Plan de Gestion Versiòn 1 (19-11)

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PPLLAANN DDEE GGEESSTTIIÓÓNN

PPUUEERRTTOO BBRRIISSAA Versión: 1.

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TTIITTUULLOO::

PPLLAANN DDEE GGEESSTTIIÓÓNN PPUUEERRTTOO BBRRIISSAA

Elaboró Profesionales SGC

Ing. Yvonne Giraldo Ing. Liliana Martínez V. Revisó Gerente de Obra

Ing. Pedro Cardozo

Aprobó Director de proyecto

Arq. Yesid Soto

DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN: Revisión 0: Versión inicial del plan para entrega al cliente (02-11-2010) Revisión 1: Ajuste de acuerdo a observaciones de la Interventoria (19-11-2010)

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INTRODUCCIÓN

La Unión Temporal SOE implementa sus Procesos de Calidad bajo la Norma ISO 9001-2008 y aplica nuevas estrategias como el modelo gerencial de los fundamentos dados por el Project Management Institute (PMI) publicados en el PMBoK (Project Management Body of Knowledge) para el desarrollo y ejecución del contrato cuyo objeto es el “DISEÑO DEFINITIVO Y CONSTRUCCIÓN DEL VIADUCTO Y MUELLE - OBRAS DE DRAGADO DE CONSTRUCCIÓN DE DÁRSENA Y CANAL DE ACCESO PUERTO BRISA” ubicado en Municipio de Dibulla- Departamento de La Guajira. El siguiente Plan de Gestión, se encuentran las diferentes áreas de conocimiento previstas en el PMBoK del PMI como protocolos de planificación con el Cliente, Interventoría e Internos, distribuidos en nueve Gestiones del Proyecto así:

• Plan de Gestión de la Integración • Plan de Gestión del Alcance • Plan de Gestión del Tiempo (Cronograma) • Plan de Gestión de los Costos • Plan de Gestión de la Calidad • Plan de Gestión de los Recursos Humanos • Plan de Gestión de las Comunicaciones • Plan de Gestión de los Riesgos • Plan de Gestión de las Adquisiciones

En el documento se realiza una descripción general del proyecto y en los capítulos subsiguientes se desarrollarán las gestiones específicas de cada área de conocimiento.

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1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

1.1 DESCRIPCIÓN GENERAL

La construcción del canal de acceso y dársena de giro, y el diseño estructural, la ingeniería de detalle y la construcción del viaducto, la plataforma y el muelle para el proyecto Puerto Brisa, incluyendo el suministro de insumos, mano de obra, materiales y maquinarias y equipos de construcción.

La información concerniente al proyecto es la siguiente: • Cliente: Puerto Brisa S.A. • Diseño Super Estructura: Silva Carreño & Asociados S.A • Diseño Equipo: Dyce Ltda. • Estudio de suelos y pilotaje: Ing: Alfonso Uribe • Diseñador Hidrosanitario:

1.2 DURACIÓN ESTIMADA

La duración estimada es de catorce (14) meses. Fecha Inicio: Acta de inicio- ocho (8) de octubre de 2010 Fecha Fin: Siete (7) de diciembre de 2011

1.3 UBICACIÓN

En la Ilustración mostrada a continuación se pueden observar la localización geográfica de las obras objeto del contrato.

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2. PLAN DE GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

2.1. PROCESOS DEL PROYECTO CHEQUEO

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2.2. UNION TEMPORAL SOE:

La Unión Temporal SOE está conformada por las siguientes empresas:

2.3 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

La Unión Temporal SOE manejara un sistema Integrado de calidad, seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, para lo cual implementará los sistemas de gestión de las empresas que conforman la Unión Temporal, ajustándola al proyecto. El sistema podrá ser auditado por los organismos de certificación de las empresas que conforman la Unión Temporal.

2.4 MAPA DE PROCESOS

En el Anexo No.1.1 se presenta el mapa de procesos de la Unión Temporal SOE para el proyecto. Los procesos principales se les definirá una caracterización.

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3. PLAN PARA LA GESTIÓN DEL ALCANCE

3.1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Los documentos de referencia y antecedentes para la formulación del Plan de Gestión del Alcance se citan a continuación:

1. Contrato de Septiembre 2 de 2010, Ref.: CONSTRUCCIÓN del canal de acceso y dársena de giro, y el diseño estructural, la ingeniería de detalle y la construcción del viaducto, la plataforma y el muelle para el proyecto Puerto Brisa, Reuniones previas a la firma del contrato precisado en el numeral anterior, donde se dan instrucciones para el desarrollo del Proyecto.

3.2. ENUNCIADO DEL ALCANCE

El alcance de los servicios que debe proporcionar Unión Temporal SOE son los siguientes: ESTUDIOS Y SONDEOS Se requieren de la confirmación de las condiciones del suelo marino y de la profundidad del agua, del estudio de Suelo y Geofísicos, que actualmente se están realizando y se deben de confirmar las condiciones. El Proyecto cuenta con los siguientes estudios:

1. Estudio Ambiental 2. Estudio Hidráulico (Batimetría/Modelo Hidráulico y Rompeolas) 3. Geotecnia (estudios batimétricos/perforaciones marinas, estudios) 4. Estudio de dispersión de Botadero. 5. Modelación Matemáticos de Puerto Brisa

ETAPA 2 EJECUCION DE LOS TRABAJOS 14 meses

1. Construcción de la pasarela

2. Construcción Del Canal De Acceso y Dársena De Giro

3. Construcción del muelle

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3.3. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (WBS)

3.3.1. FASES

Las fases del proyecto vienen definidas en el cronograma de hitos del Acta de Constitución.

3.3.2. OBRAS Y ACTIVIDADES

La definición de las obras se realiza conforme a la descripción del proyecto y se organizan las actividades constructivas en el tiempo de acuerdo con la programación de obra. De acuerdo con la definición de las etapas constructivas que se establecieron en el contrato, se partió para definir la estructura de desglose de trabajo (WBS).

Ilustración 3 – Estructura de Trabajo

DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN

PRELIMINARES

MOVILIZACIÓN E INSTALACION

OBRA CIVIL

PLATAFORMA

DESMOVILIZACIÓN Y DESINSTALACIÓN

MUELLE VIADUCTO

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3.3.3. ACTIVIDADES

Las actividades están orientadas a la gestión del tiempo del proyecto y se incluyen en el cronograma del proyecto.

3.3.4 PRODUCTOS ENTREGABLES

Se entiende por producto un plano, un informe, una especificación técnica entre otros, definidos después de haberse establecido la WBS (3.3.2). Una vez se entre en cada fase del proyecto los responsables deberán esbozar la lista de entregables que deberá someterse a aprobación del cliente así como al circuito de verificación y control que muestra el capitulo siguiente.

3.4 VERIFICACIÓN Y CONTROL DEL ALCANCE

La lista de entregables citada en el capitulo anterior, se toma como base para la verificación y control del alcance del proyecto durante todo el desarrollo del proyecto. Los comentarios recibidos fruto de un informe mensual o de una reunión de trabajo con el cliente podrán modificar el contenido de la lista de entregables. Por otro lado, la Verificación del Alcance se realiza de forma puntual al final de cada etapa: primeramente en interno (control de calidad interno) y en segundo lugar por el cliente fruto de la recepción de los proyectos. El esquema siguiente resume el procedimiento de Verificación y Control del Alcance:

Ilustración 4 - Esquema de verificación y control del alcance

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4. PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO (CRONOGRAMA)

4.1. PROGRAMA INICIAL

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4.2 ESTRUCTURA DE PROGRAMACIÓN

De acuerdo al numeral 3.2. Enunciado del alcance el Proyecto se ejecutará en 2 fases, con tres frentes de trabajo, pasarela, plataforma, muelle y dragado. La programación se encuentra en el Anexo 2.1.

5. PLAN DE GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

5.1. PRESUPUESTO INICIAL

El presupuesto inicial fue preparado por el Departamento de Presupuestos de las empresas consorciadas, basado en la información del negocio proporcionado por los términos de invitación. El Gerente de proyecto asistido por el equipo de trabajo y en coordinación con los Directores de obra, cuantifican las cantidades de obra reales a ejecutar y verifican si bajo el proceso constructivo se presentarán variaciones en precio en las actividades. El Presupuesto Inicial tiene en cuenta los siguientes elementos:

• Enunciado del alcance del proyecto, • Los requisitos del contrato y de los diversos documentos de referencia, • Las fases del proyecto, • Las fechas de inicio y de terminación de cada fase, • Las obras y actividades (Véase “WBS – Ilustración 2 Estructura de Trabajo).

Anexo 3.1: Presupuesto Anexo 3.2: Cantidades de obra definitivas

5.2. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS COSTOS

El presupuesto del proyecto inicial, una vez es revisado y ajustado por el Gerente de Proyecto, se toma como base para el seguimiento y Control de los Costos del Proyecto. Por lo tanto, el Control de los Costos del Proyecto se va a realizar de forma continua y sostenida durante todo el desarrollo del proyecto.

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El control de los Costos del Proyecto se divide en dos tareas:

• Seguimiento y control de los costos reales/efectivos, • Seguimiento y actualización del presupuesto del proyecto.

5.2.1. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS COSTOS REALES/EFECTIVOS DEL PROYECTO

El seguimiento diario de los Costos reales del Proyecto será realizado por el área Administrativa del proyecto, siguiendo la metodología y procedimientos establecidos por la Unión Temporal SOE para tal fin. El sistema consiste en la interrelación de una serie de programas de control y seguimiento los cuales se describen en resumen a continuación: Sinco, programa que permite realizar el presupuesto del proyecto, ya sea por licitación o por información para negocios propios, también permite realizar las proyecciones de costos del proyecto. El esquema siguiente presenta el procedimiento de seguimiento y control de los costos reales/efectivos:

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Ilustración 5 - Procedimiento de seguimiento y control de los costos reales/efectivos

5.2.2. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Existen varios eventos que llevan a una adaptación necesaria en el Presupuesto del Proyecto. Los diferentes eventos identificados pueden ser entre otros:

• Cambio en el alcance (mayores cantidades, menores cantidades, obras adicionales, cambios en la especificación, etc.),

• Comentarios o directivas recibidos fruto de un Informe mensual, de una reunión de trabajo con el cliente o de una transmisión de información por parte del cliente,

• Reuniones internas (Ver “Plan de Gestión de la Comunicación”), • Estados de avance de una actividad, • Cambio en la fecha de inicio o de terminación de una actividad.

Por otro lado, la Verificación del Presupuesto del Proyecto se realiza de la forma como lo especifiquen las directivas del proyecto y el equipo de trabajo, puede ser por actividades, diaria, semanal, mensual, etc.

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En el Proyecto del presente plan de gestión, se realiza el control de actividades ejecutadas semanalmente y se presenta un informe mensual, por parte de área técnica y el área administrativa. El esquema siguiente resume el procedimiento de Seguimiento y Control del Presupuesto del Proyecto:

Ilustración 6 - Procedimiento de Seguimiento y Control del Presupuesto del Proyecto

6. PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

6.1. CANTIDADES A EJECUTAR

Actividad Longitud Ancho Volumen

Viaducto 1169 m 8 m N.A

Plataforma 20 m 16 m N.A

Muelle 360 m 16 m 6.4 millones de m3

6.2. INFORMACIÓN GENERAL

Ver enunciado 1.1 Descripción general.

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6.3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Este plan se ha elaborado tomando como referencia los siguientes documentos: � Documentos legales:

� Descripción General del Contrato. � Planos y Detalles de Construcción � Permisos Ambientales y de Construcción � Estudio de Impacto Ambiental � Acta de Inicio � Plan de Gestión Ambiental � Plan de Gestión en seguridad ocupacional, salud e higiene del trabajo � Diseños Estructurales � Diseños Eléctricos � Diseños Hidráulicos � Especificaciones Técnicas � Normativa Aplicable � Estudios de Suelos

� Documentos de Origen Externo: � Normas Técnicas aplicables al contrato.

6.4. COMPROMISO GENERAL DE UNION TEMPORAL

El compromiso que adquiere Unión Temporal SOE a través de la implementación de este plan de gestión es garantizar el cumplimiento de los requisitos planteados por el cliente.

6.5. POLÍTICA Y OBJETIVOS

6.5.1. POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

La Unión Temporal SOE se compromete a satisfacer a las partes interesadas y mejorar continuamente, para lo cual ejecutará el proyecto garantizando la calidad de su servicio a través de un trabajo enmarcado dentro del cumplimiento de los requisitos y expectativas del cliente con el respaldo de un equipo de trabajo calificado, recursos técnicos apropiados, el respeto por el desarrollo sostenible y los lugares de trabajos seguros, saludables y armónicos.

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La prevención de la contaminación, la accidentalidad, las enfermedades profesionales, los riesgos ocupacionales y la atención de emergencias.

6.5.2. OBJETIVOS INTEGRALES DEL PROYECTO

Tabla 1.

OBJETIVO INDICADOR META FRECUENCIA MEDICIÓN

Ejecutará el proyecto garantizando la calidad de su servicio a través de un trabajo enmarcado dentro del cumplimiento de los requisitos y expectativas del cliente

% Programación ejecutada x 100

% Programación programada

≥ 95 % Semanal

Recursos empleados en la previsional

X100

Recursos programados

≤ 100 % Mensual

El respeto por el desarrollo sostenible La prevención de la contaminación, la accidentalidad, las enfermedades profesionales, los riesgos ocupacionales y la atención de emergencias.

Definir, implementar y mantener los programas de gestión ambiental, residuos, ahorro de agua y ahorro

de energía

85% Mensual

Los lugares de trabajos seguros, saludables y armónicos.

Número de accidentes presentados 0 Mensual

Satisfacer a las partes interesadas y mejorar continuamente

Evaluación de satisfacción del cliente

>85% Al 50% y al finalizar la

obra

La medición de los indicadores se registrará en el formato medición de indicadores RC-09.

6.6. CONTROL DE DOCUMENTOS

El procedimiento para control de documentos PC-01 asegurará que el proyecto posea la información proveniente de fuentes internas y/o externas necesaria y asegurará que dicha

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información sea vigente, actualizada y oportuna. Evitará el uso de información obsoleta que pueda afectar la calidad del producto.

El control de la documentación se realizará a través del listado maestro y de distribución Anexo 4.1. En este listado se incluyen los documentos de origen interno y externo tales como planos, especificaciones, normas aplicables, orden de trabajo, planes de calidad, actas de inicio, entre otros.

6.7. CONTROL DE LOS REGISTROS

El procedimiento para control de registros PC-02 establece las pautas para manejar los registros de calidad generados durante la ejecución de las actividades definiendo su almacenamiento, identificación, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición, con el fin de tener acceso rápido y fácil a ellos, apoyándose en la matriz de registros de calidad Anexo 4.2.

6.8. INFRAESTRUCTURA

El proyecto contará con la siguiente infraestructura de hardware, comunicaciones e instalaciones provisionales que permitan llevar a cabo su ejecución:

� Sistemas de comunicación: Se contará con conexión a la red telefónica celular; con ella se tendrá acceso a los servicios de Internet y del Sistema Sinco. Dado que este recurso no es crítico para asegurar la calidad del servicio de construcción, no se dispondrá un plan de mantenimiento diferente al que el proveedor del servicio aplica.

� Instalaciones provisionales: Se contará con un espacio disponible para oficinas, almacén y servicios provisionales que cumpla con las disposiciones del cliente.

� Hardware para procesos informáticos: Se contará con los computadores e impresoras adecuadas en especificación y cantidad de acuerdo con las características y necesidades del proyecto. Mantenimiento de Equipos: El mantenimiento preventivo de equipos mayores en la obra es responsabilidad de los propietarios de equipos. La obra debe coordinar con propietarios de equipos el mantenimiento de éstos. Se tendrá definido un programa de mantenimiento de los equipos.

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6.9. AMBIENTE DE TRABAJO

El responsable de SISO Y Medio ambiente, en el proyecto realiza un Panorama de Riesgos particular teniendo en cuenta las actividades constructivas que tienen mayor impacto sobre la seguridad y la salud de los trabajadores. Dicho panorama presenta una evaluación de los riesgos asociados a dichas actividades y las medidas de mitigación que se implementarán al respecto. Periódicamente se realizan visitas de inspección a los diferentes sitios de trabajo para verificar el cumplimiento de las medidas y tomar las acciones correctivas y preventivas adecuadas a cada situación. De esta manera se garantiza un ambiente de trabajo seguro y que permita lograr la conformidad con los requisitos del cliente.

6.10. REALIZACION DEL PRODUCTO

6.10.1. PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO

Los diferentes cargos que participan en la unión temporal, en la ejecución del proyecto son los responsables de la planificación y el desarrollo de los procesos técnicos y administrativos necesarios para la prestación del servicio de construcción, apoyados en los procedimientos documentados del SGI, en los procedimientos particulares elaborados para el proyecto (cuando sea necesario) y teniendo en cuenta tanto los objetivos establecidos en la Acta de Constitución como los requisitos expresados por el cliente en el pliego de condiciones, las especificaciones técnicas y los planos de construcción. Las diferentes partes que conforman la obra y los materiales más importantes que se utilizan para llevar a cabo su ejecución se inspeccionan y/o ensayan siguiendo como pauta las Normas Técnicas aplicables para el contrato. Los tipos de inspección empleados, las clases de ensayos utilizados, los responsables de realizarlas, la frecuencia de inspección y/o ensayo y el registro que se deja como evidencia en cada caso se describen en el Anexo No. 4.3

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6.11. DISEÑO Y DESARROLLO

El Procedimiento para la Realización de la Gestión de Diseño se aplicará a este proyecto, para la revisión, verificación y validación de los diseños responsabilidad del Consorcio. Se adjunta el Procedimiento para la Realización de la Gestión de Diseño donde se describen las etapas para la planificación de los diseños y el Anexo No. 4.6 del Plan de Calidad, donde se enumeran estás de acuerdo al alcance del Proyecto.

6.12. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO

Para realizar la identificación y trazabilidad de los materiales o actividades de las cuales depende la calidad del producto final o de cualquiera de sus etapas, se definirá un procedimiento aplicable.

6.13. SUMINISTROS Y PROPIEDAD DEL CLIENTE

Los suministros y/o propiedad del cliente para estos proyectos quedan definidos en una lista que se definirá posteriormente.

Los documentos entregados por el cliente se controlaran en el Anexo No. 4.1 como documentos de origen externo

6.14. CONTROL DE EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Los equipos de seguimiento y medición identificados para este tipo de actividad se presentan en la tabla 2.

Tabla 2. Control de equipos de Seguimiento y Medición

� Cintas métricas: Serán verificadas mediante inspección visual para garantizar su estado (numeración legible, inicio en ceros, sin doblamientos ni roturas).

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DISPOSITIVO MEDICIÓN

¿CALIBRACIÓN/

VERIFICACIÓN/ AJUSTE?

RESPONSABLE FRECUENCIA REGISTRO

Cinta Métrica Longitud Verificación Ingeniero

Residente

Al inicio del

proyecto y

durante la

ejecución

semanal

RT-12

Nivel manual Inclinación Verificación Ingeniero

Residente Diaria RT-40

Esta tabla será complementada en la versión 1 del Plan de Gestión. La calibración de los equipos la debe suministrar el proveedor del servicio. Se contratará un laboratorio acreditado. Se tendrá un programa de la verificación y calibración de equipos de inspección, medición y ensayo, los cuales se registrara en el Anexo 4.5

6.15. AUDITORIAS INTERNAS INTEGRALES

Las auditorias internas se prepararán y ejecutarán de acuerdo con el procedimiento para auditorias internas PC-06 donde se establecen las responsabilidades y requisitos para la planificación de las auditorias.

6.16. QUEJAS Y RECLAMOS DEL CLIENTE

Para el tratamiento de quejas y reclamos se tiene definido el procedimiento PC-08 el cual se implementará mediante el formato RA-10

6.17. CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME Y ACCIONES CORRECTIVAS

Para la identificación, documentación y control del producto no conforme y de las no conformidades y la implementación de acciones correctivas y su seguimiento se seguirá el procedimiento para control de producto no conforme y acciones correctivas PC-04. La

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identificación de los insumos no conformes se hará mediante marcación y separación, para evitar su uso o entrega no intencional.

6.18. ACCIONES PREVENTIVAS Y DE MEJORAMIENTO

Las acciones preventivas y de mejoramiento se formularán para eliminar las causas de no conformidades potenciales y para prevenir su ocurrencia. Para la identificación, documentación y seguimiento de las acciones preventivas y de mejoramiento se seguirá el procedimiento PC-05.

6.19. ANALISIS DE DATOS

Los datos recopilados a partir del seguimiento a las metas de gestión integral de la carta de compromisos del proyecto (ver numeral 8.2) se envían al área técnica de Consorcio donde se consolida la información generada por todos los proyectos y se analiza para demostrar la idoneidad y la eficacia del SGI y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema.

7. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

La asignación de los cargos que inciden en la prestación del servicio de construcción al cliente y la responsabilidad por brindar el entrenamiento requerido en caso de necesitarse es función de las siguientes áreas:

CARGOS AREA RESPONSABLE POR ASIGNARLOS

Todo el personal de la Unión Temporal Gerente de obra

Recursos Humanos El Procedimiento de recursos humanos PA-01, describe la metodología a seguir para asignar el personal profesional y de supervisión con base en la calificación requerida y para detectar las necesidades de entrenamiento. La contratación de personal para la construcción del proyecto será en su mayoría de la zona con el fin de dar cumplimiento a lo requerido por Puerto Brisa.

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El Gerente de obra podrá solicitar al área de Gestión Humana formación en los temas en que se requiere refuerzo o conocimiento de algunos conceptos específicos. Como evidencia de dichos entrenamientos se diligencia el registro de asistencia y, en los casos necesarios, el de eficacia de la sesión realizada. La capacitación debe ser coordinada con el Gerente de obra y como evidencia de dichos entrenamientos se diligencia el registro de asistencia al evento del SGC de Unión Temporal En el Anexo No. 5.1 Organigrama se describen las finalidades de los cargos que influyen directamente con la calidad del Proyecto.

8. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

8.1. OBJETO DE LA PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Garantizar que la comunicación interna entre las diferentes áreas de la organización y el proyecto se asegure de forma clara y precisa, además de definir los canales de comunicación externa entre la organización, contratistas y proveedores y, en general, todas las partes interesadas que interactúan con los procesos organizacionales. Ver Matriz de Comunicaciones Anexo No. 6.1 La Matriz de Comunicaciones permite al Gerente de Obra un enfoque más eficaz y eficiente para comunicarse con los interesados, personas Involucradas en el Proyecto y Canales de Comunicación

Ilustración 10 - Esquema de Comunicaciones

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Del esquema anterior se pueden identificar los diferentes canales de comunicación de UNION TEMPORAL: Comunicaciones externas,

• Cliente • Interventoria • Diseñadores dentro del alcance de UNION TEMPORAL • Contratistas y Proveedores de UNION TEMPORAL • Autoridades Locales. • Comunidad, propietarios y/o arrendatarios.

Comunicaciones internas,

• Entre miembros del equipo de trabajo en las oficinas del proyecto.

8.1.1 MÉTODOS DE COMUNICACIÓN

8.1.1.1 Interactiva: Intercambio de información de tipo multidireccional. Es la manera más eficiente de asegurar una compresión común acerca de temas específicos.

• Reuniones • Llamadas Telefónicas • Videoconferencia

8.1.1.2 Tipo Push (Empujar): Enviada a receptores específicos que necesiten conocer la información. Se asegura la distribución de la información, pero no garantiza que llegue a la audiencia prevista ni que haya sido comprendida.

• Cartas • Memorandos • Informes • Correos Electrónicos • Faxes • Correos de Voz

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8.1.1.3 Tipo Pull (Halar): Se utiliza para grandes volúmenes de información o

audiencias muy grandes que requieren que los receptores accedan al contenido de la información según su propio criterio.

• Intranet de los miembros de la UT SOE • Aprendizaje Virtual • Servidores de Contenido

El Director del Proyecto debe decidir qué Métodos de Comunicación deben utilizarse dentro del Proyecto, cómo y cuándo hacerlo. Ver Anexo No. 6.1 Matriz de Comunicaciones.

8.1.2 PLANIFICACIÓN, FRECUENCIA Y MÉTODOS DE COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

• Comunicación con el cliente. El manejo de la relación contractual con el cliente lo realiza la Gerencia del Proyecto y el Director del Proyecto. Para asegurar una adecuada comunicación se establecen los siguientes escenarios formales:

� Interactiva - Comités de Obra:

Estos se realizan periódicamente y también asisten las siguientes partes: • Interventoría • Diseñadores del proyecto • Invitados especiales

Estas reuniones serán organizadas en cada etapa para controlar el progreso del proyecto, proporcionando detalles de los servicios. La función principal es realizar el seguimiento a la ejecución del proyecto. Se ha previsto una reunión semanal con el cliente. Estas reuniones consisten en revisar:

• Informe de Programación y avance de los trabajos. • Estado de asuntos pendientes.

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• Problemas encontrados

� Tipo Push - Comunicación clásica:

El uso de comunicación de este tipo será parte del trabajo cotidiano. Todos los cambios serán registrados bajo la responsabilidad del Gerente de Obra.

8.1.3 PLANIFICACIÓN, FRECUENCIA Y MÉTODOS DE COMUNICACIÓN CON LOS CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

� Interactiva – Reuniones periódicas:

Las reuniones serán organizadas en cada etapa para controlar el progreso del proyecto y la calidad de la producción realizada por los contratistas y proveedores; en general, se realizarán de acuerdo a la necesidad. Estas reuniones consisten en revisar:

• Presentaciones periódicas del avance de las actividades adelantadas por los contratistas y proveedores.

• Control de Programación y de Calidad de las actividades adelantadas por los contratistas y proveedores.

8.1.4 PLANIFICACIÓN, FRECUENCIA Y MÉTODOS DE COMUNICACIÓN CON EL EQUIPO DE TRABAJO

Las reuniones internas entre los miembros del equipo de trabajo serán organizadas en cada etapa para controlar el progreso del proyecto y la calidad de la producción realizada.

� Interactiva – Comités Internos: Deben realizarse cada semana y se reunirán todos los integrantes del equipo de trabajo. Los objetivos:

• Verificar si se han presentado cambios en el alcance del proyecto. • Cronograma :

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- Verificar si se han presentados cambios en el cronograma general. - Verificar el estado de avance de las diferentes actividades y de los

compromisos contractuales: detectar si hay retrasos? si: organizar las acciones necesarias para corregir el retraso.

• Organización / Recursos: Verificar si los recursos están en concordancia con las actividades y los productos entregables? No: adaptar en consecuencia los recursos.

• Control de Calidad: Verificar el estado de calidad de las actividades ejecutadas. • Problemas encontrados (internos o externos) o puntos claves que deben ser

resueltos: identificación de las acciones que deben ser llevadas para resolver a tiempo la polémica.

� Interactiva – Reuniones: Según las necesidades se podrán realizar reuniones técnicas particulares entre dos disciplinas con el fin de tratar temas particulares.

8.1.5 PERSONA RESPONSABLE DE COMUNICAR LA INFORMACIÓN

A fines de evitar la pérdida de información, se ha decidido identificar un Responsable Único para cada canal de comunicación de UNION TEMPORAL

8.1.5.1 Para o del cliente y la Interventoría

El Gerente de Obra constituirá el punto de entrada para todas las comunicaciones con el cliente y la Interventoría. Todas las comunicaciones sin excepción serán firmadas por el Gerente de Obra indicando las iniciales de quien elaboró el oficio; al igual que la correspondencia, toda debe recibirla el Gerente de Obra, este definirá con el sello de rotación de correspondencia quién y qué debe hacer con el comunicado a tiempo.

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8.1.5.2 Para o de los contratistas y proveedores

El Gerente de Obra constituye el punto central de la transmisión de información y de las comunicaciones con los contratistas y proveedores. A cada Contratista y Proveedor, se les informará quien es la persona responsable:

• De obtener y comunicarle la información pedida y/o necesaria para el buen desarrollo de sus actividades,

• De comunicarles a los responsables de las otras disciplinas la información comunicada por el contratista y proveedor en cuestión.

• Cada contratista y proveedor designará un Responsable para recibir y comunicar la información a UNION TEMPORAL

8.1.5.3 Para el equipo interno de UNION TEMPORAL

El Gerente de Obra constituye el punto central de la transmisión de información y de las comunicaciones internas. Cada responsable de área deberá comunicar la información a su propio equipo de trabajo. Las entregas intermediarias y las diferentes reuniones de coordinación permitirán también informar el rendimiento.

9. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS

9.1. DESCRIPCIÓN

El objetivo de este plan es aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto. Los riesgos se ubican en el futuro y tienen su origen en la incertidumbre que se pueda presentar en el proyecto. Un riesgo es un evento incierto que, si sucede, puede tener un efecto en uno de los objetivo del proyecto. Los objetivos pueden incluir el alcance, el

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cronograma, el costo y la calidad. Un riesgo puede tener una o más causas y, si se presenta, uno o más impactos.

9.2. IDENTIFICACIÓN INICIAL Y PLANIFICACIÓN DE LOS RIESGOS

9.2.1. IDENTIFICACIÓN INICIAL DE LOS RIEGOS

Al inicio del proyecto, el Gerente de Obra y su equipo de trabajo deben establecer la lista de los riesgos del proyecto identificados teniendo en cuenta los siguientes elementos:

• El enunciado del alcance del proyecto, • Los requisitos del contrato y de los diversos documentos de referencia, • Las disponibilidad de los recursos internos, • Entorno y legislación local, • Las fases del proyecto así como las fechas de inicio y de terminación de cada

fase, • Las obras y actividades (Véase “WBS – Ilustración 2 Estructura de Trabajo), • La lista de entregables.

Identificar los riesgos es un proceso iterativo debido a que se pueden descubrir nuevos riesgos o pueden evolucionar conforme el proyecto avanza. 9.3. MATRIZ DE RIESGOS IDENTIFICADOS En el Anexo No. 7.1 adjunto se encontrará una identificación sistemática de los riesgos, organizados por tipo de riesgo que identifica las causas de posibles riesgos y su plan de acción para reducir el riesgo o anularlo. La Matriz de Riesgos será actualizada cada vez que sea necesario.

9.4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE RIESGOS

La Matriz de Riesgos Identificados se toma como base para el seguimiento y Control de los riesgos del Proyecto, indicando: • La evolución de cada riesgo (anulado, aumento, disminución) ,

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• El estado de avance de las respuestas a los riesgos cuando se hayan

identificado. Cada vez que sea necesario el Gerente de Obra verificará el estado de cada riesgo y que las respuestas identificadas hayan sido implementadas. Para esta tarea, el Gerente de Obra será asistido por su equipo de trabajo. El esquema siguiente resume el Proceso de Identificación y Seguimiento de los riesgos

Ilustración 11- Proceso de Identificación y Seguimiento Riesgos

10. PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

10.1. CONTROL, SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE LA ADQUISICIÓN

10.1.1. A NIVEL INTERNO

Unión Temporal SOE tiene un procedimiento de compras PA-02 cuyo objetivo es definir las políticas, responsabilidades y procedimientos que rigen sus compras, nacionales e internacionales, y el aseguramiento de la calidad de este proceso. El procedimiento de compras rige para los materiales, servicios y subcontratación de mano de obra necesarias para los proyectos a nivel nacional y, además, incluye la compra materiales, equipos o repuestos en el exterior.

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En estos procedimientos se describen las actividades que se realizan para asegurar que el material adquirido, el servicio comprado y la mano de obra contratada cumplen con los requisitos especificados por el cliente, como también la metodología que se aplica para asegurar que los proveedores están en capacidad de responder a las necesidades de Unión Temporal SOE y del cliente en el proyecto.

También en los procedimientos se describe la forma como se realiza la verificación de los productos (materiales, mano de obra y servicios) adquiridos y los registros que se dejan durante todo el proceso de compras.

10.1.2. COMPRAS ESPECIALES

Estas se deben planificar, teniendo en cuenta las etapas de cotización, negociación, fabricación, importación, legalización y transporte hasta que el producto llega a la obra y se instala; estas compras son: Carro de Avance Acero Agregados de sitios autorizados Cemento Grúa Cable Concreto Pilotes metálicos Estructura metálica (Vigas) Combustible (Diesel Marino)

10.1.3. SEGUIMIENTO, CONTROL Y VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO COMPRADO A NIVEL DEL PROYECTO

Para cada compra se verifican las características del producto comparándolo con los requisitos de la orden de compra o del contrato. Una aprobación formal validará esta verificación, esta se hace en la remisión del material, el cual será devuelto y se levantará una no conformidad dependiendo del impacto si aplica.

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LISTADO DE ANEXOS

1. PLAN DE GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN Anexo No. 1.1: Acta de Constitución (Carta de Compromiso) Anexo No. 1.2: Mapa de Procesos

2. PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO

Anexo 2.1: Programación del Proyecto Puerto Brisa

3. PLAN DE GESTIÓN DE LOS COSTOS Anexo 3.1: Presupuesto Anexo 3.2: Cantidades de obra definitivas

4. PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Anexo 4.1: Listado Maestro y Distribución de Documentos Anexo 4.2: Matriz de Registros Anexo 4.3: Matriz de Control de Procesos y Materiales Anexo 4.4: Matriz de Equipos de Construcción Anexo 4.5: Programación de la verificación y calibración de equipos de Inspección, medición y ensayo. Anexo 4.6: Planificación Gestión de Diseño

5. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS Anexo No. 5.1: Organigrama

6. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Anexo No. 6.1: Matriz de comunicaciones

7. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS Anexo 7.1: Matriz de riesgos

Nota: El Anexo No. 1.1: Acta de Constitución del Proyecto será entregado una vez este conformado el equipo técnico y administrativo completo en el Proyecto, ya que acá se definen metas de estos procesos.

Plan de Gestion Versiòn 1 (19-11)

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