Rappel archi

24/04/15 Ecole des Sciences de l'Information Rappel Archivistique Sept. 2012 V.1

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La Gestion Informatisée des La Gestion Informatisée des ArchivesArchives

Rappel ArchivistiqueRappel ArchivistiquePar Ahmed Bachr et Talal BouchakorPar Ahmed Bachr et Talal BouchakorAnnée Universitaire : 2011-2012Année Universitaire : 2011-2012


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Parcours

Notions de base en archivistique Champs conceptuel Cycle de vie des archives Principe de provenance Fonction archives Politique d’archivage Chaîne de traitement des archives Outils de gestion des archives Normes d’archivage


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1. Notions de base en archivistique

Qu'est-ce que l'archivistique ?L'archivistique désigne tout à la fois :

une science une discipline un ensemble de procédures et de techniques

Trois acceptions pour le terme ARCHIVES les documents administratifs légaux qui doivent être

conservés les services ou unités dont la fonction est de gérer les

archives les dépôts et bâtiments dont la fonction est de conserver

les archives et d'héberger les services qui en sont chargés.


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2. Champ conceptuel Archives : Ensemble des documents, quels que soient leur

date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de son activité (loi n° 79-18 du 03/01/1979).

Fonds d'archives : Ensemble de documents de toute nature qu'une personne physique ou morale a automatiquement et organiquement réunis dans l'exercice de ses activités et conservés en vue d'une utilisation éventuelle.

Archivage : Opération consistant à assurer la conservation d'un document, quel que soit son support, en vue d'une consultation ultérieure, à titre de preuve ou d'information.


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2. Champ conceptuel

Archivage électronique : Opération qui consiste à stocker des documents sur des supports informatiques à des fins de conservation et de consultation ultérieure. La conservation de l'information doit offrir des garanties d'intégrité et de fiabilité dans le temps.

Archivistique : Discipline qui étudie la formation, le tri, l'exploitation et la conservation des ensembles organiques d'archives (dossiers - séries - fonds) et par suite les méthodes et les techniques nécessaires à leur traitement.


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Les archives courantes ou actives :

Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires.

Les archives intermédiaires ou semi-actives :

Ensemble de documents qui, n'étant plus d'usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques.

Les archives définitives ou inactives :

Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.

3. Cycle de vie des Archives ou théorie des trois âges


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Principe du Respect des fonds : Principe fondamental de l'archivistique

française, selon lequel chaque document doit être maintenu ou replacé dans le fonds dont il provient, et dans ce fonds à sa place d’origine. Il comprend trois notions connexes : le respect de la provenance, le respect de l’intégrité du fonds, le respect de l’ordre originel ou primitif.

4. Principe de provenance / respect des fonds


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5. Fonction Archives

La « fonction archives » comprend La « fonction archives » comprend l’ensemble des politiques et des l’ensemble des politiques et des activités visant les documents activités visant les documents d’archives, exercées par les d’archives, exercées par les employés des services d’archives employés des services d’archives généralement dans des locaux généralement dans des locaux d’archives.d’archives.


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6. Politique d’archivage

L'entité chargée des archives doit mener pour l’organisme L'entité chargée des archives doit mener pour l’organisme une politique globale d’archivage : une politique globale d’archivage :

gestion des documents utiles à l’organismegestion des documents utiles à l’organisme conservation sur le long termeconservation sur le long terme mise à disposition des ressources archivistiques aux services mise à disposition des ressources archivistiques aux services

producteursproducteurs facilitation et coordination de la communication de celles-cifacilitation et coordination de la communication de celles-ci assistance technique pour la conservation et la bonne gestion des assistance technique pour la conservation et la bonne gestion des

documents dans les autres services : assistance au niveau des documents dans les autres services : assistance au niveau des bureaux et secrétariats qui produisent et reçoivent des documentsbureaux et secrétariats qui produisent et reçoivent des documents


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7. Chaîne de traitement des archives

le versement (collecte)le versement (collecte)

le tri et éliminationle tri et élimination

le classement et la descriptionle classement et la description

la conservationla conservation

la communicationla communication


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VersementVersement : Opération matérielle et administrative de : Opération matérielle et administrative de transfert d'archives d'un service versant vers le centre transfert d'archives d'un service versant vers le centre d'archives. d'archives.

Classement Classement : Ensemble des opérations de mise en : Ensemble des opérations de mise en ordre d'un fonds ou d'une partie de fonds selon un ordre d'un fonds ou d'une partie de fonds selon un schéma rationnel. Le classement peut être distinct du schéma rationnel. Le classement peut être distinct du rangement matériel sur les rayonnages.rangement matériel sur les rayonnages.

TriTri : Opération de sélection entre des documents devant : Opération de sélection entre des documents devant être conservés et des documents n'ayant plus aucune être conservés et des documents n'ayant plus aucune utilité administrative et ne présentant pas d'intérêt utilité administrative et ne présentant pas d'intérêt historique. historique.

ÉliminationÉlimination : Prestation consistant à détruire, à la : Prestation consistant à détruire, à la demande d’un donneur d’ordre celles de ses archives demande d’un donneur d’ordre celles de ses archives dont il a fourni la liste écrite. L’élimination confidentielle dont il a fourni la liste écrite. L’élimination confidentielle consiste à rendre inaccessible et impossible à consiste à rendre inaccessible et impossible à reconstituer le contenu des documents.reconstituer le contenu des documents.


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DescriptionDescription : Opération consistant à décrire de manière : Opération consistant à décrire de manière conceptuelle le contenu d'un document. Il est le résultat conceptuelle le contenu d'un document. Il est le résultat de l'analyse documentaire d'un document. Une liste de de l'analyse documentaire d'un document. Une liste de descripteur peut être contrôlée (liste d'autorité, descripteur peut être contrôlée (liste d'autorité, thésaurus) ou libre dans le cas d'une indexation non thésaurus) ou libre dans le cas d'une indexation non contrôlée. contrôlée.

ConservationConservation : Stockage et gestion d'archives dans des : Stockage et gestion d'archives dans des magasins adaptés aux conditions de sécurité requises magasins adaptés aux conditions de sécurité requises selon la nature des archives. selon la nature des archives.

CommunicationCommunication : Opération matérielle et administrative : Opération matérielle et administrative de sortie d'une archive d'un centre d'archives vers un de sortie d'une archive d'un centre d'archives vers un utilisateur. utilisateur.


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8. Outils de gestion

Ensemble de documents assurant la bonne tenue des archives (registre des entrées et sorties, statistiques, feuilles fantômes, ...). Ces documents sont facultatifs, ils peuvent se présenter sous forme papier, électronique ou en logiciel.


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Plan de classement : Liste ou tableau présentant de façon méthodique et structurée l'ensemble de la production d'archives, présente et à venir du donneur d’ordre.

Plan de rangement : Proposition d'organisation physique des archives dans les locaux d'archivage

Procédures d'archivage : Ensemble de règles définissant les modalités d'archivage d'un organisme favorisant la collecte, la gestion la traçabilité et la pérennité du fonds. Ce document répond aux questions : Qui fait ? Quoi ? Quand ? et Comment ?


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Bordereau d’élimination : Liste détaillée des unités d’archives (UA) à détruire. UA=unité de gestion de base d’un C.Archives.

Bordereau d’enlèvement : Liste détaillée des archives à prendre en charge par le prestataire.

Bordereau de versement : Liste détaillée des archives remises à un service d’archives ou à un prestataire.

Certificat d'élimination : Document par lequel le prestataire atteste de l'exécution, à la date convenue et sur ordre écrit du donneur d’ordre, de la destruction physique des unités d'archives désignées préalablement par celui-ci

Charte d'archivage : Ensemble des règles et méthodes d'archivage définies selon les besoins du client


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Instrument de recherche : Document établi par le prestataire ou par le donneur d’ordre et donnant la liste référencée de toutes les unités d'archivage prises en charge par le prestataire pour en permettre l'accès. La forme et le niveau de description sont fixés contractuellement avec le donneur d’ordre.

Inventaire : Liste des éléments constitutifs d’un ou de plusieurs fonds.

Index : Liste alphabétique de mots clés sous forme écrite ou informatisée.

Accès ou Habilitation : Droit du donneur d’ordre à consulter ses archives.


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8. Outils de gestion / Externalisation

Externalisation : Transfert par un donneur d’ordre, dans le cadre d’un contrat, de la gestion et de la conservation de ses archives à un prestataire extérieur.

Fantôme : Pièce remplaçant dans les centres d’archives les articles en déplacement.

Gestion des codes barres : La gestion des codes barres nécessite un module spécifique capable de traiter les informations reconnues par des appareils de lecture adaptés (douchettes) et de piloter des imprimantes spécifiques pour la sortie des étiquettes.

Gestion sur site : Exécution de prestations d’archivage dans les locaux du donneur d’ordre par du personnel de prestataire.


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Prise en charge : Ensemble des opérations nécessaires au transfert des archives d’un donneur d’ordre chez un prestataire, exécutées conformément aux modalités définies contractuellement.

Récolement : Liste topographique des archives conservées dans un local ou un bâtiment et permettant d’en effectuer le pointage physique. Opération consistant à établir cette liste.

Tableau de gestion / Tableau de tri : Tableau complet comportant la durée de conservation des documents et également les indications concernant les modalités de traitement de ces documents.

Thésaurus : « Langage établi, a priori commun, normalisé, structuré, qui traduit en termes d'indexation ou de recherche tout concept devant entrer ou sortir d'un système documentaire donné « (AFNOR, Z 47-100).


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Cadre de classement : cadre de classement ou Plan de Classement est un outil de recherche qui sert à classer logiquement et de façon simple les dossiers faisant partie d’un fonds d’archives. Il doit être simple souple, structuré logiquement et stable.

Calendrier de conservation : Liste de règles de conservation et d’élimination déterminées pour l’ensemble des séries documentaires produites dans un service ou une organisation.

Durée de conservation ou Durée d'utilité administrative : Durée pendant laquelle un document doit être conservé, en application de dispositions légales et au terme de laquelle il peut être détruit.

Série : Ensemble homogène de documents correspondant à une fonction administrative donnée et de provenance unique.


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8. Outils de gestion externalisée

Tiers de confiance : Terme générique regroupant les « tiers certificateur », « tiers archiveur » et « tiers horodateur ». Ils interviennent dans le cadre des activités d'archivage électronique, de signature électronique, de chiffrement, d'échanges de documents, de cryptographie.

Tiers archiveur : Personne physique ou morale qui se charge pour le compte de tiers d'assurer et de garantir la conservation et l'intégrité des documents électroniques.

Tiers certificateur : Société, prestataire de service, assurant le contrôle et la sécurisation d'un échange ou d'une transaction. électronique.

Tiers horodateur : Société, prestataire de service, permettant de dater avec précision la création d'un document ou d'une signature électroniques.


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9. Normes d’archivage

EAD ISAD(G) NF Z42-013 DoD 5015.2 ISO 15-489 MoReq Dublin Core


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EAD : L’EAD (Encoded archival description) est une DTD (Document type definition) conçue en 1993 pour donner la possibilité de structurer la description des fonds d’archives en langage de balisage SGML ou XML. Son objectif est de mettre au point une norme non propriétaire à plate-forme neutre pour la création d’instruments de recherche lisibles par machine que les divers réseaux pourraient partager Elle s’adapte à tout type d’archive, quels qu’en soient le support, la forme et le volume, ainsi qu’aux différents types d’instruments de recherche (sauf aux guides et aux bordereaux de versement). Elle est compatible avec l’Isad (G).


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9. Normes d’archivage : EAD La numérisation et la publication sur Internet de sources

d’archives telles que l’état civil, ainsi que la mise en ligne d’outils d’accès aux sources, conduisent, en France, à la réflexion sur de nouveaux instruments de recherche à la fin des années 1990 et au tout début des années 2000. Ainsi, apparaît le terme de normalisation de la description archivistique.

Apparition des sigles ISAD-G et ISAAR, ensuite arrive l’EAD ou Encoded Archival Description. L’EAD est une grammaire qui permet à toutes les descriptions archivistiques de par le monde d’être identiques du point de vue de leur structuration.


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9. Normes d’archivage : EAD Le recours à cette norme répond à plusieurs objectifs. Tout

d’abord, à produire une information pérenne. Encoder un inventaire en XML permet de décrire ses données dans un langage ouvert, indépendant de tout support logiciel. L’autre objectif souvent avancé est celui du portail unique d’accès à l’information archivistique : la mise en ligne d’une interface permettant des recherches croisées et l’interrogation simultanée des inventaires de tous les services d’archives. Enfin, l’EAD permet de participer du respect des fonds et d’accroître le respect du principe de provenance en reconstituant les fonds virtuellement.

Intérêt fondamental de l’EAD : Dépasser la logique de l’inventaire papier sans en abandonner les atouts, offrir aux chercheurs d’autres moyens d’accès aux archives.


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9. Normes d’archivage : ISAAR et ISAD

ISAAR (CPF) : (International standard archival authority record for corporate bodies, persons and families) est un outil normalisé pour la description des producteurs d’archives. Elle présente l’originalité de décrire le producteur dans le cadre d’une notice d’autorité, comme les bibliothécaires le font pour leurs vedettes auteurs ou matière.

ISAD : (International Standard for Archival Description – General) est une norme générale de description archivistique. Elle énonce les grands objectifs et principes de la description archivistique et fournit une liste des éléments de description que l’on peut employer dans un instrument de recherche, avec la définition de ces éléments et des exemples d’utilisation.


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La norme NF Z42-013 En matière d'archivage électronique une importante norme (la

norme NF Z42-013) fait office de référence. Cette norme remplace la norme NF Z 42-013 dont la dernière version date de 2001.

Norme NF Z42-013. - Archivage électronique. - Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes.

La présente norme fournit un ensemble de spécifications concernant les mesures à mettre en oeuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’assurer la conservation et l’intégrité de ceux-ci.

http://www.marche-public.fr/Marches-publics/Definitions/Entrees/Dematerialisation/Archivage-electronique-norme-NF%20Z42-013.htm


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9. Normes d’archivage : NF Z42-013

Résumé de la norme NF Z42013 : Elle fournit un ensemble de spécifications techniques et de

mesures organisationnelles à mettre en oeuvre pour l'enregistrement, l'archivage et la communication de documents numériques afin d'assurer la lisibilité, l'intégrité et la traçabilité de ces documents pendant la durée de leur conservation et de leur utilisation. Il concerne les documents figés et donc ne s'applique pas aux systèmes qui donnent aux utilisateurs la possibilité de substituer ou de modifier des documents après leur enregistrement. Les documents numériques peuvent, soit résulter d'un processus de numérisation à partir de documents sur support papier ou de microformes, soit résulter de la conversion d'un contenu sonore ou audiovisuel analogique, soit être produits directement par un processus informatique. Les documents sonores, les séquences vidéo et les plans ou dessins en deux ou trois dimensions ainsi que les radiographies médicales entrent dans le champ d'application de la présente norme.


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9. Normes d’archivage : NF Z42-013

La norme NF Z42-013 : archivage à valeur probante des documents électroniques

La préservation de la valeur juridique d’un document dans un processus de dématérialisation nécessite non seulement la mise en place de solutions technologiques mais encore :

le respect de règles d’exploitation, la définition de procédures, la mise en place de moyens de contrôles, le maintien de dossiers techniques, d’exploitation et d’audit.

La norme NFZ42-013 donne des éléments pour rédiger une telle politique. Elle constitue un des éléments des bonnes pratiques en ce qui concerne l’archivage des documents, tant physique qu’électronique.


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9. Normes d’archives : DoD 5012 / ISO- 15489

DoD 1515-2-Standard : RMA Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications U.S. Departement of Defense Records Management Task Force (RMTF) : le ministère de la Défense US publiait en 1997 le DoD 1515-2-Standard qui décrit les besoins les plus importants concernant la conception des applications dans le domaine du Records management. Plusieurs solutions ont été certifiées sur cette base.

ISO-15489 Standard for Managing Business Records [Norme pour la gestion des documents administratifs] International Organisation for Standardisation (ISO) : Initiée en 1998 par des Records manager australiens, c’est une Norme internationale générale pour la gestion assurée et réglementée de documents, contenant une partie générale et une partie technique qui contient différents exemples en tant que codes of best practice pour différents pays(adoptée en 2002).


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9. Normes d’archives : MOREQ / Dublin Core

MOREQ : Elaboré par un groupe de pays européens en tant que partie principale des activités du DLMForum, la norme MOREQ (MOdel REQuierement) spécifie les exigences techniques nécessaires pour un Electronic Records Management System (ERMS). Puisque les différentes traditions nationales doivent être soutenues, les besoins de métadonnées dans des domaines sûrement essentiels (inventaire des affaires structuré hiérarchiquement ou thésaurus orienté à partir du contenu) restent un peu indéterminées.

FI LAMANE Assurances, 11/06/2009

'Données Lisibles par Machine' pour devenir après la conférence de Barcelone en 2002 'Document Lifecycle Management'


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9. Normes d’archives : MOREQ / Dublin Core

DC (Dublin Core Metadata for Simple Resource Discovery) : Jeu de méta données pour la description des sources d'information sur Internet et d'autres réseaux.

15 éléments:

TITLE, CREATOR, SUBJECT, DESCRIPTION, PUBLISHER, CONTRIBUTOR, DATE, TYPE, FORMAT, IDENTIFIER, SOURCE, LANGUAGE, RAPPORT, COVERAGE, RIGHTS.

FI LAMANE Assurances, 11/06/2009

'Données Lisibles par Machine' pour devenir après la conférence de Barcelone en 2002 'Document Lifecycle Management'


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