Quelques conseils pour réussir vos présentations powerpoint

Pascal KufelConseil en Ressources Humaines, Formation, Accompagnement

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Quelques conseils pour réussir vos présentations Powerpoint

1. Vérifiez votre tenue avant de

commencer votre Présentation…

Les lacets défaits, la cravate à

l’envers…tous ces petits détails peuvent

hypnotiser votre auditoire sans que vous

le sachiez.



2. Prévoyez un verre d’eau pour vous

éclaircir la voix…

Le petit truc de Pro est de rajouter un

filet de citron pour renforcer l’efficacité

de l’eau (évitez le coca et les boissons

gazeuses) !



3. Videz vos poches avant de

commencer !

Cela vous évitera de farfouiller dans vos

poches durant la présentation, ou de

garder la main dans la poche avec vos

clés… Concentrez vous plutôt sur votre

présentation et votre communication

physique.



4. Eteignez votre portable !

Ne le mettez pas votre portable sur

vibreur cela ne suffit pas… Eteignez-le

totalement. En effet si vous recevez un

SMS ou un Message sur votre

répondeur des parasitent vont brouiller

le son de votre micro, et le vibreur va

vous distraire pendant toute votre

présentation.



5. Ne répétez pas jusqu’à l’épuisement…

Le soir avant le “grand jour”, ce n’est pas la peine de rester jusqu’à pas d’heure pour répéter… Faites juste un rappel des messages clés à évoquez, ceux qu’il faut surtout pas oublier quitte à ne rien dire d’autre.En revanche, si vous le pouvez, passez le soir avant votre présentation dans la salle pour voir l’emplacement, les élément techniques (vidéo projecteur, câble…)… afin de ne pas penser à ces problèmes le jour de votre présentation et avoir une (mauvaise) surprise de dernière minute !



6. Ne Tournez pas le dos à votre

public !

Une présentation est une conversation

entre vous et votre auditoire… Vous

devez donc toujours rester en face à

face comme dans une discussion.



7. Respectez le timing !

Finissez toujours dans les temps, voire un petit peu plus tôt que prévu (5 minutes suffisent amplement). C’est une politesse envers votre auditoire qui a sans doute un agenda chargé. Si malgré tout vous sentez que vous allez dépasser, réduisez votre présentation pour aller à l’essentiel, et dites vous que vous avez toujours la possibilité de discuter en 1 to 1 à la fin de la présentation pour en dire plus.



8. N’improvisez surtout pas !

Sortir du scénario de démo est le meilleur moyen de se planter… Donc même si vous vous sentez en forme, restez quand même dans ce qui a été prévu… C’est particulièrement vrai lors des démonstrations informatiques, mais c’est aussi lorsque vous posez une question non prévue à un autre intervenant, lorsque vous voulez faire un nouveau calcul, lorsque vous voulez faire un jeu de mots…



9. Ne vous cachez pas derrière un pupitre !

C’est comme dans le Paint Ball, on peut rester planqué derrière un poteau et attendre, mais d’une part c’est ennuyeux à mourir pour vous et pour les autres, et d’autre part vous finissez toujours par vous faire coincer par vos adversaires… Vous devez donc affronter votre public, et aller au charbon !



10. Entrainez vous… c’est une des

clés pour faire de bonnes

présentations !

Etre un bon speaker est rarement

naturel… Donc pour faire une

présentation entrainez vous devant des

amis, votre famille… sans pour autant

faire une “récitation”, il faut que cela

reste naturel.



11. Achetez-vous une télécommande pour passer les slides !

C’est hyper confortable et plus naturel pour passer les slides (au lieu de faire signe à quelqu’un ou de devoir retourner à votre PC toutes les minutes), et cela vous permet d’avoir des gestes plus naturels. Choisissez en priorité une télécommande Wifi et non pas infrarouge. De même préférez celles avec de gros boutons pour être à l’aise à passer d’avant en arrière.



12. Vérifiez toujours votre présentation avant l’heure H…

D’un PC à l’autre la présentation peut changer de mise en forme, la police peut ne pas être sur un PC, le lien vers le fichier multimédia peut être cassé… Faites donc un tour complet de la présentation en faisant défiler tous les slides en plein écran avant de commencer ! Si vous ne voulez pas que vos auditeurs voient votre présentation en entier, il suffit d’obturer la lentille de projection.



13. Soyez vous même !

Il faut vous présenter sous votre meilleur

jour, sans essayer de jouer un rôle car à

coup sûr cela sonnera “faux”… Par

exemple n’essayez pas de faire des jeux

de mots si vous n’êtes pas drôle…



14. Faites des Bonnes Répétitions !

La mauvaise répétition c’est celle qui consister à apprendre par coeur et à essayer de réciter mot à mots son texte…La bonne répétition c’est dire son texte avec des mots différents mais en respectant l’esprit et la globalité du message (et ne jamais oublier les messages essentiels).



15. Vérifiez l’environnement où vous ferez votre présentation !

Attention à la longueur du câble PC-Video projecteur, à l’espace que vous avez sur la scène, au type de micro à votre disposition (ex: micro cravate, micro cygne, micro à main…) qui peuvent fortement influencer votre prestation.Il faut donc faire une check liste de ce que vous avez besoin pour votre présentation, et arriver plus tôt pour voir si tout est prêt. N’oubliez jamais de mettre votre présentation sur votre PC, sur votre messagerie on line (Gmail, Hotmail…) et sur une clé USB… Il est déjà arrivé qu’à force de rassembler des PPT de plusieurs personnes on attrape un virus… et donc au lieu d’être coincé avec un PC en panne, votre clé USB virussée, la sauvegarde sur votre Gmail vous permettra de la récupérer via un autre PC relié au net, voire votre iPhone.



16. Vérifiez une dernière fois la dernière

version de votre présentation !

Les modifications de dernière minutes sont

source de fautes d’orthographe, mais

également à force de relire un texte on ne

voit plus les fautes… Le fait de “laisser

reposer sa présentation” 1 ou 2 jours avant

la présentation permet de prendre du recul

et de revoir des fautes qui passaient

inaperçues auparavant.



17. Mettez vous au niveau de votre audience !

N’employez pas un jargon de Pro pour une audience qui recherche de la vulgarisation… Il faut que tout le monde dans la salle puisse comprendre votre discours, quitte à niveler un peu vers le bas votre discours ou à expliquer les mots techniques que vous employez (même très rapidement).



18. Soyez détendu !

Un public vous pardonnera toujours d’être

intimidé au début… Vous pouvez même

dire au départ pour exorciser votre peur :

“Bonjour, suis un peu intimidé de parler

devant tant de monde, mais….”.

Rappelez vous que vous n’êtes pas devant

un peloton d’exécution mais devant des

gens qui sont venu entendre vos

messages clés…



19 Quand vous n’êtes pas sûr de la

tenue a mettre préferez une tenue

plus rigoureuse.

Il vaut toujours mieux avoir le classique

“costume cravate” quitte a l’enlever

plutôt que d’être en tenue décontractée

et être en decalage avec un auditoire en

costume.



20 Soyez sûr de ce que vous affirmez

La réussite de votre présentation

dépend aussi de la force de conviction

que vous dégagez. Vous devez donc

vraiment croire en ce que vous affirmez.



21 Faites des pauses dans votre

discours

Il faut d’une part vous laisser le temps

de respirer entre deux phrases, et

surtout laisser le temps à votre auditoire

de bien assimiler vos idées.



22 Toute la réussite de la

présentation est de votre

responsabilité

Vous devez donc vous assurer que tout

de passera bien en anticipant et en

préparant.



23 Vous devez connaitre le sujet de votre présentation par “coeur”

Pour savoir bien d’un sujet et être pertinent sur les questions vous devez connaitre les problématiques et les besoins de vos auditeurs. En effet vous ne devez pas vous contenter de recracher une présentation que l’on vous a préparer (un stagiaire, un collaborateur, un copié-collé du web), vous devez en saisir tous le sens… Si vous pensez qu’un slidene vous correspond pas, qu’il n’est pas clair… supprimez-le ou demandez plus d’explications.N’oubliez pas de vous demander à la fin “quelles questions pourrait-on me poser après cette présentation ?” afin d’anticiper les questions et de bien préparer vos réponses pour éviter d’être coincé.



24 Pour éviter qu’une présentation se

passe mal anticipez !

Anticipez les problèmes techniques, les

demandes, les retard, l’enchainement…

La clé du succès c’est la préparation de

votre présentation.



25 Si vous êtes plusieurs orateurs à passer, écoutez bien ce qu’ils disent…

En effet dans les présentation précédentes vous pourrez trouver de bonnes idées pour compléter votre présentation. De plus cela vous servira également de “liant” entre les différentes présentations, et cela vous permettra de vous appuyer sur leurs présentations pour convaincre et gagner en crédibilité.En effet si vous dites “tout comme l’a dit Mr xxxx avant moi, je pense que …” vous renforcez la crédibilité de vos deux présentations. Enfin si vous écoutez attentivement les personnes qui passent avant vous et si vous réussissez à citer une ou deux phrase cela permet de donner de la cohérence au discours global ce qui vous donnera une position de fédérateur et de “meneur” dans cette présentation.



26 Faites varier votre intonation lors

de votre présentation.

Parlez normalement pour les idées

normale, parlez plus fort pour les

éléments que vous souhaitez affirmer,

ralentissez le débit pour les éléments

clés de votre discours pour renforcer

l’impact, parlez vite pour ce qui va de

soit…



27 Eliminez les mots faibles de votre discours

Vous devez répéter votre présentation et faire bien attention à ne garder que des mots impactants, ceux avec le plus de sens et supprimer ceux qui n’apportent rien ou qui réduisent votre discours.Évitez les “petit” (ex: je vais vous faire une petite présentation, une petite promotion…), les essayer (je vais essayer de vous convaincre…), bon (bon, c’est bientôt la fin…) … Et remplacez les par des soit des silences, soit par des mots plus valorisants : exceptionnels, opportunité…



28 Faites en sorte que votre

présentation s’enchaîne naturellement

Il faut un sens et un parcours a votre

présentation (un fil rouge), vous partez

d’un point a vers un point b. Vous devez

savoir en commençant où vous voulez

amener votre auditeur. Tout doit

s’enchainer avec une logique implacable.

Pour cela n’oubliez pas de regrouper vos

slides en thématiques.



29 Pensez à sourire de temps en

temps

Durant votre présentation faites de

temps en temps un sourire à votre

auditoire, d’une part cela vous permettra

de prendre une pause, et d’autre part

cela vous permet de rechercher

l’assentiment.



30 Rappelez les points clés lors de

votre présentation

Si vous avez 2 ou 3 messages forts

rappelez les brièvement tout au long de

la présentation en vous appuyant sur la

thématique du slide en cours, et le le

liant au message principal.



31 Même si vous avez un micro,

parlez plus fort que naturellement.

En effet une voix forte impose plus

qu’une voix faible. Vous devez donc

faire un effort et parler d’une voix Claire,

Posée et Affirmée.



32 Faites comme si vous étiez un spectateur et demandez vous si vous aimeriez votre présentation.

Une fois que vous avez fini votre présentation faites comme si vous étiez un spectateur et demandez vous si tout ce que vous dites est vraiment utile, clair, qu’il n’y a pas d’autres aspects à aborder… Mettez vous à la place d’un spectateur moyen et demandez vous si ce que vous dites vous intéresserait à sa place.



33 Soyez enthousiaste !

L’enthousiasme est communicatif donc

faites passer cette émotion dans votre

discours… même si vous avez répété

10 fois ce même speech dans les jours

précédents…



34 Si vous avez tort dites le !

Parfois lors des questions réponses ou lors d’une intervention du public vous pouvez vous faire coincer sur un chiffre, un détail…Lorsque cela arrive dites clairement si vois avez tort, ou proposez à la personne d’en discuter à la fin de la présentation ensemble afin de ne pas polluer le reste de la présentation.



35 Faites la différence si vous êtes plusieurs a faire un speech.

Vous pouvez choisir un angle différent pour votre discours, plus concret plus terre à terre… Ou être fédérateur en reprenant dans votre discours quelques petits éléments (des simples remarques) des présentations précédentes. Un bon truc et de faire du Story Telling (histoire d’un client, le cas d’un client type Mr XX…) et raconter une histoire au lieu de faire une présentation académique qui ne passionnera pas votre auditoire…



36 Soignez la fin de votre présentation

Si vous avez réussi à tenir en haleine votre auditoire pendant 30 minutes, vous ne devez pas finir par un flop…. Vous devez au contraire finir par un feu d’artifice avec des idées qui font finir de convaincre votre auditoire… Vous devez leur donner le Coup de Grâcequi va achever de le convaincre, par une citation imparable qui fait mouche, par la phrase qui résume tout l’intérêt de cette présentation…



37 Ne faites pas l’erreur d’utiliser de

multiples polices de caractères

Vous devez utilise 1 police, au maximum

deux, et deux ou trois effets de texte au

maximum (taille, couleur…). Au total pas

plus de 4 styles par slide.



38 Placez vous sur la gauche de l’écran

En vous plaçant à gauche de l’écran vous offrez à votre auditoire une lecture simple de gauche a droite qui sera beaucoup plus facile à analyser.Si vous êtes droitier vous devez apprendre à montrer avec votre bras gauche afin d’éviter de vous tordre dans tous les sens.



39 Attention à ne pas mettre trop de chiffres

Mettre des chiffres permet d’illustrer une idée de manière factuelle. Mais faites attention à la lisibilité des informations car plus il y aura de chiffres plus votre auditoire devra faire un effort d’analyse.Il faut donc conserver que les chiffres clés dans vos présentations (1 ou deux par slide).



40 Faites un tour aux toilettes avant

votre présentation

Ce n’est pas une fois sur scène que

vous pourrez vous éclipser pour une

envie pressante !



41 Faites des mini fiches avec les mots clés de chaque slide

Ainsi vous pourrez mieux mémoriser ce qui est vraiment important dans votre présentation et vous saurez quelles sont les informations essentielles à ne pas oublier.De plus en cas de problème avec vos slides vous pourrez utiliser vos notes pour faire une présentation 100% orale en attendant que le problème soit résolu par vos collègues.



42 N’oubliez pas de prendre des bonbons mentholés pour la fin de votre présentation

En effet après 1h de discours vous devez continuer à donner une bonne image de vous… Et donc lors de la session de question réponses privée vous ne devez pas tout gâcher avec une haleine de chacal…Vous pouvez opter pour le chewingum, mais qui fait un peu vulgaire… Le mieux est donc de prendre des minis bonbons mentholés discrets et efficaces. En alternative un bon verre d’eau vous rafraichira l’haleine.



43 La mise en scène doit vous servir

mais pas vous desservir

Le décors , les effets de Lumière , les

écran vidéo … Ne doivent pas distraire

votre auditoire… Evitez les films qui

passent en fonds d’écran ou les jeux de

lumières trop voyants.



44 Soyez constant dans vos échelles

Si vous parlez en millions dans un slide

avec le sigle “m ” vous devez continuer

à utiliser m pour millions et pas

milliards/milliers…



45. Est ce que votre présentation est

Claire ?

Si pour vous tout va de soit, faites

quand même un test de présentation

auprès de vos collègues avant de

vérifier que tout est vraiment clair aussi

pour un néophyte ou une personne qui

ne maîtrise pas autant que vous ce

sujet.



46 Commencez à réfléchir à votre présentation assez tôt…

Dans la réalisation de votre présentation commencez à noter quelques idées sur le papier assez tôt… Cela vous permettra de faire mûrir l’idée même si vous n’avez pas encore toute la trame de votre présentation.Ensuite commencez à réaliser votre plan sur papier, et ne vous lancez ensuite que sur Powerpoint. Cela vous permettra de consacrer plus de temps à la peaufiner et à optimiser plutôt que remettre en cause la présentation car vous n’aviez pas réfléchi assez au départ.



47. Parlez avec vos auditeurs et non

pas à vos auditeurs.

Votre présentation doit être comme un

dialogue et un échange avec les

personnes dans la salle, et non pas

comme une démonstration magistrale

ou un discours



48. Il faut innover plutôt que copier

S’il est bien de s’inspirer d’autres

présentations essayez tout de même

d’apporter votre valeur ajoutée et de

faire mieux que ce qui a déjà été

presenté. Pour cela réfléchissez à vos

idées, et ce n’est qu’ensuite que vous

lirez d’autres sources d’informations.



49 Enregistrez-vous en vidéo

L’épreuve de la vidéo est un excellent

moyen de vérifier ce que donne

vraiment votre présentation. En effet la

caméra enregistre toutes vos qualités

mais aussi vos défauts tics de langage

et corporels. C’est donc le meilleur

moyen pour corriger les imperfections

de votre discours.



50 Vous pouvez toujours améliorer votre présentation

C’est en forgeant qu’on devient forgeron… Et donc plus vous faites des présentations, plus vous vous améliorez. Vous pouvez commencer entre amis (en parlant d’un film…) ou entre collègues lors des réunions (compte rendu de la semaine…). Pour votre présentation c’est la même chose, plus vous vous entrainez plus vous serez performant.



51 Soignez votre communication non verbale

Plus de la moitié de la communication est non verbale (look, attitude, ton, sourires, gestes…). Vous devez donc soignez votre apparence et apparaitre au mieux de vos capacités. Evitez d’avoir les bras croisés, de reculer, de tourner le dos au public…



52 Qui est votre public ?

Demandez-vous qui sont les personnes qui assistent à la présentation, ce qu’elles savent déjà et ce qu’elles veulent savoir. Les présentations les plus réussies sont celles qui sont faites sur mesure pour son auditoire sans dire des choses déjà connues ni être trop pointu. Evitez de reprendre des vieilles présentations et de les copier/coller à la suite et de trouver ensuite une cohérence… il faut faire l’inverse et partir de l’idée pour ensuite faire vos diapositives.



53 Ne faites jamais de modifications 5

minutes avant de commencer.

Ce sont toujours des sources de

problème soit technique (défilement ,

police…), soit d’enchainement

(mémorisation, discours…).



54 Une image vaut mille mots

Plutôt que de faire de longues phrases

insérez une belle image dans votre

powerpoint !

Choisissez des images de qualité comme

celles de Fotolia et Dreamstime qui vous

propose des superbes images haute

définition gratuite ou à 1 euro. Mettez les

en grande taille (pas de “vignettes”)

accompagné d’une phrase maximum.



55 Ne jouez pas un personnage !

Il y a toujours des personnes qui vous

diront d’employer des mots ou des

tournures plus élégantes ou plus

châtiées mais l’important c’est d’être à

l’aise avec votre discours, et surtout de

respirer la crédibilité et la sincérité.



56 Couchez vous tôt le jour avant la présentation

Il faut être au mieux de votre forme. Répétez une dernière fois et allez vous coucher. Pour passer une bonne nuit mettez deux réveils (votre réveil habituel et votre téléphone portable) afin de ne pas vous réveiller trois fois dans la nuit à cause du stress de ne pas vous lever à l’heure…



57 N’utilisez pas les modèles de

présentation incluses en standard.

Construisez votre propre modèle.



58 Ne faites pas le pantin en vous obligeant a faire des gestes.

Là encore vos gestes doivent venir naturellement sans que cela soit forcé. En effet même s’il est préférable d’éliminer les “gestes négatifs”, il faut que votre attitude reste naturelle… S’il y a une attitude simple et facile à faire, c’est de sourire de temps en temps au public.



59 Prenez le temps de respirer !

Si vous ne prenez pas votre respiration

de temps en temps vous allez vous

épuiser et finir sans voix. Il faut donc

prendre le temps de faire des pauses

pour reprendre votre souffle et laisser à

l’auditoire le temps d’assimiler vos

idées.



60 Travaillez en équipe !

Avoir des collègues souriants un peu

partout dans la salle est un bon point

d’appui pour gagner confiance et avoir

un point ou poser votre regard et trouver

du soutien.


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