PREAMBULE GUIDE DENROLEMENT

Problmatique 1: Etude dun moyen pour faciliter lidentification de la carte de lenrl et le travail de lenrleur.

Solution propose: Pr-imprimer les demi-enveloppes accueillant les cartes enrls avec des rubriques remplir par lenrl : Noms - Prnoms N Ascoma Compagnie Ville Statut : Lassur, Conjoint, Enfant. Faisabilit :

o Inconvnients relevs par lexprience de certains enrleurs : Personne enrle ne connaissant pas leurs noms (Enfants, Illettrs) Lenrl reportant mal la position de ses noms / Confondant son nom

avec celui du parent ou du conjoint Lenrl confondant son matricule ASCOMA avec son matricule

professionnel Noms ne correspondant pas avec ceux de la base, cause de :

Erreurs dincorporation (dont les assurs nont pas connaissance)

Confusion de lordre des noms et prnoms Confusion entre Nom de conjoint / Noms de jeune fille

o Problmatique souleve par la pr-impression des demi enveloppes : Limite du matriel dimpression Ascoma usuel (Configuration sur

HP LaserJet 1606dn : dix Enveloppes C5 chargeables simultanment dans le bac principal ; 26 enveloppes par minute soit environ 30 secondes pour la capacit max de 10 enveloppes)

Dcoupe alatoire des demi-enveloppes Gaspillage dencre et denveloppes en considrant que les

enveloppes sont jetes aprs impression des cartes ou encore inutilisable si mal dcoupe

Axe de rflexion : Sous-traiter limpression par une entreprise

professionnelle tierce ? Considrer et diffrencier systmatiquement les phases

denveloppage des cartes : a) Enveloppage la suite de lenrlement

b) Enveloppage final la suite du processus de classement par assur pour transmission de la carte (sachant bien quavant darriver cette phase, plusieurs demi-enveloppes sont sacrifies dans le processus de tri des cartes dune seule famille dassur)

Abandonner lide dimpression et denveloppage (spcifiquement de la phase a : Enveloppage la suite de lenrlement) en vulgarisant par un affichage par note publique, sur les lieux denrlements, du modle de remplissage des diffrentes informations par lenrl ?

Problmatique 2 : Etude dun moyen pour faciliter et acclrer lopration dimpression-classement voire transmission des cartes par familles dassurs (assur principal)

Problmes soulever dans la procdure actuelle : o Cartes enrles classes ple-mle et alatoirement ; do la dpense

de temps pour la rorganisation par famille o Doublons dimpression dus la confusion de noms par lenrleur ou

lassur, ou limprimeur (aucun moyen dtre certain de lexistence dune prcdente impression)

o Echange de propritaire de carte lors de limpression, du : Assurs dont les noms sont familirement proches Impossibilit dtre sr dune prcdente impression (ou non)

dune carte parmi une file dautres cartes de possesseurs de la mme famille

Erreur lors du lancement de limpression en cliquant sur le mauvais assur

Dcalage du propritaire de carte lors du processus dimpression la file, de cartes (Paramtres dimpression errons ; dysfonctionnement de limprimante entrainant une reprise dimpression, et donc un report de limpression en cours sur la carte suivante)

Changement du propritaire lors de llimination de doublon par limprimeur, par son choix deffacer un des doublons, alatoirement choisie parmi les deux doublons (parfois plus) ; dans lespoir dtre tomb pic, et dans le souci de transmettre

malgr tout, une carte lassur qui simpatiente aprs son enrlement.

Echange INEVITABLE, d lIMPOSSIBILITE didentification physique des donnes inscrites sur la carte, et donc du rel propritaire dune carte.

o Dtrioration des cartes lors de la production d : Tentative deffacement dencre pour reprise dimpression Procd utilis : grattage par tampon mtallique/ Emploi dun

dtersif, dun solvant Mauvais paramtrage des options dimpression Dysfonctionnement de limprimante (Tte dimpression,

coloriage uni-couleur et unilatral de la carte) Solutions Proposes: Rorganisation de la chane de production en

considrant lobjectif PRINCIPAL final : LA NECESSITE DE TRANSMETTRE LES CARTES CORRECTEMENT PRODUITES ET CLASSEES PAR ASSURE PRINCIPAL, LE PLUS RAPIDEMENT POSSIBLE.

Ainsi donc proposs :

1 Sassurer de la vracit des informations entres dans le systme avec une mthodologie dincorporation PLUS RIGOUREUSE.

2 Communiquer les informations dassurs incorpors aux entreprises pour leur lintgration et lutilisation des dites donnes lors de lenrlement.

Schma propos :

Dans un tableau (liste) classer les assurs par Assur principal selon les informations manant directement de la base (avec fautes si existantes) selon les colonnes suivantes :Ville Compagnie - Nom et Prnom Assur Principal Matricule Assur incorpor Noms/Prnoms tel que figurant dans la base Statut. Informations porter la connaissance de chaque famille, peu avant lincorporation.

3 Afficher sur le site denrlement un exemple de remplissage de la demi-enveloppe devant porter la carte biomtrique, aux fins de la facilitation du travail de lenrleur par lenrl. Information de remplissage provenant bien sr du tableau dexemple susmentionn.

4 Afficher dautres informations complmentaires au besoin (illustrations (identification visuelle du doigt demand en priorit), exhortations diverses)

5 Exhorter les enrleurs :

REGROUPER AU MAXIMUM LES CARTES ds LENROLEMENT PAR FAMILLE (avec des frondes) en suivant quelques rgles :

Exhorter les familles venir senrler en groupe ds lenvoi de lannonce aux entreprises, ou dans un guide de lenrl pr-envoy.

Lier les cartes des membres familiers entre elles Classer les cartes scrupuleusement dans lordre

dincorporation, la suite, du dbut la fin du processus, et veiller la transmission des dites cartes dans cet ordre au service dimpression.

Le service dimpression veillera garder la mme rigueur, en commenant limpression par les premires cartes enrles ; et en regroupant les cartes imprimes ds le dpart, en conservant le mme ordre et le mme empaquetage, par ASSURE PRINCIPAL (soit par famille), limitant ainsi les mlanges et tris.

ULTIME PROPOSITION IMPORTATANTE

Avant tout changement et adoption, nous recommandons de tenir une/des runion(s) entre toutes les entits lies au projet, particulirement ayant une exprience de lenrlement. Runion qui se suivra de consultations priodiques et de rfrencement (Rglementation crite, statistiques, valuations, enqutes). Ceci dit ci-haut est valide selon nous, pour tout le service ou les services li ou lis la biomtrie, pour diffrents besoins, que nous constatons ou que lon nous fait constater ; en entreprise, dans les centres de sant, sur le terrain ; par des collgues, partenaires sants, clients, observateurs ; bref, toute entit lie, inclue, concerne de prs ou de loin par la biomtrie ASCOMA.

Bien vouloir tenir compte des observations sus- mentionnes, et assurer un retour quelconque, merci.