Le libre sur le poste de travail ?OUI, c'est possible !

Christophe Villemerchristophe.villemer@auf.orgchristophe@villemer.org

2

Le Plan

• L'AUF en deux mots• La plan stratégique• Le contexte de la migration• Les 3 axes de travail• Problèmes rencontrés• Facteurs clés de succès• Qu'en retenir ?

3

L'AUF en deux mots1/2

• La plus importante association d'universités au monde (686 établissements dans 81 pays)

• L'opérateur unique de la Francophonie pour l'enseignement supérieur et la recherche

• Fondée en 1961, son Siège se trouve sur le campus de l'Université de Montréal

4

L'AUF en deux mots2/2

Contribue à la construction et à la consolidation d’un espace scientifique en français en :• favorisant la coopération scientifique• formant des futurs acteurs du développement• soutenant la recherche et l’excellence • partageant l’expertise

5

La diversitécomme réalité

Une organisation multiculturelle et polycentrée :

• 437 agents de plus de 40 nationalités• 64 sites dans 38 pays :

– 2 Services centraux (Paris & Montréal)– 9 Bureaux régionaux– 5 Instituts de formation– 38 Campus numériques francophones

6

Une politique logicielle « libre & durable »

« appliquons à nous même ce que nous préconisons pour nos membres »

• Standardisation logicielle• Maîtrise des coûts d'achats de licences• Utilisation de formats de données ouverts• Mise à disposition d'outils de travail modernes• Respect de la propriété intellectuelle• Efficience des fonds publics

7

Une politique logicielle « libre & durable »

qui prévoit notamment l'utilisation de :

• Mozilla Firefox comme navigateur web• Thunderbird comme client de messagerie• OpenOffice.org comme suite bureautique

✔ Ubuntu comme poste de travail

Politique saluée aux trophées des “Lutèces d'Or” dans la catégorie « Stratégie de mise en œuvre des logiciels libres » lors de “Paris Capitale du Libre” en juin 2006.

8

OpenOffice.org ?

• Atouts techniques• Documents normalisés• Uniformisation de la version utilisée• Multiplateforme (XP, MacOS, Linux)

• Aspects financiers directs et indirects• 350.000 $ d'économies directes• Maintenance facilitée• Pas de gestion de licences

9

OpenOffice.org ?

• Aspects macroéconomiques (fonds publics)• L'argent investi (services) autour du produits

génère de l'activité localement• Licences payées aux éditeurs génèrent peu de

richesses en Francophonie

• Aspects durables• Utilisation des standards (ODF)• Pérennité de l'information

10

Le contextede la migration

• 2 types de contraintes (techniques, humaines)➔ Un environnement technique maîtrisé➔ Un contexte organisationnel spécifique

... riche, diversifié mais source de contraintes : Milieu universitaire (à dominante français...) Force des habitudes Politique d'exceptions

Finalement …

11

… Un constatsans concessions

• De compétences bureautiques faibles• De mauvaises habitudes de travail• Inefficacité, perte de temps, etc...

+ une gestion du changement– une problématique technique

➔ 1 objectif stratégique➔ 3 axes de travail (technique, formation, comm.)

12

Objectif stratégique

Faire du changement un levier de progrès pour l'organisation :

• Renforcer les compétences bureautiques• Proposer des bonnes pratiques• Standardiser les documents (modèles)• Innover avec une communauté de pratique• Le tout à budget constant

13

3 axes de travail

• TECHNIQUE➔ Analyse du périmètre fonctionnel➔ Portabilité et interopérabilité

• FORMATION➔ Ateliers spécifiques➔ Support et accompagnement

• COMMUNICATION➔ Officielle (verticale) et de proximité (horizontale)➔ Conscientisée sur les enjeux

14

L'axe Technique

• Ériger des bonnes pratiques et règles d'usages des formats de documents (interne / externe)

• Analyse du périmètre fonctionnel• Identifier les points de blocages (.xls)• Conversion des documents maîtres• Portage des macros partagées

• Proposer de nouveaux fichiers modèles (odf)• Promouvoir “API” avec le système d'information

15

L'axe Formation la stratègie - 1/5

➔ Faire du changement un levier de progrès pour l'organisation :

• Développer les compétences bureautiques• Rendre les agents plus efficace au quotidien• Sans pour autant augmenter les coûts de la

formation continue (budget constant)• Tirer l'expérience des erreurs passées• Créer une communauté de pratique

16

L'axe Formationapproche globale - 2/5

➔ Associer les Ressources Humaines • Bilan des évaluations individuelles• Analyse des demandes de formation• Coordination de l'offre de formation

➔ Identifier les acteurs clés et les impliquer➔ Former ces formateurs internes (« référents »)➔ Assurer la formation à l'interne

17

L'axe Formationdu sur-mesure - 3/5

Assurer la formation à l'interne

• Ateliers spécifiques• Sur-mesure• Cycles courts• Théorie / Pratique• Innover• « Vendredis OOo »

9h00

9h30 dans Calc

10h00 d'un document

10h30

11h00

11h30

12h00

12h30

13h00

13h30

14h00Analyse de données:

14h30 filtres et tris ModèlesAnalyse de données:

15h00

15h30

16h00

16h30

Lundi 23 marsRez-de-chaussée

Mardi 24 marsRez-de-chaussée

Mercredi 25 marsSalle du 2e étage

Jeudi 26 marsRez-de-chaussée

Vendredi 27 marsRez-de-chaussée

Mise en page et impression

Création d'une base de données

Tableaux et images dans Writer

Mise en page et styles

Création de formulaires

Calculs : formules et fonctions

Création d'une présentation avec

Outils de recherche documentaire

Impress

Faire une veille avec les flux RSS

Création et utilisation de fichier

Saisie: menus déroulants et

Publipostage et étiquettes

validation de données

pilote de données (équivalent du tableau croisé dynamique)

18

L'axe Formation le support - 4/5

● Le support comme acteur du changement➔ Du support classique au « support 2.0 »➔ Vers la communauté de pratique

● Organiser le « Support 1.0 » (papier, mail, web)● Mise à dispositions de livres de référence● assistance-openoffice@auf.org ● Espace documentaire sur l'intranet :● Mise à disposition des supports de formation● Bonnes pratiques, liens web, FAQ...

19

L'axe Formationle support - 5/5

● Organiser le « Support 2.0 » (communauté)

• Créer une communauté de pratique• Identifier les acteurs clés : les « référents OOo »• Responsabiliser les leaders, impliquer, valoriser• Animer le groupe de « référents »• Liste de discussion-openoffice@auf.org (courriel)• Animer la communauté

20

L'axe Communication

• Faire une communication « vraie » • Ne pas cacher les problèmes• Ne pas sur-vendre le produit

• Officielle / verticale : importance du sponsor• Conscientiser les agents sur les enjeux• Ne pas négliger la communication horizontale➔ La communauté : vecteur de la communication

entre utilisateurs

21

Problèmes rencontrés

Une satisfaction : Rien d'insurmontable !

• Peu de vrais problèmes techniques➔ Importance de l'analyse préalable

• Toute une résistance au changement➔ Qui cache souvent autre chose...

22

Quelques conseils...

Car on apprend toujours de ses erreurs...

• Ne pas focaliser sur l'outil• Bien cibler la formation sur le métier• Ne pas conserver MS Office en parallèle...• Cibler les utilisateurs « bloquants »• L'exemple vient d'en haut !

23

Les facteurs clésde succès

Une migration centrée sur la personne et non sur le produit !

– formations ciblée sur le métier– « correspondants » efficaces et investis– support réactif aux problèmes

➔ Valorisation de l'individu dans sa maîtrise de l'outil

➔ L'utilisateur ressort plus compétent, plus efficace

24

Que retenir ?

Le libre sur le poste de travail ? Oui, c'est possible !

• Bien planifier• Bien analyser les besoins et l'existant• Croire au changement• En profiter pour unifier les procédures• En profiter pour développer les compétences• En profiter pour innover

25

Questions ?

Merci de votre attention !