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Plateformes numériques dédiées à la coopération des professionnels de santé autour du circuit du médicament V 2.3 - 22/04/2020

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Plateformes numériques dédiées à la coopération des professionnels de santé autour du circuit du

médicament

V 2.3 - 22/04/2020

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Guide à destination des Établissements de Santé pour l’utilisation de MaPUI Ressources Covid

PREAMBULE

Classification : RESTREINT

Définition des niveaux de classification utilisés :

PUBLIC (Pas de mention nécessaire – peut être diffusé à tous publics )

RESTREINT (Information non publique à usage interne seulement – peut être diffusé par les membres

de la liste de diffusion dans le cadre de leurs besoins professionnels) CONFIDENTIEL (Information sensible/critique dont la divulgation non contrôlée est de nature à

compromettre de manière significative le déroulement normal d’un projet, causer un préjudice

significatif mais réparable – peut être diffusé par un membre de la liste de diffusion à une autre

personne sous sa propre responsabilité́, mais celle-ci doit faire partie des sociétés prévues dans la

liste) SECRET (Information extrêmement sensible/critique (stratégique) dont la divulgation non contrôlée

est de nature à compromettre de manière majeure le déroulement normal d’un projet, causer un

préjudice important et/ou irréparable – ne peut pas être diffusé )

Liste de diffusion : société MaPUI LABS, Agences Régionales de Santé, DGOS.

Seules les personnels cités (ou personnels dont les sociétés sont citées) peuvent recevoir la diffusion

de ce document.

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TABLE DES MATIÈRES

Contexte 3

Remonter l’état des stock par tableau Excel 3

2.1 Accéder au module d’import 3

2.2 Importer un fichier 4

2.3 Vérification de l’import 7

Remplir la liste COVID-19 manuellement 8

Remplir la liste de DM/EPI/Matériel 9

Consultation des données par votre ARS 10

Questions et problèmes fréquents 10

Contacts ARS 12

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1. Contexte

Ce tutoriel a pour objet de vous aider à remonter l’état de vos stocks COVID-19 aux ARS avec la

plateforme MaPUI. Il est possible de remonter vos stocks via un tableau Excel ou manuellement à

votre convenance.

2. Remonter l’état des stock par tableau Excel

La plateforme propose un module d’import de stock par tableau excel. Le stock complet de

l’établissement peut être importé, le système se charge de compléter les médicaments de la Liste

COVID-19.

2.1 Accéder au module d’import

Sur la page principale : cliquer sur le bouton « REMONTER LES INFORMATIONS À VOTRE ARS »

Cliquer sur le bouton “ IMPORTER VOS STOCKS ”

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Sur cette nouvelle page, cliquer sur “IMPORTER”

2.2 Importer un fichier

Il s’agit d’importer un tableau Excel de vos stocks. Ce fichier complètera automatiquement la liste

COVID -19 à partir des UCD des produits. Seuls les fichiers au format .xls ou .xlsx sont acceptés.

Cliquer sur le bouton « Téléchargez le fichier d’exemple » pour connaître le modèle d’import à

respecter. Puis cliquer sur « SUIVANT »

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Le fichier d’exemple Excel comporte 5 colonnes. Il faut impérativement conserver le nom et l’ordre

des colonnes si vous établissez ce tableau à partir de votre logiciel de gestion de stocks. Le nom des

colonnes sont les suivants :

● ucd

● nom_produit

● stock

● conso_jour

● reference_etablissement

Important : Ne pas mettre de majuscule, ni d’accent sur les noms des colonnes.

Si les informations de “conso_jour” ou “reference_etablissement” ne sont pas disponibles, vous

devez conserver la colonne mais vous pouvez laisser l’information vide.

● colonne A : Il s’agit de l’UCD à 7 ou 13 chiffres

● colonne B : Libellé du produit dans votre établissement

● colonne C : Stock du produit au moment de l’importation

● colonne D : conso_jour = consommation journalière du produit. La consommation

journalière est une moyenne sur les 7 dernier jours.

● colonne E : référence établissement = code produit

Vérifiez également que le tableau que vous souhaitez importer se situe sur la première feuille de

votre fichier. En effet, la plateforme ne prend en compte que la première feuille du fichier.

De nombreux éditeurs de logiciels de stocks ont ou vont proposer une fonction d’export dans leurs

logiciels au format.

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Pour importer le fichier sur la plateforme, Déplacer le fichier à partir de son emplacement OU

sélectionner le fichier Excel sur votre ordinateur.

Cliquer sur “OUI” pour confirmer l’import du fichier

Un encart en bas de la page vous informera sur le statut d’import de votre fichier.

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L’import du fichier peut nécessiter un peu de temps. Le nouveau fichier va automatiquement

supprimer la précédente liste de vos stocks et mettre à jour les données de la liste COVID-19 avec les

nouvelles informations :

2.3 Vérification de l’import

Cliquer sur « LISTE COVID-19 »

Les informations issues du fichier d’import EXCEL sont automatiquement reportées dans le tableau

de suivi à destination de l’ARS :

● Quantité en stock

● Consommation journalière

Remarque : La liste COVID-19 peut être amenée à changer. Dans ce cas le système prend en compte

automatiquement les modifications lors du prochain import de stock.

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3. Remplir la liste COVID-19 manuellement

S’il n’est possible d’extraire un tableau excel depuis de logiciel de stock de la PUI, la liste COVID-19

peut être renseignée manuellement.

Sur la page principale : cliquer sur le bouton « REMONTER LES INFORMATIONS À VOTRE ARS »

Pour chaque onglet il est alors possible d’indiquer le stock courant et la consommation journalière

de chaque ligne. La consommation journalière est une moyenne sur les 7 dernier jours.

Cliquer sur “SAUVEGARDER” pour appliquer les modifications.

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4. Remplir la liste de DM/EPI/Matériel

La liste des DM / EPI / Matériel nécessite de renseigner dans un premier temps les produits associés à chaque famille. (Cette étape est à réaliser une seule fois) Si la référence établissement (= code produit) est renseignée pour chaque produit associé, l’import de stock permettra d’intégrer automatiquement les données de stock et de CMJ sinon vous devrez les renseigner manuellement. Pour associer un produit à une famille de la liste DM/EPI/Matériel, cliquez sur le bouton plus à droite de l’intitulé produit, ce qui va ouvrir la fenêtre “Ajouter une référence”.

Sur cette fenêtre, vous devez renseigner obligatoirement les informations suivantes:

● « captif » / « non captif » ○ « captif » signifie que le dispositif en question ne peut être utilisé qu’avec du

matériel fabriqué par le même fournisseur. ○ « non captif » signifie que le dispositif en question peut être utilisé avec du

matériel fabriqué par un autre fournisseur. ● Le fournisseur (entrez le nom du fournisseur puis sélectionnez dans la liste

déroulante un des choix proposés) De manière optionnelle:

● La référence fournisseur ● La référence établissement (= code produit) → Permet la synchronisation lors de

l’import du fichier de stock.

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Cliquez sur le bouton Ajouter pour valider la référence, vous pouvez répéter cette opération plusieurs fois pour ajouter différentes références. Vous pourrez ensuite remplir soit manuellement, soit par import comme pour la partie médicaments:

● Le stock ● La consommation journalière moyenne sur les 7 dernier jours pour les

consommables / le besoin pour les non consommables.

Cliquer sur “SAUVEGARDER” pour appliquer les modifications.

5. Consultation des données par votre ARS

L’ARS de votre région a accès en temps réel aux données remontées dans la liste COVID-19. Il n’y pas

d’action requise en plus de votre part pour remonter l’information à l’ARS.

La liste peut être modifiée plusieurs fois dans la journée. Les ARS consultent généralement l’état des

stocks en fin de journée à partir de 18h.

6. Questions et problèmes fréquents

Comment puis-je changer les quantités une fois l’import de fichier réalisé ? En allant sur la page Liste Covid-19 il est possible de modifier la quantité pour chacun des

médicaments.

Je ne trouve pas un médicament dans la liste COVID-19. La liste des médicaments a été définie au niveau national.

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A qui adresser mes remarques concernant la liste COVID-19 ? Merci d'envoyer toutes vos demandes à l'ARS de votre région via le contact en fin de document.

Je veux faire un import de mon stock mais le fichier fourni par mon logiciel de

gestion de stocks comporte tous les médicaments de l’établissement comment

puis-je faire? Vous pouvez faire l’import de la totalité de votre fichier, le système fera le tri et remplira les stocks

demandés par l’ARS. Il est cependant très important de bien formater votre fichier avant import et

respecter scrupuleusement l’ordre et le nom des colonnes.

Puis-je avoir un export excel de la liste COVID-19

La liste COVID-19 en format excel est téléchargeable sur la plateforme grâce au bouton LISTE VIERGE

situé sur la page Liste Covid-19 => Médicaments.

Cependant la liste COVID-19 étant susceptible d’évoluer, nous vous recommandons de toujours

utiliser le template en ligne afin d’éviter d’importer un template non à jour.

Il est recommandé d'utiliser:

- Soit la saisie directe sur la plateforme.

- Soit le module import avec l'extraction complète de l'état des stocks, seul les produits de la liste

COVID-19 seront remontés aux Agences Régionales de Santé (Vérifiez le résultat sur la page "Liste

COVID-19", l'état de stock de certains produits peuvent être à saisir manuellement).

7. Contacts ARS

Pour toute demande, voici les contacts ARS: ARS Auvergne-Rhône-Alpes [email protected] ARS Bourgogne-Franche-Comté [email protected] ARS Bretagne [email protected]

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ARS Centre-Val de Loire [email protected] ARS Corse [email protected] ARS Guadeloupe [email protected] ARS Guyane [email protected] ARS Grand-Est [email protected] ARS Hauts-de-France [email protected] ARS Île de France [email protected] ARS Martinique [email protected] ARS Mayotte [email protected] ARS Normandie [email protected] ARS Nouvelle-Aquitaine [email protected] ARS Pays de la Loire [email protected] ARS Provence-Alpes-Côte d'Azur [email protected] ARS Occitanie [email protected] ARS La Réunion

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