Phase Éducation et formationPrésentation aux cadres administratifsdes services de l’UdeM

17 Mai 2010

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• Communiquer les changements apportés par Synchro sur le plan

de la gestion des ressources humaines et financières

• Transmettre des informations sur la question des rapports,

requêtes et interrogations dans Synchro

• Présenter la démarche pour la validation des accès dans Synchro

• Présenter la stratégie de formation

• Répondre à vos questions et préoccupations

Objectifs de la rencontre

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Ordre du jour

Objectifs de la rencontre

Plan de communication

Volet Ressources Humaines et Paie

Volet Finances et Recherche

Volet Projet PGI

Prochaines étapes

4

Juillet

Plan de communicationProjets RH/Paie et Finances/Recherche – Phase 1

JuinMai Août

Présentations

Groupes visés:

17-18 mai 2010• Cadres administratifs et

délégués

18 mai 2010• Directeurs généraux

20 mai 2010• Doyens

Présentations desgestionnaires à leursemployés• Trousse de communication

remis aux gestionnaires

Groupes visés:• Employés et gestionnaires

touchés par Synchro RH/Paie et Finances

Invitations aux sessions de

formation

Début de la

formation

Groupes visés:• Employés touchés par

Synchro

5e tournée - réseau de changement• Soutien à la communication• Validation des plans de

formation

25 mai au 18 juin17 au 21 mai 14-30 juin

Groupes visés:• Réseaux de changement

16 août

Volet Ressources humaines et paie

Sujets AnimateursIntroduction L. Martel

A. Flux électronique des transactions RH J. Veilleux

B. Gestion des contrats d’embauche J. Veilleux

C. Gestion du temps J. Veilleux

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A. Flux électronique des transactions RH• Saisie et approbation électronique des transactions RH suivantes dans Synchro :

1. Affectation temporaire

2. Assignation temporaire

3. Prolongation d’emploi

4. Mise-à-pied temporaire

5. Inscription ou modification du début/fin de mise-à-pied pour emploi cyclique

6. Correction de numéro de projet ou du % de distribution

7. Cessation d’emploi

Note: Une refonte des formulaires demeurant sera effectuée

7

B. Gestion des contrats d’embauche• La gestion des contrats demeurera décentralisée

• Synchro permettra une première embauche ainsi qu’une réembauche des catégories d’employés suivantes:

1. Chargés de cours/clinique/superviseurs de stages2. Auxiliaires de recherche3. Auxiliaires d’enseignement4. Personnel enseignant à temps partiel 5. Emplois hors normes (PERD03 – fiche d’emploi abrégée)

• Les unités seront autonomes puisque le matricule sera généré automatiquement par Synchro

• L’employé pourra visualiser son contrat à partir de son libre-service

• Lors d’une fin d’emploi, les données relatives au relevé d’emploi seront automatiquement acheminées au gouvernement

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C. Gestion du temps• Plus d’un approbateur pour un même groupe d’employés

• Les employés seront responsables de saisir leur déclaration d’absences dans Synchro via leur libre-service

• Pour les absences pour congés prolongés, la saisie s’effectuera par l’unité pendant les 28 premiers jours de l’absence

• Les gestionnaires pourront assigner les horaires réels à leurs employés dans Synchro

• Calcul du 1/20 (à l’étude)

Les gestionnaires devront accéder à leur libre-service gestionnaire sur une base régulière pour approuver les

demandes d’absences

Volet Finances et RechercheSujets Présentateurs

A. Structure comptable M. Nowakowski

B. Règles d’affaires N. Doré / A. Sauvageau

C. Formulaires A. Sauvageau

D. Cyber-approvisionnement R. Pelletier

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A. Structure comptable

1. Rappel de la nouvelle structure comptable

2. Mise en place de la nouvelle structure comptable

3. Exemples d’utilisation:

• Direction des bibliothèques

• Direction des immeubles

• Services auxiliaires

4. Année financière 2011

5. Réalisations estimées 2010-11

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1. Rappel de la nouvelle structure comptable

NOUVELLE STRUCTURE

Projet

Sous-projet

Activité

Activité

Ressource

Pour chaque transaction il faudra saisir:1. Projet2. Compte GL3. Activité4. Ressource5. Catégorie Catégorie

STRUCTURE ACTUELLE

GRAND LIVRE

CVCI

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2. Mise en place de la nouvelle structure comptable• Les CI actuels seront conservés dans Synchro avec la même numérotation

• Le Jour J vous retrouverez dans Synchro:

• Les mêmes numéros de projet qu’actuellement

• Des activités, ressources et catégories avec des valeurs assignées par défaut

• Les nouveaux projets et sous-projets créés après le déploiement se verront assignés un numéro non significatif. Exception: Fonds d’immobilisations

• Chaque faculté/service pourra développer une structure comptable qui répond à ses besoins:

• La formation donnera davantage de précisions sur comment travailler avec la nouvelle structure

• Cette nouvelle structure devra être en place pour la prochaine année financière

• C’est une occasion d’intégrer vos fichiers parallèles dans Synchro

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3. Exemples d’utilisation: Direction des bibliothèques

Université de Montréal

Fonds sans restrictions

Direction des bibliothèques

Soutien à l’enseignement

Cas particuliers (CPAR)

71598999

Direction des bibliothèquesDirection des bibliothèques

FDOCU001

Biblio. chimie

Documentation

Biblio. Droit

Audio

Projet

Sous-projet 1

Sous-projet 2

Activité 1

Ressources 1

Mono

Ressources 2

Réparations

Ressources 3

Documentation

CDROActivité 1

Ressources 1

Périodiques

Ressources 2

Audio

Ressources 3

A titre d’exemple seulement

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3. Exemples d’utilisation: Direction des immeubles

Université de Montréal

Fonds sans restrictions

Direction des immeubles

Service administratif –

Terrains et batiment

Gestion 71598999

Direction des immeublesDirection des immeubles

FSDI9832

Roger Gaudry

Gestion

Jean-Brillant

Salaires

Projet

Sous-projet 1

Sous-projet 2

Activité 1

Ressources 1

Dépenses

Ressources 2

Gestion

SalairesActivité 1

Ressources 1

Dépenses

Ressources 2

Entretien

Catégorie 1

Architecture

Catégorie 2

Électricité

Catégorie 1

Plomberie

Catégorie 2

A titre d’exemple seulement

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3. Exemples d’utilisation: Services auxiliaires

Université de Montréal

Fonds sans restrictions

Services auxiliaires

Services auxiliaires

Gestion 71598999

Services auxiliairesServices auxiliaires

FSEAU002

Librairies

Roger-Gaudry

Magasins

Dépenses

Projet

Sous-projet 1

Sous-projet 2

Activité 1

Ressources 1

Revenus

Ressources 2

Matériel

Catégorie 1

Salaires

Catégorie 2

Jean-Brillant

DépensesActivité 2

Ressources 1

Revenus

Ressources 2 Internes

Catégorie 1

Externes

Catégorie 2

Cafétérias

Sous-projet 3

A titre d’exemple seulement

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A. Structure comptable

5. Réalisations estimées 2010-11

4. Année financière 2011

1. Rappel de la nouvelle structure comptable

2. Mise en place de la nouvelle structure comptable

3. Exemples d’utilisation:

• Direction des bibliothèques

• Direction des immeubles

• Service auxiliaires

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B. Règles d’affaires

1. Traitement des factures sans bon de commande

2. Liste des transactions centralisées vs. décentralisées

3. Traitement des transactions

4. Transactions interdépartementales: Écritures de journal

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Un changement important:

• Pour ces raisons, contrairement à ce qui vous a été communiqué en réseau de changement, la décision a été prise le mois dernier de centraliser le traitement de factures sans bon de commande à la Direction des finances.

Tous les employés de l’Université auront un dossier dans le registre de fournisseurs de Synchro. Ceci permettra de

décentraliser et d’accélérer les remboursements de dépenses.

Dans le registre de fournisseurs, le nom de chaque employé est associé à son matricule. Cependant, le secrétariat général considère que le matricule d’un employé de l’Université est une donnée à caractère confidentiel.

1. Traitement des factures sans bon de commande

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2. Liste de transactions centralisées vs. décentralisées

Traitement actuel Traitement dans SynchroFormulaires

éliminésType de transaction Centralisée/

Décentralisée Type de transaction Centralisée/ Décentralisée

Transactions financières

Transactions interdépartementales C Écriture de journal D Réquisition interne C DA ou facturation (phase 2) D

Feuille de remise C Encaissement D Demande d’approvisionnement C/D DA dans Synchro D

Remboursements aux employés

Réquisition de paiement - employés C/D

Remboursement de dépenses aux employés

D

Frais de voyage/déplacement C/D Frais de représentation/réception C/D Rapport de petite caisse C Avances C Avances et finalisation d’avances CPaiements aux entreprises

Réquisition de paiement – entreprises

Factures sans bon de commande

C/D Réquisition de paiement – entreprises Factures sans bon de commande

C

Honoraires aux entreprises C/D Honoraires aux entreprises C

Honoraires et droits d’auteur C Statu quo C

Factures avec bon de commande C Factures avec bon de commande C

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Unités décentralisées

Unités centralisées

Unités

3. Traitement des transactionsDF

Préparation du formulaire

Contrôle des pièces

justificatives

Approbation du formulaire

avec signature

Envoi des pièces

justificatives à la DF

Saisie des pièces

justificatives-CFApprobation et paiement

SaisieContrôle

C

Préparation du formulaire

Approbation du formulaire

avec signature

Envoi des pièces

justificatives à la DF

Saisie des pièces

justificatives-CF

Contrôle, approbation et paiement

Saisie et contrôle

AApprobation électronique

des transactions

Envoi des pièces

justificatives à la DF

Contrôle, approbation et

paiement

Saisie Contrôle

B Saisie des transactions dans Synchro

Tout sauf remboursements auxemployés

Tout sauf remboursements auxemployés

Remboursements aux employés

Remboursements aux employés

Tout sauf remboursements auxemployés

Tout sauf remboursements auxemployés

Saisie des transactions dans Synchro

Contrôle, approbation et paiement

Conservation des pièces

Saisie et contrôle

E• Les transactions saisies dans Synchro sont

acheminées aux approbateurs par flux de travail.

• Le contrôle budgétaire est fait par Synchro.

Remboursements aux employés

Remboursements aux employés

Remboursements aux employés

Remboursements aux employés

Saisie des transactions dans Synchro

Contrôle, des pièces

justificatives

Envoi des pièces

justificatives à la DF

Saisie et contrôle

DApprobation du formulaire

avec signature

Approbation et paiement

Contrôle

21

4. Écritures de journal• Dans Synchro, les transactions interdépartementales s’appelleront des écritures de

journal.

• Rappel: Les écritures de journal visent à corriger des erreurs d’imputation au mauvais Compte GL (CV) ou au mauvais projet (CI).

Quand ne pas faire une écriture de journal?• Lorsqu’une unité vend des biens et services à une autre unité. Dans ce cas, il

faudra compléter une réquisition interne ou une demande d’achat dans le cyber-approvisionnement.

Quand faire une écriture de journal?• Lorsqu’il y a transfert de dépenses entre 2 unités qui ont des approbateurs

différents (ex. partage de matériel de laboratoire).

Saisir la transaction

dans Synchro

Direction des finances

Approuver par le

responsable budgétaire

Valider/ modifier la transaction

dans Synchro

Approuver par le

responsable budgétaire

Valider la transaction

Effectuer l’écriture au

GL

Unité 1Débiteur

Unité 2Créditeur

21

22

C. FormulairesFinances

Éliminés Maintenus

• Transaction interdépartementale

• Feuille de remise

• Réquisition de paiement - employés

• Rapport de petite caisse

• Frais de représentation/réception

• Frais de voyage

• Avance sujette à rapport

• Bordereau de dépôt

• Réquisition interne

• Demande d’approvisionnement (cas exceptionnels)

• Réquisition de paiement aux entreprises (cas exceptionnels)

22

23

D. Cyber-approvisionnement

1. Carte d’achat vs. Demande d’achat

2. Demande d’achat

3. Contrats et commandes ouvertes

4. Réceptions et inspections

5. Retours et crédits

Flux de travail tel qu’il apparait dans Synchro

23

24

1. Carte d’achat vs. Demande d’achat

Carte d’achat Demande d’achat dans Synchro

• Limite de $2000 par transaction

• Le budget (projet) n’est pas pré-engagé

• Les dépenses ne sont pas ventilées au

moment de la transaction

• Contrôle qualitatif décentralisé

• Archivage décentralisé

• Le budget (projet) est pré-engagé au moment

de l’approbation de la demande d’achat

• Le requérant bénéficie de prix négociés pour

les achats par catalogues

• Possibilité de suivre l’évolution de la demande

d’achat tout au long de la chaîne

d’approvisionnement

• Contrôle qualitatif centralisé

• Archivage centralisé

24

25

2. Demandes d’achat (DA)

Demande d’achat

Catalogues externes: site Internet du fournisseur

Cod

es d

e pr

odui

t

Catalogues internes: dans Synchro sur serveur UdeM

Commandes ouvertes: DA rattachée à un contrat

DA ad hoc: DA sans rattachement à un contrat

Création de la DA par le requérantCréation du bon de

commande

Synchro Acheteur

25

26

2. Demandes d’achat (DA)

Aujourd’hui

• Téléphonique

• Régulier

• Contrats

• Contrats de service

• Commandes ouvertes

• Soumissions

• Appels d’offre

• DA R@V

• DA papier

• DA par téléphone

• Réquisition interne

• Magasin virtuel

Bon de commandeDemande d’achats

Cyber-approvisionnement dans Synchro

• Catalogue interne

• Catalogue externe (punch out)

• Biens et services sans contrat

• Biens et services avec contrat

• Commande ouverte

• Soumission

• Appel d’offre

• DA catalogue

• DA ad hoc

• DA commande ouverte

• DA par téléphone

Bon de commandeDemande d’achats

Dans Synchro, une demande d’achat n’est pas rattachée à un fournisseur. Le requérant pourra créer une DA pour des articles provenant de différents fournisseurs.

26

27

3. Contrats et commandes ouvertes

• Les commandes ouvertes offrent peu de possibilité de gestion et de suivi aux fins de la loi sur les contrats des organismes publics, surtout pour les besoins de reddition de comptes.

• Synchro nous offre plusieurs possibilités de contrats pour gérer ce que l’on retrouve aujourd’hui dans les commandes ouvertes.

• Les commandes ouvertes demeureront pour des cas d’exception seulement.

Les contrats ne crée pas de pré-engagement du montant total. C’est la demande d’achat qui initie le processus de pré-engagement.

27

Contrats

Demande d’achat

Bon de commande

Pas d’engagement

Pré-engagement

Engagement

28

4. Réceptions et inspections

Réceptions:• Les réceptions seront faites soit aux quais de réception ou dans l’unité même selon

les instructions spécifiées sur le bon de commande.

• Le commis aux réceptions ou le requérant devra indiquer dans Synchro que la marchandise ou le service a été reçu.

• Règle générale: Le paiement au fournisseur ne peut être complété si la réception n’est pas confirmée dans Synchro.

Inspections:• Les inspections seront faites par le requérant lors de la réception de marchandise;

le requérant devra indiquer dans Synchro que la marchandise a été inspectée.

• Règle générale: Lorsque la mention « inspection obligatoire » est inscrite sur le bon de commande, le paiement au fournisseur ne peut être complété si l’inspection n’est pas confirmée dans Synchro.

28

29

5. Retours et crédits

Retours:• Le processus de retours sera lié à Synchro. Le requérant obtiendra le numéro de

retour du fournisseur et l’indiquera dans Synchro.

• La marchandise sera ensuite retournée au fournisseur.

Crédits:• Les crédits demeureront centralisés à la division Approvisionnements.

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Volet PGI

Sujets Animateurs

A. Rapports, requêtes et interrogations J.C. Lebrun

B. Validation des accès et des plans de formation J.C. Lebrun

C. Formation I. Brasseur

D. Prochaines étapes et conclusion J. Veilleux

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• REC

• REC_SIM

• PROPHECY

• REPGEN

• BUSINESS OBJECT

• Pirel

1. Interrogation en ligne

2. Requêtes

3. « Report Manager »:

• Rapports livrés par PeopleSoft

• Rapports développés par UdeM

1. Rapports, requêtes et interrogationsOutils de requêtes remplacés

Aujourd’hui Synchro

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A. Rapports, requêtes et interrogationsOutil Description Exécuter par

Interrogations en ligne

• Plusieurs critères de recherche sur plusieurs champs

• Résultats affichés à l’écran

• Possibilité de les transférer dans un chiffrier Excel

Tous les utilisateurs

Requêtes (« queries »)

• Sont préprogrammées par l’équipe fonctionnelle Utilisateurs

selon leurs accès

Rapports • Les rapports produits sont déposés en format PDF sur un serveur de rapports et peuvent être livrés directement par courriel

• Le «Report Manager» est un outil central qui permet de visualiser ou d’imprimer les rapports

• Les utilisateurs ne peuvent accéder qu’aux rapports qui leurs sont destinés

Note: Les rapports financiers seront développés en format Excel dans « NVision ». Ceci permettra le forage vers un niveau plus détaillé d’informations par transaction.

Utilisateurs

ou

Fréquence prédéfinie

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B. Validation des accès et des plans de formation• Les employés auront accès aux pages et données auxquelles ils ont

droit en fonction du travail qu’il auront à faire dans Synchro.

• Les équipes fonctionnelles et technologiques du PGI ont élaboré une liste des accès qui devront être attribués aux employés selon leur fonction actuelle.

• Pendant la prochaine tournée du réseau de changement (mai-juin), vous serez appelés à valider:

1. La liste des employés et leurs accès

2. Le curriculum de formation proposé pour chaque employé

34

C. Contexte de la formation

• Près de 800 utilisateurs « transactionnels » sont visés par une ou plusieurs des formations prévues au calendrier.

• Tous les utilisateurs, principalement les gestionnaires administratifs et le personnel technique, doivent être formés avant le démarrage (8 octobre)

• La formation débutera le 16 août et se poursuivra jusqu’au démarrage

• Laboratoires informatiques situés au Pavillon J-A de Sève

35

Curriculum de formation

Fac

ult

és e

t se

rvic

es

Survol Synchro• Navigation PGI• Survol RH/ Finances (6 hrs)

6 hrs

16 août 201016 août 2010 Octobre 2010Octobre 2010

Finances/RechercheFinances/Recherche

RH/PaieRH/Paie

Grand livreGrand livreProjetProjet BudgetBudget Comptes fournisseursComptes fournisseurs

Comptes clientsComptes clients

Cyber-approvision-nementPour gestionnaires

Cyber-approvision-nementPour gestionnaires

Cyber-approvision-nementPour requérants

Cyber-approvision-nementPour requérants

7 hrs7 hrs 3 hrs 3 hrs 3 hrs 3 hrs

7 hrs

Réception des marchandises

Réception des marchandises

3 hrs

7 hrs3 hrs 3 hrs

2 hrs

RH Transaction-nel

RH Transaction-nel

Contrats d’embauche des chargés de cours

Gestion du temps

Libre-serviceEmployés

2 hrs

Formation pour les chercheurs

3636

Formateurs du projet

Formateurs PGI Stéphane BoivinNathalie ChamlianChristiane LampronHélène LeblancMarie-Claude LussierMicheline PaquetteVéronique PerezAntoine Richer

Pro

jet P

GI

Cou

rs

• Survol Synchro• Libre-service employés• RH Transactionnels• Gestion du temps• Grand Livre• Projet• Comptes fournisseurs• Approvisionnements

3737

Diffuseurs du projet

Diffuseurs

Louise VanasseLyne BélairD

F

• Grand Livre

Joanne Tucci

MÉ

D

Patrice BenoitJean-François AlainD

F • Comptes fournisseurs

Renée PelletierMarielle RicherD

F

Lynda D’Astous

MÉ

D

• Approvisionnements

Manon Dufresne TurkSylvie Beauvais

André GuindonDR

H

• Gestion des contrats d’embauche

Yolaine BeaulieuLise PerreaultD

F

• ProjetMichèle Filion

MÉ

D

• RH Transactionnel

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Prochaines étapes

JuilletJuinMai Août

Présentations

Groupes visés:

17-18 mai 2010• Cadres administratifs et

délégués

18 mai 2010• Directeurs généraux

20 mai 2010• Doyens

Présentations desgestionnaires à leursemployés• Trousse de communication

remis aux gestionnaires

Groupes visés:• Employés et gestionnaires

touchés par Synchro RH/Paie et Finances

Invitations aux sessions de

formation

Début de la

formation

Groupes visés:• Employés touchés par

Synchro

5e tournée - réseau de changement• Soutien à la communication• Validation des plans de

formation et des accès

25 mai au 18 juin17 au 21 mai 14-30 juin

Groupes visés:• Réseaux de changement

16 août

3939

momentum.umontreal.ca