Présentation PrimaScan 30/03/2010

Comment dématérialiser les dossiers du personnel ?Petit déjeunerMardi 30 Mars 2010

Programme

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iffusion et reproduction interdites sans accord préalable.

8h00 – 8h45 : Accueil et petit déjeuner 8h45 – 9h00 : Introduction

Patrick MIDY, Directeur commercial – ACT-ON

9h00 – 9h45 : Comment dématérialiser les dossiers du personnel avec DoPeEPatrice MÉDA, Directeur général - PrimaScanYves BARBIER, Directeur associé - PrimaScan

9h45 – 10h00 : Pause 10h00 – 10h30 : Étude de cas dans le secteur bancaire

Témoignage de Sandre CASSE, Directrice de la gestion administrative et du SIRH – BPCE (Banque Populaire Caisse d’Epargne)

10h30 – 10h45 : Questions/Réponses

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Plan de l’intervention

1. Les objectifs de DoPeE

2. L’approche de PrimaScan

3. Le schéma global de l’architecture

a) Le projet et sa modélisation

b) L’insertion de documents

c) La recherche et la consultation des documents

4. Les options

1. La reprise d’historique

2. Les passerelles avec le SIRH

3. L’archivage sécurisé

4. L’approche économique

DoPeE

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1. Les objectifs de DoPeE

1. L’accès au dossiera) Différencié selon les acteurs

b) Différencié selon les natures de documents

c) Anytime - Anywhere

2. La sécurisation et l’enrichissement du dossiera) Dossier électronique sur un serveur sécurisé

b) Indice de confidentialité du document

c) Alimentation multi-sources

3. Les optionsa) Reprise d’historique

b) Passerelles avec le SIRH

c) Coffre-fort

DoPeE

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2. L’approche de PrimaScan

A. Le « sur mesures » au prix du progiciela) Bibliothèque de briques logicielles

b) Les logiciels du monde libre: PHP, JavaScript, …

c) Les standards: SQL, APACHE, ROC (Abby…)

B. L’expertise organisationnelle et techniquea) Les organisations et les processus

b) L’imagerie et les bases de données

c) Les interfaces web

C. Les choixa) Le mode SaaS (serveur externe ou interne)

b) Une mobilisation minimum des équipes du client

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3. Le schéma global de l’architecture

a) Le projet et sa

modélisation

b) L’insertion de

documents

c) La recherche et la

consultation des

documents

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3. a) Le projet et sa modélisation

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3. b) L’insertion de documents

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3. c) Recherche et consultation

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4. Les options

a) La reprise d’historique

b) Les passerelles avec le SIRH

c) L’archivage sécurisé

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4. a) La reprise d’historique

PrimaScan recommande d’initialiser le système avec les dossiers des

collaborateurs actifs, incluant les évènements historiques sur au

moins trois ans.

PrimaScan est capable de traiter (numérisation, indexation) des

volumétries importantes dans des délais raccourcis :

par exemple 500 000 pages en un mois.

PrimaScan propose de réaliser la partie numérisation (scan) dans ses

ateliers (Pantin) ou de monter un atelier avec ses personnels et ses

équipements chez le client.

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4. b) Les passerelles avec le SIRH Les entreprises équipées d’un SIRH opèrent des workflows sur la

gestion du temps, la formation, … Ces workflows s’appuient souvent sur l’intranet de l’entreprise ; leur déclenchement et leur conclusion est matérialisé par des documents échangés entre l’entreprise et le collaborateur.

PrimaScan propose d’automatiser le dépôt de ces documents dans le dossier du collaborateur.

Périodiquement, l’entreprise adresse des courriers à ses collaborateurs : valeur d’un indice, promotion, augmentation, sanction, … PrimaScan peut automatiser le dépôt d’une copie de ces documents dans le dossier du collaborateur.

Selon le contexte, PrimaScan peut également établir une passerelle avec les données de paie.

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4. c) L’archivage sécurisé

Archivage sécurisé ≠ Valeur probante

PrimaScan propose d’intégrer une solution « coffre-fort » virtuel au choix du client. Cette option prend tout son sens lorsque l’entreprise décide d’ouvrir au collaborateur un accès partiel à son dossier.

PrimaScan numérise les documents en respectant, à la demande du client, la norme Z42-013 sur la conservation des copies numériques.

Le stockage distant des documents papier à valeur légale (contrat, avenants, courriers, …) reste souvent indispensable (mais moins coûteux par la faible volumétrie et les rares consultations ).

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5. Approche économiqueUn projet de gestion dématérialisée des dossiers du personnel a des impacts qualitatifs sur

le plan du fonctionnement de l’organisation et financiers sur le plan des coûts / gains

Les fonctionnalités et la qualité de service vis-à-vis des clients de la solution: > RH central, > RH de proximité, > Responsables opérationnels, > (Collaborateur)Le confort d’utilisation « anywhere, anytime »La réactivitéLa sécurité de l’archivageL’empreinte écologiqueComment les valoriser ?

Les impacts

qualitatifs1. Les gains• La productivité:> Manipulation des dossiers> Photocopies / fax• Réallocation du temps• Coûts négatifs de ne rien

faire• Économies de m2

2. Les coûts• Mise en œuvre• Adaptation des

processus• Reprise d’historique• TMA et hébergement

Les impacts

financiers

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5. Approche économiqueROI (Return On Investment) = actualisation de la chaîne de cash flows différentiels

Mise en œuvre > Paramétrage, adaptation > Formation > Initialisation Hébergement TMA

Mode full web SaaS

Licence source limitée Mise en œuvre > Paramétrage, adaptation > Formation > Configuration du serveur, > Transfert TMA

Mode full web internalisé

Les options:Accès collaborateurReprise d’historique (papier, microfiches, microfilms)Connexion avec une dématérialisation des bulletins de paieTableau de bordInterfaces avec des modules du SIRH

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Démonstration de DoPeE

Les utilisateurs: les acteurs et le collaborateurGestion des acteurs (des droits d’accès et d’actions)

– Trois niveaux d’acteurs RH– Deux niveaux d’acteurs opérationnels

DoPeE

Terrains

Niveau hiérarchique du dossier

ActeurRH ou

OpN / S-N

Accès au Document

Optionnellement, le collaborateur a accès à son dossier (les natures de documents autorisées par l’entreprise)

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Démonstration de DoPeE

Les documents Les sources:

– Numérisation par scanner (piloté pas DoPeE) – Fichiers électroniques (.docx, .xlsx, .pdf, .html, .zip, …)– Flux à reconstituer (éditique, xml, …) venant du SIRH

L’indexation (en plus des métadonnées automatiques):

– Obligatoire: Collaborateur, Nature, Sous-nature– Facultative: Date, Objet, Montant, Mots-clés

Le collaborateur– Un identifiant– Une entité– Un niveau hiérarchique

DoPeE

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5. Annexes

a) PKI: Private Key Infrastructure

b) Coffre-fort et Tiers archiveur

c) DoPeE et le tiers archiveur

d) Technologies

e) Quelques acronymes

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PKI: Private Key Infrastructure

Confidentialité Authentification Non-répudiation Intégrité Chiffrement à clé publique (asymétrique)

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Coffre-fort et Tiers archiveur

Tiers archiveur : label COREF

– Les aspects techniques de la plateforme de stockage

– Les aspects techniques de la plateforme logicielle

– Les aspects organisationnels

Coffre-fort Electronique : label COREF

– Les aspects techniques de la plateforme logicielle

Tiers archiveur de confiance

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Technologies

Cloud Computing : SaaS, MSP, PaaS, Web services, Utility computing…

Open source : PHP, MySQL, JavaScript, Apache …

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Quelques acronymes

SaaS : Software As A ServiceSQL : Structured Query Language (BDD)OCR : Optical Character Recognition (ROC)LAD : Lecture Automatique de DocumentsRAD : Reconnaissance Automatique de DocumentsBPO : Business Process OutsourcingBPM : Business Process ManagementECM : Entreprise Content ManagementILM : Information Lifecycle ManagementSIRH : Système d’Information RH (HRIS)PKI : Public Key InfrastructureSSL : Secure Socket Layer (HTTPS)TWAIN : Technology Without An Interesting Name

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ACT-ON19 rue d’Orléans

92200 Neuilly-Sur-SeineTel : (+33) 1 47 78 02 89Fax : (+33) 1 47 78 89 86

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Patrick MIDYDirecteur commercial

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