Réaliser un publipostage avec une base de données Word, Excel ou Access

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    18-Dec-2014
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    Software

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Tutoriel pour réaliser un publipostage avec une base de données Word, Excel ou Access. Créer un courrier personnalisé avec une base de données en utilisant le bloc d'adresse, les formules d'appel et les champs de fusion.

Transcript of Réaliser un publipostage avec une base de données Word, Excel ou Access

  • 1. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 05/03/2013 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 1 Raliser un publipostage avec une base de donnes Word, Excel ou Access Vous souhaitez envoyer un courrier identique mais personnalis plusieurs destinataires ? Pour cela, vous devez utiliser la fonction publipostage du logiciel Word et votre base de donnes sous Word, Excel ou Access. Comment raliser ce publipostage ? Pour commencer, crez votre document type sous Word. Pour vous entraner, jai mis votre disposition le document utilis dans lEspace Membres. Puis, dans longlet Publipostage, cliquez sur Dmarrer la fusion et le publipostage , puis, Assistant Fusion et publipostage pas pas : un panneau latral apparat.
  • 2. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 05/03/2013 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 2 Pour notre exemple, nous laisserons coche la case Lettres puisque nous ralisons un courrier. En bas du panneau, cliquez sur Suivante : Document de base. tant donn que nous avons cr notre document et que nous lavons ouvert, choisissez Utiliser le document actuel. Si vous souhaitez utiliser un modle ou un document existant, cochez la case correspondante. Cliquez sur Suivante : Slection des destinataires.
  • 3. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 05/03/2013 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 3 Dans notre exemple, nous allons laisser la case Utilisation dune liste existante coche car notre base de donnes est cre mais si vous souhaitez utiliser vos contacts Outlook, choisissez Slection partir des contacts Outlook ou Saisie dune nouvelle liste si vous souhaitez crer votre liste. Cliquez sur Parcourir et recherchez votre liste de contacts sur votre ordinateur. Pour vous entraner, vous pouvez utiliser les bases de donnes que jai mises votre disposition dans lEspace Membres. Vous pouvez utiliser une base de donnes : Soit sur Word :
  • 4. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 05/03/2013 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 4 Soit sur Excel : Soit sur Access (nhsitez pas consulter mon article sur la cration dune base de donnes Access pour apprendre en crer une) :
  • 5. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 05/03/2013 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 5 Si votre base de donnes est sous Word, cette fentre apparatra, cliquez sur Ok : Si votre base de donnes est sous Excel, cette fentre apparatra, cliquez sur Ok :
  • 6. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 05/03/2013 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 6 Puis, une autre fentre apparatra, cliquez sur Ok : Si votre base de donnes est sous Access, cette fentre apparatra, cliquez sur Ok :
  • 7. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 05/03/2013 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 7 Si vous souhaitez apporter des changements dans le cadre de votre publipostage, cliquez sur Modifier la liste des destinataires et la fentre prcdente rapparatra afin de cocher ou dcocher certains destinataires. Lorsque votre liste est prte, cliquez sur Suivante : criture de votre lettre.
  • 8. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 05/03/2013 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 8 Pour insrer le bloc dadresse du destinataire, cliquez sur Bloc dadresse et choisissez dans quel format afficher les coordonnes, cliquez sur Ok. Dans cet exemple, on saperoit que le Code postal napparat pas. Nous allons donc cliquer sur Faire correspondre les champs. Dans cette bote de dialogue, il suffit, en face de Code postal, de faire apparatre le menu droulant et de slectionner votre champ correspondant, savoir CP. Comme les autres champs ont les bonnes correspondances, je les laisse ainsi.
  • 9. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 05/03/2013 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 9 De retour sur ma bote de dialogue, je constate que mon bloc dadresse est prsent de la bonne manire, donc je clique sur Ok. De cette manire, toutes les coordonnes de vos destinataires seront remplaces par BlocAdresse. Si vous souhaitez voir apparatre chaque champ individuellement, utilisez linsertion des champs manuelle. En cliquant sur Formule dappel, vous pouvez insrer Monsieur, Madame ou mme Cher ou Chre devant le nom de votre destinataire.
  • 10. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 05/03/2013 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 10 En regardant laperu, je maperois que mon champ Civilit nest pas reconnu puisque jaurais d avoir Chre Emma MARTIN, et non Cher Emma MARTIN. Pour cela, je clique sur Faire correspondre les champs. En face de Titre, je fais drouler le menu droulant et je choisis le champ Civilit. Je clique sur Ok.
  • 11. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 05/03/2013 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 11 En cliquant sur le menu droulant de Cher, je peux retirer cette formule dappel. Une fois que ma formule est correcte, je clique sur Ok. Ma formule dappel se situera lemplacement de FormuleAppel. Pour insrer des champs de fusion manuellement, vous avez 2 possibilits : En vous positionnant lendroit o placer votre champ de fusion, cliquez sur la flche du bouton Insrer un champ de fusion dans longlet Publipostage et cliquez sur le champ ajouter. Recommencez pour chacun de vos champs. En vous positionnant lendroit o placer votre champ de fusion, cliquez soit sur le bouton soit sur Autres lments dans le panneau latral. Une bote de dialogue saffiche. Dans notre exemple, nous gardons les Champs de base de donnes. Vous avez de nouveau la possibilit de Faire correspondre les champs comme prcdemment. Pour slectionner un champ, vous avez soit la possibilit de le slectionner puis de cliquer sur Insrer, soit de double-cliquer sur le champ ajouter. Une fois vos champs insrs, cliquez sur Fermer.
  • 12. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 05/03/2013 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 12 Lorsque vos champs de fusion sont tous placs de la manire que vous souhaitez, cliquez sur Suivante : Aperu des lettres.
  • 13. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 05/03/2013 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 13 Dans Aperu de vos lettres, vous pouvez visualiser vos diffrents courriers en cliquant sur et ou mme visualiser un courrier en particulier en cliquant sur Rechercher un destinataire. Une bote de dialogue apparatra et il suffira de saisir un lment apparaissant sur le courrier que vous dsirez et vous pouvez affiner la recherche en slectionnant un champ spcifique. Vous pouvez galement exclure certains destinataires de vote publipostage en cliquant sur Exclure ce destinataire lorsque vous vous trouvez sur son courrier. Enfin, cliquez sur Suivante : Fin de la fusion, puis : Soit sur Imprimer pour imprimer directement le rsultat de votre publipostage : Tous : permet dimprimer tous les enregistrements. Enregistrement en cours : permet dimprimer uniquement le courrier sur lequel vous vous trouvez. De : : : permet de choisir certains enregistrements.
  • 14. Votre Assistante Le Blog :