qualité et la charte de l’administrateur, les statuts de l’Association. L’ensemble forme un tout indivisible applicable et opposable à l’ensemble des Membres. Le Règlement Financier traite successivement :

- de la cotisation annuelle versée par chaque Membre, - du droit d'entrée, - du fonds de garantie, - de la participation aux frais de tenue de l’assemblée générale annuelle de l’Association, - des frais d’étude et de visites des établissements Membres, - de la participation aux actions de promotion de l’Association : quotas de gratuité, - de la participation de chaque Membre aux actions de sa délégation.

TITRE I

COTISATION ANNUELLE

Article 1 Le paiement par les Membres de cotisations annuelles confère à l’Association les moyens financiers de réaliser ses objectifs, tels que visés à l’article 2 des statuts de l’Association. Chaque Membre est donc tenu de verser à l’Association une cotisation annuelle, calculée en multipliant le nombre de points attribué à chaque type d’établissement Membre par la valeur d’un point.

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Règlement financier Conseil d’Administration du 6-7 février 2012

1.1. Nombre de points attribués à chaque type d’établissement Membre 1.1.1. Membre hôtelier

Chaque établissement ayant la qualité de Membre hôtelier Relais & Châteaux, se voit attribuer un minimum de 108 points. En complément, les Membres recevront quatre (4) points supplémentaires par chambre et six (6) points supplémentaires par suite ou appartement et ce, sur la base des déclarations transmises chaque année sur le questionnaire annuel d’informations retourné par les Membres en vue de l’édition du prochain guide de l’Association. Enfin, chaque Membre hôtelier ayant en outre la qualité de chef-restaurateur « Grand Chef » Relais & Chateaux se voit également attribuer 15 points supplémentaires. 1.1.2. Membre chef-restaurateur (non hôtelier) Un établissement ayant la qualité de Membre chef-restaurateur « Grand Chef » Relais & Châteaux (non hôtelier) se voit attribuer 123 points. Toutefois sur production d’une déclaration annuelle de chiffre d’affaires certifiant que celui-ci est inférieur à deux millions (2.000.000) d’euros, le nombre de points sera réduit de 123 à 90 points. Le total des points obtenu par cette méthode de calcul est ensuite multiplié par la valeur du point. 1.2. Valeur du point La valeur du point est exprimée en euros et fixée tous les ans par le Conseil d'administration de l’Association (ci-après dénommé le « Conseil d’administration ») de la façon suivante : 1.2.1. Valeur provisoire du point

La valeur provisoire du point est fixée au début de chaque exercice social, afin d’établir le montant des avances de cotisations annuelles. Au titre de l’exercice 2010, la valeur provisoire du point est égale à 72,79 euros. L'avance de cotisation annuelle à verser par chaque Membre est égale à son nombre de points multiplié par cette valeur provisoire du point. Cette cotisation provisoire est due à 100% par prélèvement automatique le premier jour de chaque exercice social, soit le 1er juillet de chaque année. Si le prélèvement automatique n'est pas autorisé par la législation nationale, le Membre doit alors régler son avance de cotisation par virement bancaire, uniquement en euros à l'échéance du 1er Juillet de chaque année.

1.2.2. Valeur définitive du point

Afin que les cotisations perçues au titre d’un exercice équilibrent les charges de l’Association afférentes audit exercice, le Conseil d'administration détermine, à la clôture de chaque exercice social, le montant global des cotisations nécessaire pour équilibrer correctement le compte de résultat de l'exercice qui vient de se clôturer. Ce montant global, divisé par le nombre total des points de l'ensemble des Membres à la clôture de cet exercice social, détermine la valeur définitive du point.

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Si cette valeur définitive du point est supérieure à sa valeur provisoire, telle qu’arrêtée en début d’exercice, un complément de cotisation annuelle est appelé au titre de l'exercice écoulé. Pour chaque Membre, son montant est égal au nombre de points dudit Membre, multiplié par la différence entre la valeur définitive et la valeur provisoire du point. Les éventuels compléments de cotisations annuelles sont alors adressés aux Membres soit par pli spécial, soit conjointement au prochain appel des avances sur cotisations. Sur la base de ce nouveau calcul, en aucun cas un Membre ne peut voir sa cotisation diminuer, l’avance sur cotisation perçue en début d’un exercice social étant, en tout état de cause, due et acquise intégralement et définitivement à l’Association et ce, même en cas de départ d’un Membre de l’Association, pour quelque cause que ce soit. Il est précisé qu’en cas d’admission d’un nouvel établissement au sein de l’Association en cours d’exercice social, le montant de sa première cotisation annuelle sera alors calculé proportionnellement à sa date d’entrée dans l’Association.

ARTICLE 2 En supplément de la cotisation annuelle, le Conseil d’Administration peut également appeler les Membres à participer aux frais afférents à toute action non récurrente de l’Association et/ou de ses filiales.

TITRE 2

LE DROIT D'ENTREE

ARTICLE 3

Un droit d’entrée est dû par chaque établissement souhaitant adhérer à l’Association. Ce droit d’entrée est notamment la contrepartie du bénéfice que retire un nouveau Membre de la notoriété de la marque Relais & Châteaux. Ce droit d'entrée, fixé tous les ans par le Conseil d'administration, est calculé sur la base d’un nombre de points attribué aux établissements candidats lors de la procédure de candidature, multiplié par la valeur provisoire du point, laquelle est déterminée par application des termes de l’article 1 ci-dessus. A compter du 1er janvier 2010, le nombre de points attribué aux établissements candidats est le suivant :

- 140 points pour un établissement candidat hôtelier Relais & Châteaux (le fait que cet établissement candidat bénéficie également de la qualité de chef-restaurateur « Grand Chef » Relais & Châteaux n’a aucune incidence sur le nombre de points qui lui ait ainsi attribué),

- 70 points pour un établissement candidat chef-restaurateur « Grand Chef » Relais & Châteaux (non hôtelier) dont le chiffre d’affaires du dernier exercice social est supérieur ou égal à deux millions (2.000.000) d’euros,

- 35 points pour un établissement candidat chef-restaurateur « Grand Chef » Relais & Châteaux (non hôtelier) dont le chiffre d’affaires du dernier exercice social est inférieur à deux millions (2.000.000) d’euros.

Tout établissement candidat doit payer le droit d’entrée (majoré de la taxe y afférente lorsqu'elle est applicable) lors de son admission, y compris en cas de renouvellement de cette procédure d’admission

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du fait d’un changement de propriétaire ou d’une cession de la majorité du capital social d’un Membre et/ou, plus généralement, dans les cas visés à l’article 12.3 du règlement intérieur de l’Association. Le droit d'entrée peut être payable en deux (2) fois dans les douze (12) mois suivant l’admission de l’établissement candidat, dont la moitié dès son admission. En tant que de besoin, il est précisé que l’intégralité du droit d'entrée est définitivement acquise à l'Association.

TITRE 3

LE FONDS DE GARANTIE

ARTICLE 4

Le fonds de garantie a pour objet de faire face aux risques imprévisibles de l’Association. Son utilisation est décidée par le Conseil d’administration. Chaque Membre participe à la constitution du fonds de garantie, au moyen d’une contribution financière égale à 25, 14 points. La valeur du point pourra être actualisée par décision du Conseil d’administration. En cas d’utilisation du fonds de garantie, le Conseil d’administration déterminera le montant de la contribution nécessaire à sa reconstitution, qui sera versé par chaque Membre en même temps que sa cotisation annuelle.

ARTICLE 5

Chaque nouvel adhérent doit participer à la constitution du fonds de garantie et ce, lors de son admission en tant que Membre de l’Association. Les comptes de fonds de garantie des Membres ne sont pas productifs d’intérêts. Ils sont tenus séparément par l’Association, sous la responsabilité du Conseil d’administration, et affectés à un compte de tiers.

ARTICLE 6

Si un Membre quitte l’Association, pour quelque cause que ce soit (démission, exclusion etc.), l’Association lui remboursera le solde créditeur de son compte de fonds de garantie et ce, au plus tard dans les soixante (60) jours suivant la clôture du troisième exercice social de l’Association suivant la date de radiation du Membre de l’Association. Ce remboursement s’effectuera après déduction de toute somme restant due à cette date par le Membre envers l’Association et/ou de ses filiales et/ou la délégation à laquelle il était rattaché.

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TITRE 4

PARTICIPATION AUX FRAIS DE TENUE DE L’ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE DE L’ASSOCIATION

ARTICLE 7

Tous les Membres ont l’obligation de participer à l’assemblée générale annuelle de l’Association ou de s’y faire représenter. A ce titre, chaque Membre doit verser, en même temps que sa cotisation annuelle, une somme correspondante à sa participation aux frais de tenue de cette assemblée générale annuelle. Le montant de cette participation aux frais, fixé tous les ans par le Conseil d'administration, est basée sur une valeur de référence de 14 points, à compter du 1er juillet 2010, multipliée par la valeur du point (laquelle est déterminée par application des termes de l’article 1 ci-dessus). L’ensemble des frais (hébergement, restaurant, déplacement, etc.) engagé par les Membres à l’occasion de cette assemblée générale annuelle sera à leur charge. Le cas échéant, ils devront rembourser à l’Association, à première demande de cette dernière et sur présentation des justificatifs correspondants, les éventuelles avances qu’elle aura pu leur accorder à ce titre.

TITRE 5

LES FRAIS D’ETUDE ET DE VISITE

ARTICLE 8

Tout candidat désirant être admis au sein de l’Association, devra payer des frais afférents à l’étude de son dossier. Ces frais de dossier s’élèvent à 25 points (la valeur du point étant la valeur provisoire déterminée par application des termes de l’article 1.2.1 ci-dessus). Tout Membre demandant un changement de qualité fera l’objet d’une inspection et se verra, à ce titre, facturer 25 points supplémentaire (la valeur du point étant la valeur provisoire déterminée par application des termes de l’article 1.2.1. ci-dessus).

ARTICLE 9

Des visites de contrôle qualité sont prévues dans le cadre du programme régulier de contrôle qualité des Membres, de telle sorte que l’Association puisse visiter la totalité des Membres sur une période indicative de trois (3) ans. Les frais de visite dus à ce titre à l’Association pour chaque période triennale sont compris dans la cotisation annuelle globale visée à l’article 1 ci-dessus. Cependant, dans le cadre de ce contrôle qualité régulier, chaque Membre visité se verra facturer les frais réels exposés par l’inspecteur pendant le temps de sa visite. Des visites peuvent également être diligentées par le Conseil d’administration à la suite de réclamations de clients ou de tiers, enquêtes qui peuvent amener le Conseil d’administration à engager une procédure disciplinaire à l’encontre du Membre. Dans ce cadre, le Membre concerné se verra facturer les frais réels exposés par l’inspecteur pendant le temps de la visite.

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TITRE 6

PARTICIPATION FINANCIERE A LA CAMPAGNE ANNUELLE DE PUBLICITE DE L’ASSOCIATION

ARTICLE 10

Conformément aux termes de l’article 11 du règlement intérieur de l’Association, chaque Membre est redevable envers cette dernière d’une contribution financière à la campagne annuelle de publicité de l’Association. Le montant de cette contribution est fixé chaque année par le Conseil d’administration. Au titre de l’exercice en cours, cette contribution est fixée à : - 50 euros par chambre pour les Membres hôteliers, - 350 euros par établissement pour les Membres non-hôteliers (restaurants sans chambre). Cette contribution financière sera versée par les Membres à l’Association concomitamment au versement de leur cotisation annuelle.

TITRE 7

PARTICIPATION AUX ACTIONS DE LA DELEGATION

ARTICLE 11

Conformément aux termes du règlement intérieur de l’Association, chaque Membre est rattaché à une délégation et bénéficie des actions collectives menées par celle-ci. Chaque Membre doit donc régler au profit de sa délégation, un montant annuel correspondant à sa participation aux actions de la délégation, égal à 10% de la valeur de la cotisation annuelle due par ce Membre envers l’Association. Le plan d’action d’une délégation peut prévoir une action exceptionnelle nécessitant un financement complémentaire venant s’ajouter au montant de la participation annuelle. Les modalités de paiement de cette participation aux actions de la délégation seront les mêmes que celles de la cotisation annuelle due à l’Association (paiement provisoire en début d’exercice et éventuel paiement complémentaire en fin d’exercice), étant précisé que les participations dues aux délégations seront versées par les Membres à l’Association, concomitamment au versement de leur cotisation annuelle, à charge pour l’Association de reverser le montant de ces cotisations à ses bureaux en charge de la mise en œuvre des plans d’actions de ces délégations

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TITRE 8

DIVERS

ARTICLE 12

L’ensemble des éléments facturés aux Membres, tels que visés aux termes des présentes, sont définitivement acquis à l'Association et ont le caractère de charges pour les Membres, à l’exception du fonds de garantie. Ces frais, droits d’entrée et cotisations sont majorés de la TVA lorsque celle-ci est exigible obligatoirement, conformément à la législation fiscale en vigueur.

ARTICLE 13 Le Conseil d'administration pourra procéder, automatiquement et de plein droit, à une compensation entre d’une part le solde créditeur du compte individuel « fonds de garantie » d’un Membre et, d’autre part, toute somme que ce dernier devrait à l’Association et/ou à l’une quelconque de ses filiales et qui serait restée impayée quinze (15) jours après l’envoi d’une mise en demeure de payer lesdites sommes. Toute somme dont un Membre resterait redevable envers l’Association, une ou plusieurs de ses filiales et/ou envers la délégation à laquelle il est rattaché et ce, malgré l’envoi d’une mise en demeure d’avoir à payer ces sommes sous quinze (15) jours restée infructueuse, portera automatiquement et de plein droit intérêts, au taux de l’intérêt légal majoré de trois (3) points.

ARTICLE 14

Conformément aux statuts de l’Association, le Conseil d'administration est souverain pour modifier le Règlement Financier afin d’assurer une bonne gestion de l’Association.

ARTICLE 15

Ledit Règlement Financier est :

- accessible à l’ensemble des Membres sur le réseau Intranet, - opposable à tout candidat à une adhésion à l’Association.

Seul le texte français du présent Règlement Financier est opposable aux Membres et ce, dès sa mise en ligne sur le réseau Intranet de l’Association. Le Règlement Financier est soumis aux seuls droits français et communautaire. En cas de contestation concernant l’application, l’interprétation, l’exécution, la validité et/ou la terminaison du Règlement Financier, seuls les Tribunaux de Paris seront compétents.

1 Règlement adopté par le Conseil d’Administration des 3/4/5 février 2003

REGLEMENT DES DROITS DE PROPRIETE INTELLECTUELLE

DES RELAIS & CHATEAUX

PRÉAMBULE

Le présent règlement complète les statuts et autres règlements de l’Association qui forment un tout indivisible applicable à l’ensemble des membres de l’Association.

TITRE I OBJET

Article 1

Les logos, sigles, marques, dessins, modèles, dénomination sociale font l’objet de dépôts réguliers internationaux de marque au bénéfice de l’Association Relais & Châteaux. L’utilisation de ces logos, sigle et marque est régie par le présent règlement, qui se compose d’une partie juridique et administrative ci-après développée, et d’une partie technique donnant les conditions techniques d’utilisation. Cette partie technique, dénommée Charte Graphique, est annexée dans les documents joints au présent règlement, documents faisant partie intégrante du Règlement des droits de propriété intellectuelle des Relais & Châteaux. Ces conditions d’utilisation seront applicables, non seulement aux membres eux-mêmes (notamment aux conditions visées à l’article 2 du Règlement Intérieur des Relais & Châteaux), mais également aux délégations, à leurs fournisseurs ou partenaires,. Par ailleurs, les conditions techniques d’utilisation de la marque s’appliqueront également aux fournisseurs de l’Association bénéficiant d’un contrat de référencement, ou d’un contrat de licence, ou d’un contrat de partenariat.

Article 2

L'appartenance à l'Association oblige chaque membre à faire connaître son affiliation aux Relais & Châteaux par les moyens suivants :

la plaque en bronze et le drapeau fournis par et appartenant à l'Association les documents commerciaux de l’établissement la home page du site internet de l’établissement l’adresse email de l’établissement

Tout établissement devenant Relais & Châteaux ou Relais & Châteaux-Relais Gourmands devra se mettre en conformité avec le présent règlement dans un délai de 6 mois suivant la date de son admission. Aucune mention d’une chaîne à laquelle l’établissement aurait appartenu ne devra être visible dans ce même délai.

http://www.relaischateaux.org/servlet/extranet.servlet.RechercheServlet?rubId=327

2 Règlement adopté par le Conseil d’Administration des 3/4/5 février 2003

Article 3

CONDITIONS D’UTILISATION

DES DROITS DE PROPRIETE INTELLECTUELLE

L'utilisation par les membres de l’Association des marques, dessins, modèles et logos, propriété des Relais & Châteaux, est autorisée dans le cadre de leur activité d’exploitation normale en tant que restaurant et/ou hôtel. Cependant, la commercialisation de tout produit faisant utilisation des marques, modèles, sigles et logos, propriété exclusive de l’association, est réglementée de la manière suivante :

Les produits fournis par l’association ou ses filiales ou les fournisseurs référencés peuvent faire l’objet d’une commercialisation par les membres Les produits siglés R&C non fournis par l’Association ou ses filiales ou les fournisseurs

référencés sont soumis à un agrément préalable de l’association Toute autre utilisation est interdite. En cas de violation de ces règles et des droits de propriété intellectuelle de l’Association, la responsabilité des membres, celle des tiers, seuls ou ayant aidé certains membres à concevoir des projets, pourrait être engagée judiciairement et ce, en dehors de toute sanction interne pouvant être prise par le Conseil d’Administration à l’encontre de l’un ou plusieurs de ses membres.

Article 4

SUPPRESSION

Dans le cas d’exclusion ou de démission, tout support portant la marque, logo, dessin ou modèle appartenant à l'Association devra être retiré dans les 6 mois suivant l’exclusion ou la démission. Les plaques et drapeaux, devront être impérativement restitués au Siège de l'Association dans un délai de six mois suivant l’exclusion ou la démission. De même, toute mention faisant référence à l'Association devra disparaître du fléchage et enseigne et de tout support publicitaire dans les mêmes délais. Tous les frais de ces modifications seront supportés par l'ex-membre.

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LA CHARTE DE QUALITE RELAIS & CHÂTEAUX

La Charte de Qualité se compose des chapitres suivants :

Préambule Introduction Chapitre I. Méthodologie et outils de contrôle qualité Chapitre II Le contenu des Normes de Qualité pour un membre Hôtelier-Restaurateur Chapitre III Complément des Normes de Qualité pour un membre Chef-Restaurateur

PREAMBULE Tel qu’il est défini dans l’article 6 des statuts, il existe au sein de l’Association 2 qualités de membre :

• Hôtelier-Restaurateur Relais & Châteaux • Chef-Restaurateur Relais & Châteaux

Un membre peut détenir l’une ou l’autre ou les deux qualités de membres. Les deux qualités sont donc cumulables et l’attribution de ces qualités est décidée par le Conseil d’Administration au regard du respect de critères spécifiques à chacune. Les critères d’attribution cumulent d’une part le respect de la présente Charte de Qualité et des 5C, et d’autre part, l’adhésion aux valeurs et à l’esprit de notre Association. Nous rappelons que chaque établissement doit s’engager à œuvrer, dans la mesure de ses possibilités, pour améliorer sa performance dans le domaine du respect de l’environnement. INTRODUCTION Nos membres, Hôteliers-Restaurateurs ou Chefs-Restaurateurs, répondent à cette même Charte de Qualité parce qu’ils partagent les mêmes valeurs d’Excellence, d’Âme et d’Esprit. L’exigence de qualité définie par les 5C, la Courtoisie, le Charme, le Caractère, le Calme et la Cuisine, ne peut-être dissociée d’une personnalité unique qui incarne l’âme de la maison, et d’une volonté constante d’évolution et d’innovation du propriétaire qui par son esprit et sa vocation fait vivre un projet, une vision unique. Nos Idéaux

Notre Histoire est fondée sur l’amitié et la fierté d’appartenance à Relais & Châteaux. C’est un véritable Esprit de Famille qui renforce et uni nos membres. Notre diversité et la personnalité de chacun font notre différence et nous sommes unis par ce qui nous rend unique. C’est cette unicité qui fait la force des Relais & Châteaux et qui fait vivre son Histoire à travers le monde. Cette magie ne peut exister sans une âme, sans l’implication d’un Maître ou une Maîtresse de Maison, qui par sa Générosité et son Engagement Personnel, transmet sa passion et orchestre avec spontanéité chaque personne, chaque détail, chaque moment pour que Tout ne fasse qu’Un.

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C’est une expérience authentique et significative en accord avec le Sens du Lieu et l’inspiration créative sans cesse renouvelée par nos membres, aux couleurs du terroir et de l’environnement. Quoi de plus beau que d’encrer nos « Lieux » dans le cœur de nos clients. C’est une parfait Moment d’Harmonie dans le temps et l’espace, un voyage vers l’éveil des sens et la beauté, un véritable partage de savoir faire et de savoir vivre. D’une prestation hôtelière unique à une expérience culinaire digne des plus grandes tables, toute porte ouverte sur le Monde des Relais & Châteaux doit donner envie à nos clients de poursuivre la Route du Bonheur ; le bonheur d’exister avec simplicité dans chacune de nos maisons, le bonheur d’un Sentiment de Plénitude et de partage. Voilà pourquoi notre Histoire est unique et répond aux exigences de nos clients, elle est le lien entre des hommes d’exceptions, des lieux d’exceptions et elle unit :

1. Une maison unique, de qualité avec des prestations d’excellence.

Définie par les « 5C » : La Courtoisie, le Charme, le Caractère, le Calme, la Cuisine.

2. Une personnalité unique, une âme qui incarne nos « 5 Idéaux » :

Esprit de Famille, Engagement Personnel, Sens du Lieu, Moments d’Harmonie, Sentiment de

Plénitude.

3. Une vision unique, Incarné par la motivation du (ou) des propriétaires,

Sa volonté constante d’évolution vers une expérience unique pour les clients.

Il est important que chacun poursuive cette « quête » visant à allier les qualités uniques de la propriété et ces idéaux, c’est une valeur que nous partageons tous. La raison d’être des Relais & Châteaux est d’encourager et de soutenir chaque membre dans sa vocation, d’évaluer et de prendre des mesures si un propriétaire ou un établissement venait à perdre de vue cette « quête » personnelle.

I – METHODOLOGIE ET OUTILS DE CONTROLE QUALITE.

Les adhérents incarnent « l’Âme et l’Esprit » Relais & Châteaux auprès des clients et l’Association garante de cet état d’esprit. Elle essaie de les aider de façon constructive, à l’aide de différents outils de communication. Ces éléments d’appréciation permettent de mettre en avant les spécificités de chacun des membres et d’évaluer l’ensemble de leurs prestations dans le respect des 5C. L’Association dispose de différents moyens :

Visites anonymes effectuées par un inspecteur de l’Assocition et suivies de rapports d’inspection

Bulletins d’appréciations déposés dans chaque établissement, et disponibles en version électronique sur le site Internet des Relais & Châteaux. L’Association invite également les clients ayant réservé via le site internet et la centrale de réservation à remplir un bulletin en ligne.

Lettres et courriers électroniques spontanés des clients

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Cet ensemble a été mis en place dans le cadre des dispositions du Règlement Intérieur de l’Association Relais & Châteaux. Les bulletins, reflets de l’appréciation de nos établissements par nos clients, représentent une part fondamentale du contrôle qualité. A cet effet, une analyse qualitative et comparative est envoyée aux membres trimestriellement. Les visites sont prévues dans le cadre du programme régulier de contrôle qualité des membres avec remise d’un rapport à chacun des membres par période minimum de trois ans. Ce document reprend, sous les thèmes de la charte de qualité présentés ci-dessous, les obligations des membres Relais & Châteaux. La bonne utilisation des signes d’appartenance, mentionnés dans le Règlement Intérieur de l’Association, est également contrôlée lors des visites, au même titre que le référencement et la relation avec nos partenaires. Des visites complémentaires peuvent également être diligentées par le Conseil d’Administration à la suite de réclamations de clients ou de tiers. Les outils de contrôle pourront alors être utilisés et servir de réflexion au Conseil d’Administration de l’Association des Relais & Châteaux, tant pour l’admission d’un candidat que pour l’éventuelle exclusion de membres déjà adhérents.

II. LE CONTENU DES NORMES DE QUALITE. UN MEMBRE HOTELIER-RESTAURATEUR RELAIS & CHATEAUX

Ces Normes, organisées autour de plusieurs thèmes liés aux prestations des adhérents, se retrouvent dans les règlements de l’Association et dans nos différents outils de communication contenant les références de qualité incontournables relatives à un établissement Relais & Châteaux, en accord avec les exigences de nos clients et nos valeurs fondamentales.

1. LA RESERVATION

Lors de la réservation, que celle-ci soit faite par téléphone, par courrier ou e-mail, le meilleur accueil est réservé au client dans le respect de la Courtoisie, sans oublier de le remercier. Dès la réservation, le client doit se sentir « privilégié » et valorisé par un accueil personnalisé où l’on anticipera ses besoins et facilitera l’organisation de son séjour. Les modalités

L’affiliation aux Relais & Châteaux est mentionnée avec le nom de l’établissement lors de l’accueil téléphonique. La réservation est prise sans faire patienter le client et est systématiquement confirmée dans les 3 jours suivant la demande. Lors des périodes de fermeture, un répondeur automatique/enregistreur avec un message au minimum bilingue anglais, assure l’accueil téléphonique. Tous travaux en cours dans l’établissement ou toutes nuisances extérieures doivent impérativement être mentionnés au client lors de la prise de réservation

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Les formalités de séjour sont mentionnées tant sur le niveau des prestations que sur le niveau des prix pratiqués. Il est important de préciser avec clarté les politiques d’annulation et de garantie de réservations. Elles sont également communiquées par écrit au client afin d’éviter tout litige. Néanmoins, il est important de pratiquer ces mesures avec discernement en préservant le sens de l’hospitalité. Les réservations effectuées via la Centrale de Réservations sont honorées comme les autres. Tout problème émanant du système informatique du membre et pouvant mettre en péril ces réservations est signalé dans les plus brefs délais. Recommandation En cas d’absence temporaire de cet outil de communication, Relais & Châteaux propose de rediriger les appels sur sa centrale de réservations. Une réservation au restaurant ou aux activités annexes de l’hôtel (Spa…) doit être proposée et le client sera tenu informé des fermetures et des disponibilités de ces prestations. D’autres informations utiles sont données pour faciliter l’accès à l’hôtel, ou informer des heures d’enregistrement le jour de l’arrivée.

2. UN LIEU UNIQUE L’ENVIRONNEMENT EXTERIEUR

L’originalité du lieu, son histoire, son architecture et l’atmosphère qui s’en dégage renforcent l’unicité de nos maisons et font partie des exigences de qualité du client. Un moment privilégié de bien-être et de plaisir est valorisé par un cadre d’exception et une tonalité de sérénité, de calme et d’harmonie avec l’environnement.

2.1 L’accès à l’établissement

L’accès à l’établissement pour le client est facilité par la mise en place de panneaux de signalisation lisibles et en bon état. En effet, la qualité des prestations se mesure avant l’arrivée dès la signalisation de l’hôtel ou du restaurant ainsi qu’à l’entrée de l’établissement. Le client doit également pourvoir s’orienter facilement au sein même de la propriété. 2.2 Le cadre et la tenue

La satisfaction émotionnelle du client passe par l’importance du cadre de l’établissement. Dès son entrée dans la propriété, et lorsqu’il existe un jardin, le client découvre des extérieurs bien entretenus et en accord avec le lieu et l’histoire de la maison. Tout comme le parc ou les allées, le bâtiment est en bon état et éclairé dans les meilleures conditions. Le parking est suffisamment éclairé. Son accès doit être clairement indiqué et il doit être accessible aux personnes handicapées. Tout comme l’ensemble de la maison, il est bien entretenu et en bon état général.

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Si cette prestation n’est pas disponible il est important de prévenir le client au moment de la réservation, de lui proposer une solution alternative en précisant l’accès, les modalités et conditions d’utilisation.

3. L’ACCUEIL

Dès l’arrivée, il est important de créer un lien de proximité avec le client qui valorisera un sentiment de privilège appuyé par un service de qualité. Accueillir est un art : l’art de recevoir avec chaleur et convivialité, et, l’art du savoir vivre dans une exigence de « mesure » et de courtoisie. Une attention constante et un engagement personnel du propriétaire et/ou de la direction est primordiale de l’arrivée au départ du client. Accompagner, faciliter, individualiser son séjour et le remercier, renforce son image de client « privilégié » et le sentiment de bien-être qu’il recherche dans nos maisons. 3.1 La prise en charge à l’arrivée

Dès son arrivée au sein de la propriété, les bagages sont pris en charge et le client est orienté vers la réception. A la réception, une personne compétente, aimable, souriante et au minimum bilingue anglais est présente, en permanence, pour offrir au client un accueil chaleureux. Le bureau d’accueil et le hall de l’hôtel, dans le style de l’établissement et de son environnement, sont accueillants, bien entretenus et bien éclairés. Le guide Relais & Châteaux est présent à la réception et mis gratuitement à disposition du client. 3.2 Les modalités d’accueil

Accueillir son hôte, c’est d’abord se lever pour le saluer, partager son arrivée à l’hôtel, l’informer et comprendre ses attentes. A son départ, on le remercie d’avoir séjourné dans l’hôtel et l’on espère avoir le plaisir de le revoir prochainement. Il est important de rappeler les termes de la réservation et d’effectuer les modalités d’accueil courantes avec discernement, délicatesse et discrétion. Une fois les modalités d'accueil effectuées, le client est accompagné à sa chambre. Une présentation de l’établissement, de la chambre et des explications sur le fonctionnement des équipements sont également proposées et effectuées avec discernement. A toute heure du jour et de la nuit, la réception ou une personne de garde doit pouvoir être jointe. Recommandation Le client après un long voyage appréciera qu’on lui propose une boisson (Thé, Café, eau, jus de fruit pressé frais..) qu’il pourra prendre soit dans les parties communes de l’hôtel en attendant de prendre possession de sa chambre, soit dans sa chambre.

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3.3 Chèques Invitation et Forfait Lys

Un client détenteur d’un chèque invitation ou d’un forfait lys se doit de recevoir un accueil aussi courtois et prévenant. Les prestations offertes sont également dignes de la qualité de l’ensemble de la maison, elles sont par ailleurs détaillées dans le contrat Lys accepté et signé par l’hôtelier. Il est important de veiller à ce que la somme des prestations proposées soit égale ou supérieure en valeur au prix du Forfait Lys payé par le client. 3.4 Club « 5C »

Le Club 5C est le programme de reconnaissance des meilleurs clients des Relais & Châteaux qui sont en droit d’attendre un statut privilégié et certains avantages offerts par les établissements dont : Une attention particulière supplémentaire (spécialité locale, un apéritif, …), prestations également décrites dans la Charte Club 5C acceptée et signée par l’hôtelier. Le respect de cette Charte est obligatoire pour tous les membres de l’Association.

4. CHAMBRE et SALLE DE BAINS La détente du client passe par la qualité et le confort des infrastructures et des aménagements. Les équipements des chambres et salles de bains sont de bonne qualité et les volumes confortables. Ces prestations doivent être en conformité avec les prestations hôtelières de type minimum 4 étoiles (Européen) ou équivalent.

4.1 LA CHAMBRE

4.1.1 Le charme et l’entretien

La chambre du client correspond à ce qui a été décrit lors de la réservation. Elle peut cependant être surclassée selon la disponibilité. Toujours en harmonie avec le lieu, la chambre est élégante, raffinée, parfaitement propre et bien entretenue. Elle est systématiquement inspectée avant l’arrivée du client et est en parfait état général.

4.1.2 Le confort et les équipements

La chambre est très bien insonorisée. Le calme fait partie des critères sur lesquels communique l'association et il doit impérativement être respecté. Le client attend également au minimum :

Une chambre (incluant l’entrée et les sanitaires) d’un minimum de 20 m² Un mobilier de qualité et confortable Une table, une chaise et au minimum un fauteuil pour faciliter des instants de travail ou de repos

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Des rangements et des cintres uniformes en nombre suffisant Une literie de qualité et en parfait état Un minimum de 2 oreillers par personne dont 1 antiallergiques Un éclairage suffisant avec si possible variateur d’intensité, veilleuse ou lampe de chevet La possibilité d’avoir une obscurité totale Une température confortable comprise entre 19°C et 24°C Si une climatisation est mise à disposition, cette prestation implique :

- Un système facilement réglable - Un système en bon état de fonctionnement - Un système silencieux

Un téléphone en bon état de fonctionnement auprès duquel doit se trouver les numéros utiles et numéros d’urgence.

Une télévision impliquant : (si cette prestation est proposée) - Un équipement de qualité supérieure - Le meilleur accès aux chaînes nationales et internationales avec un bon réglage - Une télécommande propre et en bon état de fonctionnement

Un mini bar à disposition et bien garni. Sans présence de mini bar, prévoir de l’eau minérale à disposition

Du papier à lettre, un stylo ou un crayon, des enveloppes Recommandations

Dans la mesure du possible, permettre au client de se connecter à Internet en haut débit Le client appréciera d’avoir un coffre fort à sa disposition et facile d’utilisation Un nécessaire à couture, une éponge à chaussures, des sacs à linge sale seront les bienvenus Le nettoyage de chaussures peut être proposé …

4.1.3 L’information

Pour faciliter le séjour du client et lui permettre de se sentir « chez lui » rapidement, il est important de mettre en évidence en chambre des informations utiles à son séjour, comme :

Le guide Relais & Châteaux en cours de validité et en bon état Le magazine l’Ame et l’Esprit R&C si celui-ci est diffusé dans la zone où se trouve l’établissement Le questionnaire d’appréciation Un livret d’accueil sur les prestations de l’hôtel, en plusieurs langues Une carte de room service, si cette prestation est disponible Des explications sur le fonctionnement des équipements disponibles (la télévision, lecteur de CD ,

internet…) Des informations sur la région Des magazines ou livres Toute autre information jugée utile au séjour du client

4.1.4 Les attentions aux détails et la personnalisation de l’accueil en chambre

Le client est très sensible aux attentions particulières qui lui sont offertes tout au long de son séjour. Un bouquet de fleurs fraiches, un mot d’accueil personnalisé de la direction, une bouteille d’eau minérale, un petit cadeau aux couleurs de la région accueillent le client dans sa chambre.

4.2 LA SALLE DE BAINS

4.2.1 Le charme et l’entretien

Tout comme la chambre, la salle de bains est élégante et décorée dans le style de la maison.

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Elle est également parfaitement propre avec du mobilier de qualité et des installations récentes et en bon état.

4.2.2 Le confort et les équipements

Le client doit retrouver tous les éléments de confort essentiels dont il a besoin. Il est donc nécessaire qu’il puisse avoir à sa disposition : Les équipements

Une baignoire avec douche, munie d’une autre protection Des portes serviettes et crochets en nombres suffisant Des rangements suffisants Un miroir de taille raisonnable et bien ajusté Si possible une mise à disposition d’un miroir grossissant Un sèche-cheveux de bonne qualité et puissance Un éclairage suffisant et bien adapté ainsi qu’une prise pour un rasoir Des verres à dents élégants (si possible en verre) Un balai à toilette Un système d’aération performant.

Recommandations

Baignoire et douche séparées Lavabo à double vasque Des toilettes séparées de la salle de bains Un porte-serviettes chauffant

Les produits d’accueil Du linge de bonne qualité

- Un peignoir par personne - Une paire de chaussons par personne - Des serviettes grandes et petites en nombre suffisant - Des gants de toilette ou petits carrés

Mouchoirs en papier Du coton et des cotons tiges Des produits pour le bain et la douche, en nombre suffisant Ils sont de qualité et peuvent également refléter les couleurs de la région et souligner à nouveau l’authenticité de la maison.

Recommandations Hormis les produits d’accueil classiques proposés dans la salle de bain tels que le shampooing, le gel douche, le savon, la crème hydratante.., un kit de rasage pour les hommes ainsi qu’un kit manucure pour les femmes peuvent être mis à disposition des clients à la réception

4.3 LE SERVICE AU CLIENT

L’accueil, toujours fait avec simplicité, se poursuit avec discrétion et discernement lors du service du soir et plus particulièrement pour la « Couverture ». Le service de la couverture se fait dans toute la mesure du possible de manière « invisible ». Le client n’est pas dérangé et le personnel d’étage s’informe et s’assure auprès de la réception du restaurant ou par un autre moyen que le client n’est plus dans sa chambre avant de venir faire le service. Le client appréciera :

Un lit préparé Des corbeilles vidées

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Du linge pouvant être changé, avec discernement, en chambre et dans la salle de bains

Recommandations

Des attentions particulières « aux couleurs » de l’établissement et son environnement Une note informative sur la météo du lendemain Une note informative sur les activités spécifiques de l’hôtel le lendemain La mise en place sur le lit du Guide Relais & Châteaux…

Autres services indispensables et attendus dans nos établissements : - Mise à disposition d’un quotidien tous les matins à la réception ou bien lors du petit déjeuner - Proposition de nettoyage de vêtements et chaussures - Si les enfants sont acceptés dans l’hôtel :

- Possibilité d’un service de baby-sitting et autres facilités adaptées aux enfants

5. LES PARTIES COMMUNES (intérieur L’ensemble des parties communes, en harmonie avec le reste de la maison, fait l’objet d’une attention particulière et le client doit pouvoir se repérer dans l’établissement de la façon la plus aisée possible. Les parties communes ont un espace Salon/Bar pouvant accueillir au minimum 20% de la capacité totale de l’hôtel. Tout comme dans la chambre, le client retrouve cette attention particulière qui lui est réservée avec spontanéité. Il a plaisir à partager certains instants dans un salon, au bar, dans une bibliothèque ou tout simplement dans le hall de l’hôtel. Le confort et la décoration de la maison jouent donc un rôle primordial sur ce sentiment de bien être. L’ensemble doit être élégant et la décoration régulièrement mise au goût du jour (peinture, moquettes, rideaux, tissus d’ameublement…). Une maison fleurie, bien éclairée, chaleureuse et encadrée par un personnel souriant et attentif est toujours plus accueillante qu’une maison sans âme et sans histoire. Tout comme le reste des Parties Communes, il est primordial que les toilettes soient propres et aérées. Elles sont souvent le reflet de l'image d’un établissement et donnent au client une impression générale sur la tenue de l'établissement. Salons et Séminaires

Cette prestation, qu’il s’agisse d’un salon, d’un séminaire ou d’un banquet, n’est pas le principal créneau de l’activité de la maison. Il est primordial que l’esprit de l’établissement soit préservé et cela ne devra nuire en rien au bien être de la clientèle individuelle et à la qualité des prestations proposées. Lors de sa réservation, le client est informé de la présence d’une prestation séminaire ou banquet au moment de son séjour.

6. LA RESTAURATION La restauration au sein des Relais & Châteaux est de grande qualité. Elle contribue à notre image et au voyage de nos clients à travers l’éveille des sens et notamment du goût, et ne peut se limiter à une stricte performance culinaire.

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L’accueil, l’art de la table, le lieu, la créativité et l’authenticité sont tout aussi importants. La beauté du goût et le bien-être dans un cadre raffiné et harmonieux font de cette expérience un moment d’exception. 6.1 L’accueil et le service

L’accueil

Le client est impérativement accueilli à son arrivée au restaurant de préférence par le Maître d’Hôtel, le Chef ou une Personne de la Direction. Pour l’Âme et l’Esprit de nos maisons, cette présence est primordiale. Elle met en avant le respect de nos engagements, de notre implication et de notre savoir faire.

Le Service

La présence, durant tout le service, d’un maître d’hôtel au minimum bilingue anglais est obligatoire et celle d’un sommelier est fortement recommandée. Le service se fait avec discernement et reste toujours courtois, souriant, efficace, attentif, prévenant et discret. Il est effectué par un personnel professionnel, maîtrisant toutes les techniques du service et ayant une bonne connaissance des mets et prestations proposés. Il est important de savoir anticiper les besoins des clients. La tenue du personnel est élégante et propre. Les bijoux portés lors du service seront discrets. Le client est accompagné et placé à sa table dans les meilleurs délais, toute éventuelle attente devant se faire dans les meilleures conditions, au bar ou au salon, et un apéritif est proposé et servis rapidement. Ce dernier est accompagné de canapés ou d’amuses bouches faits maison. La carte est présentée dans un délai très court et les plats proposés (Menus, Spécialités du jour,…) sont expliqués. A l’égard d’une clientèle étrangère, la carte doit pouvoir être commentée en anglais, dans le cas contraire elle sera disponible en anglais. Les plats sont présentés et servis à la bonne personne, sans interrogation et avec raffinement. Entre chaque plat, la table est débarrassée des couverts non utilisés, des serviettes sales si nécessaire,….et les miettes sont enlevées. Le service du vin et de l’eau est également attentif et régulier, selon les besoins. Si les plats proposés nécessitent un travail au guéridon, les techniques de découpage, tranchage et flambage doivent être bien maîtrisées. Si le café est servi au salon ou au bar, le client est accompagné et des mignardises agrémenteront la fin du repas. Quand le client demande sa facture, celle-ci est présentée rapidement à la personne concernée. Lors de son départ, le client est raccompagné à la porte et les services vestiaire / voiturier sont rapides. Un taxi est proposé selon le besoin du client. Une personne de la direction, le Chef ou le Maître d’Hôtel en charge est présent au départ pour saluer et remercier le client.

Recommandations

Une carte sans prix est présentée aux hôtes du client

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6.2 Le cadre et le confort

Par respect des clients, la salle du restaurant doit être calme. Les bruits venant des cuisines ou du service sont à proscrire. Il en va de même pour les mauvaises odeurs dans le restaurant. Par respect également pour l’intimité des clients, les tables sont raisonnablement espacées. Le mobilier est de qualité, confortable et bien entretenu dans un cadre agréable et convivial en accord avec le reste de l’établissement. La vaisselle, la verrerie, les couverts et toute la mise en place de l’Art de la Table (nappage, décoration florale,…) sont également de qualité et bien entretenus. 6.3 L’expérience Culinaire

Le client attend une prestation de goût menée toujours avec savoir-faire, à l’image de l’ensemble de la maison. La cuisine est de grande qualité, met en avant les spécialités et spécificités de la région concernée et bien entendu l’identité culinaire du Chef. En effet, la compréhension du lieu et le rapport au « Terroir » sur l’ensemble des prestations offertes par la maison et particulièrement au cours de cette expérience culinaire, permettent au client de se sentir dans un endroit authentique rempli de saveurs et de senteurs. Les produits utilisés sont frais et de grande qualité. La carte tient compte de la diversité de la clientèle, des saisons, de la région ou de l’éventuelle présence d’enfants. La carte des vins offre un large choix national et international. Une sélection régionale sera appréciée. Cette carte permet de mettre en valeur les différentes sélections proposées par l'établissement et de faciliter le choix du client. Un service de vin au verre sera particulièrement apprécié. On présentera systématiquement la carte et/ou les menus avec discernement aux clients en ½ pension, en mentionnant avec tact, qu’un choix différent de celui proposé, peut entraîner des extras. 6.4. Le deuxième restaurant de l’établissement

L’accueil, le Service, le Cadre et le Confort seront en accord avec les points évoqués précédemment mais avant tout avec l’Esprit de la Maison. La Cuisine sera également de qualité et à l’image de l’ensemble des prestations. 6.5 Le Petit Déjeuner

Le petit déjeuner est un moment important dans le séjour du client et il doit pouvoir être servi en chambre ou au restaurant. Le client est informé des heures de service du petit déjeuner. Par ailleurs, pour des contraintes d’organisation et de gestion de personnel, l’horaire du service en chambre peut être limité à celui du service au restaurant.

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Au restaurant

L’accueil et le Service Le client est toujours accueilli dans les meilleures conditions de courtoisie. Il est accompagné à sa table où la carte lui est présentée et les prestations expliquées. L’attention qui lui est porté se fait toujours avec discrétion et professionnalisme jusqu’à son départ. Le cadre Si la salle de petit déjeuner n’est pas le restaurant, le cadre devra être en accord avec le confort et la qualité des autres pièces de la maison. L’art de la table ne devra pas être négligé. La prestation culinaire L'établissement doit offrir un choix suffisant de produits frais et de qualité, et malgré la mise en avant des spécialités régionales, il est indispensable qu'il s'adapte à la clientèle internationale. Le petit déjeuner présenté entièrement ou partiellement sur un buffet n’exclut pas, bien entendu, un service d’exception. Le buffet est constamment réapprovisionné et nettoyé au cours du service. Le dernier client servi doit pouvoir bénéficier de la prestation du premier servi. Une sélection de plats chauds est également être proposée, ces plats ainsi que les boissons chaudes sont servis à tables et une variété de « Thé » est présentée au client.

En Chambre

Toujours avec autant de courtoisie et de discrétion, le petit déjeuner est servi avec beaucoup d’attentions particulières, de raffinement et sa « mise en scène » de qualité est en harmonie avec le style de la maison. Les produits offerts sont en nombre suffisant, frais, et de bonne qualité. Que ce soit en chambre ou au restaurant, les jus de fruit devraient être pressés et servis frais. 6.6 Le Bar ou espace dédié

Le client doit pouvoir être servi à tout moment et la présence d’un Barman ou d’une personne compétente est indispensable pour la qualité des prestations offertes dans un Relais & Châteaux. L’ambiance et la décoration sont plus intimes. Le mobilier est confortable. Les boissons proposées sont variées et ne sont pas servies sans accompagnement. On privilégie les petits fours salés ou amuses bouches aux gâteaux apéritifs industriels. La touche du chef sera appréciée tout comme lors de l’ « Afternoon Tea » qui sera servi avec des biscuits, petits fours ou autres produits faits maison.

7. LES LOISIRS Séjourner dans un Relais & Châteaux c’est une « parenthèse » dans le quotidien, un moment de détente et de sérénité. Les loisirs proposés dans l’hôtel et hors de l’enceinte de l’hôtel sont une vraie valeur ajoutée pour la satisfaction émotionnelle et intellectuelle du client. 7.1 L’Accueil et service

Le client est accueilli dans les meilleures conditions au sein des différentes activités proposées.

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Si les activités proposées ne sont pas dans l’enceinte de l’établissement, il est important de prévenir le client et de faciliter l’accès et les conditions d’utilisation. (Excursions….) Certaines activités doivent être encadrées par des personnes compétentes, voir diplômées, notamment pour les soins esthétiques, le Spa, la Balnéothérapie et la Piscine. Pour certaines activités, il est souhaitable de se renseigner sur l’état de santé des clients. De nombreuses attentions particulières sont offertes :

Des serviettes à disposition Des peignoirs supplémentaires en chambre Une bonne ventilation des différentes pièces concernées Un point d’eau à disposition Des volumes harmonieux en fonction du nombre d’appareils utilisés Un bon éclairage et de préférence une lumière naturelle

Recommandations

Un espace de repos 7.2 Le cadre et l’entretien

Le client attend de cette prestation, bien-être et détente absolus dans un cadre apaisant et raffiné. Les loisirs, court de tennis, piscine, salle de billard, salles de fitness…toutes les infrastructures sont en bon état général, propres, bien entretenues et répondre aux exigences du client. Les équipements proposés sont en bon état de fonctionnement et de bonne qualité. 7.3 Conditions et Information

Les conditions pour adhérer aux différents programmes proposés sont présentées dans le Guide des Services

ou sur www.relaischateaux.org concernant les thématiques Golf et Spa. La Piscine Il est rappelé que les mesures de prévention en accord avec les règles de sécurité imposées par la législation en vigueur doivent être appliquées. Fitness ou remise en forme L’information Fitness sera indiquée pour l’établissement à la condition qu’un minimum d’équipements soit proposé. Spa – Balnéothérapie / Soins Esthétiques Le personnel en place devra avoir les compétences requises, être diplômé et dédié à ces activités. Pour pouvoir adhérer aux programmes dédiés à cette activité et mentionner l’information SPA sur l’ensemble de nos supports marketing, l’hôtel doit disposer d’un minimum d’équipements. Le Golf Le parcours, sur place doit être bien entretenu.


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Si l’établissement est qualifié « Esprit Golf », il devra disposer d’un parcours de renommée internationale sur place ou à moins d’une demi-heure de voiture et offrir les caractéristiques suivantes :

Un Parcours intéressant, bien dessiné Qualité de l’accueil au Club House et au restaurant Installations annexes de haut niveau : practice, voiturettes, proshop, enseignements, etc…

III – COMPLEMENT DES NORMES DE QUALITE. POUR UN MEMBRE CHEF-RESTAURATEUR

Un membre Chef-Restaurateur doit bien entendu être en accord avec l’ensemble des modalités de réservation, d’environnement extérieur et d’accueil mentionnées préalablement. Néanmoins, les prestations restauration décrites ci-dessus pour un membre Hôtelier-Restaurateur Relais & Châteaux, doivent être complétées pour un membre Chef-Restaurateur. En effet, l’expérience du client qui reflète l’excellence, doit permettre à nos Chef-Restaurateurs d’être reconnus comme les meilleurs établissements sur le plan mondial. Pour reprendre les thèmes déjà commentés dans le Chapitre II. Point 6, voici donc le complément des normes de qualité à respecter :

1. L’ACCUEIL ET LE SERVICE Normes décrites en point 6.1

1.1 L’accueil

Complément Un service vestiaire est mis à disposition. 1.2 Le service

Complément La présence, durant tout le service, d’un maître d’hôtel au minimum bilingue anglais et d’un sommelier est indispensable

2. LE CADRE ET LE CONFORT Normes décrites en point 6.2

Complément La notion de lieu et de concept répond désormais à une expression culturelle assez forte. La personnalité du Chef et sa tendance culinaire sont également en harmonie avec le décor, l’architecture, le service et l’environnement : Un accord parfait entre le plaisir gustatif et le plaisir des yeux. Quelques exigences sur L’art de la table :

Un nappage raffiné Une verrerie fine

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Une vaisselle répondant au style de la maison et de l’esprit recherché Des couverts en argent ou en inox de qualité et en adéquation avec le style de l’établissement Une table conviviale et une « mise en scène » harmonieuse.

L’art de la table doit en tout état de cause refléter la plus haute qualité de ce que les usages culturels du pays peuvent offrir en la matière quelque soit la région du monde.

3 L’EXPERIENCE CULINAIRE

Normes décrites en point 6.3 Complément Avant-gardiste des différentes tendances culinaires ou gardien des traditions, nos Chefs-Restaurateurs expriment leur talent et dévoilent leur identité à travers leur créativité, leur savoir faire, leur présence et leur engagement personnel. Cette Expérience de haute gastronomie implique :

Une parfaite maîtrise des techniques du « Goût » Une régularité dans la Qualité des produits choisis Des recettes qui dénotent une certaine créativité et originalité Une constance dans la qualité de tous les mets proposés Des plats équilibrés et cohérents aux saveurs bien associées Des quantités servies bien pensées Des plats préparés avec soin, rigueur et servis chaud Une belle présentation en accord avec le style de la maison Les amuses bouche doivent être intéressants et fins Le café (thé, infusion) doit être de grande qualité tout comme les mignardises Une carte bien équilibrée et actualisée au support élégant selon les tendances et le style de

l’établissement. Une carte des vins de grande qualité et offrant un large choix national et international. Une sélection

régionale sera appréciée. Un sens du Timing vis-à-vis des attentes du client Le tout doit amener à un plaisir gustatif sans faille

4. LE DEUXIEME RESTAURANT DE L’ETABLISSEMENT

Normes décrites en point 6.4

Complément Pour un établissement ayant la qualité de Chef-Restaurateur, une mention spécifique sur l’ensemble des supports marketings informera le client de l’existence d’un deuxième restaurant et de l’importance de réserver préalablement une table au restaurant principal. Cette information sera également précisée lors de la réservation afin d’éviter toute confusion et toute déception lors du séjour.

* * *

Toute dérogation aux normes de qualité doit être justifiée. La présente Charte de Qualité a été établie par le Conseil d’Administration de l’Association des RELAIS & CHÂTEAUX, dans le cadre des pouvoirs qui lui ont été conférés.

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Chaque candidat et chaque membre en ont pris formellement connaissance, et se sont engagés à la respecter. La présente Charte de Qualité est indissociable des autres engagements contractuels précités, auxquels l’adhérent a souscrit, qu’ils soient prévus dans les Statuts ou dans les Règlements de l’Association Relais & Châteaux. Cette Charte établie sur la base de référentiels objectifs et de critères techniques concernant la gestion hôtelière et/ou la restauration, est totalement transparente et mise à disposition des candidats et membres sur www.relaischateaux.org. Elle est un gage de sécurité et de qualité tant pour chacun des membres, que pour les clients, les tiers et l’Association elle-même, valorisant sa notoriété. Cette Charte peut être modifiée ou complétée pour tenir compte de nouvelles réglementations, de nouveaux usages professionnels ou pour respecter les règles de droit national, international ou communautaire. Seul le texte français de cette Charte est opposable à l’ensemble des candidats et membres de l’Association des RELAIS & CHATEAUX. Pour la validité, l’exécution ou l’interprétation de la présente Charte de Qualité, le Tribunal de Grande Instance de Paris est seul compétent.


Relais & Châteaux · Avril 2013 Abitare La Storia Arteh Hotels Atmosphere Hotels AVYTAGE –...

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