Projet de déploiement

Corfdir, Leyssenne, Lucas, Judde, Huguet Mars 2006

Université de La Rochelle Master 2 Pro Management de projet

Transmission des consignes

Organisation d’une semaine type du chef de projet

Gestion de l’équipe : Règles

Préparation des règles non négociables

Incidents - Classification - Impact

Transmission des consignes

Consignes avant déploiement

Consignes en cours de déploiement

Retour des Consignes

Consignes avant déploiement

Les consignes sont données lors des journées de formations (formations et périodes d’essais) par l’Assistant Chef de Projet aux :

Correspondants Régionaux Déployeurs

Consignes en cours de déploiement

Consignes Urgentes : Le Chef de projet contacte directement la ou les personnes à informer : Téléphone fixe ou mobile…

Consignes non urgentes

Consignes récurrentes

Consignes non Urgentes

Entretiens téléphoniques

Assistant chef de projet/Correspondant régional

Entretien lors de rencontres

chef de projet/PDG des concessions

Le correspondant régional informe le déployeur lorsqu’il se rencontre en début/fin de tournée.

Consignes récurrentes

Le correspondant régional informe le déployeur de chaque nouvelle tournée hebdomadaire et de ses spécificités le vendredi soir. Il lui remet un Road Book .

Le CP et l’Assistant CP maintiennent des rapports privilégiés et se rencontrent tous les mercredis.

Retour de Consignes

Le Déployeur et le Correspondant régional entretiennent des rapports téléphoniques privilégiés et réguliers.

Le Correspondant régional traite l’information lui-même ou/et la fait parvenir à l’Assistant CP.

Organisation d’une semaine type du chef de

projet

Planning hebdomadaire général

JOURNEE TACHE MAJEUR ASSISTANCE

Mardi Suivi général du projet Chef de projet

Mardi AM Réunions d'avancementAssistant Chef de projet et le correspondant

régional

Mercredi Comité de pilotage Chef de projet et l'assistant chef de projet

Jeudi Suivi des concessions Chef de projet et PDG de la concession

Vendredi Suivi des concessions Chef de projet et PDG de la concession

Lundi Comité directeur Chef de projet, assistant et maîtrise d'ouvrage

MARDI : suivi général du projet

Suivi et respect du planning

Suivi et respect du budget

Suivi de l’équipe projet

Bilan sur le projet => anticipation

Mardi AM : réunion d’avancement

Tâche déléguée à l’assistant chef de projet

Réunions téléphoniques

Avec le correspondant de chaque région

Rapport d’avancement

AVANCEMENT

Concessions faites?

Problèmes rencontrés?

MERCREDI : comité de pilotage

Avec l’assistant chef de projet

Solutions choisies

Mise en place des actions correctives

Suivi du projet

Maîtrise des risques

JEUDI & VENDREDI : suivi des concessions

Réunions sur place

Avec le PDG de la concession

État des lieux : validation ou non

LUNDI : comité directeur

Avec la maîtrise d’ouvrage

Avancement du projet

Gestion de l’équipe : Règles

Organigramme

Le correspondant régionale

Le déployeur

L’assistant déployeur

CHEF DE PROJET

ASSISTANT CHEF DE PROJET

PARIS

Responsable Région 1

Déployeur 1

RENNES

Responsable Région 2

Déployeur 2

REIMS

Responsable Région 5

Déployeur 5

LYON

Responsable Région 4

Déployeur 4

BORDEAUX

Responsable Région 3

Déployeur 3

MARSEILLE

Responsable Région 6

Déployeur 6

Assistant déployeur 1Assistant déployeur 2

Correspondant régional (CR)

50% du temps

Présent pour le départ et le retour du déployeur

Disponible à 100% de son temps au téléphone

Planification des RDV en concessions

Réservation des hôtels

En contact permanent avec l’assistant chef de projet

Le déployeur

Respect de la mission chez le client

Grande mobilité

Respect des plannings

Organise avec le CR le départ du lundi et le retour le vendredi

Fait un point chaque jour avec le CR

En cas de maladie : prévenir au plus vite le CR ou l’assistant CP

Dispose d’une carte autoroute et carburant

Dispose d’un téléphone portable

Conditions des déplacements à respecter

Avantage panier repas pour chaque midi

Prime de déplacement et d’objectifs

L’assistant déployeur

Sous les ordres de l’assistant CP avant affectation

A son arrivée dans la région, il doit respecter les mêmes règles que les autres déployeurs

Même mission que les autres déployeurs

Préparation des règles non négociables

Le matériel informatique

Les moyens humains

Organisation du projet

Gestion du planning

MATERIELS INFORMATIQUE

Matériels informatique commandés avant projet pas de rupture de stock

Matériels informatique abîmés ou endommagés retour aux fournisseurs remplacement par les fournisseurs

MOYENS HUMAINS

Assistant Chef de Projet connaissances en management compétences gestion d’équipe

Personnes non compétentes arrêt du contrat (période essai) pas de perte de temps

MOYENS HUMAINS

1 concession / personne / jour

lorsqu’une région est terminée soutient des déployeurs à une autre respect délais

ORGANISATION DU PROJET

ATTENTION AUX JOURS FERIES

S’assurer de la présence du responsable informatique des concessions déplacement congé

Rendez-vous concessions 2 semaines avant fermetures éventuelles planification tournées

ORGANISATION DU PROJET

Réservation hôtels 1 semaine avant fonction des tournées selon disponibilité

Tournée de la semaine en cours préparée et chargée le vendredi précédent prête pour le lundi matin

GESTION DU PLANNING

Aucunes perturbations de fonctionnement

1H pour le transfert des données 6 PC en même temps temps suffisant

Autres tâches pendant le transfert des données

GESTION DU PLANNING

Somme pour frais d’hôtel/repas

Carte d’autoroute (télépéage) pas pour des fins personnelles relevés factures

Téléphone portables pas pour des fins personnelles relevés factures

Incidents - Classification - Impact

Incidents essentiels (bloquants)

Incidents importants (majeurs)

Incidents relatifs

Incidents faibles (accessoires)

Incidents Essentiels

Annulation site (visite de ministre, prolongation de chasse à la palombe, tour

de France, événement particulier…..)

Il faut être très vigilant sur les éventuels événements dans chaque étape de tournées, l'assistant CP doit s'assurer des événements possible dans chaque étape de tournées. Incidence sur l'organisation des tournées des déployeurs,

Arrêt Maladie et gestion.

La personne qui se trouvera en arrêt maladie doit immédiatement prévenir son délégué régionale, en cas d'impossibilité il doit appeler directement l'assistant CP qui gère les deux assistants déployeurs pour les transférer dans la région concerné. Dans le cas ou le congé maladie dure longtemps, on prendrait un intérimaire que l'on formerait et qu'on l'on mettrait en doublon pour que cette personne ait un référent.

Incidents Importants  

Saturation dispo ligne FT dans le cas de multi PVS

Ce problème sera réglé avant le début du projet, comme toutes les questions relatives à FT.

France Télécom (Chemin critique, Délai, Transpac)

L'assistant CP a à sa charge les questions relatives avec FT et dans les questions de délais, on sait qu'il s'y ait pris en temps et heure.

Stockage, topologies et Accès Délégations de Province

(Unique et spécifique à chaque Délégation).

Se renseigner sur les éventuels travaux aux alentours des délégations régionales, vérifier que les semi remorque peuvent accéder aux zones de livraison sinon prévoir un local accessible et sécurisé accessible à un autre type de véhicule de moindre tonnage

Le 1er Master

Le premier Master est réalisé par le fabricant donc peu de risque de faille et le matériel nous est livré avec le master installé et un Master sur cd fourni au cas ou il y a un problème

Manque de documentation portable aux Concessionnaire

et refus (Prise en main impossible)

Risque faible car au préalable, nos services ont réalisés un mode d'emploi détaillé de l'utilisation du logiciel et de son environnement

Livraison vérolée Stations, Serveurs, Portables.

Effectuer un contrôle strict et rigoureux de chaque matériel à la réception, si Pb, le renvoyer immédiatement avant le début du projet afin de n'occasionner aucune gêne

Commande ligne FT. Ce délai de 6 semaines

demandé par FT, peut, à certaine période et sur certaine région, être

repoussé parfois à 12 semaines ! C'est un

problème constant sur toute la durée du

déploiement avec pour conséquence des

annulations de migrations à J - 1.

Chaque concessionnaire a à sa charge la commande d'une ligne téléphonique (connexion internet) avant une date fixée par nos soins. Ils doivent nous faire état de leur avancement de l'état des commandes de lignes, Avant une autre date fixe, choisi par nos soins, le correspond régionale doit s'assurer que les connexions internet sont bien en place et effective

Montée en charge incidents proportionnelle

au déploiement

Avec notre gestion hebdomadaire des problèmes comme vu dans la partie C (Elodie) nous avons peu d'incidence.

Incidents Relatifs  

Une délégation Régionale perd 2 moniteurs sur le

déploiement

S'il y a une perte de moniteur, cela veut dire qu'il y a eu une complaisance à l'intérieur de la délégation régionale, donc il nous est pas forcement aisé de retrouver le fautif même si une et seulement une seule personne détient la clé du local où sont stockés les matériels. Il sera donc à la charge de la délégation régionale de racheter le matériel manquant.

Les Vols

Risques faibles pour le stockage matériel dans les délégations régionales (Bâtiment sous télésurveillance) mais il réside un risque important pour le matériel dans les camions lors des nuits a l'hôtel. Parking de l'hôtel pas très sécurisé,

Les DOA (Traitement et Statistique)

Traitement : retour immédiat au fabricant. Dans chaque tournée, chaque déployeur embarque 10% de materiel en plus pour ne pas etre géné par les DOA. Statistique : quantifier le nombre de matériel DOA et eventuellement demander une remise supplémentaires du fait des DOA.

Transporteurs. Ponctualité

Dans notre cas ce risques n'existe quasiment plus car le matériel est livré avant le début du déploiement, ce qui nous laisse une marge de manœuvre suffisante pour commencer le projet.

Equation : Nombre Sta/Svr/Ptb/// Capacité de

stockage /// Rythme de livraisons /// Besoins en

déploiement.

Dans nos hypothéses, nous avons prévu que l'ensemble des livraisons se faisait avant le début du projet dans les délégations régionales. Nous avons estimé suivant vos indications que chaque délégation dispose d'un espace de stockage suffisant pour l'ensemble de la livraison. Donc du point de vue dela capacité de stockage cela n'a qu'une incidence faible sur le projet. Du point de vue du besoins en déploiement, nous prévoyons que chaque déployeur embarque avec lui 10% de matériel supplémentaires pour ne pas être géné en cas de problème.

Remasteurisation des lots de stations et de serveurs.

On laisse la materiel en doublons et on demande au fabricant de se déplacer pour la remasterisation en SAV, on peut exiger de lui une indemnité pour le manque à gagner sur l'organisation des tournées.

Les bricoleurs soft

Il y a un risque potentiel qu'une connaissance d'un membre du personnel viennent bidoullier dans les configuration standard du matériel. CELA EST A PROSCRIRE FORMELLEMENT. Tout changement dans la plateforme sera sanctionné. La concession aura à sa charge les frais de remise en état de a plateforme.

Electricité dans agence

A l'heure d'aujourd'hui, les coupures d'électricité sont très rare. Chaque délégation a des lignes électrique a potentiel suffisants pour fournir l'ensemble du matériel.

Incidents Faibles  

Changement de configuration le jour de

l'installation avec refus de déploiement en chantage.

Aucun risque car nous avons précisé dans les règles non négociables que la configuration pouvait être changer sous certaines conditions.

Camions en mauvais état.Nous n'avons de pb de ce coté la car nous des camions MASTER loué chez Renault Rent, les camions sont soit neufs soit de faible kilométrage

Le Froid !On a prévu de réaliser les régions délicates du point de vue des conditions climatiques dans les saisons les plus favorables à notre travail

Mobilier Concessionnaire non adapté

On a considéré que les concessionnaires ont le mobilier adéquat au nouveau matériel et que si ce n'était pas le cas, il sera à sa charge de fournir du mobilier adéquat au nouveau matériel

Méconnaissance Concessionnaire sur

nouveau matériel (Souris)

Autoformation des membres de la concession par l'un des dirigeants de la concession

Déstockage inter Délégation

Dans notre cadre, le stockagedu matériel se fait dans chaque délégation avec un surplus de 10%, donc dans nos prévisions, il n'y aura pas de déstckoage inter délégation

Qualiparc (nomenclature/référentiel)

La gestion du matériel est géré de tel facon que à chaque tournée, l'ensemble du matériel embarqué est compté comme destocké. Donc dans le suivi du matériel, c'est le délégué régional qui se charge de faire l'enregistrement du matériel.

Ouvert le samedi et fermé le Lundi

Les concessions sont en général ouvertes du mardi au samedi mais certaines sont ouvertes du lundi au vendredi, cela n'a pas une incidence énorme car nos tournées sont prévus sur 5 jours.