PLATON

MODE D’EMPLOI EDITEURS

Centre Exception handicap 06/03/2017

TABLE DES MATIERES : 1. Se connecter sur PLATON .........................................................................................................2

Comment obtenir mes codes d’accès à l a plateforme PLATON ..................................................................... 2

Comment générer un nouveau mot de passe ? ............................................................................................. 2

Comment obtenir des codes d’accès à un compte FTP à la BnF ?................................................................... 2

2. Répondre à une demande a l’unite : ...........................................................................................3

Quels sont les ouvrages qui peuvent être demandés au titre de l’exception handicap au droit d’auteur ? ..... 3

Comment savoir si une demande est en attente sur PLATON ? ..................................................................... 3

Comment déposer par https ......................................................................................................................... 3

Que dois-je faire si je ne dispose plus du fichier ? ......................................................................................... 4

Comment déposer par sftp ? ........................................................................................................................ 5

Problèmes techniques .................................................................................................................................. 6

De combien de temps je dispose pour déposer sur PLATON ? ....................................................................... 7

Quels formats de fichiers dois-je déposer ?................................................................................................... 7

3. Les adaptations effectuees ................................................................................................................7

Comment puis-je suivre l’adaptation issue de mes fichiers ? ......................................................................... 7

Peut-on récupérer les adaptations ? ............................................................................................................. 8

4.Dépôt des manuels scolaires ...............................................................................................................9

Que dois-je déposer au titre de la nouvelle loi ?............................................................................................ 9

Quand dois-je déposer les manuels scolaires ?.............................................................................................. 9

Quel est le processus spécifique de ce dépôt sur PLATON ? .......................................................................... 9

Quels sont les impératifs techniques et Comment dois-je nommer les fichiers déposés ? ............................ 10

Dois-je renseigner des métadonnées ? ....................................................................................................... 10

Quels formats dois-je déposer ? ................................................................................................................. 10

5.Gérer son compte ............................................................................................................................ 10

Comment informer du changement d‘adresse et de coordonnées ? ............................................................ 10

Comment informer du changement de correspondant PLATON? ................................................................ 11

Comment regrouper plusieurs comptes PLATON ? ...................................................................................... 11

Peut-on avoir plusieurs comptes pour un même groupe éditorial ? ............................................................. 11

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MODE D’EMPLOI PLATON : EDITEURS

1. SE CONNECTER SUR PLATON

COMMENT OBTENIR MES CODES D’ACCES A L A PLATEFORME PLATON Dès réception du formulaire et inscription sur PLATON, des codes de connexion à la plateforme sont automatiquement envoyés aux adresses mel renseignées.

Une modification du mot de passe est demandée dès la première connexion. Vous pouvez à tout moment redemander votre identifiant au Centre exception handicap. exception.handicap@bnf.fr

COMMENT GENERER UN NOUVEAU MOT DE PASSE ? Si vous avez perdu votre mot de passe, vous pouvez vous adresser au Centre Exception handicap exception.handicap@bnf.fr :

Un nouvel identifiant et un nouveau mot de passe vous seront générés et envoyés par courriel automatique.

COMMENT OBTENIR DES CODES D’ACCES A UN COMPTE FTP A LA BNF ? L’ouverture d’un compte FTP se fait auprès du centre Exception handicap de la BnF en écrivant à exception.handicap@bnf.fr. Les codes d’accès sont envoyés par mel.

Ce mode de dépôt requiert l’utilisation d’un logiciel permettant d’effectuer du sFTP (tel que le logiciel libre FileZilla ou Win SCP).

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2. REPONDRE A UNE DEMANDE A L’UNITE :

QUELS SONT LES OUVRAGES QUI PEUVENT ETRE DEMANDES AU TITRE DE L’EXCEPTION

HANDICAP AU DROIT D’AUTEUR ? Les fichiers sources des œuvres suivantes sont demandés, via la plateforme PLATON, à l’unité par les organismes habilités :

- Toute œuvre imprimée (livres, périodiques, partitions…) dont le dépôt légal est postérieur à 10 ans (le jour de la première demande de l’organisme) ;

- Toute œuvre dès lors qu’elle a été publiée sous forme de livre numérique, sans limitation de date.

Cependant, si vous avez déjà été sollicité sur PLATON, pour un titre par son EAN imprimé et que le fichier déposé correspond aux formats préconisés (voir infra), vous ne serez pas, sauf erreur de notre part, sollicité une deuxième fois pour le même ouvrage par son EAN numérique (Epub ou PDF). Les EAN imprimés et numériques des œuvres sont liés entre eux (EAN en lien) dans les notices PLATON.

COMMENT SAVOIR SI UNE DEMANDE EST EN ATTENTE SUR PLATON ? Dès formulation de la demande par l’organisme de transcription, un premier courriel est envoyé aux personnes signalées lors de l’inscription comme correspondant PLATON. Il précise l’organisme demandeur ainsi que les références de l’ouvrage (EAN/ISBN et le titre).

Deux courriels de rappel sont envoyés automatiquement, respectivement 22 jours et 2 jours avant l’échéance des 45 jours légaux.

Au-delà des 45 jours, l’équipe du Centre Exception handicap contacte les éditeurs par courriel, par téléphone ou par courrier.

Vous pouvez suivre vos demandes en cours :

- Sur la page d’accueil de la Plateforme PLATON, vous trouverez le nombre de demandes en attente, qui agrège les demandes encours, les demandes en retard ou les livraisons non conformes, redemandées pour des raisons techniques ;

- Accueil >> Mes demandes en attente, vous donne le détail (Ean, titre, auteur, date de la demande et vous permette de répondre à celle -ci par un bouton action.

COMMENT DEPOSER PAR HTTPS Vous pouvez déposer un ou plusieurs fichiers correspondant à l’œuvre demandée sur PLATON, par Https.

Attention, seuls les fichiers « légers », de moins de 2 giga peuvent être déposés par ce biais (fichiers Xml ou Epub de la littérature générale par exemple). Il est conseillé de demander l’ouverture d’un compte FTP si vous éditez des ouvrages graphiques tels que beaux livres ou ouvrages scolaires.

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Sur votre page : sélectionnez l’onglet

La liste des demandes en attente s’affiche. Pour répondre à une demande, cliquez sur la flèche

Pour transférer, cliquez sur parcourir et sélectionnez sur votre poste le fichier à joindre :

Ajoutez le fichier à la liste. Si l’ouvrage est découpé en plusieurs fichiers, vous avez ainsi la possibilité de les ajouter avant de les transmettre.

Une fois tous les fichiers de l’ouvrage ajoutés à la liste, cliquez sur « transmettre le document ».

QUE DOIS-JE FAIRE SI JE NE DISPOSE PLUS DU FICHIER ? Vous avez la possibilité de refuser le dépôt si vous ne disposez pas des fichiers numériques. Dans « répondre aux demandes » (cf ci-dessus), l’onglet « refuser » vous propose un menu déroulant listant plusieurs motifs de refus possible. Si aucun motif ne correspond à vote situation, choisissez « autre » et précisez alors le motif dans le champ commentaire.

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COMMENT DEPOSER PAR SFTP ? Ce mode de dépôt requiert l’utilisation d’un logiciel permettant d’effectuer du sFTP (tel que le logiciel libre FileZilla ou Win SCP). - Ouvrir le logiciel permettant d’effectuer du sFTP

- Renseigner les champs « Hôte », « Identifiant », « Mot de passe » et « Port ». Cliquer sur « Connexion » :

Les codes d’accès sont communiqués par courriel par la BnF et sont consultables dans l’onglet « Mon compte » sur PLATON.

- Lors de chaque demande de document numérique, un répertoire est automatiquement créé sur le site distant FTP. Le répertoire a la forme suivante :

*pour les livres : [EAN] [premières lettres du titre]

*pour les périodiques : « [Titre du périodique]_[Numéro du fascicule] », suivi de la mention « NS » pour « Numéro spécial » le cas échéant :

- Rechercher le document, dossier compressé (.zip) – obligatoire dans le cadre d’un dépôt de manuels scolaires (cf infra)- ou fichier (.doc, .PDF…) sur le « site local », c’est-à-dire là où il est stocké, en utilisant les flèches « + » et « - » pour déplier l’arborescence

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- Cliquer sur le document pour le sélectionner, maintenir la sélection, et glisser le document dans le répertoire d’accueil sur le « site distant »

Tous les midis, les contenus déposés dans le FTP sont automatiquement déplacés vers PLATON et les fichiers détruits des FTP

Chaque document doit être déposé dans le répertoire correspondant à son EAN. Sinon, le catalogue de PLATON

ne sera pas correctement alimenté et l’organisme agréé risque d’avoir accès à des documents non demandés.

Les répertoires du FTP ne doivent pas être modifiés par l’éditeur, afin que le déplacement des documents vers PLATON et leur destruction du FTP s’effectuent automatiquement.

PROBLEMES TECHNIQUES Version de Filezilla : la dernière version de Filezilla n’est pas compatible avec l’outil de transfert. Si vous rencontrez des problèmes de transfert, vous pouvez également utiliser un autre client de FTP (Winscp par exemple).

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Dans tous les cas, si les difficultés persistent n’hésitez pas à contacter le Center Exception handicap : exception.handicap@bnf.fr

DE COMBIEN DE TEMPS JE DISPOSE POUR DEPOSER SUR PLATON ? Le fichier source doit être déposé au plus tard 45 jours après réception de la demande.

QUELS FORMATS DE FICHIERS DOIS-JE DEPOSER ? L'article L. 122-5-1 du code de la propriété intellectuelle oblige les éditeurs à transmettre le fichier numérique dans un format facilitant la production de documents adaptés ( lien vers urls). Si vous ne disposez pas du format XML, vous pouvez déposer le fichier sous un autre format, parmi ceux listés par l'arrêté précité. Les formats les plus adaptables restent les formats les plus structurés possibles (Epub, Txt, PDF modifiable…). Si vous n'en disposez pas vous pouvez déposer d'autres formats parmi les suivants, facilitant la production de documents adaptés : EPUB, INDD, PDF, ODT, DOC, DOCX, RTF, TXT, HTML, TEX (LaTeX). Dans le cas où votre ouvrage est sorti dans une édition numérique dans un format autre que le PDF, l’arrêté précise qu’à défaut du XML, vous pouvez déposer dans l'un des formats listés par l'arrêté à l'exception du PDF. Enfin, dans le cas d’ouvrages scolaires, si vous déposez le fichier sous le format propriétaire InDesign, il apparaît utile de déposer dans la mesure du possible le fichier sous format PDF, les organismes ne pouvant pas tous traiter les fichiers de mise en page.

3. LES ADAPTATIONS EFFECTUEES

COMMENT PUIS-JE SUIVRE L’ADAPTATION ISSUE DE MES FICHIERS ? Vous avez la possibilité de suivre le dépôt de vos fichiers et de connaître la nature de transcription ainsi que l’organisme adaptateur.

Sur la page d’accueil, cliquez sur « exporter mon historique », la page suivante s’affiche. Vous pouvez filtrer votre recherche par état (adapté par exemple).

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Vous pouvez ensuite afficher la liste des résultats obtenus dans un tableur en cliquant sur « exporter ».

PEUT-ON RECUPERER LES ADAPTATIONS ? Les éditeurs ne peuvent récupérer les adaptations produites par les associations. Il leur est toutefois possible d’entrer en contact avec elles afin de les obtenir.

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4.DEPOT DES MANUELS SCOLAIRES

QUE DOIS-JE DEPOSER AU TITRE DE LA NOUVELLE LOI ? Les livres scolaires dont le dépôt légal ou la publication sous forme de livre numérique sont postérieurs au 1er janvier 2016, au plus tard le jour de leur mise à la disposition du public.

Sont considérés comme livres scolaires soumis à l’obligation de dépôt auprès de la Bibliothèque nationale de France les manuels et leur mode d'emploi, ainsi que les cahiers d'exercices et de travaux pratiques qui les complètent ou les ensembles de fiches qui s'y substituent, régulièrement utilisés dans le cadre de l'enseignement primaire, secondaire et préparatoire aux grandes écoles ainsi que les formations au brevet de technicien supérieur (BTS), et conçus pour répondre à un programme préalablement défini ou agréé par les ministres intéressés. La classe ou le niveau d'enseignement doit être imprimé sur la couverture ou la page de titre de l'ouvrage.

QUAND DOIS-JE DEPOSER LES MANUELS SCOLAIRES ? Au plus tard le jour de leur mise à la disposition au public.

QUEL EST LE PROCESSUS SPECIFIQUE DE CE DEPOT SUR PLATON ? Le dépôt des manuels se fait par flux, sans demande préalable des organismes.

L’ouverture d’un compte FTP (cf infra) est nécessaire pour ce processus.

Sur le compte FTP utilisé habituellement sur PLATON, un sous-répertoire « ManuelsScolaires » a été créé.

Le nom de ce sous-répertoire du FTP ne doit pas être modifié et les fichiers sources doivent bien être déposés à l’intérieur de celui-ci afin que le transfert des documents vers PLATON s’effectue automatiquement.

Glisser dans le sous-répertoire ManuelsScolaires les fichiers sources, zippés et dont le nommage commence au moins par l’EAN :

Par exemple : Par exemple : 9782212557827_BAT_Math_2017

Le zip correspond à un seul ouvrage mais vous pouvez déposer en une fois autant de zip que vous le souhaitez.

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L’insertion des fichiers se fait automatiquement. Une fois dans le catalogue PLATON, les fichiers sont supprimés du FTP.

QUELS SONT LES IMPERATIFS TECHNIQUES ET COMMENT DOIS-JE NOMMER LES FICHIERS

DEPOSES ? Afin qu’ils soient pris en compte automatiquement, les fichiers déposés dans le sous-répertoire « manuels scolaires » doivent :

*Etre zippés

*Et le nommage du fichier commencer par l’Ean de l’ouvrage déposé.

Par exemple : Par exemple : 9782212557827_BAT_Math_2017

DOIS-JE RENSEIGNER DES METADONNEES ? Seuls le fichier source dont l’Ean figure dans le nommage du fichier doit être déposé.

Afin de remonter les informations bibliographiques (titre, auteur…) sur la plateforme PLATON, une interrogation est faite en interne à la BnF auprès de l’Extranet éditeur qui possède les données les plus fraîches dès la parution de l’ouvrage.

Pour faciliter le flux des données, s’il vous était possible de déclarer les ouvrages scolaires auprès de l’Extranet éditeur, soit à l’unité par le site, soit par des flux ONIX.

Pour plus de renseignement, vous pouvez contacter le Centre Exception handicap exception.handicap@bnf.fr ou l’extranet éditeur (http://depotlegal.bnf.fr/preparerAccueilBnf.do)

QUELS FORMATS DOIS-JE DEPOSER ? La loi précise qu’un arrêté établira la liste des formats. Les consultations sont en cours afin d’établir cette liste.

Dans le temps intermédiaire, les formats les plus adaptables restent les formats en priorité InDesign +PDF pour les ouvrages scolaires. Si vous ne disposez pas de ces formats, vous pouvez déposer des formats les plus structurés possibles (PDF modifiable…)

5.GERER SON COMPTE

COMMENT INFORMER DU CHANGEMENT D‘ADRESSE ET DE COORDONNEES ?

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Pour modifier l’adresse ou les coordonnées du compte principal Platon vous devez contacter le centre Exception handicap par mèl (exception.handicap@bnf.fr) en indiquant l’adresse, les noms, prénoms, le(s) courriel(s) ainsi que le(s) numéro(s) de téléphone.

COMMENT INFORMER DU CHANGEMENT DE CORRESPONDANT PLATON? Un compte secondaire peut-être ajouté ou supprimé après avoir cliqué sur le bouton « Modifer » via l’onglet Mon compte.

COMMENT REGROUPER PLUSIEURS COMPTES PLATON ? Contactez par téléphone ou par mèl le Centre Exception handicap qui se chargera de fusionner les comptes et transférer les demandes en cours.

PEUT-ON AVOIR PLUSIEURS COMPTES POUR UN MEME GROUPE EDITORIAL ? Il est tout à fait possible d’avoir plusieurs comptes PLATON pour un même groupe éditorial, qui permet par exemple de réceptionner une demande pour un titre de périodique particulier ou pour une marque éditoriale.

Le compte FTP peut être soit mutualisé (un seul pour tous les comptes liés au groupe) ou séparé.

Pour toute modification, veuillez-vous adresser au Centre Exception handicap.

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