PERSONNALISATION & REPRISES DES DONNEES 17 Novembre 2009.
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PERSONNALISATION & REPRISESDES DONNEES
17 Novembre 2009
PERSONNALISATION
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 3
Objectifs
Un Sifac paramétré conformément à vos choix fonctionnels :– certains paramètres modifiables ultérieurement par vous-mêmes,
– d’autres paramètres modifiables par le Centre de Compétences uniquement (marqués par le logo dans la suite du document).
Un Sifac contenant vos données de base :– structures (financières, budgétaires, analytiques),
– plans de comptes,
– nomenclature achat,
– …
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 4
Les outils
Choix fonctionnels– fichier d’instanciation
Données de base– fichier d’intégration (obligatoire)
– fichier des données de base « manuel » (facultatif)
Une note d’explication sur la personnalisation
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 5
Les outils
Chaque fichier d’intégration et/ou de données de base est à remettre par personne morale.
Rappels : – 1 Etablissement = 1 personne morale
– 1 Université + 1 école rattachée = 2 personnes morales
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 6
Périmètre
La personnalisation porte sur des choix:
organisationnelsbudgétairesau niveau des dépensesau niveau des recettesau niveau des conventionscomptablesanalytiques
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 7
Choix organisationnels
Informations générales : Etablissement, contacts …– fichier instanciation / intégration
Logo (factures recette, bons de commande, OM)– fichier instanciation
Sociétés FI (Etablissement, SIE, Fondations …) – fichier intégration
Flux dépenses et recettes– fichier instanciation (PF-001, PF-007, éventuellement PF-002 et
PF-008)
– A remettre au plus tard fin novembre à [email protected]
Secteurs mixtes– fichier d’intégration
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 8
Choix organisationnels
Régime TVA collectée (option sur les débits ?)– Fichier instanciation, choix PF-009
Workflow et seuil de validation– Fichier d’instanciation, choix PF-004-00 et PF-004-01
Interfaces (pour information)– Fichier d’instanciation, choix, PF-025 à PF-027
Domaines de personnel – Fichier d’intégration
Niveaux de besoin– Fichier d’intégration
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 9
Choix budgétaires
Périmètre financier (un par personne morale) Organisation budgétaire (centres financiers)Adaptation des comptes généraux (créations /
subdivisions de comptes)Adaptation des comptes budgétaires (créations /
subdivisions de comptes)Domaines fonctionnelsOrigine des fonds
Via le fichier d’intégration
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 10
Choix relatifs au flux dépenses
Organisation d’achat – fichier d’intégration
Divisions – fichier d’intégration
Tolérance applicable lors de l’enregistrement de la facture et gestion des coûts indirects
– fichier d’instanciation, choix PF-003Workflow et seuil de validation
– fichier d’instanciation, choix PF-004-00 et PF-004-01Edition du bon de commande
– fichier d’instanciation, choix PF-005
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 11
Choix relatifs au flux dépenses
Blocage automatique des factures fournisseurs avant mise en paiement (visa)
– fichier d’instanciation, choix PF-002Nomenclature des achats
– fichier d’intégrationMissions
– fichier d’instanciation, choix PF-024 et onglet spécifique
Adresse dans la commande (CF ou CC) – fichier d’instanciation, choix PF-006
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 12
Choix relatifs aux recettes
Organisation commerciale – fichier d’intégration
Agence commerciale – fichier d’intégration
Blocage automatique des factures client avant prise en charge comptable (visa recettes)
– fichier d’instanciation, choix PF-008
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 13
Choix relatifs aux recettes
Edition de la facture client – fichier d’instanciation, choix PF-011
Articles génériques (pour information)– fichier d’intégration
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 14
Choix relatifs aux conventions
Codification des eOTP (liaison implicite entre eOTP et PFI)
– fichier d’instanciation, choix PF-020
Workflow sur les jalons d’eOTP– fichier d’instanciation, choix PF-019-00 et PF-019-01
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 15
Choix comptables
Tolérance lors du paiement fournisseur ou lors de l’encaissement client
– fichier d’instanciation, choix PF-012
Différences de change– fichier d’instanciation, choix PF-010
Comptes bancaires de l’Etablissement– fichier d’instanciation, onglet dédié
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 16
Choix comptables
Comptes pour opérations inter-sociétés– fichier d’instanciation, onglet dédié
Frais et commissions bancaires – fichier d’instanciation, choix PF-013
Relances (domaines , niveau, montants)– fichier d’instanciation, choix PF-014 à PF-018
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 17
Choix relatifs aux immobilisations
Achats immobilisés en service fait non valorisé ? – fichier d’instanciation, choix PF-021
Durées d’amortissement par défaut – fichier d’instanciation, choix PF-022
Calcul d’amortissement décalé d’un an après la date de mise en service du bien ?
– fichier d’instanciation, choix PF-023
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 18
Choix analytiques
Périmètre analytique Centres de coûtsCentres de profitNatures comptables secondaires
Via le fichier d’intégration
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 19
Données complémentaires
Groupes de centres financiersGroupes de comptes budgétairesGroupes de domaines fonctionnelsGroupes de fondsHiérarchie alternative des centres de coûtsHiérarchie alternative des centres de profit
Via le fichier d’intégration des données « manuelles » Fichier facultatif
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 20
Processus de validation des fichiers
Processus itératif– Etab > Amue :Envoi des fichiers à
[email protected]– Amue / Gpt : Contrôles de format, cohérence …– Amue > Etab : Retours éventuels de commentaires– Etab : correction des fichiers
Validation quand il n’y a plus d’erreur
Assez chronophage
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 21
Calendrier
Semaines 47 à 50– Formation transverse à Montpellier– Une journée dédiée aux choix de personnalisation
Fin janvier au plus tard : votre fichier d’instanciation validé
Fin février au plus tard :votre fichier d’intégration validé– Eventuellement également votre fichier des données
« manuelles » validé
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 22
REPRISES
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 23
Sommaire
Périmètre
Les étapes
Les outils
Reprise des tiers
Reprise comptable
Reprise des fiches immos
Reprise des marchés
Reprise des conventions
Conclusion
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 24
Périmètre de la reprise
Reprise à partir de NABuCo / IMMOs
Reprise en début d’exercice seulement
Pas d’historique, pas de pièces ordonnateur
Reprise des Tiers : fournisseurs, clients, agents
Reprise comptable : soldes et postes non soldés (PNS)
Fiches immobilisations
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 25
Objets repris et modes de reprise
Objet Mode de reprise
Tiers Outils (extraction, analyse, reprise)
Soldes de comptes et postes non soldés
Outils (extraction, reprise)
Immobilisations Outils (extraction, complément, reprise)
Conventions (OTP, eOTP) Saisie directe
Marchés Saisie directe
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 26
Sommaire
Périmètre
Les étapes
Les outils
Reprise des tiers
Reprise comptable
Reprise des fiches immos
Reprise des marchés
Reprise des conventions
Conclusion
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 27
Les différentes étapes
Définition de la stratégie de reprise
Définition du paramétrage (périmètre, correspondances)
Audit de la base Tiers *
Mise en qualité *
Injection dans Sifac **
* étapes itératives ** étape définitive
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 28
La stratégie de reprise
Reprise des fournisseurs hors agents– en fonction de l’activité ?
– en fonction de l’encours ?
– manuelle ?
Reprise des clients – idem fournisseurs
Reprise agents– idem fournisseurs
– à partir de NABuCo ? Harpège ?
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 29
Sommaire
Périmètre
Les étapes
Les outils
Reprise des tiers
Reprise comptable
Reprise des fiches immos
Reprise des marchés
Reprise des conventions
Conclusion
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 30
Les outils de reprise
Disponibles sur l’Espace Sifac– https://espace-sifac.amue.fr/
– Partage de fichiers
– Documentation_Sifac /03 Déploiement/01 reprise de données
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 31
Les outils de reprise
Contenu de chaque kit (fournisseurs, clients, agents, soldes et PNS, immobilisations) :
– documentation (Modes OPératoires d’extraction et d’injection + Manuel UTilisateur),
– fichiers de raccordement,
– outils :• paramétrage (XLS)• procédures et scripts SQL• fichiers modèles
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 32
Les étapes de la reprise outillée
Contrôle OK
SIFAC
BD NABuCo
BDSIFAC
Contrôle non OK
BD Tables temporaires
Extraction et Contrôle Complétion et Contrôle
Création fichiers de raccordement
Extraction vers Excel Alimentation via Excel
Injection et contrôlesFichiers de raccordement (fichiers plats)
AnomaliesAnomalies
Phase amont
Phase aval
Mise en qualité
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 33
Les différentes phases
Extraction de NABuCo dans des tables de travail et contrôle
• en fonction du paramétrage défini• peut être effectué en plusieurs phases
Mise en qualité des données extraites– dans les tables de travail via import/export vers Excel– ou dans NABuCo suivie d’extraction – complétion des données (détermination de valeurs Sifac à
partir des données NABuCo) et contrôle
Génération des fichiers de raccordement
Dans Sifac : chargement final des fichiers de raccordement
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 34
Avantages de la solution
Principe itératif à 95% hors Sifac
Détection des erreurs en amont du chargement
Mise en qualité peut être faite par des non techniciens grâce à Excel
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 35
Sommaire
Périmètre
Les étapes
Les outils
Reprise des tiers
Reprise comptable
Reprise des fiches immos
Reprise des marchés
Reprise des conventions
Conclusion
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 36
Reprise des tiers
Dans Sifac, 3 familles de tiers : fournisseurs hors agents, clients et agents
3 flux de reprises :Fournisseurs non agentsClientsAgents
Fournisseurs et clients sont catégorisés par groupes de comptes : ensembles de règles de gestion, de caractéristiques de données, d’écran et critère d’unicité
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 37
Reprise des tiers : les groupes de comptes
Groupe de compte Critère d’unicité
Z001 : France public et personnes morales
N°SIRET
Z002 : France - Indépendants N° INSEE, N° URSSAF, N° RC …
Z003 : UE – Public et sociétés N°TVA Intracommunautaire
Z004 : Hors UE – DOM / TOM - Autres Aucun
Z005 : Agents internes N° INSEE
Z006 : Fournisseurs Occasionnels Aucun
Z007 : Fournisseurs Prestations Internes
Aucun
Z008 : Fournisseurs Partenaires Aucun
Z009 : Agents externes Nom, prénom, date de naissance
Z010 : Organismes sociaux Paie Aucun
Les fournisseurs :
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 38
Reprise des tiers : les groupes de comptes
Groupe de compte Critère d’unicité
Z001 : France public et personnes morales
N°SIRET
Z002 : France - Indépendants N° INSEE, N° URSSAF, N° RC …
Z003 : UE – Public et sociétés N°TVA Intracommunautaire
Z004 : Hors UE – DOM / TOM - Autres Aucun
Z005 : Divers Zone libre
Z006 : Clients Occasionnels Aucun
Z007 : Clients Prestations Internes Aucun
Z008 : Clients Partenaires Aucun
Les clients :
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 39
Reprise des tiers : les limites
Tiers non repris automatiquement :
-Tiers occasionnels (Z006) : «enveloppes» à créer manuellement dans Sifac (Ex : Etudiants boursiers)
-Prestations internes (Z007) : sont à créer dans Sifac en se basant sur la structure de l’Etablissement. Ils font l’objet d’un chargement à part.
-Fournisseurs agents (Z005, Z009) : créés automatiquement suite à la reprise des agents
-Organismes sociaux (Z010) : à créer manuellement dans Sifac
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 40
Reprise des tiers : phase préalable
Renseignement du paramétrage
– Paramétrage d’extraction • exercices• établissements• catégories de fournisseurs ou clients
– Paramétrage de correspondance• notions NABuCo => notions Sifac
Exemple : (titre civilité, catégorie fournisseur, pays) => groupe de comptes
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 41
Reprise des tiers : Paramétrage d’extraction
Etablissement– pour les bases NABuCo multi-établissements
Exercices– pour limiter le périmètre
Catégories et types de pays– pour limiter le périmètre
– éventuellement découper les traitements
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 42
Reprise des tiers : Paramètres d’extraction
Fichier SIFAC-RDD-TRANSCO-FOURN.xls
– Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_ETAB :• une ligne par code Etablissement NABuCo à extraire
– Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_EXE :• une ligne par exercice à prendre en compte
– Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_FOUR :• une ligne par catégorie fournisseur NABuCo à extraire
– Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_PAYS :• une ligne par type pays NABuCo à extraire
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 43
Reprise des tiers : Paramètres d’extraction
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 44
Reprise des tiers : Paramétrage de correspondance
Objectif : valoriser automatiquement certaines données à partir des informations de NABuCo, de façon à assurer la complétude des données.
Contraintes : NABuCo est personnalisable. Il n’est donc pas possible de généraliser des correspondances générales. Exemple : catégories de fournisseurs, types de pays …
Solution : Des tables permettent donc d’associer une valeur ou plusieurs valeurs NABuCo (ou combinaisons) à une et une seule valeur Sifac.
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 45
Reprise des tiers : Paramètres de correspondance
Fichier SIFAC-RDD-TRANSCO-FOURN.xls
– onglet W_CORRES_TITRE_CIVILITE_FOUR • Civilité NABuCo Civilité Sifac
– onglet W_CORRES_GROUPE_CPTE :• (titre civilité, catégorie fournisseur, type pays) groupe
de compte Sifac
– onglet W_CORRES_MOD_REGL :• Mode de règlement NABuCo Mode de réglement
Sifac
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 46
Reprise des tiers : Paramètres de correspondance
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 47
Reprise des tiers : La mise en qualité des données
Phase itérative
Contrôles suite à l’extraction :– présence de données obligatoires
– format de données (Siret, Insee …)
Les corrections peuvent se faire :– dans les tables de travail
– sous NABuCo (nécessite extraction après correction)
Travail de collecte des données auprès des fournisseurs
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 48
Reprise des tiers : la transcodification
Objectif : traduire des données NABuCo en données Sifac
Utilisation du paramétrage de correspondance
Une notion importante : le groupe de comptes– déduit à partir du paramètre– conditionne les contrôles suivants
Autres données : titre de civilité, mode de règlement
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 49
Reprise des tiers : complétude des données
Objectif : renseigner des données obligatoires pour Sifac qui n’existent pas dans NABuCo ou qui ne sont pas valorisées dans NABuCo
Une notion importante : la fonction partenaire à renseigner au niveau des adresses
Pour les clients : renseigner le groupe de comptes.– contrairement aux fournisseurs, il ne peut pas être
déduit de NABuCo car pas de notion de pays
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 50
Reprise des tiers : focus sur les rôles partenaires
Pour gérer le multi adresses d’un même tiers (même identifiant).
Principe :– les gestionnaires doivent typer les différentes adresses des tiers.
L’adresse principale (FO) sera reprise dans le tiers– les autres adresses donneront lieu à la création d’autant de tiers
partenaires Z008 qu’il y a d’adresses, avec des rôles dédiés (auteur de la facture, destinataire du bon de commande …).
– les tiers partenaires sont alors reliés au tiers principal
Tiers
Adresse 3
Adresse 2
Adresse 1 Tiers Adresse 1
Tiers Z008 / 1 Adresse 2
Tiers Z008 / 2 Adresse 3
FO
AF
ACAC
AF
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 51
Fichiers Excel pour complétude
Les fichiers Excel sont porteurs d’informations pour la complétude : longueur, type et caractère obligatoire / facultatif des données
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 52
Reprise des tiers : dédoublonnage
Dans le cas où plusieurs fournisseurs ou clients ont le même identifiant dans NABuCo, pour le même groupe de comptes, le traitement détecte des doublons
Les gestionnaires doivent donc déterminer le tiers maître : la suite des traitements rattachera les adresses des tiers esclaves au tiers maître.
Les PNS liés aux tiers esclaves seront rattachés au tiers maître lors de la reprise automatique des PNS.
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 53
Reprise des tiers : les agents
Les principes sont les mêmes que pour les fournisseurs et les clients
Les données sont différentes de celles des fournisseurs car le point d’entrée est une transaction RH (donc autre modèle).
Le n° Insee est nécessaire pour les agents internes. Il convient de le récupérer (service RH).
Les agents repris doivent être transformés en fournisseurs (groupes Z005 et Z009) par la mise en place d’un job dédié.
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 54
Reprise des tiers : les agents
Paramétrage de correspondance spécifique :– Etablissement NABuCo Société Sifac
– Etablissement NABuCo Domaine du personnel
– Etablissement NABuCo Centre de coût
– Catégories et statuts
– Titres de civilité
– Mode de règlement
Complétion manuelle– Type d’adresse (personnelle / administrative)
– Type de coordonnées bancaires (principales / missions)
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 55
Reprise des tiers : les agents
Sont extraits les agents (fournisseurs catégorie 98) qui ont eu des états de frais de mission.
Vous n’utilisez pas le module missions de NABuCo ?– Il est possible de modifier la requête pour prendre en
compte tous les fournisseurs de la catégorie 98• => complétude plus importante à faire manuellement
Vous préférez partir d’Harpège ?– L’extraction est à votre charge pour alimenter les
tables de reprise
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 56
Reprise des tiers : points d’attention
Utiliser les groupes de compte de façon « juste »– Ne pas utiliser le groupe Z004 (sans critère d’unicité) si
on n’a pas l’identifiant attendu par le groupe correct.
– Exemple : une société française dont on n’a pas le Siret ne doit pas être créée en Z004, mais en Z001. Il faut donc récupérer le Siret.
Récupérer / actualiser toutes les données nécessaires
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 57
Reprise tiers : fichiers de raccordement
Etape consistant à transformer les tables de reprises en fichiers plats
Il est encore possible de modifier / compléter ces fichiers
Il est possible de générer plusieurs fois les fichiers de raccordement (différentiels)
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 58
Injection dans Sifac
Le contenu des fichiers de raccordement est injecté grâce à une transaction spécifique
Un tiers créé dans Sifac ne peut pas être supprimé
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 59
Reprise des tiers : quid des nouveaux tiers ?
Il est possible de faire la reprise des tiers en plusieurs étapes
– une 1ere fois (« photo »)– des compléments : extractions complémentaires
Fichiers de raccordement différentiels
Attention : les tiers déjà créés par Sifac ne sont pas modifiés.
– Toute modification dans NABuCo d’un tiers déjà repris dans Sifac doit être reportée dans Sifac
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 60
Sommaire
Périmètre
Les étapes
Les outils
Reprise des tiers
Reprise comptable
Reprise des fiches immos
Reprise des marchés
Reprise des conventions
Conclusion
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 61
Reprise comptable
Pré-requis : reprise des tiers
Rappel sur l’auxiliarisation ; SIFAC_MUT_CPT_AUXILIARISATION_V1.0.ppt
Il est important d’avoir limité au maximum les PNS
Paramétrage d’extraction : – Etablissement– Exercice
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 62
Reprise comptable : les principes
Elle se base sur la génération de la reprise BE de NABuCo.
Les écritures sont transformées au format Sifac, avec transcodification de certaines données (UB/CR => Société FI)
Les PNS injectés dans Sifac restent porteurs de la notion de tiers (correspondance n° tiers NABuCo vers Sifac)
Peut être effectuée en plusieurs étapes (trésorerie, PNS, autres), sans limite de temps
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 63
Reprise comptable : paramètres de correspondance
Code Etablissement + Code UB Société FI
Correspondance comptes comptables (pour les comptes autres que ceux de la souche)
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 64
Reprise comptable : complétude des données
Les tiers concernés par les PNS sont renseignés le plus automatiquement possible.
- cependant, certains ne peuvent être retrouvés (ex : mouvements passés via des OD).- la complétude des données est alors nécessaire.
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 65
Reprise comptable : dans Sifac
Débouclement des opérations par saisie manuelle d’écriture dédiées à la reprise.
Utilisation de la comptabilité auxiliaire.
Adaptation temporaire des caractéristiques de certains comptes comptables, le temps des opérations de reprise
Cf Manuel Utilisateur : SIFAC_MUT_RDD_FR7_BILAN_ENTREE_V1.3.ppt
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 66
Sommaire
Périmètre
Les étapes
Les outils
Reprise des tiers
Reprise comptable
Reprise des fiches immos
Reprise des marchés
Reprise des conventions
Conclusion
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 67
Les immobilisations
Extraction :– à partir d’Immos (NABuCo)
– périmètre : tout
– multi-établissement avec possibilité de tri pour sélection
– l’Etablissement doit tout reprendre, même les fiches des biens totalement amortis.
– en revanche, si les biens sont complètement sortis, il ne faut pas reprendre les fiches correspondantes
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 68
Les immobilisations
Complétude :– La localisation (paramétrage Sifac)
– Sociétés, Comptes, Divisions, Centres de Couts, Centres Financiers, Domaines Fonctionnels, Codes Amortissement (tables de correspondance)
Enrichissement / Corrections:– Corrections dans le fichier d’extraction
Injection :– Transactions dédiées dans Sifac
– Rattachement aux opérations comptables
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 69
Sommaire
Périmètre
Les étapes
Les outils
Reprise des tiers
Reprise comptable
Reprise des fiches immos
Reprise des marchés
Reprise des conventions
Conclusion
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 70
Reprise des marchés
Chaque marché en cours doit être saisi dans Sifac avec les montants initiaux
Ce qui est exécuté doit faire l’objet de la saisie d’un avenant négatif (type « reprise ») sur chaque niveau.
Les contrôles faits lors des commandes sur marchés sont donc faits sur le non déjà exécuté.
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 71
Reprise des marchés
Un fichier pour préparation à la saisie dans Sifac, avec un mode opératoire associé.
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 72
Outils d’aide à la reprise des marchés
Une nouvelle édition NABuCo, dans la mesure du possible dans la logique Sifac, accessible hors NABuCo.
Pour chaque marché en cours, restitution des informations administratives et financières, regroupées par niveau.
L’utilisation de ce fichier est facultative : il permet juste de préparer la saisie.
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 73
Sommaire
Périmètre
Les étapes
Les outils
Reprise des tiers
Reprise comptable
Reprise des fiches immos
Reprise des marchés
Reprise des conventions
Conclusion
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 74
Reprise des conventions
Mise à disposition d’un fichier Excel et d’un mode opératoire permettant une préparation à la saisie.
L’utilisation de ce fichier est facultative.
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 75
Sommaire
Périmètre
Les étapes
Les outils
Reprise des tiers
Reprise comptable
Reprise des fiches immos
Reprise des marchés
Reprise des conventions
Conclusion
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 76
Conclusion
Charge non négligeable
Importance de la mise en qualité des données
Impliquant les équipes techniques mais surtout fonctionnelles
A lancer le plus tôt possible (mailings)
Sifac - Séminaire personnalisation / reprises – 17 novembre 2009 77
Contacts
Personnalisation- [email protected] Christophe Riché (04.99.77.30.85)
-Reprises- Christophe Riché- Base Assistance (ouverte aux sites 2011 à partir de l’été 2010)