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Note au lecteur : Ce document est une mise à jour de l‘édition 2006. Afin d’aider le lecteur, les numéros de règles (section 3) et les mots clés (section 5), qui ont été modifiés, sont précédés d’un astérisque ou de «N.R.» dans les cas de nouvelles règles. De plus, les listes des règles modifiées ou ajoutées depuis la première édition publiée en 2000 se retrouvent à la section 6.

Édition janvier 2009 – Association québécoise d’établissements de santé et de services sociaux, Direction de l’organisation des services, des affaires médicales et de la qualité Distribution : Association québécoise d’établissements de santé et de services sociaux Service de la gestion de l’information 505, boul. de Maisonneuve Ouest Bureau 400, Montréal (Québec) H3A 3C2 Téléphone : (514) 282-4228 Site Web: HUhttp://www.aqesss.qc.caU Dépôt légal – 1

er trimestre 2009

Bibliothèque nationale du Québec Bibliothèque nationale du Canada ISBN : 978-2-89636-082-6 © Association québécoise d’établissements de santé et de services sociaux, Association des centres jeunesse du Québec, Association des établissements de réadaptation en déficience physique du Québec, Fédération québécoise des centres de réadaptation pour les personnes présentant une déficience intellectuelle, Fédération québécoise des centres de réadaptation pour personnes alcooliques et autres toxicomanes, 2009. Ce document est disponible gratuitement sur le site Web de l’AQESSS, HUhttp://www.aqesss.qc.caUH, section « I-Documentation, Publications ». La reproduction d’extraits est autorisée à des fins non commerciales avec mention de la source. Toute reproduction partielle doit être fidèle au texte utilisé.

http://www.aqesss.qc.ca/

http://www.ahq.org/

REMERCIEMENTS Responsables de la mise à jour :

Mona Lisa Dunn, archiviste médicale, Conseillère en ressources

informationnelles, Direction des ressources financières, immobilières et

informationnelles

Association québécoise d’établissements de santé et de services sociaux

Michelle Dionne, Directrice principale, Gestion intégrée des risques – secteur

santé et services sociaux, Prudent Groupe conseil

38BL’élaboration de cette nouvelle édition a été rendue possible grâce à la collaboration des

personnes suivantes :

Lise Chagnon, archiviste médicale, Directrice générale adjointe

CSSS de Sorel-Tracy

Line Ménard, archiviste médicale, Chef de service

Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke

Yvon Perreault, Coordonnateur de la gestion informationnelle,

Centre Jeunesse de la Montérégie

Natalie Richard, Responsable de la gestion des dossiers,

Centre Jeunesse de la Montérégie

Julie Roy, Archiviste

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

France Thibault, archiviste médicale, Directrice générale

Association québécoise des archivistes médicale

Me Sonia Amziane, Avocate-conseil de l’AQESSS a contribué à la rédaction de la

Section 2 – Les instructions.

TABLE DES MATIÈRES

35BSECTION 1

39BL’INTRODUCTION

SECTION 2

LES INSTRUCTIONS

SECTION 3

LA LISTE DES SÉRIES DOCUMENTAIRES

SECTION 4

LES RÈGLES DE CONSERVATION ET

DE DESTRUCTION DES DOCUMENTS

SECTION 5

40BL'INDEX ALPHABÉTIQUE

36BSECTION 6

41BLISTES DES MODIFICATIONS APPROUVÉES

44BSECTION 1

L’INTRODUCTION

1. L’INTRODUCTION

1

En 2000 paraissait le premier Recueil de règles de conservation des documents des

établissements de santé et de services sociaux du Québec, ci-après nommé « le Recueil ».

Ce Recueil dont l’objectif est d’aider les établissements à produire et à mettre à jour leur

calendrier de conservation, est le fruit de la collaboration de l’Association québécoise

d’établissements de santé et services sociaux, de l’Association des centres jeunesse du

Québec, de l’Association des établissements de réadaptation en déficience physique du

Québec, de la Fédération québécoise des centres de réadaptation pour personnes

alcooliques et autres toxicomanes et de l’Association québécoise des archivistes

médicales. Dès le début, un représentant des Archives nationales du Québec et

maintenant de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, a toujours été étroitement

associé aux travaux du comité et a collaboré aux diverses étapes menant à l’élaboration et

aux diverses modifications qui ont suivi.

Tel qu’on le mentionne dans l’introduction de ce Recueil, c’est en vertu de l’article 7 de

la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) que les établissements de santé et de services

sociaux sont tenus d’établir et de tenir à jour un calendrier de conservation qui

détermine d'une part, les périodes d'utilisation et les supports de conservation de leurs

documents actifs et semi-actifs et qui indique, d'autre part, quels documents devenus

inactifs doivent être conservés de manière permanente et lesquels seront détruits. Le

Recueil repose sur une sélection de séries documentaires communes aux établissements

de santé et de services sociaux. Cette liste a été établie d'un commun accord par les

personnes qui ont participé à la validation du document. Le calendrier préparé à partir du

Recueil devient, avec le système de classification des documents, la base de tout système

de gestion documentaire efficace et efficient.

Le calendrier de conservation s’applique à tout genre de document quel que soit le

support sur lequel il est constitué. Les ressources informationnelles d’un établissement

débordent donc les strictes données informatiques et la sécurité informationnelle couvre

plus large que ce qu’on entend habituellement par la sécurité des systèmes et des données

informatiques.

Il est à noter que le calendrier de conservation de tout établissement de même que toute

modification à ce calendrier, doivent être adoptés par résolution du conseil

d'administration et être soumis à l’approbation Bibliothèque et Archives nationales du

Québec (ci-après identifiées BAnQ).

Depuis, des modifications ont été apportées aux éditions 2000, 2002 et 2004. La présente

édition est la refonte de l’édition 2006. Vous trouverez la liste des modifications et leur

date d’approbation à la Section 6 du Recueil. Toutes ces modifications ont été intégrées

dans la présente édition afin d’en faciliter l’utilisation.

LES INSTRUCTIONS

La Section 2 du Recueil donne les instructions pour l’élaboration ou la mise à jour du

calendrier de conservation de l’établissement. On y énumère les informations requises et

on identifie les étapes à suivre pour son approbation.

De plus, une partie de cette section vise la destruction des documents lorsque la période

prévue pour leur conservation est écoulée. On y retrouve également la façon de procéder

lorsqu’une destruction involontaire de documents s’est produite.

1. L’INTRODUCTION

2

37BLA LISTE DES SÉRIES DOCUMENTAIRES

La Section 3 du Recueil présente sous forme de liste hiérarchique (à la manière d'une

structure de classification sans code suggéré) les séries documentaires pour lesquelles

sont proposées des règles de conservation et d'élimination. Cette liste regroupe deux

catégories de types de dossiers divisées en classes associées aux grandes fonctions des

établissements de santé et de services sociaux :

Celles relatives à la Gestion des activités administratives

o Gestion interne administrative

o Gestion des ressources informationnelles

o Relations publiques

o Gestion des ressources humaines

o Gestion des ressources financières

o Gestion des ressources matérielles

o Gestion des ressources immobilières

o Législation et affaires juridiques

Celles spécifiques à la Gestion des services de santé et des services sociaux

o Gestion des services aux usagers

o Gestion des actes professionnels

o Gestion de la recherche et de l'enseignement

Chaque classe thématique regroupe les thèmes et les sous-thèmes qui lui sont

logiquement associés. Cette section permet donc de mettre en relation logique et

hiérarchique chacune des séries documentaires pour lesquelles des règles de conservation

et de destruction sont suggérées dans la section suivante. Il y a lieu de préciser que les

règles relatives à la Gestion des activités administratives sont associées à la cote G, alors

que les règles relatives à la Gestion des services de santé et des services sociaux sont

identifiées par la cote X.

Le numéro de règle précédé d’un astérisque (*) indique que des modifications ont

été apportées à cette règle depuis la dernière édition. Le numéro de règle précédé de

« N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.

42BLES RÈGLES DE CONSERVATION ET DE DESTRUCTION DES DOCUMENTS

La Section 4 du Recueil présente, sous forme de tableau linéaire, les règles de

conservation et de destruction de chacune des séries documentaires apparaissant

dans la section précédente. Les titres annonçant les grandes classes de ces séries

sont en caractères gras au centre de la page. Ce tableau contient les informations

suivantes et les exemples sont illustrés dans un cadre :

Il est à noter que certains titres annonçant des séries documentaires au contenu

plus précis ne possèdent pas de règles de conservation, puisque non susceptibles

de correspondre à des dossiers.

1. L’INTRODUCTION

3

Le numéro de règle

G1-0150

Le titre de la série documentaire ou du dossier

Documents constitutifs

La description du contenu ou du type de document de la série documentaire

Documents relatifs à la loi constitutive, à l'histoire de l'établissement, à la charte,

au sceau, au logo, aux lettres patentes, au permis d'exploitation, aux mandats,

aux armoiries, à la devise et au drapeau de l'établissement.

Il est important de noter que la description de la série documentaire inclut

toujours dans sa signification les « documents produits ou reçus » par

l’établissement de santé et de services sociaux.

Sur la même ligne que le titre de la série documentaire, au centre du tableau, la

durée de conservation pour l'exemplaire principal et les exemplaires

secondaires, à l'état actif (AC) et semi-actif (SA) et les modalités de

disposition à l'état inactif (IN) : CONserver, DÉTruire ou TRIer.

Principal Secondaire

AC SA IN AC SA IN

1 4 CON 1 0 DÉT

Pour certaines séries documentaires, des délais ouverts sont suggérés à l'état

actif (AC) : codes U888U : Conserver jusqu'au dénouement; Tant qu’utile; Tant

qu’en vigueur; Durée d’un bien; Durée d’un programme et U999U : Conserver

jusqu'au remplacement par une nouvelle version.


AC SA IN AC SA IN

999 3 CON 999 0 DÉT

Les supports de conservation

Le présent Recueil ne précise pas les supports de conservation des séries

documentaires (papier, disque magnétique, bande magnétique, disque

optique, microforme, électronique, film, etc.). À cet égard, Bibliothèque et

Archives nationales du Québec met en garde les organismes sur l’application de

délais de conservation uniformes à tous les supports et à chacun des stades de vie

des séries documentaires :

« 1. la plupart du temps, la numérisation d’une information consignée sur

un support traditionnel modifie la durée de conservation de ce support à

l’état actif ou semi-actif et sa disposition à l’état inactif.»F

1

1 Archives nationales du Québec. Guide d’imagerie numérique : numérisation de l’information

consignée sur des supports traditionnels. Ministère de la Culture et des Communications, Québec,

décembre 1997, p. 11.

1. L’INTRODUCTION

4

Les types de dossiers

Un dossier principal est un dossier qui contient l’information la plus complète

sur un sujet donné.

Un dossier secondaire ou parallèle est un dossier qui contient :

une partie de l’information contenue dans un dossier principal, ou

une copie de toute l’information contenue dans le dossier principal, ou

des notes faites en parallèle au dossier médical de l’usager et qui seront

versées au dossier principal de l’usager à la fin de l’épisode de soins, ou

des copies ou des notes faites dans le but d’établir un rapport qui sera

versé au dossier principal de l’usager, ou

des copies de travail faites pour des fins de discussions et qui seront

détruites après leur durée de vie utile.

Un dossier satellite est un dossier complémentaire à part entière et qui est

archivé, de façon temporaire ou permanente, en dehors des dépôts du service des

archives médicales et qui répond aux mêmes délais de conservation que le dossier

principal :

soit dans les services qui ont besoin d’un tel dossier dans le cadre de leur

pratique (données brutes du dossier des psychologues), ou

de leur mode de fonctionnement (dossier de dialyse, de réadaptation, etc.),

ou

de leur situation géographique (point de service dans un site autre que

celui qui abrite le service des archives), ou

pour protéger des informations plus sensibles et éviter des problèmes

juridiques (médecine génique).

Certains dossiers satellites sont constitués de documents ayant un support de

conservation différent du dossier central de l’usager. En règle générale, ce

dossier n’est pas versé au dossier central de l’usager.

Un dossier de recherche, aussi appelé dossier source, est un dossier distinct du

dossier médical de l’usager et qui n’est ouvert que si l’usager participe à un

protocole de recherche. Il ne contient que les données recueillies dans le cadre de

la recherche et est archivé par le centre de recherche selon des règles de

conservation différentes.

Le statut des dossiers ou des documents

Les documents sont considérés actifs lorsqu'ils sont couramment utilisés à des

fins administratives, cliniques, professionnelles, financières ou légales. Ils sont

alors conservés dans des lieux facilement accessibles.

Les documents deviennent semi-actifs lorsqu'ils sont occasionnellement utilisés à

des fins administratives, cliniques, professionnelles, financières ou légales; ils

sont généralement conservés dans des locaux d'entreposage internes ou externes.

Enfin, les documents sont inactifs d'un point de vue administratif lorsqu'ils n'ont

plus d'utilité administrative, clinique, professionnelle, financière ou légale; ils sont

alors soit détruits (DÉT), soit considérés comme documents d'archives à

conservation permanente (CON), soit soumis à un processus de TRI et de

sélection qui s'appuie sur des critères préétablis (voir ci-dessous) pour en

conserver une partie comme documents d'archives et détruire le reste.

1. L’INTRODUCTION

5

Les commentaires et les critères de tri

Enfin, la colonne de droite du tableau sert à énoncer les critères de tri et de

sélection s'il y a lieu, ou à inscrire un commentaire sur la règle de conservation.

Lorsque la règle s’appuie sur des fondements légaux ou réglementaires,

l’abréviation «FLR» est utilisée pour référer aux lois ou aux règlements

pertinents.

Critères de tri :

Conserver les documents sur la constitution du conseil, sur les membres, les

règlements, les procès-verbaux, les résolutions, les documents déposés

officiellement, les comptes rendus, les rapports et l'index cumulatif.

Commentaire :

Jusqu'à remplacement par une nouvelle version, par la suite appliquer la période

semi-active et la disposition indiquées dans les colonnes SA, IN, Critères de tri et

commentaires.

Commentaire : AC : jusqu’à la fin du processus du traitement de la plainte.

SA : (*) : 5 ans de la date de la plainte. Le dossier de plainte ayant le même statut

que le dossier de l’usager.

FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art. 76.9

la pagination

Le Recueil est paginé à droite, en bas de page.

Le numéro de la règle sert de référence à la liste des séries documentaires et à

l'index alphabétique, respectivement aux sections 3 et 5 du Recueil.

43BL'INDEX ALPHABÉTIQUE

La Section 5 du Recueil est un index alphabétique des titres des séries documentaires

pour lesquelles une règle de conservation et de destruction est suggérée.

Les titres y sont insérés tels qu'énoncés dans le Recueil : ils réfèrent au numéro

de la règle de la Section 4 du Recueil.

Accès à l'information…………………………………………………….. G2-0250

Des inversions mettant en évidence certains mots clés des titres, ont été ajoutées;

elles réfèrent aussi au numéro de règle de la Section 4 du Recueil ou, dans

certains cas, renvoient au titre exact de la règle.

Information, accès à l’, …………………………………………….…….. G2-0250

Les renvois en caractères gras réfèrent aux titres officiels des séries

documentaires ou au titre de la série de dossiers qui donne le numéro de la règle.

1. L’INTRODUCTION

6

Affectation, voir Mouvements des ressources humaines

Réception, bons de, voir Acquisition des biens

Les mots précédés d’un astérisque (*) indiquent que cette règle fait partie des

dernières modifications apportées au Recueil.

* Gestion des biens des usagers……………..…………………….……… G6-0800

Les mots précédés de «N.R.» indiquent qu’il s’agit d’une nouvelle règle.

N.R. Administration provisoire (tutelle) ………………………………….G1-0210

LISTES DES MODIFICATIONS

Pour faciliter le repérage des modifications faites depuis la première édition de 2000, la

Section 6 du Recueil présente sous forme de liste hiérarchique, les séries documentaires

qui ont été modifiées ou ajoutées. Chaque liste est identifiée par la date de son

approbation : 18 janvier 2002, 10 juin 2004, 19 septembre 2005 et 22 février 2006.

Il est à noter que ces listes ne présentent que le numéro de règle, le titre de la série

documentaire et la description du contenu de la série documentaire ou des documents.

G6-0800 Gestion des biens des

usagers

Documents relatifs à la gestion des biens (argent, biens personnels) des

usagers confiés à l’établissement (dans la voûte).

Pour les informations concernant la durée de conservation à l’état actif (AC) et semi-

actif (SA), et les modalités de disposition à l’état inactif (IN), vous référez au numéro de

la règle dans la Section 4 du Recueil.

SECTION 2

LES INSTRUCTIONS

INSTRUCTIONS

9

A. L'ÉLABORATION, LA REFONTE OU LA MISE À JOUR DU

CALENDRIER DE CONSERVATION

Le présent Recueil est un guide visant à aider les établissements de santé et de services

sociaux à élaborer ou à mettre à jour leur propre calendrier de conservation et à se

conformer ainsi aux obligations de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) et du

Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des

archives publiques (L.R.Q., c. A-21.1, r.1), de même qu’aux dispositions de la Loi sur

l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements

personnels, (L.R.Q., c. A-2.1) et de celles de la Loi concernant le cadre juridique des

technologies de l’information (L.R.Q., c. C-1.1).

Le calendrier spécifique d’un établissement doit d'abord être adopté par son conseil

d’administration pour ensuite être approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du

Québec (ci-après appelée BAnQ).

À partir du plan de classification, actuel ou mis à jour, et pour chacune des rubriques qui le

composent, on doit chercher dans l'index alphabétique du Recueil l'identification de la série

documentaire équivalente et y associer la règle de conservation proposée.

Dans le processus d’élaboration d’un calendrier de conservation, l’erreur commise, le plus

souvent, est de le confondre avec le plan de classification. Alors que l’un est un document

légal qui détermine la durée de conservation et le mode de disposition finale d’un

document, l’autre est un outil de gestion pour se retrouver intellectuellement dans toute la

production de masse documentaire. Ainsi, afin d’éviter le dédoublement des délais, le

recueil propose des regroupements intellectuels.

Dans les faits, plusieurs rubriques du plan de classification pourront se partager un seul et

même délai. Par exemple, le délai de la règle G1-0150 «Documents constitutifs» inclut non

seulement la charte et les lettres patentes, mais aussi le logo, l’historique, les mandats, etc.

Comme le recueil propose des règles uniquement pour les séries documentaires communes

au secteur de la santé et des services sociaux, il est possible qu’une rubrique inscrite au

plan de classification ne corresponde à aucune règle. On doit alors en élaborer une.

Dans tous les cas, ne pas oublier d'identifier l'unité ou les unités administratives

détentrice(s) de l'exemplaire principal de la série documentaire et le support d’information

utilisé.

Pour ce faire, BAnQ met à la disposition des établissements, un formulaire unifié, tant

pour les documents papier que pour les documents numériques et les bases de données.

Ce formulaire, l’annexe et les instructions qui l’accompagnent sont disponibles sur le

portail de BAnQ ( HUhttp://www.banq.qc.caUH). Dans la marge de gauche,

sélectionnez "Services par clientèle - du milieu des archives" puis, au centre de la page,

sélectionnez "Services aux organismes publics" ou le lien direct suivant :

HUhttp://www.banq.qc.ca/portal/dt/services/archivistique_ged/public/public.jsp U

Afin de faciliter le processus de mise à jour du calendrier, BAnQ suggère d’appliquer une

seule règle par page.

Afin de respecter les exigences du Règlement sur le calendrier de conservation, le

versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques, les renseignements suivants

doivent apparaître dans le calendrier de conservation :

http://www.banq.qc.ca/

http://www.banq.qc.ca/portal/dt/services/archivistique_ged/public/public.jsp

INSTRUCTIONS

10

Le nom de l’organisme

Le titre de la série et le cas échéant, son code de classification;

Une description sommaire du contenu des dossiers principaux et secondaires de

la série;

Le nom de l’unité administrative qui détient les dossiers principaux de la série et

une mention de leur utilisation par cette unité;

La période d’utilisation à l’état actif;

La période d’utilisation au semi-actif;

Le mode de disposition;

Le support de conservation.

Le calendrier de conservation et les documents suivants doivent être soumis en deux

exemplaires :

une page titre datée et signée par la personne autorisée;

une copie du plan de classification des dossiers, si disponible;

une copie conforme de la résolution du conseil d’administration autorisant une

personne à signer le calendrier de conservation et à le soumettre pour approbation, à

Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

B. MODIFICATION APPORTÉE AU CALENDRIER

Dans le cas d’une demande de modification à un calendrier de conservation déjà

approuvé, celle-ci doit être signée, datée et accompagnée de deux exemplaires des

documents suivants :

une copie de la modification apportée;

une copie conforme de la résolution du conseil d’administration autorisant une

personne à signer la modification et à la soumettre pour approbation.

C. DESTRUCTION VOLONTAIRE OU NON DE DOCUMENTS, DE

DOSSIERS OU DE PARTIES DE DOSSIERS CONFIDENTIELS

C.1 Lors de l’épuration des dossiers confidentiels

Certaines règles doivent être respectées lors de la destruction des documents provenant de

l’épuration des dossiers administratifs ou des dossiers des usagers, car cette destruction doit

répondre à des exigences légales et réglementaires. En effet, la Loi sur les Archives,

(L.R.Q., c. A-21.1) et son Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le

dépôt et l’élimination des archives publiques, ( L.R.Q., c. A-21.1, r.1) de même que la Loi

sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements

personnels, (L.R.Q., c. A-2.1) et le Règlement sur l’organisation et l’administration des

établissements, (L.R.Q., c. S-5, r. 3.01) ont tous des exigences au regard de la destruction

de documents, de dossiers ou de parties de ceux-ci.

INSTRUCTIONS

11

En effet la Loi sur les archives mentionne :

« Art. 13. Sous réserve de ce que prévoit le calendrier de conservation, nul ne peut

aliéner ou éliminer un document actif ou semi-actif d’un organisme public.

Art. 18. Nul ne peut aliéner, éliminer ou modifier des documents inactifs d’un

organisme public destinés à être conservés de manière permanente.

Toutefois, Bibliothèque et Archives nationales peut autoriser l’élimination de tels

documents s’ils ont été reproduits sur un autre support ou s’il estime qu’ils sont

irrémédiablement détériorés ou qu’il n’est plus utile de les conserver.»

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des

renseignements personnels, (L.R.Q., c. A-2.1) édicte :

« Art. 63.1 Mesures de sécurité. Un organisme public doit prendre les mesures de

sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés,

utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu,

notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de

leur répartition et de leur support.»

Art. 73. Destruction. Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a

été recueilli ou utilisé sont accomplies, l’organisme public doit le détruire, sous

réserve de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1.»

Enfin, le Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements prévoit :

« Art. 6. Le conseil d’administration d’un établissement public […] doit adopter des

règlements portant sur les points suivants, lorsqu’ils relèvent du champ d’activités de

l’établissement :

[…]

24° la procédure d’élimination de dossiers ou de parties de dossiers de bénéficiaires,

conformément à la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1).

[…]. »

ATTENTION : les dossiers échantillonnés pour conservation permanente ne doivent

en aucun cas être épurés.

De plus, pour les dossiers d’usagers, toutes les constituantes des dossiers

échantillonnés pour conservation permanente, (clichés, tracés, films, cassettes, etc.)

doivent, à titre de partie intégrante du dossier (voir art. 53, 19° et ss. du Règlement sur

l’organisation et l’administration des établissements), être également conservées sans

épuration, au même titre que le dossier d’usager auquel elles réfèrent.

INSTRUCTIONS

12

C.2 Destruction des originaux des documents numérisés

Préalablement à toute démarche, les règles concernant le nouveau support numérique

des documents doivent être intégrées dans le calendrier de conservation et approuvées par

BAnQ.

Les documents originaux peuvent être détruits trente (30) jours après que le contrôle de la

qualité ait été fait. Ce contrôle de la qualité doit permettre de s’assurer de l’intégrité de

l’information numérisée de même que de la lisibilité du résultat de la numérisation.

L’établissement peut toujours décider de conserver également les documents

originaux.

C.3 Détérioration ou destruction involontaire de documents confidentiels

Des situations peuvent survenir et entraîner la perte de documents confidentiels ou de

documents à conservation permanente ou encore les rendre inutilisables. Des dispositions

règlementaires s’appliquent à ces événements.

En effet, le Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et

l’élimination des archives publiques précise

«Art. 10. Un organisme public dont les documents, en partie ou en totalité, ont été

involontairement détruits ou irrémédiablement détériorés doit en aviser

immédiatement par écrit le conservateur et lui indiquer ceux qui, identifiés dans son

calendrier de conservation ou dans sa liste de documents inactifs visés aux articles

51 ou 52 de la Loi, ont été ainsi détruits ou détériorés. »

(N.B. Il faut lire à la place de « conservateur», Bibliothèque et Archives nationales

du Québec et prendre note que les articles 51 et 52 ont été abrogés en 2004.)»

Malgré l’abrogation des articles 51 et 52, l’établissement n’est pas dispensé de donner

l’avis requis car l’obligation demeure en ce qui regarde les documents identifiés dans le

calendrier de conservation de l’établissement.

Dans le règlement sur «la procédure d’élimination de dossiers ou de parties de dossiers de

bénéficiaires[…] voir le Règlement sur l’organisation et l’administration des

établissements» que doit adopter le conseil d’administration de l’établissement, il doit

donc être prévu les façons de procéder pour la destruction des documents provenant de

l’épuration des dossiers en considérant la protection du caractère confidentiel qui doit

continuer de s’appliquer à ces documents.

La Direction des programmes d’assurance de dommages du réseau de la santé et des

services sociaux (AQESSS) a publié une liste des documents dont la conservation est

suggérée pour faciliter la défense des établissements et de leur personnel, advenant un

litige. Cette liste est reproduite à la fin de cette section. Ces recommandations ont été faites

en tenant compte de la mission des établissements et après consultation auprès de leur

association respective.

L’établissement qui souhaite vouloir conserver certains de ces documents, doit en dresser

la liste et le préciser dans son règlement sur «la procédure d’élimination des dossiers ou

parties de dossiers des bénéficiaires.» Voir l’article 6 du Règlement sur l’organisation et

l’administration des établissements cité plus haut.

INSTRUCTIONS

13

Les éléments de ce règlement

Outre la liste des documents à conserver, ce règlement du conseil d’administration doit

expliciter les règles auxquelles la destruction des dossiers des usagers doit se conformer. Il

doit décrire certaines exigences relatives au moment où l’élimination des dossiers des

usagers peut être faite et comment elle peut être faite.

La destruction des dossiers des usagers

Selon la Loi sur les archives, la destruction des dossiers des usagers visent les dossiers dits

inactifs, c'est-à-dire, ceux qui, en vertu du calendrier de conservation de l’établissement, ne

sont plus utiles à des fins cliniques, administratives ou légales. En général, il s’agit de

dossiers qui, d’après le calendrier de conservation de l’établissement, ont atteint la fin du

délai de conservation prévu et qui, après cette période, peuvent donc être éliminés.

Cela ne veut pas dire qu’il y ait une obligation de les détruire mais plutôt qu’il existe une

possibilité de le faire. À moins de dispositions légales ou règlementaires explicites,

l’établissement peut toujours opter pour des délais plus longs et les prévoir dans son

calendrier de conservation.

Cela ne signifie pas pour autant que tous les dossiers des usagers seront automatiquement

détruits. L’établissement peut indiquer dans son calendrier de conservation que certains

dossiers, dûment identifiés, seront conservés sur une base permanente. A cette fin, il est

apparu utile de proposer une politique de sélection de tels dossiers conservés à des fins

d’enseignement et de recherche.

C’est à cette étape, une fois fait le tri des dossiers à éliminer, qu’il faut comprendre que la

destruction des dossiers n’est pas nécessairement totale. En effet, comme le prévoit

l’article 64 du Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, pour les

dossiers des usagers non décédés, les centres hospitaliers doivent constituer, pour chacun

de ces dossiers à éliminer, un résumé comprenant la feuille sommaire, le protocole

opératoire, le protocole d’anatomopathologie doit être conservé. Ce résumé peut être

constitué de reproductions photographiques de ces éléments.

Dans ce règlement, aucune disposition n’est prévue pour les dossiers des usagers décédés.

Cependant, des modifications législatives apportées à la Loi sur les services de santé et les

services sociaux (art.23) permettent que des personnes liées par le sang aient accès au

dossier d’une personne décédée afin de connaître l’existence d’une maladie de nature

génétique ou à caractère familial. Ce faisant, le législateur impose de façon indirecte, une

obligation de conservation de cette information afin de pouvoir répondre à l’exercice du

droit qu’il reconnaît à ces personnes. Ne pas conserver cette information, équivaudrait à

faire de ce droit, un droit purement théorique qui ne pourrait être exercé par les personnes

qui en bénéficient. Le site de Online Mendelian Inheritance Man (OMIM) contient une

liste de plus de 3000 maladies génétiques et à caractère familial.

HUwww.ncbi.nlm.nih.gov/omim UH.

Après la constitution de ce résumé pour les dossiers qui le nécessitent, l’établissement peut

alors procéder à la destruction des dossiers, soit en totalité pour les dossiers qui peuvent

être détruits intégralement, soit en partie pour les dossiers dont un résumé doit être

conservé ou qui font l’objet d’une sélection à des fins de recherche scientifique ou de

conservation historique.

Dans cette optique, on conçoit que l’établissement peut choisir de confier au service des

archives la coordination de l’application de la procédure de destruction en lui laissant la

charge de dresser la liste des dossiers inactifs à détruire, l’époque à laquelle leur destruction

http://www.ncbi.nlm.nih.gov/omim

INSTRUCTIONS

14

peut être faite et le tri des documents nécessaires à la confection du résumé des dossiers

d’usagers, lorsque ce résumé est obligatoire.

L’établissement peut ensuite désigner la direction responsable de procéder à l’opération

matérielle de la destruction des dossiers, selon qu’elle est ou non effectuée par ses

employés ou confiée à une firme externe. Il revient alors à cette direction de voir au choix

des procédés les plus appropriés en fonction de la nature du support des documents

contenus dans les dossiers. En tout temps, on devra s’assurer du respect du caractère

confidentiel de ces informations et prévoir dans les processus choisis, des moyens qui

garantissent cette protection.

Enfin, l’établissement qui désire conserver sur un support technologique, pour fins de

preuve, certains des faits relatés dans les dossiers des usagers doit, avant de détruire les

originaux, en vertu de la règle de la meilleure preuve, respecter certaines conditions

énoncées au Code civil du Québec et à la Loi concernant le cadre juridique des

technologies de l’information (L.R.Q., c. C-1.1).

Selon la législation québécoise, un document technologique (par exemple des informations

transcrite sur un support électronique, magnétique ou optique) a la même valeur juridique,

c’est-à-dire la même force probante qu’un document sur support papier, mais à la condition

que son intégrité soit assurée, plus précisément, comme le prévoit le premier alinéa de

l’article 2839 du Code civil du Québec :

« L’intégrité d’un document est assurée, lorsqu’il est possible de

vérifier que l’information n’en est pas altérée et qu’elle est

maintenue dans son intégralité, et que le support qui porte cette

information lui procure la stabilité et la pérennité voulue ».

Par pérennité, il faut entendre que l’information n’est pas volatile ou susceptible de

disparaître ou d’être modifiée sans que l’on puisse s’en apercevoir. À défaut de quoi, le

document technologique est susceptible d’être admis comme preuve, mais avec un statut

différent de celui de l’écrit, soit à titre de témoignage ou d’élément de preuve et servir de

commencement de preuve (article 2865 Code civil du Québec). Enfin, le document

technologique bénéficie d’une présomption d’intégrité (article 2840 Code civil du Québec.

Nonobstant les règles établies dans le présent document, tout événement ou situation non-

conforme susceptible de créer un litige, il est recommandé de conserver les documents

reliés à l’événement ou à la situation plus longtemps.

INSTRUCTIONS

15

0BLISTE DES DOCUMENTS À CONSERVER LORS DE L’ÉPURATION

Source : Regroupement des programmes d’assurances du réseau de la santé et des services sociaux, Association des hôpitaux du Québec. Note : On parle ici d’usagers vivants. Pour les usagers décédés, il faut considérer les délais de prescription (5 ans) sauf pour les maladies génétiques à caractère familial.

Centres hospitaliers

En plus de ce qui est prévu (*) dans l’article 64 du Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements

Feuille sommaire*

Le dossier du bloc opératoire (feuilles d’anesthésie, salle d’opération, décompte et salle de réveil)

Protocole opératoire*

Rapport d’anatomopathologie*

Dossier obstétrical (feuilles d’évolution du travail, courbe de Friedman, grossesse, travail et accouchement, (formulaires AH-265 et AH-272)

Dossier de naissance (feuilles d’examen objectif du nouveau-né, résultats de l’APGAR)

Consultations à l’urgence

Demandes et rapports de consultation

Rapport d’examen en radiologie interventionnelle

Rapport pour une mise sous régime de protection ou garde en établissement

Rapport de soins transfusionnels (Hema Québec)

Bulletin de décès (SP-3)

Rapport d’autopsie

Autres documents que l’établissement peut souhaiter conserver

INSTRUCTIONS

16

Centres jeunesse

Les documents visés sont ceux des dossiers des usagers recevant des services en vertu de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., S-4.2 et S-5)

Feuille sommaire

Demande de service

Évaluation psychosociale

Demande et rapport de consultation


Centres hospitaliers de soins de longue durée

Feuille sommaire

Évaluation de l’autonomie (évaluation initiale, CTMSP)

Rapport pour une mise sous régime de protection ou garde en établissement (médical et psychosocial)

Demande et rapport de consultation

Bulletin de décès (SP-3)



INSTRUCTIONS

17

Centres locaux de services communautaires (CLSC)

Feuille sommaire

Demande de services


Dossier de vaccination

Consultation à l’urgence (AH-280)

Dossier obstétrical (AH-265 à 272)

Dossier de naissance original (maison de naissance)

Dossier chirurgical

Bulletin de décès



INSTRUCTIONS

18

Centres de réadaptation en déficience intellectuelle

Évaluation médicale, psychologique, psychosociale et évaluation fonctionnelle de l’usager, s’il y a lieu

Plans de services et plans d’intervention individualisés des derniers cinq ans


Rapport pour une mise sous régime de protection ou garde en établissement

Rapport du coroner en cas de décès accidentel


Centres de réadaptation en déficience physique

Feuille sommaire

Évaluation médicale, psychosociale et évaluation de l’autonomie de l’usager, s’il y a lieu


Évaluation physique et spécifications techniques pour la confection ou l’adaptation de prothèses, d’orthèses ou autres appareils d’adaptation

Évaluation et recommandations de l’ergothérapeute pour la conduite automobile

Rapport du coroner en cas de décès accidentel


20

SECTION 3

LA LISTE DES SÉRIES DOCUMENTAIRES

Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006

La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.

21

No ligne Séries documentaires Niveau

32BG1 Gestion interne administrative

G1-0050 Gestion des activités administratives 1

G1-0100 Gestion interne administrative 2

* G1-0150 Documents constitutifs 3

G1-0200 Organisation administrative 3

G1-0210 Administration provisoire (tutelle) 3

G1-0250 Planification administrative 3

G1-0300 Direction administrative 3

* G1-0350 Normes, politiques, procédures et

directives

4

G1-0400 Communiqués, guides et fiches

techniques produits par les associations

d’établissements

4

* G1-0450 Règle scindée

en deux

Conseil d’administration 4

N.R. G1-0460 Assemblée publique 4

* G1-0500 Comités du conseil d’administration et

autres comités, conseils professionnels et

réunions internes

4

* G1-0600 Comité des usagers 4

N.R. G1-0610 Comité des résidents 4

G1-0650 Contrôle interne administratif 3

G1-0700 Études organisationnelles 4

G1-0750 Rapport annuel de l’établissement 4

* G1-0760 Rapport sur les plaintes des usagers 4

N.R. G1-0770 Dossier d’intervention du commissaire

local aux plaintes et à la qualité des

services

4

G1-0800 Rapports et statistiques sur les activités et

les services rendus

4

* G1-0850 Programme d'amélioration continue de la

qualité (agrément)

4

N.R. G1-0900 Nouvelle

numérotation

de X1-1930

Registre local des accidents et des

incidents

4

G2 Gestion des ressources informationnelles


G2-0100 Gestion des ressources informationnelles 2

* G2-0150 Création, reproduction, traduction et destruction

des documents

3

G2-0200 Système de gestion documentaire 3

G2-0250 Accès à l’information 3

G2-0300 Demandes d’accès aux documents administratifs

et aux renseignements personnels

3

* G2-0350 Registre des communications 3

G2-0400 Informatique et bureautique 3

G2-0450 Communications 3

G2-0500 Courrier et messagerie 3

G2-0600 Documentation de référence 3

G2-0650 Gestion de la documentation de référence 3



22

G3 Relations publiques


G3-0100 Relations publiques 2

G3-0150 Demandes de renseignements 3

G3-0200 Civilités 3

G3-0250 Événements officiels, discours et allocutions 3

G3-0300 Communications et publicité 3

G3-0350 Relations avec les médias 3

G3-0400 Relations avec les associations et les ordres

professionnels

3

G3-0450 Relations avec des organismes extérieurs 3

G3-0500 Participation à des comités, commissions,

réunions, rencontres

3

G3-0550 Fondation et corporation propriétaire 3

G4 Gestion des ressources humaines


G4-0100 Gestion des ressources humaines 2

G4-0150 Gestion des effectifs 3

G4-0200 Dotation en personnel 3

G4-0300 Descriptions de tâches 3

G4-0350 Dossier de l'employé - volet administratif 3

G4-0400 Dossier de l'employé - volet rémunération 3

* G4-0450 Dossier de l’employé - volet santé 3

G4-0460 Registre des accidents de travail sans perte de

temps

3

G4-0500 Stages dans l'organisation 3

G4-0550 Évaluation des ressources humaines 3

G4-0600 Horaires de travail 3

G4-0650 Liste d'ancienneté 3

G4-0700 Conditions de travail des hors-cadres, cadres et

des non-syndiqués

3

G4-0750 Santé et sécurité au travail 3

G4-0800 Rémunération 3

G4-0850 Avantages sociaux 3

G4-0900 Régimes de retraite 4

G4-0950 Assurances collectives (invalidité, vie,

etc.)

4

G4-1000 Services aux ressources humaines 3

G4-1025 Aide aux employés 3

G4-1050 Développement des ressources humaines 3

G4-1100 Conventions collectives 3

G4-1150 Syndicats 3

* G4-1200 Négociations locales 3

G4-1250 Griefs, arbitrages et sentences arbitrales 3

G4-1300 Conflits de travail 3

G4-1350 Services essentiels 3

G4-1400 Mouvements des ressources humaines 3

G5 Gestion des ressources financières


G5-0100 Gestion des ressources financières 2

G5-0150 Indicateurs de gestion 3

G5-0200 Budgétisation 3

* G5-0250 Comptabilisation 3

G5-0300 Rapports et états financiers 3



23

* G5-0350 Gestion des comptes à payer 3

* G5-0360 Rétribution payée aux RI/RTF 3

* G5-0400 Gestion des revenus 3

* G5-0450 Gestion de la paie 3

G5-0500 Contrôle des heures de travail 3

* G5-0550 Gestion des comptes bancaires 3

G5-0600 Gestion des chèques 3

* G5-0650 Gestion des placements 3

* G5-0700 Impôts et taxes des gouvernements et des

municipalités

3

* G5-0750 Gestion de la dette 3

G6 Gestion des ressources matérielles excluant les ressources immobilières

telles que terrains, bâtiments et locaux


G6-0100 Gestion des ressources matérielles excluant les

ressources immobilières telles que terrains, bâtiments et

locaux

2

G6-0150 Acquisition des biens 3

* G6-0200 Dossier du bien 3

G6-0250 Soumissions retenues 3

G6-0300 Soumissions non retenues 3

G6-0350 Gestion des emprunts de ressources matérielles 3

G6-0400 Gestion des prêts de ressources matérielles 3

G6-0450 Inventaire des biens matériels 3

G6-0500 Fournisseurs de biens et de services 3

* G6-0550 Entretien et réparation du matériel et des

équipements

3

G6-0560 Registre du service central de stérilisation 3

* G6-0600 Disposition du matériel 3

G6-0650 Gestion des services alimentaires 3

G6-0700 Gestion de la buanderie et de la lingerie 3

G6-0750 Gestion du transport 3

G6-0800 Gestion des biens des usagers 3

G6-0810 Registre des biens perdus, oubliés ou confiés 3

G7 Gestion des ressources immobilières


G7-0100 Gestion des ressources immobilières 2

G7-0150 Acquisition des biens immobiliers 3

G7-0200 Location et occupation d'espaces 3

G7-0250 Construction d'édifices et projets majeurs

d'aménagement

3

G7-0300 Projets mineurs d'aménagement 3

G7-0350 Identification et signalisation 3

G7-0400 Entretien des biens immobiliers 3

G7-0450 Gestion de la sécurité 3

G7-0500 Disposition des ressources immobilières 3

G7-0550 Gestion des stationnements 3

G8 Législation et affaires juridiques


G8-0100 Législation et affaires juridiques 2



24

G8-0150 Rapports du coroner 3

G8-0200 Lois, règlements et décrets gouvernementaux 3

G8-0250 Avis et opinions juridiques 3

G8-0300 Réclamations 3

G8-0350 Mises en demeure, ordonnances et poursuites 3

G8-0400 Jugements et sentences 3

G8-0450 Contrats de biens capitalisables 3

G8-0500 Baux et contrats de location de biens non-

capitalisables et de services professionnels

3

G8-0550 Ententes, accords et conventions 3

* G8-0600 Gestion des assurances 3

N.R. G8-0650 Dossier d’enquête en gestion des risques 3

X1 Gestion des services aux usagers

X1-0050 Gestion de la santé et des services sociaux 1

X1-0100 Gestion des services aux usagers 2

X1-0110 Plan d’organisation clinique des services 3

X1-0150 Admission et contrôle des usagers 3

X1-0200 Accueil 3

X1-0250 Droits des usagers 3

X1-0300 Archives médicales 3

* X1-0350 Dossier de l'usager 4

X1-0360 Trousse médico-légale 4

* X1-0400 Dossier de l’usager – volet imagerie

médicale

4

* X1-0410 Dossier de l’usager – volet lames et blocs

des laboratoires de biologie médicale

4

* X1-0420 Dossier de l’usager – volet ordonnances

et copies de rapports des laboratoires de

biologie médicale

4

N.R. X1-0430 Dossier de l’usager – volet ordonnances

et copies des rapports des laboratoires

d’électrophysiologie médicale, imagerie

médicale et audiologie

4

N.R. X1-0440 Dossier de l’usager – tracés de

monitoring fœtal

4

* X1-0450 Dossier de recherche d'antécédents

sociobiologiques

4

* X1-0500 Tutelle d’un usager demandée à la Cour

supérieure

4

X1-0550 Dossier de l'usager (Loi sur la protection

de la jeunesse)

4

* X1-0600 Dossier de l'usager - Signalement

non retenu

5

* X1-0650 Dossier de l'usager - Sécurité ou

développement non compromis

5

* X1-0700 Dossier de l'usager - Sécurité ou

développement compromis

5

* X1-0750 Jeunes hébergés en ressources

intermédiaires

5

X1-0800 Dossier de l'usager (Loi sur le système de

justice pénale pour les adolescents)

4

* X1-0850

Intègre les

règles

X1-0900,

X1-0950

et X1-1000

Dossier de l'usager -

Acquittement- retrait, rejet ou

suspension d'inculpation -

mesures de rechange ou arrêt

d'intervention - acte criminel,

infraction sommaire ou renvoi

5

* X1-1050 Dossier de l'usager - adoption 4



25

X1-1100 Dossier des ressources à la clientèle 4

X1-1150 Offres de services 5

* X1-1200 Ressources d'hébergement

utilisées

5

N.R

*

X1-1210

X1-1250

Gestion des unités de vie

Cas litigieux relatifs aux

ressources d’hébergement

5

5

X1-1300 Dossier de groupe 4

X1-1350 Dossier communautaire 4

X1-1400 Dossier des entreprises (CLSC) 4

* X1-1450 Dossier des travailleurs d’une entreprise

(CLSC)

4

* X1-1460 Analyse de postes lors de demandes de

retrait préventif (CLSC)

4

X1-1500 Fiches de demande de services (CLSC) 4

X1-1510 Fiches de demandes d’information

(CLSC)

4

X1-1550 Fiches de périnatalité 4

X1-1600 Fiches d'Info-Santé 4

X1-1650 Index et registre des usagers (numériques

et alphabétiques)

4

X1-1700 Index des maladies 4

X1-1710 Index des interventions chirurgicales 4

X1-1750 Index des médecins et des dentistes 4

X1-1800 Données statistiques périodiques 4

X1-1850 Données statistiques annuelles 4

X1-1900 Registre des admissions 4

X1-1910 Registre des sujets d’essais cliniques 4

* X1-1920 Registre des traumatismes, d’oncologie,

des urgences, etc.

4

* X1-1930 N° annulé et

transféré

au G1-0900

Registre local des accidents et des

incidents

4

X1-1950 Registre des naissances, des décès, des

mortinaissances, du bloc obstétrical et du

bloc opératoire

4

X1-2000 Registre de sortie des usagers 4

X1-2050 Registre des transferts 4

* X1-2100 Registre des accès aux informations

nominatives concernant les usagers

4

X1-2150 Registre des services externes à des fins

de diagnostic

4

X1-2200 Registre des services en santé scolaire 4

* X1-2250 Banque de sang (registres, cardex,

rapports, etc.)

4

X1-2260 Stupéfiants et drogues contrôlées 4 X1-2300 Fichier de vaccination 4

X1-2350 Maladies à déclaration obligatoire 4

X1-2400 Dossier de plaintes des usagers 3

X1-2450 Enseignement aux usagers 3

X1-2500 Bénévolat 3

X1-2550 Plan d’urgence en matière de sécurité publique 3

X1-2600 Données sur les caractéristiques du territoire et

de la population

3

X1-2700 Gestion des services et des programmes de

l’établissement

3

X1-2750 Évaluation des services et programmes 3



26

X2 Gestion des actes professionnels


X2-0100 Gestion des actes professionnels 2

X2-0200 Dossiers professionnels des médecins, dentistes

et pharmaciens

3

X2-0210 Rémunération par la RAMQ 3

X2-0250 Dossiers professionnels des sages-femmes 3

* X2-0300 Administration reliée aux actes professionnels 3

X3 Gestion de la recherche et de l'enseignement


X3-0100 Gestion de la recherche et de l'enseignement 2

X3-0150 Étude, recherche et développement 3

X3-0200 Affiliation universitaire 3

28

SECTION 4

LES RÈGLES DE CONSERVATION ET D’ÉLIMINATION

DES DOCUMENTS

No de

ligne

Titre de la série de

dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)


Remarques additionnelles Durée de conservation en

année

AC SA IN AC SA IN

AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver

SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une

nouvelle version

DÉT: Détruire

FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier

29

G1 - Gestion interne administrative

G1-0050 Gestion des activités

administratives

Documents relatifs à la gestion

des activités administratives de

l'établissement.

G1-0100 Gestion interne

administrative

Documents relatifs à l'organisation

et à la gestion interne de

l'établissement.

G1-0150 Documents

constitutifs

Documents relatifs à la loi

constitutive, à l'histoire de

l'établissement, à la charte, au

sceau, au logo, aux lettres

patentes, au permis d'exploitation,

aux mandats, aux armoiries, à la

devise et au drapeau de

l'établissement.

999 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période

semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.

G1-0200 Organisation

administrative

Documents relatifs aux plans

d'organisation administrative, aux

administrateurs et aux cadres, à la

structure et aux organigrammes,

au partage des pouvoirs, à la

délégation d'autorité et à

l'autorisation de signature de

l'établissement.



G1-0210 Administration

provisoire (tutelle)

Documents relatifs à la mise sous

tutelle de l’établissement en vertu

de la Loi sur les services de santé

et les services sociaux

888 0 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu’à la fin de l’administration provisoire.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


30

G1-0250 Planification

administrative

Documents relatifs aux

orientations, aux priorités, aux

objectifs et aux échéanciers de

l'établissement.



G1-0300 Direction

administrative

Documents relatifs à la direction

administrative de l'établissement,

aux politiques, aux procédures,

aux directives et aux normes de

l'organisme ainsi qu'aux réunions

et comités administratifs internes

et externes de l'établissement.

G1-0350 Normes, politiques,

procédures et

directives

Documents relatifs aux normes,

aux politiques, aux procédures et

aux directives de l'établissement.

999 2 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver l’original seulement de ce qui a été en vigueur dans l’établissement.

VOIR AUSSI : la règle X2-0300.

G1-0400 Communiqués, guides

et fiches techniques

produits par les

associations

d'établissements


communiqués, guides et fiches

techniques produits par les

associations d'établissements.

888 2 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : tant qu'utile.

G1-0450

Conseil

d'administration

Règle scindée

en deux

Documents relatifs au

fonctionnement du conseil

d'administration, au registre des

membres, à l’élection et à la

désignation de ceux-ci, aux

règlements internes et aux

règlements généraux, aux avis de

convocation, aux ordres du jour et

aux procès-verbaux.

* 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : (*) 1 an. Pour les règlements internes et généraux : jusqu'à remplacement par

une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les

remarques additionnelles.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les documents sur la constitution du conseil, le registre des membres,

les règlements, les procès-verbaux, les résolutions, les documents déposés officiellement, les comptes

rendus, les rapports et l'index cumulatif (ou à défaut les index).

FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art. 168

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


31

G1-0460 Assemblée publique Documents relatifs à la

préparation

et à la tenue des assemblées

publiques de l’établissement

1 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES :

IN : CRITÈRES DE TRI : conserver l’avis de convocation et le compte-rendu de l’assemblée.

FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., S-4.2, art. 177 et 178

G1-0500 Comités du conseil

d’administration et

autres comités,

conseils

professionnels et

réunions internes.

Documents relatifs aux comités du

conseil d’administration et aux

autres comités, aux conseils

professionnels et réunions internes,

à la composition de ces comités

(comité de gestion des risques,

comité de vigilance et de la qualité,

comité de révision, comité de

vérification, conseil des infirmières

et infirmiers, conseil des médecins,

dentistes et pharmaciens, conseil

multidisciplinaire, conseil des

sages-femmes, etc.), à l’élection ou

à la nomination des membres, aux

mandats, aux calendriers de

réunions, aux avis de convocation,

aux ordres du jour et aux procès-

verbaux.


IN : CRITÈRES DE TRI: pour les comités statutaires ou formés par le conseil d'administration, conserver

les documents sur la constitution du comité, les règlements, les procès-verbaux, les résolutions, les

documents déposés officiellement, les comptes rendus, les rapports et l'index cumulatif (ou à défaut les

index). Pour les autres comités, conserver les procès-verbaux ou les comptes rendus.

G1-0600 Comité des usagers Documents relatifs au comité des

usagers, à sa composition, aux

mandats, au calendrier de

réunions, aux avis de convocation,

aux ordres du jour, aux procès-

verbaux, etc.


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les règles de fonctionnement, les procès-verbaux ou comptes-rendus

et les rapports d’activités.

FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art. 209 à 212.1

G1-0610 Comité des résidents Documents relatifs aux comités des

résidents, à la composition de ces

comités, à leur mandat, à leur

fonctionnement, aux avis de

convocation, aux procès-verbaux

ou aux comptes rendus, etc.


IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les règles de fonctionnement, les procès-verbaux ou comptes rendus

et les rapports d’activité.


No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


32

G1-0650 Contrôle interne

administratif

Documents relatifs aux études

organisationnelles, au rapport

annuel, aux rapports d’activités,

aux statistiques et au programme

d’appréciation de la qualité

(agrément) de l’établissement.

COMMENTAIRES :

G1-0610 Comité des résidents Documents relatifs aux comités des

résidents, à la composition de ces

comités, à leur mandat, à leur

fonctionnement, aux avis de

convocation, aux procès-verbaux

ou aux comptes-rendus, etc.


IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les règles de fonctionnement, les procès-verbaux ou comptes-rendus

et les rapports d’activités.


G1-0700 Études

organisationnelles

Documents relatifs aux études

organisationnelles de

l'établissement.


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le rapport final.

G1-0750 Rapport annuel de

l'établissement

Documents relatifs à la préparation

du rapport annuel de

l'établissement ainsi que le rapport

annuel.


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le rapport final.

G1-0760 Rapport sur les

plaintes des usagers

Rapports mensuels et annuels des

plaintes des usagers reçues par

l’établissement.


IN : CRITÈRES DE TRI : conserver le rapport annuel.

G1-0770 Dossier d’intervention

du commissaire local

aux plaintes et à la

qualité des services

Documents relatifs à l’exercice du

pouvoir d’intervention de sa propre

initiative du commissaire local aux

plaintes et à la qualité des services

888 5 DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu’à la prise de décision finale par les instances concernées.

FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art.33, 7° et 34; et

Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements

personnels, L.R.Q., c. A-2.1, art. 39 et 53 et ss.

G1-0800 Rapports et

statistiques sur les

activités et les

services rendus

Documents relatifs aux rapports et

statistiques sur les activités et les

services rendus par l'établissement.


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les rapports et les statistiques officielles annuels ou de périodicité plus

fréquente en l'absence de données annuelles.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


33

G1-0850 Programme

d'amélioration

continue de la


Documents relatifs au programme

d'amélioration continue de la

qualité de l’établissement

(agrément des services de santé

et services sociaux).

888 0 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée du programme.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les rapports et les recommandations.

G1-0900 Nouvelle

numérotation

de X1-1930

Registre local des

accidents et incidents

Information relative aux accidents

et aux incidents survenus lors de la

prestation de soins et de services.

* 4 CON 1 0 DÉT COMMENTAIRES :

AC : (*) Tant qu’utile à la compilation des données et à la référence; par la suite appliquer la période

semi-active et la disposition indiquées.

FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art. 183.2

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


34

G2 - Gestion des ressources informationnelles


administratives



l'établissement.

G2-0100 Gestion des

ressources

informationnelles

Documents relatifs à l'organisation,

à la planification et au contrôle des

activités reliées à la gestion des

documents de l'établissement,

depuis leur création jusqu'à leur

conservation et à leur élimination.

G2-0150 Création,

reproduction,

traduction et

destruction des

documents

Documents relatifs à la création, à

la reproduction, à la traduction et

à la destruction des documents de

l'établissement.


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver, après le 1er janvier 1994, les désignations de personnes autorisées et

les déclarations de reproduction de documents;

FLR : Code civil du Québec, art. 2840 à 2842.

Note : Avant le 1er janvier 1994, conserver les désignations de personnes autorisées et les déclarations

de reproduction et de destruction de documents en vertu de la Loi sur la preuve photographique des

documents, L.R.Q., c. P-22, alors en vigueur.

G2-0200 Système de gestion

documentaire

Documents relatifs au système

de gestion documentaire (plan de

classification, calendrier de

conservation et liste des documents

essentiels), à l'analyse des besoins,

au développement, à la mise à

jour, à la mise en oeuvre et à

l'utilisation du système de gestion

documentaire de l'établissement.



IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le plan de classification, les calendriers de conservation approuvés, la

liste des documents inactifs au sens de l'art. 52 de la Loi sur les archives, l'inventaire à jour des archives

ou, à défaut, les inventaires partiels et les bordereaux de versement, l'index cumulatif ou, à défaut, les

index partiels.

FLR : Loi sur les archives, L.R.Q., A-21.1, art. 52

VOIR AUSSI : la règle G2-0400 pour la documentation des systèmes informatiques.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


35

G2-0250 Accès à l'information Documents relatifs à l'accès aux

documents, à la circulation des

documents, à la déclaration

des fichiers de renseignements

personnels et à la protection des

renseignements personnels.

999 3 DÉT 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période


G2-0300 Demandes d'accès

aux documents

administratifs et aux

renseignements

personnels

Documents relatifs aux demandes

d'accès aux documents

administratifs et aux

renseignements personnels de

l'établissement.

888 0 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au règlement de la demande.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les décisions de la Commission d'accès ou d'un tribunal compétent en

ce qui a trait à l'établissement.

VOIR AUSSI : X1-2100 pour les demandes d'accès aux dossiers des usagers.

G2-0350 Registre des

communications


communications incluant les

documents administratifs et des

données nominatives, peu importe

le support utilisé (papier ou

électronique).

* 4 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : (*) tant qu’utile à la compilation des données et à la référence; par la suite

appliquer la période semi-active et la disposition indiquées.

FLR : Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements

personnels, L.R.Q., A-2.1, art. 60, 60.1, 67.3; et

Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q. c. S-4.2, art. 27.2.

G2-0400 Informatique et

bureautique

Documents relatifs à l'informatique

et à la bureautique, à l'analyse des

besoins, au développement, à

l'utilisation, à la sécurité, à

l'évolution et à l'entretien des

systèmes informatiques et

bureautiques de l'établissement.



IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les documents nécessaires à la compréhension et à l'utilisation des

systèmes et des logiciels développés par l'établissement tels que l'analyse fonctionnelle, le modèle

conceptuel de données et de traitement, les guides, de même que tout autre document nécessaire à

l'utilisation des systèmes générant des données à conserver en permanence par l'établissement.

G2-0450 Communications Documents relatifs aux moyens de

communication, à l'installation,

aux études, aux recherches, à

l'évaluation des équipements et

des lignes téléphoniques, aux

appels téléphoniques.



VOIR AUSSI : la règle G5-0350 pour les pièces justificatives et les factures.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


36

G2-0500 Courrier et

messagerie

Documents relatifs à la description

des systèmes de courrier et de

messagerie internes et externes de

l'établissement et aux procédures

d'utilisation



VOIR AUSSI : la règle G5-0350 pour les pièces justificatives et les factures.

G2-0600 Documentation de

référence

Dépliants, périodiques, articles,

livres utilisés comme sources

d'information.

888 0 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à mise à jour ou remplacement.

Noter que la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1, art. 2) ne concerne pas les imprimés qui, eux, sont

régis par la Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec (L.R.Q., c. B-2.1).

G2-0650 Gestion de la

documentation de

référence

Documents relatifs à l'acquisition,

au traitement, à l'accès et à la

circulation de la documentation de

référence, tels la justification des

choix, les procédures de

traitement, le fichier et l'index y

donnant accès.

888 0 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à mise à jour ou remplacement.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


37

G3 - Relations publiques


administratives

Documents relatifs à la gestion des

activités administratives de

l'établissement.

G3-0100 Relations publiques Documents relatifs aux relations

publiques de l'établissement.

G3-0150 Demandes de

renseignements


de renseignements.

2 0 TRI 2 0 DÉT COMMENTAIRES : IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les compilations annuelles et statistiques.

G3-0200 Civilités Documents relatifs aux

remerciements, aux félicitations,

aux souhaits et aux condoléances.

1 0 DÉT 1 0 DÉT

G3-0250 Événements officiels,

discours et allocutions

Documents relatifs aux événements

officiels, aux invitations, aux

colloques, aux congrès, aux

conférences, aux inaugurations,

aux réceptions, aux allocutions et

discours auxquels participent le

personnel et les administrateurs

à titre de représentant de

l'établissement ainsi que ceux

organisés par l'établissement.


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le programme, le texte des discours et conférences, la liste des invités,

le protocole, le registre des signatures, les notes biographiques, les photographies, les comptes rendus

de rencontres, les procès-verbaux, les rapports et tout document significatif témoignant des événements

organisés par l'établissement.

G3-0300 Communications et

publicité

Documents relatifs aux plans de

communication, aux campagnes

publicitaires et à la promotion, à

l'identification visuelle et aux

publications de l'établissement.



IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les plans de communication, les documents promotionnels (affiches,

etc.), les programmes, les comptes rendus et les rapports d'activités et de campagnes, les statistiques,

un exemplaire de chaque publication.

VOIR AUSSI : la règle X3-0150. pour les publications scientifiques

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


38

G3-0350 Relations avec les

médias

Documents relatifs aux relations de

l'établissement avec les médias de

la presse écrite et électronique tels

les communiqués de presse, le

texte des conférences de presse et

les entrevues de l'établissement.


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les communiqués de presse, le texte des conférences de presse et les

entrevues de l'établissement.

G3-0400 Relations avec les

associations et les

ordres professionnels

Documents relatifs aux relations

avec les associations et les ordres

professionnels, au rapport

d'évaluation et aux visites des

ordres professionnels.


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les documents qui engagent l'établissement, tels les rapports de visite

et les rapports d'évaluation.

G3-0450 Relations avec des

organismes extérieurs

Documents relatifs aux relations

avec les ministères, les organismes

du gouvernement du Québec et du

Canada et des provinces et

territoires, les sociétés d'État du

Québec, les organismes publics et

parapublics québécois, les

organismes internationaux, les

organismes de promotion, les

organismes privés ou sans but

lucratif, les associations et les

entreprises.


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les avis publics produits par l'établissement, les communiqués, les

prises de position et tout document significatif témoignant des événements organisés par l'établissement

ou relatif à l'appartenance de l'établissement à un groupe d'organismes de même nature (association

d'établissements).

G3-0500 Participation à des

comités, commissions,

réunions, rencontres

Documents relatifs à la

participation à des comités, à des

réunions, à des commissions et à

des rencontres.

888 2 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à la fin du projet ou de l'activité.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les documents qui engagent l'établissement.

G3-0550 Fondation et

corporation

propriétaire

Documents relatifs aux activités

de la fondation rattachée à

l'établissement de santé et de

services sociaux et à la corporation

propriétaire.



IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les documents présentant un intérêt historique, par exemple les

documents constitutifs, les procès-verbaux, les rapports, etc.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


39

G4 - Gestion des ressources humaines


administratives



l'établissement.

G4-0100 Gestion des

ressources humaines


des ressources humaines, aux

conditions de travail, aux

avantages sociaux et aux relations

de travail dans l'établissement.

G4-0150 Gestion des effectifs Documents relatifs aux effectifs, au

registre des postes, aux tableaux

des effectifs, à la structure des

postes et aux caractéristiques des

postes de l'établissement.



IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les analyses et les rapports ayant conduit à la création, au transfert et

à l'abolition d'un poste, le registre des postes.

G4-0200 Dotation en personnel Documents relatifs à la dotation en

personnel, au recrutement, aux

concours, au programme

d'embauche, aux mutations

internes, à l'affichage de postes

et aux demandes d'emplois.

2* 0 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : (*) 2 ans ou jusqu'au règlement ou jugement pour les documents relatifs aux

décisions de l'établissement faisant l'objet d'une procédure de grief ou d'une décision judiciaire.

G4-0300 Descriptions de tâches Documents relatifs aux descriptions

de tâches en vigueur dans

l'établissement.



G4-0350 Dossier de l'employé -

volet administratif

Documents relatifs au contenu et

aux diverses opérations

administratives concernant la

gestion du dossier d'un employé

de l'établissement.

888 5 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au départ de l'employé.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver 10% des dossiers du personnel ou conserver les dossiers des employés

nés aux années 1 de chaque décennie.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


40

G4-0400 Dossier de l'employé -

volet rémunération

Documents relatifs au contenu et

aux diverses opérations liées au

volet rémunération concernant la

gestion du dossier d'un employé


888 * DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au départ de l'employé.

SA : (*) conserver les dossiers des employés jusqu’à ce qu’ils aient atteints l’âge de 75 ans ou 5 ans à

compter de leur retraite ou de leur décès. Il est important d’observer une durée de 75 ans d’âge de

l’employé ou de 5 ans à compter de sa retraite ou de son décès pour les documents concernant les

variations et les coupures de salaires.

G4-0450 Dossier de l'employé –

volet santé

Documents relatifs au dossier de

santé de l'employé et au dossier

d'accidents de travail des employés


888 * DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au départ de l'employé.

SA : (*) s'assurer de la conservation du dossier médical de l’employé pendant une période d'au moins 20

ans après la fin de l'emploi ou 40 ans après le début de l'emploi, selon la plus longue durée.

FLR : Loi sur la santé et la sécurité du travail, L.R.Q., S-2.1, art. 127 (5).

G4-0460 Registre des accidents

de travail sans perte

de temps

Documents relatifs aux accidents

de travail qui ne rendent pas le

travailleur incapable d’exercer son

emploi et qui comportent la

signature du travailleur accidenté.

1 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES :

FLR : Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles, L.R.Q., c. A-3.001, art. 280.

G4-0500 Stages dans

l'organisation

Documents relatifs aux stages dans

l'organisation, aux demandes de

stages, à la banque de stages, aux

dossiers de stagiaires.



IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les plans et les rapports de stage.

G4-0550 Évaluation des

ressources humaines

Documents relatifs à l'organisation

de la carrière du personnel, aux

programmes et au guide

d'évaluation, aux règles de

rendement du personnel et aux

mesures disciplinaires de

l'établissement. Les documents

qui concernent un employé sont

classés dans son dossier.


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les programmes établis par l'établissement.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


41

G4-0600 Horaires de travail Documents relatifs aux horaires de

travail, au plan de roulement, aux

absences, aux vacances et aux

semaines et heures de travail du

personnel de l'établissement.

999 2* DÉT 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période


SA : (*) 2 ans ou jusqu'au règlement ou au jugement pour les documents pertinents dans le cadre d'une

procédure de grief ou une procédure judiciaire, selon la plus longue échéance.

G4-0650 Liste d'ancienneté Documents relatifs à la liste

d'ancienneté du personnel de

l'établissement.



SA : (*) 4 ans ou jusqu'au règlement ou au jugement dans le cas d'une procédure de grief ou d'une

procédure judiciaire, selon la plus longue échéance.

G4-0700 Conditions de travail

des hors-cadres,

cadres et des non-

syndiqués

Documents relatifs aux conditions

de travail des hors-cadres, cadres

et des non-syndiqués, à la politique

de rémunération, aux avantages

sociaux des cadres et des non-

syndiqués de l'établissement.

999 4 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les conditions établies par l'établissement.

G4-0750 Santé et sécurité au

travail

Documents relatifs à la santé et à

la sécurité au travail, aux

programmes de prévention, à

l'inspection, à la qualité de vie, aux

accidents de travail, aux rapports

d'inspection et aux normes du

travail.



IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les rapports de même que les mesures et les programmes établis par

l'établissement.

VOIR AUSSI :la règle G1-0500 pour les documents du Comité SST.

G4-0800 Rémunération Documents relatifs à la

rémunération et aux échelles

de salaire en vigueur dans

l'établissement.



IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les échelles de salaire du personnel de l'établissement.

G4-0850 Avantages sociaux Documents relatifs aux avantages

sociaux en vigueur dans

l'établissement.



No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


42

G4-0900 Régimes de retraite Documents relatifs aux régimes de

retraite, aux programmes, aux

demandes d'adhésion, aux remises

mensuelles, aux dépliants, à la

correspondance et aux rapports

produits aux organismes

responsables de l'administration

des régimes de retraite.

888 6* TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à ce que les documents ne soient plus utiles pour la mise en application des

régimes.

SA : (*) conserver jusqu'au règlement ou au jugement dans le cas d'une procédure de grief ou d'une

procédure judiciaire.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les rapports produits aux organismes responsables de l'administration

des régimes de retraite.

G4-0950 Assurances collectives

(maladie, vie, etc.)

Documents relatifs aux assurances

collectives, aux programmes, aux

adhésions, au renouvellement et

à la correspondance.

888 4* DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au dénouement sauf pour les programmes et les politiques qu'il faut

conserver, jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active

et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.

SA : (*) conserver jusqu'au règlement ou au jugement dans le cas d'une procédure de grief ou d'une

procédure judiciaire.

G4-1000 Services aux

ressources humaines

Documents relatifs aux services

aux ressources humaines et aux

activités sociales.

888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée des services ou des programmes.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les programmes et les mesures particulières établis par

l'établissement, de même que les rapports.

G4-1025 Aide aux employés Documents relatifs aux

programmes d'aide aux employés

de l'établissement et aux activités

qui en découlent.

888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée des services ou des programmes.


G4-1050 Développement des

ressources humaines

Documents relatifs à la formation

et au perfectionnement offerts au

personnel, aux intervenants et aux

administrateurs de l'établissement.


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les programmes, les rapports, les plans de développement des

ressources humaines (PDRH) et le matériel didactique établis par l'établissement.

G4-1100 Conventions

collectives

Documents relatifs aux conventions

collectives de l'établissement.



SA : (*) minimum 4 ans ou jusqu'à jugement, règlement ou décision finale dans le cas d'un grief en

cours.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


43

G4-1150 Syndicats Documents relatifs aux syndicats,

aux accréditations, aux cotisations,

aux demandes d'adhésion et aux

délégués syndicaux de

l'établissement.


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les certificats d'accréditation et les décisions relatives à l'accréditation

des syndicats.

G4-1200 Négociations locales Documents relatifs aux

négociations locales, aux

demandes syndicales, aux offres

patronales, aux ententes ou

arrangements locaux.

999 * CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période


SA : (*) conserver les ententes locales aussi longtemps que des griefs s’y rapportant sont en suspens.

Note : Trois exemplaires sont signés originalement : un à l’employeur, un au syndicat et l’autre au

Ministère du Travail. Après la conclusion des ententes, les autres documents de la série sont considérés

comme des documents de travail. De plus, le ministère du Travail conserve un exemplaire de toutes ces

ententes.

G4-1250 Griefs, arbitrages et

sentences arbitrales

Documents relatifs aux griefs,

aux arbitrages et aux sentences

arbitrales.

888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au règlement complet du dossier.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les sentences arbitrales.

G4-1300 Conflits de travail Documents relatifs aux conflits

de travail et aux grèves.

888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au dénouement ou jusqu'à la fin du conflit de travail.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver la décision judiciaire.

G4-1350 Services essentiels Documents relatifs aux services et

aux plans de services essentiels de

l'établissement.



G4-1400 Mouvements des

ressources humaines


programmes concernant les

mouvements des ressources

humaines (affectations, mutations,

promotions, reclassifications).

888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée des programmes.


No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


44

G5 - Gestion des ressources financières


administratives



l'établissement.

G5-0100 Gestion des

ressources financières

Documents relatifs aux règles et

aux procédés de gestion financière,

à la planification budgétaire, à

l'utilisation des ressources

financières et aux activités

comptables de l'établissement.

G5-0150 Indicateurs de gestion Documents relatifs à l'élaboration

des indicateurs de gestion de

l'établissement.

1 6 DÉT 1 0 DÉT

G5-0200 Budgétisation Documents relatifs à la

planification, au contrôle et aux

ajustements des budgets

d’exploitation et d’immobilisations

de l’organisme, à la gestion du

cadre budgétaire, aux règles

budgétaires, aux prévisions et

demandes budgétaires, aux plans

budgétaires annuel et triennal, au

budget approuvé, aux budgets

spéciaux, au plan de redressement,

au suivi et au contrôle du budget

de l’établissement.


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver la version officielle du budget approuvé et les plans budgétaires.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


45

G5-0250 Comptabilisation Documents relatifs à la gestion du

système comptable, à la charte

comptable, au grand livre, à la

caisse recettes, à la caisse

déboursés, au journal général et

au journal des achats de

l'établissement.

1 6 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES:

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le grand livre général ou son équivalent, soit, pour chaque poste

budgétaire, son libellé ainsi que les données financières récapitulatives annuelles qui y correspondent de

même que le plan comptable (non intégré au grand livre).

FLR : Loi sur le ministère du Revenu, L.R.Q., M-31, art. 35.1 et Statuts du Canada 1970, 71, 72, c. 63,

art. 230; plus Partie LVIII du Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 5800.

G5-0300 Rapports et états

financiers

Documents relatifs aux rapports

financiers, aux états financiers et

à la vérification interne et externe



IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les états financiers annuels, le rapport financier cumulatif annuel ou,

en son absence, les rapports périodiques (dans le cas d'états financiers non vérifiés), de même que le

rapport de vérification interne.

G5-0350 Gestion des comptes

à payer

Documents relatifs aux factures et

notes de crédit capitalisables et

non-capitalisables, aux dossiers

comptables des fournisseurs, à la

petite caisse et aux pièces

justificatives, aux frais de

déplacements et de voyage de

l'établissement.

1 * DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES:

SA : (*) 6 ans ou durée de la garantie pour les biens capitalisables, selon la plus longue échéance.



G5-0360 Rétribution payée

aux RI/RTF

Documents relatifs à la rétribution

payée aux ressources

d’hébergement non institutionnelles

(RI-Ressources intermédiaires/RTF-

Ressources de type familial).

1 6 DET 1 0 DÉT COMMENTAIRES :



No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


46

G5-0400 Gestion des revenus Documents relatifs aux revenus,

aux comptes à recevoir, aux

revenus de placement, aux

subventions (incluant les

subventions à la recherche), aux

commanditaires, aux ventes de

services de l'établissement de

même qu’à la contribution

financière des usagers pour

l’hébergement et les services non

assurés.

1 6 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES:



G5-0450 Gestion de la paie Documents relatifs à

l'administration de la paie, au

rapport périodique des heures et

des salaires payés, au rapport de

la banque de maladie, au journal

de paie, à la saisie de salaire,

au relevé d'emploi et aux

prélèvements sur le salaire.

1 * DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES:

SA : (*) 6 ans ou 60 ans pour les documents pouvant servir à établir des variations et des coupures de

salaire (journal de paie, etc.) de façon à ce que les employés y figurant aient atteint l'âge de 75 ans.

FLR : Loi sur le ministère du Revenu, L.R.Q., M-31, art.35.1 et Statuts du Canada 1970, 71, 72, c.63, art.

230; plus Partie LVIII du Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 5800.

G5-0500 Contrôle des heures

de travail

Documents relatifs au contrôle des

heures de travail, aux feuilles de

temps régulier et supplémentaire.

1 6 DÉT 1 0 DÉT


bancaires

Documents relatifs aux opérations

bancaires, aux états bancaires,

aux comptes de banque, aux

bordereaux de dépôts, aux

liquidités, à la marge de crédit, aux

fonds de roulement, au registre de

banque et aux services bancaires.




No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


47

G5-0600 Gestion des chèques Documents relatifs à la gestion des

chèques aux fournisseurs, au

registre des chèques, à la liste des

chèques imprimés et aux chèques

de paie encaissés.

1 6 DÉT 1 0 DÉT

G5-0650 Gestion des

placements

Documents relatifs aux placements

de l'organisme, aux certificats

d'action et aux dépôts à terme de

l'établissement.

888 6 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée du placement.



G5-0700 Impôts et taxes des

gouvernements et des

municipalités

Documents relatifs aux impôts et

taxes des gouvernements (TPS -

TVQ) et des municipalités et aux

relevés de taxation.




G5-0750 Gestion de la dette Documents relatifs à la gestion de

la dette (emprunts) de

l'établissement.


AC : durée de la dette.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le registre des obligations.



No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


48

G6 - Gestion des ressources matérielles excluant les ressources immobilières telles que terrains, bâtiments et locaux


administratives


activités administratives de

l'établissement.

G6-0100 Gestion des

ressources matérielles

excluant les

ressources

immobilières telles

que terrains,

bâtiments et locaux


à l'utilisation, à l'entretien, à

l'inventaire et à la disposition des

ressources matérielles de

l'établissement (fournitures,

équipements et mobilier).

G6-0150 Acquisition des biens Documents relatifs à l'acquisition

des biens, des équipements et des

fournitures, à la justification

d’achat, à l’analyse des besoins, au

choix d’achat du bien, aux bons de

commande et aux bons de

réception.

1 6 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES: voir aussi la règle G6-0200 pour chacun des biens acquis,.

G6-0200 Dossier du bien Documents relatifs au dossier du

bien, à son utilisation, aux

fournitures et équipements

nécessaires à l’utilisation du bien

(entre autres leur transport).

888 6 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée du bien.

FLR : Règlement d’application de la Loi sur la protection de la santé publique, L.R.Q., c. L-0.2, r.1, art.

145 et suivants en ce qui a trait aux documents reliés à l’utilisation des appareils des laboratoires de

radiologie diagnostique; et

Règlements et Loi de la Commission canadienne de sûreté nucléaire pour l’utilisation de substances

radioactives, Statuts du Canada 1997, c.9; et

Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, L.R.Q., c. S-5, r.-3.01, art. 11; et

Loi de 1992 sur le transport des matières dangereuses, Statuts du Canada. 1992, c. 34.

Voir aussi la règle G6-0550 pour l’entretien du bien et G6-0600 pour la disposition du bien.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


49

G6-0250 Soumissions retenues Documents relatifs à l'appel d'offre,

au cahier des charges et à la

soumission retenue.


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les soumissions capitalisables retenues ainsi que les cahiers des

charges s'y rapportant.

G6-0300 Soumissions non

retenues

Documents relatifs aux soumissions

non retenues.

888 3 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à ce qu'un soumissionnaire soit retenu.

G6-0350 Gestion des emprunts

de ressources

matérielles

Documents relatifs aux emprunts

de ressources matérielles de

l'établissement.

888 3 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée de l'emprunt.

G6-0400 Gestion des prêts de

ressources matérielles

Documents relatifs à la gestion du

magasin et des prêts internes et

externes de l'établissement.

888 3 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée du prêt.

G6-0450 Inventaire des biens

matériels

Documents relatifs à l'inventaire

des fournitures, du mobilier et des

équipements.



IN : CRITÈRES DE TRI: pour les fournitures, conserver un inventaire complet aux années un (1) de

chaque décennie et, pour le mobilier et les équipements, conserver l'inventaire des biens capitalisables

et toute version ultérieure qui présente des modifications substantielles par rapport à la précédente.

G6-0500 Fournisseurs de biens

et de services

Documents relatifs aux fournisseurs

de biens et de services

professionnels, aux dossiers des

fournisseurs, aux dépliants et

catalogues.

* 0 DÉT * 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : (*) 888 (durée des relations d'affaires) ou 999 (jusqu'à remplacement par une

nouvelle version pour les pièces comprises dans le dossier).

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


50

G6-0550 Entretien et

réparation du

matériel et des

équipements

Documents relatifs à l'entretien et

à la réparation du matériel et des

équipements de l'établissement,

incluant les appareils d’imagerie

médicale.

888 3 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée de l’utilisation du matériel et des équipements.

FLR : Règlement d’application de la Loi sur la protection de la santé publique, L.R.Q., c. L-0.2, r.1, art

145 et suivants en ce qui a trait aux documents reliés à l’utilisation des appareils des laboratoires de

radiologie diagnostique; et


radioactives, Statuts du Canada 1997, c. 9 et

Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, L.R.Q., c. S-5, r.-3.01, art. 11.

Voir aussi la règle G6-0200

G6-0560 Registre du service

central de

stérilisation

Documents relatifs à la stérilisation

des fournitures et des instruments

médicaux

1* 9 DÉT COMMENTAIRES : AC : (*) un an après que le registre soit complet et remplacé par un autre registre;

par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées.

G6-0600

Disposition du

matériel

Documents relatifs à la

disposition du matériel, à la

vente, au transfert, à la

destruction, à la récupération et

au recyclage des biens matériels


888

*

1BTRI

888

0

DÉT

COMMENTAIRES : AC : jusqu’à la fin du processus de disposition.

SA : (*) 6 ans plus la durée des prescriptions applicables selon les diverses lois.

IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les soumissions capitalisables retenues.

FLR : Code civil du Québec, art. 2925; et


radioactives, Statuts du Canada 1997, c. 9; et

Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, L.R.Q., c. S-5, r.-3.01, art. 11; et

Loi de 1992 sur le transport des matières dangereuses, Statuts du Canada 1992, c. 34.

Vois aussi la règle G6-0200.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


51

G6-0650 Gestion des services

alimentaires

Documents relatifs à

l'organisation et à la planification

des activités reliées à la

préparation et à la distribution

des repas (calendrier

d'alimentation et recettes), de

même qu'à la planification et à la

gestion des produits et

fournitures nécessaires.

999 0 2BTRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période


IN : CRITÈRES DE TRI : conserver une (1) semaine de menus par année en alternant la semaine.

VOIR AUSSI : la règle X1-2750 Évaluation des services et des programmes pour les études ayant trait

à la qualité des services.

G6-0700 Gestion de la

buanderie et de la

lingerie


l'organisation et à la planification

des activités reliées à la

cueillette et au nettoyage du

linge souillé, de même qu'au

rangement de la lingerie propre

et à la planification et la gestion

des produits et fournitures

nécessaires aux usagers et à

l'établissement.

999 0 3BDET 999 0 DET COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période


G6-0750 Gestion du transport Documents relatifs à

l'organisation du transport et

à l'utilisation des véhicules.

999 0 4BDET 999 0 DET COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période



usagers


des biens (argent, biens

personnels) des usagers confiés à

l’établissement (dans la voûte).

888 3 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu’au départ de l’usager.

G6-0810 Registre des biens

perdus, oubliés ou

confiés à

l’établissement


des biens perdus, oubliés ou

confiés à l’établissement dans le

cas d’usagers qui ont quitté ou

sont décédés.

1* 3

DÉT COMMENTAIRES : DESCRIPTION : registre constitué pour garder la trace des modes de disposition de

ces biens.

AC : (*) un an après que le registre soit complet et remplacé par un autre registre; par la suite appliquer

la période semi-active et la disposition indiquées.

FLR : Code civil du Québec, art. 934 à 946.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


52

G7 - Gestion des ressources immobilières


administratives



l'établissement.

G7-0100 Gestion des

ressources

immobilières


à la construction, à l'utilisation,

à l'entretien, à l'inventaire et à la

disposition des biens immobiliers

(terrains, bâtiments, locaux) de

l'établissement.

G7-0150 Acquisition des biens

immobiliers

Documents relatifs à l'acquisition

des biens immobiliers (terrains,

bâtiments), aux offres d'achat et

soumissions, aux analyses des

besoins, aux évaluations foncières,

aux plans et devis, aux choix et

aux titres de propriété de

l'établissement.

888 10 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à la cession de la propriété.

FLR: Code civil du Québec, art. 2917.

VOIR AUSSI : la règle G6-0300 Soumissions non retenues des ressources matérielles.

G7-0200 Location et occupation

d'espaces

Documents relatifs aux locations

et occupations des espaces de

l'établissement.

888 3 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée de la location.

FLR: Code civil du Québec, art. 2925 s'applique aux documents produits après le 1er janvier 1994.

G7-0250 Construction d'édifices

et projets majeurs

d'aménagement


constructions d'édifices, aux

autorisations, aux permis de

construction, aux certificats

d'architecte, aux plans et devis

et à la publicité de l'établissement.

888 10 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: durée des travaux.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les plans et devis tels que construits ou modifiés, les soumissions

retenues, les cahiers des charges s'y rapportant ainsi que les certificats d'arpenteur et d'architecte.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


53

G7-0300 Projets mineurs

d'aménagement

Documents relatifs aux projets

mineurs d'aménagement et de

réaménagement des biens

immobiliers de l'établissement.

1 4 DÉT 1 0 DÉT

G7-0350 Identification et

signalisation

Documents relatifs à l'identification

et à la signalisation interne et

externe de l'établissement.



G7-0400 Entretien des biens

immobiliers

Documents relatifs à l'entretien des

systèmes techniques (chauffage,

plomberie, climatisation, etc.) des

biens immobiliers (terrains,

bâtiments et locaux) de

l'établissement.

888 * DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée de la garantie.

SA : durée du bien plus la durée des prescriptions applicables.

G7-0450 Gestion de la sécurité Documents relatifs à la sécurité,

aux programmes de gardiennage,

au contrôle des issues et des clés,

aux mesures d'urgence et aux

plans d'évacuation de

l'établissement.

888 6 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée d'application des programmes.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le plan des mesures d'urgence de base et les modifications majeures

apportées au plan de base.

G7-0500 Disposition des

ressources

immobilières

Documents relatifs à la disposition

des ressources immobilières, aux

offres d'achat, à l'évaluation

foncière, à la vente de ressources

immobilières de l'établissement.

888 10 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à la disposition du bien.

G7-0550 Gestion des

stationnements


stationnements, aux demandes de

réparation, à l'entretien, à

l'aménagement et à la rénovation

des stationnements de

l'établissement.



No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


54

G8 - Législation et affaires juridiques


administratives



l'établissement.

G8-0100 Législation et affaires

juridiques

Documents relatifs à la législation

et aux affaires juridiques.

G8-0150 Rapports du coroner Documents relatifs aux rapports

du coroner.

888 0 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : tant qu'utile pour la mise en place des mesures recommandées par le coroner.

G8-0200 Lois, règlements et

décrets

gouvernementaux

Documents relatifs aux lois,

règlements et décrets

gouvernementaux.



G8-0250 Avis et opinions

juridiques

Documents relatifs aux avis et

opinions juridiques.

888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'au dénouement de l'affaire pour laquelle l'opinion a été donnée.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les avis et les opinions demandés par l'établissement.

G8-0300 Réclamations Documents relatifs aux

réclamations par et contre

l’établissement.

888 3 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu’au dénouement en vertu d’une décision de l’établissement.

G8-0350 Mises en demeure,

ordonnances et

poursuites

Documents relatifs aux mises en

demeure, aux ordonnances et aux

poursuites par et contre

l'établissement.

888 3 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au dénouement des procédures, y compris les droits d'appel.

G8-0400 Jugements et

sentences

Documents relatifs aux jugements

et sentences concernant

l'établissement.

888 10 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à l'exécution du jugement.

FLR: Code civil du Québec, art. 2924.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


55

G8-0450 Contrats de biens

capitalisables

Documents relatifs aux contrats

signés par l'établissement pour

acquérir des biens mobiliers,

immobiliers et des services.

888 10 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée du contrat.

FLR: Code civil du Québec; art. 2917 et 2922 s'appliquent aux documents produits après le 1er janvier

1994.

G8-0500 Baux et contrats de

location de biens

non-capitalisables

et de services

professionnels

Documents relatifs aux baux et

aux contrats de location de biens

non-capitalisables et de services

professionnels.

888 6 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée du bail ou du contrat.

FLR: Code civil du Québec; art. 2925 et 2927 s'appliquent aux documents produits après le 1er janvier

1994.

G8-0550 Ententes, accords et

conventions

Documents relatifs aux ententes

et accords de l'établissement.

888 6 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée de l'entente.

G8-0600 Gestion des

assurances

Documents relatifs aux garanties

d’assurances (polices) et aux

certificats d’assurances de

l’établissement.

888 3 DÉT COMMENTAIRES : AC : durée de la police.

SA : Correspond au délai de prescription pour les réclamations.

Note : Les établissements peuvent détruire ces documents car la Direction des programmes d’assurance

du réseau de la santé et des services sociaux de l’AQESSS (gestionnaire des programmes d’assurance du

réseau) a la responsabilité de la conservation permanente de tous les originaux des polices d’assurance

émises par son intermédiaire pour tous les assurés.

G8-0650 Dossiers d’enquête en

gestion des risques

Documents relatifs aux enquêtes

faites dans le cadre des activités

de gestion des risques.

888 5 TRI COMMENTAIRES : AC : pour la durée de l’enquête.

SA : 5 ans après la fermeture du dossier.

IN : CRITÈRES DE TRI : Conserver les dossiers qui restent sujets à une poursuite éventuelle.

Note : L’établissement peut vérifier la pertinence de sa décision auprès du gestionnaire des programmes

d’assurance du réseau (Direction des programmes d’assurance de l’AQESSS) sur les possibilités d’une

poursuite éventuelle.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


56

X1 - Gestion des services aux usagers

X1-0050 Gestion des services

de santé et des

services sociaux


services de santé et des services

sociaux.


aux usagers



sociaux aux usagers.

X1-0110 Plan d’organisation

clinique des services

Documents relatifs à l’organisation

des services et des programmes

de santé et de services sociaux


999 0 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période


IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les programmes et les rapports développés par l'établissement.

X1-0150 Admission et contrôle

des usagers

Documents relatifs aux fichiers des

demandes d'admission et aux

critères d'admission de

l'établissement.

2 0 TRI 2 0 DÉT COMMENTAIRES: IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les critères d'admission établis par l'établissement.

Voir aussi la règle X1-0350, car la demande d'admission, une fois acceptée, est versée au dossier de

l'usager.

X1-0200 Accueil Documents relatifs à l'accueil des

usagers, au code de vie des

usagers et à la politique d'accueil




IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le code de vie des usagers et les politiques d'accueil établies par

l'établissement.

X1-0250 Droits des usagers Documents relatifs aux droits des

usagers et au code d'éthique en

vigueur dans l'établissement.



X1-0300 Archives médicales Documents relatifs aux archives

médicales et aux dossiers des

usagers.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


57

X1-0350 Dossier de l’usager Documents relatifs aux soins et aux

services rendus à un usager par un

établissement, en vertu du

Règlement sur l’organisation et

l’administration des établissements

* 0 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : (*) 5 ans d’âge de la pièce sauf dans le cas des dossiers complets à conserver en

permanence et pour les pièces suivantes qui doivent être conservées dans tous les dossiers des

établissements sujets à l’article 64 du Règlement sur l’organisation et l’administration des

établissements. Voir la fin de la section 2 de ce document pour plus de précision sur les documents à

conserver en permanence.

Un établissement peut choisir de conserver d’autres pièces du dossier. Dans un tel cas, il doit en dresser

la liste. Dans tous les cas, les pièces identifiées à l’article 64 du Règlement sur l’organisation et

l’administration des établissements et celles incluses dans la liste dressée par l’établissement doivent être

conservées 5 ans après le décès de l’usager.

IN : CRITÈRES DE TRI : conserver sur une base annuelle un dossier complet pour chaque 200 dossiers

ouverts. Les dossiers à conserver intégralement doivent être identifiés, si possible, dès leur création ou

lorsque l’application informatique le permet. Les établissements doivent conserver un minimum d’un

dossier complet par année quel que soit le nombre de dossiers ouverts annuellement.

FRL : Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, L.R.Q., c. S-5, r. 3.01 art. 53 à

56.

X1-0360 Trousse médico-légale Documents relatifs aux

informations recueillies dans le

cadre d’une intervention médico-

légale auprès d’un usager

888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu’au jugement rendu à la suite de la décision prise par l’usager de porter

plainte ou, dans le cas contraire, 5 ans après le décès de l’usager.

N.B. : compte tenu de la nature des informations qui y sont consignées, les documents de la trousse

peuvent être conservés à part avec une note au dossier de l’usager.

X1-0400 Dossier de l’usager –

volet imagerie

médicale

Documents relatifs aux clichés et

aux copies de rapports (original au

dossier de l’usager) de radiologie

traditionnelle et d’intervention ou

interventionnelle** (voir

DÉFINITION dans

COMMENTAIRES), de médecine

nucléaire, de résonance

magnétique, d’échographie et

autres techniques similaires.

* 0 TRI * 0 DÉT COMMENTAIRES : DÉFINITION : ** Radiologie d’intervention ou interventionnelle : actes invasifs sous

contrôle d’une technologie d’imagerie médicale, à visée diagnostique ou thérapeutique.

AC : (*) 5 ans d’âge de la pièce, à l’exception des rapports et des clichés et image de radiologie

d’intervention ou interventionnelle qui doivent être conservés 5 ans après le décès de l’usager, au même

titre que les protocoles opératoires.

IN : CRITÈRES DE TRI : Dans tous les cas, conserver les clichés et les images des dossiers échantillonnés

pour conservation permanente conformément à la règle X1-0350.

FLR : Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements d’application de la Loi sur les

services de santé et les services sociaux, S-5, r.-3.01, art. 53, 9° et 10°, 55, 4° et 17° et 56, 3° et 13°.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


58


volet lames et blocs

des laboratoires de

biologie médicale

Lames et blocs des laboratoires

de biologie médicale (secteur de

l’anatomopathologie – histologie) :

lames de moelle osseuse, coupes

histologiques et blocs de paraffine

contenant des tissus.

2 8 TRI COMMENTAIRES : AC : 2 ans d’âge de la pièce.

IN : CRITÈRES DE TRI : Dans tous les cas, conserver les lames et les blocs des dossiers échantillonnés

pour conservation permanente.

Note : Les associations professionnelles de pathologistes peuvent recommander des délais plus longs en

fonction de la nature des spécimens.

FLR : Règlement d’application de la Loi sur la protection de la santé publique, L.R.Q., c. L-0.2, r.-1, art.

138 (b).


volet ordonnances et

copies des rapports

des laboratoires de

biologie médicale


ordonnances et aux copies des

rapports (original au dossier de

l’usager ou au dossier du requérant

de l’examen) conservés aux

laboratoires de biologie médicale

comprenant l’anatomopathologie,

histologie et les autres secteurs

reliés aux laboratoires ci-dessus

(biochimie, microbiologie et

hématologie).

2 * DÉT 2 * DÉT COMMENTAIRES : DESCRIPTION : les ordonnances sont des documents originaux qui sont conservés

selon les délais prévus. Les rapports sont soit des exemplaires secondaires, si l’original est déposé au

dossier de l’usager de l’établissement, soit des exemplaires principaux si l’original est au dossier du

professionnel en cabinet privé qui a demandé l’expertise. Par contre, dans les deux cas, les délais et le

mode de disposition sont les mêmes (voir ci-dessous).

AC : 2 ans d’âge de la pièce.

SA : (*) 0 à l’exception des ordonnances et des copies des rapports du secteur de l’anatomopathologie-

histologie qui doivent être conservés 8 ans.

Note : Les associations professionnelles peuvent recommander des délais plus longs en fonction de la

nature des spécimens.

FLR : Règlement d’application de la Loi sur la protection de la santé publique, L.R.Q., L-0.2, r.-1, art. 138

(a), et

Règlements sur l’organisation et l’administration des établissements d’application de la Loi sur les

services de santé et services sociaux, S-5, r.-3.01, art. 58 et 59.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


59


volet ordonnances et

copies des rapports

des laboratoires

d’électrophysiologie

médicale, d’imagerie

médicale et audiologie


ordonnances, tracés ou

documents accessoires reliés

aux épreuves de diagnostic ou

de monitoring conservés aux

laboratoires d’électrophysiologie

médicale et aux copies des

rapports (original au dossier de

l’usager ou au dossier du

requérant de l’examen).

5 0 TRI 5 0 DÉT COMMENTAIRES : DESCRIPTION : les ordonnances sont des documents originaux alors que les rapports

sont soit des exemplaires secondaires, si l’original est déposé au dossier de l’usager de l’établissement,

soit des exemplaires principaux si l’original est au dossier du professionnel en cabinet privé qui a

demandé l’expertise. Dans les deux cas, les délais et le mode de disposition des copies sont les mêmes

(voir ci-dessous).


IN : CRITÈRE DE TRI : Dans tous les cas, conserver les tracés, les images et les documents accessoires

des dossiers échantillonnés pour conservation permanente.

FLR : Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements d’apllication de la Loi sur les

services de santé et services sociaux, S-5, r.-3.01, art. 53, 9° et 10°, 55, 4° et 17° et 56, 3° et 13°.


tracés de monitoring

foetal

Documents relatifs aux tracés de

monitoring foetal

5 * TRI COMMENTAIRES : Les délais de conservation applicables peuvent être prolongés après consultation du

département d’obstétrique de l’établissement.


SA : (*) 0 à l’exception des tracés d’un bébé à terme dont l’APGAR à 5 minutes se situait à moins de 8.

À conserver 18 ans supplémentaires, soit 5 ans après la majorité.

IN : CRITÈRES DE TRI : Dans tous les cas, conserver les tracés des dossiers échantillonnés pour

conservation permanente.

FLR : Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements d’application de la Loi sur les

services de santé et services sociaux, S-5, r.-3.01, art 53, 9°.

X1-0450 Dossier de recherche

d’antécédents

sociobiologiques

Documents relatifs à la recherche

d’antécédents sociobiologiques.

888 10 TRI

COMMENTAIRES : AC : durée de la recherche.


ouverts. Les dossiers à conserver intégralement doivent être identifiés si possible, dès leur création ou



X1-0500 Tutelle d’un usager

demandée à la Cour

supérieure

Documents relatifs à la tutelle

d’un usager exercée ou demandée,

entre autres, par le directeur de la

protection de la jeunesse et

accordée par la Cour supérieure

888 0 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : Jusqu’à la fin de la prestation des services.

FLR : Code civil du Québec, art.205 à 207

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


60

X1-0550 Dossier de l'usager

(Loi sur la protection

de la jeunesse,

L.R.Q., c. P-34.1)

Documents relatifs aux soins et

aux services rendus par un

établissement à un usager selon la

Loi sur la protection de la jeunesse.

X1-0600 Dossier de l'usager -

Signalement non

retenu

Documents relatifs au signalement

non retenu selon la Loi sur la

protection de la jeunesse.

888 * DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à la décision du Directeur de la protection de la jeunesse (D.P.J.) de ne pas

retenir le signalement.

SA : (*) conserver 2 ans ou jusqu’à ce que l’enfant ait atteint l’âge de 18 ans, selon la période la plus

courte.

FLR : Loi sur la protection de la jeunesse, L.R.Q., c. P-34.1, art. 37.1.


Sécurité ou

développement non

compromis


rendus par un établissement à un

jeune dont la sécurité ou le

développement est non compromis

selon la Loi sur la protection de la

jeunesse.

888 * DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au jugement du tribunal ou jusqu'à la décision du directeur de la protection

de la jeunesse (D.P.J.) à l’effet que la sécurité ou le développement de l’enfant n’est pas compromis.


courte.

FLR : Loi sur la protection de la jeunesse, L.R.Q., c. P-34.1, art. 37.2 et 37.3.


sécurité et

développement

compromis


rendus par un établissement à un

jeune dont la sécurité ou le

développement est compromis

selon la Loi sur la protection de la

jeunesse.

888 * DET 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu’au jugement du tribunal ou jusqu’à la décision du directeur de la protection

de la jeunesse (D.P.J.) que la sécurité ou le développement de l’enfant n’est plus compromis.


courte.

Le tribunal peut prolonger la période de conservation de l’information contenue au dossier de l’enfant

pour des motifs exceptionnels et pour la période qu’il détermine.

33BFLR : Loi sur la protection de la jeunesse, L.R.Q., c. P-34.1, art. 37.4.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


61

X1-0750 Jeunes hébergés en

ressources

intermédiaires

Documents relatifs aux jeunes

placés en milieux résidentiels

(Ressources intermédiaires)

888 * TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES : Le dossier d’hébergement devient un dossier satellite au dossier principal de l’usager.

Les délais de conservation prévus pour le dossier principal par la loi en vertu de laquelle le placement est

fait, doivent être appliqués.

AC : tant que l’usager est hébergé dans ces ressources.

SA : (*) : référer à la note prévue ci-après en fonction de la loi qui s’applique dans chaque cas.

IN : CRITÈRES DE TRI : référer aux critères de tri précisés à la note prévue ci-après en fonction de la loi

qui s’applique dans chaque cas.

Note : Pour les placements faits en fonction de la Loi sur la protection de la jeunesse, voir la règle

X1-0700; ceux faits en vertu de Loi sur les services de santé et les services sociaux, voir la règle X1-

0350; et ceux faits en vertu de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, voir la règle

X1-0850.

X1-0800 Dossier de l'usager

(Loi sur le système

de justice pénale

pour les adolescents

[L.C., (2002) ch.1])


aux services rendus par un

établissement à un usager selon

la Loi sur le système de justice

pénale pour les adolescents.

X1-0850

Intègre les

règles

X1-0900

X1-0950

X1-1000

Dossier de l’usager –

Acquittement–

retrait, rejet ou

suspension

d’inculpation –

mesures de rechange

ou arrêt d’intervention

- acte criminel,

infraction sommaire

ou renvoi

Documents relatifs au dossier

d’acquittement d’un usager selon

la Loi sur le système de justice

pénale pour les adolescents.

* 5 TRI * 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : (*) jusqu’à la fin de la prestation de service.

SA : 5 ans après la fermeture du dossier.


ouverts. Les dossiers à conserver intégralement doivent être identifiés si possible, dès leur création ou



FLR : Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, L.R.Q., c. S-5, r. 3.01, art. 53

à 56.

Note : Le dossier d’un adolescent tenu par un Centre jeunesse est un dossier constitué en vertu de la Loi

sur les services de santé et les services sociaux et ses règlements.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


62


adoption

Documents relatifs au dossier

d’adoption d’un usager.

888 0 CON COMMENTAIRES:

AC : jusqu'au jugement d'adoption.

X1-1100 Dossier des

ressources à la

clientèle


ressources à la clientèle. Cette

série regroupe les dossiers des

familles d'accueil.

X1-1150 Offres de services Documents relatifs aux offres de

services des familles d'accueil.

888 1 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : tant que la famille fait partie du réseau potentiel des ressources d'hébergement.

X1-1200 Ressources

d’hébergement

utilisées

Documents relatifs à l’évaluation

et aux contrats passés avec les

ressources d’hébergement utilisées

dans le cadre des services et soins

rendus à un usager (familles

d’accueil, résidences d’accueil ou

ressources intermédiairesqui

reçoivent des usagers en

hébergement ou en placement).

888 5 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : durée de l’utilisation des ressources.

IN : CRITÈRES DE TRI : conserver la première et la dernière évaluation pour toute ressource fermée

suite aux résultats d’une évaluation.

Note : Pour les contrats voir la règle G8-0500

X!-1210 Gestion des unités

de vie

Documentation relatif aux

informations dans le cadre des

activités quotidiennes d’une unité

de vie en internat, en foyer de

groupe, en ressource intermédiaire

(cahier de bord, rapport de nuit,

rapports quotidiens, etc.)

1 1 DÉT COMMENTAIRES : Il s’agit de documents de travail servant à la gestion quotidienne des unités de vie.

Toute information particulère doit être enregistrée au dossier de l’usager.

X1-1250 Cas litigieux relatifs

aux ressources

d’hébergement

Documents relatifs aux dossiers

Litigieux des ressources

d’hébergement.

888 * TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu’à dénouement complet du litige.

SA : (*) 35 ans pour s’assurer qu’un établissement ait en main l’information nécessaire s’il a à retourner

en arrière en raison d’une réinscription d’une famille d’accueil au réseau potentiel des ressources

d’hébergement.

IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les évaluations.

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ligne


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(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



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DÉT: Détruire


63

X1-1300 Dossier de groupe Documents relatifs aux services

rendus aux usagers-groupe tel

que défini au Cadre normatif et

protocole d'échange (SIC-CLSC).

Ces groupes sont constitués à

l'intérieur d'un programme

structuré à des fins de prévention,

d'éducation ou d'intervention

thérapeutique.

888 3 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: durée des services au groupe.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le registre des membres du groupe.

X1-1350 Dossier

communautaire


rendus dans le cadre d’un plan

d’action aux usagers-

communautaire tel que défini au

Cadre normatif et protocole

d’échange (SIC-CLSC).

888 0 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : durée des services au groupe.

IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les plans d’action.

X1-1400 Dossier des

entreprises (CLSC)


interventions dans une entreprise

découlant de l’application des

programmes de santé et sécurité.

888 0 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : durée des services à l’entreprise.

IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les programmes et les rapports d’intervention.

X1-1450 Dossiers des

travailleurs d’une

entreprise (CLSC)


services rendus par le CLSC à un

travailleur dans le cadre de

programmes de santé et sécurité

appliqués à l’entreprise.

888 * DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : durée des services ou jusqu’à la fermeture du dossier.

SA : (*) s’assurer de la conservation du dossier médical d’un travailleur pendant 20 ans après la fin de

l’emploi du travailleur ou 40 ans après le début de l’emploi selon la plus longue durée.

FLR : Loi sur la santé et la sécurité du travail, L.R.Q., S-2.1, art. 127 (5).

X1-1460 Analyse de postes

lors de demandes

de retrait préventif

(CLSC)

Documents relatifs aux analyses

de postes faites par le CLSC et

reliées à des demandes

de retrait préventif provenant

de salariées enceintes ou qui

allaitent.

888 6 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à la transmission des données au médecin traitant.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver des dossiers complets devenus inactifs dans les proportions suivantes:

1) Sur la première tranche annuelle de 1000 dossiers, conserver un dossier complet sur 50;

2) Sur la tranche annuelle de 1001 dossiers et plus, conserver un dossier complet sur 100.

No de

ligne


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(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



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DÉT: Détruire


64

X1-1500 Fiches de demande de

services (CLSC)


de services autres que les

demandes d’information faites à

l’établissement, incluant l’analyse

des demandes par les intervenants,

qu’il y ait ou non des suivis à leur

égard.

1* 3 DÉT COMMENTAIRES : AC : (*) les demandes qui amènent un suivi donnent lieu à l’ouverture d’un dossier ou

réactive celui-ci s’il existe déjà. À ce moment, la règle X1-0350 s’applique.

X1-1510 Fiches de demandes

d’information (CLSC)


d’information auxquelles un

professionnel à l’accueil donne

réponse.

1 1 DÉT

X1-1550 Fiches de périnatalité Documents relatifs au profil des

femmes ayant reçu des services de

l’établissement à l’occasion d’une

grossesse et d’une naissance.

1 3 DÉT 1 0 DÉT

X1-1600 Fiches d'Info-Santé Documents relatifs aux fiches

d'appel des usagers complétées

lors des demandes d'informations

cliniques auprès du service d'Info-

Santé CLSC.

1 3 DÉT 1 0 DÉT

X1-1650 Index et registre des

usagers (numériques

et alphabétiques)

Documents relatifs à l’index et au

registre des usagers de

l’établissement (numériques et

alphabétiques).

1* 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES : AC :(*) un an après que le registre soit complet et remplacé par un autre registre; par

la suite appliquer la disposition indiquée.

L’ensemble des fiches des usagers constituant l’index usagers est à conservation permanente.

La liste des usagers imprimée à partir de l’index constitue une copie secondaire à remplacer à chaque

nouvelle version.

X1-1700 Index des maladies Documents relatifs à l'index des

maladies des usagers, incluant

l’index des complications et des

infections.

999 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la

disposition indiquée dans les remarques additionnelles.

X1-1710 Index des

interventions

chirurgicales

Documents relatifs à l’index des

interventions chirurgicales.



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ligne


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(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



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DÉT: Détruire


65

X1-1750 Index des médecins et

des dentistes

Documents relatifs à l'index des

médecins et des dentistes.



X1-1800 Données statistiques

périodiques

Données statistiques périodiques

de type médico-administratif (Med-

echo, Intégration CLSC, etc.).

1 1 DÉT 1 0 DÉT


annuelles

Données statistiques annuelles

de type médico-administratif (Med-

echo, Intégration CLSC, etc.).



X1-1900 Registre des

admissions

Documents relatifs au registre des

admissions de l'établissement.

1 4 DÉT 1 0 DÉT

X1-1910 Registre des sujets

d’essais cliniques

Documents relatifs aux sujets

sélectionnés dans le cadre des

essais cliniques.

888 25* CON COMMENTAIRES : AC : jusqu’au dénouement du projet de recherche.

SA : (*) la constitution et la conservation du registre sont exigées par la Loi.

FLR: Règlement sur les aliments et drogues (C.R.C., ch. 870, art. C.05.012, adopté en vertu de la

Loi sur les aliments et drogues, L.R.C., 1985, ch. F-27.

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Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



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DÉT: Détruire


66

26BX1-1920 Registre des

traumatismes,

d’oncologie, des

urgences, etc.

Information relative aux cas de

traumatologie, d’oncologie, de

l’urgence, etc.

* 0 CON * 0 DÉT COMMENTAIRES :

AC : (*) tant qu’utile à la compilation des données et à la référence; par la suite appliquer la disposition

indiquée.

27BX1-1930 N° annulé

et transféré

au G1-0900

Registre local des

accidents et incidents

28BX1-1950

Registre des

naissances, des

décès, des

mortinaissances,

du bloc obstétrical et

du bloc opératoire

Documents relatifs aux registres

des naissances, des décès, des

mortinaissances, du bloc

obstétrical et du bloc opératoire


1* 0 CON 1* 0 DÉT 29BCOMMENTAIRES : AC : (*) un an après que le registre soit complet et remplacé par un autre registre;

par la suite appliquer la disposition indiquée.

X1-2000 Registre de sorties

des usagers

Documents relatifs au registre de

sorties des usagers de

l'établissement.

1 4 DÉT 1 0 DÉT

X1-2050 Registre des transferts Documents relatifs au registre des

transferts internes ou inter-

établissements.

1 4 DÉT 1 0 DÉT

X1-2100 Registre des accès

aux informations

nominatives

concernant les

usagers

Registre tenu pour répondre aux

exigences de la loi dans le cadre

de l’utilisation des systèmes

informatiques et lorsque

l’application informatique le

permet.

* 4 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES: Documents relatifs à la journalisation des accès aux renseignements nominatifs

concernant les usagers.

AC : (*) 1 an après que le registre, exigé par la loi, soit complet et remplacé par un autre registre; par la

suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées.

FLR: Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements

personnels, L.R.Q., c. A-2.1, art. 67.3; et

Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art. 19 et ss.27.2; et

Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, L.R.Q., c. C-1.1, art. 41.

No de

ligne


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(ou du dossier, le

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Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



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DÉT: Détruire


67

X1-2150 Registre des services

externes à des fins de

diagnostic

Documents relatifs au registre des

services externes pour des fins de

diagnostic.

1 4 DÉT 1 0 DÉT


en santé scolaire

Documents relatifs au registre

des services en santé scolaire.

1 4 DÉT 1 0 DÉT

X1-2250 Banque de sang

(registres, cardex,

rapports, etc.)

Documents relatifs aux registres,

aux cardex, aux bordereaux

d’émission de produits sanguins,

aux rapports d’incident/accident

transfusionnels et aux autres

documents relatifs à la banque de

sang et aux transfusions de

produits sanguins.

* 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES:

AC : (*) 1 an après que le registre soit complet et remplacé par un autre registre; par la suite appliquer

la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.

IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les documents selon les délais déterminés par la norme Z902-04 de

l’Association canadienne de normalisation (CSA).

X1-2260 Stupéfiants et drogues contrôlées

Documents et dossiers relatifs aux stupéfiants et aux drogues contrôlées

2* 3* DET 2 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : (*) 2 ans d’âge de la pièce.

SA : (*) 3 ans pour compléter le 5 ans d’âge de la pièce prévu pour les dossiers d’usager.

FLR : Lignes directrices sur la distribution sécuritaire des stupéfiants et des drogues contrôlées dans les

hôpitaux, Bureau des drogues dangereuses, Santé et Bien-Être social Canada, janvier 1990, p. 21. Aussi

applicable dans tous les établissements qui possèdent, manipulent, distribuent ou entreposent ces

médicaments.

X1-2300 Fichier de vaccination Documents relatifs à la vaccination

d’un individu sous forme de fiche,

dossier ou pièce.

888 5* DÉT COMMENTAIRES : AC : tant qu’utile pour assurer le suivi.

SA : (*) 5 ans après le décès de l’usager.

X1-2350 Maladies à déclaration

obligatoire

Documents relatifs au fichier des

usagers ayant souffert de maladies

à déclaration obligatoire.

1 9 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES: Les directions de la santé publique des agences de services de santé et de services

sociaux sont responsables de l'exemplaire principal.

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ligne


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Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



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DÉT: Détruire


68

X1-2400 Dossier de plaintes

des usagers


plaintes des usagers.

888 5* DET 888 0 DET COMMENTAIRES : AC : jusqu’à la fin du processus du traitement de la plainte.

SA : (*) 5 ans de la date de la plainte. Le dossier de plainte ayant le même statut que le dossier de

l’usager.

30BFLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art. 76.9.

X1-2450 Enseignement aux

usagers


l'enseignement aux usagers.



IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les programmes et le matériel pédagogique préparés par

l'établissement.

X1-2500 Bénévolat Documents relatifs à l'organisation,

à la coordination, aux objectifs et

aux activités de bénévolat.

888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: tant qu'utile.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les rapports, les bilans, les procès-verbaux du comité des bénévoles

ainsi que la liste des bénévoles.

X1-2550 Plan d'urgence en

matière de sécurité

publique

Documents relatifs au plan de

l'établissement quant à sa

participation en situation de

désastre.



X1-2600 Données sur les

caractéristiques du

territoire et de la

population

Documents relatifs aux données

environnementales, socio-

démographiques et géographiques

ainsi que les études et recherches

épidémiologiques sur le milieu.

888 2 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: tant qu'utile.

IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les données, les études et les rapports produits par l'établissement.

No de

ligne


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cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


69


et des programmes de

l'établissement


des services et des programmes

de santé et de services sociaux

de l'établissement (programmes

de maintien à domicile, de

santé dentaire, de santé cardio-

vasculaire, de maintien à la

méthadone, d'intégration sociale

et familiale, centre de jour,

réadaptation, récréologie, etc.)

ainsi que les rapports.

999 0 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période


IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les programmes et les rapports développés par l'établissement.

VOIR AUSSI : la règle X1-2750.

X1-2750 Évaluation des

services et

programmes

Documents relatifs à des règles,

des instruments, des normes, des

rapports et procédés visant à

mesurer l'atteinte des objectifs

fixés pour les services et les

programmes de l'établissement.



No de

ligne


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(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


70

X2 - Gestion des actes professionnels


de santé et des

services sociaux



sociaux.

X2-0100 Gestion des actes

professionnels


professionnels de la santé et des

services sociaux et à la gestion

des actes professionnels.

X2- 0200 Dossiers

professionnels des

médecins, dentistes et

pharmaciens


des dossiers professionnels des

médecins, des dentistes et des

pharmaciens de l'établissement.

888 10 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : tant que le médecin, dentiste ou pharmacien exerce dans l'établissement.

X2-0210 Rémunération par la

RAMQ


de paiement à la RAMQ pour la

rémunération à l’acte, à vacation

ou à honoraires fixes.

1 0 DET COMMENTAIRES : l’original est envoyé à la Régie d’assurance-maladie du Québec.

X2-0250 Dossiers

professionnels des

sages-femmes


dossiers professionnels des sages-

femmes de l'établissement.

888 10 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : tant que la sage-femme exerce dans l'établissement.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


71

X2-0300 Administration reliée

aux actes

professionnels


l'administration reliée aux actes

professionnels, aux actes

médicaux, aux protocoles, aux

ordonnances collectives, aux

ordonnances permanentes, aux

délégations d’actes, aux règles de

soins, aux procédés de soins, aux

techniques de soins, aux

procédures d’exécution et à la

prévention des infections.


AC : jusqu'au remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la

disposition indiquées dans les remarques additionnelles.

IN : CRITÈRES DE TRI : conserver l’original seulement de ce qui a été en vigueur dans l’établissement.

No de

ligne


dossiers

(ou du dossier, le

cas échéant)

Description

(Type de document)



année

AC SA IN AC SA IN



nouvelle version

DÉT: Détruire


72

X3 - Gestion de la recherche et de l'enseignement


de santé et des

services sociaux



sociaux.

X3-0100 Gestion de la

recherche et de

l'enseignement

Documents relatifs à la gestion de

la recherche et de l'enseignement

dans l'établissement.

X3-0150 Études, recherche et

développement

Documents relatifs aux études,

aux activités de recherche et de

développement, aux protocoles de

recherche, aux chercheurs, aux

publications scientifiques, à la

correspondance, aux projets de

recherche et aux rapports de

recherche de l’établissement.

888 0 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : durée de l’étude, des projets de recherche et de développement.

DESCRIPTION : les informations relatives aux personnes participant à des projets de recherche se

retrouvent à la règle X1-1910.

X3-0200 Affiliation universitaire Documents relatifs à

l'enseignement (cours, plans de

cours, présentation scientifique,

externats, internats, résidents,

stages) et aux aspects

administratifs de l'affiliation

universitaire.

888 0 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: durée de l'affiliation universitaire.

45BSECTION 5

L'INDEX ALPHABÉTIQUE

5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE



75

5BA

Absences, voir Horaires de travail

Accès, voir Gestion de la documentation de référence

Accès à l’information…………………………………………………….…………………………………… G2-0250

Accès aux documents administratifs et aux renseignements personnels,

demandes d’……………………………………………………………………………………………………… G2-0300

N.R. Accès aux informations nominatives des usagers, voir Registre

des accès aux informations nominatives concernant les usagers

N.R. Accidents aux usagers, voir Registre local des accidents etc.

Accidents de travail des employés, voir Dossier de l’employé – volet santé

Accidents de travail, voir Santé et sécurité au travail

Accidents de travail sans perte de temps, voir Registre des accidents

de travail sans perte de temps

Accords et conventions, ententes……………………………………………………………………… G8-0550

Accréditations, voir Syndicats

Accueil, politique d’, voir Accueil

Accueil……………………………………………………………………….……………………………………… X1-0200

Achat, choix d’, voir Acquisition des biens

Achat, justification de l’, voir Acquisition des biens

Achat, offres d’, voir Acquisition des biens immobiliers

Achat, offres d’, voir Disposition des ressources immobilières

Achats, journal des, voir Comptabilisation

Acquisition de biens…………………………………………………………………………………………… G6-0150

Acquisition des biens immobiliers………………………………………..…….…………………… G7-0150

Acquisition, voir Gestion de la documentation de référence

*Acquittement, dossier de l’usager -, voir Dossier de l’usager…………………… X1-0850

*Acte criminel, infraction sommaire ou renvoi, - dossier de l’usager, voir

Dossier de l’usager

Acte, rémunération à l’, voir Rémunération à l’acte

Actes médicaux délégués, voir Administration reliée aux

actes professionnels

*Actes professionnels, administration reliée aux……………………………..……………… X2-0300

Actes professionnels, gestion des…………………………………………………………………… X2-0100

Action, certificats d’, voir Gestion des placements

Activités de bénévolat, voir Bénévolat

Activités de recherche et de développement, voir Étude, recherche

et développement

Activités sociales, voir Services aux ressources humaines

Activités, voir Aide aux employés

Adhésion, demandes d’, voir Régimes de retraite




76

Adhésion, demandes d’, voir Syndicats

Adhésions, voir Assurances collectives (maladie, vie, etc.)

Administrateurs et cadres, voir Organisation administrative

Administration provisoire (tutelle)……………………………...………………………………… G1-0210

*Administration reliée aux actes professionnels………………………..………………… X2-0300

Administration, dossier de l’employé - volet…………………………….…………………… G4-0350

Admission et contrôle des usagers…………………….………………………..………………… X1-0150

Admission, critères d’, voir Admission et contrôle des usagers

Admission, fichiers des demandes d’, voir Admission et contrôle

des usagers

Admissions, registre des………………………………….……………………..……………………… X1-1900

Adoption, dossier de l’usager - ……………………………………….…….…………………… X1-1050

Affaires juridiques, législation et………………………….………………………………………… G8-0100

Affectations, voir Mouvements des ressources humaines

Affichage de postes, voir Dotation en personnel

Affiliation universitaire……………………………………………...…………………………………… X3-0200

*Agrément, Programme d’amélioration continue de la qualité…………………… G1-0850

Aide aux employés, programme d’,…………………………………………………….………… G4-1025

Ajustements des budgets d’exploitation et d’immobilisations,

voir Budgétisation

Alimentaires, gestion des services………………………………………………………………….. G6-0650

Alimentation, calendrier d’, voir Gestion des services alimentaires

Allocutions, événements officiels, discours et………………………………………………… G3-0250

*Amélioration continue de la qualité (agrément), voir Programme

d’amélioration continue de la qualité

Aménagement, construction d’édifices et projets majeurs d’…………………….…. G7-0250

Aménagement, projets mineurs d’…………………………………………..…………………….. G7-0300

Aménagement, voir Gestion des stationnements

*Analyses de postes lors de demandes de retrait préventif (CLSC)………..….. X1-1460

Analyse des besoins, voir Acquisition des biens

Analyse des besoins, voir Système de gestion documentaire

Analyse des demandes, voir Fiches de demande de service

Analyses des besoins, voir Acquisition des biens immobiliers

Ancienneté, liste d’…………………………………………………………..…………………..…………… G4-0650

Annuel et triennal, plans budgétaires, voir Budgétisation

Annuel, rapport, voir Rapport annuel

Annuelles, données synthèse………………………………………………..…………..……………… X1-1850

*Antécédents, voir Dossier de recherche d’antécédents

sociobiologiques

*Anticorps positifs, rapports, voir Banque de sang

Appareils d’imagerie médicale, entretien et réparation, voir Entretien et

réparation du matériel et des équipements




77

Appel d’offres, voir Soumissions retenues

Arbitrages et sentences arbitrales, griefs…………………………………….………………… G4-1250

Architecte, certificats d’, voir Construction d’édifices et projets

majeurs d’aménagement

Archives médicales………………………………………………………….……………………………… X1-0300

Argent et biens personnels des usagers confiés à l’établissement, voir

Gestion des biens des usagers

*Armoiries de l’établissement, voir Documents constitutifs

Arrangements locaux, voir Négociations locales

Articles, voir Documentation de référence

N.R. Assemblée publique …………………………………………………………………………… G1-0460

Associations et les ordres professionnels, relations avec les…………………….. G3-0400

Associations, voir Relations avec des organismes extérieurs

Assurances collectives (maladie, vie, etc.)………………………………………………..… G4-0950

*Assurances, certificats d’, voir Gestion des assurances

*Assurances, garanties (polices) d’, voir Gestion des assurances

Autorisation de signature, voir Organisation administrative

Autorisations, voir Construction d’édifices et projets majeurs

d’aménagement

Autorité, délégation d’, voir Organisation administrative

Auxiliaires et professionnels, services, voir Fournisseurs de biens et

de services

Avantages sociaux, voir Conditions de travail des hors-cadres,

cadres et des non-syndiqués

Avantages sociaux………………………………………………………………………………………….. G4-0850

*Avis de convocation, voir Assemblée publique

*Avis de convocation, voir, Conseil d’administration

*Avis de convocation, voir Comités du conseil d’administration,

Avis et opinions juridiques………………………………………………………………………………. G8-0250

6BB

Bancaires, états, voir Gestion des comptes bancaires

*Bancaires, gestion des comptes…………………………………………………………………….. G5-0550

Bancaires, opérations, voir Gestion des comptes bancaires

Bancaires, services, voir Gestion des comptes bancaires

Banque de maladie, rapport de la, voir Gestion de la paie

*Banque de sang, registres, cardex, rapports………………………………………..……… X1-2250

Banque de stages, voir Stages dans l’organisation

Banque, comptes de, voir Gestion des comptes bancaires




78

Banque, registre de, voir Gestion des comptes bancaires

Bâtiments, voir Acquisition des biens immobiliers

Baux et contrats de location de biens non-capitalisables et de services

professionnels…………………………………………………..……………………………………………… G8-0500

Bénéficiaires, questionnaire aux – Suivi des bénéficiaires, voir Programme

d’amélioration continue de la qualité (agrément)

Bénéficiaires, suivi des – Questionnaire aux bénéficiaires, voir Programme

d’amélioration continue de la qualité (agrément)

Bénévolat, activités de, voir Bénévolat

Bénévolat………………………………………………………………………………………………………. X1-2500

Besoins, analyse des, voir Acquisition des biens

Besoins, analyse des, voir Système de gestion documentaire

Besoins, analyses des, voir Acquisition des biens immobiliers

*Bien, dossier du……………………………………………………………………………………..…… G6-0200

Biens capitalisables, contrats de…………………………………………………………………. G8-0450

Biens et de services, fournisseurs de………………………………………………...……… G6-0500

Biens immobiliers, acquisition des………………………………………………………………. G7-0150

Biens immobiliers, entretien des…………………………………………………………………. G7-0400

Biens immobiliers, réaménagement des, voir Projets mineurs

d’aménagement

Biens matériels, inventaire des…………………………………………………………………… G6-0450

Biens non-capitalisables, baux et contrats de location de, voir Baux et

contrats de location de biens non-capitalisables et de services

professionnels

Biens perdus, oubliés ou confiés, voir Registre des biens perdus,

oubliés ou confiés à l’établissement

Biens personnels des usagers (argent, biens personnels) confiés

à l’établissement, voir Gestion des biens des usagers

Biens, acquisition de…………………………………………………………………………………… G6-0150

Bloc opératoire, registre du, voir Registre des naissances, des décès,

du bloc obstétrical et du bloc opératoire

Blocs, voir Dossier de l’usager – volet lames et blocs des

laboratoires de biologie médicale

Bons de commande, voir Acquisition des biens

Bons de réception, voir Acquisition des biens

Bordereaux de dépôts, voir Gestion des comptes bancaires

Buanderie et lingerie, gestion…………………………………………………………………….. G6-0700

Budget approuvé, voir Budgétisation

Budget, suivi et contrôle du, voir Budgétisation

Budgétaire, gestion du cadre, voir Budgétisation

Budgétaires annuel et triennal, plans, voir Budgétisation

Budgétaires, prévisions et demandes, voir Budgétisation

Budgétaires, règles, voir Budgétisation

Budgétisation……………………………………………………………………………………………….. G5-0200




79

Budgets d’exploitation et d’immobilisations, ajustements des,

voir Budgétisation

Budgets spéciaux, voir Budgétisation

Bureautique et informatique………………………………………………………………………… G2-0400

7BC

Cadre budgétaire, gestion du, voir Budgétisation

Cadres et administrateurs, voir Organisation administrative

Cadres et des non-syndiqués, conditions de travail des hors-cadres, …………. G4-0700

Cahier des charges, voir Soumissions retenues

Caisse déboursés, voir Comptabilisation

Caisse recettes, voir Comptabilisation

Caisse, petite, voir Gestion des comptes à payer

Calendrier d’alimentation, voir Gestion des services alimentaires

Calendrier de conservation, voir Système de gestion documentaire

*Calendriers de réunions, voir Comités du conseil d’administration

Campagnes publicitaires, voir Communications et publicité

Canada, gouvernement du, voir Relations avec des

organismes extérieurs

Capitalisables et non-capitalisables, notes de crédit, voir Gestion des

comptes à payer

Capitalisables, contrats de biens…………………………………………….……………………… G8-0450

Caractéristiques des postes, voir Gestion des effectifs

Caractéristiques du territoire et de la population, données sur les…………….. X1-2600

*Cardex, rapports, registres, voir Banque de sang

Cardio-vasculaire, santé, voir Gestion des services et des

programmes de l’établissement

Carrière du personnel, organisation de la, voir Évaluation des

ressources humaines

*Cas litigieux relatifs aux ressources d’hébergement………………………………….…. X1-1250

Catalogues, voir Fournisseurs de biens et de services

Centre de jour, voir Gestion des services et des programmes

de l’établissement

Certificats d’action, voir Gestion des placements

Certificats d’architecte, voir Construction d’édifices et projets


*Certificats d’assurances, voir Gestion des assurances

Charges, cahier des, voir Soumissions retenues

Charte comptable, voir Comptabilisation




80

*Charte de l’établissement, voir Documents constitutifs

Chauffage, voir Entretien des biens immobiliers

Chèques de paie encaissés, voir Gestion des chèques

Chèques imprimés, liste des, voir Gestion des chèques

Chèques, gestion des……………………………………………………………………………………… G5-0600

Chèques, registre des, voir Gestion des chèques

Chercheurs, voir Étude, recherche et développement

Choix d’achat de bien, voir Acquisition des biens

Circulation des documents, voir Accès à l’information

Circulation, voir Gestion de la documentation de référence

Civilités………………………………………………………………………………………………………… G3-0200

Classification, plan de, voir Système de gestion documentaire

Clés, contrôle des issues et des, voir Gestion de la sécurité

Clientèle, dossier des ressources à la……………………………………………………….. X1-1100

Climatisation, voir Entretien des biens immobiliers

Clinique, voir Plan d’organisation clinique des services

Code d’éthique, voir Droits des usagers

Code de vie des usagers, voir Accueil

Collectives, conventions……………………………………………………………………………. G4-1100

Colloques, voir Événements officiels, discours et allocutions

*Comité de gestion des risques, voir Comités du conseil d’administration

*Comité de révision, voir Comités du conseil d’administration

*Comité de vérification, voir Comités du conseil d’administration

*Comité de vigilance et de la qualité, voir Comités du conseil d’administration

*Comités du conseil d’administration et autres comités, conseils

professionnels et réunions internes…………………………………………………………………. G1-0500

Comités internes, voir Comités du conseil d’administration

N.R. Comité des résidents (usagers)………………………………………………………………. G1-0610

*Comité des usagers……………………………………………………………………………………. G1-0600

Comités, commissions, réunions, rencontres, participation à des………….. G3-0500

Commande, bons de, voir Acquisition des biens

Commanditaires, voir Gestion des revenus

N.R. Commissaire local aux plaintes et à la qualité des services, dossier

d’intervention du, Voir, Dossier d’intervention

Commissions, réunions, rencontres, participation à des comités, …….…… G3-0500

Communautaire, dossier………………………………………………………………….…….. X1-1350

Communication, plans de, voir Communications et publicité

Communications et publicité…………………………………………………………………….. G3-0300

*Communications, registre des……………………………………………………………………. G2-0350

Communications, moyens et système de, ………………………………………………………. G2-0450

Communiqués de presse, voir Relations avec les médias




81

Communiqués………………………………………………………………………………………………. G1-0400

Complications et des infections, index des, voir Index des maladies

*Comptabilisation………………………………………………………………………………………….. G5-0250

Comptable, charte, voir Comptabilisation

Comptable, système, voir Comptabilisation

Comptables des fournisseurs, dossiers, voir Gestion des comptes à payer

*Comptes à payer, gestion des…………………………………………………………………….. G5-0350

Comptes à recevoir, voir Gestion des revenus

*Comptes bancaires, gestion des……………………………………………………….……….. G5-0550

Comptes de banque, voir Gestion des comptes bancaires

Concours, voir Dotation en personnel

Conditions de travail des hors-cadres, cadres et des non-syndiqués……….….. G4-0700

Condoléances, voir Civilités

Conférences de presse, texte des, voir Relations avec les médias

Conférences, voir Événements officiels, discours et allocutions

Conflits de travail…………………………………………………..………………………………………… G4-1300

Congrès, voir Événements officiels, discours et allocutions

*Conseil d’administration …………………………………………………………………..…………… G1-0450

*Conseil des infirmières, voir Comités du conseil d’administration ……… G1-0500

*Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens, voir Comités du

conseil d’administration et autres comités …………………………………………. G1-0500

*Conseil des sages-femmes, voir Comités du conseil d’administration G1-0500

*Conseil multidisciplinaire, voir Comités du conseil d’administration G1-0500

*Conseils professionnels, voir Comités du conseil d’administration G1-0500

Conservation, calendrier de, voir Système de gestion documentaire

*Constitutifs de l’établissement, documents, voir Documents constitutifs

Constitutive del’établissement, loi, voir Documents constitutifs

Construction d’édifices et projets majeurs d’aménagement……………………… G7-0250

Construction, permis de, voir Construction d’édifices et projets


Contrats de biens capitalisables………………………………………………………………….. G8-0450

Contrats de location de biens non-capitalisables, voir Baux et contrats

de location de biens non-capitalisables et de services professionnels

Contrats de services professionnels, voir Baux et contrats de location

de biens non-capitalisables et de services professionnels

Contribution financière des usagers pour l’hébergement et les services

non assurés, voir Gestion des revenus

Contrôle des heures de travail……………………………………………………………………. G5-0500

Contrôle des issues et des clés, voir Gestion de la sécurité

Contrôle des usagers, admission et……………………………………………………………. X1-0150




82

Contrôle du budget, suivi et, voir Budgétisation

Contrôle interne administratif………………………………………………………………………. G1-0650

Contrôle, voir Budgétisation

Conventions collectives……………………………………………………………………………….. G4-1100

Conventions, ententes, accords et……………………………………………………………… G8-0550

*Convocation, avis de, voir Conseil d’administration

*Convocation, avis de, voir Comités du conseil d’administration,

Coordination, voir Bénévolat

N.R.Copies d’ordonnances et de rapports des laboratoires d’électrophysiologie -

dossier de l’usager - voir Dossier de l’usager ……………………….……………….. X1-0430

*Copies d’ordonnances et de rapports des laboratoires de biologie médicale,

dossier de l’usager - voir Dossier de l’usager ………………………………………….. X1-0420

Coroner, rapports du…………………………………………………………………………………… G8-0150

Corporation propriétaire, fondation et…………………………………………….………… G3-0550

Correspondance, voir Assurances collectives (maladie, vie, etc.)

Correspondance, voir Étude, recherche et développement

Correspondance, voir Régimes de retraite

Cotisations, voir Syndicats

Courrier et messagerie………………………………………………………………………………… G2-0500

Cours, plans de, voir Affiliation universitaire

Cours, voir Affiliation universitaire

*Création, reproduction, traduction et destruction des documents………………. G2-0150

Crédit capitalisables et non-capitalisables, notes de, voir Gestion des

comptes à payer

Crédit, marge de, voir Gestion des comptes bancaires

Critères d’admission, voir Admission et contrôle des usagers

Cueillette et nettoyage du linge, voir Gestion de la buanderie et

de la lingerie

8BD

Déboursés, caisse, voir Comptabilisation

Décès, registre des, voir Registre des naissances, etc. ………………………… X1-1950

Déclaration des fichiers de renseignements personnels, voir Accès

à l’information

Déclaration obligatoire, maladies à ………………………………………………………………… X1-2350

Décrets gouvernementaux, lois et règlements ……………………………………………… G8-0200

Délégation d’autorité, voir Organisation administrative

Délégués syndicaux, voir Syndicats

Délégués, actes médicaux, voir Administration reliée aux actes

professionnels




83

Demandes budgétaires, prévisions et, voir Budgétisation

Demandes d’accès aux documents administratifs et aux renseignements

personnels……………………………………………………………………………………………..….…. G2-0300

Demandes d’adhésion, voir Régimes de retraite

Demandes d’adhésion, voir Syndicats

Demandes d’admission, fichiers des, Voir admission et contrôle

des usagers

Demandes d’emplois, voir Dotation en personnel

Demandes d’information (CLSC), fiches de…………………………………………………… X1-1510

Demandes de renseignements………………………………………………………………………… G3-0150

Demandes de réparation, Voir gestion des stationnements

*Demande de retrait préventif, analyse de postes lors de, voir Analyse

de postes

Demande de services (CLSC), fiches de………………………………………………………… X1-1500

Demandes de stages, voir Stages dans l’organisation

*Demandes syndicales, voir Négociations locales

Demandes, analyse des, voir Fiches de demande de service

Dentaire, santé, voir Gestion des services et des programmes


Dentistes et pharmaciens, conseil des médecins, voir Comités du conseil

d’administration et autres comités, etc.

Dentistes et pharmaciens, dossiers professionnels des médecins,………….….. X2-0200

Dentistes, index des médecins et des, voir Index des médecins et

des dentistes

Déplacements, frais de voyages et de, voir Gestion des comptes à payer

Dépliants, voir Documentation de référence

Dépliants, voir Fournisseurs de biens et de services

Dépliants, voir Régimes de retraite

Dépôts à terme, voir Gestion des placements

Dépôts, bordereaux de, voir Gestion des comptes bancaires

Description de tâches………………………………………………………………………………….. G4-0300

Destruction, voir Disposition du matériel

*Désignation des membres du conseil d’administration, Élection et, Voir

Conseil d’administration

*Destruction des documents, voir Création, reproduction, traduction

et destruction des documents

*Dette, gestion de la………………………………………………………………………………...….. G5-0750

*Développement compromis, dossier de l’usager, sécurité et…………………... X1-0700

Développement des ressources humaines……………………………...…………………… G4-1050

*Développement non compromis, dossier de l’usager - sécurité et……..……… X1-0650




84

Développement, activités de recherche et de, voir Étude, recherche et

développement

Développement, voir Informatique et bureautique

Développement, voir Système de gestion documentaire

Devis et plans, voir Acquisition des biens immobiliers

Devis et plans, voir Construction d’édifices et projets majeurs

d’aménagement

*Devise de l’établissement, voir Documents constitutifs

Diagnostic, registre des services externes à des fins de………………………….. X1-2150

Direction administrative………………………………………………………………………….…. G1-0300

*Directives…………………………………………………………………………………………….…..…. G1-0350

Disciplinaires, mesures, voir Évaluation des ressources humaines

Discours et allocutions, événements officiels………………………………………………. G3-0250

Disposition des ressources immobilières……………………………………………………. G7-0500

*Disposition du matériel………………………………………………………………………………… G6-0600

Documentaire, système de gestion……………………………………………………….……. G2-0200

Documentation de référence, gestion de la………………………………………….……. G2-0650

Documentation de référence……………………………………………………………….……… G2-0600

Documents administratifs et aux renseignements personnels,

demandes d’accès aux …………………………………………………………………………..… G2-0300

*Documents constitutifs de l’établissment…………………………………………………..…. G1-0150

Documents essentiels, liste des, voir Système de gestion documentaire

Documents, circulation des, voir Accès à l’information

*Documents, création, reproduction traduction et destruction des………………… G2-0150

Domicile, programmes de maintien à, voir Gestion des services et des


Données annuelles, voir Données statistiques annuelles

Données environnementales, voir Données sur les caractéristiques du

territoire et de la population

Données géographiques, voir Données sur les caractéristiques

du territoire et de la population

Données périodiques, voir Données statistiques périodiques

Données sociodémographiques, voir Données sur les caractéristiques

du territoire et de la population

Données statistiques annuelles……………………………………………………………………… X1-1850

Données statistiques périodiques…………………………………………………………………… X1-1800

Données sur les caractéristiques du territoire et de la population………………… X1-2600

Dossier accidents de travail des employés, voir Dossier de l’employé –

volet santé

Dossier communautaire…………………………………………………………………………………… X1-1350

Dossiers comptables des fournisseurs, voir Gestion des comptes à payer

N.R. Dossier d’enquête en gestion des risques.…………………………………………… G8-0650




85

N.R. Dossier d’intervention du commissaire local aux plaintes et à la

qualité des services…………………………………………………………………………….………….. G1-0770

Dossier de groupe…………………………………………………………………………………………… X1-1300

Dossier de l’employé - volet administration…………………………………………………… G4-0350

Dossier de l’employé - volet rémunération……………………………………………………… G4-0400

*Dossier de l’employé - volet santé…………………………………………………………………… G4-0450

*Dossier de l’usager………………………………………………………………………………………… X1-0350

*Dossier de l’usager – acquittement, retrait, rejet ou suspension

d’inculpation – mesures de rechange ou arrêt d’intervention – acte

criminel, infraction sommaire ou renvoi…………………………………………………………… X1-0850

*Dossier de l’usager - acte criminel, infraction sommaire ou renvoi……………… X1-1000

*Dossier de l’usager – adoption………………………………………………………………………… X1-1050

Dossier de l’usager - Loi sur la protection de la jeunesse……………………………… X1-0550

Dossier de l’usager - Loi sur le système de justice pénal pour les

adolescents……………………………………………………………………………………………………… X1-0800

*Dossier de l’usager - mesures de rechange ou arrêt d’intervention……………… X1-0950

*Dossier de l’usager – retrait, rejet ou suspension d’inculpation…………………… X1-0900

*Dossier de l’usager - sécurité et développement compromis……………………… X1-0700

*Dossier de l’usager - sécurité et développement non compromis…..…………… X1-0650

*Dossier de l’usager - signalement non retenu………………………………………………… X1-0600

N.R. Dossier de l’usager – tracés de monitoring fœtal ……………………………………. X1-0440

Dossier de l’usager - trousse médico-légale…………………………………………………… X1-0360

*Dossier de l’usager - volet imagerie médicale……………………………………………… X1-0400

*Dossier de l’usager - volet lames et blocs des laboratoires

de biologie médicale…………………………………………..…………………………………………… X1-0410

N.R. Dossier de l’usager - volet ordonnances et copies de rapports des

laboratoires d’électrophysiologie …………………………………………………………………. X1-0430

*Dossier de l’usager - volet ordonnances et copies des rapports des

laboratoires de biologie médicale……………………………………………………………………… X1-0420

Dossier de plaintes des usagers……………………………………………………………………… X1-2400

*Dossier de recherche d’antécédents sociobiologiques…………………………………… X1-0450

Dossier des entreprises (CLSC)………………………………………………………………………… X1-1400

Dossiers des familles d’accueil, voir Dossier des ressources à la

clientèle et Ressources d’hébergement utilisées

Dossiers des fournisseurs, voir Fournisseurs de biens et de services

Dossier des ressources à la clientèle………………………………………………………………… X1-1100

Dossiers des stagiaires, voir Stages dans l’organisation

*Dossiers des travailleurs d’une entreprise (CLSC)………………………………………… X1-1450




86

*Dossier du bien………………………………………………………………………………………………… G6-0200

Dossiers professionnels des médecins, dentistes…………………………………………… X2-0200

Dossiers professionnels des sages-femmes……………………………………………………… X2-0250

Dotation en personnel……………………………………………………………………………………… G4-0200

*Drapeau de l’établissement, voir Documents constitutifs

Drogues contrôlées, voir Stupéfiants et drogues contrôlées

Droits des usagers……………………………………………………………………………………………… X1-0250

9BE

Échéanciers, voir Planification administrative

Échelles de salaire, voir Rémunération

*Échographie et autres techniques similaires, clichés et copies de rapports

de radiologie, de médecine nucléaire, de résonance magnétique, voir

Dossier de l’usager – volet imagerie médicale

Édifices et projets majeurs d’aménagement, construction d’………………………… G7-0250

Effectifs, gestion des……………………………………………..………………………………………… G4-0150

Effectifs, tableaux des, voir Gestion des effectifs

*Élections et désignation des membres du conseil d’administration, voir

Conseil d’administration

Embauche, programme d’, voir Dotation en personnel

Emploi, relevé d’, voir Gestion de la paie

Emplois, demandes d’, voir Dotation en personnel

*Employé - volet santé, dossier de l’, …………………………………………………………….. G4-0450

Employé - volet administration, dossier de l’……………………….………………….…….. G4-0350

Employé - volet rémunération, dossier de l’…………………………………………….………. G4-0400

Employés, programme d’aide aux……………………………………………………………….……. G4-1025

Employés, dossier accidents de travail des, voir Dossier de l’employé –

volet santé

Emprunts des ressources matérielles, gestion des……………………………………..…… G6-0350

*Emprunts, voir Impôts et taxes des gouvernements et des

municipalités

Encaissés, chèques de paie, voir Gestion des chèques

N.R. Enquête en gestion des risques, dossier d’, voir Dossier d’enquête

Enseignement aux usagers………………………………………………………………………………… X1-2450

Enseignement, gestion de la recherche et de l’………………………………………………… X3-0100

Enseignement, voir Affiliation universitaire

Ententes, accords et conventions……………………………………………………………………… G8-0550

*Ententes, voir Négociations locales




87

*Entreprises (CLSC), dossier des travailleurs d’une, voir Dossier des

travailleurs d’une entreprise (CLSC)

Entreprises (CLSC), dossier des……………………………………………………………………… X1-1400

Entreprises, voir Relations avec des organismes extérieurs

Entretien des biens immobiliers………………………………………………………………………… G7-0400

*Entretien et réparation du matériel et des équipements………………………………… G6-0550

Entretien, voir Gestion des stationnements

Entretien, voir Informatique et bureautique

Entrevues, voir Relations avec les médias

Environnementales, données, voir Données sur les caractéristiques du


Épidémiologiques sur le milieu, études et recherches, voir Données sur

les caractéristiques du territoire et de la population

*Équipements pour l’utilisation des biens, fournitures, voir Dossier du bien

*Équipements, entretien et réparation, voir Entretien et réparation

du matériel et des équipements

Équipements, inventaire des fournitures, du mobilier et des, voir

Inventaire des biens matériels

Espaces, location et occupation d’…………………………………………………………………… G7-0200

Essais cliniques, Registre des sujets d’, Voir Registre des sujets

d’essais cliniques

Essentiels, liste des documents, voir Système de gestion documentaire

Essentiels, plans des services, voir Services essentiels

Essentiels, services…………………………………………………………………………………………… G4-1350

États bancaires, voir Gestion des comptes bancaires

États financiers et rapports……………………………………………………………………………… G5-0300

Éthique, code d’, voir Droits des usagers

Études, recherche et développement…………………………………………………………… X3-0150

Études et recherches épidémiologiques sur le milieu, voir Données sur les

caractéristiques du territoire et de la population

Études organisationnelles………………………………………………………………………………… G1-0700

Études, voir Communications

Évacuation, plans d’, voir Gestion de la sécurité

Évaluation des ressources humaines…………………………………...………………………… G4-0550

Évaluation des services et programmes…………………………….…..……………………... X1-2750

Évaluation foncière, voir Disposition des ressources immobilières

Évaluation, guide d’, voir Évaluation des ressources humaines

Évaluation, rapport d’, voir Relations avec les associations et les


Évaluation, voir Communications

Évaluations foncières, voir Acquisition des biens immobiliers

Événements officiels, discours et allocutions…………………………………………………… G3-0250




88

Évolution, voir Informatique et bureautique

Exécution, procédures, voir Administration reliée aux actes

professionnels

Exploitation et d’immobilisations, ajustements des budgets d’,

voir Budgétisation

Exploitation, permis d’, voir Documents constitutifs

Extérieurs, relations avec des organismes………………………………………………………… G3-0450

Externats, voir Affiliation universitaire

Externe, vérification interne et, voir Rapports et états financiers

Externes à des fins de diagnostic, registre des services………………………………… X1-2150

Externes, prêts internes et, voir Gestion des prêts de ressources

matérielles

10BF

Factures, voir Gestion des comptes à payer

Familiale, intégration sociale et, voir Gestion des services et des


Familles d’accueil, dossiers des, voir Dossier des ressources à la

clientèle et Ressources d’hébergement utilisées

Félicitations, voir Civilités

Feuilles de temps régulier et supplémentaire, voir Contrôle des

heures de travail

Fiches d’info-santé…………………………………………………………………………………………… X1-1600

Fiches de demande de services (CLSC)………………………………………………………… X1-1500

Fiches de demandes d’information (CLSC)…………………………………………………… X1-1510

Fiches de périnatalité……………………………………………………………………………………… X1-1550

Fiches techniques…………………………………………………………………………………………… G1-0400

Fichier de vaccination……………………………………………………………………………………… X1-2300

Fichiers de renseignements personnels, déclaration des, voir Accès

à l’information

Fichiers des demandes d’admission, voir Admission et contrôle

des usagers

Financières, gestion des ressources…………………………………………………………………… G5-0100

Financiers et rapports, états……………………………………………………………………………… G5-0300

Foncière, évaluation, voir Disposition des ressources immobilières

Foncières, évaluations, voir Acquisition des biens immobiliers

Fondation et corporation propriétaire………………………………………………………………… G3-0550

Fonds de roulement, voir Gestion des comptes bancaires

Formation, voir Développement des ressources humaines

Fournisseurs de biens et de services………………………………………………………………… G6-0500

Fournisseurs, dossiers comptables des, voir Gestion des comptes à payer




89

Fournisseurs, dossiers des, voir Fournisseurs de biens et de services

*Fournitures et équipements pour l’utilisation des biens, voir Dossier du bien

Fournitures, du mobilier et des équipements, inventaire des, voir Inventaire

des biens matériels

Frais de déplacements et de voyage, voir Gestion des comptes à payer

11BG

*Garanties d’assurance, voir Gestion des assurances

Gardiennage, programmes de, voir Gestion de la sécurité

Général, journal, voir Comptabilisation

Généraux, règlements, voir Conseil d’administration

Géographiques, données, voir Données sur les caractéristiques du


Gestion de la buanderie et de la lingerie………………………………………………………… G6-0700

*Gestion de la dette…………………………………………………………………………………………… G5-0750

Gestion de la documentation de référence……………………………………………………… G2-0650

*Gestion de la paie……………………………………………………………………………………………… G5-0450

Gestion de la recherche et de l’enseignement………………………………………………… X3-0100

Gestion de la sécurité………………………………………………………………………………………… G7-0450

Gestion des actes professionnels……………………………………………………………………… X2-0100

*Gestion des assurances…………………………………………………………………………………… G8-0600

Gestion des biens des usagers…………………………………………………………………………… G6-0800

Gestion des chèques………………………………………………………………………………………… G5-0600

*Gestion des comptes à payer…………………………………………………………………………… G5-0350

*Gestion des comptes bancaires………………………………………………………………………… G5-0550

Gestion des effectifs………………………………………………………………………………………… G4-0150

Gestion des emprunts des ressources matérielles…………………………………………… G6-0350

*Gestion des placements…………………………………………………………………………………… G5-0650

Gestion des prêts de ressources matérielles…………………………………………………… G6-0400

Gestion des ressources financières…………………………………………………………………… G5-0100

Gestion des ressources humaines……………………………………………………………………… G4-0100

Gestion des ressources immobilières………………………………………………………………… G7-0100

Gestion des ressources informationnelles………………………………………………………… G2-0100

Gestion des ressources matérielles…………………………………………………………………… G6-0100

*Gestion des revenus………………………………………………………………………………………… G5-0400

*Gestion des risques, comité de, voir Comités du conseil

N.R. Gestion des risques, dossier d’enquête, voir Dossier d’enquête




90

Gestion des services alimentaires……………………………………………………………………… G6-0650

Gestion des services aux usagers……………………………………………………………………… X1-0100

Gestion des services et des programmes de l’établissement…………………………… X1-2700

Gestion des stationnements……………………………………………………………………………… G7-0550

Gestion du cadre budgétaire, voir Budgétisation

Gestion du magasin, voir Gestion des prêts de ressources matérielles

Gestion du transport………………………………………………………………………………………… G6-0750

Gestion interne administrative………………………………………………………………………… G1-0100

Gestion interne de l’établissement, voir Programme d’amélioration

de la qualité (agrément)

Gestion, indicateurs de……………………………………………………………………………………… G5-0150

Gouvernement du Canada, voir Relations avec des organismes

extérieurs

Gouvernement du Québec, voir Relations avec des organismes

extérieurs

Gouvernementaux, lois, règlements et décrets………………………………………………… G8-0200

*Gouvernements et des municipalités, impôts et taxes des…………………………… G5-0700

Grand livre, voir Comptabilisation

Griefs, arbitrages et sentences arbitrales………………………………………………………… G4-1250

Grossesses et des naissances, profil des, voir Fiches de périnatalité

Groupe, dossier de……………………………………………………………………………………………… X1-1300

Guide d’évaluation, voir Évaluation des ressources humaines

Guides………………………………………………………………………………………………………………… G1-0400

12BH

Hébergement et services non assurés, contribution financière des usagers

pour, voir Gestion des revenus

*Hébergement utilisées, ressources d’……………………………………………………………… X1-1200

*Hébergement utilisées, ressources d’ – cas litigieux……………………………………… X1-1250

Heures de travail, contrôle des………………………………………………………………………… G5-0500

Heures de travail, semaines et, voir Horaires de travail

Heures et des salaires payés, rapport périodique des, voir Gestion de

la paie

*Histoire de l’établissement, voir Documents constitutifs

Horaires de travail……………………………………………………………………………………………… G4-0600

Hors-cadres, cadres et des non-syndiqués, conditions de travail des……………… G4-0700

Humaines, développement des ressources………………………………………………………… G4-1050

Humaines, évaluation des ressources………………………………………………………………… G4-0550

Humaines, gestion des ressources……………………………………………………………………… G4-0100




91

Humaines, mouvements des ressources…………………………………………………………… G4-1400

Humaines, services aux ressources…………………………………………………………………… G4-1000

13BI

Identification et signalisation……………………………………………………………………………… G7-0350

Identification visuelle, voir Communications et publicité

*Imagerie médicale – Dossier de l’usager, voir Dossier de l’usager –

volet imagerie médicale

Immobilières, disposition des ressources…………………………………………………………… G7-0500

Immobilières, gestion des ressources………………………………………………………………… G7-0100

Immobiliers, acquisition des biens……………………………………………………………………… G7-0150

Immobiliers, réaménagement des biens, voir Projets mineurs

d’aménagement

Immobilisations, ajustements des budgets d’exploitation et d’, voir

Budgétisation

*Impôts et taxes des gouvernements et des municipalités……………………………… G5-0700

Inaugurations, voir Événements officiels, discours et allocutions

N.R. Incidents, voir Registre local des accidents aux usagers

*Inculpation, retrait, rejet ou suspension d’…………………………………………………… X1-0900

Index des complications et des infections, voir Index des maladies

Index des interventions chirurgicales………………………………………………………………… X1-1710

Index des maladies..…………………………………………………………………………………………… X1-1700

Index des médecins et des dentistes………………………………………………………………… X1-1750

Index et registre des usagers (numériques et alphabétiques)………………………… X1-1650

Indicateurs de gestion………………………………………………………………………………………… G5-0150

Infections, index des complications et des, voir Index des maladies

Infections, prévention des, voir Administration reliée aux


Infirmières et infirmiers, conseil des, voir Comités du conseil

Information, accès à l’……………………………………………………………………………………… G2-0250

N.R. informations nominatives des usagers, Accès aux, voir Registre


Information (CLSC), fiches de demandes d’, voir Fiches de demandes


Informationnelles, gestion des ressources………………………………………………………… G2-0100

Informatique et bureautique……………………………………………………………………………… G2-0400

Info-santé, fiches d’…………………………………………………………………………………………… X1-1600

*Infraction sommaire, acte criminel ou renvoi, dossier de l’usager - …………… X1-1000

Inspection, rapports d’, voir Santé et sécurité au travail

Inspection, voir Santé et sécurité au travail




92

Installation, voir Communications

N.R. Intervention du commissaire local aux plaintes et à la qualité des

services, dossier d’, voir Dossier d’intervention du commissaire

*Interventionnelle, radiologie – définition, voir Dossier de l’usager –

volet imagerie médicale

Instruments, voir Évaluation des services et programmes

Intégration sociale et familiale, voir Gestion des services et des


* Intermédiaires, jeunes hébergés en ressources, voir Jeunes hébergés

en ressources intermédiaires

Internationaux, organismes, voir Relations avec des organismes

extérieurs

Internats, voir Affiliation universitaire

Interne et externe, vérification, voir Rapports et états financiers

Internes et externes, prêts, voir Gestion des prêts de ressources

matérielles

Internes, Comités, voir Comités du conseil d’administration

Internes, mutations, voir Dotation en personnel

Internes, règlements, voir Conseil d’administration

Internes, réunions, voir Comités du conseil d’administration, etc.

*Intervention, dossier de l’usager - mesures de rechange ou arrêt d’…………… X1-0950

Interventions chirurgicales, index des, voir Index des interventions

chirurgicales

Inventaire des biens matériels…………………………………………………………………………… G6-0450

Inventaire des fournitures, du mobilier et des équipements, voir Inventaire


Invitations, voir Événements officiels, discours et allocutions

Issues et des clés, contrôle des, voir Gestion de la sécurité

14BJ

*Jeunes hébergés en ressources intermédiaires………………………………………….. X1-0750

Jour, centre de, voir Gestion des services et des programmes


Journal de paie, voir Gestion de la paie

Journal des achats, voir Comptabilisation

Journal général, voir Comptabilisation

Jugements et sentences…………………………………………………………………………………… G8-0400

Juridiques, avis et opinions……………………………………………………………………………… G8-0250

Juridiques, législation et affaires……………………………………………………………………… G8-0100

Justification de l’achat, voir Acquisition des biens




93

Justificatives, pièces, voir Gestion des comptes à payer

15BL

N.R. Laboratoires d’électrophysiologie, ordonnances et copies de rapports

des, dossier de l’usager -, voir Dossier de l’usager - volet ordonnances

et copies de rapports des laboratoires d’électrophysiologie ………………. X1-0430

*Laboratoires de biologie médicale, ordonnances et copies de rapports des,

dossier de l’usager -, voir Dossier de l’usager - volet ordonnances et

copies de rapports des laboratoires de biologie médicale …………..………. X1-0420

*Laboratoires de biologie médicale, dossier de l’usager – volet lames et

blocs des, voir Dossier de l’usager – volet lames et blocs des

laboratoires de biologie médicale ………………………………………………………..….. X1-0410

Législation et affaires juridiques………………………………………………………………………… G8-0100

*Lettres patentes de l’établissement, voir Documents constitutifs

Linge, cueillette et nettoyage du, voir Gestion de la buanderie et

de la lingerie

Lingerie, gestion de la buanderie et de la………………………………………………………… G6-0700

Liquidités, voir Gestion des comptes bancaires

Liste d’ancienneté……………………………………………………………………………………………… G4-0650

Liste des chèques imprimés, voir Gestion des chèques

Liste des documents essentiels, voir Système de gestion documentaire

*Litigieux, cas – Ressources d’hébergement utilisées……………………………………… X1-1250

Livre, grand, voir Comptabilisation

Livres, voir Documentation de référence

Location et occupation d’espaces……………………………………………………………………… G7-0200

Location de biens non-capitalisables et de services professionnels, baux et

Contrats de, voir Baux et contrats de location de biens

non-capitalisables et de services professionnels

*Locaux, arrangements, voir Négociations locales

*Logo de l’établissement, voir Documents constitutifs

Loi constitutive de l’établissement, voir Documents constitutifs

Loi sur la protection de la jeunesse, dossier de l’usager -………………………………… X1-0550

Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, dossier de

l’usager -……………………………………………………………………………………………………………… X1-0800

Lois, règlements et décrets gouvernementaux………………………………………………… G8-0200

Lucratif, organismes sans but, voir Relations avec des organismes

extérieurs




94

16BM

Magasin, gestion du, voir Gestion des prêts de ressources matérielles

Maintien à domicile, programmes de, voir Gestion des services et

des programmes de l’établissement

Maintien à la méthadone, voir Gestion des services et des


Maladie – assurances collectives………………………………………………………………………… G4-0950

Maladie, rapport de la banque de, voir Gestion de la paie

Maladies à déclaration obligatoire……………………………………………………………………… X1-2350

Maladies, index des……………………………………………………………………………………………… X1-1700

N.R. Mandat, voir Comité des résidents (usagers)

*Mandats, voir Comité des usagers

*Mandats, voir Comités du conseil d’administration, etc.

*Mandats, voir Conseil d’administration

*Mandats de l’établissement, voir Documents constitutifs

Marge de crédit, voir Gestion des comptes bancaires

*Matériel, disposition du…………………………………………………………………………………… G6-0600

*Matériel, entretien et réparation, voir Entretien et réparation

du matériel et des équipements

Matérielles, gestion des emprunts des ressources…………………………………………… G6-0350

Matérielles, gestion des prêts des ressources…………………………………………………… G6-0400

Matérielles, gestion des ressources…………………………………………………………………… G6-0100

Matériels, inventaire des biens…………………………………………………………………………… G6-0450

Médecins - rémunération Voir Rémunération par la RAMQ

*Médecine nucléaire, de résonance magnétique, d’échographie, radiologie

et autres techniques similaires, clichés et copies de rapports de, voir

Dossier de l’usager – volet imagerie médicale

Médecins, dentistes et pharmaciens, conseil des, voir Comités du conseil


Médecins, dentistes et pharmaciens, dossiers professionnels des…………………… X2-0200

Médecins et des dentistes, index des, voir Index des médecins et

des dentistes

Médias, relations avec les…………………………………………………………………………………… G3-0350

Médicales, archives……………………………………………………………………………………………… X1-0300

Médico-légale, voir trousse

Médicaux délégués, actes, voir Administration reliée aux


Registre des services en santé scolaire…………………………………………………………… X1-2200

*Membres du conseil d’administration, Voir Élection et désignation des




95

membres……………………………………………………………….………………………..………………. G1-0450

*Membres, Registre des voir Conseil d’administration

Mensuelles, remises, voir Régimes de retraite

Messagerie et courrier………………………………………………………………………………………… G2-0500

Mesures d’urgence, voir Gestion de la sécurité

*Mesures de rechange ou arrêt d’intervention - dossier de l’usager……………… X1-0950

Mesures disciplinaires, voir Évaluation des ressources humaines

Méthadone, maintien à la, voir Gestion des services et des


Milieu, études et recherches épidémiologiques sur le, voir Données sur

les caractéristiques du territoire et de la population

*Milieux résidentiels, voir Jeunes en ressources intermédiaires et

Ressources d’hébergement utilisées

*Mineur, tutelle d’un usager, voir Tutelle d’un usager mineur (L.P.J.)

N.R.Mineur, tutelle d’un usager, voir Tutelle d’un usager mineur (C.c.Q.)

Ministères, voir Relations avec des organismes extérieurs

Mise à jour, voir Système de gestion documentaire

Mise en œuvre, voir Système de gestion documentaire

Mises en demeure, ordonnances et poursuites………………………………………………… G8-0350

Mobilier et des équipements, inventaire des fournitures, voir Inventaire


N.R. Monitoring fœtale, voir Tracé de monitoring foetale

Mortinaissances, registre des, voir Registre des naissances, etc.

Mouvements des ressources humaines……………………………………………………………… G4-1400

Multidisciplinaire, conseil, voir Comités du conseil d’administration, etc.

*Municipalités, impôts et taxes des gouvernements et des……………………………… G5-0700

Mutations internes, voir Dotation en personnel

Mutations, voir Mouvements des ressources humaines

17BN

Naissances, profil des grossesses et des, voir Fiches de périnatalité

Naissances, registre des…………………………………………………………………………………… X1-1950

*Négociations locales………………………………………………………………………………………… G4-1200

Nettoyage du linge, cueillette et, voir Gestion de la buanderie et

de la lingerie

N.R. Nominatifs, renseignements, voir Registre des accès aux

Informations nominatives concernant les usagers

Nominations, voir Comités du conseil d’administration, etc.




96

Non-syndiqués, conditions de travail des hors-cadres, cadres et des……………… G4-0700

Normes du travail, voir Santé et sécurité au travail

Normes, voir Évaluation des services et programmes

*Normes……………………………………………………………………………………………………………… G1-0350

Notes de crédit capitalisables et non capitalisables, voir Gestion des

comptes à payer

18BO

Objectifs, voir Bénévolat

Objectifs, voir Planification administrative

Obligatoire, maladies à déclaration…………………………………………………………………… X1-2350

Obstétrical, registre du bloc , voir Registre des naissances, des décès,

du bloc obstétrical et du bloc opératoire

Occupation d’espaces, location et……………………………………………………………………… G7-0200

Offres, appel d’, voir Soumissions retenues

Offres d’achat, voir Acquisition des biens immobiliers

Offres d’achat, voir Disposition des ressources immobilières

Offres de services……………………………………………………………………………………………… X1-1150

Offres patronales, voir Négociations locales

Oncologie, voir Registre des traumatismes, d’oncologie, etc.

Opérations bancaires, voir Gestion des comptes bancaires

Opinions juridiques, avis et………………………………………………………………………………… G8-0250

Ordonnances et poursuites, mises en demeure………………………………………………… G8-0350

Ordonnances permanentes, voir Administration reliée aux actes

professionnels

*Ordre du jour, voir Assemblée publique

*Ordre du jour, voir Comité des usagers

*Ordres du jour, voir Comités du conseil d’administration, etc.

*Ordre du jour, voir Conseil d’administration

Ordres professionnels, relations avec les associations et les…………………………… G3-0400

Ordres professionnels, visites des, voir Relations avec les associations

et les ordres professionnels

Organigramme, voir Organisation administrative

Organisation administrative………………………………………………………………………………… G1-0200

Organisation clinique, voir Plan d’organisation clinique des services

Organisation de la carrière du personnel, voir Évaluation des

ressources humaines

Organisation, plan d’, voir Organisation administrative

Organisation, voir Bénévolat




97

Organismes de promotion, voir Relations avec des organismes

extérieurs

Organismes extérieurs, relations avec des………………………………………………………… G3-0450

Organismes internationaux, voir Relations avec des organismes

extérieurs

Organismes parapublics, voir Relations avec des organismes extérieurs

Organismes privés, voir Relations avec des organismes extérieurs

Organismes publics, voir Relations avec des organismes extérieurs

Organismes sans but lucratif, voir Relations avec des organismes

extérieurs

Orientations, voir Planification administrative

19BP

Paie encaissés, chèques de, voir Gestion des chèques

*Paie, gestion de la…………………………………………………………………………………………… G5-0450

Paie, journal de, voir Gestion de la paie

Parapublics, organismes, voir Relations avec des organismes extérieurs

Partage des pouvoirs, voir Organisation administrative

Participation à des comités, commissions, réunions, rencontres…………………… G3-0500

*Patentes de l’établissement, lettres, voir Documents constitutifs

Patronales, offres, voir Négociations locales

*Payer, gestion des comptes à…………………………………………………………………………… G5-0350

Perfectionnement, voir Développement des ressources humaines

Périnatalité, fiches de………………………………………………………………………………………… X1-1550

Périodiques, données………………………………………………………………………………………… X1-1800

Périodiques, voir Documentation de référence

*Permanentes, ordonnances, voir Administration reliée aux actes

professionnels

*Permis d’exploitation, voir Documents constitutifs

Permis de construction, voir Construction d’édifices et projets


Personnel, dotation en………………………………………………………………………………………… G4-0200

Personnel, organisation de la carrière du, voir Évaluation des

ressources humaines

Personnels, déclaration des fichiers de renseignements, voir Accès

à l’information

Personnels, demandes d’accès aux documents administratifs et aux

renseignements…………………………………………………………………………………………………… G2-0300

Personnels, protection des renseignements, voir Accès à l’information




98

Petite caisse, voir Gestion des comptes à payer

*Pharmaciens, conseil des médecins, dentistes et, voir Comités du conseil


Pharmaciens, dossiers professionnels des médecins, dentistes et…………………… X2-0200

Pièces justificatives, voir Gestion des comptes à payer

Placement, revenus de, voir Gestion des revenus

*Placements, gestion des…………………………………………………………………………………… G5-0650

Plaintes des usagers, dossier de……………………………………………………………………… X1-2400

Plaintes des usagers, rapport sur les, voir Rapport sur les plaintes

Plan d’organisation, voir Organisation administrative

Plan d’urgence en matière de sécurité publique………………………………………………… X1-2550

Plan de classification, voir Système de gestion documentaire

Plan de redressement, voir Budgétisation

Plan de roulement, voir Horaires de travail

Plan d’organisation clinique des services…………………..……………………………………… G8-0300

Planification administrative………………………………………………………………………………… G1-0250

Planification, voir Budgétisation

Plans budgétaires annuel et triennal, voir Budgétisation

Plans d’évacuation, voir Gestion de la sécurité

Plans de communication, voir Communications et publicité

Plans de cours, voir Affiliation universitaire

Plans des services essentiels, voir Services essentiels

Plans et devis, voir Acquisition des biens immobiliers

Plans et devis, voir Construction d’édifices et projets majeurs

d’aménagement

Plomberie, voir Entretien des biens immobiliers

Politique d’accueil, voir Accueil

Politique de rémunération, voir Conditions de travail des hors-cadres,


* Politiques………………………………………………………………………………………………………… G1-0350

Population, données sur les caractéristiques du territoire et de la…………………… X1-2600

Postes, affichage de, voir Dotation en personnel

*Postes, analyse de, voir Retrait préventif

Postes, caractéristiques des, voir Gestion des effectifs

Postes, registre des, voir Gestion des effectifs

Postes, structure des, voir Gestion des effectifs

Poursuites, mises en demeure, ordonnances et………………………………………………… G8-0350

Pouvoirs, partage des, voir Organisation administrative

Prélèvements sur le salaire, voir Gestion de la paie

Présentation scientifique, voir Affiliation universitaire

Presse, communiqués de, voir Relations avec les médias

Presse, texte des conférences de, voir Relations avec les médias




99

Prêts de ressources matérielles, gestion des……….…………………………………………… G6-0400

Prêts internes et externes, voir Gestion des prêts de ressources

matérielles

*Prévention des infections, voir Administration reliée aux


Prévention, programmes de, voir Santé et sécurité au travail

Prévisions et demandes budgétaires, voir Budgétisation

Priorités, voir Planification administrative

Privés, organismes, voir Relations avec des organismes extérieurs

*Procédés de soins, voir Administration reliée aux actes

professionnels

Procédés, voir Évaluation des services et programmes

*Procédures d’exécution, voir Administration reliée aux


*Procédures………………………………………………………………………………………………………… G1-0350

*Procès-verbaux, ou comptes rendus, voir Assemblée publique

*Procès-verbaux, voir Conseil d’administration

*Procès-verbaux, voir Comités du conseil d’administration, etc.

*Professionnels, administration reliée aux actes……………………………………………… X2-0300

Professionnels, gestion des actes……………………………………………………………………… X2-0100

Professionnels, relations avec les associations et les ordres…………………………… G3-0400

Professionnels, services auxiliaires et, voir Fournisseurs de biens

et de services

Profil des grossesses et des naissances, voir Fiches de périnatalité

*Programme d’amélioration continue de la qualité (agrément)……………………… G1-0850

Programme d’embauche, voir Dotation en personnel

Programmes d’aide aux employés, voir Aide aux employés

Programmes de gardiennage, voir Gestion de la sécurité

Programmes de l’établissement, gestion des services et des………………………... X1-2700

Programmes de maintien à domicile, voir Gestion des services et

des programmes de l’établissement

Programmes de prévention, voir Dossier des entreprises (CLSC)

Programmes, évaluation des services et des…………………………………………………… X1-2750

Programmes, voir Assurances collectives (maladie)

Programmes, voir Évaluation des ressources humaines

Programmes, voir Mouvements des ressources humaines

Programmes, voir Régimes de retraite

Projets de recherche, voir Étude, recherche et développement

Projets mineurs d’aménagement………………………………………………………………………… G7-0300

Promotion, organismes de, voir Relations avec des organismes extérieurs




100

Promotion, voir Communications et publicité

Promotions, voir Mouvements des ressources humaines

Propriétaire, fondation et corporation………………………………………………………………… G3-0550

Propriété, titres de, voir Acquisition des biens immobiliers

Protection des renseignements personnels, voir Accès à l’information

Protocoles de recherche, voir Étude, recherche et développement

*Protocoles, voir Administration reliée aux actes professionnels

Provinces, voir Relations avec des organismes extérieurs

Publications scientifiques, voir Étude, recherche et développement

Publications, voir Communications et publicité

Publicitaires, campagnes, voir Communications et publicité

Publicité et communications……………………………………………………………………………… G3-0300

Publicité, voir Construction d’édifices et projets majeurs

d’aménagement

Publics, organismes, voir Relations avec des organismes extérieurs

N.R. Publique, assemblée, voir Assemblée publique

Publique, plan d’urgence en matière de sécurité……………………………………………… X1-2550

20BQ

Qualité, amélioration continue de la, voir Programme d’amélioration

Continue de la qualité (agrément)

Qualité de vie, voir Santé et sécurité au travail

Québec, gouvernement du, voir Relations avec des organismes

extérieurs

Questionnaire de satisfaction des usagers – Suivi des usagers, voir

Programme d’amélioration continue de la qualité (agrément)

21BR

*Radiologie interventionnelle, définition, voir Dossier de l’usager –

volet imagerie médicale………………………………………………………………………………… X1-0400

*Radiologie, de médecine nucléaire, de résonance magnétique,

d’échographie et autres techniques similaires, clichés et copies de

rapports de, voir Dossier de l’usager – volet imagerie médicale

*Radioprotection, voir Entretien et réparation du matériel et

des équipements

Rapports, voir Évaluation des services et programmes




101

Rapports, voir Gestion des services et des programmes


Rapports, voir Régimes de retraite

Rapport annuel…………………………………………………………………………………………………… G1-0750

*Rapports anticorps positifs, voir Banque de sang

N.R. Rapports d’électrophysiologie, voir Dossier de l’usager – volet ordonnances et

copies de rapports des laboratoires d’électrophysiologie

Rapport d’évaluation, voir Relations avec les associations et les


Rapports d’inspection, voir Santé et sécurité au travail

Rapport de la banque de maladie, voir Gestion de la paie

*Rapports de laboratoires, voir Dossier de l’usager - Volet lames et blocs des

laboratoires de biologie médicale et volet ordonnances et copies des rapports

des laboratoires de biologie médicale

Rapports de recherche, voir Étude, recherche et développement

Rapports du coroner…………………………………………………………………………………………… G8-0150

Rapports et états financiers………………………………………………………………………………… G5-0300

Rapports et statistiques sur les activités et services………………………………………… G1-0800

Rapport périodique des heures et des salaires payés, voir Gestion

de la paie

*Rapports, registres, cardex, voir Banque de sang

Rapport sur les plaintes des usagers………………….……………………………………………… G1-0760

Réadaptation, voir Gestion des services et des programmes


Réaménagement des biens immobiliers, voir Projets mineurs

d’aménagement

Réception, bons de, voir Acquisition des biens

Réceptions, voir Événements officiels, discours et allocutions

Recette, caisses, voir Comptabilisation

Recettes, voir Gestion des services alimentaires

Recevoir, comptes à, voir Gestion des revenus

*Recherche d’antécédents sociobiologiques……………………………………………………… X1-0450

Recherche et de développement, activités de, voir Étude, recherche

et développement

Recherche et de l’enseignement, gestion de la………………………………………………… X3-0100

Recherche, projets de, voir Étude, recherche et développement

Recherche, protocoles de, voir Étude, recherche et développement

Recherche, rapports de, voir Étude, recherche et développement

Recherche, subventions à la, voir Gestion des revenus

Recherche, sujets de, voir Registre des sujets d’essais cliniques

Recherches épidémiologiques sur le milieu, études et, voir Données

sur les caractéristiques du territoire et de la population




102

Recherches, voir Communications

Réclamations……………………………………………………………………………………………………… G8-0300

Reclassifications, voir Mouvements des ressources humaines

Récréologie, voir Gestion des services et des programmes


Recrutement, voir Dotation en personnel

Récupération, voir Disposition du matériel

Recyclage, voir Disposition du matériel

Redressement, plan de, voir Budgétisation

Référence, documentation de……………………………………………………………………………… G2-0600

Référence, gestion de la documentation de………………………………………………………… G2-0650

Régimes de retraite……………………………………………………………………………………………… G4-0900

Registres, voir Données périodiques

Registres, voir Données synthèse annuelles

*Registres, cardex, rapports, banque de sang………………………………………………… X1-2250

*Registre de banque, voir Gestion des comptes bancaires

Registre de sorties des usagers………………………………………………………………………… X1-2000

N.R. Registre des accès aux informations nominatives concernant

les usagers………………………………………………………………………………………………………. X1-2100

Registre des accidents de travail sans perte de temps…..……………………………… G4-0460

Registre des admissions…………………………………………………………………………………… X1-1900

Registre des biens perdus, oubliés ou confiés………………………………………………… G6-0810

Registre des chèques, voir Gestion des chèques

*Registre des communications…………………………………………………………………………… G2-0350

*Registre des membres du conseil d’administration………………………………………. G1-0450

Registre des naissances, des décès, des mortinaissances, du bloc obstétrical

et du bloc opératoire………………………………………………………………………………………… X1-1950

Registre des postes, voir Gestion des effectifs

Registre des services en santé scolaire…………………………………………………………… X1-2200

Registre des services externes à des fins de diagnostic…………………………………… X1-2150

Registre des sujets d’essais cliniques………………………………………………………………… X1-1910

*Registre des transactions……………………………………………………………………………….. X1-2100

Registre des transferts……………………………………………………………………………………… X1-2050

*Registre des traumatismes, d’oncologie, des urgences, etc.……………………… X1-1920

Registre des usagers, index et…………………………………………………………………………… X1-1650

Registre du service central de stérilisation………………………………………………………… G6-0560

N.R. Registre local des accidents et des incidents …………………………………………… G1-0900

Règlements et décrets gouvernementaux, lois………………………………………………… G8-0200

*Règlements généraux, voir Conseil d’administration

*Règlements internes, voir Conseil d’administration

Règles budgétaires, voir Budgétisation




103

Règles de rendement, voir Évaluation des ressources humaines

*Règles de soins, voir Administration reliée aux actes professionnels

Règles, voir Évaluation des services et programmes

Régulier et supplémentaire, feuilles de temps, voir Contrôle des

heures de travail

*Rejet ou suspension d’inculpation, retrait, dossier de l’usager -…………………… X1-0900

Relations avec des organismes extérieurs……………………………………………………… G3-0450

Relations avec les associations et les ordres professionnels…………………………… G3-0400

Relations avec les médias………………………………………………………………………………… G3-0350

Relations publiques…………………………………………………………………………………………… G3-0100

Relevé d’emploi, voir Gestion de la paie

*Relevés de taxation, voir Impôts et taxes des gouvernements et des

municipalités

Remerciements, voir Civilités

Remises mensuelles, voir Régimes de retraite

Rémunération par la RAMQ…………………………………………………………………………… X2-0210

Rémunération, dossier de l’employé - volet…………………………………………………… G4-0400

Rémunération, politique de, voir Conditions de travail des hors-cadres,


Rémunération……………………………………………………………………………………………………… G4-0800

Rencontres, participation à des comités, commissions, réunions,…………………… G3-0500

Rendement, règles de, voir Évaluation des ressources humaines

Renouvellement, voir Assurances collectives (maladie)

Rénovation, voir Gestion des stationnements

*Réparation du matériel, voir Entretien et réparation du matériel

et des équipements

N.R. Renseignements nominatifs concernant les usagers, voir Registre des

accès aux informations nominatives

Renseignements personnels, déclaration des fichiers de, voir Accès

à l’information

Renseignements personnels, demandes d’accès aux documents

administratifs et aux…………………………………………………………………………………………… G2-0300

Renseignements personnels, protection des, voir Accès à l’information

Renseignements, demandes de………………………………………………………………………… G3-0150

*Renvoi, acte criminel, infraction sommaire, dossier de l’usager -………………… X1-1000

*Réparation du matériel et des équipements, entretien et……………………………… G6-0550

Réparation, demandes de, voir Gestion des stationnements

Repas, voir Gestion des services alimentaires

*Reproduction des documents, voir Création, reproduction, traduction

et destruction des documents




104

*Résidentiels, jeunes en milieux, voir Jeunes hébergés en ressources

intermédiaires

Résidents, voir Affiliation universitaire

N.R. Résidents (usagers), voir Comité des résidents ……………….…………………..G1-0610

*Résonance magnétique, d’échographie et autres techniques similaires,

clichés et copies de rapports de radiologie, de médecine nucléaire,

voir Dossier de l’usager – volet imagerie médicale

Ressources à la clientèle, dossier des……………………………………………………………… X1-1100

*Ressources d’hébergement utilisées…………..………………………………………………… X1-1200

*Ressources d’hébergement utilisées - cas litigieux……………………………………… X1-1250

*Ressources intermédiaires, Jeunes hébergés en ………………………………………… X1-0750

*Retrait préventif, Analyse de poste, lors de demandes de retrait

préventif (CLSC) ………………………………………………………………………………..…………. X1-1460

Retrait, rejet ou suspension d’inculpation, Dossier de l’usager -… ……………… X1-0900

Retraite, régimes de…………………………………………………………………………………………… G4-0900

*Rétribution payée aux RI/RTF………………………………………………………………………… G5-0360

*Réunions internes……………………………………………………………………………………………… G1-0500

Réunions, calendriers de, voir Comités du conseil d’administration, etc.

Réunions, rencontres, participation à des comités, commissions,…………………… G3-0500

Revenus de placement, voir Gestion des revenus

*Revenus, gestion des………………………………………………………………………………………… G5-0400

N.R. Risques, dossier d’enquête en gestion des, voir Dossier d’enquête

Roulement, fonds de, voir Gestion des comptes bancaires

Roulement, plan de, voir Horaires de travail

RI/RTF, voir Rétribution payée aux

22BS

Sages-femmes, dossiers professionnels des……………………………………………………… X2-0250

Saisie de salaire, voir Gestion de la paie

Salaire, échelles de, voir Rémunération

Salaire, prélèvements sur le, voir Gestion de la paie

Salaire, saisie de, voir Gestion de la paie

Salaires payés, rapport périodique des heures et des, voir Gestion

de la paie

*Sang, registres, cardex, rapports, banque de, voir Banque de sang

Santé cardio-vasculaire, voir Gestion des services et des




105


*Santé de l’employé, voir Dossier de l’employé – volet santé

Santé dentaire, voir Gestion des services et des programmes


Santé et sécurité au travail………………………………………………………………………………… G4-0750

Santé et sécurité en entreprise, Programme de, voir Dossier

des entreprises (CLSC)

Santé scolaire, registre des services en…………………………………………………………… X1-2200

*Satisfaction des usagers, voir Programme d’amélioration continue

de la qualité (agrément)

*Sceau de l’établissement, voir Documents constitutifs

Scientifique, présentation, voir Affiliation universitaire

Scientifiques, publications, voir Étude, recherche et développement

Scolaire, registre des services en santé…………………………………………………………… X1-2200

Sécurité au travail, santé et……………………………………………………………………………… G4-0750

*Sécurité et développement compromis, dossier de l’usager -……………………… X1-0700

*Sécurité et développement non compromis, dossier de l’usager - ……………… X1-0650

Sécurité publique, plan d’urgence en matière de……………………………………………… X1-2550

Sécurité, gestion de la………………………………………………………………………………………… G7-0450

Sécurité en entreprise, programmes de santé, voir Dossier des

entreprises (CLSC)

Sécurité, voir Informatique et bureautique

Semaines et heures de travail, voir Horaires de travail

Sentences arbitrales, griefs, arbitrages…………………………………………………………… G4-1250

Sentences et jugements…………………………………………………………………………………… G8-0400

Service central de stérilisation, registre du……………………………………………………… G6-0560

Services (CLSC), fiches de demande de.………………………………………………………… X1-1500

Services, voir Plan d’organisation clinique des

Services alimentaires, gestion des…………………………………………………………………… G6-0650

Services aux ressources humaines…………………………………………………………………… G4-1000

Services aux usagers, gestion des…………………………………………………………………… X1-0100

Services auxiliaires et professionnels, voir Fournisseurs de biens et

de services

Services bancaires, voir Gestion des comptes bancaires

Services en santé scolaire, registre des…………………………………………………………… X1-2200

Services essentiels, plans des, voir Services essentiels

Services essentiels……………………………………………………………………………………………… G4-1350

Services et des programmes de l’établissement, gestion des………………………… X1-2700

Services et programmes, évaluation des…………………………………………………………… X1-2750

Services externes à des fins de diagnostic, registre des…………………………………… X1-2150

Services non assurés, contribution financière des usagers pour

l’hébergement et les, voir Gestion des revenus




106

Services professionnels et biens non-capitalisables, baux et contrats de……… G8-0500

Services, fournisseurs de biens et de………………………………………………………………… G6-0500

Services, offres de……………………………………………………………………………………………… X1-1150

Services, ventes de, voir Gestion des revenus

Services professionnels, contrats de location de, voir Baux et contrats

de location de biens non-capitalisables et de services professionnels

Services professionnels, fournisseurs de biens et de, voir Fournisseurs

de biens et de services

*Signalement non retenu, dossier de l’usager -… …………………………………………… X1-0600

Signalisation et identification……………………………………………………………………………… G7-0350

Signature, autorisation de, voir Organisation administrative

Sociale et familiale, intégration, voir Gestion des services et des


Sociales, activités, voir Services aux ressources humaines

Sociétés d’État du Canada, voir Relations avec des organismes

extérieurs

Sociétés d’État du Québec, voir Relations avec des organismes

extérieurs

*Sociobiologiques, recherche d’antécédents, …………………………………………….…. X1-0450

Sociodémographiques, données, voir Données sur les

caractéristiques du territoire et de la population

*Soins, procédés de, voir Administration reliée aux actes

professionnels

*Soins, règles de, voir Administration reliée aux actes professionnels

*Soins, techniques de, voir Administration reliée aux actes

professionnels

Sortie des usagers, registre de…………………………………………………………………………… X1-2000

Souhaits, voir Civilités

Soumissions non retenues………………………………………………………………………………… G6-0300

Soumissions retenues………………………………………………………………………………………… G6-0250

Soumissions, voir Acquisition des biens immobiliers

Stages dans l’organisation………………………………………………………………………………… G4-0500

Stages, banque de, voir Stages dans l’organisation

Stages, demandes de, voir Stages dans l’organisation

Stages, voir Affiliation universitaire

Stagiaires, dossiers des, voir Stages dans l’organisation

Stationnements, gestion des……………………………………………………………………………… G7-0550

Statistiques annuelles, données, voir Données statistiques annuelles

Statistiques et rapports sur les activités et services………………………………………… G1-0800

Statistiques périodiques, données, voir Données statistiques périodiques

Stérilisation, registre du service central, voir Registre du service

central de stérilisation




107

Structure des postes, voir Gestion des effectifs

Stupéfiants et drogues contrôlées …………………………………………………………… X1-2260

Subventions à la recherche, voir Gestion des revenus

Subventions, voir Gestion des revenus

Sujets d’essais cliniques, Registre des…………………………..………………………………… X1-1910

N.R. Suicide, voir Registre des communications dans le but de

prévenir un acte de violence

Suivi des usagers – Questionnaire de satisfaction des usagers, voir

Programme d’amélioration continue de la qualité (agrément)

Suivi et contrôle du budget, voir Budgétisation

Sujets de recherche, voir Sujets d’essais cliniques

Supplémentaire, feuilles de temps régulier et, voir Contrôle des

heures de travail

*Suspension d’inculpation, retrait, rejet ou, dossier de l’usager -… ……………… X1-0900

Syndicales, demandes, voir Négociations locales

Syndicats……………………………………………………………………………………………………………… G4-1150

Syndicaux, délégués, voir Syndicats

Synthèse annuelles, données……………………………………………………………………………… X1-1850

Système comptable, voir Comptabilisation

Système de gestion documentaire……………………………………………………………………… G2-0200

Système, utilisation du, voir Système de gestion documentaire

23BT

Tableaux des effectifs, voir Gestion des effectifs

Tâches, descriptions de……………………………………………………………………………………… G4-0300

*Taxation, relevés de, voir Impôts et taxes des gouvernements et

des municipalités

*Taxes des gouvernements et des municipalités, impôts et…………………………… G5-0700

*Techniques de soins, voir Administration reliée aux actes

professionnels

Temps régulier et supplémentaire, feuilles de, voir Contrôle des

heures de travail

Terme, dépôts à, voir Gestion des placements

Terrains, voir Acquisition des biens immobiliers

Territoire et de la population, données sur les caractéristiques du………………… X1-2600

Territoires, voir Relations avec des organismes extérieurs

Texte des conférences de presse, voir Relations avec les médias

Titres de propriété, voir Acquisition des biens immobiliers

*TPS, voir Impôts et taxes des gouvernements et des municipalités




108

N.R.Tracés de monitoring fœtal – dossier de l’usager - ………………………………… X1-0440

*Traduction, voir Création, reproduction, traduction et destruction des

documents

Traitement, voir Gestion de la documentation de référence

Transfert, voir Disposition du matériel

Transferts, registre des……………………………………………………………………………………… X1-2050

*Transfusions, registres, cardex, rapports, voir Banque de sang

Transport des biens, fournitures et équipements pour, voir Dossier du bien

Transport, gestion du………………………………………………………………………………………… G6-0750

*Traumatismes, voir Registre des traumatismes, d’oncologie, etc.

Travail, accidents de, voir Santé et sécurité au travail

Travail, conflits de……………………………………………………………………………………………… G4-1300

Travail des employés, dossier accidents de, voir Dossier de l’employé –

volet santé

Travail, normes du, voir Santé et sécurité au travail

Travail, santé et sécurité au……………………………………………………………………………… G4-0750

Travail, semaines et heures de, voir Horaires de travail

*Travailleurs d’une entreprise (CLSC), dossiers des,……………………………………… X1-1450

Triennaux, plans budgétaires annuels et, voir Budgétisation

Trousse médico-légale………………………………………………………………………………………… X1-0360

Tutelle de l’établissement, voir Administration provisoire

N.R. Tutelle d’un usager demandée à la Cour supérieure ..……………………..………X1-0510

*Tutelle d’un usager mineur demandée à la Cour du Québec…………………. X1-0500

*TVQ, voir Impôts et taxes des gouvernements et des municipalités

24BU

Universitaire, affiliation……………………………………………………………………………………… X3-0200

Urgence en matière de sécurité publique, plan d’…………………………………………… X1-2550

Urgence, mesures d’, voir Gestion de la sécurité

Urgences, voir Registre des traumatismes, d’oncologie, etc.

N.R. Usagers, accès aux renseignements nominatifs des, voir Registre


N.R. Usagers, accidents aux voir Registre local des accidents etc.

Usagers, admission et contrôle des…………………………………………………………………… X1-0150

Usagers, code de vie des, voir Accueil

*Usagers, comité des, voir Comité des usagers

Usagers, contribution financière pour l’hébergement et les services

non assurés, voir Gestion des revenus




109

*Usager, dossier de l’, voir Dossier de l’usager..……………………………………… X1-0350

*Usager - acquittement, dossier de l’………………………………………………………………… X1-0850

*Usager - acte criminel, infraction sommaire ou renvoi - dossier de l’…………… X1-1000

*Usager - adoption, dossier de l’…………………………………………………………………… X1-1050

Usager - Loi sur la protection de la jeunesse, dossier de l’……………………………… X1-0550

Usager - Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents,

dossier de l’………………………………………………………………………………………………………… X1-0800

*Usager - mesures de rechange ou arrêt d’intervention, dossier de l’…………… X1-0950

*Usager - sécurité et développement compromis, dossier de l’……………………… X1-0700

*Usager - sécurité et développement non compromis, dossier de l’……………… X1-0650

*Usager - signalement non retenu, dossier de l’……………………………………………… X1-0600

N.R. Usager – tracés de monitoring fœtal, dossier de l’………………………………… X1-0440

*Usager – volet imagerie médicale, dossier de l’,………………………………..………… X1-0400

*Usager – volet lames et blocs des laboratoires de biologie médicale,

Dossier de l’, ……………………………………………..………………………………………………..……. X1-0410

*Usager – volet ordonnances et copies des rapports des laboratoires de

biologie médicale, dossier de l’, ……………………………………………..………………………… X1-0420

N.R.Usager – volet ordonnances et copie des rapports des laboratoires

d’électrophysiologie, dossier de l’, …………………………………………….…………………… X1-0430

*Usager mineur demandée à la Cour du Québec, tutelle d’un,

voir Tutelle d’un usager mineur

N.R.Usager demandée à la Cour supérieure, tutelle d’un, voir Tutelle

d’un usager

Usagers, dossier de plaintes des.…………………………………………………………………… X1-2400

Usagers, droits des.…………………………………………………………………………………………… X1-0250

Usagers, enseignement aux...…………………………………………………………………………… X1-2450

Usagers, gestion des services aux.…………………………………………………………………… X1-0100

Usagers, index et registre des…………………………………………………………………………… X1-1650

N.R. Usagers, informations nominatives, voir Registre des accès aux

informations nominatives concernant les usagers

Usagers, questionnaire de satisfaction des, voir Programme d’amélioration

continue de la qualité (agrément)

Usagers, Rapport sur les plaintes des, voir Rapport sur les plaintes

Usagers, registre de sortie des………………………………………………………………………… X1-2000

Usagers, suivi des, voir Programme d’amélioration continue de

la qualité (agrément)

Utilisation des biens, voir Dossier du bien

Utilisation des véhicules, voir Gestion du transport

Utilisation du système, voir Système de gestion documentaire




110

Utilisation, voir Informatique et bureautique

25BV

Vacances, voir Horaires de travail

Vaccination, dossier de, voir Fichier de vaccination

Vaccination, fichier de………………………………………………………………………………………… X1-2300

Vaccination, pièce de, voir Fichier de vaccination

Véhicules, utilisation des, voir Gestion du transport

Vente, voir Disposition du matériel

Vente, voir Disposition des ressources immobilières

Ventes de services, voir Gestion des revenus

Vérification interne et externe, voir Rapports et états financiers

Vie des usagers, code de, voir Accueil

Vie, qualité de, voir Santé et sécurité au travail

N.R. Violence, acte de, voir Registre des communications dans

le but de prévenir un acte de violence

Visites des ordres professionnels, voir Relations avec les associations

et les ordres professionnels

Visuelle, identification, voir Communications et publicité

Voyages et de déplacements, frais de, voir Gestion des comptes à payer

46BSECTION 6

34BLISTES DES MODIFICATIONS APPROUVÉES

LA LISTE DES MODIFICATIONS APPROUVÉES LE 18 JANVIER 2002

113

G1-0850 Programme

d'appréciation de la


Documents relatifs au programme d'appréciation de la qualité (agrément) de

gestion interne de l'établissement.

G4-0450 Dossier de l'employé –

volet santé

Documents relatifs au dossier de santé de l'employé et au dossier d'accidents

de travail des employés de l'établissement.

G5-0400 Gestion des revenus Documents relatifs aux revenus, aux comptes à recevoir, aux revenus de

placement, aux subventions (incluant les subventions à la recherche), aux

commanditaires, aux ventes de services de l'établissement de même qu’à la

contribution financière des usagers pour l’hébergement et les services non

assurés.

G6-0150 Acquisition des biens Documents relatifs à l'acquisition des biens, des équipements et des fournitures,

à la justification d’achat, à l’analyse des besoins, au choix d’achat du bien, aux

bons de commande et aux bons de réception.

G6-0200 Dossier du bien Documents relatifs au dossier du bien, à son utilisation et aux fournitures et

équipements nécessaires à l’utilisation du bien (entre autres leur transport).

G6-0500 Fournisseurs de biens

et de services

Documents relatifs aux fournisseurs de biens et de services professionnels, aux

dossiers des fournisseurs, aux dépliants et catalogues.

G6-0550 Entretien et

réparation du matériel

et des équipements

Documents relatifs à l'entretien et à la réparation du matériel et des

équipements de l'établissement, incluant les appareils d’imagerie médicale.


usagers

Documents relatifs à la gestion des biens (argent, biens personnels) des

usagers confiés à l’établissement (dans la voûte).

G8-0500 Baux et contrats de

location de biens non-

capitalisables et de

services

professionnels

Documents relatifs aux baux et aux contrats de location de biens non-

capitalisables et de services professionnels.

X1-0350 Dossier de l'usager Documents relatifs aux soins et aux services rendus à un usager par

l'établissement, en vertu des articles 53 à 56 du Règlement sur l’organisation et

l’administration des établissements en application de la Loi sur les services de

santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S.-5, r. 3.01).


volet imagerie

médicale

Documents relatifs aux clichés et aux copies de rapports (original au dossier

de l’usager) de radiologie, de médecine nucléaire, de résonance magnétique,

d’échographie et autres techniques similaires.


volet lames et blocs

des laboratoires de

biologie médicale

Lames et blocs des laboratoires de biologie médicale (secteur de

l’anatomopathologie – histologie) : lames de moelle osseuse, coupes

histologiques et blocs de paraffine contenant des tissus.


volet copies

d’ordonnances et de

rapports des

laboratoires de

biologie médicale

Documents relatifs aux copies d’ordonnances et de rapports des laboratoires

de biologie médicale comprenant le secteur de l’anatomopathologie

(histopathologie) et les autres secteurs reliés aux laboratoires ci-

dessus (biochimie, microbiologie et hématologie).

LA LISTE DES MODIFICATIONS APPROUVÉES LE 18 JANVIER 2002

114

X1-1450 Gestion des dossiers

relatifs aux

programmes de santé

et sécurité

Documents relatifs à la gestion des dossiers découlant des programmes de

santé et de sécurité appliqués dans les entreprises, incluant les dossiers des

travailleurs visés par ces programmes.

X1-1650 Index, registre et liste

des usagers

(numériques et

alphabétiques)

Documents relatifs à l'index, au registre et à la liste des usagers de

l'établissement (numériques, alphabétiques) incluant le registre du bloc

opératoire.

X1-1700 Index des maladies Documents relatifs à l'index des maladies des usagers, incluant l’index des

complications et des infections.

X1-1710 Index des

interventions

chirurgicales

Documents relatifs à l’index des interventions chirurgicales.

X1-1750 Index des médecins et

des dentistes

Documents relatifs à l'index des médecins et des dentistes.


périodiques

Données statistiques périodiques de type médico-administratif (Med-echo,

Intégration CLSC, etc.).


annuelles

Données statistiques annuelles de type médico-administratif (Med-echo,

Intégration CLSC, etc.).


naissances et registre

des décès

Documents relatifs au registre du bloc obstétrical et aux registres des

naissances et des décès de l'établissement.


transactions

Documents relatifs à la journalisation des accès aux renseignements nominatifs

informatisés concernant les usagers.


externes à des fins de

diagnostic

Documents relatifs au registre des services externes pour des fins de diagnostic.

X1-2250 Banque de sang

(registres, cardex,

rapports)

Documents relatifs aux registres, aux cardex, aux rapports et aux autres

documents relatifs à la banque de sang et aux transfusions.

X1-2300 Fichier de vaccination Documents relatifs à la vaccination d’un individu sous forme de fichier, dossier

ou pièce.

LA LISTE DES MODIFICATIONS APPROUVÉES LE 10 JUIN 2004

115

N.R. = Nouvelle règle N.R. G1-0210 Administration provisoire

(tutelle)

Documents relatifs à la mise sous tutelle de l’établissement en vertu de la

de la Loi sur les services de santé et les services sociaux

N.R. G4-0460 Registre des accidents de

travail sans perte de temps

Documents relatifs aux accidents de travail qui ne rendent pas le

travailleur incapable d’exercer son emploi.

N.R. G6-0560 Registre du service central

de stérilisation

Documents relatifs à la stérilisation des fournitures et des

instruments médicaux.

N.R. G6-0810 Registre des biens perdus,

oubliés ou confiés

Documents relatifs à la gestion des biens perdus, oubliés ou confiés

à l’établissement dans le cas d’usagers qui ont quitté ou sont

décédés.

G8-0600 Gestion des assurances Documents relatifs aux garanties d’assurances (polices) et aux

certificats d’assurances de l’établissement

X1-0350 Dossier de l’usager Documents relatifs aux soins et aux services rendus à un usager

par l’établissement, en vertu des articles 53 à 56 du Règlement sur

l’organisation et l’administration des établissements en application

de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c.

S-5, r.-3.01).

N.R. X1-0360 Trousse médicolégale Documents relatifs aux informations recueillies dans le cadre d’une

intervention médicolégale auprès d’un usager.

X1-0400 Dossier de l’usager – volet

imagerie médicale

Documents relatifs aux clichés et aux copies de rapports (original

au dossier de l’usager) de radiologie, de médecine nucléaire, de

résonance magnétique, d’échographie et autres techniques

similaires.


lames et blocs des

laboratoires de biologie

médicale


l’anatomopathologie – histologie) : lames de moelle osseuse,

coupes histologiques et blocs de paraffine contenant des tissus.


ordonnances et copies des

rapports des laboratoires de

biologie médicale

Documents relatifs aux ordonnances et aux copies des rapports

(original au dossier de l’usager ou au dossier du requérant de

l’examen) conservées aux laboratoires de biologie médicale

comprenant le secteur de l’anatomo-histopathologie) et les autres

secteurs reliés aux laboratoires ci-dessus (biochimie, microbiologie

et hématologie).


d’antécédents

sociobiologiques

Documents relatifs à la recherche d’antécédents sociobiologiques

N.R. X1-0500 Tutelle d’un usager mineur Documents relatifs à la tutelle d’un usager mineur exercée ou

demandée par le directeur de la protection de la jeunesse


Sécurité et développement

compromis

Documents relatifs aux soins et aux services rendus par un

établissement à un jeune dont les parents ne vivent plus ou n’en

assument pas de fait le soin, l’entretien ou l’éducation.

X1-0750 Jeunes en milieux

résidentiels

Documents relatifs aux jeunes en milieux résidentiels selon la Loi

sur la protection de la jeunesse (L.R.Q., c. P-34).


Acquittement

Documents relatifs au dossier d’acquittement d’un usager selon la

Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents.

[L.C., (2002) c. 1]

X1-0900 Dossier de l’usager – Retrait,

rejet ou suspension

d’inculpation

Documents relatifs au retrait, au rejet ou à la suspension

d’inculpation.


Mesures de rechange ou

arrêt d’intervention

Documents relatifs aux mesures de rechange ou arrêt

d’intervention

LA LISTE DES MODIFICATIONS APPROUVÉES LE 10 JUIN 2004

116

X1-1000 Dossier de l’usager – Acte

criminel, infraction sommaire

ou renvoi

Documents relatifs à un acte criminel, à une infraction ou au renvoi

d’un usager

X1-1200 Ressources d’hébergement

utilisées

Documents relatifs à l’évaluation et aux contrats passés avec les

ressources d’hébergement utilisées dans le cadre des services et

soins rendus à un usager (famille d’accueil qui reçoit des jeunes en


X1-1250 Cas litigieux relatifs aux

familles d’accueil

Documents relatifs aux dossiers des familles d’accueil litigieux.

X1-1350 Dossier communautaire Documents relatifs aux services rendus dans le cadre d’un plan

d‘action aux usagers-communautaire tel que défini au Cadre

normatif et protocole d’échange (SIC-CLSC).

X1-1400 Dossier des entreprises

(CLSC)

Documents relatifs aux interventions dans une entreprise découlant

de l’application des programmes de santé et sécurité.

X1-1450 Dossier des travailleurs

d’une entreprise (CLSC)

Documents relatifs aux soins et services rendus par le CLSC à un

travailleur dans le cadre de programmes de santé et sécurité

appliqués à l’entreprise.

X1-1500 Fiches de demande de

services (CLSC)

Documents relatifs aux demandes de services autres que les

demandes d’information faites à l’établissement, incluant l’analyse

des demandes par les intervenants, qu’il y ait ou non des suivis à

leur égard.

N.R. X1-1510 Fiches de demandes


Documents relatifs aux demandes d’information auxquelles un

professionnel à l’accueil donne réponse.

X1-1650 Index et registre des usagers

(numériques et

alphabétiques)

Documents relatifs à l’index et au registre des usagers de

l’établissement (numériques et alphabétiques).

N.R. X1-1910 Registre des sujets d’essais

cliniques

Documents relatifs aux sujets sélectionnés dans le cadre des essais

cliniques.

X1-1950 Registres des naissances,

des décès, du bloc

obstétrical et du bloc

opératoire

Documents relatifs aux registres des naissances, des décès, du bloc

obstétrical et du bloc opératoire de l’établissement.

X1-2300 Fichier de vaccination Documents relatifs à la vaccination d’un individu sous forme de

fiche, dossier ou pièce.

N.R. X2-0210 Rémunération à l’acte Documents relatifs aux demandes de paiement à la RAMQ pour la

rémunération à l’acte des médecins

X3-0150 Études, recherche et

développement

Documents relatifs aux études, aux activités de recherche et de

développement, aux protocoles de recherche, aux chercheurs, aux

publications scientifiques, à la correspondance, aux projets de

recherche et aux rapports de recherche de l’établissement.

LA LISTE DES MODIFICATIONS APPROUVÉES

LES 19 SEPTEMBRE 2005 ET 22 FÉVRIER 2006

117

N.R. = Nouvelle règle N.R. G1-0760 Rapport sur les plaintes des

usagers

Rapports mensuels et annuel sur les plaintes des usagers reçues

par l’établissement

G4-0460 Registre des accidents de

travail sans perte de temps

Documents relatifs aux accidents de travail qui ne rendent pas le

travailleur incapable d’exercer son emploi et qui comportent la

signature du travailleur accidenté.

N.R. G5-0360 Rétribution payée aux

RI/RTF

Documents relatifs à la rétribution payée aux ressources

d’hébergement non institutionnelles (RTF/RI).

G6-0600 Disposition du matériel Documents relatifs à la disposition du matériel, à la vente, au

transfert, à la destruction, à la récupération et au recyclage des

biens matériels de l’établissement.

G8-0300 Réclamations Documents relatifs aux réclamations par et contre l’établissement.

N.R. X1-0110 Plan d’organisation clinique

des services

Documents relatifs à l’organisation des services et des programmes

de santé et de services sociaux de l'établissement.


par l’établissement, en vertu des articles 53 à 56 du Règlement sur

l’organisation et l’administration des établissements en application

de la Loi sur les services de santé et les services sociaux

(L.R.Q., c. S-5, r.-3.01).


imagerie médicale


au dossier de l’usager) de radiologie traditionnelle et d’intervention

ou interventionnelle**, de médecine nucléaire, de résonance

magnétique, d’échographie et autres techniques similaires.


Sécurité et développement

compromis

Documents relatifs aux soins et aux services rendus par un

établissement à un jeune dont les parents ne vivent plus ou n’en

assument pas de fait le soin, l’entretien ou l’éducation.

X1-0750 Jeunes en milieux

résidentiels

Documents relatifs aux jeunes en milieux résidentiels selon la Loi

sur la protection de la jeunesse.

N.R. X1-1920 Registre des traumas,

d’oncologie, des urgences,

etc.

Information relative aux cas de traumatologie, d’oncologie, de

l’urgence, etc.

N.R. X1-1930 Registre local des accidents

et des incidents

Information relative aux accidents et incidents survenus dans

l’établissement.

X1-1950 Registres des naissances,

des décès, des

mortinaissances, du bloc

obstétrical et du bloc

opératoire

Documents relatifs aux registres des naissances, des décès, des

mortinaissances, du bloc obstétrical et du bloc opératoire de

l’établissement.

N.R. X1-2260 Stupéfiants et drogues

contrôlées

Documents et dossiers relatifs aux stupéfiants et aux drogues

contrôlées

X1-2400 Dossier de plaintes des

usagers

Documents relatifs au dossier de plaintes des usagers.

X2-0210 Rémunération par la RAMQ Documents relatifs aux demandes de paiement à la RAMQ pour la

rémunération à l’acte des médecins, à vacations ou à honoraires

fixes.


LE 4 DÉCEMBRE 2008

118

N.R. = Nouvelle règle

G1-0150 Documents constitutifs Documents relatifs à la loi constitutive, à l’histoire de

l’établissement, à la charte, au sceau, au logo, aux lettres

patentes, au permis d’exploitation, aux mandats, aux

armoiries, à la devise et au drapeau de l’établissement.

G1-0350 Normes, politiques,

procédures et directives

Documents relatifs aux normes, aux politiques, aux

procédures et aux directives de l’établissement.

G1-0450 Règle scindée

en deux

Conseil d’administration Documents relatifs au fonctionnement du conseil d'administration,

au registre des membres, à l’élection et à la désignation de ceux-ci,

aux règlements internes et aux règlements généraux, aux avis de

convocation, aux ordres du jour et aux procès-verbaux.

N.R. G1-0460 Assemblée publique Documents relatifs à la préparation et à la tenue des assemblées

publiques de l’établissement.

G1-0500 Comités du conseil

d’administration et autres

comités, conseils

professionnels et réunions

internes

Documents relatifs aux comités du conseil d’administration et aux

autres comités, aux conseils professionnels et réunions internes, à

la composition de ces comités (comité de gestion des risques,

comité de vigilance et de la qualité, comité de révision, comité de

vérification, conseil des infirmières et infirmiers, conseil des

médecins, dentistes et pharmaciens, conseil multidisciplinaire,

conseil des sages-femmes, etc.), à l’élection ou à la nomination des

membres, aux mandats, aux calendriers de réunions, aux avis de

convocation, aux ordres du jour et aux procès-verbaux.

G1-0600 Comité des usagers Documents relatifs au comité des usagers, à sa composition, aux

mandats, au calendrier de réunions, aux avis de convocation, aux

ordres du jour et aux procès-verbaux, etc.

N.R. G1-0610

G1-0760

Comités des résidents

Rapport sur les plaintes

des usagers

Documents relatifs aux comités des résidents, à la composition de

ces comités, à leur mandat, à leur fonctionnement, aux avis de

convocation, aux procès-verbaux ou aux comptes rendus, etc.

Rapports mensuels et annuels des plaintes des usagers reçues par

l’établissement.

N.R. G1-0770 Dossier d’intervention du

Commissaire local aux

plaintes et à la qualité des

services

Documents relatifs à l’exercice du pouvoir d’intervention de sa

propre initiative du commissaire local aux plaintes et à la qualité

des services.

G1-0850 Programme d'amélioration

continue de la qualité

(agrément)

Documents relatifs au programme d'amélioration continue de la

qualité de l’établissement (agrément des services de santé et

services sociaux).

N.R. G1-0900 Nouvelle

numérotation de

X1-1930

Registre local des accidents

et des incidents

Information relative aux accidents et aux incidents survenus

lors de la prestation de soins et de services.

G2-0150 Création, reproduction,

traduction et destruction des

documents

Documents relatifs à la création, à la reproduction, à la traduction

et à la destruction des documents de l’établissement

G2-0350 Registre des communications Documents relatifs aux communications incluant des

documents administratifs et des données nominatives, peu

importe le support (papier ou électronique).

G4-0450 Dossier de l'employé – volet

santé

Documents relatifs au dossier de santé de l'employé et au

dossier d'accidents de travail des employés de

l'établissement.

G4-1200 Négociations locales Documents relatifs aux négociations locales, aux demandes

syndicales, aux offres patronales, aux ententes ou

arrangements locaux.


LE 4 DÉCEMBRE 2008

119

G5-0250 Comptabilisation Documents relatifs à la gestion du système comptable, à la charte

comptable, au grand livre, à la caisse recettes, à la caisse

déboursés, au journal général et au journal des achats de

l'établissement.

G5-0350 Gestion des comptes à payer Documents relatifs aux factures et notes de crédit

capitalisables et non-capitalisables, aux dossiers comptables

des fournisseurs, à la petite caisse et aux pièces justificatives,

aux frais de voyage et de déplacements de l'établissement.

G5-0360 Rétribution payée aux

RI/RTF

Documents relatifs à la rétribution payée aux ressources

d’hébergement non institutionnelles (RI-Ressources

intermédiaires/RTF-Ressources de type familial).

G5-0400 Gestion des revenus Documents relatifs aux revenus, aux comptes à recevoir, aux

revenus de placement, aux subventions (incluant les subventions à

la recherche), aux commanditaires, aux ventes de services de

l'établissement de même qu’à la contribution financière des usagers

pour l’hébergement et les services non assurés.

G5-0450 Gestion de la paie Documents relatifs à l'administration de la paie, au rapport

périodique des heures et des salaires payés, au rapport de la

banque de maladie, au journal de paie, à la saisie de salaire, au

relevé d'emploi et aux prélèvements sur le salaire.


bancaires

Documents relatifs aux opérations bancaires, aux états bancaires,

aux comptes de banque, aux bordereaux de dépôts, aux liquidités,

à la marge de crédit, aux fonds de roulement, au registre de

banque et aux services bancaires.

G5-0650 Gestion des placements Documents relatifs aux placements de l'organisme, aux certificats

d'action et aux dépôts à terme de l'établissement.

G5-0700 Impôts et taxes des

gouvernements et des

municipalités

Documents relatifs aux impôts et taxes des gouvernements (TPS -

TVQ) et des municipalités et aux relevés de taxation.

G5-0750 Gestion de la dette Documents relatifs à la gestion de la dette (emprunts) de

l'établissement.

G6-0200 Dossier du bien Documents relatifs au dossier du bien, à son utilisation, aux

fournitures et équipements nécessaires à l’utilisation du bien (entre

autres leur transport).

G6-0550 Entretien et réparation du

matériel et des équipements

Documents relatifs à l'entretien et à la réparation du matériel et des

équipements de l'établissement, incluant les appareils d’imagerie

médicale.

G6-0600 Disposition du matériel Documents relatifs à la disposition du matériel, à la vente, au

transfert, à la destruction, à la récupération et au recyclage des

biens matériels de l’établissement.

G8-0600 Gestion des assurances Documents relatifs aux garanties d’assurances (polices) et

aux certificats d’assurances de l’établissement.

N.R. G8-0650 Dossier d’enquête en gestion

des risques

Documents relatifs aux enquêtes faites dans le cadre des activités

de gestion des risques.


par un établissement en vertu du Règlement sur l’organisation et

l’administration des établissements.


imagerie médicale


au dossier de l’usager) de radiologie traditionnelle et d’intervention

ou interventionnelle, de médecine nucléaire, de résonance

magnétique, d’échographie et autres techniques similaires.


lames et blocs des

laboratoires de biologie

médicale


l’anatomopathologie – histologie) : lames de moelle osseuse,

coupes histologiques et blocs de paraffine contenant des tissus.


LE 4 DÉCEMBRE 2008

120



rapports des laboratoires de

biologie médicale

Documents relatifs aux ordonnances et aux copies des

rapports (original au dossier de l’usager ou au dossier du

requérant de l’examen) conservés aux laboratoires de biologie

médicale comprenant le secteur de l’anatomopathologie -

histologie et les autres secteurs reliés aux laboratoires ci-

dessus (biochimie, microbiologie et hématologie).

N.R. X1-0430 Dossier de l’usager – volet


rapports des laboratoires

d’électrophysiologie

médicale, imagerie médicale

et audiologie

Documents relatifs aux ordonnances, tracés ou documents

accessoires reliés aux épreuves de diagnostic ou de monitoring

conservés aux laboratoires d’électrophysiologie médicale et aux

copies des rapports (original au dossier de l’usager ou au dossier du

requérant de l’examen).

N.R. X1-0440 Dossier de l’usager – Tracés

de monitoring fœtal

Documents relatifs aux tracés de monitoring fœtal.


d’antécédents

sociobiologiques

Documents relatifs à la recherche d’antécédents

sociobiologiques.

X1-0500 Tutelle d’un usager

demandée à la Cour

Supérieure

Documents relatifs à la tutelle d’un usager exercée ou demandée,

entre autres, par le directeur de la protection de la jeunesse et

accordée par la cour Supérieure.


Signalement non retenu

Documents relatifs au signalement non retenu selon la Loi sur la

protection de la jeunesse.


Sécurité ou développement

non compromis

Documents relatifs aux services rendus par un établissement

à un jeune dont la sécurité ou le développement est non

compromis selon la Loi sur la protection de la jeunesse.


sécurité ou développement

compromis

Documents relatifs aux services rendus par un établissement à un

jeune dont la sécurité ou le développement est compromis selon la

Loi sur la protection de la jeunesse.

X1-0750 Jeunes hébergés en

ressources intermédiaires

(RI)

Documents relatifs aux jeunes placés en milieux résidentiels

(Ressources intermédiaires).

X1-0850

Intègre les règles

X1-0900

X1-0950

X1-1000

Dossier de l’usager –

Acquittement – retrait –

rejet ou suspension

d’inculpation – mesures de

rechange ou arrêt

d’intervention – acte

criminel, infraction sommaire

ou renvoi

Documents relatifs au dossier d’un usager selon la Loi sur le

système de justice pénale pour les adolescents.


adoption

Documents relatifs au dossier d’adoption d’un usager.

X1-1200

X1-1210

Ressources d’hébergement

utilisées

Gestion des unités de vie

Documents relatifs à l’évaluation et aux contrats passés avec les

ressources d’hébergement utilisées dans le cadre des services et

des soins rendus à un usager (familles d’accueil, résidences

d’accueil ou ressources intermédiaires qui reçoivent des usagers en


Documents relatifs aux informations dans le cadre des activités

quotidiennes d’une unités de vie en internat, en foyer de groupe, en

ressource intermédiaire (cahier de bord, rapport de nuit, rapports

quotidiens, etc.)

X1-1250 Cas litigieux relatifs aux

ressources d’hébergement

Documents relatifs aux dossiers litigieux des ressources

d’hébergement.

X1-1450 Dossiers des travailleurs

d’une entreprise (CLSC)

Documents relatifs aux soins et services rendus par le CLSC à

un travailleur dans le cadre de programmes de santé et

sécurité appliqués à l’entreprise.


LE 4 DÉCEMBRE 2008

121

X1-1460 Analyse de postes lors de

demandes de retrait

préventif (CLSC)

Documents relatifs aux analyses de postes faites par les

CLSCs et reliées à des demandes de retrait préventif

provenant de salariées enceintes ou qui allaitent.

X1-1920 Registre des traumatismes,

d’oncologie, des urgences,

etc.

Information relative aux cas de traumatologie, d’oncologie, de

l’urgence, etc.

31BX1-1930

Registre local des incidents

et des accidents N° annulé et transféré au G1-0900

X1-2100 Registre des accès aux

informations nominatives

concernant les usagers

Registre tenu pour répondre aux exigences de la loi dans le

cadre de l’utilisation des systèmes informatiques et lorsque

l’application informatique le permet.

X1-2250 Banque de sang (registre,

cardex, rapports, etc.)

Documents relatifs aux registres, aux cardex, aux bordereaux

d’émission de produits sanguins, aux rapports d’incident/

d’accident transfusionnels et aux autres documents relatifs à

la banque de sang et aux transfusions de produits sanguins.

X2-0300 Administration reliée aux


Documents relatifs à l'administration reliée aux actes

professionnels, aux actes médicaux, aux protocoles, aux

ordonnances collectives, aux ordonnances permanentes, aux

délégations d’actes, aux règles de soins, aux procédés de soins, aux

techniques de soins, aux procédures d'exécution et à la prévention

des infections.

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