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  • Copyright La Comptabilit en pratique, par Alain Gandy, ditions AFNOR

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    http://www.boutique.afnor.org/livre/la-comptabilite-en-pratique-des-ecritures-comptables-a-l-interpretation-des-comptes-annuels/article/674901/fa092236

    PREPARATION DES COMPTES ANNUELS

    Contrler et justifier le solde des comptes suivants :

    - Comptes de trsorerie (banques, caisses, CCP) - Contrler les tats de rapprochement si les rglements sont enregistrs d'aprs les pices

    (talons de chques, effets de commerce, avis de virement et de prlvement, etc.) - Comptes d'attente (471 475) : vrifier qu'ils sont solds

    - Comptes clients (41) et fournisseurs (40)

    Les comptes clients prsentent en principe un solde dbiteur, les comptes fournisseurs un solde crditeur, et le solde correspond normalement aux dernires factures Si tel n'est pas le cas, les contrler trs attentivement afin de corriger d'ventuelles erreurs d'enregistrement. Les ventuelles crances fournisseurs (acomptes notamment) devraient figurer en 409, et les ventuelles dettes clients (acomptes notamment) en 419.

    - Autres comptes de tiers (classe 4)

    Les soldes des comptes de Scurit Sociale et des autres organismes sociaux correspondent en gnral aux montants dus au titre des dclarations de la dernire priode de l'exercice comptable. Les comptes de rmunrations et de frais dus aux salaris correspondent en gnral aux montants dus au titre du dernier mois de l'exercice comptable. Les comptes concernant les oprations avec l'Etat et les autres collectivits publiques (44) peuvent prsenter des soldes variables selon les oprations qu'ils concernent. Ainsi le solde du compte de TVA dcaisser correspond en gnral au montant payer figurant sur la dernire dclaration de TVA de l'exercice comptable. Les soldes des comptes de TVA dductible et de TVA collecte devraient correspondre ( la TVA affrente) la part des soldes des comptes clients et fournisseurs se rattachant des services (sauf si TVA paye sur les dbits). (rappel : la TVA sur les livraisons de biens est exigible ds la livraison des biens ; la TVA sur les services n'est exigible que lors du rglement des services ; une entreprise peut opter pour le rglement anticip de la TVA qu'elle collecte sur les services, en optant pour le rglement de la TVA sur les dbits ; cette option ne l'autorise pas pour autant rcuprer la TVA dductible sur les services avant d'avoir rgl ces services aux fournisseurs ; si les fournisseurs de services ont opt pour le rglement de la TVA sur les dbits, comme France Tlcom, cette TVA peut toutefois tre rcupre tout de suite). En outre, le cumul de la TVA collecte enregistre au cours de l'exercice doit normalement correspondre au produit des bases taxables par les taux de TVA appliqus (vrification faire) ; il doit correspondre aussi au rsultat suivant : TVA collecte dclare sur les CA3 (1) - solde initial nouveau au premier jour de l'exercice+ solde final au dernier jour de l'exercice (car solde initial+TVA enregistre au cours de l'exercice TVA dclare = solde final).

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    (1 La dclaration CA3 sert dterminer, au titre d'un mois ou d'un trimestre, le montant de la TVA payer (ou du crdit de TVA) Pour la TVA dductible, le principe est le mme.

    - Les comptes de stocks et en-cours (classe 3) doivent traduire la valeur des stocks et en-cours

    aprs inventaire, la clture de l'exercice - Les soldes des comptes d'immobilisation (20, 21, 22) doivent correspondre la valeur brute

    en fin d'exercice fournie par le logiciel de gestion (ou le tableau de gestion) des immobilisations. Les amortissements (28) doivent correspondre au cumul des amortissements en fin d'exercice fourni par le logiciel de gestion (ou le tableau de gestion) des immobilisations.

    - Les soldes des comptes de capital (101) et rserves (106) doivent correspondre aux soldes de

    l'exercice prcdent aprs affectation du rsultat de l'exercice prcdent (voir le PV de l'AG des associs statuant sur les comptes de l'exercice coul) et aprs prise en compte d'ventuelles dcisions des A.G.E. (augmentation du capital par exemple).

    - Les soldes des comptes d'emprunt (16) doivent correspondre au capital restant d la clture

    de l'exercice, montant figurant sur les chanciers (la part d'intrts verss chaque chance doit avoir t enregistre dans un compte de charges financires).

    TOUS LES SOLDES DES COMPTES DES CLASSES 1, 2, 3, 4, et 5 DOIVENT TRE JUSTIFIS, C'EST A DIRE QU' ILS DOIVENT ETRE EXPLIQUES FACILEMENT A L'AIDE D'UNE OU PLUSIEURS PIECES COMPTABLES TELLES QUE FACTURES, DECLARATION SOCIALE OU FISCALE, RELEVE, TABLEAU. CELA EST D'AUTANT PLUS IMPORTANT QUE LES SOLDES DE CES COMPTES SERONT REPRIS A L'OUVERTURE DE L'EXERCICE SUIVANT (A NOUVEAUX).

    Quelques exemples typiques derreurs que lon trouve dans de trs nombreuses comptabilits Notes de restaurant et de petits frais La note a t enregistre dans le journal dachats comme une facture. Lors de son rglement, le compte de trsorerie a t crdit par le dbit du compte de charge le compte de tiers nest pas sold, et le compte de charge a t dbit deux fois Cotisations pour la formation Elles ont t enregistres une premire fois en mme temps que les salaires (par exemple par importation dcritures issues du logiciel de paie). Elles ont t enregistres en charge une nouvelle fois avec les critures de charges payer ou lors du rglement de ces cotisations. Ce type derreurs est trs frquent : compte de tiers non sold, et double enregistrement en charges. Parfois, cest le compte de tiers qui est dbit lors du paiement, alors quaucune charge na t ou ne sera enregistre dans ce compte !

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    Contrler ensuite les comptes de charges et de produits Plusieurs mthodes doivent tre employes en mme temps ou successivement afin de justifier les comptes et de reprer tout ce qui est anormal. - Caractre normal des montants inscrits dans les comptes (un montant de 10 000 euros dans

    un compte de frais de tlcommunications alors que les autres montants sont d'environ 1000 euros doit attirer l'attention)

    - Libells (intituls) : une criture peut avoir t saisie avec le bon libell dans un mauvais compte

    - Rgularit " dans le temps" des montants enregistrs : des fournitures enregistres une fois par mois, et qui ne semblent pas avoir t commandes 3 mois de suite, doivent attirer l'attention. Les comptes d'enregistrement des factures de tlphone ou d'lectricit sont ainsi assez facilement contrlables.

    - Evolution des soldes par rapport l'exercice prcdent : si le chiffre d'affaires est stable, de nombreux soldes devraient rester stables

    - Contrles avec des tableaux rcapitulatifs : DADS pour les rmunrations, journaux ou livre de paie pour les charges patronales, logiciel de gestion (ou le tableau de gestion) des immobilisations pour la dotation aux amortissements de l'exercice.

    - Contrle avec des contrats juridiques, commerciaux (maintenance, assurances, etc.) - Contrles croiss avec d'autres comptes : si le taux de marge est rest stable, les ventes de

    matriels ou de marchandises, aprs prise en compte de la variation des stocks, ont d voluer dans la mme proportion que les achats ; les comptes de charges patronales sur salaires doivent correspondre aux salaires bruts multiplis par les taux cumuls de charges patronales (calcul plus complexe en cas d'exonration ou de rduction de certaines charges patronales).

    - Certains comptes doivent faire l'objet d'une attention particulire en raison des incidences fiscales : les cadeaux (6234) de plus de 65 euros doivent normalement tre comptabiliss TTC, la TVA ne pouvant pas tre rcupre : le compte de fournitures d'entretien et de petit quipement (6063) ne doit pas comporter de matriel dun montant suprieur 500 euros, les biens d'un montant de plus de 500 euros devant tre immobiliss.

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    Enregistrer ensuite les critures de rgularisation et de fin d'exercice Le principe essentiel appliquer est le suivant : doivent apparatre dans le compte de rsultat de l'exercice toutes les charges et tous les produits de l'exercice, et seulement ceux de l'exercice. Exemple : si 100 000 euros de marchandises ont t acquis au cours de l'exercice, et si seulement la moiti (50 000 euros) ont t vendus au cours de cet exercice, une criture (variation de stock) d'un montant de 50 000 euros devra tre enregistre.

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    De mme, si un contrat de maintenance de 12 mois, dmarrant le 1er jour du dernier mois de l'exercice a t comptabilis, une criture reprsentant les 11 douzimes de ce montant devra tre enregistre, afin que ne subsiste en charges que le douzime de ce montant. Les principales catgories d'critures de fin d'exercice enregistrer sont les suivantes : - variation des stocks et des produits en cours - charges payer - produits recevoir - charges constates d'avance - produits constats d'avance - dotations aux amortissements - dotations aux dprciations et aux provisions

    Toutefois, des critures qui nont pas dincidence significative sur la prsentation des comptes annuels peuvent tre ngliges, si le principe de l image fidle des comptes demeure appliqu. Par exemple, des critures de charges payer de quelques euros pourront en gnral tre ngliges. Variation des stocks et des produits (ou prestations) en cours Les stocks initiaux (de dbut d'exercice) doivent tre passs en charge, et les stocks finaux en produits.

    - stocks de matires premires, fournitures, marchandises, autres approvisionnements : dbite