Pmi outils collaboratifs et management de projet collaboratif

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Le Facteur Humain est-il impacté par les outils collaboratifs du Manager de Projet ?

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Support Conférence PMI du 27 sept 2012

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Le Facteur Humain

est-il impacté par les outils collaboratifs du

Manager de Projet ?

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Manager de Projet : un acteur essentiel

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Des projets pour faire quoi ?

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Le Rôle du Manager de Projet ?

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Gestion de Projet Gestion de Projet vs

Management de Projet

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MANAGEMENT DE PROJET

Le management de projet est un management qui se g p j g qcaractérise par :

• L'irréversibilité des opérations des participants• L irréversibilité des opérations des participants

• Un fort degré de liberté des actions des participantsg

• Une organisation vouée à être évolutive et temporaire

• Des flux de trésorerie d'investissement pouvant être négatifs

è• Une forte influence de variables exogènes sur le projet

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PROJET vs MODE PROJET

On appelle projet un ensemble finalisé d’activités et d’actionsOn appelle projet un ensemble finalisé d activités et d actionsentreprises dans le but de répondre à un besoin défini dans desdélais fixés et dans la limite d'une enveloppe budgétaireallouée.

MODE PROJET vs MODE PROCESSUSL f ti t d j t di ti dLe fonctionnement en « mode projet » se distingue dufonctionnement en mode processus en ce sens qu'une activitéconduite en mode projet n'est généralement pas destinée àconduite en mode projet n est généralement pas destinée àêtre répétée

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PROCESSUS

Un processus est un ensemble d'activités Un processus est un ensemble d activités corrélées ou interactives qui transforment les éléments d'entrée en éléments de les éléments d entrée en éléments de sortie

iLes processus d'un organisme sont généralement planifiés et mis en œuvre dans des conditions maîtrisées afin dans des conditions maîtrisées afin d'apporter une valeur ajoutée.

Le processus décrit les activités del'entreprise selon une vision transversale

t à l' i ti

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par rapport à l'organisation

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ENJEUX HUMAINS DES PROJETS

Le budget alloué au projet est une contrainte importante (ressources internes)Le résultat est incertain ainsi cela conduit à des analyses des risques mais le risque majeur est celui de réduire le projet à la seule dimension de sa réalisation technique

4 types de projets :• le projet sur l'autre selon le modèle de la cde sociale• le projet sur l autre selon le modèle de la cde sociale• le projet pour l'autre selon le modèle paternaliste• le projet avec l'autre selon le modèle participatif• le projet de l'autre selon le modèle de l'autonomie

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p j

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PROCESSUS vs PROJET

La gestion des activités en mode processus doit être distinguée de celle des activités en mode projet :

Gestion de Processus Gestion de ProjetsGestion de Processus Gestion de ProjetsUnivers répétitif, stable Univers inconnu, innovantProcessus récurrent décisions Processus récurrent, décisions réversibles Processus historique, décisions irréversibles

Incertitude faible : variables Incertitude forte : variables exogènes, non endogènes contrôlablesFlux de trésorerie positif, le fonctionnement dégage un Flux de trésorerie négatif, il faut investir avant fonctionnement dégage un bénéfice d’avoir un retour

Difficulté : Intervenir rapidement Difficulté : Gérer un « saut dans l’inconnu »

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pen cas de blocage complexe

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Le MANAGEMENT dans le MANAGEMENT DE PROJET

Le terme Management concerneg

• « Management dit personnel » ou l'art de seconduire soi même dans sa relation vis à vis d'autruiconduire soi-même, dans sa relation vis-à-vis d autrui

• « Leadership » ou l'art de conduire un ensemble deppersonnes au sein d'un collectif ou d'une organisation

G ti l' t d d i i ti• « Gestion » ou l'art de conduire une organisation soustous ses aspects ( et pas uniquement dans le domainedes Resso rces h maines)des Ressources humaines)

•« Empowerment » ?

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p

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Un peu d’histoire…

De Frederick Taylor avec son organisation scientifique De Frederick Taylor avec son organisation scientifique du travail à Louis Renault et Henry Ford...

ET MAINTENANT ?

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Enjeux de la notion de projet

Nos sociétés sont devenues des « sociétés à projets ». Les projets concernent autant les organisations que les individus, à tous les stades de la vie

Cette omniprésence du mode projet dans tous les aspects de l'activité humaine renvoie à une vision idéalisée de ce mode d'action

L j t bl l d i t t i d l' i Le projet semble alors devenu un instrument qui donne l'espoir à l'homme de ne plus seulement subir les évènements, mais de pouvoir maîtriser le cours de l’histoire et forger le futur à sa pouvoir maîtriser le cours de l histoire et forger le futur à sa façon.

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PROJET DONNE L'ESPOIR DE POUVOIR FORGER LE FUTUR ?

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Les enjeux de pouvoir et de relation

STRUCTURE n

STRUCTURE RÉSILIAIRE

STRUCTURE RÉSILIAIRE EN FILIÈRE

Éanisa

tion

STRATÉGIQUE

d’o

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STRUCTURE

mod

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MATRICIELLE

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STRUCTURE PYRAMIDALEvo

lutio

n

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PYRAMIDALEEv

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Changement de logique

Logique de STRUCTURERÉSILIAIRE Logique de

RESPONSABILITÉet d’autonomie

RÉSILIAIRE

èles

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MATRICIELLE mod

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STRUCTURE PYRAMIDALE

volu

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Logique d’OBÉISSANCEhié hi

Ev

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hiérarchique

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Le risque du maillon faible

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Management de Projet et Outils

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Manager de Projet femme/homme de Communication ?femme/homme de Communication ?

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COMMUNICATION

Vous avez dit communication ?

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COMMUNICATION

Pour vous, qu’est-ce que la Communication ?q q

• l'action de communiquer, d'établir une relation avec autrui,l action de communiquer, d établir une relation avec autrui,de transmettre quelque chose à quelqu'un

• l'ensemble des moyens permettant la diffusion d'unmessage

• l'action d'informer et de promouvoir - son projet auprès desacteurs, d'entretenir son image, par tout procédé

é i imédiatique

• l’action d’exercer une influence

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LES ENJEUX DE LA COMMUNICATION

La communication a pour objectif de faire passer un messageSur le fond, la communication cherche bien à répondre à l'undes objectifs suivants :

• CRÉER UNE RELATION pour dialoguer fréquemment, ourelancer le dialogue, créer une norme commune pour serelancer le dialogue, créer une norme commune pour secomprendre

• INFORMER : faire passer une information une connaissance• INFORMER : faire passer une information, une connaissance,ou une émotion, donner son identité, sa personnalité autiers, pour être connutiers, pour être connu

• INFLUENCER : obtenir une influence pour inciter l'autre à agirselon sa volonté

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selon sa volonté

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i iLa partie essentielle de la communication est

hécachée

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Avec les outils CollaboratifsAvec les outils Collaboratifs,

qu’est ce qui change?

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OUTILS DE COMMUNICATION VS COMMUNICATION

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N’y a-t-il que ça qui change?

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COMMUNIQUER !CHANGER MON MODE RELATIONNEL

Nous pensons qu’il suffit de dire/écrire pour être entendu/lu

Nous pensons qu’il suffit d’être clair pour être compris

èNous vivons comme s’il suffisait d’être sincère pour être cru

Nous sommes persuadés que la bonne volonté et une Nous sommes persuadés que la bonne volonté et une intentionnalité positive sont suffisantes pour s’entendre avec autrui

S’entendre voulant dire, pour beaucoup, « être d’accord » et avoir compris l’autre

Et toutes ces croyances, chacun va s’en apercevoir avec plus ou moins de souffrance, se révèlent factices, ne suffisent pas à

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ou moins de souffrance, se révèlent factices, ne suffisent pas à permettre la communication.

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COMMUNIQUER !CHANGER MON MODE RELATIONNEL

Nous découvrons lentement que :

• Les mots recouvrent des intentionnalités, des réalités, des , ,propositions et des possibles de partage… très variables

• Ce qui est entendu/lu est différent de ce qui est dit/écritCe qui est entendu/lu est différent de ce qui est dit/écrit

• Chacun d’entre nous a des filtres, des références, des points de fixation ou des zones d’intolérance des seuils de de fixation ou des zones d intolérance, des seuils de tolérance fragiles… à la fois proches et lointains de ceux qui nous entourent

• La réciprocité est rare, le dialogue reste toujours une aventure, que le partage devient parfois un risque

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aventure, que le partage devient parfois un risque

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Les filtres et mécanismes de perception

4 types de filtre

• Des filtres physiques

yps'interposent entre la

réalité et notre ti d ll i

• Un filtre neurologique

• Des filtres physiquesperception de celle-ci

Un filtre neurologique

U filt lt l

D filt l

• Un filtre culturel

• Des filtres personnels

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Les filtres et mécanismes de perceptionFILTRE NEUROLOGIQUE

La représentation de notre environnementest calquée surest calquée sur

• nos facultés• nos limitations• nos limitations

Nos 5 sens ne sont que les « capteurs » de notre environnement, seul notre cerveau analyse et créé une représentation pour notre compréhension.

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Chacun se fait une représentation qui lui est propre

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L’HOMME CET AUTOMATE

METAPROGRAMMES D’ACTION

Référence interne/ externeProactif / Réactif / Passif

COMPORTEMENTS

Proactif / Réactif / PassifRechercher à / Eviter de

Motivation : Veux, Faut, Dois, Peux, Envie deChoix : Procédure - Règles / Choix - Liberté

Responsabilité : Indépendant / Proximité / Coopératif

Phase 4

EMOTIONSINTERNES

COMPORTEMENTS EXTERNES

Phase 3

ETATS INTERNES

METAMODELE

COMPORTEMENT

Ce que JE FAISCe que JE DIS

INTERNESPROCESSUS COGNITIFS

Phase 2

REPRESENTATION

CROYANCESMETAMODELE

Généralisation SélectionDistorsion

Phase 1

PERCEPTION

METAPROGRAMMES DE SELECTION DE L’INFO

METAPROGRAMMES D’ORGA DE L’INFO

VAKOiVAKOeTRI PRIMAIRE

Global / SpécifiqueEGO centrage

VAKOiAssocié/Dissocié

Accord/DésaccordPrésent/Absent

Différence/Similitude

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Chacun d’entre nous répond à nos propres automatismes…

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COMMUNIQUER !CHANGER MON MODE RELATIONNEL

COMMUNIQUER C’EST METTRE EN COMMUN (soit des différences, soit des ressemblances) À PARTIR DE NOS BESOINS soit des ressemblances) À PARTIR DE NOS BESOINS FONDAMENTAUX :

ÊTRE RECONNU•ÊTRE RECONNU• Dans mon unicité• Avec la part de mystère et de possibles qui m’habitent • Avec la part de mystère et de possibles qui m habitent,

même quand ils restent encore dans l’inaccessible

•ÊTRE ENTENDU• Dans ce que je dis aujourd’hui, à ce moment précis• Avec ce que je suis• Avec ce que je suis• Avec ce que je sais• Avec ce que je sens• Sans que l’autre m’identifie ou m’enferme tout entier dans ce que

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• Sans que l autre m identifie ou m enferme tout entier dans ce que j’exprime

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COMMUNIQUER !CHANGER MON MODE RELATIONNEL

Je peux m’interroger sur la dynamique de la communication que je proposecommunication que je propose

• Est-ce que je veux influencer l’autre à tout prix ?

• Est-ce que j’accepte l’influence de l’autre ?

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COMMUNIQUER !CHANGER MON MODE RELATIONNEL

DANS LA SPHÈRE SOCIALE PROCHE

• Les relations de la sphère sociale proche sont des relations où l’incidence affective domine et par là relations où l incidence affective domine et par là même où les désirs de l’autre…. sont très puissants à nous influencer, à nous définir

• Relations bien sûr où mes propres désirs vont tenter d’influencer l’autre, de le définir dans le sens de d influencer l autre, de le définir dans le sens de mes attentes ou de mes inquiétudes

DANS LA SPHÈRE PROFESSIONNELLEDANS LA SPHÈRE PROFESSIONNELLE

• En est-il vraiment autrement ?

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En est il vraiment autrement ?

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COMMUNIQUER !CHANGER MON MODE RELATIONNEL

Chacun d’entre nous a aussi d’autres besoins relationnels :•LE BESOIN D’AFFIRMATION •LE BESOIN D’APPROBATIONqui sont contradictoires, et qui se combattent…

« Je veux être bien vu de mes collègues et je n’ose pas leur dire « Je veux être bien vu de mes collègues et je n ose pas leur dire que je ne supporte pas la fumée de leur cigarette, ni leurs blagues douteuses (voir blessantes) …

• « Est-ce que je peux prendre le risque de m’affirmer, et donc de renoncer à la recherche d’approbation ?E t j ff t d dé l i d • Est-ce que je peux affronter mes peurs de déplaire, de ne plus être aimé, d’être jugé ou rejetés si je tente de créer des relations de confrontation et d’inter-influences

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des relations de confrontation et d inter influences mutuelles ?

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COMMUNIQUER !CHANGER MON MODE RELATIONNEL

POUR CRÉER DES RELATIONS VIVANTES :

• OSER DEMANDER• Apprendre à faire des demandes directes ouvertes• Apprendre à faire des demandes directes, ouvertes

• OSER DONNERA t à l’ t i t êt l i• Apporter à l’autre ce qui peut être reçu par lui

• OSER RECEVOIR• Accepter d’être ouvert aux possibilités de l’autre

« méfiance, doute, a priori,… »• OSER REFUSER

• Savoir dire NON et apprendre à dire de vrais OUI

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COMMUNIQUER !CHANGER MON MODE RELATIONNEL

Cette attitude est pleine de risques, car elle peut être vécue, elle peut être perçue en face, comme blessante Elle peut susciter des contre-attitudes de rejet, d’agressivité et entretenir des affrontements parasitaires qui polluent les relations

Elle peut aussi, et c’est notre espoir, ouvrir à des rencontres é ll l i t i tréelles, pleines et vivantes

Chacun peut s’interroger sur la façon dont il équilibre ou déséquilibre le demander, le donner, le recevoir et le refuser d h d l ti l l ti ll

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dans chacune de ses relations les plus essentielles

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COMMUNIQUER !CHANGER MES (MAUVAIS) RÉFLEXES

en Management de Projeten Management de Projet

Injonctions avec des • « tu dois, il faut, tu devrais, il n’y a qu’à », et autres yaka

• Menaces réelles ou imaginaires (le plus souvent) avec des • Menaces réelles ou imaginaires (le plus souvent) avec des • « Attention à ceci, si tu fais ça tu risques… » , « Fais attention, tu vas… »

•Sanctions avec des privations, des rejets : • « Puisque tu…, tu ne … » « Tu n’as pas le choix, sinon …. »

• Culpabilisation avec des :• Accusations : « A cause de toi »• Accusations : « A cause de toi, … »• Comparaisons : « Untel, lui il … »• Plaintes : « Après tout ce que j’ai fait pour toi … »• Mises en demeure : « Si tu ne fais pas ça, … »

•Doubles messages …• « Tu es libre de choisir mais …. »

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« Tu es libre de choisir mais …. »

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Il n'y a qu'UN SEUL MOYEN d'amener une Il n y a qu UN SEUL MOYEN d amener une

personne à accomplir une actionpersonne à accomplir une action

c'est de susciter en elle

LE DÉSIR

d'accomplir cette actionCopyright © 2000-2012 TRANSFORMATION & INNOVATION - Tous droits réservés. - Reproduction interdite sans autorisation écrite 41

d accomplir cette action

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Les mots les plus fréquemmentLes mots les plus fréquemment

employés sont

MOI et JECopyright © 2000-2012 TRANSFORMATION & INNOVATION - Tous droits réservés. - Reproduction interdite sans autorisation écrite 42

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LA COMMUNICATIONEN SITUATION DE CONFLIT

Les façons de gérer les conflits

Accommodation CollaborationÉlevé

Accommodation Collaboration

Intérêt pour la Compromisrelation avec

l’autre ou pour l’autre

Evitement Compétition

F ibl

Intérêt pour ses propres objectifsÉlevéFaible

Faible

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p p p j

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LA COMMUNICATION en (VRAIE) COLLABORATION

Collaboration• Mode gagnant gagnant; les personnes impliqués • Mode gagnant-gagnant; les personnes impliqués

recherchent un gain mutuelLes personnes tendent à leur objectif ou à leur point de vue,… p j p ,mais elles tiennent aussi à conserver de bons rapports avec l’autre . Elles veulent éviter le mode compétitif qui serait défavorable à la relationdéfavorable à la relationLes « collaborateurs » prennent garde à ne pas faire de reproche personnels ni a dire ou faire quoi que ce soit qui détériorerait la relationdétériorerait la relation.

• Ils investissent de l’énergie à chercher une solution équitable et rentable pour tousp

• La collaboration n’engendre pas de frustration. Cependant elle exige beaucoup de temps et d’effort. Elle requiert de se comprendre mutuellement de s’entendre de rechercher

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comprendre mutuellement, de s entendre, de rechercher ensemble des solutions gagnant-gagnant

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HOMME

CONVAINCU MALGRÉ LUI

GARDE TOUJOURS LE MÊME AVISCopyright © 2000-2012 TRANSFORMATION & INNOVATION - Tous droits réservés. - Reproduction interdite sans autorisation écrite 45

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Manager de Projet femme/homme de Cohésion ?femme/homme de Cohésion ?

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DYNAMIQUE DE COMPORTEMENT

ACTIVITÉ

SATISFACTIONSFRUSTRATIONS

TS

SENTIMENTS

RTEMENT

COMPOR

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PASSIVITÉ

C

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DYNAMIQUE DE COMPORTEMENT

ACTIVITÉORGANISATIONMOYENS

IDENTITÉVALEURS

MOYENSACTIONS

VALEURSASPIRATIONS

SATISFACTIONSFRUSTRATIONS

TS

SENTIMENTS

PEURSDOUTES

RTEMENTDOUTES

DIFFICULTÉSPRESSION

SOUFFRANCECOMPORSOUFFRANCE

HABITUDESINDIFFÉRENCE

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PASSIVITÉ

C INDIFFÉRENCELAXISME

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DYNAMIQUE DE COMPORTEMENTET PROJET

ACTIVITÉORGANISATIONMOYENS

IDENTITÉ

MOYENSACTIONS

IDENTITÉVALEURS

ASPIRATIONS

SATISFACTIONSFRUSTRATIONS

TS

SENTIMENTS

PEURSDOUTES

RTEMENTDOUTES

DIFFICULTÉSPRESSION

SOUFFRANCECOMPORSOUFFRANCE

HABITUDESINDIFFÉRENCE

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PASSIVITÉ

C INDIFFÉRENCELAXISME

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DYNAMIQUE DE COMPORTEMENTET PROJET

ACTIVITÉ

SATISFACTIONSFRUSTRATIONS

TS

SENTIMENTS

RTEMENT

COMPOR

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PASSIVITÉ

C

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DYNAMIQUE DE COMPORTEMENT

ACTIVITÉ

SATISFACTIONSFRUSTRATIONS

TS

SENTIMENTS

RTEMENT

COMPOR

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PASSIVITÉ

C

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Le meilleur outil du Manager de Projet Le meilleur outil du Manager de Projet c’est …

lui-même

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Le Manager de Projet êdoit être un

Champion de la Communication Champion de la Communication + un Champion de la Cohésion

Page 54: Pmi   outils collaboratifs et management de projet collaboratif

Et Vous ?