RAPPORT ANNUEL

2012 Coordination : Laura Cosenza

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LE MOT DE LA DIRECTRICE ..................................................................................................... 4

TABLEAUX DE BORD ................................................................................................................. 5

I. MOYENS ........................................................................................................................................ 7

1. Le budget 2012 ............................................................................................................................ 7

1.1. Les recettes .......................................................................................................................... 7

1.2. Répartition des crédits ......................................................................................................... 7 1.3. Résultats exercice 2012 ....................................................................................................... 8 1.4. Dépenses de personnel ...................................................................................................... 10

2. Les ressources humaines ........................................................................................................... 11

2.1. Les postes au SCD en 2012 : ............................................................................................. 11 2.2. Etat des emplois du SCD 2008 – 2012 (au 1er mars) ......................................................... 11 2.3. Les contractuels ................................................................................................................. 12

2.4. Les mouvements de personnel en 2012 ............................................................................. 13 2.5. Les campagnes d’emploi ................................................................................................... 14 2.6. Pyramide des âges du personnel de la Bibliothèque .......................................................... 14 2.7. Compte Epargne Temps .................................................................................................... 15 2.8. Les emplois étudiants ........................................................................................................ 15

3. La formation du personnel......................................................................................................... 16

3.1. Les formations prioritaires du SCD en 2012 ..................................................................... 16 3.2. Les besoins individuels en formation du personnel ........................................................... 17

3.3. Statistiques ………………………………………………………………………………17 3.4. La formation des agents nouveaux………………………………………………………..19 3.5. Les perspectives pour 2013……………………………………………………………….19 II. LES RESULTATS ....................................................................................................................... 20

1. Les services au public ............................................................................................................... 20

1.1. La fréquentation, les inscriptions et les publics en 2012. .................................................. 20 1.2. L’Accueil, l’information et la médiation. .......................................................................... 22 1.3. Les services particuliers d’accueil. .................................................................................... 24 1.4. Cellule Planning : la gestion du service public au quotidien ........................................... 277 1.5. La formation des usagers et les visites .............................................................................. 27 1.6. Le prêt des collections, la consultation et la fourniture des documents. ........................... 30

1.7. Service communication et animation culturelle ................................................................ 35

2. Développer et moderniser l’accès en ligne à la documentation ................................................ 38

2.1. Les ressources informatiques ............................................................................................ 38 2.2. Le parc informatique ......................................................................................................... 38 2.3. Le SIGB ............................................................................................................................. 38

2.4. Le portail documentaire ..................................................................................................... 39 2.5. Accès distant aux ressources en ligne................................................................................ 39 2.6. La bibliothèque numérique ................................................................................................ 39

2.7. Le portail HAL Paris 8…………………………………….……………………………40

3. Développer les ressources documentaires ................................................................................. 41

3.1. Acquisitions de monographies .......................................................................................... 41 3.2. Périodiques imprimés ........................................................................................................ 42 3.3. Travaux universitaires ........................................................................................................ 43 3.4. Documentation électronique .............................................................................................. 44 3.5. Dons entrants et sortants .................................................................................................... 44

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3.6. Révision de la charte pour le développement des collections ........................................... 46

4. Gérer et conserver les collections .............................................................................................. 47

4.1. Le catalogage des collections dans le SUDOC ................................................................. 47 4.2. Le signalement des archives scientifiques et littéraires ..................................................... 48 4.3. Le traitement des monographies des circuits des urgences ............................................... 49

4.4. Le SIDOL : Service de l’inventaire et des données locales............................................... 49

4.5. La conservation ................................................................................................................. 50 4.6. Circuit des acquisitions : Présentation du test 2012 .......................................................... 50

5. Les bibliothèques associées et le CADIST ................................................................................ 52

5.1. La cartothèque ................................................................................................................... 52

5.2. Le CADIST RDA-Nouveaux Länder ................................................................................ 54 5.3. IUT de Montreuil ............................................................................................................... 55

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LE MOT DE LA DIRECTRICE

Pour la première fois de façon aussi explicite, le SCD s’était fixé pour 2012 une dizaine d’objectifs. Regarder un an après ce qui est advenu donne une vision assez fidèle des vicissitudes qui infléchissent le cours que l’équipe du SCD essaie d’imprimer à l’évolution de la Bibliothèque. Le nouveau système informatique Koha a été mis en production le 20 janvier 2012. J’ai salué dans le précédent rapport l’investissement humain consenti. Les correctifs, les développements et les ajustements ont jalonné toute l’année. Le changement du système de contrôle d’accès a été différé à la rentrée suivante après un appel d’offres classé sans suite. La plateforme de livres électroniques n’a été choisie qu’en fin d’année. Il a fallu élaborer la procédure de signalement de ces nouveaux documents et nous n’avons pas encore informé largement la communauté universitaire de cette richesse documentaire supplémentaire : plus de 2000 livres électroniques accessibles sur le campus et à distance ! Le projet audiovisuel qui porte sur les collections, les services et l’espace lui-même, a avancé, mais nécessite encore une année pour aboutir. Toutefois, l’ouverture du prêt de DVD en février 2012 a rencontré d’emblée un succès qui explique en grande partie l’augmentation des prêts à domicile par rapport à 2011.Nous n’osions pas l’espérer, néanmoins les entrées à la Bibliothèque en 2012 ont largement passé le cap des 500 000, ce qui n’était pas arrivé depuis 2008, confirmant la reprise amorcée en 2011. La démarche qualité appliquée au service public devait déboucher sur une certification Marianne fin 2012. Le départ de la chef de projet et le gel des formations à l’accueil prévues en été pour le personnel de la Bibliothèque, dans l’attente d’une convention cadre passée par l’université, ont repoussé les échéances de plusieurs mois. Cependant, ce travail a mis en lumière la nécessité d’enquêter sur la communication interne au SCD, horizontale et verticale. Ce projet, non programmé, s’est déroulé sur le dernier trimestre. Il en est résulté un plan d’action pour 2013 dont nous attendons tous beaucoup. Un autre projet que nous n’avions pas identifié comme tel a revêtu une importance qui s’est dévoilée au fil de l’année : le Conseil scientifique a mandaté le SCD en janvier 2012 pour créer un portail HAL Paris 8, coordonner les dépôts des publications dans cette archive ouverte et assister les chercheurs de l’université dans ces opérations de dépôt ou de signalement. D’autres échanges avec des chercheurs et le Service de la recherche nous ont fait prendre conscience de leurs attentes en matière de services documentaires. C’est pourquoi nous avons pris le parti de présenter un projet pour le prochain Contrat d’établissement axé sur les espaces et les services de type « learning center », mais aussi sur le développement des services pour les chercheurs. Le dynamisme d’une bibliothèque se manifeste certes par ses projets, toutefois il s’appuie avant tout sur les femmes et les hommes qui conjuguent leurs efforts pour les mener à bien. De ce point de vue, le SCD de Paris 8 a vécu en 2012 deux moments difficiles, le décès brutal de Nadine Benhaïm, secrétaire de la Direction depuis des années, totalement dévouée à la Bibliothèque, et le départ à la retraite de Monique Soulier, responsable administrative de la Bibliothèque depuis Vincennes, chargée de mission « masse salariale » par l’université pour le passage aux RCE, qui a poussé la conscience professionnelle jusqu’à trouver elle-même un successeur capable de la remplacer sans heurts pour le SCD. La vie d’une bibliothèque est ainsi faite. Si nous voulons garder une emprise sur son cours, il faut que l’équipe du SCD partage une vision commune du sens de ce cheminement et conjugue ses efforts dans cette direction. Le groupe de réflexion monté en mars 2013 sur l’évolution des métiers atteste ce souci d’interroger nos représentations et de les faire converger. Carole Letrouit 5 avril 2013

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TABLEAUX DE BORD

I Moyens 2009 2010 2011 2012

total recettes du SCD en euros 1 589 698 1 498 735 1 618 655 1 416 899

dont reversement droits étudiants 522 000 540 000 496 000 512 000 (éval)

indicateur 1 : % droits étudiants sur total recettes 32,8 % 36 %

30,6 %

36,1 %

dont dotation université

1 000 150(avec compensation boursière) 918 735

957 800

862 527

indicateur 2 : % dotation université sur total recettes 62,9 % 61,3 %

59,2 %

60,8 %

dont crédits spéciaux 28 490 (Région)

12 700 (Aide à la réussite) + 5000(Région)

45 655 (Aide à la réussite) +5600 (Région)

0 (subvention Région pour emploi étudiant sur budget univ.)

indicateur 3 : % crédits spéciaux sur total recettes 1,8 % 1,2 %

2,8%

0 %

Dépenses en personnel non-titulaire 147 205 129 319 163 187

------

indicateur 4 : % dépenses en personnel sur total dépenses 9,8 9,7 %

10,8

------

Total dépenses du SCD 1 500 126 1 337 650

1 504 346

1 366 985

Dépenses documentaires en euros 822 158 826 633

867 112

883 985

indicateur 5 : % dépenses documentaires sur total dépenses du SCD 54,8 % 61,8 %

57,6 %

64,7 %

Dépenses en documentation électronique en euros 174 532 189 280

231 049

253 962

indicateur 6 : % dépenses en documentation électronique sur total dépenses documentaires 21,2 22,9 %

26,6 %

28,7 %

Dépenses documentaires de l'université Paris 8 (en euros) 1 010 037 943 365

988 108

1 023 136

indicateur 7 : % des dépenses documentaires de l’université hors SCD 18,6 % 12,4%

12,2 %

13,6 %

indicateur 8 : dépenses documentaires du SCD par étudiant inscrit à l’université (en euros) 38,3 37,3

37,5 (avec FC et Erasmus) 39,2 (sans FC, sans Erasmus)

37,7 (avec FC et Erasmus) 39,5 (sans FC, sans Erasmus)

indicateur 9 : Nombre de jours de formation par agent avec préparations de concours 3,2 4,4

6,5

6,7

6

II ACTIVITES 2009 2010

2011

2012 indicateur 10 : nombre d’usagers actifs physiques 15 725 16004

16367

16 027

nombre d'entrées à la bibliothèque physique 396849 436429

499155

531 266

indicateur 11 : Nombre d’entrées à la bibliothèque physique par usager actif physique 25,2 27,26

30,5

33,1

nombre d'étudiants inscrits à l'université 21469 22160 23151 * 23 459 *

Nombre d'enseignants-chercheurs travaillant à l'université 1047

1047

Enseignants : 914

indicateur 12 : disponibilité hebdomadaire des places en bibliothèque (nombre de places de travail X durée hebdomadaire d’ouverture / Nombre d’étudiants et d’enseignants-chercheurs à desservir) 3,88

3,87

3,85

nombre d'usagers extérieurs 663 968 1015

indicateur 13 : % des usagers extérieurs par rapport au nombre total d’usagers actifs 4,14

5,9

6,3

Nombre de prêts à domicile 140 084 154 695 184 315 196 969

indicateur 14 : nombre de prêts à domicile par usager actif 8,9 9,66

11,26

12,3

Indicateur 15 : nombre d’ouvrages rangés 501 714 501 819 451 012 481 903

indicateur 16 : nombre d’unités de contenu documentaire téléchargées (articles) indicateur 17 : nombre de requêtes

32 949 150 781

173 402 408 982

371 057 561 220

372 423 615 010

indicateur 18 : ouverture hebdomadaire maximum 60 60

62h30

62h30

indicateur 19 : nombre annuel d’heures d’ouverture 1939 2239h30

2405h30

2451h30

indicateur 20 : nombre d’étudiants formés dans le cadre de sessions programmées et nombre de personnes ayant bénéficié d'une visite 1153+ 1086 1549+1486

1746 +1596

2330 + 1822

indicateur 21 : nombre d’heures de formation dispensées dans le cadre de sessions programmées et nombre d'heures consacrées à des visites ** 201+ 55 246 + 64

282 + 66

334 + 90

PARC INFORMATIQUE 2009 2010 2011 nombre d'ordinateurs pour le public et pour le personnel (2chiffres : parc public/parc pro.) 104/114 104/114

104/114

104/114

indicateur 23 : % des ordinateurs installés depuis plus de 4 ans (2 chiffres : parc public/ parc professionnel) 78/60 50/50

28/46

0/0

indicateur 24 : nombre de machines neuves installées dans l'année (2 chiffres : parc public, parc professionnel) 23/21 29/11

24/11

57/20

*avec Formation continue et Erasmus (sans : 2012 :22 137 ; 2013 : 22 404) **1formation = 2 heures , 1 visite = 40 minutes

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I. LES MOYENS

1. LE BUDGET 2012 La prévision budgétaire déposée à la Direction des Affaires Budgétaires et Financières (DABF) pour l’exercice 2012 se montait à 1 585 117 €. Après arbitrage, le budget initial 2012 est de 1 409 527 € Ont été exclues de la demande :

• La subvention régionale prévisionnelle de 22 400 €, concernant les emplois étudiants, au motif de la centralisation des dépenses de personnel à la DIPEFAS.

• La subvention CADIST RDA de 8 000 €. Ce point fera l’objet d’une discussion avec la DABF au cours de l’exercice et la somme sera finalement versée à la DBM 2 d’octobre (7 372 €).

1.1. Les recettes Au budget initial, les recettes se répartissent de la façon suivante :

• Dotation de l’Université : 862 527 € • Droits de bibliothèque versés par les étudiants : 512 000 €

(32 € x 16 000 étudiants) • Ressources propres de la bibliothèque : 35 000 €

PEB, Droits d’inscription des particuliers, livres perdus, photocopies, etc. A la DMB 2 d’octobre apparaît une recette supplémentaire :

• Subvention CADIST RDA 7 372 € (Acquisitions et conservation)

Budget final 2012 : 1 416 899 € Il n’a été pas possible d’avoir un bilan réel des recettes avant mi-mars 2013, c’est-à-dire de connaître le nombre exact d’étudiants ayant acquitté un droit de bibliothèque. Deux subventions ont été accordées par l’ABES, après signature d’une convention : Conversion rétrospective dans Calames, concernant le fonds Dresch, pour un montant de 2 010 € TTC. Conversion rétrospective dans le SUDOC, concernant les fonds Cadist RDA – Nouveaux Lander, pour un montant de 8 000 € TTC. Ces subventions ont donné lieu à l’engagement de deux contractuels de mi-octobre à décembre 2012.

1.2. La répartition des crédits

Au 1er janvier 2012, le passage de l’Université aux Responsabilités et Compétences Elargies (RCE) a eu pour conséquence la centralisation de l’ensemble de la masse salariale, et sa gestion par la Direction des Personnels, des Emplois, de la formation et de l’Action Sociale (DIPEFAS). Le SCD n’a donc plus, depuis cette date, de crédits de type 30 (Personnel) Répartition initiale :

• 10 – Fonctionnement 1 289 527 € • 20 – Equipement 120 000 €

Répartition finale après DBM : • 10 – Fonctionnement 1 318 899€ • 20 – Equipement 98 000 €

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1.3. Résultats exercice 2012 Sur 1 416 899 € de crédits ouverts, les dépenses s’élèvent à 1 366 985,50 €, soit 96,48% d’exécution. 32 116,24 € de crédits restent engagés, soit parce qu’ils n’ont pu être mandatés sur 2012, soit parce que l’engagement prévisionnel était supérieur à la dépense effective. 17 797,26 € sont restés disponibles. Ces crédits non dépensés sont retombés dans le fond de roulement de l’Université.

1.3.1. Les dépenses par secteurs :

1.3.1.1. Les dépenses documentaires : 883 984,14 € Le budget a été consommé à 96,47% des crédits disponibles.

La documentation électronique inclut : • Les bases de données, • Les revues électroniques, • Les livres électroniques dont le montant global (Titre à titre et bouquets) est de 52 000 €. Les monographies, outre les livres imprimés, incluent les documents audiovisuels (CD et DVD) pour 21 184 €

1.3.1.2. Les dépenses de conservation : 101 174,52 € Elles concernent l’étiquetage des ouvrages, les antivols, les fournitures de conservation, les films de protection des ouvrages (livres, périodiques et documents audio et audiovisuels), la reliure, etc. Le budget prévisionnel a été intégralement dépensé.

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1.3.1.3. Les services aux publics : 227 442,79 €

Les dépenses de maintenance : Ces dépenses concernent le matériel spécifique de la bibliothèque :

• La transitique : 30 126,39 €, • L’audiovisuel (MTCA et Archimed) : 11 740,15 €, • Les systèmes antivol : 7 049,10 €, • Le lecteur reproducteur de microfiches : 2 352,53 €, • Le contrôle d’accès : 1 765,29 €, • Les fontaines d’eau : 1 603,03 €.

L’informatique : 17 227,85 €

• L’équipement, • La maintenance, • Les consommables (dont toner pour les imprimantes)

Le Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB) :

• Transfert des données ancien – nouveau logiciel : 1 435,20 €, • Mise en œuvre du logiciel Koha et sa réception : 40 851,46 €

La communication : Les frais d’assurance lors des expositions, les achats de présentoirs de fournitures et de petit matériel pour le montage des expositions, ou encore les frais d’impression pour les divers évènements.

Le mobilier : La mise à disposition des DVD et CD à caractère documentaire dans les salles de lecture a nécessité l’achat de présentoirs spécifiques et de bacs. 100 chaises pour les espaces publics ont été remplacées, ainsi que tous les fauteuils des banques d’accueil.

Les autres dépenses, dont : • Le Prêt entre bibliothèques, pour 635,40 € • Numérisation de documents, pour 3 427,39 €

1.3.1.4. Les services informatiques : 30 981,05 € Concernent exclusivement le fonctionnement des services numériques accessibles aux usagers :

• Base de connaissance pour le catalogue des revues électroniques et résolveur de liens : 17 547,57 €

• EZproxy : Solution logicielle d'authentification à distance qui permet de connecter les services d'authentification de Paris 8 aux fournisseurs de contenu prestataires de la BU :

902,38 €

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• Rue des Facs : Service de questions/réponses à la distance proposé par les bibliothèques universitaires d'Île-de-France : 1 058,49 €

• XMetal : éditeur XML supportant l’Interface de catalogage CALAMES (Catalogage en ligne des archives et manuscrits de l’enseignement supérieur) : 250,53 €

• Accès au service WorldCat : Catalogue signalant les ressources documentaires dans le monde : 904,18 €

• Licences WinIBW : Logiciel client serveur destiné aux bibliothécaires pour travailler dans le SUDOC :

10 17,90 €

1.3.1.5. L’administration et le pilotage : 123 403 €

• Fournitures et photocopies • Vêtements de travail • Missions, voyages, colloques • Frais de réception • Frais de véhicule • Courrier • Frais de participation à la BDIC (bibliothèque de documentation internationale

contemporaine) : 6 348,85 €

• Les dépenses de gardiennage des salles de lecture : 65 581,14 € En 2013 les frais de gardiennage seront centralisés au Service du patrimoine pour l’ensemble de l’Université.

1.4. Dépenses de personnel Comme indiqué en début de chapitre, toute la masse salariale de l’université est traitée par la Direction des Personnels, des Emplois, de la formation et de l’Action Sociale (DIPEFAS). Le montant total 2012 de la masse salariale consacrée au SCD est de 4 081 156 €, tous emplois confondus y compris les contractuels, les vacataires et les emplois étudiants.

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2. LES RESSOURCES HUMAINES La date de référence est fixée au 1er mars.

2.1. Les postes au SCD en 2012 : 83+2* postes :

• 71+1* emplois de la filière bibliothèque : o 1 Conservateur général, o 10+1* Conservateurs, o 8 Bibliothécaires, o 19 Bibliothécaires assistants spécialisés (BIBAS), o 33 Magasiniers.

• 9 emplois de la filière ITRF : o 3+1* Ingénieurs d’études, o 2 Techniciens, o 3 Adjoints techniques.

• 4 emplois de la filière AENES : o 1 Attaché d'administration, o 2 Secrétaires administratifs, o 1 Adjoint administratif

2.2. Etat des emplois du SCD 2008 – 2012 (au 1er mars) : CATEGORIE A

2008 2009 2010 2011 2012 CONSERVATEUR GENERAL 1 1 1 1 1 CONSERVATEURS 10 + 1* 10 + 1* 10 + 1* 10 + 1* 10 + 1* BIBLIOTHECAIRES 9 9 9 8 8 I G E 2+1* 2+1* 2+1* 3+1* 3+1* APAENES 1 1 1 1 1 TOTAL 23+2 23+2 23+2 23+2 23+2

* 1 conservateur en chef en décharge syndicale à 100% et 1 IGE mis à disposition de la MSH Paris Nord CATEGORIE B

B A S 16 17 17 17 (ASSISTANTS) 2 2 2 2 BIBAS 19 S A S U - SAENES 2 2 2 2 2 TECHNICIENS 3 3 3 3 2* T O T A L 24 24 24 24 23

* 1 emploi de technicien au service du personnel a été transféré à la DIPEFAS avec la centralisation de la gestion de la masse salariale liée au passage aux RCE. CATEGORIE C

MAGASINIERS 33 33 33 33 33 ADJOINT ADMINISTRATIF 3 3 1 1 1 ADJOINT TECHNIQUE 3 3 3 3 3 T O T A L 39 39 37 37 37

T O T A L GENERAL 87 87 86 86 85

En résumé, un emploi de catégorie B a été transféré aux services centraux pour la gestion du personnel de la filière Bibliothèque. Si l’on tient compte du technicien informatique rattaché à la DSI et gérant le

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parc informatique de la bibliothèque, le nombre d’emplois statutaires sur le site de la bibliothèque est de 84.

2.3. Les contractuels

2.3.1. Les contractuels sur postes en délégation de l’Etat Ceux-ci correspondent à des remplacements sur des postes vacants. Au cours de l’année 2012, 12 personnes ont été contractuelles. 10 postes ont été concernés par 19 contrats différents. 75 mois ont ainsi été travaillés :

2.3.2. Les contractuels sur budget propre (Paris 8) Le SCD emploie 2 contractuels depuis plus de dix ans :

• L’un sur un poste équivalent BIBAS (Bibliothécaires assistants spécialisés), • L’autre sur un poste équivalent de technicien recherche et formation (ITRF).

Ces deux emplois ont été stabilisés en contrat à durée indéterminée en 2012. Le premier en mars, le second en septembre. 2 autres personnes ont été recrutées :

• Une sur un poste équivalent BIBAS (Bibliothécaires assistants spécialisés), du premier janvier au 31 août.

• Une sur un poste équivalent Bibliothécaire, du 1er février au 30 juin (sur budget de la Recherche).

2.3.3. Etat d’occupation des emplois en équivalent temps plein rémunérés et en équivalent temps plein travaillé Date observation : 1er mars 2012

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* Un conservateur en chef est en décharge syndical, de fait n’a pas d’activité au SCD, mais est rémunéré par l’établissement. 85 postes + 4,5 emplois P8 + 0,5 « rompus » = 90 emplois pour 83, 8 équivalents temps pleins travaillés, soit 93, 11%. 85,284 équivalents temps plein rémunérés, soit 94,76%. Attention : Ce tableau donne une indication à un moment précis. Il ne fait donc pas une synthèse annuelle.

2.4. Les mouvements de personnel en 2012

2.4.1. Titularisation des fonctionnaires stagiaires 4 agents titularisés au 1er septembre 2012 dans le corps des BIBAS 2 agents titularisés au 1er septembre 2012 dans le corps des Magasiniers 1 agent titularisé au 15 septembre 2012 dans le corps ingénieur d’études.

2.4.2. Réussite à un concours Départ : Un contractuel (sur un poste de BIB) ayant réussi le concours de Technicien, remplacé par un autre contractuel au 1er octobre 2012. Arrivée : 1 conservateur, au 1er juillet 2012.

2.4.3. Promotions par liste d’aptitudes Avec reclassement interne : 1 agent promu dans le corps BIBAS au 1er janvier Entrainant un départ : 1 agent promu dans le corps BIBAS au 1er septembre

2.4.4. Recrutement sans concours catégorie C 2 magasiniers au 1er sept 2012 qui figuraient sur la liste complémentaire du recrutement organisé en 2011.

2.4.5. Mutations entrantes 1 Ingénieur d’études, au 1er septembre, par mutation interne à Paris 8, après le départ à la retraite d’un Attaché principal d'administration.

2.4.6. Mutations sortantes 1 conservateur au 1er septembre remplacé par 1 conservateur (1ère affectation)

2.4.7. Obligation d’emploi de travailleurs handicapés dans la fonction publique 1 contractuel déjà employé au SCD a été titularisé dans le corps des BIBAS au 1er février.

GRADESDélégation état

(Postes)

Budget propre

(Paris 8)

ETP

rémunérés

ETP

travaillés

Conservateur général 1 1 1

Conservateur 11 10,914 9,9*

Bibliothécaire 6 5,857 5,8

Contractuels sur poste BIB 2 2 2

BIBAS 19 18,342 18,1

Contractuels sur budget P8 équivalent BIBAS 3 3 3

Magasiniers 27 26,571 26,4

Contractuels sur poste MAG 6 3 3

Contractuel sur Rompus TP MAG 0,5 0,5

Contractuel sur budget P8 équivalent MAG 0,5 0,5 0,5

Ingénieur d'études 4 4 4

Technicien 2 2 2

Contractuel sur budget P8 équivalent TECH 1 1 1

Adjoint technique RF 3 2,6 2,6

Attaché d'administration 1 1 1

Secrétaire administratif 1 1 1

Contractuel sur poste SAENES 1 1 1

Adjoint administratif 1 1 1

85 4,5 85,284 83,8

14

2.4.8. Retraite 1 Attaché principal d'administration au 15 sept, remplacé par un Ingénieur d’études. 1 magasinier au 3 février, remplacé par un contractuel.

2.4.9. Décès 1 Adjoint technique ITRF le 24 juillet 2012, non remplacé en 2012.

2.5. Les campagnes d’emploi

2.5.1. Campagne d’emploi 2012 : Maintien des postes vacants : 1 emploi de magasinier – demande de recrutement concours échelle 5 2 emplois de magasiniers – demande de recrutement sans concours échelle 3 1 emploi de bibliothécaire assistant spécialisé – recrutement concours 1 emploi d’attaché d’administration – recrutement concours

2.5.2. Campagne d'emploi 2013 : 2 postes de bibliothécaires (Cat. A) demandés par mutation : 1 suite à un départ à la retraite, 1 créé par transformation d’un poste de magasinier, occupé par un contractuel. 1 poste de Secrétaire administratif (Filière AENES – Cat. B), occupé par un contractuel, transformation en ITRF et proposition au concours externe. 1 poste d’adjoint technique, non pourvu fin 2012, demandé en recrutement sans concours.

2.6. Pyramide des âges du personnel de la Bibliothèque Pyramide des âges – Agents en poste et contractuels au 1er mars 2011 :

Pyramide des âges – Agents en poste et contractuels au 1er mars 2012 :

Naissance Age Nb

1952 et avant + de 60 ans 8 8

1953 - 1957 55 – 59 ans 9 9

1958 - 1962 50 – 54 ans 11 11

1963 - 1967 45 – 49 ans 14 14

1968 - 1972 40 – 44 ans 13 13

1973 - 1977 35 – 39 ans 16 16

1978 - 1982 30 – 34 ans 8 8

1983 - 1987 25 – 29 ans 8 8

1988 - 1992 20 – 24 ans 2 2

Naissance Age Nb

1953 et avant + de 60 ans 8 8

1954 - 1958 55 – 59 ans 13 13

1959 - 1963 50 – 54 ans 11 11

1964 - 1968 45 – 49 ans 12 12

1969 - 1973 40 – 44 ans 22 22

1974 - 1978 35 – 39 ans 7 7

1979 - 1983 30 – 34 ans 8 8

1984 - 1988 25 – 29 ans 6 6

1989 - 1993 20 – 24 ans 2 2

15

2.7. Compte Epargne Temps : La nouvelle réglementation du Compte Epargne Temps (décret du 28 août 2009) a permis une large ouverture du CET du fait de l’assouplissement des règles d’utilisation. Nombre de CET ouverts : 2008 : 8 2009 : 23 2010 : 26 2011 : 28 2012 : 29 Nombre de jours alimentés en 2012 : 106 Nombre de jours payés (Droit d’option) : 15

2.8. Les emplois étudiants : Le décret 2007-1915 du 26/12/2007 encadre le recrutement d’étudiants qui participent au rangement dans les salles de lecture, à l’infomobile et à la formation des usagers. Ces emplois sont recrutés sur l’année universitaire de mi-septembre au 30 juin. Nombre d’heures annuelles par activité :

Rangement Infomobile Formation des usagers

2009 5033 640 283

2010 3882 628 548

2011 4376 783 347

2102 4801 824 491

16

3. LA FORMATION DU PERSONNEL

Le service de la formation des personnels du SCD a pour mission : - De repérer et d’analyser les besoins en formation, en cohérence avec la politique du SCD, de l’université et les différentes évolutions des métiers, des publics et des technologies de l’information. • En relation avec la Direction de l’établissement il élabore le plan de formation en tenant

compte des facteurs humains et organisationnels. • Il assure la gestion administrative en relation avec le service formation de l’université • Il établit le rapport annuel et les statistiques des formations des personnels. • Il accompagne et coordonne les actions de formation et informe régulièrement les agents sur

les formations et les concours. • Il assure le suivi administratif des demandes de formation. • Il organise et coordonne les formations de « prise de fonction » des nouveaux personnels. • Il encadre et organise l’accueil des stagiaires • Il gère le fonds professionnel

Le service se compose d’un conservateur responsable de la gestion et du développement du service, membre de la commission formation de l’université, d’un BIBAS* qui participe à la planification des formations et à l’accueil des stagiaires et des agents nouvellement affectés, assiste la responsable dans le cadre de l’évaluation du service : rapport annuel et statistiques, est chargé du traitement du fonds professionnel et de la gestion administrative en liaison avec le service de la formation de l’université.

*Depuis le 1er septembre 2010, c’est un personnel contractuel qui occupe les fonctions d’adjoint pour 15 % de son temps de travail.

Contexte En janvier 2012, un nouveau SIGB (Système intégré de gestion de bibliothèque), Koha, a été mis en production. L’ensemble des personnels de la bibliothèque a suivi les différents modules de formation liés à ce changement de système informatique. Des formations complémentaires notamment SQL seront mises en place en 2013. En 2012, Trois nouveaux agents titulaires sont arrivés : 1 conservatrice adjointe au responsable du département des services au public : 1 responsable Administratif et financier, 1 magasinier affecté au traitement des livres imprimés et deux agents contractuels bibliothécaires : 1 bibliothécaire en charge d’une mission de médiation avec les chercheurs dans le cadre d’un nouveau service mis en place et 1 bibliothécaire responsable des acquisitions en sociologie. 90 agents de la bibliothèque centrale et 4 agents des bibliothèques associées ont accès aux formations mises en place par le SCD, l’université Paris 8, les différents centres de formation (Médiadix Enssib, URFIST….)

3.1. Les formations prioritaires du SCD en 2012 →→→→ Améliorer le service aux usagers La bibliothèque de Paris 8 est ouverte de 9h à 20h du lundi au vendredi et de 10h à 17h30, le samedi, ce qui en fait le premier lieu d'accueil des étudiants à l'Université. Tous ses agents se relaient par équipes de 6 à 15 pour les accueillir ou les renseigner dans toute la bibliothèque Les évolutions en cours dans les métiers des bibliothèques renforcent l’importance de cette fonction d’accueil, d’orientation et de médiation. En réponse à une circulaire du Ministère sur le déploiement du Référentiel Marianne dans le réseau national des bibliothèques universitaires (16 février 2011), le SCD a manifesté son intention de chercher à obtenir une certification Marianne. La formation du personnel à la fonction accueil s’inscrit dans cette démarche qualité qui vise à l’amélioration de la qualité de l’accueil dans les services de l’Etat. La centralisation du budget de formation et la passation d’un marché cadre pour la formation a retardé d’un an la formation accueil du public.

17

3.2. Les besoins individuels en formation du personnel La méthode utilisée pour recueillir les besoins en formation pour le plan 2013 est celle du questionnaire (questionnaire individuel et formulaire de l’entretien professionnel) et d’une permanence tous les jeudis matin pour accueillir, informer les agents. 42 agents se sont exprimés. Ces questionnaires ont été envoyés le plus tardivement possible pour tenir compte des changements susceptibles d’intervenir dans le personnel à la suite de mutations, réussites aux concours et nominations et des modifications dans l’organisation du travail. 3.3 Statistiques des formations 2012 Extraites de l’enquête statistique faite à partir des critères officiels du logiciel Lagaf : Les agents comptabilisés (catégorie A, B et C) sont titulaires ou contractuels. Les emplois étudiants ne sont pas inclus dans le tableau récapitulatif.

� 337 stagiaires (182 en 2011) pour 675 jours de formation (482 en 2011)

Les dépenses de formation payées sur le budget de l’université pour la bibliothèque (hors rémunération des stagiaires) s’élèvent à 9595 € (dont forfait Médiadix 6750 €). Tableau 1 : Formation 2012 en nombre de stagiaires et en nombre de jours : (Un agent ayant suivi plusieurs actions de formation, est compté autant de fois que de formations suivies)

Effectifs stagiaires

Nombre de jours de formation

Stagiaires par catégorie

A B C Total A B C Total

Formation initiale statutaire

0 0 0 0 0 0 0 0

Formation continue * Perfectionnement / et ou adaptation à une (nouvelle) fonction soit T1 et T2

102 106 79 287 126 91 62 279

* Dans le cadre d’un projet professionnel soit T3

4 2 4 10 18 9 9 36

Congé formation 1 1 0 2 180 20 0 200 Sous Total formation continue 107 109 83 299 324 120 71 515 Préparation concours 7 5 26 38 16 19 45 80 Total formation continue 114 114 109 337 340 139 116 595 Total 2012 formation initiale + formation continue

114 114 109 337 340 139 116 595

* T1 et T2 Formation sur le nouvel SIGB : 171 stagiaires (1 stagiaire s’inscrivant à plusieurs modules) pour 76 jours de formation dont 8 jours par les formateurs internes au SCD * T3 Dont pris sur DIF 4 cat. A soit 18 j, 2 cat. B soit 9 j, 4 cat. C soit 13 j La moyenne par agent est de : 595 jours/ 89 agents = 6.68 jours en 2012 (6.51 jours en 2011).

18

Tableau 2 : nombre de jours de formation par agent par catégorie Agent par catégorie Cat. A Cat. B

Cat. C Moyenne

Jours de formation par agent en 2012 (hors prépa concours)

324 120 71 5.78

Jours de formation par agent en 2012 (prépa concours incluse)

340 139 116 6.68

80 agents ont participé à des formations d’adaptation/perfectionnement à leurs postes de travail, à des formations liées aux évolutions des métiers, à des formations participant au développement des compétences et à la préparation de concours. Les préparations des concours 2012-2013 - Magasiniers principal - Bibliothécaires assistants spécialisés - Bibliothécaires - ITRF BAP F Cat. A ITRF BAP F Cat. B En 2012 : 18 agents (2 de catégorie A, 2 de catégorie B, 14 de catégorie C) se sont inscrits à une préparation. Tableau 3 : Les concours (sessions 2012)

Concours présentés

Nombre d’agents ayant

passé le concours

Nombre d’agents admissibles

Nombre d’agents admis

Conservateur d’état 1 0 0 Bibliothécaire 2 0 0 ASI (ITRF) BAP F 1 0 0 Bibliothécaire adjoint spécialisé

4 0 0

Technicien de bibliothèque (ITRF) BAP F

5 4 1 (+1 liste attente)

Autres concours 1 1 1 Total 14 5 1

• 1 agent s’est présenté à + de 3 concours, 3 agents se sont présentés à 2 concours • 2 agents ont été membres du jury (6 journées absence préparation + journée

concours)

Tableau 4 : nombre d’agents formés en 2012

Catégorie de personnel

A B C

Nombre d’agents ayant suivi des formations en 2012

21 26 33

19

3.4 La formation des agents nouveaux Pour répondre aux besoins courants de formation de 6 nouveaux agents (titulaires ou en cours de titularisation ou contractuels et 2 vacataires (1 pour Cadist RDA et 1 pour la rétro conversion de fonds spécialisés dans calames) affectés au SCD de Paris 8, des formations ont été programmées en collaboration avec les responsables des services : formations « prise de poste », initiation à la liste Rameau dans le Sudoc, SIGB Absys puis Koha, CDU, équipement, rangement. Des collègues expérimentés ont pris en charge les nouveaux dans les situations de travail : service public en binôme pour tous les nouveaux agents, accompagnement dans le travail d’équipement, rangement des documents pour les nouveaux magasiniers. Activité d’encadrement de l’accueil de stagiaires Nous avons accueilli 8 stagiaires en 2012 : 1 Stage observation avec la Bibliothèque sans frontière durée 1j/semaine sur 3 mois, 1 Stage pour la « communication et actions culturelles » d’une durée de 2 semaines, 1 stage d’observation « les services au public » d’une durée d’1j, 1 stage « valorisation des collections audiovisuelles » d’une durée d’1 mois, 2 stages pour notre plateforme d’autoformation « Abradoc » d’une durée totale de 5 semaines ; 1 stage pour la bibliothèque numérique sur les questions juridiques de 4 mois et 1 stage « collège » d’une semaine. Activité des formations des emplois étudiants Les 9 moniteurs étudiants recrutés pour le rangement des salles ont suivi des formations internes au fonctionnement général de la bibliothèque et à la CDU ; 3 moniteurs recrutés pour le service de l’infomobile ont été formés à la recherche documentaire et à l’utilisation des ressources électroniques spécialisées par le coordinateur du service et 1 moniteur pour le service de la formation des usagers formé par la responsable des formations des usagers.

3.5 Les Perspectives pour 2013

- Mise en place de procédures de travail en commun entre le service formation du SCD et celui du service formation de l’université.

- Mise en place des outils (LAGAF pour l’ensemble des personnels de l’université) - Formation à l’accueil du public en bibliothèque pour 48 agents du SCD - Formation SQL pour 12 agents du SCD

20

II. LES RESULTATS

1. 1. LES SERVICES AU PUBLIC Chiffres clés des services au public 2012 :

- 531 266 entrées (499 155 en 2011). Moyenne journalière : 2 133 entrées (2011 : 1 965) - 196 969 prêts (2011 : 184 315) - 16 027 lecteurs emprunteurs (16 367 en 2011)

La bibliothèque a connu en 2012 une hausse d’activité concernant les services au public (fréquentation : + 6,43 % ; prêt : + 6,86 % ; formation des usagers : + 33, 4 %). Plusieurs facteurs concourent à cette progression de la fréquentation, de la formation des usagers et du prêt de documents : ♦ Une raison conjoncturelle : l’avancée du calendrier de la rentrée universitaire 2012-2013 a

entraîné une plus forte fréquentation de la BU pendant les derniers mois de l’année 2012. ♦ Des décisions d’ordres divers : l’ouverture d’un prêt gratuit aux étudiants d’Ile-de-France et aux

habitants de la Seine-Saint-Denis en octobre 2010, l’extension d’horaires de 2h30 depuis octobre 2011, le rehaussement des quotas de livres empruntables, l’optimisation de la durée du prêt (introduction de la possibilité d’une prolongation), la hausse du nombre de CD audio empruntables et la mise en place du prêt des DVD. En augmentation constante, la formation des usagers, les visites de la BU et l’information du public contribuent, certainement, à sensibiliser les étudiants à l’intérêt qu’il y a pour eux à fréquenter la bibliothèque. Enfin, on ne saurait oublier de mentionner le rôle de l’investissement quotidien des agents de la BU dans ces bons résultats.

1.1. La fréquentation, les inscriptions et les publics en 2012.

1.1.1. La fréquentation. Au cours de l’année 2012, la fréquentation de la bibliothèque universitaire par les usagers a augmenté de 6,43 % par rapport à 2011, le taux de fréquentation de 3,43 % :

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2011-12 PARIS 8

inscrits UP81 23759 22239 22241 21441 21469 22160 22137 22404 1,2 %

Entrées BU 635529 544768 511502 527384 396849 436429 499155 531266 6.43 %

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2011-12 Taux de

fréquentation2 31,72 29,94 27,48 30,71 23,78 26.04 29,38 30,39 + 3,43 %

Ecart taux fréquentation 2012 / moyenne taux fréquentation 2005-2012 (28.68) + 1.71

11 Attention, afin de rester sur des chiffres comparables avec ceux des années précédentes, ces chiffres ne tiennent pas compte des inscrits FP et échanges internationaux ; ceux-ci pris en compte, le nombre d’inscrits à l’Université en 2011-2012 est de 23 459 étudiants (source service statistiques UP8, état au 25/01/2013). 2 Nombre d’entrées rapporté au nombre d’étudiants inscrits à l’Université Paris 8, hors catégories fréquentant pas ou peu le campus, donc la BU « physique » (IED, FP et Erasmus).

21

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Nombre de jours d’ouverture de la BU

226,5 236 247 247 240 241 254 249

Moyenne d’entrées/jour

2806 2308 2071 2135 1654 1811 1965 2133

1.1.2. Les lecteurs dits « actifs » (=emprunteurs) et leur répartition

Les lecteurs « actifs » sont ceux ayant effectué au moins un prêt ou une inscription manuelle dans les locaux de la BU. A ce propos, on peut rappeler que tous les usagers de la BU n’utilisent pas le prêt (l’enquête de public en 2006-2007 avait fait apparaître que 77,5 % des usagers déclaraient avoir utilisé le service du prêt).

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Nombre de lecteurs « actifs »

12 421 16 866 17 092 16 791 15 725 16 004 16 367 16 027

61765

39395

63120

40260

58805

43227

8797

23923

67949 69677

54348

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

80000

90000

FREQUENTATION BIBLIOTHEQUE - Comparatif

2007 = 511502 entrées 2008 = 527384 2009 = 396849 2010 = 436429 2011 = 499155 2012 = 531266

46%

31%

6%

1%3%

1%0% 0%

11%1%

0%

Lecteurs actifs 2012 - Répartition par niveau d'étude

Licence

Master

Doctorat

Echanges internationaux

Enseignant

Formation permanente

IUT Montreuil / Tremblay

VAE

Lecteur extérieur

Personnel université

Inconnus

22

1.2. L’Accueil, l’information et la médiation.

1.2.1. Evaluation des activités d’accueil, d’information et de médiation

1.2.1.1. Où les lecteurs posent-ils leurs questions et à quelle heure ?

1.2.1.2. Que font les bibliothécaires en service ?

0

100

200

300

400

500

600

700

9h-11h 11h-13h 13h-15h 15h-17h 17h-20h

Répartition des questions par salle et par plage horaire décembre 2012 (semaine test)

Rose

Audiovisuel

Violette

Infomobile

Verte

Rouge

Documentation

Accueil

15%

5%

30%31%

2%

8%

4%2%

3%

Typologie des questions

Assistance technique

Intervention : panne

Orientation générale

Orientation documentaire

Médiation sociale etlinguistique

Service spécifique (réservation, peb, …)

Intervention : contrôle etrégulation

Intervention : aidedocumentaire

Téléphone

23

1.2.2. L’Infomobile : information, assistance et régulation mobiles en dehors des bureaux d’information

1.2.2.1. Présentation du service.

Mis en place à la bibliothèque depuis 2001, l’Infomobile est un service qui vise à aller au-devant des usagers de la bibliothèque, afin de leur expliquer le fonctionnement de la bibliothèque et de les accompagner dans leurs démarches documentaires. Il a également un rôle d’observation et de régulation quant à l’usage des ressources mises à la disposition des lecteurs. L'équipe chargée d'assurer l'Infomobile est composée de 4 agents de catégorie A ou B, qui effectuent chacun 2 heures de service mobile hebdomadaires, et de 3 emplois étudiants, qui assurent chacun 10 heures de service hebdomadaires de la fin septembre au mois d’avril, à la veille des congés de printemps.

1.2.2.2. Évaluation du service d’Infomobile

Le volume horaire du service pour l’année 2012 est en hausse par rapport aux années précédentes avec 913h. L’équipe d’étudiants a été partiellement renouvelée à la rentrée 2012-2013, nécessitant une formation initiale de 19h pour deux étudiants. Cette formation comprend une présentation générale de la bibliothèque et de ses services, des ressources documentaires, ainsi que des travaux pratiques. Le service a été pleinement opérationnel dès le 8 octobre.

La semaine test Comme chaque année, la semaine test en décembre permet d’évaluer plus finement l’activité du service, de mesurer son impact par rapport aux autres postes d’accueil et son évolution. L’Infomobile représente ainsi 10% de l’activité de la bibliothèque en service public avec 274 lecteurs abordés. En moyenne, 8 lecteurs sont abordés par plage d’une heure par agent. Cette année, la tranche horaire qui compte le plus d’interventions est 11h-13h. Le taux d’acceptation du service, 80 %, est assez stable, de même que la proportion des réponses développées, 41 %.

Principaux lieux d’intervention On remarque cette année une répartition plus équilibrée du service au sein des différents espaces de la bibliothèque, la prédominance du hall d’accueil et de la salle rouge étant moins marquée. Le hall d’accueil reste cependant le principal lieu d’intervention de la bibliothèque avec 32% des interventions, devant la salle rouge avec 19% et la salle rose avec 11%. Activités principales : Orienter et assister L’orientation documentaire est la principale activité de l’Infomobile (41 % des questions), suivie par les interventions techniques, pour panne ou assistance, (24%) et par l’orientation générale (21 %).

SEMAINE TEST INFOMOBILE DECEMBRE 2012 : 248 Interve ntions

13% 11%

21%41%

4%

3% 4%3%

Infomobile : typologie des interventions Assistance technique

Intervention pour cause depanne, incident,dysfonctionnementOrientation géographique etinformations d'ordre général

Orientation intellectuelle etinformations documentaires

Médiation sociale etlinguistique

Service spécifique (réservation, peb, demande d'acquisition…)

24

1.3. Les services particuliers d’accueil

1.3.1. L’accueil des publics handicapés

♦ Pour l’année universitaire 2012-2013 onze agents de toutes catégories se sont portés volontaires pour intégrer la cellule handicap, soit deux de plus que l’année précédente qui en comptait neuf. Le principe est que ces agents se relaient afin que toute personne en difficulté puisse accéder à des services spécifiques à n'importe quel moment durant les horaires d'ouverture aux publics.

♦ En 2012 la majorité des interventions auprès des publics empêchés sont des services que la cellule handicap dispense de façon traditionnelle depuis sa création en 2004. On peut citer les suivants : aide à la recherche documentaire ; recherche dans l’OPAC, suivi de la recherche en salle des documents papiers trouvés dans l’OPAC pour en faire quelques photocopies (généralement photocopies de la 4ème de couverture et du sommaire) ; lecture à haute voix de documents de la bibliothèque ; photocopies gratuites (dans le respect du droit d’auteur) ; aide à l’installation dans les salles de lecture, notamment pour les lecteurs souffrant de handicap moteur.

♦ L’investissement des agents vis-à-vis des usagers en situation de handicap est insuffisamment pris en compte, d’une part parce que l’éventail des services rendus est difficilement quantifiable par des indicateurs objectifs, d’autre part parce que nombre de services effectivement rendus ne sont pas systématiquement recensés dans le cahier de suivi interne à la cellule. Cela s’explique notamment par le fait que les interventions n’excédant pas quinze minutes ne sont souvent pas rapportées dans le cahier de suivi (comme par exemple l’aide à l’installation dans les salles pour les handicapés moteurs via les ascenseurs ou rampes d’accès). Elles sont d’autant moins susceptibles d’être expressément consignées lorsque les personnels qui se chargent de ce type de services ne font pas partie de la cellule handicap (14% des interventions recensées depuis la rentrée universitaire 2012 sont ici concernées), ou encore lorsque les interventions auprès des lecteurs empêchés se font à l’improviste (82% d’entre elles). Cela témoigne de la disponibilité et de l’investissement naturel à l’égard des publics empêchés de la part des agents en service public, qu’ils soient membres ou pas de la cellule handicap.

♦ Outre les services traditionnellement dispensés par la cellule handicap, services connus et appréciés par les habitués, de nouveaux services ont pris leur essor en 2012 : grâce à des crédits obtenus dans le cadre du plan d’aide à la réussite, la bibliothèque s’est dotée en mai 2012 de nouveaux équipements d’adaptation à destination des lecteurs malvoyants ou aveugles. En plus des deux vidéo-agrandisseurs et du clavier pour malvoyant qu'il possédait déjà, notre établissement est équipé depuis la rentrée 2012 d’un scanner, d'une machine à lire (ClearReader +), d'un logiciel agrandisseur (Zoomtext), d'un logiciel OCR (Omnipage 18) permettant de numériser des documents et de les lire grâce à un logiciel de synthèse vocale (Jaws).

0

20

40

60

80

100

120

11h-13h 13h-15h 15h-17h

Répartition des questions par tranches horaires

32%

7%8%

3%4%1%3%

19%

7%

11% 5%

Répartition des interventionspar salles

Hall central

Salle deDocumentationSalle Violette

Salle Orange

Salle Verte

25

♦ Jusqu'en décembre 2012, la salle dans laquelle se trouvent ces nouveaux équipements servait de local pour le PEB. Après le déménagement des documents du PEB dans la salle des périodiques en décembre 2012, la bibliothèque entame donc l’année 2013 en offrant aux lecteurs empêchés une salle spécifiquement dédiée à leur accueil lorsqu’ils souhaitent user du matériel que nous mettons à leur disposition.

♦ La mise à disposition de ces nouveaux équipements s’accompagne naturellement d’une évolution des services dispensés par les membres de la cellule handicap puisqu’ils sont désormais sollicités pour accompagner les lecteurs dans l’usage d’outils d’adaptation spécifiques. L’impact de ces nouveaux services sur les demandes de notre public empêché et sur les tâches menées par les membres de la cellule handicap sera mesurable fin 2013.

♦ Si, comme nous l’avons signalé plus haut, les interventions recensées dans le cahier de suivi de la cellule handicap ne sont pas forcément révélatrices des actions concrètes menées au quotidien en faveur des publics empêchés, elles sont néanmoins révélatrices de caractéristiques saillantes. A une moyenne de six interventions par mois depuis la rentrée universitaire 2012 correspond une durée moyenne de trente-deux minutes par intervention : cela montre que les services dispensés par les membres de la cellule handicap ne sont pas tant mesurables d’une façon quantitative que qualitative. Au vu de la nécessaire adaptation à chaque type de handicap et aux besoins de chaque lecteur empêché, le facteur humain est particulièrement sensible dans les situations que connaissent les membres de la cellule handicap.

♦ De plus, s’il est encore trop tôt pour mesurer l’impact des nouveaux matériels d’adaptation sur notre public empêché et sur les agents de la cellule handicap, deux constats sont néanmoins déjà manifestes. D’une part, dans la mesure où les étudiants malvoyants ou aveugles sont souvent déjà familiers des logiciels spécialisés comme Jaws ou Zoomtext, une connaissance pointue des équipements d’adaptation par les personnels de la cellule n’est pas forcément nécessaire, le réquisit fondamental étant ici de mettre à disposition ces outils. Cela nous amène au deuxième constat : une connaissance minimale et fonctionnelle de ces équipements par les agents est néanmoins extrêmement souhaitable, notamment en cas de demande d’assistance technique par les usagers qui seraient novices. Le but est alors de former ces usagers empêchés afin qu’ils deviennent tout à fait autonomes dans l’usage de nos équipements. C’est ce qui s’est fait dès la rentrée 2012 avec une lectrice malvoyante qui a bénéficié d’une heure de formation pour se servir de la machine à lire, suite à quoi elle est devenue une habituée et ne nécessite plus aucune assistance lors de ses fréquentes visites pour utiliser la machine : ce genre de cas sera très vraisemblablement en hausse durant 2013.

♦ C’est en vue d’acquérir de plus amples connaissances techniques ou spécifiques aux handicaps et de les transmettre à son équipe que la responsable de la cellule handicap est en contact avec des partenaires divers : Accueil handicap de l’université Paris 8, personnels enseignants du parcours Master Technologies et handicap, bibliothécaires d’autres établissements spécialisés dans l’accueil des publics empêchés (comme la BPI). La prise de contact depuis ces derniers mois avec quelques étudiants empêchés (dont un déficient visuel et un handicapé moteur) permet également de cerner plus finement leurs besoins afin de proposer en conséquence des services adaptés et réellement sollicités. C’est au regard de la demande émise par les usagers des nouveaux services amorcés par la cellule handicap qu’une priorisation pertinente des projets en cours pour l’année 2013 (demande d’agrémentation pour Exception handicap, actions à mener vers les déficients auditifs etc.) pourra être menée.

1.3.2. Les lecteurs extérieurs inscrits au prêt Le nombre de lecteurs extérieurs inscrits au prêt en 2012 est de 1015 soit une augmentation de 5% par rapport à 2011 (statistiques établies à partir des formulaires d’inscription remplis par les lecteurs). Année 2009 2010 (mise en place du prêt

gratuit en septembre 2010) 2011 2012

Total lecteurs extérieurs

450 663 968 1015

26

Répartition des inscriptions Type d’inscription Pourcentage

2012 Prêt gratuit (étudiants IdF et habitants 93) 74% Prêt payant 14% Prêt payant exonéré 12%

Profil des lecteurs extérieurs Les lecteurs extérieurs sont majoritairement des habitants de Seine Saint-Denis (58%), étudiants (75%), inscrits en master (35% des étudiants extérieurs inscrits), souvent à l’université de Paris 13 (32% des étudiants extérieurs inscrits) ou dans des établissements d’enseignement supérieur de Paris intra muros (41%).

1.3.3. La participation au service de questions réponses « Rue des facs » En 2012, le service « Rue des facs »de la bibliothèque de Paris VIII a connu un ralentissement d’activité dû au congé maternité et à la mutation de la personne référente de l’établissement. En septembre 2012, la bibliothèque de Paris 8 ne participait que pour 1% à ce service. Une bibliothécaire a été chargée de reprendre la fonction. Il a fallu sensibiliser les collègues pour d’avantage de participation et motiver les nouveaux. Au final, 5 personnes ont poursuivi, 4 nouveaux collègues se sont inscrits. 9 personnes sont désormais actives. Les participants sont inscrits aux thématiques suivantes : sciences humaines et sociales, langues et littératures, histoire et géographie, arts, psychologie et divers. Des séances de formation au logiciel Question Point et à la manière de répondre ont été organisées à la bibliothèque de Sainte Barbe, par l’administrateur de « Rue des facs » auxquelles les 9 collègues ont participé. Une journée professionnelle pour tous les répondants du réseau a eu lieu le 26 octobre 2012, au Musée du quai Branly à Paris, où ont été présentés des services similaires comme SINBAD, UBIB, Bibliosés@me. Une réunion des répondants en sciences humaines a eu lieu le 20 décembre 2012 à la Bibliothèque Sainte Barbe, à Paris, afin de confronter nos expériences, problèmes et d’harmoniser nos réponses. Une publicité faite autour du service a été menée par la chargée de communication au sein de la Bibliothèque de Paris 8, qui a remis à jour et diffusé les affiches, les signets les logos de « Rue des facs », et par la responsable du service informatique qui a inséré la possibilité d’interroger « Rue des facs » dans le catalogue, en cas de recherche infructueuse. Les collègues lors des visites aux étudiants et les bibliothécaires de l’accueil sont chargés de présenter le service. Au 21 février 2013, la part des réponses établies par Paris 8 est remontée à 5,33 %. De plus, des réponses de bibliothécaires de Paris 8 figurent dans le Carnet de « Rue des facs » en raison de leur qualité : http://ruedesfacs.hypotheses.org/

1.3.4. Les relations avec les lycées L’université a nommé depuis deux ans un chargé de mission pour le développement des relations avec les lycées. Le SCD contribue à ces actions en recevant des groupes de lycéens avec un enseignant pour visiter la bibliothèque ou travailler sur des documents dans le cadre d’un projet. Au moment de la préparation du baccalauréat, à partir du mois d’avril, les élèves majeurs des lycées alentours accentuent leur fréquentation de la Bibliothèque, souvent en groupes, repérables par des comportements qui contrastent avec ceux des étudiants. Des consignes particulières sont données au personnel pour cette période de l’année. Le 6 décembre 2012 le SCD a réuni les documentalistes des CDI de 6 lycées de Seine saint Denis afin d’envisager des modalités de coopération. La possibilité d’utiliser les fonds de la Bibliothèque pour les Travaux Personnels Encadrés ou de demander des formations à certains outils documentaires généralistes ou spécialisés les a particulièrement intéressés.

27

1.4. Cellule Planning : la gestion du service public au quotidien La Cellule Planning, composée de 3 agents, assure la gestion des plages de service public des agents de la bibliothèque universitaire. Elle participe ainsi à la continuité et à la qualité du service public. Elle gère et édite le planning quotidien réunissant les services publics d’environ 90 agents (titulaires, contractuels, vacataires étudiants). Pour assurer l’ouverture quotidienne de la bibliothèque, la cellule a recours à environ 25 équivalents temps plein. Le planning intègre, en plus des plages de prêt et d’information, les plages de rangement des salles, les plages d’Infomobile, les séances de formation aux usagers, les visites organisées, les permanences des cellules « Handicap » et « mots Rameau ». Il prévoit également les plages de renforts, (les agents assurant les remplacements éventuels). De plus, ce planning quotidien mentionne les noms des agents absents, en congé, en formation ou en réunion. Il centralise ainsi les informations relatives au fonctionnement du service public et constitue, chaque jour, une aide aux responsables de service public. Ce planning quotidien, diffusé la veille sous forme électronique et papier, donne lieu le lendemain matin à des modifications plus ou moins nombreuses en fonction des absences et des indisponibilités des agents. De ce fait, la cellule est amenée à travailler avec l’ensemble des services de la bibliothèque, et plus particulièrement, le service du personnel, le service de la formation du personnel, la formation des usagers, le service de l’accueil, celui des visites et l’Infomobile. La Cellule Planning utilise un logiciel spécifique : Hélix de la société Horoquartz. En 2012, la bibliothèque a ouvert 249 jours, pour 2451h30. La moyenne horaire journalière d’ouverture a été de 9h50 (9h45 en 2011).

1.5. La formation des usagers et les visites

1.5.1. La Formation des usagers Il y a eu en 2012 167 séances de formation pour 2 330 étudiants (décompte des séances de formations organisées par la formation des usagers, indépendamment du service des visites).

2008 2009 2010 2011 20120

500

1000

1500

2000

2500

1970

1153

1549

1746

2330

145 107 123 141 167

Evolution du nombre d'étudiants formés

nbre d'étudiants

nbre de séances

28

La répartition des étudiants selon le niveau de cursus se fait de la façon suivante:

En comparaison des années antérieures, on peut noter un fort accroissement de la formation des étudiants de niveau Master, du fait certainement de la systématisation de cette offre de formation auprès des stagiaires de la Formation permanente, et d'une publicité accrue de ce type de formations auprès des enseignants des Masters (une lettre à l'attention de chaque enseignant-chercheur a été envoyée peu avant la rentrée universitaire 2012, par le biais du Service de Communication de l'Université). Le nombre d'étudiants formés en Licence continue à progresser, avec l'intégration toujours plus accrue de ses formations dans le cadre des cours de méthodologie. Un léger fléchissement du nombre de doctorants formés est à observer, ceci peut être lié à une absence de quelques mois de la personne en charge de relayer ces formations auprès des doctorants (Coordination des Ecoles doctorales). Mais elles sont toujours aussi appréciées, selon le retour qui nous est fait par les doctorants eux-mêmes.

2008 2009 2010 2011 2012 La plateforme Arbradoc, outil d'autoformation à la recherche documentaire a été mise en ligne en janvier 2012. En une année complète, elle a été visitée 8119 fois par 5663 internautes différents. On peut voir selon la courbe de fréquentation que c'est extrêmement variable. Cet outil est présenté dans le cadre des formations à la recherche documentaire, de façon périphérique. Certains cours sont en cours de rédaction ou totalement à développer.

58,00%

35,80%

6,20%

Répartition par niveaux

L

M

D

0

500

1000

1500

2000

2500

1630

666

1217 11791352

340

404

227 393

834

0

83

105

174

144

Répartition des étudiants par niveau d'études

DML

29

1.5.2. Les visites de la BU En 2012, l’équipe assurant les visites était composée de 12 agents (de catégorie A et B). Les visites ont permis aux participants de découvrir le fonctionnement et l’offre de services de la bibliothèque (physique et numérique). L’équipe des Visites a reçu 1822 personnes, lors de 135 visites soit une moyenne de 13 personnes environ par visite. Une visite dure au minimum 40 minutes, afin de présenter de manière complète les services de la bibliothèque et les collections disciplinaires choisies en fonction du cursus des étudiants. La majorité des visites a eu lieu au 2ème semestre (de septembre à novembre). La rentrée universitaire a donné lieu à de nombreuses visites pour les étudiants en licence 1 essentiellement. Sur les 135 visites assurées pour 1549 étudiants, 14 ont eu lieu dans le cadre des formations aux usagers à la recherche documentaire et ont concerné 265 étudiants. Parallèlement à ces visites, ont été organisées des visites pour des publics extérieurs : lycéens, professionnels des bibliothèques (Enssib, BM Cergy-Pontoise, INHA, bibliothécaires algériens et géorgiens), délégations étrangères en visite à l’université (Etats-Unis, Pologne, Pays des Balkans, Soudan), étudiants en école d’architecture (Marne-La-Vallée). 85% des participants aux visites sont des étudiants de Paris 8, 15% sont des publics extérieurs.

Nombre de visites Nombre de participants Etudiants 101 1549 Extérieurs 34 273 Total 135 1822

NB: Les graphiques suivants ne prennent pas en compte les 14 visites organisées pour 265 étudiants par le service de la formation aux usagers.

Evolution des visites (2005-2012)

98 65 62 64 83 96 99 135

895

493 578

9691086

14861596

1822

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2000

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

Nombre de visites Nombre de participants

30

1.6. Le prêt des collections, la consultation et la fourniture des documents.

1.6.1. Le prêt des documents Le nombre de prêts a augmenté en 2012 par rapport à 2011 (+ 6,86 %). Cette hausse est essentiellement liée à la mise en place des renouvellements de prêt par les usagers eux-mêmes et au prêt de CD et DVD.

1.6.1.1. Le prêt à domicile.

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2011-2012 Prêts à domicile 194767 168001 158791 164056 140084 154695 184315 196969 6.8 % Lecteurs actifs 12421 16866 17092 16791 15725 16004 16367 16027 - 2,1 % Taux de prêt/actif3 15,68 9,96 9,29 9,77 8,90 9,66 11,26 12,28 9 %

Ecart taux prêt 2012 / moyenne taux prêt 2005-2012 = + 1,43

3 Nombre de prêts de documents rapporté au nombre de lecteurs dits « actifs », c’est-à-dire, effectivement emprunteurs.

Répartition des visites par niveau d'études

960

27 10 15 40 37 1550

11562

2 1 1 3 3 1 3 100

200

400

600

800

1000

1200

L1 L2 L3 DU DESU M1 M2 DFSSU Divers

Nb d'étudiants

Nb de visites

Répartition des visites par UFR

222

80120

30

200

12 20

328

172

85

16 6 6 2 14 1 120 12 8

0

50

100

150

200

250

300

350

UF

R A

ES

-

EG

(1)

UF

R A

rts

(2)

UF

R C

C (

3)

UF

R M

ITS

IC(4

)

UF

R

Psy

chol

ogie

UF

R S

EP

F

(6)

UF

R T

ES

(7)

UF

R T

S (

8)

FP

(9)

Div

ers

(10)

Nb d'étudiants

Nb de visites

31

Comme pour les années précédentes, on peut noter que la plupart des prêts de monographies concernent les collections situées en « libre accès ».

PRETS 2012

Libre accès Accès indirect

Monographies 147898 6 639

1.6.1.2. Le prêt sur place (ou communication indirecte sur bulletin) Au cours des dernières années, on constate une baisse de la consultation sur place des périodiques et thèses imprimés, ainsi que des documents audiovisuels ; cela s’explique, en partie, par le développement concurrent du support électronique pour ces types de documents et par l’absence de « libre accès » à une grande part de ces documents.

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

140000

160000

180000

200000

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

194767

168001

158791

164056

140084

154695

184315

196969

2010 : dont 4141 renouvellements 2011 : dont 25837 renouvellements 2012 :dont 31100 renouvellements

Evolution du nombre de prêts à domicile Comparatif annuel

0

200

400

600

800

1000

1200

févr.-12 mars-12 avr.-12 mai-12 juin-12 juil.-12 sept.-12 oct.-12 nov.-12 déc.-12

323 320

167230

137 11884

547437

278216

689

457

620

372307

244

1047 1014903

PRETS CD & DVD

CD = 2641 DVD = 5869

32

1.6.2. La consultation sur place des documents Lors de la semaine test de décembre 2012, nous avons pu évaluer la consultation sur place des documents proposés en libre accès (ne disposant pas de données informatiques ou de bulletins pour les mesurer). On peut remarquer que, selon les disciplines, les modes de consultation des documents se font plutôt sur place, ou bien à l’inverse, plutôt via le prêt à domicile. Total de documents consultés sur place/semaine test décembre 2012 : 6 659

Mouvement des collections par salle et type de consultation /semaine test décembre 2012. Total de documents rangés : 11 318.

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

MonographiesAudiovisuel Thèses Périodiques

Communication indirecte - Comparatif annuel

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

3% 12%

16%

5%7%

17%

31%

9%

CONSULTATION SUR PLACE PAR SALLEDécembre 2012

Noire

Rouge

Rose

Brune

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

Noire Rouge Rose Brune Bleue Violette Verte Orange

62

1517

733325 373 640 667

342173

777

1085

362 499

1116

2035

612

TYPES DE CONSULTATION PAR SALLE - Décembre 2012

rendus consultation

33

1.6.3. Les réservations

1.6.3.1. Fonctionnement Le service des réservations est proposé aux enseignants de l’Université, aux étudiants inscrits en master (depuis octobre 2009 pour les masters 1), en doctorat, en Formation permanente, à l’Institut d’études à distance (IED) et aux lecteurs en situation de handicap. Il permet de réserver simultanément jusqu’à 2 livres (hors prêt court et exclu du prêt) empruntés par un autre lecteur ou non disponibles. Cette réservation est effectuée directement depuis le catalogue de la bibliothèque après authentification de l’usager qui reçoit une notification par mail lorsque le document est disponible.

1.6.3.2. Evolution du service Le changement de SIGB en 2012 a permis d’apporter des améliorations au service. Désormais le lecteur peut effectuer la réservation sur un titre et non plus sur un exemplaire. C’est le premier exemplaire retourné qui est mis à disposition. De plus, les notifications de réservation (jusqu’alors effectuées par téléphone) sont automatisées allégeant un peu la gestion des réservations pour le service.

1.6.3.3. Activité Nous observons une baisse de 23% du nombre de demandes de réservations en 2012 (904 demandes contre 1169 en 2011). Cette baisse est peut-être ponctuelle, liée notamment au changement de SIGB et aux nouvelles modalités de connexion au compte lecteur. La proportion des réservations satisfaites (suivies d’un prêt) augmente (48% contre 44% en 2011). Les réservations annulées par le lecteur ou non empruntées représentent 48% des demandes et les réservations expirées 4% (livre non retourné dans un délai de 8 semaines après réservation). Réservations par catégories de lecteurs :

Catégorie Master, Formation permanente

Doctorants IED Lecteurs empêchés

Enseignants Personnels BU

% 57% 17% 7% 1% 9% 9%

192

81

127

77 66 56

17 24

95 85 84

0

50

100

150

200

250

Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Septembre Octobre NovembreDécembre

RESERVATIONS - Comparatif

2007 = 459 réservat° 2008 = 549 2009 = 775 2010 = 1167 2011 = 1169 2012 = 904

34

1.6.4. Le service du Prêt entre bibliothèques (PEB) en 2012

Activité 2012 – Prêt entre bibliothèques Nombre de demandes PEB fournisseur PEB demandeur

reçues satisfaites % reçues envoyées satisfaites % Monographies

Français 304 268 88.15 144 97 83 85.56 Étrangers 171 159 92.98 57 52 42 80.76 Toute origine 23 19 82.6

Périodiques

Français 56 39 69.64 13 10 10 100 Étrangers 39 36 92.3 12 11 11 100 Toute origine 8 6 75

Total

Français 360 307 85.27 157 107 93 86.91 Étrangers 210 195 92.85 69 63 53 84.12 Toute origine 31 25 80.64

Total 601 527 87.68 226 170 146 85.88 Les demandes de prêt entre bibliothèques connaissent une stagnation voire une baisse relative depuis plusieurs années. Pour la partie fournisseur, la baisse est de 9 % par rapport à 2011. Environ 17 % des demandes sont des périodiques, 83 % des monographies. Le taux des demandes satisfaites par reproduction d’articles est de 79 %, celui des demandes satisfaites par prêt du document de 89,5 %.

Pour la partie demandeur, le nombre de demandes envoyées est en baisse de 13 % par rapport à 2011. Nous enregistrons 12 % de demandes d'articles, 88 % de demandes de monographies. Le taux de satisfaction est de 100 % pour les demandes d'articles, et de 84 % pour les monographies. La raison la plus fréquente des demandes non retenues par notre service est la présence des documents en Ile-de-France.

2007 2008 2009 2010 2011 20120

100

200

300

400

500

600

700

800

900

65

70

75

80

85

90

Évolution PEB fournisseur

reçues

satisfaites

Nombre de demandes

Pourcentagede satisfaction

35

1.7. Service communication et animation culturelle

1.7.1. Le service et ses missions L'équipe est composée d'un responsable et d'un adjoint graphiste. Le budget annuel est de 10 000 €. Les missions d'animation culturelle

• élaborer un programme d'animation à la bibliothèque, en relation avec le programme culturel de l'université (services culturels et UFR)

• accueillir les projets étudiants subventionnés par le FSDIE et représenter la bibliothèque lors des commissions FSDIE

• valoriser les collections en élaborant un programme en collaboration avec les différents pôles thématiques de la bibliothèque ; mettre à disposition de ces services les outils matériels et de communication nécessaires à la réalisation de ces actions.

Les missions de communication

• proposer et produire les outils et documents de la communication externe du SCD, en collaboration avec les autres services et départements

• coordonner la signalétique en salle • communiquer sur les événements et manifestations organisés par la bibliothèque ; ainsi que

sur les services qu’elle propose • répondre aux questions arrivant par le biais du site web • assurer des missions de communication interne

1.7.2. Bilan 2012

1.7.2.1. Animations : Expositions :

• La vie quotidienne en RDA, 23 janvier-11 février • La (nouvelle?) Russie : lire, débattre, comprendre, 5-23 mars • Cabinets de curiosité, 26-30 mars • Portraits – Josué Juarez, Rosa Granados, 5 avril-1er mai • Portraits expressionnistes, 1-13 juin • Les Docteurs Honoris Causa de l'année du cinéma, juin • Le Mozambique, exposition photographique, 18-26 octobre • Premier roman, exposition thématique en salle brune, novembre-décembre

2007 2008 2009 2010 2011 20120

50

100

150

200

250

300

350

400

450

70

75

80

85

90

95

Évolution PEB demandeur

reçues

envoyées

satisfaites

Nombre de demandes

Pourcentagede satisfaction

36

Présentations thématiques de l'espace audiovisuel :

• La guerre froide et le cinéma, janvier • Portraits de femmes : 1964 et la suite, février • Le cinéma russe, mars • Catastrophes et apocalypses, avril • Elections, mai • Eric Rohmer, juin • La plage au cinéma, juillet • L'école au cinéma, septembre-octobre • Une approche documentaire du cinéma, novembre-décembre

Conférences, débats, tables rondes, animations : • Le discours dichotomique sur la relation entre tradition et modernité en Afrique : une

approche centrée sur le Mozambique (département de sociologie, 23 février) • La (nouvelle?) Russie, table ronde dans le cadre de l'exposition organisée par la bibliothèque

et le département d'études slaves, 6 mars • conférence-débat du CERASA : Fraudes électorales, ethnicité, démocratie et sciences de

l'électorat en République démocratique du Congo : quelques considérations méthodologiques et épistémologiques, 12 avril

• Vincennes, une histoire impossible à raconter ? (PUV et bibliothèque), 29 mai • Rencontre-débat sur le Mozambique (en partenariat avec le conseil général de Seine-Saint-

Denis), 18 octobre 2012 • Architectures des universités parisiennes et franciliennes, journée d'étude (en partenariat avec

le Rectorat des universités de Paris), 19 octobre 2012 • Le sujet digital : l'hypermnésie, colloque organisé par l'université Paris 8 et les Archives

nationales, 14 novembre 2012 • Des tribus dans le village global (dans le cadre du Pôle Ville de l'université Paris 8), 15

novembre 2012

Autres manifestations : • participation aux journées portes ouvertes de l'université (février 2012) et au forum d'accueil

des nouveaux arrivants (octobre 2012) • Projection dans le cadre du mois du film documentaire : Un cinéma sous influence ; suivi d'un

débat avec Sylvain Pattieu, enseignant du département Histoire, novembre 2012

1.7.2.2. Communication : Signalétique :

• mise à jour des calques signalétiques de la salle verte • confection d'affiches – modèles à partir de la signalétique pour les animations en salles

Documents de communication : • création des livrets d'accompagnement des expositions thématiques de l'espace audiovisuel • création d'une plaquette sur les spécificités des collections de la bibliothèque • mise à jour des plaquettes de service public et création d'une plaquette à destination des

personnels de Paris 8 • mise à jour des informations concernant la bibliothèque dans les guides de l'université • mise en place de la communication sur le prêt des DVD et des formulaires de prêt

Adresse d'information de la bibliothèque : • mise en conformité de l'adresse pour permettre la réception de tous les messages • organisation de la gestion de l'adresse : 3 personnes (service communication et département

des Services aux publics) répondant sous 5 jours à tous les messages (transfert ou réponse directe) ; création de mails de réponse standard pour les questions revenant le plus fréquemment

37

• 144 mails reçus

Communication sur le site web et réseaux sociaux :

• mise à jour de la page d'accueil du site Internet (onglet Infos pratiques et FAQ, présents sur la base test)

• création d'une page Facebook avec intégration d'un module d'interrogation du catalogue de la bibliothèque ; mise à jour presque quotidienne de la page, valorisation des collections, services, bases de données, communication autour d'événements ; au 18 février 2013, 215 personnes suivent la page.

Communication interne : Dans le rapport sur la certification Marianne rendu par le groupe de travail, la question de la communication interne a été soulevée. C’est pourquoi la réalisation d’une enquête auprès des personnels de la bibliothèque a été souhaitée. Le questionnaire établi visait à évaluer la satisfaction du personnel quant à la communication horizontale (entre les services) et verticale (hiérarchique). IL avait également pour but de mieux cerner les pratiques des personnels en matière d’utilisation des outils déjà existants et de recueillir leurs attentes en vue d’améliorer la communication interne ou de créer de nouveaux outils de communication. Le questionnaire a été conçu en concertation avec les services aux publics et l’enquête diffusée par l’intermédiaire du logiciel Limesurvey. 53 réponses ont été reçues. L’analyse des résultats a permis d’identifier à la fois les aspects satisfaisants de la communication interne à la bibliothèque et les points à améliorer. Un plan d’action a été proposé pour 2013 qui s’articule autour de quatre axes :

- établissement d’un calendrier annuel de réunions plénières du personnel (3 à 4 par an)

- réorganisation de certains outils de communication et étude de la possibilité de refondre l’intranet

- étude sur de nouveaux outils

- mise en place de formations internes aux outils et aux services en ligne de la bibliothèque

Répartition des mails reçus sur l'adresse d'information

Annonces

Services aux publics

Lettres d'accueil

Informations bibliographiques

Bases de données

Thèses et mémoires

Candidatures spontanées

Dons d'ouvrages

Autres

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2. DEVELOPPER ET MODERNISER L’ACCES EN LIGNE A LA DOCU MENTATION

2.1. Les ressources informatiques L'activité du service Sysinfo s'oriente autour de trois axes principaux :

• La gestion du parc informatique • Le développement des ressources et des services documentaires numériques • L'élargissement et la rationalisation de l'accès aux ressources du SCD

Le service comprend 7 personnes : deux IGE bap F, un IGE bap E, une technicienne bap E, deux BAS, un conservateur

2.2. Le parc informatique Le renouvellement du parc informatique s'est poursuivi en 2012. Installation de postes neufs : - 20 postes professionnels (2ème et 3ème étage principalement) - 6 postes en salle audiovisuelle + écrans plats - 6 postes publics (postes accueil + écrans plats) Installation de postes reconditionnés (changement de machine, mise à plat du système et /ou augmentation de la mémoire) : - 29 postes professionnels (17 RDC, 6 au 2ème étage et 2 au 3ème étage) - 6 postes professionnels en banques d’accueil et de renseignement - 3 postes de déblocage impression - 8 postes dans le hall -2 postes en salle verte Installation de deux postes neufs pour le service handicap : - 1 poste agrandisseur - 1 poste Jaws Fin du remplacement des écrans cathodiques par des écrans plats dans tout le parc public : 40 écrans (salle noire, Hall, audiovisuel, Palmier) 4 imprimantes neuves ont été installées. Installation serveurs, système, réseau : 1-) 1 serveur de test LTSP pour les clients légers (linux Xubuntu 12.04 LTSP) 2-) 1 serveur de Production LTSP pour les clients légers (linux Xubuntu 12.04 LTSP) (Configuration des profils ; catalogue, multi-services, et test des impressions avec le nouveau système de paiement GESPAGE.) 3-) 1 serveur de DHCP/DNS pour les clients légers. 4-) Installation et configuration d'un serveur (linux CENTOS) d'impression CUPS/Gespage pour les postes du parc public. 5-) L'installation et configuration d'un serveur d’impressions linux CUPS/SAMBA pour les demandes en magasin de KOHA + préparation d'une imprimante dédiée pour cette tache. 6-) Installation d'un switch CISCO Nexus 5548 dans RGI ( Réf: N5K-C5548UP-FA) Le déploiement des clients légers dans le parc public se fera début 2013.

2.3. Le SIGB Après la signature du marché en septembre 2011, la phase préparatoire a impliqué l'extraction de toutes les données de l'ancien système et leur importation dans le nouveau SIGB (lecteurs, commandes, prêts, environ 400 000 notices de documents) et parallèlement, la présentation du nouveau système aux collaborateurs de la BU ainsi que l'organisation de séances de formation en interne. Après plusieurs phases de tests, le nouveau système Koha a été mis en production le 20 janvier 2012. A débuté alors une phase de correction de bugs indispensable après un passage en production extrêmement rapide. D'importants ajustements ont été nécessaires sur le module acquisition. Une fonctionnalité permettant l'édition automatique du quitus a été installée.

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Les imports réguliers et automatiques dans Koha de notices bibliographiques à partir du SUDOC et des données d’inscription en provenance d'Apogée ont demandé un travail en équipe avec le prestataire du SIGB et la DSI de l'université. L’établissement du lien avec le Ldap de l'université permet aux étudiants de se connecter avec les identifiants EP8 à leur compte lecteur. Les temps de réponse lors des opérations de prêt et de retour ont suscité des réactions de la part des agents en service public qui les jugeaient trop longs. Cette lenteur a été analysée en profondeur par Biblibre qui a ensuite optimisé certains paramétrages. Beaucoup de temps a été aussi consacré à l’étude du module statistiques et l’établissement de requêtes. Des développements permettant d'automatiser la communication des ouvrages du magasin, d'enregistrer les consultations sur place et de plafonner la suspension du prêt ont été lancés. 2013 verra : -la finalisation des développements débutés en 2012 : communication magasin, consultation sur place, plafond de suspension. -l’harmonisation de la connexion des usagers à leur compte lecteur (mise en place du lien entre Ldap et Koha pour les enseignants et le personnel administratif de Paris8). -l’amélioration de l'opac (catalogue en ligne) : graphisme, ergonomie, informations sur les nouvelles acquisitions.

2.4. Le portail documentaire En juin 2011, le SCD a lancé un portail documentaire qui vise à simplifier l’accès à l'ensemble des collections, tant physiques que numériques de la bibliothèque et propose aux usagers des parcours documentaires thématiques. Afin de dynamiser le site et de permettre une plus grande réactivité, des droits de rédacteur ont été ouverts sur certaines pages : pages thématiques, flash info, actualités. Des formations Drupal ont ainsi été organisées en interne. Un travail sur les statistiques de consultation du portail a également débuté à la fin 2012. Ces statistiques doivent nous permettre de suivre l'utilisation et l'appropriation du portail par les usagers afin d'adapter au mieux le portail aux usages. Statistiques sur les 4 derniers mois de 2012 : 137070 visiteurs uniques, 319556 visites. Le catalogue est très consulté ainsi que les pages par discipline. Une enquête de satisfaction sera lancée en 2013.

2.5. Accès distant aux ressources en ligne L’accès distant continue a attiré un nombre croissant d’utilisateurs : 29487 visiteurs différents en 2012 contre 26 088 en 2011. Le cap des plus de 3000 utilisateurs différents par mois a été dépassé à cinq reprises : janvier, février, octobre, novembre et décembre.

2.6. La bibliothèque numérique Le Conseil scientifique de Paris 8 a souhaité inscrire dans le projet d’établissement 2009-2012 de l’université la création d’une bibliothèque numérique permettant de valoriser des ensembles documentaires qui présentent un intérêt avéré pour des travaux de recherche en cours et à venir. Il a confié au SCD le soin de mener à bien ce projet. Cette bibliothèque numérique est consultable depuis le 1er mars 2011. Pendant l'année 2012, trois autres ensembles documentaires ont été ajoutés au fonds Vincennes. D'abord, 15 000 diapositives et 3800 photographies annotées par Dresch ont été incluses dans le fonds Dresch. Ensuite, un travail a été mené sur 330 cassettes regroupant des colloques ayant eu lieu pendant les années 1970 et 1980 à Vincennes. Une vacataire a mené des recherches juridiques : pendant 4 mois,

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elle a tenté de contacter un par un tous les intervenants de quatre de ces colloques afin de permettre une mise en ligne en accès libre. Hélas, malgré le travail effectué, il manque toujours quelques intervenants (129 auteurs contactés, 107 ont répondu favorablement). Résultat : seuls deux colloques pourront être en accès libre. Parallèlement, les cassettes ont été numérisées par la société Equus. Enfin, le fonds Colloques a été créé afin d’héberger les actes du colloque « Les sources de l’histoire du paysage urbain d’Antioche sur l’Oronte », qui a eu lieu les 20 et 21 septembre 2010 à Paris 8. Ce fonds est destiné à la publication en ligne d’actes de colloques récents n’ayant pas été édités sous forme imprimée ou de communications dans le cadre de journées organisées par les Ecoles doctorales. Des chercheurs ont émis le souhait de disposer d’un tel espace de publication en ligne validée par un comité scientifique. Le Conseil scientifique de Paris 8 a émis un avis favorable à cette évolution de la Bibliothèque numérique le 13 décembre 2012. Ce projet reste cohérent avec l’objectif initial de la Bibliothèque numérique : mettre à disposition des corpus destinés à la recherche. De plus, le fonds des thèses en ligne sur la Bibliothèque numérique a été enrichi de 70 thèses. Un disque dur de sauvegarde de 2 To a été acheté afin de sécuriser la bibliothèque numérique qui a connu un crash de nos deux serveurs. Les données étant aussi sauvegardées au service informatique de Paris 8, nous n’avons rien perdu. Néanmoins cette solution de double sauvegarde n’équivaut pas à un archivage pérenne. Nous espérons vivement qu’un appel à candidatures lancé dans le cadre de BSN6 permettra à la bibliothèque numérique de Paris 8 de bénéficier de conditions d’archivage que justifient la valeur et la nature des fonds numérisés. Le succès de la bibliothèque numérique de Paris 8, hébergée sur la plateforme Ecorpus, se confirme avec un total de 66000 pages vues en 2012.

2.7. Le portail HAL Paris 8 Le Conseil scientifique de Paris 8 recommande depuis 2010 aux chercheurs de l’université de déposer leurs publications dans l’entrepôt national d’archives ouvertes HAL. Lors de la séance du 29 septembre 2011 a été établi un bilan jugé peu satisfaisant. La directrice du SCD étant présente, il a été proposé de charger le SCD de porter ce projet. Par une lettre de mission en date du 17 janvier 2012, le SCD est mandaté pour coordonner le signalement des publications des chercheurs de Paris 8 dans HAL, pour assurer une mission de médiation et d’assistance auprès de ces deniers et pour administrer un portail HAL Paris 8. Une convention a été signée avec le CCSD (Unité mixte de service du CNRS) pour la création de cette « vue » sur l’entrepôt national HAL, qui permet de rassembler les publications de l’établissement et donc de leur donner une meilleure visibilité. Le portail HAL Paris 8 a été ouvert en juin 2012. Il est accessible à partir de HAL, du site de l’université et du portail documentaire du SCD. Il regroupait au 13 décembre 2012 : 1436 documents en texte intégral et 5634 notices de signalement. Le responsable du portail, un bibliothécaire dédié à 60 % de son temps par le SCD à cette fonction, a mené des actions systématiques auprès des équipes de recherche et des chercheurs de Paris 8, tout au long de l’année 2012, avant même la création du portail HAL Paris 8, démultipliant les séances de présentation, de formation et d’assistance, collectives ou individuelles, le plus souvent dans les locaux des équipes ou les bureaux des chercheurs, plus rarement à la bibliothèque. Les dépôts et signalements se sont nettement accentués sur le second semestre 2012. L’effort devra être poursuivi en 2013. On peut constater de la part des chercheurs de Paris 8 une tendance nette à signaler plutôt qu’à déposer le texte intégral de leur publication. La question juridique devra être approfondie afin d’être en mesure de produire un argumentaire solide face aux objections des chercheurs, convaincus qu’ils n’ont pas le droit de déposer le texte intégral.

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3. DEVELOPPER LES RESSOURCES DOCUMENTAIRES Les dépenses documentaires ont augmenté par rapport à 2011, grâce à une augmentation du budget. En effet, le budget documentaire était de 916 370 € en 2012. Il a été dépensé comme suit : 341 125 € pour les livres imprimés, 21 184 € documents audiovisuels, 253 410 € pour les périodiques imprimés, 253 962 € pour la documentation électronique (revues, livres électroniques, bases de données), 11 933 € pour les bibliothèques associées. Le budget documentaire a été dépensé à 96,5 %. La fin de l’année 2012 a été marquée par l’acquisition d’une collection de livres électroniques. Jusqu’ici, la bibliothèque proposait des bouquets de livres électroniques en abonnement annuel : collection des « Que sais-je ? » et ouvrages de recherche en sciences humaines sur la base Cairn, livres en informatique sur la base ENI, livres de littérature anglaise sur la base LION, etc. Mais cette offre par bouquets ne permettait pas une sélection fine de titres répondant aux besoins de notre communauté universitaire. Un appel d’offre a donc été lancé afin de sélectionner une plate-forme de livres électroniques pluridisciplinaire et multilingue proposant l’achat au titre à titre parmi de nombreux éditeurs. C’est la plateforme Dawsonera qui a été choisie, et sur laquelle près de 1800 titres ont été achetés fin 2012 afin de constituer une collection d’ores et déjà attractive pour nos lecteurs. Un peu plus de 500 titres non disponibles sur Dawsonera ont également été achetés sur la plateforme Cairn. Tous ces titres sont proposés en plus des bouquets auxquels la bibliothèque est abonnée. Nous espérons ainsi répondre à un besoin croissant des étudiants en documentation électronique, notamment dans les disciplines enseignées à l’IED.

3.1. Acquisitions de monographies Près de 15 500 monographies ont été achetées en 2012 (livres imprimés et électroniques + documents audiovisuels, hors bibliothèques associées). Le SCD privilégie une politique de titres afin d’offrir une collection riche et diversifiée : ces 15 500 exemplaires représentent un peu plus de 13 700 titres différents. Les livres électroniques ont été achetés de façon groupée fin 2012 en fonction de l’offre disponible sur la plate-forme Dawsonera. Ils n’ont donc pas été achetés individuellement par chaque acquéreur, comme ce sera le cas à partir de 2013.

Secteurs Achats livres imprimés français

Achats livres imprimés étrangers

Achats documents audiovisuels

Achats livres électroniques

Total

A InfoDocMedias 436 24 0 22 482 B Philosophie 566 39 0 10 615 C Psychologie 794 37 5 603 1439 D Religion 112 4 8 4 128 E Sociologie 1053 9 0 36 1098 F Science Politique 389 5 0 70 464 G Économie 656 3 10 710 1379 H Droit 1209 2 0 40 1251 K Sciences de l’éducation 598 8 0 64 670 L Sciences 215 0 12 28 255 M Ethnologie 365 0 0 1 366 N Informatique 277 0 0 430 707 SA Arts plastiques 448 44 4 13 509 SC Cinéma 214 72 447 9 742

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SM Musique 156 33 294 9 492 SP Photographie 229 33 0 26 288 ST Arts du spectacle 216 76 0 8 300 T Urbanisme 103 3 19 9 134 U Usuels/ Généralités 403 0 0 23 426 VA Anglais 285 310 0 17 612 VC Langues Asie 148 0 0 1 149 VD Allemand 49 31 0 1 81 VE Espagnol 100 64 0 0 164 VF Français 512 11 1 18 542 VG Latin/Grec 70 0 0 1 71 VI Italien 84 51 0 0 135 VL Littérature générale et comparée 173 29 16 3 221 VM Langues minorisées 41 0 0 0 41 VP Portugais 60 10 0 0 70 VR Langues slaves 130 16 0 0 146 VS Arabe/Hébreu 88 129 0 0 217 W Linguistique 186 19 0 34 239 X Géographie 249 9 10 42 310 Y Histoire 527 55 34 25 641 Z RDA 2 83 0 0 85 TOTAL 11 143 1 209 860 2 257 15 469

3.2. Périodiques imprimés Politique d’acquisition et budget : Le service des périodiques comprend 4 magasiniers, deux bibliothécaires assistants spécialisés, une bibliothécaire. Début 2012, cette équipe gérait 2938 titres, dont 1079 titres vivants, pour un budget de 255 000 euros. Les deux plus gros secteurs disciplinaires en nombre de titres souscrits et en termes de budget alloué pour la documentation périodiques demeurent le droit et la psychologie ; ce qui se justifie amplement par les taux de consultation (prêts, consultations sur place, communications depuis les magasins). Entre 2011 et 2012, nous comptons 101 désabonnements. La plupart de ces désabonnements concernent des annuels qui seront désormais acquis en tant que monographies (environ 70 titres); la richesse de notre offre documentaire en ce qui concerne les périodiques imprimés n'est donc pas affectée puisque nous comptons par ailleurs 24 nouveaux titres. Dans un souci constant d’adapter nos collections à nos usagers, nous avons choisi de nous désabonner à des titres dont les statistiques d’utilisation étaient nulles et qui existaient pour la plupart en ligne, de manière à pouvoir satisfaire l’ensemble des demandes de nouveaux titres - formulés notamment par les enseignants de Paris 8, et à compenser la hausse constante des prix (environ 6% par an). Grâce à l'investissement quotidien des différents acquéreurs ainsi que de l'équipe des périodiques, nous constatons que le rapport coût/utilisation des périodiques dans les différents secteurs est chaque année plus équilibré. Enfin, en ce qui concerne l'utilisation des périodiques, elle subit une baisse notoire entre 2011 et 2012, près de 3000 communications depuis les magasins (contre 4000 en de SIGB en janvier 2012, l'affichage des états de collections et des localisations des périodiques aayant nécessité un gros travail.

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2011), et environ 505 consultations en libre-accès lors des semaines test de décembre (contre 600 en 2011). Cette baisse préoccupante est à mettre en regard avec l'augmentation croissante de notre offre de périodiques électroniques. Toutefois, il est possible que l'utilisation des périodiques ait été entravée par notre changement Politique de conservation et désherbage : Dans le courant de l'année 2012 aucun titre n'a été désherbé, un chantier de conservation partagée étant en cours au niveau de l'Ile de France. Dans le cadre de ce chantier l'équipe des périodiques s'est efforcée d'affiner les états de collection et de compléter les notices bibliographiques concernées.

3.3. Les travaux universitaires En 2012, le service des thèses a développé son action visant à valoriser les publications des chercheurs de Paris 8. Le SCD a pu prendre en charge un projet que le Conseil scientifique lui a confié par lettre de mission en janvier 2012 : la création et l’administration d’un portail HAL Paris 8. L’université recommande à ses chercheurs de déposer leurs publications scientifiques dans cet entrepôt national d’archives ouvertes et donne au SCD un rôle de formation, d’assistance et de coordination auprès des chercheurs. Deux contractuelles se sont successivement investies dans ces fonctions et le portail est ouvert depuis octobre 2012. En outre, en février 2012 le Conseil scientifique par vote a opté pour le dépôt électronique des thèses dans STAR. Un bibliothécaire titulaire arrivera à Paris 8 en avril 2013 pour le déploiement et une remise à plat du circuit des thèses à l’université. Le service regroupe trois agents : un bibliothécaire, un BAS et un magasinier. Il assure la gestion de la collection des thèses de l’Université. Le Service des Diplômes de 3e Cycle fait parvenir à la bibliothèque deux exemplaires papier de la thèse ainsi que deux CD, l’un contenant la version électronique de la thèse, l’autre les petits résumés. Un exemplaire est destiné à la consultation sur place et à la conservation ; l’autre, avec l’accord du doctorant, est envoyé à l’Atelier National de Reproduction des thèses de Villeneuve d’ Ascq pour le microfichage. L’ANRT fait parvenir à la bibliothèque les microfiches des thèses soutenues dans les universités françaises. La diffusion électronique des thèses a commencé en 2006, d’abord à partir de simples pages web, puis à partir de la bibliothèque numérique depuis 2011. Seule une petite moitié des nouveaux docteurs donnent leur accord pour la diffusion en ligne. Cette dernière requiert de la part du BAS qui en est chargé au service des thèses un travail extrêmement rigoureux, souvent fort long : il s’agit de résoudre des problèmes variés, tant administratifs que techniques. Les questions relatives aux autorisations données par les doctorants s’avèrent souvent obscures pour eux, notamment en matière de contrat. Chaque thèse est traitée au cas par cas. Il est souvent nécessaire de correspondre avec des doctorants qui ne répondent pas toujours (changement d’adresse). Les questions techniques, lourdes à gérer, ont été résolues grâce à une collaboration fructueuse entre le service des thèses et Sysinfo. L’aide apportée aux doctorants lors des « Permanences Rameau » afin d’établir les mots-clés de la thèse, a été constante et personnalisée. Nous avons répondu, à de nombreuses demandes de renseignements. La relecture du Formulaire d’enregistrement de thèse soutenue, en présence du doctorant, est indispensable. Les mots-clés sont également établis par courrier postal ou par courriel. Cette dernière formule n’est pas satisfaisante. En 2012, la bibliothèque a reçu, catalogué et intégré dans ses collections 128 thèses de doctorat (155 volumes). Les notices bibliographiques (version papier ou électronique) ont été établies dans le catalogue de Paris 8, et le signalement effectué dans le Sudoc. Le fonds des thèses soutenues à Paris 8 s’élève à 6924 titres. L’ ANRT de Lille nous a fait parvenir 1863 microfiches des thèses soutenues dans les autres Universités . Elles sont consultables dans la Salle des périodiques.

• 56 thèses ont été mises en ligne en 2012. 368 thèses sont consultables en ligne sur le site de la bibliothèque.

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• 52 mémoires de Master 2 ayant obtenu la mention « Très Bien » ont été traités dans le catalogue de Paris 8 et signalés dans le Sudoc.

Nous avons accusé, en 2012, une augmentation du nombre de thèses et masters traités dans le service. Les maîtrises soutenues avant 1994 en dépôt au CTLES ont été rapatriées dans nos magasins. N’étant référencées que dans un fichier papier, ces maîtrises font l’objet d’un tri selon certains critères pour une rétroconversion. Le fonds des microfiches est très insuffisamment exploité, faute de signalement.

3.4. Documentation électronique La documentation électronique regroupe 41 ressources électroniques dont 19 bases de données, 3 plateformes de livres électroniques qui regroupent plus de 2000 livres électroniques et 19 bouquets de revues électroniques qui regroupent 22 000 titres payants dans toutes les disciplines enseignées à Paris 8. Les dépenses pour la documentation électronique se sont élevées à 253 962 euros (231 049 en 2011). Six nouveaux abonnements ont été souscrits : Digitalia, Econlit, Europresse, Index to Printed Music, Encyclopédie of Islam, LLBA. En fin d'année, il a été procédé à 3 désabonnements pour résultats insuffisants : Digitalia, Factiva, LLBA. Les recherches effectuées connaissent une nette progression de 561 220 requêtes en 2011 à 615 010 en 2012, soit + 9,58 %. Néanmoins certaines ressources sont sous-utilisées. Parmi les ressources mises en cause (Brepols, Lion, Encyclopédie of Islam, IIPA), il faut se poser la question sérieusement pour les bases Brepols et Lion (Encyclopédie of Islam a besoin de temps et IIPA a bien progressé.). Une vingtaine de ressources doivent être promues. Il a été proposé de :

• refaire la plaquette de communication papier, • relancer la communication sur le site, • relancer la communication au niveau universitaire, • relancer les enseignants concernés.

De plus, les hausses de tarif des bases juridiques doivent être surveillées.

3.5. Dons entrants et sortants Les dons entrants représentent traditionnellement une part importante de nos entrées : en 2012, 18 % des entrées étaient des dons. Pour la plupart, il s’agit de fonds spécifiques qui n’avaient pas encore été catalogués (notamment le fonds Jean Dresch).

Secteur Nombre de dons intégrés en 2012 (tous supports)

FJD Fonds Jean Dresch 1540

Fonds M.A. Macciocchi 75

Fonds Claude Simon 23

FONDS SPECIAUX 1638

A InfoDocMedias 0

C Psychologie/Psycha 17

E Sociologie 77

K Sciences éducation 46

M Ethnologie 0

W Linguistique 14

POLE 1 154

45

B Philosophie 27

D Religion 19

L Sciences 0

N Informatique/Tech. 45

U Usuels/Généralités 17

G Économie/Stat. 105

H Droit/Admin. 76

F Sciences Po. 25

T Urbanisme 23

X Géographie 38

Y Histoire 196

POLE 2 571

SA Arts plastiques 86 SC Cinéma 147 SM Musique 125 SP Photographie 30 ST Arts du spectacle 24 VA Anglais 83 VC Langues asiatiques 6 VD Allemand 28 VE Espagnol 62 VF Français 166 VG Latin/Grec 0 VI Italien 48 VL Littérature gén. 0 VM Langues minorisées 22 VP Portugais 28 VR Langues slaves 21 VS Arabe/Hébreu 158 POLE 3 1034 TOTAL 3397

Quant aux sorties des collections, elles sont importantes, comme chaque année, afin de faire de la place aux nouveautés. La plupart des documents sortants ont été donnés à des associations, notamment l’Ecole sous l’arbre, avec qui la bibliothèque est en contact depuis plusieurs années. Nombre d’exemplaires Don à l’association L'Ecole sous l'arbre 3611 Don à l’association Front de la diversité 343 Don aux étudiants 1173 En attente de don 1767 Pilon 295 Perdus 137 TOTAL 7326

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3.6. Révision de la charte pour le développement des collections La bibliothèque de Paris 8 a été l’une des premières à se doter en 2001 d’une charte pour le développement des collections, document de référence en termes de politique documentaire. Cette charte définit les grands axes de l’établissement en ce qui concerne le développement, la gestion, le signalement et la conservation des ressources documentaires. Outil de travail pour les acquéreurs, elle a également pour vocation d’informer les usagers. La rédaction en 2011 des plans de développement des collections, qui prolongent la charte en détaillant les choix documentaires dans chaque secteur disciplinaire, impliquait un repositionnement et une refonte en profondeur de la charte qui n’avait pas été révisée depuis 2005. Un groupe de travail a donc été chargé au printemps 2012 de refondre cette charte, afin qu’elle ne se présente plus comme le seul document de référence en termes de politique documentaire, mais comme une introduction aux plans de développement des collections, définissant les grands axes qui sont ensuite déclinés et développés pour chacune des disciplines. Ce groupe s’est réuni à plusieurs reprises en 2012, et présentera la version finale du document début 2013. Ce travail devra par ailleurs être prolongé par une révision du plan de conservation des collections (actuellement intitulé Règles de désherbage), afin de réévaluer la pertinence de notre politique en la matière au vu du manque de place en magasin et des collections conservées par les établissements voisins.

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4. GERER ET CONSERVER LES COLLECTIONS

4.1. Le catalogage des collections dans le SUDOC Chiffres acquisitions et dons de livres imprimés du 1er janvier 2012 au 1er janvier 2013 : 10 654 titres, 13 431 exemplaires pour les trois pôles documentaires

• Pôle 1 : 3 048 titres, 3 733 exemplaires; • Pôle 2 : 3 563 titres, 5 083 exemplaires; • Pôle 3 : 4 043 titres, 4 615 exemplaires

L’équipe des catalogueurs est composée de 14 agents, (11 Bibas titulaires + 1 Bibas sur contrat pérenne, 1 Bibas contractuel, 1 Technicien de la documentation titulaire).

• 11 agents sont catalogueurs des 3 pôles documentaires pour les acquisitions courantes. Seulement deux catalogueurs sur les onze ont une activité centrée sur le catalogage, (70% du temps de travail), les 10 autres catalogueurs ont des fonctions transversales ou sont à temps partiel. Vient s’ajouter le temps de travail consacré au service public (30% du temps de travail).

• 1 agent au service des périodiques catalogue les périodiques • 1 agent catalogue les thèses • 1 agent est en charge du catalogage Calames pour les fonds patrimoniaux

Les tâches de catalogage sont évaluées au total à 4,90 ETP.

4.1.1. Notices bibliographiques : créations, modifications, notices (dé)localisées en 2012 Nombre de créations : 2 824 (Bibliothèque centrale)

Nombre de notices modifiées dans le SUDOC : 17 956 Ces chiffres prennent en compte le travail de correction effectué par les catalogueurs sur des notices existantes. Ces corrections participent de la qualité du travail en réseau. Elles s’effectuent sur des zones clefs de la notice bibliographique, l’orthographe, les dates, et particulièrement les zones d’accès : les titres, et les zones de liens entres notices bibliographiques et autorités. La veille sur ces zones de liens est particulièrement demandée par l’ABES dans le cadre de la mise en place des systèmes FRBR et la préparation de catalogues reposant sur le modèle du web sémantique.

4.1.2. Notices d’autorité : création, modifications, suppression • Créations : 2 370 • Modifications : 1 108 • Suppressions : 53

4.1.3. Notices d’exemplaires : création, modifications, suppression • Créations : 16 496 • Modifications : 3 190 • Suppressions : 1 582

Etat du catalogue au 31 décembre 2012 Nombre total de notices localisées dans l’ILN 80 : 322 004.

• La BU : 319 730 • l’IUT de Montreuil : 3 025 • La Cartothèque : 90

Le nombre de notice dans l’ILN 80 est inférieur au total car une notice localisée par la BU et l’IUT est comptabilisée deux fois.

Pourcentage de collections signalées dans le catalogue local, non signalées dans le SUDOC, état au 31-12-2012 : 0,2%, soit 651 documents.

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Répartition par date de publication des documents signalés dans le catalogue : • 1801-1900 : 761 (0.23%) • 1901-1945 : 3640 (1.11%) • 1946-1970 : 39 685 (12.10%) • 1971-2000 : 164 674 (50.20%) • 2001-2012 : 119 294 (36.36%)

4.2. Le signalement des archives scientifiques et littéraires Depuis plusieurs années, le SCD de l’université Paris 8 est dépositaire de fonds d’archives à caractères scientifique et littéraire et souhaite que ces fonds soient mis en valeur et communiqués au public. L’entrée de ces archives au SCD se fait jusqu’à aujourd’hui par dépôt volontaire d’un individu, d’une famille ou d’une institution. Ces fonds peuvent être constitués de documents de nature très différente. La stratégie adoptée par le SCD est d’harmoniser et normaliser le signalement de tous ces documents en utilisant les outils mis à disposition de la communauté scientifique nationale. Les imprimés, les documents audio, audiovisuels, les images fixes, les objets sont donc catalogués dans le SUDOC, les manuscrits, tapuscrits et correspondances, dans Calames. Une partie de ces fonds fait par ailleurs l’objet d’une numérisation pour une consultation par le biais de la bibliothèque numérique de Paris 8en accès restreint ou large, en fonction des autorisations obtenues.

4.2.1. Fonds Jean Dresch Le fonds Jean Dresch a fait l'objet de divers traitements dans le courant de l'année 2012. Une stagiaire de l’IUT de Saint-Cloud a travaillé au récolement d'une partie des archives Dresch et aux possibilités de valorisation autour du fonds (juin 2012). Un contrat de deux mois (co-financement ABES) a également permis la rétroconversion et la correction de l'inventaire des carnets de voyages, photographies et diapositives dans Calames (novembre-décembre 2012). Au terme de l'année 2012, le fonds iconographique appartenant aux archives Dresch est maintenant entièrement décrit dans Calames (1467 notices, 328 liens vers la bibliothèque numérique de Paris 8, 349 mots-clés géographiques ou sujets). De plus, 57 cartons d'archives Dresch non encore traités ont pu être récolés, préalable indispensable à la rédaction d'un plan de classement et d'un inventaire.

4.2.2. Fonds Macciocchi L'équipement des ouvrages de la bibliothèque du fonds Macciocchi s'est achevé en 2012. Les ouvrages sont maintenant tous équipés et disponibles pour les chercheurs.

4.2.3. Conditionnement La bibliothèque a commandé des fournitures de conservation dans l'optique de reconditionner différents fonds spécialisés et patrimoniaux, en priorité les fonds Dresch (bibliothèque et archives) et Gerlin.

4.2.4. – Fonds spécifiques : Catalogage dans le SUDOC :

Fonds spécifiques Total documents à traiter (approximatif)

Total traités dans le Sudoc Dont en 2012 Reste à traiter

Fonds Jean Dresch 6255 4746 1478 1509

Fonds Cadist RDA – Nouveaux Länder- Rétro conversion

4858 937 937 3921

Fonds Erich Wallich 2465 2465 0 0

49

Fonds Maghreb Europe 3000 1721 0 1279

Fonds Armand Gatti 1000 2 0 998

Fonds Vincennes 1500 0 0 1500

Fonds Amandiers 2000 0 0 2000

Fonds M.-A. Macciocchi 1219 1219 71 Fonds traité

Fonds Ernest Labrousse 1500 1463 0 Fonds traité ?

Fonds Cerasa 483 483 0 Fonds traité

Fonds Claude Simon 177 177 0 Fonds traité

Total 24 457 13 213 2486 11207

Soit 54,2 % traités

Soit 45,8 % à traiter

4.3. Le traitement des monographies des circuits des urgences Deux agents magasiniers du service du SIDOL (inventaire et données locales) sont en charge des circuits des urgences. Les demandes émanent des utilisateurs du SCD qui remplissent un formulaire et en font le dépôt à l’accueil de la bibliothèque. Ce service aux usagers consiste à rechercher à quelle étape de traitement se situe l’ouvrage demandé (reliure, catalogage, etc…) et de le mettre dans de brefs délais à disposition des demandeurs. Les délais de mise à disposition du document demandé en urgence varient de 2 jours à 15 jours en fonction de l’étape de traitement, en particulier si le document a été envoyé en équipement extérieur, (dans ce cas le délai de mise à disposition est de 15 jours). En 2011 : 86 demandes; En 2012 : 158 .

4.4. Le SIDOL : Service de l’inventaire et des données locales Le SIDOL est placé sous la responsabilité d’un agent de la filière administrative de catégorie B, assisté de 2 adjoints de la filière bibliothèque, magasiniers, assistés de 4 magasiniers (3 pour l’inventaire dont 1 à 35% de son temps de travail ; et 1 pour les données locales (en congé de maladie depuis 2010) L’essentiel de l’activité du SIDOL est concentré sur la gestion des commandes et des arrivées d’ouvrages : acquisitions et dons, le récolement et le traitement des anomalies et modification de statut des ouvrages. Récolement des salles de lecture en août 2012 : Nombre d'ouvrages récolés : 331 067

Nombre % Ouvrages manquants 2 417 0,73 Retours 94 0,03 Equipement à refaire 305 0,09 Modification KOHA 1 167 0,35 Erreur de localisation 260 0,08 Reliure / Filmolux 122 0,04 Exemplaires absents de KOHA 203 0,06 Ouvrages à exemplariser 200 0,06 Ouvrages à réparer 82 0,02 Ouvrages en traitement 218 0,07 Vieux codes-barres 191 0,06

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4.5. La conservation Les dépenses de conservation s’élèvent à 98 537,04 €

• L’étiquetage des ouvrages : 1 5 816,39 € • Les antivols : 25 854,28 € • Les films de protection des ouvrages : 17 599,46 € • Les étuis de conservation des périodiques : 6 198,79 € • La mise à jour des classeurs juridiques : 2 335,79 € • La location de rayonnages de stockage au CTLES pour 2011 : 962,70 € • Reliure et plastification (thèses, monographies et périodiques) : 28 336,47 € • Fournitures fonds patrimoniaux : 790,08€ • Divers 643,08€

L’équipement : Le conservateur responsable du département des collections est chargé de la gestion de l’équipement sans avoir la responsabilité de l’encadrement de l’équipe, l’encadrement est assuré par les responsables de pôle et responsables des services des thèses et des périodiques. Il n’existe pas un service de l’équipement mais une tâche équipement. Les tâches d’équipement sont évaluées à 8,2 ETP Sur la base de 50% équipement, 50% service public (dont rangement) pour un temps plein 10% en plus d’équipement pour les magasiniers n’ayant pas de tâches de rangement 10% en moins pour les magasiniers avec d’autres tâches ou à quotité 80%. L’équipe comprend 25 magasiniers . 17 agents sont à l’équipement des trois pôles documentaires et à l’audiovisuel ; 1 agent équipe les acquisitions du fonds RDA-Nouveaux Lander ; 1 agent équipe les ouvrages des fonds spéciaux. 5 agents sont au service des périodiques et 1 agent au service des thèses. En 2012, 21268 documents ont été équipés ou rééquipés. (En 2011 : 31690). La reliure : L’ensemble des marchés de reliure ont été renouvelés en 2012. La reliure (plastification et reliure) est coordonnée par 2 agents qui veillent à la préparation des trains de reliure (périodiques, monographies et thèses)

• Monographies Plastification simple : 4361 Plastification avec ré-emboitage : 256 Reliure : 75

• Périodiques Reliure : 230 volumes Plastification : 543 fascicules.

• Thèses : 141 volumes reliés En 2012, les dépenses consacrées à l’équipement des documents imprimés par des prestataires extérieurs s’élèvent à 28 336,47€, 43 349,62€ en 2011.

4.6. Circuit des acquisitions : Présentation du test 2012

4.6.1. Synthèse des résultats du test 2012 pour l'évaluation du circuit des acquisitions. Ce test a pour objectif de mesurer les délais de mise en rayon des ouvrages à partir de l’envoi de la commande. La méthode employée pour le test de 2012 est la même que celle adoptée pour celui de 2011. Il s'est déroulé durant une période de 3 mois, du 6/04 au 4/07/2012. Le test 2012 a porté sur un échantillon de 227 ouvrages français commandés à l'Appel du livre et de 15 ouvrages étrangers commandés chez Dawson. Les ouvrages ont ensuite été "pistés" au quotidien afin de déterminer le délai entre les différentes étapes de leur parcours : envoi de la commande, réception-exemplarisation, catalogage, équipement, mise en rayon. En ce qui concerne les délais de traitement, les résultats du test de 2012 sont similaires à ceux du test de 2011. Ils sont meilleurs sur certains points :

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� temps de catalogage et cotation � délai de disponibilité des ouvrages par rapport à la commande � délai de disponibilité des ouvrages par rapport à la réception

Et moins bons sur d'autres : � nombre d'ouvrages disponibles à la fin du test � délai entre la commande et la réception

Début du test le 04/04/2012, fin du test le 04/07/2012, soit une durée de trois mois.

(1) remarque : depuis janvier 2012, l'exemplarisation se fait en même temps que la réception (2) chiffres 2012 obtenus sur un échantillon de 21 ouvrages envoyés chez Breic Morgat

Conclusion du test : en 2012, il s’écoulait 28 jours entre l’envoi de la commande et la mise en rayon d’un livre français, 33 jours étaient nécessaires pour un livre étranger.

Sur l'ensemble du test 2012 - Nombre d'ouvrage total : 242 Rappel 2011 rappel 2010

Commandés Réceptionnés Annulés

non parus

(date de

commande)

disponibles

disponibles

(durée du

test 3 mois)

disponibles

(durée du

test 4 mois)

Français 227 223 1 11 130

% 93,80 98,24 0,44 4,85 57,27 73,61% 62,83%

Etrangers 15 11 - - 8

% 6,20 73,33 - - 53,33 53,57% 42,17%

TOTAL 242 234 1 11 138

% 96,69 0,43 4,55 57,02 69,49% 57,28%

MEDIANESMEDIANESMEDIANESMEDIANES Livres Français Livres étrangers

2012 2011 2010 2012 2011 2010

Réception (jours ouvrés) 9 jours 7 jours 15 jours 26 jours 18 jours 29 jours

Exemplarisation (1) à la réception 2 jours à la réception 0

Catalogage et cotation 7 jours 13 jours 4 jours 6 jours

Equipement interne 7 jours 7 jours 8 jours 2 à 3 jours 2,6 jours 6 jours

Retour filmolux (2) 10 jours 33 jours 36 jours 25 jours 37 jours

Dont équipement Mag après retour filmolux

4 jours 8 jours 4 jours 9 jours

Equipement minimal 4 jours 4 jours 4 jours -

Ouvrages disponibles / réception 18 jours 24 jours 4 jours 16 jours

Ouvrages disponibles / commande 28 jours 36 jours 68 jours 33 jours 49 jours 48 jours

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5. LES BIBLIOTHEQUES ASSOCIEES ET LE CADIST

5.1. La Cartothèque

5.1.1. Cadre des acquisitions : L'usage des crédits octroyés par le SCD à la cartothèque est défini par la charte documentaire. Celle-ci impose des contraintes précises : Les documents ne sont pas à usage pédagogique. La cartothèque ne peut donc acheter plus de deux exemplaires d'un titre. Pour ne pas doubler inutilement les collections, la cartothèque n'acquiert ni périodiques ni livres, à l'exception des atlas et de quelques usuels comme les dictionnaires. Leur consultation se fait sur place. Par conséquent, pour remplir sa mission pédagogique au sein du département de géographie, la cartothèque possède une ligne budgétaire sur le budget de l'UFR T.E.S. tandis que pour ses achats de documents à usage patrimonial, elle utilise les crédits du SCD.

5.1.2. Acquisitions 2012 : En 2012, les crédits du SCD ont permis d'acquérir 248 documents (cartes, usuels et DVD documentaires). Les achats de cartes en grand nombre et de mobilier ont été faits sur le budget de l'UFR. La cartothèque envoie des suggestions d'achat de livres à la BU. Elle propose tous les mois une liste des nouveautés éditoriales aux enseignants de géographie puis vérifie la présence des titres ainsi validés dans le catalogue avant de les transmettre. La cartothèque est un intermédiaire essentiel entre le SCD et les lecteurs étudiants et enseignants de géographie.

5.1.3. Réception de l'offre par le public : * Statistiques : http://geographie.ipt.univ-paris8.fr/ dans Statistiques détaillées

Les statistiques en ligne donnent tous les chiffres : croissance et composition du fonds, fréquentation, emprunts, nombre de lecteurs etc. Le module Composition du fonds documentaire présente en temps réel l'état détaillé du fonds soit au début 2013, plus de 59 400 exemplaires pour plus de 24 000 titres.

* Le catalogue : http://www.univ-paris8.fr/geographie/ Le catalogue élaboré par la cartothèque avec les outils PHP/MySQL (outils gratuits) est consultable sur le site internet de la cartothèque. Il permet d'afficher les références bibliographiques en temps réel. Installé depuis 2006, il est très consulté. Sa refonte avec intégration de CSS est en cours. Nous espérons mettre en place ce nouveau site en 2013. 700 cartes anciennes (milieu du XXe siècle, Europe centrale) ont été numérisées cette année encore grâce à un financement par la taxe d'apprentissage. Ce projet prend place dans l'évolution actuelle de dématérialisation des documents. Les cartes numérisées en 2010 ont été intégrées au catalogue en ligne. Ce travail très fastidieux a été complété par la création d'un module d'interrogation en ligne. Cette interrogation est disponible en plusieurs langues. L'objectif 2012 de la poursuite de la numérisation des cartes libres de droit a été tenu.

* Information des lecteurs : Le site internet est le principal outil d'information. Sa mise à jour et son enrichissement sont quasi quotidiens. A ainsi été mis en ligne un grand quiz sur la géographie fait en collaboration avec des enseignants. L'information est complétée par une gazette mensuelle envoyée aux enseignants et une lettre mensuelle aux étudiants. Une page Facebook a été créée à la rentrée 2012. Les événements de la cartothèque sont désormais relayés sur les écrans d'information de l'université. Depuis trois ans maintenant, la cartothèque publie chaque mois le Journal de la Carto en format numérique. http://geographie.ipt.univ-paris8.fr/rubriks/carto/journal/journal0non.php Ce journal, recensé sur le site de l'université en tant que publication, contient des informations documentaires à destination des étudiants et enseignants de l'université, personnel de la BU et

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cartothèques de France. Son lectorat augmente chaque mois. En décembre 2012, il a atteint 270 lecteurs. Sa réalisation est un travail extrêmement intéressant. Un atelier de recherche documentaire a été mis en place. Par ailleurs, les demandes d'aide des étudiants sur les travaux, exposés, dossiers à réaliser pour les enseignants ont été nombreux à la rentrée 2012-2013, à cause de la suppression du tutorat. La page internet sur le commentaire de cartes a été enrichie avec les références aux cartes étudiées dans les manuels de commentaires de cartes que possède la cartothèque. Cette page internet a été consultée 6500 fois en 2012. Le fonds de DVD atteint désormais la centaine de titres et remporte un grand succès. Un livret avec illustration et commentaire pour chaque DVD a été mis en place sur le site internet. Une exposition de présentation de la cartothèque a accueilli les nouveaux étudiants en septembre et octobre 2012. L'objectif 2012 de communication des informations aux lecteurs a donc été tenu.

5.1.4. Gestion des collections : Du point de vue du désherbage, la cartothèque ne jette que les cartes très usées devenues illisibles et tout le reste est conservé. L'IGN en effet ne réédite pas les éditions anciennes, pourtant très pratiques pour effectuer des études diachroniques. La cartothèque continue à récupérer des dons, notamment dans le cadre du réseau des cartothèques universitaires, Géoréseau. Le projet 2012 de création d'un fonds de bandes dessinées relatif à la géographie pour proposer d'autres supports aux lecteurs a abouti partiellement. La cartothèque possède 23 titres et a constaté que les lecteurs étaient réticents à les lire. L'objectif 2013 sera de comprendre ces réticences par le biais de présentations et d'expositions. La cartothèque a pu acquérir quelques meubles et en a profité pour redisposer ses collections. Le rayon des usuels et atlas est désormais à portée des lecteurs.

5.1.5. Réseau des cartothèques universitaires : http://geographie.ipt.univ-paris8.fr/georeseau/index.php Le réseau professionnel GéoRéseau rassemble une cinquantaine de personnes chargées de la gestion des cartothèques et bibliothèques universitaires de géographie. Le site internet s'enrichit régulièrement et le 4e numéro du journal coopératif a été publié en automne (la Géofeuille (http://geographie.ipt.univ-paris8.fr/georeseau/index.php/la-geofeuille). Une rencontre a été organisée en septembre 2012 à l'Institut de Géographie.

5.1.6. Conclusion La cartothèque a les priorités suivantes pour 2013 :

• Mettre en ligne une nouvelle version du site internet • Poursuivre la communication vers les lecteurs • Développer la lecture des bandes dessinées relatives à la géographie

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5.2. Le CADIST RDA-Nouveaux Länder Budget 2012 Crédits alloués : 8000 € (SCD) + 7372 € (subvention du Ministère) Acquisitions 2012 : 2250€ Livres étrangers : 80 titres/ 80 exemplaires Livres français : 5 titres / 6 exemplaires Dépense en personnel : 4986.78 € pour une vacataire du 20 octobre au 21 décembre 2012. L'année 2012 a été marquée par le début de la rétroconversion du fonds d’octobre à décembre grâce à une subvention de 8000 euros attribuée par l’Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur (ABES) . Ce travail se poursuivra en 2013, le contrat de la même vacataire étant prolongé de 4 mois. Environ 1000 ouvrages (sur 4858) ont été catalogués en 2012 (80% de création dans le SUDOC, 20% de dérivation). En septembre 2012, la bibliothécaire chargée du catalogage courant est partie en congé formation, ce qui a entraîné un retard dans le catalogage des nouveautés.

5.2.1. Politique documentaire La réflexion entamée avec nos partenaires institutionnels (Bibliothèque de documentation internationale contemporaine – BDIC-, Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg – BNUS-, et l’Institut National d’Histoire de l’Art – INHA) a été couronnée par un débat au Conseil Scientifique de Paris 8, le 14 mai 2012. Il a été demandé à la bibliothèque universitaire de continuer à alimenter le fonds en l’orientant davantage sur la question de la réunification et de ses conséquences institutionnelles, culturelles et sociales. Les années précédentes, nous nous étions recentrés sur les arts, notamment à la demande d’un professeur honoraire de Paris 8, à l’origine du fonds. Nous avons toutefois acheté à un professeur d’histoire de l’art de Berlin tous les numéros de la revue d’art : Bildende Kunst de 1953 à 1990 et nous serons les seuls à avoir la collection complète en France.

5.2.2. Conservation Les possibilités de numérisation, notamment de photographies et de films actuellement en 35 mm,en collaboration avec le département cinéma de l'université, sont toujours à l’étude. Le fonds du CADIST devrait, par ailleurs, fournir un corpus intéressant pour notre bibliothèque numérique. En conclusion, l'année 2012 a ouvert de nouvelles perspectives pour le fonds CADIST de Paris 8 : un signalement enfin raisonné si ce n’est exhaustif et une politique de développement confortée et infléchie en attendant de connaître l’avenir réservé à l’échelle nationale aux « petits CADIST».

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5.3. IUT de Montreuil L'année universitaire 2012, à la Bibliothèque de l'IUT de Montreuil a été marquée par plusieurs améliorations du fonctionnement de la bibliothèque qui ont permis de mieux répondre aux besoins des usagers (fréquentation en hausse) .

• Sérénité retrouvée dans le fonctionnement général de la BU de l'IUT avec le recrutement successif de deux professionnels du métier du livre.

• Mise en œuvre d'une politique de communication afin de mieux faire connaître les services offerts

• Amélioration des conditions matérielles d'accueil des usagers : réorganisation des collections (rayonnages ré-agencés en septembre 2011), acquisition d'un nouvel ordinateur et d'un photocopieur installés à la rentrée 2012.

• Valorisation de la documentation universitaire : formation des primo-arrivants à l'accès à l'information scientifique et technique ainsi que la participation à la journée porte ouverte de l'IUT du 08 février 2012.

5.3.1. Le fonctionnement général Le service public La bibliothèque a été ouverte du 1er septembre 2011 au 20 juillet 2012, date de la fermeture estivale. Ainsi le volume horaire d'ouverture a été relativement plus important que l'année précédente (ouverture partielle pendant 8 mois avec l'aide de personnels administratifs) En effet, l'amplitude horaire d'ouverture est de 32h15 Les horaires d'ouverture Lundi- Mercredi 9h00-12h00 / 12h45- 17h00 Mardi- Jeudi 9h00-12h00 / 12h45- 16h30 Vendredi 9h00-14h00 Périodes de fermeture au public

• Toussaint : du 24/10/2011 au 01/11/2011 inclus; • Noël : du 19/12/2011 au 02/01/2012 inclus; • Hiver : du 20/02/2012 au 26/02/2012 inclus

5.3.2. Le Personnel Après une année difficile en 2011, en raison de l'absence de personnels, la bibliothèque a enfin retrouvé un fonctionnement normal avec l'embauche d'une contractuelle (du 1er septembre 2011 au 31 octobre 2012). Et depuis le 1er octobre 2012, l'IUT a recruté une technicienne d'information documentaire et des collections patrimoniales par voie de concours.

Formations En 2012, le nombre de jours de formation du personnel a représenté 6 demi-journées

5.3.3. Les activités documentaires Les acquisitions d’ouvrages Pour l'année 2012 le budget d'acquisition s'est élevé à 7000 €. 6812,22 € euros ont été dépensés pour acquérir 324 documents (288 livres français, 22 livres étrangers et 14 DVD)

Documents commandés et reçus 2011 2012 Nombre de titres 322 250 Nombres d'exemplaires 410 324

Fin 2012, la bibliothèque de l'IUT de Montreuil proposait à ses usagers 2887 ouvrages.

L’équipement et les réparations d’ouvrages La conservation préventive a concerné essentiellement les ouvrages à fort taux de rotation (plastification des couvertures et renforcement des charnières)

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La Bibliothèque ne recourt à aucune prestation de reliure pour les ouvrages acquis. Le travail réalisé à la bibliothèque sur l’équipement et sur les réparations des ouvrages permet d’offrir aux usagers des collections en bon état.

Le récolement La bibliothèque n’a pas procédé cette année au récolement annuel.

Le désherbage Il a été intensifié cette année pour les monographies. Pour l’année universitaire, ce sont 225 (7,79%) qui ont été éliminés, avec pour objectif de donner une meilleure lisibilité aux documents récents, garantir la fraîcheur de l’information et de gagner du linéaire disponible. La bibliothèque devra en 2013 continuer à procéder à ce désherbage notamment dans le fonds infodoc. Conformément à la convention en cours, la bibliothèque de l'IUT a fait un don de 134 ouvrages éliminés à la faculté des sciences économiques, juridiques et sociales Université Mohamed Ben Abdellah Fès Maroc.

Les périodiques papiers

Date 2011 2012 Budget consacré 3 200€ 4 183€ Nombre de titres 29 34

4 183 € ont été consacrés aux périodiques en 2012. En raison de l'augmentation du coût des périodiques papiers, certain titres ne seront pas renouvelés en 2013 en concertation avec les enseignants

5.3.4. Les services au public Les inscriptions

Date 2011-2012 Étudiants 447 Enseignant chercheurs 96 BIATOS 16 Autres TOTAL 538

Le prêt 659 prêts et prolongations ont été enregistrés entre le 1er janvier et le 31 décembre 2012.

Mois Jan. Fév. Mars Avril Mai Juin Jui-Ao Sep. Oct. Nov. Déc. Prêts 178 47 63 40 18 32 12 19 65 96 89

Consultation sur place La consultation sur place des ouvrages et des périodiques n’a pas été évaluée à la bibliothèque en 2012. Une étude devrait être menée en 2012-2013. Elle prendra la forme de semaines tests. Les usagers auront pour consigne de ne pas ranger en rayon les documents consultés sur place, aux fins de statistiques. La fréquentation Les chiffres de la fréquentation de la bibliothèque de l'IUT sont obtenus grâce à un comptage manuel. Le nombre moyen d’entrées par mois est de 190, avec 2 mois de très forte activité : mars et décembre. La baisse de la fréquentation de la bibliothèque en mai et juin est sans doute liée à l'arrêt de cours. Mois Jan. Fév. Mars Avril Mai Juin Oct. Nov. Déc. 2012 175 227 305 146 38 65 209 234 326

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Les services offerts La formation des usagers : 199 primo-arrivants ont été formés à l'utilisation de la bibliothèque de l'IUT et documentation universitaire. Ce fut l'occasion pour certains de réaliser leur premier prêt. Le prêt entre la bibliothèque de l'IUT et la BU de Paris 8

5.3.5. Les ressources financières Le budget 2013 Le budget livre attribué par la Direction du SCD de Paris 8 à la bibliothèque pour l'année 2013 est en nette baisse par rapport à 2011 et 2012 (-20%) :

2011 2012 2013 Paris8 7 000,00 € 7 000,00 € 5 600,00 € (-20%) IUT 5 700,00 € 4 000,00 € 4 500,00 (+12,5%) TOTAL 12 700,00 € 11 000,00 € 10 100,00 € (-8%)

5.3.6. Les projets et les perspectives Les projets pédagogiques : Les périodiques restent peu utilisés par les étudiants. La bibliothèque souhaiterait les sensibiliser à la lecture de journaux par le biais d'exposition, d'extraits concis d'articles de revues sur grand format. Entre 9h15 et 10h00, un jour précis de la semaine, le kiosque à journaux prendrait la forme d'un salon où les usagers viendraient discuter à voix hautes des sujets d'actualité. Un accueil en début d'année sera réservé aux étudiants en licence (niveau Semestre 4), ces derniers sont en partie des nouveaux arrivants et fréquentent peu la bibliothèque. En effet, ils suivent une formation en alternance et ils ont des journées de cours très chargées. La bibliothèque aimerait qu'ils profitent de la documentation proposée aux intercours notamment entre 12h30 et 13h30. L'amélioration des conditions d’accueil : La bibliothèque étudie la possibilité de rajouter des prises électriques, pour faciliter l'usage des ordinateurs portables ainsi les usagers déambuleraient entre les tables et les rayonnages sans être gêner par des câbles électriques. Pour permettre aux usagers de s'orienter facilement dans la bibliothèque, nous aimerions rajouter une signalétique secondaire au plafond qui indiquerait les différents espaces et zones documentaires de la bibliothèque. Et sur les montants des rayonnages une signalétique tertiaire indiquerait le contenu des étagères.