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CPE Passepoil Inc.

Règlements généraux du CPE Passepoil Inc.

Adopté par le conseil d’administration le 10 avril 2012 Entériné par l’assemblée générale le

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Règlements généraux du Centre de la petite enfance Passepoil Inc. Ref: Partie III de la Loi sur les compagnies L.R.Q., chapitre C-38 SECTION 1 : GÉNÉRALITÉS No 1 Nom

La personne morale est constituée sous le nom Centre de la petite enfance Passepoil Inc. (ci-après défini par les termes « CPE Passepoil » ou « CPE ») La personne morale peut également être reconnue sous le nom CPE Passepoil Inc.

No 2 Siège social

Le siège social du CPE Passepoil est établi dans la Ville de Québec . No 3 But

Tenir un centre de la petite enfance, conformément à la Loi sur les centres de la petite enfance et autres services de garde à l’enfance. (L.R.Q.,c. S-4-1;) et à ses règlements. Offrir tout autre service destiné à la famille et aux enfants aux fins de réaliser les objets de la corporation, recevoir des dons,legs et autres contributions en argent et en biens meubles ou immeubles et amasser des fonds par voie de souscription, ou autrement.

No 4 Membres

Toute personne ayant l’une des qualités suivantes peut devenir membre actif :

1. Les parents d’un enfant qui fréquente le CPE Passepoil; 2. Un membre du personnel. Un seul employé peut-être membre du CPE à tout moment donné.

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3. Une seule personne ne faisant pas partie du personnel et qui est issue du milieu des affaires, institutionnel, social, éducatif ou communautaire.

Une personne qui cesse de remplir les qualités requises cesse d’être membre de la personne morale.

No 5 Droit des membres Les membres de la personne morale ont le droit, notamment: - de participer à toutes les activités de la personne

morale; - de recevoir les avis de convocation aux assemblées des

membres; - d'assister aux assemblées des membres; - de prendre la parole et de voter lors des assemblées

des membres; - d'être élu à titre d'administrateur selon les règles en

vigueur; - de consulter les actes constitutifs de la personne

morale; - de consulter et de recevoir copie des règlements

généraux; - de recevoir les procès-verbaux des assemblées des

membres; - de recevoir le registre des membres et le registre des

administrateurs. No 6 La suspension

Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour une période qu’il détermine ou expulser définitivement, tout membre qui enfreint quelque disposition des règlements nuisibles aux objectifs poursuivis par la personne morale. Toutefois, le conseil d’administration doit donner à ce membre l’occasion de se faire entendre avant qu’une décision finale soit prise à son sujet.

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No 7 Démission Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit au conseil d’administration. Une démission prend effet après réception et acceptation de l’avis écrit du démissionnaire par le conseil d’administration à sa réunion suivante.

No 8 Perte du statut de membre Un membre actif qui n'a plus la qualité requise pour être membre de la personne morale perd son statut de membre à la date où il perd cette qualité.

Un administrateur qui perd son statut de membre de la personne morale doit remettre sa démission au conseil d’administration à la date où il perd la qualité de membre.

No 9 Carte de membre Le conseil d’administration pourra, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membres. SECTION 2: L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE No 10 Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle des membres doit avoir lieu dans les six mois suivant la clôture de l'exercice financier qui se termine le 31 mars de chaque année. Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit contenir les points suivants : a) lecture et adoption de l’ordre du jour; b) adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale; c) dépôt des rapports financiers annuels vérifiés ;

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d) dépôt des rapports financiers internes arrêtés à une date ne précédant pas de plus de 4 mois la tenue de l'assemblée annuelle (seulement si l'assemblée a lieu après le 31 juillet) ; e) présentation des prévisions budgétaires annuelles; f) nomination du vérificateur; g) élection des membres du conseil d’administration ; h) ratification des règlements (nouveaux ou modifiés), s'il y a lieu adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale.

No 11 Assemblée générale spéciale convoquée par le conseil d’administration Outre les assemblées générales annuelles, le conseil d’administration peut convoquer l’assemblée générale des membres lorsqu’il le juge opportun pour disposer d’un sujet qu’il détermine. L’avis doit être expédié au moins 10 jours avant la réunion et doit être accompagné de l’ordre du jour de l’assemblée mentionnant le ou les objets de la dite assemblée.

No 12 Assemblée générale spéciale convoquée par les membres L’assemblée générale spéciale pour être convoquée doit: 1. Faire l’objet d’une demande écrite adressée au

secrétaire de la personne morale contenant le ou les objets de l’assemblée ;

2. Être signée par au moins 1/10 des membres de la personne morale.

Le secrétaire transmet ensuite la demande aux administrateurs, ou s’ils ne sont pas en nombre suffisant pour former quorum, l’administrateur ou les administrateurs en exercice. Ces derniers doivent convoquer une assemblée pour disposer du ou des affaire(s) mentionnée(s) dans la demande .

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Si l’assemblée n’est pas convoquée et tenue dans les vingt et un jours à compter de la date à laquelle la demande de convocation a été déposée au siège social de la personne morale, un nombre de membres représentant un dixième du nombre total des membres, signataires ou non de la demande, peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée générale spéciale.

L’avis de toute assemblée générale spéciale doit indiquer la ou les affaire(s) qui doit(vent) être prise(s) en considération.

No 13 Quorum

L’assemblée générale est constituée de tous les membres en règle, mais il suffit de la présence de quinze pour cent (15 %) des membres pour constituer un quorum suffisant et rendre l’assemblée valide jusqu’à sa levée.

No 14 Vote Seuls les membres en règle et présents à la réunion ont droit de vote. Seul un membre par famille peut exercer le droit de vote. Le vote se tient à main levée à moins que 2 (deux) membres présents ne demandent la tenue d’un scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix exprimées. En cas d’égalité des votes, le vote du président d’assemblée a prépondérance et pourra départager les votes.

No 15 Avis de convocation

L’avis de convocation d’une assemblée générale ou spéciale doit être distribué à tous les membres au moins dix (10) jours avant la date prévue pour l’assemblée. L’avis doit mentionner la date, l’heure et le lieu de l’assemblée ainsi que le ou les sujets à traiter s'il s'agit d'une assemblée spéciale. Les membres peuvent renoncer à l’avis de convocation par écrit.

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Dans tous les cas, la présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut de lui expédier l’avis de convocation.

No 16 Modifications des règlements généraux Le conseil d'administration peut abroger ou modifier toute disposition des présents règlements généraux.

Le conseil d'administration doit soumettre l'abrogation ou la modification pour ratification à l'assemblée générale annuelle ou à une assemblée extraordinaire des membres spécialement convoquée à cette fin.

Toute abrogation ou modification adoptée par le conseil d'administration entre en vigueur au moment de son adoption et demeure en vigueur jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle ou jusqu'à l'assemblée extraordinaire des membres convoquée pour ratifier l'abrogation ou la modification. Si cette abrogation ou modification n'est pas approuvée à la majorité des voix durant l'assemblée générale annuelle ou extraordinaire, elle cessera dès lors d'être en vigueur.

Toute modification apportée aux dispositions des règlements généraux ayant trait aux pouvoirs ou au fonctionnement du comité de direction doit être approuvée par les deux tiers des membres en assemblée générale extraordinaire. Toutefois, toute modification apportée aux dispositions inscrites dans les lettres patentes, notamment le nom, le nombre d'administrateurs, la localité du siège social et les objets de la personne morale doit être approuvée par les deux tiers des membres en assemblée générale extraordinaire. SECTION 3: LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

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No 17 Éligibilité et composition

Tout membre en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration. Le conseil d’administration est composé de 7 administrateurs : a) Cinq parents utilisateurs ; b) Un membre du personnel, permanent et possédant l’équivalent de 2 ans d’expérience à temps plein au CPE Passepoil; c) Une personne issue du milieu des affaires, institutionnel, social, éducatif ou communautaire. Tout nouvel administrateur élu au conseil d’administration doit signer le code d’éthique de la personne morale au moment de son élection et doit s’y conformer en tout temps dans l’exercice de ses fonctions d’administrateur de la personne morale.

No 18 Pouvoirs des administrateurs. Le conseil d’administration accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit la personne morale, conformément aux lettres patentes et aux règlements généraux. Il peut en tout temps acheter, louer, acquérir, aliéner, échanger ou disposer de terrains, édifices ou autres biens meubles ou immeubles de la personne morale pour la considération, les termes et les conditions qu’il juge convenables.

No 19 Indemnisation, rémunération Les administrateurs ne sont pas rémunérés; seules les dépenses qu’ils effectuent pour la personne morale et préalablement autorisées par le conseil d’administration sont remboursables.

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No 20 Démission d'un administrateur ou d'une administratrice

Un administrateur peut démissionner en adressant une lettre recommandée au président ou au secrétaire de la personne morale ou en remettant sa démission par écrit lors d'une séance du conseil d'administration.

No 21Destitution d'un administrateur ou d'une administratrice Les membres peuvent, lors d'une assemblée générale, destituer un administrateur de la personne morale.

L'avis de convocation de l'assemblée doit mentionner que cette personne est passible de destitution et préciser la raison évoquée pour demander la destitution.

No. 22 Démission ou destitution d'un officier ou dirigeant

Un officier peut démissionner en faisant parvenir un avis écrit à cet effet au secrétaire de la personne morale. Sa démission entre en vigueur dès réception de l’avis ou à toute date ultérieure mentionnée par l’officier démissionnaire. De plus, si un administrateur démissionne de son poste, il cesse d’être officier de la personne morale dès l’entrée en vigueur de sa démission. Le conseil d’administration peut destituer un officier. Ce dernier cesse dès lors d’exercer ses fonctions.

No 23 Durée des fonctions

Le mandat des administrateurs est de 2 ans. Ils peuvent être réélus pour un deuxième mandat afin d’assurer une continuité dans le fonctionnement du conseil d’administration.

No 24 Vacance

Il y a vacance dans le conseil d’administration par suite de: a) la mort ou la maladie d’un de ses membres; b) la démission par écrit d’un de ses membres; c) la destitution d'un membre du conseil.

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En cas de vacance, le conseil d'administration peut nommer comme administrateur une personne possédant les qualités requises – telles que décrite à l’article 17 « Éligibilité et composition » afin remplir la vacance pour le reste du mandat.

No 25 Élection Il y a élection des administrateurs une fois par année à l’occasion de l’assemblée générale annuelle des membres du CPE .

No 26 Devoir des administrateur Le rôle du conseil d’administration est d’administrer la personne morale et de prendre toutes les décisions nécessaires à cet effet. Le conseil d’administration :

a) élit parmi ses membres un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier; b) peut former et superviser les comités (finance, programme,personnel, parents, etc....) qu’il juge appropriés; c) contrôle les achats et les dépenses qu’il peut autoriser; il signe les contrats pour lesquels il a le pouvoir d’engager la personne morale; d) veille à ce que les règlements soient appliqués et que les

résolutions soient exécutées. No 27 Conflits d’intérêts

Tout administrateur ayant un intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui met en conflit son intérêt personnel et celui de la personne morale doit faire connaître sans délai cet intérêt par écrit au président du conseil d’administration au début de chaque mandat.

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L’administrateur doit s’abstenir de voter sur toute question concernant cette entreprise et éviter d’influencer toute décision se rapportant à cette entreprise.

L’administrateur doit se retirer de la séance du conseil d’administration pour la durée des discussions et du vote relatifs à cette décision et dévoiler cet intérêt lors de toute séance où cette question est abordée.

No 28 Les assemblées du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit un minimum de 9 fois par année ou plus souvent si requis pour assurer la bonne marche et la bonne gestion de la personne morale. Le secrétaire, par l’intermédiaire de la directrice, envoi les avis de convocation. Le président, en consultation avec les administrateurs, fixe la date des assemblées du conseil d’administration. La majorité des administrateurs peuvent demander de convoquer une assemblée du conseil pour la date, l’heure et l’endroit qu’ils déterminent selon l’ordre du jour qu’ils fixent. Le secrétaire doit alors immédiatement convoquer l’assemblée du conseil d’administration dans les délais prévus.

No 29 Avis de convocation (assemblée du conseil d’administration)

L’avis de convocation est distribué par courriel ou sous enveloppe à tous les membres du conseil d’administration au moins trois (3) jours avant la date prévue pour l’assemblée. En cas d’urgence, un délai de six (6) heures donné verbalement sera jugé suffisant. L’avis doit mentionner les sujets qui seront inscrits à l’ordre du jour. Les administrateurs peuvent renoncer à l’avis de convocation. Si tous les membres du conseil se trouvent réunis, ils peuvent, à l’unanimité, décréter une assemblée officielle pour laquelle un avis de convocation n’est pas requis, les membres signant tous une renonciation à cet effet.

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No 30 Quorum

Il y a quorum si la majorité des administrateurs sont présents.

No 31 Vote

Le vote se fait à main levée, sauf si 2 (deux) administrateurs font la demande de tenir un vote secret. Le vote par procuration n’est pas permis. Une résolution peut être adoptée lorsqu’il y a une majorité de parents en faveur. En cas d’égalité des voix, la proposition est rejetée. Le président n’a pas droit à un vote prépondérant. Pour être valable, une décision du conseil d’administration doit tout d’abord recueillir une majorité simple parmi les membres du conseil d’administration ; ensuite la décision doit bénéficier d’une majorité simple parmi les parents usagers membres du conseil d’administration.

SECTION 4: LES OFFICIERS DE LA PERSONNE MORALE No 32 Éligibilité des officiers tels le président, vice-président, secrétaire, trésorier.

Seuls les parents utilisateurs, tels que définis à l’article 17a) peuvent occuper les fonctions de président et vice-président de la personne morale. Une personne qui reçoit un salaire de la personne morale ou qui a autrement un contrat avec elle ne peut être président, vice-président, secrétaire ou trésorier.

No 33 Élection des officiers

Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier sont élus par et parmi les administrateurs.

No 34 Le président

Il préside normalement toutes les assemblées du conseil d’administration et celles des membres. Il fait partie ex-officio de tous les comités et des services de la personne

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morale. Il surveille l’exécution des décisions prises au conseil d’administration et il remplit toutes les charges qui lui sont attribuées par le conseil d’administration. Il signe avec le secrétaire, les documents qui engagent la personne morale. Il est normalement chargé des relations extérieures du CPE .

No 35 Le vice-président

Le vice-président remplace le président en son absence et exerce alors toutes les prérogatives du président. De plus, le vice-président a tous pouvoirs et toutes fonctions que le conseil d’administration peut lui attribuer.

No 36 Le secrétaire

Le secrétaire doit: a) rédiger et conserver les procès-verbaux des assemblées de membres et du conseil d’administration ; b) voir à ce que tous les avis soient donnés conformément au présent règlement; c) conserver en bon ordre, à jour et en sécurité tous les livres, rapports, certificats et autres documents requis par la loi (lettres patentes, lettres patentes supplémentaires, règlement généraux et spéciaux, résolutions, procès verbaux, liste des membres, sceau, contrats, etc...) et les mettre à la disposition des administrateurs au siège social à leur demande aux heures d’ouverture du CPE; d) effectuer la correspondance de la personne morale à la demande du président ou du conseil d’administration. e) maintenir à jour une liste des membres de la personne morale; f) assurer toutes autres fonctions que le conseil d’administration peut lui confier.

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No 37 Le trésorier Le trésorier doit : a) Voir à ce que tous les fonds et valeurs de la personne morale soient déposés au nom de la personne morale dans une institution financière reconnue telle une caisse populaire, une banque à chartre canadienne ou chez tout autre dépositaire déterminé par le conseil d’administration; b) soumettre, lors d’une réunion du conseil d’administration précédant l’assemblée générale annuelle des membres, un rapport de l’état financier de la personne morale certifié par un vérificateur; c) s’assurer que les registres de comptabilité de la personne morale soient à jour, en ordre et en sécurité; d) peut signer les chèques et autres effets de commerce conjointement avec le président ou la directrice.

No 38 Signature des effets de commerce et des contrats ou engagements

Tous les chèques, billets, lettres de change et autres effets de commerce, contrats ou convention engageant l’organisme ou le favorisant doivent être signés par deux (2) des trois (3) personnes suivantes, à savoir le président, le trésorier et la directrice.

No 39 Registre de comptabilité

Le trésorier doit tenir au moins un registre où sont inscrits tous les fonds reçus et déboursés, tous les biens détenus par la personne morale ainsi que les dettes, obligations et créances et toute transaction financière de la personne morale. Ces registres sont ouverts en tout temps à l’examen des administrateurs. Un compte rendu des résultats financiers mensuels doit être présenté au conseil d’administration.

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No 40 Affaires bancaires Le conseil d’administration détermine l’institution où sont effectués les dépôts d’argent pour la personne morale.

No 41 Exercice financier L’exercice financier de la personne morale débute le 1er avril et se termine le 31 mars.

No 42 Vérification

Les états financiers doivent être vérifiés annuellement par un vérificateur nommé à cette fin lors de l’assemblée générale annuelle. Les livres de la personne morale seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres seront sujets à examen sur place, aux heures régulières de bureau par tous les membres en règle qui en feront la demande au secrétaire du conseil d’administration.

No 43 Contrats et engagements

Les contrats et engagements liant la personne morale doivent être approuvés par le conseil d’administration et doivent porter la signature du président ou de toute personne désignée par le conseil d’administration.

Adopté lors de l’assemblée générale des membres du ____________________________________ COPIE CERTIFIÉE CONFORME __________________________ Président(e) du conseil d’administration __________________________ Date