Pilotez Vos Achats Fr 240713-1

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Pilotez efficacementvos Achats grce au BPM

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PILOTEZVOSACHATSGRACEAUBPM

Pilotez efficacement vos achats grce au BPM byPatriceOrenesLerma,SolutionsManager,Bonitasoft

TABLE DES MATIERES

ENJEUX ........................................................................................................................................................................... 21. Maitriser ses dlais et son processus ................................................................................................................ 2

1.1. Demandes perdues, validations en attente ............................................................................................... 21.2. Processus complexe, non respect ........................................................................................................... 21.3. Faciliter le rapprochement ........................................................................................................................ 2

2. Optimiser son engagement financier ................................................................................................................. 32.1. Payer juste temps .................................................................................................................................. 32.2. Ai-je pay mon fournisseur ? .................................................................................................................... 32.3. Contrler ses niveaux dengagement ........................................................................................................ 4

3. Maitriser sa relation fournisseur ........................................................................................................................ 43.1. Management du risque ............................................................................................................................. 43.2. Contrler son catalogue ............................................................................................................................ 43.3. Reporting pour ngocier ........................................................................................................................... 43.4. Plus quun fournisseur, un partenaire ....................................................................................................... 4

4. Des processus au cur de lcosystme de lentreprise .................................................................................... 5TRANSFORMATION .......................................................................................................................................................... 6

1. Business Process Reengeneering ...................................................................................................................... 61.1. Modliser ................................................................................................................................................. 61.2. Analyser ................................................................................................................................................... 71.3. Optimiser ................................................................................................................................................. 7

2. Centres de Service Partags .............................................................................................................................. 72.1. Rationalisation des processus .................................................................................................................. 82.2. Gestion des cas particuliers ...................................................................................................................... 8

VOUS AVEZ DEJA UN ERP ? ET ALORS ! ........................................................................................................................... 91. Gagnez en flexibilit .......................................................................................................................................... 9

1.1. Etendez votre ERP .................................................................................................................................... 91.2. Gagnez en ractivit ................................................................................................................................. 9

2. Soyez efficace ................................................................................................................................................... 92.1. Un processus pour les piloter tous .......................................................................................................... 102.2. Processus clarifi, interface conviviale ................................................................................................... 10

3. Audit et scurit .............................................................................................................................................. 10CONCLUSION ................................................................................................................................................................ 11

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ENJEUX

1. Maitriser ses dlais et son processus

1.1. Demandes perdues, validations en attente Le processus dachat est un processus complexe, impliquant de nombreux acteurs internes et externes,comprenant denombreusestapesdevalidation.Dans lesstructuresoceprocessusestmajoritairementgr via formulaires papier, il est courant de voir des demandes valider saccumuler sur le bureau desresponsables,seperdredans lecourrier interne,oumettredessemainesnaviguerentre lestagesavantdatteindre le fournisseur. Processus passif, sans retour pour le demandeur, cemode de fonctionnemententrainefrustrationpourvoscollaborateurs,etabsencederactivitpourvotrestructure.Afindamliorerlacomptitivitdevotreorganisation,ilestimportantquevotreprocessusdachatsoitintuitifetractif.

1.2. Processus complexe, non respect Lesmembresduserviceachatconnaissentvosprocdures,maisquenestildesautresmembresdevotreentreprise ou administration?De tradition orale, ou consigns dans un classeur de quelques dizaines depages,vosprocessusachatsontobscurspourvotreorganisation,sibienquevousdcouvrezsouvent troptardquilsnesontpasrespects.Ceproblmevousexposeunrisqueimportant,maisilcregalementunefrustrationparmivosutilisateurs,quinecomprennentpascomment ilsdoiventprocder.Ilnesagitpasdedtaillervotremtierchaquepersonnesouhaitanteffectuerunecommande,maisilfautqueleprocessussoitsuffisammentoutillpourquilsoitvidentpourtousquilsagitdeluniquefaondeprocder.

1.3. Faciliter le rapprochement La rductiondu cot structureldesdirections financirespassera sansnuldouteparunemiseplatdesprocessusdelachaineachat.Afindeloptimiser,ilconvientdesattaquertoutdabordauxtchescouteusessans valeurajoute. La rconciliationdes factures fournisseursavec les commandes initiales est sansnuldoutelunedecellesci.Onestime13.80euros1lecotmoyendetraitementdunefacturepapier,contre4eurospourunefacturedmatrialise.

1EtudeArthurDLittle



Figure1Comparaisonducoutdetraitementd'unefacturepapier/dmatrialise

Audelducot,cettetapeestgalementgnratricededlai,encasdedifficultdidentification.Danscecas, larecherchede lacommandedoriginemonopolisevoscollaborateurs,surunedurependant laquellevotrefournisseurnestpaspay.Cetteconsquencedoitaussitrepourvousunlevierafindencouragervosfournisseurs vous accompagner dans lamlioration du processus de rapprochement, en apposant larfrencedevotrecommandesursesfactures.

2. Optimiser son engagement financier

2.1. Payer juste temps LeprocessusachatestunprocessusclefpourloptimisationduBFR2.Lenjeuesticidepayersesfournisseurs justetemps,savoirnitroptt,nitroptard.Payerune facturedssarceptionparexempleseraitunehrsie,danslamesureocelaimpacteraitdirectementleBFR.Maispayersesfacturesenretardauraitpourdoubleconsquencedevousexposerdespnalitsetdeternirvosrelations.

2.2. Ai-je pay mon fournisseur ? Mmesicelapeutparatresurprenant,ilarrivedesentreprisesdenepassavoirsiunefactureatpaye.Afindviterlacouteuseerreurdepayerdeuxfoisunfournisseur,ilestimportantdesavoirchaquetapeduprocessusachat,pourchaquecommande,ltatdecelleci.

2BesoinenFonddeRoulement

Facturepapier13.80

Facturedmatrialise

4



2.3. Contrler ses niveaux dengagement Audel du risque fournisseur, un mauvais pilotage de la fonction achat peut galement amener unengagement de la socit audel de ses capacits de paiement, en labsence de contrle des limitesdautorisationdengagement.Un bon reporting et une dcision dynamique du niveau de validation ncessaire lenvoi dun bon decommandepermettentdescuriserlasituationdelentreprise.

3. Maitriser sa relation fournisseur

3.1. Management du risque Dans un environnement conomique complexe, les acheteurs doivent maitriser une composantesupplmentaire.Ainsi lesrisquesdapprovisionnement lisunfournisseurdfaillantsentrentenjeu,avecunencessitdvaluationetderationalisationafindvitertouterupturemajeuredans lachainedachat.Lessystmesclassiques,notamment lesERP,offrentune flexibilit limite,rendantdifficile,couteusevoireimpossible ladaptationdesprocduresde validationdes fournisseurs.Pire, en labsencede systmesdegestion,voscollaborateurspeuventpotentiellement lancerunedemandedachatpourun fournisseurnonautoris.

3.2. Contrler son catalogue Afinde rationaliservosdpenses, ilestncessairede limiter lecataloguedecommandesautorises.Celavouspermettradengocierefficacementsurdesvolumes importants,maisgalementd'valuer laqualitdun fournisseur surunnombre limitdeproduits.Nanmoins, vousnepourrez anticiper lensembledesbesoinsdevoscollaborateurs.Votreractivit lorsde lagestiondunajoutaucatalogueserapoureuxunemesuredevotreperformance.

3.3. Reporting pour ngocier Lesachatsdeproductionethorsproductionreprsententcourammentplusde50%duCAduneentreprise.Unerductiondeleurscotspeutrapidementavoirunimpactimportantsurlebnficedelentreprise.Afindoptimiser leurcomptitivit, lesentreprisescherchentdoncachetertoujoursaumeilleursprix, toutenrationalisant lecot internedesachats.Disposerdun reportingefficace,completet facilementdisponiblevouspermettradengocieraumieuxavecvosfournisseurs

3.4. Plus quun fournisseur, un partenaire La mise en place de partenariats collaboratifs avec les fournisseurs apparait comme ncessaire. Cespartenariats permettent de garantir une bonne entente avec les fournisseurs clefs de lentreprise,garantissantlaprennitdelarelation,etloptimisationdescotspardesrelationsfacilites.Enmettant en place un processus donboarding fournisseur, vous vous assurerez que vos nouveauxfournisseursserontprts



4. Des processus au cur de lcosystme de lentreprise Lesprocessusachatssinscriventaucurde lcosystme informatiquedesentreprises.Lesenjeuxdecesfonctions transverses sontbienvidement laconnectivitavec lensembledes systmesde lentrepriseetdespartenaires.VosprocessusdachatfontintervenirvotreERP,votresystmecomptable,votresystmedelogistique,voirevossystmesdeproductionouencorevossystmesRH.Ilestimportantdansloptimisationdeceprocessusdesassurerdesonintgrationaveclensembledecessystmes,afin:

delimitervoiresupprimertoutedoublesaisie degagnerenractivit delimitertouteinformationerrone.

Maisvotreprocessusachat,afinderduirelesdlaisentrelanaissancedubesoinetlarceptionduproduit,doitgalementpouvoirseconnecterauxsystmespropossparvos fournisseursainsique lensembledesintermdiaires. Vous pourrez ainsi commander directement en passant par une plateforme dachatdmatrialis, mais galement suivre directement depuis votre systme dachat la progression de votrecommandeetsalivraison.



TRANSFORMATION

Lamliorationdeslafonctionachatpassesouventparunetransformationorganisationnelle.Danscedomaine,onobserveengnraldeuxtypesdedmarches:

le BPR ou Business Process Reengeneering, qui utilise les mthodologies doptimisation deprocessuspourrevoirlefonctionnementdesfonctionsachats;

lamiseenplacedeCentredeServicePartags,quiuvrentlacentralisationdesfonctionssupport(achatsentreautres),afindoptimiserlescotsetduniformiserlespratiques.

1. Business Process Reengeneering LeBusinessProcessReengeneering(ouRingnieriedesProcessusMtierenfranais)estuneapprochequiviserepenserlesprocessusmtiersdelentrepriseafindelesoptimiser.

Figure2LestapesduBPR

1.1. Modliser Si le processus dachat est un des fondements de lentreprise, il est encore trop souventmal connu eninterne,peupartagetsouventde traditionorale.Lactionquotidiennedecommande,de rceptionetderglement, si elle peut sembler triviale, est complexe et le nombre dacteurs intervenants ncessite unebonnevisiondensemblepoursassurerdesonoptimisation.Labsencedeformalisationetdestructurationdesprocessusachatentraineparfoisdesunecertaineanarchiedanslesorganisations.Fournisseursnonagrs,achatdarticlesnonvalids,dpensesnonbudgtes,autantderisquescouvrirauseindevosprocessus.

Modliser

AnalyserOptimiser



PourcelailconvientdeformaliserlensembledestchesauseindundiagrammedetypeBPMN,permettantunevisionclaireetunpartagedinformationsimplifientremtieretIT.

Figure3ExempledediagrammeBPMNdevalidationdefacture.

1.2. Analyser La mise plat des processus, pralable aux dmarches de BPR, va permettre danalyser les processusexistantsdans lentrepriseetdesouligner lespointsbloquants.Vouspourrezainsi identifier lestapesduprocessuspourlesquelsvousdevezgrerunstockdedemandesenattente,etagirsurcellescipourfluidifierlensembledelachaine.A laidedunesuiteBPMcomplte, ilserammepossibledesimuler leprocessus,en identifiant lestapescoteusesentempsdetraitement,etprvoirainsilesamliorationsapporter.

1.3. Optimiser Unefoislanalyseeffectue,lesprocessuspourronttreoptimiss,afindamliorerlaglobalitdelachaineachat, en terme de cot et dlai de traitement,mais galement et terme de slection des fournisseurs,doptimisationdescommandesouencoredeplanificationbudgtaire.Ltapeultimedeloptimisationdelachaineachatestlepilotageproactifdesachatsdesdiffrentsservices.Equipdunesolutionvousoffrantuneflexibilitmaximalesurlesmodificationsduprocessus,toutenvouspermettant de contrler plus prcisment les commandes, vous serez alors capables, grce auxfonctionnalitsde reporting offertesde piloter rellement votre chaine achat.Vouspourrez par exempleorientervosservicesversunfournisseurpluttquunautrepouroptimiserlobtentiondeprimesdevolume,ouviterunfournisseurenrupturedestocks.

2. Centres de Service Partags Lamiseenplacedescentresdeservicepartags,souventoffshoreounearshore,aeu leventenpoupecesderniresannes.Eneffetmmesilentrepriseestardue,lesdirigeantscontinuentvoirdanscetypedestructureunlevierimportantdconomiessurlesfonctionssupportdelentreprise.Afindoptimiserlescotset de conserver un contrle sur ceuxci, il est important pour la direction des achats de centraliser etstandardiserlesdemandesdachat.



En effet, le traitementdesdemandes exceptionnelles, hors catalogueoune respectantpas lesprocessusdfini,esttrsimportant,lafoisparlinvestissementhumain,labsencedecontrledescotsetlesrisquesengendrs.

2.1. Rationalisation des processus Lacentralisationdelafonctionachatdansuncentredeservicepartagpermetunlevierdengociationplusimportantavecvosfournisseurs,maisgalementunestandardisationdespratiqueslensembledesentitsdun groupe. Ainsi, une dmarche de centralisation vous amnera rationnaliser les processus denombreuses entits, en organisant une transition dans lensemble de cellesci vers un mode defonctionnementuniquegarantissantvotrecapacitcontrleretoptimiserlesprocessus.La standardisation, si elle passe par une volution des pratiques internes, sapplique galement auxfournisseurs.Privilgierceuxoffrantsdesservicesdecommandeetdefacturationconformesauxstandardsdumarch vouspermettradautomatisermoindre cotunepartiede la chaineachat, cequipeut fairesensiblementvoluerlerapportqualitprixinitialementressenti.

2.2. Gestion des cas particuliers Mmesi lobjectifdesdmarchesBPMnestpasdegrerdefaonstructure100%descaspossiblesdansvos processus achat (objectif quoiquil en soit irralisable), la flexibilit dune bonne solution BPM vouspermettradegrersincessairedescasparticuliers,ensuivant leurexcutionenaccordavec leprocessusgnrique.Unseuloutil,unseulpointdentrepourgrer lensembledesdemandesachatvouspermettrademieuxformerlesutilisateursetainsidevousassurerdurespectdesprocdures.



VOUS AVEZ DEJA UN ERP ? ET ALORS !

1. Gagnez en flexibilit Votrestructure,vosconcurrents,vos fournisseursetpartenaires, toutestenmouvementautourdevous.Vousdevez sansarrtvousadapter,adaptervosprocessusetmodifiervos rglesdevalidation.PassezauBPMpourpilotertoutoupartiedevotrechaineachatetgagnezenflexibilit

1.1. Etendez votre ERP Votre entreprise dispose peut tre dun ERP pour piloter vos achats. Avezvous dj eu effectuer unemodificationduprocessustelquilyatconfigur?Sioui,vousavezpuexprimenter lacomplexitet lecotdunedemandedemodification,sielleaputresatisfaite.GrceunesuiteBPMconnecte,vousallezpouvoir dporter la complexit propre votre organisation hors de votre ERP, vous offrant ainsi lapossibilitdadapter votremodede fonctionnement indpendammentdes cyclesdemise jourde votreprogiciel de gestion. A laide des connecteurs tels que ceux fournis dans la suite Bonita BPM, vouscontinuerezmettrejourautomatiquementvotresystme(SAP,MicrosoftDynamics,OpenERP,),toutenbnficiantdelagilitduBPM.

1.2. Gagnez en ractivit Votredirectiondcidedemodifierun seuildevalidation,unmanagerest temporairementabsentetvousdevezraffectersesvalidationsencours?GrceauxmoteursBPMdenouvellegnrationcommeceluideBonita BPM 6, vous pourrez trs simplementmodifier chaud les paramtres de vos processus, ouencoreraffectersimplementcertainestches.Siundevossystmesconnectsvolueetchangedemodedecommunication,vouspourrezmettrejourlaconnexioncesystmesansdevoirgrerlescontraintesdunemisejourmajeuredevotreapplication.Vousserezainsiplusractifdansladaptationdevosprocessusauxcontraintesdevotreenvironnement.

2. Soyez efficace Nous lavons vu, une des clefs de la performance de vos processus achat rside dans la clart pour lesutilisateurs,etdansleurcapacitlesguiderrapidementetsimplementversleurobjectif.



2.1. Un processus pour les piloter tous LeprocessusditProcuretoPayprsenteunemacroreprsentationdunprocessusachat.

Figure4Processus"ProcuretoPay"

GrcesamodlisationetsonexcutiondansunesuiteBPM,vousallezpouvoirpourassurer,quelquesoientlesspcifisdevotreorganisation,que lensembledevosachatstransiterontviaununiqueprocessusdontvousaurezlamaitrise.Quelacommandesoitenvoyeparfax,emailouviaunsystmeexterne,quevosfacturesfournisseurssoientdmatrialisesounon,que lepaiement seffectuepar virementoupar chqueenvoyen courrier suivi,toutesvosdemandesdachat,rceptionetpaiementdefacturessuivrontlemmechemin.Audel de simplifier la formation de vos utilisateurs, cela vous permettra demieux valuer limpact dechaquemodedefonctionnement,etventuellementdutilisercesrsultatscommeaideladcisionlorsdevosrenouvellementsdaccordscadres.

2.2. Processus clarifi, interface conviviale Lesuccsdunedmarchedamliorationdesprocessus,ycomprisdansledomainedesachats,rsidedansladhsiondesutilisateursdansleprocessustransform.LamiseenplacedunesuiteBPMdanslecadredecettetransformationoffredeuxlevierssurcetteadhsion.Tout dabord, la flexibilit du BPM va permettre dadapter vos processus aux attentes des utilisateurs.Ensuite,danslecasdelutilisationdunesuiteBPMcomplte,cellecisedoitdinclureunpuissantgnrateurdeformulaire.Celuicivavouspermettrededesignerdesinterfacescorrespondantaumieuxauxattentesdesutilisateurs,maisgalementdegnrerdesformulairesdynamiquessadaptantaucontexte.Ainsilaprisededcisiondesmanagerserafacilite,lessaisiesdecommandescomplexesserontsimplifies,vouspermettantdoptimiserencorevotreprocessusachat.

3. Audit et scurit Latraabilitdunprocessusnon formalisetmalpilotest trsdifficile.LamiseenplacedunoutilBPMpourpilotersesachatsfonctioncritiquedelentrepriseentreautrecarellelengagefinancirementvouspermetdebnficiernativementdetouteslescapacitsdauditetdetraabilitncessaires.Ainsi,lestchessont automatiquement attribues aux bons acteurs, chaque action est trace chronologiquement, etlhistoriquedechaqueprocduredachatestconserv.Vousgarantissezainsiuneconformitfacilitsavecvosrglesdecontrleinterne

Demandedachat

Validationdela

demande

Commandefournisseur

Rception&validationcommande

Rception&validationfacture

Paiement



CONCLUSION

Le processus de gestion des achats, sil est courant dans une entreprise et peut sembler trivial, est unprocessusauxenjeuxmultiples.Couvertpardenombreux systmes, typeERP,aucune implmentationnepermetrellementderpondreauxbesoinsprcisduneorganisation.Par ailleurs, les enjeux de transformation et damlioration continue de ces processus demandent quilssoientgrslaidedoutilsdeplusenplusagiles.Danscecadre, lutilisationdun systme telquune suiteBPMpourpiloter toutoupartieduprocessusvapermettre votre organisation de bnficier dune grande flexibilit, tout en garantissant la scuritncessaire ce processus critique. Une suite disposant de capacits de connectivit importantes vouspermettra dinterfacer lensemble des systmes intervenant dans la chaine, et ainsi dautomatiser unmaximumdetchestoutenconservantlapossibilitdegrerlescasparticuliersdeprocessusplusmanuels.

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