rapport De Stage - Cnps.ci de stage Techniciens/IMPACT DU LOGICI… · RAPPORT DE STAGE THEME : ......

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  • 1

    INSTITUT DE FORMATION AUX METIERS DE SECURITE SOCIALE

    CENTRE IVOIRIEN D FORMATION DES CADRES DE SECURITE SOCIALE

    (CIFOCSS)

    .

    CYCLE DE TECHNICIEN DE SECURITE SOCIALE

    17me

    Promotion

    RAPPORT DE STAGE

    THEME : IMPACTS DU LOGICIEL GESTAUTO SUR LA

    GESTION DU PARC AUTOMOBILE DE LA CNPS

    SCOLARITE : 2012/2013

    PRESENTE PAR : MAITRE DE STAGE

    KOFFI Kouam Guy-Jolyver M. YONDE Souleymane

    Responsable du Service logistique

  • 2

    REMERCIEMENT

    Nous remercions avant tout le Seigneur pour ce quil a fait pour nous et

    continue de faire pour nous. Nous tenons remercier trs sincrement :

    * La Direction de lIM2S et les agents de la cellule des moyens et du

    patrimoine, particulirement

    - Madame MOBIO ne AGBO Albertine responsable de la cellule ;

    - Monsieur YONDE Souleymane chef du service logistique qui a t

    pour moi plus quun maitre de stage, un pre ;

    - Madame NGUESSAN ne KOUAME MONIQUE gestionnaire du parc

    auto.

  • 3

    SOMMAIRE

    Remerciements

    Liste de tableaux

    Introduction

    Partie1 : Gnralits: prsentation de la Caisse Nationale de

    Prvoyance Sociale et de la structure daccueil

    o I/prsentation de la Caisse Nationale de Prvoyance Sociale

    o II/prsentation de la Cellule des Moyens et du Patrimoine

    Partie2 : Analyse de lexistant : gestion du parc automobile de la

    Caisse Nationale de Prvoyance Sociale

    o I/description des activits de gestion du parc automobile

    o II/prsentation des rsultats de lenqute dimpact du logiciel

    GESTAUTO

    Partie3 : Esquisse de solutions : Critiques et Suggestions

    o I. Critiques

    o II. Suggestions

    Conclusion

    Rfrences bibliographiques

    Annexes

    http://www.memoireonline.com/05/10/3503/m_Comment-reussir-une-bonne-synthese-0.html#toc0http://www.memoireonline.com/05/10/3503/m_Comment-reussir-une-bonne-synthese-0.html#toc1http://www.memoireonline.com/05/10/3503/m_Comment-reussir-une-bonne-synthese-0.html#toc1http://www.memoireonline.com/05/10/3503/m_Comment-reussir-une-bonne-synthese-1.html#toc5http://www.memoireonline.com/05/10/3503/m_Comment-reussir-une-bonne-synthese-1.html#toc5http://www.memoireonline.com/05/10/3503/m_Comment-reussir-une-bonne-synthese-3.html#toc11

  • 4

    LISTE DES TABLEAUX

    1) Tableau: Sur laccs au logiciel Gestauto

    2) Tableau : Sur la dure dutilisation du logiciel

    3) Tableau : Sur la frquence dutilisation du logiciel

    4) Tableau: Sur la maitrise du logiciel

    5) Tableau: Sur les difficults dutilisation

    6) Tableau : Sur la rapidit du travail avec Gestauto 7) Tableau : Sur lefficacit du logiciel

    8) Tableau : Sur la capacit damlioration des mthodes de travail.

    9) Tableau : Sur laccessibilit des informations dans le logiciel

    10) Tableau : Sur la capacit de la CNPS rpondre aux sollicitations

    extrieures et intrieures

    11) Tableau : Sur la prise de dcision par Gestauto

    12) Tableau : Sur la rduction des charges des vhicules 13) Tableau : Sur la ralisation de gains de productivit avec Gestauto

    14) Tableau : Sur les autres changements ventuels entrains par le logiciel

    15) Tableau: Sur lapprciation globale du logiciel

  • 5

    INTRODUCTION

    Il faut rajouter de la vie aux annes, plutt que des annes la

    vie .Cette citation de Franois Mitterrand signifiait simplement qu il vaut

    mieux avoir quelques annes de vie de qualit, bien remplies, avec ses

    objectifs atteints, plutt que de nombreuses annes de vie sans rsultats

    probants. Ceci est aussi vrai pour la Cellule des Moyens et du Patrimoine de la

    Caisse Nationale de Prvoyance Sociale qui a englouti dimportantes sommes

    dargent dans lachat dun logiciel de gestion du parc automobile dnomm

    Gestauto et qui en attend des rsultats satisfaisants. Pour se faire, la cellule a

    initi une priode test pour ledit logiciel. Par ailleurs, la CMP (Cellule des

    Moyens et du Patrimoine) conformment la volont de la Direction Gnrale

    de faire de la Caisse Nationale de Prvoyance Sociale une rfrence dans la

    sous-rgion par la qualit de ses services fournies aux assurs, sest engage

    dans le(SMQ) Systme de Management par la Qualit . Cela sous-entend de la

    rigueur accrue dans la gestion administrative et financire pour la satisfaction

    des clients internes et externes. Ainsi Gestauto a pour mission , dautomatiser

    la gestion du parc automobile, scuriser les vhicules, suivre les chauffeurs et

    rduire les cots de gestion afin de permettre la prise de dcisions fiables par

    les responsables du service logistique et partant la CMP. Aussi est- il lgitime

    et essentiel de jauger, dvaluer, ce stade, les impacts de ce logiciel sur la

    gestion quotidienne du parc automobile, une anne aprs son acquisition.

    Quels sont ds lors les bnfices engendrs par le logiciel ? A quel niveau de

    son volution se trouve-t-il ? Quelles dispositions prendre pour un

    lancement russi? Toutes ces interrogations mritent certes des rponses mais

    lintrt de notre travail repose sur le fait que Gestauto est sur le point dtre

    dploy sur toute ltendue des agences de la CNPS pour utilisation effective,

    il convient de sassurer que le logiciel est prt servir au niveau de toutes les

    agences dconcentres. Pour mieux comprendre notre travail, nous l avons

    organis en trois parties dont la premire est consacre la prsentation de la

  • 6

    CNPS et de la structure qui a abrit nos travaux pendant 2 mois et demi ; dans

    la seconde partie nous ferons une autre prsentation mais cette fois de celle des

    rsultats des tudes dimpacts que nous avons diligentes avant, den ressortir

    des recommandations pour une applicabilit toute preuve de Gestauto.

  • 7

    PARTIE I

    PRESENTATION DE LA CNPS ET

    DE LA STRUCTURE DACCUEIL

  • 8

    I. PRESENTATION DE LA CAISSE NATIONALE DE

    PREVOYANCE SOCIALE (CNPS)

    A. HISTORIQUE

    La Caisse Nationale de Prvoyance Sociale (CNPS) est lorganisme qui gre

    le rgime gnral obligatoire de la protection sociale du secteur priv et

    assimil de Cte dIvoire. La CNPS a connu une volution progressive aux

    plans normatif, structurel et organisationnel. Tout a commenc avec la mise sur

    pied progressivement de deux organismes qui se partageaient la gestion de la

    scurit sociale :

    La Caisse de Compensation des Prestations Familiales (CCPF), cre par

    larrt n1264 du 18 fvrier 1956 .

    Elle avait pour objectif daider les travailleurs salaris faire face leurs

    charges familiales. Ladite caisse avait donc pour mission de payer aux

    travailleurs salaris des allocations familiales. La CCPF sest vue en outre

    confie la gestion des accidents du Travail et des Maladies Professi onnelles

    (ATMP) ; charge qui tait dvolue jusque l aux compagnies dassurance

    prives. Ainsi deviendra-t-elle la Caisse de Compensation des Prestations

    Familiales et des Accidents du Travail et Maladies professionnelles

    (CCPFATMP), par la loi n64-250 du 03 juillet 1964.

    La Caisse de Retraite des Travailleurs de Cte dIvoire (CRTCI), cre

    par la loi n60-314 du 21 dcembre 1960 .

    Elle avait pour mission dassurer aux travailleurs salaris leurs vieux jours.

    Huit ans plus tard, par la fusion des deux organismes susmentionns, lEtat

    ivoirien cre la Caisse Nationale de Prvoyance Sociale (CNPS), par la loi

    n68-595 du 20 dcembre 1968 , portant code de prvoyance sociale. La CNPS

    sest vue ainsi confier la gestion des trois rgimes de scurit sociale que sont

    les Prestations Familiales, les accidents du Travail et des Maladies

    Professionnelles (ATMP) et la retraite . Etablissement public national (EPN)

  • 9

    sa cration, la CNPS est devenue aprs des rformes un tablissement priv de

    type particulier, ce travers deux lois :

    La loi n99-476 du 02 aot 1999 , portant dfinition et organisation

    des institutions de prvoyances sociales.

    La loi n99-477 du 02 aot 1999 , portant modification du code de

    prvoyance sociale.

    Ainsi donc, lInstitution de Prvoyance Sociale, dnomme (IPS-CNPS)

    a t cre par le dcret n2000-487 du 12 juillet 2000.

    B. MISSION ET ORGANISATION

    B-1/ La mission

    La mission de la CNPS se rsume en :

    La gestion du rgime obligatoire de protection sociale des

    travailleurs du secteur priv et assimil qui comprend :

    - Les branches des prestations familiales,

    - des accidents du travail et des maladies professionnelles,

    - lassurance vieillesse

    - lassurance maternit.

    La gestion des rgimes complmentaires ou spciaux, obligatoires

    ou volontaires.

    Le recouvrement des cotisations sociales et le service des

    prestations affrentes ces diffrents rgimes.

    B-2/ Lorganisation

  • 10

    La CNPS est place sous le contrle dune part, de la tutelle technique et

    administrative exerce par le Ministre dEtat, Ministre de l`Emploi, des Affaires

    Sociales et de la Formation Professionnelle et dautre part, de la tutelle financire

    exerce par le ministre de lconomie et des finances. Elle est gre par un

    conseil dadministration dont la composition tripa rtite de 12 membres :

    04 reprsentants de lEtat ;

    04 reprsentants des employeurs ;

    04 reprsentants des travailleurs / syndicats

    Par ses dlibrations, le Conseil dAdministration dtermine la politique

    gnrale de la CNPS et exerce un contrle sur sa gestion administrative,

    financire et comptable. Les services de la CNPS sont placs sous lautorit

    dun Directeur Gnral, nomm par le Conseil dAdministration et dont les

    attributions sont dfinies larticle 12 du dcret n2000 -487 du 12 juillet

    2000, portant cration de lIPS-CNPS. Il est second par 02 Directeurs

    Gnraux Adjoints : Lun charg de lAdministration et des Affaires

    Financires(DGAAF) et lautre charg de lExploitation (DGAE).Suite la

    rorganisation de lorganigramme adopte par le Conseil dAdministration en

    sa sance du 18 janvier 2006 et conformment la note 70/DG/CNPS du 28

    fvrier 2006, les structures qui composent lIPS -CNPS se prsentent comme

    suit :

    Les structures centrales :

    Elles sont classifies en deux types et sont rattaches directement la

    direction gnrale.

    - DIRECTIONS CENTRALES

    o Direction du Contrle & de lAudit Interne

    o Direction Financire & Comptable

  • 11

    - CELLULES

    o Cellule communication et marketing

    o Cellule juridique et du contentieux

    Quatre (04) structures sont rattaches au Directeur Gnral Adjoint Charg de

    lAdministration et des Affaires Financires(DGAAF)

    o Cellule Moyens & du Patrimoine

    o IM2S

    o Direction Financire & Comptable

    o Direction des Ressources Humaines

    Quatre (04) structures sont rattaches au Directeur Gnral Adjoint Charg de

    lExploitation

    o Direction de lExploitation

    o Direction du Systme dInformation

    o Direction de la Qualit et des Etudes

    o Contrle Mdical

    Les structures dconcentres :

    Il sagit ici des agences de prvoyance sociale, qui sont au nombre de

    seize(16), dont huit (08) sont localises dans la ville dAbidjan et les huit (08)

    autres sont lintrieur du pays.

    A ABIDJAN

    o APS ABOBO o APS ADJAME o APS COCODY o APS KOUMASSI o APS PLATEAU o APS DES PRESTATIONS EXTERIEURES ET DE LA

    COOPERATION (APEC)

    o APS TREICHVILLE o APS YOPOUGON

    A L'INTERIEUR

    o APS D'ABENGOUROU o APS D'AGBOVILLE o APS DE BONOUA o APS DE DALOA o APS DE DIVO o APS DE GAGNOA

  • 12

    o APS DE SAN PEDRO o APS DE YAMOUSSOUKRO

    II. PRESENTATION DE LA CELLULE DES MOYENS ET DU

    PATRIMOINE

    A. MISSIONS

    Elle a t cre par la note de service n205/CNPS/DG/2011 et

    rorganise selon la note de service N123 /CNPS/DG/2013(annexe 1) portant

    rorganisation de la Cellule des Moyens et du Patrimoine. Place sous le

    contrle de la Direction Gnrale Adjointe charge des Affaires

    Administratives, La cellule des Moyens et du Patrimoine est charge de mettre

    la disposition des diffrentes structures de la CNPS tout ce qui est

    ncessaire leur fonctionnement.

    Elle a pour missions:

    - Lallocation dans les dlais et en qualit les moyens matriels

    ncessaires au bon fonctionnement de linstitution ;

    - La gestion du patrimoine immobilier usage administratif et de

    rapport ;

    - La gestion des quipements techniques et dameublement.

    Il est important de signaler que la CMP assure galement le secrtariat

    des diffrentes commissions actrices du processus Achat et Entretien des

  • 13

    Equipements : la Commission des Marchs, la Commission de rception et la

    commission dagrment des fournisseurs et prestataires de service.

    B. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

    Occupant actuellement les deux premiers tages de limmeuble

    lEquateur, la CMP, dont certaines activits sont localises au sige principal,

    comprend jusquici quatre (4) services savoir (annexe2):

    Le Service Achats et Gestion des Stocks ;

    Le Service du patrimoine immobilier

    Le Service de Comptabilit Analytique

    Le Service Logistique ;

    1. Le service Achats et Gestion des Stocks

    Le service Achats et Gestion des stocks est charg :

    - Dorganiser et de superviser la gestion administrative des achats ;

    - de slectionner et dvaluer les fournisseurs capables de satisfaire

    les conditions de prix, de qualit et de dlai dapprovisionnement ;

    - deffectuer les appels doffres ;

    - dlaborer et motiver les projets dachat ;

    - de suivre lexcution du budget ;

    - de procder lapprovisionnement des structures dans les meilleurs

    dlais.

    2. Le service patrimoine immobilier

    Autrefois cellule part entire, le service du patrimoine immobilier a t

    intgr la cellule des moyens et du patrimoine . Il a pour mission dassurer :

    - La mise en uvre des politiques de placements immobiliers ;

    - La valorisation, lamlioration et la rentabilisation des immeubles

    de rapport ;

    - La gestion administrative du patrimoine immobilier ;

  • 14

    - La conception et le suivi de la politique de construction,

    damnagement et dentretien des immeubles ;

    - Le suivi et la rception des travaux de maintenance des quipements

    techniques (climatiseurs, ascenseurs) de linstitution ;

    - La reconstitution du patrimoine immobilier de la CNPS ;

    - Le suivi des contrats de gardiennage, dentretien mnager et des

    espaces verts relatifs aux immeubles ;

    - Llaboration des cahiers de charges des appels doffres relatifs aux

    travaux des immeubles de linstitution ;

    - Le suivi et la rception de tous les travaux de btiments de

    linstitution ;

    - La gestion administrative du patrimoine locatif ;

    - La rdaction et lenreg istrement des contrats de bail ;

    - Le suivi de tous les contrats dentretien et de maintenance des

    quipements techniques des immeubles ;

    - Le recouvrement des loyers ;

    - La maintenance de premier plan des quipements techniques

    (lectricit- plomberie menuiserie, etc.) concernant tous les immeubles de la

    CNPS ;

    - Le contrle des factures deau, dlectricit des immeubles de rapport;

    - La coordination, la planification et surveillance des travaux

    damnagement ou de restauration de tous les immeubles. Les activits de ce

    service vont tre externalises cest--dire, confies une entreprise prive

    extrieure.

    3. Service de comptabilit analytique

    Plac sous la responsabilit directe du Responsable de Cellule, il a pour

    rle de:

    - Suivre les oprations dachats ;

  • 15

    - Suivre la transmission la DFC, des documents relatifs

    laffectation des immobilisations aux structures ;

    - Mettre la disposition des structures les imprims en tenant compte

    des nouveaux codes et structures analytiques ;

    - Veiller lapplica tion de la procdure analytique dans la

    distribution du matriel la sortie du magasin de stockage;

    - Contrler et valider les oprations effectues par priode ;

    - Veiller la production des documents ncessaires larrt des

    comptes.

  • 16

    4. Le service Logistique

    Ce Service est charg, quant lui:

    - du suivi de lentretien du parc automobile ;

    - de la gestion des interventions sur les vhicules ;

    - du suivi des utilisations des vhicules ;

    - du suivi des consommations des vhicules ;

    - de la gestion des documents associs chaque vhicule ;

    - de la gestion des demandes de vhicules ;

    - de la gestion des cots (budgets, dpenses, amortissements des

    vhicules) ;

    - de la gestion des alertes : visites techniques rvisions, vignettes,

    assurance, dpassements de seuil, etc. ;

    - de la gestion des chauffeurs (profilage, affectation, etc.) ;

    - de la coordination et du contrle des travaux de reprographie et

    Offset ;

    - de lentretien des mobiliers et matriels de bureau ;

    - de la gestion des contrats dentretien et de maintenance du matr iel

    technique, des biens meubles et meublants ;

    En outre, la gestion des risques a t confie au service logistique et son rle

    consiste :

    - suivre les polices dassurance souscrites et les primes dassurance ;

    - suivre la gestion des sinistres ;

    - mettre en place des mesures de prvention ;

    - laborer des outils et tableaux de bord ;

    - assurer linterface entre la CNPS et le Risk-manager et entre la

    CNPS et le courtier.

    Cest dans ce service que nous avons effectu notre stage pendant 2 mois et demi. Durant

    cette priode, nous avons travaill la section du parc auto et y avons men une tude

    portant sur limpact dun nouveau logiciel, appel Gestauto, en phase exprimentale, et qui

  • 17

    est charg non seulement dautomatiser les tches de gestion de sorte rendre les

    gestionnaires plus efficaces mais aussi de scuriser les vhicules de lInstitution et de

    surveiller les activits des chauffeurs. Il tait donc question, plusieurs mois aprs son

    acquisition dvaluer les rsultats de la priode test qui a couru de fvrier 2012 aujourdhui.

    Dans le chapitre suivant nous vous exposerons les rsultats de notre enqute aprs une brve

    description des tches de gestion du parc automobile.

  • 18

    PARTIE II

    GESTION

    DU PARC AUTO DE LA CNPS

  • 19

    I. DESCRIPTION DES ACTIVITES DE GESTION DU

    PARC AUTOMOBILE

    A. LA GESTION TRADITIONNELLE DU PARC

    AUTOMOBILE

    Les activits professionnelles de la Caisse nationale de

    prvoyance sociale(CNPS) occasionnent des mouvements du

    personnel vers les bnficiaires et autres partenaires sociaux ; ce

    qui ncessite des moyens logistiques importants tels que

    lautomobile Dans le cadre de la ralisation de sa mission, la

    CNPS sest dote dun parc automobile compos ce jour de 213

    vhicules rpartis comme suit :

    o Les vhicules de fonction(22)

    o Les Contrleurs et assimils (amazones) (68)

    o Cellule et chefs d'agence(30)

    o Les vhicules du pool Auto(41)

    o Les vhicules des agences (Abidjan et Intrieur du pays) (51)

    o Le vhicule du Ministre. (01)

    Il est noter que (18) vhicules sont retirer du parc

    automobile au titre de lanne 2013.Les tches du service

    logistique se situent un double niveau, le premier commence

    ds lachat ; le gestionnaire du parc auto soccupe de :

    o Lassurance ;

    o Linstallation du systme de go localisation ;

    o Le lancement du vhicule ou lessai des performances du

    vhicule ;

    o Laffectation du vhicule.

    http://support.cnps.ci:8080/gestauto/groupe.do?m=edit&id=5

  • 20

    Commence alors le second niveau qui est un travail de suivi

    quotidien desdits vhicules. Il regroupe plusieurs activits que

    sont:

    La gestion des documents administratifs affrents aux

    vhicules

    Lassurance ;

    Chaque vhicule fait lobjet dun contrat dassurance annuel

    auprs de la socit NSIA et ces contrats sont grs par la Cellule

    des moyens et du patrimoine.

    La vignette ;

    Elle est annuelle et est paye lors de la visite technique

    depuis le dbut de lanne 2013 . Cette tape se gre laide de

    tableaux Excel qui retracent les dernires dates

    daccomplissement de ces exigences administratives et les dates

    probables des prochaines visites. Le gestionnaire veille

    continuellement respecter les dates pour chacun des vhicules.

    La gestion des Interventions (rparation et rvision des

    vhicules)

    Tout vhicule achet est assort i dune priode de garantie de 2

    3 ans, pendant laquelle le concessionnaire ne prend en charge

    que les rvisons et pannes stipules dans le contrat de garantie.

    Les vhicules non couverts par la garantie font lobjet dun

    contrat dentretien avec les garages. Par ailleurs la CNPS a

    engag un mcanicien interne afin dassurer les petites pannes de

  • 21

    vhicules et procder une premire valuation des pannes dites

    graves.

    La rparation des vhicules

    Le responsable du parc automobile vrifie et vise les devis

    estimatifs des rparations et le bon de rparation tabli par le

    mcanicien.

    - La rparation des vhicules accidents

    Le gestionnaire procde la dclaration de laccident la

    socit dassurance au vu du rapport daccident du conducteur et

    veille ce que le vhicule accident soit dpos la rparation

    aprs accord de la compagnie dassurance .

    - La rparation des vhicules en panne

    Le chef de service vrifie la conformit du devis de rparation

    aux pannes dclares par le mcanicien de la CNPS et le transmet

    au responsable de la cellule des moyens et du patrimoine qui

    donne son accord pour la rparation.

    La gestion des visites techniques

    La visite technique est un contrle payant effectu

    annuellement par ladministration ivoirienne pour vrifier et

    attester du bon tat dun vhicule donn. A chaque dbut de mois

    le mcanicien de la CNPS est tenu de rpertorier les vhicules

    qui doivent se soumettre ce contrle et transmet cette liste au

    service logistique. Ensuite il prend toutes les dispositions

  • 22

    ncessaires afin que les vhicules concerns passent avec succs

    la visite technique.

    La gestion des rvisions des vhicules

    Elle consiste effectuer un contrle gnral et prventif du

    vhicule et se fait dans les mmes conditions que la visite

    technique.

    La gestion des missions

    Tout dplacement dun vhicule hors de sa zone de

    couverture est considr comme une mission. Il faut alors que la

    structure qui sollicite la mission :

    o Adresse une demande la DRH

    o La DRH entre en contact avec le gestionnaire du parc

    automobile pour obtenir une voiture et un chauffeur.

    o Le gestionnaire du parc automobile consulte alors son

    planning annuel des missions.

    o La DRH tablit lordre de mission avec les informations

    fournies par le gestionnaire du parc automobile et procde

    au dcompte des frais de mission de lagent et du chauffeur

    qui seront pays par la DFC.

    o Une Copie de lordre de mission est remise au gestionnaire

    du parc auto qui sen sert pour dterminer la quantit de

    carburant ncessaire pour effectuer la mission

    FORMULE DE CALCUL DE LA QUANTITE DE CARBURANT

    MONTANT TOTAL DE LA MISSION

    DISTANCE TOTALE (ALLER-RETOUR) X PUISSANCE DU VEHICULE

    100

  • 23

    MONTANT TOTAL DU CARBURANT DE LA MISSION

    o Avant son dpart, le gestionnaire du parc auto relve le

    kilomtrage pour faciliter le contrle

    o A son retour le gestionnaire rcupre le rapport de mission

    fourni par le chauffeur ainsi que la carte du carburant. Il

    vrifie si la quantit de carburant alloue pour la mission na

    pas t dpasse. Enfin, elle saisit le carburant dans son

    fichier de suivi Excel.

    La gestion des dotations en carburant

    Le ravitaillement en carburant

    Le gestionnaire du parc auto soccupe du systme de

    ravitaillement en carburant mis en place par la hirarchie savoir

    le systme par carte de recharge prpayes et post payes, le

    ravitaillement du carburant par bons valeurs est quant lui, du

    ressort du service achats et approvisionnement.

    La rpartition du Carburant

    La carte magntique (carte TOTAL) contient un montant

    mensuel plafonn et elle comporte les informations sur le vhicule

    auquel elle est rattache. Tous les utilisateurs de la carte de

    recharge de carburant les gardent lexception de celles des

    vhicules du pool auto qui sont gardes par le gestionnaire ainsi

    que leurs codes. Le gestionnaire accompagne lui-mme les

    chauffeurs la station pour procder lapprovisionnement des

    vhicules du pool deux (02) fois par semaine.

    La gestion des factures des travaux effectus sur les

    vhicules

    (QUANTITE CARBURANT X PRIX DU LITRE DE CARBURANT A LA

    POMPE)+ (5000F X NBRE DE JRS / 2) FORFAIT DU CHAUFFEUR

  • 24

    La gestion des factures des rparations et rvision des

    vhicules se font selon les tapes suivantes :

    La DFC

    Les factures son dposes la comptabilit par les

    prestataires. La comptabilit fait la prise en charge et les transmet

    la CMP pour certification.

    La CMP

    Sassure que les factures sont accompagnes des pices

    justificatives telles que loriginal du bon de rparation et le bon

    de livraison des vhicules aprs rparation.

    Vrifie lexactitude des montants des factures ;

    Procde la saisie des factures et leur imputation dans Oracle

    FA. Ensuite le chef du service logistique les transmet au

    responsable de la cellule pour certification.

    La DFC

    Elle contrle et paie les factures.

    Comme nous pouvons le constater, le service logistique

    excute 05 grands groupes de tches aussi chronophages que

    fastidieuses. Cest pour rduire la charge de travail et accrotre la

    productivit du service que la direction gnrale a dcid

    dautomatiser le traitement des tches lies aux vhicules.

    B. LA GESTION AUTOMATISEE DU PARC

    AUTOMOBILE

    La gestion automatise du parc automobile comprend deux

    volets savoir :

    La gestion par le logiciel,

  • 25

    La gestion par le systme lectronique de tlsurveillance et

    de scurit du parc automobile ou golocalisation.

    B 1. La gestion par le logiciel

    Cette premire partie sappuie sur un ensemble de logiciels

    utilisant plusieurs technologies informatiques, de

    tlcommunication pour fournir les services suivants :

    La gestion des alertes

    Les alertes prviennent le gestionnaire du parc auto de

    lapproche de la date de premption de :

    - Documents associes aux vhicules

    - Rvision

    Elles saffichent ds louverture du logiciel en couleur rouge.

    La gestion des groupes

    Elle permet de grer les vhicules par groupe dutilisateurs

    tels que les vhicules des agences de lintrieur, les agences

    dAbidjan, du ministre.etc.

    La gestion des propritaires

    Elle consiste relier chaque vhicule son utilisateur fut -il

    une personne physique ou morale (chauffeur agence, direction) .

    Lapplication fournit au terme des saisies une liste de

    propritaires de vhicules avec les coordonnes des voitures qui

    leur ont t rattaches.

  • 26

    La gestion des vhicules

    - Cration de nouveau vhicule

    Tout nouveau vhicule est saisi dans le logiciel, avec tous les

    documents en rapport avec lui, numro dimmatriculation,

    lassurance, la vignette etc...Elle consiste aussi rfrencer les

    documents administratifs relatifs chaque vhicule et

    sauvegarder lesdits documents numriss dans le systme.

    La gestion des chauffeurs

    - Cration et planification des chauffeurs

    Il est enregistr dans le logiciel toutes les informations

    relatives aux chauffeurs de la CNPS ; ce qui permet davoir en

    temps rel le nombre et la liste nominative des acteurs de ce corps

    de mtier, et mieux encore de planifier leurs affectations au sein

    de lInstitution. En effet, le logiciel permet de programmer toutes

    missions des chauffeurs et dobtenir en fin dexercice une liste

    complte des missions effectues par chaque chauffeur ainsi que

    la dure de leurs missions.

    La gestion des interventions

    - Enregistrement des interventions

    Les interventions sont de deux (02) types : rvision et rparation.

    Leur gestion consiste uniquement saisir au jour le jour les

    factures relatives ces interventions.

    La gestion des dotations budgtaires

  • 27

    Le budget dintervention se fait par groupe et lensemble de ces

    budgets constituent le budget annuel.

    La gestion des tats

    Elle permet dobtenir :

    - ltat sur la planification des chauffeurs entre deux dates ;

    - ltat des documents administratifs entre deux dates par

    vhicule et par groupe ;

    - Ltat des interventions entre deux dates, par vhicule et

    par groupe ;

    - Ltat des amortissements entre deux dates, par vhicule

    et par groupe ;

    - Ltat du bilan global des dpenses et amortissement entre

    deux dates, par vhicule et par groupe ;

    - Ltat de la situation du budget entre deux dates

    - Ltat des vhicules vols, cds etc....

    B.2 Le systme de golocalisation

    Cest un systme de surveillance permanente qui permet surtout

    dimmobiliser le vhicule tout moment. Il permet de savoir :

    Les mouvements de chaque vhicule tout moment de la

    journe ;

  • 28

    La localisation de lensemble des vhicules tout moment

    Les diffrents trajets raliss par chaque vhicule au cours

    de la journe et lors des journes prcdentes (circuit emprunt) ;

    Le kilomtrage par heure lors des mouvements du vhicule ;

    La distance parcourue, la consommation au 100 kilomtres ;

    A ce stade de notre expos il est bon de signifier que le service

    logistique est dans une phase de transition : le passage de la

    manire traditionnelle et manuelle de grer des centaines

    dinformations sur les vhicules une manire beaucoup plus

    volue. Aussi devons-nous prciser que la gestion du parc se fait,

    lheure o nous faisons cette tude, de faon mixte. Il y a donc

    une coexistence des deux mthodes de gestion de sorte tendre

    progressivement et dfinitivement vers la technique moderne que

    nous venons de dcrire plus haut. Dautre part, quand mme il y a

    une personne dsigne pour grer le parc automobile de la CNPS,

    ses tches ont t clates entre quatre(04) personnes, savoir le

    gestionnaire du parc automobile lui-mme, le chef de section

    matriel, le responsable du pool et le chef du service logistique.

    II. PRESENTATION DES RESULTATS DE LENQUETE

    DIMPACT DU LOGICIEL GESTAUTO

    A. CADRE METHODOLOGIQUE

    Pour mener bien notre tude, dceler les impacts durant la

    priode test, et proposer des recommandations idoines pour un

  • 29

    lancement russi, il a fallu recueillir les informations ncessaires

    auprs des utilisateurs, premiers concerns par cette tude. Nous

    avons donc eu recours une mthode de collecte dinformations

    en loccurrence ltude quantitative qui consiste partir dun

    chantillon chiffrer des donnes. Cependant, notre tude ne

    portant que sur les agents du service logistique, plus prcisment

    les utilisateurs du logiciel Gestauto, nous naurons pas recours

    une mthode dchantillonnage proprement parler, la population

    sur laquelle porte ltude nayant pas une grande taille.

    Ladministration du questionnaire sest droule sur 09 jou rs, du

    19/06/2013 au 27/06/2013. Lobjectif de ce rapport tant de

    dcrire un niveau gnral de l'uti lisation, perception,

    fonctionnement et de l'impact du logiciel Gestauto sur lactivit

    de gestion du parc auto, nous avons dcid d'interroger seulement

    les utilisateurs du logiciel , cest--dire 04 personnes. Le nombre

    d'interviews ralises auprs du service logistique permet

    d'esquisser le niveau global des retombes du logiciel durant sa

    priode exprimentale mais ne permet pas d'assurer une solidit

    statistique des rsultats. Les rsultats fournissent une tendance, un

    ordre de grandeur, permettent de dceler le niveau dvolution du

    logiciel et certaines amliorations apporter. Aussi faut-il noter

    la bonne coopration des travailleurs de ce service qui ont t trs

    ouverts au regard de linterrogatoire auquel nous les avons

    soumis.

    B. ANALYSES ET INTERPRETATIONS

    Pour le recueil des informations partir de notre

    questionnaire nous avons :

  • 30

    Procd un dpouillement manuel ;

    Analys et interprt les rsultats obtenus par la mthode du

    tri plat.

    ETAPE I : Cette premire srie de questions a pour but de

    dlimiter et de connaitre la population tudie.

    MODALITES EFFECTIF FREQUENCES %

    OUI 4 100

    NON 0 0

    TOTAL 4 100

    TABLEAU 1 : Sur laccs au logiciel Gestau to

    Analyse Et Interprtations

    100% des travailleurs interrogs ont affirm avoir accs au

    logiciel Gestauto comme outil de travail. Ils sont donc mme de

    rpondre aux questions que nous leur poserons.

    TEMPS D'UTILISATION EFFECTIF

    0-6 mois 1

    6-12 mois 1

    12-18 mois 0

    18-24 mois 2

    24-30 mois 0

    100

    0

    0 20 40 60 80 100 120

    OUI

    NON

    Srie1

    11

    02

    0

    0 0,5 1 1,5 2 2,5

    0-6mois

    12 -18mois

    24 -30 mois

    Srie1

  • 31

    TABLEAU 2 . Sur la dure dut i l isa t ion du log icie l

    Analyse Interprtations

    Sur les quatre(4) Utilisateurs, deux(2) lutilisent depuis plus

    de 18 mois, 01 lutilise depuis plus de 06 mois et le dernier depuis

    moins de 6 mois. Ce qui donne en moyenne 13 mois et demi

    dutilisation du logiciel. Ils sont donc aptes porter un jugement

    de valeur crdible sur les impacts du logiciel.

    MODALITES EFFECTIFS FREQUENCES %

    01 fois / mois 0 0

    01 fois / semaine 1 25

    01 fois / jour 1 25

    Plusieurs fois / jour 2 50

    TOTAL 4 100

    TABLEAU 3 . Sur la f rquence du ti l i sat ion du logiciel

    Analyse Interprtations

    50% des utilisateurs du logiciel sen servent plusieurs fois

    dans la journe, tandis que les autres sont partags entre 1 fois par

    semaine et 1 fois par jour. Ce qui dnote dune activit pas assez

    intense sur le logiciel, dun niveau dintrt moyen vis--vis du

    logiciel

    0

    25

    25

    50

    0 10 20 30 40 50 60

    01 fois / mois

    01 fois / semaine

    01 fois / jour

    Plusieurs fois / jour

    01 fois / mois

    01 fois / semaine

    01 fois / jour

    Plusieurs fois / jour

  • 32

    Tableau 4 : Sur la maitr ise du log ic ie l

    Analyse Et Interprtations

    A la question de savoir si nos utilisateurs ont une parfaite

    maitrise du logiciel, 75% affirment que (oui) tandis que 25% ne la

    maitrisent pas cest--dire une (03) personnes sur (04) affirment

    avec certitude connaitre tous les contours du logiciel. Toute chose

    qui peut avoir des retombs positives sur la production .

    MODALITES EFFECTIFS FREQUENCES %

    OUI 4 100

    NON 0

    0

    TOTAL 4 100

    75

    25

    0 10 20 30 40 50 60 70 80

    Oui

    Non

    Srie1

    100

    0

    0 20 40 60 80 100 120

    OUI

    NONSrie1

    MODALITES EFFECTIFS FREQUENCES %

    Oui 3 75

    Non 1 25

    TOTAL 4 100

  • 33

    TABLEAU 5 . Sur les di f f icu lts dut i l isa t ion

    Analyse et Interprtations

    100% des utilisateurs par contre avouent avoir quelques

    difficults qui dordre technique lies la conception mme du

    logiciel et son fonctionnement actue l, qui est dordre

    organisationnel car la charge de travail augmente avec larrive

    du logiciel. Ce qui traduit un malaise profond des utilisateurs vis-

    -vis du logiciel confirmant le besoin de formation et de

    rorganisation des taches lies au logiciel.

    Conclusion partielle : Nous disons en conclusion partielle

    que notre population tudier se compose de quatre(04)

    utilisateurs du logiciel GESTAUTO. Ils utilisent le logiciel depuis

    peu de temps mais nous croyons que cela est suffisant pour nous

    fournir des rponses satisfaisantes sur quelques indicateurs de

    performance.

    ETAPE II : Cette dernire tape a pour but de dterminer

    les impacts enregistrs sur la priode travers des indicateurs de

    performance qui nous ont sembl pertinents, et de dceler le

    niveau dvolution du logiciel .

    IMPACT SUR LA CELERITE DU TRAVAIL

    REPONSES EFFECTIF FREQUENCES %

    Oui 3 75

    Non 1 25

    TOTAL 4 100

  • 34

    TABLEAU 6 . Sur la rapidit du travai l avec Gestauto

    Analyse Et Interprtations

    25% des utilisateurs estiment que le logiciel na pas

    vraiment facilit leur travail, tandis que 75% affirment le

    contraire. Il en ressort une tendance plutt positive en ce qui

    concerne cette question. A terme donc le logiciel facilitera le

    travail des gestionnaires .

    MODALITES REPONSES FREQUENCES %

    Pas d'accord 0 0

    Plutt pas d'accord 1 25

    Plutt d'accord 2 50

    D'accord 1 25

    TOTAL 4 100

    Tableau 7. Sur le f f icac it du log iciel

    Analyse Et Interprtations

    25% des enquts disent avoir gagn en ef ficacit avec le

    logiciel, 50% pensent que le logiciel pourrait leur permettre dtre

    efficace sil est compltement fini et implment.25%, sont moins

    75

    25

    0 10 20 30 40 50 60 70 80

    Oui

    Non

    Srie1

    0

    25

    50

    25

    0 10 20 30 40 50 60

    Pas d'accord

    Plutt pas d'accord

    Plutt d'accord

    D'accord

    Pas d'accord

    Plutt pas d'accord

    Plutt d'accord

    D'accord

  • 35

    optimistes et affirment quils ne sont pas satisfaits de cette

    priode test. Le logiciel montre de premiers signes dacclrateurs

    de performance qui pourront sans doute samliorer au lancement.

    TABLEAU 8 : Sur la capacit daml iora tion des mthodes de t ravai l .

    Analyse Et Interprtations

    50% des utilisateurs disent que le logiciel amliore mais trs

    moyennement leurs mthodes de gestion du parc auto, 25% disent

    non et 25% pas encore . Le logiciel dautomatisation de la

    gestion du parc auto na pas amlior de faon satisfaisante les

    mthodes de travail. Mais avec les probables amliorations

    venir, il fera mieux.

    Conclusion partielle : En rponse la question portant sur la

    clrit apporte par le logiciel, la tendance est loptimisme. En

    effet, une fois toutes les informations du logiciel saisies, il sera

    fort ais de grer le parc auto, lon aura toutes les informations

    25

    50

    25

    0 10 20 30 40 50 60

    OUI

    NON

    PAS ENCOREOUI

    NON

    PAS ENCORE

    MODALITES EFFECTIF FREQUENCES %

    OUI 2 25

    NON 1 50

    PAS ENCORE 1 25

    TOTAL 4 100

  • 36

    relatives aux vhicules et leurs uti lisateurs en temps rels sur une

    priode donne.

    IMPACT AU NIVEAU DU MANAGEMENT

    MODALITES REPONSES FREQUENCES %

    Pas d'accord 0 0

    Plutt pas d'accord 1 25

    Plutt d'accord 0 0

    D'accord 3 75

    TOTAL 4 100

    TABLEAU 9 . Sur laccessib il i t des in formations dans le log ic iel

    Analyse Et Interprtations

    75% sont daccord que quelques lments de gestion sont

    mme disponibles dans le logiciel et permettent de travailler

    mme si beaucoup reste faire, 25% ne sont plutt pas daccord.

    Les informations ntant utiles que lorsquelles sont compltes et

    exactes, les quelques informations contenues dans le logiciel

    nont pas encore un rel impact mesurable sur la gestion.

    MODALITES EFFECTIF FREQUENCES %

    OUI 0 0

    NON 3 75

    PAS ENCORE 1 25

    TOTAL 4 100

    0

    25

    0

    75

    0 20 40 60 80

    Pas d'accord

    Plutt pas d'accord

    Plutt d'accord

    D'accord

    Pas d'accord

    Plutt pas d'accord

    Plutt d'accord

    D'accord

  • 37

    TABLEAU 10. Sur la capaci t de la CNPS rpondre aux soll ici ta t ions

    extr ieures e t in tr ieures

    Analyse Et Interprtations

    Ici 75% des enquts que le logiciel est certes prt

    fonctionner mais ne dispose pas de toutes les donnes pour fournir

    les informations quil faut au service logistique et au del. 25%

    sont encore plus optimistes, ils disent que le logiciel ne permet

    pas encore de rpondre aux sollicitations internes et extrieures

    pour les raisons cites plus haut mais ralisera dtonnantes

    performances quand il sera termin.

    REPONSES EFFECTIF FREQUENCES %

    Oui 4 100

    Non 0 0

    TOTAL

    4

    100

    TABLEAU 11. Sur la pr ise de dcis ion par Gestauto

    Analyse et Interprtations

    100% des interviews disent quils sont plutt daccord que

    le logiciel permettra une prise de dcisions fiables du fait que les

    informations qui y seront contenues offriront une vue

    75

    25

    0 10 20 30 40 50 60 70 80

    OUI

    NON

    PAS ENCORE

    OUI

    NON

    PAS ENCORE

    100

    0

    0 20 40 60 80 100 120

    Oui

    Non

    Srie1

  • 38

    panoramique sur les donnes de vhicules pour une gestion

    optimale. Cependant, le logiciel mme sil est par essence un outil

    de prise de dcisions rapides et fiables na pas encore atteint cette

    dimension en ltat actuel des choses.

    Conclusion partielle : Au niveau du management, le logiciel est

    parfait, du moins encore en thorie car il ne possde pas encore

    tous les indicateurs de prises de dcisions fiables. Il suffira donc

    dy apporter des informations correctes et actualises pour le

    rendre pleinement oprationnel.

    IMPACT AU NIVEAU FINANCIER

    REPONSES EFFECTIF FREQUENCES %

    Pas d'accord 0 0

    Plutt pas d'accord 1 25

    Plutt d'accord 0 0

    D'accord 3 75

    TOTAL 4

    100

    TABLEAU 12 : Sur la rduct ion des charges des vhicules

    Analyse Et Interprtations

    25% ne sont pas convaincu de lapport financier du logiciel

    parce que pas encore termin et fonctionnel.75% affirment que le

    logiciel a permis dconomiser de largent ;Ils en veulent pour

    preuve les (02) vhicules braqus en 2012 que le systme de

    Tracking a permis de retrouver, 06 vhicules emports pendant la

    guerre avant larrive du logiciel avaient fait perdre normment

    dargent la CNPS . En somme le logiciel a de parfaites capacits

    0

    0

    25

    75

    0 20 40 60 80

    Pas d'accord

    Plutt pas d'accord

    Plutt d'accord

    D'accordPas d'accord

    Plutt pas d'accord

    Plutt d'accord

    D'accord

  • 39

    scuriser les investissements de lIPS-CNPS en matriel de

    transport.

    MODALITES REPONSES FREQUENCES %

    Pas d'accord 0 0

    Plutt pas d'accord 2 50

    Plutt d'accord 2 50

    D'accord 0 0

    TOTAL 4 100

    TABLEAU 13 . Sur la rali sat ion de ga ins de productivi t avec Gestau to

    Analyse et Interprtations

    Ici les rsultats sont mitigs : 50% sont plutt daccord et

    50% plutt pas daccord. Le logiciel a en effet permis de

    dbusquer des chauffeurs et des agents en mission qui ont utilis

    les moyens mis leur disposition pour vaquer leurs occupations

    personnelles en marge de la mission. Cette prise a sem la crainte

    dans le cur de tous les autres agents et fait baisser de moiti les

    drivent dans le domaine. Mieux, le logiciel a remis tous les

    chauffeurs et agents au travail de faon plus professionnelle do

    la productivit.

    0

    50

    50

    0

    0 10 20 30 40 50 60

    Pas d'accord

    Plutt pas d'accord

    Plutt d'accord

    D'accord

    Srie1

  • 40

    TABLEAU 14. Sur les autres changements ventuels entrains par le logiciel

    Analyse et interprtations

    Pour les 3/4 des agents du service logistique le logiciel a

    apport dautres changements non mentionns, tel que la

    modernisation lheure de la mondialisation et des nouvelles

    technologies ; il a permis certains agents qui ne sy intressaient

    pas de se mettre lordinateur parce que dsormais leur outil de

    travail.

    MODALITES A B C D

    1 1 1

    2

    3 3

    4

    5 5

    TABLEAU 15 . Sur l apprciat ion globale du logiciel

    75

    25

    0 10 20 30 40 50 60 70 80

    Oui

    Non

    Srie1

    5

    1

    3

    1

    0 1 2 3 4 5 6

    A

    B

    C

    D A

    B

    C

    D

    CHANGEMENTS EFFECTIF FREQUENCES %

    OUI 3 75

    NON 1 50

    TOTAL 4 100

  • 41

    Analyse et interprtations

    Sur les quatre(04) utilisateurs interrogs les notes varient de

    1 5, ce qui donne une moyenne de 3/5.Les utilisateurs jugent

    limpact du logiciel moyen. Ce qui veut dire quils attendent

    encore beaucoup de cet outil.

    Conclusion partielle : Au niveau conomique, Gestauto a permis

    de gagner de largent grce aux vhicules retrouvs (environ 45

    millions de nos francs pour 2 vhicules retrouvs) et surtout de

    redonner de lardeur dans le travail des chauffeurs et agents en

    mission puisque dsormais leurs dplacements sont suivis.

    CONCLUSION DE LENQUETE

    Il ressort de cette tude dimpact du logiciel GESTAUTO

    pendant cette priode de test quil na pas acclr le travail de

    gestion du parc auto, ni facilit les prises de dcisions fiables

    comme on tait en droit de sattendre car le travail de mise jour

    nest pas termin . Il a en revanche permis dempcher la perte de

    02 vhicules. Ceci revient dire que, le logiciel na pas encore

    atteint un niveau qui lui permette d impacter de faon

    significative. Il est donc trop tt pour valuer ses aptitudes.

    Gestauto montre cependant de bonnes dispositions techniques et

    technologiques qui feront de lui, au lancement, loutil parfait de

    gestion du parc auto. Cela dit, il subsiste certains problmes qui

    minent son bon fonctionnement.

  • 42

    PARTIE III

    CRITIQUES

    ET

    SUGGESTIONS

  • 43

    III.1. CRITIQUES

    Notre analyse nous a permis de dceler ce qui pour nous

    pourrait mettre en mal le lancement du logiciel et par voie de

    consquence empcher un impact vritable sur la gestion du parc

    auto. Il sagit essentiellement de :

    La charge de travail est norme pour le gestionnaire du parc

    automobile de sorte quil ne peut vraiment travailler sur le

    logiciel.

    Le logiciel, ne prend pas en compte de faon efficace la

    gestion du carburant. En effet, les dpenses de carburant

    demeurent parmi les plus leves en matire de charges de

    fonctionnement de la CNPS. Il mritait donc une attention toute

    particulire dans la conception de ce logiciel .Il faut relever que

    la mesure actuelle de remplissage de fiche de sortie pour les

    vhicules du pool auto ne semble pas freiner llan des agents

    indlicats. Ils utilisent en effet les ressources de la CNPS pour

    leurs courses personnelles . Pour le trimestre Avril -Mai-Juin, ce

    sont 404 sorties enregistres tous les dpartements confondus,

    (annexe 3), dont 13 inconnues, cest--dire, dont le remplissage

    des fiches ne permet pas de dterminer le dpartement. Ces sorties

    durent en moyenne 95 min, ce qui fait 1235 min /3mois, 20heures

    58min /3mois passs dehors sans justification vrifiable. Tout ceci

    occasionne des pertes importantes en carburant quil faut stopper;

    Du rseau qui est frquemment instable. Cela

    entraine la perte momentane de donnes, linaccessibilit

    au logiciel, impossibilit denregistrer des donnes et donc

    une accumulation de travail.

  • 44

    Il nexiste pas dinterface entre le nouveau venu

    des logiciels de la CNPS et ceux existant depuis, tel que

    Oracle Fa ; et cela a pour consquence dalourdir la charge

    de travail dj non ngligeable puisquil faut saisir les

    mmes donnes dans Gestauto et dans Oracle Fa.

    Les informations quand elles existent dans la base

    de donnes sont errones du fait de la mauvaise saisie.

    Un autre problme un peu plus technique est celui

    de la balise mise autour des requtes. Il est en effet difficile

    voir impossible de sen carter quand on sait que les besoins

    de gestions peuvent varier en fonction des circonstances .

    Il y a inadquation entre les informations saisir

    dans le logiciel et la configuration mme du logiciel, en clair

    le logiciel demande des informations sur une facture par

    exemple alors que celle-ci ne la donne pas et vice versa.

  • 45

    III.2. SUGGESTIONS

    En vue de rendre le logiciel Gestauto plus performant, nous

    suggrons (5) cinq choses qui nous semblent essentielles : Une

    personne ddie la mise jour du logiciel, la scurisation des

    donnes, llargissement du champ de couverture du logiciel, la

    mise en uvre de mesures disciplinaires et le suivi des indicateurs

    de gestion du logiciel

    PERSONNE DEDIEE A LA MISE A JOUR DU

    LOGICIEL :

    La cellule des moyens et du patrimoine a un besoin de

    ressources humaines. Il lui faudrait en effet un agent

    supplmentaire pour vacuer les instances et saisir au jour le jour

    les informations dans le logiciel.

    LA SECURISATION DES DONNEES :

    Il faut identifier tous les utilisateurs qui accdent au logiciel et

    retracer le travail quils y ont effectu car les donnes du logiciel

    sont tout fait modifiables par quiconque peut y entrer . Cest

    aussi responsabiliser mme celui qui sera prpos cette tche de

    sorte que les erreurs de saisies dans le logiciel soit minimises ,

    fiabilisant ainsi les donnes. Il faut pour ainsi dire installer un

    mouchard dans le logiciel. De plus il faut responsabiliser les

    structures centrales dans la gestion du parc auto en leur donnant

    les moyens et bien entendu, former les utilisateurs pour une

    utilisation parfaite et une saisie correcte des donnes .

  • 46

    LA MISE EN UVRE DE MESURES DISCIPLINAIRES

    Il faut en effet que les personnes reconnues comme auteurs de

    sorties complaisantes soient punies de faon exemplaire de sorte

    dcourager toute tentative de dtournements du matriel de travail

    des fins personnelles et faire conomiser ainsi lIPS-CNPS. Il

    faut crer une interface entre Gestauto et Oracle afin damoindrir

    la charge de travail.

    LE SUIVI DES INDICATEURS GESTION:

    Surveiller effectivement les niveaux de consommations de

    carburant, et les frais dentretien peux permettre de prendre les

    bonnes dcisions.

  • 47

    CONCLUSION

    Au terme de lvaluation de la priode test du logiciel

    Gestauto , nous notons dassez bons rsultats engendrs . En

    revanche, tous les utilisateurs saccordent sur le fait que quelques

    modifications simposent pour que Gestauto deviennent

    incontournable dans la gestion du parc automobile de la CNPS.

    Toutefois il convient de noter qu linstar de tout produit

    nouveau en phase test, le logiciel Gestauto na pas une

    productivit satisfaisante, la courbe des profits est ngative et

    infrieure aux efforts dploys qui sont trs importants. A ce titre

    lobjectif rel de ltude tait de faire le suivi et lvaluation

    comme il convient de faire pour tout projet. Cet exercice nous a

    permis de rpertorier quelques coquille et de proposer des

    solutions qui si elles sont appliques permettront den venir

    bout. Il faut cependant noter avec satisfaction l intrt croissant

    du responsable du service logistique ainsi que limplication de

    tous ses collaborateurs pour le logiciel de gestion du parc

    automobile. Il en est de mme pour lvolution qualitative du

    logiciel au regard de la mise en uvre des grands travaux

    damlioration lancs par le responsable du service logistique

    aprs la runion du 02/07/2013 (annexe 6). Par ailleurs,

    lapplicabilit dun outil de travail ne garantit pas forcment sa

    longvit dans une entreprise telle que la CNPS qui utilise de

    nombreux logiciels dans lexcution de ses tches quotidiennes

    dont certains ont rencontrs sur le terrain des problmes. Nous

    souhaitons donc que ce dernier n des logiciels de la CNPS

    subsistera tous les cueils quil rencontrera.

  • 48

    LISTE BIBLIOGRAPHIQUE

    1) SILS TECHNOLOGIES, Le Guide dutilisation du

    Logiciel Gestauto, 2013

    2) Les budgets de 2009/2010 /2011 /2012 /2013 ;

    3) Les fiches de sorties de vhicules de avril Juin ;

  • 49

    ANNEXES

    1. Note de service N123/CNPS/DG/2013

    2. Organigramme de la CMP

    3. Etat des sorties de vhicules du pool de avril a juin

    4. Organigramme de la CNPS

    5. Questionnaire de lenqute dimpacts

    6. Compte rendu de la runion du 02/07/2013

    7. Figures du logiciel

  • 50

  • 51

  • 52

    Sce.

    Statistiques

  • 53

    ANNEXE 2

    ORGANIGRAMME CMP

  • 54

    ResponsableCMP

    Service Logistique

    Section Entretien des Equipements

    Gestion des Risques

    Unit Offset

    Section Parc Auto

    Service Achat & Gestion des

    stocks

    Section Achat

    Section Gestion des stocks

    Responsable Comptabilit Analytique

    Service Patrimoine

    Section Loyer

    Section Entretien des Immeubles

    Secrtariat CMP

  • 55

    ANNEXE 3 ETAT DES SORTIES DE VEHICULES DU POOL DE AVRIL A JUIN

    STRUCTURES CCM DSI DRH CMP DFC DQE DGA

    Act io n

    Sa ni ta i re

    e t

    So c ia l e

    Co ntr l e

    Mdica l APE X

    Servi ce

    Mdica l GED

    Inspec t io n

    Gle DE X IM2 S DG INCO NN U CJ C TOTAL

    NOMBRE DE

    SORTIES 21 12 54 129 109 11 2 2 2 2 1 8 3 1 1 8 13 25 404

    FREQUENCE 5,20 2,97 13,37 31,93 26,98 2,72 0,50 0,50 0,50 0,50 0,25 1,98 0,74 0,25 0,25 1,98 3,22 6,19 100,00

    21 12

    54

    129109

    11 2 2 2 2 1 8 3 1 1 813

    250

    50

    100

    150 SORTIES DE AVRIL-MAI-JUIN

    Srie1

  • 56

    Avril 2012

    ANNEXE 4

    ANNEXE 6

    ORGANIGRAMME

    GENERAL DE LA CNPS

    Cellule

    Moyens & du

    Patrimoine

    Direction

    Financire

    & Comptable

    Direction

    des Ressources

    Humaines

    Cellule Juridique &

    du

    Contentieux

    Cellule

    Communication &

    Marketing

    Direction

    de

    LExploitation

    Direction

    du Contrle &

    de lAudit Interne

    Dpartement

    Administration GED

    IM2S

    Contrle

    Mdical

    Direction

    du Systme

    dInformation

    Direction de la

    Qualit et des

    Etudes

    DGA charg de l Administration &

    des Finances

    DGA charg de lExploitation

    Directeur Gnral

    Inspection Gnrale Conseiller Technique Personnel rattach au D.G.

    CONSEIL

    DADMINISTRATION

  • 57

    ANNEXE 5

  • 58

    ANNEXE 6: FIGURE LOGICIEL

  • 59

    ANNEXE 7 QUESTIONNAIRE

    Vos rponses nous permettront de rdiger notre rapport de technicien de scurit sociale CIFOCSS portant sur:

    LImpact du logiciel Gestauto sur la gestion du parc automobile de la CNPS. Etude mene au sein du service

    logistique.

    Nous vous garantissons toute discrtion et confidentialit quant au traitement des informations et rponses que vous voud riez

    bien nous donner

    Veuillez agrer, Mesdames, Mesdemoiselles et Messieurs, l 'expression de n otre considration dist ingue.

    Kouam Guy-Jolyver KOFFI

    Etudiant

    I. CHAMP DAPPLICATION DE LETUDE DIMPACT

    -Lobjet de ces questions est de circonscrire notre champ dtude et de jauger le niveau de connaissance de la cible du logiciel.

    1. .AVEZ-VOUS ACCES AU LOGICIEL GESTAUTO ?

    2. QUELLE TACHE Y EXECUTEZ-VOUS ?

    II. LE SAVOIR-FAIRE DES UTILISATEURS

    -Lobjet de ces questions est de sassurer de la parfaite maitrise des activits de gestion du parc auto des agents ainsi que de

    leurs aptitudes techniques vis --vis du logiciel.

    1. QUELLES SONT LES ACTIVITES DE LA GESTION TRADITIONNELLE DU PARC AUTO DE LA CNPS ?

    2. DEPUIS COMBIEN DE TEMPS UTILISEZ-VOUS CE LOGICIEL ?

    3. QUELLE EST VOTRE FREQUENCE DUTILISATION DU LOGICIEL ?

    4. AVEZ-VOUS UNE PARFAITE MAITRISE DU LOGICIEL GESTAUTO ?

    5. QUELLES SONT LES CARACTERISTIQUES DU LOGICIEL ?

  • 60

    6. RENCONTREZ-VOUS DES DIFFICULTES LIEES LUTILISATION DU LOGICIEL GESTAUTO ?

    Lesquelles ?

    III. EVALUATION DE L'IMPACT DU LOGICIEL GEST AUTO

    - L'objet de ces questions est de voir l ' impact du logiciel Gestauto sur la gestion traditionnelle du parc auto de la CNPS.

    7. L'IMPLANTATION DU LOGICIEL A-T-ELLE ENTRAINE DES CHANGEMENTS ?LESQUELS ?

    8. GESTAUTO VOUS PERMET DE TRAVAILLER PLUS VITE ? Justifiez

    9. GESTAUTO A ENTRAINE LA REDUCTION DES COUTS DE REVIENT DES VEHICULES. Justi fiez.

    10.GESTAUTO VOUS PERMET DETRE EFFICACE ? Justifiez

    11.GESTAUTO FACILITE LA PRISE DE DECISIONS FIABLES .Justifiez

    12.GESTAUTO A ENTRAINE LA REALISATION DE GAINS DE PRODUCTIVITE .Justifiez.

    13.LES ELEMENTS DE GESTION DU PARC AUTO SONT ACCESSIBLES EN LIGNE DANS LA BANQUE DE DONNEE DU

    LOGICIEL. Justifiez

    14.GRACE AU LOGICIEL GESTAUTO LA CAPACITE DE REACTION DE LA CNPS AUX DIFFERENTES SOLLICI TATIONS

    INTERNES ET EXTERNES SEST ACCRUE? JUSTIFIEZ

    15.GESTAUTO AMELIORE LES METHODES DE GESTION DU PARC AUTO. Justifiez

  • 61

  • COMPTE RENDU DE REUNION

    N

    Rf : EN-AMC-06/01

    Page : 62 sur 67

    Anne

    Code Agence Ndordre

    2 0 1 3 9 1 0 8

    COMPTE RENDU DE REUNION

    Date : 02/07/2013

    Lieu de la runion : BUREAU DU CHEF DE SERVICE LOGISTIQUE

    Heure de dbut : 09 H

    Heure de fin : 09 H 53

    Prsents : Monsieur YONDE Souleymane

    Monsieur MENSAH KOTCHY Edouard

    Monsieur AGOUSSI OGOU Aim

    Madame NGUESSAN Monique

    Monsieur BAHONTO AKA

    Monsieur TAGRO ZADI Isidore

    Monsieur KOFFI Kouam Guy-Jolyver

    Absents :

    ORDRE DU JOUR

    1) BREF RAPPEL DU PV DE LA REUNION DERNIERE

    2) REPARTITION EFFECTIVE DES TACHES DE CHAQUE SECTION

    Diffusion

    Destinataires Original Copie Support (P = Papier,

    E = Electronique)

    Responsable Cellule Moyens et Patrimoine p

    Chef de service Logistique p

    Toutes les personnes prsentes la sance de travail

    E

    Rdacteur Vrificateurs Approbateur

    Nom Date et signature

    Nom Date et signature

    KOFFI KOUAME GUY-JOLYVER

    M. YONDE SOULEYMANE

  • COMPTE RENDU DE REUNION N

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    Code Agence N dordre

    A n n e

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    Ordre du Jour

    Situations exposes /Informations Dcisions Echance Responsable

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    Code Agence N dordre

    A n n e

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    1) Bref

    rappel du

    PV de la

    runion

    dernire

    2)

    rpartition

    effective

    des taches

    A la dernire runion il sest agit de

    planifier les taches au sein du service et de

    la gestion du logiciel Gestauto. Des

    dcisions relatives la rpartition des

    taches entre les agents du service

    logistique ;en termes dapprovisionnement

    du logiciel GESTAUTO en informations

    utiles son fonctionnement et autres .

    M. YONDE a fait remarquer quIl

    fallait dans un souci defficacit et

    dquit repartir les taches de faon

    dsengorger les uns pour

    impliquer les autres davantage dans

    la ralisation des objectifs du

    service.

    Aussi, le responsable de la cellule

    des moyens et du patrimoine a

    besoin de statistiques fiables afin de

    prendre les dcisions qui simposent

    et atteindre les objectifs qui lui ont

    t assigns.

    Il faut saisir les informations dans

    Gestauto tous les jours partir de

    15H30 assortis de statistiques

    actualises des saisies faites et

    restantes.

    Gestion du parc auto

    Mettre le fichier vhicule

    jour ; cela implique la cration

    des nouvelles voitures dans le

    logiciel, le retrait des vhicules

    sortis du pool, les valeurs des

    vhicules, ce qui dclencherait

    les calculs damortissement.

    Saisir les documents associs

    aux vhicules, cest--dire les

    numriser (scanner et insrer

    cela dans le logiciel afin de

    parer toute perte de

    documents.

    M. YONDE

    M.AGOUSSI

  • COMPTE RENDU DE REUNION N

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    Code Agence N dordre

    A n n e

    2 0 1 3 9 1 0 8

    Saisir les factures des interventions (Visite et techniques, rparation et rvision-entretien)

    Saisir les consommations de

    carburant et les kilomtrages

    des vhicules dAbidjan de

    faon gnrale.

    Pour les vhicules de

    lintrieur, appeler pour

    recueillir ces informations et

    dautres informations relatives

    aux documents administratifs

    des vhicules afin de les

    transmettre Monsieur

    AGOUSSI pour saisie.

    Procder aussi la mise jour

    du listing des chauffeurs et de

    leurs pices didentit

    transmettre Monsieur

    AGOUSSI

    Se joindre Madame

    NGUESSAN pour apprendre

    grer les fiches de sorties afin

    dtablir les statistiques des

    sorties par vhicule et par

    chauffeur, du kilomtrage

    parcouru.etc.

    Au jour le jour partir de 15h30

    Au jour le jour partir de 15h30

    .

    Au jour le jour partir de 15h30

    Ds aujourdhui

    Monsieur MENSAH Madame NGUESSAN

    Monsieur AKA Bahonto

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    Code Agence N dordre

    A n n e

    2 0 1 3 9 1 0 8

    Monsieur AKA doit aussi faire

    parvenir Madame

    NGUESSAN les photocopies

    des pices de vhicule du pool

    auto

    Il doit tablir les statistiques

    des intrants utiliss pour la

    production un certain

    nombre dimprims de faon

    rgulire et tr afin de

    permettre au responsable du

    service da faire son rapport

    mensuel et doivent tre

    transmises au plus tard ans

    le 05, du mois

    Au jour le jour partir de 15h30

    Ds aujourdhui

    Monsieur TAGRO ZADI

    Isidore

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    Code Agence N dordre

    A n n e

    2 0 1 3 9 1 0 8

    divers

    Monsieur TAGRO a signal

    avoir des difficults avec ses

    machines de travail. Il dit aussi

    avoir tent une premire

    approche auprs du responsable

    de la cellule qui a t

    infructueuse.

    Il aussi apport des

    informations sur les dlais de

    production de certains

    imprims quil doit remettre

    Monsieur YONDE

    Elle a demand que M.YONDE envoie un message au propritaires de nouveaux vhicules de lintrieur du pays afin de lui faire parvenir les documents administratifs de leurs vhicules

    Monsieur YONDE lui

    a demand de refaire un courrier et de le lui faire parvenir.

    Ds aujourdhui

    Mme NGUESSAN

    Monsieur TAGRO ZADI

    Isidore