reglement OC MM2014

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Règlement Interne du comité d’organisation de la 64 ème Assemblée générale de la Fédération

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Règlement Interne du comité d’organisation de la 64 ème Assemblée

générale de la Fédération

Internationale des Associations des

Etudiants en Médicine

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Règlement Interne du comité Organisateur de la 63ème Assemblée Générale de la Fédération

Internationale des Associations des Etudiants en Médicine

Article1   : création Le comité organisateur de la 63ème Assemblée Générale de la Fédération Internationale des Associations des Etudiants en Médicine est crée par une décision l’assemblée générale extraordinaire de l’Associa-Med datée du 6, 7,8 et 9 avril 2013.Il est dirigé par un président et 9 membres dont les fonctions sont détaillées dans l’article08.

Les critères d'éligibilité des membres de l’ Le comité organisateur de la 63ème Assemblée Générale de la Fédération Internationale des Associations des Etudiants en Médicine: -Etre adhérent de l'Associa-Med.-un an d’ancienneté accomplie ou faisant actuellement partie d'un des bureaux de l'Associa-Med.

Les membres du comité organisateur de la 63ème Assemblée Générale de la Fédération Internationale des Associations des Etudiants en Médicine sont élus lors de la 3ème séance plénière de l’assemblée générale extraordinaire de l’Associa-Med datée du 6, 7,8 et 9 avril 2013 par la majorité absolue.

En cas de vacation d’un poste suite à cette 3ème séance plénière, le comité organisateur de la 63ème Assemblée Générale de la Fédération Internationale des Associations des Etudiants en Médicine élu doit désigner un responsable à ce poste après l’ouverture d’un appel à candidature.

Le comité organisateur de la 63ème Assemblée Générale de la Fédération Internationale des Associations des Etudiants en Médicine est chargé d’organiser la 63ème Assemblée Générale de la Fédération Internationale des Associations des Etudiants en Médicine(IFMSA) en Mars 2014.

Pour le reste de ce règlement: - GA signifie la 63ème Assemblée Générale de la Fédération Internationale des Associations des Etudiants en Médicine. - IFMSA signifie la Fédération Internationale des Associations des Etudiants en Médicine.

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- OC MM 2014 signifie le comité organisateur de la 63ème Assemblée Générale de la Fédération Internationale des Associations des Etudiants en MédicineArticle 2   : L’Assemblée Générale de l’Associa-Med confie à ce comité l’organisation et la mise en œuvre de toutes les dispositions pratiques nécessaires à la réalisation du GA avec un Pre et un Post GA selon le règlement interne de l’IFMSA et le contrat signé avec l’IFMSAPour ce faire, l’OC MM 2014 agit en liaison directe avec le bureau exécutif de l’IFMSA conformément au contrat signé avec l’IFMSA.

Article3   : date du GA

Le GA se tiendra du 3 au 9 Mars 2014 inclus.Le Pré-GA est fixé du 27 février au 3 Mars 2014.

Article4   : statut de l’OC MM 2014

L’OC MM 2014 est reconnu comme étant la seule commission à l’échelle nationale et internationale chargée de l’organisation du GA.L’OC MM 2014 est une commission indépendante sur le point décisionnel et financier, régie par son propre règlement interne tout en respectant le règlement interne et le statut de l’Associa-Med ainsi que le règlement interne de l’IFSMA et le contrat signé avec l’IFMSA.

Article5   : mandat du comité de l’OC MM 2014

L’OC est nommé pour la période allant de l’Assemblée générale extraordinaire de l’Associa-Med du 6, 7, 8 et 9 avril 2014 jusqu’à la date de l’adoption de son rapport financier par la 64ème Assemblée Générale de la Fédération Internationale des Associations des Etudiants en Médicine en aout 2014.Le mandat n’est pas renouvelable.

Article6   : devoirs de l’OC MM 2014 envers le conseil d’administration de l’Associa-Med et l’IFMSA

L’OC est apporté à envoyer un rapport d’activité mensuel au conseil d’administration de l’Associa-Med et au bureau exécutif de l’IFMSA.

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Article 7   : L’OC MM 2014 central/ l’OC MM 2014 élargi

Est défini OC MM 2014 central, l’entité composée de dix membres dont les postes et les fonctions sont détaillées dans l’article 8.Est défini OC MM 2014 élargi (Extended OC) une équipe de membres actifs qui viendront à l’aide des membres de l’OC MM 2014 central.L’OC MM 2014 central doit désigner les membres de l’OC MM 2014 élargi après l’ouverture d’un appel à candidature.

Article8   : Composition de l’OC MM 2014

Le comité est composé des membres suivants :-président-trésorier-secrétaire général-responsable de logistique-responsable des relations externes et des collectes de fonds-responsable de l’inscription, de la réception et du transport-responsable du visa-coordinateur du thème - responsable Marketing & Publications-responsable du programme social et du post-GA

Article9   :   Les rôles des membres du comité d’organisation de l’EMR9   :

Le président:

- Responsable des relations entre l’OC MM 2014 et l’IFMSA, en liaison directe avec le bureau exécutif de l’IFMSA.

- Responsable des relations entre l’OC MM 2014 et le conseil d’administration de l’Associa-Med, en liaison directe avec le président de l’Associa-Med.

- Responsable d’établir la liste des invités pour la cérémonie d’ouverture, et la cérémonie de clôture en collaboration avec le conseil d’administration.

- La planification et les stratégies: Veille à la planification des diverses taches de l’OC MM 2014, en collaboration avec les membres de l’OC MM 2014 central, tout en s’assurant d’une bonne répartition des taches selon la faisabilité et le timing de chaque responsable de l’OC MM 2014. Veille à l’élaboration des diverses stratégies du travail en collaboration avec les membres de l’OC MM 2014 central.

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- Le suivi : évalue le progrès ainsi que le manque de progrès de chaque tache, en essayant de palier à ceux-ci, et d’évaluer la faisabilité de chaque plan d’action en fonction de chaque rapport.

- Les rapports de l’OC MM 2014 : En collaboration avec le Secrétaire générale, établie les rapports mensuels dues à l’Associa-Med, au bureau exécutif de l’IFMSA et aux organismes de tutelle et partenaires.

- La trésorerie : Veille à l’élaboration des différents budgets, supervise la gestion financière et s’assure de la préparation du rapport financier final.

- Signature des différents contrats : Veille à assurer la négociation avec les partenaires

de l’OC pour cet évènement, signe les contrats et veille à respecter les différents engagements de l’OC MM 2014

- La supervision des taches : supervise les différentes phases du travail des responsables de l’OC MM 2014 afin d’avoir une vision générale de l’évolution des taches.

- Le contact avec les instances légales : participe activement à l’établissement des contacts, et le suivi de la collaboration avec diverses instances, afin de s’assurer d’un maximum de soutien gouvernemental.

- Les aspects légaux : S’assure (en s’aidant d’avocats si besoin et en collaboration avec le comité d’honneur et les gens d’expérience) de la légalité et de la faisabilité du travail de l’OC MM 2014.

- La communication interne : s’assure de la transmission complète et rapide des informations aux différents responsables de l’OC MM 2014.

- La communication externe : s’assure de la transparence et de la bonne compréhension de chaque rapport de l’OC MM 2014 aux différents NMOs en collaboration avec le Secrétaire Général.

- La définition des besoins : Etablir dans des délais proches, en collaboration avec tous les membres de l’OC MM 2014 une liste bien définie des besoins de l’OC MM 2014 pour cet évènement, afin d’orienter la recherche de soutiens des sponsors et des diverses instances (nature et fonds).

- doit présenter à la fin du mandat du comité, avec l’aide de tous les membres de l’OC MM 2014, un rapport moral et financier au conseil d’administration de l’Associa-Med, à l’Assemblée générale de l’Associa-Med et à la la 64ème Assemblée Générale de la Fédération Internationale des Associations des Etudiants en Médicine en aout 2014

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- Le secrétaire général:

- S’assure de la planification des réunions de l’OC MM 2014 et de l’information à propos de celles-ci, du tenu d’un cahier de PV.

- Elabore les divers rapports de l’OC MM 2014 en fonction des deadlines, en collaboration avec le président.

- S’assure de la conformité des divers responsables aux décisions et au règlement interne de l’OC MM 2014.

- Assure, avec l’aide du président, la communication avec l’Associa-Med et avec l’IFMSA, et veille à transmettre l’information la plus complète et la plus précise.

- Participe à l’élaboration des stratégies de l’OC MM 2014 à court, moyen et long terme.

- Collecte les rapports mensuels de chaque responsable et les utilise dans l’élaboration des rapports de l’OC à l’Associa-Med, à l’IFMSA et aux organismes partenaires.

- S’occupe de l’archivage de l’OC MM 2014(informatique et autres) pour faciliter la rédaction des rapports et pour laisser une trace concrète à l’Associa-Med de notre travail.

- Le trésorier:

- élaborer le budget minimal et le budget réaliste du GA avec l’aide du reste des membres de l’OC MM 2014 central.

- responsable des biens de l’OC MM 2014.

- responsable de la gestion financière et de la comptabilité de l’OC MM 2014 avec l’aide de l’expert comptable.

- Cosigner le compte bancaire de l’OC MM 2014 et cosignataire avec le président de l’OC MM 2014

- doit présenter, avec l’aide du président, le rapport financier de l’OC MM 2014 au mois d’avril 2014.

- doit réviser le budget de tous les plans d’actions des responsables du comité.

- doit assurer à la fin du mandat du comité, avec le président du comité la fermeture du compte bancaire officiel de l’OC MM 2014

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- Veille à la réception des fonds et en informe le reste de l’OC MM 2014.- Le responsable logistique:

- Fixe la liste des besoins techniques pour le déroulement du GA(PC, présence d’Internet, vidéo projecteurs, paper board, etc.) et en fixe la liste

- doit collecter les besoins logistiques des différentes sessions du GA.

- S’assure de la conformité du matériel aux normes des congrès.

- Assurer toutes les activités logistiques au cours du GA (impression, accès internet, etc...)

- Responsable de l’élaboration de l’agenda du GA en collaboration avec le bureau exécutif de l’IFMSA

- Le responsable des relations externes:

- Responsable des relations avec les instances publiques, les organisations non-gouvernementales et avec les différents sponsors.

- Sa première tache consiste à préparer un plan d’action précis, les dossiers, les présentations nécessaires au déroulement de son travail. Une liste de cibles potentielles est aussi requise.

- Etablir en fonction du budget minimum et du budget réaliste une fourchette de fonds à récolter en collaboration étroite avec le trésorier.

- Le contact avec les instances publiques: participe activement à l’établissement des contacts, et le suivi de la collaboration avec diverses instances, afin de s’assurer d’un maximum de soutien gouvernemental.

- Collecter le maximum d’informations concernant les contacts déjà existants et donner la priorité à ceux-ci pour optimiser les chances d’avoir des fonds.

- S’assurer de la conformité des fonds reçus aux normes adoptées par l’IFMSA.

- L’élaboration de la stratégie de communication de l’OC MM à court, moyen et long terme.

- Coordonner la présence Média au cours de l’évènement

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-Le responsable de la publication et du Marketing :

- Préparer une liste des besoins du GA en matériel marketing et autres affiches, badges, T-shirts, sacs, etc. et avoir un devis estimatif des frais à envisager dans le budget.

- Travailler sur la conception des divers produits de marketing en collectant au fur et à mesure les informations.

- Veiller à l’impression et à la finalisation de tous ces produits.

- Assurer la visibilité des sponsors et partenaires sur les produits Marketing

- Elaborer et veiller sur la mise à jour du site officiel de l’OC MM 2014.

-Le responsable VISA :

- Avoir une liste des ambassades et des consulats Tunisiens à l’étranger.

- Prépare une liste des pays membres nécessitant un visa d’entrée et les répartir en pays ayant une ambassade, ou un consulat, et les pays sans représentation diplomatique tunisienne.

- Travailler à avoir une information précise concernant la procédure à suivre, la nature du visa à demander et les délais pour postuler, afin d’en informer les délégations dans les plus brefs délais.

- Collaborer avec les ministères compétents pour faciliter ces procédures, surtout à assurer la gratuité pour les participants, à défaut une baisse des prix.

- Avoir une liste des délégations ayant des problèmes particuliers avec les procédures de visas, et essayer de les résoudre.

- S’assurer de la possibilité d’avoir le visa à l’arrivée pour les délégations qui posent un problème particulier en collaboration avec les ministères compétents.

- S’assurer du passage de l’information aux diverses délégations même celles qui ne nécessitent pas de visas.

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- Entrer en contact avec les délégations participantes au congrès afin de résoudre les problèmes relatifs aux visas, même individuels.

-Le responsable du thème :

- Organise toutes les activités relatives à ce thème au cours du GA.

- Coordonner avec les membres de l’IFMSA l’élaboration des activités du thème

- Invite les personnes qui pourront venir développer ce thème (trainers, guests, etc.) en collaboration avec les organismes compétents (WHO, ministères etc.) et après concertation avec le président du comité.

-Le responsable de l’inscription et de l’accueil et du transport:

- Gère les inscriptions dès le début de la période d’inscription, en s’occupant des annulations et des substitutions. Il fixe donc la liste définitive des participants.

- S’occupe de la mise à jour de la liste des participants régulièrement.

- Prépare la répartition des chambres.

- Il accueille les participants à leurs arrivées et s’occupe de tous les détails de leurs entrées à l’hôtel.

- Collecter les informations de l’arrivée et du départ des participants du GA

- Fixe les besoins du GA en bus, incluant transport des aéroports vers l’hôtel pendant les premiers jours du Pre GA et du GA, et le retour.

- Il s’assure aussi de l’accueil des participants à l’aéroport, en élaborant des stands permanents aux principaux aéroports de la Tunisie (Monastir, Enfidha et Tunis).

-Le responsable du programme social et du post GA :

- Préparer un programme social précis du Pre-GA et du GA.

- Responsable de l’organisation des cérémonies d’ouverture et de clôture du GA, en collaboration avec le responsable logistique.

- Etablit les circuits du Post GA avec un programme précis.

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- Cherche et présente plusieurs devis au reste de l’OC et fixe le taux minimum et maximum pour chaque circuit

- Assure le transport, le logement, les diverses excursions.

- Veille aux inscriptions des participants avant et au cours du GA au Post GA.

- Collabore avec le responsable Registration pour les inscrits.

Article10   : devoirs des membres du comité d’organisation

Chaque membre de l’OC MM 2014 doit au cours de son mandat :

a) agir conformément au règlement interne du comité Organisateur de la 63ème Assemblée Générale de la Fédération Internationale des Associations des Etudiants en Médicine, au statut et au règlement interne de l’Associa-Med.

b) élaborer un plan d’action stratégique et opérationnel.

c) assurer ses fonctions au sein du comité.

d) travailler avec tous les membres du comité pour promouvoir le GA et assurer son bon déroulement.

e) Assister aux réunions du comité d’organisation dans la mesure du possible.

f) Envoyer un rapport d’activité au secrétaire général du comité quarante huit heures maximum avant la date prévue du rapport régulier du comité d’organisation au conseil d’administration.

g) envoyer un rapport final d’activité à la fin du GA avec le respect de la période de deux semaines minimum avant la fin du mandat du comité d’organisation.

h) Aider le responsable de Marketing et Publications à élaborer et maintenir à jour le site officiel du GA

i) I.Les membres de l’OC MM 2014 central sont interdits de se présenter à un poste d’un des bureaux de l’Associa-Med lors du mandats prochain (2013/2014)

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j) J.Les membres de l’OC MM 2014 (central et élargie) sont interdit de participer ou

d’assister aux différents sessions et workshops du GAArticle11   : Réunions  

Les membres de l’OC MM 2014 central doivent avoir une réunion ordinaire une fois par mois au minimum.

Tous les membres du comité d’organisation de l’OC MM 2014 central doivent être présents physiquement à toutes les réunions, dans la mesure du possible.

Un membre de l’OC MM 2014 central est considéré démissionnaire s’il s’absente à trois réunions, sans justificatif consigné et adressé à l’attention du secrétaire général ou du président de l’OC MM 2014.

Au cours de la réunion de l’OC MM 2014, les décisions sont prises à la majorité simple des voix, en cas d’égalité, la décision revient au président.

Il est tenu un procès verbal des séances.

Le procès verbal est cosigné par le secrétaire général et le président de l’OC MM 2014 après son adoption lors de la réunion ordinaire suivante de l’OC MM 2014.

Le secrétaire général de l’OC MM 2014 est tenu de mettre à la disposition de tous les membres de l’OC MM 2014 le procès verbal de chaque réunion de l’OC MM 2014 dans un délai maximum d’une semaine après la date de la tenue de la réunion.

Le secrétaire général est tenu d’informer tous les membres de l’OC MM 2014, de la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de la réunion, au moins une semaine avant la date fixée d’une réunion ordinaire et au moins quarante huit heures avant la date fixée d’une réunion extraordinaire

Chaque membre de l’OC MM 2014 présent à la réunion peut proposer une modification de l’ordre du jour au moins quarante huit heures avant la date fixée d’une réunion ordinaire et vingt quatre heures avant la date fixée d’une réunion extraordinaire.

Seuls les responsables de l’OC MM 2014 élargie,et les responsables nationaux et régionaux de l’Associa-Med ont le droit d’assister à une réunion de l’OC MM 2014 à condition d’avoir envoyé une demande par mail au secrétaire général de l’OC MM 2014 quarante huit heures avant la date fixée d’une réunion ordinaire et vingt quatre heure avant la date fixée d’une réunion extraordinaire.

Le secrétaire général est tenu, après concertation avec le président, de répondre à cette demande dans un délai de vingt quatre heures maximum après la date de la soumission de la demande, si le délai est dépassé, le responsable aura automatiquement le droit d’assister à la

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réunion du comité d’organisation. Seuls les membres de l’OC MM 2014 central ont le droit d’assister aux délibérations.

Les responsables présents à une réunion et ne faisant pas partie du comité d’organisation ne peuvent assister aux délibérations que par une décision de l’OC MM 2014 central.

Tous les membres de l’OC MM 2014 central ont le droit de proposition, le droit de parole et le droit de vote durant les réunions de l’OC MM 2014.Les responsables présents à la réunion et ne faisant pas partie de l’OC MM 2014 central ont ni le droit de proposition et le droit de parole mais ils n’ont pas le droit de vote. Ces droits peuvent suite à une décision de l’OC MM 2014 central

Article12: Suspensions   /Démissions   :

-Suspension:

Un membre de l’OC MM 2014 pourrait être suspendu pour une des raisons suivantes : a. Une fraude. b. Incapacité à accomplir ses fonctions et à assumer ses responsabilités. c. Non respect du règlement interne de l’OC MM 2014. d. Non respect des décisions de l’OC MM 2014 central. e. Agir contre les intérêts et les objectifs de l’OC MM 2014. f. Refus de présenter un rapport régulier d’activité lors des réunions ordinaires de l’OC MM 2014 et un rapport final d’activité à la fin du mandat.

La décision de la sanction finale sera prise à la majorité absolue lors d’une réunion de l’OC MM 2014

-Démission: Toute démission d’un membre de l’OC MM 2014 doit être envoyée à l’adresse électronique du secrétaire général et du président du comité d’organisation.

Une réponse officielle sera envoyée au membre démissionnaire dans un délai d’une semaine de l’envoi de sa démission. Dans le cas d’une vacation d’un poste de l’OC MM 2014, le comité d’organisation doit décider au cours d’une réunion désigner un responsable après l’ouverture d’un appel à candidature. La décision se fait par vote à la majorité absolue.

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Article 13: l’exploitation du matériel destiné à l’organisation

Tout matériel et produit (dépliants, brochures, booklet, papier en tête…) établi au nom du comité d’organisation de l’OC MM 2014 doit être approuvé par le responsable Marketing et Publications avant d’être utilisé ou distribué.

A l’exception des papiers officiels, les produits et matériels établis au nom de l’OC MM 2014 peuvent inclure des publicités ou des annonces dans le cadre d’un contrat de partenariat ou de sponsoring.

Le papier en tête du comité d’organisation de l’EMR9 ne peut être utilisé que par les membres de l’OC MM 2014.