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PLAN DE FORMATION

2016

Sommaire I- Bilan du plan de formation 2015 A -Répartition par stagiaires, nombre d’heures, coût, satisfaction B -Répartition par catégorie et par sexe C -Répartition des heures, stagiaires et coûts D -Focus sur les formations individuelles et collectives hors plan E - Taux de réalisation du plan II – Plan de formation et axes stratégiques 2016 A - Contexte national B – prise en compte des besoins des agents C – Evolution de l’offre de formation AMU D – Présentation détaillée des actions de formation III - Chantiers en cours en 2016 A - Mutualisation B - Prise en compte des laboratoires C – Développement de la formation interne

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Plan de formation 2016 10/11/2015

I Bilan du plan de formation 2015 *

Plan de formation 2016

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*chiffres consolidés au 30/09/15 + projection sur dernier trimestre

10/11/2015

Crédits ouverts : 450 000 € Stagiaires : 2 866 Nombre d’heures de formation : 22 593,25

Exécution des crédits ouverts = 425 759,99 € Le budget est consommé

450000 450000

0

100000

200000

300000

400000

500000

2014 2015

Crédits ouverts

Créditsouverts

Linéaire(Créditsouverts)

3527

2866

0

1000

2000

3000

4000

2014 2015

Stagiaires

Stagiaires

Linéaire(Stagiaires)

27503

22593,25

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

2014 2015

Nombre d'heures de formation

Nombred'heures deformation

Linéaire(Nombred'heures deformation)

Comparatif 2014/2015

Explications évolutions 2014/2015 - Suite à la réorganisation des services en 2014 des actions massives et collectives de formations avaient eu lieu ce qui n’est pas le cas en 2015 ou les actions ont été plus ciblées - L'exécution finale du plan de formation 2014 a généré un report de 60 000 € sur le budget 2015 - Le bureau de la formation a fonctionné avec 3 ETP au lieu de 4 pendant 6 mois ce qui généré une baisse de sa productivité

A – Répartition par stagiaires, nombre d’heures, coût, satisfaction


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Le questionnaire d’évaluation à chaud est fourni à l’issue de chaque session de formation collective. Les données du tableau page précédente ont été obtenues en effectuant une moyenne des réponses « très satisfait » et « satisfait » à la question « Quelle est votre appréciation générale sur l’ intérêt du stage . » Il n’a pas été possible de donner un taux de satisfaction pour les domaines «compétences juridiques » ( pas d’évaluations disponibles) et «métiers scientifiques » ( il s’agit majoritairement de formations individuelles, l’évaluation n’étant appliquée qu’aux formations collectives)

Mode de calcul des taux de satisfaction


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B- Répartition des stagiaires par catégorie et par sexe *


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Catégorie FP Hommes Femmes TOTAL

A 255 516 770 B 162 195 605 C 220 950 1170

Enseignants/ enseignants-chercheurs

43 82 125 *

TOTAL 680 1743 2671

36%

64%

Répartition des stagiaires par sexe HOMMES FEMMES

29%

22%

44%

5%

Répartition des stagiaires par catégorie

CATEGORIE A CATEGORIE B CATEGORIE C ENSEIGNANTS

3125 stagiaires inscrits / 2671 stagiaires présents taux d’absentéisme de 14,5%, justifié ou non

*chiffres au 30/09/2015

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123 stagiaires enseignants et enseignants-chercheurs ont participé aux formations des domaines suivants : Administrations et institutions : organisation de la recherche, structure et fonctionnement des universités Métiers scientifiques : Sciences de l’univers, traitement bio-informatique du séquençage ADN, … Compétences clés : DESU Appareillage, Archive ouverte d'Aix-Marseille Université(portail des publications scientifiques) Gestion des enseignants et des étudiants : ADE, Apogée Hygiène et sécurité : SST, manipulation d’extincteurs Management : cohésion d’équipe Ressources Humaines : ARES Bureautique : Word, Excel

* Focus sur les formations des enseignants & enseignants -chercheurs :


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C- Répartition des nombre d’heures, stagiaires et coûts* ( en % )


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Les formations les plus importantes en heures de formation : management (21% des heures déployées) , préparation aux concours (15% des heures déployées) et fonctions financières et comptables (13% des heures déployées) Les formations les plus suivies : Préparation aux concours (20% des stagiaires formés), management (15% des stagiaires formés) , fonctions financières et comptables (15% des stagiaires formés) Les postes de dépenses les plus importants : les formations en management (20% des dépenses totales), les formations en hygiène et sécurité (14% des dépenses ) et les formations de préparations aux concours (12% des dépenses en coûts complets [coûts pédagogiques liés aux formations + frais de déplacement des candidats pour les épreuves])

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0%

5%

10%

15%

20%

25%

Nombre de stagiaires

Nombre d'heures

Coût (fonctionnement + MS)

D - Focus sur les formations hors plan

Formations individuelles hors plan :

43 stagiaires 840 heures 22 978 € (soit 7,5% des dépenses 2015)

Types de formations les plus demandées: Formations scientifiques : magnétisme et résonnance magnétique, microscopie photonique,

spectrométrie d’absorption atomique Formations Ressources Humaines et Gestion du personnel : pilotage maîtrise de la masse

salariale et des emplois, intégration des personnels en situation de handicap Formations financières et comptables : Comptabilité analytique en EPSCP, évolution des

processus métiers financiers et comptables en mode GBCP Compétences clés : oser prendre la parole en public, écriture journalistique, communication

vers le grand public

Opérateurs réguliers : AMUE, SAFIRE, CNRS, INSERM, ESEN Formations collectives hors plan :

• 461 stagiaires • 2 481,5 heures • 27 585,44 € (soit 9% des dépenses totales 2015)

Types de formations les plus demandées Fonction Ressources Humaines et Gestion du Personnel Formations Financières et Comptables

Opérateurs réguliers : AMUE, Sud Performance, IGPDE


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E – Taux de réalisation du plan

Le taux de réalisation du plan est de 83 %, soit : - 242 actions prévues au plan de formation 2015 - 202 actions de formation réalisées - 40 actions prévues au plan de formation 2015, non réalisées (besoin devenu obsolète,

problème de planification du prestataire, du bureau formation ou de l’agent, changement de priorité, … )


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actions réalisées 83%

actions non réalisées 17%

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II Plan de formation et axes stratégiques 2016

Plan de formation AMU

Agents

Services composantes

Contexte national


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A- Contexte national

Un environnement financier contraint Le budget 2016 est très contraint, malgré cela l’établissement a souhaité maintenir le même niveau de financement de la formation des personnels, ce qui prouve son engagement dans le domaine. Des actions de formations AMU qui s’inscrivent dans le cadre des priorités interministérielles de formation professionnelle continue pour 2016


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Action 1 : Accompagner les managers dans la mise en œuvre des réformes et projets de modernisation de l’Etat •Formation parcours 6 jours management •Formation cohésion d’équipe •Formation aux outils de la gestion de projet •Formation management et outils numériques

Action 2 : Améliorer la relation entre les agents et les usagers

•Formation accueil physique et téléphonique •Formation anglais en situation d’accueil physique et téléphonique •Formation des gestionnaires DAF et DRH à l’accueil, au conseil et au suivi

Action 3 : Professionnaliser les acteurs de la chaine Achats

•Formation politique d’achat : ordonnance recherche, fournitures et services, travaux •Formation CCAG ( cahier des clauses administratives générales) •Formation exécution financière : marchés de travaux, marchés de services et fournitures •Formation Achat écoresponsables

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Action 4 : Former les acteurs et responsables RH à la politique du handicap • Action de sensibilisation au handicap pour l’ensemble des personnels BIATSS,

enseignants, enseignants chercheurs via un E-Learning • Formation à la communication avec les personnes sourdes et malentendantes : accueil

des personnes sourdes et malentendantes, Langue des Signes Française

Action 5 : Les enjeux de la Propriété Intellectuelle

• Formation approfondie à la Propriété intellectuelle pour les UMR • Formation réponses aux appels à projets

Action 6 : Priorités interministérielles

• Formation à la laïcité et à la neutralité dans les services publics • Formation à la démarche de prévention des risques psycho sociaux • Formation des conseillers mobilité carrière

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B- Prise en compte des besoins des agents

501 entretiens professionnels * ont fait apparaitre un besoin en formation, soit 1174 demandes formulées : - 786 demandes ciblent une formation déjà présente dans le plan de formation 2015 - 388 demandes ciblent un programme nouveau La répartition des demandes peut se faire en 4 domaines de formation : Les formations métiers : 777 demandes Les formations en bureautique : 220 demandes Les formations en langues : 46 demandes Les formations de préparation aux concours : 129 demandes

*chiffres au 30/09/2015


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67% 33%

demandes portant sur des programmes déjà presents surle plan 2015

demandes portant sur des programmes nouveaux

66%

19%

4%

11%

formations métiers

formations en bureautique

formations en langues

formations de préparationaux concours

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C - Evolution de l’offre de formation AMU

L’offre de formation AMU évolue et se renouvelle pour suivre l’évolution des besoins métiers , les orientations ministérielles et la stratégie de l’établissement .

Ainsi, le plan de formation 2016 est composé de 70% de programmes déjà existants dans le plan de formation 2015 et 30% de programmes nouveaux.

Ces Nouveaux programmes se retrouvent principalement dans les domaines suivants : Fonctions RH et gestion du personnel : Exemples :Conseiller mobilité carrières, professionnalisation des gestionnaires DRH et DAF Management : Exemples : manager à l’ère du numérique, parcours 12 jours Recherche : Exemples : réponse aux appels à projets Compétences Clés : Exemples : bien communiquer pour éviter les conflits, gestion du stress


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70%

30%

programmes reconduits

nouveaux programmes

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Focus sur les nouveaux programmes


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• Connaitre et prévenir les risques psycho-sociaux • Formation à destination des managers

Prévention des Risques Psycho-Sociaux

• Formation proposée en test à un public désigné •4 modules en e-learning

E-Learning sur les Gestes et Postures

•Accueil, expertise, suivi, transfert de l’information Professionnalisation des gestionnaires DAF et DRH

•À destination des DRH Campus •Accompagner les agents dans leur demandes de mobilité

Conseiller mobilité carrières

•24 heures en individuel pour travailler son bilan de carrière et ses perspectives professionnelles Bilan de compétences

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D- Présentation détaillée des actions de formation

Budget 2015 : 450 000 € Formations Hors sécurité : 375 000 € Formations sécurité : 75 000 €


Domaines Budget Fonction Achats 5 000 €

Administrations et institutions 5 000 € Bureautique 15 000 €

Compétences clés 27 000 € Développement des compétences 16 000 €

Fonctions financières et comptables 40 000 € Gestion des étudiants et enseignants 20 000 €

Langues 16 000 € Management 98 000 €

Compétences juridiques 7 000 € Recherche 7 000 €

Préparation aux concours 40 000 € Retraite 3 000 €

Métiers scientifiques 15 000 € Patrimoine et logistique 16 000 €

Hygiène et sécurité 75 000 € Fonction RH et gestion du personnel 45 000 €

TOTAL 450 000 €

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Fonction Achats

Cahier des Clauses Administratives Générales marchés de Travaux Conventions Suivi et exécution des marchés

Administrations et institutions

Notions de base de la commande publique Connaissance de l'université Les grands principes de la gestion administrative des personnels AMU Grands principes de gestion des personnels des universités Grands principes de gestion financière Grands principes de la gestion des étudiants et des enseignants Organisation de la recherche Structure et fonctionnement des universités La laïcité dans les services publics

Bureautique

Base de données SQL Photoshop Excel initiation Excel Tableaux Croisés Dynamiques Excel base de données et formules niveau avancé Excel graphiques et fonctions avancées Excel intermédiaire Exploitation de l'ENT Power point initiation Powerpoint perfectionnement Word découverte avancée Word intermédiaire Word publipostage Word avancé

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Compétences clés

Réussir son accueil physique et téléphonique Conduite d'audit Gestion du temps Bien communiquer pour éviter les conflits Mise en place d'un plan de gestion éco responsable des déchets Formation de formateur interne Améliorer son orthographe Prise de notes et comptes rendus Savoir rédiger des courriels professionnels Formations individuelles hors plan

Fonctions financières et comptables

Bases de la comptabilité publique Comptabilité analytique adaptée aux EPSCP Contrôle de gestion Fondamentaux de la TVA Formation à la conduite d'audit Gestion Budgétaire et Comptable Publique Analyse financière Contrôle interne Régisseur de dépenses Régisseur de recettes sifac commandes de ventes sifac dépenses sifac extractions sifac gestionnaire polyvalent sifac qualifié bilan financier sifac recettes sifac référentiel sifac restitutions sifac web missions Sifac web

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Langues

Anglais initiation Anglais perfectionnement Anglais en situation d'accueil Anglais scientifique Langue des signes française

Management

Accompagnement au changement et gestion du stress Fondamentaux du management : la cohésion d'équipe Les outils de la gestion de projet Manager à l‘ère du numérique Parcours 6 jours Agents en situation d’encadrement Services Administratifs Parcours 6 jours Agents en situation d’encadrement Services Techniques Parcours 12 jours pour les Agents assurant des fonctions de Direction

Notions juridiques

Assurances et responsabilité civile Formation aux bases de données juridiques Le risque juridique et contentieux dans le domaine de la commande publique

Recherche

Droits d'auteur Propriété intellectuelle

Rédaction des appels à projets

Retraite Préparer sa retraite et son nouveau projet de vie Réunion d'information sur la fin de carrière

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Préparation aux concours

Réunion d'information concours ITRF Rédaction du rapport d'activité cat A et B Atelier d' analyse du rapport d'activité Rédaction du CV et de la lettre de motivation Simulation d'entretiens avec le jury Préparation à l'entretien avec le jury cat A, B et C Rédaction de la note de synthèse Préparation du dossier RAEP Rédaction de la liste d'activité

Fonction RH et gestion du personnel

Approfondissement retraites pour DRH campus BO / Harpège Contrôler la paie Logiciel de pilotage de la masse salariale SIHAM PMS Utilisation logiciel de gestion des allocations de retour à l’emploi INDEM Conseiller mobilité carrière Formation des gestionnaires à l'accueil, conseil et suivi Masse salariale technique Masse salariale générique Réglementation , codification paye et liquidation du bulletin de salaire Les congés des ANT (impact Indemnités Journalières de Sécurité Sociale) Retraite invalidité ATI / PCI Retraite approfondissement juridique Retraite mise en œuvre de la gestion des pensions Professionnalisation bureau recrutement Professionnalisation bureau formation Tutorat ARES

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Gestion des étudiants et enseignants

IPRO ADE Apogée Apogée approfondie Apogée expert Apogée inscriptions administratives niveau expert Apogée pour public FC Classement des enseignants chercheurs Drupal E-candidat Gestionnaire de scolarité ROF expert Moveon

Métiers scientifiques

LabView RMN et RMN du solide avancé Spectrométrie de masse

Culture cellulaire Biologie moléculaire

Patrimoine et

logistique

Marchés de maitrise d’ouvrage Programmation architecturale Montage d’opérations Marchés de travaux, prestations intellectuelles et loi MOP

Développement des

compétences

Bilan de compétences Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)

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Hygiène et sécurité

Travail en hauteur

Parcours de formation à la prévention des risques

Prévention des risques liés à l’activité physique (PRAP)

Autoclave

Prévention des Risques Psycho Sociaux

Addictologie

Certificat d’Aptitude à la Conduite en Sécurité ( CACES )

Recyclage Habilitation électrique

Personne compétente en radioprotection

Prévenir les risques au laboratoire

Responsable sécurité Laser

Sauveteur secouriste du travail initial

Sauveteur secouriste du travail recyclage

Addiction et travail

Prévention des risques biologiques Expérimentation animale


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III Chantiers en cours en 2016 A – Mutualisation de la formation au niveau régional et interministériel Dans le cadre des orientations nationales fixées par les services du 1er Ministre et ceux de la Fonction Publique visant à un renforcement de la mutualisation en matière de formation pour élargir l’offre et optimiser les formations en termes de fréquentation et de coût, une charte de la mutualisation est en cours de mise en place sur la région Provence-Alpes Côte d’Azur. L’Université d’Aix-Marseille a vocation à y participer en ouvrant ses formations transverses à des stagiaires issus de l’interministériel. B – Une meilleure prise en compte des besoins en formation des unités de recherche Le bureau formation planifiera des rencontres avec les référents formation des unités de recherche. Un rapprochement des établissements partenaires dans le cadre du contrat d'association sera opéré (ouverture aux personnels des établissements, réflexion sur le montage d'actions communes,...) afin de mieux répondre aux besoins des agents AMU sur des thématiques scientifiques. C- Développement de la formation interne Un appel à candidature sera lancé auprès des agents AMU afin de développer le recours aux formateurs internes. Ce projet sera présenté lors d’un prochain Comité Technique.


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Fin de la présentation du plan de formation 2016 -

Merci.

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