Projet Espace Culture Multimédia Guillaume FORGET - MST206

Rapport d'avancement (au 26 mars 2007)

Sommaire

Rappel du projet et clarification..............................................................2

Etat d'avancement des tâches................................................................4

Gestion financière...............................................................................12

Ressources humaines..........................................................................16

Documents de projet et de communication............................................ 17

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Rappel du projet et clarification

L'association, en l'état actuelL'association Music No made a pour objectif la mise en œuvre de projets culturels et musicaux afin de valoriser la diversité des cultures. Elle souhaite promouvoir la création artistique et musicale en travaillant en relation avec les différents acteurs culturels de la région. Elle propose des stages de musique assistée par ordinateur (MAO) et réalise des bandes sons, jingle, habillages et effets sonores.

Objectif de l’espace multimédia culturelLe but de l’installation d’une telle structure sur Arles est de mettre en œuvre des actions et des programmes de sensibilisation, d’initiation et de formation au multimédia à partir de contenus culturels, éducatifs et artistiques et de projets d’usages de ces technologies afin de réduire la « fracture numérique ».

Pour qui ?● les débutants, les initiés, les plus expérimentés

● les écoles, les acteurs sociaux, les associations, les compagnies

● les artistes, les amateurs, les passionnés…

Pour quoi faire ?● Produire des documents multimédia courants et utiliser des outils

de communication

Exemples : bureautique, messagerie, Internet

● Produire des fichiers multimédia axés sur la communication

Exemples : affiches, tracts, blogs…

● Former et accompagner à la production de supports audio visuels

Exemples : site web, jingles, animations, films (type logiciels de montage Premiere, Final Cut Pro,...)

● Former et accompagner à la production d'oeuvres artistiques musicales

Exemples : création de documents sonores originaux assistés par ordinateur, composition avec l'aide de l'outil informatique (type Logic Audio, Cubase, Reason)

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4 niveaux, 4 types d’activités différentes et complémentaires.

Budget initialLe plan de financement initial s'est essentiellement basé sur les estimations des coûts d'équipement. En effet, l'association ayant misée sur la prise en charge des frais de locaux et frais d'énergie par la ville d'Arles, ces coûts ont été négligés dans le chiffrage prévisionnel.

L'estimation qui a été faite en Décembre 2006 était de 10.000 €

Durée initiale du projetLe projet (c'est-à-dire jusqu'à l'ouverture des portes au public artésien) avait une durée initiale d'un an, de Janvier 2007 à Décembre 2007. Avec le découpage approximatif suivant :

jan – fév 07

mars à juin juillet à septembre octobre novembre

InitialisationConception et début de réalisation

Réalisation Essai Lancement

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Etat d'avancement des tâchesFin Mars 2007, le planning a été suivi et aucun retard n'a eu lieu dans les tâches jusqu'à aujourd'hui. Cela est signe d'une rigueur satisfaisante concernant les délais à tenir et un certain sérieux dans l'accomplissement des tâches. Cette réussite émane d'une étroite collaboration entre le chef de projet et la présidente de l'association, qui est aussi la responsable de la MOA.

Il a fallu cependant réajuster le planning pour des raisons explicitées plus bas. La phase de réalisation sera repoussée en dépit des efforts menés.

En effet, en l'état actuel, même si des pistes nous sont offertes et si le projet commence à se faire connaître et apprécié au niveau local, il réside 2 problèmes majeurs :

- aucun local pour matérialiser le projet

- la sécurité du financement

C'est pourquoi il nous a été impossible de lancer l'acquisition des produits (prévue pour cette fin de mois de mars).

Les acquis positifs du projet- communication locale du projet

● présentation publique, le 21 Mars 2003 – [voir compte-rendu]

- félicitations, encouragement et soutien du directeur des affaires culturelles

- la CCI du Pays d'Arles considère ce projet comme novateur et structurant, il s'intègre complètement dans le cadre des appels à projets conduits par la CCI du Pays d'Arles « territoires numériques ». http://www.paysdarles-numerique.org/joomla/index.php?option=com_content&task=view&id=16&Itemid=30

● proposition aux élus et acteurs

- promesse d'appui de l'élu aux TIC

- soutient et encouragements de l'élue à la Culture

- après présentation du projet, travail de recherches et d'informations par le directeur du centre social Mas-Thibert d'Arles.

- des alternatives au financement initial

La faiblesse du niveau budgétaire initial (rappelons-le essentiellement basé sur les subventions des collectivités territoriales) a permis de réfléchir aux stratégies de financement possibles pour l'association (voir plus bas). Une solution de stratification de budget a été proposée par le chef de projet, c'est-à-dire un échelonnement des compétences du projet sur 2 ans, permettant ainsi un découpage successif de budgets ( voir [analyse financière]).

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● veille du projet

Un comité de pilotage a été constitué le 10/03 (voir PV réunion du CP N° 1).Deux réunions ont eu lieu : le 10/03 et le 19/3. Cette dernière n'était pas prévue dans le calendrier des réunions de comité de pilotage car elle avait un caractère urgent et avait pour but de rassembler MOE et MOA pour s'entendre sur des stratégies financières et l'évaluation des risques.

Par ailleurs, le responsable de la MOE a du se mettre en position de veille pour recalibrer la planification.

Planning GANTTEn dehors d'une planification générale qui a été proposée en amont du projet,le chef de projet a mis sur pied une première planification détaillée début Mars.Il a été contraint cependant de modifier celle-ci au vu des changements annoncés.

Voici un calendrier global montrant les phases du projet.

- en vert, la phase d'étude (initialisation)

- en rouge, la phase de conception

- en bleu, la phase de réalisation : on constatera d'ailleurs qu'une partie de la réalisation est prévue en parallèle de la fin de la conception. En effet, la fin de la conception porte essentiellement sur les supports de formation.

Pour plus de clarté, consultez le fichier MSProject [ECM_MNM.mpp].

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Planning détaillé avec les jalons et état visuel de l'avancement

Zoom sur la phase d'initialisation

Conformément au calendrier initial, l'étude d'avant-projet a été terminée à la mi-février. Hormis le recueil des besoins de la population, cette étude a été une pièce essentielle à la poursuite du projet, elle a permis de décider quels étaient les produits les plus adaptés pour le projet. Elle a par ailleurs fais apparaître des besoins sous-jacents non anticipés. [consulter l'étude d'avant-projet].

De nombreuses rencontres étaient nécessaires au niveau local en sensibilisant notamment les élus et responsables socioculturels sur le réel besoin et sur l' inscription notable du projet dans les politiques territoriales du numérique.

Zoom sur la phase 1 de conception

A ce jour, la recherche d'intervenants (ou la communication de l'appel à personnes) suit son cours, et comme indiquée prend son terme le 04/04. Les tâches précédentes ont été réalisées dans les temps.

Zoom sur la phase 2 de conception – à venir

Le calendrier initial a été remis en cause en ce qui concerne :

- l'acquisition du matériel et des logiciels ( au départ prévue au plus tard le 26 mars) : cette échéance est décalée d'environ 1 mois. Raisons principales : en attente des réponses des retours des commissions de subventions (CG et CR), en attente des propositions de locaux municipaux.

- La période de recrutement des intervenants ponctuels (pour l'installation des postes et du réseau) s'étendra sur tout le mois de Mai en même temps que le recrutement des animateurs (présents sur le long terme), plutôt que de les distinguer comme ce qui était prévu au départ.

intérêt : fusionner et mutualiser les ressources humaines, engagement à plusieurs, meilleures motivations.

Zoom sur la phase 1 de réalisation & sur la phase 4 de conception – à venir

Vont venir se superposer une première phase de réalisation et la poursuite de la conception entre le 6 juin et le 20 Juin. En effet, à cette période, une équipe d'intervenants (rectangle rouge) aura en charge de mettre en place les postes, les installer et de faire fonctionner les outils acquis. Ils s'appuieront sur la documentation technique découlant du test de configuration unitaire, rédigée par le chef de projet

En même temps, le chef de projet, en plus de superviser l'équipe, procédera à la conception des formations cette fois. Il s'intéressera dans un premier temps aux formations utilisateurs. Il dressera dans un second temps le calendrier des

formations internes des futurs animateurs, prévues pour l'été 2007.

Enfin, rentre un nouvel acteur important dans cette phase (rectangle vert), il s'agit de Téo Gonzales. Celui-ci ne devait apparaître que pour la réalisation du site web du projet et pour la mise en place de l'Intranet (service qui n'était jusque là qu'évoqué). Il aura pour mission supplémentaire de faire la conception de supports utilisateur (documentation, aide, ressources) qui devront être disponibles sur place.

Raison principale : alléger les tâches du chef de projet.

Zoom sur les phases 2 et 3 de réalisation

Comme indiqué plus tôt, Téo Gonzales se chargera des sites Intranet et Internet (la solution CMS a été décidée par le chef de projet, se référer au cahier des charges fonctionnel prochainement en ligne).

A noter qu'une sous-planification devra être élaborée en tant que sous-projet.

Le chef de projet, ayant le savoir-faire requis en terme technique et en terme pédagogique procédera à la formation des animateurs en interne.

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Enfin, à cette période succédera l'ultime phase : la phase de mise en route avec une première période d'essais, permettant ainsi de rectifier si besoin les méthodes, le calendrier hebdomadaire, le système organisationnel mis en place, le rôle et les tâches des animateurs.

Un rapport final de bilan devra être déposé au début du mois de Décembre fixant ainsi les connaissances cumulées au niveau humain, organisationnel, budgétaire et calendaire.

Ecart avec le calendrier initial : pourquoi ?Les aléas financiers ont causés comme nous avons pu le voir un décalage dans la période Mars-Avril. Cependant, la durée globale du projet (pour le lancement de l'activité) n'en est pas affectée.

Cette facette a malgré tout changé les perspectives du projet. En effet, il était initialement prévu de faire une acquisition globale d'équipement. Le chef de projet a du cependant sensibiliser la maîtrise d'ouvrage pour un changement radical des perspectives.

Cela concerne exclusivement le contenu proposé dans l'espace. Comme nous avons pu le voir, il y a 4 axes de développement sur lequel le projet se base. Et bien, une stratégie de stratification des budgets (répartis en 4 par conséquent) s'avère nécessaire car l'acquisition totale est impossible suivant le budget réel (voir partie Gestion financière).

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Gestion financière

Exposition du problèmeextrait du PV du 19/03/07 – réunion urgente Comité de pilotage

Au regard de l'avancement du calendrier, on constate que les préalables ne sont pas remplis : les financements ne sont pas dégagés, aucun local municipal n'a été proposé pour le moment. Or, le chef de projet est actuellement en phase de chiffrage de l'équipement et l'acquisition des produits est prévue pour la fin du mois de Mars.

Problèmes majeurs : - les réponses de financement des collectivités territoriales arrivent trop tard (dans moins de 15 jours) par rapport à la date de l'acquisition des produits, la MOE est donc dans l'incapacité de déterminer un budget définitif.- le risque serait d'acquérir des produits et de ne pas avoir de lieu où mettre en place physiquement le projet. Il faudrait dans ce cas retourner les produits ainsi que le subventions d'équipement, le projet serait donc rompu.

Méthode d'acquisition à employer Le chef de projet a fait la proposition de commander par strates successives à des moments différents.

Celui-ci a donc réalisé un budget d'équipement subdivisé en plusieurs couches. Il partira sur une base de 4 postes ( dont 1 faisant office de serveur)

L'intérêt de cette méthode est que chaque couche est une amélioration par rapport au niveau précédent. La couche 0 (c'est-à-dire le noyau ou les produits nécessaires au minimum) sera l'objet d'un premier jet d'acquisition moyennant un premier sous-budget.

Stratégie financière réelle

La présidente a par ailleurs fait la proposition d'une stratégie réelle de financement constituée de 3 grandes branches :

- l'auto-financement

- le mécénat

- les subventions

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Auto-financement

La présidente dégage deux solutions :

- les ateliers seront payants, en voici les bribes tarifaires : 5 euro par séance d'initiation et 8 € par séance de perfectionnement (forme individuelle et collective)- la possibilité de proposer des services aux administrations et autres structures arlésiennes, sous forme de démarche commerciale. Exemples de services : réalisation de sites web, réalisation de play-back, de bandes-sons, de jingles et de reportages, pour valoriser les métiers de la culture par exemple.

Mécénat

Le partenariat avec les sociétés d'imprimerie et avec les centres commerciaux d'Arles, les opérateurs de télécommunication est une stratégie avancée par la présidente. L'échange publicité/équipement en est une voie possible.

Subventions

- Au niveau de l'équipement 2007, sur 10.000 euros au départ demandés par financement croisé au niveau des collectivités locales, on ne retiendra que 2900 euros réel entre le Conseil Général et le Conseil Régional Provence Alpes Cotes d'Azur.

- D'autres subventions seront demandés pour l'année 2008

- Une subvention de fonctionnement sera demandée pour l'année 2008 (les coûts de fonctionnement seront estimés prochainement)

Conclusion sur l'état des finances

Dans l'attente de nouvelles pour les commissions de subvention (aux environs de la semaine 12), le Comité de Pilotage estime qu'une part de 50% sera attribuée (2900 euro) par le Conseil Général et la région.

Le rendez-vous auprès de l'établissement bancaire pourra être fixé après cette réponse, la présidente envisage un crédit de 5000 euro. Les subventions accordées rembourseront rapidement une partie de cette avance (rapport à définir)

La présidente devrait obtenir auprès de Michel Poids lourd une prolongation du

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temps d'avance (pour une somme de 4000 euro). A noter que l'association a prévu le remboursement de cette avance dans la gestion financière de son dernier projet Yeelen (les subventions pour le dit projet renflouent directement cette dette)

Le Comité de pilotage a décidé de partir sur une base de 5000 € pour la première phase d'acquisition, cette dernière pourra être faite à la mi-Avril, une fois que le financement sera vraisemblable et assuré.

Stratégie proposée par le chef de projet

Le projet se base sur l'acquisition de 4 postes ( dont 1 faisant office de serveur)

Le corps des produits à acquérir de subdivisent en 4 niveaux :

1-L’aide à la production de documents multimédias courantsBesoin : postes informatiques et logiciels adaptés

2 - L’aide à la production de fichiers multimédia axés sur la communicationBesoin : postes informatiques, équipement satellites et logiciels adaptés

3 - La formation et l’accompagnement dans la production d'oeuvres artistiques audiovisuellesBesoin : postes informatiques, équipement audiovisuel et logiciels adaptés

4 - La formation et l’accompagnement dans la production d'oeuvres artistiques musicalesBesoin : postes informatiques, équipement audio et musical, logiciels adaptés

Chaque niveau fait apparaître un cumul supplémentaire des coûts puisque la configuration exigée est de plus en plus performante.

Le meilleur moyen est de répartir les coûts d'acquisition entre 2007 et 2009 comme le montre ce scénario :

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Budget prévisionnel selon la stratégie proposée

Les charges d'exploitationComme nous pouvons le constater dans le PV de réunion avec l'élue à la culture [voir PV], cette dernière est prête a assurer au nom de la ville la prise en charge des locaux municipaux ainsi que les charges telles que énergie, sanitaires,...

Nous devrons prendre cependant en compte les frais de ligne ADSL, correspondant à un montant d'environ 360 € annuel.

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Ressources humaines

Les intervenants et animateursSa sélection est repoussée et l'installation des postes également.

Cependant suite à la communication en public, aux nombreux mailing, à la diffusion sur le site web de l'association, à la diffusion radio du projet et de l'appel à personnes, à notre prise de contact avec l'IUT Informatique d'Arles - http://www.up.univ-mrs.fr/iutarles/index.php?menu=smenu0, une avance semble se dessiner :

- diffusion de l'information sur le site Pays D'Arles numérique.org http://www.paysdarles-numerique.org/joomla/index.php?option=com_content&task=view&id=12&Itemid=2

- candidatures spontanées reçues avec CV et démonstrations

- présentations mutuelles lors des échanges du 21 mars (voir [PV mars])

Modification du Comité de pilotageInitialement, nous comptions sur la présence et l'investissement de M. Lespilette (Directeur des Affaires Culturelles), M. Rocchi ( Président de la maison des associations) et de M. Dervieux (élu aux TIC) en plus du responsable MOE et du responsable MOA.

Pour des raisons principales d'emploi du temps ou par simple refus à notre demande (M. Rocchi, par exemple, soutenant plus de 300 associations arlésiennes, n'ayant nulle intention de prendre partie à notre projet plus qu'à un autre, a dû refusé notre proposition)

C'est le 10 mars 2007, lors de la première réunion du comité de pilotage que sa constitution a été validée comme suit :

Qualité Nom Rôle

Responsable MOAPdte de l'association

Erika ESCAYG Présidente du CP

responsable MOE Guillaume FORGET Animateur du CP

membre de l'association

Isabelle SCHMITT Conseil

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Documents de projet et de communication

Réponse aux appels à projetsDossier ERIC envoyé le 19 février

Étude Avant-projetcomprenant l'expression et l'analyse des besoins, les fonctionnalités, critères de performances et les alternatives

Dossiers de communicationversion Mars 2007

Procès verbaux - Compte-rendu de réunions Janvier

- Compte-rendu de réunions Février

- Compte-rendu de réunions Mars

- Comité de pilotage n° 1 (10/3)

- Comité de pilotage n° 2 (19/3)

Planificationplanification simplifiée au format MS Project

Gestion financière- tableaux format OpenOffice

- document de justification des choix (dans l'attente de la rédaction du cahier des charges détaillé)

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