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Vérification Interne Vérification du cadre de contrôle des stocks Juin 2010

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Vérification Interne 

    

  Vérification du cadre de contrôle des stocks 

    

Juin 2010

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Table des matières 3

Table des matières

SOMMAIRE EXÉCUTIF...........................................................................................................................................5

1. INTRODUCTION..............................................................................................................................................9

1.1 CONTEXTE ................................................................................................................................................9 1.2 OBJECTIFS.................................................................................................................................................9 1.3 ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION .................................................................................................................9 1.4 MÉTHODOLOGIE .....................................................................................................................................10

2. ÉNONCÉ D’ASSURANCE.............................................................................................................................11

3. DESCRIPTION DU STOCK DE FOURNITURES ÉLECTORALES .......................................................12

4. ÉVALUATION GLOBALE............................................................................................................................13

4.1 CONCLUSION DE LA VÉRIFICATION .........................................................................................................13 4.2 GRILLE D’ÉVALUATION...........................................................................................................................13

5. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS..........................................................................................17

5.1 CONCEPTION DU CADRE DE CONTRÔLE DES STOCKS ...............................................................................17 5.2 MISE EN ŒUVRE DES CONTRÔLES INTERNES............................................................................................19 5.3 RÔLES ET RESPONSABILITÉS, ET SÉPARATION DES TÂCHES .....................................................................31 5.4 EXACTITUDE DES INFORMATIONS DANS LE SYSTÈME FINANCIER ............................................................33 5.5 JUSTIFICATION DES BESOINS EN STOCKS .................................................................................................35

6. CONCLUSION.................................................................................................................................................39

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Sommaire exécutif 5

Sommaire exécutif

Contexte

En août 2009, le dirigeant principal de la vérification interne d’Élections Canada a proposé, lors de la réunion du Comité de vérification, de modifier le plan de vérification de 2009-2010 de façon à y ajouter la vérification du cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales. La proposition a été recommandée pour approbation par le Comité de vérification, et approuvée par le directeur général des élections. Cette recommandation faisait suite à des observations faites par le Bureau du vérificateur général lors de la vérification des états financiers antérieurs de l’organisme. Ce rapport présente les résultats de la vérification portant sur la conception et la mise en œuvre des contrôles relatifs aux stocks de fournitures électorales. L’équipe de vérification a tenté de savoir si le cadre de contrôle des stocks d’Élections Canada était adéquat pour assurer l’atteinte des objectifs de l’organisme et réduire les risques reliés aux stocks, et s’il pouvait soutenir une vérification externe des états financiers fondés sur les contrôles. Le cadre de contrôle est le processus conçu et exécuté par les responsables de la gouvernance, la direction et d’autres membres du personnel afin de fournir une assurance raisonnable que les objectifs de l’organisme seront atteints en ce qui concerne la fiabilité de son information financière et de gestion sur le stock de fournitures électorales.

Objectifs de la vérification

La vérification du cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales vise à fournir une évaluation indépendante à la haute direction et à assurer celle-ci que :

le cadre de contrôle des stocks est adéquat et approprié pour Élections Canada;

les contrôles existants ont été correctement mis en œuvre;

les rôles et responsabilités appropriés, y compris la séparation des tâches, ont été établis;

les procédures destinées à assurer l’exactitude de l’information dans le système financier sont adéquates;

les besoins en stocks physiques sont correctement justifiés, compte tenu des besoins opérationnels et des options technologiques.

Étendue de la vérification

La vérification a évalué le cadre de contrôle des stocks au Centre de distribution d’Élections Canada au 440, chemin Coventry, à Ottawa, où la plupart des fournitures électorales de l’organisme sont entreposées. La vérification a couvert seulement les contrôles internes, pour l’année financière 2009-2010, touchant les fournitures électorales. Les articles promotionnels et les fournitures de bureau sont comptabilisés comme dépenses lors de leur achat et ne font pas partie de cette vérification.

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6 Vérification du cadre de contrôle des stocks

Conclusion

De façon générale, la vérification a démontré qu’Élections Canada dispose de processus, pratiques, procédures et contrôles appropriés pour gérer les stocks de fournitures électorales. Certaines lacunes ont cependant été observées lors de la vérification :

La documentation du cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales est inadéquate. Pour que les contrôles soient adéquats et fonctionnent correctement, il importe que la documentation des contrôles soit à jour.

Les documents ne contiennent pas toujours de preuves que les contrôles ont été exécutés. Cela augmente le risque qu’un contrôle ne soit pas effectué correctement, et rend difficile la surveillance adéquate par la gestion de l’ensemble des contrôles.

Certains mouvements de stocks ne sont pas comptabilisés en temps opportun. Cela peut entraîner des erreurs dans l’information financière et de gestion concernant les stocks de fournitures électorales.

Une politique de décompte cyclique et périodique, incluant un décompte complet de fin d’année, devrait être établie.

La gestion des stocks devrait être revue pour considérer les coûts-bénéfices des différentes options technologiques modernes en gestion des stocks.

La correction de ces lacunes permettrait d’améliorer la gestion des stocks de fournitures électorales et améliorerait la qualité de l’information financière et de gestion concernant les stocks. Elle faciliterait également la vérification de l’inventaire pour les états financiers de l’organisme. On peut regrouper les recommandations en 4 catégories. La documentation et les ajustements aux contrôles sont plus opérationnels et à court terme; le développement et l’analyse stratégique sont plus stratégiques à et long terme. Documentation R1 – Cadre de contrôle R13 – Séparation des tâches R14 – Types d’accès dans le SGF R15 – Rapprochement périodique R16 – Surveillance active

Ajustements aux contrôles R2 – Preuves de contrôles R3 – Contrôle du bon de commande R4 – Comptabilisation des mouvements de stocks R7 – Ajustements de l’inventaire R8 – Risque d’accès R11 – Emplacement des articles en stock

Développement R5 – Stocks dans les bureaux des directeurs du scrutin R6 – Saisie de commandes internes et externes R9 – Politique de décomptes R10 – Décompte complet de fin d’année R12 – Traitements des retours

Analyse stratégique R17 – Analyse des options technologiques et modes de livraison R18 – Analyse des données concernant les retours

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Sommaire exécutif 7

Voici les principales conclusions et recommandations se rattachant à chaque objectif de la vérification. Conception du cadre de contrôle des stocks

Le cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales existe, mais doit être amélioré et renforcé. À cette fin, l’organisme doit :

revoir et documenter le cadre de contrôle des stocks, y compris les rôles et responsabilités des intervenants dans le processus;

s’assurer que les documents utilisés pour gérer les stocks contiennent une preuve que les contrôles ont été exécutés.

Mise en œuvre des contrôles internes

Les contrôles internes relatifs aux fournitures électorales sont généralement en place et fonctionnent bien. Toutefois, afin d’améliorer davantage le fonctionnement de ces contrôles, l’organisme doit :

s’assurer que les articles reçus sont bien ceux qui ont été commandés, en comparant le bon de livraison avec le bon de commande original;

revoir les procédures de comptabilisation des mouvements de stocks;

s’assurer que les lots et les trousses sont retirés de l’inventaire seulement au moment où ils sont utilisés;

s’assurer que les commandes des clients externes et internes sont retirées du Système de gestion des fournitures (SGF) seulement lorsque les fournitures sont expédiées;

effectuer tous les ajustements nécessaires à la suite de modifications (désuétude, retour) avant que le décompte de fin d’année ne soit effectué;

réévaluer le risque associé au fait que des employés autres que ceux d’Élections Canada ont accès à l’entrepôt;

établir une politique pour les décomptes cycliques et périodiques, et faire le suivi des résultats des décomptes;

effectuer un décompte annuel complet en fin d’année financière;

s’assurer que le SGF indique tous les emplacements pour chaque article en stock;

revoir les procédures de traitement des retours de fournitures électorales. Clarification des rôles et responsabilités, y compris la séparation des tâches

Les rôles et responsabilités à l’égard du cadre de contrôle des stocks ne sont pas clairement définis. Afin d’améliorer davantage le fonctionnement des contrôles internes, l’organisme doit :

renforcer la séparation des tâches relatives aux stocks et mettre en place des contrôles compensatoires lorsque nécessaire;

terminer la mise à jour des différents types d’accès dans le SGF. Exactitude de l’information dans le système financier

La surveillance du cadre de contrôle des stocks doit être améliorée. À cette fin, l’organisme doit :

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8 Vérification du cadre de contrôle des stocks

documenter le processus relatif au rapprochement périodique et faire un suivi de tout problème sans tarder;

s’assurer que le programme de surveillance des activités liées aux stocks signale en temps opportun les problèmes et les risques identifiés.

Justification des besoins en stocks physiques

Le processus d’analyse des besoins en stocks doit être amélioré. À cette fin, l’organisme doit :

analyser les nouvelles options technologiques actuellement disponibles pour le système de gestion des stocks et pour la livraison des fournitures électorales;

analyser les retours de fournitures électorales après les élections afin de valider les besoins.

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1. Introduction 9

1. Introduction

1.1 Contexte

Pour accomplir son mandat, Élections Canada doit assembler des stocks suffisants de fournitures électorales avant chaque élection. Ces fournitures se composent principalement de publications et de formulaires utilisés par les directeurs du scrutin et de documents distribués aux partis politiques et aux candidats. Au cours des cinq dernières années, le Centre de distribution du chemin Coventry a été en état d’alerte constant en raison de la fréquence des élections. Certaines activités se sont chevauchées, comme le traitement des retours des bureaux des directeurs du scrutin et l’assemblage des fournitures pour la prochaine élection, augmentant de façon importante la charge de travail et, par le fait même, le risque d’erreurs. De plus, des modifications législatives, comme le projet de loi C-311, ont donné lieu à la réimpression de manuels et autres documents, augmentant encore le volume des activités reliées aux stocks. Dans ce contexte, l’organisme a commencé à revoir la gestion de ses stocks ainsi que le processus des décomptes d’inventaire. Le Bureau du vérificateur général, qui vérifie les états financiers d’Élections Canada depuis 2003-2004, a signalé des lacunes concernant le cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales, soit un manque de séparation des tâches et l’absence de mécanisme compensatoire de revue ou de surveillance pour compenser ce manque. Le Bureau du vérificateur général a soulevé ces points de nouveau à l’occasion de la vérification des états financiers de 2008-2009. En réponse à ces observations, Élections Canada a commencé certaines activités de vérification des stocks. L’organisme a procédé à des décomptes partiels en mai, juin et novembre 2009, et a effectué un décompte complet des articles électoraux en stock au 31 mars 2010.

1.2 Objectifs

La vérification du cadre de contrôle des stocks visait à déterminer si :

le cadre de contrôle des stocks est adéquat et approprié pour Élections Canada;

les contrôles existants ont été correctement mis en œuvre;

les rôles et responsabilités appropriés, y compris la séparation des tâches, ont été établis;

les procédures pour assurer l’exactitude de l’information dans le système financier sont adéquates;

les besoins en stocks physiques sont correctement justifiés, compte tenu des besoins opérationnels et des options technologiques.

1.3 Étendue de la vérification

La vérification a évalué le cadre de contrôle des stocks au Centre de distribution du 440, chemin Coventry, à Ottawa, où la plupart des fournitures électorales d’Élections Canada sont entreposées. Elle a couvert seulement les contrôles internes, pour l’année financière 2009-2010,

1 Loi modifiant la Loi électorale du Canada et la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, L.C. 2007, ch. 21.

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10 Vérification du cadre de contrôle des stocks

touchant les fournitures électorales. Les articles promotionnels et les fournitures de bureau sont comptabilisés comme dépenses lors de leur achat et ne font pas partie de cette vérification.

1.4 Méthodologie

Notre vérification était fondée sur l’approche de l’Institut des vérificateurs internes et du Manuel de l’ICCA. Nous avons mené des entrevues avec la direction et avec les personnes clés reliées aux stocks. Par la suite, nous avons identifié et documenté, au nom de la direction, les activités de contrôle clés reliées aux processus identifiés, les objectifs de contrôle pour ces activités et les assertions connexes des états financiers. Nous avons également identifié les propriétaires des processus ainsi que les personnes chargées de l’exécution des contrôles clés. Nous devions évaluer la conception de tous les contrôles des stocks et nous assurer qu’ils avaient été mis en œuvre. Pour évaluer la conception de chaque contrôle, nous nous sommes demandé si le contrôle, considéré individuellement ou en association avec d’autres, permettait de prévenir ou de détecter les inexactitudes éventuelles et de les corriger efficacement en temps opportun. Nous avons aussi testé la conception et la mise en œuvre des activités de contrôle clés. L’équipe de vérification a tenu compte de la conception de chaque contrôle avant de déterminer si elle devait en vérifier la mise en œuvre. Des contrôles mal conçus peuvent représenter une faiblesse importante pour le cadre de contrôle interne de l’organisme, et l’équipe de vérification les a notés pour en faire part à la direction ainsi qu’au Comité de vérification2.

2 Chapitre 5141.121 Manuel de l’ICCA – Lorsque le vérificateur prend connaissance de faiblesses importantes dans la conception ou la mise en œuvre du contrôle interne, il doit en informer le plus rapidement possible le comité de vérification ou son équivalent. Il doit aussi en informer le plus rapidement possible la direction, au niveau hiérarchique approprié. [JANV. 2006]

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2. Énoncé d’assurance 11

2. Énoncé d’assurance

Selon mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de la vérification, je suis d’avis que les procédures de vérification utilisées et les éléments probants recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l’opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion repose sur une comparaison entre les conditions qui prévalaient au moment de la vérification, et les critères de vérification préétablis convenus avec la direction. Les conclusions ne s’appliquent qu’à l’entité examinée, telle que décrite à la section « Étendue de la vérification » de ce rapport.

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12 Vérification du cadre de contrôle des stocks

3. Description du stock de fournitures électorales

Le stock de fournitures électorales comprend des publications et formulaires utilisés par les directeurs du scrutin pour administrer les élections, ainsi que des documents pour distribution aux entités politiques (incluant les candidats). Les fournitures électorales incluent des articles individuels, ainsi que des articles assemblés en trousses et en lots, et doivent être préparées et envoyées aux 308 directeurs du scrutin à temps pour une élection. Lors d’une élection générale, plus de 800 tonnes de fournitures doivent être envoyées aux bureaux des directeurs du scrutin. Les fournitures électorales sont entreposées au centre de distribution sur la rue Coventry à Ottawa. Élections Canada utilise également des entrepôts privés, qui rencontrent les normes de sécurité nécessaires. Selon les besoins opérationnels, les fournitures électorales sont parfois envoyées à l’avance aux directeurs du scrutin, et entreposées localement. Le SGF est utilisé pour gérer et comptabiliser les fournitures électorales. Le SGF est un système qui a été conçu pour les besoins d’Élections Canada. L’information dans le SGF est utilisée pour établir la valeur des stocks dans les états financiers. Aux états financiers de 2009-2010, le bilan inclut un montant de 8,2 millions $ en stock. Le stock de fournitures électorales est comptabilisé au coût moyen, et le coût est considéré comme une dépense lorsqu’il est utilisé lors d’une élection.

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4. Évaluation globale 13

4. Évaluation globale

4.1 Conclusion de la vérification

De façon générale, la vérification a démontré qu’Élections Canada dispose de processus, pratiques, procédures et contrôles appropriés pour gérer les stocks de fournitures électorales. Certaines lacunes ont cependant été observées lors de la vérification. Les observations clés à cet égard sont les suivantes :

La documentation du cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales est inadéquate. Pour que les contrôles soient adéquats et fonctionnent correctement, il importe que la documentation des contrôles soit à jour.

Les documents ne contiennent pas toujours de preuves que les contrôles ont été exécutés. Cela augmente le risque qu’un contrôle ne soit pas effectué correctement, et rend difficile la surveillance adéquate par la gestion de l’ensemble des contrôles.

Certains mouvements de stocks ne sont pas comptabilisés en temps opportun. Ceci peut entraîner des erreurs dans l’information financière et de gestion concernant les stocks de fournitures électorales.

Une politique de décompte cyclique et périodique, incluant un décompte complet de fin d’année, devrait être établie.

La gestion des stocks devrait être revue pour considérer les coûts-bénéfices des différentes options technologiques modernes en gestion des stocks.

La correction de ces lacunes permettrait d’améliorer la gestion des stocks de fournitures électorales et améliorerait la qualité de l’information financière et de gestion concernant ces stocks. Elle faciliterait également la vérification de l’inventaire pour les états financiers de l’organisme.

4.2 Grille d’évaluation

Critère

Cote Explication

Recommandation et

réponse

Objectif 1 Conception du cadre de contrôle

des stocks

Cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales

J Il existe un cadre de contrôle des stocks qui a pu être observé lors de la vérification.

Plusieurs contrôles devraient être revus pour s’assurer qu’il y a une preuve appropriée que les contrôles ont été exécutés.

La surveillance de la direction sur l’efficacité des contrôles en place est insuffisante.

R2 – Preuves des contrôles

Documentation complète et à jour des contrôles

R La documentation des contrôles des stocks est inadéquate et incomplète.

R1 – Documentation du cadre de contrôle

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14 Vérification du cadre de contrôle des stocks

Critère

Cote Explication

Recommandation et

réponse

Objectif 2 Mise en œuvre des contrôles internes

Réception et entreposage des fournitures électorales

J En général, il y a des contrôles adéquats pour la réception et l’entreposage des fournitures électorales.

Le bon de livraison devrait être comparé au bon de commande original pour confirmer la quantité et les articles reçus.

Les documents relatifs à la commande devraient inclure des preuves que les contrôles ont été exécutés.

R3 – Contrôle du bon de commande

Établissement des coûts des fournitures électorales

V Les fournitures électorales sont comptabilisées au coût moyen.

Des contrôles adéquats existent pour le calcul du coût moyen.

Assemblage des articles en trousses et en lots

B De nombreux contrôles ont été observés pour l’assemblage des trousses et des lots.

Les documents devraient inclure des preuves appropriées que les contrôles ont été exécutés.

Les procédures relatives aux mouvements de stocks devraient être revues de manière à les comptabiliser au bon moment et d’assurer l’exactitude de l’information sur les stocks.

R4 – Comptabilisation des mouvements de stocks

Expédition des fournitures électorales

J De très bons contrôles ont été observés pour l’envoi des fournitures électorales aux directeurs du scrutin.

Les documents devraient inclure des preuves que les contrôles ont été exécutés.

Il faudrait ajouter au SGF une fonction indiquant les fournitures entreposées dans les bureaux des directeurs du scrutin.

Les procédures devraient assurer que les livraisons sont comptabilisées dans le SGF lorsqu’elles sont retirées de l’inventaire.

R5 – Stocks dans les bureaux de directeurs de scrutin R6 – Saisie des commandes internes et externes

Maintenance d’un système d’inventaire permanent

B Le SGF est le système de gestion des stocks. En général, il offre des fonctionnalités adéquates pour la gestion des stocks.

Les revues pouvant occasionner des ajustements à l’inventaire devraient être effectuées avant le décompte final.

La direction devrait réévaluer le risque associé au fait que des employés autres que ceux d’Élections Canada ont accès à l’entrepôt.

R7 – Ajustements de l’inventaire R8 – Risque d’accès

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4. Évaluation globale 15

Critère

Cote Explication

Recommandation et

réponse

Comptabilisation des fournitures électorales

O Des décomptes partiels cycliques sont effectués par la direction.

La cause des erreurs identifiées devrait faire l’objet d’un suivi adéquat.

Un décompte annuel devrait être effectué en fin d’année financière.

Le SGF devrait indiquer tous les emplacements pour chaque article en stock.

R9 – Politique de décomptes R10 – Décompte complet de fin d’année R11 – Emplacement des articles en stock R12 – Traitement des retours

Objectifs 3 Rôles et responsabilités, et séparation de tâches

Rôles et responsabilités

B Les rôles et responsabilités relativement aux contrôles internes devraient être documentés et communiqués aux employés.

Séparation des tâches

J La séparation des tâches n’est pas toujours adéquate.

Lorsque la taille d’un organisme ne permet pas une séparation des tâches complète, un contrôle compensatoire adéquat devrait être mis en œuvre.

R13 – Séparation des tâches

Séparation des tâches du Système de gestion des fournitures

B La mise à jour des différents types d’accès au SGF devrait être menée à terme.

R14 – Types d’accès dans le SGF

Objectif 4 Exactitude des informations dans le système

financier

Surveillance active des contrôles internes

O Les contrôles internes devraient faire l’objet d’une surveillance active.

Les activités de surveillance devraient être documentées, et les rôles et responsabilités définis.

Le rapprochement mensuel devrait être considéré complet lorsque les différences identifiées ont été réglées.

R15 – Rapprochement périodique

Suivi sur les problèmes et risques

J Des procédures de suivi informelles ont été observées.

Les problèmes et risques repérés devraient être communiqués en temps opportun.

R16 – Surveillance active

Objectif 5 Justification des besoins en stocks Options technologiques J

Certaines recherches ont été commencées sur les options technologiques de gestion des stocks.

Une analyse des options technologiques, avec

R17 – Analyse des options technologiques et des modes de livraison

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16 Vérification du cadre de contrôle des stocks

Critère

Cote Explication

Recommandation et

réponse

les coûts-bénéfices de chacune, devrait être effectuée.

L’organisme devrait évaluer la possibilité d’utiliser de nouveaux modes de livraison de fournitures grâce aux technologies modernes.

Besoins opérationnels B Il existe un système complexe d’analyse des besoins en fournitures électorales pour chaque circonscription, mais il n’est pas bien documenté.

Une analyse des retours après chaque élection devrait être faite pour valider les besoins en fournitures électorales.

R18 – Analyse des données concernant les retours

V B J O R G

Satisfaisant Amélioration mineure requise

Amélioration modérée requise

Amélioration importante

requise

Insatisfaisant Inconnu / Ne peut être

évalué

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5. Observations et recommandations 17

5. Observations et recommandations

Cette section présente les observations, les conclusions et les recommandations pour chacun des objectifs de vérification.

5.1 Conception du cadre de contrôle des stocks

5.1.1 Cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales

Un cadre de contrôle efficace, basé sur les risques, devrait être en place pour les stocks de fournitures électorales. Il devrait être maintenu, suivi et évalué, et des mesures correctives doivent être apportées en temps opportun lorsque des problèmes sont détectés. Le cadre de contrôle, tel que défini par le COSO et par l’ICCA, comprend les cinq composantes suivantes :

l’environnement de contrôle;

le processus d’appréciation des risques de l’entité;

le système d’information (y compris les processus connexes) pertinent pour l’information financière, et les communications;

les activités de contrôle;

la surveillance des contrôles. Notre analyse a couvert la gestion des stocks, la réception, l’expédition, l’entreposage, l’assemblage, les décomptes cycliques et périodiques, les rapports financiers, ainsi que les procédures mensuelles et de fin d’année. Selon notre analyse et nos observations, Élections Canada possède un cadre de contrôle des stocks qui est généralement adéquat et approprié, mais qui comprend certaines lacunes. Les principales lacunes observées sont les suivantes :

La documentation sur les contrôles n’est ni à jour ni complète.

Plusieurs contrôles n’incluent pas une preuve montrant que les contrôles ont été exécutés.

Certains contrôles ne sont pas exécutés adéquatement, ou par les personnes appropriées.

La surveillance de la direction sur les activités et les contrôles relatifs aux stocks de fournitures électorales est insuffisante.

Pour assurer l’exactitude des informations provenant des systèmes, il importe de créer et de documenter des contrôles appropriés, et de surveiller adéquatement les activités de contrôle. Le cadre de contrôle devrait être revu et documenté pour assurer l’existence, l’exhaustivité et l’exactitude de l’information financière et de gestion concernant les stocks de fournitures électorales.

5.1.2 Documentation des contrôles internes

La documentation des processus opérationnels relatifs aux stocks a été réalisée par une firme de consultants en 2006, et ce document a été mis à jour par le Secteur des finances en 2008. On y trouve une description des activités effectuées au Centre de distribution concernant la réception,

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18 Vérification du cadre de contrôle des stocks

l’expédition et l’assemblage des fournitures électorales. On y trouve aussi de l’information sur le Système de gestion des fournitures, les décomptes physiques périodiques, les articles risqués et désuets, les retours de fournitures électorales après les élections, les commandes en attente, les ajustements d’inventaires et les procédures mensuelles et de fin d’année financière. Les informations contenues dans ce document ne sont ni complètes ni à jour. Le document présente une description des processus opérationnels, mais aucun contrôle interne n’est mentionné. Les rôles et responsabilités de chaque intervenant relatifs à chaque processus ne sont pas clairement précisés. Rien n’indique quel contrôle interne doit être effectué à chaque étape du processus et qui en est responsable. L’équipe de vérification a obtenu des descriptions des procédures pour chaque activité reliée aux stocks, soit la réception des fournitures, l’entreposage, l’expédition, l’assemblage et les décomptes. Ces descriptions sont relativement à jour et énumèrent les étapes à suivre pour chaque activité, mais elles n’indiquent pas les contrôles internes clés. L’équipe de vérification a donc préparé une description narrative des différentes étapes du processus, en signalant les contrôles existants ainsi que les contrôles manquants. La direction devrait mettre cette description à jour au moins une fois par année et faire un suivi régulier afin de s’assurer que les contrôles sont réellement effectués et sont efficaces. De plus, les rôles et responsabilités des divers intervenants dans le processus devraient y être documentés. Pour se conformer à la politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, tout organisme doit avoir un cadre de contrôle documenté pour chacun de ses processus opérationnels. Lorsque les contrôles ne sont pas documentés, le risque augmente qu’ils ne soient pas connus ou qu’ils soient appliqués incorrectement, compromettant ainsi la qualité de l’information financière et de gestion concernant les stocks. Nous avons également constaté sur les documents (bon de commande, rapport, rapprochement, etc.) l’absence de preuves d’exécution des contrôles, et cela pour plusieurs activités de contrôle. L’absence de telles preuves augmente le risque que le contrôle ne soit pas exécuté et rend plus difficile une surveillance adéquate des contrôles. Recommandation 1. Le cadre de contrôle des stocks devrait être revu et documenté pour assurer l’existence,

l’exhaustivité et l’exactitude de l’information financière et de gestion concernant les stocks de fournitures électorales.

Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette recommandation. La Direction de la Préparation du personnel en région va revoir et documenter tous les processus et vérifier tous les contrôles existants relativement à la gestion des stocks. La Direction s’engage

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5. Observations et recommandations 19

à ajouter les contrôles nécessaires manquants afin d’assurer l’exactitude de l’information financière et de gestion. Date prévue : 30 juin 2011 2. Les documents utilisés pour gérer les stocks devraient inclure une preuve (signature, initiales,

date, explication de l’analyse, etc.) montrant que les contrôles ont été exécutés. Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette recommandation. La Direction de la Préparation du personnel en région a débuté la revue du cadre de contrôle. Elle va aussi s’assurer qu’il y a des preuves appropriées que les contrôles définis dans ce cadre de contrôles ont été exécutés. Ce changement de processus sera documenté. Date prévue : 30 juin 2011

5.2 Mise en œuvre des contrôles internes

Afin que les fournitures électorales soient enregistrées conformément aux normes comptables du Manuel de l’ICCA, l’équipe de vérification s’est assurée que les contrôles étaient conçus pour permettre, soit individuellement, soit en association avec d’autres contrôles, de s’assurer que les assertions suivantes sont rencontrées et cela pour toutes les activités relatives aux stocks :

Réalité : Les opérations et les événements qui ont été enregistrés se sont produits et se rapportent à l’organisme.

Exhaustivité : Toutes les opérations et tous les événements qui auraient dû être enregistrés l’ont bien été.

Exactitude : Les montants et autres données qui se rapportent à ces opérations et événements ont été enregistrés de façon appropriée par l’organisme.

Séparation des périodes : Les opérations et les événements ont été enregistrés dans la bonne période.

Classement : Les opérations et les événements ont été enregistrés dans les comptes adéquats.

Les contrôles doivent être conçus pour assurer la prévention, la détection et la correction efficaces des possibilités d’inexactitudes importantes; ils peuvent être constitués autant de contrôles automatisés que de contrôles manuels. Une déficience du contrôle interne n’est pas nécessairement à elle seule suffisamment grave pour constituer une déficience importante. Cependant, une combinaison de déficiences touchant un même solde de compte, une même information à fournir, une même assertion pertinente ou une même composante du contrôle interne peut accroître les risques d’anomalies au point de constituer une déficience importante.

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20 Vérification du cadre de contrôle des stocks

5.2.1 Réception et entreposage des fournitures électorales

Le Centre de distribution doit s’assurer d’obtenir toutes les fournitures électorales nécessaires pour la conduite d’une élection. Plus de 800 tonnes d’articles sont assemblées en vue d’être distribuées aux bureaux des directeurs du scrutin. Une grande partie de ce matériel doit être commandé, et doit ensuite être reçu et entreposé au Centre de distribution. Lorsque des fournitures lui sont livrées, le Centre de distribution s’assure que :

les fournitures livrées appartiennent bien à Élections Canada;

les articles reçus sont bien ceux qu’Élections Canada avait commandés;

la quantité reçue est bien la quantité commandée;

les articles ne sont pas endommagés;

la réception est comptabilisée correctement dans le SGF. De façon générale, de bons contrôles ont été conçus et mis en œuvre à cette fin. Cependant, dans certains cas, il n’existe aucune preuve montrant que ces contrôles sont exécutés. Pour que les réceptions de fournitures soient enregistrées intégralement dans le système d’inventaire, il faut que les articles reçus soient exactement ceux qu’on a commandés et qu’ils soient bien inscrits dans le SGF. L’équipe de vérification a constaté que le bon de commande original provenant de la section des approvisionnements n’est pas comparé au bon de livraison pour confirmer que les quantités reçues pour chaque article sont les mêmes que celles commandées. Ce contrôle devrait être effectué, et la personne responsable des réceptions devrait apposer ses initiales sur la copie du bon de commande. De plus, le bon de commande devrait être conservé avec la copie du bon de livraison et remis au commis pour saisie dans le SGF. Recommandation 3. Le bon de livraison devrait être comparé au bon de commande original pour s’assurer que

l’organisme a reçu la bonne quantité d’articles ainsi que les bons articles, et le bon de commande devrait contenir une preuve que le contrôle a été exécuté.

Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette recommandation. La Direction de la Préparation du personnel en région a commencé à ajouter des preuves (initiales de la personne responsable de la réception) sur le bon de commande pour confirmer l’exactitude des quantités reçues ainsi que l’exactitude de l’article reçu. Ce changement de processus sera documenté. Date prévue : Effectif immédiatement. L’équipe du Centre de distribution s’assure que les articles reçus appartiennent bien à Élections Canada en vérifiant le bon de livraison provenant du fournisseur. Par la suite, le commis à la

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5. Observations et recommandations 21

réception s’assure que la marchandise reçue n’est pas endommagée. Si elle est endommagée, elle est retournée au fournisseur. Un contrôle relatif à la quantité reçue est ensuite effectué, pour s’assurer que la quantité reçue correspond bien à celle inscrite sur le bon de commande. Nous avons constaté un bon contrôle en ce qui concerne la saisie de la réception dans le SGF, avec preuve d’exécution et de supervision inscrite sur le bon de livraison. Au cours de notre vérification des contrôles pour la réception des fournitures, nous avons remarqué que les documents ne contenaient pas de preuve qu’ils avaient été révisés (p. ex. une signature manuelle ou un commentaire inscrit manuellement) dans les cas suivants :

Deux différents comptes de la quantité reçue sont effectués et on inscrit sur le bon de livraison les quantités décomptées, mais personne n’y appose ses initiales comme preuve que le contrôle a réellement été effectué.

Sur le bon de livraison, on trouve la signature de la personne qui s’est occupée de la réception, mais aucune explication des contrôles effectués par cette personne.

L’absence de preuve d’exécution d’un contrôle augmente le risque que le contrôle ne soit pas effectué. Dans un tel contexte, des problèmes peuvent passer inaperçus et entraîner des erreurs. En outre, la surveillance du contrôle devient plus difficile. Recommandation (voir recommandation no 2, section 5.1)

5.2.2 Établissement du coût des fournitures électorales

Afin d’évaluer l’exactitude des informations financières sur l’inventaire, nous avons vérifié les procédures d’établissement du coût des fournitures électorales. Notre vérification n’incluait pas les procédures relatives à l’achat des fournitures électorales. Ces fournitures sont comptabilisées au coût moyen pondéré. Le coût est imputé aux résultats de la période durant laquelle les articles sont utilisés. Dans les états financiers de l’exercice terminé le 31 mars 2010, les fournitures électorales en inventaire ont été évaluées à $8.2 millions au bilan. Pour toutes les fournitures électorales en stock, le coût moyen est calculé de la manière suivante :

Articles : Le coût moyen d’un article est réévalué seulement lors de la réception. Lorsque des articles sont reçus, le coût réel de l’article est extrait de FreeBalance et utilisé en conjonction avec les données d’inventaire en cours pour calculer le nouveau coût moyen pondéré.

Trousses : Le coût moyen pondéré d’une trousse est réévalué chaque fois qu’on recalcule le coût moyen pondéré d’un article qui en fait partie.

Lots : Le coût moyen pondéré d’un lot est réévalué chaque fois qu’on recalcule le coût moyen pondéré d’un article ou d’une trousse qui en fait partie.

Lorsqu’un nouvel article est entré dans le SGF, le coût d’achat y est inscrit manuellement. Seulement une personne est assignée à cette tâche, et elle s’assure que le coût original entré dans le SGF correspond à la facture initiale. Par la suite, chaque fois que ce montant est modifié, une entrée est créée dans la table de vérification d’évaluation indiquant la variation des stocks. Le tableau « inventaire sommaire » est ajusté en conséquence.

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22 Vérification du cadre de contrôle des stocks

Nous considérons que les contrôles pour le calcul du coût moyen sont adéquats.

5.2.3 Assemblage des articles en trousses et en lots

En vue de la distribution aux directeurs du scrutin des documents, formulaires et autres fournitures nécessaires à une élection, les articles en stock sont assemblés en trousses et en lots. Les lots comprennent des articles et/ou des trousses, et les trousses comprennent des articles. Le stock de fournitures électorales est compilé dans le Système de gestion des fournitures de trois façons différentes : par articles, par trousses et par lots. Lors de leur achat, les articles sont inscrits à l’inventaire comme étant des articles en stock, et ils sont entreposés au Centre de distribution d’Élections Canada. Les lots et les trousses sont assemblés à partir des articles au Centre de distribution. Dans le SGF, les articles assemblés en trousses ou en lots sont retirés de la catégorie « articles en inventaire » pour être ajoutés aux catégories « trousse en inventaire » ou « lot en inventaire ». Les quantités d’articles par lot et par trousse sont déterminées pour chaque circonscription selon des données de la géographie électorale ou d’autres informations fournies par les directeurs du scrutin et les secteurs d’affaires concernés. Pour l’assemblage des lots et des trousses, nous avons constaté que de forts contrôles existent et qu’ils sont bien mis en œuvre. Nous avons assisté à l’assemblage de 50 trousses et avons été satisfaits des contrôles en place. Un nombre suffisant d’étapes est prévu pour vérifier que les articles requis sont rassemblés adéquatement (numéro d’article, nombre d’articles, date de révision, unité de distribution). Plusieurs décomptes sont effectués afin que la bonne quantité d’articles soit prise en compte pour l’assemblage, et une excellente supervision est effectuée afin que les articles soient assemblés adéquatement. Lorsque l’assemblage est terminé, une feuille intitulée Rapport d’assemblage est remplie par le responsable de l’assemblage. Ce dernier y inscrit la quantité assemblée, la date, le nombre d’employés ayant travaillé à l’assemblage et le nombre d’heures consacrées à l’opération, et y appose ses initiales. Le rapport est alors remis pour comptabilisation dans le système. Ensuite, une feuille de contrôle d’inventaire est remplie et la comptabilisation de l’assemblage est inscrite dans le système d’inventaire. On y retire les articles rassemblés et on y ajoute les trousses et lots assemblés, et la personne chargée de ces étapes appose ses initiales sur la feuille de contrôle d’inventaire comme preuve que l’assemblage a été inscrit dans le système. Sur le rapport, rien n’atteste que plusieurs décomptes ont été effectués pour s’assurer que la quantité par article était adéquate. L’absence de telles preuves augmente le risque que le contrôle ne soit pas exécuté et rend plus difficile une surveillance adéquate des contrôles. Recommandation (voir recommandation no 2, section 5.1) Selon nos observations, il arrive régulièrement que les articles soient retirés du SGF dès que la feuille de composition de trousses/lots est remise aux personnes responsables de rassembler les articles. Par ailleurs, il arrive régulièrement que des articles soient enlevés physiquement des tablettes et retirés du système d’inventaire pour n’être assemblés en lots et trousses que quelques

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5. Observations et recommandations 23

semaines plus tard. Le fait de retirer les articles du SGF alors qu’ils ne sont pas encore enlevés des tablettes de l’entrepôt fausse la séparation des périodes et le classement des opérations d’assemblage, entraînant potentiellement des erreurs. Les articles doivent être retirés de l’inventaire des articles et ajoutés à l’inventaire des trousses/lots uniquement lorsqu’ils sont retirés de l’inventaire physique et apportés à la table d’assemblage. Recommandation 4. Les procédures de comptabilisation des mouvements de stocks devraient être revues de

manière à ce que ces mouvements soient comptabilisés au moment du changement dans l’inventaire, afin d’assurer une information financière et de gestion adéquate.

Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette recommandation. La Direction de la Préparation du personnel en région travaille présentement à la revue et la documentation des processus de comptabilisation des mouvements des stocks lors de l’assemblage des trousses et des lots afin de s’assurer de l’exactitude de l’inventaire physique et l’information financière dans le SGF. Date prévue : 30 Septembre 2010.

5.2.4 L’expédition des fournitures électorales

Il existe deux grandes catégories d’expédition des fournitures électorales : les envois destinés aux bureaux des directeurs du scrutin et les commandes des clients internes et externes faites via le Système de gestion des fournitures. Les envois destinés aux bureaux des directeurs du scrutin et aux entités politiques

Les envois prédéterminés distribués à toutes les circonscriptions Les envois destinés à l’ensemble des 308 bureaux des directeurs du scrutin sont envoyés selon un calendrier d’envoi préétabli. Ces envois sont constitués de fournitures électorales assemblées en trousses et en lots. Chaque envoi peut compter de nombreux lots et trousses. Lors d’une élection générale, chaque directeur du scrutin reçoit généralement quatre envois contenant au total une trentaine de lots et trousses. Ces envois sont préparés selon les procédures d’assemblage du Centre de distribution, placés dans des monoteneurs, puis stockés soit au Centre de distribution ou dans des entrepôts indépendants jusqu’à leur expédition vers les circonscriptions. Les entrepôts indépendants appartiennent à une entreprise privée et le niveau de sécurité y est très élevé. À cette étape, les lots ne sont pas retirés de l’inventaire dans le SGF car ils ne sont pas encore utilisés pour une élection.

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Au moment prévu dans le calendrier d’envoi pour l’élection générale, les lots sont expédiés aux bureaux des directeurs du scrutin. Ils sont alors automatiquement retirés de l’inventaire dans le SGF et inclus dans les dépenses, même s’ils ne sont pas encore utilisés. Le SGF ne permet pas de gérer cette situation autrement. Le fait de retirer les fournitures électorales du système d’inventaire dès qu’elles sont envoyées au bureau des directeurs du scrutin n’est pas conforme au principe du classement des opérations comptables et fausse le montant d’inventaire. Pour pallier cette lacune, le groupe des finances effectue une correction manuelle de façon à remettre ces lots/trousses en inventaire dans les livres comptables. Nous avons constaté que plusieurs bons contrôles sont en place pour l’assemblage des lots et des trousses mis dans les monoteneurs. Il s’agit des mêmes contrôles appliqués au décompte des quantités à inclure dans les lots et trousses discutés à la section relative à l’assemblage (4.2.3). À part le manque de preuve que les décomptes sont effectués, nous avons constaté que les contrôles à cet égard sont bien appliqués. Envois destinés à divers intervenants Pour des raisons opérationnelles, il faut parfois effectuer des livraisons à des intervenants autres que les directeurs du scrutin (p. ex. tous les candidats d’une province donnée ou tous les agents financiers des associations de circonscription d’un parti politique). Les commandes des clients internes et externes faites via le système d’inventaire

Il s’agit de commandes individuelles initiées dans le SGF par les différents groupes ci-dessous : Commandes externes

Les commandes faites par le public sont initiées par le personnel autorisé du groupe des Renseignements. Les articles en stock tels que des urnes vides, des atlas, des cartes et des isoloirs non utilisés sont vendus à des municipalités, des écoles, des universités, des parlementaires et des étudiants. Le prix de vente est égal au coût d’achat de l’article. Commandes internes

Le personnel autorisé de chaque division d’Élections Canada, comme les opérations, l’administration, les communications et les finances, peut accéder au SGF et passer une commande interne au Centre de distribution. Commandes provenant directement des directeurs du scrutin

Les directeurs du scrutin peuvent passer des commandes dans le SGF via l’intranet. Le SGF est contrôlé par l’agent des opérations et du matériel, qui a la responsabilité d’approuver ces commandes.

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5. Observations et recommandations 25

Conclusion

De façon générale, nous avons constaté que de bons contrôles sont en place pour l’expédition des fournitures électorales et que les opérations d’expédition sont enregistrées adéquatement dans les systèmes. Nous avons cependant constaté un manque de preuves montrant que certaines activités de contrôle ont bel et bien été exécutées. Nous avons aussi constaté que dans certaines situations, les opérations ne sont pas enregistrées au bon moment. L’absence de preuve d’exécution d’un contrôle augmente le risque que le contrôle ne soit pas exécuté. Des problèmes peuvent ainsi passer inaperçus et entraîner des erreurs, et il devient plus difficile de surveiller le fonctionnement des contrôles. Le fait que certaines opérations de retrait d’inventaire ne soient pas inscrites au moment approprié fausse la séparation des périodes et le classement des opérations et peut entraîner des erreurs dans l’information financière et de gestion concernant les stocks. Recommandations (voir recommandation no 2, section 5.1) : 5. Une fonction supplémentaire devrait être ajoutée dans le SGF pour permettre d’identifier les

lots et trousses qui ont été envoyés aux bureaux des directeurs du scrutin sans qu’il soit nécessaire de les retirer immédiatement du système d’inventaire. Ces lots et trousses devraient être retirés du système d’inventaire seulement au moment où ils sont utilisés.

Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette recommandation. Les fonctionnalités du processus « lot release » seront revues et analysées afin de déterminer la faisabilité informatique du SGF. Le but sera d’ajouter une fonctionnalité au SGF qui permettrait d’indiquer que les lots ont été expédiés sans pour autant les réduire des stocks. Les lots et les trousses expédiés avant le déclenchement de l’élection seraient par conséquent réduits des stocks au moment du déclenchement de l’élection. Date prévue : 30 septembre 2011 6. Pour les commandes des clients internes et externes effectuées via le système d’inventaire,

nous recommandons un processus en deux étapes : 1) une fois la commande autorisée dans le SFG, la quantité serait engagée; 2) une fois la quantité expédiée, elle serait retirée du SGF.

Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette recommandation.

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Une analyse d’impact au niveau de la technologie est en cours dans le but d’identifier les modifications requises au SGF afin de pouvoir retirer la quantité en stock dans le SGF au moment de l’expédition des commandes internes et externes. Date prévue : 30 septembre 2011

5.2.5 Le maintien d’un système d’inventaire permanent

Aperçu général

Le Système de gestion des fournitures a été conçu pour aider Élections Canada à gérer les fournitures électorales nécessaires à la conduite d’une élection. Pour mettre en œuvre la comptabilité d’exercice comme l’exige la Stratégie d’information financière (SIF), un module de calcul des coûts a été ajouté au système en 2001. Selon nos constatations, le SGF fournit à la direction l’information nécessaire à la prise de décisions. Il est facilement utilisable, et la direction peut y obtenir des rapports pertinents pour gérer les stocks. Le système actuel fournit des informations détaillées sur toutes les fournitures utilisées par Élections Canada, et identifie séparément les éléments qui sont à usage interne, tels que les fournitures de bureau gérés par l’Administration, et les fournitures électorales, qui sont nécessaires à la conduite d’un scrutin ou qui sont utilisées par les parlementaires. Comme le SGF sert à gérer à la fois des fournitures électorales et des fournitures de bureau (non électorales), le système demande d’indiquer, lors d’une nouvelle entrée, s’il s’agit de fournitures électorales ou non électorales. Étant donné que le traitement comptable n’est pas le même dans les deux cas, il est primordial que cette étape soit bien faite. Pour s’en assurer, la direction devrait faire des revues périodiquement concernant les différents « types » de fournitures. Nous avons constaté qu’un tel examen est effectué annuellement, mais pas nécessairement au moment opportun. Tout examen qui peut occasionner un ajustement de l’inventaire dans le SGF devrait être fait avant le décompte final de fin d’année financière. Le fait de ne pas ajuster le stock comptable avant le décompte annuel augmente le risque que des fournitures non électorales soient incluses par erreur dans le solde du compte aux états financiers. Dans ce cas, des problèmes de classement peuvent passer inaperçus et entraîner des erreurs, et faire en sorte que le classement des opérations n’est pas adéquat. Recommandation 7. Toute revue qui peut occasionner un ajustement de l’inventaire dans le SGF devrait être faite

avant le décompte final de fin d’année financière. Réponse de la direction Responsable : Directrice, Finances en passation de marchés La direction est d’accord avec cette recommandation et la mettra en œuvre au cours de l’exercice financier en cours.

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5. Observations et recommandations 27

Date prévue : 31 mars 2011

Rôles et responsabilités

Opérations Le chef de la gestion du matériel et de l’approvisionnement est responsable de toute mise à jour de la liste des utilisateurs du SGF. Chaque changement est fait après approbation du superviseur d’un utilisateur. Il existe différents types d’accès au SGF, et ces accès sont normalement gérés par types d’employés. Le chef de la gestion du matériel et de l’approvisionnement est aussi responsable de veiller à ce que des quantités suffisantes de fournitures électorales soient disponibles en temps opportun en prévision d’une élection. Administration La Direction de l’Administration est responsable de la gestion des fournitures non électorales, (p. ex. enveloppes, papier à usage interne). Ces fournitures sont utilisées tout au long de l’année financière de façon continue. Les fournitures non électorales n’étant pas visées par la présente vérification, nous n’avons pas analysé le processus opérationnel qui s’y rattache. Centre de distribution Les stocks de fournitures électorales d’Élections Canada sont physiquement situés au 440, chemin Coventry, à Ottawa, où le SGF est également accessible. L’accès au Centre de distribution est fortement contrôlé par un agent de sécurité et par des cartes d’accès électroniques à l’entrée. Tous les visiteurs doivent signer à l’entrée et être accompagnés à l’intérieur par le personnel du Centre de distribution. Il y a trois locaux verrouillés au 1er étage, et autant au 2e étage. Les articles risqués tels que les reçus d’impôt, les bulletins de vote vierges, les bulletins de vote spéciaux et des articles promotionnels sont stockés dans ces locaux. Nous avons cependant constaté que des employés autres que ceux d’Élections Canada ont accès à l’entrepôt du Centre de distribution. Bien que les articles risqués soient entreposés dans des cages cadenassées, il y a tout de même un certain risque de perte de stock causé par des employés autres que ceux d’Élections Canada. Élections Canada utilise également d’autres installations d’entreposage, gérées par des firmes privées, pour entreposer les retours des bureaux des directeurs du scrutin après une élection en attendant le traitement de ces retours, pour entreposer les monoteneurs en attente de livraison aux bureaux de circonscription et pour stocker des fournitures excédentaires en cas de besoin. La sécurité à ces entrepôts est de haut niveau. Recommandation 8. Le risque associé au fait que des employés autres que ceux d’Élections Canada ont accès à

l’entrepôt devrait être réévalué.

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Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette observation. Le Centre de distribution a des locaux sous clé qui contiennent tous les articles attrayants qui sont à risque élevé comme les bulletins de vote vierges, les reçus des candidats et la liste des électeurs. L’organisation est consciente que le personnel de la GRC et les personnes affectées à la maintenance du bâtiment ont accès à des espaces communs au deuxième étage du Centre de distribution, là où Élections Canada gardent les articles non attrayants ou à faible risque (urnes, isoloirs, et des boîtes pour la cueillette des CIE). Élections Canada est prêt à gérer ce risque.

5.2.6 La comptabilisation des fournitures électorales

Le décompte périodique des stocks, habituellement exécuté à une fréquence annuelle ou semi-annuelle, consiste à compter les articles en stock, comparer les résultats avec les données du système d’inventaire et réconcilier les différences en ajustant les données afin de bien représenter la réalité. Ce décompte peut également aider à identifier des causes d’erreur et à faire les ajustements nécessaires au contrôle. De son côté, le décompte cyclique vise à compter un nombre restreint d’articles en stock à une fréquence rapprochée jusqu’à ce que tous les articles soient décomptés au moins une fois dans l’année. Le décompte cyclique se différencie du décompte périodique par son objectif d’identifier les causes des erreurs et de les corriger à la source. Il assure aussi un décompte plus fréquent des articles qui le requièrent. Il n’existe aucune politique écrite concernant les décomptes périodiques et cycliques, mais l’objectif de la direction est d’effectuer le décompte cyclique d’au moins chaque article une fois par année. En raison de la récente succession de gouvernements minoritaires, il y a eu moins de décomptes dans les dernières années. En 2009-2010, l’organisme a effectué 60 décomptes cycliques, touchant seulement 36 % des articles. Il a cependant procédé à certains décomptes périodiques, soit un décompte partiel en novembre 2009 et, pour la fin de l’année financière 2010, un décompte complet des articles en stock, excluant les trousses et les lots. L’absence de décomptes cycliques augmente le risque que des écarts ne soient pas rapidement détectés et corrigés. Par ailleurs, l’absence de décomptes complets augmente le risque que les fournitures électorales ne soient pas comptabilisées exhaustivement, adéquatement et précisément, et que l’information financière et de gestion sur l’inventaire soit inadéquate. Recommandations 9. L’organisme devrait établir une politique écrite concernant les décomptes cycliques et

périodiques, faire le suivi des résultats de ces décomptes et prendre des mesures correctives lorsque les écarts sont importants.

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5. Observations et recommandations 29

Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette recommandation. La Direction de la Préparation du personnel en région s’engage à revoir et documenter les procédures de décomptes cycliques des fournitures électorales dans le but d’effectuer un décompte de chaque article en stock au moins une fois par année selon les priorités opérationnelles. La Direction entend également faire un suivi sur les écarts importants et les documenter. Date prévue : 31 décembre 2010 10. Pour assurer la précision du montant de l’inventaire en fin d’année financière, un décompte

annuel devrait être effectué en fin d’année financière. Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette recommandation. La Direction de la Préparation du personnel en région s’engage à revoir et documenter les procédures de décompte en fin d’année financière. La Direction entend également faire un suivi des écarts importants, les documenter, et faire les ajustements nécessaires. Date prévue : 31 mars 2010 Emplacement des articles au Centre de distribution Au Centre de distribution, l’équipe de vérification a constaté qu’aucun plan de l’entrepôt n’est disponible et qu’il n’est pas toujours facile de savoir où les articles sont rangés. Par exemple, il arrive qu’on trouve des boîtes d’un numéro d’article dans une rangée et un étage de l’entrepôt et que l’on trouve des boîtes du même numéro d’article dans une autre rangée du même étage ou d’un étage différent. Le fait que tous les emplacements pour un même numéro d’article ne soient pas indiqués dans le système augmente le risque que la liste d’inventaire ne soit pas intégrale, et rend la tâche des employés plus difficile. Il existe une indication d’emplacement pour les articles dans le SGF, mais nous avons constaté que cette information était souvent inexacte, ou qu’il n’était pas mentionné que l’on pouvait trouver l’article à deux endroits différents. Recommandation 11. Le Système de gestion des fournitures devrait indiquer tous les emplacements pour chaque

article afin d’assurer l’efficacité de la gestion des stocks et l’intégralité de la liste d’inventaire.

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30 Vérification du cadre de contrôle des stocks

Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette recommandation. Présentement, un rapport existe qui précise l’emplacement physique de tous les articles en stock. Nous croyons important toutefois de renforcer aux employés l’importance de suivre ces procédures et assurer un suivi périodique des changements de locations des articles en stock. Date prévue : 30 septembre 2010 Gestion des stocks désuets Les responsabilités ne sont pas clairement définies en ce qui concerne le traitement des stocks désuets. Lors de notre vérification, nous n’avons pu identifier clairement les personnes qui autoriseraient une radiation dans le système ou la destruction de stocks désuets. Aucune documentation sur ce rôle n’est disponible. Cette situation pourrait entraîner une pénurie de stock adéquat lors d’une élection, ou des dépenses d’entreposage inutiles. Retours de fournitures électorales Il n’existe aucune politique sur les retours de fournitures électorales après une élection. Le traitement des retours dans le système peut prendre jusqu’à six mois. Plusieurs raisons ont été évoquées pour expliquer ce délai, dont le manque d’espace au Centre de distribution, le manque de personnel et la priorité accordée aux préparatifs pour la prochaine élection. Ce délai dans le traitement des retours cause des erreurs inévitables sur la quantité et la valeur réelles des fournitures en stock, ce qui peut fausser les informations dans le système financier et occasionner des dépenses supplémentaires. Recommandation 12. Les procédures de traitement des retours de fournitures électorales devraient être revues afin

d’assurer une bonne gestion et une comptabilisation adéquate des stocks. Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette recommandation. En règle générale, tous les fournitures électorales retournées au Centre de distribution d’Élections Canada par les DS sont traitées dès leurs réceptions et par la suite remis en stock. Ce processus peut prendre jusqu’à six mois avant d’être entièrement complété. Toutes les fournitures pouvant être réutilisées pour un événement électoral subséquent sont remises en stock et un ajustement est fait dans le SGF; toutes les fournitures qui sont considérées désuètes sont envoyées à une usine de recyclage et toutes les fournitures qui sont de nature délicate sont conservées pour une période de temps prolongée (tel que spécifié par la Loi électorale du Canada), ou disposées de manière sécuritaire.

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5. Observations et recommandations 31

Lorsqu’un gouvernement minoritaire est élu, le traitement des retours de fournitures électorales par les DS devient moins urgent, la priorité est dirigée vers l’achat et l’assemblage des fournitures électorales pour la prochaine élection générale qui pourrait être appelée à tout moment. Nous proposons une revue du processus relatif au traitement des retours de fournitures électorales, qui sera effectué par un consultant spécialisé en gestion des stocks. Cette revue permettra d'identifier des approches alternatives pour le traitement des retours de fournitures électorales suite à l'élection d'un gouvernement minoritaire. Date prévue : 31 décembre 2010

5.3 Rôles et responsabilités, et séparation des tâches

5.3.1 Rôles et responsabilités

La responsabilité de la mise en place d’un cadre de contrôle approprié et efficace incombe aux gestionnaires de l’organisme. La conception des contrôles internes doit établir les rôles et responsabilités des diverses personnes impliquées dans les processus liés aux stocks. Nous avons constaté que les rôles et responsabilités à l’égard du cadre de contrôle des stocks ne sont pas clairement établis, ne sont pas bien compris de tous et ne sont pas adéquatement documentés. Cela augmente le risque que le cadre de contrôle ne fonctionne pas efficacement et, par le fait même, que des erreurs se produisent. Recommandations (voir recommandation no 1, section 5.1)

5.3.2 Séparation des tâches

Le but de la séparation des tâches est d’assurer que les erreurs sont décelées et de limiter les risques de dissimulation d’irrégularités ou d’erreurs. Il convient d’organiser les tâches de façon que, pour une même opération, une même personne ne puisse pas être en mesure de commettre des omissions, des erreurs ou des fraudes et de les dissimuler dans le cours normal des tâches qui lui sont confiées. Élections Canada doit éviter d’attribuer à une même personne des tâches incompatibles comprenant à la fois :

la conservation des fournitures électorales;

l’autorisation des opérations liées à ces fournitures électorales;

l’enregistrement des opérations y afférentes;

l’exécution de la tâche;

le contrôle.

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32 Vérification du cadre de contrôle des stocks

Lorsqu’une même personne exerce des fonctions incompatibles, le risque d’erreur – intentionnelle ou non – est plus élevé. Voici des situations où nous avons relevé une séparation inadéquate des tâches :

Certains employés affectés à l’entrepôt ont accès aux stocks physiques et peuvent également apporter des modifications dans le SGF.

Certains employés qui ont l’autorité de déclencher des décomptes cycliques ont accès aux stocks physiques et peuvent aussi entrer dans le SGF les ajustements résultant de ces décomptes.

Élections Canada est une petite entité, avec un personnel réduit, ce qui peut limiter les possibilités de séparation des tâches. Dans les cas où il est difficile d’assurer une bonne séparation des tâches, la direction doit exercer une surveillance accrue et mettre en place des contrôles compensatoires appropriés. Recommandation 13. Élections Canada devrait renforcer la séparation des tâches pour les activités relatives aux

stocks, et mettre en œuvre des contrôles compensatoires lorsque la séparation des tâches est impossible.

Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette recommandation. La séparation des tâches sera également abordée lors de la revue du cadre de contrôle. Les procédures relatives à la séparation des tâches au niveau de la gestion des stocks ont commencées à être mises à jour et documentées. Les procédures relatives à la réception des fournitures électorales ont été mises à jour et documentées par exemple, la personne responsable des réceptions ne fait plus la saisie de la réception dans le SGF. Date prévue : 30 juin 2011

5.3.3 Séparation des tâches dans le SGF

Le chef de la gestion du matériel et de l’approvisionnement est responsable de toute mise à jour de la liste des utilisateurs du SGF. Chaque changement est fait après approbation du superviseur d’un utilisateur. Il existe différents types d’accès au SGF, et ces accès sont normalement gérés par types d’employés. L’équipe de vérification a constaté que plusieurs types d’accès étaient disponibles, mais qu’aucune directive n’indiquait quel type d’accès devait être attribué pour chaque type d’employé. Une mise à jour des différents types d’accès par types d’employés est en cours afin de mieux moduler l’accès aux différentes fonctions du SGF.

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5. Observations et recommandations 33

Recommandation 14. La mise à jour des différents types d’accès par types d’employés devrait être complétée afin

que l’accès à différentes fonctions du SGF soit limité aux employés autorisés. Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette recommandation. La direction terminera la mise à jour des différents types d’utilisateurs et des différents types d’accès actuellement en cours. Cette revue permettra d’assurer que la séparation des tâches est appropriée. Date prévue: 31 décembre 2010

5.4 Exactitude des informations dans le système financier

L’équipe de vérification a évalué la pertinence des activités de surveillance sur le contrôle des stocks afin d’assurer l’exactitude des informations financières et de gestion concernant les fournitures électorales. Notre analyse des procédés en place a révélé que les activités de surveillance en question ne sont pas suffisamment documentées. De plus, certains problèmes ou risques constatés dans ce domaine pourraient ne pas être communiqués et corrigés dans des délais raisonnables.

5.4.1 Suivi et contrôle des procédures par la direction

Afin d’assurer l’exactitude de l’information provenant d’un système financier, il importe non seulement d’établir de bons contrôles, mais aussi de surveiller adéquatement ces contrôles. L’équipe de vérification a observé que des procédures de surveillance et de suivi existent pour le contrôle des stocks, mais ne font pas l’objet d’une documentation suffisante. Plusieurs procédures ne sont pas documentées et ne peuvent être identifiées. Conséquemment, il est très difficile pour la direction de déterminer si les procédures ou les politiques sont respectées. Il est difficile aussi de bien cerner les rôles et les responsabilités de chacun des employés ainsi que de la direction. Une bonne documentation du processus de surveillance faciliterait la tâche de chacun, et les rôles et responsabilités de chacun seraient beaucoup plus clairs. Cela permettrait d’assurer un suivi adéquat sur les divers contrôles en place. Nos entrevues avec le personnel de la Direction des finances relié au contrôle des stocks nous ont permis de constater que les directeurs effectuent certains suivis et contrôles pour certaines procédures afin d’assurer l’exactitude de l’information financière produite par le système. Par exemple, des rapprochements d’inventaire mensuels sont préparés. Ces rapprochements tiennent compte des achats, des envois, des retours, des ajustements et des articles désuets. Il existe donc un processus pour rapprocher le système FreeBalance et le SGF. Cependant, les problèmes décelés dans les rapprochements ne font pas toujours l’objet d’un suivi rapide.

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34 Vérification du cadre de contrôle des stocks

Les activités de surveillance des contrôles internes devraient être documentées. Les procédures relatives à la surveillance des contrôles des stocks devraient également être documentées, en précisant clairement les rôles et responsabilités de chacun. Recommandation 15. Le processus relatif au rapprochement d’inventaire périodique devrait être documenté, et

tout problème détecté lors du rapprochement devrait faire l’objet d’un suivi en temps opportun.

Réponse de la direction Responsable : Directrice, Finances et passation de marchés La direction est d’accord avec cette recommandation. Le processus de rapprochement périodique sera documenté d’ici le 31 décembre 2010. De plus, un suivi en temps opportun des problèmes relevés lors des rapprochements périodiques a déjà été mis en place et une description de ce suivi sera intégrée dans la documentation ci-haut mentionnée. Date prévue : 31 décembre 2010

5.4.2 Identification et communication des risques et problèmes.

Pour assurer une surveillance active des contrôles, il importe d’avoir des procédés non seulement pour valider le bon fonctionnement des contrôles, mais aussi pour traiter sans délai les problèmes ou les occasions d’amélioration qui ont été identifiés. Par ailleurs, pour assurer une gestion efficace des risques, la direction doit pouvoir détecter et évaluer les risques importants pouvant influencer les objectifs de l’organisation. Les informations relatives aux risques doivent circuler rapidement au sein de l’organisation pour que les intervenants puissent prendre les mesures appropriées. À l’heure actuelle, Élections Canada ne possède pas de programme formel de surveillance active et de suivi pour le contrôle des stocks. Il n’existe pas non plus de documentation sur les façons de procéder pour signaler un risque ou un problème touchant le système d’inventaire. Si les risques et les problèmes ne sont pas communiqués aux personnes concernées dans un délai raisonnable, la direction aura plus de difficulté à prendre les décisions appropriées. Recommandation 16. Le programme de surveillance de l’information financière liée aux stocks de fournitures

électorales devrait être mis en place et communiquer en temps opportun les problèmes et risques identifiés.

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5. Observations et recommandations 35

Réponse de la direction Responsable : Directrice, Finances et passation de marchés La direction est d’accord avec cette recommandation. Un programme de surveillance active couvrant l'information financière liée aux stocks de fournitures électorales sera établi et documenté d’ici le 31 Mars 2011. Entre temps, des vérifications périodiques continueront d'être effectuées. Date prévue : 31 mars 2011

5.5 Justification des besoins en stocks

Pour assurer une bonne gestion des stocks, il est important d’avoir la bonne quantité de fournitures électorales disponible au bon moment et au bon endroit. Élections Canada devrait effectuer des analyses périodiques de ses besoins opérationnels pour s’assurer de maintenir des stocks adéquats de fournitures électorales. En outre, il conviendrait d’envisager le recours à de nouvelles options technologiques, comme par exemple les documents électroniques téléchargeables.

5.5.1 Les options technologiques et les besoins opérationnels

Les changements technologiques ouvrent de nouvelles possibilités. Pour s’assurer que le système actuel de gestion des stocks est le plus approprié pour Élections Canada, il serait important de faire une revue périodique des options technologiques disponibles, en évaluant les diverses options en termes de coûts-bénéfices. Une revue du système de gestion des stocks a été entreprise, et la dernière ébauche de cette revue est datée de juillet 2008. L’étude conclut que le SGF couvre le cycle complet d’achats, mais qu’il lui manque certaines composantes clés associées à la gestion moderne des stocks. Il est peut-être possible d’améliorer certaines composantes du système actuel, mais l’étude n’indique pas lesquelles, ni les coûts-bénéfices des options de rechange proposées. Étant donné l’état constant de préparation électorale, aucune action liée à ce projet n’était en cours au moment de notre vérification. Dans le contexte actuel de préparation électorale, Élections Canada n’a pas pu étudier et implanter de nouvelles formes de livraison des fournitures électorales. Certaines options technologiques ont été envisagées, mais il n’y avait, au moment de notre vérification, aucun plan pour leur mise en œuvre. La direction a indiqué son intention d’aborder l’année prochaine la question de la réduction des stocks avec l’utilisation de formulaires électroniques. L’objectif serait que les directeurs du scrutin puissent accéder électroniquement à certains formulaires et les imprimer à leurs bureaux. Cela permettrait de réduire les coûts d’entreposage et de livraison des fournitures électorales, et de réduire le risque que des fournitures périmées restent entreposées. Élections Canada pourrait tirer avantage de certaines nouvelles options technologiques liées à la gestion de l’inventaire, qui pourraient augmenter l’efficience du processus et en réduire les coûts. Il serait approprié pour la direction de faire un examen du système actuel de gestion de

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36 Vérification du cadre de contrôle des stocks

l’inventaire et évaluer les coûts-bénéfices du système actuel et des autres options modernes disponibles. De plus, l’utilisation de solutions technologiques modernes, comme les documents électroniques, pourraient réduire les besoins en inventaire et également contribuer à réduire de désuétudes des articles en stock. Recommandation

17. La direction devrait analyser les différentes options technologiques disponibles pour la gestion des stocks et la livraison des fournitures électorales. Cette analyse devrait évaluer les coûts-bénéfices des différentes options et déterminer celles qu’Élections Canada aurait intérêt à mettre en œuvre.

Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette recommandation. Le plan opérationnel de la direction précise qu’un appel d’offre sera lancé au cours des prochains mois afin de retenir les services d’une firme spécialisée en systèmes de gestion d’entrepôts (Warehouse Management Systems) dans le but d’identifier différentes options technologiques novatrices dans la gestion des stocks. Date prévue : 31 Mars 2011 Une analyse plus approfondie des formulaires existants sera effectuée dans le but de les convertir en format électronique et ainsi réduire la quantité de matériel qui serait expédié aux directeurs du scrutin en préparation pour et durant la 42ième élection générale. Date prévue : processus continue jusqu’au moment d’effectuer l’acquisition du matériel pour la 42ième élection générale.

5.5.2 Justification des besoins opérationnels en inventaire

Un bon système de gestion des stocks permet de générer des commandes et d’assurer les approvisionnements d’une façon efficace et efficiente. Mais il est important de commander la bonne quantité au bon moment pour chaque article en stock. Il faut aussi avoir des contrôles permettant d’obtenir une justification appropriée des articles en stock. Ces contrôles peuvent être informatisés ou manuels et doivent être documentés. Les rapports disponibles dans le système d’inventaire sont souvent les outils utilisés afin de justifier une demande d’achat ou une demande de stock. Un système doit être capable de générer des rapports sur l’utilisation des articles, sur l’historique des opérations, sur les tendances, sur les coûts, sur les besoins et sur les réapprovisionnements ainsi que divers rapports pouvant aider à justifier les besoins d’achat et/ou de renflouement des stocks. Nous avons constaté que certains procédés et contrôles assurent actuellement la justification ou la nécessité du besoin de stock. Ainsi, le Système de gestion des fournitures est capable de

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5. Observations et recommandations 37

fournir une multitude de rapports, par exemple sur les quantités en stock et sur les quantités nécessaires par lot et par trousse d’assemblage. Ces rapports servent à déterminer les quantités requises pour l’assemblage du matériel de la prochaine élection, de même que les quantités à commander. Des contrôles manuels et des approbations par signature sont également utilisés afin d’assurer la nécessité et l’autorisation des achats. Nous avons également repéré dans le système plusieurs contrôles informatiques d’accès, de création de bons de commande et d’approbation électronique par le directeur. Tous ces contrôles permettent de justifier les besoins de l’inventaire. Certaines lacunes ont aussi été relevées, touchant la documentation de la justification, les besoins en stock, ainsi que l’information sur les retours et les ratios.

Documentation du processus d’achat

Au moment de la vérification, il n’existait pas de processus d’achat écrit et documenté. Cependant, il existait une ébauche de document interne expliquant les étapes importantes du processus d’achat, qui a été préparée avec l’aide de consultants externes. Ce document n’a jamais été révisé et approuvé par la direction. Par ailleurs, il n’illustre pas la façon dont une demande de fournitures ou d’inventaire est générée, et comment elle doit être justifiée. Selon nos observations, le processus de génération de commande semble complexe, car plusieurs rapports et calculs complexes sont utilisés afin de renflouer les stocks. Plusieurs étapes manuelles et informatiques doivent être franchies avant d’en arriver à l’achat de fournitures électorales ou autres. Plus les étapes sont nombreuses dans un processus, plus le risque d’erreur est élevé. Le manque de directives et de documentation sur les façons de procéder augmente aussi le risque d’erreurs, d’achats inutiles ou de pénuries de fournitures. Une documentation expliquant clairement la façon de procéder ainsi que les rôles et responsabilités des intervenants garantirait mieux une justification adéquate des besoins en stocks de fournitures électorales.

Retours de fournitures électorales

L’utilisation de l’information sur les retours de fournitures électorales aiderait grandement les gestionnaires à déterminer la bonne quantité de matériel à envoyer à chacun des directeurs du scrutin. Selon nos observations, aucun ratio ni aucune information n’est disponible sur les retours d’articles après un scrutin. Élections Canada est conscient que plusieurs articles sont retournés par les directeurs du scrutin, mais ne dispose pas d’information en termes de quantités ou de pourcentages sur les articles retournés. Les retours de fournitures peuvent indiquer que les besoins de stocks ont été mal évalués au départ. L’achat d’articles en trop grandes quantités peut entraîner des coûts d’entreposage inutiles et même engendrer des coûts de désuétude. L’information sur les retours de fournitures électorales serait d’une grande utilité dans le calcul des quantités requises pour une élection générale. Ces données permettraient de confirmer si les formules de calcul actuellement utilisées sont les bonnes ou si un ajustement est nécessaire.

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38 Vérification du cadre de contrôle des stocks

Recommandation 18. Une analyse des retours après une élection devrait être effectuée afin de valider l’exactitude

des besoins identifiés en fournitures électorales. Réponse de la direction Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région Nous sommes d’accord avec cette recommandation. Une analyse des données relativement au matériel retourné par les directeurs du scrutin suite à la dernière élection générale et remis en inventaire est en cours. Nous planifions développer un processus rigoureux d’analyse des retours du matériel électoral suite à la 41ième élection générale dans le but d’identifier les articles pour lesquels les quantités expédiées étaient excessives. Il sera important d’incorporer dans nos assemblages futurs une certaine gestion du risque en se basant sur les résultats de cette analyse. Date prévue : processus continue jusqu’au moment d’effectuer l’acquisition et l’assemblage du matériel pour la 42ième élection générale.

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5. Observations et recommandations 39

6. Conclusion

La présente vérification a été effectuée en réponse aux observations faites par le Bureau du vérificateur général dans le cadre de la vérification des états financiers d’Élections Canada. Nous tenons à remercier le personnel chargé de la gestion des stocks de fournitures électorales pour sa collaboration, qui était essentielle à la préparation d’un rapport de vérification objectif et utile. La mise en œuvre des recommandations dans ce rapport devrait permettre de faciliter le processus de vérification des états financiers, en plus d’améliorer la gestion des stocks et de faire en sorte que la direction reçoive une information financière et de gestion sur le stock de fournitures électorales exacte permettant de mieux supporter la prise de décision.