Présentation PDF/A : Archivage long terme - Norme ISO 19005-1

PDF/A : « Parlons de la pérennité et de l’interopérabilité de vos documents ! »

2009

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PDF/A et PDF Longlife Suite

SOMMAIRE

1. Introduction

2. Archivage électronique

3. Interopérabilité

4. Les formats

5. PDF

6. PDF/A

7. Contexte du PDF/A en France

8. Exemples de projets PDF/A

9. Les solutions SEAL Systems

10. Échange

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SEAL Systems

• Société internationale – Éditeur de logiciels- Allemagne / États-unis / Australie/ France…

• Leader dans le Document output Management- Conversion et distribution de documents

• Membre du PDF/A Compétence Center- Participation aux activités de l’association- Représentation de l’association en France (Documation, FAN, Guide PDF/A)

• Clients PDF/A : - Administrations, industries, sociétés archivages, …

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ARCHIVAGE ELECTRONIQUE ?

FORMATS

Support de Stockage

Environnement Logiciel

DEPENDANCE FORTE

-Disquettes

-CD/DVD

-Disques

-…

-Systèmes d’exploitations

-Logiciels…

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INTEROPERABILITE ?

- Système d’exploitation

- Logiciels

- Versions

Visualise-t-on la même chose ?

Échange de fichiers ?

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LES FORMATS ?

• TIFF

• JPEG

• PDF

• AUTRES (Natifs…)

Selon une enquête menée par le PDF/A CC :

« 63% des sociétés représentatives interrogées déclarent que les documents continuent d’être archivés dans leur format original ! »

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LE PDF

Portable Document Format :

Avantages :

• Portable : Lisible sur ordinateurs,PDA, téléphones

• Gestion des Couleurs

• Fonctions avancées : Recherche plein-texte, liens hypertextes, multimédia

• Interactif : Champs de textes, des notes, des menus déroulants, des choix, des calculs, etc.

• Utilisations variées : Bureautiques, l'industrie artistique, factures électroniques

• Personnalisable : Niveau de compression des images et des textes, qualitéd'impression, verrouillage (interdiction d'impression, de modification…).

� Le PDF s'est imposé comme format d'échange (consultation écran, impression, etc...) et d'archivage de documents électroniques.

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• La reproduction est influencée par :

� Les polices de caractères

� Utilisation des mode transparent (Les contenus se superposent )

� Liens hypertexte et les annotations, les actions (j avascript)

• l‘accès ou l’impression susceptibles d‘être verrouillés par :

� Des mécanismes de protection

Mais… dans la pratique :

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Exemple : Transparence

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PDF :

� Un format très répandu

� Des fonctionnalités étendues…

mais finalement trop étendues !

�� IncompatibilitIncompatibilit éés avec les imps avec les imp éératifsratifs

dd‘‘ interopinterop éérabilitrabilit éé et de conservation long termeet de conservation long terme

PDF ET ARCHIVAGE ?

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Une réponse aux besoins d’archivage électroniques l ong terme

• Garantie de l’indépendance matérielle et logicielle

• Indépendance vis à vis des fournisseurs de solution s

logicielles

• Possibilité de développer des visualiseur à tout mome nt –

spécifications accessibles à tous

La norme PDF/A

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La norme PDF/A

• ISO 19005-1 (Publié par l’ISO fin 2005 après trois années de tra vaux)

• Sur la base de la version PDF 1.4

• Le PDF/A comporte 2 niveaux de conformité :– PDF/A-1a : Le niveau PDF/A-1a est le plus stricte, puisqu’il est question de la

conformité de la structure logique du document à la norme. (codification UNICODE des caractères)

– PDF/A-1b : Le niveau PDF/A-1b est suffisant pour les besoins d e représentation.

• ISO 32000 (Juillet 2008)– Références PDF 1.7

• ISO 19005-2 (2010)– Sur la base de la norme ISO 32000

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• Version PDF 1.4

• Sont interdits :– audiogrammes et vidéogrammes– code script ou de fichiers exécutables, – Mode de transparence– Cryptage (dont protections !)– Liens externes (hypertexte…)

• Sont obligatoires :– Inclusion des polices de caractères – Les métadonnées XMP

• Futur du PDF/A : - PDF/A-2 (Versions 1.5,1.6,1.7) - PDF/A-3 (cf. guide PDF/)

La norme PDF/A en détails

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• - Autonomie (indépendance matériel et logiciels)

• - Accepte les métadonnées

• - Accepte la signature électronique (PDF/A puis signature)

• - Fonction de recherche plein texte

• -Taille des fichiers (selon type source et nature du fichier)

• - Spécifications disponibles (norme)

Les avantages du PDF/A

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Contexte en France

• Le PDF/A est adopté à l’international, la France avance :

• La DGME recommande le PDF/A dans sons projet de Référentiel Général d’Interopérabilité pour la conservation et l’échange de certains documents…

• Microsoft Office 12 – 2007

- Génération PDF/A via ajout d’un plugins

• OpenOffice.org 2.4.0 - Mars 2008 (issue 59651). Export PDF/A possible

• Le PDF/A Competence Center en France en 2008(Documation, FAN 2008, Collaboration Aproged, « PDF/A : l’essentiel »

• Guide PDF/A : Fedisa et SEAL Systems (gratuit et disponible sur FAN 2008 ou en téléchargement) cf. www.pdfa.fr

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EXEMPLES DE PROJETS

• Administrations Hospitalières :

• Contexte : Archivage des documents des dossiers patient

• Source : Différentes applications – différents formats

(formats RTF, HTML, TIFF, PDF et Postscript)

• Solution : Adoption du format PDF/A comme format cible

• Volumétrie : moyenne de 6 000 fichiers PDF/A générés par jour

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STATISTIQUES FHVI AOUT 2008

Soit 171 047 fichiers

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Produit ou solutionDpuScanFonctionsNumérisation et générationfichiers d’indexationLocalisationPoste de numérisation

Produit ou solutionApplications medico-techniquesFonctionGénérationfichier aux formats HTM,RTF,DOC,PDFLocalisationServeurs d’applications(interfaces MEDOC)DOME-PREDIMED-WINDMLAB-RADOFFICE

Données sources Conversions

Produit ou solutionDPF (SEAL Systems)FonctionContrôle et adaptation PDFpour mise en conformitéISO 19005Gestion du fluxLocalisationServeur

Documents papier

Documents électroniques

Archivage-Consultation

Flux documentaire

Produit ou solutionPortail patient PortPatFonctionsConsultation documents LocalisationPostes de travail utilisateurs

Produit ou solutionArchimede (CAMAPP)FonctionsContrôle et enrichissementdes index (doc sans CB)LocalisationPostes de numérisation

Produit ou solutionArchimede Core ApplicationFonctionsIndexation, stockage LocalisationServeur

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TECHNOLOGIE DPF

TIFF…

offices

HTML

TECHNOLOGIEDFP

Conversions – édition - publication

PDF

PDF/A

DPF Tracker

JPEG

Docs CAO

…

DPF Director

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Envoi email à l’administrateur en cas d’erreur

Lien sur la page de log du processus de conversion.

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DPF TRACKER : Suivi des processus de conversion

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DPF : Digital Process Factory

Intégrer, administrer, superviser

• Technologie pour le traitement de fichiers :

� Administration des unités de traitement

� Supervision des processus

� Envoi d’alerte e-mail en cas d’erreur

Maîtrise et adaptation de la chaîne de traitement facilitées

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EXEMPLES DE PROJETS

Centre Informatique de l’État du Luxembourg :

• Pourquoi le PDF/A ? - Problèmes de ré exploitation de fichiers PDF provena nt de l’extérieur : polices de caractères, fichiers protégés…

• Le projet :- Reprise de l’existant et plateforme de contrôle et d’adaptation sous Linux

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Du fichier PDF au format PDF/A

PDF/A Check-Adjust-Workflow

Fichiernon conforme

Règles Règles

Fichierconforme

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PDF Longlife Suite

PDFPDF

Checker

PDFAdjust

PDF

Vérification de la conformité :

-A la norme PDF/A

-Aux règles entreprises*

Fichiers conformes à la norme PDF/A et règles entreprises

Adaptations

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Les problèmes rencontrés

Metadonnées

Polices

Colorimétrie

Protections

Autres

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Logs graphique PDF LongLife Suite

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EXEMPLES DE PROJETS

• AERONAUTIQUE• Contexte :

La durée de la gestion du cycle de vie des produits dans l’industrie aéronautique : > 100 ANS

• Sources : Différents types de fichiers :Excel, Word, PowerPoint, Visio, Project, TIFF, Ascii, JPEG, PDF, Postscript… sont convertis en PDF/A.

• Processus de génération PDF/A :Différents processus permettent de générer les fichiers PDF/A, certains fichiers sont générés via une interface utilisateur interactive, d’autre de manière automatique via une intégration avec le système d’archivage.

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Guide PDF/A

• Points à considérer :

• - Processus de production

• - Type de documents (papier,électroniques)

• - Polices de caractères

• - Fichiers protégés

• - Métadonnées (XMP)

• - Compression

• - Signature électronique

• - Volumétrie

• - …

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Merci pour votre attention

SEAL SYSTEMS FranceSaïd El Morabiti – [email protected]

Ligne directe : 01 43 97 69 66

Mob : 06 61 35 87 11

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