RAPPORT D’ACTIVITES DES SERVICES .RAPPORT D’ACTIVITES DES ... - Gestion des conventions de stage

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  • RAPPORT DACTIVITES DES

    SERVICES MUNICIPAUX

    2015

  • Edito de la directrice gnrale des services

    Le service public, cest lunique objet de notre action. Plus nous aurons une haute ide de ce service public, mieux nous nous y inscrirons. Le service public a besoin de tous, de chacun, du meilleur de chacun.

    Ce service public bouge, il est en mutation permanente. Pourquoi ? Parce quil subit des changements lgislatifs (la loi Notre notamment qui bouleverse lorganisation politique et administrative du pays), des changements technologiques (par lomniprsence du numrique, par la dmatrialisation qui sinsinue dans tous les domaines de notre activit), et des changements financiers bien entendu, qui engendre des bouleversements organisationnels.

    En effet, lEtat a rduit et continue de rduire les dotations aux collectivits locales. Ces ponctions, outre quelles ne vont pas cesser dans les annes venir, sont difficiles valuer et donc anticiper, notre systme administratif et financier tant bien trop complexe. Les fusions de communauts vont rendre encore plus illisibles les impacts financiers futurs. Il faut bien se rendre compte que nous sommes entrs dans un nouveau paradigme et quil va falloir prendre de srieuses dcisions tt ou tard. La tendance est inluctable et effrayante.

    Pourtant, cest un dfi passionnant qui nous attend. Il va nous falloir rinventer sans cesse dautres modes de fonctionnement, remettre en cause nos habitudes, imaginer, crer. Nous aurons vrifier rgulirement ladquation entre nos missions et nos moyens (humains, techniques, financiers). Si cette adquation nest plus totale, le maire et les lus devront faire des choix. Cest le challenge des prochaines annes.

    Cest ainsi que, lorsquun ou une collgue part la retraite, il nous faut rflchir la ncessit de le (la) remplacer ou pas, pour faire des conomies. Si nous trouvons des amnagements possibles dans lorganisation, qui permettent dviter un recrutement, nous les mettons en uvre dans les services. Partout o cela est possible, nous rorganisons. Nous sommes conscients des perturbations que cela engendre et nous faisons tout notre possible pour que ces modifications aient lieu dans les meilleures conditions possibles.

    Cest un effort demand aux agents. Les chefs de service sont des courroies de transmission sur lesquelles je dois pouvoir mappuyer pour que tout fonctionne correctement.

    Anne-Hlne FISCHER

  • RAPPORT DACTIVITES 2015

    DIRECTION GENERALE DES SERVICES

    1. Missions du service Direction et coordination de lensemble des services (97 personnes) Organisation, prparation, suivi du Conseil municipal (convocation, note de synthse,

    rdaction des dlibrations en lien avec les services, affichage, registre, suivi des documents ncessitant signatures de tiers, tltransmission)

    Organisation, prparation et suivi des runions du bureau municipal qui se tient tous les premiers mardis du mois 17h30

    Suivi de dossiers structurants Suivi des dossiers de subventions reues Tenue du registre des dcisions du maire prises par dlgation Enregistrement du courrier arrive et classement de lensemble du courrier

    dpart Secrtariat gnral Finances : gestion de la dette (suivi de la dette existante et des emprunts nouveaux)

    analyse financire rtrospective suivi et analyse de la fiscalit directe locale 2. Moyens du service Personnel - 1 directrice gnrale des services - 1 assistante de direction

    Matriel - et enregistrement du courrier arriv) - 1 fax - 1 ordinateur portable pour la DGS (avec logiciel FININDEV sur la gestion de la

    fiscalit TH + TF ; logiciel CONCERTAUX FINANCE pour la gestion des emprunts ; logiciel GFI FINANCES pour la comptabilit).

    3. Ralisations Runion des principaux cadres tous les jeudis 11h00 et de tous les chefs de services les premiers jeudis du mois 10h30

    - Nombre de conseils municipaux : 5 - Nombre de bureaux municipaux : 8 - Nombre de runions de commissions : 29

  • - Nombre de courriers reus : 8 614 - Nombre de courriers envoys : 369 (hors tat civil et cabinet) - Nombre de recueils des actes administratifs : 2 (du 01/01 au 30/09 puis du 01/10 au

    31/12) - Nombre de dlibrations du conseil : 124 - Nombre de dcisions du maire prises par dlgation : 162 - Nombre darrts municipaux (hors personnel) : 114 - Nombre de notes de service : 5

  • 1

    BILAN 2015 MARCHES PUBLICS / ADMINISTRATION GENERALE / SCOLAIRE

    1.

    GENERALITES

    1.1.

    Missions du service

    1.1.1. Service Marchs publics - Assister les services dans lvaluation de leurs besoins - Gestion de la commande publique : grer les procdures de mise en concurrence,

    tudier les offres avec les agents des services concerns, oprer une slection en fonction des critres conomiques, juridiques et techniques.

    - Gestion administrative et juridique des procdures lies aux oprations de travaux.

    1.1.2. Service administration gnrale

    - Accueil du public - Gestion du planning doccupation des quipements sportifs municipaux - Gestion de loccupation de la place de lHtel de Ville - Gestion des dbits de boisson permanents et temporaires - Organisation des crmonies patriotiques (sauf discours du Maire rdig par le

    cabinet) - Gestion des commissions de scurit des Etablissement Recevant du Public - Divers (vide-grenier, internements, chasse, pche, classement des arrts

    prfectoraux et municipaux hors ressources humaines, )

    1.1.3. Service scolaire

    - Mise en uvre de la politique municipale dans le domaine scolaire - Accueil du public - Intermdiaire entre les tablissements scolaires, lEducation Nationale, les accueils

    priscolaires et les services municipaux - Gestion des inscriptions scolaires - Gestion des transports scolaires municipaux - Gestion des bons scolaires - Gestion des conventions de stage

    1.2.

    Moyens du service

    1.2.1. Personnel

    - Maria TOURMAN, agent administratif pour ladministration gnrale et les affaires

    scolaires - Benot CRUVEILHER, chef de service

    1.2.2. Matriel

    - 2 ordinateurs dont un avec accs au logiciel de lEducation Nationale base lves

    et la plate-forme de dmatrialisation des marchs publics Dmatis - Intranet info mairie + internet + messagerie lectronique - Fax et photocopieurs collectifs

  • 2

    2.

    ACTIVITES PAR SERVICES

    2.1.

    Service marchs publics

    - Marchs de travaux > 4 000 HT : 2 consultations passes en 2015 - Marchs de fournitures > 4 000 HT : 7 consultation passes en 2015 - Marchs de services > 4 000 HT : 4 consultations passes en 2015

    (voir liste des marchs en annexe). 2.2.

    Service Administration Gnrale

    2.2.1. Crmonies patriotiques organises en 2015

    DATES CEREMONIES PATRIOTIQUES LIEU

    de la CEREMONIE

    19 mars 2015 Fin de la Guerre dAlgrie du 19 mars 1962 JOEUF

    29 avril 2015 Souvenir des dports JOEUF

    6 mai 2015 Bataille du Dien Bien Phu JOEUF

    8 mai 2015 Victoire du 8 mai 1945 JOEUF

    18 juin 2015 Appel du Gnral de Gaulle du 18 juin 1940 JOEUF

    14 juillet 2015 Fte Nationale JOEUF

    6 septembre 2015 Libration de la Ville JOEUF

    25 septembre 2015 Hommage aux 3 rsistants joviciens et

    homcourtois tombs en 1944 Marange-Silvange

    MARANGE-SILVANGE

    4 octobre 2015 Saint Michel JOEUF

    25 octobre 2015 Hommage aux victimes du Drakkar JOEUF

    10 et 11 novembre 2015 Veille et armistice du 11 novembre 1918 JOEUF

    5 dcembre 2015 Hommage aux morts pour la France lors des combats en Afrique du Nord JOEUF

    Pour les crmonies organises, environ 150 170 invitations sont envoyes par crmonie : Conseil municipal (en mail) associations patriotiques, personnalits, associations sportives et culturelles joviciennes, coles, collges. Pour les crmonies se droulant Joeuf, un arrt municipal est pris pour rglementer la circulation et le stationnement lors de la crmonie. 2.2.2. Arrts municipaux pris en 2015

  • 3

    Service Nombre darrts pris en 2015 Nombre darrts pris en

    2014

    Administration gnrale 47 59

    Etat Civil 2 1

    Police municipale 3 3

    Services techniques 42 48

    Urbanisme 16 13

    Autres services 4 19

    Total 114 143

    2.2.3. Fte foraine

    - Recensement et autorisations dinstallation des forains. Nombre de forains accueillis lors de la fte de septembre 2015 : 16.

    - Prparation et distribution de planches de tickets tarif rduit pour les scolaires (coles + collges) : environ 1 200 tickets.

    - Invitation pour la rception daccueil des forains et pour linauguration de la fte. 2.2.4. Occupation de la place de lHtel de Ville

    Autorisation accordes Autorisation

    refuses Prcisions

    Cirques 3 2 Sur les demandes accordes, cirques ont annul leur venue Camions doutillage 6 0

    Vide-Greniers 2 0 2.2.5. Accueil des stagiaires Le service est charg du suivi administratif des conventions entre les diffrents partenaires concerns (municipalit, stagiaires, organisme de formation, inspection de lEducation nationale, tuteurs, ). 9 personnes se sont vues refuser un stage pour non disponibilit de dates ou formations ne correspondant pas aux activits municipales.

    Service Nombre de stagiaires en 2015 Nombre de

    stagiaires en 2014

    Administration Gnrale 4 6

    Etat-Civil 1 1

    Communication 0 1

  • 4

    Comptabilit 1

    Ecoles maternelles 10 7

    Police Municipale 1 0

    Fluides 6 6

    Techniques btiments 1 1

    Techniques entretien des locaux 0 3

    Techniques voirie espaces verts 4 4

    Urbanisme 0 0

    Complexe Platini 0 0

    Total 28 29

    2.2.6. Hospital