Règlement de régie interne officiel au 20nov2012
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Règlement no 001
Date 2012-11-20
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Règlements, Politiques et Procédures
Association Étudiante du Cégep de St-Félicien
Règlement de régie interne Association étudiante du Cégep de Saint-Félicien
Règlement de régie interne (Règlement n
o 1 et Statuts)
Entériné en A.G. le 5 février 2003 Modifié en A.G. le 3 mai 2006
Modifié en A. G. le 16 septembre 2009 Modifié en AGX le 10 mai 2012
Modifié en A.G le 20 novembre 2012
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Saint-Félicien (QC)
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(418) 679-5412 poste 387
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Table des matières
Article 1 Statuts
1.01 Statuts………………………………………………………………………………………………………………………...…5
Article 2 Disposition Générales 2.01 Définitions .......................................................................................................................................................... 5 2.02 Siège social ........................................................................................................................................................ 6 2.03 Logo ................................................................................................................................................................... 6 2.04 Abréviation officielle .......................................................................................................................................... 6 2.05 Objet .................................................................................................................................................................. 6 2.06 Désignation ........................................................................................................................................................ 6
Article 3 Assemblée générale, cotisation et référendum 3.01 Rôle et pouvoir ................................................................................................................................................... 7 3.02 Quorum .............................................................................................................................................................. 7 3.03 Droit de parole et de vote .................................................................................................................................. 7 3.04 Procuration ........................................................................................................................................................ 8 3.05 Scrutin secret ..................................................................................................................................................... 8 3.06 Assemblée générale semestrielle ........................................................................................................................ 8 3.07 Assemblée générale de fin d’année .................................................................................................................... 8 3.07 Assemblée générale spéciale .............................................................................................................................. 9 3.08 Convocation ....................................................................................................................................................... 9 3.09 Ordre du jour ..................................................................................................................................................... 9 3.10 Cotisation ........................................................................................................................................................... 9 3.11 Référendum ...................................................................................................................................................... 10
Article 4 Le Conseil d'administration
4.01 Composition ..................................................................................................................................................... 11 4.02 Rôle du Représentant de comité de programme............................................................................................... 11 4.03 Vacance ............................................................................................................................................................ 11 4.04 Démission ........................................................................................................................................................ 11 4.05 Perte de qualité ................................................................................................................................................ 12 4.06 Éligibilité ......................................................................................................................................................... 12 4.07 Mandat ............................................................................................................................................................. 12 4.08 Contre indication ............................................................................................................................................. 12 4.09 Droits et devoir ................................................................................................................................................ 12 4.10 Exercice des pouvoirs ...................................................................................................................................... 13 4.11 Registres .......................................................................................................................................................... 13 4.12 Élection et nomination des membres du Conseil ............................................................................................. 14
Article 5 Assemblée du Conseil d'administration
5.01 Assemblée régulière ......................................................................................................................................... 15 5.02 Assemblée spéciale .......................................................................................................................................... 15 5.03 Avis de convocation ......................................................................................................................................... 15 5.04 Convocation ..................................................................................................................................................... 15 5.05 Présidence des assemblées .............................................................................................................................. 15 5.06 Quorum ............................................................................................................................................................ 16 5.07 Vote .................................................................................................................................................................. 16 5.08 Délégation de pouvoirs .................................................................................................................................... 16
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5.09 Suspension ....................................................................................................................................................... 16 5.10 Vacance ............................................................................................................................................................ 16
Artcile 6 Le Conseil exécutif
6.01 Rôles ................................................................................................................................................................ 18 6.02 Composition ..................................................................................................................................................... 18 6.03 Désignation ...................................................................................................................................................... 18 6.04 Pouvoirs ........................................................................................................................................................... 19 6.05 Réunion ............................................................................................................................................................ 19 6.06 Quorum ............................................................................................................................................................ 19 6.07 Vote .................................................................................................................................................................. 19
Article 7 Les membres du Conseil exécutif 7.01 Le Coordonnateur (trice) Général .................................................................................................................. 20 7.02 Le secrétaire général ....................................................................................................................................... 20 7.03 Le trésorier (ère) .............................................................................................................................................. 21 7.04 Le coordonnateur (trice) aux affaires internes ............................................................................................... 21 7.05 Le coordonnateur (trice) aux affaires externes ............................................................................................... 22 7.06 Le coordonnateur (trice) à la pédagogie ........................................................................................................ 22 7.07 Le coordonnateur (trice) aux affaires socioculturelles ................................................................................... 22 7.08 Le coordonnateur (trice) aux affaires socio-politiques ................................................................................... 23 7.09 Le coordonnateur (trice) à l’environnement ................................................................................................... 23 7.11 Irrégularités ..................................................................................................................................................... 24 7.12 Révocation ou résiliation de mandat ............................................................................................................... 24
Article 8 Élections
8.01 Décret des élections ......................................................................................................................................... 25 8.02 Mises en candidature ....................................................................................................................................... 25 8.03 Campagne électorale ....................................................................................................................................... 25 8.04 Scrutin .............................................................................................................................................................. 25 8.05 Mandat ............................................................................................................................................................. 26 8.06 Président d’élections ........................................................................................................................................ 26
Article 9 Dispositions financières 9.01 Exercice financier ............................................................................................................................................ 27 9.02 Ressources financières ..................................................................................................................................... 27 9.03 Postes budgétaires ........................................................................................................................................... 27 9.04 Pièces justificatives .......................................................................................................................................... 27 9.05 Un rapport financier exhaustif ......................................................................................................................... 27 9.06 Vérification des états financiers ....................................................................................................................... 27 9.07 Indemnisation................................................................................................................................................... 28 9.08 Signataires ....................................................................................................................................................... 28 9.09 Échanges financiers ......................................................................................................................................... 28
Article 10 Dispositions juridiques 10.01 Registres et procès-verbaux ............................................................................................................................. 28 10.02 Contrat ............................................................................................................................................................. 29 10.03 Frais judiciaires ............................................................................................................................................... 29 10.04 Poursuites judiciaires ...................................................................................................................................... 29 10.05 Règlements ....................................................................................................................................................... 29 10.06 Incompatibilité ................................................................................................................................................. 29 10.07 Dissolution ....................................................................................................................................................... 29
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10.08 Entrée en vigueur ............................................................................................................................................. 30 10.09 Nullité des clauses ........................................................................................................................................... 30
ARTICLE 1 - Statuts
1.01 Représenter les étudiants.
1.02 Promouvoir leurs intérêts, notamment en matière d'enseignement, de
pédagogie, de services aux étudiants et d'administration de
l'établissement d'enseignement.
1.03 Favoriser le développement d’une conscience sociale.
1.04 Promouvoir l’activité étudiante.
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ARTICLE 2 - Dispositions Générales
2.01 Définitions
Dans le présent règlement et dans tout règlement subséquent, à moins que le
contexte n’indique un sens différent, les mots et les expressions définis ci-après
conservent le sens suivant :
« Actes constitutifs » désigne les actes définis comme tels par la loi;
« Assemblée » désigne l’assemblée générale des membres de l’association ;
« Association » désigne l’Association étudiante du Cégep de Saint-Félicien;
« Collège » désigne le Collège d’enseignement général et professionnel de Saint-
Félicien;
« Conseil d’administration » désigne le Conseil d’administration de
l’Association;
« Conseil exécutif » désigne le Conseil exécutif de l’Association étudiante du
Collège de Saint-Félicien;
« Étudiant » désigne toute personne régulièrement inscrite à ce titre au Collège
incluant l’étudiant adulte qui poursuit ses études de jour à temps partiel tel que
prévu dans l’article 54 de la Loi de l’accréditation;
« Heures ouvrables » désigne les heures pendant lesquelles le Collège dispense
régulièrement des cours aux étudiants ;
« Loi sur les compagnies » désigne la Loi sur les compagnies de la province de
Québec, L.R.Q. 1977, c-38, et tout amendement subséquent ;
« Loi sur l’accréditation et le financement » désigne la Loi sur l'accréditation
et le financement des associations d'élèves ou d'étudiants, L.R.Q. 1983, c. 33, et
tout amendement subséquent;
« Membre » désigne tout étudiant du collège, ayant acquitté sa cotisation.
« Officier » désigne tous les membres du Conseil exécutif de l’Association;
« Représentant de comité de programme » désigne toute personne représentant
un programme au Conseil d’administration;
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« Règlement » Tout règlement adopté par le Conseil d’administration.
« Majorité absolue » La moitié plus un (50% plus 1).
« Majorité simple » Une motion qui obtient le plus grand nombre de vote est
adoptée, par exemple, l’option A récolte 10 votes, l’option B : 5 votes, l’option
C : 5 votes, l’option D : 6 votes et c’est l’option A qui le remporte.
2.02 Siège social
Le siège social de l’Association est situé à Saint-Félicien au 1105 boulevard
Hamel.
2.03 Logo
Le logo de l’AECSF est celui qui apparaît en marge de ce document.
2.04 Abréviation officielle
L’abréviation officielle pour désigner l’Association est « AECSF ».
2.05 Objet
Le présent règlement détermine la régie interne l’Association et ses statuts.
2.06 Désignation
Le présent règlement est désigné sous le nom de « Règlement de régie interne »
ou « Règlement no 1 et Statuts »
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ARTICLE 3 - Assemblée générale, cotisation et référendum
3.01 Rôle et pouvoir
L’assemblée générale est l’instance suprême de décision de l’Association. Elle
exerce sa juridiction en conformité des actes constitutifs et des prérogatives de la
loi sur les compagnies et de la loi sur l’accréditation et le financement. Elle
détermine l’orientation générale que prendra l’Association durant l’année. Elle
peut adopter tout règlement, politique ou résolution ou règlement ayant trait à la
poursuite des fins et objectifs de l’association, de même qu’elle reçoit et traite les
recommandations lui parvenant des autres instances. Cependant l’assemblée
générale ne peut prendre aucune décision qui irait à l’encontre de la loi ou qui
placerait l’Association en situation de faillite
Les pouvoirs qui lui sont conférés sont :
3.01.1 ceux que la loi lui dicte et/ou lui permet
3.01.2 d’entériner, amender ou abroger en totalité ou en partie le présent
règlement ou tout règlement subséquent adopté par le Conseil
d’administration;
3.01.3 de fixer le montant des cotisations;
3.01.4 d’élire, à la majorité simple ou de destituer, par vote des deux tiers, s’il
y a lieu, un officier;
3.01.5 de décréter une levée de cours aux lieux et dates déterminées par
l’assemblée, sur une proposition requérant l’appui de la majorité simple.
3.02 Quorum
Le quorum requis pour la tenue de toute assemblée est égale à 4% de ses
membres.
3.03 Droit de parole et de vote
Tous les membres de l’Association ont droit de parole et un (1) droit de vote.
Sauf avis contraire, les votes sont pris à la majorité simple des membres présents
et formant quorum.
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3.04 Procuration
Nul ne peut se faire représenter, ni exercer son droit de vote par procuration, et
ce, au sein de quelque assemblée délibérante que ce soit.
3.05 Scrutin secret
Dans le cas des assemblées délibérantes, il faudra dénombrer au vote à main
levée au moins un tiers des membres présents favorables à la tenue d’un scrutin
secret pour procéder de telle manière.
3.06 Assemblée générale semestrielle
L’assemblée des membres de l’Association doit être tenue, chaque début de
session. Elle est convoquée sur résolution du Conseil d’administration. À cette
assemblée, le Conseil fait rapport de ses activités pour la session écoulée. De
plus, il soumet aux membres :
3.06.1 un bilan dressé conformément à la loi, de même qu’un relevé général
des recettes et des dépenses pendant l’exercice se terminant à la date la
plus rapprochée de ce bilan; chaque bilan financier annuel doit avoir été
certifié au préalable par un vérificateur externe au collège ;
3.06.2 un bilan des activités de l’année écoulée ainsi qu’un plan d’action pour
l’année à venir;
3.06.3 tous autres sujets jugés d’intérêt pour ceux-ci.
3.07 Assemblée générale de fin d’année
L’assemblée générale de fin d’année des membres de l’Association doit être
tenue avant la fin de la session d’hiver. Elle est convoquée sur résolution du
Conseil d’administration. À cette assemblée, le Conseil fait rapport de ses
activités pour la session écoulée. De plus, il soumet aux membres :
3.07.1 un bilan préliminaire dressé conformément à la loi, de même qu’un
relevé général des recettes et des dépenses pendant l’exercice se
terminant à la date la plus rapprochée de ce bilan préliminaire;
3.07.2 un bilan des activités de l’année écoulée ainsi qu’un plan d’action pour
l’année à venir;
3.07.3 tous autres sujets jugés d’intérêt pour ceux-ci.
3.07.4 les élections pour les postes de président, secrétaire général et trésorier.
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3.07 Assemblée générale spéciale
Une telle assemblée peut être tenue à toute fin dûment mentionnée dans l’avis de
convocation :
3.07.1 sur résolution du Conseil d’administration;
3.07.2 sur réception par le secrétaire général de l’Association d’une demande
par écrit, signée par au moins 4% des membres, indiquant les objets de
l’assemblée projetée, ladite assemblée est alors convoquée pour les
points mentionnés dans la demande.
3.08 Convocation
Tout avis de convocation devra comporter la date, l’heure et le lieu de la réunion,
ainsi que l’ordre du jour prévu, et sera publié à moins sept (7) jours de préavis.
Toutefois, une assemblée générale spéciale pourra être convoquée à vingt-quatre
(24) heures de préavis et portera la mention « extraordinaire ».
3.09 Ordre du jour
L’ordre du jour ne peut comporter que les points prévus dans l’avis de
convocation, à moins que la majorité simple de l’assemblée ne vote pour un
changement ; toutefois, une telle proposition de modification à l’ordre du jour
devra s’inscrire dans les limites des règlements.
S’il s’agit d’une assemblée extraordinaire, l’ordre du jour est strict et non
modifiable.
3.10 Cotisation
La cotisation étudiante s’élève à 20 $ (dollars) par session.
Le montant de la cotisation étudiante est fixé par vote simple en assemblée
générale.
La cotisation étudiante peut être remboursée sur demande écrite faite au Conseil
d’administration par un étudiant qui désire retirer son adhésion à l’association tel
que convenu par l’article 52 de la loi sur l’accréditation et le financement
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3.11 Référendum
Un référendum auquel participe 10% des membres sur toute matière déterminée
par le Conseil d’administration est considéré valide. Toutes options soumises lors
d’une telle consultation, sauf disposition contraire à la loi ou aux règlements,
sont réputées adoptées dès leur entérinement par la majorité simple des votes
exprimés. Le Conseil nomme deux scrutateurs neutres.
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ARTICLE 4 - Le Conseil d’administration
4.01 Composition
Les affaires de l’Association sont administrées par le Conseil d’administration
composé d’un maximum de vingt-deux (22) personnes et d’un minimum de dix
(10) personnes dont cinq (5) doivent provenir de programmes pré universitaires
et cinq (5) autres de programmes techniques
Les membres doivent agir avec prudence, diligence, honnêteté, loyauté et dans
l’intérêt de l’Association.
4.02 Rôle du Représentant de comité de programme
Les représentants de comité de programme font les liens entre les différents
programmes d’étude du collège. Ils font aussi le lien entre les étudiants et leur
association par l’entremise de son Conseil d’administration.
Le représentant de comité de programme doit faire un compte rendu des activités
produites et de la situation économique de son comité.
Le représentant peut faire part des besoins et des attentes de ceux qu’il représente
envers le Conseil d’administration.
Considérant le nombre d’étudiant directement touché par le comité de
programme, le représentant peut faire le lien entre les différents dossiers de
l’Association et les étudiants.
4.03 Vacance
Une vacance survient par suite du décès d’un officier, de sa démission ou de la
perte de la qualité requise pour sa nomination ou à l’expiration de son mandat.
4.04 Démission
Tout officier peut démissionner en donnant un avis écrit de sa démission au
secrétaire général de l’Association. La démission prend effet au moment de la
réception dudit avis par le secrétaire général de l’Association ou au moment fixé
dans l’avis.
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4.05 Perte de qualité
Une personne cesse de faire partie du Conseil d’administration dès qu’elle perd
la qualité nécessaire à sa nomination.
4.06 Éligibilité
Seuls membres de l’Association sont éligibles comme administrateur.
4.07 Mandat
Le mandat est égal à une année scolaire, du 1er
septembre au 30 juin de l’année
suivante. Les officiers qui le désirent peuvent être réélus lorsqu’ils ont terminé
leur mandat.
4.08 Contre indication
Considérant la difficulté de rassembler les administrateurs de l'association, les
droits et devoirs sont pris en charge par le conseil exécutif jusqu’à la première
rencontre du Conseil d’administration.
4.09 Droits et devoir
Le Conseil d’administration :
4.09.1 assure la mise en œuvre des orientations, objectifs, priorités et plan
d’action de même que toute décision prise par l’assemblée générale;
4.09.2 étudie, exécute ou fait exécuter toute décision sur les questions ou
dossiers en accord avec les orientations de l’Association et les décisions
de l’assemblée générale;
4.09.3 voit à la préparation technique de l’assemblée générale
4.09.4 voit à ce que les règlements généraux soient appliqués et les résolutions
exécutées;
4.09.5 élit les remplaçants au Conseil exécutif jusqu’à la prochaine assemblée
générale;
4.09.6 juge de la pertinence et de la qualité des actions et des décisions
émanant du Conseil exécutif;
4.09.7 propose les budgets et les règlements des différentes structures de
l’Association;
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4.10 Exercice des pouvoirs
4.10.1 Par résolution :
Les pouvoirs du Conseil d’administration s’exercent par simple
résolution à l’exception des matières déterminées par la Loi ou les
règlements adoptés sous l’autorité de la Loi
4.10.2 Par règlement :
Le Conseil d’administration doit procéder par règlement numéroté
pour :
établir des dispositions concernant la régie interne de
l’Association;
fixer le mode de nomination et de déterminer les fonctions et les
pouvoirs des officiers;
assigner toute fonction au président;
déterminer la structure du comité exécutif, la durée du mandat de
ses membres et l’étendue de leurs pouvoirs;
établir les dispositions relatives à la gestion de ses biens;
déterminer les modalités d’attribution du mandat de vérification
externe;
modifier ou abroger ses règlements.
4.11 Registres
Le Conseil d’administration doit tenir à son siège social un ou plusieurs registres
où doivent être consignés :
4.11.1 l’original ou une copie de ses lettres patentes;
4.11.2 une copie certifiée de ses règlements;
4.11.3 les procès-verbaux des assemblées du Conseil d’administration et du
Conseil exécutif;
4.11.4 les noms, prénoms et adresses de chacun des membres à partir des
renseignements fournis par la fiche d’inscription des étudiants;
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4.11.5 les noms, prénoms et adresses de chacun des officiers en indiquant pour
chacun la date de nomination et celle où il a cessé d’être membre;
4.11.6 les budgets et les états financiers de l’Association pour chacune des
années financières
4.12 Élection et nomination des membres du Conseil
4.12.1 Officier du conseil exécutif
Doivent être élu par scrutin démocratique à la majorité simple des votes.
4.12.2 Représentant de comité de programme
Doivent être élu à même leur programme par leurs pairs
4.12.3 Représentant de comité étudiant
Doivent avoir été choisi par leurs paires formant leur comité.
4.12.4 Représentant étudiant du Cégep
Conformément à l’article 32 de la Loi sur l’accréditation et le
financement, les représentants doivent avoir été nommés par
l’Association
La nomination des dits représentants doit être faite en Conseil
d’administration.
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ARTICLE 5 - Assemblée du Conseil d’administration
5.01 Assemblée régulière
Le Conseil d’administration doit tenir au moins six (6) assemblées régulières par
année, aux dates, heures et endroit précisés dans les avis de convocation.
5.02 Assemblée spéciale
Le Conseil d’administration peut tenir des assemblées spéciales en tout temps,
selon que les circonstances l’exigent.
Une assemblée spéciale du Conseil d’administration doit se tenir à la demande du
Conseil, du Coordonnateur (trice) général du Conseil ou de 1/3 des
administrateurs.
Au cours d’une telle assemblée, seuls les sujets mentionnés dans l’avis de
convocation peuvent être traités, à moins que tous les administrateurs en fonction
du conseil soient présents à cette assemblée et qu’ils y consentent.
5.03 Avis de convocation
L’avis de convocation du Conseil d’administration doit remplir une ou l’autre
des conditions suivantes :
résolution du Conseil exécutif.
demande écrite de la majorité des administrateurs
Le délai de convocation doit être d’au moins vingt-quatre (24) heures
5.04 Convocation
Tout avis de convocation devra comporter la date, l’heure et le lieu de la réunion,
ainsi que l’ordre du jour prévu, et sera publié à moins sept (7) jours de préavis.
Toutefois, un Conseil d’administration spéciale pourra être convoqué à vingt-
quatre (24) heures de préavis et portera la mention « extraordinaire ».
5.05 Présidence des assemblées
Le président et secrétaire d’assemblée sont nommés dès l’ouverture de la séance
par proposition et appui.
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5.06 Quorum
Le quorum de toute réunion du Conseil d’administration est égal à la majorité
absolue des administrateurs (50 % plus 1).
5.07 Vote
Chaque membre du Conseil d’administration a droit au vote. Il n’est accepté
aucun vote par procuration ou encore par anticipation.
Le coordonnateur (trice) général de la réunion ne vote pas sauf s’il y a égalité au
terme d’un comptage des voies rattachées à un vote.
5.08 Délégation de pouvoirs
Le Conseil d’administration peut, par résolution :
déléguer partiellement ou totalement les pouvoirs et devoirs d’un
représentant à un autre représentant;
nommer toute personne, habile selon la loi, pour exercer les pouvoirs et
remplir les devoirs d’un représentant en cas d’absence ou d’incapacité
d’agir de ce dernier.
5.09 Suspension
Le Conseil d’administration peut, lors d’une réunion dûment convoquée à cette
fin, et par vote requérant l’appui des 4/5 du nombre de membres formant quorum
à une telle réunion, suspendre temporairement l’un de ses membres dont les actes
sont jugés nuisibles aux intérêts de l’Association, et ce, pour une période
n’excédant pas trente (30) jours.
5.10 Vacance
Une vacance survient :
par la démission de tout membre en fonction; un avis de démission doit se
faire par écrit et la démission prend effet à la réception de l’avis par le
secrétaire ou le coordonnateur (trice) général;
par la perte de qualité de membre ou lorsqu’un membre s’absente à au
moins deux (2) séances consécutives sans motifs raisonnables;
par la destitution de tout membre en fonction;
par décès d’un membre en fonction.
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5.11 Contre indication
Advenant le cas où le quorum n’est pas atteint, la réunion est reportée sept (7)
jours plus tard. Les membres présents à cette réunion constituent alors le
quorum.
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ARTICLE 6 - Le Conseil exécutif
6.01 Rôles
voit à l’expédition des affaires courantes, ainsi qu’au suivi des décisions
prises par le Conseil d’administration;
s’assure du contrôle budgétaire et financier;
doit répondre aux poursuites judiciaires qui pourraient être intentées
contre l’Association;
se dote au besoin d’une politique de fonctionnement;
voit à la préparation d’un rapport annuel des activités de l’association;
prépare un plan d’action et fait un rapport de ses activités qui seront
soumis au Conseil d’administration.
6.02 Composition
Adopté en AGX le 10 mai 2012 Le Coordonateur (trice) Général(e);
Le trésorier (ère);
Le secrétaire général;
Le Coordonnateur (trice) à la pédagogie;
Le Coordonnateur (trice) aux affaires externes;
Le Coordonnateur (trice) aux affaires internes;
Le Coordonnateur (trice) aux affaires socioculturelles;
Le Coordonnateur (trice) aux affaires sociopolitiques;
Le Coordonnateur (trice) à l’environnement.
Le Coordonnateur (trice) à l’information et communication
6.03 Désignation
Les membres agissant à titre d’officiers sont désignés conformément au chapitre
relatif aux élections;
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Les étudiants du Conseil d’administration du Collège sont nommés par le Conseil
exécutif de l’Association en vertu de l’article 32 de la Loi sur l’accréditation et le
financement des associations d’élèves ou étudiants.
6.04 Pouvoirs
Le Conseil exerce son pouvoir décisionnel dans les limites des règlements et
selon les prérogatives définies ci-dessous. Il peut, notamment :
former des comités chargés de mener à terme certains projets particuliers;
apporter des recommandations de proposition au Conseil
d’administration.
6.05 Réunion
Le Conseil tient ses assises aux dates, heure et lieu déterminés par celui-ci et
selon les dispositions de sa régie interne.
6.06 Quorum
Le quorum de toute réunion du Conseil est égal à la majorité absolue, c’est-à-
dire, la moitié plus un (1) du nombre total de ses membres.
6.07 Vote
Les décisions du Conseil sont prises à la majorité simple des membres en
fonction présents et formant quorum, sauf disposition contraire du présent
règlement.
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ARTICLE 7 - Les membres du Conseil exécutif
Nota Bene : L’assemblée générale de fin d’année élit les exécutants des trois postes :
coordonnateur (trice) général, secrétaire général et trésorier pour l’année
suivante. Les exécutants déjà en poste seront les mentors des exécutants élus à la
dite assemblée jusqu’à la fin de leur mandat, soit le 30 juin de l’année en cours.
Les mandats des exécutants élus débutent le 1er
juillet de l’année courante.
7.01 Le Coordonnateur (trice) Général
est l’officier exécutif en chef de l’Association et en est son porte-parole
officiel ;
assure la préparation des plans d’action à court et à long terme, qu’il
soumet au Conseil exécutif et au Conseil d’administration ;
préside le Conseil d’administration et, avec elle, est responsable du
cheminement courant de l’Association ;
veille au suivi des décisions du Conseil exécutif, du Conseil
d’administration ou de l’assemblée;
peut autoriser toutes les dépenses relatives au fonctionnement courant de
l’Association, par le Conseil exécutif ou du Conseil d’administration
selon le cas ;
voit de façon générale à la coordination des secrétariats et des différentes
instances délibérantes de l’Association ;
prend en charge certains dossiers et peut par le fait même présider
certains comités formés par le Conseil exécutif ou le Conseil
d’administration.
7.02 Le secrétaire général
agit comme chef de secrétariat et à ce titre seconde le coordonnateur
(trice) général dans l’administration des affaires courantes de
l’Association ;
est responsable de la convocation des assemblées des membres, de même
que celles du Conseil exécutif ou de toute autre instance délibérante de
l’Association, et en prépare les dossiers ;
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s’assure de la rédaction des procès-verbaux des assemblées des membres,
séances du Conseil d’administration ou du Conseil exécutif ou lors de la
réunion de toute autre instance délibérante, et en authentifie les extraits ;
se porte garant de l’aspect légal de l’Association et à la garde matérielle
de son sceau, ainsi que de ses registres et procès-verbaux ;
est responsable des différents services offerts aux étudiants.
7.03 Le trésorier (ère)
a la charge et la garde des fonds de l’Association et des livres de
comptabilité, ainsi que des livres et registres fiscaux prévus par la loi ;
gère et étudie les implications financières des activités socioculturelles et
autres types d’activités, de l’imprimerie, ainsi que de tout autre projet ou
entreprises impliquant les deniers de l’Association ;
prépare et gère les budgets, prépare les bilans, et met en œuvre tous les
moyens possibles afin d’assurer le financement de l’Association ;
dépose dans une institution financière déterminée par le Conseil exécutif
les deniers de l’Association ;
est chargé de s’assurer que le bilan financier annuel est certifié par un
vérificateur avant chaque assemblée générale.
7.04 Le coordonnateur (trice) aux affaires internes
s’occupe des relations avec les regroupements étudiants et autres organes
du Cégep et s’assure du bon fonctionnement des organismes ;
s’occupe de façon générale de toutes les questions relatives à la qualité de
la vie des étudiants, de même que la coordination générale du milieu
étudiant ;
participe aux différentes réunions des comités du Cégep en vue de
diffuser l’information ou régler des problèmes internes.
est délégué d’office aux réunions inter-organismes et est chargé d’en faire
rapport au Conseil exécutif et au Conseil d’administration ;
préside et coordonne les activités de toute réunion avec les
regroupements.
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7.05 Le coordonnateur (trice) aux affaires externes
s’occupe des relations avec les regroupements, institutions ou autres
intervenants extérieurs au Cégep susceptibles d’entretenir des rapports
dans l’intérêt de l’Association;
est délégué d’office aux réunions inter-collégiales ou aux congrès
étudiants, plus spécialement les réunions des organismes dont
l’Association fait partie;
recueille l’information provenant de l’extérieur et informe l’Association
de toute activité susceptible de la faire avancer;
peut participer, s’intégrer, créer des coalitions visant à promouvoir les
mandats et objectifs de l’Association;
travaille de concert avec le (la) coordonnateur(trice) aux affaires
politiques pour les dossiers d’ordre politique.
7.06 Le coordonnateur (trice) à la pédagogie
est en charge de et assure le suivi des étudiants membres de la
Commission des études du Cégep, où il doit d’ailleurs absolument siéger ;
assure la continuité dans les dossiers d’ordre pédagogique ;
représente les étudiants de l’Association en matière de pédagogie à toutes
les instances pédagogiques du Cégep ;
s’occupe de tout ce qui a trait aux griefs ;
siège aux instances pédagogiques dont l’Association fait partie ;
préside et coordonne les instances pédagogiques de l’Association.
7.07 Le coordonnateur (trice) aux affaires socioculturelles
voit aux différents besoins des étudiants en matière d’activités sportives,
culturelles ou autres ;
est responsable de l’organisation des diverses activités ci-haut
mentionnées, conférences, spectacles, etc. ;
seconde le (la) coordonnateur (trice) aux affaires internes en ce qui a trait
aux relations entre les divers organismes du Cégep ;
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reçoit les demandes de projets spéciaux et en évalue la pertinence ;
préside et coordonne les activités de vie étudiante.
7.08 Le coordonnateur (trice) aux affaires socio-politiques
est responsable de la coordination de tous les dossiers d’ordre politique;
prépare les documents ou des mémoires visant à définir la position de
l’Association face à un dossier politique;
travaille de concert avec le (la) coordonnateur(trice) aux affaires externes
pour les dossiers d’ordre politique;
conseille l’Association dans ses prises de positions politiques;
préside et coordonne les activités du comité politique;
est délégué d’office aux réunions ou consultations externes au Collège
concernant l’association étudiante.
7.09 Le coordonnateur (trice) à l’environnement
est délégué d’office au Comité Institutionnel de Protection de
l’Environnement (CIPE) du Cégep de Saint-Félicien;
est membre des Bleuets Verts
diffuse l’information à la population étudiante sur la politique verte
établie au Cégep;
propose un plan d’action en matière d’environnement et des ajustements à
la politique verte de façon annuelle;
rédige le rapport final de l’Association sur le dossier de l’environnement
de façon annuelle;
est délégué d’office aux réunions de groupes environnementaux.
7.10 Le coordonnateur (trice) à l’information et aux communications
Modifié en AG du 20 nov 2012
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7.11 Irrégularités
Tous les actes passés, tous les règlements ou résolutions adoptés à une assemblée
quelconque du Conseil exécutif sont réputés réguliers et valides, même s’il était
découvert subséquemment que la nomination d’un membre du Conseil exécutif
était entachée d’irrégularités ou nulle ou que l’un ou l’autre des membres du
Conseil exécutif n’était plus habile à siéger.
7.12 Révocation ou résiliation de mandat
Le Conseil exécutif peut, par résolution adoptée à la majorité des deux tiers (2/3)
de ses membres en fonction, lors d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin,
révoquer ou résilier la nomination pour cause de tout membre du Conseil exécutif
autre que le Coordonnateur (trice) général.
7.13 Parité homme-femme des porte-paroles
Ajout en AGX le 10 mai 2012
Qu’un homme et une femme faisant partie du conseil exécutif soient nommés
porte-paroles de l’AECSF par l’exécutif.
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ARTICLE 8 - Élections
8.01 Décret des élections
Les élections générales de l’Association sont déclenchées à la fin de
chaque année pour les postes de coordonnateur(trice) général(e),
secrétaire générale et trésorier(ère) et au début de chaque année pour les
postes coordonnateur(trice) aux affaires externes, aux affaires internes,
pédagogiques, environnementales, socioculturelles, sociopolitiques et à
l’information et aux communications ce, par voie de décret rendu public
par le Conseil exécutif. Le processus électoral se déroule sous la
supervision d’un président d’élections, comme l’indiquent les règlements
et autres dispositions à cet effet, et comporte : une période de mises en
candidature, la campagne électorale des candidats ainsi qu’un scrutin.
8.02 Mises en candidature
Les mises en candidature sont ouvertes pour une période d’au moins
quarante-huit heures ouvrables suivant le décret des élections.
Les différents postes sont ouverts à tous les membres de l’Association;
toutefois, le coordonnateur (trice) général et le trésorier devront avoir dix-
huit (18) ans révolus, âge de la majorité légale, au moment de leur
désignation.
8.03 Campagne électorale
Les candidats disposent d’un minimum de cinq (5) jours ouvrables pour
procéder à leur présentation. Cette période de temps ne peut d’aucune
façon débuter avant la clôture des mises en candidature ou se terminer
après le début du scrutin.
8.04 Scrutin
Le scrutin se déroule en assemblée générale selon les procédures
habituelles.
La participation minimale des votants requise pour que le président
d’élections ou le comité électoral puisse valider le scrutin est égal au
quorum d’une assemblée des membres.
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8.05 Mandat
La passation des pouvoirs s’effectue sur résolution du Conseil exécutif, dans un
délai de quinze (15) jours suivant la fermeture du scrutin et le mandat des
officiers ainsi désignés s’étend jusqu’à la nomination de leurs successeurs.
8.06 Président d’élections
Le président d’élections, chargé de superviser les élections, est nommé à
cet effet par le Conseil exécutif à la majorité absolue de ses membres.
Ses fonctions s’étendent du décret des élections à la nomination des élus,
et celui-ci ne doit pas se porter candidat à de telles élections.
Le Conseil exécutif peut, par résolution, former un comité électoral pour
seconder le président d’élections dans ses tâches et comme celui-ci, ses
membres ne pourront être candidats à de telles élections.
Le rôle du président d’élections consiste à assurer le bon déroulement des
élections selon les règles qu’il a prévues ainsi qu’à assurer une diffusion
maximale de publicité sur le processus électoral.
Le président d’élections doit s’assurer que les candidats peuvent écrire un
texte de présentation au sein du journal étudiant du Cégep.
La présidence d’élections doit être assumée par un membre ne faisant pas
partie du Conseil exécutif ou par une personne non-membre choisie pour
son impartialité.
Le président d’élections voit au bon déroulement du partage des postes
qui s’effectue par scrutin au sein des candidats élus.
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ARTICLE 9 - Dispositions financières
9.01 Exercice financier
L’exercice financier de l’Association s’étend du premier (1er
) juillet au trente
(30) juin de l’année suivante.
9.02 Ressources financières
Les ressources financières de l’Association se composent :
des cotisations étudiantes ;
des surplus des années précédentes ;
de toutes les sources de revenus que juge à propos d’établir le Conseil
exécutif.
9.03 Postes budgétaires
Le Conseil d’administration, sur recommandation du trésorier, détermine les
postes budgétaires et les budgets alloués à chacun d’eux.
9.04 Pièces justificatives
Une pièce justificative est nécessaire à chaque dépense encourue. La dite pièce
doit être signée par la personne qui a fait la dépense ou tout au moins une
référence devra être faite à l’autorisation de cette dépense : l’explication et la
date de celle-ci seront portées aux livres fiscaux. Les dites pièces deviennent la
responsabilité de la personne qui occupe le poste de trésorier.
9.05 Un rapport financier exhaustif
Un rapport financier exhaustif doit être déposé en Conseil d’administration et en
assemblée générale.
9.06 Vérification des états financiers
Modifié en AGX le 10 mai 2010 Le trésorier doit obligatoirement faire vérifier la comptabilité de l’Association
par une personne externe au conseil exécutif et aux employés qui travaillent à
l’association étudiante ayant les compétences nécessaires en comptabilité et que
cette personne soit un(e) étudiant(e), un(e) professeur(e) ou un(e) comptable et
que si c’est un(e) étudiant(e), qu’il(elle) ait les compétences académiques
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reconnues par son milieu. Advenant le cas contraire, les états financiers de la
période non vérifiée seront jugés non valables.
9.07 Indemnisation
Des frais de représentation raisonnables seront payés aux officiers qui devront se
déplacer, se nourrir et/ou se loger à l’extérieur dans l’exercice de leurs fonctions.
Les frais ne peuvent excéder en aucun cas les politiques en vigueur du Collège.
9.08 Signataires
Les officiers usuellement autorisés à signer les chèques sont :
Le Coordonnateur(trice) général
Le Trésorier
Le Secrétaire général
9.09 Échanges financiers
Tout dépôt ou échange financier devra être signé par les personnes autorisées à
cet effet par l’autorité compétente.
ARTICLE 10 - Dispositions juridiques
10.01 Registres et procès-verbaux
L’Association doit faire tenir par le secrétaire général un ou des livres où sont
enregistrés :
une copie des règlements, lettres patentes et autres constitutifs de
l’Association ;
la liste complète des élèves tel que stipulé par l’article 31 de la loi sur
l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiant
(L.R.Q., chapitre A-3.01);
les noms et adresses de ceux qui ont été officiers de l’Association, avec
les dates auxquelles ils sont devenus ou ont cessé d’être membre;
les procès-verbaux signés par le secrétaire général.
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10.02 Contrat
À moins que l’autorité compétente, par résolution, ne désigne une personne pour
signer un contrat ou document en particulier pour et au nom de l’Association
dans le cours habituel de ses affaires, le dit contrat ou document est signé par le
coordonnateur (trice) général, le secrétaire général ou le trésorier.
10.03 Frais judiciaires
Les officiers sont indemnisés et remboursés par l’Association des frais et
dépenses qu’ils peuvent être appelés à faire à l’occasion d’une poursuite
judiciaire intentée contre eux à raison d’actes posés dans l’exercice de leurs
fonctions, excepté ceux qui relèvent d’une négligence ou d’une faute grave de
leur part. Le Conseil d’administration se prononce sur chaque cas et rend sa
décision publique.
10.04 Poursuites judiciaires
Le Conseil d’administration engagera des poursuites judiciaires, ou en évaluera
la possibilité, contre toute personne, organisme ou corporation s’il y a lieu.
10.05 Règlements
Les règlements de l’Association ne peuvent être contraires à la loi ou à
ses actes constitutifs;
Les règlements doivent être entérinés par résolution à l’assemblée
générale à la majorité simple.
10.06 Incompatibilité
En cas d’incompatibilité d’une ou plusieurs dispositions d’un autre règlement de
l’Association avec le présent règlement, ce dernier a préséance.
10.07 Dissolution
La dissolution de l’Association ne peut se faire que par voie de référendum. Il
faudra dénombrer lors d’une telle consultation deux tiers (2 3) ou plus des
membres en faveur de la dissolution pour convoquer à cette fin une assemblée
générale spéciale et proclamer officiellement la dissolution de l’Association, puis
mandater le Conseil exécutif pour qu’il procède à la dissolution et à l’abandon
des lettres patentes selon les exigences de la loi.
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10.08 Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur dès son adoption par l’assemblée générale
et abroge tout règlement de régie interne antérieur.
10.09 Nullité des clauses
Si une des clauses de la présente convention était dans une quelconque mesure
déclarée nulle, non exécutoire ou encore le devenait, les autres clauses ou sous
clauses des présents statuts et règlements de régie interne ne seront affectées et
continueront d’être en vigueur et exécutoires dans toutes les mesures permises
par la loi.