Procès-verbal de Réunion de l’OC du final de DGT2

le 11 – 02 – 2013

• 1ere réunion du comité d’organisation du Spectacle final « Doctor’s Got Talent 2 » • Heure de début : 16h11 minutes • Lieu : Local de l’Associa-Med sfax • Liste des présents : Guermazi Mohamed Yassine Khlif Syrine Abdelkefi Yassine Zouari Firas Hamza Zied Zribi Youssef Makhlouf Houssem Hentati Mouna Abid Haifa

Notons que : Mlle Hentati Mouna et Mlle Abid Haifa ont rejoint la réunion à 16H21 . Mlle Hentati Mouna et Mr Zouari Firas ont quitté la réunion à 17h10

Mot du “ Head Of The OC “ Guermazi Mohamed Yessine :

- Mr. Mohamed Yessine Guermazi a commencé par la presentation du comité d’organisation qui est composé des membres suivants : • Head : Guermazi Mohamed Yessine • Vice Président : Khlif Syrine • Secrétaire : Abdelkefi Yassine • Trésorier : Makhlouf Houcem • Responsable Marketing : Zouari Firas • Responsable Logistique : Abid Haifa • Responsable Médiatisation : Hentati Mouna • Responsable Organisation Externe : Zribi Youssef • Responsable Organisation Interne : Hamza Zied

- Mr. Mohamed Yessine Guermazi a donné les dates les plus importantes qui sont : • 18 – 19 – 20 Février : Dates de Casting Sfax • 27 Février: Date de Demi Final • 9 Mars : La date de final

Pour la date de final, c’est pas encore fixe car on a pas eu l’OK final de « El Jammoussi » jusqu’à ce jour là [ 11/02/2013] .

- Mr. Zouari Firas a demandé si notre OC va prendre en charge toute l’action Doctor’s Got Talent 2 ou bien juste le final ?

Mr. Mohamed Yessine Guermazi lui a répondu que notre rôle est juste d’organiser le final . Les comités Art et Culture dans les différents LC de l’Associa-Med vont organiser les demi final .

Mr. Mohamed Yessine Guermazi a expliqué aussi que cette action est transrégionale : C'est-à-dire que le financement sera pris en charge par les 4 bureaux locaux vue que le bureau national est occupé par la candidature au March Meeting 2014 et d’autres événements.

Tour de Table des différents membres de l’OC :

• Yassine Abdelkefi : a souhaité le bienvenue à toute l’équipe et a déclaré son espoir pour former une équipe assez solide pour bien réaliser ce projet et pour qu’il soit le meilleur spectacle fait par l’Associa-Med .

• Zied Hamza : A déclaré qu’il faut honoré Sfax : « و صفاقس الزم نشرف « • Youssef Zribi a posé la question sur l’organisation de la demi final et si elle va être organisé à

l’espace culturelle ElJammoussi comme le final ou non ? Mr. Mohamed Yessine Guermazi : lui a répondu que le demi final ne sera pas à la

grandeur de celui de l’année dernière et qu’il sera organisé dans un amphi ou un autre local mais c’est pas encore fixé

• Mr. Zouari Firas s’est demandé sur les problèmes rencontré dans l’organisation du final de l’année dernière ? Mr. Mohamed Yessine Guermazi et Mr. Zied Hamza ont cité plusieurs problèmes à

savoir l’Espace , les jurys [ sont les mêmes que le demi final Tunis ] , les Tickets , les Revenues [ Sfax n’a pas eu sa part jusqu’à ce jour ] , le Cadeau pour le gagnant [ la gagnante n’a pas reçu son cadeau jusqu’à maintenant ] . Ce qui nous amène à discuter le Cadeau pour cette version DGT2 , Mr. Zouari Firas et la plupart des membres de l’OC partage l’idée qu’une voyage comme cadeau va nous couter cher [ 1000 dinars d’après Mr. Mohamed Yessine Guermazi ] donc il y a eu proposition de Notebook comme cadeau .

• Mr. Mohamed Yessine Guermazi nous a informés que le dossier de sponsoring est en cours de préparation par LC Tunis et il sera envoyé à notre VPE Mlle Hachicha Rim lorsqu’il sera prêt.

• Mr. Mohamed Yessine Guermazi nous a expliqué aussi la cause de créer deux postes pour l’organisation [externe et interne] et a précisé que d’après son expérience dans l’organisation de plusieurs spectacles l’année dernière , il y a manque de communication entre les organisateurs à l’intérieur du théâtre et ceux qui sont à l’extérieur .

Discussion du plan d’activité de chaque responsable :

• Responsable de l’Organisation Interne : Mr Hamza Zied : Mr Hamza Zied n’aura besoin qu’au maximum de 3 personnes Mr Hamza Zied a mentionné qu’il va assurer les tests sono pour les différents candidats

et leur procurer les instruments qu’ils auront besoin { Piano , .. } Mr Hamza Zied a expliqué qu’il va préparé un planning pour que les candidats de

différents LC font leurs répétitions .

Commentaires des Membres de l’OC : Mr. Mohamed Yessine Guermazi a insisté sur le fait qu’on doit pas permettre à aucune personne d’être dans la scène durant le spectacle et entre les pauses [ On peut ouvrir la porte qui existe en arrière comme solution ? ] Khlif Syrine voit que le nombre de l’équipe de l’Organisation Interne doit être très limité

• Responsable de l’Organisation Externe : Mr Youssef Zribi Youssef a insisté sur le fait qu’on commence le spectacle à l’heure prévu sans retard Youssef a insisté aussi sur la bonne communication avec le responsable de l’Organisation

Interne

Commentaires des Membres de l’OC : Mlle Syrine Khlif a posé les questions suivantes : On va faire une décoration externe ou non ? Il y aura un Buffet ou non ? Mlle Syrine a insisté aussi sur le fait qu’on doit mettre un responsable sur les tickets . Mr. Abdelkefi Yassine pense que c’est l’affaire du trésorier est non pas du responsable de l’organisation externe.

• Responsable Médiatisation : Mlle Hentati Mouna : Mlle Hentati Mouna nous a informé qu’elle va préparer un dossier de presse [ Firas va

prendre en charge la mise en page ] Mlle Hentati Mouna a demandé d’avoir le dossier de sponsoring le plutôt possible Les deux dossiers [ Presse et Sponsoring ] vont être envoyés par mail vers tous les

journaux et les chaines télévisées et les radios qu’on a leurs contacts . Mlle Hentati Mouna a déclaré qu’elle aura besoin de carte téléphonique de somme de

20 dinars au maximum pour contacter les médias

• Responsable Logistique : Mlle Abid Haifa : Mlle Abid Haifa a déclaré qu’elle va chercher des devis pour les matériels sonores Mlle Abid Haifa a posé la question sur la nécessité de matériel Lumière Mlle Abid Haifa a rappelé qu’elle sera responsable de contacter les jurys en mettant

l’accent qu’ils doivent être différents de ceux de final pour ne pas tomber dans le même « piège » que l’année dernière [et de leur procurer les bouteilles d’eau [ ainsi que pour les candidats ]]

Mlle Abid Haifa a évoqué qu’elle va contacter les responsables des autres LC pour s’assurer de leur transport et elle va établir une agenda en collaboration avec Zied .

Commentaires des Membres de l’OC : Mr. Hamza Zied a insisté sur l’importance des matériels sonores en précisant qu’ils vont assurer une grande pourcentage du succès de spectacle pour cela il a insisté qu’on doit choisir une bonne qualité quelque soit le prix [ Mr. Zribi Youssef & Mr. Hamza Zied ont le contact de Mnejja ] et pour la lumière Mr Hamza Zied a expliqué qu’il va nous couter trop donc il voit que les lumières de ElJammoussi sont suffisantes . Mlle Hentati Mouna a proposé d’établir un plan et d’anticipé les besoins des différents candidats [elle a donné l’exemple de Chargeur portable] Youssef a proposé de faire un call après les demi finals pour que les candidats écrivent leurs besoins Syrine a demandé si on va contacter un groupe d’accompagnement musical -> Zied a proposé de prendre en charge cette tache et va contacter des amis. Yessine Guermazi a insisté sur le fait qu’on doit commencer par procurer les instruments indispensables au spectacle puis on va se mettre d’accord sur les autres détails.

• Responsable Marketing : Mr. Zouari Firas : Mr. Zouari Firas a préciser qu’il va préparer une affiche pour le final, des badges [ pour

l’OC , pour les jurys , pour les candidats et pour l’extended OC ] , conception des tickets et aussi les devis .

Mr. Zouari Firas s’est demandé sur l’utilité d’une banderole pour l’action et voit que c’est très facultative et ne sert presque à rien vue que le spectacle ne va durer que 3 heures.

Commentaires des Membres de l’OC : Mlle Abid Haifa a précisé que Mr. Maktouf Yassine { Webmaster Sfax } a préparé des vidéos teaser et a posé le problème de projection des vidéos des demi finals des candidats finalistes . Mr Hamza Zied a posé le problème de la version de l’année précédentes quand ils ont projeté des vidéos présentant uniquement les candidats de LC Tunis .

Estimation budgétaires de spectacle de Final de Doctor’s Got Talent :

• Location El Jammoussi : 250.000 Dt • Agent de Sécurité + Technicien 100.000 Dt [ 90Dt] • Badges 20.000 Dt • Accompagnement 200.000 Dt • Photographe 150.000 Dt • Sono 400.000 Dt • Tickets + Affiches 300.000 Dt • Divers 200.000 Dt

__________________________________________________ Totale 1 620.000 Dt

Prix 1 000.000 Dt

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Yessine Guermazi a précisé qu’on aura une réunion dans une semaine dont l’ordre de jour sera à priori :

• Agenda • Coordination organisation Interne / externe

D’autres points seront ajoutés à la demande des responsables .

Clôture de la réunion : 17h22

Abdelkefi Yassine Sécretaire de l’OC du final de

Doctor’s Got Talent 2