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La création duGCS de Biologie

du Territoire de l’Ariègedu Territoire de l Ariège41ème Colloque National des Biologistes des Hôpitaux

Mardi 25 septembre 2012 à Toulouse

Jean-Bernard POUX – Biologiste– Centre Hospitalier du Val d’AriègeAndré PRESNE – Directeur Adjoint – Centre Hospitalier Ariège-Couserans

La création du GCS de Biologie Médicale - 09

LES IDÉES FORCES DU PROJETLa création du GCS de Biologie Médicale 09

Un contexte historique favorable

GCS avant l’heure des laboratoires des CH de Foix et Pamiers dès 1977de Foix et Pamiers dès 1977

Liens entre CHAC et CHIVA (nombreuses ll b ti fédé ti d t ité dcollaborations : fédération de maternité, des

urgences, DIM commun…..) Contexte de relations humaines et

confraternelles anciennes entre biologistesconfraternelles anciennes entre biologistes du territoire

La volonté des directions des établissements

Une actualité juridique favorable

L’esprit général de la loi HPST préconise d’organiser l’offre de soins sur le territoire g(développement des coopérations inter-établissements)établissements)

Le SROSS biologie de Midi-Pyrénées impulse cette dynamiquecette dynamique

L’ordonnance du 15 janvier 2010 portant réforme de la biologie médicale en France prône un renforcement du niveau de qualité et p qfavorise le regroupement des structures.

Un contexte géographique favorable

L’Ariège : un territoire de santé de 153 000 habitants

5 Centres Hospitaliers publics 5 Centres Hospitaliers publics (dont 2 ex HL)

2 LAM hospitaliers Pas de secteur privé MCO

Quelques indicateursQuelques indicateurs

CHIVA CHAC

Nombre de lits 615 lits et places 450 (dont 170 de psychiatrie)p y )

Nombre de B 16 millions B 5 millions de B

Effectif biologistes *(1) 3.6 ETP 2 ETP

*(1) ramené à 5 biologistes dans le GCS

Effectif techniciens 24 ETP 8 ETPEffectif techniciens 24 ETP 8 ETP

Les objectifs du GCS de biologie médicale

Le GCS de biologie médicale a pour objectif Le GCS de biologie médicale a pour objectif de mettre en commun les moyens humains t t h i d l b t i d 2 tet techniques des laboratoires des 2 centres

hospitaliers, afin d’offrir une offre de soins de qualité sur l’ensemble du territoire, avec le maintien d’une permanence des soins, e a t e d u e pe a e ce des so s,unique recours sur l’ensemble du territoire.

Un projet territorial fédérateur

Dessert l’ensemble des structures sanitaires Dessert l ensemble des structures sanitaires et médico-sociales publiques

Maintient en Ariège un plateau technique Maintient en Ariège un plateau technique ambitieux

Est ouvert sur la villeEst ouvert sur la ville

Les grands axes du projetLes grands axes du projet

Cultiver l’efficience économique par la mise en commun de moyens humains eten commun de moyens humains et matériels.

Atteindre et maintenir un standard de qualité qélevé dont le niveau minimum est celui de la norme ISO 15189 avec une accréditationnorme ISO 15189, avec une accréditation unique pour les deux laboratoires, ce que permet la form le reten epermet la formule retenue.

La formule retenueLa formule retenue

Le choix s’est porté sur un laboratoire multi-sites de t pe GCS de mo ens doté d’ nsites de type « GCS de moyens » doté d’un EPRD (Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses).

Les aspects juridiquesLes aspects juridiques

Les aspects juridiques ont été confiés à un cabinet d’avocat spécialisé dans ce type de montage afin d’assurer un

i d é ité j idi tmaximum de sécurité juridique au groupement : Rédaction de la convention constitutive, et du règlement

intérieur,intérieur, Choix de la gouvernance, Détermination des parts sociales, Règles de facturation, pour les hospitalisés, pour les actes

externes, Réglementation pour les achats Réglementation pour les achats, Assujettissement ou non à la TVA, Choix de la dénomination et du siège social, Dépôt de la demande d’autorisation auprès de l’ARS

La création du GCS de Biologie Médicale - 09La création du GCS de Biologie Médicale 09

LA MONTEE EN CHARGE

L’initialisation du projetL initialisation du projet

Éléments techniques Réalisation

• Mise en place du groupe de travail • 2009

• Choix du conseil juridique • 2010 : Cabinet HOUDART

• Réunions de concertation et dimensionnement de la structure

• 2010 : avec le CHIVA, le CHAC et le CHCP

• Désignation du pilote • Juin 2011 : M. A Presne, DA au CHAC

Les éléments administratifsLes éléments administratifs

Éléments administratifs Réalisation

El b ti d l ti é li é• Elaboration de la convention constitutive

• réalisé

• Elaboration du règlement intérieur • en cours de validation

Réd ti d dé i i d di t t b 2011• Rédaction des décisions des directeurs • octobre 2011

Un lien très utile :Un lien très utile :http://www.sante.gouv.fr/les-cooperations-territoriales-modalites-d-accompagnement.html

Les éléments financiers (1)Les éléments financiers (1)

Éléments financiers Réalisation

Et t P é i i l d R tt t d El b é t b 2011Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses

• Elaboré en septembre 2011.• Présenté aux directoires des établissements en novembre 2011.• Approuvé par l’ARS en juillet 2012• Approuvé par l ARS en juillet 2012.

Dé i ti d l' t t bl E tt t êté d Mi i tDésignation de l'agent comptable • En cours : attente arrêté du Ministre chargé du Budget.

Les éléments financiers (2)Les éléments financiers (2)

Exonération de TVA : Exonération de TVA : les mises à disposition de personnels ou

de biens au GCS sont exonérées de TVA.

les services rendus par le GCS à leurs membres sont exonérés de TVA car ilmembres sont exonérés de TVA, car il s'agit de prestations de services.

Le système d’information (1)Le système d information (1)

Éléments Réalisation

• Elaboration du schéma directeur de • dispositif mis en place, à formaliserl'information du GCS

• Intégration des systèmes • réalisé en septembre 2011g yInformatiques du Laboratoire

p

• Mise en place des liaisons • réalisé : liaison Adhermip du Mipih• Mise en place des liaisons informatiques

• réalisé : liaison Adhermip du Mipih (très sécurisée et très chère)

Le système d’information (2)Le système d information (2)

Éléments Réalisation

• Mise en place de la prescription • Réaliséconnectée avec les unités de soins

• Choix du logiciel de gestion de la • Fait : GESQUAL de la Société qualité selon la norme EN 15189 ARMURE (intègre GESTOCK)

• Choix du logiciel de gestion du • Fait : WinM9 de GFIlaboratoire (M95)

• Interfaçage GESTOCK / WIN M9 • En cours de réalisation

Les étapes informatiques (1)Les étapes informatiques (1)

• location d’une ligne informatique dédiée entre Foix et St Girons (distance : 46 Km)

•Achat de serveurs informatiques (3 Physiques et 3 virtuels)

• Mise à jour du SGL SYNERGY en version 11 pour gestion du multi site (Janv. 2011)

• Mise à jour du middleware INSTRUMENT MANAGER et i d t t di t tconnexion des automates distants.

• Fusion des 2 logiciels de validation : VALABFusion des 2 logiciels de validation : VALAB

Les étapes informatiques (2)Les étapes informatiques (2)

• Paramétrage de SYNERGY GCS pour les échanges d’ l d l b i (J i à A 2011)d’examens entre les deux laboratoires (Juin à Aout 2011)

• Envoi des identités patients du CHAC dans SYNERGY• Envoi des identités patients du CHAC dans SYNERGY

• Démarrage opérationnel du GCS ( 17 sept 2011)g p ( p )

• Installation Chaine Robotique pilotée par INSTRUMENT MANAGER (O t b 2011)MANAGER (Octobre 2011)

• Astreintes à domicile validation à distance (Février 2012)• Astreintes à domicile, validation à distance (Février 2012)

Utilisateurs Logiciels et serveurs informatiquesCHIVA

AutomatesCHIVA

C H IVAL ARIEGE

Automates

Serveurs Logiciels

CHIVA

SYNERGY

CH ARIEGE

COUSERANS

Serveurs Applicatifs

(TSE)

INSTRUMENT MANAGER

COUSERANS

Automates

VALAB

QCML

DOMICILE

Automates CHACGESTOCK

GESQUALDOMICILEBIOLOGISTES

GESQUAL

Les éléments techniques (1)Les éléments techniques (1)


• Apport du matériel des laboratoires au GCS (revente ou mise à disposition)

• Avant la mise en place du GCS : apport lorsque la valeur nette comptable est nulle (entièrement amorti)• Après : le GCS réalise ses propres acquisitions.

• Elaboration des conventions d'occupation du domaine public pour les locaux occupés par les laboratoires

• En cours.

• Travaux d'aménagement sur chaque site pour permettre la répartition des analyses entre les sites.

• Réalisés, dans de très bonnes conditions.

y



• Transferts des automates entre les • Réalisé (des automates anciens ont sites, en fonction de la répartition des analyses

été remplacés)

• Mise en place des navettes entre les • Réalisé suite à mise en concurrence• Mise en place des navettes entre les sites

• Réalisé suite à mise en concurrence en septembre 2011. Choix d’un partenaire fiable et certifié (ISO 9001 V2008)V2008)


Analyses « en miroir»Limitation des « doublons » à une liste validée en concertation avec les responsables médicaux des services d’accueil des urgencesg

Analyses « mono site » Hématologie Biochimie : Choix du site après Hématologie Biochimie : Choix du site après

étude au cas par casMi bi l i Sit d S i t J d V Microbiologie : Site de Saint Jean de Verges (CHIVA)

Les aspects ressources humaines (1)

Éléments RH Réalisation

• Elaboration des conventions de mise à disposition des personnels de

• Faità disposition des personnels de chaque établissement membre• Organisation des astreintes des • Fait et• Organisation des astreintes des biologistes

• Fait et opérationnel depuis février 2012p

• Réorganisation de la réception et du tri des prélèvements

• Réalisép


Mise en place d'une seule astreinte de biologiste sur le département : les biologistes prennent la main à distance sur le système informatique du laboratoire, et les résultats s’éditent avec la signature du valideur.

Le législateur devra prévoir de nouvelles modalités de rémunération des astreintes car actuellementde rémunération des astreintes, car actuellement la rémunération est basée uniquement sur le déplacementdéplacement.


Une équipe de biologistes étoffée et regroupée :- un coordonnateur élu

Un référent par site- Un référent par site- des référents par spécialité (B/H/M) et par domaine transversal

(I/Q/BU/BD…)- une astreinte unique

Une équipe d’encadrement- un binôme transversal

Une équipe qualité un gestionnaire Assurance Qualité- un gestionnaire Assurance Qualité

- des référents au sein du personnel médico-technique Un personnel paramédical tourné vers une harmonisation des p p

pratiques et impliqué dans une démarche qualité commune

Les aspects administratifs (1)

Capital social : 2 000 €, soit 20 parts de 100 €. Répartition égalitaire des parts : Répartition égalitaire des parts :

CHAC : 10 parts : dix voix à l’assemblée générale.CHIVA 10 parts di oi à l’assemblée générale CHIVA : 10 parts : dix voix à l’assemblée générale.

Cession des parts aux tiers possible avec accord de l’AG si: la répartition égalitaire des parts entre le CHIVA et p g p

le CHAC est maintenue, Ces deux établissements détiennent ensemble au

moins 65% des parts.


L’assemblée générale : composée de tous les membres du groupement, représentésles membres du groupement, représentés par leur directeur ou son représentant.L’ d i i t t él i L’administrateur : élu en son sein par l’assemblée générale pour trois ans renouvelables. Il préside l’AG.

Le biologiste responsable les cadres le Le biologiste responsable, les cadres, le gestionnaire et l’agent comptable sont con iés à l’AG par l’administrate rconviés à l’AG par l’administrateur.


L’assemblée générale délibère sur : Les modifications de la convention constitutive Les modifications de la convention constitutive. Le contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens. L’Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses L Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses L’approbation des comptes

L bil d ité édi l d di ti Le bilan du comité médical de coordination Le règlement intérieur du groupement L’admission de nouveaux membres La nomination de l’administrateur Le rapport d’activité annuel…..


Le comité médical de coordination : présidé par le biologiste responsable, il estprésidé par le biologiste responsable, il est constitué de l’ensemble des praticiens intervenant dans le GCSintervenant dans le GCS. Il prépare et modifie les protocoles de

f ti t d itfonctionnement des sites, Donne un avis sur l’organisation technique, Participe à l’évaluation de la qualité, Émet un avis sur l’EPRD et les décisions Émet un avis sur l EPRD et les décisions

modificatives, si nécessaire.

Les aspects financiers (1)Les aspects financiers (1)

DEPENSES D’INSTALLATION: Mobilisation de moyens internes aux Mobilisation de moyens internes aux

établissements (temps d’ingénieur informaticien, de biologiste de qualiticien de pilote de cadre)de biologiste, de qualiticien, de pilote, de cadre).

Dépenses supplémentaires : 136 000 €(intégration des SIL assistance juridique(intégration des SIL, assistance juridique, transferts automates et migrations d’analyses).

ACCOMPAGNEMENT PAR L’ARS ACCOMPAGNEMENT PAR L’ARS : subvention de 75 000 €.


DES SURCOUTS….. : Un surcoût de 4% (200 000 € sur 5 000 000 €) dont Un surcoût de 4% (200 000 € sur 5 000 000 €), dont

137 000 € imputables au GCS. + 48 600 € de liaisons Adhermip sécurisées (SDSL + 48 600 € de liaisons Adhermip sécurisées (SDSL

dual 8 Méga en fibre optique, à partager). + 45 000 € de navettes + 45 000 € de navettes. + 41 000 € de mise à disposition de personnel (0.25

gestionnaire 0 25 administrateur 0 25 cadre)gestionnaire, 0.25 administrateur, 0.25 cadre). + 63 000 € d’amortissements (acquisition

d’équipements non directement liés au GCS)d équipements non directement liés au GCS)


….ET DES ECONOMIES : Des économies attendues (+ 200 000 €) Des économies attendues (+ 200 000 €).

- 60 000 € sur les achats (3 à 4%).50 000 € l h i ( 0 6 ETP - 50 000 € sur les ressources humaines (-0.6 ETP

de PH).35 000 € l t i t t it i l - 35 000 € sur les astreintes territoriales.

- 30 000 € sur le matériel. - 15 000 € sur la reprise des analyses sous traitées. - 10 000 € sur les frais d’accréditation et de

validation des méthodes.

Approbation par l’ARSApprobation par l ARS

1er décembre 2011 : Présentation de la convention constitutive et de l'EPRD à l'approbation de l'ARS

18 juillet 2012 : Approbation par l'ARS 18 juillet 2012 : Approbation par l ARS. 3 août 2012 : Publication de l’arrêté et de la

convention au recueil mensuel des actes administratifs du mois de juillet 2012

Installation de l'assemblée générale du GCS : dès que l’agent comptable sera désigné par sadès que l agent comptable sera désigné par sa hiérarchie.

Un enrichissement mutuel : partage des points forts

La prescription connectée

L’extension d’applications : gestion informatisée des stocks, gestion de la qualité

Les procédures et protocoles

L’ouverture sur la ville L ouverture sur la ville

Une ouverture sur le territoireUne ouverture sur le territoire

Le GCS propose aux établissements publics Le GCS propose aux établissements publics du territoire de l’Ariège ne disposant pas de l b t i d’ dhé à l t t C ilaboratoire, d’adhérer à la structure. Ceci permettra de régler la difficulté lié à l’abandon des ristournes, car la facturation sera effectuée au coût de revient du B.se a e ectuée au coût de e e t du

Les limites à l’efficience des regroupements

La permanence des soinsAu regard du personnelAu regard du personnel

Au regard des équipements

…..contrairement au secteur privé, qui peut faire fonctionner des laboratoires sansfaire fonctionner des laboratoires sans automates.

Ressenti et vécu des acteursRessenti et vécu des acteurs

Les transferts sont possibles et compris lorsque l’on explique la nécessité delorsque l on explique la nécessité de restructurer, dans le contexte d’un bouleversement de la biologiebouleversement de la biologie.

Ils sont compensés par des transferts d’activité, pour maintenir l’intérêt de la profession au bénéfice des biologistes et p o ess o au bé é ce des b o og stes etdes techniciens.

Un projet territorial aboutiUn projet territorial abouti

Une structure pérenne de biologie en Ariège Une structure pérenne de biologie en Ariège

Une union des techniques et des moyens dans la perspective d’une accréditationdans la perspective d une accréditation unique

Une intégration humaine réussieUne intégration humaine réussie

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