Re ingenierie

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Optimisation ACHAT pour les prestations MICE et hors média La ré ingénierie Présentation par Lohengrin Mellet Le 27 juin 2013 La ré ingénierie - Optimisation 1

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La ré ingénierie est une méthode qui s'appuie sur des outils dont le but est l'optimisation achat et impact sur vos cibles de vos campagnes de communication évènementielles. Lohengrin Conseil vous accompagne dans vos démanches auprès des agences en communication ou des fournisseurs. Vous pouvez également choisir le mode "formation" sur mesure (dans votre entreprise ou dans nos bureaux) ou bien le KIT d'accompagnement de 10, 25 ou 100 heures) sur un de vos projets avec à la clef des fiches conseil ( comment choisir son agence, négocier un budget, rétroplanning, fiches de repérage, faire un brief à des créatif...) Notre équipe est à votre disposition.

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Optimisation ACHAT pour les prestations MICE et hors média

La ré ingénierie

Présentation par Lohengrin Mellet Le 27 juin 2013

La ré ingénierie - Optimisation 1

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Introduction P- 3I -

Sommaire

La vision achat P- 4 II -L’acte d’achat P- 8III -La rigueur budgétaire P- 13IV -La ré ingénierie P- 19V -Notes P- 33VI -Modules de formations P- 35VII -

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Introduction

Agences vs annonceurs

Création vs budget

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Page 4: Re ingenierie

Le prix d’achat

PRODUIT

QUALITE

SECURITE

La vision achat

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Gaspillage

La vision des « achats »

Danger

Risque

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Artistique vs

rigueur budgétaire

L’acte d’achat

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COST CONTROL& COST KILLING

font partis de notre vocabulaire

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L’art de la négociation3 techniques

1.Demander une réduction en % ou en montant.

2.Obtenir une réduction en supprimant des lignes budgétaires.

3.Négocier ligne à ligne.

L’acte d’achat

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Mise en place d’outilsBarème, grille de tarif, contrat cadre, référencement

Par les services achats / sourcing

« TROP CHER ».

L’achat

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Par les services Com.

Les outils de négociation

Comparatif, benchmark et best practice

L’achat - 2

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Par les agences

Mise en place d’outils

Des experts: • Directeur de production, responsable logistique, directeur technique et régisseur…• Grille de tarif, benchmark…

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Les agences

Acteurs incontournables• Création artistique, en veille technologique permanente

• Conseil en stratégie

• Production opérationnelle

• Libérer du temps aux collaborateurs chez l’annonceur

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La relation

L’annonceur choisi l’agencesur un concept…

FiabilitéConfiance

control

La rigueur budgétaire

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Les agences

Vers plus de transparence et rigueur budgétaire

Rémunération agence - Marge

A l’origine• Majoration de X% sur chacune

des lignes budgétaires

La tendance actuelle• Frais de conception et

honoraires de maîtrise d’ouvrage

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Page 15: Re ingenierie

Tous les outils à dispositionMise en place d’outils

• Barème, grille de tarif, contrat cadre, référencement RFA

• Comparatif (agences – honoraires, méthodologie), benchmark et best practice

Des experts: • Directeur de production, responsable

logistique, directeur technique et « outsourcing » spécifique…

• Grille de tarif, benchmark…

Outils complémentaires pour l’annonceur• Tableau comparatif fournisseurs• référencement fournisseurs

(édition/ web, centrale de réservation, voyagiste, prestations de service - technique, hôtesses)

Outils analytiques…

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Mesure de la performance

En Amont• Outsourcing technique et opérationnel

Post activité• ROI & KPI

(Retour sur investissement)• REX – participants ou clients(Retour sur Expérience à chaud et/ou à froid)

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Montant réel

Mise en place d’outils

Dans certain grands groupes, les enveloppes budgétaires sont ventilées sur plusieurs services (voyage, restauration, communication, édition, services généraux…)

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Le budget global

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La ré ingénierie

Pas un outil pour faire du LOW COST…

…Pour une meilleur efficience

1. Aborder chaque projet comme un exercice de communication plutôt qu’un prétexte pour un événement

2. Replacer le client au centre

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Ré ingénierie

La transmission des messages

Définir des points de contactAccueil des invités, salle de plénière, temps de cocktail, temps de pause / temps d’échange…

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Les axes de réflexion

Redéfinir les moyens nécessaires mis en œuvre• Technique, décoration, print• Services: Moyens Humains

Les destinations dans le monde• Stabilité politique, ressources locales, transfère pays à pays• Utiliser le meilleur de la culture locale

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La Méthode

Comparer ce qui est comparable

Cahier des charges

Tableau comparatif

Répartition des missions

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Répartition des missions

RASCI agence/annonceur

Exemple

Agence Annonceur1 Conception ✔

2 Production ✔ ✔a Gestion de projet ✔ ✔b Equipe opérationnelle ✔

cProduction(fabrication et technique)

d Edition ✔

eSite (préco et managt agence et paiement annonceur)

✔ ✔

f VHR ✔3 Maitrise d'ouvrage ✔

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Cas concret d’économie

1. Chez l’annonceur2. En agence

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Nairobi / Kenya

4h de vol

2h de vol

Le Caire / Egypte (127)

RCA / Bangui (17)Cameroun / Yaounde (206)

Sud’Af / Joburg (9)

Ouganda (59)

Madagascar / Antannanarivo (92)

Ile Maurice (348)

Guinée / Bisseau (10)

Cote d’Ivoire / Abidjan (548)

Nigéria / Lagos (1)

Guinée Equatoriale (31)

Guinée / Conakri (11)

Niger / Niame (71)

Mali / Bamako (87)

Dakar / Sénégal (443)

Emirats / Dubaï (7)

Jordanie / Amman (186)

Liban / Beyrouth (6)

1425

522326

Pays anglophonePays arabophone

Pays francophone

Pays non intégrer à ce jour

Tunisie (144)

1 – Exemple / ANNONCEUR

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Les missions du manager

Manager

Entreprise

Équipe (s)

Gestion du tempsBusiness

Connaissances

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Outils d’aide à la décision

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OutilsTableau comparatif

Fournisseur 1 Fournisseur 2 ComparatifProduction 198 930,00 € 232 420,00 € -33 490,00 €

Essais tecno et stockage 48 000,00 € 25 000,00 € 23 000,00 € Lot 1 254 519,00 € 180 613,20 € 73 905,80 € Lot 2 397 930,00 € 463 009,38 € -65 079,38 € Lot 3 215 000,00 € 247 457,40 € -32 457,40 €

TOTAL 1 114 379,00 € 1 148 499,98 € -34 120,98 €

Production 198 930,00 €

Essais tecno et stockage 25 000,00 € Lot 1 180 613,20 € Lot 2 397 930,00 € Lot 3 215 000,00 €

TOTAL 1 017 473,20 € 131 026,78 €

Soit une économie de 12% sur la décoOn établi le même tableau pour la technique ou le traiteur

2 – Exemple / AGENCE

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ROI & Rex

Retour sur investissement & Retour sur expérience

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La ré ingénierie Un Process, une méthode

encadrés par des outils

a. Cahier des charges• Défini les objectifs (impact, cible,

montant, équipe…

a. Définition des périmètres de chacun• RASCI (décomposition des taches Agence /

Annonceur)

a. Compléter par:• ETP (responsabilisé les équipes)

• ROI• REX• Référencement chez l’annonceur (centrale

de réservation, voyagiste chez l’annonceur, prestataires (technique, hôtesses)

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Page 32: Re ingenierie

Remise de Fin d’Année RFA

En faveur d’uneRégulateur du marché

OUI si, NON si…

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Notes1. Le métier d’acheteur nécessite une

parfaite connaissance des processus opérationnelle. A défaut, tendance à acheter un PRIX.

2. Comment monter en compétence les équipes internes?

3. Les annonceurs auraient-ils intérêt à « outsourcer » des profils à l’année ou à la mission? Personne qui pourrait rédiger les cahiers des charges ainsi que garantir l’optimisation achat? Dans quelle mesure ce poste de « consultant ne ferait pas doublon avec l’agence?

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Modules de formation

1. Opérationnel: les bases2. Rédiger un cahier des charges3. Décrypter les devis agence4. Les outils analytiques de prestations hors média et

MICE5. Les outils: Mesure de la performance (ROI & REX)

1. Conduite du changement (services de communication)

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Page 35: Re ingenierie

Lohengrin ConseilLa communication hors médias (événementielle, activation de marque, défilé, guerrilla, retail…) est aujourd’hui porteuse d’enjeux importants pour une entreprise qui veut séduire, étonner et fidéliser sa clientèle. Consolider la culture de l’entreprise en renforçant le sentiment d’appartenance et l’esprit de corps, expliquer, récompenser, enthousiasmer et mobiliser ses équipes sont un acte de management indispensable et apprécié de tous. A votre écoute pour concevoir, produire, organiser votre évènement tout en gardant l’esprit et la culture de votre entreprise. Rigoureuse précise et exigeante elle répondra à vos attentes avec réactivité tout en respectant votre cahier des charges et en sélectionnant pour vous les meilleurs prestataires artistique et technique.Nous intervenons en chargé de mission, interim management, consultant ou auditeur.

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Merci

Lohengrin [email protected] web: lohengrin-conseil.comGsm: +33 (0)665 262 294

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