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OHMI Guide pour les soumissionnaires sur 22

OFFICE DE L'HARMONISATION DANS LE MARCHÉ INTÉRIEUR

(MARQUES, DESSINS ET MODÈLES)

Office de l’harmonisation dans le marché intérieur

Présentation d’une offre en réponse à une invitation à soumissionner publié par l’Office de l’harmonisation dans le

marché intérieur

Guide à l’attention des soumissionnaires


Clause de non-responsabilité

Le but du présent document est d’aider les soumissionnaires à présenter leurs offres en réponse à une invitation à soumissionner publiée par l’Office de l’harmonisation dans le marché intérieur (‘l’Office’).

Toutefois, les informations qu’il contient sont exclusivement de nature générale et ne visent pas la situation particulière d’une personne physique ou morale.

Dès lors, l’Office décline toute responsabilité, quelle qu’elle soit, le concernant.

De même, toute information, question ou observation, de quelque nature que ce soit, contenue dans le présent document ne peut en aucun cas être considérée comme un engagement de l’Office à conclure un contrat spécifique. Aucun engagement ne lie les parties avant l’achèvement de la procédure de passation de marché et la signature du contrat correspondant.

1 CADRE JURIDIQUE

La présente section contient la liste des principales dispositions juridiques applicables aux invitations à soumissionner publiées par l’Office de l’harmonisation dans le marché intérieur.

1.1 Procédure de passation des marchés

1.1.1 La procédure de passation des marchés applicable aux institutions, agences et autres organes de l’UE est régie en particulier par les dispositions suivantes:

1) Règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil, première partie, titre V;

2) Règlement délégué (UE) n° 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union, première partie, titre V;

3) L’accord de l’Organisation mondiale du commerce sur les marchés publics, auquel l’Union européenne est partie, conformément à la décision 94/800/CE du Conseil du 22 décembre 1994 relative à la conclusion au nom de la Communauté européenne, pour ce qui concerne les matières relevant de ses compétences, des accords des négociations multilatérales du cycle de l’Uruguay (1986-1994).

1.1.2 Outre la législation précitée, il convient de noter que:

– les principes découlant de la jurisprudence de la Cour de justice de l’Union européenne en matière de passation des marchés lient l’Office;


– les soumissionnaires potentiels peuvent légitimement attendre de l’Office qu’il gère ses invitation à soumissionner conformément aux principes découlant des décisions du médiateur européen;

– le personnel de l’Office est tenu de respecter un ‘code de bonne conduite administrative’ dans ses relations avec le public. Ce code concerne notamment la gestion des invitations à soumissionner, sous réserve des restrictions énoncées dans les dispositions juridiques précitées;

– conformément au règlement (CEE, Euratom) n° 1182/71 du Conseil du 3 juin 1971 portant détermination des règles applicables aux délais, aux dates et aux termes, le calendrier applicable à l’Office est publié sur son site web: http://oami.europa.eu/ows/rw/pages/OHIM/contact.fr.do.

1.2 Contrat résultant

Sauf indication contraire dans le cahier des charges, les contrats conclus suite à une invitation à soumissionner publiée par l’Office sont régis par le droit de l’Union européenne, complété, si nécessaire, par le droit espagnol (voir paragraphe 4.4 pour des informations plus détaillées sur les accords contractuels).

2 INFORMATIONS DE BASE CONCERNANT LES INVITATION À SOUMISSIONNER PUBLIÉES PAR L’OFFICE

2.1 Les invitations à soumissionner décrites dans le présent document se réfère à la procédure ouverte et aux contrats attribués à l’offre qui présente le meilleur rapport qualité / prix.

Occasionnellement, les marchés peuvent être passés selon la procédure restreinte et/ou être attribués automatiquement à l’offre la plus économique.

L’avis de marché et le cahier des charges mentionnent expressément la procédure et la méthode d’attribution utilisées pour l’invitation à soumissionner concernée.

2.2 Il est important de connaître les différences entre les diverses phases d’une invitation à soumissionner et les étapes associées à chaque phase:

1) La phase préliminaire, qui est facultative, commence par la publication d’un avis de pré-information au Journal officiel de l’Union européenne, dans lequel l’Office annonce son intention de publier une invitation à soumissionner à une date ultérieure et fournit des informations de base sur l’objet du futur contrat. L’objectif est d’informer préalablement les soumissionnaires potentiels qu’une invitation à soumissionner va être publié et de leur permettre de s’y préparer. Les avis de pré-information peuvent être globaux ou spécifiques:

– les avis de pré-information globaux sont publiés au cours du premier trimestre de chaque année et contiennent la liste des invitations à soumissionner que l’Office prévoit de publier au cours de l’année civile;


– les avis de pré-information spécifiques concernent une invitation à soumissionner spécifique.

2) La phase de la procédure de marché public commence par la publication d’un avis de marché au Journal officiel de l’Union européenne. Cet avis contient des informations détaillées sur la passation du marché et sa publication est le point de départ d’un certain nombre de délais, qui sont impératifs tant pour l’Office, en tant que pouvoir adjudicateur, que pour les soumissionnaires. Toutes les informations concernant l’invitation à soumissionner seront exclusivement disponibles sur la page des marchés publics du site internet de l’Office:

http://oami.europa.eu/ows/rw/pages/OHIM/publicProcurement/publicProcurement.fr.do

Les opérateurs économiques peuvent demander des informations complémentaires ou des éclaircissements au sujet du cahier des charges (voir paragraphe 6.2). Cette phase prend fin à la date limite indiquée pour la remise des offres.

3) La phase d’évaluation commence par l’ouverture des offres reçues en réponse à l’invitation à soumissionner. Au cours de cette phase, l’Office évalue les offres en fonction des critères indiqués dans l’avis de marché et/ou le cahier des charges.

4) La phase d’attribution commence par la signature de la décision d’attribution par l’ordonnateur, suivie par la notification des résultats à l’ensemble des soumissionnaires. Lorsque le contrat est signé avec l’adjudicataire, un avis d’attribution est publié au Journal officiel de l’Union européenne. Cette publication clôt la procédure.

3 CONTACTS AVEC L’OFFICE AU SUJET D’UNE INVITATION A SOUMISSIONNER

Du début de la phase préliminaire à la fin de la phase d’attribution, le seul point de contact des soumissionnaires est le suivant:

Office de l’harmonisation dans le marché intérieur (marques, dessins et modèles) Marchés publics Avenida de Europa 4 E-03008 Alicante Espagne Courrier électronique : [email protected] Télécopie : +34 96 513 85 00

Il est interdit aux soumissionnaires de contacter ou de chercher à contacter les membres du personnel de l’Office en vue d’aborder certains points d’une invitation à soumissionner en cours.


4 DÉCISION CONCERNANT LA PRÉSENTATION D’UNE OFFRE

La présente section contient des informations importantes qui aideront les opérateurs économiques à décider en connaissance de cause s’ils vont répondre ou non à une invitation à soumissionner.

4.1 Comment cerner l’objet exact du contrat

L’objet du contrat est mentionné dans l’avis de pré-information et l’avis de marché, et décrit de façon plus détaillée dans le cahier des charges. Pour bien cerner l’objet exact du contrat, il convient également de tenir compte des éléments mentionnés ci-dessous.

4.1.1 Volume du contrat

Afin de guider les soumissionnaires dans l’élaboration de l’offre, le cahier des charges contient certaines indications concernant le volume prévisible du contrat.

Toutefois, bien que l’Office s’efforce toujours de fournir sa meilleure estimation, il convient de noter que toute information concernant le volume est d’une nature purement indicative. Le montant total du contrat dépendra en définitive des commandes réelles que l’Office passera au moyen de conventions spécifiques ou de bons de commande (voir paragraphe 4.4).

4.1.2 Lots

Lorsqu’une invitation à soumissionner est scindée en lots, cette caractéristique est expressément mentionnée dans l’avis de marché et le cahier des charges. Dans ce cas, sauf indication contraire dans le cahier des charges, les soumissionnaires peuvent présenter une offre pour un seul lot, pour n’importe quelle combinaison de lots ou pour tous les lots.

L’évaluation porte sur chaque lot individuel dans sa globalité. Dès lors, les soumissionnaires ne sont pas autorisés à présenter une offre:

- qui ne couvre qu’une partie d’un lot,

- qui est déclarée subordonnée ou conditionnée à l’attribution d’autres lots de l’invitation à soumissionner.

L’Office ne tiendra pas compte des déclarations formulées en ce sens dans une offre, et se réserve le droit de rejeter l’offre concernée sans évaluation complémentaire pour non-conformité au cahier des charges.

4.1.3 Variantes

Les variantes sont des alternatives aux aspects d’ordre technique ou financier, ou aux conditions contractuelles, décrits dans une procédure de passation de marché public.

Sauf indication contraire dans l’avis de marché et/ou le cahier des charges, les variantes ne sont pas admises.

L’Office ne tiendra pas compte des variantes décrites dans une offre, et se réserve le droit de rejeter l’offre concernée sans évaluation complémentaire pour non-conformité au cahier des charges.


4.1.4 Marques et noms de produit

Lorsque le cahier des charges mentionne une marque ou un nom de produit spécifique et qu’il n’est pas possible de fournir une description suffisamment précise et parfaitement intelligible, il convient de considérer que cette mention vise ce produit ou son équivalent.

4.2 Conséquences de la présentation d’une offre

4.2.1 La présentation d’une offre en réponse à une invitation à soumissionner publiée par l’Office vaut de la part du soumissionnaire:

– acceptation de l’ensemble des conditions stipulées dans le cahier des charges et dans tout autre document relatif à la passation du marché

– et renonciation à ses propres conditions de vente.

L’Office ne tiendra pas compte des réserves ou des clauses de non-responsabilité mentionnées à cet égard dans une offre, et se réserve le droit de rejeter l’offre concernée sans évaluation complémentaire pour non-conformité au cahier des charges.

4.2.2 Sauf indication d’un délai différent dans le cahier des charges, la période de validité des offres liant les soumissionnaires est de neuf mois à compter de la date limite de remise des offres.

4.3 Absence d’obligation d’attribuer le contrat

Lorsqu’il attribue un contrat, l’Office s’engage à évaluer les offres selon les conditions et critères énoncés dans l’avis de marché et/ou le cahier des charges.

Toutefois, la publication d’une invitation à soumissionner n’implique pas, pour l’Office, l’obligation d’attribuer le contrat à un soumissionnaire du seul fait que l’offre de ce dernier satisfait à ces conditions et critères. En outre, l’Office se réserve le droit de décider de n’attribuer le contrat à aucun soumissionnaire.

Dans ce cas, l’Office n’est redevable d’aucune indemnisation.

4.4 Nature de la relation contractuelle résultant de l’attribution du contrat

Sauf indication contraire dans le cahier des charges, la relation contractuelle entre l’Office et l’adjudicataire est régie par un type particulier de contrat appelé ‘contrat-cadre’.

Il convient de souligner que les contrats-cadres n’entraînent aucun engagement direct et, en particulier, qu’ils ne constituent pas des commandes en soi. En revanche, ils contiennent les dispositions juridiques, financières, techniques et administratives qui régissent la relation entre l’Office et le contractant durant leur période de validité.

Les commandes réelles sont passées après la signature et l’entrée en vigueur du contrat-cadre, par le biais de ‘bons de commande’ ou de ‘contrats spécifiques’ conclus en application du contrat-cadre.


Sauf indication contraire dans l’avis de marché et/ou le cahier des charges, un seul contrat-cadre est signé pour un lot donné.

Le cahier des charges comprend un projet de contrat composé :

1) des conditions particulières: à l’issue de la procédure de passation de marché, ce projet est modifié le cas échéant en fonction de l’offre retenue (prix, par exemple),

2) des conditions générales applicables aux contrats conclus avec l’Office de l’harmonisation dans le marché intérieur.

Lors de la préparation des offres, les soumissionnaires doivent tenir compte de ces documents et de tout autre document inclus dans le cahier des charges, car ils définiront et régiront la relation contractuelle à venir entre l’Office et l’adjudicataire.

4.5 Exonération fiscale

L’Office est exonéré de tous droits et taxes, y compris la TVA:

– en application des articles 3, 4 et 18 du protocole sur les privilèges et immunités de l’Union européenne (n° 7) joint en annexe au traité de Rome et qui sont applicables à l’Office en vertu du règlement (CE) n° 207/2009 du Conseil (article 117) du 26 février 2009 sur la marque communautaire;

– concernant l’Espagne, en application de l’article 151, paragraphe 1, points a) et b), de la directive 2006/112/CE dans les limites et conditions établies dans l’Accord de Siège entre le Royaume d’Espagne et l’Union européenne, signé à Madrid le 20 septembre2011 et publié au Boletín Oficial del Estado du 21 octobre 2011.

Les gouvernements des États membres accordent cette exonération soit sous la forme de remboursements effectués sur présentation des pièces justificatives, soit par exonération directe. L’Office fournira des instructions à l’adjudicataire sur ce point.

4.6 Informations complémentaires concernant l’environnement de l’Office

Un certain nombre de documents susceptibles d’intéresser les soumissionnaires sont publiés sur le site internet de l’Office (www.oami.europa.eu).

5 COLLABORATION AVEC D’AUTRES ENTREPRISES

Les entreprises peuvent envisager deux modes de collaboration dans le cadre d’une offre: le partenariat (offre conjointe) ou la sous-traitance. Les offres conjointes et la sous-traitance sont admises dans les réponses à une invitation à soumissionner publiée par l’Office. Les offres peuvent même associer ces deux approches.

Dans tous les cas, l’offre doit préciser très clairement si chacune des entreprises participant à l’offre intervient en tant que partenaire dans le cadre d’une offre conjointe ou en tant que sous-traitant (cette règle s’applique également si les diverses entreprises concernées font partie du même groupe, ou si l’une des entreprises est la société mère des autres). Le formulaire de réponse standard annexé au cahier des charges comprend des formulaires spécifiquement à cette fin.


Ces deux modes de collaboration ont des répercussions radicalement différentes, décrites ci-dessous pour plus de clarté.

5.1 Offres conjointes

5.1.1 Dans le cadre d’une offre conjointe, les partenaires sont conjointement et solidairement responsables, vis-à-vis de l’Office, de l’exécution du contrat dans son ensemble.

Les déclarations selon lesquelles, à titre d’exemple:

– l’un des partenaires de l’offre conjointe assumera la responsabilité d’une partie du contrat et l’autre partenaire celle du reste du contrat

– ou plusieurs contrats devront être signés si l’offre conjointe est retenue,

sont donc incompatibles avec le principe de la responsabilité conjointe et solidaire. L’Office ne tiendra pas compte des déclarations de ce type figurant dans une offre conjointe, et se réserve le droit de rejeter l’offre concernée sans évaluation complémentaire pour non-conformité au cahier des charges.

5.1.2 Les offres conjointes sont évaluées comme suit:

– les critères d’exclusion (voir paragraphe 9.1) font l’objet d’une évaluation distincte pour chacune des entreprises,

– les critères de sélection fondés sur la capacité économique et financière (voir paragraphe 9.2.1) font l’objet d’une évaluation globale pour l’ensemble du groupe soumissionnaire (les bilans certifiés et les rapports d’audit doivent être présentés par toutes les entreprises participant à une offre conjointe);

– les critères de sélection fondés sur la capacité technique et professionnelle (voir paragraphe 9.2.2) sont évalués pour le groupe soumissionnaire dans son ensemble;

– les propositions techniques et financières (voir paragraphe 9.3) sont évaluées pour le groupe soumissionnaire dans son ensemble.

En cas d’offre conjointe, les soumissionnaires doivent savoir que si le contrat leur est attribué, l’Office leur demandera de donner à l’association proposée un statut officiel avant la signature du contrat. Cette association peut prendre la forme:

– d’une entité dotée de la personnalité juridique et reconnue par un État membre;

– d’une entité n’ayant pas la personnalité juridique mais garantissant une protection suffisante des intérêts contractuels de l’Office (selon l’État membre concerné, il peut s’agir, par exemple, d’un consortium ou d’une association temporaire);

– ou de la signature par l’ensemble des partenaires d’un ‘formulaire d’engagement écrit’, établi selon le modèle proposé par l’Office.


Les entreprises qui prévoient de soumissionner avec un partenaire, et qui ont déjà constitué un consortium ou une entité similaire à cette fin, doivent le mentionner dans leur offre et joindre à cette mention toute autre information pertinente à cet égard.

5.2 Sous-traitance

5.2.1 Certaines des tâches prévues dans le contrat peuvent être confiées à des sous-traitants, mais le contractant conserve l’entière responsabilité, vis-à-vis de l’Office, de l’exécution du contrat dans son ensemble. Par conséquent :

– l’Office traitera toutes les questions contractuelles (le paiement, par exemple) exclusivement avec le contractant, que l’exécution des tâches soit ou non assurée par un sous-traitant;

– le contractant ne peut en aucun cas s’affranchir de sa responsabilité envers l’Office en invoquant celle du sous-traitant.

5.2.2 Si la sous-traitance est envisagée dans l’offre, le dossier doit comporter:

1) un document

– mentionnant les raisons pour lesquelles la sous-traitance est envisagée,

– indiquant clairement les rôles, activités et responsabilités du (des) sous-traitant(s),

– et précisant le volume / la proportion pour chaque sous-traitant;

2) une lettre d’intention de chaque sous-traitant indiquant son intention de collaborer avec le soumissionnaire si celui-ci emporte le contrat.

5.2.3 En cas de sous-traitance, les offres sont évaluées comme suit:

– les critères d’exclusion (voir paragraphe 9.1) font l’objet d’une évaluation distincte pour le soumissionnaire et pour chacun des sous-traitants proposés;

– les critères de sélection fondés sur la capacité économique et financière (voir paragraphe 9.2.1) font l’objet d’une évaluation globale pour le soumissionnaire et tous les sous-traitants proposés pris dans leur ensemble. L’Office se réserve le droit de demander les bilans certifiés et rapports d’audit des sous-traitants;

– les critères de sélection fondés sur la capacité technique et professionnelle (voir paragraphe 9.2.2) sont évalués pour le soumissionnaire et tous les sous-traitants proposés dans leur ensemble;

– les propositions techniques et financières (voir paragraphe 9.3) sont évaluées pour le soumissionnaire et tous les sous-traitants proposés dans leur ensemble.

5.2.4 Durant l’exécution du contrat, le contractant devra obtenir l’autorisation préalable de l’Office pour remplacer un sous-traitant et/ou pour sous-traiter des tâches pour lesquelles la sous-traitance n’était pas envisagée dans l’offre initiale.


6 PRÉPARATION DES OFFRES

La présente section décrit les modalités de préparation des offres.

6.1 Publication du cahier des charges

Dès la publication de l’avis de marché au Journal officiel de l’Union européenne, les documents suivants seront disponibles sur la page des marchés publics du site internet de l’Office: (http://oami.europa.eu/ows/rw/pages/OHIM/publicProcurement/publicProcurement.fr.do):

– une invitation à soumissionner;

– le cahier des charges avec toutes ses annexes contenant des informations importantes (notamment en ce qui concerne les délais);

– un projet de contrat-cadre avec des modèles de contrats spécifiques.

6.2 Précisions sur le cahier des charges

Au cours de la procédure de passation de marché, les opérateurs économiques peuvent demander des informations complémentaires ou des précisions sur le cahier des charges.

À cet effet, les soumissionnaires doivent:

formuler leurs questions par écrit, dans le délai imparti. L’Office ne peut garantir une réponse aux questions qui lui parviennent après le délai applicable;

envoyer leurs questions par courrier électronique ou par télécopie à l’attention de Marchés publics (voir paragraphe 2), à l’aide du formulaire type annexé à l’invitation à soumissionner. Pour des raisons administratives, l’Office ne peut pas prendre en considération les questions envoyées par d’autres moyens ou à d’autres destinataires.

L’Office examinera toutes les questions reçues avec la plus grande attention avant d’adopter l’une des mesures suivantes:

s’il estime qu’une question présente un intérêt général pour les soumissionnaires potentiels, toutes les questions de ce type seront d’abord rendues anonymes puis, par la suite, la réponse de l’Office devra être considérée comme faisant partie intégrante du cahier des charges;

information importante: toute information supplémentaire et toutes les réponses aux questions concernant l’invitation à soumissionner seront exclusivement disponibles sur la page des marchés publics du site internet de l’Office:

(http://oami.europa.eu/ows/rw/pages/OHIM/publicProcurement/publicProcurement.fr.do).


6.3 Rédaction des offres

6.3.1 Langue

Les offres doivent être rédigées dans l’une des langues officielles de l’Union européenne.

6.3.2 Réponse aux questions obligatoires

Il convient d’accorder une attention particulière aux questions portant la mention ‘obligatoire’. Ces questions appellent une réponse positive sans condition. À défaut de réponse, ou en cas de réponse positive assortie de réserves quelles qu’elles soient (par exemple, en cas de réponse du type ‘oui, mais …’), l’offre est rejetée.

Les opérateurs économiques qui ne sont pas en mesure de répondre de façon positive à toutes les questions obligatoires doivent s’abstenir de présenter une offre.

6.3.3 Informations confidentielles

L’Office s’engage à protéger les intérêts commerciaux des soumissionnaires en traitant de toutes les informations contenues dans l’offre de manière confidentielle.

Il s’engage, en particulier, à ne pas divulguer d’informations dont la diffusion ferait obstacle à l’application de la loi, serait contraire à l’intérêt public, porterait atteinte aux intérêts commerciaux légitimes du soumissionnaire ou fausserait la concurrence loyale.

6.3.4 Protection des données à caractère personnel

Dans certains cas, le suivi des réponses aux invitations à soumissionner nécessite l’enregistrement et le traitement ultérieur de données à caractère personnel (par exemple, nom, adresse ou curriculum vitae de personnes physiques).

Ces données seront traitées conformément au règlement (CE) n°45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes de l’Union et à la libre circulation de ces données.

Sauf mention contraire, les réponses aux questions et les données à caractère personnel demandées sont nécessaires pour évaluer les offres et seront exclusivement traitées par le comité d’évaluation (voir paragraphe 9) nommé à cette fin selon le principe du besoin d’en connaître.

Les soumissionnaires ont le droit d’accéder à leurs données à caractère personnel et de les rectifier. Si les soumissionnaires ont des questions concernant le traitement de leurs données à caractère personnel, ils peuvent les adresser à l’Office. Les soumissionnaires peuvent à tout moment saisir le Contrôleur européen de la protection des données au sujet du traitement des données à caractère personnel.

Pour permettre à l’Office de prendre des mesures appropriées à cet effet au cours de l’évaluation des offres, les curriculum vitae (ou les documents similaires) du personnel que les soumissionnaires sont invités à présenter ne doivent mentionner aucun nom. Chaque curriculum vitae portera seulement un numéro, et l’offre inclura une liste faisant apparaître la correspondance entre ces numéros et les noms (voir également paragraphe 6.4.3).


6.3.5 L’aspect formel

Il convient d’attacher une grande importance à la présentation des offres. Les lignes directrices ci-après exposent les normes minimales qui doivent être respectées dans tous les cas.

1) L’offre doit être rédigée en complétant le formulaire de réponse standard ad hoc annexé au cahier des charges qui est mis à la disposition tel comme indiqué au paragraphe 6.1. Les soumissionnaires sont priés de ne pas modifier la numérotation du formulaire de réponse standard.

2) Dans la mesure du possible, l’offre doit être rédigée à l’aide d’un logiciel de traitement de texte ou de publication assistée par ordinateur, avec une taille de police assurant la lisibilité du document sur support papier. Lorsque cette condition est remplie, la présentation doit inclure une version électronique de l’offre. Toutefois, il convient de noter qu’en cas de doute, la version papier de l’offre prévaut sur la version électronique.

Si l’offre ou une partie de celle-ci est rédigée à la main, elle doit être parfaitement lisible, de façon à éliminer le moindre doute quel qu’il soit sur les mots ou les chiffres utilisés.

3) Les réponses doivent être concises et rédigées avec clarté.

Dans la mesure du possible, les réponses doivent figurer à l’emplacement prévu à cet effet sur le formulaire de réponse standard. Toutefois, si la réponse requiert plus d’espace, elle doit figurer sur une feuille à part, annexée au formulaire de réponse standard. Ces réponses seront clairement référencées, la référence étant mentionnée sur le formulaire à l’emplacement prévu pour la réponse.

4) Les réponses doivent être complètes. En cas de question sans réponse, l’Office ne formulera aucune hypothèse concernant la réponse.

De même, en cas de réponse partielle, l’Office ne prendra en considération que la partie de la question à laquelle il a été répondu.

6.3.6 Conditions spécifiques en rapport avec l’offre financière

1) L’offre financière doit être rédigée sur le formulaire ad hoc inclus dans le formulaire de réponse standard annexé à l’invitation à soumissionner. Des modifications apportées à ce formulaire peuvent entraîner le rejet de l’offre (voir également paragraphe 6.4.3).

2) Les prix doivent impérativement:

– être libellés en euros;

– être nets de tous droits et taxes (notamment de la TVA), pour les raisons indiquées au paragraphe 4.5;

– couvrir tous les coûts et les frais liés directement et/ou indirectement aux biens et/ou aux services à fournir.

3) L’offre financière ne doit comporter aucune ambiguïté. L’offre est rejetée si elle contient des mentions qui ne permettent pas de procéder à une évaluation précise et complète des offres (comme ‘à convenir’, ‘en fonction de x’, etc.) ou


qui font référence à des circonstances externes (telles qu’un contrat déjà conclu mais séparé).

6.4 Préparation de la remise des offres

6.4.1 Nombre d’exemplaires

Sauf indication contraire dans le cahier des charges, l’offre doit être présentée en double exemplaire (un original et une copie). L’original portera clairement la mention ‘original’ et la copie la mention ‘copie’.

Une version électronique des documents de l’offre sur CD-ROM ou clé USB serait souhaitable. Le CD-ROM ou la clé USB qui sont fournis doivent être placés dans l’enveloppe intérieure (voir paragraphe 6.4.4) avec les autres documents de l’offre. Toute information présentée sous forme de tableau sur un CD-ROM doit l’être dans un format utilisable, tel qu’un tableur. En cas de divergence entre la version papier et la version électronique, la version papier sera considérée comme authentique.

6.4.2 Lettre de couverture

L’offre doit comporter une lettre de couverture signée par la (les) personne(s) habilitée(s) à représenter le soumissionnaire et à signer le contrat si l’offre est retenue.

6.4.3 Éléments à dissocier du reste de l’offre

Les éléments de l’offre ci-après doivent être présentés dans des enveloppes ou classeurs séparés, qui doivent être clairement étiquetés:

1) l’offre financière ainsi que les documents fournis à l’appui;

2) le cas échéant, la liste contenant des données à caractère personnel, mentionnée au paragraphe 6.3.4;

3) le formulaire de fichier de tiers.

Une version électronique de ces éléments (voir paragraphe 6.4.1) devrait également être fournie.

Les soumissionnaires sont priés de s’assurer que les informations concernant ces éléments ne figurent dans aucune autre partie de leur offre.

6.4.4 Fermeture des offres

L’offre sera placée dans une ou plusieurs enveloppes fermées, chacune étant insérée dans une deuxième enveloppe fermée.

L’enveloppe extérieure sera libellée exactement comme suit:

Office de l’harmonisation dans le marché intérieur (marques, dessins et modèles) Invitation à soumissionner OHMI n°…………… Marchés publics Avenida de Europa 4 E-03008 Alicante Espagne

L’enveloppe/les enveloppes intérieure(s) sera/seront libellée(s) exactement comme suit:


OFFRE

Offre présentée par: ..........................…………………................

Invitation à soumissionner OHMI n°………….

Intitulé:…………………………………………………………………………

CETTE ENVELOPPE NE DOIT PAS ÊTRE OUVERTE PAR LE SERVICE DE COURRIER INTERNE

Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l’aide de ruban adhésif au travers duquel sera apposée la signature de l’expéditeur.

Des boîtes peuvent être utilisées à la place des enveloppes si la dimension ou le poids de l’offre l’exige. Toutefois, elles doivent être fermées comme indiqué ci-dessus.

7 REMISE DES OFFRES

La date limite de remise des offres est indiquée dans l’avis de marché et/ou l’invitation à soumissionner.

Sauf indication contraire dans l’invitation à soumissionner, les offres peuvent être présentées par l’un des deux procédés ci-après. Il convient de noter que chacun de ces procédés a des conséquences différentes quant au respect des délais. Les soumissionnaires sont pleinement responsables de la remise de l’offre dans les délais.

7.1 Remise en mains propres

Le soumissionnaire (ou un mandataire autorisé) peut déposer l’offre, en personne, dans les locaux de l’Office.

L’offre doit être déposée à l’adresse indiquée au paragraphe 6.4.4 au plus tard aux

date et heure limites prévues pour la remise des offres.

Un agent de l’Office prendra livraison de l’offre et émettra un reçu indiquant la date et l’heure de la remise. Ce reçu servira de preuve du respect du délai.

La remise en mains propres par le soumissionnaire dans les locaux de l’Office à une autre adresse que celle mentionnée au paragraphe 6.4.4 ne peut être admise à titre de dépôt valide.

7.2 Transmission par la poste ou par service de courrier

Les offres peuvent être envoyées par la poste ou via un service de courrier, c’est-à-dire un tiers autre que la poste nationale. S’ils font appel à un service de courrier, les soumissionnaires doivent donner pour instruction de déposer l’offre à l’adresse indiquée au paragraphe 6.4.4.


En cas d’envoi par la poste, les soumissionnaires doivent transmettre par courrier recommandé et l’offre doit être postée au plus tard aux date et heure limites de remise des offres.

Pour ce qui est du respect du délai, le cachet de la poste fait foi en cas d’envoi postal. À titre exceptionnel, si aucun cachet n’a été apposé par la poste ou si le cachet de la poste n’est pas lisible, l’Office peut accepter d’autres pièces, comme un reçu délivré par la poste, dès lors qu’elles indiquent clairement la date et l’heure et qu’elles sont complétées par la poste et non par le soumissionnaire.

En cas de recours à un service de courrier, le bordereau de dépôt, signé et cacheté par le service du courrier, fait foi.

8 OUVERTURE DES OFFRES

Une commission d’ouverture est désignée pour l’ouverture de toutes les offres.

En cas de procédure ouverte uniquement, l’ouverture des offres est publique et la date, l’heure et le lieu de la session d’ouverture sont indiqués dans l’avis de marché et/ou l’invitation à soumissionner.

Chaque soumissionnaire peut désigner au maximum deux personnes à l’effet de le représenter à la séance d’ouverture. Dans ce cas, pour des raisons de sécurité, le soumissionnaire informe l’Office des noms de ces représentants, par télécopie, au plus tard deux jours ouvrables avant la séance d’ouverture. À défaut, l’Office se réserve le droit de refuser l’accès à la séance d’ouverture des représentants concernés. Les représentants des soumissionnaires seront tenus de s’identifier et de signer une feuille de présence.

La séance d’ouverture sera strictement limitée aux points suivants:

– vérification que chaque offre a été remise correctement (en particulier, que la date limite fixée pour la remise des offres a été respectée);

– annonce des offres reçues pour chaque lot, le cas échéant. Les noms annoncés seront ceux des entreprises qui ont soumis des offres, tels qu’ils apparaissent sur les enveloppes, reçus et/ou bordereaux de dépôt. Ces noms peuvent correspondre ou non à l’identité juridique précise des soumissionnaires réels et peuvent ne pas inclure ceux d’autres entreprises participant aux offres (partenaires dans le cas d’offres conjointes, par exemple).

Le comité d’ouverture ne jouera aucun autre rôle dans la procédure.

9 ÉVALUATION DES SOUMISSIONNAIRES ET DES OFFRES

Les offres sont évaluées par un comité d’évaluation spécifiquement désigné à cet effet et travaillant dans des conditions propres à garantir la stricte confidentialité. L’identité des membres du comité d’évaluation n’est pas dévoilée.

À l’issue de l’évaluation, le comité d’évaluation établit un rapport à l’attention de l’ordonnateur compétent, lequel prendra la décision finale sur l’attribution du contrat.


L’évaluation des offres comprend quatre phases correspondant aux exigences et aux critères expressément prédéfinis dans l’avis de marché et/ou l’invitation à soumissionner. Seules les offres qui satisfont aux conditions fixées pour chaque phase de l’évaluation sont admises à la phase suivante.

Outre les informations contenues dans les offres, l’Office se réserve le droit d’utiliser toute autre information provenant de sources publiques ou spécialisées, dès lors que cette utilisation répond aux principes généraux de transparence, de proportionnalité, d’égalité de traitement et de non-discrimination.

Au cours de cette phase, tout contact avec les départements de l’Office au sujet de la présente invitation à soumissionner est interdite (voir également paragraphe 10).

9.1 Phase 1: Exclusion

Sont exclus les soumissionnaires:

a) qui sont en état ou qui font l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

b) qui ont eux-mêmes, ou les personnes ayant sur eux le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement par une autorité compétente d’un État membre ayant force de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;

c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier, y compris par une décision de la Banque européenne d’investissement ou d’une organisation internationale;

d) qui n'ont pas respecté leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter;

e) qui ont eux-mêmes ou les personnes ayant sur eux le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, fait l'objet d'un jugement ayant force de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle, blanchiment de capitaux ou toute autre activité illégale, lorsque ladite activité porte atteinte aux intérêts financiers de l’Union;

f) qui font actuellement l’objet d’une sanction administrative visée à l’article 109, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union;

g) qui se trouvent en situation de conflit d'intérêts;

h) qui se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation à la


procédure de passation de marché public ou qui n'ont pas fourni ces renseignements.

Les soumissionnaires doivent démontrer qu’ils ne se trouvent dans aucun des cas susmentionnés.

Les soumissionnaires fournissent avec leur offre une déclaration solennelle, dûment datée et signée et présentée devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel compétent du pays d’origine ou de provenance, certifiant qu’ils ne se trouvent pas dans l’une des situations citées plus haut.

À la fin de la procédure d’attribution, le soumissionnaire auquel le contrat est à attribuer devra, obligatoirement et sous peine d’exclusion de la procédure de passation de marché, fournir la preuve qu’il ne se trouve pas dans l’une des situations visées plus haut. Le soumissionnaire disposera d’un délai de 15 jours calendrier (ce délai peut être étendu dans des cas exceptionnels) pour présenter les preuves requises.

Toutefois, lorsque le soumissionnaire a déjà produit les documents probants susmentionnés dans le cadre d’une autre procédure de passation de marché avec l’Office et pour autant que la date d’émission de ces documents ne dépasse pas un an et qu’ils soient toujours valides, le soumissionnaire peut demander que ces documents probants soient réutilisés en indiquant à l’annexe V du formulaire de réponse standard la référence exacte de la précédente procédure de passation de marché avec l’OHMI.

L’Office se réserve néanmoins le droit de demander au soumissionnaire auquel le contrat est à attribuer de présenter de nouveau les documents probants pertinents si l’Office le juge nécessaire.

Seuls les soumissionnaires ayant satisfait aux conditions de la phase 1 seront admis à la phase 2.

9.2 Phase 2 : Sélection

Pour être sélectionnés, les soumissionnaires doivent établir qu’ils possèdent une capacité économique et financière suffisante, d’une part, et une capacité technique et professionnelle suffisante, d’autre part, pour exécuter le contrat.

Toutes les conditions énumérées dans l’avis de marché et/ou le cahier des charges doivent être remplies pour pouvoir accéder à la phase suivante de l’évaluation.

Au cours de la phase de sélection, l’évaluation porte principalement sur la capacité du soumissionnaire et non sur la qualité de l’offre. Par conséquent, aucune information concernant l’offre technique ou l’offre financière ne doit figurer dans cette partie du dossier.

9.2.1 Capacité économique et financière

Pour établir qu’ils possèdent une capacité économique et financière suffisante pour exécuter le contrat, les soumissionnaires sont invités à présenter les documents suivants :


– preuve d’une assurance pertinente couvrant les risques professionnels;

– états financiers certifiés et rapports d’audit des trois derniers exercices clos, ou documents équivalents (par exemple lorsque le droit des sociétés du pays d’établissement du soumissionnaire ne lui impose pas de publier un bilan);

– une déclaration concernant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires afférent aux biens et/ou services auxquels se rapporte le contrat, pour les trois derniers exercices;

– si le soumissionnaire s’appuie sur les capacités d’autres entités (celles de sa société mère, par exemple), un engagement écrit de ces entités confirmant qu’elles affecteront les ressources nécessaires à l’exécution du contrat.

Toutefois, lorsque le soumissionnaire a déjà produit les documents probants susmentionnés dans le cadre d’une autre procédure de passation de marché avec l’Office et pour autant que la date d’émission de ces documents ne dépasse pas un an et qu’ils soient toujours valides, le soumissionnaire peut demander que ces documents probants soient réutilisés en indiquant à l’annexe V du formulaire de réponse standard la référence exacte de la précédente invitation à soumissionner avec l’OHMI.

L’Office se réserve néanmoins le droit de demander au soumissionnaire auquel le contrat est à attribuer de présenter de nouveau les documents probants pertinents si l’Office le juge nécessaire.

9.2.2 Capacité technique et professionnelle

Les critères utilisés pour vérifier si le soumissionnaire possède une capacité technique et professionnelle suffisante pour exécuter le contrat, ainsi que les preuves exigées à cet effet, sont énumérés dans l’avis de marché et/ou le cahier des charges. Ces critères portent sur la compétence, l’efficacité, l’expérience, la fiabilité, etc., du soumissionnaire quant à l’objet du contrat.

Seuls les soumissionnaires ayant satisfait aux conditions de la phase 2 seront admis à la phase 3.

9.3 Phase 3: Évaluation

Au cours de cette phase, les offres sont évaluées afin de vérifier leur conformité aux conditions et critères indiqués dans l’avis de marché et/ou le cahier des charges, tant d’un point de vue technique que d’un point de vue financier.

9.3.1 Évaluation technique

L’évaluation technique des offres s’effectue selon les conditions et critères indiqués dans l’avis de marché et/ou le cahier des charges.

Outre la liste des critères d’évaluation technique, l’Office peut indiquer dans le cahier des charges des dispositions complémentaires afin de s’assurer que l’évaluation technique répond pleinement à ses besoins. L’Office peut notamment:

– affecter un facteur de pondération à chaque critère,


– fixer un seuil minimum pour chaque critère et/ou pour les critères d’évaluation technique dans leur ensemble (les offres qui n’atteignent pas ces seuils sont automatiquement rejetées).

Sauf indication contraire dans l’avis de marché et/ou le cahier des charges, aucun facteur de pondération ni aucun seuil minimum n’est appliqué.

À l’issue de l’évaluation technique, une note technique globale est attribuée à chaque offre.

9.3.2. Évaluation financière

L’évaluation financière des offres s’effectue sur la base des prix indiqués par le soumissionnaire et des estimations de volume annoncées dans l’avis de marché et/ou le cahier des charges.

Le résultat de l’évaluation financière consiste en un prix correspondant:

- soit au coût global de l’offre pendant toute la durée du contrat;

- soit au coût d’un scénario prédéfini qui — même s’il ne représente qu’une partie du coût total — est suffisamment significatif aux fins de l’évaluation des offres.

9.4 Phase 4: Attribution

Sauf indication contraire dans l’avis de marché et/ou le cahier des charges, l’offre qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix est identifiée comme suit:

1) un indicateur de qualité de 100 points est attribué à l’offre qui a obtenu la meilleure note technique. Les offres restantes se voient attribuer des indicateurs de qualité inférieurs, en fonction de leurs notes techniques;

2) l’offre la plus économique est affectée d’un indicateur de prix de 100 points. Les offres restantes se voient attribuer des indicateurs de prix inférieurs, en rapport avec leurs prix. (Voir formule 1 ci-dessus);

3) un ratio qualité/prix est calculé pour chaque offre. Le ratio le plus élevé est celui de l’offre qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix.

10 PRÉCISIONS SUR LES OFFRES

Après l’ouverture des offres et au cours du processus d’évaluation, l’Office peut contacter les soumissionnaires par écrit afin d’obtenir des précisions sur certains points de leur offre ou de corriger des erreurs d’écriture manifestes. Les soumissionnaires doivent être prêts à répondre à ces demandes de précisions dans des délais très brefs. Les réponses reçues après le délai indiqué dans la demande de précisions ne seront pas prises en compte.

Ces contacts ne doivent pas entraîner une modification des conditions de l’offre. En particulier:

– les soumissionnaires ne doivent pas modifier leur offre ni la compléter par des éléments nouveaux (à l’exception de documents d’ordre purement administratif). Leur réponse doit donc faire clairement référence aux informations pertinentes qui figurent déjà au dossier;


– lorsque les demandes de précisions concernent l’offre financière, les soumissionnaires ne doivent pas ajouter de nouveaux prix, mais se contenter d’expliquer l’offre sur la base des éléments figurant déjà au dossier, qui doivent être expressément mentionnés.

En cas de non-respect des ces restrictions, l’Office peut ne pas tenir compte de la réponse. En cas de contradiction manifeste avec l’offre initiale, l’Office se réserve le droit de rejeter l’offre concernée.

11 RÉSULTAT DE L’INVITATION À SOUMISSIONNER

L’Office ne communique aucune information sur la procédure durant la phase d’évaluation d’une invitation à soumissionner. Les seuls contacts autorisés avec les soumissionnaires sont ceux mentionnés au paragraphe 10. L’absence de contact ne doit pas être interprétée comme un signe positif ni comme un signe négatif.

Les soumissionnaires sont informés du résultat de l’invitation à soumissionner par les procédés indiqués ci-dessous.

11.1 Notification des résultats

Dès que l’ordonnateur compétent signe la décision d’attribution, une lettre de notification est adressée simultanément à l’ensemble des soumissionnaires.

La lettre au(x) soumissionnaire(s) retenu(s) les informe des prochaines étapes à suivre et de tous documents devant être fournis à l’Office.

Les lettres adressées aux soumissionnaires non retenus indiqueront les motifs de la décision et les recours disponibles.

Il convient de noter, toutefois, que l’envoi de ces lettres ne vaut pas attribution du contrat. L’attribution ne sera effective qu’après signature du contrat par l’adjudicataire et par l’Office.

L’Office ne signera pas le contrat avant:

- l’expiration d’un délai minimum de 14 jours calendrier suivant l’envoi des lettres de notification, de façon à permettre aux soumissionnaires non retenus de prendre les mesures décrites au paragraphe 11.2 ci-dessous.

- que les documents probants requis à l’adjudicataire au regard des critères d’exclusion ne soient présentés.

11.2 Informations complémentaires

Les soumissionnaires dont l’offre n’est pas retenue peuvent demander des informations complémentaires par télécopie ou par courrier électronique. Toutefois, l’Office souhaite souligner qu’il ne peut divulguer des informations susceptibles de porter atteinte aux intérêts commerciaux d’autres soumissionnaires (voir paragraphe 6.3.3).


11.3 Signature du contrat

Si le soumissionnaire retenu ne signe pas et ne renvoie pas le contrat ainsi que tout document probant et/ou la garantie de bonne fin requis dans les 30 jours calendrier à compter de la date d’envoi de la lettre d’accompagnement du contrat, l’Office peut envisager d’annuler l’acceptation de l’offre et se réserve le droit d’attribuer le contrat au deuxième soumissionnaire le mieux placé ou d’annuler entièrement la procédure de passation de marché, sans préjudice de son droit de saisir la garantie, s’il y en a, de demander réparation ou de poursuivre tout autre voie pour remédier à un tel manquement, et l’adjudicataire n’aura aucun droit de quelque nature que ce soit vis-à-vis de l’Office. La date de renvoi est considérée comme la date de réception par l’Office.

11.4 Avis d’attribution

Une fois le contrat signé, l’Office publie un avis d’attribution au Journal officiel de l’Union européenne. Cet avis contient la synthèse des résultats de l’invitation à soumissionner.

12 RÉFÉRENCES

À la date de rédaction du présent guide, les sites internet énumérés ci-dessous contenaient les informations mentionnées dans le présent document ou pertinentes aux fins de son application:

Nom ou titulaire de l’adresse URL du site - Principales informations publiées

Office de l’harmonisation dans le marché intérieur

http://oami.europa.eu

Informations d’ordre général sur l’Office.

Commission européenne

http://ec.europa.eu/languages/languages-of-europe/eu-languages_fr.htm

Langues officielles de l’UE

SIMAP

http://simap.europa.eu

Directives relatives à la passation des marchés publics.

Informations détaillées sur la passation des marchés publics en Europe.

TED (Tender Electronic Daily)

http://ted.europa.eu

Avis publiés au Journal officiel de l’Union européenne.

EUR-LEX

http://eur-lex.europa.eu

Législation de l’Union européenne.

Cour de justice de l’Union européenne


http://curia.europa.eu

Jurisprudence de la Cour de justice de l’Union européenne.

Médiateur européen

http://www.ombudsman.europa.eu

Décisions du médiateur européen.

Organisation mondiale du commerce (OMC)

http://www.wto.org

Accord de l’OMC sur les marchés publics.

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Documents

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