4, avenue Ruysdaël

75007 Paris

www.anepf.org

vp-mobilite@anepf.org

Procédure d’inscription

au SEP 2014-2015

Association Nationale des Etudiants en Pharmacie de France

1ère étape : inscription

Création du compte sur sep.ipsf.org cliquer sur « Apply for Student Exchange

Programme » et remplissez avec votre nom d’utilisateur, votre mot de passe, votre nom

complet, votre email… Votre association est l’ANEPF. A la fin cliquer sur « create my

account ». Votre Student Exchange Officer (vp mobilité ANEPF) sera informé de votre

inscription et devra confirmer celle-ci). Ceci est juste une formalité, l’acceptation se fera

dans les 24-48h (soyez patients). Une fois que cela est fait vous pourrez vous connecter au

site grâce à votre nom d’utilisateur et à votre mot de passe.

Les personnes qui se sont inscrits avant le 1er octobre doivent refaire toutes les

manipulations car les inscriptions pour le SEP de cette année n’étaient pas encore

ouvertes.

2ème étape : remplir l’Application

Form

Connecter-vous à votre compte SEP. Sélectionner « New application » sous

« applications ». Le formulaire d’inscription s’ouvre. Il est structuré comme ceci :

- Informations personnelles

- Divers : contact en cas d’urgence, informations médicales, votre université et les

langues que vous pratiquez

- Documents : télécharger votre CV et lettre de motivation et photos. (format pdf

préférable)

- Inscription : votre secteur de stage voulu (2choix), la période où vous êtes libres,

vos 3 pays préférés

Une fois que vous avez sauvegardé votre Application Form, vous pouvez le retrouver

sous l’onglet « Application ». Servez-vous du document SEP database manual pour vous

aider à le remplir.

3ème étape : validation de

l’Application Form

Une fois votre Application Form remplis, n’oubliez pas de « submit ». A partir de ce

moment, votre SEO est prévenu de votre candidature et a accès à votre Application

Form. Si jamais vous vous rendez compte d’une erreur et que vous voulez le corriger,

demander à votre SEO qui pourra « unsubmit » votre dossier.

C’est à partir de ces documents que se fera la sélection de votre candidature, vous serez

informés courant janvier de votre participation ou non au programme SEP.

Ci-dessous le tableau avec les différents statuts de votre Application Form :

Status of AF What that means…

None Personne à part vous ne peut voir votre AF. Vous pouvez continuer de le

modifier comme vous voulez. Vous pouvez « submit » votre AF (status -> Submitted).

Submitted

Le SEO de votre pays peut voir votre AF. Mais il ne peut pas le modifier. Le SEO peut « unsubmit » l’AF (status -> None) ou il peut l’approuver (status ->

Approved). (Une fois « submitter » n’oubliez pas d’envoyer les chèques à votre SEO)

Approved

Les 3 SEO des pays que vous avez demandés peuvent voir votre AF. (host SEOs).

Ils peuvent donner votre AF aux potentiels pharmaciens « hôte » de leur pays. Bien sûr ils ne peuvent pas le modifier. N’importe quel SEO hôtes peut

réserver votre AF (status -> Reserved).

Reserved

Un des « hôtes » SEO est en train de voir comment vous accueillir et d’organiser les détails de l’échange comme par exemple le logement. Les deux

autres SEO « hôte » ne peuvent plus voir votre AF. Vous discuterez avec le SEO « hôte » pour vous mettre d’accord sur les

conditions de l’échange. Il pourra vous placer (status -> Placed) ou vous de réserver (status -> Approved)

Placed

Le SEO « hôte » qui vous réserve est maintenant sur de vous accueillir. Vous êtes maintenant d’accord avec lui des conditions de l’échange. Apres

l’échange, le SEO « hôte » pourra coter l’échange comme réussi ou non réussi (status -> Unsuccessful)

Successful Votre échange a été un succès, tout a été pour le mieux selon les accords

établis auparavant. vous pouvez à présent remplir le formulaire d’évaluation sur le site du SEP. Apres ça vous aurez votre certificat de l’échange.

Unsuccessful

Votre échange n’a pas eu lieu à cause de vous ou du SEO « hote ». Vous n’aurez pas de certificat. De plus, une punition pour ou par votre

association pourra être une conséquence (c’est pour cela qu’en France nous demandons une caution de 80 euros aux étudiants « approved»)

4ème étape : formulaire d’évaluation

Une fois rentré de votre périple et que votre AF est passé en « successful », vous devez

remplir le formulaire d’évaluation. Sur le site sep.ipsf.org et sous l’onglet « application »

dans votre inscription il devrait y avoir un icone « Evaluate »