Présentation des fonctions DocuWare€¦ · garantissent que les mots index puissent ... Ouverture...

Légende :

1 = disponible

1* = disponible indirectement via Web Client

2 = disponible avec un module

complémentaire

0 = non disponible

champ vide = non applicable

Présentation des fonctions DocuWarePubliée en août 2014 pour la version 6.6 de DocuWare

Le système de gestion documentaire DocuWare est un progiciel standard, dont la version de base fournit toutes les fonctions essentielles pour la gestion de contenu d'entreprise professionnelle. Le système peut être personnalisé et développé grâce aux modules complémentaires, ce qui permet à chaque société de trouver sa solution de gestion documentaire idéale.

DocuWare est disponible dans trois versions de serveur : DocuWare BUSINESS Server qui est une solution d'entrée de gamme destinée aux petites entreprises ayant un seul serveur, fonctionnant sur un seul site de production sans besoin d'automatisation ou d'armoires électroniques plus volumineuses. DocuWare PROFESSIONAL Server est une solution flexible pour les organisations de taille moyenne qui propose une organisation par système DocuWare, une taille d'armoire illimitée et la synchronisation des armoires de différents sites de production (une licence client et de serveur supplémentaire est requise pour chaque emplacement). Les modules complémentaires permettent de traiter les documents de manière encore plus efficace. DocuWare ENTERPRISE Server est une solution évolutive pour les grandes entreprises exigeantes en termes de performances et de sécurité des documents qui prend en charge un nombre illimité d'organisations au sein du même système DocuWare et offre des fonctions d'équilibrage de charge, de mise en grappe, de cryptage des données des documents et de connexion à des solutions de stockage externes.

La liste suivante répertoire toutes les fonctions principales de la version de base de DocuWare et de DocuWare Administration ainsi que les modules complémentaires. Pour chaque fonction, nous indiquons la disponibilité éventuelle dans BUSINESS Server, PROFESSIONAL Server et ENTERPRISE Server et le degré de disponibilité. Le degré de disponibilité de la fonction dans DocuWare Web Client et Windows Explorer Client est également répertorié. De plus, il existe un chapitre distinct consacré aux fonctions de Windows Explorer Client.

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Accès en ligne à DocuWare via un navigateur, sans

installation du client 1 1 1 1

Accès à DocuWare via Windows Explorer 1 1 1 1

Stockage de tous les types de documents provenant de

n'importe quelle source dans les armoires électroniques,

création d'autant d'armoires électroniques que nécessaire

pour le système DocuWare

1 1 1 1 1

Stockage des documents scannés, des fichiers et des

messages électroniques dans des armoires électroniques1 1 1 1 1

Accès aux fonctions les plus importantes via des raccourcis 1 1

DocuWare BUSINESS Server : jusqu'à 4 Go de capacité de

stockage par armoire (équivaut à environ 42 000 documents

par armoire pour une taille de document d'environ 100 Ko)

1 1 1

DocuWare PROFESSIONAL/ENTERPRISE Server : jusqu'à deux

milliards de documents par armoire pour toute taille de

document

0 1 1 1 1

Importation de documents depuis les répertoires Windows

par glisser-déposer ou en appuyant sur un bouton1 1 1 1 1

Transfert des fichiers importés au format d'origine 1 1 1 1 1

Stockage de documents compressés (stockage dans

l'armoire au format ZIP). Cela permet d'économiser de

l'espace disque sans restriction des clients DocuWare

0 0 1

Stockage des documents cryptés dans l'armoire par

intégration de procédures AES (Advanced Encryption

Standard) et RSA. Les documents sont ainsi uniquement

visibles via DocuWare. Même un administrateur ne peut

plus afficher directement des documents.

0 0 1

Chaque utilisateur peut créer autant de bacs qu'il le souhaite

dans son système DocuWare afin d'accueillir les documents

après leur numérisation ou leur importation

1 1 1 1 0

Travailler avec DocuWare -

Fonctions de la version de base de

DocuWare DocuWare Web Client

DocuWare Windows Explorer Client

Espace pour tous les documents : capture et archivage de documents dans DocuWare

Bacs électroniques : organisation des documents avant le stockage

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tTravailler avec DocuWare -


DocuWare Pour une précision parfaite : les bacs peuvent être nommés

individuellement et cinq couleurs peuvent être

sélectionnées.

1 1 1 1 0

Importation de documents dans les bacs depuis le système

de fichiers ou le bureau par glisser-déposer.1 1 1 1 0

Déplacement par glisser-déposer d'un document du bac vers

un document de la liste de résultats ou de tâches1 1 1 1 0

Archivage des documents de la même façon que les

documents existants : déplacez un document du bac par

simple glisser-déposer vers un document de la liste de

résultats pour l'archiver dans la même armoire et avec les

mêmes termes d'index

1 1 1 1 0

Possibilité d'agrafer des documents de plusieurs pages ou de

dégrafer des documents du bac1 1 1 1 0

Option de sélection parmi plusieurs affichages pour les

documents contenus dans le bac : liste simple, affichage de

vignettes ou carte d'index

1 1 1 1 0

Si plusieurs bacs sont ouverts, ils sont affichés sous forme

d'onglets et peuvent être triés par simple glisser-déposer1 1 1 1 0

Affichage du nombre total de pages de chaque document du

tableau et affichage des cartes d'index1 1 1 1 0

Créez des configurations d'importation et d'imprimante

directement depuis le document dans le bac et utilisez-le

comme document d'exemple

1 1 1 1 0

Affichage de Scan App en appuyant sur le bouton de la boîte

de dialogue du bac1 1 1 1 0

Création et attribution de bacs à plusieurs utilisateurs, p. ex

un département entier1 1 1 1

Assignation de plusieurs Content Server et Thumbnail Server

à un emplacement de bac pour augmenter la sécurité contre

les pannes

1 1 1 1

Activation d'Intelligent Indexing pour les bacs 2 2 2 2

Assignation de critères de recherche à l'aide d'une boîte de

dialogue de stockage de librement définissable - plusieurs

boîtes de dialogue peuvent être définies par armoire

1 1 1 1 1

Option de saisie rapide pour la date actuelle à l'aide de la

touche X1 1 1 1 1

Prise en charge de la saisie à l'aide de masques de champ

prédéfinissables1 1 1 1 1

Configuration des bacs

Stockage de documents et ajout de mots index

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DocuWare Vérification automatique de mots index à des fins de

plausibilité, de validation 1 1 1 1 1

Indexation rapide par préindexation des documents dans un

bac1 1 1 1 0

Sélection de la liste de mots précédemment saisis pour

chaque boîte de dialogue de stockage1 1 1 1 1

Liste de sélection fixe : spécification de mots pour des

champs définis afin de garantir une classification unique0 1 1 1 1

Liste de sélection externe : spécification de mots index à

partir de fichiers externes ou de bases de données0 1 1 1 1

Stockage automatique de documents pré-indexés 1 1 1 1 0

Le nom du répertoire est adopté en tant que mot d'index

lorsqu'il est stocké à l'aide de Windows Explorer Client1 1 1 1

Support de saisie sans erreurs de mot d'index à l'aide de

champs de boîte de dialogue prédéfinis. Sur chaque position

de mot d'index, l'utilisateur peut uniquement saisir les

caractères spécifiés dans la définition de la boîte de dialogue

1 1 1 1 1

Identification des champs obligatoires à l'aide d'astérisques

(*) dans les boîtes de dialogue de stockage et d'informations1 1 1 1 1

Modification des entrées d'index de plusieurs documents en

une seule fois1 1 1 1 1

Indexation complète lors du stockage manuel de

documents : l'utilisation d'index déjà saisis permet

d'effectuer des recherches dans l'armoire électronique. Le

dernier document sauvegardé dans l'armoire électronique et

contenant les mêmes index est utilisé afin de compléter les

index manquants pour le document en cours de stockage. Le

stockage de documents similaires est ainsi plus rapide et

plus efficace.

1 1 1 1

Utilisation des codes-barres pour l'archivage manuel : lisez

les codes-barres à l'aide de One Click Indexing et copiez-les

dans la boîte de dialogue de stockage sous forme d'une

valeur appropriée (une licence Barcode & Forms est

nécessaire)

0 2 2 2

Recherche de document à l'aide de mots index 1 1 1 1

Récupération facile et rapide de documents

(voir aussi le chapitre consacré à Windows Explorer Client)

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DocuWare Option de saisie de mots index sans caractère générique

(recherche avec astérisque, etc.)1 1 1 1

Option de saisie rapide pour la date actuelle à l'aide de la

touche X1 1 1 1

La ou les liste(s) de sélection pour chaque champ

garantissent que les mots index puissent être saisis

rapidement et sans erreurs.

1 1 1 1

Recherche à l'aide des opérateurs logiques AND, OR et NOT

(y compris pour les filtres d'index)1 1 1 1

Enregistrement automatique des cinq dernières recherches

afin de pouvoir les réutiliser facilement1 1 1 1

Enregistrement de recherches individuelles fréquemment

effectuées : sous forme de liste dans DocuWare (une licence

Task Manager est nécessaire), de raccourci sur le bureau ou

de favori dans votre navigateur

0 2 2 2

Recherche hiérarchique à l'aide de listes sélectionnées 1 1 1 1

Définition de champs utilisés pour les listes de sélection 1 1 1 1

Liens dynamiques : tous les documents appartenant à la

même procédure peuvent s'afficher dans une liste de

résultats supplémentaire ; les documents ayant un terme

d'index identique dans des champs définis sont affichés

directement dans la liste des résultats. Par exemple, tous les

documents ayant le même nom de projet peuvent être

affichés dans une liste de résultats liés.

1 1 1 1 1*

Les documents trouvés sont facilement exportés dans : le

bac, les répertoires Windows ou le client de messagerie.1 1 1 1 1

Création d'une requête DocuWare Request à partir d'une

liste de résultats1 1 1 1 0

Exportation de la liste des résultats en fichier CSV 1 1 1 1 0

Énumération claire des documents récupérés avec les index

de recherche associés dans une liste des résultats ;

l'affichage des champs dans les listes de résultats peut être

adapté individuellement

1 1 1 1

Les documents avec pièces jointes sont identifiés par un

symbole dans la liste des résultats1 1 1 1 0

Exportation de documents et de données

Affichage des documents archivés

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DocuWare Affichage des documents dans DocuWare Viewer ou le

programme ou afficheur d'origine ; tous les formats de

fichier normaux sont pris en charge

1 1 1 1 1

Téléchargement de documents au format d'origine ou en

PDF1 1 1 1 1*

Différents formats de fichier peuvent également être

affichés dans un document logique : important pour

l'affichage de messages électroniques avec pièces jointes,

par exemple.

1 1 1 1 1

Ouverture de plusieurs documents simultanément dans des

fenêtres de Viewer distinctes1 1 1 1 0

Affichage des documents liés à partir d'une liste de résultats

ou de tâches et à l'aide de la barre d'outils DocuWare Viewer1 1 1 1 0

Contrôle de parité à l'aide de deux symboles dans la barre

d'état de la Visionneuse1 1 1 1 1*

Les documents sont affichés avec une largeur optimale et

sans marge dans la Visionneuse à l'aide de l'option

d'affichage Ajuster à la largeur pour un affichage optimal

1 1 1 1 1

Amélioration d'image automatique dans DocuWare Viewer :

Rotation et/ou redressement du document1 1 1 1 0

Affichage immédiat du premier document dans une liste de

résultats ou de tâches dans DocuWare Viewer1 1 1 1 0

Actualisation automatique de l'affichage d'un document

dans DocuWare Viewer lorsqu'il a été modifié via la fonction

'Éditer' de l'afficheur.

1 1 1 1 0

Indexation plein texte automatique d'une armoire, quelle

que soit la base de données utilisée1 1 1

Indexation plein texte de documents numérisés avec

reconnaissance optique de caractères (ROC) et d'autres

formats courants avec un filtre de texte intégré

1 1 1

Option de recherche plein texte avec caractères génériques

avant et après un terme1 1 1 1

Option de recherche d'expression et de recherche à distance 1 1 1 1

Dans la Visionneuse DocuWare, les termes de recherche

plein texte sont mis en surbrillance dans le document, dans

l'affichage des documents numérisés et d'autres documents

CI (Coded Information).

1 1 1 1

Indexation et recherches plein texte

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DocuWare

Affichage du texte pour effectuer des recherches plein texte

(en plus de l'affichage des vignettes et du nom du

document) : Affichage de la première section de texte, qui

contient le terme de recherche (mis en surbrillance)

1 1 1 1

Tri des résultats de recherche plein texte en fonction de la

pertinence, c.-à-d. de la fréquence du terme d'index1 1 1 1

Reconnaissance automatique de la langue du document

possible (à l'exception du grec et des langues cyrilliques) 1 1 1 1

Les documents archivés peuvent être ouverts et modifiés

dans l'éditeur1 1 1 1 1

Ajout d'un document en pièce jointe depuis un bac dans une

armoire DocuWare1 1 1 1 0

Ouverture et modification des documents archivés dans la

Visionneuse DocuWare : Marquage et annotation de

documents avec des superpositions ; le document d'origine

n'est pas modifié.

1 1 1 1 1*

Ouvrez la boîte de dialogue d'information du document

actuel afin d'afficher les entrées d'index et de les modifier si

nécessaire

1 1 1 1 1*

DocuWare Viewer offre de nombreuses options de

modification : Des passages du texte peuvent être mis en

surbrillance à l'aide d'un rectangle ou d'un cercle de la

couleur de votre choix, en mode opaque ou transparent ou

en traçant une ligne à main levée ; des notes peuvent être

positionnées partout dans le document avec la police, la

taille et la couleur sélectionnées ; vous pouvez saisir des

annotations à l'aide d'une ligne à main levée (telles qu'une

signature sur les écrans tactiles). Enregistrement des

paramètres personnalisés pour tous les outils (taille ou

couleur de la police par exemple)

1 1 1 1 1*

Des passages de texte peuvent être mis en surbrillance sur

toutes les pages d'un fichier1 1 1 1 1*

Indexation en un clic : sélection d'index, dates et chiffres à

l'aide de la souris et transfert dans la boîte de dialogue de

stockage d'un simple clic. Reconnaissance automatique de la

langue du document possible (à l'exception du grec et des

langues cyrilliques)

1 1 1 1 0

Modification de documents

Modification des documents : DocuWare Viewer

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DocuWare

Indexation d'un seul clic : Sélectionnez des codes-barres et

transférez-les dans la boîte de dialogue de stockage d'un

simple clic (une licence Barcode & Forms est nécessaire)

0 2 2 2 0

Copiez du texte dans le presse-papiers pour l'utiliser dans

d'autres applications1 1 1 1 1*

Au total, cinq niveaux de superposition peuvent être

affichés/masqués1 1 1 1 1*

Fusionnez les niveaux d'annotation avec le document pour

fixer l'ensemble des annotations et timbres au document1 1 1 1 1*

Les superpositions peuvent être imprimées avec un

document.1 1 1 1 1*

Timbres publics et personnels dans le DocuWare Viewer

pour le traitement des documents ; des processus de travail

basés sur Task Manager sont initiés par des timbres

1 1 1 1 1*

Demande de mot de passe pour les timbres afin

d'augmenter la sécurité des processus relatifs aux timbres1 1 1 1 1*

Personnalisation des timbres, p. ex. avec une signature

numérique ainsi que l'indication de la date,

de l'heure et de l'ID utilisateur de la personne qui se

connecte

1 1 1 1 1*

Les timbres peuvent être personnalisés par l'ajout de

champs de formulaire : option de saisie d'informations

variables lorsque les timbres sont appliqués (y compris

l'utilisation de listes de sélection fixes et externes ; pas pour

BUSINESS Server)

1 1 1 1 1*

Définition d'une signature simple en appliquant un tampon 1 1 1 1 1*

Activation automatique des timbres afin de pouvoir les

apposer plus rapidement1 1 1 1 0

Les timbres peuvent être utilisés pour les documents

numérisés et les fichiers au format

Office, PDF ou autres.

1 1 1 1 1*

Processus de travail basé sur Task Manager : modification

automatique de jusqu'à cinq entrées d'index sélectionnées

dans un document en définissant un timbre

0 1 1 1 1*

Après avoir apposé un timbre sur un document, ouvrez

automatiquement le document suivant de la liste ou du bac

actuel(le)

1 1 1 1 0

Timbres électroniques dans le DocuWare Viewer

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DocuWare Fermeture automatique de l'afficheur après l'application du

timbre1 1 1 1 0

Gestion des versions automatiques : une nouvelle version

est créée pour chaque document traité directement dans

l'armoire.

1 1 1 1 1

Gestion des versions manuelles : contrôle de version par

document via l'extraction et l'enregistrement : le document

est verrouillé, empêchant toute modification ultérieure lors

de l'extraction

1 1 1 1 1

Affichage de l'historique de versions et option permettant

de revenir aux versions précédentes1 1 1 1 1

Définition d'une signature simple en appliquant le tampon 1 1 1 1 1*

Envoi de tout document directement par message

électronique à partir d'un bac ou d'un afficheur DocuWare1 1 1 1 1*

Envoi simultané de plusieurs documents par courrier

électronique directement à partir d'une liste de résultats 1 1 1 1 0

Envoi de liens hypertexte vers un document ou une liste de

résultats par message électronique 1 1 1 1 1*

Utilisation du système de messagerie électronique

compatible MAPI1 1 1 1 1*

Personnalisation de la largeur de colonne et des fonctions

pour les listes de résultats1 1 1 1 0

Les colonnes des listes de résultats peuvent être triées et

activée ou désactivées une par une1 1 1 1 0

Affichage du nombre de documents d'une liste en haut de la

liste, surlignage en couleur si ce nombre change1 1 1 1 0

Les boîtes de dialogue de recherche/stockage peuvent être

personnalisées pour des utilisateurs ou des groupes

spécifiques.

1 1 1 1 1

Clarté de lecture optimale sur petite zone grâce à

l'optimisation de l'affichage1 1 1 1 1*

Authentification unique (SSO) par l'enregistrement de l'ID

utilisateur DocuWare dans un cookie1 1 1 1 0

Utilisation de la connexion Windows pour accéder à

DocuWare (authentification unique, SSO)1 1 1 1 1

Gestion des versions

Signature numérique

Transfert/envoi de documents archivés

Présentation parfaite et convivialité optimale

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DocuWare

Possibilité de sélectionner la langue de l'interface utilisateur

dans le menu principal de DocuWare1 1 1 1 0

DocuWare Update : Message automatique de la part des

nouvelles versions de DocuWare ou des correctifs pour les

composants et applications DocuWare Client disponibles

1 1 1 1 0

En ce qui concerne les fonctions de DocuWare Printer App,

voir les sections "DocuWare Printer App" et "Configuration

de DocuWare Printer App" du chapitre "DocuWare Desktop

Apps".

En ce qui concerne les fonctions de DocuWare Scan App, voir

la section "DocuWare Scan App" du chapitre

"DocuWare Desktop Apps".

En ce qui concerne les fonctions de l'application

DocuWare Import App, consultez le chapitre

DocuWare Import et la section Import Configurations du

chapitre Docuware Desktop Apps.

Chargement automatique de documents depuis un

répertoire windows vers un bac 1 1 1

Transfert de fichiers à partir d'un programme de

numérisation externe vers un bac1 1 1

Contrôle des dossiers de fichiers pour le chargement

automatique de fichiers dans le bac.1 1 1

Conversion automatique des fichiers TIFF DocuWare au

format PDF (format par défaut dans le bac)1 1 1

Lecture des informations d'index à partir d'un fichier XML

généré durant la numérisation. Cette fonction est accessible

avec la majorité des périphériques multifonctions des grands

fabricants. Pour plus d'informations, voir

1 1 1

http://help.docuware.com

Affichage du statut et de l'origine des documents dans la vue

détaillée des bacs1 1 1

DocuWare Printer App : Stockage de documents via la fonction d'impression dans vos programmes

DocuWare Scan App : Numérisation et stockage de documents

Application DocuWare Import App : Contrôle des dossiers et importation de documents

Upload Service App : Déplacement du fichier dans les bacs DocuWare

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http://help.docuware.com/

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Accès au système via intranet et/ou Internet 1 1 1 1 1Autorisation utilisateur via l'identifiant et le mot de passe ou

authentification unique (SSO)1 1 1 1 1

Accès au système DocuWare à l'aide du nom d'utilisateur

DocuWare (mot de passe non requis) via une application

tierce de confiance

1 1 1 1 0

Authentication Server : gestion des licences et des

utilisateurs, concession de l'accès aux fonctions et

documents et gestion de tous les paramètres

1 1 1

Content Server : administration des documents, gestion de

l’accès aux fichiers et aux index1 1 1

Workflow Server : administration et contrôle des

traitements par lot et processus planifiés automatiques1 1 1

Workflow Engine Server : enregistrement et administration

de processus de travail et d'instances de processus pour

Workflow Manager

2 2 2

Connect to Mail Server : affichage de messages

électroniques stockés sur le serveur de messagerie,

conversion et stockage des messages dans le système

DocuWare

2 2 2

SAP HTTP Server : stockage des documents de SAP dans

DocuWare0 2 2

Équilibrage de charge : automatique lors de l'accès aux

armoires0 0 1

Système DocuWare fourni avec Fulltext Server : construction

de l'index plein texte1 1 1

Système DocuWare fourni avec Thumbnail Server ; mise

sous cache des vignettes pour les bacs dans DocuWare et les

affichages de plusieurs pages

1 1 1

Système DocuWare fourni avec Notification Server - gestion

des notifications0 2 2

Capacité du client : chaque système permet la prise en

charge de plusieurs organisations0 0 1

Gestion du stockage de documents : administration centrale

indépendante du support physique1 1 1

DocuWare Administration –

Configuration et gestion

du système Intégration système flexible

Évolutivité simple avec le serveur DocuWare

Administration système

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tDocuWare Administration –


du système

Autorisations et connexions aux bases de données :

administration centralisée au niveau système, toutes

peuvent être intégrées par le biais de bases de données

testées par DocuWare (Microsoft-SQL, Oracle, MySQL)

1 1 1

Hautes performances et évolutivité : utilisation de Content

Servers multiples sur différents dispositifs physiques

(volume), utilisation de bases de données multiples : les

armoires électroniques peuvent être distribuées vers

plusieurs bases de données exécutées sur différents

dispositifs physiques (volume), programme de base de

données illimité (un système peut contenir plusieurs bases

de données différentes).

0 1 1

Listes de sélection statiques : lecture unique de données

depuis des systèmes externes (bases de données, fichiers

texte) ou saisie unique de données

0 1 1

Listes de sélection externes : les requêtes dynamiques

externes génèrent des listes de sélection (systèmes ERP,

bases de données, par exemple)

0 1 1

Assignation de listes de sélection aux boîtes de dialogue et

champs index0 1 1

Configuration d'un compte invité par organisation 1 1 1

Longueur minimale du mot de passe 1 1 1

Complexité : les caractères en majuscules et en minuscules,

les chiffres et les caractères spéciaux peuvent tous être

définis comme des exigences de mot de passe

1 1 1

Définition de la date d'expiration 1 1 1

Définition du nombre de tentatives autorisées et du temps

de blocage du client lorsque la limite est dépassée1 1 1

Réception d'une notification lorsque votre mot de passe est

sur le point d'expirer, vous rappelant de changer1 1 1

Désactivation de l'échéance de mots de passe d'utilisateurs

individuels (si leurs comptes sont uniquement utilisés pour

les processus de travail, par exemple)

1 1 1

Administration de l'organisation

Mots de passe sécurisés

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du système

Blocage d'un compte utilisateur après un certain nombre de

saisies incorrectes du mot de passe (avec affichage d'une

remarque indiquant le moment où le compte a été bloqué).

1 1 1

Administration centralisée des utilisateurs et des droits dans

DocuWare Administration1 1 1 1 1

Droits fonctionnels : accès aux fonctions individuelles, aux

timbres, aux listes de sélection et aux modèles ; définition

au niveau de l'organisation

1 1 1 1 1

Droits d'accès aux armoires : droits d'accès aux documents

dans les armoires1 1 1 1 1

Profils : regroupement de droits fonctionnels dans des

profils fonctionnels et de droits d'armoires électroniques

dans des profils d'armoires

1 1 1 1 1

Rôles : regroupement de profils fonctionnels et de profils

d’armoires électroniques en fonction des tâches 1 1 1 1 1

Rôles prédéfinis : administrateur système, administrateur

d'organisation et propriétaire d'armoire1 1 1 1 1

Structuration des utilisateurs en groupes 1 1 1 1 1Assignation directe de droits, profils et rôles individuels à

différents utilisateurs1 1 1 1 1

Assignation de rôles à des groupes 1 1 1 1 1Configuration du bac par défaut pour l'utilisateur 1 1 1 1 1Administration pratique des groupes et utilisateurs :

intégration et exécution de la synchronisation des

utilisateurs et des groupes d'un service de répertoire

externe avec ceux du système DocuWare ; prise en charge

des services LDAP et Active Directory

0 1 1

Déblocage de comptes utilisateur en tant qu'utilisateur avec

les droits de "Gestion des utilisateurs"1 1 1

Notification d'absence aux utilisateurs 1 1 1

Création de règles de substitution : assignation d'utilisateurs 1 1 1

Création de listes de substitution : regroupement des règles

de substitution en listes1 1 1

Mise en œuvre d'une structure hiérarchique d'armoire

(affichage en arborescence)1 1 1 0 1

Administration des utilisateurs

Structure des armoires électroniques et administration des droits

Administration des droits

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du système

Lors de la création d'une armoire, les paramètres d'une

armoire existante sont importés par le biais d'un fichier XML. 1 1 1

Transfert de la structure de champ d'une armoire existante

via un fichier XML 1 1 1

Armoires sur disque dur, CD, DVD, WORM en mode manuel

ou juke-box, plates-formes de stockage SAN (Storage Area

Network), systèmes RAID

1 1 1

Finalisation automatique et enregistrement d'armoires sur

un juke-box1 1 1

Armoires sur système CAS (Content Addressed Storage),

solutions de stockage NetApp0 0 1

Gestion de stockage hiérarchique 0 1 1Organisation du stockage en disques logiques, restrictions

des capacités définies par l'utilisateur, notamment pour la

taille des disques CD/DVD/Blu-ray

0 1 1

Sélection de types de base de données pour chaque armoire

et intégration à tout type de configuration dans un système

DocuWare

1 1 1

Armoires pour un niveau de sécurité élevé. Leur accès est

interdit y compris pour l'administrateur.0 0 1

Définition détaillée de droits (droits d'affichage, d'édition, de

suppression ou de modification par exemple) pour chaque

armoire et champ index selon les superpositions

1 1 1

Définition supplémentaire des droits de champ : le champ

doit être vide, l'entrée doit être contenue dans la liste de

sélection, aucune nouvelle entrée

1 1 1

Association de droits d'armoires électroniques aux entrées

d'index d'un document (filtre d'index)0 1 1

Synchronisation des armoires primaires centrales et des

armoires secondaires décentralisées0 1 1

Différentes structures possibles dans les armoires primaires

et secondaires, mappage des champs index0 1 1

Résolution des conflits configurable, si les documents des

armoires primaires ou secondaires ont été modifiées

simultanément

0 1 1

Processus programmé 0 1 1

Exportation des armoires électroniques existantes dans un

système ; l'armoire cible peut être une nouvelle armoire ou

une armoire existante

0 1 1

Exportation dans un autre système DocuWare 0 1 1

Flux de travail de synchronisation d'armoires

Exportation du processus de travail

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du système Processus programmé 0 1 1

Copie/déplacement automatique des documents, du disque

dur vers un support optique dans une armoire, par exemple0 1 1

Enregistrement : création facultative d'une copie des

données à enregistrer pour enregistrement ultérieur à l'aide

d'un autre programme

0 1 1


Contrôle automatique du cycle de vie des documents,

notamment de la suppression de documents et,

facultativement, des entrées de bases de données

1 1 1

Option de suppression définitive de documents. Les données

à supprimer sont remplacées à l'aide des données générées

de façon aléatoire qui sont créées conformément à la

définition du manuel d'opération des programmes de

sécurité industrielle nationale, édité par le Ministère de la

défense. Une fois supprimées, aucun outil de restauration

ne permet de reconstruire les données.

0 0 1 1 1


Journalisation par défaut de toutes les modifications du

système, toutes les modifications de runtime dans les

documents ainsi que tous les processus de travail

0 1 1

Spécification des modifications/activités à journaliser par

l'administrateur système, l'administrateur d'organisation ou

le propriétaire d'armoire selon le niveau

0 1 1

Définition des configurations de journalisation basée sur les

droits d'accès 0 1 1

Filtrage des informations de journalisation telles que les

entrées d'un champ de base de données particulier ou

journalisation des activités pour un utilisateur particulier

0 1 1

Destinations de journalisation : base de données,

fichier XML, fichier texte0 1 1

Journalisation au niveau du débogage pour le système

DocuWare entier ou certains éléments seulement, tels que

Content Server ou DocuWare Administration à l'aide de la

commande de menu

0 1 1

Processus de suppression

Journalisation et contrôle

Processus de migration

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du système

Exportation de la journalisation sous forme de fichiers XML 1 1 1

Documentation relative à l'ensemble des paramètres du

système DocuWare, aux organisations et clients au

format PDF

1 1 1

Double conservation des données : stockage

complémentaire des entrées de base de données dans des

fichiers de document en tant que fichiers d'en-tête XML

1 1 1

Cryptage des documents et des en-têtes par association aux

procédures de cryptanalyse et RSA0 0 1

Restauration des bases de données corrompues à l'aide des

informations stockées dans les fichiers d'en-tête XML1 1 1

Communication cryptée : communication entre le client et le

serveur à l'aide de mécanismes Windows1 1 1 1 1

Communication entre les serveurs via SSL 0 1 1Accès via la connexion DocuWare ou Windows (connexion

simple)1 1 1 1 1

Transactions : protection de l'intégrité des données, des

modifications de documents et des transactions de stockage

aussi bien pour les index que pour les documents

1 1 1

Accès aux documents uniquement possible via Content

Server, aucun accès utilisateur direct aux répertoires de

documents

1 1 1

Accès à la base de données uniquement possible via Content

Server, aucun accès utilisateur direct à la base de données1 1 1

Haut niveau de sécurité pour les armoires et les utilisateurs ;

seuls les utilisateurs disposant d'une autorisation de haute

sécurité (connexion non simple) peuvent accéder aux

armoires hautement sécurisées

0 0 1 1 1

L'administrateur peut bloquer les types de fichiers

potentiellement dangereux pour une organisation1 1 1

Sauvegarde et restauration des paramètres du système, par

exemple, connexions aux données, emplacements de

stockage pour les documents et paramètres

d'administration des utilisateurs, dans un fichier XML

1 1 1

Sécurité des documents

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du système

Les mots de passe sont stockés à l'aide d'un processus de

hachage combiné à un mécanisme de salting1 1 1

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Pour plus d'informations sur la configuration des

composants individuels, voir les chapitres respectifs

Ouverture de DocuWare Configuration directement à partir

de DocuWare ; aucune installation requise1 1 1 1

Configuration de différents composants DocuWare à l'aide

d'assistants1 1 1 1

Attribution de droits détaillés pour la création, la

modification et l'attribution de configurations individuelles

via DocuWare Administration

1 1 1 1

DocuWare ConfigurationPlateforme de configuration par navigateur pour l'administration

de composants DocuWare spéciaux basés sur un navigateur.

Configuration de DocuWare

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Fonctionnement intuitif avec Windows Explorer

Archivage de documents depuis le système de fichiers

Windows vers DocuWare à l'aide d'un glisser-déposer, du

menu contextuel ou de raccourcis : indexation automatique

à l'aide de noms de dossiers et de fichiers

1 1 1 1

Archivage de structures de dossiers complètes depuis le

système de fichiers, sans ouvrir la boîte de dialogue de

stockage de chaque document. Les documents sont archivés

dans DocuWare avec les mots index pertinents.

1 1 1 1

Archivage des documents dans DocuWare depuis une

application grâce à la fonction Enregistrer sous : quand vous

sélectionnez le dossier de destination, le document reçoit

automatiquement des mots index.

1 1 1 1

Création de nouveaux dossiers pour y enregistrer des

documents par glisser-déposer1 1 1 1

Affichage et modification des entrées d'index directement

pour les documents dans Windows Explorer1 1 1 1

Création de liens vers des documents archivés et/ou des

dossiers DocuWare (p. ex sur le bureau ou dans une

application telle que PowerPoint)

1 1 1 1

Accès en lecture seule à un document archivé depuis une

application via Ouvrir1 1 1 1

Modification des documents archivés (dans l'application qui

ouvre par défaut cette extension de fichier dans

l'Explorateur Windows)

1 1 1 1

Ouverture d'un document de Windows Explorer Client dans

DocuWare Viewer1 1 1 1

Affichage des documents archivés en lecture seule dans

l'application qui ouvre par défaut cette extension de fichier

dans l'Explorateur Windows

1 1 1 1

Pour un accès plus rapide, un filtre peut être utilisé pour

limiter le résultat aux lignes les plus importantes (p. ex se

limiter aux documents des 30 derniers jours ou à ceux créés

par les utilisateurs eux-mêmes ou par leur équipe).

1 1 1 1

Affichage de l'historique des versions d'un document 1 1 1 1

Windows Explorer ClientDocuWare Windows Explorer Client permet à toutes les armoires

DocuWare d'être intégrées au répertoire de fichiers Windows.

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Possibilité d'installer et de désinstaller des applications

individuelles à partir du menu principal de DocuWare et à

partir du menu contextuel de Desktop Apps dans la barre

d'état de Windows.

1 1 1

Stockage de documents dans une armoire 1 1 1Stockage de documents dans le bac 1 1 1

Lancez la configuration de l'imprimante à partir d'un

document dans le bac et utilisez ce document comme

document d'exemple pour une nouvelle configuration

1 1 1

Conversion de documents au format PDF/A (format

d'archivage à long terme)1 1 1

Documents d'index: Lecture automatique du contenu des

zones de lecture définies du document. Ce contenu est

utilisé pour l'indexation (report du nom d'une société

figurant sur une facture dans le champ d'index

correspondant par exemple)

1 1 1

Lecture automatique de codes-barres à partir de zones de

lecture définies du document, telles que le numéro de

facture (une licence Barcode & Forms est nécessaire)

0 2 2

Indexation de documents à l'aide de valeurs fixes et

d'entrées dynamiques1 1 1

Lors de l'indexation, vous pouvez associer des entrées fixes,

des entrées dynamiques et des zones de lecture de texte

dans un champ d'index

1 1 1

Division du contenu des zones de lecture de texte afin de

transférer certaines parties vers des champs d'index

différents

1 1 1

Remplacement du contenu des zones de lecture de texte par

un texte différent : par exemple, lors de l'impression à partir

de l'ERP, remplacement du terme « facture » par « facture -

sortie »

1 1 1

Prélèvement de documents depuis le système de fichiers ou

le bac sélectionné pour la lecture du texte1 1 1

Définition de zones de lecture basées sur des parties de

texte au sein du document (définir un ancrage); par

exemple, le montant de la facture qui est toujours situé à la

fin, en regard du mot « Total »

1 1 1

DocuWare Desktop AppsDocuWare Desktop Apps est inclus dans la version de base de

DocuWare et comprend la Printer App, la Scan App, Smart

Conenct et l'Import App.

DocuWare Desktop Apps

DocuWare Printer App : Stockage de documents via la fonction d'impression de vos logiciels

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Superposition automatique des formulaires de facturation,

en-têtes et autres documents numérisés, avec possibilité de

séparation entre la première page et les suivantes

1 1 1

Division de documents de plusieurs pages après un nombre

de pages défini1 1 1

Division de documents de plusieurs pages selon des critères

textuels définis à l'aide de zones de lecture (Page 1, par

exemple)

1 1 1

Division de documents de plusieurs pages après une zone de

lecture vide ou dont le contenu a été modifié1 1 1

Division de documents de plusieurs pages basée sur des

codes-barres (une licence Barcode & Forms est nécessaire)0 2 2

Intégration d'une signature électronique simple dans un PDF 1 1 1

Une seule imprimante apparaît dans la liste d'imprimantes

des applications pour toutes les configurations de DocuWare

Printer (détection automatique de la configuration à utiliser)

1 1 1

Identification et classification d'un document sur la base de

critères textuels (une configuration particulière s'exécute si

un document Microsoft Word contient le mot « facture » à

un endroit spécifique, par exemple)

1 1 1

Identification et classification d'un document en fonction de

l'application depuis laquelle il est imprimé (une

configuration particulière s'exécute lorsque vous imprimez

depuis un système ERP, par exemple)

1 1 1

Ajout de pages (ajout d'un formulaire de retour, par

exemple)1 1 1

Impression d'une copie sur une imprimante physique, avec

ou sans formulaire/en-tête1 1 1

Impression de documents supplémentaires (Termes et

conditions générales ou formulaire de retour, par exemple)1 1 1

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DocuWare Control: Contrôle du traitement de documents

avec DocuWare Printer à partir d'applications telles qu'ERP

ou MS Word directement. Des commandes de texte

invisibles sont enregistrées sur des documents ou des

modèles de documents à l'aide d'une police spéciale

(DocuWare Control)

1 1 1

Création de factures électroniques conformes à la norme

allemande ZUGFeRD (PDF/A-3 avec métadonnées XML

intégrées)

1 1 1

Ajout automatique du document modifié à un nouvel e-mail

(une facture électronique par exemple)1 1 1

Les configurations sont créées et gérées de manière

centralisée et sont immédiatement disponibles sur le client

(à condition que les droits appropriés soient définis)

1 1 1

Création de configurations pour l'application DocuWare

Printer1 1 1

Copie des configurations existantes 1 1 1

Désactivation des configurations, pour des tests par exemple 1 1 1

Assignation simplifiée des droits d’accès : assignation d'une

configuration directement à chaque utilisateur individuel ou

via des rôles à tous les utilisateurs d'un rôle donné

1 1 1

Le créateur de la configuration reçoit automatiquement des

droits d'utilisateur et d'administrateur1 1 1

Numérisation de documents depuis n'importe quel scanner

(avec un pilote TWAIN ou WIA) installé sur le PC local 1 1 1

Ouverture de DocuWare Scan directement à partir de

DocuWare1 1 1

Ouverture de DocuWare Scan App directement depuis le bac 1 1 1

Stockage de documents dans une armoire 1 1 1Stockage de documents dans le bac 1 1 1Conversion de documents au format PDF/A (format

d'archivage à long terme) 1 1 1

Configuration de l'application DocuWare Printer

DocuWare Scan App : Numérisation et stockage de documents

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Documents d'index : Lecture automatique du contenu des

zones de lecture définies du document. Utilisation du

contenu pour l'indexation : par exemple, le report du nom

d'une société figurant sur une facture dans le champ d'index

correspondant (une licence Barcode & Forms est nécessaire)

0 2 2

Indexation de documents à l'aide de valeurs et d'entrées

dynamiques1 1 1

Lors de l'indexation, vous pouvez associer des entrées fixes

et des entrées dynamiques avec des zones de lecture de

texte dans un champ d'index (une licence DocuWare Import

est nécessaire).

0 2 2


transférer certaines parties vers des champs d'index

différents

1 1 1

Indexation de documents à l'aide de codes-barres 1D et 2D

(une licence Barcode & Forms est nécessaire)0 2 2

Sélection du type de code barres à rechercher et à utiliser

pour l'indexation (une licence Barcode & Forms est

nécessaire)

0 2 2

Division du contenu des zones de lecture des codes-barres

afin de transférer certaines parties seulement dans des

champs d'index différents (une licence Barcode & Forms est

nécessaire).

0 2 2

Sélection de documents d'exemple pour la lecture de texte

ou de codes-barres depuis le système de fichiers ou le bac

(une licence Barcode & Forms est nécessaire)

0 2 2

Définition de zones de lecture basées sur des parties du

texte au sein du document (définir un ancrage) ; par

exemple, le montant de la facture toujours situé en bas, à

droite du mot « Total » (une licence Barcode & Forms est

nécessaire)

0 2 2



séparation entre la première page et les suivantes (une

licence Barcode & Forms est nécessaire)

1 1 1


de pages défini1 1 1

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exemple) (une licence Barcode & Forms est nécessaire)

0 2 2


lecture vide ou dont le contenu a été modifié (une licence

Barcode & Forms est nécessaire)

0 2 2


codes-barres (une licence Barcode & Forms est nécessaire)0 2 2

Intégration d'une signature électronique dans un PDF 1 1 1


possible (à l'exception du grec et des langues cyrilliques)1 1 1

Rotation et alignement automatiques des pages numérisées

avec une mauvaise orientation ou de travers1 1 1

Envoi manuel de documents au format PDF/A après

numérisation (si vous souhaitez vérifier l'ordre des pages ou

bien les réorganiser, par exemple)

1 1 1

Réorganisation des pages au sein d'un document à l'aide

d'un glisser-déposer1 1 1

Suppression manuelle de pages et de documents (pages

vierges ou mal numérisées, par exemple)1 1 1

Suppression automatique des pages de séparation (une

licence Barcode & Forms est nécessaire)0 2 2

Suppression automatique de pages vierges 1 1 1

Ajout ultérieur de pages à l'aide d'un glisser-déposer

(lorsque des pages ont été insérées de travers, par exemple)1 1 1

Ajout direct et ultérieur de pages d'un simple clic 1 1 1Rotation manuelle des pages numérisées dans le mauvais

sens 1 1 1

Division manuelle des documents 1 1 1Numérisation de chaque feuille en tant que nouveau

document afin de numériser et stocker plusieurs factures

d'une seule feuille dans la pile, par exemple

1 1 1

Définition des paramètres de numérisation sur la base des

paramètres normaux de votre scanner (options de

numérisation et de couleurs, par exemple)

1 1 1

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Affichage de la boîte de dialogue du service de numérisation

afin d'accéder à l'ensemble des options de numérisation des

périphériques

1 1 1

Ajout automatique du document numérisé à un nouvel e-

mail1 1 1

The DocuWare Import App offers basic features for

monitoring folders in the file system and importing files into

DocuWare. The additional "DocuWare Import" license

allows additional and advanced features. You can learn

about both the basic and advanced features in the separate

"DocuWare Import" chapter. A further enhancement of the

features is possible with the "Barcode & Forms" license, see

the "Barcode & Forms" chapter.

Les configurations sont créées et gérées de manière

centralisée et sont immédiatement disponibles sur le client1 1 1

Création de configurations 1 1 1Copie des configurations existantes 1 1 1

Désactivation des configurations, pour des tests par exemple 1 1 1

Assignation simplifiée des droits d’accès : assignation d'une

configuration directement à chaque utilisateur individuel ou

via des rôles à tous les utilisateurs d'un rôle donné

1 1 1

Le créateur de la configuration reçoit automatiquement des

droits d'utilisateur et d'administrateur1 1 1

Veuillez consulter le chapitre Smart Connect (licence

supplémentaire)1 1 1

Établissement d'une connexion au système DocuWare à

partir duquel DocuWare Desktop Apps a été installé1 1 1 1

Activation de connexions 1 1 1 1

Suppression de connexions dans la liste de connexions 1 1 1 1

Application DocuWare Import App: Contrôle des dossiers et importation de fichiers

Configurations d'importation pour la DocuWare Scan App et l'Import App

DocuWare Smart Connect App

Gestion des connexions à DocuWare

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Contrôle des dossiers de fichiers pour l'importation

automatique de fichiers1 1 1

Sélection libre du dossier à contrôler (répertoire sur un PC

local ou un serveur/réseau)1 1 1

Importation des documents numérisés via le scanner réseau 1 1 1

Planification de la vérification de la présence de nouveaux

fichiers dans le répertoire d'importation : en continu ou à

intervalles configurables (une licence DocuWare Import est

nécessaire).

0 2 2

Vérification de l'ancienneté des fichiers afin d'empêcher

l'importation de fichiers incomplets1 1 1

Stockage de documents dans le bac 1 1 1Stockage de documents dans une armoire 1 1 1Transfert automatique d'entrées fixes en tant que termes

d'index1 1 1

Transfert automatique d'entrées dynamiques en tant que

termes d'index : utilisateur, nom de fichier, extension de

fichier, date de création ou de modification, par exemple

1 1 1

Lecture automatique du contenu des zones de lecture

définies du document Contenu utilisé pour l'indexation : par

exemple, le transfert du nom d'une société figurant sur une

facture dans le champ d'index correspondant (des licences

DocuWare Import et Barcode & Forms sont nécessaires)

0 2 2



texte dans un champ d'index (des licences DocuWare Import

et Barcode & Forms sont nécessaires)

0 2 2


transférer certaines parties dans des champs d'index

différents (une licence DocuWare Import est nécessaire)

0 2 2

DocuWare Import DocuWare Import contrôle les répertoires sélectionnés et importe

les fichiers qui y sont stockés dans des armoires ou bacs

DocuWare. Les documents peuvent ainsi être distribués aux

responsables directement après leur numérisation par exemple.

Les documents sont indexés automatiquement et peuvent être

stockés dans leur format d'origine.

Contrôle des dossiers et importation de documents

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des textes différents ; par exemple, lors de l'impression à

partir de l'ERP, remplacement du terme « facture » par

« facture - sortie » (des licences DocuWare Import et

Barcode & Forms sont nécessaires)

0 2 2

Définition de zones de lecture basées sur des parties du


exemple, le montant de la facture toujours situé en bas, à

droite du mot « Total » (des licences DocuWare Import et


0 2 2

Détection automatique de factures électroniques conformes

à la norme allemande ZUGFeRD et poursuite du processus

(une licence DocuWare Import est nécessaire)

0 2 2

Indexation de documents à l'aide de codes-barres 1D et 2D

(des licences DocuWare Import et Barcode & Forms sont

nécessaires)

0 2 2

Sélection du type de code-barres à rechercher et à utiliser

pour l'indexation (des licences DocuWare Import et Barcode

& Forms sont nécessaires)

0 2 2

Division du contenu des zones de lecture de code-barres afin

de transférer certaines parties dans des champs d'index

différents (des licences DocuWare Import et


0 2 2



séparation entre la première page et les suivantes (des

licences DocuWare Import et Barcode & Forms sont

nécessaires)

0 2 2


de pages défini (des licences DocuWare Import et


0 2 2



exemple) (des licences DocuWare Import et


0 2 2

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lecture vide ou dont le contenu a été modifié, par exemple

en cas d'absence de numéro de page (des licences

DocuWare Import et Barcode & Forms sont nécessaires)

0 2 2

Division de documents de plusieurs pages après des codes-

barres (des licences DocuWare Import et Barcode & Forms

sont nécessaires)

0 2 2

Suppression automatique des pages de séparation (des

licences DocuWare Import et Barcode & Forms sont

nécessaires)

0 2 2

Intégration d'une signature électronique dans un PDF 1 1 1


possible (à l'exception du grec et des langues cyrilliques) 1 1 1

Rotation et redressement automatiques des pages

numérisées avec une mauvaise orientation ou de travers1 1 1

Ajout automatique du document traité à un nouvel e-mail

(une facture électronique par exemple)1 1 1

Importation des métadonnées (données d'indexation) de

documents au format DocuWare Control lors de

l'importation depuis des applications externes (une licence

DocuWare Import est nécessaire)

0 2 2

Sélection d'un document d'exemple dans le système de

fichiers ou dans le bac1 1 1

Lancez la configuration de l'importation à partir d'un

document dans le bac et utilisez ce document comme

document d'exemple pour une nouvelle configuration

d'importation

1 1 1

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Les fonctions de Barcode & Forms sont uniquement

disponibles dans l'application Import App de

DocuWare Desktop Apps associée à une licence

DocuWare Import.

Lecture automatique du contenu des zones de lecture de

texte définies du document Ce contenu est utilisé pour

l'indexation (report du nom d'une société figurant sur une

facture dans le champ d'index correspondant par exemple)

0 2 2



texte dans un champ d'index

0 2 2


un texte différent : par exemple, remplacement du terme

« facture » par « facture - sortie »

0 2 2

Définition de zones de lecture basées sur des parties de


exemple, le montant de la facture qui est toujours situé à la

fin, en regard du mot « Total »

0 2 2



séparation entre la première page et les suivantes

0 2 2

Division d'un document après un nombre de pages donné 0 2 2



exemple)

0 2 2


lecture vide ou dont le contenu a été modifié, par exemple

en cas d'absence de numéro de page

0 2 2

Suppression automatique de pages de séparation 0 2 2

Lecture automatique du contenu des zones de lecture de

code-barres définies du document Ce contenu est utilisé

pour l'indexation

0 2 2

Sélection du type de code-barres à rechercher et à utiliser

pour l'indexation0 2 2

DocuWare Barcode & FormsBarcode & Forms extrait les codes barres 1D et 2D des documents,

ceux-ci étant ensuite stockés dans l'armoire électronique

DocuWare via DocuWare Scan et DocuWare Import et assimile

automatiquement les informations pour l'indexation des

documents.

Lecture de codes-barres 1D et 2D

Lecture de texte et superposition de formulaires et d'en-têtes

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DocuWare Barcode & FormsBarcode & Forms extrait les codes barres 1D et 2D des documents,

ceux-ci étant ensuite stockés dans l'armoire électronique

DocuWare via DocuWare Scan et DocuWare Import et assimile

automatiquement les informations pour l'indexation des

documents.

Division du contenu des zones de lecture des codes-barres

afin de transférer certaines parties seulement dans des

champs d'index différents

0 2 2


codes-barres0 2 2

Définition de zones de lecture en fonction des codes-barres

du document (ancrages définis)0 2 2

Division d'un document après un nombre de pages donné 0 2 2


lecture vide ou dont le contenu a été modifié0 2 2

Suppression automatique de pages de séparation 0 2 2

2 of 5 (Interleaved, Datalogic, IATA, Industrial, Inverted,

Matrix)0 2 2 2

Codabar 0 2 2 2Code 11 (USD 8) 0 2 2 2Code 39 0 2 2 2Code 93 0 2 2 2Code 128 / EAN 128 / GS1-128 0 2 2 2EAN 8 0 2 2 2EAN 13 0 2 2 2MaxiCode 0 2 2 2MSI (Modified Plessey) 0 2 2 2PharmaCode 0 2 2 2Postal (Dutch KIX, Postnet, Australia Post, Royal Mail, Planet,

Intelligent Mail)0 2 2 2

RSS (RSS 14, RSS 14 Stacked, RSS Expanded, RSS Expanded

Stacked)0 2 2 2

Telepen 0 2 2 2UPC/A 0 2 2 2UPC/E 0 2 2 2

Aztec 0 2 2 2DataMatrix 0 2 2 2MicroQR 0 2 2 2PDF417 0 2 2 2QR 0 2 2 2

Types de code barre 1D pris en charge

Types de code barre 2D pris en charge

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Configuration simple en quatre étapes à l'aide d'assistants 2 2 2 2

Click Once Client étant installé automatiquement, il est

possible d'appeler le programme de configuration

directement à partir du DocuWare

2 2 2 2

Transfert des mots index à partir de toutes les zones (y

compris les tables) de l'application tierce2 2 2 2

Affichage d'un ou de plusieurs boutons de recherche dans

l'application appropriée2 2 2 2

Entrée de menu Smart Index dans la boîte de dialogue de

stockage ou d'information DocuWare. Les index peuvent

ainsi être récupérées à partir d'un programme externe.

2 2 2 2

Utilisation dans des environnements à utilisateurs multiples

(environnement de terminal server, par exemple)2 2 2 2

Exécution d'une recherche configurée en cliquant sur le

bouton de recherche qui est affiché ou sur la barre de menu

de DocuWare Desktop Apps ou bien en tapant un raccourci

clavier.

2 2 2 2

Option permettant d'utiliser des mots index prédéfinis

supplémentaires2 2 2 2

Utilisation de paramètres fictifs lors de la saisie d'un terme

de recherche2 2 2 2

Lors de l'extraction de contenu d'une application tierce,

vous pouvez simplement sélectionner un contenu différent à

l'aide de la souris puis l'utiliser pour une recherche Smart

Connect dans DocuWare

2 2 2 2

Exécution de Smart Index en cliquant sur un bouton figurant

dans la boîte de dialogue de stockage ou d'information

DocuWare

2 2 2 2

Option permettant d'utiliser des mots index prédéfinis

supplémentaires2 2 2 2

Lors de l'indexation, vous pouvez associer des entrées fixes,

des entrées dynamiques et des zones de lecture de texte

dans un champ d'index.

2 2 2 2

Indexation au moment de l'archivage de documents ou post-

indexation après l'archivage de documents2 2 2 2

DocuWare Smart Connect Vous pouvez utiliser Smart Connect pour connecter la plupart des

programmes souhaités aux archives centrales documentaires

DocuWare sans la moindre programmation.

Intégration de DocuWare sans développement

Recherche dans Smart Connect : recherche de documents en un seul clic directement

à partir d'applications tierces

Indexation dans Smart Connect : ajout de termes de recherche aux documents

dans des applications tierces

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DocuWare Smart Connect Vous pouvez utiliser Smart Connect pour connecter la plupart des

programmes souhaités aux archives centrales documentaires

DocuWare sans la moindre programmation.

Création de configurations Smart Search 2 2 2 2Création de configurations Smart Search 2 2 2 2Copie de configurations Smart Connect existantes 2 2 2 2Utilisation du texte sélectionné lors de l'extraction de

contenu depuis n'importe quelle zone2 2 2 2

Utilisation de paramètres fictifs dans une recherche 2 2 2 2


possible (à l'exception du grec et des langues cyrilliques)2 2 2 2

Sélection automatique de la technologie de reconnaissance

optimale pour la lecture du texte.2 2 2 2

Configuration : Smart Connect

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8/R

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Affichage de documents dans la Visionneuse DocuWare

spécialement adapté aux appareils mobiles,

indépendamment du format d'archivage des documents.

Inclut un zoom profond : zoom performant sur des zones du

document.

2 2 2 2 2

Affichage de boîtes de dialogue de recherche, de listes de

tâches et de sélection, recherche par liste de sélection et

liste de sélection sélective.

2 2 2 2 2

Affichage des données d'indexation 2 2 2 2 2

Contrôle des processus de travail basé sur Task Manager à

l'aide de périphériques mobiles : Prise en charge des

fonctions de timbrage de DocuWare (champs de mots-clés

non pris en charge, Windows 8/RT : comprend des champs

d'attribution de mots de passe supplémentaires)

2 2 2 2 2

Envoi de documents à l'aide d'un iPhone ou d'un iPad 2 2Les fichiers PDF peuvent être transférés vers des iBooks ou

un iPad. Il s'agit d'une solution idéale pour préparer vos

réunions dans les meilleures conditions.

2

Transfert de documents de DocuWare Server vers

DocuWare Mobile via HTTPS (cryptage sécurisé du protocole

par le biais de certificats SSL)

2 2 2 2 2

DocuWare MobileDocuWare Mobile permet d'accéder directement à DocuWare à

partir de votre appareil mobile, qu'il s'agisse d'un iPhone, d'un

iPad, d'un iPod Touch, d'un Smartphone avec Android, d'un

Windows Phone ou d'un BlackBerry. Vous pouvez utiliser

l'application Windows 8 sur une tablette RT ou un PC. Pour

DocuWare Mobile, vous devez posséder la version PROFESSIONAL

ou ENTERPRISE de DocuWare Server.

Récupération des documents

Modification de documents

Sécurité

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iPad

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nd

roid

*

Numérisation de documents 1 1 1Déclenchement automatique, sans que vous ayez besoin,

par exemple, de changer la position de votre main ou

d'utiliser votre seconde main pour la stabilisation

(compatible avec les versions

iPhone 4S, iPad 3, iPad Mini)

1 1 1

Alignement automatique des marges du document 1 1 1Suppression automatique du fond de numérisation 1 1 1Recadrage manuel des numérisations 1 1 1

Conversion des numérisations en couleur en niveaux de gris 1 1 1

Navigation au sein des documents 1 1 1Ajout du document numérisé à un document existant 1 1 1Modification du nom du document 1 1 1Stockage de documents dans le bac (une licence

DocuWare Mobile est nécessaire)1 1 1

Stockage des documents via l'application Dropbox 1 1 1Téléchargement des documents dans Google Drive 1 1 1Impression des documents avec AirPrint 1 1 1Génération de PDF à pages multiples 1 1 1

Suppression de certaines pages seulement des documents 1 1 1

Envoi des documents par e-mail 1 1 1

Stockage des documents dans une armoire électronique

(uniquement avec la licence DocuWare Mobile et les

versions du serveur PROFESSIONAL ou ENTERPRISE)

2 2 2

DocuWare PaperScanL'application gratuite PaperScan transforme votre iPhone ou votre

iPad en un scanner mobile de documents. L'application permet de

photographier des documents et génère des numérisations nettes

qui peuvent être enregistrées dans l'emplacement désiré, où elles

pourront être réutilisées. PaperScan est la solution idéale lorsque

l'on souhaite créer facilement des rapports de dépenses par

exemple.

Numérisation et stockage de documents

*Périphériques Android : Google Nexus 4, 5 et 7, Samsung Galaxy S4 (GT-I9505, SCH-I545), Samsung

Galaxy S5 SM-G900F, HTC One, Motorola G XT1032

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Listes pratiques rassemblant les nouveaux documents à

traiter0 2 2 2

Possibilité de définir des listes de tâches à l'aide d'entrées

d'index et de les attribuer à des utilisateurs (à l'aide de

DocuWare Administration)

0 2 2 2

Mise à jour automatique des listes de tâches 0 2 2 2La liaison vers une liste de tâches peut être enregistrée dans

le navigateur ou sur le bureau0 2 2 2

Réception d'une notification par message électronique dès

qu'un nouveau document est disponible pour le traitement0 2 2

La notification par message électronique contient des liens

vers les documents à traiter ou vers une liste de tâches.0 2 2

Vous pouvez créer autant de modèles que vous le souhaitez

pour les notifications par message électronique0 2 2

Programmation : configuration des notifications par

message électronique à soumettre une fois par jour ou

durant une certaine période

0 2 2

Création de notifications par message électronique et

attribution d'utilisateurs individuels0 2 2 2

Création de notifications par message électronique et

proposition d'abonnements0 2 2 2

Définition du déclenchement des notifications par message

électronique à l'aide du contenu des champs index de

DocuWare

0 2 2 2

Les notifications par message électronique peuvent être

définies pour les documents récemment archivés, pour les

documents contenant des mots indexés modifiés ou pour les

deux simultanément.

0 2 2 2

Définition de l'objet et du contenu de la notification par

message électronique 0 2 2 2

Définition de la planification pour les notifications par

message électronique0 2 2 2

DocuWare Task ManagerLes listes de tâches de DocuWare et les notifications par message

électronique automatiques assurent un flux de travail optimal.

Listes de tâches

Notification par message électronique automatique

Configuration : notifications par message électronique

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t

Listes pratiques rassemblant les nouveaux documents à

traiter et les tâches associées, organisées par processus de

travail par exemple. "Factures entrantes"

0 2 2 2

Modification de tâches dans DocuWare : saisissez des

décisions directement dans un formulaire, définissez un

timbre approprié ou utilisez un formulaire avec un système

d'apposition de timbre automatique

0 2 2 2

Réassignation de tâches à d'autres utilisateurs, rôles ou

règles de substitution0 2 2 2

Marquage de l'état de chaque tâche, "lue" ou "non lue" 0 2 2 2

Spécification de l'état "absent" directement dans DocuWare

afin que les tâches soient transférées au remplaçant0 2 2 2

Liste spéciale contrôleur : Au sein d'un processus de travail,

le contrôleur dispose d'une vue d'ensemble de toutes les

tâches encore ouvertes pour les utilisateurs impliqués. Il

peut à tout moment prendre le contrôle et arrêter

d'exécuter les instances du processus de travail lorsque c'est

nécessaire.

0 2 2 2

Structuration des listes : conception automatique de listes

de tâches pour une clarté optimale 0 2 2 2

Affichage de l'historique du processus de travail à partir de

la liste de résultats et de la visionneuse du document qui

dépendait ou dépend d'un processus de travail

0 2 2 2

Intégration d'une liste de tâches dans n'importe quelle

application à l'aide d'une URL0 2 2 2

Définition de règles de substitution en cas d'absence d'un ou

plusieurs responsables (dans DocuWare Administration)0 2 2

Publication de processus de travail pour sa transmission aux

utilisateurs, rôles ou règles de substitution autorisés0 2 2

Suppression d'une publication d'un processus de travail 0 2 2

Définition d'un calendrier avec des horaires de travail pour

l'organisation (dans DocuWare Administration)0 2 2

DocuWare Workflow ManagerAvec Workflow Manager, créez des règles claires de gestion des

documents pour votre société : les processus métier sont

contrôlés à l'aide de processus de travail basés document et mis

en œuvre dans votre système DocuWare.

Listes de tâches des processus de travail dans DocuWare

Conception de processus de travail et définition de tâches avec Workflow Designer

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tDocuWare Workflow ManagerAvec Workflow Manager, créez des règles claires de gestion des




Définition d'escalades basées sur le temps pour les tâches :

1. Période de rappel pour les responsables,

2. Durée de retard pour la tâche

0 2 2

Transfert automatique de tâches si la limite de temps est

dépassée (délai expiré)0 2 2

Définition de tâches et de tâches parallèles 0 2 2Assignation de tâches et de tâches parallèles à des

utilisateurs, rôles ou règles de substitution0 2 2

Définition de déclencheurs pour les instances de processus

de travail, tels que le stockage d'un nouveau document ou la

modification de valeurs d'index pour un document déjà

stocké.

0 2 2

Détermination des options de prise de décision que le

responsable d'une tâche peut sélectionner, l'approbation ou

le rejet d'une facture par exemple

0 2 2

Formulaire global dans lesquel le responsable doit saisir les

données (champ, noms de champ, masque de champ,

valeurs prédéfinies, listes de sélection, variables)

0 2 2

Notification par message électronique adressée aux

employés pour les informer qu'une nouvelle tâche leur a été

assignée

0 2 2

Notification par message électronique adressée aux

employés pour leur rappeler qu'une tâche est arrivée à

échéance ou en retard

0 2 2

Ouverture d'une tâche à partir d'une notification par

message électronique0 2 2

Envoi par message électronique d'informations sur

l'accomplissement des étapes d'un projet aux employés

depuis le processus de travail

0 2 2

Définition des conditions d'interruption d'une tâche

parallèle. Par exemple, si plusieurs utilisateurs sont censés

approuver les montants partiels d'une facture et que l'un

d'eux approuve le montant total, la tâche ne doit plus

apparaître pour les autres utilisateurs.

0 2 2

Définition de commandes conditionnelles, telles que la

nécessité d'une approbation par une seconde partie dès que

le montant d'une facture dépasse un seuil spécifique

0 2 2

Définition de variables pour les processus de travail 0 2 2Utilisation de variables lors du pré-remplissage des

formulaires0 2 2

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Utilisation de valeurs d'index dans les étapes automatiques

(saisie du nom du chef de département via le nom de

l'employé envoyant une demande de congé, par exemple)

0 2 2

Écriture automatique de données dans les champs d'index :

par exemple, en cas de réception de facture, enregistrement

de l'état de la facture dans les données d'index

0 2 2

Attribution de données de sources externes permettant

l'exécution automatique des calculs ; par exemple, transfert

d'informations à partir du système comptable vers le

workflow.

0 2 2

Requête via des Web Service pour la lecture de données

externes ; par exemple, pour la saisie automatique du

montant de la facture dans le formulaire

0 2 2

Tableau d'ensemble de tous les processus de travail

spécifiant les archives assignées, les données de création, les

versions, les instances actives de chaque processus, ainsi

que d'autres informations.

0 2 2

Filtrage de la vue d'ensemble des processus de travail par

recherche0 2 2

Affichage des versions des processus de travail (« historique

de développement") dans une liste distincte0 2 2

Copie d'une version de processus de travail et génération

d'une nouvelle version, par exemple pour modifier ses

fonctionnalités

0 2 2

Affichage des instances actives d'un processus de

travail dans une liste distincte : indique l'activité en

cours de traitement

0 2 2

Couche de diagramme des flux pour chaque processus de

travail0 2 2

Ajout d'activités aux processus par glisser-déposer (tâches,

décisions, etc.) sur un diagramme de flux0 2 2

Définition de couleurs pour les étapes des processus de

travail (sorties) sur un diagramme de flux0 2 2

Création, modification, copie et enregistrement des

configurations des processus de travail0 2 2

Assignation claire : la configuration de processus de travail

doit être assignée à une armoire DocuWare0 2 2

Simulation du workflow avec possibilité de modification des

variables0 2 2

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Arrêt d'exécution d'une instance du processus de travail,

pour des tests par exemple0 2 2

Affichage de la structure de la liste des tâches d'un

processus dans DocuWare : spécification des colonnes selon

les données d'index des documents, les variables système du

processus et variables globales, avec aperçu de la structure

0 2 2

Autorisations en tant que contrôleur et concepteur 0 2 2

Voir le chapitre "DocuWare Administration."

Règles de substitution, notification d'absence et autres paramètres

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Classification de documents dans un bac et suggestion

automatique de termes d'index basée sur des documents

précédents dont l'indexation a déjà été "apprise"

2 2 2 2 0

Stockage automatique de documents évalués par

Intelligent Indexing2 2 2 2 0

Application d'un code couleur aux documents et termes

d'index individuels selon le niveau de pertinence des termes

d'index suggérés

2 2 2 2 0

"Apprentissage" d'Intelligent Indexing : corrigez les

suggestions de termes d'index erronées pour "apprendre"

au système le modèle d'indexation qu'il appliquera par la

suite.

2 2 2 2 0

Possibilité de comparer des résultats à des données

existantes d'autres applications (ERP par exemple) et de les

filtrer.

2 2 2 2 0

Relancez une analyse des documents du bac avec

Intelligent Indexing2 2 2 2 0

Désignation libre des documents ; par exemple, possibilité

d'utiliser des termes spécifiques à votre société2 2 2 2 0

11 champs d'index standard (Type de document, Date,

Société, Contact, Numéro de client, Date de paiement,

Numéro de document, Montant, ID de TVA, Sujet) pour une

indexation automatique basée sur le crowd learning.

2 2 2 2 0

8 champs d'index utilisateur de divers types (texte, date,

numérique) pour une indexation automatique de termes

d'index pertinents individuellement

2 2 2 2 0


possible (à l'exception du grec et des langues cyrilliques) 2 2 2 2 0

Possibilité d'activation et de désactivation

d'Intelligent Indexing pour des organisations spécifiées (dans

la configuration de DocuWare)

2 2 2 2 0

Réinitialisation des configurations 2 2 2 2 0

Intelligent Indexing ServiceIntelligent Indexing vous libère de l'indexation manuelle.

DocuWare classe les documents et effectue des recherches

automatiques de termes d'index pertinents. Les validations ou

corrections des utilisateurs alimentent le système d'apprentissage

automatique qui les emploie alors pour assigner les termes

d'index de manière autonome, après une courte période

d'apprentissage.

Utilisation d'Intelligent Indexing

Gestion d'Intelligent Indexing

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Stockage dans une armoire DocuWare 2 2 2Stockage dans le bac DocuWare 2 2 2Les messages électroniques peuvent être archivés dans les

formats suivants : MSG (Outlook), DOC (Word), RTF, PDF ou

PDF/A

2 2 2

Barre de menus et menu contextuel DocuWare intégrés

dans Outlook2 2 2

Stockage de messages électroniques à l'aide de la barre de

menus DocuWare2 2 2

Stockage de messages électroniques à l'aide du menu

contextuel DocuWare2 2 2

Envoi et stockage d'e-mails depuis Microsoft Outlook en une

seule étape (non pris en charge dans un environnement

terminal server)

2 2 2

Archivage de messages électroniques avec pièces jointes ;

les messages électroniques peuvent être marqués comme

archivés à l'aide de la catégorie DocuWare

2 2 2

Archivage de messages électroniques avec pièces jointes et

suppression de la pièce jointe uniquement2 2 2

Archivage et suppression définitive de messages

électroniques avec pièces jointes2 2 2

Configuration du type de stockage :

message électronique et fichiers joints (affichage du

message en premier), message électronique et fichiers joints

(affichage des fichiers joints en premier), ou fichiers joints

uniquement

2 2 2

Le type de stockage d'un message électronique peut être

sélectionné indépendamment de la configuration :



(affichage des fichiers joints en premier), ou fichiers joints

uniquement

2 2 2

Marquage des messages électroniques dans la liste des

résultats à l'aide d'une icône spécifique1 1 1

Vous pouvez définir autant de destinations de stockage que

vous le souhaitez : les messages électroniques sont envoyés

à leur destination spécifique en fonction de la configuration

sélectionnée

2 2 2

DocuWare Connect to OutlookUtilisez CONNECT to Outlook pour archiver vos messages

électroniques directement et en toute simplicité dans DocuWare à

partir de Microsoft Outlook et utilisez la recherche rapide pour

accéder aux messages stockés.

Archivage des messages électroniques

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tDocuWare Connect to OutlookUtilisez CONNECT to Outlook pour archiver vos messages




Une fois le client Web connecté, les dossiers à contrôler sont

automatiquement créés ; le stockage est effectué à partir de

ces dossiers contrôles : les messages électroniques sont

supprimés (non pris en charge dans un environnement de

serveur terminal)

2 2 2

Stockage avec et sans boîte de dialogue de stockage 2 2 2Si aucun champ obligatoire n'est défini, la boîte de dialogue

de stockage s'ouvre systématiquement (même sans

paramètres supplémentaires)

2 2 2


(*) dans les boîtes de dialogue de stockage et d'informations2 2 2

Recherche de documents archivés dans DocuWare et

connectés à un message électronique en un simple clic (p. ex

provenant du même expéditeur)

2 2 2

Si seules les pièces jointes d'un message électronique ont

été supprimées dans Outlook : accédez à nouveau à ces

pièces jointes en un simple clic

2 2 2

Accès aux listes de tâches DocuWare à partir d'Outlook

(avec une licence Task Manager)2 2 2

Vous pouvez définir autant de configurations de stockage

que vous le souhaitez de manière centralisée. Elles peuvent

être attribuées directement aux utilisateurs ou via certains

rôles

2 2 2

Vous pouvez définir autant de configurations de recherche

rapide que vous le souhaitez de manière centralisée. Elles

peuvent être attribuées directement aux utilisateurs ou via

certains rôles

2 2 2

Les administrateurs peuvent créer des configurations de

stockage et de recherche rapide pour tous les utilisateurs2 2 2

Les utilisateurs non administrateurs (basiques) peuvent

créer des configurations de stockage et de recherche rapide

pour eux-mêmes s'ils possèdent les droits nécessaires

2 2 2

Utilisation de valeurs fixes comme mot index pour l'archivage 2 2 2

Sélection de propriétés du message électronique comme

mots index pour l'archivage (expéditeur, objet, etc.)2 2 2

Accès aux documents archivés - Utilisation de la recherche rapide

Configuration du stockage de messages électroniques et de la recherche rapide

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Utilisation d'entrées prédéfinies comme mots index pour

l'archivage (CURRENTDATE, etc.)2 2 2

Sélection d'informations sur le destinataire/expéditeur

issues du contact Outlook (nom, société, etc.) comme mots

index pour l'archivage

2 2 2

Sélection d'informations issues d'autres armoires DocuWare

comme mots index ; les adresses électroniques peuvent être

utilisées comme matchcode.

2 2 2

Prise en charge d'autres bases de données SQL externes

(MySQL, MSSQL, Oracle) pour l'expansion automatique de

mots index : des adresses électroniques peuvent être

utilisées comme matchcode.

2 2 2

Stockage avec et sans boîte de dialogue de stockage 2 2 2Si aucun champ obligatoire n'est défini, la boîte de dialogue

de stockage s'ouvre systématiquement (même sans

paramètres supplémentaires)

2 2 2


(*) dans les boîtes de dialogue de stockage et d'informations2 2 2

Utilisation de valeurs fixes comme mot index pour les

recherches rapides2 2 2

Sélection du type de stockage :



(affichage des fichiers joints en premier), ou uniquement les

fichiers joints

2 2 2

Sélection de propriétés du message électronique comme

mots index pour les recherches rapides (expéditeur, objet,

etc.)

2 2 2

Utilisation d'entrées prédéfinies comme mots index pour les

recherches rapides (p. ex CURRENTDATE (-30) pour les

30 derniers jours)

2 2 2

Sélection d'informations sur le destinataire/expéditeur

issues du contact Outlook (nom, société, etc.) comme mots

index pour les recherches rapides

2 2 2

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Dans les configurations de stockage, sélectionnez un mot clé

DocuWare jusqu'à 64 fois à l'étape 'Cible de stockage',

transférant ainsi de nombreuses valeurs dans le champ de

mot clé lors de l'archivage des e-mails

2 2 2

Dans la recherche rapide, utilisation de la date de stockage

comme critère de recherche de façon à limiter le nombre de

résultats (aux 14 derniers jours, par exemple)

2 2 2

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Archivage des emails via Gmail 2 2 2Archivage des emails via Microsoft Exchange Server 2 2 2Stockage dans l'armoire DocuWare 2 2 2Stockage dans le bac DocuWare 2 2 2Archivage des courriers électroniques au format EML

original ou au format PDF2 2 2

Suppression ou déplacement dans un autre dossier de

messages électroniques avec ou sans pièces jointes2 2 2

Vous pouvez définir autant de destinations de stockage que

vous le souhaitez : les messages électroniques sont envoyés

à leur destination spécifique en fonction du dossier contrôlé

sélectionné.

2 2 2

Vous pouvez définir autant de configurations de stockage

que vous le souhaitez de manière centralisée, assignables

directement aux utilisateurs ou via certains rôles

2 2 2

L'administrateur peut créer des configurations de stockage

pour tous les utilisateurs.2 2 2

Utilisation de valeurs fixes en tant que termes d'index pour

l'archivage2 2 2

Sélection de propriétés de message électronique en tant que

termes d'index pour l'archivage (expéditeur, objet, etc.)2 2 2

Sélection du type de stockage :

Message électronique et fichiers joints (affichage du


(affichage des fichiers joints en premier), message

électronique sans pièce jointe ou fichiers joints uniquement

2 2 2

Possibilité de désactiver le téléchargement automatique

d'images, par exemple à des fins de protection contre les

messages électroniques d'hameçonnage

2 2 2

DocuWare Connect to MailAvec CONNECT to Mail, chargez et archivez de manière

pratique les messages électroniques de votre compte Google

dans DocuWare.

Archivage des messages électroniques

Configuration du stockage de messages électroniques

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t

Sélection d'une source de données externe : armoire

docuWare, tableau de base de données, affichage de base

de données, commande SQL ou fichier avec délimiteurs ou

0 2 2

Avec un fichier comme source de données externe : accès

en lecture/écriture ou accès en lecture seule, déplacement

ou suppression d'un fichier à la fin du flux de travail

0 2 2

Sélection des enregistrements externes associés aux

documents DocuWare ou des documents DocuWare

associés aux enregistrements externes

0 2 2

Si plusieurs enregistrements externes sont trouvés pour un

document, vous pouvez choisir de traiter le premier

enregistrement uniquement et de créer une entrée dans le

fichier journal ou de traiter l'ensemble des enregistrements

externes (l'index est développé à l'aide du premier

enregistrement externe).

0 2 2

Si plusieurs documents sont trouvés pour un enregistrement

externe, vous pouvez choisir de traiter le premier document

et de créer une entrée dans le fichier journal ou de traiter

l'ensemble des documents.

0 2 2

Suppression des enregistrements externes à l'issue du

traitement. Cela permet de garantir qu'un enregistrement

externe n'est lu qu'une seule fois.

0 2 2

Création d'un enregistrement externe si aucun

enregistrement externe n'est trouvé pour un document (non

pris en charge pour les affichages de tableaux)

0 2 2

Création d'un enregistrement dans DocuWare si aucun

document n'est trouvé pour un enregistrement externe0 2 2

Filtrage de documents dans l'armoire DocuWare 0 2 2Filtrage d'enregistrements dans la source de données

externe0 2 2

Attribution de champs de données externes aux champs

index DocuWare0 2 2

Ajout systématique de mots index ou uniquement lorsque 0 2 2

Paramètres de l'amélioration d'index

DocuWare Autoindex Autoindex importe les informations depuis d'autres applications,

comme des logiciels comptables, et les envoie à DocuWare en

tant que critères d'indexation.

Amélioration de l'index via des sources de données externes

Amélioration de l'index via des enregistrements externes

Amélioration de l'index via des champs de données externes

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DocuWare Autoindex Autoindex importe les informations depuis d'autres applications,

comme des logiciels comptables, et les envoie à DocuWare en

tant que critères d'indexation.

Ajout de mots index issus du contenu d'enregistrements

externes à l'aide d'entrées fixes ou dynamiques0 2 2

Ajout ou modification du contenu des champs des

enregistrements externes à l'aide de mots index du

document DocuWare et d'entrées fixes ou dynamiques

0 2 2

Indexation spéciale de documents sans enregistrement

externe associé (uniquement possible avec un pilote ODBC ;

impossible pour les affichages de bases de données)

0 2 2

Démarrage du processus de travail AUTOINDEX à l'aide d'un

déclencheur de temps, manuellement ou via un événement

de fichier (modification du fichier d'index utilisé comme

source de données externe)

0 2 2

Programmation

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Recherche de documents à l'aide de termes d'index (ou en

mode plein texte) tout comme dans DocuWare1 1 1

Ouverture des documents dans des afficheurs standard ;

afficheur PDF disponible dans Request si aucun n'est installé

sur le périphérique.

1 1 1

Transfert et affichage des versions des documents pour les

armoires avec gestion de versions activée1 1 1

Affichage de l'historique des processus de travail pour les

documents qui dépendaient ou dépendent d'un processus

(uniquement en combinaison avec Workflow Manager)

1 1 1

Ouverture des configurations de Request à partir de

DocuWare et de DocuWare Configuration1 1 1 1

Adoption d'une armoire ou de certains de ses documents 1 1 1 1

Fonction de filtre avancé pour déterminer les documents à

transférer (filtrage par type de document, intervalle de

temps ou société par exemple)

1 1 1 1

Intégration de l'historique du processus de travail d'un

document (avec une licence Workflow Manager)2 2 2 2

Exportation de documents dans une armoire Request 1 1 1 1Exportation de documents aux formats d'origine ou

convertis en PDF, avec préservation des commentaires en

option

1 1 1 1

Transfert du catalogue plein texte (recherche plein texte) 1 1 1 1

Champs de recherche basés sur une liste assignée de

résultats ou de tâches1 1 1 1

Planification de la diffusion de données : mise à disposition

d'une armoire Request le premier jour de chaque mois par

exemple

1 1 1 1

DocuWare RequestRequest met à votre disposition des armoires entières ou des

documents sélectionnés sur des supports externes (CD/DVD, etc.)

sous la forme d'un fichier ZIP. Les documents peuvent être lus

sans client DocuWare.

Armoires portables : utilisation de DocuWare sous la forme d'un fichier ZIP sur un CD/DVD, un disque dur

externe ou une clé USB

Options DocuWare Request

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Définition d'URL reposant sur des paramètres prédéfinis

spécifiques1 1 1 1

Définition d'URL valides complexes grâce au codage

(Base64url)1 1 1 1

Intégration de DocuWare dans une fenêtre de navigateur

distincte ou dans un cadre défini1 1 1 1

Accès aux interfaces utilisateur d'une configuration

DocuWare dans des applications Web ou Windows ;

interfaces utilisateur disponibles : sélection d'une boîte de

dialogue de recherche, d'une liste de résultats, d'une boîte

de dialogue d'information, de la Visionneuse, d'une liste de

processus de travail, d'une tâche de processus de travail,

d'une liste pour Task Manager, de l'historique des

documents, de documents spéciaux

1 1 1 1

Choix de la langue d'affichage de la liste des résultats et/ou

de l'afficheur1 1 1 1

3 affichages possibles : ouverture directe de DocuWare

Viewer, ouverture de la liste de résultats puis de Viewer et

ouverture d'un fichier dans le plug-in ou téléchargement du

fichier

1 1 1 1

Transfert des critères de recherche prédéfinis par URL 1 1 1 1Accès par le biais d'une connexion en tant qu'invité,

Windows ou DocuWare1 1 1 1

Codage de l'URL par le biais de laquelle a été appelée URL

Integration dans DocuWare1 1 1 1

Connexion à URL Integration par le biais d'une connexion de

confiance, d'un compte Windows ou dans la page de

connexion DocuWare

1 1 1 1

Il est possible de stocker les données de connexion

DocuWare dans un cookie, ce qui permet ensuite de se

connecter au système DocuWare pour réaliser tous les

appels d'URL ultérieurs

1 1 1 1

Configuration d'URL Integration

DocuWare URL IntegrationIntégration d'éléments individuels de DocuWare dans n'importe

quel programme à l'aide de l'intégration d'URL : une adresse

Internet (URL) est générée et affichée dans un navigateur depuis

l'application

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t

Une interface REST qui permet d'accéder aux systèmes

DocuWare. Elle est utilisée au sein de DocuWare pour

connecter des appareils mobiles à DocuWare Mobile, par

exemple, mais elle permet également de connecter des

programmes externes. Pour en savoir plus, voir :

1 1 1

https://help.docuware.com/sdk/platform/

Avec DocuWare, vous pouvez effectuer des vérifications de

plausibilité sur les entrées d'index côté serveur à l'aide de

bibliothèques de validation générales ou propres à chaque

client. Pour ce faire, il est possible d'utiliser des DLL .NET 2.0

pouvant contenir le nombre souhaité de vérifications. Vous

trouverez plus de détails sur la validation dans le Knowledge

Center :

1 1 1

http://help.docuware.com/en/#t56478

Interface .Net permettant d'accéder aux fichiers sur le

serveur DocuWare. Pour assister à un didacticiel relatif à

l'interface GAPI, accédez au Knowledge Center :

2 2 2


L'interopérabilité entre les serveurs DocuWare est assurée

par les Web Services, lesquels ont été développés sur la base

de .NET (avec l'environnement Java, par exemple). Les Web

Services reposent sur l'interface de programmation GAPI

(General Application Programming Interface) de DocuWare.

Pour assister à un didacticiel relatif aux Web Services,

accédez au Knowledge Center :

2 2 2


L'interface de programmation JAPI (Java Application

Programming Interface) permet d'accéder aux services

DocuWare par le biais de la technologie JAVA :

2 2 2


Kit de développement (SDK)Grâce à son kit de développement (SDK), DocuWare offre des

interfaces de programmation spécifiques. Il est possible d'accéder

aux fonctions de DocuWare à partir d'autres applications via URL

Integration et les services Web, ainsi que par le biais

d'interfaces GAPI et JAPI performantes.

Validation personnalisée

GAPI

Web Services

JAPI

DocuWare Platform Service

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http://help.docuware.com/en/








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Stockage de documents numérisés directement dans

l'armoire électronique DocuWare et dans les bacs, les index

sont directement choisis à l'aide de la boîte de dialogue de

stockage sur le périphérique OKI

2 2 2


dans le mauvais sens ou de travers2 2 2

Connexion en arrière-plan avec les données d'un utilisateur

fixe prédéfini (pour stocker rapidement et facilement des

documents, par exemple)

2 2 2

Choix des boîtes de dialogue de stockage pour l'indexation

des documents apparaissant sur le périphérique OKI2 2 2

Définition de boîtes de dialogue de stockage spéciales

adaptées à cette application dans DocuWare Configuration2 2 2

Accès à toutes les options des boîtes de dialogue de

stockage DocuWare (à l'exception des masques de champs)

disponibles dans cette application, notamment aux entrées

fixes masquées et aux listes de sélection propres à certains

champs

2 2 2

Choix des entrées d'index dans des listes de sélection

(sélectives ou non) ou saisie au clavier affiché à l'écran2 2 2

Accès aux principaux paramètres de numérisation du

périphérique OKI : Numérisation recto verso ou simple face,

en couleurs ou en noir et blanc

2 2 2

Recherche dans l'armoire et impression des documents

récupérés en fonction des droits de chaque utilisateur. Choix

des boîtes de dialogue de recherche proposées sur le

périphérique OKI

2 2 2

DocuWare Connect to OKINumérisation et archivage en une seule étape avec les scanners et

copieurs numériques multifonction OKI pris en charge

Archivage via les périphériques OKI

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Prise en charge de scénarios standard à code barres SAP

pour les documents entrants0 2 2

Intégration des documents archivés dans des scénarios SAP

Business Workflow0 2 2

Stockage et affichage des listes d'impression 0 2 2Stockage et affichage des fichiers stockés à l'emplacement

d'archivage de données SAP0 2 2

Transfert de documents à partir de SAP 0 2 2Accès aux documents SAP même en l'absence de plateforme

SAP

Fonctionnalité totale depuis ArchiveLink version 4.5 0 2 2

DocuWare Connect to SAPAvec l'interface Connect to SAP (certifiée SAP), DocuWare étend

les fonctionnalités de SAP en proposant l'archivage de documents

et de données.

Archivage de documents SAP en prévision d'audits

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DocuWare en tant que centre des enregistrements

SharePoint0 2 2

Archivage à long terme des documents SharePoint en vue de

la réalisation d'audits 0 2 2

Stockage manuel de documents de SharePoint vers

DocuWare grâce au menu contextuel0 2 2

Stockage automatique de documents de SharePoint vers

DocuWare en définissant des stratégies personnalisées0 2 2

Archivage de documents dans DocuWare directement à

partir de SharePoint0 2 2

Stockage de documents reposant sur des règles en

définissant des actions et des stratégies personnalisées

individuelles

0 2 2

Stockage au format d'origine 0 2 2

Recherche combinée (emplacement fédéré) dans SharePoint

et DocuWare à l'aide de la recherche ouverte0 2 2

Zone d'affichage des résultats DocuWare distincte dans

l'interface utilisateur SharePoint0 2 2

Affichage des résultats DocuWare directement à partir de

SharePoint0 2 2

Accès à DocuWare par authentification unique (identifiant

vérifié dans Windows Active Directory)0 2 2

Basculement direct entre SharePoint et DocuWare grâce à

l'authentification unique (identifiant vérifié dans Windows

Active Directory)

0 2 2

Recherche séparée dans DocuWare pour les mots index ou

en mode plein texte avec toutes les fonctions DocuWare

disponibles

0 2 2

Administration Web par le biais de Connect to SharePoint 0 2 2

Types de connexion : manuelle, utilisateur fixe ou Windows 0 2 2

Définition de mappage pour envoyer des données d'index de

SharePoint vers des champs index figurant dans les armoires

DocuWare

0 2 2

Définition de types de transfert pour spécifier le type de

document SharePoint à stocker dans une armoire DocuWare

spécifique

0 2 2

DocuWare Connect to SharePointConnect to SharePoint permet de connecter Microsoft Office

SharePoint au système de gestion documentaire DocuWare.

Recherche de documents archivés dans SharePoint

Intégration de DocuWare dans SharePoint

Administration de CONNECT to SharePoint

Archivage dans DocuWare directement depuis SharePoint en prévision d'audits

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Stockage des documents numérisés directement dans une

armoire ou un bac DocuWare, saisie des mots index dans la

boîte de dialogue de stockage du dispositif Ricoh

2 2 2

Connexion avec les données d'un utilisateur fixe prédéfini ou

connexion individuelle avec les données d'un utilisateur

spécifique

2 2 2

Configuration de boîtes de dialogue de stockage propres à

Ricoh, avec entrées fixes et champs en lecture seule2 2 2

Stockage de tous les documents numérisés sous la forme

d'un fichier de plusieurs pages au format TIFF ou PDF ou

d'un fichier d'une seule page au format TIFF (noir et blanc),

JPEG (couleur) ou PDF

2 2 2

Résolution : 100, 200, 300, 400 ou 600 dpi 2 2 2Choix de la boîte de dialogue de stockage en vue de

l'indexation des documents apparaissant sur le dispositif

Ricoh

2 2 2

DocuWare Connect to Ricoh Numérisation et archivage en une seule étape par le biais des

scanners et copieurs numériques multifonction Ricoh pris en

charge

Archivage par le biais de dispositifs Ricoh

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armoire DocuWare, saisie des mots index dans la boîte de

dialogue de stockage du dispositif Sharp

2 2 2




fixe prédéfini (pour être en mesure de stocker rapidement

et facilement des documents, par exemple)

2 2 2

Connexion possible par le biais d'une identification par

radiofréquence ou d'une carte à puce (avec un logiciel

supplémentaire)

2 2 2

Stockage des documents en cours de numérisation dans des

armoires DocuWare et des bacs dans Web Client2 2 2

Choix des boîtes de dialogue de stockage en vue de

l'indexation des documents apparaissant sur le dispositif

Sharp

2 2 2

Définition de boîtes de dialogue adaptées à cette application

dans DocuWare Administration2 2 2


stockage (à l'exception des masques de champs) disponibles

dans cette application, notamment aux entrées fixes

masquées et aux listes de sélection propres à certains

champs

2 2 2




dispositif Sharp : numérisation recto verso ou simple face,

numérisation en couleur ou en noir et blanc, formats de

fichiers PDF, TIFF et JPEG

2 2 2

Recherche dans une armoire et impression des documents

récupérés en tenant compte des droits utilisateur

individuels. Choix des boîtes de dialogue de recherche

proposées sur le dispositif Sharp

2 2 2

DocuWare Connect to Sharp

version 2Numérisation et archivage en une seule étape par le biais des

scanners et copieurs numériques multifonction Sharp pris en

charge

Archivage par le biais de dispositifs Sharp

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armoire ou un bac DocuWare, saisie des mots index dans la

boîte de dialogue de stockage du dispositif Toshiba

2 2 2

Définition de champs spéciaux dans le cadre de l'assignation

d'index sur l'écran du dispositif Toshiba2 2 2

Entrées de champs : numériques, décimales, texte ou issues

d'une liste de sélection prédéfinie2 2 2

Champs obligatoires 2 2 2Entrées fixes masquées 2 2 2Longueur de texte minimale et maximale 2 2 2

Valeur minimale et maximale pour les champs numériques 2 2 2

Formats possibles des fichiers numérisés : TIFF, PDF, XPS

(dans chaque cas, une seule page ou plusieurs pages) et JPEG2 2 2

Autres paramètres de numérisation disponibles selon le

dispositif Toshiba utilisé2 2 2

Définition possible de 2 400 modèles de numérisation

avancée (au maximum) sur chaque dispositif2 2 2

Choix de l'armoire ou du bac de stockage des documents

numérisés2 2 2

Assignation des champs définis dans le modèle de

numérisation avancée à des champs DocuWare2 2 2

Assignation des champs de protocole de numérisation à des

champs DocuWare2 2 2

DocuWare Connect to Toshiba

version 1Numérisation et archivage en une seule étape par le biais des

scanners et copieurs numériques multifonction Toshiba pris en

charge

Archivage par le biais de dispositifs Toshiba

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armoire et des bacs DocuWare, saisie directe des termes

d'index via la boîte de dialogue de stockage su le dispositif

Toshiba

2 2 2




fixe prédéfini (pour stocker rapidement et facilement des

documents, par exemple)

2 2 2

Choix des boîtes de dialogue de stockage pour l'indexation

des documents apparaissant sur le dispositif Toshiba2 2 2

Définition de boîtes de dialogue spéciales adaptées à cette

application dans DocuWare Configuration2 2 2


stockage (à l'exception des masques de champs) disponibles

dans cette application, notamment aux entrées fixes


champs

2 2 2




dispositif Toshiba : numérisation recto verso ou simple face,

en couleurs ou en noir et blanc

2 2 2

Recherche dans l'armoire et impression des documents

récupérés, en fonction des droits de chaque utilisateur.

Choix des boîtes de dialogue de recherche apparaissant sur

le dispositif Toshiba

2 2 2

DocuWare Connect to Toshiba

version 2Numérisation et archivage en une seule étape sur les scanners et

copieurs numériques multifonction Toshiba pris en charge

Archivage par le biais de dispositifs Toshiba

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armoire DocuWare, saisie des mots index dans la boîte de

dialogue de stockage du dispositif Xerox

2 2 2


fixe prédéfini ou connexion individuelle avec les données

d'un utilisateur spécifique

2 2 2

Possibilité pour les utilisateurs de sélectionner une boîte de

dialogue de stockage dans une liste affichée à l'écran du

dispositif Xerox

2 2 2

Définition de boîtes de dialogue spécifiques dans DocuWare

Administration2 2 2


stockage DocuWare, notamment aux entrées fixes


champs

2 2 2

Choix des entrées d'index dans des listes de sélection ou

saisie au clavier affiché à l'écran2 2 2


dispositif Xerox : numérisation recto verso ou simple face,

numérisation en couleur ou en noir et blanc, résolution :

100-600 dpi

2 2 2

DocuWare Connect to XeroxNumérisation et archivage en une seule étape par le biais des

scanners et copieurs numériques multifonction Xerox pris en

charge

Archivage par le biais de dispositifs Xerox

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Jusqu'à 64 instances de SQL Server par serveur et plus de

32 000 bases de données par instance2 2 2

Gestion centralisée des paramètres dans Management

Studio2 2 2

Sauvegarde et restauration simples et fiables 2 2 2Tâches planifiées : sauvegarde de base de données complète

et/ou sauvegarde différentielle2 2 2

Système haute disponibilité avec serveur SQL Server miroir

de configuration aisée (sans licence supplémentaire).

(Microsoft définit des restrictions relatives à la distance

physique entre le serveur et le serveur miroir. Pour plus de

détails, contactez Microsoft)

2 2 2

Système de bloc également possible avec une licence

supplémentaire2 2 2

Options d'analyse simples (problèmes de performances, par

exemple)2 2 2

Suggestions de SQL Server dans le but d'améliorer les

paramètres de base de données2 2 2

Génération de rapports : création aisée de rapports sur

l'accès aux documents en vue de leur exportation au format

PDF ou Excel

2 2 2

Simplicité d'utilisation grâce à l'interface intuitive 2 2 2

MS SQL 2012 pour DocuWareConnexion transparente entre SQL Server et DocuWare

Intégration de MS SQL Server

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Présentation des fonctions DocuWare€¦ · garantissent que les mots index puissent ... Ouverture...

Documents

Transcript of Présentation des fonctions DocuWare€¦ · garantissent que les mots index puissent ... Ouverture...