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POINT

D'INFORMATION

MENSUEL

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septembre octobre 2013

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Sommaire

� Comptabilité de fait concernant la gestion de commandes alimentaires – pages 3 à 6

� Nouvelles modalités de traitement des chèques remis à l’encaissement – pages 7 à 21

� Accréditation des ordonnateurs auprès des agents comptables de ces établissements – pages 22 à 25

� Désignation des membres élus aux conseils d’administration des EPLE – année scolaire 2013-2014 – page 26

� Stage en entreprise : tarif SNCF 2nde classe - page 26

� Sorties et voyages scolaires : nouvelles règles relatives à l’information et l’accord

des parents d’élèves – pages 27 à 30

Pour le Recteur et par délégation, Le Secrétaire Général de l'Académie

Henri FÉRAL

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Comptabilité de fait concernant la gestion de commandes

alimentaires Lors d’un contrôle dans un lycée, la chambre régionale des comptes d’Aquitaine Poitou-Charentes a mis en évidence un cas de gestion de fait lié aux commandes alimentaires. Le rapport d’instruction du juge et celui du procureur financier mettent en cause les ordonnateurs, les adjoints gestionnaires et les agents comptables successifs. Ces derniers n’ont pas enregistré dans les comptes de l’établissement les opérations liées à l’attribution de chèques cadeaux et points de fidélité offerts par certaines entreprises au chef de cuisine en échange de commandes de denrées pour la restauration collective. Afin de prémunir les ordonnateurs, adjoints gestionnaires et agents comptables d'EPLE des risques juridiques et des sanctions de divers ordres encourus, veuillez trouver les recommandations de la direction des affaires juridiques dans la circulaire ci-dessous :

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Nouvelles modalités de traitement des chèques Veuillez trouver ci-dessous une note de la direction régionale des finances publiques de Franche Comté relative aux nouvelles modalités de traitement des chèques remis à l’encaissement ainsi qu’un guide de bonnes pratiques (kit à l’usage des clients DFT). Ces nouvelles modalités de remise de chèques devront être mises en œuvre à compter du 4 novembre 2013. A la suite de cette note et de ce guide, vous trouverez également des précisions apportées par le bureau DAF A3 du ministère en réponse à des interrogations formulées par un certain nombre de gestionnaires de l’académie.

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Réponses de la DAF A3 :

- Est ce à l'agence comptable d'envoyer les remises ? Comme auparavant c'est l'agent comptable ou son mandataire qui se chargera d'envoyer les chèques au service de traitement compétent. - Est ce au régisseur d'envoyer directement les chèques au STC de Lille? Seulement si le régisseur est détenteur d'un compte DFT ou s'il a reçu délégation de l'agent comptable. - Faut-il envoyer avec un accusé réception ? Dans la mesure où la procédure mise en place prévoit "l'établissement systématique d'un ticket de remise " et que l'EPLE aura conservé un double du bordereau de remises de chèque comme preuve détaillée de son envoi (non obligatoire mais fortement conseillé) la transmission avec AR ne nous semble pas indispensable. - Qui prend en compte ce surcoût budgétaire (au minimum 1 envoi de 200 chèques par semaine x 36 semaines x 5 € l'AR) ? Ce coût est pris en charge sur le budget de chaque EPLE en fonction des modalités prévues dans la convention du groupement comptable. - Responsabilité en cas de perte de chèques : On rappellera que sont responsables en cas de perte ou de vol de chèques l'agent comptable ou le régisseur s'il est détenteur d'un compte DFT.

Concernant la dernière question on se reportera utilement aux dispositions de la circulaire DGFIP/2009/11/7594 du 5 février 2010 relative aux pertes de chèques (cf. pages suivantes). Ce document détaille la procédure qu'il convient de mettre en place et qui sera différente selon que les chèques ont été perdus avant ou après remise à la DGFiP. A ce propos, vous pouvez vous de vous reporter utilement au point au I du texte précité et notamment au § A « Chèque perdu par un client DFT avant remise à un guichet de la DGFiP » qui précise que : « Lorsque les chèques ont été égarés par le client, avant envoi ou perdus lors de l'envoi postal, il appartient au client, bénéficiaire des chèques perdus, de procéder à l'établissement de lettres de désistement. Ce document, dont vous trouverez en annexe 1 un modèle, devra être adressé par le client au tireur du chèque afin qu'il puisse être réémis ». Par ailleurs s'il est en mesure de prouver qu'il a bien transmis les chèques au service compétent et qu'il a bien mis en place toutes les diligences qui lui incombent, l'agent comptable ou le régisseur pourra faire une demande de constatation de la force majeure.

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Accréditation des ordonnateurs des EPLE auprès des agents comptables de ces établissements

L’arrêté du 25 juillet 2013 fixe les modalités d'accréditation des ordonnateurs auprès des comptables publics assignataires en application de l'article 10 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique publics concernés : les personnes morales et organismes visés à l'article 1er du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. L’accréditation de l'ordonnateur et, le cas échéant, de son délégataire auprès du comptable public consiste pour les premiers à faire connaître au second leur qualité et leur périmètre de compétence en matière budgétaire et comptable. Le texte entre en vigueur le lendemain de sa publication. Un modèle d’accréditation est présenté en annexe de l’arrêté. Les bonnes pratiques : - L’agent comptable doit détenir dans le dossier de l’agence comptable ces documents d’accréditation et d’habilitation. Leur absence signifiera un manquement à ses obligations de contrôle. - La présence de ces documents est susceptible d’être vérifiée lors d’un audit de la DGFiP. - Ces documents font intégralement partie du contrôle interne comptable et financier. - Accompagné de l'arrêté de nomination en qualité d'ordonnateur, le formulaire sera joint au 1er mandatement de chaque année civile ou de chaque année scolaire en cas de changement d'ordonnateur.

Dans un EPLE, le chef d’établissement est l’ordonnateur des recettes et dépenses de l’établissement (article R 421-9 du code de l'éducation). Les modalités de délégation et de suppléance sont prévues à l’article R 421-13-III du code de l'éducation qui dispose que : « Le chef d'établissement peut déléguer sa signature à chacun de ses adjoints. En cas d'absence ou d'empêchement, le chef d'établissement est suppléé par le chef d'établissement adjoint, notamment pour la présidence des instances de l'établissement. En cas d'absence ou d'empêchement du chef d'établissement, lorsque celui-ci n'a donné aucune délégation à cet effet, l'autorité académique nomme un ordonnateur suppléant qui peut être le chef d'établissement adjoint ou l'adjoint gestionnaire, sous réserve que celui-ci ne soit pas l'agent comptable de l'établissement, ou le chef d'un autre établissement ». Veuillez trouver en pages suivantes une note de la DAF A3 du 14 août 2013 accompagnée d’un modèle de formulaire d’accréditation de l’ordonnateur.

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Désignation des membres élus aux conseils d’administration des EPLE – année scolaire 2013-201 4

Pour mémoire, une note du 10 septembre 2013 relative à la mise en place du conseil d’administration pour l’année scolaire 2013-2014 a été transmise dans les établissements scolaires, accompagnée de fiches pratiques. Vous pouvez également retrouver une brochure sur les élections du conseil d’administration réalisée par l’académie de Caen sur le site de notre académie. Elle est disponible à la rubrique « personnels / établissements / conseils aux EPLE / publications thématiques ».

Stage en entreprise : Tarifs SNCF 2 nde classe

Distance tarifaire d Constante a Prix kilométrique b

de à 1 16 km 0,7377 0,1843

17 32 km 0,2374 0,2053 33 64 km 1,9631 0,1515 65 109 km 2,7392 0,1411 110 149 km 3,8743 0,1351 150 199 km 7,6675 0,1131 200 300 km 7,3552 0,1146 301 499 km 12,9431 0,0977 500 799 km 17,4878 0,0874 800 9999 km 30,5331 0,0716

Le prix de base seconde classe est calculé selon la formule : p = a + b × d P étant le prix A la constante B le prix kilométrique D la distance tarifaire Ce tableau permet de calculer le tarif 2nde classe. Ce barème permet au conseil d’administration de déterminer un tarif moyen de remboursement des frais de déplacement des élèves dans le cadre des stages en entreprise (note de service n° 93-179 du 24 mars 1993).

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Sorties et voyages scolaires en EPLE : nouvelles rè gles concernant l’information et l’accord des parents

La circulaire n° 2011-117 du 3 août 2011 relative a ux sorties et voyages scolaires en collège et en lycée a été modifiée par le ministère concernant l’information et l’accord des parents d’élèves : - L'établissement doit informer les personnes exerçant l'autorité parentale sur un enfant de l'organisation des sorties et des voyages scolaires le concernant. Cette information porte notamment sur les modalités matérielles et financières de déroulement de la sortie ou du voyage scolaire. Elle doit être portée à leur connaissance suffisamment tôt afin de laisser la possibilité aux parents qui le souhaitent de faire part de leurs observations éventuelles.

- Une autorisation de participation d'un élève mineur à une sortie ou un voyage scolaire à caractère facultatif (cf. formulaire page 30) doit être remplie et signée par la ou les personnes exerçant l'autorité parentale sur l'enfant.

- Pour qu'un enfant participe à une sortie scolaire à caractère facultatif, l'accord d'un seul parent suffit, l'accord de l'autre parent étant présumé quelle que soit sa situation matrimoniale. Cependant, l'accord des deux parents est nécessaire lorsque l'institution scolaire est informée d'un désaccord entre les détenteurs de l'autorité parentale et lorsque l'enfant fait l'objet d'une interdiction de sortie du territoire.

- Ce document permet au chef d'établissement de recueillir les renseignements relatifs au régime de sortie du territoire national des élèves mineurs (le régime des attestations d'autorisation de sortie du territoire français, auparavant délivrées par le maire ou le préfet, a été supprimé par la circulaire n° INTD1237286C du 20 novembre 2012 qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2013. Toutefois, certains pays n'acceptent l'entrée des mineurs sur leur territoire (ou la sortie de leur territoire) que s'ils sont munis d'une autorisation parentale visée par les autorités compétentes. Il convient donc de se renseigner auprès du consulat du pays de destination afin de vérifier qu'un tel document n'est pas exigé).

- Tous les élèves participant à une sortie ou un voyage scolaire à caractère facultatif doivent être munis d'un titre certifiant leur identité (passeport au nom de l'élève ou carte nationale d'identité quand elle est admise) en cours de validité et des autres documents qui peuvent être nécessaires pour permettre à tous les élèves de franchir les différentes étapes du voyage (entrée dans le pays de destination, passage par des pays de transit, retour en France).

- Les élèves mineurs qui sont ressortissants d'États tiers à l'Union européenne et à l'espace Schengen et qui sont scolarisés dans l'établissement doivent de surcroît être en possession d'un document de circulation pour étranger mineur (DCEM) en cours de validité, s'ils sont nés à l'étranger, ou d'un titre d'identité républicain (TIR) en cours de validité, s'ils sont nés en France. La détention d'un DCEM ou d'un TIR (document délivré en préfecture et qui justifie de la situation au regard du séjour et permet le retour en France) ne dispense pas l'élève d'être muni d'un document de voyage en cours de validité, revêtu d'un visa en cours de validité délivré par le pays de destination si celui-ci l'exige pour la nationalité de l'élève concerné.

- Lorsque ces élèves participent à un voyage scolaire au sein de l'Union européenne ou de l'espace Schengen, le chef d'établissement peut suivre la procédure décrite par la circulaire du 2 janvier 1996 et par la note du 16 octobre 1996 relatives au document de voyage collectif, qui tient lieu de passeport collectif et de visa d'entrée sur le territoire de la plupart des autres États membres de l'Union européenne ou de l'espace Schengen. Il convient de se renseigner auprès du consulat du pays de destination sur la reconnaissance du document de voyage collectif émis par la France.

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Tableau récapitulatif concernant les élèves de nationalité étrangère :

Sortie scolaire à destination :

d'un État membre de l'espace Schengen

d'un État membre de l'Union européenne n'appartenant pas à l'espace Schengen

d'un État tiers à l'Union européenne et à l'espace Schengen

Avec les élèves ressortissants d'un État membre de l'Union européenne ou de l'espace Schengen

1) L'autorisation de participation à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l'autorité parentale sur l'enfant (cf. page 30).

1) L'autorisation de participation à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l'autorité parentale sur l'enfant (cf. page 30).

1) L'autorisation de participation à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l'autorité parentale sur l'enfant (cf. page 30).

2) Un titre certifiant l'identité du mineur (carte nationale d'identité ou passeport au nom de l'enfant en cours de validité).

2) Un titre certifiant l'identité du mineur (carte nationale d'identité ou passeport au nom de l'enfant en cours de validité).

2) Un titre certifiant l'identité du mineur :

- soit la carte nationale d'identité en cours de validité, qui est acceptée sous certaines conditions dans certains pays tiers (se renseigner lors de la préparation de la sortie en consultant http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs_909/index.html)

- soit le passeport au nom de l'enfant en cours de validité, revêtu d'un visa en cours de validité délivré par le pays de destination si celui-ci l'exige pour la nationalité de l'élève considéré.

Il convient de se renseigner auprès du consulat du pays de destination sur les exigences d'entrée et de séjour pour les ressortissants d'un État membre de l'Union européenne ou de l'espace Schengen.

- 29 – Cellule conseil aux EPLE – DAGEFIJ 3 – Rectorat

Sortie scolaire à destination :

d'un État membre de l'espace Schengen

d'un État membre de l'Union européenne n'appartenant pas à l'espace Schengen

d'un État tiers à l'espace Schengen et à l'Union européenne

Avec les élèves ressortissants d'un État tiers n'appartenant pas à l'Union européenne ou à l'espace Schengen

1) L'autorisation de participation à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l'autorité parentale sur l'enfant (cf. page 30).

1) L'autorisation de participation à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l'autorité parentale sur l'enfant (cf. page 30).

1) L'autorisation de participation à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l'autorité parentale sur l'enfant (cf. page 30).

2) Soit le passeport au nom de l'enfant en cours de validité accompagné d'un document en cours de validité justifiant de sa situation au regard du séjour (à savoir soit un visa de long séjour, soit un document de circulation pour étranger mineur (DCEM) si l'enfant est né à l'étranger ou un titre d'identité républicain (TIR) si l'enfant est né en France, ces deux derniers documents étant délivrés en préfecture).

- soit le document de voyage collectif intitulé « liste d'écoliers voyageant dans le cadre d'une excursion scolaire à l'intérieur de l'Union européenne » qui tient lieu de passeport collectif et de visa d'entrée sur le territoire de la plupart des autres États membres de l'Union européenne ou de l'espace Schengen (cf. circulaire du 2 janvier 1996 et note du 16 octobre 1996 prises en application de la décision 94/795/JAI du Conseil de l'Union européenne du 30 novembre 1994).

2) Soit un passeport au nom de l'enfant en cours de validité,

- revêtu d'un visa en cours de validité délivré par le pays de destination si celui-ci l'exige pour la nationalité de l'élève considéré ;

- accompagné d'un document en cours de validité permettant son retour en France (à savoir soit un visa de long séjour, soit un document de circulation pour étranger mineur (DCEM) si l'enfant est né à l'étranger ou un titre d'identité républicain (TIR) si l'enfant est né en France), ces deux derniers documents étant délivrés en préfecture).

Il convient également de se renseigner auprès du consulat du pays de destination sur les exigences d'entrée et de séjour pour la nationalité de l'élève considéré (notamment visa si requis selon la nationalité de l'enfant).

- soit le document de voyage collectif intitulé « liste d'écoliers voyageant dans le cadre d'une excursion scolaire à l'intérieur de l'Union européenne » qui tient lieu de passeport collectif et de visa d'entrée sur le territoire de la plupart des autres États membres de l'Union européenne ou de l'espace Schengen (cf. circulaire du 2 janvier 1996 et note du 16 octobre 1996 prises en application de la décision 94/795/JAI du Conseil de l'Union européenne du 30 novembre 1994).

2) Passeport au nom de l'enfant en cours de validité,

- revêtu d'un visa en cours de validité délivré par le pays de destination si celui-ci l'exige pour la nationalité de l'élève considéré.

- accompagné d'un document en cours de validité permettant son retour en France (à savoir soit un visa de long séjour, soit un document de circulation pour étranger mineur (DCEM) si l'enfant est né à l'étranger ou un titre d'identité républicain (TIR) si l'enfant est né en France), ces deux derniers documents étant délivrés en préfecture).

Il convient également de se renseigner auprès du consulat du pays de destination sur les exigences d'entrée et de séjour pour la nationalité de l'élève considéré (notamment visa si requis selon la nationalité de l'enfant).

- 30 – Cellule conseil aux EPLE – DAGEFIJ 3 – Rectorat

Formulaire type d’autorisation de participation d’un élève mineur à une sortie ou un voyage scolaire à caractère facultatif :