Projet Agora & Transformation Finance

Communication CE – REP

Propreté

1- Qu’est ce que le projet Agora ? – Rappel2- Quels changements sur les méthodes de travail ?3- Quels dispositifs d’accompagnement ?

Annexes :- Exemple de parcours de formation

Sommaire

2

1- Qu’est ce que le projet Agora ? - Rappel

Agora c’est le nom d’un projet Groupe Veoliao Lancé par le groupe en 2007

o Qui vise à harmoniser les processus et outils des fonctions Finance et Achats/Approvisionnements de l’ensemble des BU de Veolia

o A travers la mise en place de règles de gestion optimisées et d’un nouveau système d’information intégré

Agora c’est aussi le nom donné au nouveau système d’information du Groupe Veoliao Le progiciel retenu pour Agora est SAP (SAP est leader

sur le marché)

Rappel – Qu’est ce qu’Agora ?

4PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Objectifs :

�Améliorer la performance des processus

�Optimiser les achats�Fiabiliser les comptes�Réduire les risques de

fraudes

Cartographie des logiciels existants VP France

5

Recouvrement

Gestion de la

maintenance

Outils de

maintenance

interfacés avec

Agora

Consolidation / Fiscalité

Production comptes sociaux et IFRS

CODA

(AP, AR, GL)

CODA

(AP, AR, GL)

SAGE 1000

VECTORVECTOR

Gestion commerciale

RH

Outils de paie interfacés avec Agora

Budget et reportingCONSONATCONSONAT

R&BR&B CFIRST

Trésorerie

NEXTNEXT NETCASH

Achats

NTH ACHATSNTH ACHATSORACLE

(eProc)

NEPTUNENEPTUNE

Notes de frais

NOTILUSNOTILUS

Facturation

Outils de facturation

interfacés avec Agora

ACIACI CRESUS

ABEL IMMOABEL IMMO

ABEL INVEST

IRIS FRANCEIRIS FRANCE

ETAFIETAFI

ORACLE (AP)

OPTIMISOPTIMIS

NESSY

MKGT

CODA XLCODA XL

SIR

VESTAVESTA

C

D

B

E

Application

nationale

Application

nationale

Variante locale

Domaine

fonctionnel

Légende

Applications

Financières

Applications

Financières

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

A

MERCUREMERCUREF

Cartographie des logiciels existants IDF

6

Recouvrement

Gestion de la

maintenance

Outils de

maintenance

interfacés avec

Agora

Consolidation / Fiscalité

Production comptes sociaux et IFRS

CODA

(AP, AR, GL)

CODA

(AP, AR, GL)

VECTORVECTOR

Gestion commerciale

RH

Outils de paie interfacés avec Agora

Budget et reportingCONSONATCONSONAT

R&BR&B

Trésorerie

NEXTNEXT NETCASH

Achats

NTH ACHATSNTH ACHATS

NEPTUNENEPTUNE

Notes de frais

NOTILUSNOTILUS

Facturation

Outils de facturation

interfacés avec Agora

CRESUS

ABEL IMMOABEL IMMO

IRIS FRANCEIRIS FRANCE

ETAFIETAFIOPTIMISOPTIMIS

CODA XLCODA XL

VESTAVESTA

C

D B

E

Application

nationale

Application

nationale

Variante locale

Domaine

fonctionnel

Légende

Applications

Financières

Applications

Financières

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

A

MERCUREMERCUREF

Cartographie des logiciels cibles VP France

7

Recouvrement

Consolidation / Fiscalité

Production comptes sociaux et IFRS

VECTORVECTOR

Gestion commercialeBudget et reporting

CONSONATCONSONATR&BR&B

Trésorerie

NEXTNEXT NETCASH

Achats

Notes de frais

NOTILUSNOTILUS ACIACI

IRIS FRANCEIRIS FRANCE

ETAFIETAFIOPTIMISOPTIMIS

VESTAVESTA

Application

nationale

Application

nationale

Variante locale

Domaine

fonctionnel

Légende

Applications

Financières

Applications

Financières

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

AGORAAGORA

Gestion de la

maintenance

Outils de

maintenance

interfacés avec

Agora

RH

Outils de paie interfacés avec Agora

Facturation

Outils de facturation

interfacés avec Agora

MERCUREMERCURE

Changements

8

Approvisionnement

et comptabilitéRemplacement des applications NTH, Coda et Abel par Agora

Recouvrement et

litiges clientsChoix de conserver l’application ACI, en cours de déploiement à l’échelle nationale

Gestion des

notes de fraisChoix de conserver l’application Notilus, en cours de déploiement à l’échelle nationale

Outil de reporting et

de budgetMaintien des outils R&B et Iris, adaptés au modèle de données Agora

Validation des

paiementsAbandon à terme de Neptune, traitement des flux dans les outils de paie et Agora

A

B

D

E

C

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Référentiel clients Choix de Mercure comme portail clients unique pour l’ensemble des entités VP France

F

Déploiement de la Solution AgoraDéploiement des processus financiers Groupe en restant proche des contraintes des métiers de VP FranceDéploiement des processus d’approvisionnement

Transformation Finance et ApprovisionnementsHarmonisation et automatisation des processus financiers et des règles de gestionCréation de la fonction et mise en place de l’organisation achats & approvisionnementsMise en place d’un outil de reporting opérationnel adapté aux besoins de VPIntégration d’Agora dans le paysage applicatif VP France et harmonisation de la cartographie applicative Métiers en lien avec Agora (déploiement de Consonat, Divanat, Agap, Chronogestor…)

Principes directeurs :IFRS en norme primaire avec utilisation d’un plan de compte unique tous métiers et tous paysUne base unique et harmonisée des clients et des fournisseursUn processus achats-appros intégré, avec utilisation de catalogues électroniques, scan des factures,…

Principes structurants du projet Agora

9PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

2014 2015 2016

A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S

Démarrage 01/05/2015

Démarrage 01/01/2015

Démarrage 01/07/2015

Démarrage 01/01/2016

IDF

RRH

SO

CO MED

VP SAS

D3E

NNO

10

Transformation des SI VP France

Transformation financeVP France

VP FR VP IS Bartin

Région Pilote

Vague 4

Vague 3

Vague 1

Vague 2

Planning de déploiement VP France

Démarrage 01/04/2016

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

10

Planning Agora pour la région IDF

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Déploiement Démarrage et support

M-10 M-9 M-8 M-7 M-6 M-5 M-4 M-3 M-2 M-1 M+1 M+2 M+3 M+4 M+5 M+6

03/14 04/14 05/14 06/14 07/14 08/14 09/14 10/14 11/14 12/14 01/15 02/15 03/15 04/15 05/15 06/15

Démarrage

Communication et Accompagnement

Info. IRP

Formations

Support au démarrage

DRH + DAF

DAF

DRH

Légende

Retour d’expérience

11

Tests

Conception

Réalisation

Reprisedonnées

2- Quels changements sur les méthodesde travail ?

Quels métiers sont concernés par Agora ?

13

SAP est un progiciel modulaire (comptabilité, contrôle de gestion, approvisionnements,…)

SAP est un progiciel structuréo Par des structures organisationnelles prédéfinieso Par des données de base (clients, articles,

fournisseurs…)o Par des processus standards

SAP est un progiciel intégré : chaque donnée est entrée une seule fois

AGORA

Comptabilité

générale,

bancaire, clients,

fournisseurs,

immobilisations

Demandeurs et

valideurs d’achats

Approvisionnements

& stocks

Management

opérationnel

Contrôle

de gestion

… en s’appuyant sur l’outil intégré SAPAgora harmonise les processus et

outils des fonctions Finance et

Approvisionnement…

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Ce qui change sur les processus

14

Changements transversesEvolution des règles de gestion dans une logique d’harmonisation des processus et des règles pour l’ensemble des entités de VP FranceGestion centralisée des référentielsSéparation des tâches renforcée par profil pour une mise en conformité avec les règles de contrôle interne.

Un processus approvisionnement très encadré

Objectif de maximisation des achats sur contrats et catalogues négociésProfessionnalisation de la fonction d’approvisionneur (mise en œuvre effective de la politique achats, notamment par le recentrage sur les contrats et fournisseurs référencés)Généralisation d’un processus Demande d’Achats / Commande / Réception, structuré et norméLa réception vaut bon à payer en cas d’égalité entre la commande, la réception et la factureEn cas d’écart un workflow de validation automatique est mis en œuvre

DEMANDEUR

Réceptionne la commande dans

Agora

AGORA

Processus

Approvisionnem

ent

DEMANDEUR

Rédige son expression

de besoin dans

Agora

APPROBATEUR

Valide s’il y a un

écart en quantité

APPROBATEUR

Approuve ou refuse

la demande

APPROVISIONNEUR

Sélectionne le

fournisseur

référencé

/

COMPTABLE

Suit les facture

électroniques

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Quels changements pour le processus Achats ?

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

15

Emission d’une

demande

d’achat

Saisie de la

commande

Saisie de la

réception

Validation

hiérarchique

Saisie du bon à

payer

AssistanteDemandeur Valideurhiérarchique

Assistante Assistante

Saisie/

validation des

factures

Comptable fournisseur

Validation de la facture

Valideurhiérarchique

NTH NTH NTH

Paiement des

factures

Comptablefournisseur

NTH

email automatique

Etape hors système

Etape système

CODA

Légende*Saisie possible par l’assistante pour le compte du demandeur

Emission d’un

panier d’achat

Validation hiérarchique

Complétiondu panier d’achat

Gestion des

factures et des

écarts

Valideurhiérarchique

ApprovisionneurDemandeur*

Comptable fournisseur

Paiement des

factures

Comptable fournisseur

Traitement & Validation des écarts

Saisie de la

réception

Si Achats

hors catalogue

Demandeur*

Demandeur / Approvisionneur

/ Valideur hiérarchique

Avant

Après

Quels changements pour le processus Achats ?

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

16

OrganisationRègles de gestion et processus communs pour l’ensemble des entités de VP FranceGestion centralisée des cataloguesSéparation des tâches renforcée par profil pour une mise en conformité avec les règles de contrôle interne.

ProcessusMaximisation des achats sur catalogues et contrats négociésGénéralisation d’un processus Demande d’Achats / Commande / Réception, structuré et norméAutomatisation du bon à payer à la réception en cas d’égalité entre la commande, la réception et la factureGestion par workflow de validation automatique en cas d’écart

Principaux changementsCréation de la fonction d’approvisionneur (mise en œuvre effective de la politique achats, notamment par le recentrage sur les contrats et fournisseurs référencés)Envoi de la commande par l’approvisionneur et plus par le demandeurRéception de la facture sur une adresse TSA pour scan (-> la facture papier n’arrive plus sur le site)Bon à payer déclenché par la réception (antérieur à la réception de la facture) et traitement des écarts de prix et de quantité par une étape ultérieure

3- Quels impacts en terme d’ergonomie et de confort de travail ?

Les aspects humains

18

L'utilisation d'AGORA permet-elle aux utilisateurs de sortir à tout moment avec une sauvegarde

automatique ?

Oui à partir du moment où l’utilisateur a mené la transaction à son terme (pour les paniers

d’achat et les pièces comptables l’enregistrement est proposé à l’utilisateur en dernière étape

de transaction).

Mode de fonctionnement identique à Coda et NTH sur ce point.

Une déconnexion est-elle prévue en cas de non utilisation prolongée et si oui la sauvegarde des

données est-elle bien prévue ? ou bien doit-il terminer de façon complète une opération qu'il aura

entamée ?

Il y a une déconnexion automatique au bout de 30 minutes. L’outil ne réalise pas de sauvegarde

automatique lorsqu’une transaction est en cours. Il faut terminer la transaction en cours, afin

que les données soient sauvegardées. Ce problème ne se pose pas lors de la consultation, il ne

peut se poser qu’en cas de saisie d’opérations.

Pour les paniers d’achat, il est possible pour l’utilisateur d’effectuer des sauvegardes en cours de

saisie, puis de compléter ultérieurement les paniers.

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Les aspects humains

19

Quel est l'écart entre les termes techniques employés (signification des codes et dénominations - les référentiels)

dans la nouvelle application par rapport à ceux des anciennes (la notion de standardisation dans ce cas ?

La mise en place d’Agora implique :

�La recodification des tiers clients et fournisseurs

�Le remplacement des natures et centres analytiques Coda par des éléments SAP : Plan de Compte Opérationnel et

Objets Analytiques

�Le passage à une comptabilité en norme primaire IFRS

�La mise en place dans l’outil de la classification achats du Groupe Veolia

Cela implique des changements d’habitude.

Il y aura donc une période d’adaptation pour les équipes pour se familiariser avec ces nouveaux termes, favorisée

par les systèmes d’aide en ligne et de formation.

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Les aspects organisationnels

20

Comment est organisée la mise en place /transition de ce nouvel outils lors des clôtures de comptes (fin de mois) si

une partie du déploiement est réalisée durant cette période critique pour les utilisateurs des services financiers ?

Il a été tenu compte des périodes de clôture pour aménager le plan de bascule et le plan de formation.

Exemple : Reprise des données comptable après la finalisation de la clôture sous Coda début janvier -

Formation des comptables après la clôture - Clôture allégée en janvier.

Quelles sont les plages horaires de la hot line ?

Le portail de formation est accessible sur la page d’accueil du portail de connexion à l’outil Agora

(utilisation d’Agora sous Citrix). Sans utilisation de Citrix, il est possible de mettre à disposition une

adresse URL, afin d’accéder à ce portail de formation (mise à disposition de l’url possible sur l’intranet

par exemple. Cette solution a été mise en place aux Etats-Unis).

Aussi, la touche F1 permet à tout moment, de consulter le mode opératoire de la transaction en cours.

Au démarrage de VP IDF, un support spécifique Agora sera mis en place pour les utilisateurs via un

numéro de hotline dédié. Les horaires seront : 8h-19h.

Après la période de support post-démarrage, les utilisateurs pourront s’adresser au support

informatique Veolia (le 19) et/ou solliciter son référent local par rapport au domaine concerné (référent

région finance, coordinateur régional approvisionnement, etc.).

Combien de temps les utilisateurs région seront aidés par les équipes de déploiement ?

A minima six semaines après le démarrage pour les achats et pour réaliser au moins 2 clôtures

mensuelles pour la Finance. Une aide ponctuelle sur des sujets pointus pourra toujours être fournie

ultérieurement, la phase de déploiement sur VP France ne s’achevant pas avant mi-2016.

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Les aspects techniques

21

Quelle version minimum du système d'exploitation Windows est prévue ?

Windows 7.

C’est pour cela que la DSI effectue le passage à cette version du système pour les équipes de la DAF

prioritairement.

31 postes informatiques ont été changés (pour cause d’obsolescence)

Quelle performance de réseau nécessite l'outil ? (délai de traitement "taille des tuyaux")

Les besoins en bande-passante (« taille des tuyaux ») sont en cours de validation.

La puissance des postes de travail sera également validée.

Processeur : 1GHz

Mémoire vive : 1Go

Disque dur : 250M

Une taille d'écran minimum est-elle précisée?

La résolution d’écran minimum est 1024x768 pixels.

Le contraste peut être réglé par poste.

Y a-t-il des minima de performance pour que les opérateurs ne se trouvent pas en situation de stress avec des

temps d'attente trop importants suivant les opérations qu'il effectueront sur l'outil ?

Des tests de performance sur site sont prévus afin de valider les performances en situation réelle.

En cas d’insuffisance, les « tuyaux » seront améliorés.

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Les aspects techniques

22

Comment est prévue la remontée des incidents/bugs ?

Au démarrage de VP IDF, un support spécifique Agora sera mis en place pour les utilisateurs via un numéro de

hotline dédié. Les horaires seront : 8h-19h.

Après la période de support post-démarrage, les utilisateurs pourront s’adresser au support informatique Veolia (le

19) et/ou solliciter son référent local par rapport au domaine concerné (référent région finance, coordinateur

régional approvisionnement, etc.).

Comment se passeront les mises à jour (montées de version) de l'outil ? Qui le fait et sous quel délai ?

Les montées de version sont intégralement gérées par l’équipe VE en charge d’Agora (COE). Elles ont lieu deux fois

par an en mai et en novembre.

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Les aspects techniques

23

Le transfert des anciens outils garantit-il la reprise à 100% des données ?

100% des données pertinentes à la date de la reprise sont transférées dans Agora, notamment en ce qui concerne :

1. Les commandes NTH en cours (c’est à dire les lignes de commandes livrées et non livrées, non facturées)

2. Les immobilisations en service au 31/12/2014

3. La comptabilité générale et auxiliaire coda :

3.1. Une reprise des balances 2014

3.1.1 Reprise de balance cumulée des comptes de bilan au 31/12/2014

3.1.2 Reprise des balances mensuelles 2014 pour le résultat

3.2. Une reprise des encours clients et fournisseurs au 31/12/2014 et de la tva sur encaissement associée

3.3. Une reprise des opérations comptables non passées en banque figurant en rapprochement bancaire du 31/12/2014

3.4. Une reprise des écritures justificatives de solde de compte de bilan au 31/12/2014 : liste des comptes à déterminer

avec la région.

Comment se déroule cette opération et qui le fait ?

Les opérations de reprise seront réalisées par l’équipe Agora et transformation finance VP France en collaboration

avec la DSI VP France et le COE et avec le support de l’équipe MPRD de Veolia.

Les opérations de vérification et de validation des données chargées seront réalisées par les équipes financières de

VP IDF, soit directement dans SAP, soit sur la base d’extraction. L’équipe Agora et Transformation finance VP France

assurera une présence permanente dans les locaux de VP IDF durant cette phase pour apporter son support

méthodologique.

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

4- Quels dispositifs d’accompagnement ?

Equipe VP FranceCette équipe est constituée d’une quinzaine de collaborateurs

Elle porte la conception des processus VP France harmonisés et leur déclinaison dans le système d’information Groupe

Elle contribuera fortement aux déploiements en région

Equipes VeoliaLes équipes VE assurent la maîtrise d’œuvre du système d’information Groupe

Equipes des filiales dans les régionsLes représentants régionaux apportent leur connaissance des pratiques actuelles et participent à la définition des processus cibles

Ils participeront à valider la reprise des données, aux formations et à l’assistance des utilisateurs

Ils contribueront à la collecte, l’enrichissement et la validation des données de paramétrage

Renforcement temporaire des équipes

Des équipes dédiées au projet

25PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Dispositif de formation spécifique à Agora VP France

Nombre de participants par

sessions

Lieu de dispense

Nombre de stagiaires

estimés*

Nombre de sessions

estimées

Présentiel Plénière E-learning

Nombre de parcours

concernés

10 à 12 personnes 20 à 25 personnes NA – Auto-formation

Campus Sur site : DR ou TerritoireE-learning hébergés sur la

page accueil Agora

14 3 3

792 2 354 2 223

143 105 NA

Roadshow

20 à 25 personnes

Sur site : DR ou Territoire

3

1 320

72

4 types de formations sont envisagés : Les e-learning sont complémentaires à des formations en plénière ou présentielle

Les roadshows sont orientés « processus » et préparent les formations en présentiel et/ou plénières qui sont plus orientées « outil »

26PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Le planning des formations respecte les impératifs du calendrier de clôture.

* Un collaborateur est comptabilisé plusieurs fois s’il participe à plusieurs formations

Dispositif de formation spécifique à Agora VP IDF

Nombre de participants par

sessions

Lieu de dispense

Nombre de stagiaires

estimés

Nombre de sessions

estimées

Présentiel Plénière E-learning

Nombre de parcours

concernés

10 à 12 personnes 20 à 25 personnes NA – Auto-formation

Campus Sur site : DR ou TerritoireE-learning hébergés sur la

page accueil Agora

14 3 3

142 616 576

19 26 NA

Roadshow

20 à 25 personnes

Sur site : DR ou Territoire

3

296

14

4 types de formations sont envisagés : Les e-learning sont complémentaires à des formations en plénière ou présentielle

Les roadshows sont orientés « processus » et préparent les formations en présentiel et/ou plénières qui sont plus orientées « outil »

27PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Le planning des formations respecte les impératifs du calendrier de clôture.

* Un collaborateur est comptabilisé plusieurs fois s’il participe à plusieurs formations

Catalogue des modules de formation Agora

Comptable Général et ClôtureComptable Général et Clôture

Comptable ClientsComptable Clients

Comptable BancaireComptable Bancaire

Gestion du référentiel - Contrôle de gestionGestion du référentiel - Contrôle de gestion

6 J6 J

3 J3 J

2 J2 J

1 J1 J

Comptable ImmobilisationsComptable Immobilisations 3 J3 J

Contrôle de gestionContrôle de gestion 3 J3 J

AcheteurAcheteur 1 J1 J

Approvisionneur hors stocksApprovisionneur hors stocks 2 J2 J

Comptable FournisseursComptable Fournisseurs 3 J3 J

Libellé des parcours - FINANCELibellé des parcours - FINANCE DuréeDurée Libellé des parcours - OPERATIONSLibellé des parcours - OPERATIONS Durée Durée

Demandeur d’achatsDemandeur d’achats

Valideur paniers / écarts facturesValideur paniers / écarts factures

1 J1 J

0,5 J0,5 J

Valideur de commande cadencées et enveloppesValideur de commande cadencées et enveloppes 0,5 J0,5 J

Libellé des parcours – REPORTING BILibellé des parcours – REPORTING BI DuréeDurée

Reporting BI Approvisionnements/AchatsReporting BI Approvisionnements/Achats 1 J1 J

Reporting BI Contrôle de Gestion – Niveau 1Reporting BI Contrôle de Gestion – Niveau 1 1 J1 J

Reporting BI Finance/ComptabilitéReporting BI Finance/Comptabilité 1 J1 J

Reporting BI Contrôle de Gestion – Niveau 2Reporting BI Contrôle de Gestion – Niveau 2 1 J1 J

Libellé des parcours - PILOTAGELibellé des parcours - PILOTAGE DuréeDurée

Présentation Agora & Processus Achats/ApprosPrésentation Agora & Processus Achats/Appros 1 J1 J

Présentation Structure AnalytiquePrésentation Structure Analytique 0,25 J0,25 J

Présentation Agora & Processus FinanciersPrésentation Agora & Processus Financiers 1 J1 J

Parcours - à créer Parcours - à créer DuréeDurée

Contrôle InterneContrôle Interne 3 J3 J

Comptabilité pour managerComptabilité pour manager 1 J1 J

PrésentielPrésentiel

PrésentielPrésentiel

PrésentielPrésentiel

PrésentielPrésentiel

DispenseDispense

DispenseDispense

PrésentielPrésentiel

PrésentielPrésentiel

PrésentielPrésentiel

PrésentielPrésentiel

RoadshowRoadshow

DispenseDispense

PrésentielPrésentiel

PlénièrePlénière

PrésentielPrésentiel

PrésentielPrésentiel

PrésentielPrésentiel

Présentiel +E-learning

Présentiel +E-learning

PrésentielPrésentiel

DispenseDispense

Plénière +E-learningPlénière +E-learning

Plénière +E-learningPlénière +E-learning

PrésentielPrésentiel

DispenseDispense

RoadshowRoadshow

RoadshowRoadshow

28PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Dispositif de formation spécifique à Agora VP IDF

Nombre de participants par

sessions

Lieu de dispense

Nombre de stagiaires

estimés

Nombre de sessions

estimées

Présentiel Plénière E-learning

Nombre de parcours

concernés

10 à 12 personnes 20 à 25 personnes NA – Auto-formation

Campus Sur site : DR ou TerritoireE-learning hébergés sur la

page accueil Agora

14 3 3

142 616 576

19 26 NA

Roadshow

20 à 25 personnes

Sur site : DR ou Territoire

3

296

14

4 types de formations sont envisagés : Les e-learning sont complémentaires à des formations en plénière ou présentielle

Les roadshows sont orientés « processus » et préparent les formations en présentiel et/ou plénières qui sont plus orientées « outil »

29PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Le planning des formations respecte les impératifs du calendrier de clôture.

* Un collaborateur est comptabilisé plusieurs fois s’il participe à plusieurs formations

L’encadrement de la DAF doit être préparé à accompagner l’équipe dans le changement : comprendre les réactions des équipes, écouter, aider, guider.Pour cela, une aide méthodologique à la conduite du changement est fournie (avec le prestataire Axis Mundi) aux 4 managers pilote sous la forme d’un séminaire.

Formation de l’encadrement à la conduite du changement

30PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

L’ensemble des actions de communication devra s’inscrire dans le cadre d’un de ces objectifs

1. Informer globalement sur les objectifs, le cadre et le calendrier du projet2. Faciliter et accompagner les projets de transformation en amont du déploiement3. Accompagner et fluidifier l’information sur le déploiement sur les phases de préparation au démarrage et

de support post -démarrage

Plan de communication (1/2)

Effectifs estimEffectifs estiméés:s:oDemandeurs d’achats ≈ 1 700oValideurs de panier d’achats ≈ 450oPopulation Finance ≈ 500 oPopulation Achats/Appros : ≈ 60oManagers : ≈ 900 (DG à unité opérationnelle)

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

31

Plan de communication (2/2)

Exemples dExemples d’’action action de communication :de communication :

oFiches mémos &

Indispensables Agora

oPosters

oArticles dans revue interne

« Oxygène »

oCommunauté sur l’intranet

omails ciblés

o….

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

32

Dispositif d’accompagnement post-démarrage

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

33

Des équipes au service des utilisateurs après le démarrageEquipe projet Nationale & Equipe Projet Régionale : pour un accompagnement individualisé des utilisateursApprovisionneurs : pour aider les utilisateurs dans la constitution des paniers d’achats, la consultation des catalogues, etc.Equipe Agora VE pour la résolution des éventuels problèmes techniques

Un numéro de hotline dédiéPrise en charge des demandes/questions par l’équipe projet NationalePrise en main du poste à distance pour dépanner l’utilisateur

Des référents régionaux sur la partie Achats/ApprosDes interlocuteurs clés sur un domaine de compétence et/ou un périmètre géographique, seront le 1er contact des utilisateurs pour la création du panier d’achats, la validation des paniers et le traitement des écarts factures

Sessions de rattrapage avec des formations en ligne30 min de formation en ligne ouvert à l’ensemble des utilisateurs pour revoir : la création du panier d’achats, la validation des paniers, le traitement des écarts facturesTous les jours (ouvrés) pendant 6 semaines après le démarrage

Création de pages sur l’intranet dédiées au projetInformations utiles, guides, les contacts,Liens vers les e-learning et supports de formationTrucs et astuces

Annexes

Propreté

Exemples de parcours de formation

Exemples de parcours de formation

Action(s) de formation Durée Mode de dispense Localisation formation

Prés. Agora & Processus Achats/ ApprosApprovisionneur hors stockReporting BI Achats / Approvisionneurs

1 jour2 jours1 jour

PlénièrePrésentiellePrésentielle

DR ou TerritoireCampusCampus

Prés. Agora & Processus Achats/ ApprosAcheteurReporting BI Achats / Approvisionneurs

1 jour1 jour1 jour

PlénièrePrésentiellePrésentielle

DR ou TerritoireCampusCampus

Action(s) de formation Durée Mode de dispense Localisation formation

Pack « Valideur Paniers achats »Comptabilité pour manager ?

2,5 jours1 jour

PlénièrePlénière

DR ou TerritoireDR ou Territoire

Prés. Structure Analytique (Paie -Logistique – ADV)

0,25 jour Plénière DR ou Territoire

Prés. Agora & Processus Achats/ ApprosDemandeurs d’achatsValideur paniers / écarts factures

1 jour1 jour0,5 jour

PlénièrePlénièrePlénière

DR ou TerritoireDR ou TerritoireDR ou Territoire

Prés. Agora & Processus Achats/ ApprosDemandeurs d’achats

1 jour1 jour

PlénièrePlénière

DR ou TerritoireDR ou Territoire

Achats/ Appros

Opérationnels

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Exemples de parcours de formation Finance (1/4)

36

Action(s) de formation Durée Mode de dispense Localisation formation

Prés. Agora & Processus Financiers

Comptable Général & Clôture

Reporting BI Finance / Comptabilité

1 jour

6 jours

1 jour

Plénière

Présentielle

Présentielle

Prés. Agora & Processus FinanciersComptable FournisseursReporting BI Finance / Comptabilité

Prés. Agora & Processus FinanciersPrés. Agora & Processus Achats/ ApprosCDG – Gestion du référentielContrôle interne« Pack » Parcours Opérations

1 jour3 jours1 jour

1 jour1 jour1 jour3 jours7 jours

PlénièrePrésentiellePrésentielle

PlénièrePlénièrePrésentiellePrésentiellePrésentielle

DR ou Territoire

Campus

Campus

DR ou TerritoireCampusCampus

DR ou TerritoireDR ou TerritoireCampusCampusCampus

SERVICES COMPTABLES

Prés. Agora & Processus FinanciersComptable BancaireReporting BI Finance / Comptabilité

1 jour3 jours1 jour

PlénièrePrésentiellePrésentielle

DR ou TerritoireCampusCampus

Prés. Agora & Processus FinanciersComptable ClientsReporting BI Finance / Comptabilité

1 jour2 jours1 jour

PlénièrePrésentiellePrésentielle

DR ou TerritoireCampusCampus

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Exemples de parcours de formation Finance (2/4)

37

DIRECTION PROPRETE FRANCE

Action(s) de formation Durée Mode de dispense Localisation formation

Prés. Agora & Processus FinanciersContrôle de GestionCDG – Gestion du référentielReporting BI Contrôle de Gestion – niv. 1Reporting BI Contrôle de Gestion – niv. 2

1 jour3 jours1 jour1 jour1 jour

PlénièrePrésentiellePrésentiellePrésentiellePrésentielle

Prés. Agora & Processus Financiers 1 jour Plénière

DR ou TerritoireCampusCampusCampusCampus

DR ou Territoire

Prés. Agora & Processus FinanciersPrés. Agora & Processus Achats/ ApprosCDG – Gestion du référentielContrôle interne« Pack » Parcours Opérations

1 jour1 jour1 jour3 jours7 jours

PlénièrePlénièrePrésentiellePrésentiellePrésentielle

DR ou TerritoireDR ou TerritoireCampusCampusCampus

Prés. Agora & Processus FinanciersReporting BI Finance / Comptabilité

1 jour1 jour

PlénièrePrésentielle

DR ou TerritoireCampus

Prés. Agora & Processus FinanciersPrés. Agora & Processus Achats/ ApprosContrôle interneReporting BI Finance / Comptabilité

1 jour1 jour3 jours1 jour

PlénièrePlénièrePrésentiellePrésentielle

DR ou TerritoireDR ou TerritoireCampusCampus

Prés. Agora & Processus FinanciersPrés. Agora & Processus Achats/ ApprosReporting BI Finance / Comptabilité

1 jour1 jour1 jour

PlénièrePlénièrePrésentielle

DR ou TerritoireDR ou TerritoireCampus

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Exemples de parcours de formation Finance (3/4)

38

Action(s) de formation Durée Mode de dispense Localisation formation

Prés. Agora & Processus FinanciersContrôle de GestionCDG – Gestion du référentielReporting BI Contrôle de Gestion – niv. 1Reporting BI Contrôle de Gestion – niv. 2

1 jour3 jours1 jour1 jour1 jour

PlénièrePrésentiellePrésentiellePrésentiellePrésentielle

Prés. Agora & Processus FinanciersPrés. Agora & Processus Achats/ ApprosCDG – Gestion du référentielContrôle interne« Pack » Parcours Opérations

1 jour1 jour1 jour3 jours7 jours

PlénièrePlénièrePrésentiellePrésentiellePrésentielle

DR ou TerritoireCampusCampusCampusCampus

DR ou TerritoireDR ou TerritoireCampusCampusCampus

Prés. Agora & Processus FinanciersComptable Clients

1 jour2 jours

PlénièrePrésentielle

DR ou TerritoireCampus

Prés. Agora & Processus Financiers 1 jour Plénière DR ou Territoire

Prés. Agora & Processus FinanciersPrés. Agora & Processus Achats/ ApprosContrôle interneReporting BI Finance / Comptabilité

1 jour1 jour3 jours1 jour

PlénièrePlénièrePrésentiellePrésentielle

DR ou TerritoireDR ou TerritoireCampusCampus

Prés. Agora & Processus FinanciersPrés. Agora & Processus Achats/ ApprosReporting BI Finance / Comptabilité

1 jour1 jour1 jour

PlénièrePlénièrePrésentielle

DR ou TerritoireDR ou TerritoireCampus

DIRECTION REGIONALE

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014

Exemples de parcours de formation Finance (4/4)

39

Action(s) de formation Durée Mode de dispense Localisation formation

Prés. Agora & Processus Financiers 1 jour Plénière DR ou Territoire

Prés. Agora & Processus FinanciersContrôle de GestionCDG – Gestion du référentielReporting BI Contrôle de Gestion – niv. 1Reporting BI Contrôle de Gestion – niv. 2

1 jour3 jours1 jour1 jour

1 jour

PlénièrePrésentiellePrésentiellePrésentiellePrésentielle

DR ou TerritoireCampusCampusCampusCampus

TERRITOIRE

PROJET AGORA ET TRANSFORMATION FINANCE / COMMUNICATION IRP – REP / OCT. 2014