POLITIQUE SERVICE D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE CLIENT … · 2020-05-14 · 1 Périmètre du service...

POL_028 POLITIQUE ARCHIVAGE CONTRALIA v1.0

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ou toute communication à des tiers, sans accord préalable écrit de DOCAPOSTE est illicite.

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POLITIQUE SERVICE D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE CLIENT CONTRALIA

(RÉF.: POL_028)

Rédacteur : DENYS Séverine

Visa

Date d’approbation : 12/03/2020

Vérificateur : VASSEUR Christophe (Dir. Juridique)

Visa

Durée de validité : 3 ans

Approbateur : JAMIN Vincent (Dir. Services AE)

Visa

Date de révision : 13/03/2023

Version : 1.0

Modification :

Classification

Préambule DOCAPOSTE DPS propose un Service d’Archivage électronique en mode Saas à destination dans le

cadre de la solution CONTRALIA de la société DOCAPOSTE BPO. Ce dispositif permet à DOCAPOSTE

BPO via sa solution CONTRALIA de confier à DOCAPOSTE DPS, en tant que Tiers de Confiance, la

conservation intègre, pérenne et sécurisée de documents électroniques.

La conservation de ces actifs informationnels nécessite la mise en œuvre d’un système d’information

hautement sécurisé, garantissant la préservation de leur confidentialité et de leurs propriétés

techniques et informationnelles.

La mise en place d’un tel dispositif s’appuie sur un système de management de la qualité et de la

sécurité éprouvé, et des fonctions indispensables à la réalisation des exigences de conservations des

archives électroniques.

La présente politique décrit les engagements de DOCAPOSTE DPS pour la réalisation de ses Services

d’archivage électronique délivrés en mode Saas et opérés par le Système d’archivage électronique

(dénommés ci-après « SAE »).

Le service concerné par cette Politique est OKORO.

1 Périmètre du service d’archivage électronique 1.1 Définition du service Le service d’archivage électronique en ligne (ou mode Saas) consiste en la prise en charge et la

conservation de documents électroniques (dénommées ci-après objets numériques) et des

informations de descriptions techniques et fonctionnelles afférentes (dénommés ci-après

DOCAPOSTE RESTREINTC2




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métadonnées) pour le compte de DOCAPOSTE BPO, dénommée ci-après « le Client ». L’ensemble

logique constitué d’un objet numérique et de ses métadonnées est une archive électronique

(dénommée ci-après « archive électronique »).

Les archives électroniques sont conservées dans les infrastructures techniques et fonctionnelles de

DOCAPOSTE DPS, et sont accessibles en consultation au moyen d’outils accessibles via le réseau

internet.

Ce service d’archivage électronique est opéré par un SAE qui est mis en œuvre par DOCAPOSTE DPS,

dans ses locaux et opérés par ses propres équipes.

Les objectifs fonctionnels du Service d’archivage, sont déterminées au regard des exigences et

recommandations de la norme NF Z42-013 dans sa version en vigueur à la date de la mise en œuvre

du SAE.

1.2 Sous-traitance DOCAPOSTE DPS sous-traite l’hébergement des équipements serveurs. Cette sous-traitance se limite

à la fourniture de locaux, de fluides et de moyens de sécurité physique (protection feu, intrusion, etc.).

1.3 Assurances DOCAPOSTE DPS contracte des polices d’assurances afin de prémunir ses Clients en cas d’incident.

Dans le cadre des prestations d’archivage électronique, un contrat de Responsabilité

Exploitation/Professionnelle/Produits couvre, notamment, les conséquences pécuniaires de la

responsabilité civile pouvant lui incomber en raison des dommages corporels, matériels et immatériels

causés aux tiers du fait de ses activités professionnelles, tels que :

Les Virus informatique ;

Les Frais de reconstitution des archives et medias confiés.

2 Contexte réglementaire DOCAPOSTE DPS est assujetti à la réglementation française et européenne applicable au territoire

français. À ce titre, le Service d’Archivage électronique en ligne ou Saas opéré par DOCAPOSTE DPS

l’est également et permet aux Clients de répondre aux exigences de :

- l’article 1366 du Code civil quant à la conservation d’un écrit électronique dans des conditions

de nature à en garantir l’intégrité, ainsi que de l’article 1379 du Code civil ;

- l’article 1379 du Code civil quant au mode de conservation d’une copie fiable garantissant dans

le temps son intégrité.

Les archives électroniques confiées par le Client, dans le cadre du Service d’Archivage électronique en

ligne ou Saas opéré par DOCAPOSTE DPS, sont sous le contrôle exclusif du Client qui doit se conformer

à la réglementation applicable, notamment au titre des Données personnelles. Il appartient au Client

d’exposer à DOCAPOSTE DPS ce contexte réglementaire afin de permettre un paramétrage adapté des

SAE utilisés.

Concernant les durées de conservation, il appartient au Client de définir les durées de conservation

adaptées, cf. §5.4 Gestion du cycle de vie des archives, ci-dessous.




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3 Dispositif qualité et sécurité

Le service d’Archivage électronique en ligne ou Saas opéré par DOCAPOSTE DPS s’inscrit dans le

système de management de la qualité de l’ensemble des activités de DOCAPOSTE- Division

dématérialisation.

Ce dispositif de management de la qualité modélise l’ensemble des processus nécessaires à la

réalisation des services opérés et s’inscrit dans une démarche qualité globale d’amélioration continue.

Cette démarche qualité est démontrée par l’obtention des certifications de conformité aux normes :

ISO 9001:2015 - Systèmes de management de la qualité

ISO 14001:2004 - Systèmes de management environnemental

OHSAS 18001 - Management de la santé et de la sécurité au travail.

Ces dispositifs sont complétés plus spécifiquement par des dispositifs techniques et organisationnels

mis en œuvre pour garantir la sécurité physique et logique des systèmes d’information. Ces dispositifs

sont démontrés par la certification à la norme ISO/CEI 27001, Système de management de la sécurité

des systèmes d’information (SMSI)

Afin de répondre aux exigences particulières des entités détenant des archives publiques, DOCAPOSTE

DPS – Division dématérialisation est agréé par le ministre de la culture pour la conservation d'archives

publiques courantes et intermédiaires sur support électronique.

Enfin le SAE OKORO est certifié NF461 attestant de sa conformité à la norme NF Z42-013 Archivage

électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en

vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes, et le composant

de conservation ESC est titulaire du label Coffre-Fort Électronique de La Fédération Nationale des Tiers

De Confiance Du Numérique.

4 Éthique professionnelle En tant que Tiers de Confiance, DOCAPOSTE adhère à la Fédération Nationale des Tiers de Confiance

[FNTC]. À ce titre DOCAPOSTE s’engage à appliquer la charte d'éthique des adhérents de la FNTC.

https://fntc-numerique.com/upload/file/documents_utiles_adhesion/Charte_Ethique.pdf

5 Fonctions adressées par le service et engagements Les SAE présentent des fonctionnalités élémentaires permettant la bonne gestion et la bonne

conservation des archives. Les fonctions présentées ci-après ne sont pas limitatives, et peuvent donc

être complétées par d’autres fonctionnalités. Si d’autres fonctionnalités sont mises en œuvre elles ne

doivent pas contredire les fonctionnalités élémentaires décrites ci-après.

5.1 Versement Le versement des archives dans les SAE consiste en la prise en charge des objets numériques et de

leurs métadonnées afin de les conserver.

https://fr.wikipedia.org/wiki/Syst%C3%A8me_de_gestion_de_la_s%C3%A9curit%C3%A9_de_l%27information

https://fntc-numerique.com/upload/file/documents_utiles_adhesion/Charte_Ethique.pdf




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Les modalités d’envoi des archives au dispositif de versement sont définies en accord avec le Client

Propriétaire des archives. Lorsque les archives sont dûment adressées selon les modalités définies avec

le Client, DOCAPOSTE DPS s’engage à les prendre en charge dans les délais définis au Contrat.

Les modalités d’envoi des archives vers le SAE pour versement doivent définir :

Les modalités d’échanges (transport des archives aux moyens du réseau internet ou bien au

moyen de supports de transport physiques tels que des disques durs) ;

Les modalités de composition des paquets adressés par le Service Versant (format du paquet,

format des métadonnées, format des fichiers attendus, etc.).

DOCAPOSTE DPS conseille le Client sur les modalités les plus appropriées pour ces fonctions de

versement, dans le contexte du service d’archivage.

5.2 Conservation intègre DOCAPOSTE DPS s’engage à mettre en œuvre les moyens nécessaires à la conservation de l’intégrité

des archives qui lui sont confiées. L’intégrité s’entend par la non-modification des archives

électroniques pendant toute la durée de leur conservation dans le SAE.

Pour ce faire, les SAE mis en œuvre respectent les spécifications de la norme française NF Z42-013.

À ce titre les SAE offrent les fonctions décrites ci-après.

5.2.1 Cloisonnement des archives Les archives confiées à DOCAPOSTE DPS sont conservées dans des SAE qui peuvent être dédiés

spécifiquement à un seul Client, ou bien dans des SAE dits mutualisés.

Dans le cas des SAE dits mutualisés, les composants de conservation proposent des dispositifs de

cloisonnement logiques des données permettant de séparer hermétiquement les archives de chaque

Client. Ainsi, le SAE mutualisé permet de partager des ressources techniques entre plusieurs Clients

mais préserve l’accès exclusif de chaque Client à ses propres archives en interdisant l’accès aux

archives d’un autre Client.

5.2.2 Confidentialité des archives Les archives confiées à DOCAPOSTE DPS par le Client peuvent contenir, dans les objets numériques

et/ou leurs métadonnées des données personnelles.

Le Client est propriétaire de ses archives et reste responsable du traitement de ses données

personnelles. DOCAPOSTE DPS n’intervient dans ce traitement qu’en qualité de sous-traitant au sens

du règlement général sur la protection des données personnelles.

Il appartient au Client, propriétaire des archives de s’assurer qu’il respecte les réglementations

française, loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée

et européennes, règlement nᵒ 2016/679, dit règlement général sur la protection des données

personnelles, concernant les données personnelles.

5.2.3 Calcul des empreintes Pour chaque objet numérique versé dans le SAE, une empreinte est calculée et enregistrée dans le SAE

et dans le journal du SAE.




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Le choix de l’algorithme nécessaire au calcul d’empreinte est défini en fonction des préconisations du

Référentiel Général de Sécurité (RGS) publié par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes

d’Information (ANSSI), dans sa version en vigueur à la date de la mise en œuvre du SAE.

5.2.4 Journalisation des évènements La journalisation consiste en la compilation des enregistrements (traces) des événements survenus

dans le SAE. Cette compilation prend la forme d’un fichier produit chaque tranche de 24 heures

consécutives.

Le choix des évènements à enregistrer et les modalités de chaînage des journaux sont définis en

conformité avec les préconisations de la norme NF Z42-013, dans sa version en vigueur à la date de la

mise en œuvre du SAE.

Tous les journaux sont archivés dans le SAE au même titre que toutes les archives versées dans le SAE.

5.2.5 Réplication des archives Les archives électroniques sont conservées en deux exemplaires dans deux sites de conservation

distincts, localisés en France métropolitaine et sous le contrôle exclusif des personnels de DOCAPOSTE.

Les sites de conservation sont des datas centers qui assurent uniquement la sécurité physique et la

mise à disposition de zones sécurisées et de fluides ; la gestion complète des machines et actifs logiciels

est opérée par les personnels DOCAPOSTE :

Site primaire :

o Data Center EQUINIX

o Site de PANTIN [93]

Site secondaire :

o Data Center DATA4

o SITE : … Marcoussis [91]

Bâtiment : DC05

5.2.6 Intelligibilité et pérennité des archives 5.2.6.1 Choix des formats de conservation des archives électroniques

Les SAE peuvent conserver tous types de formats de fichier. Le Client Propriétaire des archives est libre

de choisir le format de fichier des objets numériques qu’ils confient à DOCAPOSTE DPS.

Néanmoins, DOCAPOSTE DPS conseille au Client de préférer des formats de fichier pérennes et

conformes aux recommandations du Référentiel Général d’Interopérabilité (RGI), publié par la

Direction Interministérielle du Numérique et du Système d’Information et de Communication de l’État,

dans sa version en vigueur à la date de la mise en œuvre du projet du Client.

5.2.6.2 Obsolescence des formats de conservation des archives électroniques

DOCAPOSTE DPS met en œuvre une veille active auprès des référents publics (par exemple : SIAF,

ANSSI, DINSIC, CINES) et normatif (Afnor Normalisation) et participe aux travaux de la Fédération

National des Tiers de Confiance, Association des Archivistes de France, PIN (Pérennisation des

Informations Numériques) afin d’avoir connaissance de l’évolution des formats de fichiers numériques

et de leur potentielle obsolescence.

L’obsolescence de formats réputés pérennes reste possible et le cas échéant, DOCAPOSTE DPS alertera

les propriétaires d’archives qui auront souhaité utiliser ces formats. Dans un tel contexte, DOCAPOSTE




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DPS proposera à ces propriétaires d’archives de mener un projet de conversion de format de fichiers

spécifique au cas de chaque propriétaire d’archives. Ce type de projet devra notamment choisir :

Les corpus d’archives à convertir en fonction d’une analyse de risques réglementaires et

financiers mise en regard des durées d’utilité administratives (DUA) des archives concernées ;

Les formats en cible pour la conversion ;

Les moyens technologiques à mettre en œuvre ;

Les moyens de contrôles humains et automatisés des résultats des opérations de conversion.

5.3 Disponibilité et accessibilité 5.3.1 Gestion des accès La gestion des accès permet d’une part, d’identifier et authentifier les utilisateurs du Service et d’autre

part, de contrôler à quel corpus d’archives chaque utilisateur a le droit d’accéder et de quelles

fonctionnalités il peut faire usage sur le corpus autorisé.

La gestion des accès permet la création de comptes utilisateurs pour des personnes physiques qui

utiliseront une Interface Homme Machine (IHM) ou pour des « machines » qui utiliseront des services

de type application programming interface (API).

La création des comptes API et des comptes utilisateurs d’administration fonctionnelle du SAE (un

administrateur et un suppléant) est sous le contrôle exclusif de DOCAPOSTE DPS; les administrateurs

Clients sont responsables de la création des comptes utilisateurs de ses usagers du Service.

L’usage du service d’archivage électronique nécessite pour sa bonne réalisation, la création de comptes

utilisateurs pour les collaborateurs du Client. Au titre du règlement nᵒ 2016/679, dit règlement général

sur la protection des données, la licéité de ce traitement est assuré par le dispositif contractuel entre le

Client et DOCAPOSTE.

5.3.2 Fonctions de recherche et de consultation Les SAE proposent des fonctions de recherche et de consultation permettant aux Propriétaires des

archives d’en disposer à distance.

La fonction de recherche permet aux usagers du Service de réaliser des requêtes basées sur les

métadonnées de description des archives. Ces requêtes sont conditionnées à la gestion des accès, cf.

§5.3.1 Gestion des accès ci-dessus.

Le SAE présente une liste de résultats et l’usager du service peut choisir l’un des résultats pour en

consulter le contenu.

Par mesure de sécurité, l’action de consultation consiste en la présentation d’une copie ou d’une

version de consultation à l’usager au travers de l’IHM de consultation ; en aucun cas l’usager ne peut

accéder à la zone de conservation des archives.

5.4 Gestion du cycle de vie des archives 5.4.1 Durée de conservation Le Client désigne le propriétaire des archives [désigné ci-après PA] qui est responsable de définition de

la durée de conservation de ses archives. Afin de respecter la réglementation en vigueur il doit

appliquer des durées de conservation en cohérence avec la durée d’utilité administrative de chaque

archive.




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Si le PA n’est pas le Client alors le PA donne mandat au Client afin que celui-ci exerce en son nom la

responsabilité d’Autorité d’archivage.

Les SAE peuvent proposer des fonctionnalités de gestion dématérialisée du cycle de vie des archives

en incluant des fonctions archivistiques permettant de gérer les règles de conservation. Ces règles de

conservation sont associées à une ou plusieurs typologies d’archives et indiquent une durée de

rétention, la nature de l’événement déclencheur de la durée de conservation, et la nature du sort final

à appliquer à l’issue de la durée de conservation.

DOCAPOSTE DPS conseille ses Clients afin de vérifier si la durée de conservation retenue par le Client

est conforme à la DUA du type de document concerné et le cas échant lui signale les risques encourus,

par exemple une durée de conservation inférieure à la DUA peut faire courir un risque réglementaire,

et une durée de conservation supérieure à la DUA peut faire encourir des risques au regard de la

gestion des données personnelles en adressant une durée de traitement disproportionnée.

5.4.2 Gestion du sort final Le Client en tant que Propriétaire des archives ou en tant que mandataire du propriétaire des Archives

est seul décisionnaire quant à l’application du sort final sur ses archives. En conséquence, DOCAPOSTE

DPS s’interdit tout traitement sur les archives pendant toutes la durée de leur conservation dans le

SAE sans un ordre explicite et formel de la part du Client.

Un ordre d’application du sort final, est nécessaire à toute opération de restitution, d’élimination ou

de réversibilité.

5.4.3 Identification des archives en vue de l’application du sort final Le Client, soit au moyen de fonctions de gestion du cycle de vie des archives dématérialisées, soit par

tout autre moyen, défini la liste des archives pour lesquels il souhaite faire appliquer le sort final prévu

pour cette typologie d’archives.

La liste des archives à traiter dans ce contexte est adressée à DOCAPOSTE DPS qui la réceptionne et

procède aux contrôles suivants :

[CTRL1] Contrôle de l’identité du demandeur ;

[CTRL2] Vérification que le demandeur est bien habilité à réaliser une telle demande ;

[CTRL3] Vérification de la cohérence de la liste des archives concernées avec le corpus

conservé dans le SAE (DUA, volumes, propriétaires, etc.).

Si les contrôles [CTRL1], [CTRL2] et [CTRL3] ne sont pas concluant, alors la demande est rejetée et le

rejet motivé par écrit au Client.

Dans le cas particulier des Archives publiques et dans le respect des articles L 212-4 et L 212-10 du

code du patrimoine, DOCAPOSTE DPS peut être amené à soumettre la demande du Client à l’Autorité

de Contrôle Scientifique et Technique des Archives. Les modalités du Contrôle Scientifique et Technique

des archives (CST) est défini pour chaque Client qui détient des Archives publiques et notamment

identifie l’autorité de contrôle du CST de référence.

5.4.4 Restitution La restitution consiste en une opération ponctuelle où le Client souhaite reprendre la responsabilité

de la conservation de tout ou partie du corpus d’archives confié à DOCAPOSTE DPS.

Si la demande de restitution est validée par DOCAPOSTE DPS, alors les archives ainsi que les éléments

informationnels qui permettent de démontrer la conservation de l’intégrité des archives pendant




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toute la durée de conservation (par exemple preuve de versement ou de dépôt, journaux du SAE) sont

réunis sur un support de transfert et remis au Client.

Lorsque le Client a formalisé le transfert de responsabilité et repris à sa charge les archives, alors les

exemplaires contenus dans le SAE sont détruits selon le processus d’élimination.

5.4.5 Élimination L’élimination consiste en une opération ponctuelle où le Client souhaite la destruction de tout ou

partie du corpus d’archives confié à DOCAPOSTE DPS.

Si la demande d’élimination est validée par DOCAPOSTE DPS, alors les archives (les objets numériques

ainsi que les métadonnées afférentes) sont détruites sur les deux sites de conservation. L’opération de

destruction est irréversible.

Lorsque le processus d’élimination est achevé, DOCAPOSTE DPS émet un rapport récapitulatif de

l’ensemble de l’opération d’élimination.

5.4.6 Réversibilité La réversibilité consiste en une opération ponctuelle où le Client décide de mettre fin à sa relation

contractuelle avec DOCAPOSTE DPS et souhaite par conséquent l’application d’une opération

ponctuelle de restitution et/ou d’élimination de la totalité des archives contenues dans le SAE à la date

de la demande.

Si la demande de réversibilité est validée par DOCAPOSTE DPS, alors les archives ainsi que les éléments

informationnels qui permettent de démontrer la conservation de l’intégrité des archives pendant

toute la durée de conservation (par exemple preuve de versement ou de dépôt, journaux du SAE) sont

réunis sur un support de transfert. La prise en charge des archives peut être réalisée par le Client ou

un mandataire du Client. Le support de transfert des archives est remis au Client ou à son mandataire.

Le format de livraison des archives au Client ou à son mandataire est par défaut le format de restitution

standard de DOCAPOSTE DPS et qui devra être exploité en l’état par le Client ou son mandataire. Si le

Client souhaite que les modalités de Restitution diffèrent du standard ci-dessus cité, alors DOCAPOSTE

DPS s’engage à mettre en place un projet de restitution et à coopérer dans un esprit proactif avec le

Client ou son mandataire.

Lorsque le Client a formalisé le transfert de responsabilité et repris à sa charge les archives, alors les

exemplaires contenus dans le SAE sont détruits selon le processus d’élimination.

5.5 Matrice des acteurs du service Les fonctions du Service d’archivage électronique sont assurées par différents acteurs.

Pour chaque projet de mise en œuvre d’un Service d’archivage, l’identité de chaque acteur doit être

connue et formalisée.




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Titre Rôle Identification

L’autorité d’archivage Édicte les politiques et exigences à appliquer aux

archives en vue d’assurer leur bonne gestion et assurer

leur capacité à faire valoir des droits.

Le client en tant que PA ou en

tant que mandataire du PA

Le service producteur Entité responsable de la production des objets

numériques et des métadonnées afférents, il est garant

du contenu informationnel des archives. Il en garantit

l’exactitude et la complétude.

Service producteur et service versant peuvent être

confondus

Le client

Le service versant Entité utilisatrice du SAE, possédant un compte

permettant d’utiliser celui-ci pour verser des archives

produites par le service producteur. Il est responsable

des opérations techniques de préparation et

d’exécution du versement afin que celui-ci soit accepté

par le SAE. Il s’engage à ne pas modifier ou altérer le

contenu informationnel produit par le service

producteur.

Service producteur et service versant peuvent être

confondus

Le client ou un prestataire du

Client

Opérateur de Service

d’archivage

Entité ayant la responsabilité de la conservation des

archives, via son organisation et son SAE

DOCAPOSTE - ARCHIVAGE

ÉLECTRONIQUE

Utilisateur ou usagers du

Service d’Archivage

Personne physique ou automate disposant d’un

compte permettant de se connecter au SAE.


Client

Administrateur Client Personne(s) désignée(s) par le Client pour administrer

les comptes et les droits associés des Utilisateurs


Client

POLITIQUE SERVICE D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE CLIENT … · 2020-05-14 · 1 Périmètre du service...

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