Plan d’administration 2016 – Administration générale de la Documentation patrimoniale

Bruxelles 16.02.2016

Wouter De Ryck, Karel Vanhoecke, Philippe Herman & Dominique Poiré - Jungers

Comment allons-nous aborder 2016? (1)

2

Comment allons-nous aborder 2016? (2)

3

Comment allons-nous aborder 2016? (3)

4

Comment allons-nous aborder 2016? (4)

5

Plan d’Administration 2016 Sécurité juridique

Karel Vanhoecke

Agenda

Organigramme RZSJ

Structure des antennes

Déménagements

Recrutements

Formations

Grand chantiers

Helpdesk 7

Structure des antennes en Flandre

CENTRE

ANTENNE Manager d’antenne (A3)

Hypothèques

Conservateur des hypothèques

+

Collaborateurs

Enregistrement Fédéral

Receveur

+

Collaborateurs

Antenne 1

Antenne 2 Compétences spécifiques

8

Structure des antennes

1/1/2015 : Création de la nouvelle structure (Décision administrative)

o Tous les anciens bureaux ont été fermés (sauf

les conservations des hypothèques)

o Création:

Administration de la Sécurité Juridique

Centre

Antenne

Nouveaux bureaux de l’enregistrement

Intégration des Conservations dans l’Antenne 9

Structure des antennes

Antenne o Un seul point de contact pour le citoyen/partenaire

(p.ex. notaire) o Se compose d’un bureau de l’enregistrement

Bureaux des hypothèques

o Conservent leurs propres compétences

o Intégrés dans la structure des antennes Au niveau hiérarchique, le conservateur se trouve en dessous du manager d’antenne

10

Structure des antennes en Wallonie et à Bruxelles

11

CENTRE

ANTENNE Manager d’antenne (A3)

Antenne 1

Antenne 2

Hypothèques

Conservateur des

hypothèques

+

collaborateurs

AA

Receveur

+

collaborateurs

Succ.

Receveur

+

collaborateurs

Cont.

Receveur

+

collaborateurs

Compétences spécifiques

Poste de travail (WALL)

Uniquement collaborateurs

Structure des antennes

12

Bureaux Compétences spéciales :

o Bureaux Charleroi et Liège (+ Bruxelles 6 et 7)

o Conservent les compétences actuelles

o Hiérarchiquement, ils dépendent du directeur du centre

Structure Wall + Bxl= en attente de la régionalisation

Postes de travail : fusionner avec l’antenne dès qu’un bâtiment le permet

Déménagements encore à exécuter : 2 sortes 1) Propositions résultant du basculement/régionalisation :

2631062 HYPOTHEEKBEWARING

BRUGGE II KONING ALBERT I-LAAN 1/5 BRUGGE 8200 Verhuist naar Oostende

2691052 HYPOTHEEKBEWARING

BRUSSEL IV REGENTSCHAPSSTRAAT 54 BRUSSEL 1000 Verhuis Halle

2691053 HYPOTHEEKBEWARING

BRUSSEL VI REGENTSCHAPSSTRAAT 54 BRUSSEL 1000 Verhuis Vilvoorde

2691078 HYPOTHEEKBEWARING

BRUSSEL VII REGENTSCHAPSSTRAAT 54 BRUSSEL 1000 Verhuis Asse

2621D31 BUREAU DE

L'ENREGISTREMENT ACTES AUTHENTIQUES DINANT

AA RUE HUYBRECHTS 22 DINANT 5500 Regroupement des services à Dinant

2641038 HYPOTHEKENAMT MALMEDY ALLEE DES CAPUCINS 4 MALMEDY 4960 Déménagement vers Eupen

2641H38 REGISTRIERUNGSAMT

AUTHENTISCHE URKUNDEN MALMEDY

Actes Authentiques -Authentische

Urkunden

RUE JOSEPH WERSON 2 MALMEDY 4960 Partiellement à déménager vers Eupen

et partiellement vers Verviers

13

2) Déménagements quand un bâtiment le permet: postes de travail

2621W31

BUREAU DE L'ENREGISTREMENT

DINANT A

Poste de travail

temporaire RUE DU COUVENT 14 WALCOURT 5650

Poste de travail à regrouper avec antenne Dinant

2621W32

BUREAU DE L'ENREGISTREMENT

MARCHE A

Poste de travail

temporaire

RUE DES COMBATTANTS 5

VIELSALM 6690 Poste de travail à regrouper avec antenne

Marche

2641W36 BUREAU DE

L'ENREGISTREMENT LIEGE 2 A

Poste de travail temporaire

RUE DE LA HEID 40 AYWAILLE 4920 Poste de travail à déménager à la résidence de

l’antenne

2661W42 BUREAU DE

L'ENREGISTREMENT TOURNAI A

Poste de travail temporaire

R DE LA STATION 145 MOUSCRON 7700 A déménager dès qu’il y a de la place à Tournai

2661X42 BUREAU DE

L'ENREGISTREMENT TOURNAI B

Poste de travail temporaire

PLACE DES CAPUCINS 1 ATH 7800 A déménager dès qu’il y a de la place à Tournai

2681W44 BUREAU DE

L'ENREGISTREMENT CHARLEROI 2 A

Poste de travail temporaire

PLACE LEOPOLD 12 CHIMAY 6460 A déménager à Charleroi

2681W46 BUREAU DE

L'ENREGISTREMENT NIVELLES A

Poste de travail temporaire

R PIERRE FLAMAND 64 BRAINE-

L'ALLEUD 1420 A déménager à Nivelles

14

Recrutements

Il reste encore +/- 10 % du budget pour les recrutements ou mobilités internes, en fonction des besoins pour certaines fonctions

123 Rosetta pour les conservations, sous la supervision du Manager d’antenne

En 2015 : 159 étudiants (baux)

15

Chantier Hypothèques

Secteur des hypothèques sera reformé: o Fonctionnarisation des conservateurs

o Les employé deviennent fonctionnaires/contractuels du SPF Finances

Projet a débuté

Adaptation des règlementations en cours

En juin une communication sur les grandes lignes sera faite

La collaboration entre les hypothèques et l’enregistrement sera renforcée (intégration) dans un avenir proche

16

Chantier Informatisation

Objectif principal = stabilisation des applications : DER & STIPAD, Hypo, COMFOR

Publicité pour MyRentPro

17

Nouvelle formation de base Sécurité juridique

en raison de:

o Centralisation des 6 CFP régionaux en 1 cellule formation SJ (service centrale au NOGA)

o Opérationnalisation des nouvelles applications : DER, COMFOR, STIPAD, MyRent, …

o Secteur enregistrement : Recrutement de + 100 agents au 2ième semestre 2015

o Secteur hypothèques : fonctionnarisation de 8 employés temporaires qui commencent leur stage

18

Point de départ

Développement d’une formation de base composée de différents modules séparés o Qui serviront en premier lieu comme formation

de base classique pour les nouveaux arrivants au secteur enregistrement

o Développement d’un trajet de formation de base équivalent pour les agents temporaires des conservations des hypothèques qui commencent le stage

o Pour que les modules puissent également servir de formation permanente nécessaire pour les collaborateurs qui ont changé de métier suite au basculement, réorganisation, mobilité interne ou qui ont besoin de connaissances de base/d’actualiser leurs connaissances 19

Point de départ (suite)

Les modules sont regroupés en thèmes (aussi bien pour le secteur hypothèques que pour le secteur enregistrement) o Groupe 1 : Droit civil (3 modules )

o Groupe 2 : Applications (5 modules)

o Groupe 3 : Fiscalité (uniquement pour le secteur enregistrement) (4 modules) les modules de ce 3ème groupe seront proposés +/- tous les 2 ans comme « formation permanente »

20

Modules spécifiques pour les hypothèques (en collaboration avec les conservateurs)

Groupe 1 : droit civil Module 1 : Notions de droit civil: droit réels

(2 jours – obligatoire pendant le stage)

Module 2 : les personnes, les obligations et les contrats (4 jours – obligatoire pendant le stage)

Module 3 : Régimes matrimoniaux – cohabitation légale, successions et donations (4 jours)

Module 4 : Notions de sûretés et de publicité hypothécaire (3 jours)

Groupe 2 : applications

Module 1 : STIPAD hypothèques(2 jours)

Module 2 : Hypo - Hypocomptabi (1 jour)

21

Modules spécifiques pour les hypothèques (en collaboration avec les conservateurs)

Pour le module 4 DC hypothèques - partie attestation hypothécaire ou analyse d’actes et pour le module application-hypothèques hypo-hypocomptabi il sera probablement fait appel à un formateur occasionnel d’une conservation qui maîtrise ces matières

Les convocations pour les modules obligatoires pour les stagiaires ou les nouveaux arrivants par mobilité interne à SJ se feront de façon automatique

Tous les modules seront offerts comme formation permanente : publication sur l’intranet AGDP (inscriptions via NEEVA)

22

Le chef fonctionnel vérifie en collaboration avec le manager d’antenne que les collaborateurs ne s’inscrivent qu’aux formations qui correspondent le mieux aux tâches qui leurs sont confiées au bureau

Les chefs fonctionnels ainsi que les managers d’antennes veillent à ce que la formation soit effectivement suivie

23

Formations

Accent sur la formation, qui permet d’effectuer du télétravail, aussi pour les employés des hypothèques.

Développer la polyvalence dans les conservations

Aujourd’hui = groupe de 11 formateurs. Nous cherchons encore du renfort côté néérlandophone

24

Helpdesk Sj

Est développé pour DER, STIPAD, Hypo Modern, MyRent, COMFOR, E-Succ

Renforcement est arrivé et l’efficacité est augmentée grâce à une formation intensive

Beaucoup de problèmes sont liés à ICT, donc peuvent seulement être transférés vers ICT.

I&O (projets) a été renforcé

25

Plan d’administration 2016 Collecte & Echange d’informations

Karel Vanhoecke

Agenda

Structure

Collaborateurs

Formation

Chantiers pour 2016

27

Structure

28

Collecte et Echange d’Informations

Constitution du réseau

Gestion des protocoles

Support aux utilisateurs externes

Délivrance d’informations

Stratégie, Gestion des clients, communication & liaison office

Call desk & production

Développement & datamining

Facturation & gestion des paiements

Data quality IAM-business Privacy

Secrétariat Service Stratégique et

Opérationnel

Stratégie, soutien au management

Business projects

Collaborateurs (1)

29

Nombre de collaborateurs A3 A1/A2 B C D Total

Service stratégique & opérationnel 3 8 2 13

Secrétariat 2 2

Constitution du réseau 2 1 3

Délivrances d’informations 5 1 4 16 6 32

Data quality 1 1 1 11 2 16

IAM 2 3 1 6

Privacy 1 3 4

Total 10 17 12 29 8 76

* Situation au 11/02/2016

Collaborateurs (2)

Lieu de travail o North Galaxy

Recrutements 2015

o 2 A1 pour le Service Stratégique et Opérationnel o 1 A1 pour Data quality o 1 A1 pour IAM o 1 A1 pour Privacy

Besoins

o Profils spécifiques comme business annaliste et dataminers Sélection ouverte pour 2 business annalistes et 1 dataminer

30

Formation

Formations propres aux divisions IAM & Privacy

Formations de base et formations internes

Formations IFA

Formations externes

o Privacy

o Data protection

o E-government

31

Chantiers pour 2016

Opérationnalisation de la SCIP

Centralisation de la délivrance d’informations

Gouvernance SOA

Portail

32

a. Opérationnalisation de la SCIP

Quoi ? o Structure de Coordination de l’information

patrimoniale o Crée par l’accord de coopération du 18/04/2014

entre l’Etat fédéral et les 3 Régions o En vigueur depuis le 02/04/2015

Sur quoi ? o Echange coordonné et intégré des information

patrimoniales entre l’Etat fédéral et les Régions, et entre les Régions entre elles

Pourquoi ? o Rôle important de l’AGDP dans le conseil

d’administration 33

b. Centralisation de la délivrance d’informations

Division Délivrance d’informations

Point de contact unique pour la délivrance d’informations à des clients déterminés

Poursuite de la centralisation en 2016 par la reprise de la délivrance d’informations qui est actuellement effectuée par SJ

34

c. Gouvernance SOA pour l’AGDP

Quoi ? o Service Oriented Architecture

o Amélioration de la gestion des “services” de l’AGDP

Comment ? o Elaboration de processus pour l’implémentation et

la gestion des services de l’AGDP

Pourquoi ? o Offrir des services de qualité

o Tenir compte des besoins des clients

o Promouvoir l’échange d’informations électronique 35

d. Portail de l’AGDP

Quoi ? o Conteneur avec des services qui seront offert via la

technologie web aux petits utilisateurs (ex. citoyens) et aux utilisateurs intermédiaires (ex. communes).

Pourquoi ? o Les portails dont le SPF Finances dispose, sont orientés sur la

fiscalité et non sur la documentation o Groupe cible divers

Comment ? o Développement du portail (= conteneur) et intégration

d’IAM o Pilote avec Consultimmo on properties o Interfaçage avec CadGis o Possibilité de développer des services mobiles (pour

smartphone et tablette)

36

Plan d’administration 2016 Mesures & Evaluations

Philippe Herman

Structure Structuur

38

Antwerpen

Limburg

West-Vlaanderen

RH

42

RH - Besoins

43

Taskmanager Volumes STIPAD, …

0 A4 A1-A2-A3 B-C D

Admin MEOW 1,0 -2,6 -1,0 0,0

Antwerpen 0,0 8,8 20,5 -5,5

Brabant 1,0 -7,4 -3,6 -8,1

Hainaut 0,0 8,3 21,2 -10,7

Liège 1,0 1,1 32,1 -6,4

Limburg 1,0 12,0 -8,9 -12,8

Nam-Lux 1,0 1,0 -8,9 -12,5

Oost-Vl 0,0 5,1 2,0 -7,0

West-Vl 1,0 2,5 -12,7 -6,1

CMP/COF 0,0 4,2 50,1 -21,9

Grand Total 6,0 32,9 90,9 -90,9

Exemple fictif

Projets

CADGIS o En production en 2016 o CADGIS PRECAD rôle du service plan ++ o Travaux d’amélioration du plan

STIPAD o Transfert de connaissances à un groupe de travail o Groupe de travail = coordinateurs mutations o Tests et Propositions d’améliorations o Décisions métier & Livres de procédure

REGONDES2 2016 EXTRAITS en LIGNE 2017 CADBUILD 2017 /EASYVAL 2018 LOCOSTAT 2018

44

Formations

Plan opérationnel : Réorganisation des formations

o Service formation : A2 dans les centres (NL)

o Formation partagée avec les centres

o Formation continue

o Formation selon les priorités/besoins

Formations CADGIS, STIPAD, URBAIN, REGONDES2, …

Formations promotions B & C

Formations de base

45

Plan d’Administration 2016 Services Patrimoniaux

Dominique Poiré - Jungers

47

Administrateur

Centre fédéral

FinDomImmo

Successions en déshérence

Fin Shop Bruxelles

Bureau des Services patrimoniaux Anvers et Gand

Bureau des Services patrimoniaux Charleroi et Liège

Équipe polyvalente germanophone

SHAPE

Secrétariat

Support stratégique et opérationnel

Comité Fédéral

Organigramme actuel des Services patrimoniaux

48

Organigramme futur des Services patrimoniaux

Administrateur

Centre fédéral

FinDomImmo

Successions en déshérence

Fin Shop Bruxelles

Fin Shop Bornem

Fin Shop Gembloux

Équipe polyvalente germanophone

SHAPE

Secrétariat

Support stratégique et opérationnel

Comité Fédéral

49

2 Fin Shops Création en 2016

Gestion de biens immeubles FinDomImmo pour toute la Belgique

Successions en déshérence Team « Successions en déshérence » pour toute la Belgique

Fin Shop Bornem &

Fin Shop Gembloux

Gent & Antwerpen / Liège & Charleroi

Réalisation des biens meubles

Antwerpen & Gent 1A3 1A2 3B 8C 1D =

14

Charleroi & Liège 1A3 2A2 1A1 8B 8C 1D =

21

50

Recrutements PP 2015

2 A3 (DFI 320-Commissaire) Comité fédéral

déjà exécuté

51

Formations

Les Services patrimoniaux Interne PD/SP

Saisies et Confiscations Interne: SP & Externe: FIN (SPF Just. : OCSC)

Authenticité des actes Interne SP

Urbanisme Externe : séminaires

Successions en déshérence Interne SP

Cours de base droit civil Interne AGDP

Procédures de travail Biens meubles

Interne SP

Procédures de travail Successions en déshérence

Interne SP

Procédures de travail Gestion de biens immeubles

Interne SP

Comité Data Base (application ICT interne) Interne SP

Cours de conduite de chariots élévateurs Externe (Via S&L)

Contrefaçon Interne : D&A Externe : SPF Écon.

Questions – Réponses

52