AnTaNe

23 Rue de lEsterel31400 ToulouseSARL au capital de 1000 RCS Toulouse : 489 911 800

AnTaNe 23 rue de lesterel 31400 ToulouseJerome.clou@anteane.frSIRET : 489 985 879 00019

Avant propos.

La socit antane (http://www.anteane.fr), la demande de ses clients mets en libre disposition cet exemple de cahier des charges GPAO. Il ne s'agit que d'une mthode, peut tre en existe-il de meilleures ?

La rdaction d'un cahier des charges prsente un avantage pour le client qui structure son besoin et peut ainsi mieux juger les offres de ses prestataires mais aussi un avantage pour le fournisseur de solution qui peut juger si son produit est comptitif pour un projet ou pas.

Conseils pour un cahier des charges GPAO.

- Soyez concis, mieux vaut utiliser des tirets que de longues tirades techniques.-Utilisez des mots simples : force d'organiser sa production, chaque entreprise dveloppe un langage qui lui est propre et qui se comprend forcment trs bien dans l'entreprise mais demandez vous si ce langage est comprhensible par un tiers.-Utilisez des schmas : une bonne image vaut mieux qu'un long discours, si vous n'tes pas sur de votre description, n'hsitez pas utiliser des schmas.-Utilisez plusieurs niveaux de lecture : n'hsitez pas mettre les titres en couleurs et les passages importants en gras.-Soyez explicites dans les titres, un bon document doit pouvoir tre compris en lisant simplement le sommaire.-Fixez vous une limite du nombre de page de votre cahier des charges, une vingtaine de pages hors annexes parait le plus adapt.

Notre socit distribue et intgre la solution PMI SOFT, destines des entreprises de moins de 50 salaris.Pour avoir des renseignements sur cette solution :http://www.anteane.fr/index.php/GPAO-pmisoft/

Vous pouvez, bien sur, nous contacter ou nous adresser vos cahiers des charges l'adresse suivante : jerome.clou@anteane.fr Ou au 06 88 77 06 26

Bonne rdaction !!!!

Exemple de plan pour un cahier des chargesGPAO.

Considrations gnrales. (20 lignes)

Objectif de cette partie : description gnrale du projet.

Dans cette partie, dcrire le contexte gnral de l'activit de votre entreprise :

- Qui tes vous ? Que vendez vous? Qui sont vos clients et ou se situent-ils gographiquement? Que produisez vous? Quel est l'effectif de votre socit ? Quel est l'effectif du personnel de production.

- Pourquoi souhaitez vous changer ou investir dans une GPAO ?

PARTIE 1 Votre organisation interne

Objectif : faire comprendre au lecteur comment s'organise votre production afin qu'il puisse vous rpondre avec prcision.

Dans cette partie nous allons dcrire l'organisation de l'entreprise l'heure d'aujourd'hui.

1- Les produits, la base article

- Descriptions des produits- Comment se dcomposent les codes produits- Quelles sont les familles, sous familles- Produits fabriqus- Produits vendus en ngoce.- Nb de produits dans votre base article (dissocier produits fabriqus et produits de ngoce)

Rem : ne pas prciser l'aspect production (nomenclature, matires premires etc), cette description se fera plus loin dans le document.

2- Les clients.

- A qui s'adressent vos produits ? Particuliers ? Professionnels ? Grande distribution ?- Ces clients ont-ils des prix fixes? Par famille de client? Personnaliss?- Vos clients sont-ils regroups en centrale d'achat ?3 - Le service commercial : la vente

- Nbr de personnes du service commercial- Est-ce du commercial de terrain ou par tlphone ?- Quelles sont les taches exactes de chacun?-De quels lments ont-ils besoin d'avoir pour conclure une vente (tarifs particuliers, tarif des transporteurs, habitudes du client, encours, date d'expdition possible, tat du stock date etc)- Utiliser vous des reprsentants? Des systmes de commission?- Vendez-vous sur Internet ?- Faites vous des offres ? comment sont-elles structures ?-Gestion des transporteurs (sur quelle base tablissez vous un tarif ? vos offre de prix sont-elles franco de port?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?

4- Les expditions

- Nombre de personnes du service- Avez-vous un service logistique ?- Qui leur fournit les informations d'expdition (un logiciel ? le service commercial?)- Utilisez vous un systme de code-barres ?- De quel documents et informations ont besoin les logisticiens pour tre efficaces.

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?

5 - Les achats

- Nombre de personnes du service- Comment sont dtermins les besoins ( vue dans le stock, par les remontes des consommations de la plate-forme de production ? l'aide d'outils internes (Excel, access etc)- Qui sont vos fournisseurs, combien de fiches fournisseurs actuellement ?- Quels sont les lments de dcision? (Quantit minimum d'achat, remise sur quantit, dlai de livraison, dlai de paiement?)- Qui effectue la rception des achats? Comment ces rceptions sont-elles rentres en stock?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?6- la facturation

- Qui est ddi la facturation ? le service commercial ? la comptabilit ?- Quel est votre cycle de facturation ( chaque envoi, une fois par mois)- Faites vous un tat de pr facturation-Comment contrlez vous la correspondance entre commandes expdies et factures?- Etes vous amens a modifier des factures

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?

7- la comptabilit

- Quel logiciel utilisez vous aujourd'hui ?- Comment les informations transitent-elles vers la compta? (informatique, papier)

8- La gestion de la qualit

- Etes vous certifi ISO?- Etes vous tenu de respecter des normes de qualit en production ?- Comment suivez vous les non conformits ?- Etes vous tenu de fournir des documents qualit ?

PARTIE 2 : la production

Le descriptif des processus de production justifie qu'une partie entire y soit consacre.

Objectif : le lecteur doit comprendre toutes vos problmatiques de production afin de pouvoir y rpondre

1- Les articles

- Description et particularit des articles fabriqus.-Comment sont montes les nomenclatures (nombres de sous niveaux, de produits semi-finis)- Avez-vous recours la sous-traitance dans votre cycle de production?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?

2- Le type de production

- Travaillez vous sur stock ou la commande?

3- L'organisation actuelle de la production

- Comment s'organise l'atelier ?- Combien de postes de travail ? Quel rle pour chacun ?- Combien de salaris par poste ?- Horaires de travail ? Travaillez vous en 3 X 8 ?- Y a il des temps de mise en route des machines ?- Comment le responsable de production supervise-il le travail?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?

4- Le lancement en production

- Qui dcide du lancement en production?- Comment les Ordres de Fabrication sont-ils transmis l'atelier ?- Comment les matires premires sont-elles sorties du stock ?- Comment le responsable d'atelier visualise-t-il la disponibilit des postes de travail ?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?

5- La saisie de retour d'atelier

- Comment les salaris indiquent-ils la fin de ralisation des diffrentes tapes?- Comment sont grs les rebus ? les consommations ?- Comment les informations remontent-elles aux services administratifs ?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?

6- Les bilans de production

- Comment valorisez vous la production ?- Comptabilisez-vous le taux horaire ?- Appliquez vous des frais gnraux ?- Comment sont remontes ces informations en terme de prix de revient ?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?

7- Les rentres en stock

Comment les produits fabriqus sont-ils rentrs en stock ? Par qui ?

Les points de blocages actuels : Qu'est ce qui ne fonctionne pas ou mal aujourd'hui ? Quels points souhaiteriez vous voir amliors ?

8 - Particularits.

Ce paragraphe est laiss libre afin de dcrire des particularits ventuelles non voques prcdemment.

Partie 3: Statistiques et tat

1- Statistiques

Dans cette partie, dcrivez vos besoins en statistiques, tats et reporting. Pour chacun prcisez son objectif, la personne en charge de l'tablir, les moyens actuels (logiciels, documents Excel etc)

Prcisez ensuite ce que vous souhaiteriez vois amliorer.

2- Les documents

Dcrivez chacun de vos documents commerciaux et de production.Pour chacun prcisez la personne qui l'dite, qui le valide et les informations obligatoires y figurant :

- Offre- Commande- Accus de rception de commande- Commande fournisseur- Bon de prparation- Bon de lancement en production- Bon de sortie matire- Bon de retour d'atelier etc

Partie 4 : Le systme informatique actuel.

1- Les postes

- Nombre de poste informatique de chaque service ? ces postes sont-ils rcents?- Ces postes sont-ils relis en rseau?- Grez vous le rseau en interne ou faites vous appel une socit de service ?

2- Le serveur

- Descriptif technique du serveur (processeur, capacit de stockage, systme de sauvegarde, etc)

3- Les logiciels actuels

-Descriptif des logiciels utiliss dans le cadre commercial (leurs fonctionnalits, les salaris y ayant accs)- Descriptif des logiciels de production, de maintenance.- Avez-vous dvelopp des outils internes? Access, Word (les dcrire)- Dans cette liste quels logiciels souhaitez vous garder ?

4- L'import des donnes dans la nouvelle solution.

Dcrivez comment vous aller pouvoir exporter les donnes de votre systme actuel et sous quel format (Excel, texte, CSV )Quelles donnes souhaitez vous rcuprer ?

Partie 5 : Fonctionnalits souhaites

Dcrire dans l'introduction pourquoi vous recherchez ce type de logiciel.Objectif : lister prcisment les besoins pour pouvoir comparer les diffrents logiciels.

La liste donne ci-aprs est titre d'exemple.GESTION COMMERCIALE Gestion des Clients Fiches client Dossiers client Recherches multicritres Accs l'encours en temps rel

Offres De Prix Offres commerciales Devis techniques Portefeuille des offres

Commandes Clients Transformation doffres en commande Gestion des commandes clients Carnet de commandes Avancement dune commande Treeview commandes/affaires Rvision de budget

Expditions Gestion des expditions Saisie des expditions Code Barre Gestion des reliquats Etiquettes dexpdition en formats varis Document qualit Colisage

Facturation Edition des factures Journal des ventes Traites, relevs Commissions commerciales Echancier clients Dclarations fiscales et CEE

Etats et Statistiques Gnrateur d'tats multicritres Statistiques paramtrables : priodicits, rubriques Cumuls, tris, slections,... Formats multiples : aperus, impressions, crans Histogrammes, liens ExcelGESTION DES ACHAT Demande de Prix Saisie des demandes Consultation des demandes Recherche slective Edition des demandes de prix Liste des demandes de prix Liste des demandes par Article Liste des demandes par Fournisseur

Commandes fournisseurs Transformation Demandes en Commande Saisie des Commandes Edition des commandes Consultation des commandes Recherche slective Carnet de commandes par Fournisseur Carnet de commandes par Article Carnet de commandes par Commande Position approvisionnements cdes.

Rceptions Saisie des rceptions Traabilit et Quarantaine Modification des rceptions Edition des bons de rception Consultations & recherche slective Edition des Restes Recevoir Edition des Relances dachats Liste des rceptions par Bon, Fournisseur, Article Saisie rapide des rceptions

Factures Saisie et Contrle des Factures Journal dtaill des Achats Edition des billets ordre et des relevs

Statistiques Injection des commandes fournisseurs Injection des Rceptions fournisseurs Paramtrage Etats Statistiques Editions & Consultations Statistiques Tableaux Statistiques

GESTION DES STOCKS

Gestion des stocks Saisie des mouvements de stocks Consultation des stocks Fiche Stock par article Stocks de sous-ensembles Faisabilit dune fabrication Rappros sur Prvisions

Consultation des stocks Stocks par article Stocks disponibles date Dtail de lorigine des besoins Stocks par dpts et par lots Rservations par dlai

Inventaires Etat de prparation linventaire Inventaire physique valoris Saisie des inventaires

Etats de gestion Etat de stock permanent Journal des mouvements de stock Etat des disponibles Etat des manquants Etat des disponibles par dlai

Lots & tracabilite Articles grer par lot Mouvements de stocks par lots Consultation historiques Fiche lot-traabilit

Gestion des dpts Saisie des mouvements inter-dpts Documents de transferts Historiques des transferts Valorisation par dptGESTION DE PRODUCTION

Gestion des articles Gestion du fichier ressource par natures d'articles Gestion des conversions d'units Jusqu' 100 libells complmentaires Gestion du plan de la pice et de son indice Article de remplacement Quantit Eco, de conditionnement et de lancement 7 Niveaux de regroupement (Famille, s/Famille) Traabilit totale ou partielle.

Nomenclatures et Gammes Gestion des nomenclatures et des gammes de remplacement Prsentation par TreeView inter-actif Prsentation et valorisation spare des diffrentes natures d'articles Gestion des temps de mise en route et de prparation 99 niveaux de nomenclature

Ordonnancement Une intgration totale avec Ventes et Achats Simulations de fabrication Planification en temps rel Ordonnancement de la charge par poste Planning gnrale, par poste ou par OF

Lancement Calcul des Besoins Bruts et Nets Lancement suivant PDP ou sur commande Documents de production personnaliss: fiches techniques, bons de travaux, bons qualit...

Suivi d'Atelier Suivi et Contrle de Production Le Suivi d'atelier par code barre Suivi par OF ou par Poste

Bilan de Production Bilans de Production Prix de revient rels et standards dtaillsMmorisation des diffrents bilans pour les stat. GESTION COMPTABLELa Base Plan comptable Sections & libells analytiques Journaux Budgets Gnration des comptes de Tiers

Saisies & consultations Saisie des critures Saisie des rglements simplifi Rglement automatique des fournisseurs Consultation des comptes Consultations de lexercice N-1 Rapprochement bancaire Modification des critures (avec autorisation)

Editions Plan Comptable Balances Grand Livre Relances Balances ges Tableau de bord LCR magntiques

Clture s & Divers Journal centralisateur Clture Comptabilit analytique Suivi des encours clients/fournisseurs Suivi de trsorerie

PARTIE 6 : Cadrage du projet et de la rponse

Objectif : Dterminer l'avance les prestations ncessaires et leur cot.

1- Le niveau de prestation souhait.

Dans cette partie expliquer comment vous voyez l'installation du logiciel : par votre service informatique, par le prestataire ? Souhaitez vous tre accompagn lors du passage en production ?

2- Le cadre de la rponse :

Sous quelle forme souhaitez vous que le prestataire rponde (un document de 10 pages,20 pages etc)?Comment souhaitez vous qu'il vous prouve que sa solution correspond bien vos besoins ?Sur quels critres allez vous baser votre dcision ? Quand rendrez vous votre dcision?

3- La formation

Le prestataire doit expliquer comment le personnel sera form en interne, quelles disponibilits seront ncessaires dans votre personnel.

4- La licence, la maintenance

Que contient exactement le prix du prestataire ? Comment l'outil est-il maintenu ? Y a t il des mises a jour ? Cot annuel ?Quel est le cot de la maintenance ?

Vous pouvez ajouter une conclusion gnrale.

Nous esprons que cet exemple de plan correspond vos attentes, si vous avez des remarques n'hsitez pas a nous en faire part : jerome.clou@anteane.fr