Pratiques de gestion fédérale et territoriale

Livret à l’attention des clubs

Version 2 : 1er trimestre 2016 Bernard FLAUJAC Trésorier Adjoint

Mireille BIGARÉ Comptable

Trésorerie du comité : 04 94 41 92 63

Par le standard du comité : 04 94 41 17 40 Option 4

Courriel (Email) : tg@cotedazur-rugby.com

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1. Fonctionnement du système de gestion fédérale pour les clubs :

Combien de relevés par saison ?

Pour une saison qui débute le 1er juillet et se termine obligatoirement le 30 juin, 3 relevés :

1. 31 janvier (Comptes arrêtés au 31 décembre) ;

2. 30 avril (selon décision de la FFR) ;

3. 30 juin : solde de fin de saison.

A quels documents se réfèrent la FFR et le comité territorial ?

« STATUTS ET REGLEMENTS » édités chaque saison par la FFR, disponible sur

internet :

Publications officielles

Règlements généraux

STATUTS ET REGLEMENTS Télécharger

A partir d’un moteur de recherche, taper

Cliquer sur l’onglet Documentation

Puis

ffr.fr

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2. Fonctionnement du système de gestion du comité territorial pour

les clubs :

A quelles périodes le comité territorial intervient-il ?

Au mois d’octobre pour la facture d’engagement des équipes.

Dès réception des 2 ou 3 relevés de la FFR.

Comment le comité territorial retranscrit-il les écritures pour les clubs ?

A partir des relevés FFR, aux dates indiquées ci-dessus et des opérations

complémentaires inscrites sur le « Grand livre comptable ».

Qu’est-ce qu’un « Grand livre comptable » ?

Une « photographie » détaillée et précise, à une date donnée, des débits et

crédits. (Un grand livre par club, avec un numéro correspondant au code FFR et

commençant par 01).

Quels sont les documents envoyés aux clubs ?

La facture d’engagement des équipes (octobre).

Le relevé FFR + le relevé du comité territorial, à chaque arrêté (2 ou 3 / an) + la

facture de frais de gestion sur les licences.

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Quelles sont les informations du relevé FFR qui sont retranscrites dans la

comptabilité du comité territorial ?

Un compte débiteur ou créditeur à la date du relevé.

3. Utilisation du système « intranet » à partir d’un moteur de

recherche :

Comment accéder à votre compte club ?

a. Le club n’a pas d’identifiant et mot de passe :

La demande est faite auprès de comité territorial (Stéphanie FERAUD).

b. Le club a son identifiant et son mot de passe.

3. Utilisation d’internet à partir d’un moteur de recherche :

Où trouver les informations ?

Sur le site :

Après avoir rentré « l’identifiant et le mot de passe », prendre dans le « Menu »

(situé à gauche) l’onglet « Compte ffr », cliquer : Le relevé FFR s’affiche.

ffr.fr

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Comment interpréter les informations des relevés FFR ?

1) Relevés intermédiaires (un ou deux) : - prendre la ligne « Abondement

FFR » sur le relevé du comité territorial et comparer au solde du relevé FFR.

2) Relevé de fin de saison (un) : - prendre la ligne « Solde fin de saison

FFR » et comparer au solde du relevé FFR.

Comment comprendre les 2 ou 3 soldes des relevés FFR ?

Ils sont le résultat de toutes les opérations débitrices ou créditrices détaillées dans

chaque relevé FFR.

Soldes RF : Règlement

financier

LC : Licences

Journal

Solde 3

Solde 2

EF : Sanction

disciplinaire

Indemnités

kilométriques

AU : Opération diverse

Nota : COT DIF COT : Cotisation

DIF : Différence

DC4 : Dirigeant d’association EBF : Educateur Brevet Fédéral ECF : Educateur en cours de formation

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4. Détail du relevé FFR :

Que débite la FFR ?

Les affiliations sportives (Cotisations) ; LC

Les assurances sportives ; LC

La cotisation annuelle du club ; COT

La solidarité « Fondation FERRASSE » ; COT

La documentation (livrets + statuts) ; COT

Les amendes fédérales ; EF

Les régularisations intersaisons ; AU

Les frais de directeur de matches ; RF

…

Que crédite la FFR ?

Les remboursements d’indemnité kilométrique ; RF

Les frais divers de structure pris en charge ; AU

Les forfaits en faveur du club ; AU

La caisse de blocage des clubs F1, F2 et F3 ; RF

Les subventions pour création de club ; SUB

Les subventions pour labellisation de l’école de rugby SUB

…

5. Détails du relevé du comité territorial :

Que débite le comité territorial ?

Le solde FFR créditeur ;

Les mutations ;

Les indemnités de formation lorsqu’un(e) joueur(se) arrive au club en venant

d’un autre club ;

Les amendes et sanctions ;

Les frais d’engagement d’équipe ;

Les frais de gestion facturés sur les licences ;

Les facturations diverses (places de matches, repas de réception, …) ;

Les timbres d’affiliation ;

Les frais de déplacement divers pour annulation de matches ;

…

Que crédite le comité territorial ?

Les indemnités de formation lorsqu’un(e) joueur(se) formé(e) au club part dans

un autre club ;

Les facturations de prestations au comité territorial ;

L’aide à l’arbitrage ;

Le solde FFR débiteur;

…

Journal

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Comment interpréter le solde :

6. Remarque :

Nécessité à chaque relevé intermédiaire et en fin de saison de procéder au

rapprochement des soldes.

Le solde débiteur ou créditeur du comité territorial représente

la totalité des écritures du club (fédération + comité territorial).

Solde comité

territorial

débiteur

Solde comité

territorial

créditeur

Solde club

créditeur

Solde club

débiteur

=

=

Si la somme est suivi de

moins(signe moins)

Solde créditeur : le club

ne doit rien au comité

territorial.

Si la somme n’a pas de

signe Solde débiteur :

le club doit cette somme

au comité territorial.

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7. Exemple de présentation d’une comptabilité de trésorerie de club

sur EXCEL :

N°COMPTE CLUB : 0000A

DATE NATURE DE L'OPERATION DEBIT CREDIT SOLDE OBSERVATIONS

01/07/2013 Achats Mutations 140,00 € 140,00 €

07/08/2013 Indemnité de formation joueur X 160,00 € -20,00 €

10/10/2013 Licences septembre 1 500,00 € 1 480,00 €

14/10/2013 Cheque n°0001 SG règlement mutations 140,00 € 1 340,00 €

27/10/2013 cheque n°0016 SG règlement licences sept 1 500,00 € -160,00 €

31/10/2013 Facture n°20130101002 Engagements équipes 300,00 € 140,00 €

01/01/2014 Abondement FFR 1er relevé 1 723,00 € 1 863,00 €

02/02/2014 Indemnité de formation joueur X 200,00 € 2 063,00 €

01/01/2014 Facture n°20130101001 frais licences 152,00 € 2 215,00 €

31/01/2014 chèque n°0030 règlement abondement + frais 1 875,00 € 340,00 €

10/02/2014 Facture n°20130101010 Facture places Matchs 84,00 € 424,00 €

15/04/2013 Aide à l'arbitrage 120,00 € 304,00 €

30/04/2014 Abondement FFR 2eme relevé 10 456,00 € 10 760,00 €

01/05/2013 Facture au Comité repas écoles de Rugby 250,00 € 10 510,00 €

07/05/2014 Amende disciplinaire joueur X 150,00 € 10 660,00 €

30/06/2014 Abondement FFR 3eme relevé 3 258,00 € 7 402,00 €

15/07/2014 cheque n°0123 SG solde saison 13-14 7 402,00 € 0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

TOTAUX MOUVEMENTS 14 705,00 € 14 705,00 € 0,00 €

Ne convient pas aux clubs de fédérales, qui sont tenus à une

comptabilité d’engagement et à la présentation de comptes certifiés.

LOGO

CLUB

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Pratiques de gestion fédérale et territoriale

8. Annexe 1 : Licences.

Comment est déterminé le coût de chaque licence ?

Par addition de 3 éléments : ,

Une affiliation

Une assurance

Des frais de gestion

Nota : A la réception du premier relevé FFR (31 janvier), dans lequel 80 à 90% des licences

sont facturés, il fortement conseillé aux clubs de pointer le décompte par catégorie.

Où trouver le montant de chaque licence (affiliation + assurance) ?

Se référer au « Statuts et Règlements » (procédure page 2 du présent livret) :

Article 621.2.1 Affiliation (cotisation).

Article 621.2.2 Assurance.

A quoi servent les frais de gestion prélevés par le comité territorial ?

a. Formation des Educateurs et Bénévoles ;

b. Gestion des affiliations.

9. Annexe 2 : Mutations.

Où le club peut-il se procurer les documents (liasse de mutation)

nécessaires à la mutation d’un joueur entrant ?

Au comité territorial, auprès du service des affiliations et/où à la trésorerie, sous

réserve de l’acquittement complet de la liasse de mutation à sa délivrance.

A quelle période le club peut-il se procurer ces documents ?

A partir du mois de juin pour la saison à venir.

Jusqu‘au 31 décembre pour les fédérale 1, 2 et 3, 28 février pour les séries et au

30 juin pour les écoles de rugby.

Perçues par la FFR

Perçus par Le comité territorial

+

+

Titre 6

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Pratiques de gestion fédérale et territoriale

10. Annexe 3 : Indemnités de formation.

Quel est le principe de l’indemnité de formation ?

a. Le club formateur reçoit l’indemnité de formation, déduite de 20%

correspondant aux frais de gestion reportés sur les comités en charge des

dossiers.

b. Le nouveau club paye l’indemnité de formation au club quitté par

l’intermédiaire de son comité.

Quelles sont les conditions requises pour qu’un club puisse percevoir

ou payer une indemnité de formation ?

Se référer au « Statuts et Règlements » (procédure page 2 du présent

livret) :

Article 260 et Article 661.

11. Annexe 4 : Indemnités kilométriques.

Comment sont déterminés ces remboursements ?

Se référer au « Statuts et Règlements » (procédure page 2 du présent livret) :

Article 641 et suivants.

Qui détermine les indemnités kilométriques ?

Exclusivement le service de la FFR, dédié au calcul des indemnités

kilométriques en fonction des compétitions.

Où trouver le(s) montant(s) du (des) remboursement(s) ?

Sur le relevé FFR (voir exemple, page 4 du présent livret).

Le comité territorial engage vivement les clubs à vérifier les

éléments constitutifs des indemnités kilométriques qui leur

sont versées, dès l’émission de celles-ci, par la FFR, sur les

comptes des clubs.

Titre 6

Titre 2 Titre 6

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Pratiques de gestion fédérale et territoriale

12. Informations complémentaires :

Les membres de la trésorerie du comité territorial sont à la

disposition des clubs pour toutes informations complémentaires.

Trésorerie du comité : 04 94 41 92 63

Par le standard du comité : 04 94 41 17 40 Option 4

Courriel (Email) : tg@cotedazur-rugby.com

Adresse :

Comité Territorial Côte d’Azur de Rugby

Maison Régionale du Rugby

579, Avenue Jean Moulin

83220 LE PRADET