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Formation des leaders du CNCRen communication

Sance 3Techniques danimation de runions

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En attendant le dbut, sur une feuille

Nom :Fdration :Date :Motivation suivre la formation :Vos attentes :Indiquez si vous avez dj anim desrunions

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Techniques danimation de runions Objectifs

La comprhension des principes defficacitdans la conduite des runions ;La matrise de techniques danimation.

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Plan de formation

Les principes defficacit dans la conduite des runions

Rle et fonction de lanimatrice ou de l'animateur

La maitrise de techniques danimation

Exemples et mise en situation

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Principes defficacit dans la conduite des runions Connatre et distinguer les typesde runions

Runion dinformationRunion de prise de dcisionRunion de stimulationRunion de type rencontre

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Connatre et distinguer les types de runions Runion dinformation

Communiquer des informations ou ;

Donner des instructions

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Connatre et distinguer les types de runions Runion de prise de dcision

Prendre ou appliquer des dcisions ;Soumettre une proposition pour discussionet, gnralement, pour dcision.

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Connatre et distinguer les types de runionsRunion de stimulation

Elle vise engendrer des ides cratives

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Connatre et distinguer les types de runions Runion de type rencontre

Davantage socialisante, elle vise la crationdun bon climat dans le groupe oulorganisation Elle favorise une meilleure vie associative

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Principes defficacit dans la conduite des runions Etapes de planification dune runion

AvantPendant

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Etapes de planification dune runion Avant la runion (prparation)

Associer lanimateur ds ltape de laplanification pour

laider bien se prparer favoriser le bon droulement de la runion

Dfinir lobjectif, la finalit de la runion communiquer des faits constats ?partager de linformation ?prendre une dcision ?

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Etapes de planification dune runion Avant la runion (prparation)

Choisir les participantsSelon le sujet de la runion ;Selon leurs comptences, expriences, intrts, etc. ;Limiter le nombre un niveau permettant une participationoptimale et efficace compte tenu des contraintes budgtaires ouautres

Choisir le lieu de la runion

Rservation de la salle lavance si ncessaire ;Endroit propice au bon droulement de la runion (calme, labrides perturbations externes) avec chaises, tables et matrieladquat disponibles

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Etapes de planification dune runion Avant la runion (prparation)

Convoquer les participantes et participantsIndiquer avec prcision le lieu, la date et lheure de la runion

Annexer un ordre du jour comportant lobjet de la runion, lespoints discuter et lobjectif poursuivi

Prparer le sujetInventorier et prparer les informations dont le groupe aurabesoin pour traiter les diffrents sujets

Prparer une introduction du ou des sujets (il ne sagit pas de letraiter, mais de lintroduire afin de pouvoir enclencher ladiscussion)

Penser la mthode la plus efficace pour animer la runion

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Etapes de planification dune runion Avant la runion (prparation)

Runir les documents ncessairesPrvoir un ou des supports visuels

Affiche ou tableau reprenant les points de la runion. Cest unbon moyen pour rappeler vers le but prvu celles ou ceux quisloignent du sujet ; Un second support pour les synthses des discussions, lesdcisions prises et les questions, ides et points en rserve.

Prparer le lieu de la runionVoir la bonne disposition des chaises et tables ;Prvoir une place pour chacun ;Sassurer de la disponibilit du matriel ncessaire.

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Etapes de planification dune runion Pendant la runion (droulement)

Ouverture de la runion AccueilPrsentation de lanimatrice ou animateur Tour de tablePrsentation des objectifs de la runion

(sans esquisser de solutions) Attribution des rles (3)

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Pendant la runion (droulement) Attribution des rles

Lanimatrice ou animateur Nous dveloppons plus loin le rle de lanimatrice ou delanimateur

La gardienne ou le gardien du tempsIl sagit dun rle important qui aidera sassurer que la runionest productive et que les sujets lordre du jour sonteffectivement traits par le groupe

La rapporteuse ou le rapporteur Cette personne prend rapidement des notes rsumant fidlementles discussions. Elle note avec prcision les dcisions prises aucours de la runionSon travail assurera une continuit la runion.

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Etapes de planification dune runion Pendant la runion (droulement)

Droulement proprement parler :Lanimatrice ou lanimateur nintervient pas sur le

fondLe contenu vient des participantes et participantsLes points faisant lobjet de prise de dcisionpassent normalement par les phases suivantes

Dfinition de lobjectif, poser le problme Recherche des solutionsCritique des propositionsDcisions

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Etapes de planification dune runion Pendant la runion (droulement)

Clture de la runionSynthse finale qui doit recueillir laccord dugroupeRappeler les suites donner aux dcisions prisesen cours de runion et valider les tapessubsquentesPenser aux messages- cls communiquer, sil ya lieu

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Plan de formation

Les principes defficacit dans la conduite des runions

Rle et fonction de lanimatrice ou de l'animateur

La maitrise de techniques danimation

Exemples et mise en situation

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Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur Trois fonctions essentielles

Fonction de production (amener un rsultat) :Rendre le groupe et la runion efficaces

Fonction dorganisation (structurer):Favoriser lexpression de tous dans un cadre structur Organiser et mettre en forme lexpression

Fonction de gestionGrer les individus et les interactions

l f d l

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Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur Onze critres de basepour la conduite de runion

1. tre actif Avoir de lentrain Dynamiser le groupe

2. Prciser clairement lobjectif de la runion Avant mme la runion, avoir une ide prcise du rsultat atteindre la fin de la runion Avoir communiqu lobjectif avec lavis de convocation et lerappeler avec prcision au dbut de la runionInformer les participants ds le dbut de la runion dursultat souhait

l f d l

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Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur Onze critres de basepour la conduite de runion (suite)

3. Distribuer la paroleMultiplier les appels la participation pour recueillir les avisde tousStimuler la participation des personnes plus rserves

4. Garder lattention du groupe

Crer et maintenir une atmosphre dtendue

Rl f i d l i i i

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Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur Onze critres de basepour la conduite de runion (suite)

5. Utiliser un support visuel facilite la comprhensiondu groupe. Y noter :

Le plan ou la mthode de travailLes phases importantes de la runion, dune interventionou dune explication Les rsums et synthses intermdiairesLes questions importantes auxquelles vous ne souhaitezpas rpondre immdiatement et les points gards en

rserveLes schmasLes ides (lors dun brainstorming, par exemple) Les conclusions et les dcisions

Rl f i d l i i i

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Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur Onze critres de basepour la conduite de runion (suite)

Quelques conseilsNe parlez pas en crivant

Ne parlez pas au tableau (en regardant le tableau)Dites ce que vous avez dire avant ou aprs lcriture Assurez-vous de laccord du groupe lorsque vous notezune production de celui-ciSi possible, placez-vous de ct pour crire afin de ne pasmasquer le tableau certaines personnes

Rl f i d l i i i

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Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur Onze critres de basepour la conduite de runion (suite)

6. tre attentif ce qui se droule dans legroupe

viter que des personnes se sentent exclues dela discussionInviter les plus timides participer Prendre garde aux possibles clivages

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Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur Onze critres de basepour la conduite de runion (suite)

7. Doser vos propres interventions pour laisser la place au groupe :

ne pas mler vos opinions, ides ou suggestions la discussion du groupese rappeler que la tche appartient au groupela tche de lanimatrice ou animateur est de crer et maintenir les conditions propices ce que legroupe sacquitte de sa tche

Rl t f ti d l i t i i t

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Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur Onze critres de basepour la conduite de runion (suite)

8. Synthtiser Les synthses se font plusieurs niveaux :

En cas dinterventions un peu longues Synthse dune opinion Synthse partielle (pour faire le point chaque acquis ou chaque tape de la runion)Points saillants et synthse finale (valable seulement si ellerecueille ladhsion unanime du groupe)

Rl t f ti d l i t i i t

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Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur Onze critres de basepour la conduite de runion (suite)

9. Recentrer Si un ou des participants sloignent trop du sujet, rappeler lobjectif poursuivi pour revenir au sujet

10. Grer le tempsEstimer la dure de la runion et le temps requis pour chaquepoint traiter Communiquer lavance la dure prvue pour la runion ;Durant la runion, rester conscient et faire prendre conscience

du temps disponibleEffectuer des rappels sans brusquer lvolution du groupe ;Terminer la runion temps (tout dpassement significatif risquedincommoder les participants, de diluer leur attention et de lesconduire bcler le contenu et les dcisions prises)

Rl t f ti d l i t i i t

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Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur Onze critres de basepour la conduite de runion (suite)

11. Clturer la runionRsumer les discussions et rcapituler les dcisions prises Assurer le report des points en suspensRemercier les participants (question de politesse et defavoriser la participation aux futures runions)Vrifier que quelquun a t dsign pour rdiger unrapport de la runion

Prciser quand ce rapport sera disponible ou distribuIndiquer, sil y a lieu, la date et le lieu de la prochainerunionRserver la salle si vous en avez la responsabilit

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Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur Exercice (45 minutes)

La classe est divise en groupes dau moins 6personnes et dau plus 10 personnes. Chaque groupe constitue une association ; celle-ciest interpelle sur un sujet ne faisant pas lunanimitet doit prendre position de faon claire sur le sujet.Une animatrice ou un animateur, qui animera leschange, et un prsident ou une prsidente,responsable de formuler la position de lorganisationau terme des changes, sont dsigns dans chaquegroupe.

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Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur Exercice (suite)

Les groupes se prononcent sur la position proposepar son prsident ou sa prsidente, selon les modesde dcision suivants :

Groupe A: dcision prise la majorit des voix exprimeslors dun vote main leve Groupe B: dcision exprime lors dun vote secret Groupe C: dcision par consensus

La partie runion de lexercice durera30 minutes, la partie plnire , 15 minutes

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Plan de formation

Les principes defficacit dans la conduite des runions

Rle et fonction de lanimatrice ou de l'animateur

La maitrise de techniques danimation

Exemples et mise en situation

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La ma trise des techniques danimation Lcoute active

Un bon auditeur essaie de comprendrecompltement ce que l'autre personne dit.

la fin, il peut tre en dsaccord, mais avantd'tre en dsaccord, il veut savoir prcisment ce avec quoi il est endsaccord...

- Kenneth A. Wells, amricain

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La ma trise des techniques danimation Lcoute active

couter activement est une technique decommunication difficile intgrer, car elle va

l'encontre de nos habitudes quotidiennes.L'coute active est indispensable dans dessituations d'entretien et dans toute activit de

gestion de groupe ou d'quipe.Elle implique une relle disponibilit laparole de l'autre.

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La ma trise des techniques danimation Outils de lcoute active

L'artdu questionnement,

de la reformulationde la synthse

Voici, pour mieux matriser cet art, quelquesrgles dchange en coute active.

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Outils de lcoute active Le questionnement

Il permet de prciser, de clarifier,dapprofondir le dbat

Il stimule la pense collectiveIl permet davoir des informationscomplmentaires :

les faits : ce qui a t vu, entendu, expriment...lmotion : ce qui a t ressenti, prouv... lopinion : ce qui est pens, rflchi, estim, jug...

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Outils de lcoute active La reformulation

La reformulation consiste redire(compltement ou partiellement) ce qui a t

exprim par une personne en utilisant saterminologie exacteSon but ?

indiquer que ce qui a t dit a t bien comprisvaloriser la pense ou le tmoignage de cettepersonne et encourager les autres interlocuteurs rflchir cette parole

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La matrise de techniques danimation

Lanimatrice ou lanimateur, tout comme laformatrice ou le formateur sont avant tout descommunicatrices ou des communicateurs

Il doit tre attentif certains points critiques

Lapproche systmique peut nous aider comprendre ces points critiques

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La matrise de techniques d animation Liens entre coute activeet approche systmique

On ne peut pas ne pas communiquer Lapproche systmique nous enseigne que refuser de communiquer (prendre l'air renfrogn, dtourner la tte) est un acte de communication qui entranedes ractionsChacun envoie, en permanence et sans en treforcment conscient, une multitude d'informations ceux qui le voientNotre parole ne reprsente que 15 25% desinformations captes par les autres

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La matrise de techniques d animation Autres enseignementsde lapproche systmique

L'information verbale ou crite mise n'est jamais la seule tre reueDans une organisation, la culture et lambiance du momentrajoutent du sensDans une interaction verbale, le ton, la distance entre leslocuteurs, le regard, les expressions, la gestuelle, la tenue...rajoutent de l'information renforant ou disqualifiant le propos

Si des lments du contexte divergent du message et de sonintention, la rceptrice ou le rcepteur va interprter etchoisir !

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La matrise de techniques danimation Lanimatrice ou lanimateur avis

Prend garde tous ces signesFait tout pour viter que sa tenue, sonattitude, ses propos, envoient sesauditrices et auditeurs des signauxcontredisant ce quil souhaite communiquer

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La matrise de techniques danimation Quelques questions

Quelles sont, votre avis, les qualits dunbon auditeur ?

Comment faire pour couter efficacement ?Quest-ce qui gne lcoute ?

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La matrise de techniques danimation Quelques qualits dun bon auditeur

Lcoute exige une participation ACTIVE Un bon auditeur doit se concentrer sur la personnequi parle et sur ce quelle exprimeUn bon auditeur coute les ides et les thmescentraux qui sen dgagent Un bon auditeur rduit au minimum les obstacles la communication qui peuvent menacer sonefficacitIl se place face son interlocuteur et lui accordetoute son attention

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La matrise de techniques danimation Quelques qualits dun bon auditeur

Il sassure de sa bonne comprhension enpartageant, en questionnant, en reformulant ou enrsumant au besoin ce quil a entendu Mme une personne souffrant de perte auditive peuttre un bon auditeur car la capacit dcouter faitappel bien dautres qualits que simplement lacapacit auditive

La plupart des gens ncoutent pas aussi bien quilspensent ; cest plutt le contraire, la plupart dentrenous avons besoin de pratiquer

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La matrise de techniques danimation Comment couter efficacement ?

Lcoute efficace se fait avec lensemble du corps car si votrecorps se dtourne de la personne qui parle, si votre attitudecorporelle ne rvle aucun intrt pour ce quelle exprime,

elle peroit votre manque de rceptivit et se limite elle-mmedans son expression

Il ne suffit pas de comprendre la langue de lautre pour treun bon auditeur. Lcoute efficace ne consiste pas seulement

entendre des mots, particulirement dans un contexteinterculturel. Un auditeur habile doit aussi tre capable depercevoir ce qui est, parfois, une information non verbaleassez complexe

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La matrise de techniques danimation Les facteurs qui g nent lcoute

Rver tout veillPrparer nos rponses lavance (pendantque lautre sexprime) Avoir lesprit ailleurs (penser dautrespersonnes, dautres choses, dautres lieux)

Lcoute active peut aider lutter contre cesfacteurs

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La matrise de techniques danimation Les moyens damliorer votre coute

Augmentez votre champ dcoute Essayez de rsister la tentation dinterrompre Avant de prendre la parole, assurez-vous que votreinterlocuteur a pu exposer son point de vueSi vous ne saisissez pas la totalit du message, demandezlui de le rpter

Prenez le temps dcouter

Ne mettez pas de limitations votre coute votreinterlocuteur se sentirait bousculBien des gens pensent tout haut et cherchent en parlantles mots pour exprimer ce quils veulent dire. Laissez-lesrassembler leurs ides

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qLes moyens damliorer votre coute (suite)

Accordez toute votre attentionHochez la tte ou faites une intervention de temps entemps pour clarifier un point. Ne vous htez pas de remplir les silences ; montrez-vous intressUtilisez des questions ouvertes pour encourager lautre laborer

Rappelez le messageQuand votre interlocuteur a termin, rappelez les pointsprincipauxVous lassurez ainsi que le message a bien t reu

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qLes moyens damliorer votre coute (suite)

Ne ragissez pas ce qui est dit de manireexcessive

Ne laissez pas le style de linterlocuteur nuire aumessage

Ne ragissez pas au contenu de manireexcessive

Ne laissez pas vos motions nuire au message

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qLes moyens damliorer votre coute (suite)

Ne feignez pas lattention Rien ne sert de simuler lcoute

Posez des questions qui aideront votreinterlocuteur mieux sexpliquer

coutez entre les lignesNe vous contentez pas de ce quon vous dit Essayez de comprendre les attitudes, les besoinset les motifs

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La matrise de techniques danimation Les aptitudes rflchir

Question Quel sens doit-on donner au mot rflchir dans le contexte delanimation?

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La matrise de techniques danimation Les aptitudes rflchir

Rponse Tendre lautre un miroir qui refltera ses ides oupropos, afin de lamener prciser sa pense ou confirmer que ce quil dit exprime correctement sapense

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Les aptitudes rflchir Rappel interculturel

La dimension interculturelleTout ce que nous avons vu jusqu maintenant est

valable au sein dune mme culture. Mais, dans une interaction qui implique des culturesdiffrentes, linterprtation des signes se rvle plusdifficile.

Nen connaissant pas lorigine, nous ne lescomprenons pas toujours.

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Les aptitudes rflchir Donner une rtroaction

La dimension interculturelle (suite)En Europe et en Amrique du Nord les gens ont une

perception du temps diffrente des populationsdAfrique, dAsie ou de lAmrique latine. Ce qui vous semble une course, cest pour un

Amricain le souci dtre efficace.

Son agenda est trs charg. Des activits y sontinscrites la demi-heure prs.Sil doit modifier ou annuler un engagement, le Nord-

Amricain craint de perdre sa crdibilit.

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Les aptitudes rflchir Rappel interculturel

La dimension interculturelle (suite)LAfricain ne dramatise pas le report dune runion ou

un retard.Le Nord- Amricain a lhabitude daller droit au but. Ilpeut mme oublier de saluer avant de demander uneinformation.

LAfricain, beaucoup plus orient vers les relationshumaines, interprte cet oubli comme une insulte ouune preuve de mauvaise ducation.

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Les aptitudes rflchir Rappel interculturel

La dimension interculturelle (suite)

Il faut, dans un contexte interculturel, viter de juger troprapidement et faire un effort de plus pour comprendre lessignaux que lautre nous envoie.

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La matrise de techniques danimation Les aptitudes rflchir (suite)

Comment peut-on manifester des aptitudes rflchir ?

En encourageantEn paraphrasantEn rptantEn rcapitulantEn confirmant

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Les aptitudes rflchir Paraphraser

Ce processus consiste rpter, en vos propres termes, cequa dit lautre personne.Utilisez plusieurs mots cls et concentrez-vous sur le contenu

des dernires phrases.Exemple

Linterlocuteur Je pense que lon devrait abandonner ce projet dans sa

totalit. Animateur Voulez-vous dire que nous devrions revenir lanciennemanire ?

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Les aptitudes rflchir Rpter

Choisir quelques mots cls que vous avez entendus quand lapersonne parlait et les rpter pour montrer que vous avez compris

Ces aptitudes ont beaucoup en commun avec le fait de paraphraser,sauf quelles utilisent les propres termes de linterlocuteur et non lesvtresCeci montre votre interlocuteur que vous avez compris les pointsimportants de son message et encourage la personne continuer

Exemple

Linterlocuteur partir de maintenant, je vais commencer arriver plus tt le matin,parce que cest plus calme et que je peux travailler davantage. Lanimateur ...plus tt ou ...travailler davantage.

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Les aptitudes rflchir Rcapituler

Les rcapitulations sont des paraphrases pluslongues et couvrent plus que la dclarationantrieure de la personne.

Elles peuvent essayer de saisir ce qui a t dit pendanttoute lentrevue ou au moins une grande partie de ce qui at dit.Le fait que vous vous rappeliez ce sur quoi a port ladiscussion encourage la personne continuer.Rcapituler peut montrer lautre personne que nousavons t attentifs, nous aider vrifier que notrecomprhension est exacte, et indiquer notre interlocuteur que nous avons compris.

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Les aptitudes rflchir Rcapituler (suite)

ExempleLinterlocuteur Je travaillais Hong Kong. Ctait passionnant et jai eu la possibilitdapprendre le chinois. tant clibataire et sans enfant, jai aussi pu voyager beaucoup dans toute lAsie. Jai rencontr mon mari en Asie. Il enseignaitlanglais comme langue seconde. Nous sommes rentrs au Canada pour nousrapprocher de nos familles, quand nous avons eu un enfant. Jai accept unposte dans un organisme non gouvernemental au Canada. Maintenant que notreenfant est dge scolaire, nous cherchons trouver un emploi ltranger, deprfrence en Europe, o le systme scolaire est semblable celui du Canada eto nous pouvons faire dautres voyages. Lanimateur Ainsi, vous avez apprci le fait de travailler Hong Kong, dapprendre lechinois et de voyager. Mais, maintenant que votre enfant est plus g et quevous avez acquis une certaine exprience au Canada, vous pensez quil esttemps de relever le dfi dun nouvel emploi, de prfrence en Europe. Est-ceexact ?

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Les aptitudes rflchir La confirmation

Les aptitudes rflchir comprennent un contrle pour confirmer. Est-ce bien ce que vous avez lesprit? et Ceci couvre -t-ilconvenablement le tout? - pour tre certain(e) que votre rflexion

est exacte. Ceci exprime galement que vous cherchez comprendrePersonne ne sattend ce que vous saisissiez parfaitement ce quil ouelle dit chaque fois. Il est acceptable, quand vous navez pas compris,de demander quon rpte ce qui a t dit. Je suis dsol(e) mais jene comprends pas. Pourriez- vous me rpter ceci nouveau, sil vousplait? Il ne sagit pas vraiment dune rflexion, mais ceci a pratiquement lemme effet : ceci indique que vous vous efforcez de comprendre, mmesi vous admettez que vous ne comprenez pas immdiatement

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Les aptitudes rflchir La confirmation (suite)

Exemples Alors, ce qui est vraiment important pour vous

est... Tel que je comprends les choses, vous avezbesoin de... Est-ce bien exact ? Laissez-moi voir si je vous ai compris. Vouspensez quil est essentiel que...

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Plan de formation

Les principes defficacit dans la conduite des runions

Rle et fonction de lanimatrice ou de l'animateur

La maitrise de techniques danimation

Exemples et mise en situation

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Exemples et mise en situation

Petit exercice dcoute active. 3-4 quipes:1 interlocuteur, 1 auditeur et des observateurs.

couter activement:En encourageantEn paraphrasantEn rptantEn rcapitulantEn confirmant

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