MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE LA POPULATION

GRILLE D’EVALUATION DE LA DIRECTION DEPARTEMENTALE

DEPARTEMENT SANITAIRE: ………………………………………….TRIMESTRE : …..……………20….DATE :…………………………

N° Activités Sources de vérification Critère d'appréciation Cote Obtenu Max

1 Ordonnancement et archivage

Livres et documents bien rangés et faciles

à retrouver

Ordonnancement du matériel et des documents 2

Utilisation d'un système de classification des livres et documents stratégique 2 4

2Planification annuelle des

activités de la DDS

Document de planification

annuelle

Présence d'un chapitre sur les généralités : situation du département, population, découpage administratif, économie (une page maximum)

2

17

Analyse situationnelle : prendre en compte les éléments du SIS de l'année précédente et les compléter 2

Liste des problèmes identifiés et priorisation sur base de critères précis et d'objectifs fixés (généraux ou spécifiques) 2

Définition des activités et élaboration d'un chronogramme de mise en œuvre 4

Elaboration de bilan-programmation trimestrielle de l’exécution du plan d’action annuel (activités planifiées, niveau de réalisation, activités réalisées mais non planifiées, difficultés rencontrées, solutions envisagées)

4

Elaboration du budget des activités 3

3 Tenue régulière des réunions de staff

6 rapports trimestriels de la DDS avec liste de présence

Présence de l'ordre du jour. 1

présentation du bilan de chaque programme/service (activités réalisées, problèmes rencontrés et perspectives pour la période suivante)

2 7

Suivi des décisions prises lors de la dernière réunion de staff 2

Contenu des points divers, décisions prises et programmation de la réunion suivante 2

4

Organisation d’au moins une réunion

trimestrielle de Table Sectorielle

Compte Rendu de réunion avec liste de présence

Présence de l'ordre du jour 1

présentation du bilan de chaque acteur et perspective pour la période suivante (activités réalisées, problèmes rencontrés et perspectives)

2

Suivi des décisions prises lors de la dernière réunion de la table sectorielle 2 7

M S P P

Contenu des points divers, décisions prises et programmation de la table sectorielle suivante 2

5

Organisation d’au moins une réunion

trimestrielle du Comité

départemental de pilotage

Compte Rendu de réunion avec liste de présence

Présence de l'ordre du jour 1

9Résumé de la dernière réunion du CDP 2

Goulots d’étranglement liés au FBR analysés à la réunion 3

Décisions pertinentes prises au sujet des problèmes liés au FBR 3

6Analyse et

transmission des données du SIS

Accusé réception des rapports SIS ; Affichage des

données SIS au bureau de la DDS et avant

le 15 du mois en cours

80% des rapports SIS des IS sont soumis à la DDS au plus tard le 5 du mois suivant. 5

Existence d’un tableau de bord et/ou d’une base de données actualisées chaque mois, en rapport avec le SIS. 4

18

Feedback des rapports SIS soumis aux IS lors de l’activité du bilan-programmation 4

Les rapports SIS sont acheminés au niveau central au plus tard le 15 du mois suivant. 5

7

Supervision et coaching des UAS

et/ou des institutions de santé

Rapport de supervision de l'UAS et/ou des

IS

Présence d’une équipe multidisciplinaire 3

12

Suivi des recommandations de la supervision/coaching précédent 3

Suivi des Business Plan et grille de qualité (rapport doit être disponible et range) 3

Rapport de supervision, rapport de vérification des documents comptables. (préciser les recommandations retenues)

3

8Supervision

trimestrielle du CDAI

Existence d'un rapport de

supervision du CDAI

Suivi des recommandations de la supervision précédente 2

Absence de rupture de stock des médicaments traceurs 2

Tenue des fiches de stock et des autres outils mis en place, évolution du chiffre d'affaire et problèmes identifiés 2

8

Identification des problèmes liés à l’approvisionnement et recommandations 2

Gestion financière Les livres de banque sont complets et à jour 1 10

Les livres de caisse (une caisse par compte) complets et à jour 1

Les dépenses donnent lieu à un document d’autorisation de dépense 1

9 Documents comptables

Les rentrées donnent lieu à un document d’enregistrement de rentrées selon la source 1

La réconciliation bancaire mensuelle est effectuée 1

Le classement des pièces comptables est correct 1

(numérotation en continu + classement chronologique)Le suivi régulier de la caisse (inventaire de caisse) est au moins mensuel [procès-verbal signé] 1

Fichiers de suivi des dépenses et des créances à jour 1Rapports financiers mensuels disponibles et corrects incluant ceux des IS 1

Transparence des financements des partenaires 1

10 Hygiène

Disponibilité de poubelle dans la courPoubelle avec couvercle accessible aux clients - non pleine 1

3Propreté et entretien de la cour 1

Conditions d’hygiène assurées dans le bureauPropreté des salles, poubelles disponibles, toilettes en bon état et fonctionnelles, disponibilité d’eau courante

1

11 Suivi des réquisitions

Réception des réquisitions venant des UAS et IS 1

5Traitement des réquisitions dans un délai raisonnable 2

Suivi avec l’IS ou l’UAS qui a initié la réquisition 2

TOTAL 100 100

Commentaire:

Approbation:Département Sanitaire Agence Externe de Vérification

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