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Conseil Economique Social et Environnemental Régional

Provence-Alpes-Côte d’Azur

CESER PACA 27, Place Jules Guesde

CS 80255

13 235 Marseille Cedex 0

www.ceserpaca.fr

RAPPORT DE STAGE

Assistante de communication Du 04 Mars 2013 au 12 Juillet 2013

Stagiaire : Axelle BELLEC

Tuteur de Stage : Pascal CARRANO

ESC Promotion 3B

http://www.ceserpaca.fr/

Rapport de Stage Axelle Bellec ECS3b 2

Remerciements

Je remercie Monsieur le Président Monsieur Jean-Paul VITI du Conseil Economique Social

et Environnemental Régional Provence-Alpes-Côte d’Azur qui m’a accueillie dans cette

institution régionale ainsi que Monsieur Philippe MAGNUS, Secrétaire Général du Conseil

Economique Social et Environnemental Régional Provence-Alpes-Côte d’Azur.

Je tiens à remercier, tout particulièrement, et témoigne toute ma reconnaissance à Monsieur

Pascal CARRANO, Responsable de Communication du Conseil Economique, Social et

Environnemental Régional Provence-Alpes-Côte d’Azur pour toute la confiance qu’il m’a

accordée ainsi que son encadrement et ses conseils transmis durant ce stage.

Enfin, je tiens à remercier toute l’équipe du CESER, pour sa disponibilité, son aide et sa

sympathie concernant les diverses missions confiées mais plus particulièrement, Madame

Yvette PIAZZA, responsable administrative et Madame Michèle CIMMA, assistante du

Président et du Secrétaire Général


Sommaire

Introduction

I- Le Conseil Economique, Social et Environnemental Régional Provence-Alpes-

Côte d’Azur

1- La présentation de l’institution

2- Le constat et le diagnostic de la problématique de la stratégie globale de

communication

3- La présentation générale des moyens utilisés en communication interne et externe

II- Les missions

1- Le service de communication

2- Les missions confiées

3- Les Méthodologies de travail

III- Bilan et Compétences acquises

1- La pratique & la théorie

2- Les problèmes rencontrés et les solutions mises en place

3- Le bilan & les compétences

Conclusion

Annexes


Introduction

Dans le cadre de ma 3eme année à l’European Communication School à Marseille,

j’effectue un stage d’une durée de 3 mois et demi au sein du Conseil Economique Social et

Environnemental Régional Provence-Alpes-Côte d’Azur.

Lors de mes demandes de stage, je me suis tournée d’abord vers les institutions françaises

plutôt que des agences de communication. Faire un stage dans une institution public, est

pour moi, un lieu privilégié, et particulier car ces institutions s’occupent de la vie des citoyens

en leur organisant des évènements ou en donnant une force, un appui à tous les

évènements de la ville organisés par des agences, entreprises ou même associations.

Lorsque l’opportunité de faire mon stage au sein du Conseil Economique, Social et

Environnemental Régional s’est présentée, je me suis lancée pour diverses raisons.

Tout d’abord, découvrir le fonctionnement d’une institution et la communication au sein de

cette assemblée suscitait ma curiosité.

Puis n’ayant jamais effectué de stage en communication auparavant, trouver un stage qui

mettait mes 2 profils (DEUG Economique et Gestion et licence de Communication) en avant,

était pour moi un enrichissement et une réunion de 2 mondes que j’ai étudiés.

Le stage au sein de CESER m’a donc offert une première expérience professionnelle au sein

d’une institution se positionnant en tant qu’acteur principal de la vie des citoyens pour la

Région PACA et dont l’objectif est de l’améliorer.

Le Conseil Economique, Social et Environnemental Régional est un partenaire privilégié du

Conseil Régional pour réfléchir sur des sujets sensibles de la société dans l’objectif de

trouver des solutions pour développer économiquement et socialement la vie des citoyens

dans la région Provence-Alpes-Côte d’Azur.

Cette assemblée consultative est peu connue par les citoyens alors qu’elle représente un

atout majeur pour la région. Elle est représentée par 122 conseillers en Provence-Alpes-

Côte d’Azur qui échangent, réfléchissent et proposent sur des sujets fondamentaux pour

l’amélioration de la vie collective.

La communication institutionnelle est très complexe et particulière car elle touche la politique

ce qui la fait déboucher sur plusieurs enjeux : un enjeu de positionnement, d’image et

d’identité, mais aussi, un enjeu interne et externe qui apporte au CESER une plus-value.


On peut alors se demander ,

Comment et par quels moyens la communication tient une place importante dans une

institution publique ?

À travers ce rapport, je tiens à vous faire partager mon expérience au sein du Conseil

Economique, Social et Environnemental Régional, en vous présentant tout d’abord, cette

institution, puis les missions effectuées pendant cette période en concluant par une partie

plus personnelle qui explique les difficultés rencontrées et les solutions apportées.


« Un lieu d’échanges, de réflexion et d’anticipation au service des

citoyens de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur »

I. Le Conseil Economique Social et

Environnemental Régional

1- La présentation de l’institution

Le Conseil Economique Social et Environnemental Régional appelé également CESER est

une institution Française qui siège dans toutes les régions de France depuis 1954 afin

d’aider les décideurs régionaux.

Le CESER est la 2ème assemblée de région représentée par les conseillers dans le but

d’être porte-parole de la société civile régionale ces représentants sont nommés par un

arrêté du préfet de Région. Les conseillers du CESER viennent d’horizons différents

permettant un dialogue, un échange sur les problèmes de la société que peuvent connaître

les citoyens de la région. Le CESER peut alors, être identifié comme un « laboratoire d’idées

pour le pouvoir exécutif ».

Même s’il n’existe pas de budget propre à lui-même, le Conseil Economique, Social et

Environnemental Régional a un fonctionnement autonome et démocratique.


Le CESER est une institution qui a évolué avec le temps, pour comprendre l’évolution de son

nom et donc de sa fonction, il est important de connaître quelques dates clés:

Les dates clés du CESER

Au sein du Conseil Régional Provence-Alpes-Côte d’Azur, présidé par

Monsieur Michel Vauzelle, il existe 3 institutions :

Le Conseil Economique, Social, Environnemental Régional PACA

présidé par Monsieur Viti

Le Conseil Régional présidé par Monsieur Vauzelle

Le Conseil Régional des Jeunes présidé par Monsieur Vauzelle

Présidé depuis 2001 par Monsieur Jean Paul VITI, le Conseil Economique Social et

Environnemental Régional Provence-Alpes-Côte d’Azur est constituée de 122 conseillers

répartis en 4 collèges. Notre région et la région Rhône-Alpes sont des régions ayant le plus

grands nombres de conseillers après la région Ile-de-France, qui en compte 128.

Le Conseiller du CESER

est désigné pour 6 ans

CESER

Conseil Economique Social et Environnemental

Régional

Modification de l’appellation du CESR par la loi

Grenelle II

(article 250)

12 Juillet 2012

CESR

Conseil Economique et

Sociaux

Régionaux.

2 Février 1992

CESR

Comités Economiques et

Sociaux Régionaux

Regroupent les représentants

socio-professionnels et associatifs avec la

création des régions.

1974

CODER

Commissions de

Développement Economique

Régional

Association des élus et

représentants socio-

professionnels

1964

C.E.R.A.

Comités d'Expansion Régionale et

d'Aménagement

1960

Comités d'Expansion Economique

créés pour que les acteurs socio-professionnels soient associés aux décisions

publiques.

1954


La répartition des conseillers se fait selon l’organisme socioprofessionnel auquel ils

appartiennent :

Collège n°1 : Les représentants des entreprises et activités professionnelles non-salariés,

Collège n°2 : Les représentants des organisations syndicales des salariés,

Collège n°3 : Les représentants des organismes et associations qui participent à la vie

collective de la région

Collège n°4 : Les personnalités qualifiées désignées par le préfet de Région.

Répartition des conseillers dans les collèges

Après avoir été nommés par le préfet de Région, les conseillers se réunissent en

commission plénière et élisent leur président et le bureau exécutif.

Le Président du Conseil Economique Social et Environnemental Régional

est entouré par 3 premiers Vice-présidents et 6 Vice-présidents.

Le président du CESER et ces Vice-président

Président :

VITI

Jean-Paul

1er Vice -Président

ALOCCIO

Louis

1er Vice -Président

MONTALAND

Gilles

1er Vice-Président

GAY

Marcelle

Le Président du CESER

est élu pour 3 ans


Ainsi, pour connaître les problèmes des citoyens et pour trouver des solutions, les

conseillers participent à des commissions animées par une chargée de missions et

présidées par un Président et Vice-président.

Les 15 commissions présentes au CESER permettent l’étude de projet sur différents

thèmes :

FPA : Formation Professionnelle et Apprentissage

TOUR : Tourisme

AMPL : Emploi, Développement Economique

FIN : Finances et Fonctionnement

AT : Aménagement et Développement des Territoires et du Massif, Foncier, Habitat et

Logement

CUL : Culture, Patrimoine Culturel

PROSP : Section Prospective Régionale

ENS : Enseignement Supérieur, Recherche et Innovation

AGRI : Agriculture, Forêt, mer, Pêche et Littoral

ENV : Développement soutenable, Environnement, Energie et Climat

SOLI : Solidarité, prévention et Sécurité, Santé et Services Publics

RI : Relations Internationales, Europe et Euro-région

TPR : Transports Publics Régionaux et Eco-mobilité

SJVA : Sport, Jeunesse et Vie Associative

LYC : Lycées, Patrimoine et Investissements Régionaux

Les sujets traités sont :

Les « saisines obligatoires » : les consultations tels que le budget régional, les schémas

régionaux, le contrat de projet que le CESER doit impérativement rendre un avis au Conseil

régional,

Les « saisines » : le Président du Conseil Régional, Monsieur Michel Vauzelle, saisi le

CESER pour un sujet concernant la région,

Les « auto-saisines » : une consultation décidée par le CESER afin de répondre à une

problématique sur le développement économique, social et culturel de la région.


Environ, tous les 2 mois, les conseillers sont convoqués à l’hémicycle de l’hôtel de région, en

présence du Président du CESER et du Président du Conseil Régional, ou de son

représentant, pour voter les projets d’avis préparés en commission.

Une fois les avis votés, les études sont transmises aux élus et aux acteurs de la région

PACA sous différents supports.

Schéma expliquant le fonctionnement du CESER.


2- Le constat et le diagnostic de la problématique de la

stratégie globale de communication

Une nouvelle stratégie de communication est mise en place et appliquée depuis 4 ans avec

l’arrivée de Monsieur Pascal CARRANO, responsable de communication au sein du CESER.

Accompagné de son assistante, Madame Michèle CRISTINEL et du webmaster du CESER,

Monsieur Patrice COUPIER, une analyse interne du fonctionnement de cette deuxième

assemblée régionale a été étudiée afin d’atteindre de nouveaux objectifs.

Après avoir pris conscience des leviers, et freins comme le manque de notoriété, et la

distance constatée entre les deux assemblées régionales, des objectifs ont été définis afin

de redynamiser le CESER.

A partir de ce constat, l’équipe a pu définir les objectifs de communication :

Accroître la notoriété

Mettre en valeur les actions proposées

Consolider le lien entre le CESER et le Conseil Régional

Avant de définir les dispositifs à mettre en place pour répondre à cette problématique,

l’équipe de communication a étudié et identifié les différentes cibles auxquelles le CESER

devait s’adresser.


Diagnostic

Cible Raisons de toucher cette cible Type de communication

Cœur de cible

Conseillers du CESER

- Acteurs du CESER

- Représentants de la société

civile

- Représentants le CESER en

tant que Relai d’opinion et

canaux de diffusion d’image

Communication interne

Directeurs, Chefs de

Services, Chargées de

Missions

- Représente les études

traitées

- Relais d’opinion

Communication Interne

Elus - Décisionnaires des études Communication interne

& externe

Cible secondaire

Les Institutions publiques - Besoin d’information Communication externe

Citoyens

- Besoin d’information

- Besoin de connaître

l’existence du CESER

Communication externe

En prenant conscience des leviers, des freins présents et des cibles à toucher, divers

moyens ont été préconisé pour répondre aux attentes et objectifs du CESER.

Ci-dessous, vous trouverez la présentation des actions mises en place en communication

interne puis en communication externe.

Mais pour tout type de communication, le service s’est avant tout, mis d’accord sur une

identification graphique pour, d’une part accroître sa notoriété et d’autre part consolider le

lien entre le CESER et le Conseil Régional.

Le logo du Conseil Régional et celui du Conseil Economique Social et Environnemental ont

été associé.


Logo du CESER

*

*

A partir de ce logotype, la communication interne et externe peut être développée.


3- La présentation générale des moyens utilisés en

communication interne et externe

Diverses opérations ont été mises en place afin de restructurer et dynamiser cette

assemblée.

D’un point de vue interne, les modes de communication utilisés permettent de toucher notre

cœur de cible, afin qu’il y ait une transparence et une efficacité dans la diffusion de

l’information.

Plusieurs dispositifs sont alors développés.

Tout d’abord, une action Edition qui permet de connaître l’information par le biais de

l’affichage interne, d’un agenda en ligne permettant de connaître les jours et lieux de

réunions, et de garder une trace de la réunion par la rédaction d’un rapport, avis ou compte-

rendu qui leur sera distribué.

Mais, la communication interne doit s’élargir en proposant de nouveaux supports de

communication comme :

Un livret d’information utilisé comme un guide du CESER permettant aux conseillers de

mieux connaître l’institution et son règlement,

Une base de données à jour afin de permettre l’envoie des convocations des réunions ou

plénières par commissions ou collèges,

Le trombinoscope du CESER permet de connaître l’identité, la fonction de chaque

conseiller du CESER et les informations importantes à savoir. Il permet d’échanger plus

facilement avec les conseillers mais aussi de présenter les acteurs de l’assemblée avec

l’extérieur,

La présence d’un guide méthodologique à destination des chargées de missions et

secrétaires de commissions afin qu’elles puissent présenter leurs travaux.

Enfin, pour renforcer le lien entre le Conseil Régional et le Conseil Economique, Social et

Environnemental Régional, un espace peut être destiné au CESER sur l’intranet du Conseil

Régional pour expliquer et définir cette deuxième Assemblée Régionale.

Une action en évènementiel interne est également réalisée afin de connaître les projets

soumis aux votes.


D’un autre point de vue, la communication externe multiplie les actions pour toucher les

différentes cibles et accroître la notoriété de l’institution.

Ainsi, en développant les outils multimédia plusieurs actions ont été mises en place :

Mise à jour des bases de données : Mails, Professions, Coordonnées et Commissions

des Conseillers ou acteurs du CESER,

Dynamiser le site internet, avec le webmaster du CESER, l’équipe a réalisé une refonte

du site internet: www.ceserpaca.fr.

La présence d’une action Edition est là encore indispensable avec la création d’un Magazine

nommé « CESER Info » pour présenter les actions du CESER.

Enfin, une action évènementielle et relation presse est mise en place dans l’objectif de

dynamiser le CESER et d’accroître sa notoriété.

Petits déjeuners,

Décentralisations des Assemblées Plénières,

Présentations du CESER aux organismes socioprofessionnels,

Objets publicitaire,

Colloques thématiques.

D’autres actions ont été réalisées ou sont en cours, mais toutes ces actions doivent

éventuellement respecter le budget annuel et être inscrites dans un cahier de charges.

La mise en œuvre de la stratégie de communication du Conseil Economique, Social et

Environnemental a été réalisée en 2 ans.

Rattachée au service de communication du CESER pendant plus de 3 mois et, n’ayant pas

l’expérience requise pour manipuler avec soin la communication externe qui tourne autour

du monde politique, je me suis occupée de mener à bien les différentes actions de

communication interne.



II- Les Missions

1- L’équipe de communication au sein du CESER

Afin de bien connaître la structure pour laquelle nous agissons, et après avoir fait des

recherches en amont, il faut bien sur connaître et observer l’ambiance de travail qui nous

entoure. Mes premières missions de communicante m’ont permises de m’adapter à

l’atmosphère et au rythme du CESER.

Sous la responsabilité de Monsieur Pascal CARRANO, j’effectuais diverses missions en tant

qu’assistante de communication en échangeant avec le responsable de communication du

CESER, ou en collaboration avec son assistante, Madame Michèle CRISTINEL . Monsieur

Patrice COUPIER, Webmaster du service, m’a montré à plusieurs reprises la pratique et les

manipulations à effectuer pour toutes insertions et modifications nécessaire afin de tenir le

site à jour. (www.ceserpaca.fr) Annexe n°1


2- Les Missions Confiées

En communication interne

Avant de vous expliquer les différentes tâches réalisées, je vous présente le planning des

missions réalisées pendant la durée de ma présence au sein de cette équipe.

Légende :

- Les zones coloriées définissent le temps de l’action de la mission

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Retro-planning des missions


a. Réalisation du Livret d’Accueil destiné aux Conseillers

Lors de mon entretien, Monsieur Pascal CARRANO, responsable de la communication au

CESER, m’a demandé de revoir les dispositifs mis en place pour accueillir les nouveaux

conseillers dès leur arrivée au sein de l’Assemblée Régionale.

En effet, chaque année de nouveaux conseillers remplacent ceux dont le mandat est

terminé. Afin qu’ils puissent s’intégrer rapidement et qu’ils prennent connaissance de toutes

les démarches nécessaires à effectuer si besoin est, il est important qu’ils puissent avoir

recours à un livret d’accueil. Ce dernier est un outil indispensable sur lequel les conseillers

pourront s’appuyer pendant la durée de leur mandat. Ainsi, à partir d’une base

d’informations, j’ai eu pour mission de réaliser le livret d’accueil « Guide du Conseiller »

destiné aux conseillers. Annexe n°3

Commencer mon stage par la réalisation de ce guide, a été une force afin de comprendre

plus clairement le fonctionnement de cette institution, et toutes les formalités nécessaires à

effectuer.

b. Réalisation et modification du Trombinoscope

Les conseillers étant nombreux, il est important que chacun d’entre eux puisse avoir recours

à un trombinoscope comportant leur identité et l’organisme socioprofessionnel par lequel ils

ont été désignés au CESER. Ce trombinoscope existant déjà, Monsieur CARRANO m’a

proposé de le remettre à jour, et de trouver une solution afin que celui-ci soit moins lourd

pour que les modifications soient faciles et les erreurs évitées. Annexe n°4

En essayant de trouver une solution à ce problème tout en respectant les contraintes

données, les logiciels Word et Excel ont été utilisés. Mais, finalement, c’est sous Word que le

document a été traité grâce à une manipulation tableau-photo plus accessible.

Le trombinoscope est un document important, il faut alors faire attention à la manipulation de

l’identité de chaque conseiller et de l’organisme qu’il représente afin de ne pas les

confondre.


c. Aide à la confection du Bilan de Mi- Mandature

Tous les 3 ans, à la fin du mandat du Président, et à la mi- mandature des conseillers un

bilan est effectué sur les 3 années qui viennent de s’écouler. Ce magazine comprend :

Une interview du Président du Conseil Economique, Social et Environnemental de

Région,

La présentation de l’institution,

Le bilan total,

La création de fiches sectorielles par commissions présentant les chiffres clés, les

membres de la commission, les études réalisées, les mentions d’autres d’études antérieures,

et les remerciements des organismes ayant contribué à l’élaboration des études lors des

auditions.

Ce bilan de mi- mandature permet aux conseillers et à tous les participants des réunions de

connaître les études réalisées pendant ce mandat.

d. Mise à jour de la base de données

La mise à jour de la base de données du CESER est un travail que j’ai effectué suite à la

recherche d’informations sur les conseillers pour la réalisation du bilan de mi- mandature.

J’ai alors travaillé en collaboration avec la responsable administrative et l’assistante du

Président et du Secrétaire Général afin de coordonner les fichiers existants concernant les

informations nécessaires.

Ces fichiers comportent :

Noms & Prénoms des Conseillers,

Adresse, N° de téléphone,

Email,

Commissions auxquelles ils assistent.


e. Participation aux évènements du CESER

Séance plénière en présence de la Ministre Madame Lebranchu, Ministre de la réforme

de l’Etat, de la Décentralisation, et de la Fonction Publique

Séance plénière du 26 Juin 2013


3 . Les méthodologies de travail

a. Réalisation du Livret d’Accueil à la destination des Conseillers

Régulièrement, au sein de cette institution, de nouveaux conseillers arrivent pour remplacer

les conseillers qui ont fini leur mandat. Ainsi, pour qu’ils puissent s’intégrer facilement et

trouver leurs repères il est important que toutes les informations du CESER leurs soient

communiquées.

Il m’a été proposé de réaliser le « Guide du Conseiller » pour les conseillers, Annexe n°3. En

solution à une communication interne complète, réaliser ce guide dès ma première mission

m’a permis de mieux connaître l’environnement dans lequel j’allais travailler durant plusieurs

mois.

Ce guide a été réalisé en plusieurs étapes :

- Recherche des informations,

- Triage du contenu,

- Réalisation du document.

A partir du site internet de l’institution, www.ceserpaca.fr, des

documents mis à ma disposition, tel que le règlement intérieur, j’ai

pu effectuer un premier plan pour regrouper les idées principales.

Nous prenons les informations nécessaires pour répondre à un maximum de questions,

c’est-à-dire répondre à la demande des nouveaux conseillers, et mettre, également, des

informations dont ils sont obligés de connaître leurs existences, tout en évitant la répétition

avec les autres supports, et brochures qui leurs sont déjà proposées. C’est donc un travail

rigoureux et complexe qui se prépare pour la réalisation de ce document.

Après avoir noté les questions auxquelles je n’avais pas de réponse, je suis allée à la

rencontre des conseillers pour leur présenter mon projet et connaître les questions et

interrogations qu’ils se sont posées à l’arrivée de leur mandat.

Puis, pour connaître les besoins des conseillers lors des réunions et les questions

quotidiennes que reçoivent les chargées de missions, secrétaires de commission sans



oublier la responsable administrative, j’ai préparé en amont, des questions et des remarques

qui m’interpellaient. Ensuite, j’ai organisé des entretiens avec le service d’étude afin d’avoir

un échange avec les personnes intermédiaires entre les conseillers et le CESER.

Ci-dessous, voici les entretiens effectués.

Dates des entretiens avec le Service d’étude

Entretiens Jours

Questions Quotidiennes Notes à faire savoir

Chargées de Missions

Secrétaires de Commissions

ALBARRAZIN Diane BONO Marianne Vendredi 8 Mars

2013 - Les commissions

existantes

- Les présences aux

commissions

- Où se procurer le

règlement intérieur

MONDIET Marie-Claude

SANGUINETTI Brigitte

Vendredi 8 Mars

2013

CHAMAYOU

Pascale BARGE Caroline Lundi 11 Mars 2013

RABIH Léa MAYEN Nadia Mardi 12 Mars 2013

SABAS Virginie BAUX Amandine Jeudi 14 Mars 2013

Responsable Administrative

Secrétaire du Président et

Secrétaire Général

PIAZZA Yvette CIMMA Michèle Mardi 12 Mars 2013

- Fonctionnement

indemnités &

remboursements

- Gestions des papiers

en retard

Suite aux entretiens avec les différentes chargées de mission et secrétaires de commission,

j’ai structuré ces informations, le plan est alors venu facilement en présentant tout d’abord,

une partie du CESER et de son équipe et en mettant par ordre d’importance les questions

auxquelles il est nécessaire d’avoir une réponse juste et complète. Les grandes parties sont

alors posées sous forme de questions, ce qui permet d’être plus proche du conseiller pour

qu’il se serve du guide comme un repère au sein du CESER.

Ainsi est venu le moment de mettre et ajuster le contenu. Le texte doit être écrit dans un

langage courant et professionnel, car nous nous adressons à des personnes importantes de

la société civile qui représente un organisme. Les réponses doivent être claires et précises et

les notes importantes visibles. C’est alors un long travail d’analyse, de rédaction et de

présentation qui se met en place.


Le travail d’analyse et de rédaction concernent les formalités et les questions posées mais le

petit plus de ce guide est l’explication des données en accord avec l’air du temps comme

l’explication du site web, du calendrier internet avec les prochaines réunions et l’application

« CESER » pour les conseillers munis d’un système informatique.

La réalisation de ce guide s’est faite à l’aide du logiciel Word.

Pour réaliser ce document, il est important de constituer 3 dossiers :

Un dossier contenu

Un dossier photo

Un dossier image

Ces 3 dossiers permettent de structurer le montage du document pour ne pas commettre

d’erreur et attribuer chaque photo ou image à un paragraphe précis.

Une fois que les images et les photos sont accordées, il y a un point moins attrayant mais

très important lors de la présentation d’un document, c’est sa mise en page. Pour qu’un

document donne l’envie d’être lu et regardé, il est important de jouer sur ces petits détails qui

feront la différence. Cette partie m’a alors pris beaucoup de temps afin que tout le document

soit ajusté et correct et à l’image du CESER.

Planning de la réalisation du Livret d’Accueil

Mars Avril Mai

S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19

Recherche des informations Recherche & Réalisation du

« Guide du Conseiller »

Mise en page et validation

du « Guide du Conseiller »

Pour la réalisation de ce guide, le responsable de communication, m’a totalement fait

confiance, je lui présentais l’avancée de mon travail au fur et à mesure de la construction du

plan et du contenu, en lui faisant part de mes propositions ainsi que de mes interrogations,

en échange il me donnait beaucoup de conseils et m’a guidé dans ma démarche. La suite

des missions qu’il m’a confiées se sont déroulées sous le même esprit de travail.


b. Réalisation et modification du Trombinoscope

Le trombinoscope est un document permettant de connaître l’identité et les informations de

chaque personne formant le CESER. Suite à la demande de mon tuteur de stage, j’ai réalisé

et modifié le trombinoscope simplifié des conseillers. Ce trombinoscope comporte la photo,

le nom et l’organisme dont ils font partis.

Ce document doit être mis à jour facilement et rapidement, car les mandats des conseillers

ne commencent pas tous en même temps.

Le trombinoscope a été réalisé sous Word, à partir du dernier trombinoscope mis à jour (Mai

2012).

Après m’avoir expliqué et défini la tâche que je devais effectuer, le responsable de

communication m’a fait part des contraintes à

respecter:

Même présentation : Triptik

Même disposition que l’ancien trombinoscope,

Modifier ou remplacer les conseillers,

Ranger les conseillers par ordre alphabétique,

Réduire le poids du document.

Pour ne perdre aucune donnée, j’ai enregistré par collège chaque photo de chaque

conseiller en indiquant ci-dessous le nom et prénom de celui-ci.

Quelques conseillers figurant sur l’ancien trombinoscope ne faisant plus parti du CESER

actuellement, j’ai donc dû réaliser une recherche interne, afin de connaître les conseillers

remplaçants. C’est alors avec l’aide du secrétariat général et les dossiers mis à ma

disposition que j’ai pu effectuer cette mise à jour.

Après avoir pris connaissance des nouveaux conseillers et des organismes qu’ils

représentent, j’ai pu commencer à tester de différentes manières toutes les possibilités pour

répondre à cette problématique sur différents logiciels. Après un entretien avec Monsieur

CARRANO, nous avons décidé de réaliser le trombinoscope sous le même logiciel : Word.

Pour chaque demande une solution a été apportée ou trouvée en fonction des contraintes.


En effet, grâce à l’insertion d’un tableau, la même mise en page a été respectée et cela m’a

permis de gagner de la place sur le poids du fichier mais également de structurer plus

facilement ma page pour la modification ou suppression des conseillers.

Ensuite, l’insertion des photos a été une étape plus réfléchie, car le poids d’une photo alourdi

le poids du document. Les photos de chaque conseiller ont alors été compressées, une fois

en extérieur et une fois au sein du document en respectant les dimensions que nous avions

décidées.

Le logiciel sous lequel nous avons mis en place ce document, ne nous a pas permis de

trouver une solution au sein de ce même fichier. Nous avons résolu ce problème en

préparant en amont, la liste des conseillers par ordre alphabétique. Ce problème n’est que

minoritaire car le mandat des conseillers ne prend pas fin à la même date, ce qui n’engendre

pas de grande gêne pour l’intégration des données.

Le problème majeur, le poids du fichier, a donc été résolu en passant de 150 Mo à 5Mo.


c. Aide à la confection du Bilan de Mi- Mandature

Les prochaines élections du Président et de l’Assemblée du CESER se tiendront au mois

d’octobre prochain. De fait, un bilan de mi-mandature se prépare afin d’avoir une prospective

sur le travail du CESER au cours de ces 3 dernière années. En effet, ce

bilan correspond à la moitié de la mandature des conseillers (6 ans), et à

la fin du mandat du Président (3 ans).

Ce bilan est présenté sous forme de magazine, avec le mot du Président

et une interview de chaque Président de Commissions, les chiffres clés,

les conseillers de chaque commission, les études réalisées et les

remerciements. J’ai alors aidé le Responsable de Communication, à

rechercher des informations pour réaliser ce magazine.

Avant de réaliser les différentes tâches que l’on souhaitait m’adresser, j’ai pris connaissance

de la composition des derniers bilans de mi-mandature.

Je devais réaliser la fiche des études produites des commissions entre l’année 2010 et 2013.

Ainsi cette étude se trouve à la dernière page du bilan de mi-mandature. Il est composé de 7

colonnes :

Commissions

sectorielles

Le titre désignant

l’Etude réalisée

pendant les 3

dernières années du

mandat

Le rapporteur de

la commission

Le type de saisine

« saisines

obligatoire »

« saisines»

« auto-saisines »

Le type de

document

Avis /

Rapport

Le vote lors

des séances

plénières

Date

du

vote

J’ai, grâce au disque dur interne du service, récupéré toutes ces informations. Afin que le

conseiller puisse se rappeler les études votées, les avis ainsi que les rapports triés par

commissions. C’est alors en échangeant avec les chargées de missions et en prenant

connaissance des études que la maquette de cette page s’est construite.

Des entretiens avec chaque chargée de missions accompagnée de la secrétaire de

commission ont été organisés. Nous avons définies pour chaque étude le type de saisine.

Mettre en place les rendez-vous selon la disponibilité de chacune et selon le délai accordé

pour effectuer cette tâche a été ma principale difficulté.


Dans une institution comme dans une entreprise, il est important d’adapter son travail selon

la disponibilité de ses collègues, tout en étant efficace malgré le manque d’information pour

continuer. Une bonne gestion et organisation de la mission permet l’avancée du travail.

Cette analyse m’a également permis de mieux comprendre le travail effectué par les

chargées de mission et les secrétaires de commission ainsi que la réflexion et l’échange des

conseillers lors des réunions. Annexe n°2

Une fois ce travail finalisé, j’ai pu adresser la maquette à mon responsable afin que celui

l’ajoute à l’ensemble des pièces constituant le bilan de mi-mandature. Par la suite, le bilan

sera adressé à notre agence pour la réalisation de ce magazine.

Grâce à la réalisation du bilan, j’ai pu observer et contribuer au déroulement de la fabrication

d’un magazine, de la recherche des éléments à la distribution du magazine en passant par

les rendez-vous avec le concepteur rédacteur. Cette opération est renouvelée plusieurs fois

dans l’année au sein du CESER, car la distribution des magazines est un atout de la

communication interne et externe de notre institution.

Toujours dans l’objectif de réaliser le bilan de mi-mandature, ma deuxième mission a été de

rechercher et classer les études réalisées, ainsi que les conseillers qui ont participés

pendant ces 3 années à la réflexion et aux votes des projets.

Dans le bilan, une double page est adressée à chaque commission. Cette page comporte

donc les 3 recherches que je devais effectuer et se conclue par des questions posées au

Président de la commission.

Ainsi, pour connaître toutes ces données, je suis allée à la recherche des dossiers de

chaque mission. Grâce à ces documents et aux calendriers j’ai pu connaître les chiffres clés

des commissions.

En ce qui concerne les études réalisées, c’est grâce à la collaboration avec les chargées de

missions que j’ai pu connaître l’avancée des projets et ceux réalisées.

A travers cette mission j’ai pu échanger avec une équipe de travail et découvrir les projets en

cours pour l’amélioration du mode de vie pour les citoyens de la région PACA.

Ma troisième tâche au sein de cette mission est liée à la mise à jour des données des

conseillers. Pour être plus efficace, j’ai constitué la liste des conseillers appartenant à

chaque commission en vérifiant et en corrigeant les informations que la base de données

comportait.


d. Mise à jour de la base de données

La mise à jour des fichiers a donc été effectuée en parallèle avec la constitution de la liste

des conseillers par commission destinée au bilan de mi-mandature.

En collaboration avec l’assistante du Président et du Secrétaire Général, Madame Michèle

CIMMA et de la responsable d’administration, Madame Yvette PIAZZA, nous avons pu

mettre à jour ces données. En mettant à ma disposition les dossiers papiers des conseillers,

des documents sous Microsoft et les informations figurants dans la boîte mail Outlook, cette

mission a été réalisée avec certaines difficultés.

Il a fallu, dans un premier temps, vérifier que les conseillers actuels soient tous présents

dans les fichiers. Par la suite, j’ai comparé les informations papier et Microsoft de chaque

conseiller, lors de l’apparition d’incohérence entre les fichiers, une nouvelle recherche

s’effectuait. J’allais donc échanger avec mes collaboratrices ou j’essayais directement de

joindre les conseillers concernés en vérifiant que leurs coordonnées soient correctes pour

éviter les erreurs de destinataire lors de l’envoi des convocations.

La mise à jour des données est un travail demandant plusieurs compétences comme être

précis, organisé, à l’écoute, et patient.

Lors de cette mise à jour plusieurs difficultés sont apparues :

Impossibilité de connaître les bonnes commissions choisies par le conseiller

Impossibilité de joindre le conseiller en question

Données incorrectes

Pour remédier à cette problématique, c’est en étant patient et en faisant de nouvelles

recherches qu’une solution a été apportée pour tous nos contacts erronés.

Ainsi, une fois les données justes, j’ai pu compléter les informations manquantes sur

Outlook, modifier les adresses mails organisées par commissions afin que les conseillers

puissent recevoir la bonne convocation pour les prochaines réunions. J’ai terminé cette

mission en complétant la liste des conseillers par commission et ainsi de terminer ma tâche

sur le bilan de mi-mandature.

A la suite de ces missions, la messagerie internet et les informations à connaître sur chaque

conseiller était à jour, la maquette du bilan de mi-mandature a alors été proposée au

responsable de communication.


Cette mission s’est déroulée sur une période d’un mois environ, ci-dessous vous trouverez

l’organisation et la manière dont la gestion de cette mission s’est effectuée.

Rétro-planning de la mission

Juin Juillet

S24 S25 S26 S27

Vérification des

données

Recherche des informations manquantes pour

chaque conseiller

Fichier validé

avec l’accord de

mes

collaboratrices

Présentation de la

maquette au

responsable de

communication

Difficultés rencontrées Recherche

de solutions Dispositif mis en

place


e. Participation aux évènements du CESER

Environ, tous les 2 mois, une séance plénière est organisée afin de présenter à l’assemblée

les avis émis en commission. A l’issu de cette séance, présidée par Monsieur Jean Paul VITI

et de l’ensemble des conseillers, les avis sont votés.

Cette séance est un évènement au sein du CESER, en effet, après la réunion de chaque

collège tous les conseillers du CESER se retrouvent dans l’hémicycle du Conseil Régional

pour assister à cette séance obligatoire.

Accueillis par un petit déjeuner, les conseillers prennent place au sein de l’hémicycle après

avoir signés la feuille d’émargement auprès de la responsable d’administration. Après avoir

pris connaissance de l’ordre du jour, présentation des avis qui vont être traités durant la mi-

journée, la séance commence.

C’est le Président du Conseil Economique Social et Environnemental de notre Région qui

coordonne cette séance avec la lecture de l’avis par le rapporteur désigné lors de la

commission et des interventions de différents organismes si besoin.

Séance plénière en présence de Madame la Ministre Lebranchu

Lors de ma présence au CESER, j’ai eu la chance d’assister le 16 Mai 2013 à ma première

séance plénière en présence de la Ministre Madame Lebranchu, Ministre de la réforme de

l’Etat, de la Décentralisation, et de la Fonction Publique. Cette intervention est une première

pour le CESER Provence-Alpes-Côte d’Azur et pour Madame la Ministre. C’est donc un

évènement important qui s’est préparé et déroulé au sein de cette institution.

Madame la Ministre Marylise LEBRANCHU s’est déplacé pour parler de la réforme de

décentralisation et de la fonction publique aux conseillers du Conseil Economique, Social et

Environnemental soit une loi pour les usagers, les contribuables et les citoyens.

Madame La Ministre Marylise Lebranchu accompagnée

du Président du CESER, Jean-Paul Viti


Après une présentation de la réforme, un échange s’est effectué entre les conseillers porte-

paroles des collèges et la Ministre.

L’organisation de cet évènement se déroule de la même manière qu’une séance plénière. Le

responsable de communication contacte le service de communication de la Ministre pour

que tout soit organisé et mis en place selon la disponibilité du ministre.

En effet, lors des interventions de personnalités, le protocole doit être respecté. Le service

de communication se charge alors de vérifier que tout soit bien respecté comme la présence

du tapis rouge et des drapeaux dès l’entrée au Conseil Régional, la préparation du cadeau

qui lui sera offert, et de convier à cette séance, les personnes de la région ayant un lien avec

cette démarche ainsi que les journalistes par le biais de l’agence des relations presse du

CESER.

Ainsi, à coté de Madame La Ministre se trouvait le Préfet de Région et bien sûr Monsieur le

Président du CESER.

Lors de l’arrivée de la personnalité, le responsable de communication est mis en contact

avec le service du protocole de la Ministre pour assurer la sécurité, la gestion et le

déroulement de cet évènement.

Pour les conseillers, cette séance se déroule de la même manière que les autres. Après

avoir fait part de leur présence, ils prennent place dans l’hémicycle du Conseil Régional.

La communication joue un rôle important après cet évènement. Nous avons communiqué

auprès de nos conseillers et du Conseil régional par un hors-série du magazine « CESER

Info » que vous trouverez en Annexe n°5.

Après de grands évènements, la communication doit être très rapide. Il faut communiquer

dans un délai court afin que cette intervention soit encore d’actualité.

Ce magazine sera distribué aux conseillers lors de la prochaine séance plénière, dans un

mois à peine.


Madame la Ministre Lebranchu, & Monsieur Viti, Président du CESER

C’est alors en écrivant le déroulement de cette intervention que le hors-série a été présenté :

Le mot d’accueil du Président,

Le mot de remerciement et de l’annonce du sujet abordé lors de cette intervention par la

Ministre ainsi que les actions qui vont être mis en place,

Puis l’échange entre l’assemblée et la ministre.


Distribution 200 Impressions

Validation du service de

communication, secrétaire général

et président

Propositions de la maquette du

Hors-série

Rendez-vous avec le

concepteur rédacteur

Mise en forme Maquette

Prendre connaissance des

discours / questions échangés

Evènement

Organisation et planning pour la réalisation du Magazine Hors-série.

Séance plénière du 26 Juin 2013

Un mois après, une deuxième séance plénière s’organisait, celle-ci concernait le vote des

avis. Cette séance était représentative des séances plénières habituelles. Ainsi, un dossier

avec l’ordre du jour était à récupérer avant de s’installer. Les conseillers ont également reçu

le magazine « CESER Info Hors-série » réalisé suite à l’intervention de la Ministre de la

réforme décentralisation.

Le service de communication intervient lors de ces séances à différents niveaux :

Relations Publiques : accueil des personnalités extérieures

Relations Presse : accueil des journalistes présents

Logistique : micro, bouteilles d’eau, photographe, noms des personnalités et invités

visibles

Accueil des conseillers : distribution de l’ordre du jour et des avis présentés.

Séance plénière du 16 Mai 2013

15 Mai 2013 25 juin 2013 1er Juin 2013 15 Juin 2013


III. Bilan et Compétences acquises

1- La théorie & la pratique

Mes missions effectuées au sein du service de communication du Conseil Economique,

Social et Environnemental Régional ont permis à l’institution de mettre en place les dernières

actions manquantes en communication interne. Ainsi grâce à la réalisation de ces supports,

le CESER est prêt à accueillir les prochains conseillers dès le renouvellement du mandat en

Octobre 2013.

Ainsi dans une institution, la place de la communication est complexe, car elle touche des

cibles totalement différentes, politiciens, représentants d’organismes, citoyens. C’est donc

une stratégie de communication particulière qui doit se mettre en place afin que les actions

soient en cohérence avec la cible à toucher pour que l’institution puisse accéder à ses

objectifs. Les enjeux étant importants pour la société civile, la communication est

indispensable quant à l’image de l’institution.

Ainsi, en intégrant le service de communication du CESER, j’ai pu constater grâce à mes

missions qu’une stratégie interne se met en place pour répondre aux demandes et aux

besoins des cibles. La communication est alors au centre de toutes les démarches en faisant

part de toutes les informations non confidentielles.


Grâce à ce stage, j’ai ainsi pu mettre en pratique les conseils donnés par nos professeurs

tout au long de l’année. Mais plus particulièrement, la communication interne et

l’évènementiel, deux manières de communiquer que je côtoyais quotidiennement.

La communication interne a été une partie importante sur laquelle j’ai travaillé. Après avoir

pris connaissance de l’atmosphère et de la manière de travailler au sein du CESER et grâce

au cours et aux mises en situation effectuées, j’ai pu réaliser la mission la plus importante :

la réalisation du Guide des conseillers. Cette mission a été conçue peu de temps après avoir

rendu le projet du Livret d’Accueil destiné aux professeurs et élèves de l’école ECS-IEJ. Ce

projet a été réalisé pendant le cours de Madame Bouchra Benteta.

Ainsi, en mettant ses conseils en pratique, j’ai ainsi pu réaliser le guide du conseiller sous la

problématique suivante : Comment et dans quelle situation le conseiller peut-il avoir recours

à ce document ? Grâce à cette problématique et au cas pratique réalisé, j’ai essayé de

construire un plan solide pour ce document indispensable.


2- Les problèmes rencontrés et les solutions mises en place

Durant ce stage, j’ai rencontrés divers problèmes à travers les missions confiées. Des

problèmes concernant :

L’utilisation des logiciels.

Dans ce cas, soit je cherchais une solution par mes propres moyens, soit en échangeant

avec le responsable de communication, nous essayions de trouver des solutions ou nous

changions de méthodes quand le logiciel ne pouvait répondre à notre problème.

La mise en place du planning.

Pour certaines missions, je vous ai fait part dans la partie II, des difficultés que j’ai pu

rencontrer afin d’organiser des rendez-vous selon la disponibilité de chacun.

Je souhaitais rencontrer toutes les chargées de mission et les secrétaires de commission

afin de connaitre leurs attentes, leurs demandes et les questions qu’elles rencontraient au

quotidien. Ce rendez-vous était important pour la construction de ce dossier. Mais sa mise

en place n’a pas été facile, je les ai alors contactées par e-mail afin de connaître leurs

disponibilités et proposé des dates pour un entretien avec elles. J’ai eu la chance d’obtenir

un entretien avec chaque chargée de mission accompagnée de la secrétaire de commission,

malgré quelques réunions reportées à la dernière minute. Mais cela m’a permis de m’adapter

et de m’organiser différemment dans mon travail.

La gestion du temps

Le dernier problème dont je vous ferai part dans ce rapport est un problème de délai. Par la

réalisation de certaines petites missions, j’ai parfois manqué de temps pour conclure mes

dossiers. C’est alors une course contre la montre qui commençait. J’ai ainsi réfléchi à la

manière de se positionner face à ces dossiers, 2 possibilités se sont alors présentées :

- La première concerne l’organisation dans l’emploi du temps, faire un planning en

début de semaine afin d’être mieux organiser et commencer par le dossier le plus urgent.

- La seconde est comment travailler efficacement quand le dossier arrive à la dernière

minute ? Je résolvais ce problème en faisant une analyse rapide de son contenu, en

synthétisant et privilégiant les étapes importantes et notes à fournir.


Ce problème est, certes, un problème que j’avais rencontré auparavant et que je

rencontrerai dans d’autres situations, mais il était important pour moi de vous en faire part

car c’était une première pour moi dans un contexte professionnelle et une atmosphère

différente.


3- Bilan et Compétences

J’ai ainsi pu acquérir une première expérience professionnelle, mais aussi enrichir de

nouvelles compétences. Grâce à l’environnement, mes recherches, mes missions et aux

difficultés rencontrées, j’ai pu établir une liste de l’acquisition de mes nouvelles

compétences pour mon savoir, mon savoir être et mon savoir-faire.

Savoirs acquis :

Culture de l’institution

Identifier les besoins de communication au sein de l’institution

Connaissance du service de communication du CESER

Les besoins et attentes du CESER

Savoir-faire acquis :

Travail en équipe

Communication

Mise en place de nouveau projet

Construire un projet d’équipe

Créativité et réactivité à travers les missions

Savoir-être acquis :

Polyvalence

Relationnel

Persévérance

Développement de la curiosité

Sens du contact et des responsabilités lors des groupes de travail.

Difficultés rencontrées :

Utilisation des logiciels Microsoft

Respect des délais

Organiser des réunions selon la disponibilité


Conclusion

En conclusion, ce stage m’a permis d’avoir une première expérience professionnelle en

communication. Au sein de cette institution, j’ai acquis de nouvelles compétences et appris

beaucoup sur le monde du travail. J’ai ainsi enrichi mon savoir en découvrant cette nouvelle

institution, mon savoir-être grâce à cette équipe qui m’a entourée et mon savoir-faire par

l’acquisition de nouvelles méthodes de travail et de nouvelles maîtrises de logiciels.

Pour qualifier ce stage, j’emploierai deux termes : responsabilité et confiance. Grâce à la

confiance que Pascal CARRANO m’a accordée dès le début du stage, j’ai pu proposer de

nouvelles idées et mettre en place des moyens de communication interne.

Ce stage m’a certifiée dans le choix de ma nouvelle orientation, la communication. Malgré un

stage trop court pour m’initier et comprendre le fonctionnement politique en lien avec la

communication, toucher à la communication interne d’une institution m’a permis de faire mes

premières pas dans la communication. Ce stage a été très enrichissant et agréable, mais par

la suite et avec des stages plus long, je souhaiterais découvrir la communication externe

d’une institution.

Je suis heureuse d’avoir pu aider le Conseil Economique Social et Environnemental

Régional Provence-Alpes-Côte d’Azur afin de mettre en place tous les modes de

communication souhaités par le responsable de communication pour les prochaines

élections du CESER se déroulant en Octobre.


Table des matières

REMERCIEMENTS ............................................................................................................................................ 2

SOMMAIRE ......................................................................................................................................................... 3

INTRODUCTION ............................................................................................................................................... 4

I. LE CONSEIL ECONOMIQUE SOCIAL ET ENVIRONNEMENTAL REGIONAL ............................ 6

1- LA PRESENTATION DE L’INSTITUTION ............................................................................................. 6

2- LE CONSTAT ET LE DIAGNOSTIC DE LA PROBLEMATIQUE DE LA STRATEGIE GLOBALE

DE COMMUNICATION ................................................................................................................................... 11

3- LA PRESENTATION GENERALE DES MOYENS UTILISES EN COMMUNICATION INTERNE

ET EXTERNE ...................................................................................................................................................... 14

II- LES MISSIONS......................................................................................................................................... 16

1- L’EQUIPE DE COMMUNICATION AU SEIN DU CESER ................................................................. 16

2- LES MISSIONS CONFIEES ...................................................................................................................... 17

3 LES METHODOLOGIES DE TRAVAIL ................................................................................................. 22

A .REALISATION DU LIVRET D’ACCUEIL A LA DESTINATION DES CONSEILLERS ........................... 22

B. REALISATION ET MODIFICATION DU TROMBINOSCOPE ................................................................... 25

C. AIDE A LA CONFECTION DU BILAN DE MI- MANDATURE .................................................................. 27

D. MISE A JOUR DE LA BASE DE DONNEES .................................................................................................... 29

E. PARTICIPATION AUX EVENEMENTS DU CESER ...................................................................................... 31

III. BILAN ET COMPETENCES ACQUISES ............................................................................................... 35

1- LA THEORIE & LA PRATIQUE ............................................................................................................. 35

2- LES PROBLEMES RENCONTRES ET LES SOLUTIONS MISES EN PLACE ................................... 37

3- BILAN ET COMPETENCES .................................................................................................................... 39

CONCLUSION .................................................................................................................................................. 40

ANNEXES ........................................................................................................................................................... 41

ANNEXE N°1 EQUIPE DU CESER ..................................................................................................................... 42

ANNEXE N°2 AVIS &COMPTE RENDU ......................................................................................................... 41

ANNEXE N°3 GUIDE DU CONSEILLER .......................................................................................................... 41

ANNEXES N°4 TROMBINOSCOPE ................................................................................................................... 98

ANNEXES N°5 «CESER INFO» ............................................................................................................................ 41

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