RAPPORT ANNUEL 2009 – 2010 / 2010 – 2011

RAPPORT ANNUEL 2009 – 2010 / 2010 – 2011 3

Pascale Descary Ombudsman

Monique Laforest Conseillère

Hélène Orphanos Technicienne en coordination du travail de bureau

Université de Montréal Pavillon 3744 Jean-Brillant Bureau 410

Téléphone : 514 343-2100 Courriel : [email protected] Site Web : www.ombuds.umontreal.ca

AVISDANS CE RAPPORT, LE GENRE MASCULIN POUR DÉSIGNER DES PERSONNES EST

UTILISÉ SANS AUCUNE DISCRIMINATION ET UNIQUEMENT POUR ALLÉGER LE TEXTE.

RAPPORT ANNUEL 2009 – 2010 / 2010 – 2011 5

LES ANNéES 2009 – 2010 2010 – 2011

EN bREf

731 743

DEMANDES D’ASSiSTANcE :

731 EN 2009-2010 ET 743 EN 2010-2011.

% DE cLiENTèLE éTUDiANTE 2009-2010 : 86 % de la clientèle est étudiante (étudiants inscrits, ex-étudiants, associations étudiantes et candidats à l’admission), et 12 % de la clientèle provient des membres des personnels. 2010-2011 : 78 % sont étudiants et 13,5 % sont des membres des personnels.

% éTUDiANTSQUi fONT APPEL AUX SERVicES DE L’OMbUDSMAN 2009-2010 : 1,1 % des étudiants inscrits de l’Université ont fait appel aux services de l’ombudsman, pourcentage plus élevé pour les résidents permanents (1,7 %), les étudiants ayant un permis de séjour études (1,7 %), et les étudiants des cycles supérieurs (1,4 %). 2010-2011 : Ces mêmes catégories d’étudiants sont représentées comme suit : 1 %, 1,4 %, 1,5 % et 1 %

% QUESTiONS AcADéMiQUES 2009-2010 : 49 % des demandes touchent des questions académiques et 24 % concernent des aspects financiers. 2010-2011 : 53 % contre 16 %. Les dossiers de droits et libertés de la personne comptent pour 6 % des demandes en 2009-2010 et 5 % en 2010-2011.

DURéE DE TRAiTEMENT DES DEMANDES En moyenne, au cours des deux dernières années, 37 % des demandes ont été traitées à l’intérieur d’un délai d’une semaine, dont 31 % la journée même de leur réception, 10 % ont nécessité un traitement entre 15 et 30 jours et 5 % ont requis une intervention de plus d’un mois.

SATiSfAcTiON DE LA cLiENTèLE 81 % de la clientèle a exprimé des commentaires par rapport aux services reçus au Bureau de l’ombuds-man. La quasi totalité de ceux-ci sont positifs.

DU NOUVEAU 3 nouvelles catégories de traitement des demandes ont été créées en 2009-2010, soit les demandes aban-données, les demandes partiellement fondées et les recommandations non suivies.

86

1,1

53

78

1

49

% cONSULTATiONS 2009-2010 : 69 % des demandes sont des consulta-tions, en baisse par rapport aux dernières années. 2010-2011 : Une remontée à 78 % de ces demandes.

7869

% ENQUÊTES 2009-2010 : 24 % des demandes ont donné lieu à une enquête. Parmi ces demandes, 74 % sont fondées ou partiellement fondées, 25 % sont non fondées. 2010-2011 : Ces demandes sont en baisse (15 %). Parmi celles-ci, 73 % sont fondées ou partiellement fondées, 24 % sont non fondées.

24 15

4 RAPPORT ANNUEL 2009 – 2010 / 2010 – 2011

REcOMMANDATiONS3 catégories de recommandations d’ordre systémique traitent dans ce rapport de révision des évaluations, d’encadrement aux cycles supérieurs et des procé-dures en matière disciplinaire.

6 RAPPORT ANNUEL 2009 – 2010 / 2010 – 2011 RAPPORT ANNUEL 2009 – 2010 / 2010 – 2011 7

4 Les années 2009-2010 et 2010-2011 en bref 7 Liste des graphiques et des tableaux 7 Liste des annexes 9 Message de l’ombudsman

10 PARTiE i LE bUREAU DE L’OMbUDSMAN ET SON fONcTiONNEMENT 11 Le Bureau de l’ombudsman au quotidien

11 Le rôle et le mandat de l’ombudsman

11 L’ombudsman et son équipe

12 Activités et développement professionnels

12 Stratégie publicitaire

12 Rapport de gestion intégrée des risques du Bureau de l’ombudsman

14 Durée de traitement des demandes

14 Expression de la satisfaction de la clientèle

16 PARTiE ii STATiSTiQUES ET ANALYSE 17 Cueillette des données

17 Nombre de demandes

18 Provenance des demandes

18 Qui consulte l’ombudsman ?

18 Étudiants

18 Demandes selon le cycle d’études

18 Demandes selon la citoyenneté des étudiants

19 Membres des personnels

20 Processus de traitement des demandes d’assistance au Bureau de l’ombudsman

22 Traitement des demandes

22 Consultations

23 Demandes ayant donné lieu à une enquête

24 Objet des demandes

24 Objet des demandes, selon la clientèle – Illustrations de cas

25 Objet des demandes, selon la citoyenneté des étudiants – Illustrations de cas

26 Objet des consultations – Illustrations de cas

26 Objet des demandes fondées et partiellement fondées – Illustrations de cas

27 Le harcèlement – Illustrations de cas

28 La grève des chargés de cours au trimestre d’hiver 2010

30 PARTiE iii REcOMMANDATiONS 31 Le processus de révision de notes

34 L’encadrement aux cycles supérieurs

36 Les processus disciplinaires

38 Liste des recommandations

41 ANNEXES

TABLE DES

MATièRES 14 Graphique 1 Durée de traitement des demandes, 2009-2010, 2010-2011

17 Graphique 2 Achalandage au Bureau de l’ombudsman, au fil des mois, 2009-2010 et 2010-2011

17 Graphique 3 Achalandage au Bureau de l’ombudsman au fil des ans, 2000-2001 à 2010-2011

18 Graphique 4 Provenance des demandes, 2009-2010, 2010-2011

18 Graphique 5 Demandes selon le cycle d’études, 2009-2010, 2010-2011

19 Graphique 6 Demandes selon la citoyenneté des étudiants, 2009-2010, 2010-2011

19 Graphique 7 Demandes des membres des personnels selon qu’ils consultent pour eux-mêmes ou pour autrui, 2009-2010, 2010-2011

22 Tableau 1 Traitement des demandes, 2009-2010, 2010-2011

22 Tableau 2 Consultations, selon la clientèle, 2009-2010, 2010-2011

23 Tableau 3 Demandes ayant donné lieu à une enquête, selon la clientèle, 2009-2010, 2010-2011

24 Tableau 4 Objet des demandes, selon la clientèle, 2009-2010, 2010-2011

26 Tableau 5 Objet des demandes fondées et partiellement fondées, 2009-2010, 2010-2011

LISTE DES GRAPHiQUES ET DES TAbLEAUX

42 Annexe 1 Règlement relatif à la fonction et au statut de l’ombudsman à l’Université de Montréal

48 Annexe 2 Formulaire de « Demande d’assistance »

50 Annexe 3 Quelques données comparatives, 2007-2008, 2008-2009, 2009-2010, 2010-2011

52 Annexe 4 Suivis donnés aux recommandations du rapport 2008-2009 de l’ombudsman

56 Annexe 5 Cartographie des risques au Bureau de l’ombudsman

Tableau A : Risques inhérents

Tableau B : Risques résiduels

LISTE DES ANNEXES


MESSAGE DE L’OMBUDSMAN

De manière exceptionnelle, et avec l’accord du Conseil, je présente cette année un rapport d’activités qui couvre deux années, soit la période du 1er juin 2009 au 31 mai 2011. Le rapport traite en première partie du rôle de l’ombudsman à l’Université et du fonctionnement du bureau. La seconde partie aborde les statistiques sur les demandes traitées, et on retrouve, en troisième partie, à partir de problèmes d’ordre systémique rencontrés au cours de la période concernée, des propositions de modifications à certaines politiques et procédures existantes, notamment en matière académique et disciplinaire.

En collaboration avec mon équipe, je déploie tous les efforts pour offrir un service rigoureux et professionnel à l’ensemble de la communauté universitaire dans le respect des normes de pratique propres à la fonction d’ombudsman que sont l’indépendance, l’impartialité et la confidentialité. Que ce soit au moyen des informations et conseils que nous prodiguons à notre clientèle, au moyen des interventions plus formelles et des recommandations, via les dossiers individuels ou systémiques, le Bureau de l’ombuds-man représente un outil de bonne gouvernance à l’Université, un agent de changement, contribuant ultimement à la mission intrinsèque de l’institution.

Au cours de la prochaine année, j’entends plus particulièrement mettre de l’avant la formulation de propositions visant la mise à jour des règlements des études de premier cycle et des cycles supérieurs, étendre notre rôle en matière de régulation des conflits, par l’utilisation plus fréquente de la médiation, et améliorer la visibilité du Bureau. Ces objectifs ne sauraient être atteints sans la précieuse collaboration de Madame Monique Laforest qui me seconde avec professionnalisme dans l’exercice de mon mandat, et de Madame Hélène Orphanos qui m’assiste efficacement quant aux aspects administratifs du bureau et qui accueille notre clientèle avec empathie. Je les remercie sincèrement toutes les deux pour leur apport. Un merci spécial est adressé à mes collègues ombudsmans des Écoles affiliées, Madame Hélène Letellier et Monsieur Robert Bisaillon, qui ont, avec disponibilité et rigueur, pris les rênes du bureau pendant ma période d’absence l’an dernier.

En mon nom et en celui des membres de mon équipe, je tiens aussi à remercier l’en-semble des collaborateurs auprès desquels nous sommes appelées à intervenir au quotidien, lesquels ont grandement contribué, par leur ouverture à l’égard de la fonc-tion, de même que par leurs actions tangibles dans la résolution de cas particuliers, à promouvoir les valeurs de justice et d’équité au sein de l’institution. Je remercie égale-ment la direction de l’Université pour sa collaboration et pour les suivis apportés aux précédentes recommandations qui lui ont été soumises.

Enfin, j’exprime toute ma gratitude à l’égard de la chancelière de l’Université, Madame Louise Roy, ainsi qu’à l’endroit des membres du Conseil d’administration pour leur soutien dans l’accomplissement de mon mandat et pour les mesures facilitatrices qu’ils ont mises en œuvre pour m’épauler lorsque j’ai dû m’absenter.

1 Recueil officiel de l’Université, numéro 10.31, disponible sur le site Web de l’Université à l’adresse suivante :

http://www.direction.umontreal.ca/secgen/pdf/reglem/francais/sec_10/adm10_31.pdf

En vertu du Règlement relatif à la fonction et au statut de l’ombudsman à l’Université de Montréal 1, j’ai la responsabilité de soumettre en personne, chaque année, au conseil de l’Université, un rapport sur mes activités de l’année, lequel est ensuite publié et diffusé auprès de la communauté universitaire, notamment via le site Web du bureau.


LE bUREAU DE L’OMbUDSMAN AU QUOTiDiEN Le rôle et le mandat de l’ombudsman

L’ombudsman a pour mandat de s’assurer du traitement juste et équitable, par l’admi-nistration universitaire, de chacun des membres de la communauté universitaire.

> Elle conseille les membres de la communauté universitaire sur les diverses avenues qui s’offrent à eux dans une situation donnée.

> Elle traite les demandes d’assistance des membres qui, après avoir épuisé les recours internes à leur disposition, s’estiment victimes d’erreurs, d’injustices, d’iniquité ou de discrimination de la part de l’administration universitaire.

> Elle travaille à l’amélioration des pratiques universitaires de justice et d’équité par la formulation de propositions de modifications à la réglementation de l’Université.

> Elle rend compte annuellement de ses activités au Conseil de l’Université via ses rapports annuels.

L’ombudsman et son équipe

Pascale Descary a été nommée ombudsman par le Conseil de l’Université le 1er juin 2009 pour un mandat de cinq ans.

Avocate et diplômée en psychoéducation, elle œuvre au Bureau de l’ombudsman depuis 2004, y ayant assumé d’abord la fonction de déléguée. Précédemment, elle a agi à titre d’avocate-médiatrice en pratique privée, de syndic adjointe pour l’ordre professionnel des psychoéducateurs, et comme intervenante dans le réseau de la santé et des services sociaux.

Diplômée en droit et en éducation de l’Université de Montréal et ayant fait des études en relations industrielles, Monique Laforest a principalement œuvré en communica-tions et en droit, notamment comme stagiaire et avocate à la Cour d’appel du Québec.

Embauchée comme conseillère en communication et en recrutement à la Faculté de droit de l’Université de Montréal en 2001, elle s’est jointe à l’équipe du Bureau de l’om-budsman en 2009 pour y occuper les fonctions de conseillère. À ce titre, elle seconde l’ombudsman dans la réalisation de son mandat.

Technicienne en coordination du travail de bureau, Hélène Orphanos cumule une expé-rience de plus de 25 ans dans différents services et facultés de l’Université. Elle assume la coordination administrative du bureau en plus de veiller à l’accueil de la clientèle.

LE bUREAU DE L’OMbUDSMAN ET SON

fONcTiONNEMENTMONIQUE LAFOREST

HÉLÈNE ORPHANOS

PASCALE DESCARY


2 Recueil officiel de l’Université, numéro 10.45, disponible sur le site Web de l’Université à l’adresse

suivante : http://www.direction.umontreal.ca/secgen/pdf/reglem/francais/sec_10/adm10_45.pdf

3 Cartographie des risques inhérents au Bureau de l’ombudsman, Annexe 5, Tableau A, p. 56

4 Cartographie des risques résiduels au Bureau de l’ombudsman, Annexe 5, Tableau B, p. 56

Quant aux risques de nature stratégique, le principal concerne la possible atteinte à l’image et à la réputation du Bureau ou de l’Institution par des personnes déçues des résultats des démarches qu’elles ont entreprises auprès du Bureau.

GESTiON DES RiSQUES

En matière de ressources humaines, un effort particulier a été fait afin de bien informer les candidates à un poste au Bureau des avantages du poste, mais aussi des inconvé-nients reliés au contexte particulier du travail. En ce qui concerne les risques d’atteinte à la santé et à la sécurité, plusieurs mesures ont été mises en place au fil des années, notamment la collaboration accrue avec le Bureau de la sûreté et le Service de consulta-tion psychologique, ce qui nous permet de mieux évaluer la dangerosité d’une situation et les mesures de protection à prendre si nécessaire. Citons également l’existence de protocoles institutionnels en matière de gestion de crise et de gestion des cas difficiles qui nous assurent d’un soutien en cas de besoin, l’utilisation des ressources présentes dans le réseau des diverses associations d’ombudsmans, l’offre de formation appro-priée sur ces questions, etc.

En matière d’information et de technologie, le Bureau s’est doté de nouveaux équi-pements informatiques, de façon à être plus à l’abri de pannes de matériel désuet et maître de ses données.

Les exigences importantes du Bureau de l’ombudsman en matière de respect de la confidentialité requièrent d’avoir l’assurance que nul ne peut accéder à nos banques de données informatisées de même qu’à nos dossiers physiques. Nos données infor-matisées sont donc traitées et stockées sur nos propres systèmes informatiques et ne transitent aucunement via les serveurs de l’Université. Nous faisons de plus signer un engagement de confidentialité à tout membre du personnel engagé au Bureau.

PLAN D’AcTiON

Notre plan d’action concerne principalement les risques rattachés aux obligations de nature légale et déontologique, de même que les risques reliés à la sécurité du person-nel et à l’intégrité de l’information. En ce qui concerne nos obligations de confidentialité, diverses lois, politiques et normes professionnelles établissent les balises à respecter. Une fois les mécanismes de contrôle mis en place, les risques résiduels du Bureau sont de faibles à sérieux. Le Bureau de l’ombudsman continuera de mettre en œuvre son plan d’action et à assurer un suivi régulier de ce dossier, dans le but d’atténuer les risques résiduels identifiés.

Activités et développement professionnels

Au cours des années 2009-2010 et 2011-2012, l’ombudsman et sa conseillère sont demeurées actives sur les listes d’échanges par courriels avec leurs collègues ombuds-mans des autres universités québécoises et canadiennes et elles ont participé à des rencontres de l’Association des ombudsmans des universités québécoises (AOUQ), de l’Association des ombudsmans des universités et collèges du Canada (AOUCC) et de l’European Network for Ombudsmen in Higher Education (ENOHE). L’ombudsman a été nommée présidente de l’Association des ombudsmans des universités du Québec en juin 2010 pour un mandat de deux ans. L’ombudsman et sa conseillère ont de plus participé à divers ateliers de formation et conférences portant notamment sur les habi-letés de gestion (programme d’aide destiné aux nouveaux cadres administratifs), le harcèlement psychologique, la médiation civile et commerciale, la vision stratégique adaptée à la réalité des bureaux d’ombudsmans, les principes de bonne gouvernance, l’enquête, etc.

Stratégie publicitaire

Depuis la nomination de l’ombudsman en 2009, une refonte de la stratégie publicitaire a été amorcée avec la collaboration du Service d’impression de l’Université et de la Direc-tion des communications et des relations publiques. Ainsi, l’image graphique du bureau et du site Web ont été revues et nous projetons, depuis notre déménagement récent au 3744 rue Jean-Brillant, la mise à jour de notre matériel promotionnel afin d’assurer une meilleure visibilité du Bureau. Le site Web, contenant plusieurs informations pertinentes sur notre mandat, et des ressources utiles pour les membres de la communauté univer-sitaire, peut être consulté à l’adresse suivante : http ://www.ombuds.umontreal.ca

Rapport de gestion intégrée des risques du bureau de l’ombudsman

Depuis 2005, toutes les unités de l’Université de Montréal sont tenues de mettre en œuvre la Politique de gestion des risques2 et de rendre compte de l’application de celle-ci au Comité de vérification de l’Institution. Du fait qu’il relève directement du Conseil de l’Université, et compte tenu de l’indépendance qui le caractérise, le Bureau de l’ombudsman présente sa reddition de compte via son rapport annuel.

ANALYSE DES RiSQUES

À l’instar des années passées, nous avons recensé les principaux risques du Bureau, en avons évalué la probabilité d’occurrence, avons défini la nature des impacts et des conséquences qui en découleraient, évalué l’importance de ces conséquences sur les actifs du Bureau, identifié des mécanismes de contrôle de gestion des risques résiduels et peaufiné le plan d’action mis en place pour faire face à ces derniers. Le tableau A3, à l’annexe 5, répertorie les risques inhérents du Bureau de l’ombudsman, alors que le tableau B4 identifie les risques résiduels, une fois les mécanismes de contrôle mis en place. Les principaux risques sont de nature opérationnelle et stratégique.

Au chapitre des risques opérationnels, le Bureau est particulièrement sensible aux risques d’atteinte à la sécurité des personnes, aux faiblesses des systèmes et équipe-ments, aux accrocs d’ordre déontologique et légal et aux risques particuliers en matière de ressources humaines.

RAPPORT ANNUEL 2009 – 2010 / 2010 – 2011 1514 RAPPORT ANNUEL 2009 – 2010 / 2010 – 2011

DURéE DE TRAiTEMENT DES DEMANDES Ce sont les dossiers de consultations qui ont une durée de traitement parmi les plus courtes. Au cours des deux dernières années, plus de 76 % d’entre eux ont été traités à l’intérieur d’un délai d’une semaine, alors que 67 % des dossiers d’enquêtes ont été traités à l’intérieur d’un délai d’un mois.

EXPRESSiON DE LA SATiSfAcTiON DE LA cLiENTèLENous colligeons de manière informelle les commentaires exprimés librement par la clientèle après l’assistance du Bureau de l’ombudsman. En moyenne, au cours des deux dernières années, 81 % de la clientèle a exprimé des commentaires. La quasi totalité de ces commentaires étaient positifs.

Nous illustrons ici, de manière non nominative, quelques-uns des témoignages recueillis et en indiquons leur contexte.

1 jour 34,7%

2–7 jours 34,6%

8–14 jours 12,0%

15–30 jours 10,9%

31–60 jours 4,7%

+ de 60 jours 3,0%

TOTAL : 731

1 jour 27,7%

2–7 jours 40,2%

8–14 jours 9,7%

15–30 jours 9,8%

31–60 jours 6,9%

+ de 60 jours 5,7%

TOTAL : 743

14 RAPPORT ANNUEL 2009 – 2010 / 2010 – 2011

La perspective de l’ombudsman est toujours très appréciée.

Je voudrais signaler mon appréciation pour votre collaboration dans ce dos-sier qui m’apparaît se terminer finale-

ment sur une «bonne note»!

Je vous suis très reconnaissant. Il est essentiel qu’un service comme le vôtre

existe à l’Université de Montréal.

Je tiens à vous remercier pour votre travail. Vous avez été d’une aide

indispensable. Vous avez permis que justice me soit rendue en prenant mon problème très au sérieux dès le départ. Je suis content de vous avoir consultée.

Vous faites un excellent travail.

Je ne suis pas d’accord avec votre déci-sion. Je porterai plainte s’il le faut.

C’est extraordinaire comme votre département arrange la vision des

choses pour défendre les employés de l’Université!

Merci quand même pour votre suivi dans mon dossier de plainte, bien

que je ne sois absolument pas d’accord avec votre interprétation et vos

conclusions.

Un responsable de service a exprimé son apprécia-tion suite à un avis que nous lui avons donné au sujet d’un projet de règlement encadrant sa pratique.

Une responsable académique a exprimé sa satisfac-tion à la suite de la collaboration que nous avons établie pour traiter une situation académique complexe qui impliquait des relations interperson-nelles conflictuelles.

Il s’agit d’un dossier d’annulation d’inscription. Il a été établi, après enquête, que la demande de l’étudiant était fondée en raison d’une erreur administrative.

Cet étudiant a pu bénéficier d’une nouvelle étude de sa demande par l’administration de sa Faculté à la suite de notre intervention, compte tenu de certaines irrégularités procédurales identifiées lors de l’analyse initiale de son dossier.

Cet étudiant alléguait avoir été mal informé par les administrateurs de son programme quant à son cheminement académique, mais nous avons conclu, lors de notre enquête que sa demande n’était pas fondée.

Ce commentaire émane d’un employé insatisfait des conclusions de notre enquête dans un dossier où il questionnait certaines pratiques de ses supérieurs.

La demande de cet étudiant a été jugée non fondée. Il s’agissait d’un dossier d’exclusion de programme qui avait été faite dans le respect des règles appli-cables en la matière.

GRAPHIQUE 1

DuréE DE TrAiTEmENT DEs DEmANDEs

2009 – 2010 / 2010 – 2011


5 Formulaire de demande d’assistance reproduit à l’Annexe 2, p. 45

cUEiLLETTE DES DONNéESSauf exception où certains demandeurs souhaitent garder l’anonymat, chaque demande d’assistance adressée au Bureau de l’ombudsman fait l’objet de la cueillette de données d’identification, colligées au moyen d’un logiciel informatique dans le respect des règles de confidentialité qui nous régissent.

Un formulaire de demande d’assistance5 est utilisé pour recueillir un certain nombre de ces données auprès de la clientèle, dont l’identification du demandeur et du problème rencontré. Il est disponible en format papier ou en format électronique, sur le site Web du Bureau.

NOMbRE DE DEMANDES

STATiSTiQUES ET ANALYSE

GRAPHIQUE 2

AChALANDAGE Au BurEAu DE L’OmBuDsmAN

Au fiL DEs mOis 2009 – 2010 / 2010 – 2011

GRAPHIQUE 3

AChALANDAGE Au BurEAu DE L’OmBuDsmAN

Au fiL DEs ANs 2000 – 2001 à 2010 – 2011

Cette partie du rapport rend compte des données recueillies au cours des deux dernières années sur la clientèle qui s’adresse au Bureau de

l’ombudsman, ses demandes, et la façon dont nous traitons ces dernières. Ces données nous guident dans la mise en place de

mesures particulières, que ce soit la tenue d’enquêtes systémiques, une collaboration accrue avec certaines unités académiques ou

administratives, le choix de nos activités de formation continue, etc.

Juin 61 | 57

Juillet 18 | 51

Août 46 | 41

Septembre 61 | 96

Octobre 57 | 71

Novembre 53 | 53

Décembre 34 | 40

Janvier 95 | 77

Février 81 | 63

Mars 88 | 84

Avril 62 | 62

Mai 75 | 48

2000–2001 472

2001–2002 505

2002–2003 551

2003–2004 664

2004–2005 705

2005–2006 784

2006–2007 677

2007–2008 713

2008–2009 647

2009–2010 731

2010–2011 743

Le Bureau a reçu en moyenne 61 demandes par mois en

2009-2010 et 62 en 2010-2011.

On note une progression relati-vement constante du nombre de

demandes d’assistance adres-sées à l’ombudsman au fil des

ans. La hausse observée sur dix ans est de l’ordre de 64%.


GRAPHIQUE 5

DEmANDEs sELON LE CYCLE D’éTuDEs

2009 – 2010 / 2010 – 2011

Qui consulte l’ombudsman ?

Le Règlement relatif à la fonction et au statut de l’ombudsman à l’Université de Montréal identifie quelles sont les personnes qui peuvent s’adresser à l’ombudsman.

éTUDiANTS

Demandes selon le cycle d’études

La proportion des demandes au Bureau de l’ombudsman provenant des 496 étudiants inscrits, pour l’année 2009-2010, représente 1,1 % de l’ensemble de la clientèle étudiante de l’Université. En 2010-2011, les étudiants ayant consulté l’ombudsman représentaient un peu moins de 1 % des étudiants inscrits à l’Université. En moyenne, au cours des deux dernières années, environ 70 % des étudiants nous ayant consultées étaient au premier cycle alors que 30 % d’entre eux étaient étudiants aux cycles supérieurs.

Sources : Données du Bureau de l’ombudsman et statistiques du Registrariat

Demandes selon la citoyenneté des étudiants

Selon les données que nous colligeons, d’année en année, les étudiants internationaux et les résidents permanents s’adressent au Bureau de l’ombudsman dans une propor-tion plus importante, par rapport à leur population, que les étudiants canadiens. Cette statistique milite, à notre avis, en faveur du maintien, voire de l’amélioration, des mesures mises en place pour faciliter l’adaptation et le cheminement académique des étudiants originaires de l’extérieur du Canada.

* 2009-2010 : 10 dossiers d’étudiants n’ont aucune donnée de citoyenneté * 2010-2011 : 5 dossiers d’étudiants n’ont aucune donnée de citoyenneté

Sources : Données du Bureau de l’ombudsman et statistiques du Registrariat

MEMbRES DES PERSONNELS

Les demandes provenant des membres des personnels comptent pour 12 % de l’en-semble des demandes reçues en 2009-2010 et 13,5 % des demandes de 2010-2011. Elles proviennent des membres des personnels qui consultent pour eux-mêmes, ou pour autrui, par exemple, un gestionnaire académique qui communique avec le Bureau au sujet d’un étudiant ou encore un gestionnaire administratif qui nous contacte pour discuter de la situation de l’un de ses employés. La plupart de ces dernières demandes donnent lieu à une référence aux représentants syndicaux ou responsables du proto-cole de travail pour les cadres et professionnels ou, encore, peuvent donner lieu à des interventions informelles en collaboration avec ceux-ci. Le mandat de l’ombudsman ne permet pas d’intervenir formellement lorsqu’il est question d’interprétation ou d’appli-cation de conventions collectives ou protocoles de travail.

Demandes à l’ombudsman | Total étudiants UdeM | Bureau/UdeM

Premier cycle 68,3% | 75,6% | 1,0%

Cycles supérieurs 30,2% | 24,4% | 1,4%

Cycle inconnu 1,4% | – | –

Demandes à l’ombudsman | Total étudiants UdeM | Bureau/UdeM

Premier cycle 71,3% | 73,6% | 0,9%

Cycles supérieurs 28,7% | 26,4% | 1,0%

Cycle inconnu – | – | –

Demandes à l’ombudsman | Total étudiants UdeM | Bureau/UdeM*

Étudiants canadiens 69,3% | 80,6% | 0,9%

Résidents permanents 18,3% | 11,4% | 1,7%

Permis de séjour 12,3% | 8,0% | 1,7%

Demandes à l’ombudsman | Total étudiants UdeM | Bureau/UdeM*

Étudiants canadiens 69,2% | 79,6% | 0,8%

Résidents permanents 17,8% | 12,2% | 1,4%

Permis de séjour 13,0% | 8,2% | 1,5%

Personnels pour eux-mêmes 48,9%

Personnels pour étudiants 38,6%

Personnels pour personnels 12,5%

TOTAL : 88

Personnels pour eux-mêmes 35,0%

Personnels pour étudiants 56,0%

Personnels pour personnels 9,0%

TOTAL : 100

GRAPHIQUE 4

PrOvENANCE DEs DEmANDEs

2009 – 2010 / 2010 – 2011

Étudiants (incluant les ex-étudiants) 73,7%

Personnels (enseignant, administratif ou de soutien) 12,0%

Candidats à l’admission 6,3%

Autres (parents, hors juridiction, etc.) 6,0%

Usagers de service(s) 1,0%

Associations étudiantes 0,5%

Sujet(s) de recherche 0,4%

Étudiants (incluant les ex-étudiants) 66,1%

Personnels (enseignant, administratif ou de soutien) 13,5%

Candidats à l’admission 8,3%

Autres (parents, hors juridiction, etc.) 8,6%

Usagers de service(s) 1,3%

Associations étudiantes 1,7%

Sujet(s) de recherche 0,4%

GRAPHIQUE 6

DEmANDEs sELON LA CiTOYENNETé DEs éTuDiANTs

2009 – 2010 / 2010 – 2011

GRAPHIQUE 7

DEmANDEs DEs mEmBrEs DEs PErsONNELs sELON

qu’iLs CONsuLTENT POur Eux-mêmEs Ou POur AuTrui

2009 – 2010 / 2010 – 2011

Proportionnellement à leur population, les étudiants des

cycles supérieurs ont consulté davantage l’ombudsman en

2009-2010 que ceux du premier cycle. En 2010-2011, la représen-tation selon le cycle d’études est davantage proportionnelle aux

données universitaires.

À l’instar du Registrariat, les sta-tistiques du Bureau distinguent

les étudiants ayant un permis de séjour études, que l’on nomme aussi étudiants internationaux, et les résidents permanents.

Sont en hausse, année après année, les demandes de

gestionnaires académiques qui communiquent avec le Bureau

de l’ombudsman à titre préventif pour échanger au sujet d’un problème rencontré par un

étudiant. Une hausse de 45 % de ces demandes a été enregistrée entre les années 2009-2010 et

2010-2011. Une diminution assez marquée des demandes des

membres des personnels pour eux-mêmes a été notée

en 2010-2011.

PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DEMANDES D’ASSISTANCE AU BUREAU DE L’OMBUDSMAN

DEMANDE D’ASSiSTANcE

LA DEMANDE RELÈVE DE LA JURIDICTION DE L’OMBUDSMAN1

LA DEMANDE NE RELÈVE PAS DE LA JURIDICTION DE L’OMBUDSMAN2

DEMANDE HORS JURiDicTiONAvis donné au demandeur et référence vers la ressource appropriée, le cas échéant.

DEMANDE AbANDONNéE Le demandeur ne donne pas suite à sa demande d’assistance ou la situation se règle d’elle-même.

cONSULTATiONS ENQUÊTES

cONSULTATiON iNfORMATiON Des informations, des conseils et de l’assistance sont offerts au demandeur. Il est orienté vers les recours appropriés.

cONSULTATiONiNTERVENTiON iNfORMELLE Une intervention informelle est faite auprès d’un gestion-naire ou d’une ins-tance, et cette inter-vention a pour effet de clarifier rapidement une situation.

cONSULTATiON cOPiE-cONfORME Le demandeur met en copie conforme le Bureau de l’ombuds-man d’une correspon-dance adressée à un intervenant ou une instance universitaire pour l’informer de sa démarche auprès de ces derniers.

cONSULTATiONMéDiATiON Lorsque la situation s’y prête et que les parties le désirent, une médiation peut avoir lieu.

DEMANDE DEMANDE fONDéE PARTiELLEMENT fONDéELes résultats de l’enquête démontrent que le demandeur a subi une injustice ou de la discrimination et justifient qu’un correctif complet ou partiel soit apporté pour remédier à la situation. Une recommandation est formulée à l’attention de l’administration universitaire.

DEMANDE NON fONDéELes résultats de l’enquête démontrent qu’aucune erreur, injustice, iniquité ou discrimination ont eu lieu dans le dossier. Le demandeur en est informé et le dossier est clos.

1 Juridiction de l’ombudsman : Le demandeur est membre de la communauté universitaire et son problème relève ou non du mandat de l’ombudsman. OU Le demandeur n’est pas membre de la communauté universitaire mais son problème relève du mandat de l’ombudsman.

2 Hors juridiction de l’ombudsman : Le demandeur n’est pas membre de la communauté universitaire et son problème ne relève pas du mandat de l’ombudsman.



Traitement des demandesN (%) N (%)

consultations

Consultations informations 390 (53,4) 433 (58,3)

Consultations interventions informelles 99 (13,5) 123 (16,6)

Consultations copies conformes 16 (2,2) 26 (3,5)

Sous-total 505 (69,1) 582 (78,3)

Dossiers d’enquêtes

Demandes fondées 116 (15,9) 69 (9,3)

Demandes partiellement fondées 15 (2,1) 14 (1,9)

Demandes non fondées 44 (6,0) 27 (3,6)

Recommandations non suivies 2 (0,3) 3 (0,4)

Sous-total 177 (24,2) 113 (15,2)

Demandes abandonnées 34 (4,7) 31 (4,2)

Demandes hors juridiction 15 (2,1) 17 (2,3)

TOTAL 731 (100) 743 (100)

cONSULTATiONS

Les consultations comptent pour environ 74 % de l’ensemble des demandes du Bureau de l’ombudsman au cours des deux dernières années, alors qu’elles représentaient 81 % du total des demandes l’année précédente. Cette diminution s’explique en partie par l’ajout de nouvelles catégories de traitement de nos dossiers, soient les demandes abandonnées et les demandes partiellement fondées, qui étaient auparavant compta-bilisées dans la catégorie des consultations. L’une des caractéristiques de la fonction d’ombudsman explique le nombre important de ce type de demandes, soit le fait que le Bureau de l’ombudsman constitue une instance de dernier recours pour les membres de la communauté universitaire. Son rôle n’est pas de se substituer à l’administration en cas de conflits mais plutôt de favoriser le recours, par le demandeur, aux mécanismes prévus par la réglementation et aux personnes chargées de les appliquer. La juridic-tion de l’ombudsman en matière de consultation est donc plus étendue qu’en matière d’intervention.

1er cyclecycles

supérieurs

Personnels (étudiants/ personnels)

Personnels pour eux-mêmes

Associa-tions étu-diantes Autres TOTAL

consultations 224 104 42 39 4 92 505

Total des demandes 339 150 45 43 4 150 731

Pourcentage (%) des consultations sur le total des demandes 66,1 69,3 93,3 90,7 100,0 61,3 69,1

1er cyclecycles

supérieurs

Personnels (étudiants/ personnels)

Personnels pour eux-mêmes

Associa-tions étu-diantes Autres TOTAL

consultations 245 102 63 33 11 128 582

Total des demandes 316 127 65 35 11 189 743

Pourcentage (%) des consultations sur le total des demandes 77,5 80,3 96,9 94,3 100,0 67,7 78,3

DEMANDES AYANT DONNé LiEU à UNE ENQUÊTE

Lorsque le Bureau de l’ombudsman fait enquête, il communique avec la personne visée par la demande ou avec un de ses supérieurs, et il y a des échanges entre eux concernant l’objet de la demande, son bien-fondé et la réglementation applicable. Sauf exception, l’ombudsman n’intervient que lorsque la personne qui demande son inter-vention a épuisé les recours dont elle dispose.

Une nouvelle nomenclature a été mise en place pour les dossiers d’enquêtes depuis l’année 2009-2010 : l’ajout des demandes partiellement fondées et des recommanda-tions non suivies, dans l’optique de rendre compte de la manière la plus rigoureuse possible de l’issue de ces demandes.

1er cyclecycles

supérieurscandidats à l’admission Autres

TOTAL N (%)

Demandes fondées 64 (66,0) 27 (69,2) 7 (63,6) 18 (60,0) 116 (65,5)

Demandes partiellement fondées 7 (7,2) 3 (7,7) – 5 (16,7) 15 (8,5)

Sous-total 71 (73,2) 30 (76,9) 7 (63,6) 23 (76,7) 131 (74,0)

Demandes non fondées 24 (24,7) 9 (23,1) 4 (36,4) 7 (23,3) 44 (24,9)

Recommandations non suivies 2 (2,1) – – – 2 (1,1)

TOTAL* 97 (100) 39 (100) 11 (100) 30 (100) 177 (100)

* 2009 – 2010 : 7 dossiers d’étudiants n’ont aucune donnée de cycle

1er cyclecycles

supérieurscandidats à l’admission Autres

TOTAL N (%)

Demandes fondées 34 (68,0) 13 (56,5) 9 (60,0) 13 (52,0) 69 (61,1)

Demandes partiellement fondées 3 (6,0) 5 (21,7) 2 (13,3) 4 (16,0) 14 (12,4)

Sous-total 37 (74,0) 18 (78,3) 11 (73,3) 17 (68,0) 83 (73,5)

Demandes non fondées 11 (22,0) 5 (21,7) 4 (26,7) 7 (28,0) 27 (23,9)

Recommandations non suivies 2 (4,0) – – 1 (4,0) 3 (2,7)

TOTAL 50 (100) 23 (100) 15 (100) 25 (100) 113 (100)

TABLEAU 1

TrAiTEmENT DEs DEmANDEs

2009 – 2010 / 2010 – 2011

TABLEAU 2

CONsuLTATiONs sELON LA CLiENTèLE

2009 – 2010 / 2010 – 2011

TABLEAU 3

DEmANDEs AYANT DONNé LiEu à uNE ENquêTE,

sELON LA CLiENTèLE 2009 – 2010 / 2010 – 2011

Les deux catégories les plus importantes

sont les consultations et les demandes

ayant donné lieu à une enquête.

Les consultations proviennent de l’ensemble de la clientèle qui fait appel au Bureau de l’ombudsman

En 2009-2010, 24% du total des demandes d’assistance au Bureau de l’ombudsman ont

donné lieu à une enquête, en hausse par

rapport aux années précédentes. 74% de

ces demandes se sont avérées fondées ou

partiellement fondées après enquête, alors que 24% d’entre elles se sont

avérées non fondées.

En 2010-2011, nous avons constaté une diminution de ces

demandes. Elles repré-sentaient 15% du total des demandes reçues. Les demandes fondées

et partiellement fon-dées, de même que les demandes non fondées étaient, toutes propor-tions gardées, similaires aux données de l’année

précédente.


illustrations de cas

• Des étudiants de cycles supérieurs nous consultent à l’occasion après que la relation avec leur directeur(trice) de recherche eut pris fin pour des raisons diverses (conflits interpersonnels, approches divergentes, manque de collaboration de l’autre partie, etc.). Les difficultés rencontrées par ces étudiants à trouver un nouveau directeur de recherche les placent à risque d’exclusion de leur programme. Dans plusieurs de ces dossiers, des interventions de notre part auprès des responsables académiques ont facilité la poursuite du cheminement des étudiants et la mise en place, pour certains d’entre eux, d’un encadrement particulier.

• Un candidat à l’admission a pu bénéficier d’un report d’admission en raison d’un handicap l’empêchant de débuter son programme au moment prévu.

• L’évaluation des travaux d’équipe a donné lieu à des demandes d’étudiants de tous les cycles qui estimaient ne pas avoir été évalués conformément aux règles en vigueur; le principe général d’une évaluation individualisée prévu aux règlements pédagogiques est en effet souvent écarté au profit d’une évaluation collective, sans que soient toujours précisés quels sont les objectifs du cours qui la justifient.

ObJET DES DEMANDES, SELON LA ciTOYENNETé DES éTUDiANTS


• Un résident permanent a demandé notre assistance après avoir échoué un stage de formation. Un échange informel avec la personne responsable de son stage a pu clari-fier les étapes du processus d’évaluation de stage et a permis à l’étudiant de mieux comprendre les motifs de son échec.

• Un étudiant international a pu bénéficier d’une bourse d’études particulière en raison de difficultés personnelles et financières rencontrées durant son cheminement, afin de l’aider à compléter son programme de Ph.D. Nous l’avons orienté pour ce faire vers la personne responsable de son programme.

• Un étudiant international s’était vu refuser l’accès à un service de l’Université en raison du non respect lors de l’année précédente, de règles en vigueur dans ce service. À la suite de nos interventions, et prenant en compte les difficultés d’adaptation rencon-trées par l’étudiant à l’époque, celui-ci a pu réintégrer le service en s’engageant par contrat à en respecter le mode de fonctionnement.

ObJET DES cONSULTATiONS


• Un gestionnaire académique a demandé notre assistance pour la gestion du dossier d’un étudiant qui avait un taux d’absentéisme très élevé lors de ses évaluations. Nous l’avons orienté vers les ressources appropriées pouvant soutenir l’étudiant dans ses difficultés.

• Un étudiant a demandé notre assistance dans ses démarches de contestation en matière de propriété intellectuelle. Des interventions informelles de notre part ont permis à l’étudiant de mieux saisir les différentes étapes du processus et de s’y prépa-rer adéquatement.

• Un employé nous a transmis une copie conforme d’une lettre adressée à son supé-rieur. Nous accusons réception de ce genre de correspondance en invitant la personne à nous contacter au besoin, une fois ses recours épuisés, conformément à notre mandat.

Objet des demandes

ObJET DES DEMANDES, SELON LA cLiENTèLE

Les objets des demandes sont répartis en dix thèmes principaux. Le tableau 4 présente les demandes par thèmes, en ordre décroissant d’importance, et donne le détail des sous-thèmes des deux catégories qui regroupent le plus grand nombre de demandes, soit les questions académiques et financières.

1er cyclecycles

supérieurs

Personnels pour eux-mêmes Autres

TOTAL N (%)

Questions académiques

Évaluation 83 21 – 4 108 (14,8)

Admission 15 2 – 44 61 (8,3)

Encadrement 16 25 – 3 44 (6,0)

Choix de cours et inscription 30 8 – 5 43 (5,9)

Demande avis/info (académique) 4 2 6 29 41 (5,6)

Probation, exclusion 11 9 – 2 22 (3,0)

Reconnaissance de crédits 10 2 – 3 14 (1,9)

Stage 10 3 – – 13 (1,8)

Suspension, durée, diplôme 5 3 – 5 13 (1,8)

Modification de programme 1 – – – 1 (0,1)

Sous-total 185 75 6 95 360 (49,2)

Questions financières

Annulation et abandon 46 4 – 11 64 (8,8)

Autres frais (afférents et CANO) 25 11 – 8 42 (5,7)

Aide financière et bourses 14 9 – 6 29 (4,0)

Assurance médic. et dent. étudiante 2 7 – 4 13 (1,8)

Droits de scolarité 5 5 – 2 12 (1,6)

Frais antérieurs 5 3 – 4 12 (1,6)

Admission 3 – – 0 4 (0,5)

Sous-total 100 39 – 35 176 (24,1)

Droits et libertés de la personne 23 8 5 10 46 (6,3)

Relations avec les services 12 5 6 15 38 (5,2)

Relations de travail 0 3 15 4 21 (2,9)

Relations interpersonnelles 4 9 2 2 17 (2,3)

Applic. règl. disciplinaires 6 3 – 2 11 (1,5)

Probité et propriété intellectuelles – 4 – 3 7 (1,0)

Accueil 2 2 – 2 6 (0,8)

Demande avis/info (non académique) 7 2 9 31 49 (6,7)

TOTAL 339 150 43 199 731 (100)

1er cyclecycles

supérieurs

Personnels pour eux-mêmes Autres

TOTAL N (%)


Évaluation 82 21 – 7 110 (14,8)

Admission 8 4 – 52 64 (8,6)

Encadrement 14 23 – 2 40 (5,4)

Choix de cours et inscription 32 4 – 6 43 (5,8)

Demande avis/info (académique) 13 2 2 48 63 (8,5)

Probation, exclusion 15 9 3 27 (3,6)

Reconnaissance de crédits 13 1 – 4 18 (2,4)

Stage 17 1 – – 18 (2,4)

Suspension, durée, diplôme 3 2 – 3 8 (1,1)

Modification de programme – – – 1 1 (0,1)

Sous-total 197 67 2 126 392 (52,8)


Annulation et abandon 14 1 – 4 24 (3,2)

Autres frais (afférents et CANO) 16 4 – 6 24 (3,2)

Aide financière et bourses 8 9 – 3 21 (2,8)

Assurance médic. et dent. étudiante 8 1 – 2 12 (1,6)

Droits de scolarité 5 5 – 2 8 (1,1)

Frais antérieurs 5 1 – 10 17 (2,3)

Admission 4 0 – 10 14 (1,9)

Sous-total 60 21 – 37 120 (16,2)

Droits et libertés de la personne 21 4 2 9 38 (5,1)

Relations avec les services 15 10 1 21 47 (6,3)

Relations de travail 0 4 18 10 32 (4,3)

Relations interpersonnelles 6 2 4 – 12 (1,6)

Applic. règl. disciplinaires 7 1 – – 8 (1,1)

Probité et propriété intellectuelles 1 8 – 2 11 (1,5)

Accueil 4 2 – 2 8 (1,1)

Demande avis/info (non académique) 5 8 8 58 75 (10,1)

TOTAL 316 127 35 265 743 (100)

De manière constante, année

après année, les ques-tions académiques

et financières repré-sentent les préoc-

cupations premières des étudiants, et les

questions de relations de travail et de rela-

tions avec les services touchent principale-ment les employés

demandant l’interven-tion de l’ombudsman

pour eux-mêmes.

TABLEAU 4

OBjET DEs DEmANDEs sELON LA CLiENTèLE

2009 – 2010 / 2010 – 2011


• Nous avons rencontré des étudiants qui avaient bénéficié d’ententes particulières de la part de gestionnaires, prolongeant par exemple un délai pour répondre à une exigence administrative. Nous avons observé que ces ententes particulières, consenties de bonne foi et dans le but d’aider les étudiants, ne sont parfois pas consignées formellement au moyen d’un écrit dans leur dossier. Il peut en résulter certains inconvénients pour les étudiants, quand de nouveaux intervenants au dossier, sans connaître la teneur de ces ententes, leur demandent de respecter la règle initiale. Notre intervention a été requise dans ces dossiers afin de s’assurer que les ententes particulières soient respectées. Ceci met en lumière l’importance pour les administrateurs de bien documenter toute entente particulière prise avec un étudiant et de veiller à ce qu’une communication efficace ait lieu entre les différents intervenants et unités administratives impliqués dans la gestion de tels cas.

• Dans le même ordre d’idées, pour bien faire, ou pour gagner du temps, il arrive que des enseignants ou gestionnaires académiques écartent les règles établies pour la contestation d’une mesure en procédant par exemple d’emblée, sans que l’étudiant en fasse la demande, à la révision d’une évaluation, ou en attribuant une sanction académique à un étudiant soupçonné de plagiat. Ce faisant, ils risquent de priver, en bout de piste, les étudiants de leurs recours utiles, que ce soit en matière d’évaluation ou de fraude et de plagiat. Nous rappelons donc à l’occasion aux gestionnaires acadé-miques l’importance de respecter les étapes et recours prévus aux différents règlements et politiques.

LE HARcèLEMENT

Nous colligeons des données relatives à la problématique du harcèlement depuis l’entrée en vigueur de la Politique contre le harcèlement à l’Université de Montréal en septembre 2003. De 49 qu’elles étaient en 2009-2010, les demandes impliquant une composante de harcèlement ont diminué à 23 en 2010-2011. 27 % des dossiers des deux dernières années (20 sur 72) ont donné lieu à une collaboration avec le Bureau d’inter-vention en matière de harcèlement. Lorsqu’un demandeur allègue vivre une situation de harcèlement, il est orienté vers ce bureau qui a notamment pour responsabilité, confor-mément à son mandat, de gérer les aspects interpersonnels du dossier. Le Bureau de l’ombudsman traite de son côté, à titre d’exemples, des aspects académiques, finan-ciers ou des allégations de discrimination qui peuvent ressortir de telles demandes. Des observations particulières sont faites à l’égard du processus formel de traitement des plaintes de harcèlement dans la section recommandations du rapport.


• Un étudiant a bénéficié d’un encadrement particulier par une personne neutre pour compléter un séminaire après qu’une enquête eut révélé la présence de harcèlement de la part de la personne responsable de son évaluation.

• Un remboursement de droits de scolarité a été accordé à une étudiante qui a été victime de harcèlement de la part de son enseignant et qui a dû interrompre le cours concerné après les délais règlementaires d’annulation.

• Des interventions informelles ont été nécessaires de notre part auprès de l’adminis-tration universitaire afin qu’une étudiante, qui avait déposé une plainte formelle en vertu d’un règlement disciplinaire, puisse être informée de la suite de ses démarches en termes de procédures administratives et de délais afférents.

ObJET DES DEMANDES fONDéES ET PARTiELLEMENT fONDéES

Demandes fondées

N (%)

Demandes partiellement

fondées N (%)

Demandes fondées

N (%)

Demandes partiellement

fondées N (%)


Évaluation 19 (16,4) 2 (13,3) 9 (13,0) 1 (7,1)

Admission 12 (10,3) – 9 (13,0) 2 (14,3)

Choix de cours et inscription 11 (9,5) 1 (6,7) 1 (1,4) 1 (7,1)

Probation, exclusion 9 (7,8) 1 (6,7 4 (5,8) –

Suspension, durée, diplôme 5 (4,3) – 2 (2,9) 1 (7,1)

Stage 5 (4,3) – –

Reconnaissance de crédits 3 (2,6) 1 (6,7) 1 (1,4) 1 (7,1)

Encadrement 2 (1,7) – 1 (1,4) 3 (21,4)

Modification de programme – – – –

Demande avis/info (académique) – 1 (6,7) – –

Sous-total 66 (56,9) 6 (40,1) 27 (38,9) 9 (64,1)


Annulation et abandon 15 (12,9) 4 (26,7) 8 (11,6) 1 (7,1)

Aide financière et bourses 6 (5,2) 2 (13,3) 5 (7,2) –

Autres frais (afférents et CANO) 5 (4,3) – 4 (5,8) –

Admission 4 (3,4) – 7 (10,1) –

Droits de scolarité – – 1 (1,4) –

Assurance médicale et dentaire étudiante 3 (2,6) – –

Frais antérieurs 1 (0,9) – 1 (1,4) 1 (7,1)

Sous-total 34 (29,3) 6 (40,0) 26 (37,5) 2 (14,2)

Droits et libertés de la personne 7 (6,0) – 5 (7,2) 1 (7,1)

Relations avec les services 6 (5,2) – 5 (7,2) 1 (7,1)

Relations de travail – 2 (13,3) 2 (2,9) 1 (7,1)

Relations interpersonnelles – – – –

Appl. des règl. disciplinaires (plagiat et comp.) 2 (1,7) – – –

Probité et propriété intellectuelles – – – –

Accueil – 1 (6,7) 2 (2,9) –

Demande avis/info (non académique) 1 (0,9) – 2 (2,9) –

TOTAL 116 (100) 15 (100) 69 (100) 14 (100)


• Une candidate à l’admission a requis notre intervention afin de valider les modes de calcul de cotes de rendement pour l’admission dans son programme. La demande de l’étudiante s’est avérée non fondée après enquête.

• Une étudiante de premier cycle a pu réintégrer son programme après en avoir été exclue. Notre enquête a révélé qu’elle avait été victime de discrimination dans son milieu de stage.

• À la suite d’une erreur d’attribution de bourse d’études au 2e cycle, un étudiant a pu obtenir rétroactivement un montant équivalent à la bourse à laquelle il aurait eu droit initialement.

• Un étudiant a pu obtenir une réévaluation de son dossier d’admission après que notre enquête eut révélé des vices de procédure lors de l’analyse initiale.

• Une étudiante de premier cycle a partiellement obtenu les changements qu’elle désirait voir apportés dans son dossier académique lorsque notre enquête a démon-tré qu’elle avait été victime de représentations divergentes quant à son cheminement académique.

TABLEAU 5

OBjET DEs DEmANDEs fONDéEs ET PArTiELLEmENT

fONDéEs 2009 – 2010 / 2010 – 2011


LA GRèVE DES cHARGéS DE cOURS AU TRiMESTRE D’HiVER 2010

Les étudiants du premier cycle, étant ceux qui reçoivent le plus de prestations d’en-seignement par les chargés de cours, sont ceux qui nous ont adressé le plus grand nombre de demandes liées au conflit de travail des chargés de cours, soit 37 sur les 42 reçues en 2009-2010. La vaste majorité de ces demandes étaient des consultations et avaient pour objet l’évaluation, le soutien administratif reçu et les questions finan-cières (remboursement des droits de scolarité). Sept demandes nous ont été adressées en lien avec le conflit en 2010-2011.

Nous tenons à saluer la mise en place de mécanismes de communication efficaces par l’administration universitaire à l’attention de la population étudiante, tels que la page Web Info-grève et la diffusion de listes de personnes ressources à contacter en cas de besoin dans chaque unité académique, ce qui a certainement contribué à minimiser les impacts du conflit sur le cheminement des études. Soulignons également l’ouverture manifestée quant au report de la date limite d’abandon des cours et le choix qu’ont eu les étudiants, soit de compléter les cours touchés par le conflit avec des modalités de rattrapage appropriées ou d’obtenir le remboursement de leurs droits de scolarité. Cette dernière mesure a également été accompagnée d’assouplissements conséquents, par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport, des règles relatives à l’attribution de l’aide financière aux études, à la suite des démarches du Bureau de l’aide financière, afin que les étudiants concernés ne soient pas pénalisés par l’abandon de cours liés à la grève.


REcOMMANDATiONSCette partie du rapport est l’expression du volet d’intervention systémique de l’ombuds-

man. Le Règlement relatif à la fonction et au statut de l’ombudsman à l’Université de Montréal précise que « (…) l’ombudsman a pour fonction de travailler à l’amélioration

des pratiques universitaires de justice et d’équité, par la formulation de propositions de modifications aux politiques et procédures, et à la réglementation existante ». Par ce volet

d’intervention, l’ombudsman souhaite éclairer la communauté universitaire sur certaines tendances qu’elle a observées en cours d’année, au fil des demandes qui ont été portées à son attention. Les recommandations suivantes préconisent certaines améliorations au

cadre normatif existant ou à certaines approches de l’administration universitaire à l’égard de sa communauté. De plus, compte tenu de la récurrence de certains types de demandes, il nous apparaît de mise de revenir sur des thèmes abordés par l’ombudsman au cours des

années précédentes.

LE PROcESSUS DE RéViSiON DE NOTESL’étape de la vérification prévue à l’article 9.4 du Règlement des études de premier cycle et à l’article 37 du Règlement pédagogique de la Faculté des études supérieures et postdoctorales.

Plusieurs demandes d’assistance nous ont été adressées ces dernières années par des étudiants qui n’arrivaient pas à prendre connaissance de façon satisfaisante de leurs évaluations lors de l’étape de la vérification. Certains rapportent avoir été limités dans le temps de consultation qui leur était imparti, de sorte qu’ils n’ont pas pu consulter la totalité de leurs évaluations, d’autres se sont fait interdire la prise de notes lors de la séance, d’autres encore n’ont pas eu accès à toutes les fiches d’évaluation, alors que pour d’autres, seules les fiches-réponses des examens objectifs étaient accessibles, sans possibilité de consulter le libellé des questions.

Dans une perspective pédagogique, et notamment dans le but de bien saisir leurs forces et difficultés, ou de pouvoir mieux préparer une demande éventuelle de révision ou de révision exceptionnelle, les étudiants devraient disposer du temps nécessaire pour bien consulter l’ensemble de leurs évaluations. En outre, ils devraient pouvoir prendre des notes et consulter tout document pertinent, soit non seulement les copies d’examens, travaux, dissertations ou documents d’évaluation de stage tel que stipulé à l’heure actuelle aux deux règlements des études, mais également les questions d’examens, les réponses aux questions, les annotations des enseignants, les corrigés, les barèmes, l’évaluation par les pairs le cas échéant, etc.

Afin d’assurer l’atteinte de l’objectif pédagogique que vise la procédure de vérification,

L’OMbUDSMAN REcOMMANDE :

Que l’article 9.4 du Règlement des études de premier cycle et l’article 37 du Règle-ment pédagogique de la Faculté des études supérieures et postdoctorales traitant de la vérification des évaluations soient appliqués de manière à permettre aux étudiants de prendre connaissance, dans un délai suffisant, de toute l’information per-tinente relative à leurs évaluations, incluant notamment, les questions d’examens, les réponses aux questions, les annotations des enseignants, les corrigés, les barèmes utilisés, l’évaluation par les pairs le cas échéant, etc.


du programme, du passage vers un autre programme, de l’admission à un autre cycle d’études.

Finalement, nous avons constaté, de nos échanges avec des responsables académiques de divers programmes, que les dispositions des règlements des études en matière de révision de notes sont parfois interprétées et appliquées de manière différente d’une unité à l’autre, ce qui occasionne de l’incertitude, tant chez les gestionnaires que chez les étudiants. Ainsi, année après année, le Bureau reçoit plusieurs demandes de rensei-gnements de la part de gestionnaires qui ne sont pas au clair quant au rôle qui leur est dévolu par les dispositions relatives à la révision exceptionnelle : qui devrait procéder à l’étude de la recevabilité des demandes ? Cette étude implique-t-elle une analyse sur le fond de l’évaluation ? Qui du correcteur ou de l’enseignant responsable du cours devrait procéder à la révision ? Quels sont les critères de recevabilité des demandes ? Que faire lorsque la demande de révision porte sur un aspect lié davantage au contexte dans lequel l’évaluation s’est déroulée ? Autant de questions qui méritent à notre avis clarification, afin que ces recours puissent être exercés en tout respect des principes de justice et d’équité procédurale pour les étudiants.


Que la demande en révision exceptionnelle soit autorisée, à tous les cycles d’études, dès lors qu’il y a apparence que justice n’a pas été rendue, et ce, indépendamment de la présentation de faits nouveaux par l’étudiant;

Que l’article 9.6 du Règlement des études de premier cycle soit amendé, de sorte que l’on n’y retrouve plus l’exigence de présenter des faits nouveaux au soutien de la demande de révision exceptionnelle;

Que l’article 9.6 du Règlement des études de premier cycle soit amendé, de sorte que le mandat du comité de révision exceptionnelle permette à celui-ci de formuler à l’autorité compétente, toute recommandation qu’il juge pertinente;

Que les délais de réponse du comité de révision exceptionnelle soient revus à la baisse, tant à l’article 9.6 du Règlement des études de premier cycle qu’à l’article 38 du Règlement pédagogique de la Faculté des études supérieures et postdoc-torales, afin de minimiser les conséquences sur le cheminement étudiant;

Qu’un guide pratique soit rédigé à l’attention des gestionnaires académiques, définissant les rôles et responsabilités de chacun des intervenants impliqués en matière de révision et révision exceptionnelle des évaluations et établissant une marche à suivre afin que ces processus soient faits de manière plus harmonisée entre les différentes unités académiques, dans le respect des règlements des études et des règles d’équité procédurale.

La procédure de révision exceptionnelle prévue à l’article 9.6 du Règlement des études de premier cycle et à l’article 38 du Règlement pédagogique de la Faculté des études supérieures et postdoctorales.

Tant au premier cycle qu’aux cycles supérieurs, l’ombudsman recommandait, en 1998-1999, que la procédure de révision exceptionnelle soit revue de manière à assu-rer un plus juste équilibre entre la présomption que la correction a été bien faite par l’enseignant et le droit de l’étudiant à une évaluation juste. Cette recommandation nous apparaît toujours d’actualité. L’adoption du Règlement des études de premier cycle en 2007 a apporté des modifications à la procédure de révision exceptionnelle, resserrant les critères pour exercer ce recours. Ainsi, l’article 9.6 prévoit désormais que l’étudiant doit présenter des faits nouveaux de nature à modifier la décision rendue à l’étape précédente du processus. Cette exigence supplémentaire nous apparaît mettre en péril le principe même de l’appel auprès de tiers neutres lorsque l’étudiant a fait valoir l’ensemble de ses arguments à l’étape de la révision et qu’ils n’ont pas été retenus par l’enseignant. Plusieurs étudiants voient d’ailleurs leur requête en révision exceptionnelle refusée pour ce seul motif. Nous convenons que ce recours, par définition exceptionnel, doit le demeurer et qu’il devrait être ouvert uniquement pour des motifs sérieux, compte tenu de la lourdeur administrative qu’il peut représenter; il nous apparaît néanmoins que l’exigence de présenter des faits nouveaux ne devrait pas faire partie de ses conditions d’ouverture, au risque de le vider de toute existence. D’ailleurs, cette exigence n’existe pas dans le règlement pédagogique de la FESP, ce qui laisse plus de latitude à l’autorité compétente pour décider de la pertinence ou pas d’accepter le recours.

En ce qui concerne le mandat du comité de révision exceptionnelle, le règlement péda-gogique de la FESP permet au comité, en plus de se pencher sur la réévaluation du dossier académique proprement dit, de faire au doyen toute recommandation qu’il juge pertinente. Cette disposition permet au comité, à notre avis, de prendre connaissance de tout autre élément ayant pu avoir un impact sur l’évaluation de l’étudiant, incluant par exemple, un climat d’études ou des relations interpersonnelles tendus ou empreints de harcèlement ayant pu faire obstacle aux apprentissages et à une juste évaluation. Le comité peut ainsi, s’il le juge approprié, formuler une recommandation au doyen qui tienne compte de ces éléments qui ne sont pas strictement d’ordre académique. Il nous apparaît souhaitable que le règlement du premier cycle élargisse le mandat du comité de révision exceptionnelle en y incluant ce pouvoir de recommandation, tel qu’il existait en vertu des anciens règlements pédagogiques facultaires, et tel qu’il existe toujours en vertu du Règlement pédagogique de la Faculté des études supérieures et postdoctorales.

Dans un autre ordre d’idées, il nous apparaît important de revenir sur la question des délais imposés à l’Institution pour transmettre une réponse à l’étudiant lorsque le comité a été saisi d’une demande. L’administration universitaire a donné suite à la recomman-dation de l’ombudsman de 1998-1999 en prévoyant de tels délais de réponses, alors qu’auparavant, il n’y en avait pas. Ainsi, le délai prévu au Règlement des études de premier cycle est de 60 jours ouvrés, ce qui correspond à une période de 12 semaines, soit autour de trois mois. Aux études supérieures, le délai de réponse prévu est de 45 jours ouvrés, soit 9 semaines, ou environ deux mois. Conscientes que le processus administratif d’une révision exceptionnelle peut être complexe, nous estimons toutefois que de tels délais de réponse sont trop longs, pouvant retarder, voire même parfois compromettre le cheminement d’un étudiant, que ce soit au niveau de la poursuite


6 Conseil supérieur de l’éducation. Octobre 2010. L’avis peut être consulté à l’adresse web suivante :

http://www.cse.gouv.qc.ca/fichiers/documents/publications/Avis/50-0474.pdf

7 Sommaire de l’Avis du Conseil supérieur de l’éducation, p.3.

universitaire. Aussi, un outil de soutien tel que le plan modulaire d’études, développé par la Faculté des études supérieures et postdoctorales en collaboration avec la Fédé-ration des associations étudiantes du campus de l’Université de Montréal (FAECUM), ou d’autres plans d’encadrement élaborés par certaines unités académiques nous semblent un bon moyen de clarifier dès le départ les rôles et responsabilités de chacun, de planifier le cheminement de l’étudiant, l’échéancier des travaux, les disponibilités du superviseur, les exigences attendues de part et d’autre, le financement, les aspects rele-vant de la propriété intellectuelle, etc. Il constitue un important instrument de soutien à la réussite et à la diplomation, en ce qu’il permet de prévenir et réduire les différends. À ce titre, un tel outil devrait automatiquement faire partie de tout cheminement étudiant aux cycles supérieurs.

Un second outil important de soutien à la réussite, que plusieurs unités académiques mettent sur pied de manière systématique, est la formation d’un comité de parrainage. Un tel comité devrait idéalement être mis en place, en faisant les adaptations néces-saires selon le contexte organisationnel de chaque unité, à chaque fois qu’un étudiant et son directeur ont tenté, mais en vain, de trouver des solutions à leurs difficultés. Ce comité a comme mandat de s’assurer du bon déroulement du cheminement de l’étudiant et de proposer des solutions et plans de redressement en cas de besoin. Le fait d’élargir la direction de l’étudiant à des enseignants supplémentaires et le fait que l’étudiant donne son accord au choix du parrain peuvent permettre, dans bien des cas, d’éviter ou de réduire des tensions susceptibles de se développer dans une relation à long terme avec le directeur de recherche.

En ce qui concerne les délais de correction des mémoires et thèses, la question a déjà fait l’objet d’une recommandation de l’ombudsman dans son rapport d’activités de 1999-2000. Force nous est de constater, compte tenu des problèmes récurrents qui nous sont rapportés à cet égard, qu’une attention particulière doive encore être portée par l’administration universitaire pour améliorer la situation. Nous jugeons donc utile de réitérer la recommandation émise précédemment en cette matière.

Ainsi, dans une perspective d’amélioration continue de l’encadrement et du soutien à la réussite aux cycles supérieurs,


Que la notion de plan d’études soit enchâssée à même le Règlement pédago-gique de la Facuté des études supérieures et postdoctorales en tant qu’étape nécessaire pour tout cheminement d’étudiant de cycle supérieur;

Que les unités académiques recourent davantage au comité de parrainage, en faisant les adaptations nécessaires, s’il y a lieu, pour tenir compte de leur contexte organisationnel, en particulier lorsque des difficultés sont rencontrées dans la relation entre l’étudiant et son ou ses directeur(s) de recherche.

UN RAPPEL :

Que la Faculté des études supérieures et postdoctorales se dote d’un échéan-cier strict concernant la correction des travaux et mémoires de maîtrise ainsi que des thèses de doctorat, et qu’elle élabore des mesures aptes à le faire respecter.

L’ENcADREMENT AUX cYcLES SUPéRiEURSBien que les relations d’encadrement entre les étudiants des cycles supérieurs et leur directeur de recherche soient positives et donnent lieu à des collaborations fructueuses dans la grande majorité des cas, et malgré les nombreux outils mis en place par la Faculté des études supérieures et postdoctorales pour soutenir les étudiants dans leur cheminement académique, des demandes d’assistance sont régulièrement adressées à ce sujet au Bureau de l’ombudsman. Celles-ci ont donné lieu à la formulation de recommandations au fil des ans pour réduire autant que possible les prolongements de scolarité et le nombre d’abandons ou d’exclusions de programmes pour des motifs relevant de difficultés d’encadrement.

Nous avons pu constater, lors de rencontres avec nos homologues ombudsmans des autres universités québécoises, que des problématiques semblables sont rencontrées dans leurs institutions respectives. C’est pourquoi l’Association des ombudsmans des universités du Québec a amorcé, à l’automne 2010, une rencontre de réflexion au sujet de l’encadrement aux cycles supérieurs, qui s’est poursuivie, à l’hiver 2011, par l’invitation de deux représentantes du Conseil supérieur de l’éducation à nous rendre compte de l’avis d’octobre 2010 intitulé Pour une vision actualisée des formations universitaires aux cycles supérieurs6. Nous y avons particulièrement abordé l’une des trois visées de l’avis qui est à l’effet de « favoriser la réussite des personnes en formation aux cycles supé-rieurs, notamment par des programmes pertinents et par des conditions d’encadrement et de soutien financier dont la qualité concourt à la persévérance et à l’accomplissement d’un projet de formation dans un délai raisonnable7 ».

Parmi les situations qui font l’objet de demandes d’assistance à notre Bureau, on retrouve le cas d’étudiants souvent des étudiants internationaux, qui vivent des difficul-tés relationnelles et communicationnelles importantes avec leur directeur de recherche, mais qui n’osent pas s’en ouvrir à quiconque, de crainte d’être mal perçus ou mal reçus, et ultimement, d’être éliminés de leur programme, avec toutes les conséquences que cela suppose; les cas de relations qui deviennent trop intimes entre un superviseur et son étudiant, ce qui compromet un sain accompagnement et l’objectivité nécessaire à une évaluation juste et équitable; les cas de manque de disponibilité des superviseurs (pour divers motifs légitimes : détachement pour année sabbatique, déséquilibre du ratio superviseur/étudiant, surcharge de l’emploi du temps, etc.), faisant en sorte que l’étudiant se retrouve pendant de longues périodes sans la rétroaction nécessaire au maintien de sa motivation et à l’avancement de ses travaux; le cas d’étudiants rencon-trant des difficultés relatives au renouvellement de leurs bourses d’études, ou qui font face à des promesses de financement non respectées; les cas d’étudiants qui estiment que leur contribution intellectuelle n’est pas reconnue à sa juste valeur; les cas de chan-gements de direction de recherche dans des contextes de relations tendues, et les conséquentes difficultés à trouver un nouveau directeur quand on a le sentiment d’être stigmatisé par le précédent; les cas de délais indus dans l’évaluation des mémoires et thèses par le jury avec, pour conséquences, des retards de diplomation, de publications, d’admission dans un programme subséquent ou un stage postdoctoral, d’obtention d’un poste de travail, de perte potentielle de revenus sous forme de bourse ou d’emploi.

Il importe bien sûr de préciser que la responsabilité d’une saine relation de direction d’études incombe tout autant à l’étudiant qu’au superviseur, l’étudiant ne pouvant faire reposer sa réussite sur les seules épaules de son directeur ou sur l’administration



http://www.direction.umontreal.ca/secgen/pdf/reglem/francais/sec_60/rech60_11.pdf

13 L.R.Q., chapitre N-1.1, article 81.19

14 Interprétation et jurisprudence, Loi sur les normes du travail, ses règlements et la Loi sur la fête nationale. Commission des normes du travail,

Dépôt légal — Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2011 ISBN 978-2-551-25100-1 (en ligne) p.144-145.




http://www.direction.umontreal.ca/secgen/pdf/reglem/francais/sec_20/regl20_4.pdf


http://www.direction.umontreal.ca/secgen/pdf/reglem/francais/sec_30/ens30_3.pdf



soin d’imposer une sanction à l’employé, le cas échéant. Nous questionnons la pertinence, pour l’Université, de traiter différemment les allégations de harcèlement, selon qu’elles mettent en cause des professeurs, des étudiants ou d’autres membres de la communauté. Dans tous les cas, ces situations devraient selon nous être traitées le plus rapidement et le plus objectivement possible, conformément à la volonté du législateur, de façon à minimiser les dommages, quels qu’ils soient, de part et d’autre.

Un rappel, en terminant, au sujet des recommandations de l’ombudsman de 2004-2005, concernant deux ajouts au Règlement disciplinaire concernant les membres du personnel ensei-gnant et les étudiants. Il s’agit de la possibilité pour une personne visée par une interdiction du doyen ou du directeur d’un département, d’accéder à des lieux ou de participer à des activités sur le campus, de saisir elle-même le Comité de discipline pour qu’il décide du maintien ou de la levée de l’interdiction, de même que la mention des recours prévus aux articles 27.09 et 27.13 des Statuts de l’Université pour ces mêmes personnes. Comme l’administration avait annoncé qu’elle amenderait le règlement en ce sens, nous nous permettons de faire un suivi de ce dossier.

Ainsi, dans un objectif de plus grande équité procédurale,


Que des améliorations soient apportées au niveau des délais de traitement des plaintes formelles en matière disciplinaire et des procédures d’audition des dif-férends prévues aux Statuts de l’Université;

Que les règles relatives au traitement des plaintes formelles en matière discipli-naire et aux procédures d’audition des différends prévues aux Statuts de l’Uni-versité soient davantage accessibles aux membres de la communauté universi-taire et, en particulier, aux personnes impliquées dans de tels processus;

Que les instances responsables de la gestion, de la communication et de la coordination des processus disciplinaires fassent preuve de plus de transpa-rence et de célérité dans leur rôle d’informer les parties impliquées des procé-dures à venir et des délais afférents;

Que la Politique contre le harcèlement soit actualisée en accord avec les recom-mandations émises par le Comité de prévention du harcèlement en 2008-2009 et 2009-2010, et en particulier, que le processus de traitement des plaintes formelles soit le même pour toutes les catégories de personnels.

DES RAPPELS :

Que l’article 10 du Règlement disciplinaire concernant les membres du personnel ensei-gnant et les étudiants soit amendé, afin qu’il y soit expressément prévu que la personne visée par une interdiction du doyen ou du directeur d’un département d’accéder à des lieux ou de participer à des activités sur le campus, puisse saisir elle-même le Comité de discipline pour qu’il décide du maintien ou de la levée de l’interdiction;

Que le Règlement disciplinaire concernant les membres du personnel enseignant et les étudiants soit amendé, par l’ajout des recours prévus aux articles 27.09 et 27.13 des Statuts de l’Université pour les personnes visées par une interdiction d’accès ayant fait l’objet d’une décision du Comité de discipline.

LES PROcESSUS DiSciPLiNAiRESLes questions relatives aux comportements répréhensibles sont encadrées à l’Université par divers règlements et politiques, tels la Politique de sécurité8, le Règlement disciplinaire concer-nant les membres du personnel enseignant et les étudiants9, le Règlement disciplinaire sur le plagiat ou la fraude concernant les étudiants10, la Politique contre le harcèlement11, et la Politique de l’Université de Montréal sur la probité intellectuelle en recherche12. L’ombudsman peut se voir sollicitée dans ces types de dossiers, à toute étape du processus, la plupart du temps en vertu de son mandat de consultation, mais également en vertu de son pouvoir d’intervention de dernier recours.

Ce sont les aspects procéduraux de ces règlements et politiques qui ont retenu notre atten-tion dans les demandes qui nous ont été soumises ces dernières années, et particulièrement la gestion des processus de plaintes formelles dans un contexte disciplinaire. Le simple fait d’être impliquées dans un tel processus est déjà éprouvant pour les personnes visées, qu’elles soient en demande ou mises en cause. Leur niveau de stress peut devenir insoutenable si elles sont laissées à elles-mêmes, faisant face à de très longs délais de traitement, n’étant pas toujours bien informées des règles et enjeux des procédures en cours, des étapes qu’elles devront traverser, de leurs droits et obligations, ou encore, des conséquences possibles d’une décision disciplinaire dans leur cheminement. Ainsi, la gestion, la communication et la coordination de ces processus devraient faire l’objet de nouvelles approches qui soient plus soucieuses des impacts sur les personnes impliquées, tout en étant davantage transparentes et efficaces.

En ce qui concerne plus spécifiquement la Politique contre le harcèlement, ayant pris connais-sance des rapports d’activités du Bureau d’intervention en matière de harcèlement des deux dernières années, lequel fait notamment référence à des recommandations émises par le Comité de prévention du harcèlement, nous appuyons la nécessaire révision de cette politique. Signa-lons particulièrement le traitement différent des plaintes formelles pour le personnel enseignant et les étudiants, d’une part, et les autres catégories de personnels, d’autre part, qui soulève selon nous un problème d’équité procédurale et qui se doit d’être corrigé.

Intégrées depuis 2004 à la Loi sur les normes du travail 13, les dispositions relatives au harcèlement psychologique imposent à l’employeur l’obligation de prévenir et faire cesser le harcèlement. Le guide d’interprétation et de jurisprudence de la Commission des normes du travail sur le sujet précise :

« En conséquence, dès qu’une situation de harcèlement est portée à sa connaissance, l’employeur a l’obligation de prendre les mesures appropriées et les sanctions nécessaires pour

y mettre fin. Cette obligation implique l’existence et la mise en place d’un mécanisme connu, efficace et adapté à la réalité de chaque entreprise pour permettre la divulgation de cas de

harcèlement ainsi que l’intervention de traitement rapide et objective. »14

En vertu des règles de procédure actuelles, le recteur peut mandater un enquêteur afin d’éclair-cir les allégations de harcèlement portées à son attention au moyen d’une plainte formelle. Or, le mandat de cet enquêteur varie selon que le mis en cause est un étudiant, un membre du person-nel enseignant ou non enseignant, et le délai de traitement du dossier variera en conséquence.

S’agissant de mis en cause étudiants ou enseignants, le rôle de l’enquêteur se limite à déterminer si la conduite reprochée pourrait constituer du harcèlement, auquel cas, l’affaire est retournée au recteur, qui décide de l’opportunité de la déférer au Comité de discipline. Si le Comité de disci-pline est saisi du dossier, il procède de novo à une enquête et à l’imposition, le cas échéant, d’une sanction appropriée. Dans le cas de conduites alléguées de la part de membres salariés non enseignants, l’enquêteur conclura quant au fond du dossier, donnant à l’autorité compétente le


LiSTE DES REcOMMANDATiONS

Que l’article 9.4 du Règlement des études de premier cycle et l’article 37 du Règlement pédagogique de la Faculté des études supérieures et postdocto-rales traitant de la vérification des évaluations soient appliqués de manière à permettre aux étudiants de prendre connaissance, dans un délai suffisant, de toute l’information pertinente relative à leurs évaluations, incluant notam-ment, les questions d’examens, les réponses aux questions, les annotations des enseignants, les corrigés, les barèmes utilisés, l’évaluation par les pairs le cas échéant, etc.;

Que la demande en révision exceptionnelle soit autorisée, à tous les cycles d’études, dès lors qu’il y a apparence que justice n’a pas été rendue, et ce, indé-pendamment de la présentation de faits nouveaux par l’étudiant;

Que l’article 9.6 du Règlement des études de premier cycle soit amendé, de sorte que l’on n’y retrouve plus l’exigence de présenter des faits nouveaux au soutien de la demande de révision exceptionnelle;

Que l’article 9.6 du Règlement des études de premier cycle soit amendé, de sorte que le mandat du comité de révision exceptionnelle permette à celui-ci de formuler à l’autorité compétente, toute recommandation qu’il juge pertinente;

Que les délais de réponse du comité de révision exceptionnelle soient revus à la baisse, tant à l’article 9.6 du Règlement des études de premier cycle qu’à l’article 38 du Règlement pédagogique de la Faculté des études supérieures et postdoc-torales, afin de minimiser les conséquences sur le cheminement étudiant;

Qu’un guide pratique soit rédigé à l’attention des gestionnaires académiques, définissant les rôles et responsabilités de chacun des intervenants impliqués en matière de révision et révision exceptionnelle des évaluations et établissant une marche à suivre afin que ces processus soient faits de manière plus harmonisée entre les différentes unités académiques, dans le respect des règlements des études et des règles d’équité procédurale;

Que la notion de plan d’études soit enchâssée à même le Règlement pédago-gique des études supérieures et postdoctorales en tant qu’étape nécessaire pour tout cheminement d’étudiant de cycle supérieur;

Que les unités académiques recourent davantage au comité de parrainage, en faisant les adaptations nécessaires, s’il y a lieu, pour tenir compte de leur contexte organisationnel, en particulier lorsque des difficultés sont rencontrées dans la relation entre l’étudiant et son ou ses directeur(s) de recherche;

Que la Faculté des études supérieures et postdoctorales se dote d’un échéan-cier strict concernant la correction des travaux et mémoires de maîtrise ainsi que des thèses de doctorat, et qu’elle élabore des mesures aptes à le faire respecter;

Que des améliorations soient apportées au niveau des délais de traitement des plaintes formelles en matière disciplinaire et des procédures d’audition des dif-férends prévues aux Statuts de l’Université;

Que les règles relatives au traitement des plaintes formelles en matière discipli-naire et aux procédures d’audition des différends prévues aux Statuts de l’Uni-versité soient davantage accessibles aux membres de la communauté universi-taire et, en particulier, aux personnes impliquées dans de tels processus;

Que les instances responsables de la gestion, de la communication et de la coordination des processus disciplinaires fassent preuve de plus de transpa-rence et de célérité dans leur rôle d’informer les parties impliquées des procé-dures à venir et des délais afférents;

Que la Politique contre le harcèlement soit actualisée en accord avec les recom-mandations émises par le Comité de prévention du harcèlement en 2008-2009 et 2009-2010, et en particulier, que le processus de traitement des plaintes formelles soit le même pour toutes les catégories de personnels;

Que l’article 10 du Règlement disciplinaire concernant les membres du person-nel enseignant et les étudiants soit amendé, afin qu’il y soit expressément prévu que la personne visée par une interdiction du doyen ou du directeur d’un dépar-tement d’accéder à des lieux ou de participer à des activités sur le campus, puisse saisir elle-même le Comité de discipline pour qu’il décide du maintien ou de la levée de l’interdiction;

Que le Règlement disciplinaire concernant les membres du personnel enseignant et les étudiants soit amendé, par l’ajout des recours prévus aux articles 27.09 et 27.13 des Statuts de l’Université pour les personnes visées par une interdiction d’accès ayant fait l’objet d’une décision du Comité de discipline .


ANNEXES


RECUEIL OFFICIEL RÈGLEMENTS, DIRECTIVES,POLITIQUES ET PROCÉDURES

Secrétariat général

ADMINISTRATION Numéro : 10.31 Page 1 de 6 ____________________________________________________________RÈGLEMENT RELATIF À LA AdoptionFONCTION ET AU STATUT Date : Délibération : DE L'OMBUSMAN À 1999-08-24 CU-436-7L'UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL ____________________________________________________________ Modifications

Date : Délibération : Article(s) : 2004-11-01 CU-493-10 2 et 13

Considérant l’importance que le Conseil de l’Université de Montréal attache au traitement juste et équitable,par l’administration universitaire, de chacun des membres de la communauté universitaire,

Considérant que la mise en place et le maintien d’une fonction d’ombudsman constituent un moyen des’assurer d’un juste équilibre entre les droits des uns et des autres,

Le Conseil de l’Université de Montréal réaffirme l’importance de la fonction d’ombudsman au sein del’institution par l’adoption du règlement suivant :

Nature de la fonction et mandat

1. L’ombudsman a pour fonction de recevoir les demandes d’intervention des membres de lacommunauté universitaire qui, après avoir épuisé les recours internes à leur disposition, s’estimentvictimes d’injustice ou de discrimination, de faire enquête lorsqu’il le juge nécessaire, d’évaluer le bien-fondé de la demande et de transmettre aux autorités compétentes ses recommandations, s’il y a lieu.

Son intervention fondée à la fois sur la loi et l’équité vise à faire corriger toute injustice oudiscrimination.

Il conseille, également, les membres de la communauté universitaire à leur demande sur tout sujetrelevant de sa compétence. Il a aussi pour fonction de travailler à l’amélioration des pratiques universitaires de justice et d’équité, par la formulation de propositions de modifications aux politiqueset procédures et à la réglementation existante.

Il jouit d’une indépendance absolue à l’égard de la Direction de l’Université, de façon à pouvoir exerceren toute impartialité sa fonction. Il est tenu à la confidentialité des renseignements obtenus dansl’exercice de ses fonctions.

L’ombudsman ne rend compte de ses activités qu’au Conseil de l’Université dont il est le mandataire,et répond auprès de lui de l’exécution de son mandat.

Compétence

2. L’ombudsman intervient chaque fois qu’il a des motifs de croire qu’une personne ou un groupe depersonnes a été lésé ou victime d’injustice ou de discrimination par l’acte ou l’omission d’un employé

22 décembre 2004

ANNEXE 1 RÈGLEMENT RELATIF À LA FONCTION ET AU STATUT DE L’OMBUDSMAN À L’UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL





ou d’un agent autorisé de l’Université ou par les mécanismes administratifs de l’Université, ou peutvraisemblablement l’être.

Toute personne ou tout groupe de personnes, membres de la communauté universitaire, peutadresser une demande d’intervention à l’ombudsman relativement à l’alinéa précédent.

Quiconque demande l’intervention de l’ombudsman doit :

a) fournir ses nom, prénom, adresse et numéro de téléphone, ainsi que son code permanent le caséchéant;

b) exposer les faits qui justifient sa demande, ainsi que les circonstances de temps et de lieu de l’action ou de l’omission qui la fonde;

c) fournir à l’ombudsman tout autre renseignement ou document dont celui-ci estime avoir besoinpour la bonne compréhension de ces faits.

Lorsqu’il le juge nécessaire, eu égard aux circonstances, l’ombudsman peut exiger que la demanded’intervention soit faite par écrit.

Dans le présent article, les termes « membres de la communauté universitaire » incluent les usagersdes services, les personnes qui ont présenté une demande d’admission à un programme d’une faculté ou école et les personnes qui sont sujets de recherche dans le cadre d’un protocole de recherche régipar la Politique sur la recherche avec des êtres humains.

3. L’ombudsman s’assure que la personne ou le groupe qui a formulé la demande d’intervention s’estprévalu des recours internes à sa disposition. L’ombudsman peut refuser d’intervenir lorsque, à sonavis,

a) la personne ou le groupe n’a pas encore effectué les démarches administratives habituellesauprès de l’autorité hiérarchique concernée pour obtenir satisfaction;

b) la personne ou le groupe dispose d’un recours devant une autorité de l’Université susceptible decorriger adéquatement la situation préjudiciable et dans un délai raisonnable, ou la personne ou le groupe a omis ou négligé, sans excuse raisonnable, d’exercer en temps utile un tel recours .

Dans le cas où l’ombudsman estime que la personne ou le groupe ne s’est pas prévalu des recoursinternes à sa disposition, il informe la personne ou le groupe de ces recours et de la manière de s’enprévaloir.

22 décembre 2004






4. L’ombudsman peut également refuser d’intervenir lorsque, à son avis,

a) il s’est écoulé plus d’un an depuis que la personne ou le groupe a eu connaissance des faits quifondent la demande d’intervention, à moins que la personne ou le groupe ne démontre qu’il a étédans l’impossibilité d’agir plus tôt;

b) la personne ou le groupe refuse ou néglige de fournir les renseignements ou documents requispar l’ombudsman au soutien de la demande d’intervention, ou de collaborer à l’enquête ou à la médiation;

c) la demande d’intervention est frivole, vexatoire ou faite de mauvaise foi, ou la personne ou legroupe n’a pas d’intérêt suffisant;

d) l’intervention n’est pas nécessaire eu égard aux circonstances.

5. L’ombudsman doit refuser d’intervenir ou mettre fin à son intervention lorsque, à son avis,

a) la personne ou le groupe a déjà exercé un recours devant une cour de justice ou à un tribunal administratif portant sur les faits sur lesquels la demande d’intervention est fondée;

b) la personne ou le groupe dispose de la procédure de grief, d’appel ou de révision en vertu d’uneconvention collective ou d’un protocole de travail;

c) la demande d’intervention porte sur une question d’application ou d’interprétation d’une conventioncollective ou d’un protocole de travail ou sur une question touchant aux droits à la représentationd’un salarié syndiqué par une association ou un syndicat accrédité de l’Université.

Procédure d’intervention

6. Sur réception d’une demande, l’ombudsman avise la personne ou le groupe de sa décisiond’intervenir ou non.

7. L’intervention de l’ombudsman peut comporter une enquête et une médiation. L’ombudsman estmaître de sa procédure.

22 décembre 2004





8. Aux fins d’une enquête, l’ombudsman peut exiger de tout membre de la communauté universitairel’accès à tout document ou dossier de l’Université qu’il considère pertinent. Il peut égalementinterroger toute personne susceptible de lui fournir les renseignements qui lui sont nécessaires.

Toute demande de l’ombudsman relative au présent article doit être traitée avec diligence.

9. L’ombudsman évalue le bien-fondé des demandes qui lui sont adressées. Il informe toutes lespersonnes intéressées de ses conclusions et, le cas échéant, de ses recommandations.

Il procède par écrit lorsqu’il l’estime nécessaire eu égard aux circonstances; en ce cas, toutes lesparties intéressées doivent recevoir copie des recommandations.

10. L’ombudsman peut requérir de l’Université d’être informé des mesures prises pour corriger unesituation qu’il considère irrégulière ou injuste, ainsi que des suites données à ses recommandations.

S’il estime qu’aucune mesure n’a été prise ou qu’aucune suite satisfaisante n’a été donnée dans undélai raisonnable, il peut en saisir les divers niveaux hiérarchiques, jusqu’au Conseil, et exposer lecas dans son rapport annuel.

11. L’ombudsman peut aussi intervenir de sa propre initiative par voie d’enquête générique dans toutematière relevant de sa compétence. Les articles 7, 8, 9 et 10 trouvent alors application en faisant lesadaptations nécessaires.

Rapport annuel et rapports spéciaux

12. L’ombudsman soumet en personne chaque année, en septembre, au Conseil de l’Université unrapport sur ses activités de l’année, lequel est publié et diffusé auprès de la communauté universitaire.Ce rapport comprend notamment des statistiques sur les demandes traitées au cours de la dernièreannée universitaire, ainsi que des recommandations, s’il y a lieu. Le Conseil doit s’assurer que lesadministrateurs concernés prennent en considération les recommandations contenues dans le rapportannuel et qu’ils y répondent.

Il peut en tout temps faire des rapports spéciaux au Conseil.

L’ombudsman peut, dans son rapport annuel ou dans ses rapports spéciaux, suggérer desmodifications aux politiques et procédures et à la réglementation existante, et formuler descommentaires sur les pratiques en vigueur à l’Université.

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Confidentialité

13. L’ombudsman respecte la plus entière confidentialité de tout renseignement auquel il a accèsconcernant les personnes impliquées dans ses interventions, à moins qu’il ne soit expressémentdégagé de cette obligation par les personnes concernées ou par la loi. Toutefois, l’ombudsman peutcommuniquer des renseignements nominatifs en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide,lorsqu’il constate qu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un danger imminent de mort ou deblessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiable. Ces renseignementsne peuvent être communiqués qu’à la personne ou aux personnes exposées au danger, à leurreprésentant ou aux personnes susceptibles de leur porter secours. L’ombudsman ne peutcommuniquer que les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication. Pourles fins de la communication prévue au présent paragraphe, l’ombudsman est tenu de respecter laprocédure applicable à la divulgation de renseignements nominatifs en vue d’assurer la protection despersonnes prévue à la Directive concernant l’accès aux documents de l’Université de Montréal et laprotection des renseignements personnels.

Lorsque la poursuite de l’enquête nécessite la divulgation de détails identifiant l’auteur d’unedemande, cette divulgation se limite aux personnes qui ont besoin de connaître ces détails pourprésenter des observations. Lorsque les circonstances le justifient, l’ombudsman peut rendre sarecommandation publique, pourvu que l’anonymat de l’auteur de la demande soit respecté.

Si une personne ou un groupe de personnes décide de retirer sa demande d’intervention pour garderl’anonymat, l’ombudsman doit respecter cette décision.

Conservation des dossiers

14. L’ombudsman a la garde de ses dossiers, lesquels ne sont accessibles qu’au personnel de sonbureau. Ces dossiers sont détruits à l’issue de la période de conservation prévue par la législation.

Personnel du Bureau de l’Ombudsman

15. Les employés du Bureau de l’ombudsman sont nommés avec l’accord de l’ombudsman.

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Ressources

16. Le Conseil fixe les conditions d’engagement de l’ombudsman et s’assure que les ressourcesnécessaires à l’exécution de ses fonctions sont mises à sa disposition.

Nomination de l’ombudsman

17. L’ombudsman est nommé par le Conseil de l’Université sur recommandation d’un comité constitué àcette fin. Le comité, dont les membres sont nommés par le Conseil, procède à un appel decandidatures et, lorsqu’il le juge approprié, à une consultation, notamment auprès des membres de lacommunauté universitaire.

Le mandat de l’ombudsman est d’une durée de cinq ans et ne peut être renouvelé qu’une seule fois.Un comité dont les membres sont nommés par le Conseil procède à une consultation sur l’opportunitédu renouvellement. La consultation doit se terminer un an avant la fin du mandat. Si le Conseil, au vudu rapport du comité, conclut au non-renouvellement, le comité met en œuvre le processus denomination afin de recruter un nouveau titulaire.

Conditions de fin de mandat

18. Lorsqu’il est recruté à l’extérieur de l’Université, l’ombudsman bénéficie d’un engagement sous laforme d’un contrat à durée déterminée. L’engagement prend fin au terme du mandat. Si le mandat estrenouvelé, l’engagement devient terminal à la fin du second mandat. Lorsqu’il est recruté parmi lepersonnel de l’Université, l’ombudsman conserve son lien d’emploi au terme de son mandat.

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(continuez au verso)

FORMULAIRE DE DEMANDE D’ASSISTANCEUNIVERSITÉ DE MONTRÉAL – BUREAU DE L’OMBUDSMAN

Adresse : Pavillon 3744 Jean-Brillant4e Étage – bureau 410C.P. 6128 – Succursale Centre-VilleMontréal (Québec) H3C 3J7Téléphone : (514) 343-2100Adresse électronique : [email protected]

Date :

Mode de communication : En personne ___ Tél. ___ Courrier ___ Courriel ___

Autorisation à la consultation du dossier étudiant: Oui Non

Nom : Code permanent :

Adresse postale :

Téléphone au domicile : (peut-on laisser un message à ce N°?) Oui Non

Téléphone au travail : (peut-on laisser un message à ce N°?) Oui Non

Téléphone cellulaire : Télécopieur :

Adresse électronique universitaire :

Autre adresse électronique :

Statut :Étudiant1er cycle Plein temps Temps partiel Faculté : Département : École :

2e ou 3e cycle Plein temps Temps partiel RédactionFaculté : Département : École :

Post-doct :

Candidat à l’admission Autre s’il vous plaît, précisez

EmployéRégulier Temporaire Contrat Faculté : Département : École : Service : Fonds courants : Fonds spéciaux :

Sexe : Féminin Masculin

Vous estimez-vous victime de discrimination? Oui Non

Est-ce la première fois que vous consultez le bureau de l’ombudsman? Oui Non Si oui, comment en avez-vous entendu parler?

Nous autorisez-vous à communiquer avec les personnes impliquées dans votre dossier?Oui Non Pas pour le moment Ne s’applique pas

Signature : Date :

« L’ombudsman a pour fonction de recevoir les demandes d’intervention des membres de la communauté universitaire qui, après avoir épuisé les recours internes à leur disposition, s’estiment victimes d’injustice ou de discrimination, de faire enquête lorsqu’il le juge nécessaire, d’évaluer le bien-fondé de la demande et de transmettre aux autorités compétentes ses recommandations s’il y a lieu. Son intervention fondée à la fois sur la loi et l’équité vise à faire corriger toute injustice ou discrimination.Il conseille, également, les membres de la communauté universitaire à leur demande sur tout sujet relevant de sa compétence. Il a aussi pour fonction de travailler à l’amélioration des pratiques universitaires de justice et d’équité, par la formulation de propositions de modifications aux politiques et procédures et à la réglementation existante.Il jouit d’une indépendance absolue à l’égard de la Direction de l’Université, de façon à pouvoir exercer en toute impartialitésa fonction. Il est tenu à la confidentialité des renseignements obtenus dans l’exercice de ses fonctions.L’ombudsman ne rend compte de ses activités qu’au Conseil de l’Université dont il est le mandataire, et répond auprès de lui de l’exécution de son mandat. »

ANNEXE 2 FORMULAIRE DE DEMANDE D’ASSISTANCE

DESCRIPTION DETAILLEE DE VOTRE DEMANDE D’ASSISTANCE

Votre demande est-elle urgente ? Si oui, pourquoi ?

L’OMBUDSMAN EST LE DERNIER RECOURS. Veuillez préciser ci-dessous les démarches qui ont déjà été entreprises par vous et auprès de qui.


2007–2008 N (%)

2008–2009 N (%)

2009–2010 N (%)

2010–2011 N (%)

Étudiants 1er cycle 341 (47,9) 298 (46,1) 339 (46,4) 316 (42,5)

Étudiants des cycles supérieur 127 (17,8) 142 (21,9) 150 (20,5) 127 (17,1)

Ex-étudiants 43 (6,0) 41 (6,3) 43 (5,9) 48 (6,5)

Étudiants de cycle inconnu 6 (0,8) 7 (1,1) 7 (1,0) –

Sous-total étudiants 517 (72,6) 488 (75,4) 539 (73,7) 491 (66,1)

candidats à l'admission 32 (4,5) 14 (2,2) 46 (6,3) 62 (8,3)

Personnels pour autrui 45 (6,3) 32 (4,9) 45 (6,2) 65 (8,7)

Personnels pour eux-mêmes 46 (6,5) 54 (8,3) 43 (5,9) 35 (4,7)

Sous-total Personnels 91 (12,8) 86 (13,3) 88 (12,0) 100 (13,5)

Autres (parents, hors juridiction, etc.) 46 (6,5) 36 (5,6) 44 (6,0) 57 (7,7)

Usagers de services 18 (2,5) 17 (2,6) 7 (1,0) 10 (1,3)

Associations étudiantes 8 (1,1) 6 (0,9) 4 (0,5) 13 (1,7)

Sujet(s) de recherche – – 3 (0,4) 10 (1,3)

TOTAL 712 (100) 647 (100) 731 (100) 743 (100)

2007–2008 N (%)

2008–2009 N (%)

2009–2010 N (%)

2010–2011 N (%)


Évaluation 102 (14,3) 95 (14,7) 108 (14,8) 110 (14,8)

Admission 69 (9,7) 42 (6,5) 61 (8,3) 64 (8,6)

Encadrement 47 6,6) 36 (5,6) 44 (6,0) 40 (5,4)

Choix de cours et incription 36 (5,1) 28 (4,3) 43 (5,9) 43 (5,8)

Probation, exclusion 34 (4,80) 21 (3,2) 22 (3,0) 27 (3,6)

Reconnaissance de crédits 17 (2,4) 16 (2,5) 14 (1,9) 18 (2,4)

Suspension, durée, diplomation 16 (2,2) 13 (2,0) 13 (1,8) 8 (1,1)

Stage 14 (2,0) 22 (3,4) 13 (1,8) 18 (2,4)

Demande avis/info (académique) 12 (1,7) 19 (2,9) 41 (5,6) 63 (8,5)

Modification de programme 1 (0,1) 4 (0,6) 1 (0,1) 1 (0,1)

Sous-total 348 (48,9) 296 (45,7) 360 (49,2) 392 (52,8)


Assurance médicale et dentaire etudiante 39 (5,5) 39 (6,0) 13 (1,8) 12 (1,6)

Annulation et abandon 36 (5,1) 24 (3,7) 64 (8,8) 24 (3,2)

Autres frais (afférents et CANO) 23 (3,2) 49 (7,6) 42 (5,7) 24 (3,2)

Aide financière et bourses 22 (3,1) 14 (2,2) 29 (4,0) 21 (2,8)

Droits de scolarité 13 (1,8) 9 (1,4) 12 (1,6) 8 (1,1)

Frais antérieurs 7 (1,0) 12 (1,9) 12 (1,6) 17 (2,3)

Admission – – 4 (0,5) 14 (1,9)

Sous-total 140 (19,7) 147 (22,7) 176 (24,1) 120 (16,2)

Droits et libertés de la personne 63 (8,8) 49 (7,6) 46 (6,3) 38 (5,1)

Relations avec les services 42 (5,9) 39 (6,0) 36 (4,9) 47 (6,3)

Application des règlements disciplinaires 32 (4,5) 19 (2,9) 11 (1,5) 8 (1,1)

Demande avis/info (non académique) 28 (3,9) 30 (4,6) 51 (7,0) 75 (10,1)

Relations de travail 27 (3,8) 23 (3,6) 21 (2,9) 32 (4,3)

Probité et propriété intellectuelles 16 (2,2) 14 (2,2) 7 (1,0) 11 (1,5)

Relations interpersonnelles 9 (1,3) 20 (3,1) 17 (2,3) 12 (1,6)

Accueil 7 (1,0) 10 (1,5) 6 (0,8) 8 (1,1)

TOTAL 712 (100) 647 (100) 731 (100) 743 (100)

* 2009-2010 : 17 dossiers n’ont aucun thème

ANNEXE 3 QUELQUES DONNÉES COMPARATIVES, 2007–2008, 2008–2009, 2009–2010, 2010–2011

TABLEAU 6

COmPArAisON

PrOvENANCE DEs DEmANDEs

TABLEAU 7

COmPArAisON

OBjET DEs DEmANDEs

TABLEAU 8

COmPArAisON

TrAiTEmENT DEs DEmANDEs

2007–2008 N (%)

2008–2009 N (%)

2009–2010 N (%)

2010–2011 N (%)

consultations

Consultations informations – – – 433

Consultations interventions informelles – – – 123

Consultations copies conformes – – – 26

Sous-total 567 (79,6) 526 (81,3) 505 (69,1) 582 (78,3)

Dossiers d’enquêtes

Demandes fondées 115 (16,2) 110 (17,0) 116 (15,9) 69 (9,3)

Demandes partiellement fondées – – 15 (2,1) 14 (1,9)

Demandes non fondées 28 (3,9) 11 (1,7) 44 (6,0) 27 (3,6)

Recommandations non suivies – – 2 (0,3) 3 (0,4)

Sous-total 143 (20,1) 121 (18,7) 177 (24,2) 113 (15,2)

Demandes abandonnées – – 34 (4,7) 31 (4,2)

Demandes hors juridiction 2 (0,3) – 15 (2,1) 17 (2,3)

TOTAL 712 (100) 647 (100) 731 (100) 743 (100)


L’accueil et l’ouverture à la diversité culturelle

QUE l’Université poursuive et développe ses moyens d’action visant à s’assurer de la reconnaissance optimale des acquis de formation des candidats et étudiants étrangers désireux d’entreprendre un parcours académique à l’Université de Montréal.

Un état de la situation concernant les demandes de reconnaissance des acquis et leur traitement dans l’ensemble des facultés a été produit par le vice-rectorat aux affaires académiques en collaboration avec le Comité consultatif chargé d’assurer le suivi de la politique d’adaptation à la diversité culturelle. Le vice-rectorat aux affaires académiques souhaite développer une proposition de politique institutionnelle sur la reconnaissance des acquis d’ici la fin de l’année 2011.

QUE l’Université prête une attention particulière aux informations diffusées et à l’accompagnement offert aux candidats et étudiants étrangers quant aux processus d’admission, d’inscription et de demande de soutien financier.

Nous sommes tout à fait en accord quant à l’importance de ces informations et de l’accompagnement. La nouvelle version du site Futurs étudiants, lancée en janvier 2011, inclut une section Étudiants internationaux et Hors Québec, avec entre autres une page sur la Reconnaissance des études et une autre sur les Droits de scolarité et le financement. À la FESP, un poste de Conseiller en cotutelles, programmes conjoints et international a été créé pour répondre aux besoins. Des rendez-vous web sont aussi en préparation par le Service du recrutement pour répondre à des questions d’étudiants internationaux.

ANNEXE 4 SUIVIS DONNÉS AUX RECOMMANDATIONS DU RAPPORT 2008–2009 DE L’OMBUDSMAN

QUE l’Université poursuive ses efforts de sensibilisation auprès des membres des personnels administratif et académique quant à l’accueil et à l’ouverture à la diversité culturelle, en favorisant notamment l’accès aux activités de formation organisées par la Direction des ressources humaines et le Vice-rectorat aux affaires académiques sur le sujet.

En 2009-2010, un groupe de travail sur les accommodements raisonnables formé par le vice-rectorat aux affaires académiques a présenté trois projets pilotes d’un atelier sur la gestion des accommodements raisonnables destinés aux personnels académiques. Un atelier destiné aux personnels enseignants sur la pédagogie et prise en compte de la diversité culturelle en enseignement supérieur a été offert via les ateliers du CEFES.Une mise en ligne de l’atelier sur les accommodements raisonnables est envisagée afin d’en assurer une plus large diffusion.

QUE davantage d’activités d’accueil et d’intégration soient développées et offertes aux étudiants nouvellementarrivés au pays, en renforçant, par exemple, les programmes existants de type jumelage ou mentorat, entre unprofesseur et un nouvel arrivant étudiant ou entre étudiants, nouveau et plus ancien, provenant de la même communauté culturelle.

Plusieurs activités ont été développées, notamment par le biais du nouveau Bureau de soutien aux nouveaux étudiants qui inclut entre autres des activités d’accueil et d’information ainsi qu’un conseiller pour Anglophone Student Support. Le Bureau des étudiants internationaux a aussi mis en place une semaine d’accueil à l’automne et une journée d’accueil au trimestre d’hiver. Des activités de jumelage culinaire, linguistique et spécifiquement pour les nouveaux étudiants ont été mises sur pied par les Services aux étudiants.


L’accueil et l’ouverture à la diversité culturelle (suite)

QUE le Comité sur la diversité culturelle puisse être davantage sollicité par tous les acteurs et instances concernés par ces questions, afin qu’il puisse encore mieux exercer son mandat et jouer son rôle de leader, tant par ses recommandations que par ses actions concrètes pour promouvoir l’accueil et l’ouverture à la diversité à l’Université.

Le Comité sur la diversité culturelle participe activement à toutes les consultations faites par la direction auprès de la communauté universitaire. Il participe aux activités liées aux accommodements raisonnables.

Le Comité, en collaboration avec la Division de la gestion de documents et des archives, vient de créer la Bourse Émile-Ollivier grâce au soutien du vice-rectorat aux affaires académiques.

La coordonnatrice de la diversité et responsable du Comité consultatif est régulièrement sollicitée pour proposer des mises en candidature de personnes issues des communautés culturelles.

La politique de sports-études à l’Université de Montréal

QUE la Politique de sport-études à l’Université de Montréal soit mise à jour et réaffirme plus fermement le choixinstitutionnel de valorisation du double parcours académique et sportif des étudiants-athlètes dont le statut estofficiellement reconnu.

Nous sommes d’accord avec l’importance de réaffirmer cette valorisation. Nous croyons cependant que l’élément clé pour y arriver réside plutôt dans une meilleure connaissance à la fois de la politique et du travail du Comité académique du sport d’excellence.

QUE la Politique de sport-études à l’Université de Montréal soit plus largement diffusée au sein des différentes unités académiques.

Des démarches ont été effectuées ence sens. Il faut refaire ce travail en continu puisque les intervenants académiques changent régulièrement.

QUE la Politique de sport-études à l’Université de Montréal définisse et balise davantage les modalités de soutien aux étudiants-athlètes dont le statut est officiellement reconnu , en prévoyant notamment des mécanismes alternatifs d’évaluation, pour les étudiants se retrouvant en situation de conflit d’horaire dû à des épreuves sportives, qui ne les pénaliseront pas au plan académique.

Une option potentiellement intéressante serait d’ajouter à la politique actuelle une annexe clarifiant les modalités et les principes qui y sont associés. Le Comité académique du sport d’excellence s’y penche.

Les cotisations automatiques non obligatoires (CANO)

QUE l’Université mentionne clairement, sur la facture des droits de scolarité, la possibilité de se désister des cotisationsautomatiques non obligatoires, et qu’un accent particulier soit mis sur les dates limites de désistement de ces frais, qui est distincte de la date limite de paiement de la facture.

Ceci a été fait.

QUE l’Université amende le Règlement relatif aux droits de scolarité et autres frais exigibles des étudiants, afin d’yinclure l’ensemble des cotisations automatiques non obligatoires qui sont facturées aux étudiants.

Nous ne croyons pas qu’il y a lieu de modifier le règlement pour y inscrire des éléments qui sont susceptibles de changer chaque année. Les informations sont disponibles en tout temps sur internet dans la section « Payer ses études ».

QUE l’Université amende le Règlement relatif aux droits de scolarité et autres frais exigibles des étudiants afin d’ypréciser les dates limites de désistement pour les cotisations automatiques non obligatoires.

Nous ne croyons pas qu’il y a lieu de modifier le règlement pour y inscrire des éléments qui sont susceptibles de changer chaque année. Les informations sont disponibles sur internet dans la section « Payer ses études ».

56 RAPPORT ANNUEL 2009 – 2010 / 2010 – 2011

Évaluation des risques inhérentsNo Risque générique S F M No Risque générique S F M

RISQUES OPÉRATIONNELS RISQUES FINANCIERS

Risques liés aux activités F1 Risque lié aux revenusA2 Risque des programmes académiques et de formation F3 Risque d’investissementsA3 Risque de sélection des étudiants de 1er cycle F4 Risque lié à l’économieA4 Risque de sélection des étudiants des cycles supérieurs F5 Risque de créditA5 Risque d’évaluation (étudiants & programmes) F6 Risque lié aux dépenses et obligations financièresA7 Risque de programme de recherche F8 Risque d’erreur comptable

A8 Risque d’atteinte à la santé des personnes 5 2 3A9 Risque lié à la protection des animaux

A12 Risque de sinistres 3 1 1 RISQUES STRATÉGIQUESA14 Risque d’interruption de services 3 2 2A15 Risque écotoxicologique 4 2 3 S1 Risque de crise 3 1 1A16 Risque de gestion de projets S4 Risque d’atteinte à l’image et à la réputation 4 2 3A17 Risque de construction S6 Risque de stratégieA18 Risque lié aux transports S7 Risque de communication 2 2 1A19 Risque lié aux fournisseurs S9 Risque stratégique du rayonnement international

S10 Risque lié à la population étudianteRisques liés aux aspects légaux et à l’intégrité S11 Risque lié à la population des étudiants diplômés

L1 Risque éthique et de déontologie 4 2 3 S12 Risque de concurrence

L2 Risque de fraude 1 1 1

L4 Risque de préjudices personnels

L5 Risque de nature légale 4 4 5

L6 Risque contractuel et de conformitéL9 Risque de propriété intellectuelle

Légende

Risques liés aux ressources humaines (RH)R1 Risque lié aux RH – personnel enseignant S – Sévérité : 1=Très faible 2=Faible 3=Modérée 4=Grave 5=Très grave

R2 Risque lié aux RH – autres catégories de personnel 3 3 3

R3 Risque de sélection du personnel enseignant F – Fréquence : 1=Très faible 2=Faible 3=Modérée 4=Élevée 5=Très élevée

R4 Risque de sélection des autres catégories de personnelR5 Risque d’évaluation (RH) M – Mesure du risque (Sévérité * Fréquence) :

De 1,0 à 4,0 = Faible

Risques liés à l’information et à la technologie De 4,1 à 7,0 = ModéréI1 Risque de sécurité des systèmes et de l'information 4 3 3 De 7,1 à 12,0 = SérieuxI2 Risque lié à la fiabilité des systèmes 3 2 2 De 12,1 à 15,5 = ÉlevéI3 Risque d’intégrité de l’information 4 3 3 De 15,6 à 25 = Critique

Évaluation des risques résiduelsNo Risque générique S F M No Risque générique S F M

RISQUES OPÉRATIONNELS RISQUES FINANCIERS

Risques liés aux activités F1 Risque lié aux revenusA2 Risque des programmes académiques et de formation F3 Risque d’investissementsA3 Risque de sélection des étudiants de 1er cycle F4 Risque lié à l’économieA4 Risque de sélection des étudiants des cycles supérieurs F5 Risque de créditA5 Risque d’évaluation (étudiants & programmes) F6 Risque lié aux dépenses et obligations financièresA7 Risque de programme de recherche F8 Risque d’erreur comptable

A8 Risque d’atteinte à la santé des personnes 3 2 2A9 Risque lié à la protection des animaux

A12 Risque de sinistres 2 1 1 RISQUES STRATÉGIQUESA14 Risque d’interruption de services 2 1 1A15 Risque écotoxicologique 4 2 3 S1 Risque de crise 3 1 1A16 Risque de gestion de projets S4 Risque d’atteinte à l’image et à la réputation 3 2 2A17 Risque de construction S6 Risque de stratégieA18 Risque lié aux transports S7 Risque de communication 2 2 1A19 Risque lié aux fournisseurs S9 Risque stratégique du rayonnement international

S10 Risque lié à la population étudianteRisques liés aux aspects légaux et à l’intégrité S11 Risque lié à la population des étudiants diplômésL1 Risque éthique et de déontologie 1 1 1 S12 Risque de concurrence

L2 Risque de fraude 1 1 1

L4 Risque de préjudices personnels

L5 Risque de nature légale 3 3 3

L6 Risque contractuel et de conformitéL9 Risque de propriété intellectuelle

Légende

Risques liés aux ressources humaines (RH)R1 Risque lié aux RH – personnel enseignant S – Sévérité : 1=Très faible 2=Faible 3=Modérée 4=Grave 5=Très grave

R2 Risque lié aux RH – autres catégories de personnel 2 2 1

R3 Risque de sélection du personnel enseignant F – Fréquence : 1=Très faible 2=Faible 3=Modérée 4=Élevée 5=Très élevée

R4 Risque de sélection des autres catégories de personnelR5 Risque d’évaluation (RH) M – Mesure du risque (Sévérité * Fréquence) :

De 1,0 à 4,0 = Faible

Risques liés à l’information et à la technologie De 4,1 à 7,0 = ModéréI1 Risque de sécurité des systèmes et de l'information 2 2 1 De 7,1 à 12,0 = SérieuxI2 Risque lié à la fiabilité des systèmes 2 2 1 De 12,1 à 15,5 = ÉlevéI3 Risque d’intégrité de l’information 3 2 2 De 15,6 à 25 = Critique

ANNEXE 5 CARTOGRAPHIE DES RISQUES AU BUREAU DE L’OMBUDSMAN

Adresse postaleC.P. 6128, succursale Centre-ville

Montréal (Québec) H3C 3J7

www.ombuds.umontreal.ca

RAPPORT ANNUEL 2009 – 2010 / 2010 – 2011 · 2009-2010 et 2010-2011 17 Graphique 3 Achalandage...

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