Rapport Bike & Run - DoYouBuzz

BIKE AND RUN 2015 - Commission ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

Rapport Bike & Run Commission Administrative et FinancièreAnnée scolaire 2014 - 2015

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Remerciements

Nous tenons à remercier tout particulièrement Gérard Coudert pour

l’expérience enrichissante ainsi que pour l’aide et les conseils concernant les missions évoquées dans ce rapport.

BIKE AND RUN 2015 - Commission ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE ! 2

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Sommaire

Remerciements p.3

Introduction p.4

1. Objectifs de la commission p.5

2. Actions sur le terrain p.5

A. Avant la manifestation p.5

B. Pendant la manifestation p.10

C. Après la manifestation p.10

3. Résultats p.14

A. Résultats positifs p.14

B. Résultats négatifs p.15

4. Guide méthodologique p.17

Conclusion p.23

Annexes p.25


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Introduction

AMOSport est l'association qui regroupe les élèves de 3ème année de Licence STAPS - Management du sport. L’ association organise deux manifestations dans l'année : la soirée de parrainage, rampe de lancement de notre événement sportif principale, le Bike & Run. L'association a aussi pour objet la promotion de la licence Management du Staps de Limoges.

L'année 2014-2015 a donc été marquée par le parrainage de notre licence par Olivier Dacourt, ancien footballeur professionnel et international français, aujourd'hui intervenant sur Eurosport et principal fondateur du championnat de football en Inde.

Ce rapport est un compte rendu de la commission administrative et financière de l'organisation du Bike & run 2015 du lac de St Pardoux.

Plusieurs commissions ont été mises en place : logistique, communication, sponsoring, sécuritaire et législative, sportive et enfin, administratives et financière. Chacune étant composée de plusieurs élèves, dont un chef de commission élu. Le chef de projet est lui aussi élu pour coordonner chacune des commissions, aider au partage des compétences entre celles-ci et mettre en place un comité de pilotage.

Il est judicieux de souligner qu'une commission ne peut travailler seule, elle doit être en perpétuelle communication avec les autres. Tous les groupes doivent être au courant des avancées de chacun afin d'articuler efficacement le travail et d’échanger les informations nécessaires à la mise en place des actions. En effet, les commissions sont parfois amenées à venir en aide à d'autres afin de palier à des besoins divers.

La commission administrative et financière est composée de Nina Treille et de Robin Lamache (chef de commission). Notre mission centrale est la recherche des subventions et l'élaboration du dossier préfecture afin d'avoir l'autorisation d'organiser l’événement. La réalisation du questionnaire de satisfaction est également un de nos objectifs Nous devons de plus gérer la comptabilité, le courrier, les mails, etc. Toutes les actions de cette commission seront détaillées par la suite.

Il nous semble important de rédiger ce rapport de façon assidue pour la pérennisation de cette manifestation en vue de son amélioration par les promotions futures. Nos erreurs se doivent d'être expliquées afin de ne pas les réitérer les années suivantes et nos actions décrites afin d’aider au mieux les prochains bénévoles d’AMOSport.


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1. Objectifs de la commission

Le rôle principal de notre commission est la gestion administrative et financière ; En effet, nous sommes là pour régler les obligations administratives comme l'élaboration et le suivi du dossier préfecture.Le première étape consiste à dresser le rétro planning de toutes les tâches de la commission et à répartir les rôles de chacun tout au long de l'organisation.

Les différents rôles et missions : - Gestion du courrier - Gestion des mails - Remplissage et suivi des différents dossiers de subventions- Suivi budgétaire - Elaboration du dossier préfecture pour le Bike & Run - Elaboration du dossier préfecture pour la manifestation nautique (Ski nautique)- Obtention du label « développement durable : le sport s’engage » du CNOSF - Réalisation du questionnaire de satisfaction - Invitations des partenaires institutionnels au Bike & Run

2. Actions sur le terrain

A. Avant la manifestation

- Dossier de subvention

C’est la première tâche très importante que la commission doit remplir, elle doit s’occuper de récupérer tous les dossiers des différents organismes auxquelles elle sollicite une subvention. Ils faut aussi s’intéresser de prêt à la date limite à laquelle il faut rendre chaque dossier et les pièces à apporter pour chacun d’entre eux.

Voir tableau des différentes subvention demandées par AMOSport dans le guide méthodologique

- Budget

La seconde tâche la plus importante c’est la création et le suivi du budget de l’événement. Tout d’abord, il est important que le trésorier de l’association soit dans la commission administrative et financière et que celui - ci et uniquement lui soit en charge du budget, de son suivi et ainsi des différentes transactions financières effectués par l’association. Le trésorier de l’association pour l’année 2014-2015 est Robin Lamache.

Voir Budget et bilan financier en annexe BIKE AND RUN 2015 - Commission ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE ! 5

�- Dossier préfecture

La commission administrative a un travail surtout relationnel avec les autres commissions. Il s’agit de rassembler tous les pièces du dossier le plus rapidement possible afin de le déposer au plus vite. Trois commissions sont sollicitées pour ce dossier : la commission législative et sécuritaire s’occupe de l’aspect sécuritaire, la commission sportive fournit les pièces se rattachant à l’événement sportif et la commission administrative remplit le dossier de demande, rassemble toutes les pièces, coordonne le travail avec les autres commissions et enfin dépose le dossier à la préfecture.

Voir la liste des différentes pièces à fournir dans le guide méthodologique

Cette année, nous avons organisé une démonstration de ski nautique faite par Iris Cambray, il a fallu donc déposer un autre dossier à la préfecture spécifique au manifestation sportive nautique.

Voir guide mythologique

- Label Développement durable :

Présentation du label « Développement durable, le sport s’engage » du CNOSF

Cette année et dans l’objectif d’accroître la crédibilité de notre événement, nous avons décidé d’engager une démarche de labélisation du Bike and Run édition 2015 (en plus du petit label de la fédération de Triathlon).

Le label que nous avons demandé est proposé par le CNOSF ; il s’intitule « Développement durable, le sport s’engage ». Ce label atteste de l’exemplarité de la démarche au regard de « l’Agenda 21 du sport français » et de la « Charte du Sport Français pour le Développement Durable ».

En accordant le label, le Mouvement Olympique Sportif Français reconnaît que le demandeur développe son projet en répondant à un cahier des charges qui place le développement durable au cœur de son action.

Pour le porteur de projet, c’est aussi s’inscrire dans une démarche d’amélioration et de qualité.

Il permet également à l’association d’améliorer la lisibilité de sa démarche à travers la reconnaissance du CNOSF de la qualité de ses actions et de communiquer sur son


�engagement dans le domaine du développement durable auprès des participants en utilisant la marque « Développement durable, le sport s’engage ».

Ce label peut être attribué pour des actions ou événements sportifs en priorité :

- A des fédérations françaises membre du CNOSF

- A des clubs et associations sportifs affiliés à des fédérations du CNOSF

- Aux CROS, CDOS ou aux CTOS

Plusieurs missions sont à accomplir pour obtenir le label ; il est conçu à partir de 8 objectifs de la Charte du Sport Français pour le Développement Durable :

▪ Objectif n°1 : conduite des politiques sportives

▪ Objectif n°2 : éducation, formation, communication

▪ Objectif n°3 : cohésion sociale et solidarité

▪ Objectif n°4 : sport, santé et sécurité

▪ Objectif n°5 : transport et mobilité, économies d’énergies

▪ Objectif n°6 : ressources naturelles, biodiversité

▪ Objectif n°7 : manifestations, équipements, matériels

▪ Objectif n°8 : économie, solidarité internationale, paix

Ainsi, pour obtenir ce label, nous nous devions ;

- D’engager des actions concrètes dans au moins 4 de ces 8 objectifs

- D’engager une action concrète (et pas seulement un projet d’action) dans l’objectif n°1, - « conduite des politiques sportives » - qui traite de la gouvernance dans le sport

- D’obtenir un maximum de 6 points sur un total maximal de 24 points (sachant que chaque objectif est évalué par une cotation de 0 à 3 points).


�Le travail sur la demande de candidature au label est à effectuer environ 5 mois avant l’événement (mi-novembre) si l’on veut avoir le temps de construire un dossier et de proposer des actions concrètes pour celui-ci.

En effet, comme cela était la 1ère année que nous le demandions, nous ne connaissions pas l’importance du label et avons proposé quelques actions un peu vagues (nous nous sommes cependant rattrapés sur le travail en aval de la demande).

Il est important qu’au moins deux personnes s’occupent de la démarche de labélisation et des actions qui vont être mises en place dans son cadre (même si elles sont déjà dans une commission).

Le label s’obtient uniquement pour l’événement ou l’action pour lesquels il est demandé. Il est accordé pour l’année civile et doit donc être renouvelé chaque année.

Nous avons fait la requête auprès du CDOS de la Haute-Vienne, mais pour un événement de portée régionale (comme le Bike and Run), le dossier de demande de labélisation passe devant le jury du CROS.

Description des actions mises en place :

- Récupération de gobelets recyclables et de jerricans d’eau grâce à la Ligue de Triathlon du Limousin

- Récupération de 6 poubelles de tri pour le site des Chabannes (Convention de prêt avec le SYDED) ; le Syndicat Départemental pour l’Elimination des Déchets ménagers et assimilés est un organisme qui a pour mission de prendre en charge les déchets ménagers et assimilés en Haute-Vienne.

Distribution à chaque participant (par le biais des packs d’accueil) du « Guide du Tri » offert par le SYDED

- Récupération de Kakemono sur le développement durable grâce au CROS de Limoges

- Mise en place d’un parking pour les participants à l’écart du « village de départ »

- Mise en place d’un covoiturage pour transporter les signaleurs jusqu’aux différents postes

- Lancement de la première course par Iris Cambray


�- Recherche de partenariats locaux :

▪ DREAL Limousin (Direction Régionale de l’Environnement, de l’Aménagement et du Logement ; cet organisme étatique assume des missions liées au domaine du Ministère de l’Ecologie, du Développement Durable et de l’Energie (MEDDE).

La DREAL est chargée :

• d’élaborer et de mettre en œuvre les politiques de l’État en matière d’environnement

• de veiller à l’intégration des objectifs de développement durable

• d’élaborer et de mettre en œuvre les politiques de l’État en matière de logement

• de promouvoir la participation des citoyens dans l’élaboration des projets

• de contribuer à l’information, à la formation et à l’éducation des citoyens

Nature du partenariat : prêt d’une exposition sur le développement durable, don de lots (livres sur l’environnement), don d’éco-disques pour les packs d’accueil des participants.

Nature du partenariat :

▪ Boule d’Or (Saint-Yrieix) ; la société fabrique des madeleines, palets, cakes et macarons avec des matières premières sans additifs ni conservateurs.

Nature du partenariat : don de 300 madeleines pour la collation post-course des participants

▪ La Panier Limousin (Limoges) ; boutique du centre ville de Limoges offrant un large choix de produits locaux

Nature du partenariat : don 15 bons de « -10% » sur les achats des gagnants dans la boutique et sur son site internet ainsi que « -10% » sur les achats d’AMOSport dans la boutique.


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- Secrétariat (Mail, courrier, invitation) :

La commission est en charge de récupérer le courrier au secrétariat du STAPS dans son casier servant de boite au lettre. Elle est aussi chargé de suivre les mail, et de créer un google drive ou tous les documents administratifs seront disponible ainsi par toutes les commissions

La commission s’occupe également des invitations des différents partenaires institutionnels au Bike & Run ainsi qu’à la soirée partenaire.

- Questionnaire

La commission est en charge de l’élaboration du questionnaire de satisfaction, elle s’effectue avec l’aide du logiciel sphinx disponible dans les locaux du Staps.

Voir guide méthodologique

- Affichages :

La commission doit également aider la commission communication pour la campagne d’affichage, nous devons déposer des affiches, plaquette de communication dans des lieux bien définis (Collèges et différentes places publiques de Limoges).

B. Pendant la manifestation

- Label : Installation de l’exposition développement durable (prêté par la DREAL) ainsi que toutes les poubelles (prêtées par le SYDED) à des points stratégiques du site. Mise en place de jerricanes d’eau (ravitaillement et buvette) pour éviter l’utilisation de bouteilles en plastique.

- Questionnaire : Distribution du questionnaires aux participants à différents points stratégiques (à l’arrivée des participants, au ravitaillement et à la buvette)

- Aide à la commission sportive : Inscriptions des participants (vérification des licences, certificats médicaux, encaissement, attribution des dossards, distribution des T-shirts…)

- Aide à la commission logistique : Mise en place de tout le matériel et rangement au début et à la fin de la manifestation. Prêt de vélo pour les étudiants.

C. Après la manifestation

- Label : Rendu du matériel prêté. BIKE AND RUN 2015 - Commission ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE ! 10

�- Bilan financier : Elaboration du résultat ainsi qu’un bilan financier de l’évènement

- Questionnaires : Traitement des réponses avec le logiciel SPHINX

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�On retrouve une majorité d’élèves de 11 à 17ans (hommes/femmes), la tranche 18-25 ans est présente, aussi due à la nouvelle population d’étudiants. Il y a aussi la participation de

jeunes enfants de moins de 10 ans. La deuxième catégorie qui apparaît après les étudiants est celle des salariés

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30

35

& 10'ans 11&17'ans 18&25'ans 26&40'ans Plus'de'40'ans

Âge'en'fonction' du'sexe

homme femme


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La majorité des participants viennent en famille et de Creuse. Il y aussi des participants qui viennent entre amis de l’agglomération de Limoges et de Haute Vienne.

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La majorité des participants ont connu l’événement par leurs amis. La connaissance s’est faite aussi au niveau des clubs, cela montre aussi que la communication de l’évènement

a été très performante. Le site internet et affiches, flyers ont assez bien marché. La connaissance de l’évènement s’est faite essentiellement par le bouche-à-oreille.

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20

25

En'couple En'famille Entre'amis Seul

Lieu'de'résidence'

Agglomération'de'Limoges Autre Corrèze Creuse Haute?Vienne

53%46%

1%

Moyen&d'inscriptions

En)ligne

Sur)place

Voie)postale

Affiche/Flyers12%

Amis40%

Club28%

Presse1%

Radio1%

Réseaux>sociaux8%

Site>internet10%

Connaissance)de)l'évènement

61%25%

3%11%

Qualité(du(parcours

Bon Exellent Mauvais Moyen


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On remarque qu’on a 38% d’élèves / étudiants n’ont jamais participé à un bike and run d’AMOsport et au contraire, 35% d’élèves étudiants qui y ont déjà participés.

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Le graphique présente les personnes qui ont participé à l’édition précédente du Bike and Run en fonction de leur licenciement ou non à une fédération. On remarque qu’il y a 39%

de nouveaux participants licenciés et que nous avons attirés 14% de participants non licenciés. Il y a 42% environ de fidélisation.


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Il y a une majorité des participants n’ont pas participé aux animations. On remarque que les enfants de moins de 10 ans ont le plus participé aux animations. Le BMX arrive en

tête pour chaque tranche d’âges.

3. Résultats

A. Résultats positifs

- Subventions

✓ Les subventions demandées ont été pour la plupart obtenues

✓ La subvention du SUAPS a été revue à la hausse, la structure trouvant l’initiative du « challenge étudiant » intéressant et voulant sa gratuité

✓ Le projet est connu par la plupart des structures qui ont subventionnées et reconnu sérieux, et d’organisation professionnelles.

- Préfecture

✓ Le dossier préfecture a été rendu avant les vacances de Décembre

✓ Il y a eu une bonne coordination entre la commission (administrative et financière) et les autres commissions rattachées au dossier

✓ Finalement, l’association a obtenue l’accord pour les deux manifestations (Bike & Run et Ski nautique)

- Label « Développement durable, le sport s’engage »


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✓ L’obtention du label entraîne la manifestation dans un réel engagement pour le développement et lui donne de la crédibilité en plus.

✓ Une sensibilisation (même minime) a eu lieu lors de l’événement auprès des participants puisque aucun déchet n’a été retrouvé à terre lors du rangement.

- Questionnaires de satisfaction

✓ Nous avons réussi à interroger un échantillon supérieur à 1/7 de la population mère donc nous étions en présence d’une enquête exhaustive.

✓ Le questionnaire a été rapide à attribuer sur le terrain ; le format sur une feuille A4 de 20 questions est idéal pour ce type d’enquêtes.

B. Résultats négatifs

- Subventions

x La subvention demandée au Conseil Général de la Haute-Vienne ne nous a pas été attribuée.

x La demande de subvention à la DDCSPP ne sera évaluée qu’en même temps que les subventions du CNDS. Si elle est attribuée, elle le sera donc pour l’année d’après.

x L’oral de la FST ne s’est pas extrêmement bien déroulé, la fac de sciences n’étant pas encore au courant de l’existence des deux associations d’étudiants en STAPS.

- Dossier préfecture

x L’accord du Conseil Général pour la manifestation est arrivé très tard.

x Le deuxième dossier préfecture (ski nautique) a été rendu un peu trop tard (car on ne savait pas qu’il en fallait un spécifique pour cette manifestation).

- Label « Développement durable, le sport s’engage »

x Il a été difficile de s’accorder avec les autres commissions sur les actes de développement durable.


�x Sur le terrain, l’exposition ne s’est pas beaucoup vue ; de plus il y a eu

un petit incident technique à cause du vent, ce qui nous a obligés à rentrer l’exposition sous les tentes.

- Questionnaires de satisfaction

x Seulement 78 questionnaires ont été attribués alors qu’il y avait 200 participants.

x Les questionnaires ont été attribués alors que les participants ne pouvaient pas répondre à certaines questions (animations parce qu’ils avaient leur course et ski nautique parce qu’ils ne sont pas restés jusqu’au bout).

x Il manquait une ou deux questions sur la satisfaction générale des participants (avec échelle de valeurs). Les questions ouvertes sur la satisfaction générale ne nous ont pas permis de collecter des données objectives.


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4. GUIDE METHODOLOGIQUETâches Organisme Recommandations Subvention

demandée

Dossiers de demandes de subventions

Les dossiers sont généralement composés :

- D’une description de l’association

- De la description de l’événement et actions mises en place

- D’un budget prévisionnel du Bike & Run

- Des différentes pièces jointes exigées (statuts de l’association, affiche, fiches secours et sécurité, etc.)

Attention ! Les dates inscrites ci-dessus sont approximatives ; il faut donc se renseigner en avance pour chaque dossier.

Des entretiens oraux sont prévus [FST, APE, PISE] quelques semaines après le rendu des dossiers (prévoir un PowerPoint).

Quel montant pour une demande ? Toujours demander un montant supérieur aux besoins réels pour pouvoir toucher plus de subventions.

Conseil Général 11, rue François ChénieuxCS 8311287031 Limoges Cedex 1Tél. 05 55 45 10 10

Date retour : à déposer avant la mi-octobre au Conseil GénéralDossier : à récupérer sur http://www.haute-vienne.fr/accueil/

1000€

CROUS (Accompagnement des Projets Etudiants)Mail. [email protected]

Date retour : à déposer avant la mi-novembreDossier : à récupérer sur le site

1600€

FST Limoges 123 Avenue Albert Thomas87060 Limoges CedexTél. 05 55 45 72 00

Date retour : envoyer avant la mi-novembreDossier : à récupérer à la FST se tenir au courant des réunions) et à remplir en ligne

600€

SUAPS (Projet Initiative Sportive Etudiant)Domaine de La Borie185, rue Albert Thomas87100 LimogesTél. 05 55 45 75 10Mail. [email protected]

Date retour : à déposer avant la fin octobre au SUAPSDossier : à récupérer sur http://www.unilim.fr/suaps/

300€

BDE Limouzi STAPS Date retour : lettre à transmettre en novembre au présidentDossier : lettre de demande avec somme demandée

300€

Département STAPS BARON IsabelleDirectrice du Département STAPSTél. 05 55 45 76 94Mail. [email protected]

Date retour : lettre à transmettre en décembre à Isabelle BARON Dossier : subvention demandée sous forme d’un bon de commande

200€ en bon de commande


http://www.haute-vienne.fr/accueil/

mailto:[email protected]


http://www.unilim.fr/suaps/


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DDCSPP MALEYRIE AlexandreTél. 05 19 76 12 18

Date retour : Dossier à déposer en Janvier, traité simultanément aux demandes CNDS (Juin). Subvention obtenue pour l’année suivante.Dossier : Cerfa n°12156*03 à récupérer sur internet (Appeler M. Maleyrie en Novembre)

1000€

Tâches Recommandations Date

Dossier préfecture

Le dossier préfecture est un dossier de demande d’autorisation de manifestation sportive.

Contacts : Hélène CHARDAVOINE05.55.44.17.77Mail. [email protected]

Jessica TERENCE05.55.44.17.78

Dossier préfecture Bike and Run : - Demande d’autorisation de manifestation

sportive- Les pièces jointes nécessaires :

o Imprimé de la demandeo Itinéraire préciso Demande de déviationo Emplacement des signaleurs o Dossier « secours et sécurité »o Règlement de l’épreuveo Avis motivé de la fédération concernéeo Attestation d’assuranceo Autorisation du/des propriétaire(s) de

terrains privés empruntéso Formulaire des incidences Nature 2000

- L’accord du Conseil Général de la Haute Vienne

A envoyer au minimum 3 mois avant la manifestation

Sous CD, sur clé USB ou par mail

Au format PDF

Dossier préfecture Ski Nautique : - Demande d’autorisation de manifestation

sportive nautique- Les pièces jointes :

o Imprimé de la demandeo Itinéraire préciso Demande de déviationo Dossier « secours et sécurité »o Règlement et description de la

manifestationo Autorisation du/des propriétaire(s) de

terrains privés empruntéso Formulaire des incidences Nature 2000

- L’attestation d’assurance de responsabilité civile de l’association (en tant qu’organisateur de la manifestation sportive)

- La fiche secours et sécurité spécifique (annexe activité nautique)

- Les accusés de réception du SDIS et du SAMU pour la manifestation

- L’accord du Conseil Général de la Haute-Vienne- Une liste des secouristes titulaires du BNSSA

avec leur diplôme

A envoyer au minimum 3 mois avant la manifestation Sous CD, sur clé USB ou par mail

Au format PDF



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Tâche Organisme Recommandations Date

Demandes d’autorisation

Conseil Général de la Haute-Vienne

Lettre de demande d’autorisation d’utilisation du Site de Chabannes (Lac de Saint-Pardoux)

Lettres à envoyer avant fin Novembre

Lac de Saint-Pardoux (Site de Santrop)

Mairie de Compreignac

Tâche Recommandations Date

Gestion du budget (voir budget et remarques)

- Réaliser un budget prévisionnel de l’événement en fonction du bilan de l’année écoulée

- Penser aux changements que les chefs de projet et chefs de commission veulent apporter pour les traduire dans le nouveau budget

- Equilibrer le budget prévisionnel (total des charges = total des produits)

- Créer un journal de compte pour un meilleur suivi budgétaire

- Réadapter le budget à chaque opération- Réaliser différents budgets pour les présenter

dans les dossiers de demande subvention (budget non modifié mais réadapté en fonction du montant de la subvention souhaitée).

Tout au long de l’année

Secrétariat - Réalisation d’une lettre type (nom de l’association, adresse, mail et logo de l’association) pour toutes demandes

- Création d’un dossier Bike & Run 2015 sur Google Drive et enregistrement des tous les documents (dossiers de subventions, lettres, autorisations, etc) pour qu’ils soient accessibles à toutes les commissions

- Enregistrement des signatures numériques de la présidente de l’association, des chefs de projet et de commissions (pour les apposer plus facilement aux lettres)

Tout au long de l’année


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Questionnaire de satisfaction (voir la partie sur le traitement des données)

Les questionnaires de satisfaction ont été réalisés en février à l’aide du SPHYNX, un logiciel aidant à la rédaction et traitant des questionnaires d’enquête.Le questionnaire ;

- Ne doit pas contenir plus de 20 questions- Doit tenir sur le recto d’une feuille A4- Doit comporter des questions

o Sur l’organisation des courseso Sur l’organisation des activités annexeso Sur la satisfaction générale des

participants à ces activitéso Sur les caractéristiques personnelles

des publics- Ne doit pas contenir plus de deux questions

ouvertesLe traitement des données se fait à l’aide du logiciel SPHYNX et les données doivent pouvoir être présentées lors de la soirée bilan avec les partenaires.

A réaliser à la mi-février

Tâche Organisme RecommandationsRédaction des invitations au Bike & Run

Une invitation type a été créée et envoyée à chaque partenaire institutionnel et associatif.

Date : 2 semaines minimum avant l’événement

Les organismes ayant accordé des subventions sont directement « partenaires institutionnels ».

DREAL Limousin Immeuble Pastel 22, rue des Pénitents Blancs 87032 Limoges Cedex 1 Tél. 05 55 12 90 00 Mail. [email protected]

PAGNON Carole Assistante du service Mission Promotion du Développement Durable Mail. [email protected] Tél. 05 55 12 96 10

Lac de Saint-Pardoux Site de Santrop 87640 Razès Tél. 05 55 71 04 40

CAILLAUDAUD Vincent Directeur de la Station de Tourisme du Lac de Saint-Pardoux Mail. [email protected] Tél. 06 43 38 02 09




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Mairie de Compreignac 4, place du 11 Novembre 1918 87140 Compreignac Tél. 05 55 71 00 23 Mail. [email protected]

Conseil Général de la Haute-Vienne 11, rue François Chénieux CS 83112 87031 Limoges Cedex 1 Tél. 05 55 45 10 10

CAILLAUDAUD Vincent Mail. [email protected] Tél. 06 43 38 02 09

Mairie de Limoges 9, place Léon Betoulle 87031 Limoges Tél. 05 55 45 60 00

BOURNAILLE Nathalie Responsable Logistique Tél. 05 55 38 50 41 Mail. [email protected]

Faculté des Sciences et Techniques 123 Avenue Albert Thomas 87060 Limoges Cedex Tél. 05 55 45 72 00

CROS Limousin GAIA Maison Régionale des Sports du Limousin 142, avenue Emile Labussière 87100 Limoges

AUDRERIE Mathilde Assistante de Développement Tél. 05 87 21 31 29 Mobile. 06 81 74 42 31 Mail. [email protected]

CDOS Haute-Vienne Maison Municipale des Sports de Beaublanc 35, boulevard de Beaublanc 87000 Limoges

MARCELAUD François Président du CDOS 87 Tél. 05 55 79 20 87 Mail. [email protected]

Ligue de Triathlon du Limousin GAIA Maison Régionale des Sports du Limousin 142, avenue Emile Labussière 87100 Limoges

LEBERRE Morgane Conseillère Technique Régionale Tél. 07 78 26 89 36 Mail. [email protected]

Comité Régional de Cyclisme GAIA Maison Régionale des Sports du Limousin 142, avenue Emile Labussière 87100 Limoges

DETIVAUD Thierry Président de la commission BMX







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Département STAPS 123, avenue Albert Thomas 87060 Limoges Cedex Tél. 05 55 45 73 91

BARON Isabelle Directrice du département STAPS Tél. 05 55 45 76 94 Mail. [email protected]

UFOLEP 87 22, rue du Lieutenant Meynieux 87000 Limoges Tél. 05 55 03 36 10

Comité Régional Handisport du Limousin GAIA Maison Régionale des Sports du Limousin 142, avenue Emile Labussière 87100 Limoges

JARRY Cédric Educateur Sportif au comité Tél. 05 87 21 31 33

DDCSPP Haute-Vienne 39, avenue de la Libération CS 33918 87039 Limoges Cedex 1

MALEYRIE Alexandre Tél. 05 19 76 12 18

SUAPS Limoges Domaine de La Borie 185, rue Albert Thomas 87100 Limoges Tél. 05 55 45 75 10 Mail. [email protected]

Tél administration : 05 55 45 75 12

CROUS Limoges 39G, rue Camille Guérin Limoges Tél. 05 55 43 17 00




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Conclusion

Durant toute l’organisation du Bike & Run, la commission administrative et financière est donc chargée de réaliser toutes les tâches de secrétariat (courriers, mails, invitations, etc.), de gestion du budget (avec réalisation d’un budget prévisionnel, suivi et adaptation de celui-ci et bilan financier), mais elle joue aussi un rôle dans l’obtention des subventions. De plus, on peut dire qu’elle est indispensable à la réalisation de l’événement puisque qu’elle est chargée de rédiger le dossier préfecture, autorisant la manifestation sportive, et autres demandes d’autorisations officielles. Enfin, la commission formule et traite le questionnaire de satisfaction, document important pour les futures promotions de la Licence Management du Sport.

La commission administrative et financière est en relation directe avec les partenaires institutionnels (Université, Ville de Limoges, Conseil Général, Lac de St-Pardoux, etc.) et s’occupe de rédiger tous courriers en leur destination. Elle travaille aussi en rapport avec les autres commissions de l’association que ce soit pour le dossier préfecture (documents à récupérer) ou le budget (budget de chaque commission et suivi de celui-ci).

Pour l’édition 2015, et afin de confirmer sa capacité d’innovation, la commission a réussi à obtenir le label du Comité National Olympique et Sportif Français « développement durable, le sport s’engage » qui a donné une crédibilité supplémentaire à l’événement.

Cette commission possède donc une charge importante de travail dès le mois d’octobre (subventions et oraux) et jusqu’à la manifestation puisque tous les documents cités-ci-dessus sont obligatoires au déroulement du Bike & Run. Il est donc plus aisé d’être au minimum 3 dans ce groupe.

Pour finir, nous avons constaté que le trésorier de l’association a réellement sa place dans cette commission, car le suivi du budget ne peut se faire sans lui ; il est donc directement associé à l’administration et au financement.

Travailler dans cette commission aura été une véritable expérience professionnelle et un atout primordial pour notre future carrière. Elle a joué un rôle important dans


�l’approfondissement de nos connaissances et dans l’apprentissage d’autres. Elle a enfin permis de conforter notre volonté de travailler dans le domaine du management du sport.

Malgré le fait que notre commission ait eu de nombreuses choses à accomplir très rapidement, nous avons réussi à nous coordonner et nous distribuer les missions, sans oublier de travailler en commun quand il le fallait. Cette organisation fut très intéressante et réellement agréable. Nous avons bien-sûr obtenu toutes les autorisations dans les temps et réussi à engager le Bike and Run dans une nouvelle démarche, le Développement Durable.

Malgré le temps, le Bike & Run 2015 a été une vraie réussite ; il continue à fidéliser de nombreux participants mais attire aussi de nouveaux publics. Avec plus de 80 participants supplémentaires par rapport à l’édition précédente, on peut en conclure que l’événement aura été un véritable succès.


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Annexes

Documents propres à l’association : - Procès verbal - Récépissé préfecture - Numéro SIRET - R.I.B - Bulletin Journal Officiel - Attestations Assurances - Statut

Bike and Run : - Cahier des charges - Dossier préfecture Bike and Run - Dossier préfecture Ski nautique - Label CNOSF - Budget et Bilan - Dossier de subventions

- Conseil général - Concours APE - Faculté des Sciences - BDE Limouzi Staps - Département STAPS - DDCSPP - P.I.S.E : Suaps - Diapo de présentation

- Questionnaires de satisfactions - Lettres - Affiches (soirée + Bike and Run)


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Table des matières

Remerciements p.3

Introduction p.4

1. Objectifs de la commission p.5

2. Actions sur le terrain p.5

A. Avant la manifestation p.5

Dossier de subvention p.5

Budget p.5

Dossier préfecture p.6

Label Développement Durable p.6

Secrétariat p.10

Questionnaire de satisfaction p.10

Affichages p.10

B. Pendant la manifestation p.10

Label p.10

Questionnaire p.10

C. Après la manifestation p.10


Bilan financier p.11

Questionnaires de satisfaction p.11

3. Résultats p.14

A. Résultats positifs p.14

Subventions p.14


�Préfecture p.14



B. Résultats négatifs p.15

Subventions p.15

Préfecture p.15



4. Guide méthodologique p.17

Subventions p.17

Dossier préfecture p.18

Demandes d’autorisations p.19

Gestion du budget p.19

Secrétariat p.20

Questionnaire de satisfaction p.20

Rédaction des invitations au Bike & Run p.20

Conclusion p.23

Annexes p.25


Rapport Bike & Run - DoYouBuzz

Documents

Transcript of Rapport Bike & Run - DoYouBuzz