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POLITIQUE DE lutte contre la fraude ou la corruption

Réalisé par

Sur financement

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TABLE DE MATIERES

1. Introduction .............................................................................................................................. 3

2. Rappel de la Politique nationale de lutte contre la corruption ............................. 3

3. Domaine d’application de la politique anti-fraude ou anti-corruption du

CICDoc ................................................................................................................................................. 5

3.1. Champ d’application de la politique anti-fraude ou anti-corruption ......... 5

3.2. Actes de fraude ou la corruption ............................................................................... 5

4. Prévention de la fraude et de la corruption .................................................................. 6

4.1. Principes de base pour la prévention et la lutte contre la fraude ................ 6

4.2. Système de contrôle interne........................................................................................ 6

4.3. Gestion des risques ......................................................................................................... 7

4.4. Prévention des conflits d’intérêts ............................................................................. 7

4.5. Obligations des personnes externes en relation avec le CICDoc .................. 8

4.6. Dispositions relatives au recrutement du personnel ........................................ 8

4.7. Activités d’assurance et de contrôle ......................................................................... 8

5. Rôles et responsabilités des parties concernées ......................................................... 8

6. Détection de la fraude ou de la corruption ................................................................. 11

7. Signalement des actes de fraude ou de corruption .................................................. 11

7.1. Règles de conduite ........................................................................................................ 11

7.2. Protection du dénonciateur ...................................................................................... 12

7.3. Limites de l’intervention du dénonciateur ......................................................... 12

7.4. Protection contre les dénonciations abusives ................................................... 13

8. Traitement d’allégations de fraude ou de corruption ........................................ 13

8.1. Principes de base à observer ..................................................................................... 13

8.2. Recherche d’éléments probants .............................................................................. 13

9. Sanctions et mesures appropriées ................................................................................. 15

9.1. Sanctions contre les personnes incriminées et leurs complices ................ 15

9.2. Sanctions suite à des dénonciations abusives ................................................... 16

10. Information, communication et suivi ....................................................................... 16

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1. Introduction

Le Réseau Centre d’information, de conseil et de documentation sur le sida et la tuberculose

(CICDoc) a été créé en 1999 par sept (7) associations fondatrices et reconnu à but non lucratif par

récépissé N° 99-431/MAT/SG/DGAT/DLPAJ. Il est constitué actuellement de sept (7)

associations fondatrices et vingt-deux (22) associations membres et de deux cent (200) adhérents

individuels.

Le positionnement du CICDoc dans le domaine de la mise en œuvre des subventions du Fonds

mondial s’est renforcé. De sous sous-bénéficiaire, le CICDoc a été retenu comme Bénéficiaire

secondaire TB/VIH pour la période 2015-2017. Il est le Bénéficiaire secondaire de deux

subventions (TB/VIH et RSS) pour la période 2018-2020. Par ailleurs, le CICDoc bénéficie de

l’appui d’autres partenaires techniques et financiers.

Cette position croissante et l’ambition du CICDoc de faire face à d’autres challenges, exige de lui,

de disposer d’un environnement, de ressources humaines et des systèmes qui garantissent

l’intégrité de ses activités, des ressources qui lui sont confiées et des parties impliquées.

La présente Politique traduit l’engagement du CICDoc à lutter contre tout acte de fraude commis

en son sein ou par des personnes externes ou en relation avec lui. Elle est un moyen efficace de

prévention et traitement de la fraude et de la corruption. Elle précise les procédures de

prévention, de signalement et de traitement des fraudes ou corruption ainsi que les sanctions ou

autres mesures correctives en cas de fraude ou corruption avérée.

Le CICDoc appliquera une tolérance zéro pour tout acte de fraude ou de corruption avéré de

quelque nature que ce soit, quel que soit l’auteur et quelles que soient les circonstances.

La présente Politique n’est pas un outil juridique mais un outil de gestion interne pour prévenir,

détecter et remédier aux cas de fraude ou corruption. Cependant, il est à rappeler que lorsqu’un

cas de fraude ou de corruption est signalé auprès des juridictions compétentes, la présente

Politique s’incline pour faire place à la Politique nationale de lutte contre la corruption applicable

à cet effet.

2. Rappel de la Politique nationale de lutte contre la corruption

Les informations de ce paragraphe sont issues de la Loi N°004-2015 du 03 mars 2015 portant

prévention et répression de la corruption au Burkina Faso. Cette Loi s’applique à tout agent

public. L’agent public est défini entre autres comme « tout agent d’une personne de droit privé

chargé de l’exécution d’un service public ou d’une commande publique quel que soit les modalités

de la mission à lui confiées.

Le CICDoc est une entité reconnue d’utilité publique, ayant la gestion de fonds publics, dont

rentrant dans le champ de ladite Loi. La Loi précise les infractions pénales et les sanctions

encourues (articles 42 à 75) dont un certain nombre est rappelées dans la présente politique. Il

s’agit de la corruption et de l’utilisation abusive et indue de ressources financières et de biens

appartenant au CICDoc.

2.1. Corruption d’un agent public

Elle est définie comme le fait :

- de promettre, d’offrir ou d’accorder à un agent public, directement ou indirectement, un

avantage indu, pour lui-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu’il accomplisse

ou s’abstienne d’accomplir un acte dans l’exercice de ses fonctions ;

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- pour un agent public de solliciter ou d’accepter, directement ou indirectement, un

avantage indu, pour lui-même ou pour une autre personne ou entité, afin d’accomplir ou

de s’abstenir d’accomplir un acte dans l’exercice de ses fonctions.

Elle est punie par un emprisonnement de deux (2) à cinq (5) ans et d’une amende de double de la

valeur des promesses agréées, des avantages indus ou des choses reçues ou demandées, sans que

ladite amende ne soit inférieure à deux millions (2 000 000) francs CFA

2.2. Avantages injustifiés dans la commande publique

Tout agent public qui passe, révise ou vise un contrat, une convention, une commande publique

ou un avenant en violation des dispositions législatives et règlementaires en vigueur en vue de

procurer à autrui un avantage injustifié est puni d’un emprisonnement de cinq (5) à dix (10) ans.

2.3. Soustraction de biens par un agent public

Tout agent public qui soustrait, détruit ou dissipe à son profit ou au profit d’une autre personne

ou entité, tout bien, tout fonds ou valeur, publics ou privés, ou de toute autre chose de valeur qui

lui ont été remis en vertu d’un contrat ou à raison de ses fonctions est puni d’un emprisonnement

de cinq (5) à dix (10) ans et d’une amende de deux millions (2 000 000) à dix millions

(10 000 000) de francs CFA ; ou l’une de ces deux (2) peines.

2.4. Usage et rétention illicites et abusifs de biens publics par un agent public

C’est le fait qu’un agent public de manière intentionnelle et indue détient à son profit ou au profit

d’une autre personne ou entité, tout bien, tout fonds ou valeur publics, ou de toute autre chose de

valeur qui lui ont été remis en vertu d’un contrat ou à raison de ses fonctions ou qui fait un usage

illicite et abusif de biens publics. Cette infraction est punie par un emprisonnement de un (1) à

cinq (5) et d’une amende de cinq cent mille (500 000) à un million cinq cent mille (1 500 000) de

francs CFA ; ou l’une de ces deux (2) peines.

2.5. Détournement de biens

Il s’agit du fait qu’une personne détourne ou dissipe à des fins personnelles des deniers publics,

effets actifs en tenant lieu, titres de paiement, valeurs immobilières, acte contenant ou opérant

obligations ou décharge, matériels ou objets mobiliers, appartenant, destinés ou confiés à l’Etat,

aux collectivités et établissements publics, aux organismes et sociétés bénéficiant d’une

participation de l’Etat qu’elle détient en raison de sa fonction. Les sanctions ont les suivantes :

- Valeur du détournement inférieure ou égale à un million (1 000 000) francs CFA :

emprisonnement d’un (1) à cinq (5) ans et amende du triple de la valeur du bien détourné

sans que cette amende puisse être inférieure à un million (1 000 000) francs CFA.

- Valeur du détournement compris entre un million (1 000 000) et dix millions

(10 000 000) francs CFA : emprisonnement de cinq (5) ans à dix (10) ans et amende du

triple de la valeur du bien détourné sans que cette amende puisse être inférieure à cinq

millions (5 000 000) francs CFA.

- Valeur du détournement supérieure à 10 millions (10 000 000) francs CFA :

emprisonnement de dix (10) à vingt (20) ans et amende du triple de la valeur du bien

détourné sans que cette amende puisse être inférieure à dix millions (10 000 000) francs

CFA.

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3. Domaine d’application de la politique anti-fraude ou anti-corruption du

CICDoc

La présente politique précise les personnes concernées et les actes de fraude et de corruption

auxquelles elle s’applique.

3.1. Champ d’application de la politique anti-fraude ou anti-corruption

Aux termes de la présente politique de lutte contre la fraude ou la corruption, les personnes

concernées sont :

- les membres de l’Assemblée générale (AG), du Conseil d’administration (CA) et du staff

de la Direction exécutive (DE) du CICDoc,

- les associations en partenariat avec le CICDoc pour la mise en œuvre

- les personnes morales ou physiques en affaire (fournisseurs de biens et services, experts,

conseil, etc.) avec le CICDoc ou désirant le faire

- ou toute personne mandatée par lui pour agir en son nom.

Sauf dispositions contraires de partenaires financiers et techniques, la politique de lutte contre la

fraude et la corruption du CICDoc s’applique à l’ensemble des opérations ou activités du CICDoc

quelle que soit leur source de financement ou leur destination finale.

3.2. Actes de fraude ou la corruption

Au sens de la présente politique, par « fraude et corruption » entendre au sens large, les pratiques

suivantes commises par un membre du AG ou du staff de la Direction exécutive du CICDoc, une

personne physique ou morale en partenariat ou affaire avec lui, ou commises au détriment de ces

derniers pour en tirer un avantage indu ou illégal :

Fraude : toute action ou omission, y compris fausse déclaration, visant sciemment à

induire ou à tenter d’induire en erreur une tierce partie, en vue d’en tirer un avantage

financier ou autre ou de se départir d’une obligation. La fraude se distingue de l’erreur du

fait du caractère intentionnel de l’acte posé.

Corruption : fait de proposer, offrir, promettre, donner, recevoir ou solliciter, directement

ou indirectement, un bien de valeur ou tout autre avantage en vue d’influer indûment sur

les actions d’une tierce partie ou tenter de le faire.

Détournement : utilisation abusive ou détournement intentionnel d’argent ou de biens à

des fins contraires à celles autorisées et prévues, notamment pour le compte de l’individu,

de l’entité ou de la personne à qui elles profitent directement ou indirectement.

Vol : acte intentionnel consistant à prendre illégalement, à s’approprier ou à cacher de

l’argent ou des biens en vue de priver leur propriétaire de leur droit légitime de les utiliser

ou d’en jouir.

Collusion : entente entre deux ou plusieurs personnes morales ou physiques à des fins

illégitimes, y compris exercer une influence abusive sur les actions d’une tierce partie. La

collusion peut être interne ou impliquer une personne externe.

Coercition : fait de léser ou endommager ou de menacer de le faire, directement ou

indirectement, une tierce partie ou ses biens pour indûment influencer ou tenter

d’influencer sur ses actions.

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4. Prévention de la fraude et de la corruption

La prévention et la détection de la fraude et de la corruption n’est pas une fonction isolée, mais

fait partie prenante de tous les aspects du fonctionnement du CICDoc. Les dispositifs de

prévention et de détection de la fraude ou de la corruption sont intégrés dans le système de

contrôle interne, de gestion des risques et de gestion des conflits d’intérêts du CICDoc.

4.1. Principes de base pour la prévention et la lutte contre la fraude

Les membres du staff du CICDoc et les personnes mandatées par lui doivent agir en toute

transparence et impartialité et dans le strict respect des règles d’éthique et d’intégrité. A ce titre,

ils sont tenus :

- d’exécuter les missions ou les fonctions qui leurs sont confiées en toute transparence,

impartialité et objectivité de façon à préserver la confiance des bénéficiaires, des

partenaires de mise en œuvre des activités, des partenaires techniques et financiers et

toute personne morale en relation avec le CICDoc.

- d’observer les normes déontologiques dans la réalisation des activités et à utiliser les

ressources financières et les biens uniquement pour les besoins pour lesquels, ils ont été

alloués.

- Au strict respect de l’obligation de rendre compte, en rendant compte de tout acte posé au

nom du CICDoc ou pour son compte, toute ressource financière ou bien dont ils ont eu la

responsabilité.

- au strict respect des politiques et procédures internes, des exigences des partenaires

techniques et financiers et des lois et règlements en vigueur au Burkina Faso.

Tout membre du CA avant sa prise de fonction, doit reconnaitre avoir eu connaissance des

dispositions de la présente politique de lutte contre la fraude ou la corruption et s’engage à les

respecter

Tout membre du staff de la Direction exécutive du CICDoc avant sa prise de fonction doit

reconnaitre avoir reçu et pris connaissance des dispositions de la présente politique de lutte

contre la fraude ou la corruption et s’engage à les respecter. Cette reconnaissance est matérialisée

par la signature par l’agent du contrat de travail dans lequel sont prévues des clauses y relatives.

Les personnes morales ou physiques en partenariat ou en affaire avec le CICDoc ou toute

personne mandatée par lui, lors de la signature du contrat s’engagent au respect de la présente

politique de lutte contre la fraude ou la corruption. Ces contrats doivent contenir des clauses

relatives à la lutte contre la fraude ou la corruption.

Tout membre de l’AG, du CA ou du staff de la Direction exécutive du CICDoc, toute personne

morale ou physique en partenariat ou en affaire avec ce dernier, ou toute personne mandatée par

lui qui n’aurait pas signaler des actes de fraude ou de corruption dont il a connaissance est passible

de sanctions.

4.2. Système de contrôle interne

Le contrôle interne est un outil efficace de prévention et de détection de la fraude et de la

corruption. Il est définit comme « un processus mis en œuvre par les dirigeants et le personnel

d'une organisation, à quelque niveau que ce soit, destiné à leur donner en permanence une

assurance raisonnable que les opérations sont réalisées, sécurisées, optimisées et permettent à

l'organisation d'atteindre ses objectifs de base, de performance, de rentabilité et de protection du

patrimoine; les informations financières sont fiables; les lois, les réglementations et les directives

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de l'organisation sont respectées » (Définition de l’Institut Français des Auditeurs et Contrôleurs

Internes).

Le contrôle interne ne peut atteindre les objectifs visés que s’il existe un environnement

approprié. Le Conseil d’administration du CICDoc doit favoriser et veiller à l’existence d’un

environnement de contrôle éthique et transparent.

Les failles et les dysfonctionnements du contrôle constituent la principale cause des fraudes ou

des corruptions. Ce sont :

- l’existence ou l’exercice de taches incompatibles, ex : absence de distinction des

fonctions d’autorisation, exécution, enregistrement et contrôle

- la défaillance ou la manipulation des outils de gestion

- la manipulation des données financières ou programmatiques (ex : absence de support

automatisé)

- l’existence de conflits d’intérêts

- l’existence d’activités ou d’opérations échappant à tout contrôle.

Le système de contrôle interne du CICDoc a été formalisé dans le manuel de procédures

approuvé par le Conseil d’administration. Le staff du CICDoc à quelque niveau qu’il soit est

responsable de la mise en œuvre du système de contrôle interne et doit contribuer à son

évaluation.

4.3. Gestion des risques

Un risque est un évènement susceptible d’influencer négativement l’atteinte des résultats du

CICDoc ou de compromettre la continuité et/ou la qualité de ses interventions. Le risque peut être

favorisé (ex : du fait d’une défaillance des procédures de contrôle interne) ou subi (ex : du fait

d’un évènement externe tel que l’insécurité au niveau national). La gestion des risques consiste à

les identifier, à les évaluer et à proposer les mesures d’atténuation appropriées pour donner une

assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs du CICDoc.

Le CICDoc contribue à la gestion des risques de certains projets et programmes pour lesquels il

est récipiendaire ou maitre d’œuvre. L’Audit interne doit animer en début de chaque année, un

exercice participatif d’identification et d’évaluation des risques.

4.4. Prévention des conflits d’intérêts

Pour le CICDoc, il y a conflit d’intérêt quand un membre de l’Assemblée générale, du Conseil

d’administration ou du staff de la direction exécutive, ou une personne morale ou physique en

partenariat ou en affaire avec lui a des intérêts directs ou indirects, d’ordre financier ou autre,

pouvant nuire à la conduite de ses tâches et responsabilités en matière de gestion des ressources

de CICDoc quel que soit leur origine. Un conflit d’intérêt peut également survenir si les intérêts,

d’ordre financier ou autre, d’un membre de l’Assemblée générale, du Conseil d’administration ou

du staff de la direction exécutive ou une personne morale ou physique en partenariat ou en affaire

avec lui compromettent la confiance du public dans sa capacité à gérer et à utiliser les ressources

de CICDoc dans le respect des principes de transparence, d’équité, d’honnêteté et d’obligation de

rendre des comptes (définition adaptée du Code de conduite des récipiendaires des ressources du

Fonds mondial).

Dans sa recherche de transparence et pour garantir l’intégrité de tous ces actes et toutes les

personnes qui sont en relation avec lui, le CICDoc s’est doté d’un manuel de gestion des conflits

d’intérêts qui formalise les dispositions régissant la gestion des conflits d’intérêts et les

procédures d’identification et de traitement des conflits d’intérêt réels et potentiels.

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Le (la) Directeur (trice) exécutif (tive) sur mandat du Conseil d’administration prend toutes les

dispositions nécessaires pour garantir la correcte application des dispositions du manuel de

gestion des conflits d’intérêts du CICDoc et veiller au respect de la séparation des tâches

incompatibles prévues par le système de contrôle interne.

4.5. Obligations des personnes externes en relation avec le CICDoc

En application des dispositions de la présente politique, il est prévu dans tous les contrats entre

le CICDoc et toute personne morale ou physique en partenariat ou en affaire avec lui ou mandatée

par lui une clause relative à la lutte contre la fraude ou la corruption.

Ces personnes morales ou physiques lorsqu’elles sont liées au CICDoc par des contrats d’affaires

ou des conventions de financement sont tenues d’exécuter les opérations et les activités

concernées conformément à ces contrats et dans le respect des dispositions régissant la lutte

contre la fraude ou la corruption. Elles sont également tenues de signaler au CICDoc toute

allégation de fraude ou de corruption dont elles ont connaissance.

4.6. Dispositions relatives au recrutement du personnel

L’intégrité est un critère pour lequel, les personnes chargées des recrutements de personnel au

sein du CICDoc ou mandatées par lui pour le faire, doivent accorder une importance. Par ailleurs,

les antécédents professionnels et le cas échéant, les références des candidats doivent être vérifiées

avant la proclamation des résultats définitifs.

4.7. Activités d’assurance et de contrôle

L’audit interne du CICDoc et les missions d’audits des partenaires financiers, les auditeurs

externes ou autres organes de contrôle mandatés doivent lors de leur mission de contrôle vérifier

le respect des dispositions relatives à la politique de lutte contre la fraude ou la corruption. Ils

doivent signaler dans leurs rapports de missions les actes de fraude ou de corruption qu’ils

auraient décelés.

5. Rôles et responsabilités des parties concernées

La responsabilité, in fine de la lutte contre la fraude et la corruption revient aux organes de

gouvernance et de direction notamment, les membres du Conseil d’administration et de l’équipe

de direction (Directeur (trice) exécutif (tive), Directeur (trice) des programmes, Directeur (trice)

des opérations et Directeur (trice) du suivi-évaluation) du CICDoc qui :

- sont tenus d’adopter des comportements qui encouragent l’ensemble des membres de

l’Assemblée générale et du staff de la direction exécutive du CICDoc, les personnes

morales ou physiques en partenariat ou en affaire avec lui ou mandatées par lui au respect

des valeurs morales d’éthique et d’intégrité

- doivent encourager les membres de l’Assemblée générale et du staff de la direction

exécutive du CICDoc à participer activement et en toute transparence à la préservation de

la réputation et à la sauvegarde des ressources financières et des biens du CICDoc

- doivent veiller à l’application correcte des rôles et responsabilités en matière de lutte

contre la fraude et la corruption par le personnel sous leur responsabilité, recueillir les

signalements d’allégations de fraude ou de corruption par ces derniers et assurer leur

sécurité.

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Aux termes de la présente politique, les rôles et responsabilités des principaux acteurs concernés

en matière de lutte contre la fraude ou la corruption sont précisés comme suit :

5.1. Président(e) du Conseil d’administration

En plus des rôles inhérents au Conseil d’administration, le Président du Conseil d’administration

doit :

- donner l’exemple en matière de transparence, d’objectivité et d’impartialité et veiller au

respect des règles morales d’éthique et d’intégrité par l’ensemble des membres de l’AG, du

CA et par le (la) Directeur (tricr) exécutif (tive) ;

- veiller à une large diffusion et au respect du manuel de procédures, du manuel de gestion

des risques, de la politique de lutte contre la fraude ou la corruption par les membres de

l’AG, du CA et du staff de la Direction exécutive ;

- veiller à la mise place et au bon fonctionnement d’un système de contrôle interne

approprié ;

- veiller à la mise en place d’un système participatif et interactif de gestion des risques et

s’assurer que le CICDoc intègre la gestion des risques dans l’ensemble de ses projets ou

programmes ;

- prendre les décisions motivées sur la conduite des enquêtes en cas de fraude avérée et

assurer le cas échéant, la représentation du CICDoc devant les instances judiciaires

- veiller, le cas échéant, à la mise en œuvre effective des sanctions et à la réparation de tout

préjudice subi par le CICDoc.

5.2. Directeur (trice) exécutif (ive)

En plus de sa responsabilité en tant que premier responsable de la Direction exécutive, le (l)

Directeur (trice) exécutif (ive) doit satisfaire aux obligations suivantes :

- Donner l’exemple en matière de transparence, d’objectivité et d’impartialité et veiller au

respect des règles morales d’éthique et d’intégrité par l’ensemble des membres du staff de

la Direction exécutive, des personnes en partenariat, en affaire avec le CICDoc ou

mandatées par le CICDoc

- Mettre en place un système de contrôle interne adapté et efficace et s’assurer de sa correcte

application par l’ensemble du personnel

- Mettre en place et animer un système transparent et efficace de gestion des risques

- veiller à une large diffusion et à l’application effective du manuel de procédures, du

manuel de gestion des conflits d’intérêts et de la présente politique de lutte contre la fraude

ou la corruption par les membres du staff et toute personne morale ou physique en

partenariat ou en affaire avec le CICDoc ou mandaté par ce dernier

- Faciliter l’animation des mécanismes de signalement des cas de fraude et corruption mis

en place et s’assurer le cas échéant de l’application diligente et effective des mesures

correctives

- Garantir la protection et la sécurité au sein du CICDoc ou à l’extérieur des dénonciateurs

des allégations de fraude et corruption ainsi que celle de leur proche contre les éventuelles

répressions

- Faciliter la conduite des investigations et des enquêtes par l’auditeur interne, les auditeurs

externes ou tout organe de contrôle mandaté et prendre les dispositions nécessaires pour

une application effective de leurs conclusions.

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- Rendre compte au Conseil d’administration des cas de fraudes avérés et des mesures

correctives prises et, le cas échéant aux partenaires financiers dont les ressources

financières, les biens ou activités ont été affectés

- Prendre les dispositions nécessaires pour l’application des mesures prévues ou des

sanctions à prendre en cas de fausses allégations.

5.3. Membres du staff du CICDoc

Le personnel est tenu au respect des règles, politiques et procédures qui garantissent l’utilisation

conforme et la sauvegarde des ressources financières, des biens et de la réputation du CICDoc. A

cet effet, il doit :

- faire preuve de transparence, d’intégrité, d’impartialité dans l’exercice des missions

assignées et dans les relations avec les tiers ;

- prendre connaissance et respecter les dispositions du manuel de procédures, du manuel

de gestion des conflits d’intérêts, de la politique de lutte contre la fraude et la corruption

ou de tout document de politique du CICDoc ;

- déceler et signaler les éventuels cas de fraudes ou corruption ou de suspicion de fraude ou

corruption conformément aux dispositions de la présente politique ;

- assurer la mise en œuvre correcte du système de contrôle interne en place et contribuer à

son amélioration ;

- participer activement à l’auto-évaluation des risques et à la mise en œuvre du plan de

gestion des risques.

5.4. Auditeur interne

En plus des responsabilités du personnel en matière de lutte contre la fraude et la corruption,

l’Auditeur interne est responsable des activités d’assurance et de contrôle notamment :

- vérifier la conformité des politiques et procédures, le respect du manuel de procédures, du

manuel de gestion des conflits d’intérêts, de la présente politique de lutte contre la fraude

ou la corruption ou de tout document de politique du CICDoc ;

- rendre compte périodiquement par écrit au Conseil d’administration du fonctionnement

du système de contrôle interne, de l’exécution du plan de gestion de risques, de la mise en

œuvre des mesures correctives relatives à des conflits d’intérêts ou à des cas de fraude ou

de corruption, de la mise en œuvre des recommandations des audits internes ou externes ;

- procéder à une revue régulière du système de contrôle interne en place et contribuer à

son amélioration continue ;

- assurer le suivi de la mise en œuvre et l’actualisation du plan de gestion des risques ;

- mener les investigations pour la recherche d’éléments probants relatives aux allégations

de fraude ou de fraude avérée ;

- faciliter, le cas échéant, la conduite des enquêtes par des personnes externes habilitées

(auditeur externe, officier de justice, etc.) ;

- s’assurer de la tenue à jour par la Direction exécutive du registre de suivi des signalements

d’allégations de fraude et des actions mises en œuvre.

5.5. Auditeurs externes

Les comptes et états financiers du CICDoc sont soumis à des audits annuels mandatés par les PTF

et à un audit annuel global. Au cours de ces missions, les auditeurs externes sont tenus de signaler

les fraudes susceptibles d’entraîner des anomalies significatives dans les comptes notamment les

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actes intentionnels portant atteinte à l’image fidèle des comptes et de nature à induire en erreur

l’utilisateur de ces comptes et les détournements d’actifs.

Le signalement de ces actes délictueux est fait dans la lettre de recommandations (ou lettre de

contrôle interne) accompagnant les rapports d’audits des comptes.

5.6. Personnes morales ou physiques externes en relation avec le CICDoc

Toute personne morale ou physique qui intervient dans la mise en œuvre des activités du CICDoc,

ou qui est en affaire avec lui ou mandaté par lui, doit avant la signature d’un acte contractuel ou

l’exécution d’une activité, reconnaitre avoir pris connaissance de la politique de lutte contre la

fraude, l’approuver et s’engager à son strict respect.

6. Détection de la fraude ou de la corruption

Les principales causes des fraudes et la difficulté de leur détection rapide découlent des failles et

des dysfonctionnements du système de contrôle interne. L’Auditeur interne doit lors de ses

missions de contrôle vérifier le système de contrôle interne en place pour identifier les éventuels

failles et dysfonctionnements et passer en revue les activités ou opérations pour détecter les

éventuels cas de fraudes.

Par ailleurs, les supérieurs hiérarchiques doivent user de bon sens (sans tomber dans l’atteinte à

la vie privée ou dans le harcèlement) pour identifier et apprécier autres éléments qui constituent

des signaux d’alarme de pratiques délictueuses. Il s’agit entre autres : changement de

comportement ou de train de vie d’un agent, soumission d’offres faite systématiquement par les

mêmes fournisseurs, transactions inhabituelles, agents refusant d’aller en congé, etc.

7. Signalement des actes de fraude ou de corruption

7.1. Règles de conduite

Les membres du CA ou du staff de la Direction exécutive du CICDoc, les personnes physiques ou

morales externes en relation avec le CICDoc qui ont eu connaissance d’un acte de fraude ou de

corruption ou qui ont des suspicions de pratique de tels actes, sont tenus de les signaler

conformément au mécanisme prévu dans la présente politique.

Les informations relatives aux allégations de fraude doivent être communiquées par le

dénonciateur :

- Lorsque les allégations sont faites par un agent, celui-ci doit en informer le (la) Directeur

(trice) exécutif (ive) qui saisit l’Auditeur interne ;

- Pour les allégations impliquant le (la) Directeur (trice) exécutif (ive), le signalement est

fait au (à la) Président(e) du Conseil d’administration par le supérieur qui le suit

immédiatement dans la hiérarchie ;

- Pour les allégations impliquant l’Auditeur interne, le signalement est fait au (la)

Président(e) du Conseil d’administration par le (la) Directeur (trice) exécutif (ive) ;

- Lorsque de cas de fraudes impliquant le (la) PCA, les allégations sont faites par le

Directeur (trice) exécutif (tive) auprès du (de la) Vice-Président(e) du CA.

Les signalements d’allégations de fraudes peuvent être faits verbalement ou par courrier physique

ou électronique. Ils peuvent être également faits de manière anonyme à travers une boite à idées.

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Toutefois, ces allégations faites de manière anonyme doivent être traitées avec prudence. Un

formulaire de signalement (annexe 1) est mis à la disposition des dénonciateurs.

Toute personne en relation contractuelle ou non avec le CICDoc ou ayant un lien avec un

partenaire technique ou financier qui aurait eu connaissance d’une allégation de fraude ou de

corruption et ne l’a pas signalé est considérée comme un complice et est passible de sanctions.

Par ailleurs, tout dénonciateur ou tout membre du staff du CICDoc qui a en sa possession des

éléments de preuve relatifs à une allégation de fraude ou de corruption doit les remettre au (à la)

Directeur (trice) exécutif (tive) ou à l’Auditeur interne. Toutefois, il peut garder une copie par

devers lui. Toute personne qui gardera par devers elle de manière intentionnelle des éléments de

preuve sera passible de sanctions au motif de complicité ou d’obstruction au traitement de la

fraude.

7.2. Protection du dénonciateur

En vue d’encourager les personnes à signaler les allégations de fraudes dont elles ont

connaissance et de les protéger contre les éventuels actes répressifs à la suite de ces signalements,

la politique prévoit des moyens de protection des dénonciateurs.

7.2.1. Anonymat

Le dénonciateur peut requérir l’anonymat. L’anonymat signifie que l’identité du dénonciateur ne

figure pas sur le formulaire de signalement (annexe 1). Cependant l’identité du dénonciateur est

enregistrée par la personne à qui la dénonciation est faite et ce, pour les besoins des investigations

et/ou des enquêtes. Toutefois, le droit à la confrontation en cas de réfutations justifiées des

allégations est reconnu pour toute personne incriminée.

7.2.2. Confidentialité

Toutes les personnes qui reçoivent les signalements de fraude ou de corruption sont tenues de ne

pas dévoiler l’identité des dénonciateurs sauf aux personnes chargées d’une investigation ou d’une

enquête. Toute personne qui aurait enfreint au respect de la confidentialité est passible de

sanctions disciplinaires.

7.3. Limites de l’intervention du dénonciateur

Les dénonciateurs ne doivent pas s’immiscer dans le traitement de la fraude ou de la corruption

notamment :

- rentrer en contact avec les personnes incriminées liées à la fraude ou corruption signalée

- faire une divulgation d’informations en lien avec leurs allégations de fraude à une autre

personne que celle désignée dans la procédure de signalement

- mener personnellement ou par l’intermédiaire d’une tierce personne, leur propre

investigation ou enquête

- garder par devers eux des documents ou tout autre élément de preuve, mais pour en faire

des copies éventuellement.

13

7.4. Protection contre les dénonciations abusives

L’utilisation abusive de cette procédure qui consisterait à faire en connaissance de cause des

allégations fausses ou malveillantes, si elle est avérée, sera considérée comme une infraction grave

et les personnes qui se seront rendues responsables de tels actes s’exposent à des sanctions

disciplinaires ou pénales selon le cas.

Toute personne ayant été victime de tels actes, pourrait demander réparation au CICDoc, si celui-

ci a entamé une procédure qui lui a porté préjudice.

8. Traitement d’allégations de fraude ou de corruption

Le traitement des allégations de fraude ou des cas de fraudes avérés exige toujours un travail

minutieux de recherche d’éléments pour confirmer ou infirmer les signalements qui sont faits.

8.1. Principes de base à observer

8.1.1. Confidentialité

Toutes les personnes qui reçoivent les signalements de fraude ou de corruption se doivent

d’utiliser avec prudence et protéger les informations reçues. Elles ne doivent en aucun cas publier

lesdites informations, ni les utiliser pour en retirer un intérêt personnel, ou pour porter préjudice

au dénonciateur ou à toute personne impliquée de près ou de loin dans les faits incriminés. Toute

infraction à la présente disposition est passible de sanctions disciplinaires.

8.1.2. Présomption d’innocence

Les auteurs directs ou indirects, les auteurs avérés ou supposés d’actes de fraude ou de corruption

qui ont été signalés ou qui ont été détectés lors de contrôle bénéficient d’une présomption

d’innocence jusqu’à ce que des investigations ou des enquêtes aient confirmé leur culpabilité.

8.2. Recherche d’éléments probants

Tout signalement de fraude ou de corruption donne lieu à une investigation et/ ou à une enquête

pour collecter et/ou vérifier les éléments probants. Cette activité est confiée à l’Auditeur interne,

le cas échéant et/ou à une personne indépendante mandatée par le CICDoc.

8.2.1. Investigations internes

Les investigations internes consistent à la recherche d’éléments probants notamment interroger

les témoins, assembler des éléments de preuve et rédiger un rapport.

En principe, les investigations sont de la responsabilité de l’Audit interne, le cas échéant. Lors des

investigations, la personne mandatée a un total accès aux personnes, informations et aux lieux en

lien avec l’objet de sa mission. Ces investigations se font à l’interne et à l’externe auprès de tierces

personnes impliquées ou supposées impliquées. Le (la) Directeur (trice) exécutif (tive) prend les

dispositions nécessaires pour faciliter ou demander à des partenaires externes de faciliter l’accès

aux personnes ou informations jugées utiles par la personne mandatée. Toutefois, l’Auditeur

interne ou la personne mandatée doit prendre les dispositions nécessaires pour la protection des

documents et tout autre élément de preuve dont il a collecté.

14

A la fin de ses investigations, l’Auditeur interne ou la personne mandatée transmet au Président

du conseil d’administration un rapport motivé. Le contenu du rapport diffère en fonction du

résultat des investigations.

Si les investigations ont abouti à la constatation d’une fraude avérée ou une tentative de fraude,

le rapport doit comporter les points suivants :

- les diligences de contrôles mises en œuvre : vérifications effectuées, outils utilisés

(entretien, revue documentaire, corroboration d’informations ou de données, etc.)

personnes consultées, etc. ;

- une présentation des faits : nature de la fraude et personnes impliquées ;

- la compréhension du mécanisme de la fraude : identification et analyse de l’organisation

mise en place et des procédés utilisés par les auteurs de la fraude

- l’identification des causes : recherche de tous les facteurs qui ont facilité cette fraude (ex :

failles à l’intérieur ou des facteurs extérieurs) ;

- une analyse des conséquences : détermination des conséquences de la malversation

(pertes d’actifs monétaires ou non monétaires, augmentation des charges ou diminution

de recettes, etc.) et évaluation du manque à gagner ;

- la proposition de dispositif de prévention et de détection : proposition de dispositif adapté

pour prévenir à l’avenir la survenance de tels actes et le cas échéant pour les détecter dans

les meilleurs délais ;

- la proposition de mesures appropriées : rappel des sanctions prévues dans la présente

politique dans les cas pareils, proposition de mesures pour récupérer les pertes et/ou

corriger les manques à gagner, nécessité de poursuivre une enquête.

Si après les investigations, l’allégation de fraude s’avère fausse ou non fondée, le rapport doit

comporter les points suivants :

- les diligences de contrôles mises en œuvre : vérifications effectuées, outils utilisés

(entretien, revue documentaire, corroboration d’informations ou de données, etc.),

personnes consultées, etc. ;

- un rappel des faits qui ont conduit aux investigations ;

- la proposition de renforcement des procédures de contrôle interne en place (si

nécessaire) ;

- le rappel des sanctions en cas de fausse dénonciation.

Avant toute divulgation des résultats de l’investigation, l’Auditeur interne ou la personne

mandatée par le CICDoc doit informer la (les) personne(s) incriminée(s) des faits constatés

(éléments probants) et des dispositions prévues et/ou des sanctions encourues. La (les

personne(s) incriminée(s) peuvent réagir en apportant des éléments d’explication, de

contradiction ou de récusation aux faits qui leur sont exposés.

8.2.2. Décision de conduite d’enquêtes

Les enquêtes concernent les allégations de fraude dont les investigations internes ont abouti à

l’existence d’éléments de preuves et sont conduites par des spécialistes externes mandatés (ex :

auditeur externe, expert, officier de justice, etc.).

La décision de solliciter la participation d’une source externe dépend de l’ampleur et de la

complexité de la fraude et des personnes impliquées. Cette décision relève du (de la) Président(e)

du Conseil d’administration après consultation de personnes avisées.

15

L’Auditeur interne (le cas échéant) ou le (la) Directeur (trice) exécutif (tive) doit faciliter et suivre

la conduite des enquêtes. Il doit tenir un journal pour y consigner toutes les actions menées ou

toutes les informations à lui communiquer par les enquêteurs pour suivre l’évolution de l’enquête

en rendre compte au (à la) Président(e) du Conseil d’administration.

9. Sanctions et mesures appropriées

En application du principe de tolérance zéro, tout acte de fraude avéré est passible de sanctions.

Par ailleurs, l’utilisation abusive du mécanisme de signalement constitue une faute passible

également de sanctions.

9.1. Sanctions contre les personnes incriminées et leurs complices

Nonobstant les poursuites judiciaires qui peuvent être menées contre des personnes incriminées,

des sanctions suivantes peuvent être prises dans le cas de tentative de fraude ou de fraude.

9.1.1. Staff de la Direction exécutive

Nonobstant les sanctions encourues, tout membre du staff qui est reconnu coupable de fraude ou

de corruption est tenu au remboursement ou à la restitution des fonds et à défaut un précompte

à la source de montants détournés ou de la valeur du bien détourné est effectué.

Tout membre du staff qui est reconnu coupable de fraude ou de corruption encourt selon la nature

et l’ampleur de l’acte incriminé, les sanctions ou mesures correctives suivantes :

- Perte de certains avantages

- Mutation à un autre poste ou à une autre localité

- Rétrogradation

- Suspension ou rupture du contrat pour faute grave

- Interdiction provisoire ou définitive d’accès aux locaux du CICDoc.

9.1.2. Membre de l’Assemblée générale ou du CA du CICDoc

Tout membre de l’Assemblée générale ou du CA du CICDoc qui est reconnu coupable de fraude

ou de tentative de fraude ou de corruption encourt selon la nature et l’ampleur de l’acte incriminé

d’une suspension ou radiation de toutes les instances statutaires du CICDoc. Cette sanction doit

être validée par l’Assemblée générale.

9.1.3. Partenaires de mise en œuvre

Les partenaires de mise en œuvre qui exécutent des activités qui se seront rendues coupables

d’actes de fraude ou de corruption de leur propre chef ou par un de leurs membres ou personnel

encourent les sanctions suivantes :

- Retrait des activités entachées ;

- Suspension ou rupture des conventions de financement pour faute grave

- Perte du statut de partenaire de mise en œuvre et/ou interdiction de participation aux

activités financées par le CICDoc ;

- Remboursement de montants détournés ou de la valeur du bien détourné.

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9.1.4. Personnes en affaire avec ou mandatées par le CICDoc

Les fournisseurs de biens et services, les consultants, les conseils, les personnes ressources, etc.

qui se seront rendus coupables de fraude ou corruption encourent les sanctions ci-dessous :

- Suspension ou rupture pour faute grave du contrat qui les lie au CICDoc

- Exclusion temporaire ou définitive du répertoire des fournisseurs/ consultants agréés du

CICDoc

9.2. Sanctions suite à des dénonciations abusives

Tout membre du staff du CICDoc qui aurait fait des fausses dénonciations est passible des

sanctions disciplinaires conformément au manuel de gestion des ressources humaines.

Un partenaire de mise en œuvre qui aurait fait de fausses allégations à l’encontre du CICDoc ou

d’un membre du staff de la Direction exécutive et porté atteinte à sa réputation pourrait être

sanctionné. Le CICDoc pourrait suspendre sa collaboration avec ce dernier jusqu’à ce que celui-

ci :

- présente des excuses publiques en utilisant le même circuit que celui qui a servi à divulguer

les fausses accusations, lorsque l’acte est posé par le premier responsable de l’entité ;

- prenne des sanctions à l’encontre de l’auteur de cette fausse allégation, lorsque cet acte est

du fait d’une personne en son sein.

Une personne en affaire avec ou mandatée par le CICDoc (fournisseurs de biens ou services,

conseils, personnes ressources, etc.) qui aurait fait de fausses allégations à l’encontre du CICDoc

ou d’un membre du staff de la Direction exécutive pourrait être sanctionné par une suspension ou

rupture du contrat pour faute grave ou une exclusion temporaire ou définitive du répertoire des

fournisseurs/ consultants agréés du CICDoc.

10. Information, communication et suivi

Les résultats définitifs des investigations sont communiquées aux ou à la personne(s)

incriminée(s) par lettre du (de la) Président(e) du Conseil d’administration, si la personne

concernée est membre du Conseil d’administration. Les résultats des investigations et enquêtes

et les sanctions prévues sont notifiés par lettre du (de la) Directeur (trice) exécutif (tive) à la (aux)

personne(s) incriminée(s) avec une ampliation au Conseil d’administration ou par lettre du (de

la) Président(e) du Conseil d’administration lorsque la personne incriminée est le (la) Directeur

(trice) exécutif (tive).

Le (la) Directeur (trice) exécutif (tive) doit également informer en cas de nécessité :

- les partenaires financiers dont les ressources et/ou activités sont concernées par les cas de

fraudes traités et des mesures appropriées mises en œuvre

- l’auditeur des comptes et états financiers

- les assureurs pour les éventuels pertes ou dommages relatifs à des biens assurés

- les partenaires externes dont des agents ou représentants sont impliqués dans les faits

incriminés.

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Les cas de fraudes avérées et les sanctions et mesures appropriées sont communiquées aux

membres du Conseil d’administration et à l’ensemble du personnel lors des rencontres.

NB : Une copie de la lettre est conservée dans le dossier individuel de l’agent, dans le dossier du

CA ou dans un dossier de marché, si tel est le cas.

Un registre de suivi (annexe 2) des actes de fraude ou corruption est tenu par l’Auditeur interne

pour suivre la mise en œuvre des actions préventives, correctives ou judiciaires.

Fait à Ouagadougou le…………….

Président(e) du Conseil d’administration

Coordonnées des personnes ressources

Président du Conseil : adresse mail et téléphone

Directeur exécutif : adresse mail et téléphone

Auditeur interne : adresse mail et téléphone

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Annexe 1 : Formulaire de signalement

Formulaire de signalement de fraude ou corruption

Date de prise de

connaissance

Date et heure de

notification :

Nom, prénom(s)

dénonciateur

(facultatif)

Suspicion de fraude (…….) Fraude avérée (……)

Faits relevés/ constatés :

Personnes impliquées :

Personnes ayant connaissance des faits

présumés frauduleux :

Explication détaillée du (des) fait (s) présumés frauduleux :

Eléments de preuve ou tout renseignement utile (le cas échéant) :

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Annexe 2 : Registre de suivi des cas avérés ou suspicions de fraude ou corruption

1 Fraude ou corruption

Date Personnes incriminées

Mode de détection

Actions préventives/ correctives/ judiciaires

Etat de mise en œuvre

Informations complémentaires

Dénonciation, mission de contrôle, lors de l’évaluation des risques